KATA PENGANTAR Puji Syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan E-modul “Teknologi Perkantoran”. Sesuai dengan judul tersebut, dalam e-modul ini terdapat materi tentang Teknologi Perkantoran. Teknologi Perkantoran mempelajari sesuatu tentang penggunaan teknologi dan penerapannya dalam aktivitas perkantoran.E-modul ini diharapkan dapat mempermudah para siswa dalam memahami materi dan para siswa dapat menerapkannya dalam kehidupan sehari-hari untuk diri sendiri, lingkungan dan dunia kerja. Pada kesempatan kali, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian ini. Khususnya kepada: 1. Ibu Brillian Rosy, S.Pd., M.Pd. selaku dosen pembimbing artikel. 2. Pihak-pihak yang telah membantu dalam pembuatan e-modul ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Penulis berharap dengan adanya e-modul ini dapat membantu guru maupun siswa kegiatan belajar dan mencapai tujuan pembelajaran dengan tepat dan efektif. Penulis mengharapkan kritik & saran dari pembaca yang dapat menyempurnakan e-modul ini. Mojokerto, 25 April 2021 Penulis E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X ii
DAFTAR ISI COVER.............................................................................................................................................. i KATA PENGANTAR.......................................................................................................................ii PENDAHULUAN.............................................................................................................................1 BAB I Teknologi Kantor, Otomatisasi Perkantoran, dan Virtual Office .............................................. 3 A. Konsep Teknologi Perkantoran ................................................................................................. 3 B. Penggunaan Perlengkapan Kantor ............................................................................................. 4 C. Pengoperasian Peralatan Kantor ................................................................................................ 7 D. Kantor Virtual (Virtual office)................................................................................................... 9 LATIHAN SOAL ................................................................................................................... 11 BAB II Menerapkan Pengetikan (Keyboarding) 10 jari .................................................................... 16 A. Cara Mengetik (Keyboarding) dengan Cepat dan Tepat (Mengetik 10 Jari).............................. 16 B. Mengetik tanpa Melihat Keyboard........................................................................................... 22 LATIHAN SOAL ................................................................................................................... 25 BAB III Menerapkan Pengoperasian Aplikasi Pengolah Kata (Microsoft Word 2013) ...................... 30 A. Aplikasi Pengolah Kata (Word Processing)............................................................................ 30 B. Mengoperasikan Microsoft Word 2013................................................................................... 31 LATIHAN SOAL ................................................................................................................... 41 BAB IV Menerapkan Pengoperasian Aplikasi Pengolah Angka (Microsoft Excel)............................ 46 A. Microsoft Excel sebagai Aplikasi Lunak Pengolah Angka ....................................................... 46 B. Mengoperasikan Microsoft Excel 2013.................................................................................... 46 LATIHAN SOAL ................................................................................................................... 54 BAB V Menerapkan Pengooperasian Pengolah Presentasi(Microsoft PowerPoint)........................... 59 A. Perangkat Lunak Presentasi..................................................................................................... 59 B. Mengoperasikan Program Microsoft PowerPoint 2013 ............................................................ 62 LATIHAN SOAL ................................................................................................................... 70 BAB VI Menerapkan Pengoperasian Aplikasi Bahan Cetak ( Publisher).......................................... 75 A. Mengenal Microsoft Publisher sebgaia Aplikasi Pengolah Bahan Cetak................................... 75 B. Mengoperasikan Microsoft Publisher 2013.............................................................................. 78 LATIHAN SOAL ................................................................................................................... 84 GLOSARIUM................................................................................................................................. 89 DAFTAR PUSTAKA...................................................................................................................... 90 E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X iii
PENDAHULUAN A. DESKRIPSI Bahan ajar atau modul materi pada buku ini sangat erat kaitannya dengan Teknologi Perkantoran, mengingat materi yang dibahas yaitu : 1. Teknologi Kantor, OtomatisasiPerkantoran, dan Virtuall Office 2. Menerapkan Pengetikan (Keyboarding) 10 jari 3. Menerapkan Pengoperasian Aplikasi Pengolah Kata (Microsoft Word 2013) 4. Menerapkan Pengoperasian Aplikasi Pengolah Angka ( Microsoft Excel ) 5. Menerapkan Pengoperasian Pengoprasian Aplikasi Pengolah Presentasi ( Powerpoint) 6. Menerapkan Pengoperasian Aplikasi Pengolah Bahan Cetak B. PRASYARAT Untuk mempelajari bahan ajar atau e-modul ini diharapkan peserta didik telah kompeten menguasasi materi sesuai dengan KD. C. PETUNJUK BELAJAR Hal- hal yang perlu dipersiapkam peserta didik meliputi: 1. Seluruh peserta didik dapat belajar secara aktif dengan mengumpulkan berbagai sumber bahan ajar ini, misalnya melalui buku, majalah, media elektronik maupun melalui internet. 2. Guru berperan sebagai facilator, pembimbing dan pengarah dalam penyapaian semua materi di bahan ajar ini, sehingga diharapkan dapat tercipta suatu komunikasi timbal balik yang efektif dalam rangka mempercepat proses penguasaan kompetensi peserta didik. Peran guru dalam proses pembelajaran adalah sebagai berikut: 1. Membantu peserta didik dalam menyusun perencaraan proses belajar, terutama untuk materi yang masih belum dikenal siswa. 2. Membimbing dan mengarahkan peserta didik melalui pemberian tugas dan latihan-latihan soal. 3. Membantu peserta didik dalam memahami konsep dan praktik yang terdapat dalam bahan ajar ini dan menanggapi pertanyaan peserta didik sekaligus menjawab menegnai hal-hal dalam proses belajar dan tingkat pencapaian jenjang pengetahuan peserta didik. 4. Membantu peserta didik untuk menenntukan dan mengakses sumber tambahan lain yang diperlukan belajar. E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 1
