Juknis Lomba Best Practice 2023 KJPRI RSSA

===== SATU KARTU BANYAK FUNGSI ===== Diajukan dalam rangka Lomba Best Practice koperasi dalam rangka Peringatan Hari Koperasi Kota Malang Tahun 2023 KOPERASI JASA PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA RSUD Dr. SAIFUL ANWAR MALANG 2023

KATA PENGANTAR Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh Segala puji dan rasa syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, atas segala rahmat dan berkahnya, sehingga kami Koperasi Jasa Pegawai Republik Indonesia RSUD Dr. Saiful Anwar Malang dapat menyampaikan makalah best practice tentang Kartu e- Cash yang diimplementasikan di Koperasi Jasa Pegawai Republik Indonesia RSUD Dr. Saiful Anwar Malang. Inovasi memunculkan Kartu e-Cash ini memang melalui proses yang cukup cepat karena dampak dari munculnya pandemic Covid-19 sejak awal tahun 2000. Alhamdulillah sampai saat ini Kartu e-Cash sudah berfungsi dengan baik dan dirasakan manfaatnya baik oleh anggota mupun oleh pengurus. Kedepan perlu dikembangkan fungsi Kartu e-Cash supaya lebih bermanfaat lagi. Terima kasih kepada Tim IT Koperasi Jasa Pegawai Republik Indonesia RSUD Dr. Saiful Anwar Malang yang telah berhasil dan akan selalu mengembangkan fungsi Kartu e-Cash sebagai bagian dari transformasi digital sistem informasi manajemen koperasi. Semoga makalah ini berguna bagi semua pihak yang berkepentingan. Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh. Malang, 17 Juli 2023 KOPERASI JASA PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA RSUD Dr. SAIFUL ANWAR MALANG KETUA, BUDI SANTOSA, SKM, MM iii

DAFTAR ISI :  HALAMAN JUDUL .................................................................................................. i  HALAMAN PERSETUJUAN................................................................................... ii  KATA PENGANTAR .............................................................................................. iii  DAFTAR ISI............................................................................................................. iv  BAB I : PENDAHULUAN .............................................................................. 1 A. LATAR BELAKANG .................................................................. 1 B. PERMASALAHAN YANG ADA................................................ 1 C. INOVASI YANG DIKEMBANGKAN........................................ 2 D. TUJUAN DAN MANFAAT......................................................... 3  BAB II : IMPLEMENTASI PENGGUNAAN KARTU e-CASH A. KEPEMILIKAN KARTU e-CASH............................................. 5 B. TEMPAT PENGGUNAAN e-CASH ........................................... 5 C. RENCANA PENGEMBANGAN FUNGSI KARTU e-CASH .... 5 D. CARA KERJA KARTU e-CASH................................................. 5  BAB III : PENUTUP ........................................................................................ 10 A. KESIMPULAN ........................................................................... 10 B. SARAN ....................................................................................... 10 iv

BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Peran Koperasi Jasa Pegawai Republik Indonesia RSUD Dr. Saiful Anwar Malang sangatlah penting dalam menumbuhkan dan mengembangkan tingkat perekonomian dan kesejahteraan anggota serta dalam mewujudkan kehidupan demokrasi ekonomi dengan ciri-ciri: demokratis, kebersamaan, kekeluargaan dan keterbukaan dilingkungan internal. Untuk itu, Koperasi Jasa Pegawai Republik Indonesia RSUD Dr. Saiful Anwar Malang sebagai badan usaha perlu dikelola dengan cara profesional, sehingga dapat menjalankan usahanya dengan baik dalam rangka meningkatkan kesejahteraan anggota. Koperasi Jasa Pegawai Republik Indonesia RSUD Dr. Saiful Anwar Malang sebagai badan usaha berupaya mengorganisasikan pemanfaatan dan menggunakan sumber daya ekonomi dari para anggota atas dasar prinsip-prinsip dan manfaat usaha ekonominya untuk meningkatkan taraf hidup anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. Prinsip-prinsip koperasi terdiri dari kemandirian, keanggotaan bersifat sukarela dan terbuka, pengelolaan dilakukan dengan demokratis, pembagian sisa hasil usaha (SHU) dilakukan sebanding dengan besarnya partisipasi. Para pengurus dalam menjalankan suatu kegiatan usaha koperasi perlu memperhatikan dan menjaga kondisi keuangan dengan baik dan peluang yang ada, terlebih pada saat ini RSSA banyak melakukan pengembangan pelayanan. Dengan pengelolaan keuangan dan melihat peluang yang ada, akan menentukan keberhasilan koperasi dalam mencapai tujuannya. Jumlah anggota : 3.430 orang terbagi dalam 61 Kelompok, dengan setiap kelompok diwakili oleh 3 (tiga) Dewan Perwakilan Anggota (DPA) yang selalu mengikuti Rapat Anggota, baik Rapat Anggota Tahunan (RAT) maupun Rapat Anggota membahas RK-RAPB. B. PERMASALAHAN YANG ADA Permasalahan yang dirasakan sebenarnya berawal ketika terjadi pandemic COVID-19 pada bulan Maret 2020. Regulasi pemerintah terkait naik turunnya level PPKM pada saat itu terutama harus dilaksanakannya slogan 3 M : Memakai masker, mencuci tangan dan menjaga jarak. Upaya menjaga jarak dilaksanakan dengan pengawasan 1

