Кадровое дело. Ознакомительный номер

ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ ОТЗЫВсогласия на обработку персональных данных Я, Караваев Кирилл Васильевич, паспорт серии 45 10, номер 413854, выдан 12.07.2012 УФМСЮго-Западного округа г. Москвы, проживающий по адресу Москва, Б. Очаковская ул., д. 15, корп. 1,кв. 212, в соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О пер-сональных данных» отзываю у публичного акционерного общества «Забава» (ПАО «Забава»),расположенного по адресу: Москва, ш. Энтузиастов, д. 31/1, согласие на обработку моих персо-нальных данных от 12.03.2018. Прошу до 30 марта 2018 г. прекратить обработку моих персональных данных: – фотографии; – фамилии, имени, отчества; – пола; – образования, квалификации, повышения квалификации; – опыта работы в сфере развлекательных услуг; – трудовой деятельности в ПАО «Забава»; – деловых и иных личных качеств.Караваев К.В. Караваев 19.03.2018Шаг 4. Разбираемся, как отозвать согласиена обработку персональных данныхСотрудник в любое время вправе отозвать согласие на обработку персональныхданных (ч. 2 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). Для этого он направляет работодателюписьменное заявление. Многие компании прикладывают типовую формуотзыва согласия на обработку персональных данных к положению о защитеперсональных данных. Даже если сотрудник отозвал согласие на обработку персданных, ком-пания может продолжить их обрабатывать. Например, чтобы защититьжизнь и здоровье сотрудника или осуществить правосудие (ч. 2 ст. 9 Закона№ 152-ФЗ). Важные выводы 1. Закон устанавливает требования к сведениям, которые включают в согласие на обработку персональных данных. Если хотя бы одно из обязательных условий отсутствует, компании грозит штраф от 15 000 до 75 000 руб. 2. Если необходимо предоставить персональные данные работника третьим лицам, возьмите с работника письменное согласие и уведомьте Роскомнадзор. Не нужно получать согласия, если передаете персональные данные в рамках трудовых отношений. 3. Сотрудник вправе отозвать согласие на обработку персональных данных в любое время. Для этого достаточно его заявления в произвольной письменной форме.54 Кадровое дело | № 3 Март 2018

ДОКУМЕНТООБОРОТ Юлия ДЕВЯТКОВА, юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело» Наш сервис составит за вас идеальное соглашение об увольнении В статье читайте: Можно ли приурочить увольнение к событию Есть ли максимальный размер выходного пособия Как предоставить отпуск с последующим увольнением по соглашению Если включить в соглашение об увольнении рискованные формулировки, у компании будут проблемы с работником и проверяющими органами. Например, если нечетко пропишете срок увольнения, суд восстановит сотруд- ника на работе. Слишком высокое выходное пособие приведет к претен- зиям налоговой инспекции и т.  д. Наш сервис избавит вас от этих проблем. Он составит за вас безупречное соглашение с выверенными юридическими формулировками. Как им пользоваться и почему мы советуем вписывать именно эти условия – в статье. Основание и дата увольнения Перед тем как выбирать конкретные условия соглашения с помощью нашего сервиса на сайте c.kdelo.ru/soglashenie, договоритесь с сотрудником растор- гнуть трудовой договор и определите срок увольнения. Без этого увольнение не состоится или суд признает его незаконным (п. 1 ч. 1 ст. 77, ст. 78 ТК, п. 20 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2). Обычно в соглашении закрепляют конкретную дату увольнения. Но это не единственный способ определить срок расторжения договора. Можно при- урочить его к событию, но при этом не должно возникать неопределенности. Так, в одном деле стороны указали в соглашении, что работницу уволят, когда она закроет листок нетрудоспособности. Работодатель подразумевал конкретный больничный, а сотрудница в день увольнения открыла новый. Суд занял сторону женщины и обязал компанию восстановить ее на работе56 Кадровое дело | № 3 Март 2018

c.kdelo.ru/soglashenieПошаговая инструкция(кассационное определение суда Ханты-Мансийского автономного округа –Югры от 31.05.2011 по делу № 33-2288/2011). Перенести дату увольнения можно только по взаимной договоренностисторон. Работодатель не должен ее сдвигать, если сотрудник взял больнич-ный. Увольнение происходит не по инициативе компании, поэтому трудовойдоговор расторгают во время болезни (п. 1 ч. 1 ст. 77, ч. 6 ст. 81 ТК).Компенсация при увольненииРешите, будете ли выплачивать выходное пособие, Это не обязательное условиесоглашения. Хотя обычно сотрудник увольняется в обмен на компенсацию,суды не считают подозрительным, что работники уходят из организациибез дополнительных выплат (апелляционные определения Белгородскогообластного суда от 17.12.2013 по делу № 33-4562, Московского городского судаот 12.04.2016 по делу № 33-9497/2016). Если стороны договорились о выплате компенсации при увольнении,ее размер определяют свободно. Минимального и максимального размеравыходного пособия в законе нет. Как правило, оно превышает суммы, которыеработник получил бы при увольнении по сокращению штата. Стандартныйразмер таких выплат – два средних заработка, поэтому выходное пособиеустанавливают от трех средних заработков (ч. 1 ст. 178 ТК). Не обязательнопрописывать компенсацию в среднемесячных заработках, это может бытьнесколько окладов или иная сумма. Нельзя включать условие о выплате выходного пособия в соглашения об уволь- нении руководителей госкомпаний, а также обществ, более 50 процентов акций в уставном капитале которых принадлежит государству, и т. п. (ч. 1, 3 ст. 349.3 ТК). Когда размер выходного пособия значительно превышает выплаты, кото-рые положены при сокращении, работодателю грозят претензии налоговыхорганов. Дело в том, что организации учитывают выходные пособия в расходахна оплату труда и тем самым уменьшают налог на прибыль (ст. 255 НК). Еслипособие составляет, к примеру, 30 среднемесячных заработков, налоговикисчитают, что это не компенсация за труд, и дополнительно начисляют налогна прибыль, а также пени и штрафы. Суд займет сторону налоговой, если выплата при увольнении несопоста-вима с трудовым вкладом работника и размерами пособий, которые преду-сматривает закон (ч. 1 ст. 178 ТК, п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК, определениеСудебной коллегии по экономическим спорам Верховного суда от 23.09.2016№ 305-КГ16-5939, А40-94960/2015). Например, сотрудница проработала в компа-нии три месяца, но в соглашении об увольнении предусмотрели выходноеВажная статья: «Добровольное сокращение. Как уволить сотрудни-ков без долгих процедур» (№ 4, 2017) e.kdelo.ru/545620e.kdelo.ru | № 3 Март 2018 57