D. KOMPETENSI INTI DAN KOMPETENSI DASAR Kompetensi Inti : KI 3 : Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi tentang pengetahuan faktual, konseptual, operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang dan lingkup kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran pada tingkat teknis, spesifik, detail dan kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari keluarga sekolah, dunia kerja, warga masyarakat nasional, regional, dan internasional. KI 4 : Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi, dan prosedur kerja yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan bidang kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran. Menampilkan kinerja di bawah bimbingan dengan mutu dan sesuai dengan standar kompetensi kerja. Kompetensi Dasar : 3.1 Memahami teknologi perkantoran, otomatisasi perkantoran, dan virtual office. 3.1 Menerapkan pengetikan (keyboarding) 10 jari kecepatan 200 EPM dan ketepatan 99%. 3.3 Menerapkan pengoperasian aplikasi pengolah kata. 3.4 Menerapkan pengoperasian aplikasi pengolah angka. 3.5 Menerapkan pengoperasian aplikasi pengolah presentasi. 3.6 Menerapkan pengoperasian aplikasi pengolah bahan cetak. Kompetensi Dasar : 4.1 Melakukan pengelompokan teknologi perkantoran, otomatisasi perkantoran, dan virtual officce. 4.2 Melakukan pengetikan (Keyboarding) 10 jari kecepatan 200 EPM dan ketepatan 99%. 4.3 Mengoperasikan aplikasi pengolah kata. 4.4 Mengoperasikan aplikasi pengolah angka. 4.5 Mengoperasikan aplikasi pengolah presentasi. 4.6 Mengoperasikan aplikasi pengolah bahan cetak. E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 2
BAB I Teknologi Kantor, Otomatisasi Perkantoran, dan Virtual Office A. Konsep Teknologi Perkantoran Teknologi saat initelah berkembangang sangat pesat dan cepat. Keberadaan sistem informasi sangat membantu manusia dalam berbagai bidang, salah satunya dalam bidang dunia perkantoran. Dengan begitu, suatu perusahaan diharapkan mampu mengikuti perkembangan teknologi informasi supaya tidak tetrtinggal oleh perusahaan lain. 1. Pengertian Teknologi Perkantoran Teknologi perkantoran mempunyai pengertian dalam arti sempit, yaitu penggunaan alat elektronik canggih untuk memudahkan komunikasi formal maupun informal. Komunikasi formal dan informal berkaitan degan komunikasi informasi orang- orang di dalam di luar perusahaan. Tuntutan perkembangan teknologi ialah adannya perubahan pekerjaan yang semulanya manual beralih ke sistem otomatis yang dikerjakan oleh mesin. Meskipun demikian, bukan berarti proses manual langsung ditinggalkan dan memangkas tenaga kerja. Harus diingat bahwa masih banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi perkantoran. 2. Manfaat Teknologi Perkantoran Adanya perkambangan teknologi perkantoran sangat menguntungkan bagi pekerja perkantoran. Adapun manfaat yang diperoleh perusahaan dalam pemanfataan teknologi perkantoran. a. Informasi menjadi lebih mudah digunakan. b. Komunikasi tradisonal, seperti percakapan telepon, percakapan tatap muka, dan pesan tertulis pada memo tetap tidak dapat digantikan oleh teknologi perkantoran. Teknologi perkantoran hanya melengkapi komunikasi tradional. c. Perusahaan mampu berkompetisi lebih baik karena dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi. d. Penigkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. 3. Prinsip – Prinsip Teknologi Perkantoran Teknologi perkantoran mempunyai prinsip-prinsip. Prinsip – prinsip teknologi perkantoran yaitu sebagai berikut: a. Teknologi perkantoran tidak dapat mengganti metode komunikasi tradisional, melainkan hanya sebagai pelengkap. b. Proses teknologi perkantoran selalu mengarah ke otomatisasi. c. Teknologi perkantoran memudahkan pemerimaan dan pengiriman infromasi. E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 3
d. Teknologi perkantoran mengarah pada terciptanya aplikasi yang terencana dan terpadu. 4. Dampak Teknologi Perkantoran Berikut mengenai dampak adanya teknologi perkantoran. a. Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan Bagi pekerja atau pekerjaan, teknologi perkantoran mempunyai dampak sebagai berikut. 1) Angkatan Kerja Wanita Teknologi perkantoran menuntut para pekerja wanita untuk cepat beradaptasi dengan perkembangan teknologi sebagaimana pekerja laki- laki. 2) Pekerja Profesional dan Teknis Permintaan terhadap barang dan jasa akan semakin meningkat karena pertambahan penduduk membutuhkan pekerja profesional dan pekerja teknis. 3) Manajer dan Administrator Susunan manajer akan mengalami perubahan. Perusahaan sangat membutuhkan manajer terlatih dalam menggunakan aplikasi teknologi perkantoran. 4) Pegawai Administrasi Pegawai administrasi harus dapat mengoperasikan komputer dengan baik karena segala administrasi diolah menggunakan komputer. b. Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Adanya teknologi perkantoran, perusahaan akan menetapkan standar pemilihan pegawai. Pegawai yang terpilih merupakan pegawai yang mempunyai kemampuan mengoperasikan aplikasi teknologi perkantoran. Dengan begitu masyarakat akan berlomba-lomba untuk menempu pendidikan yang lebih tinggi agar tidak tertinggal. c. Dampak terhadap Operasi Perusahaan Perusahaan akan menggunakan sistem informasi komputer secara terpusat, terlebih dalam operasionalmya. Otomatisasi perkantoran akan membawa pemikiran baru dalam struktur usaha dan konsep manajemen. B. Penggunaan Perlengkapan Kantor Perlengkapan kantor sangat menunjang kinerja pegawai. Seringkali dalam melaksanakan tugasnya pegawai menggunakan alat bantu agra pekerjaan dapat selasai tepat waktu. Berikut ini macam-macam perlengkapan kantor berteknologi canggih yang dapat menunjang kinerja pegawai. 1. Word Processing / Word Processor Suatu program pengolah untuk pembuatan dokumen berisi teks dan gambar yang memiliki banyak keistimewaan dan sangat profesional dibanding dengan E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 4
program teks yang sudah ada. Word processor pada awalnya berupa emsin ketik, namun dengan seiring perkembangan teknologi berubah menjadi teknologi komputer. Jenis – jenis word processing di antaranya Microsoft Word, AbiWord, Kword, OpenOffice, WordStar, Lotus Word Pro, Corel WordPerfect, dan StarOffice Writer. Sumber: https://tekno.foresteract.com/word-processor/ 2. E-mail Perkantoran pada era modern saat ini dalam mengirim surat seiring memasai jasa e-mail. E-mail merupakan singkatan dari eletronic mail. Dalam bahasa Indonesia disebut surat elektronik. Dinamakan dengan surat elektronik karena surat elektronik dengan memanfaatkan jaringan internet. Pengguna e-mail harus memiliki aku e-mail dan hanya dapat dikirim kepada orang lain yang mempunyai akun e-mail juga. E-mail yang sering dipakai antara lain Gmail ( Google Mail) dan Ymail (Yahoo Email). Sumber:https://www.ionos.co.uk/digitalguide/e-mail/e-mail- 5 marketing/creating-the-perfect-newsletter-subject-line/ 3. Voice Mail E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X
Voice mail mempunyai fungsi yang sama dengan electronic mail, yaiitu untuk mengirim pesan. Hanya saja, pesan yang dikirim berupa pesan suara. Oleh karena itu, pengiriman vpice mail hanya dapatt dilakukan dengan perangkat telepon. Sumber:http://theapartmentmanagersblog.com/history-of-voicemail/ 4. Electonic Calendaring Kalender elektronik atau electronic calendaring adalah program kalender yang berbasis elektronik, yakbi dibuat dalam perangkat elektronik seperti jaringan komputer. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang memiliki jadwal pertemuan sangat padat. Adapun macam- macam electronik calendar, antara lain sebagai berikut. 1) Google Calendar. 2) iCalendar. 3) 30 box. 4) Upcoming. 5) Rainlendar. 6) Redbox Organizer. 7) Thunderbird with Lightning ( All Platforms). 8) Workgroup Kalender Outlook 1,00. 9) Kalender VueMinder Lite 7.0.2 10) Microsoft Exchange. E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 6