yang ketat di semua lokasi baik instansi pemerintah maupun masyarakat dengan larangan melakukan kegiatan yang menimbulkan kerumunan. Pada saat kegiatan pembagian sisa hasil usaha (SHU), potongan belanja (voucher), uang pembinaan dan bingkisan hari raya (BHR) di Koperasi Jasa Pegawai Republik Indonesia RSUD Dr. Saiful Anwar Malang selama ini dipusatkan dalam suatu lokasi. Dengan jumlah anggota yang sangat besar, jadwal pembagian dibagi selama beberapa hari dan dalam satu hari terdiri sekitar 5 kelompok atau berkisar antara 200 sampai dengan 300 orang. Apabila ada anggota yang berhalangan sesuai jadwal pengambilan SHU karena ada tugas dinas yang tidak bisa ditinggal, baru akan dilayani setelah jadwal selesai semua. Petugas dari karyawan KJPRI yang membagikan SHU juga harus disediakan 5 orang, sehingga mereka tidak bisa melaksanakan tugas rutinnya dan harus lembur untuk menyelesaikan tugas-tugas yang tertinggal. Selain menimbulkan kerumunan yang jelas-jelas dilarang, benda-benda yang akan dipegang oleh banyak orang seperti uang dan alat tulis kantor juga berpotensi menularkan penyakit COVID-19 dari satu orang ke orang lain. C. INOVASI YANG DIKEMBANGKAN Berawal dari permasalahan tersebut muncul gagasan untuk mengkreasi suatu sistem yang dapat menyampaikan hak-hak anggota pada saat pembagian sisa hasil usaha (SHU), potongan belanja (voucher), uang pembinaan dan bingkisan hari raya (BHR) tetapi tidak berpotensi terjadinya transmisi virus COVID-19. Dibuatkan wadah untuk menyalurkan hak-hak anggota, yaitu SHU dan uang pembinaan dimasukkan di Simpanan sukarela yang dapat diambil sewaktu-waktu, sedangkan potongan belanja (voucher) dan bingkisan hari raya ditampung dalam suatu kartu yang berfungsi sebagai uang virtual untuk transaksi nontunai saat pembelian di toko Kopmart yang dinamakan “KARTU e-CASH”. Hal ini sejalan dengan arah kebijakan Pengurus mengacu pada Penguatan Pelayanan terhadap anggota KJPRI - RSSA melalui beberapa jenis upaya yang salah satunya adalah meningkatkan Sistem Informasi Manajemen Koperasi sesuai dengan era transformasi digital di segala bidang. 2

D. TUJUAN DAN MANFAAT 1. Tujuan : a. Menghindari kerumunan untuk mengurangi resiko terjadinya transmisi penyakit menular. Pada saat pandemic Covid-19, aturan pelaksanaan PPKM untuk mencegah munculnya kluster-kluster baru transmisi Covid-19 adalah dengan meniadakan kegiatan yang mengumpulkan banyak orang. Dengan adanya kartu e-Cash ini, anggota tidak perlu mengambil haknya secara langsung sesuai jadwal yang telah diedarkan. b. Memberikan keleluasaan kepada anggota yang akan membelanjakan potongan belanja ke toko menyesuaikan dengan kelonggaran waktunya. Pelaksanaan transfer ke simpanan sukarela anggota maupun ke kartu e-Cash dilaksanakan sesuai jadwal, tetapi untuk waktu belanjanya luwes, menyesuaikan waktu di sela-sela kesibukan dinas. c. Meningkatkan Sistem Informasi Manajemen Koperasi (SIM KOP) secara bertahap dan mampu mengikuti perkembangan era digitalisasi dalam memberikan pelayanan pada anggota sehingga bisa berbelanja dengan mudah aman dan memuaskan secara digital. Tuntutan era transformasi digital sekarang ini, aktifitas transaksi keuangan sudah tidak tergantung pada fisik uang tetapi sudah mengarah pada uang virtual dengan transaksi non tunai. Sistem informasi manajemen KJPRI RSSA secara bertahap mengarah pada konsep tersebut. d. Efisiensi tenaga yang melayani pembagian SHU, uang pembinaan, potongan belanja dan bingkisan hari raya. Sudah tidak perlu mobilisasi karyawan untuk melayani pengambilan SHU, uang pembinaan, voucher belanja maupun bingkisan hari raya, karena cukup dengan transfer ke kartu e-Cash masing-masing anggota. 2. Manfaat Kartu e-Cash : a. Anggota yang belanja di toko Kopmart atau stand KJPRI dengan scan kartu e- Cash secara otomatis mendapatkan subsidi PPn 11 % dari total harga barang. Subsidi PPn menjadi tanggungan KJPRI untuk membayarkan ke Kantor Pajak 3