документооборот Рис 1. Сервис, где вы можете отметить необходимые условия соглашения Последовательно выберите в сервисе нужные пункты и получите готовый текст соглашения. Вам останется внести реквизиты документа, сведения о компании, работнике и дате увольнения. Затем распечатайте два экземпляра соглашения. пособие в размере 60 должностных окладов. Суд признал это злоупотребле- нием, так как выплата не имела компенсационного характера (определение Санкт-Петербургского городского суда от 22.09.2010 № 33-13151/2010). Если, к примеру, пособие не превышает пять среднемесячных заработков работника, претензии налоговой необоснованны. Такие выплаты сопоста- вимы с выходными пособиями, которые предусматривает Трудовой кодекс (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.09.2017 № 09АП-35427/2017). Чтобы проще было доказать свою правоту в суде, пропишите в коллектив- ном договоре или локальном акте, по каким правилам определяете размеры58 Кадровое дело | № 3 Март 2018

Пошаговая инструкция С 8 МАРТА!выходных пособий, когда расстаетесь с сотрудниками по соглашению сторон.Размеры пособий должны зависеть от объективных критериев: должности,стажа работы сотрудника в компании, его трудового вклада и т. п. Рискованно включать в соглашение об увольнении условие, что работникполучит выходное пособие или его часть после расторжения трудового договора.Рассчитать сотрудника работодатель обязан в день увольнения, исключений изэтого правила нет (ст. 140 ТК).Передача дел и возврат вверенного имуществаПропишите в соглашении, кому сотрудник передает дела – непосредствен-ному руководителю, иному ответственному лицу или генеральному дирек-тору. Составьте акт приема-передачи дел. В нем укажите наименованиеи количество документов, период времени, который они охватывают,сведения об отсутствии или повреждении бумаг. Когда работник – материально ответственное лицо, до его увольненияпроводят инвентаризацию. Если этого не сделать, вы не сможете взыскатьс сотрудника материальный ущерб. Работник обязан присутствовать приинвентаризации и сдать вверенные ему ценности. По результатам про-цедуры составляют опись, которую подписывают все члены инвентари-зационной комиссии и материально ответственный работник. В концеописи он расписывается, что сдал имущество (п. 27 Положения, утв. при-казом Минфина от 29.07.1998 № 34н, п. 2.8, 2.10 Методических указанийпо инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказомМинфина от 13.06.1995 № 49).Обсудите с бухгалтериейУдержите НДФЛ с выходного пособия при увольнении по соглашению сторон.Налоговые органы могут счесть, что пособие в этом случае – выплата, не предус-мотренная законодательством, поэтому удержать НДФЛ нужно со всей суммы,необлагаемого минимума нет (постановление Арбитражного суда Северо-Запад-ного округа от 27.10.2016 № Ф07-8057/2016 по делу № А42-7562/2015, письмоМинфина от 23.11.2016 № 03-04-06/69183). Есть позиция, что НДФЛ не платят с выходных пособий при увольнениипо соглашению сторон в пределах трех среднемесячных заработков (п. 3ст. 217 НК). Ведь право работодателя установить такую выплату предусматри-вает часть 4 статьи 178 Трудового кодекса (письма Минфина от 21.03.2016№ 03-04-06/15454, от 24.02.2016 № 03-04-06/10119, постановление Арбитражно-го суда Волго-Вятского округа от 27.10.2014 по делу № А29-9206/2013). Но по-скольку разъяснения Минфина и судебная практика противоречивы, безопас-нее налог удержать. Заранее оговорите с работником, какую суммуон получит на руки.e.kdelo.ru | № 3 Март 2018 59

документооборотРис. 2. Сформированное соглашение, которое вы можете распечатать СОГЛАШЕНИЕ № 1 о расторжении трудового договора01.03.2018 Москва Общество с ограниченной ответственностью «Коломбо» (ООО «Коломбо») в лице гене-рального директора Малининой Алины Леонидовна, действующей на основании устава,именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны, и Кузьмина Ольга Павловна,именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящее соглашениео нижеследующем. 1. Заключенный между Работодателем и Работником трудовой договор от 03.12.2013 № 19расторгается 27.03.2018 по соглашению сторон (п. 1 ч. первой ст. 77 ТК РФ). 2. В последний день работы Работнику выплачивается выходное пособие в размере че-тырех среднемесячных заработков. 3. Работник обязуется передать дела непосредственному руководителю. 4. Работник обязуется вернуть вверенное ему Работодателем имущество. 5. Работодатель предоставляет Работнику ежегодный оплачиваемый отпуск с 19.03.2018по 27.03.2018. 6. Днем увольнения Работника является 27.03.2018. 7. Стороны не имеют финансовых и других претензий друг к другу.Работодатель: Работник: О.П. Кузьмина… …Генеральный директор КузьминаМалинина А.Л. МалининаМ.П. Если не успеваете закончить передачу дел или инвентаризацию к дате увольнения, договоритесь с работником ее перенести. Поскольку соглашение обязательно для сторон, сотрудник должен пойти вам навстречу. Однако не затягивайте передачу дел, в этом случае работник вправе обратиться в суд и потребовать его уволить со всеми причитающимися по соглашению выплатами. Отпуск перед увольнением Стороны могут договориться, что работник использует ежегодный оплачивае- мый отпуск перед увольнением по соглашению. Отпуск можно предоставить полной продолжительности, даже если сотрудник не полностью отработал рабочий год. Но оплачивают только те дни отдыха, которые подлежали бы денежной компенсации при увольнении (абз. 2 п. 2 письма Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). Закон не запрещает оформить отпуск и увольнение по соглашению сторон одним приказом. В этом случае его форму компания разрабатывает само-60 Кадровое дело | № 3 Март 2018

Пошаговая инструкциястоятельно, так как унифицированной нет. Но поскольку приказы на отпуски увольнение хранят отдельно, обычно издают два приказа (ст. 19 Перечня,утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558). Работодатель вправе сохранить за уволенным сотрудником корпоративные социальные гарантии. Например, право получать медицинские услуги по полису ДМС. Укажите в соглашении, что эта льгота действует в течение определенного срока. Если предоставляете отпуск с последующим увольнением по соглашениюсторон, оформите все документы, рассчитайте работника и выдайте трудовуюкнижку перед уходом в отпуск. Последним днем работы будет день, пред-шествующий отпуску, а датой увольнения – последний день отпуска (ч. 2ст. 127, 140 ТК, определение Конституционного суда от 25.01.07 № 131-О-О,абз. 3 п. 1 письма Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).Нормативная база Актуальные тексты документов доступны на e.kdelo.ruДокумент Поможет вамПункт 1 ч. 1 ст. 77 ТК, Узнать, что в любом соглашениип. 20 постановления Пленума Верховного суда об увольнении нужно указать основа-от 17.03.2004 № 2 ние и дату расторжения договораОпределение Судебной коллегии по экономическим Выяснить, когда суд признает слиш-спорам Верховного суда от 23.09.2016 № 305-КГ16- ком большую выплату при увольне-5939, А40-94960/2015; нии необоснованнойопределение Санкт-Петербургского городского судаот 22.09.2010 № 33-13151/2010Часть 2 ст. 127 ТК, Понять, что сотрудник вправе взятьп. 2 письма Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 отпуск с последующим увольнением по соглашению сторон Важные выводы1. Устанавливайте размер выходного пособия при увольнении по соглашению сторон с учетом стажа, должности работника и его вклада в работу компании.2. Пропишите в соглашении обязанность сотрудника передать дела и сдать вверенное имущество.3. Если предоставляете сотруднику отпуск с последующим увольнением, выдайте окончательный расчет, включая выходное пособие, в рабочий день, предшествую- щий отпуску.e.kdelo.ru | № 3 Март 2018 61