Sumber: https://dsitd.ipb.ac.id/membuat-agenda-kegiatan-pada- google-calendar/ 5. Audio Conferencing Audio conferencing merupakan cara komunikasi suatu kelompok dalam rapat khususnya dalam lingkup perusahaan yang menguhubungkan tiga atau lebih saluran telepon di mana anggotanya tersebut tidak berada pada satu tempat yang sama melainkan tersebar di beberapa tempat yang cukup berjauhan. Audio conferencing memungkinkan terjadinya komunikasi dua arah. Audio conferencing menggunakan peralatan, seperti mikrofon, pengontor suara, dan pelantang suara ata speaker. 6. Video Conferencing Video conferencing yaitu kegiatan berdiskusi yang memanfaatkan siaran video secara langsung untuk menggabungkan kelompok diskusi lain yang berada di tempat berbeda. Video conferencing menafaatkan signal audio dan signal video untuk menghubungkan dari tempat satu ke tempat lainnaya. 7. Facsimile Transmission Facsimile transmission (fax) perangkat komunikasi jarak jauh berupa pengiriman pesan teks. Penerima pesan teks mendapatkan salinan teks dari sang pengirim. Faksimile dapat dikataka sebagai fotokopi jarak jauh. C. Pengoperasian Peralatan Kantor Peralatan kantor yang berbasis teknologi canggih tentu harus digunakan sesuai prosedur untuk menghidari kesalahan dan kecelakaaan kerja. Berikut ini disajikan cara pengoperasian beberapa peralatan kantor. 1. Cara Pengoperasian Facsimile Transmission (Faks) Langkah – langkah mengirim data menggunakan mesin faks yaitu sebagai berikut: a. Membuat surat pengatar untuk memastikan kepada siapa dan ke mana dokumen akan dikirim. Selain itu, memastikan nomor yang dituju sudah benar. Sebelum memasukkan dokumen, terlebih dahulu masukkan surat pengantar Anda ke dalam mesin fax feeder yang menghadap ke arah mesin. b. Langkah kedua yaitu memasukkan nomor faks tujuan ke dalam mesin faks dengan menekan tombol angka digit. c. Jika sudah yakin bahwa nomor yang Anda masukkan benar, tekan tombol kirim. d. Dokumen Anda masuk ke dalam mesin dan tungu sampai dokumen tersebut keluar. e. Setelah dokumen Anda keluar, tunggu sampai ada konfirmasi di layar monitor yang akan memberitahukan Anda apakah kiriman faks Anda sudahh berhasil terkirim atau tidak. E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 7
2. Cara Pengoperasian Audio Conferencing Audio conferencing merupakan peralatan yang memudahkan yang memudahkan komunikasi dalam berdiskusi. Berikut cara mengoperasikan audio conferencing : a. Audio conference umumnya diletakkan di atas meja secara berjajar. b. Pastikan semua peralatan sudah terhubung dengan sumber listrik dan sound system. c. Alat ini juga dapat melakukan panggilan khusus ke saluran telepon, yang disebut “conferencing line”. 3. Cara Pengoperasian Electronic Mail (E-mail) Sebelum mengoperasikan surat elektronik atau e-mamil. Terlebih dahulu Anda harus mempunyai e-mail. Buatlah alamat melalui penyedia layanan e-mail, seperti GoogleMail dan yahooMail. Setelah Anda memiliki alamat e-mail, Anda sudah dapat mengirim file dokumen, gambar, audio, maupun video ke alamat e-mail yang Anda tuju. Berikut tampilan fasilitas e-mail yang dapat Anda gunakan untuk membuat pesan. Keterangan gambar: 1. Alamat e-mail, silakan Anda masukkan alamat e-mail penerima yang akan dituju. 2. Subjek atau judul pesan. 3. Attach file, digunakan untuk melampirkan file. Jika Anda ingin melampirkan sebuah file dokumen, gambar, audio, maupun video. 4. Ruang isi pesan, silakan Anda tulis isi pesan e-mail yang Anda akan kirimkan. Jika Anda sudah melengkapi kotak e-mail tersebut, kemudian tekan tombol “Kirim” untuk mengirim pesan. Sebaliknya, jika Anda menerima balasan e- E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 8
mail, Anda akan mendapat pemberitahuan dan dapat melihat e-mail balasan di “kotak masuk”. 4. Cara Pengoperasian Electronic Calendaring Salah satu search engine yang menyediakan fasilitas kalender elektronik yaitu google dengan nama google calendar. Google calendar merupakan kalender elektronik yang dapat diintegrasikan dengan telepon pintar. Berikut cara pengoprasian google kalendar. a. Memulai Google Kalender Berikut cara memulai google kalender. 1) Membuka https://www.google.com/calendar. 2) Anda akan dipersilahkan masuk atau log in dengan memasukkan username dan password anda, maka akan muncul tampilan seperti berikut. b. Cara menggunakan Berikut cara menggunakan google kalender. 1) Tentukanlah waktu yang ingin anda jadwalkan, katakanlah disini, saya akan membuat rapat pada hari Sabtu jam 10, di Aula; maka, saya akan klik pada persilangan antara hari Sabtu dan pukul 10, seperti gambar berikut. (gambar) Adapun untuk melengkapi informasi pada agenda, maka klik edit acara. 2) Kemudian isi apa saja yang diperlukan apa saja seperti waktu, tempat acara, dan penjelasan acara. 3) Jika sudah selesai, klik simpan. 5. Cara pengopreasian video conference Video conference merupakan layanan video call yang dapat dilakukan oleh tiga orang sampai enam belas orang dalam satu waktu. Video conference memberi kemudahan dalam berdiskusi dengan kelompok lain yang berada di tempat lain dengan tampilan video, sehingga terlihat seperti sedang bertatap muka langsung. D. Kantor Virtual (virtual office) Di era modern seperti sekarang ini muncul istilah berupa kantor virtual atau virtual office merupakan sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia internet. 1. Pengertian Kantor Virtual (Virtual Office) Kantor virtual merupakan kantor yang keberadaannya dapat dimana saja tergantung dari pegawainya. Dengan kata lain, bekerja tidak harus di kantor resmi atau pekerjaan dapat diselesaikan di mana saja. Meskipun begitu, kantor virtual harus tetap terhubung dengan kantor resmi melalui komunikasi elektronik dan tetap menjaga profesionalisme bisnis. 2. Awal Munculnya Gagasan Kantor Virtual Kantor virtual mulai dicetuskan pada tahun 1964 ketika International Business Machines (IBM) memasarkan mesin yang disebut MT/ST (Magnetic Tape/Selectic Typewriter). Virtual office pertama kali dibangun dalam modul-modul yang diakses secara terpisah. Jika seseorang akan melakukan pertemuan dengan rekan bisnis terlebih dahulu harus mengisi aplikasi to-do yang dibuat secara online ataupun E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 9
tidak. Orang tersebut juga harus log in dan mengakses aplikasi yang berbeda dalam bentuk webmail ataupun email klien yang terpasang dikomputer pribadi. 3. Cara Menerapkan Virtual Office Terdapat beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor virtual yaitu sebagai berikut. a. Menyediakan sumber daya komputer b. Menyediakan sarana akses kesumber daya informasi. c. Menyediakan perlengkapan non komputer. d. Menyiapkan sarana telepon yang dapat di forward. e. Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi. f. Membuat jadwal pertemuan reguler. g. Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur. 4. Manfaat Menerapkan Virtual Office dalam Bisnis Dalam dunia bisnis penerapan kantor virtual mempunyai manfaat sebagai berikut. a. Kantor Virtual lebih fleksibel Bekerja secara online, kita akan lebih fleksibel dalam menentukan waktu kerja. Kita dapat bekerja pagi maupun malam tergantung dari kesanggupan kita. Karena dengan bekerja online kita tidak akan terikan oleh waktu kerja seperti jika kita bekerja pada perusahaan yang harus datang pagi dan pulang pada sore hari. b. Kantor Virtual lebih hemat biaya Kantor virtual berbeda dengan kantor permanen. Kantor virtual tidak mengharuskan memiliki peralatan-peralatan yang harus ada dan mendukung keberadaan sebuah kantor. Cukup dengan seperangkat komputer dan sebuah koneksi internet maka kantor virtual sudah dapat diperasikan, sehingga dapat menghemat biaya dibandingkan kantor permanen. c. Banyak pilihan pekerjaan dalam Kantor Virtual Banyak pekerjaan yang terdapat dalam dunia maya. Pekerjaan yang tersedia tidak hanya di Indonesia, tetapi juga pekerjaan dari luar negeri dapat kita dapatkan dengan mudah. d. Penghasilan tidak terbatas dalam Kantor Virtual Semua pekerjaan apabila ditekuni akan membuahkan hasil yang tidak terbatas, termasuk pekerjaan dalam kantor virtual. Pekerjaan online menguntungkan kita untuk mendapatkan pemasaran sebanyak-banyaknya dan honor yang dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang kita kerjakan. e. Banyak mempunyai waktu luang dengan Keluarga Kantor virtual dapat dibangun di mana saja, termasuk dalam rumah. Dengan begitu kita akan mempunyai lebih banyak waktu luang dengan keluarga. E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 10