Pratama Malang Selatan. Bagi yang tidak menggunakan kartu e-cash, maka PPn akan ditanggung 100% oleh pembeli. b. Digunakan untuk membelanjakan voucher belanja dengan transaksi non tunai. Kartu e-cash berfungsi menggantikan kupon voucher belanja c. Transaksi menggunakan kartu e-cash tercatat sebagai partisipasi anggota sebagai dasar perhitungan SHU. Semua anggota KJPRI wajib memiliki kartu e-cash. Nama anggota dan jumlah nominal belanja dengan menggunakan kartu e-cash akan tercatat dalam sistem dan diakui sebagai bentuk partisipasi anggota untuk menghitung nilai SHU d. Kartu e-cash dapat digunakan untuk transaksi non tunai dihubungkan dengan simpanan sukarela anggota di Unit Simpan Pinjam (USP). Transaksi ini dinamakan e-Debit. Transaksi e-debit merupakan pengembangan fungsi kartu e-cash terbaru, dimana transaksi ini akan mengurangi saldo simpanan sukarela. Anggota harus mengajukan permohonan terlebih dulu untuk dapat menikmati fasilitas e-debit. 4

BAB II IMPLEMENTASI PENGGUNAAN KARTU e-CASH A. KEPEMILIKAN KARTU e-CASH Setiap anggota KJPRI RSSA dipastikan memiliki kartu e-cash. Ketentuan penggunaan kartu e-cash adalah : 1. Tidak boleh dipindah tangankan atau digunakan kepada orang lain, 2. Apabila keluar dari keanggotaan KJPRI-RSSA, kartu e-cash harus dikembalikan 3. Kalau hilang harap segera melapor, harus mengajukan penggantian kartu dengan biaya Rp. 50.000,- sebagai penggantian biaya pembuatan. B. TEMPAT PENGGUNAAN e-CASH Kartu e-cash dapat digunakan diseluruh unit usaha KJPRI-RSSA, yaitu Kopmart, Toko Irna I, Toko ex. IPIT, Toko IGD, Stand IRJ, Food Center hingga Cafe Gaul. C. RENCANA PENGEMBANGAN FUNGSI KARTU e-CASH Selain manfaat kartu e-cash sekarang ini sebagaimana tersebut di atas, kami akan mengembangkan fungsi kartu e-cash untuk melihat saldo simpanan sukarela, saldo simpanan wajib, saldo pinjaman, saldo tabungan khusus di beberapa booth yang akan dipasang baik di toko maupun di USP. Anggota tidak harus datang ke USP untuk mengetahui saldo-saldo tersebut. D. CARA KARTU KERJA e-CASH 1. Anggota memberikan kartu ecash kepada kasir toko 5

2. Kasir toko akan scan kartu ecash anggota 3. Setelah kartu ecash di scan, maka akan muncul nama dan nomor anggota 6

4. Kasir toko akan melakukan cek saldo ecash, apabila saldo ecash masih ada, maka saldo akan muncul di layar 5. Langkah selanjutnya kasir toko akan melakukan transaksi barang yang dibeli sampai selesai 7

6. Setiap transaksi akan langsung mengurangi saldo ecash anggota dan apabila jumlah belanja lebih dari saldo ecash, maka anggota dapat menambah melalui tunai maupun non tunai 7. Untuk pembayaran nontunai dapat dilakukan melalui berbagai bank atau bisa juga dilakukan pendebetan secara langsung melalui tabungan simpanan sukarela anggota atau yang kami sebut e-debet 8

8. Setelah melakukan pembayaran, anggota akan mendapatkan struk 9. Apabila anggota belanja diatas Rp. 150.000,- (berlaku kelipatannya) maka anggota akan mendapatkan kupon undian berhadiah dengan hadiah utama sepeda motor yang diundi satu tahun sekali 9

BAB III PENUTUP A. KESIMPULAN 1. Sekarang ini penggunaan Kartu e-cash di Koperasi Jawa Pegawai Republik Indonesia RSUD Dr. Saiful Anwar Malang sudah banyak dirasa manfaatnya, yaitu untuk : pengganti kupon potongan belanja, mendapatkan subsidi PPn belanja, pengakuan partisipasi anggota untuk perhitungan SHU dan untuk belanja dengan mengurangi saldo simpanan suka rela (e-Debit) 2. Fungsi Kartu e-cash masih bisa dikembangkan untuk fungsi yang lainyang dapat memudahkan anggota bertransaksi dan mengarah ke transformasi digital sistim informasi koperasi B. SARAN Secara berkala perlu dilakukan kontrol secara berkala validitas penggunaan Kartu e- cash oleh anggota berdasarkan bukti manual transaksi. Ini penting untuk mencegah agar bila terjadi mal fungsi system dapat segera diketahui dan diperbaiki. 10