ДОКУМЕНТООБОРОТ Людмила ЯКОВЛЕВА, ведущий специалист Отдела методологии и кадрового обеспечения АО «Русская Телефонная компания» (Москва) Как поступить, если сотрудник находится на длительном больничном В статье читайте: Должен ли работник сообщить о болезни Как фиксировать отсутствие работника в период болезни Можно ли уволить сотрудника, если он отсутствует длительный срок Если сотрудник не появляется на работе и не сообщил о болезни, не торо- питесь его увольнять. Отмечайте неявку в табеле и фиксируйте отсутствие.  Если уволите за прогул, есть риск, что суд восстановит работника. Мы подска- жем, как действовать, чтобы исключить возможные претензии к компании  со стороны сотрудника и инспекции по труду. Выясните, почему сотрудника нет на месте Когда работник отсутствует на рабочем месте, установите причину неявки  (скачайте  памятку  о  том,  что  делать  кадровику,  если  сотрудник  заболел,  на kdelo.ru/obrazec). Работник не обязан сообщать о том, что оформил боль- ничный или продлил его действие. Часто сотрудники используют это в своих  интересах.  Например,  работник  знает,  что  его  хотят  уволить,  перестает  выходить на работу и оформляет больничный, но не сообщает об этом. Если  у вас возникла подобная ситуация, постарайтесь связаться с сотрудником –  позвоните ему на мобильный, узнайте у родственников, что с ним произо- шло. Не увольняйте за прогул, если в этом нет уверенности. Работник может обжаловать увольнение за прогул, если по факту он был  на больничном. Работодателю придется доказывать, что сотрудник намерен- но скрывал нетрудоспособность (п. 27 постановления Пленума Верховного  суда от 17.03.2004 № 2). Суд рассмотрит все нюансы – была ли у сотрудника  возможность  связаться  с  работодателем,  почему  он  не  выходил  на  связь.  Также  выяснит,  какие  еще  меры  предпринял  работник,  чтобы  сообщить 62 Кадровое дело | № 3 Март 2018

Объясните коллегам С 8 МАРТА!о причинах неявки.  Арбитры посчитают увольнение законным, если решат, что  сотрудник  злоупотребил  правом  не  ходить  на  работу,  специально  от-ключил телефон, не выходил на связь и сознательно не сообщал о болезни (апелляционное определение Свердловского областного суда от 26.05.2016 по делу № 33-8639/2016). Наш совет. Пропишите в локальном акте порядок действий на случай болезни работника. Например, укажите, что сотрудник, открывая больнич-ный лист, в ближайший рабочий день должен сообщить о болезни своему непосредственному руководителю. Руководитель составляет и направляет в отдел кадров докладную записку о том, что сотрудник не вышел на работу, но сообщил о болезни. С локальным актом ознакомьте работника под подпись. Сотрудник обязан представить листок нетрудоспособности. Оригинал больнич-ного подтвердит уважительную причину неявки на работу (решения Московскогогородского суда от 24.11.2016 № 33-47230/2016, Санкт-Петербургского городскогосуда от 29.09.2015 № 33-16159/2015).Фиксируйте в табеле учета дни неявки сотрудникаСтавьте в табеле буквенный код «НН» или цифровой – «30», пока работник не принесет закрытый больничный лист. Некоторые кадровики считают, что если работник устно или письменно сообщил о своей болезни, можно сразу ставить в табель буквенный код «Б» или цифровой – «19». Эта позиция рискованная. Только листок нетрудоспособности подтверждает болезнь. Без документа  у  вас  нет  достаточных  оснований  использовать  коды  болезни.Когда сотрудник выйдет на работу, запросите больничный лист и скоррек-тируйте табель учета.  Проверьте  подлинность  больничного  листа.  Документ  должен  быть оформлен по форме и правилам, которые утвердило Минздравсоцразвития (приказ Минздравсоцразвития от 26.04.2011 № 347н, Порядок выдачи лист-ков нетрудоспособности, утв. приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н, далее – Порядок выдачи больничных). Работник вправе представить больничный  лист  в  форме  электронного  документа,  который  подписан усиленной электронной подписью (ст. 2 Федерального закона от 01.05.2017 № 86-ФЗ).Как действовать, если подозреваете, что сотрудник вас обманываетЕсли не уверены, что сотрудник действительно болеет, составляйте ежедневноакт об отсутствии работника на рабочем месте и фиксируйте дни неявки. Когдасотрудник выйдет и не сможет доказать, что отсутствовал по уважительнымпричинам, руководитель составит докладную. На основании акта, докладнойи объяснений работника вы издадите приказ о привлечении к дисциплинарнойответственности (ст. 193 ТК).e.kdelo.ru | № 3 Март 2018 63

документооборотОбщество с ограниченной ответственностью «Гранада»(ООО «Гранада»)АКТ02.03.2018 № 1МоскваО невозможности ознакомить работника с приказом об увольненииВремя составления акта 10.00 Настоящий акт составлен начальником отдела кадров Фроловой Анной Михайловной в при-сутствии старшего юриста Волковой Ирины Аркадьевны и секретаря Трековой Нины Георгиевныо нижеследующем. 2 марта 2018 года прекратил действие срочный трудовой договор от 09.01.2018 № 2-к с мон-тажником Кирилловым С.А., о чем ему было направлено уведомление от 25.02.2018. С 25.01.2018Кириллов С.А., по его устному заявлению, до настоящего времени находится на больничном. В деньувольнения Кириллов С.А. на работу не вышел, о дате явки не сообщил. В связи с чем 02.03.2018ознакомить Кириллова С.А. с приказом об увольнении возможности нет.Достоверность сведений, указанных в настоящем акте, подтверждаем:начальник отдела кадров Фролова А.М. Фроловастарший юрист Волкова И.А. Волковасекретарь Трекова Н.Г. Трекова Проверьте, совпадает ли период больничного со временем, когда сотруд- ник отсутствовал на работе. Посмотрите подписи сотрудников медицинской  организации. Если работник лечился амбулаторно, медицинская организация  оформляет больничный лист на срок не более 15 календарных дней (п. 11  Порядка выдачи больничных). Подписывает документ только лечащий врач  (раздел 9 Порядка выдачи больничных). Когда работнику оформляют боль- ничный на срок более 15 календарных дней, в документе должно быть две  подписи: лечащего врача и председателя специальной врачебной комиссии  (п. 13 Порядка выдачи больничных, образец на с. 65).  Проверьте  максимальный  срок  больничного.  По  решению  врачебной  комиссии работнику могут оформить больничный на срок не более 10 ме- сяцев. При некоторых заболеваниях, например травмах, туберкулезе, боль- ничный продлевают на срок не более 12 месяцев (абз. 3 п. 13 Порядка выдачи  больничных). Важная статья: «Когда можно уволить сотрудника на больничном» (№ 8, 2016) e.kdelo.ru/48370964 Кадровое дело | № 3 Март 2018