LATIHAN SOAL Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan memberi tanda silang (X) pilih salah satu huruf a,b,c,d atau e! 1. Berikut yang merupakan aplikasi dari otomatisasi perkantoran yaitu… a. Konferensi audio, video, dan tattap muka b. Koferensi video, komputer, dan rapat pimpinan c. Videotext, surat elektronik, surat pos d. Koferensi video, surat pos, dan koferensi audio e. Koferensi audio, video, dan komputer 2. Berikut merupakan tujuan paling utama dari otomatisasi perkantoran yaitu… a. Penggabungan dan penerapan sumber daya manusia b. Produktivitas pekerjaan menjadi lebih rumit c. Mengubah budaya organisasi perusahaan d. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor e. Meningkatkan gaji karyawan 3. Istilah yang dikeluarkan oleh IBM untuk menjelaskan kegiatan mesin tik listrik adalah… a. Excel Proscessing b. Powerpoint Processing c. Autocad Processing d. Word Processing e. Number Processing 4. Jumlah tombol numerik pada keyboard adalah… a. 9 b. 10 c. 11 d. 19 e. 17 5. Pengertian spam dalam sebuah e-mail adalah… a. Pesan masuk b. Draft pesan yang Anda spam c. Berisi file yang telah dikirim d. Berisi e-mail sampah e. Message E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 11
6. Model teknologi perkantoran atau otomatisasi perkantoran (OA) dibagi dalam dua komponen utama yaitu… a. Database dalam OA dan aplikasi dalam OA b. Service messaging dalam OA dan aplikas dalam OA c. Input dalam dan aplikasi dalam OA d. Output dalam OA dan aplikasi dalam OA e. Saving dalam OA dan aplikasi dalam OA 7. Fungsi tombol page down pada keyboard komputer adalah… a. Menggerakkan kursor ke kanan b. Menggerakkan kursor ke kiri c. Menggerakkan kursor ke atas d. Menggerakkan kursor ke bawah e. Menggerakkan kuror ke samping 8. Seorang pegawai kantor harus memahami mengenai seluk-beluk website dalam internet, penamaan alamat website disebut… a. ULS b. ULV c. URL d. URR e. Web 9. Peralatan yang berwujud fisik atau peralatan komputer yang dapat dilihat dengan menggunakan indra mata disebut… a. Perangkat lunak b. Perangkat komputer c. Perangkat keras d. Perangkat aplikasi e. Perangkat gaib 10. Tombol reply yang ada saat membuka e-mail, digunakan untuk…e-mail a. Menghapus b. Mendownload c. Menutup d. Mengembalikan e. Membalas 11. Salah satu kelemahan yang utama dari adanya pemakaian otomatisasi perkantoran adalah… a. Pajak perusahhhaan menjadi lebih tinggi b. Lemahnya pengawasan terhadap pekerjaan E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 12
c. Gaji karyawan menurun d. Pengurangan kebutuhan sumber daya manusia menjadi teknologi e. Banyak menimbulkan keborosan produksi 12. Berikut pernyataan yang benar tentang kantor virtual adalah… a. Pekerjaan yang dapat didelegasikan kepada orang lain b. Pekerjaan yang dapat dikerjakan dengan cara musyawarah c. Pekerjaan yang dilakukan dalam kantor d. Pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi geofrafis manapun e. Pekerjaan yang biasa dilakukan oleh karyawan kantor 13. Menggunakan peramban web dan menggunakan program pengakses surat elektronik ( e-mail client ) merupakan… a. Jenis e-mail b. Cara mengakses e-mail c. Langkah-langkah membuat e-mail d. Macam-macam e—mail e. Langkah-langkah pengiriman e-mail 14. Berikut ini yang merupakan fungsi keyboard, kecuali… a. Menekan tombol panah keyboard untuk menggerakkan kursor b. Menekan tombol shift untuk menampilkan huruf besar atau kecil c. Menekan tombol esc untuk membatalkan perintah d. Menekan tombol enter untuk menghapus hasil ketikan e. Menekan tombol page up untuk menggulung tampilan layar ke atas 15. Berikut yang termasuk bagian tombol keyboard, kecuali… a. Software b. Tombol angka c. Tombol huruf d. Tombol fungsi e. Tombol navigasi 16. Saat mengoperasikan komputer di kantor, tombol mouse yang berfungsi untuk membuat blok adalah… a. Klik kiri b. Drag c. Klik kombinasi d. Double klik e. Klik kanan 17. Berikut yang merupakan fungsi mouse adalah… E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 13
a. Menggerakan kursor b. Menghapus data c. Melaksanakan instruksi d. Mengetik data e. Papan ketik 18. Dalam kegiataan perkantoran modern sering melakukan pengiriman e-mail, salah satu alamat website pemeberi jasa e-mail gratis adalah… a. www.diksnas.go.id b. www.depag.go.id c. www.gemail.com d. www.yahoo.com e. www.gmail.com 19. Peralatan yang berwujud fisik atau peralatan komputer yang dapat dilihat denggan menggunakan indra mata yaitu… a. Perangkat lunak b. Perangkat komputer c. Perangkat komputer d. Perangkat aplikasi e. Perangkat gaib 20. Berikut yang merupakan empat pemakai yang menggunakan otomatisasi kantor yaitu… a. Sekretaris, pegawai admminitratif, profesional, dan office boy b. Sekretaris, satpam, pegawai administratif, dan profesional c. Sekretaris, satpam, pegawai adminitratif, dan office boy d. Sekretaris, manajer, profesional, dan ofifce boy e. Sekretaris, pegawai administratif, profesional dan manajer E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 14
ESSAY Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan jelas, singkat, dan benar! 1. Jelaskan mengenai cara penggunaan mail-box dalam perkantoran! 2. Sebutkan 10 pengguna umum virtual office! 3. Apakah yang dimaksud computer conferencing? 4. Jelaskan mengenai tugas sekretaris dan manajer dalam mengolah dokumen otomatisasi perkantoran! 5. Sebut dan jelaskan empat kelemahan kantor virtual atau kantor maya? E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 15
BAB II Menerapkan Pengetikan (Keyboarding) 10 jari A. Cara Mengetik (Keyboarding) dengan Cepat dan Tepat (Mengetik 10 Jari) Jika Anda memasuki dalam suatu kantor/ perusahaan, perangkat elektronik yang selalu jumum yang sering digunakan dalam dunia perkantoran untuk memudahkan pegawai dalam bekerja. 1. Memahami Komputer dan Keyboard Komputer Komputer merupakan perangkat elektronik yang sering digunakan untuk mengolah data. Dalam mengoperasikan komputer perlu dilengkapi dengan papan ketik atau keyboard. Papan ketik atau keyboard mempunyai banyak tombol yang jumlahnya 52 tombol. Papan ketik pada umumnya berbentuk pesergi panjang. Akan tetapi, seiring berjalannya waktu perkembangan papan ketik atau keyboard ini menjadi sangat variatif. Berikut ini macam-macam keyboard komputer : a. Qwerty Keyboar model Qwert pertama kali diciptakan oleh Scholes, Glidden, dan Soule tahun 1878. Pada saat itu masih diterapkan pada mesin ketik manual. Mulai pada tahun 1905, keyboard model Qwerty dijadikan sebagai standar keyboard komersial. Sumber:https://jadisejarahwan.files.wordpress.com/2015/08/keyboard- qwerty1.png E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 16