Объясните коллегам12 0 3 2 0 1 8 1 4 0 3 2 0 1 8 Т Е Р АП Е В Т С ИМОНОВ А ОК Симонова15 0 3 2 0 1 8 2 3 0 4 2 0 1 8 Т Е Р АП Е В Т С ИМОНОВ А ОК Симонова Лаптева ПР Е Д В К Л АПТ Е В А И В 24 04 2018 Симонова Если сотрудник вышел на работу, но не принес больничный лист, запро-сите у него объяснения. Сотрудник должен письменно изложить, по каким причинам он отсутствовал на работе (письмо Роструда от 31.10.2008 № 5916-ТЗ). Если посчитаете причины неуважительными, можете уволить за прогул (ст. 192, 193 ТК). Наш совет. Чтобы исправить табель рабочего времени после того, как выяснили причины неявки сотрудника, действуйте так. Зачеркните одной линией  неверные  данные.  Сверху  впишите  правильные  коды.  Укажите дату исправления, фамилии и инициалы лиц, составивших документ, и их личные подписи.Поручите работу заболевшего сотрудника другомуспециалистуВ  период  болезни  сотрудника  вы  должны  сохранить  его  место  работы (ст. 183 ТК). Обязанности заболевшего можете временно передать другому сотруднику, оформить дополнительную работу (ст. 60.2 ТК). Также вправе временно перевести на должность отсутствующего работника другого спе-циалиста (ст. 72.2 ТК).  Чтобы оформить дополнительную работу, получите письменное согласие сотрудника и подпишите соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК). В со-глашении  установите  срок  и  размер  доплаты,  пропишите,  что  поручение действует «до выхода на работу основного работника» (ст. 151 ТК). На осно-вании соглашения издайте приказ. Запись в раздел 3 личной карточки Срочный трудовой договор можете расторгнуть во время болезниЕсли во время длительного больничного истекает срок трудового договора,расторгайте его в общем порядке (ст. 79 ТК). Письменно предупредите сотрудни-ка об увольнении за три дня до даты окончания действия трудового договора.Чтобы соблюсти процедуру увольнения, направьте письмо с предупреждениемпо адресу места жительства работника с описью вложения и уведомлениемо вручении. Срок уведомления начнет течь со дня, когда работник получитписьмо, поэтому отправьте его заранее.e.kdelo.ru | № 3 Март 2018 65

документооборот По каким основаниям можно прекратить трудовой договор с работником в период больничного Соглашение сторон (ст. 78 ТК) Истечение срока трудового договора (ст. 79 ТК) По инициативе работника (ст. 80 ТК) Ликвидация организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК) Отказ от работы в связи с изменением условий трудового договора (ст. 74 ТК) Восстановление на работе сотрудника, который ранее выполнял эту работу (ст. 83 ТК) вносить не нужно, информацию о совмещении можете отразить в разделе 10  «Дополнительные сведения». Если  важно,  чтобы  другой  сотрудник  выполнял  работу  заболевшего  в полном объеме, оформите временный перевод (ч. 1 ст. 72.2 ТК). Сотрудник  будет  выполнять  работу  только  по  новой  должности,  но  за  ним  на  время  перевода  сохраняется  его  прежнее  место.  Для  этого  направьте  работнику  предложение  о  переводе  и  получите  его  письменное  согласие.  Составьте  соглашение к трудовому договору. В условии соглашения о сроке укажите,  что оформляете перевод до выхода основного работника на работу. Издайте  приказ и ознакомьте с ним работника под подпись, внесите запись о пере- воде в личную карточку в раздел 3 «Прием на работу и переводы на другую  работу».  Другой  вариант  –  принять  стороннего  специалиста  по  срочному  трудовому договору (ч. 1 ст. 59 ТК). Не увольняйте сотрудника в период болезни по инициативе работодателя Работникам во время больничного Трудовой кодекс устанавливает гаран- тии. Например, вы не можете уволить сотрудника по основаниям статьи 81  Трудового кодекса. Исключение действует в отношении госслужащих. Когда  работник отсутствует по причине болезни более четырех месяцев, работо-66 Кадровое дело | № 3 Март 2018

Объясните коллегамдатель вправе расторгнуть с ним госконтракт (ст. 37 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ). Если сотрудник долго болеет и вы хотите на его место принять другого человека бессрочно, можете уволить его по соглашению сторон или по ини-циативе самого сотрудника (схема на с. 66). Предложите работнику выйти на один день, чтобы написать заявление или согласовать условия увольнения. Если сотрудник не возражает, можете не ждать, пока истечет двухнедельный срок предупреждения, и уволить его в день, когда он подаст заявление (ч. 2 ст. 80 ТК). Если по состоянию здоровья работник не может явиться на работу, договоритесь об обмене документами по почте или при помощи курьера. Наш совет. Если работник на больничном, выдать ему документы при увольнении в последний рабочий день вы не сможете. В день увольнения на-правьте сотруднику уведомление о необходимости забрать трудовую книжку или дать согласие на отправку документа по почте (ст. 84.1 ТК). Составьте акт, где укажите, по какой причине не смогли ознакомить работника с при-казом об увольнении и выдать документы (образец на с. 64). На основании акта сделайте отметку на приказе «содержание приказа невозможно дове-сти до сведения работника, по причине его отсутствия в день увольнения».Нормативная база Актуальные тексты документов доступны на e.kdelo.ruДокумент Поможет вамСтатьи 84.1, 127, 140 ТК Выяснить общий порядок прекращения трудового договораАпелляционное определение Понять, что в период больничного с работником мож-Красноярского краевого суда но прекратить трудовой договор в связи с истечениемот 09.02.2015 № 33-1136 его срока Важные выводы1. Пропишите в локальном акте, когда и кому работник должен сообщать о болезни. Укажите, как будет фиксироваться неявка сотрудника – актом, докладной запиской или иным документом.2. Пока работник болеет, в табеле учета рабочего времени отмечайте его неявку буквенным кодом «НН» или цифровым – «30». Когда сотрудник представит больнич- ный лист, проверьте его и исправьте код на «Б» или «19».3. В период болезни работника можете заменить его другим сотрудником. Для этого оформите срочный договор или временный перевод.e.kdelo.ru | № 3 Март 2018 67

ДОКУМЕНТООБОРОТ Екатерина ШЕСТАКОВА, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент», к. ю. н. (Москва) Повысить, уволить, премировать: оформляем итоги аттестации В статье читайте: Какие формулировки вписывать в протокол аттестации Нужно ли подтверждать документами, что работник соответствует должности Почему лучше обучить неквалифицированного сотрудника, чем увольнять Если вы проводите аттестацию, выводы по каждому сотруднику записывайте в протокол. Мы рассмотрели последствия каждого решения и подготовили для вас правильные формулировки для протокола заседания аттестационной комиссии. Можете использовать их в работе прямо сейчас. Какие бумаги подготовить для аттестации Разработайте положение об аттестации. Пропишите в нем порядок прове- дения аттестации, состав аттестационной комиссии, частоту проведения и случаи, когда аттестация не проводится. Положение утверждает генераль- ный директор. Ознакомьте всех сотрудников с положением об аттестации под подпись. Когда проводить аттестацию, решает директор. Оформите решение при- казом, укажите в нем дату проведения аттестации и список аттестуемых. Допустимо утвердить приказом график проведения аттестации на год. Это удобно, если аттестация проходит несколько раз в год. Но если сотрудник, включенный в график, уволился, придется вносить изменения в этот приказ. Начальник аттестуемого составляет характеристику или аттестационный лист на него. Ознакомьте каждого аттестуемого с приказом о проведении аттестации и характеристикой под подпись. Протокол заседания аттестационной комиссии отражает ход аттестации. Укажите в протоколе (образец на с. 70), кто из членов комиссии присутствовал, какие вопросы задавали сотруднику, что он ответил. Отразите в протоколе68 Кадровое дело | № 3 Март 2018

Образцы c комментариями С 8 МАРТА!Какие документы оформляют по результатам аттестацииРешение аттестационной комиссии Приказ по результатам аттестацииСоответствует должности, рекомендуем поощрение О поощрении сотрудникаСоответствует должности, рекомендуем перевод О переводе или о включении в кадро-на вышестоящую должность вый резервСоответствует должности при условии повышения О включении сотрудника в программуквалификации повышения квалификацииСоответствует занимаемой должности Не нуженНе соответствует должности Об увольнении или переводе на дру- гую должностьпредложение комиссии по результатам аттестации работника, количествоголосов «за» и «против», итоговое решение комиссии. Решение о последствиях аттестации принимает генеральный директор.Аттестационная комиссия может только рекомендовать, а директор вправене согласиться с рекомендациями. Решение директора оформляйте при-казом по итогам аттестации. Это может быть приказ о повышении сотруд-ника, о поощрении, о включении в программу повышения квалификации,о переводе на другую должность, в том числе и нижестоящую, или приказоб увольнении. Далее мы подробно расскажем, как оформить протокол и последствияаттестации.Решили поощрить работникаЕсли работник успешно прошел аттестацию, комиссия может рекомендоватьего поощрить. Сотруднику можно объявить благодарность, выдать премию,наградить ценным подарком, почетной грамотой, представить к званиюлучшего в профессии. Этот список не ограничен. Главное – укажите видыпоощрения работников в ПВТР и положении об аттестации. Как оформить протокол. В протоколе заседания аттестационной комиссиизапишите вопросы к сотруднику и ответы на них. После ответов аттестуемогоотметьте предложение аттестационной комиссии, обычно его озвучиваетсекретарь комиссии. Укажите распределение голосов «за» и «против» пред-ложения. Если большинство «за», предложение станет решением комиссии. Что изменится для работника. Если руководитель согласен, реше-ние о поощрении сотрудника оформляйте приказом (образец на с. 71). Важная статья: «Работник не справляется с обязанностями: 69 как провести аттестацию и уволить» (№ 3, 2017) e.kdelo.ru/537419e.kdelo.ru | № 3 Март 2018

документооборотОбщество с ограниченной ответственностью «Вера»(ООО «Вера»)ПРОТОКОЛ19.02.2018 № 1Москвазаседания аттестационной комиссии Присутствовали: Федоров А.Б. – председатель аттестационной комиссии, генеральный директор ООО «Вера»; Семенов П.К. – заместитель председателя аттестационной комиссии, заместитель генераль-ного директора; Власов Н.М. – член аттестационной комиссии, начальник отдела кадров; Карпов Л.К. – член аттестационной комиссии, начальник юридического отдела; Владимиров П.В. – секретарь аттестационной комиссии, ведущий специалист отдела кадров. Повестка дня: проведение аттестации старшего специалиста отдела кадров Михайлова А.А. Слушали: Владимиров П.В. ознакомил членов комиссии с характеристикой на аттестуемого Михайлова А.А. Вопросы к аттестуемому Михайлову А.А. и ответы на них: Вопрос 1. Дайте определение понятию «совместительство». Ответ. В соответствии с частью первой статьи 282 Трудового кодекса при совместительстве со-трудник в свободное от основной работы время выполняет другую регулярную оплачиваемуюработу по отдельному трудовому договору. Оценка ответа. Ответ правильный, полный. Вопрос 2. Дайте определение понятию «совмещение должностей». Ответ. В соответствии со статьей 60.2 Трудового кодекса при совмещении должностей нарядус основной работой, предусмотренной в трудовом договоре, сотрудник выполняет дополнитель-ную работу по другой или той же профессии за дополнительную оплату в течение установленнойпродолжительности рабочего дня. Оценка ответа. Ответ правильный, полный. Владимиров П.В. предложил поощрить Михайлова А.А. Количество голосов членов комиссии: «за» – 3, «против» – 1, «воздержались» – 1. Решили: рекомендовать старшего специалиста отдела кадров Михайлова А.А. к награждениюпочетной грамотой.…Характеристику или Вопросы и ответы можно Если большинство «против», отметьтеоценочный лист прописать как в основ- в протоколе новое предложение и рас-составляет началь- ном тексте протокола, пределение голосов. Если второе пред-ник аттестуемого так и в отдельном ложение принято большинством голосов,сотрудника. приложении. оно и станет решением комиссии.70 Кадровое дело | № 3 Март 2018

Образцы c комментариямиОбщество с ограниченной ответственностью «Вера»(ООО «Вера»)ПРИКАЗ26.02.2018 № 4МоскваО поощрении сотрудника В целях реализации итогов аттестации сотрудников, проведенной 19.02.2018,ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Поощрить за успехи в работе старшего специалиста отдела кадров Михайлова А.А. и выплатитьпремию в размере одного оклада, а также наградить почетной грамотой. 2. Выплату премии перечислить с заработной платой за март 2018 г. 3. Контроль за исполнением приказа возлагаю на главного бухгалтера Викторова В.В. и началь-ника отдела кадров Власова Н.М.Генеральный директор Федоров А.Б. ФедоровС приказом ознакомлены: Михайлов А.А. Михайлов 26.02.2018старший специалист отдела кадров…Срок для издания приказа законодательством не установлен. Ознакомьтесотрудника с приказом под подпись. Сведения о награждении занеситев трудовую книжку.Переводите сотрудника на вышестоящуюдолжностьЧасто работники перерастают свою должность, это можно понять и порезультатам аттестации. В таком случае комиссия делает рекомендациюо повышении работника. Как оформить протокол. Комиссия может рекомендовать работника дляперевода на вышестоящую должность. Лучше отметить в протоколе, чторекомендуете включить сотрудника в кадровый резерв на вышестоящуюдолжность. Эта фраза безопасна на случай, если в штатном расписании нетвакансий. Иначе сотрудник может посчитать, что вы обязаны перевестиего сразу после того, как протокол подписан. Чтобы избежать конфликтас сотрудником, укажите формулировку о кадровом резерве.…Решили: рекомендовать специалиста юридического отдела Павлова Н.В. к включению в кадровыйрезерв на вышестоящую должность ведущего специалиста юридического отдела.…e.kdelo.ru | № 3 Март 2018 71