b. Klockenberg Papan ketik model Klockenberg merupakan papan ketik yang tombolnya dipisahkan menjadi dua bagian dengan sudut 15 , sehingga deretan tombol miring ke kanan dan ke kiri. Sumber: https://yosanthetrouble.files.wordpress.com/2014/04/klok.jpg c. Dvorak Papan ketik model Dvorak dibuat pada tahun 1932. Keyboard model seperti ini dirancang sedemikian rupa supaya jari tangan kanan mempunyai lebih banyak pekerjaan dibanding dengan jari tangan kiri. Sumber: https://www.dvorak-keyboard.com/ E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 17
d. Maltron Keyboard Maltron mempunyai model yang berbeda dengan keyboad-keyboard lainnya. Papan ketik Maltron berbebtuk cekung ke dalam, tujuannya supaya jari- jari pengguna tidak dalam posisi membentuk satu garis lurus dan merasa lebih nyaman. Sumber:https://www.maltron.com/store/p21/Maltron_L89_dual_hand_fully_er gonomic_%283D%29_keyboard_-_US_English.html e. Alphabetic Keyboard Alpabetic merupakan model keyboard denga tombol tersusun secara alfabet atau sesuai huruf abjad. Keyboard ini mempunyai bentuk seperti keyboard Qwert dan Dvorak. Sumber:http://ameliapermana04.blogspot.com/2015/08/pengertian-tombol- tombol-yang-ada-pada.html E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 18
f. Numeric Keyboard numeric atau keyboard angka merupakan keyyboard yang tombolnya berupa susunan angka dari 0-9. Sumber: https://www.officeworks.com.au/shop/officeworks/p/targus-numeric- keypad-black-and-grey-taakp10us 2. Struktur Tombol pada Keyboard Jika mengamatu keyboard komputer, Anda akan melihat kumpulan – kumpulan tombol sejenis. Dengan begitu, tombol dalam keyboard dapat dibagi menjadi empat jenis berdasarkan fungsinya yaitu : a. Tombol Ketik Tombol ketik merupakan bagian dari keyboard yang berisi tombol- tombol huruf, angka, dan tanda baca. b. Numeric keypad Numeri keypad merupakan bagian dari keyboard yang berisi tombol-tombol angka. c. Tombol fungsi Tombol fungsi merupakan kumpulan tombol pada keyboard yang tertulis F1- F12. d. Tombol kontrol Tombol kontrol merupakan kumpulan tombol pada keyboard yang berfungsi mengontrol kursor dan layar. Tombol kontrol terdiri dari 4 tombol arah/panah, delete, home, pege up, page down, control(Ctrl), alternate(Alt), dan escape (Esc) E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 19
Fungsi masing – masing tombol keyboard yaitu sebagai berikut : Ctrl + A : Select All Ctrl + B : Bold Ctrl + C : Copy Ctrl + D : Font Ctrl + E : Center Alignment Ctrl + F : Find Ctrl + G : Go Ctrl + H : Replace Ctrl + I : Italic Ctrl + J : Justify Alignment Ctrl + K : Insert Hyperlink Ctrl + L : Left Alignment Ctrl + M : Hanging Indent Ctrl + N : New Ctrl + O : Open Ctrl + P : Print Ctrl + Q : Normal Style Ctrl + R : Right Alignment Ctrl + S : Save/ Save as Ctrl + T : Left Indent Ctrl + U : Underline Ctrl + V : Paste Ctrl + W : Close Ctrl + X : Cut E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 20
Ctrl + Y : Redo Ctrl + Z : Undo Ctrl + 1 : Single Spacing Ctrl + 2 : Double Spacing Ctrl + 5 : 1,5 lines Ctrl + Esc : Start Menu F1 : Menjalankan fungsi pertolongan yang disediakan pada F2 word F3 : Memindahkan teks atau objek yang dipilih F4 : Menjalankan perintah AutoTecxt F5 : Mengulangi perintah sebelumnya F6 : Menjalankan perintah Find and Replace atau Go to F7 : Menjalankan perintah Other Pane F8 : Memeriksa kesalahan ketik dan ejaan teks F9 : Awal perintah penyorotan/ pemilihan teks atau objek F10 : Meng-update Field ( Mail Merge ) F11 : Mengaktifkan Menu F12 : Memasukkan field berikutnya ( Mail Merge ) Esc : Mengktifkan dialog Save As Enter : Membatalkan dialog / perintah Tab : Melaksanakan pilihan atau mengkahiri suatu paragraf : Memmindahkan teks sesuai dengan tanda tab yang ada Windows Shortcut pada ruler horizontal Delete : Mengaktifkan menu start Backspace : Mengkatfikan shortcut pada posisi kursor Insert : Menghapus 1 karakter di sebelah kanan kursor Home : Menghapus 1 karakter di sebelah kiri kursor End : Menyisipkan karakter di posisi kursor Page Up : Memindahkan posisi kursor ke awal baris Page Down : Memindahkan posisi kursor ke akhir baris Up : Menggulung layar ke atas Down : Menggulung layar ke bawah Left : Memindahkan kursor 1 baris ke atas Rifht : Memindahkan kursor 1 baris ke bawah Num Lock On : Memindahkan kursor 1 baris ke kiri Num Lock Off : Memindahkan kursor 1 baris ke kanan Shift + F10 : Fungsi pengetikan angka- angka dan matematik aktif Alt : Fungsi tombol navigasi aktif : Membuka mepintas, sama seperti mengklik kanan : Berfungsi bila penggunaanya dikombinasikan dengan tombol lainnya E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 21
B. Mengetik tanpa Melihat Keyboard Supaya Anda dapat mengetik dokumen dengan cepat, maka Anda harus mengetik tanpa melihat keyboard artinya, Anda harus hafal letak huruf masing-masing pada tombol keyboard. Supaya dapat menghafal huruf pada tombol keyboard perlu latihan terus- menerus agar jari-jari tangan terbiasa denga posisi pada tombol keyboard. 1. Cara mengetik 10 jari tanpa melihat keyboard Mengetik dengan 10 jari yang berarti mengetik dengan menggunakan lima jari kanan dan lima jari kiri sesua dengan fungsi jari pada tombol keyboard adapun dalam mengetik 10 jari, pandangan mata hanya tertuju pada monitor komputer (layar) tanpa melihat lagi ke arah tombol-tombol keyboard karena 10 jari sudah hafal dengan letak masing-masing tombol. Supaya dapat mengetik 10 jari, maka harus berlatih dengan melakukan hal-hal sebagai berikut: a. Menghafal Posisi Keyboard Posisi tombol pada keyboard bisa dikelompokkan berdasarkan letaknya sebagai berikut : 1) Tombol bagian atas, merupakan sebutan untuk deretan tombol(tab) hingga tombol [|], [\\]. 2) Tombol pada bagian tengah, merupakan sebutan untuk deretan tombol [capslock] hingga [enter]. 3) Tombol bagian bawah, merupakan sebutan untuk deretan tombol [shift] bagian sebelah kanan hingga [shift] bagian kiri. b. Menghafal Posisi Tangan pada Keyboard Perlu diketahui bahwa masing – masing bagian tangan mempunyai posisi dan fungsi atas tombol-tombol keyboard. Anda harus memahami posisi dan fungsi masing- masing tanga supaya dapat mengetik 10 jari. Berikut pembagian fungsi masing-masing bagaian tangan pada tombol keyboard. Tangan Urutan Tombol Keyboard Tangan kiri bagian atas Q, W, E, R, T Tangan kanan bagian atas Y, U, I, O, P Tangan kiri bagian bawah A, S, D, F, G Tangan kanan bagian bawah H, J, K, L, ; Tangan kiri bagian bawah Z, X, C, V, B Tangan kiri bagian bawag N, M, ,(Koma), .(Titik), dan / (Garis Miring) c. Menghafal Posisi Jari pada Keyboard Masing-masing jari tangan mempunyai fungsi masing-masing pada tombol keyboard. Berikut ini fungsi pada masing- masing tombol: 1) Tangan Kiri a) Jari Kelingking : huruf Q A Z, [Shift] bagian kiri dan angka [1]. b) Jari manis : huruf W S X dan angka [2]. E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 22
c) Jari tengah : huruf E D C dan angka [3]. d) Jari Telunjuk : huruf R T F V B dan angka[4]. [5] e) Ibu jari : space bar 2) Tangan Kanan a) Jari kelingking : huruf [P], angka [0], [;], serta [shift] yang pada bagian kanan b) Jari manis c) Jari tengah : huruf O L, tombol[.], dan angka [9] d) Jari telunjuk : huruf I K, tombol [,], dan angka [8] e) Ibu jari : huruf Y U H J N M, dan angka [6], [7] : space bar Sumber:http://umardanny.com/posisi-jari-pada-papan-ketik-keyboard- untuk-mengetik-10-jari/ Supaya memudahkan menghafal, Anda dapat menomori jari – jari tangan. Anda dapat menomorinya dari arah kiri ke kanan sebagai berikut : f) Ibu jari kanan atau jempol kanan. g) Jari telunjuk kanan. h) Jari tengah kanan. i) Jari manis kanan. j) Jari kelingking kanan. d. Meletakkan jari pada Posisi Awal yang benar Adapun untuk mengetik 10 jari, posisikan kedua belah tangan Anda pada posisi awal yang benar. Posisi awal yang benar pada pengetikan dikenal dengan istilah home row atau fingers positions. 1) Posisi awal yang benar empat jari bagian kiri diletakkan pada tombol A S D F. Perhatikan baik-baik, pada tombol F pasti terdapat tanda strip menonjol. Tonjolan tersebut menandakan batas area jari tangan kiri. 2) Posisi awal yang benar empat jari bagian kanan diletakkan pada tombol J K L [;]. Perhatikan baik- baik, pada tombol J pasti terdapat tanda strip menonjol. Tonjolan tersebut menandakan batas area jari tangan kanan. 3) Ibu jari selalu berada pada tombol space. 4) Ketika akan mulai mengetik, pergelangan tangan harus dalam keadaan lurus. E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 23
2. Kerugian Mengetik tanpa Menggunakan 10 jari Jika mengetik tidak menggunakan 10 jari, akan menyebabkan beberapa kerugian. Kerugian yang disebabkan karena mengetik tidak menggunakan 10 jari yaitu sebagaii berikut : a. Membuat cepat lelah b. Tidak efektif dan efisien c. Keyboard cepat rusak E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 24
LATIHAN SOAL Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan memberi tanda silang (X) pilih salah satu huruf a,b,c,d atau e! 1. Tombol pada keyboard yang memiliki ukuran paling panjang adalah tombol… 25 a. Esc b. Caps Lock c. Shift d. Backspace e. Space 2. Keyboard digunakan dengan cara… a. Menggosok tombol b. Klik tombol c. Menggeser tombol d. Menyentuhnya e. Menekan tombol 3. Huruf S diketik dengan menggunakan jari… a. Manis kiri b. Kelingking kiri c. Manis kanan d. Tengah kiri e. Tengah kanan 4. Jari telunjuk tangan kannan digunakan untuk mengetik huruf… a. U b. E c. O d. P e. I 5. Kata “tata” diketik menggunakan jari… a. Tengah dan kelingking kiri b. Telunjuk dan kelingking kiri c. Tengah dan telunjuk kanan d. Kelingking dan tengah kanan 6. Bagian khusus dari keyboard yang berisi angka disebut tombol… a. Ketik b. Fungsi E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X
c. Kontrol d. Numerik e. Spasi 7. Tombol ketik disebut juga… a. Numeric keypad b. Function keys c. Typing keys d. Control keys e. Shift keys 8. Di dalam komputer, keyboard termasuk ke dalam… a. Hardware b. Software c. Brainware d. Mallware e. Perangkat lunak 9. IBM menambahkab beberapa tombol fungsi pada keyboard standar pada tahun… a. 1986 b. 1987 c. 1988 d. 1989 e. 1990 10. Berikut yang termasuk pernyataan dari tombol kontrol/control keys adalah… a. Dapat digunakan sebagai perintah b. Bagian keyboard yang berisi tombol angka c. Menyediakan kontrol terhadap kursor dan layar d. Bagian dari keyboard yang berisi tombol huruf e. Bagian dari keyboard yang dapat mengontrol segala huruf 11. Keyboard dalam bahasa Indonesia dikenal dengan nama… a. Tetikus b. Monitor c. Papan ketik d. Mouse e. CPU 12. Keyboard digunakan untuk… a. Melihat data b. Memasukkan data E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 26
c. Mencetak d. Mengedit data e. Menjelaskan data 13. Keyboard termasuk ke dalam perangkat… a. Proses b. Keluaran c. Masukan d. Bahasa pemograman e. Output 14. Untuk berpindah baris berikutnya menggunakan tombol… a. Home b. Backspace c. Delete d. Shift e. Enter 15. Keyboard yang lazim digunakan oleh pengguna komputer adalah… a. Dvorak b. Qwerty c. Maltron d. Aplhabetic e. Klockenberg 16. Untuk menekan tombol angka 0, huruf P, dan tanda titik koma ; dan tanda garis miring / digunakan untuk… a. Jari kelingking kanan b. Jari kelingking kiri c. Ibu jari d. Jari telunjuk kanan e. Jari telunjuk kiri 17. Jari manis kanan digunakan untuk menekan tombol… a. Tanda seru ! b. Huruf A c. Tombol shift d. Angka 9 e. Spasi 18. Jari nomor 5 digunakan untuk mengetik huruf… a. K b. I E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 27
c. L d. P e. T 19. Huruf O diketik menggunakan jari nomor… a. 5 b. 4 c. 3 d. 2 e. 1 20. Tombol ditekan agar kursor berpindah ke bawah sejau satu layar dari kursor berada adalah… a. Home b. Page Up c. Page Down d. End e. Alt E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 28
ESSAY Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan jelas, singkat, dan benar! 1. Sebutkan tombol-tombol pada keyboard yang termasuk dalam kategori control keys! 2. Apakah yang dimaksud dengan nnnumeric keypad? 3. Sebutkan nama jari-jari pada tangan kanan! 4. Apakah fungsi kombinasi Alt+F4? 5. Sebutkan empat tombol pada keyboard yang diketik menggunakan jari kelingking kiri! E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 29
BAB III Menerapkan Pengoperasian Aplikasi Pengolah Kata A. Aplikasi Pengolah Kata (Word Processing) Di era yang modern serba canggih seperti saat ini dalam otomatisasi di perkantoran memakai aplikasi software Microsoft Word dalam penyelesaian tugasnya, karena lebih efisien dan efektif. 1. Pengertian Microsoft Word dan Fungsinya Microsoft Word merupakan aplikasi dari Microsoft Office yang sering digunakan untuk pengolahan teks, pengolahan dokumen, laporan dan masih banyak lagi. Dalam pekerjaan kantor, aplikasi Microsoft Word tidak dapat ditinggalkan karena hampir semua pekerjaan membutuhkan aplikasi Microsoft Word. Fungsi utama dari aplikasi Microsoft Word yaitu untuk mengolah kata hingga menjadi dokumenn. Dokumen ini bisa dalam bentuk softfile maupun hardfile(dokuemen yang sudah dicetak, seperti makalah, proposal, buku, majalah dan sebagainya). 2. Manfaat Microsoft word dalam Perkantoran Berikut ini manfaat dari menggunakan Microsoft Word. a. Memudahkan Menyelesaikan Pekerjaan Kantor Kita sangat tertentu dengan adanya aplikasi Microsoft Word dapat menyelesaikan semua pekerjaan yang berkaitan dengan dokumen. Ketika zaman dahulu dokumen harus ditulis oleh tangan atau menggunakan mesin ketik memerlukan waktu yang sangat cukup lama, dengan adanya aplikasi Microsoft Word dapat diselesaikan dengan lebih cepat. b. Menghemat Waktu Mengerjakan dokumen dengan Microsoft Word akan lebih cepat selesai dibandingkan dengan menulis atau dengan mesin ketik. Dengan begitu kita bisa menghemat waktu lebih efisien. c. Menghemat Kertas Microsoft Word sudah sangat canggih, ketika membuat dokumen dan terjadi kesalahan penulisan, kita bisa membenahi kesalahan tersebut sebelum mencetaknya karena dokumen masih dapat disunting dan disimpan dalam bentuk softfile. Dengan begitu kita akan lelbih menghemat kertas. E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 30
B. Mengoperasikan Microsoft Word 2013 Sebelum mengoperasikan Microsoft Word, Anda harus menginstal aplikasinya terlebih dahul agar dapat memulai dan menjalakan aplikasi Microsoft Word 2013. 1. Mengenal Tampilan Lembar Kerja Microsoft word 2013 Tampilan Lembar Kerja Microsoft Word 2013 sangat berbeda tampilannya dengan Microsoft Word versi sebelumnya. Perhatikan tampilan kembar kerja Microsodt Word 2013 berikut ini. Sumber:https://kiyoshindiarys.wordpress.com/2017/02/14/mengenal-tampilan- lembar-kerja-microsoft-word-2013/ Tampilan Microsofr Word 2013 memiliki lembar kerja yang terdiri dari tab-tab yang berisi kumpulan toolbar. Berikut penjelasan dari user interface Office Word 2013 : a. Windows Manajemen yaitu tool untuk meminimalkan jendela, memaksimalkan jendela, menutup jendela, dan sebagainya. b. Quick Acess Toolbar yaitu perintah cepat akses dokumen seperti Undo, Redo, ttabel save, dan sebagainya. c. Tab yang terdiri dari : 1) Tab File berisi perintah-perintah manajmenen file 2) Tab Home berisi perintah dasar teks editing 3) Tab Insert berisi perintah untuk menyisipkan sesuatu ke dalam dokumen 4) Tab Design yang berisi perintah untuk mengatur desain halaman 5) Tab Page Layout berisi perintah yang berisi perintah-perintah untuk mengatur layout halaman 6) Tan References berisi perintah-perintah yang berhubungan dengan referensi dokumen 7) Tab Maillings berisi perintah manajemen surat-menyurat 8) Tab Review berisi perintah-perintah yang berguna untuk proses kerja secara berkelompok 9) Tab View yang berisi perintah untuk mengatur tampilan jendela Anda E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 31