документооборот Что изменится для работника. Переводите работника на вышестоящую должность, если он согласен, а должность вакантна. Если в организации нет вакантных должностей, включите работника в резерв, ведь комиссия только рекомендует, а не принимает решение. Перевод на вышестоящую должность или зачисление в резерв оформ- ляйте приказом. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись. Кроме того, оформите дополнительное соглашение к трудовому договору, если переводите сотрудника на другую позицию (ст. 72 ТК). Ничего не меняете, работник соответствует должности Если работник соответствует занимаемой должности, отразите это в про- токоле аттестационной комиссии. Никаких приказов о том, что оставляете работника на прежней должности, не требуется. Как оформить протокол. Если работник просто справляется со своей работой, но не более того, укажите в протоколе, что признали сотрудника соответствующим занимаемой должности. Это самое популярное решение аттестационной комиссии. И кроме протокола, других документов оформ- лять не нужно. … Решили: считать аттестуемую Иванову О.П. соответствующей занимаемой должности менеджера отдела продаж. … Что изменится для работника. Вывод о соответствии занимаемой долж- ности не несет каких-либо последствий для работника. Если сотрудник рас- считывал после аттестации занять более высокую должность, но комиссия не вынесла такого решения, результаты аттестации он может обжаловать в суде (апелляционное определение Саратовского областного суда от 09.11.2017 по делу № 33а-7408). Хотите, чтобы сотрудник повысил квалификацию Комиссия делает вывод о необходимости повысить квалификацию, если видит, что работнику не хватает знаний по своей должности. Решение комиссии выгодно сотруднику, потому что оградит его от немедленного увольнения. Выгодно решение и для компании, ведь велика вероятность судебных исков от уволенных по результатам аттестации сотрудников. Как оформить протокол. Если работнику нужно повысить квалификацию, запишите эту рекомендацию в протоколе. Отметьте, что комиссия считает аттестуемого соответствующим своей должности, только если он повысит квалификацию. Укажите, что после обучения работник должен пройти по- вторную аттестацию. Иначе смысл рекомендации теряется.72 Кадровое дело | № 3 Март 2018

Образцы c комментариями…Решили: считать аттестуемого Волкова А.Б. соответствующим занимаемой должности специ-алиста отдела технической поддержки при условии повышения квалификации по направлениюпрофессиональной деятельности сотрудника. Рекомендовать Волкова А.Б. для включения в спи-сок работников, направляемых на повышение квалификации с последующим прохождениемповторной аттестации.… Что изменится для работника. Работник должен согласиться с тем, чтоему нужно повысить квалификацию. Если сотрудник отказывается, убедитеего в обратном. Например, обучение необходимо для работы. Если он неповысит квалификацию, вы его отстраните. Работодатель для того и прово-дит аттестацию, чтобы определить соответствие работников занимаемойдолжности. Если результаты покажут, что квалификация сотрудника недо-статочна, его можно уволить. Издайте приказ о прохождении обучения. В основании приказа укажитереквизиты протокола аттестационной комиссии. Пропишите конкретныйсрок прохождения обучения и ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.Признали работника несоответствующимдолжностиАттестационная комиссия не увольняет работника, а только признает несо-ответствующим должности. Окончательное решение за руководителем ком-пании. Он может решить перевести сотрудника на подходящую должность,а не увольнять. Как оформить протокол. Если комиссия решает, что сотрудник не соот-ветствует занимаемой должности, записям в протоколе уделите повышенноевнимание. Протокол будет основанием для приказа об увольнении. Еслиработник потом обратится в суд, вам придется представить протокол на засе-дание суда. А нарушение порядка проведения аттестации, отраженное в про-токоле, будет причиной считать приказ об увольнении недействительным(апелляционные определения Свердловского областного суда от 08.09.2017по делу № 33-14827/2017 и Московского городского суда от 24.01.2017 по делу№ 33-2768/2017).…Решили: рекомендовать расторгнуть трудовой договор с Григорьевым А.Ф. на основании пункта 3части первой статьи 81 Трудового кодекса (несоответствие работника занимаемой должностивследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации).… Что изменится для работника. Выводы аттестационной комиссии о дело- 73вых качествах сотрудника оценивайте в совокупности с другими докумен-e.kdelo.ru | № 3 Март 2018

ДОКУМЕНТООБОРОТ тами, свидетельствующими о результатах его работы (п. 31 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2). Если работник не соответствует должности, предложите ему другую вакансию. Однако переводите только с согласия самого сотрудника. Предлагайте работнику вакансии, в том чис- ле и нижестоящие, с учетом состояния его здоровья (ч. 3 ст. 81 ТК, письмо Роструда от 06.03.2013 № ПГ/1180-6-1). Оформите письменное предложение о других вакансиях и получите от- метку о согласии или несогласии работника. Если вам некуда перевести сотрудника или он не соглашается, увольняйте его за несоответствие за- нимаемой должности, подтвержденное результатами аттестации (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК). Результаты аттестации для увольнения по данному основанию обязательны. А вот требовать объяснительную записку от сотрудника не нуж- но, поскольку работник уволен не из-за дисциплинарного взыскания. Оформите перевод или увольнение в течение двух месяцев после атте- стации (п. 12 постановления ГКНТ СССР и Госкомтруда СССР от 05.10.1973 № 470/267 «Об утверждении Положения о порядке проведения аттестации…», ред. от 14.11.1986, применяется в части, не противоречащей ТК). Но прежде проверьте, можете ли уволить работника. Нельзя увольнять сотрудника во время отпуска или в период временной нетрудоспособности по иници- ативе работодателя (ч. 6 ст. 81 ТК). Есть ограничения при увольнении бере- менных женщин (ч. 1 ст. 261 ТК), родителей или попечителей детей (ст. 261 и 264 ТК) и несовершеннолетних работников (ст. 269 ТК). Если сотрудник состоит в профсоюзе, запросите мнение профсоюза, прежде чем принимать решение об увольнении (ч. 2 ст. 82 ТК). Чтобы уволить, издайте приказ и ознакомьте с ним работника. В основании приказа укажите реквизиты протокола. Так как увольнение за несоответствие должности негативно отразится на карьере работника, можно уволить его и по соглашению сторон. Тем более что увольнение по соглашению сторон сложнее оспорить в суде. Важные выводы 1. Если комиссия рекомендует повысить сотрудника, пропишите в протоколе вывод, что включаете работника в кадровый резерв. Этот вариант пригодится, если нет свободных вакансий или вы не планируете переводить сотрудника прямо сейчас. 2. Если работник соответствует занимаемой должности, отразите это в протоколе аттестационной комиссии. Приказ о том, что сотрудник остается на своей должно- сти, не потребуется. 3. Комиссия может рекомендовать работнику повысить квалификацию, если возникли сомнения в его соответствии должности. Такое решение оградит сотрудника от увольнения и избавит компанию от иска бывшего работника.74 Кадровое дело | № 3 Март 2018