d. Title Bar yaitu menunjukkan nama dokumen yang sedang Anda buka e. Ruler Horizontal yaitu Penggaris Mendatar f. Ruler Verikal yaitu Penggaris Berdiri g. Help yaitu menu untuk mintan bantuan untuk masalah Anda h. Pengatur Display Ribbon yaitu Menu pelikan untuk memunculkan atau menyembunyikan Ribbon Interface i. Minimize yaitu tombol untuk menyembunyikan jendela j. Maximize yaitu tombol untuk membesarkan dan mengecilkan jendela k. Close yaitu tombol untuk menutup jendela l. Microsoft Account yaitu menunjukkan akun yang login pada Word 2013 m. Ribbon yaitu sebutan ada nama gaya antarmuka n. Scrollbar Vertical yaitu penggulung dokumen ke atas atau ke bawah o. Zoom yaitu gunakan tool ini untuk memperbesar atau memperkecil tampilan dokumen p. Pengaturan view halaman kerja yaitu tombol untuk mengubah mode tampilan dokumen Anda. q. Group menu perintah yaitu menu-menu yang memilliki group serupa akan dikelompokkan dalam sebuah group menu. Contoh mennu group font berisi tentang perintah-perintah yang berhubungan dengan huruf/font r. Baris status yaitu informasi jumlah kata, halaman dokumen Anda 2. Membuat Dokumen Baru Berikut ini langkah-langkah membuat dokumen baru dalam Microsoft Word 2013 Sumber:https://tips.panduanpraktis.com/2013/07/membuat-dokumen-baru-di-word- 2013.html a. Memasukkan Teks ke Dokumen Kosong Baru Berikut cara memasukkan teks ke dokumen kosong baru yaitu : 1) Aktifkan Word dari shortcut aplikasi atau dari shortcut dokumen. 2) Jika Anda membuka sebuah dokumen, membuat dokumen kosong baru dapat dilakukan dengan cara klik file untuk membuka Backstage View, kemudian pilih New dan klik Blank Document. E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 32
b. Membuat Dokumen Baru Menggunakan Template 1) Klik file untuk menampilkan Bacsktage View Kemudian klik New, 2) Jelajahi template dan pilihlah salah satu yang anda inginkan 3) Klik Create ketika template preview ditampilkan. Sumber:https://tips.panduanpraktis.com/2013/07/membuat-dokumen-baru-di-word- 2013.html 3. Menyimpan Dokumen Menyimpan dokumen bertujuan supaya tidak kehilangan dokumen yang sudah dibuat dan sewaktu-waktu Anda dapat membuka file tersebut lagi. Cara menyimpan dokumen untuk yang pertama kalinya yaitu sebagai berikut: a. Klik tombol Save pada Quick Acess Toolbar untuk menyimpan dokumen. b. Klik lokasi penyimpanan yang Anda Pilih. c. Klik folder yang Anda inginkan. d. Ketikkan nama file yang Anda buat. e. Klik Save untuk proses menyimpan. 33 E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X
4. Membuka Dokumen Word Cara membuka dokumen dari tampilan bacstage sebgaia berikut: 1) Klik menu pada file 2) Klik Open 3) Pilih Computer kemudian browse 4) Pada jendela browse buka lokasi file yang akan dibuka, klik file yang akan dibuka keudian klik open 5) File akan terbuka pada jendela baru Sumber:https://www.msofficeindonesia.com/2017/01/cara-membuka-file-dokumen-ms-word- 2013.html E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 34
5. Pengaturan Size dan Margin/ Page Setup Margin merupakan batas tapi kertas. Berikut ini cara mengatur size dan margin yaitu: a. Menentukan Satuan Ukuran yang Anda Gunakan Untuk mengatur satuan ukuran, Anda dapat mencari pada Word Options, yaitudi bagian Advanced > Display > Show measurements in units of. Umunnya, pegawai seiring menggunakan satuan ukuran Centimeters. Sumber:https://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/23654.menggu nakan-margin-pada-word-2013-id-id.aspx b. Menentukan Ukuran Kertas yang Hendak Digunakan untuk Mencetak Dokumen Pengaturan ukuran kertas dapat diukur dengan mebuka tab Page Layout > Size. Sebagai contoh, dalam artikel ini digunakan ukuran A4 (21 cm x 29,7 cm). Sumber:https://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/23654.menggu nakan-margin-pada-word-2013-id-id.aspx E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 35
c. Menentukan Ukuran Margin Adapun untuk mengatur ukuran margin, buka tab page Setup > Margins. Di sini Anda tinggal menentukan ukuran untuk tiap-tiap sisi kertas, yaitu sebagai berikut: Top : jarak dokumen dari sisi atas kertas. Bottom : Jarak dokumen dari sisi bawah kertas. Left : Jarak dokumen dari sisi kiri kertas. Right : Jarak dokumen dari sisi kanan kertas. 6. Pengaturan Jenis Huruf dan Ukuran Huruf, Line Spacing and Paragraph a. Pengaturan Jenis Huruf dan Ukuran huruf Berikut pengaturan jenis huruf dan ukuran huruf. 1) Klik menu HOME 2) Pilih font yang diinginkan dan ukuran font yang diinginkan. a. Jenis font E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 36
b. Ukuran font b. Line Spacing and Paragraph Berikut pengaturan line spacing dan paragraph. 1) Klik menu PAGE LAYOUT 2) Atur spasi dan paragrapgh pada submenu paragraph Atau jika ingin pengaturan lebih lanjut klik tanda panah ke bawah pada menu paragraph akan menjadi gambar seperti diatas. E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 37
7. Bullets and Numbering Pada dokumen Anda, jika anda memberi penomoran maka menggunakan Bullets dan Numbering. Bullets adalah penanda berupa simbol sedangakan numbering adalah penanda berupa angka. Cara membuatnya yaitu klik menu HOME pilih menu submenu paragrapgh. 8. Insert Table Berikut cara menggunakan insert table. a. Klik menu INSERT lalu klik tool add a table Jika diklik maka akan muncul seperti ini. E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 38
b. Buat tabel sesuai dengan banyak kolom dan baris dengan cara digambar satu per satu. Supaya lebih spesifikasi lagi yaitu klik Draw Table maka akan muncul menu seperti ini. Dari sini kita mengatur jumlah kolom dan baris secara manual. 9. Mencetak File Adapun untuk menyimpan dokumen dalam bentuk hardfile, kita perlu mencetaknya. Perhatikan langkah berikut: a. Klik menu File b. Sorot item print, maka akan muncul menu berikut c. Agar lebih cepat untuk perintah print, Anda dapat menggunakann shorctout CTRL+P, ENTER. E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 39
10. Mengkahiri Microsoft Word 2013 Sebelum mengakhiri aplikasi Microsoft Word 2013, pastikan bahwa file yang anda buat telah tersimpan dengan benar. Selanjutnya, Anda dapat mengkhiri program yang di Microsoft Word 2013 dengan cara bberikut : a. Pada jendela Microsoft Word 2013, pilih ikon kontrol menu, kemudian klik tombol Exit Word yang terletak pada pojook kanan bawah. Dengan cara ini, jendela Microsoft Word akan tertutup. b. Selain dengan menggunakan ikon kontrol menu, untuk menutup jendela Microsoft Word 2013 kita dapat juga mengklik tombol X yang terletak pada pojok kanan atas jendela Microsoft Word 2013. Jadi Microsoft Word 2013 adalah mengolah kata misalnya untuk mengerjakan makalah, skiripsi, surat menyurat dan seterusnya. E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 40
LATIHAN SOAL Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan memberi tanda silang (X) pilih salah satu huruf a,b,c,d atau e! 1. File dokumen yang diketik menggunakan Microsoft Word, saat disimpan dalam bentuk format… a. TXT b. JPG c. PPT d. GIF e. DOC 2. Cara menentukan batas atau posisi naskah pada lembar kerja, pada menu page setup dapat dipilih perintah… a. Page size b. Margin c. Other pages d. Spacing e. Indent 3. Digunakan untuk mendeteksi kesalahan penulisan dan ejaan bahasa pada kalimat, serta menyisipkan simmbol secara cepat dan menuliskan kalimat dengan cepat hanya dengan menulis beberapa huruf adalah… a. Insert b. Auto Corect c. Finde d. Replace e. Editing 4. Perintah split cell berfungsi untuk… a. Menggabungkan sel b. Menggabungkan kolom c. Membagi tabel d. Membagi sel e. Menggabungkan baris 5. Untuk membuat tabel sederhana, kita dapat menggunakan fasilitas… 41 a. Insert table b. Insert diagram c. Insert roster d. Insert E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X
e. Insert List 6. Submenu Header and Footer terletak pada tab… a. Home b. Page Layout c. View d. Insert e. Review 7. Naskah yang terletak pada bagian bawah atau juga disebut catatan kaki disebut… a. Footer b. Symbol c. Page number d. Header e. Drop Cap 8. Supaya dapat mebgubah penampilan paragraf dokumen, kita harus menggunakan fasilitas… a. Paragraph b. Style of paragraph c. Style of web d. Style e. Style of page 9. Extention atau format data file dokumen yang disimpan pada program Microsoft Word adalah… a. Html b. Doc c. Ppt d. Mdb e. Xls 10. Pada menu margin terdapat tulisan potrait yang berfungsi untuk mengatur… a. Letak kertas b. Bentuk kertas vertikal c. Batas penjilidan d. Bentuk kertas horizontal e. Setting oleh komputer 11. Membuat dokumeen baru pada program microsoft word dapat menggunakan perintah shortcut, yaitu… a. Ctrl+ N b. Ctrl+ O E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 42
c. Ctrl+ S d. Ctrl+ P e. Ctrl+ Q 12. Cara membuat file pada dokumen baru pada program microsoft word 2013 adalah… a. Office button-new- blank dokumen b. Office button- new- open c. Home- new- blank dokumen d. Insert- new- blank dokumen e. Office button- home- new 13. Merupakan bagian dari menu pagelayout dan berfungsi mempercantik layout dokumen adalah… a. Smart art b. Theme c. Word art d. Clip art e. Design 14. Untuk membuat tabel sederhana, kita dapat menggunakan fasilitas… a. Insert table b. Insert diagram c. Insert roster d. Insert e. Insert list 15. Supaya dapat mengubah penampilan paragraf dokuemen, kita harus menggunakan fasilitas… a. Paragraph b. Style of paragraph c. Style of web d. Style of page e. Style 16. Guna menghilangkan garis pinggirann pada tabel menggunakan pilihan… a. All b. Box c. None d. Grid e. Custom 17. Chart title digunakan untuk… a. Memasukkan judul grafik E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 43
b. Membuat keterangan grafik c. Menampilkan asal tabel d. Menampilkan atau menyembunyikan tabel e. Menampilkan nilai puncak grafik 18. Perintah yang benar untuk menampilkan toolbar drawing yaitu… a. Klik view> toolbar> cuztomize b. Klik insert> toolbar> drawing c. Klik open> toolbar> drawing d. Klik view> toolbar> drawing e. Klik format> toolbar> drawing 19. Kotak perintah preset pada kotak dialog format column digunakan untuk… a. Pilihan jumlah kolom b. Memunculkan garis pemisah antarkolom c. Menentukan lebar kolom d. Menentukan spasi antarpragraf e. Pindah halaman 20. Cara untuk membuat table secara otomatis dengan klik… a. Insert – chart – tentukan jumlah baris dan kolom secara drag b. Insert – blank page – tentukan jumlah baris dan kolom secara drag c. Home – table – tentukan jumlah baris dan kolom secara drag d. Insert – table – tentukan jumlah baris dan kolom secara drag e. Insert – table – ketik jumlah baris dan kolom E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 44
ESSAY Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan jelas, singkat, dan benar! 1. Apakah yang dimaksud dengan: a.Worksheet b. Workbook 2. Sebutkan beberapa manfaat dari penggunaan Microsoft Word 2013! 3. Apa yang dimaksud dengan program pengolah kata? Berikan contohnya beberapa program pengolah kata yang ada saat ini! 4. Apakah yang Anda ketahui tentang mail merge beserta kegunaanya? 5. Jelaskan langkah-langkah membuat dokuemen baru dalam Microsoft Word 2013! E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 45
BAB IV Menerapkan Pengoperasian Aplikasi Pengolah Angka (Microsoft Excel) A. Microsoft Excel sebagai Aplikasi Lunak Pengolah Angka Microsoft Excel 2013 dapat membantu Anda dalam meringkas, menyimpan dan menyajikan data yang relevan dengan bisnis atau pekerjaan Anda. Excel merupakan suatu aplikasi lunak serba guna yang dapat Anda gunakana untuk menyimpan dan menerima data dengan cepat. 1. Pengertian Microsoft Excel Microsoft Office Excel merupakan suatu program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat untuk memudahkan dalam mengolah data statistika, operasi logika, membuat diagraam, hingga melakukan perhitungan berdasarkan waktu. 2. Fungsi mmicrosoft Excel dalam Perkantoran Microsoft Excel sangat memudahkan pegawai kantor dalam menangani masalah- masalah keuangan. Program microsoft excel juga dapat digunakan untuk membuat grafik. Kita dapat memilih grafik dengan bentuk yang kita inginkan dalam tombol Toolbar Chart Wizard, seperti bentuk lingkaran, garis, kolom, area, radar, dan scatter. 3. Manfaat Microsost Excel dalam Perkantoran Beberapa manfaat Microsoft Excel yaitu sebgaia berikut: a. Pengguna dapat mengurutkan data berdasarkan empat kriteria sekaligus bahkan lebih. b. Memudahkan pengguna dalam memilah-milah data dengan fasilitas Auto Filter. c. Memudahkan pengguna menganalisis kesalahan rumus pada tahap perhitungan rumus yang panjang debgan fasilitas trace error. d. Memudahkan pengguna untuk membuat suatu rumus yang sulit dan variatif karena telah disediakan banyak formula. e. Memudahkan pengguna dalam menganalisis data, baik dalam bentuk tabel maupun grafik. B. Memulai Microsoft Excel 2013 Aplikasi pengolah angka atau microsoft excel dalam dunia perkantoran merupakan aplikasi yang wajib dikuasai oleh setiap pegawai di kantor. Berikut ini cara memulai microsoft excel 2013. 1. Membuka Microsoft Excel 2013 Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk memulai micrpspft excel adalah sebagai berikut: a. Klik tombol start pada keyboard. b. Ketikkan kata Excel, lalu ketik Microsoft Excel 2013. c. Setelah beberapa saat, maka akan muncul tampilan dasar microsoft excel 2013. E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 46
d. Lalu klik blank wokbook untuk memlulai menjalankan aplikasi microsoft excel 2013. Berikut ini keterangan menu-menu dalam microsoft Excel 2013, sebagai berikut: 1) Menu bar untuk menjalankan suatu perintah. Menu bar pada Microsoft Excel diantaranya File, Home, Insert, Page Layput, Formulas, Data, Review, dan View. 2) Status bar terdiri dai dua area utama, yaitu Message Area dan kotak indikator. 3) Title bar merupakan bagian yang ebrada paling atas pada lembar Excel. Dalam title bar terdapat beberapa komponen, antara lain sebagai berikut yaitu: a) Icon Control Menu. b) Restore, untuk mengatur ukuran layar dalam ukuran yang relatif. c) Move, untuk memindahkan posisi layar jendela ke posisi lain. d) Size, mengatur ukuran layar jendela Excel. E-MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X 47
Search