документооборот Кадровик составляет выгодный ученический договор Ученический договор помогает работодателю защитить свои интересы. Сотрудники не могут уволиться, пока не отработают в компании оговоренный срок. Либо должны вернуть деньги, потраченные работодателем на обучение. Посмотрите, какие пункты договора помогают компаниям отстоять свою позицию, если спор с работником доходит до суда. 1 Оформляйте ученический договор, если у компании есть лицензия Самостоятельно обучать своих сотрудников и соискателей могут компании, получившие лицензию на образовательную деятельность (ст. 91 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»). Укажите в ученическом договоре сведения о своей лицензии. Если у компании нет лицензии, заключить ученический договор вы не можете. Оформляйте соглашение об обучении и трехсторонний договор об образовании с сотрудником и учебным заведением. … 1.1. Работодатель направляет Работника для получения дополнительного профессиональ- ного образования в Корпоративный Центр повышения квалификации, лицензия на осущест- вление образовательной деятельности от 15.04.2017 № 87588. … 2 Обещайте то, в чем уверены Если вы хотите после обучения перевести сотрудника на другую долж- ность, подумайте, стоит ли это намерение указывать в договоре. Условие о переводе в договоре придется исполнить и предложить работнику новую должность. Иначе, если обиженный сотрудник решит уволиться, не отработав положенное время, вы не сможете вернуть затраты на обучение (апелляционное определение Курского областного суда от 07.05.2013 по делу № 33-990-2013).76 Кадровое дело | № 3 Март 2018

Шпаргалка С 8 МАРТА!3 Выдайте сотруднику документ об обучении Укажите, где будет учиться сотрудник и какую квалификацию он приобретет (ст. 199 ТК). После обучения выдайте работнику подтверж- дающий документ. В противном случае, если сотрудник не получит диплом или сертификат, а потом решит досрочно уволиться, суд откажет компании в возмещении затрат на обучение (апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 22.05.2017 по делу № 33-10703/2017). 4 Следите, чтобы у сотрудника не было переработок Пропишите срок договора и длительность обучения (ст. 201 ТК). Укажите, в какой форме будет проходить обучение, освободите ли сотрудника от работы полностью или частично. Если работник учится с частичным отрывом от работы, четко пропишите время его обучения. Период учебы и работы не должен превышать норму рабочего времени. Нельзя привлекать учеников к сверхурочной работе и отправлять в командировки во время ученичества (ст. 203 ТК).… 2.1. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания и действует до фактиче-ского исполнения. 2.2. Срок обучения – 288 (двести восемьдесят восемь) академических часов, продолжитель-ность обучения – с 20 февраля 2018 года по 15 ноября 2018 года. 2.3. Работник получает образование с частичным отрывом от работы, форма обучения– очно-заочная. Время обучения – вторник, четверг с 14.00 до 18.00.… 5 Установите стипендию и зарплату Оплата в период обучения – это необходимое условие ученического договора (ст. 199 ТК). За время обучения платите сотруднику стипендию не ниже МРОТ (ст. 204 ТК). Пропишите размер заработной платы за период ученичества. Начисляйте зарплату пропорционально отрабо- танному времени.… Работодатель обязан: 3.1. В период обучения осуществлять оплату труда Работника в соответствии с заключеннымс ним трудовым договором пропорционально отработанному времени. 3.2. В период обучения ежемесячно выплачивать Работнику стипендию в размере15 000 (пятнадцать тысяч) рублей.…e.kdelo.ru | № 3 Март 2018 77

документооборот 6 Пропишите обязанности сотрудника Отметьте требования о дисциплине работника на время обучения. Укажите, что работник должен выполнять учебный план, а в остальное время работать по своей должности. Если сотрудник, например, не сдаст экзамен, ему придется вернуть деньги за обучение (апелляционное определение Московского городского суда от 02.03.2017 по делу № 33-3859/2017). Четко пропишите срок, который сотрудник должен отработать в компании, после того как обучение закончится (ст. 199 ТК). … Работник обязан: 4.2.1. Пройти обучение, соблюдать учебную дисциплину, получить документы, подтвержда- ющие прохождение обучения. 4.2.2. Проработать у Работодателя не менее одного года после завершения обучения. … 7 Перечислите ситуации, когда сотрудник возмещает компании затраты Напишите, в каких случаях сотрудник возвращает компании стои- мость обучения (ст. 207 и 249 ТК). Перечислите как можно больше вариантов. Это поможет вам в спорных ситуациях и в суде. Уточните, по каким уважительным причинам сотрудник, нарушив- ший условия договора, не обязан возмещать затраты на свое обучение. … 5.1. Работник обязан полностью возместить Работодателю затраты на обучение в случае неуспеваемости и нарушения учебной дисциплины без уважительной причины. 5.2. В случае увольнения Работника за совершение виновных действий или по собственно- му желанию без уважительной причины до истечения одного года после завершения обучения Работник возмещает Работодателю затраченные на обучение средства пропорционально не отработанному после обучения времени. 5.3. Уважительными причинами увольнения по собственному желанию признается болезнь, препятствующая продолжению работы, необходимость ухода за больным членом семьи, зачисление в образовательное учреждение, направление супруга на работу в другую мест- ность, а также прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (ст. 83 ТК) и в связи с ликвидацией организации либо сокращением штата (п. 1 и 2 ч. 1 ст. 81 ТК). … Важный образец: Ученический договор скачайте здесь kdelo.ru/obrazec78 Кадровое дело | № 3 Март 2018

ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ Александра ЛАРИНА, директор по управлению персоналом ГК «ССТ» (Москва) Что делать, если сотрудник принес больничный с ошибками В статье читайте: Принимать ли больничный, если врач не указал в нем место работы Как поступить, если в документе нет печати медицинской организации Когда можно принять больничный, который выдали задним числом Проверьте больничный лист, который принес сотрудник, при помощи нашей статьи. Мы подскажем, какие неточности не вызовут претензий ФСС (схема на с. 82), а когда работнику придется получить дубликат. Образец больнич- ного листка с частыми ошибками – на странице 81. Неверно указали Ф. И. О. или дату рождения работника, на больничном нет печати Фамилию, имя, отчество и дату рождения больного врач вносит по паспорту или иному документу, удостоверяющему личность. При любой ошибке в этих сведениях больничный считают испорченным (абз. 7, 8 п. 58 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утв. приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н, далее – Порядок выдачи больничных). На больничном должен быть оттиск печати с читаемым наименованием медицинской организации. Это главное доказательство того, что листок не поддельный. Оттиск может содержать текст «для больничных листков», «для листков нетрудоспособности» (п. 60 Методических указаний, утв. по- становлением ФСС от 07.04.2008 № 81, п. 2 письма ФСС от 28.10.2011 № 14-03- 18/15-12956). Рекомендация. Если врач неправильно указал личные данные больного, в документе нет печати или она нечеткая, попросите работника получить дубликат больничного или проставить печать. Эти ошибки относятся к су- щественным, поэтому ФСС не зачтет пособие (схема на с. 83).80 Кадровое дело | № 3 Март 2018

Исправьте ошибкуВрач допустил ошибку Врач допустил ошибку Оформили позднее даты начала болезнив дате рождения работника. в фамилии работника. без решения врачебной комиссии. Ѵ ПОЛИК ЛИНИКА №55 МОС К В А Н О В О ДМИ Т Р О В С К А Я 1 13 03 2018 1 1 2 7 7 3 9 6 9 5 3 3 2 К РЫЛОВА ИГОРЬ ИВ А НОВ ИЧ30 02 1976 Ѵ 01ООО С Т А Н К ОЛИ Т З А В ОДv12 0 3 2 0 1 8 2 2 0 3 2 0 1 8 Т Е Р АПЕ В Т К У З ИНА ОИ Кузина 23 03 2018 КузинаСокращение названия орга- Больничный оформили позднее даты Оттиск печати не чита-низации не является суще- начала болезни, однако подписи предсе- ется, нужно переофор-ственной ошибкой. дателя врачебной комиссии нет. мить документ.Больничный заполнили шариковой ручкой 81или синими черниламиЛисток нетрудоспособности заполняют черными чернилами печатнымибуквами от руки, на компьютере или комбинированным способом (п. 56Порядка выдачи больничных, письмо ФСС от 23.10.2014 № 17-03-09/06-3841П).Можно использовать гелевую, капиллярную или перьевую ручки. Вноситьзаписи шариковой ручкой и синими чернилами нельзя. В этом случае ФССсочтет, что документ испорчен.e.kdelo.ru | № 3 Март 2018

ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ С какими ошибками больничный можно оплатить* Указали сокращенное или неточное наименование работодателя Проставили лишние символы в наименовании работодателя: кавычки, точки, запятые, тире Заполнили поля бланка прописными буквами Указали в строке «Должность врача» слова «врач» или «лечащий врач» Оставили пробелы между инициалами врача Внесли адрес медицинской организации не в обычной последовательности Проставили печать на информационное поле * Пункты 6, 8, 17 письма ФСС от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956. Цвет чернил и выбор ручки важны для автоматической обработки све- дений. При сканировании синие или фиолетовые чернила, а также записи, которые внесли шариковой ручкой, будут сливаться с защитными волокнами, что затруднит распознавание документа. Рекомендация. Если увидели записи синей ручкой, отправьте работника за дубликатом. Иначе ФСС вернет больничный лист из-за того, что сотруд- ники фонда технически не могут его обработать. Неправильно указали место работы Если врач неверно написал полное или сокращенное название организации, ее можно идентифицировать по регистрационному номеру страхователя. Территориальный орган ФСС в этом случае не вправе отказать в зачете расходов на пособие. Не возникнет ошибки, если наименование организа- ции сократили из-за того, что оно не помещается в отведенном поле, или не поставили кавычки, тире, точки, запятые (п. 6 письма ФСС от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956).82 Кадровое дело | № 3 Март 2018

Исправьте ошибку С 8 МАРТА! Когда больничный лист вернуть сотруднику* 83 Не проставили печать медицинской организации Неправильно написали фамилию, имя, отчество, дату рождения пациента Выдали больничный задним числом без решения врачебной комиссии Заполнили больничный листок синими чернилами или шариковой ручкой Указали ошибочный код причины нетрудоспособности Оформили больничный на срок более 15 календарных дней без решения врачебной комиссии* Пункты 56, 57 Порядка выдачи больничных. Если строку о месте работы вообще не заполнили, формально листокнетрудоспособности нужно вернуть работнику, чтобы необходимые све-дения внес врач. В то же время многие медицинские организации наотрезотказываются вписывать название компании, чтобы не допустить ошибки. Рекомендация. Если работодателя можно установить, примите и оплатитебольничный. Когда наименование организации изменили до неузнаваемости,отправьте работника за дубликатом. Если сотрудник принес больничныйлист без названия фирмы, потому что в больнице отказались внести этуинформацию, можете вписать ее сами. Черной гелевой или капиллярнойручкой. Оснований не принять расходы на пособия у ФСС нет.Внесли неверный код причины нетрудоспособностиПричину болезни врач указывает в зашифрованном виде. Для этого исполь-зуют единые коды: 01 – заболевание, 02 – травма и т. д. От кода зависит Важная статья: «Как работодателю заполнить свой раздел больнич- ного в сложных ситуациях» (№ 4, 2017) e.kdelo.ru/545663e.kdelo.ru | № 3 Март 2018

ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ размер пособия. Так, при заболевании пособие оплачивают исходя из стажа, а при производственной травме – в размере 100 процентов заработка неза- висимо от стажа. Если причина временной нетрудоспособности изменилась, в строке «Причина нетрудоспособности» заполняют ячейку «код изм». Например, если в больничном листке сначала указали код «01» (заболевание), а затем назначили лечение туберкулеза, в ячейке «код изм» должны указать «11». В строке «дата 1» проставляют дату, когда изменилась причина нетрудоспо- собности (п. 58 Порядка выдачи больничных). Рекомендация. Если врач указал не тот код причины болезни или в боль- ничном не отразили, что причина болезни изменилась, безопаснее вернуть листок сотруднику, чтобы в поликлинике его заменили. Иначе фонд может не зачесть расходы. Больничный лист выдали на срок более 15 дней или задним числом без решения врачебной комиссии При амбулаторном лечении лечащий врач единолично выдает листки нетрудоспособности сроком до 15 календарных дней включительно. Если работник болеет дольше, больничный продлевает врачебная комиссия, которую назначает руководитель медицинской организации. В этом слу-84 Кадровое дело | № 3 Март 2018

Исправьте ошибкучае в таблице «Освобождение от работы» указывают должности, фамилии,инициалы и подписи двух врачей – лечащего и председателя комиссии(п. 11, 13, 60 Порядка выдачи больничных, абз. 6 письма ФСС от 08.04.2013№ 15-03-11/12-3453). При амбулаторном лечении больничный оформляют в день, когда уста-новили временную нетрудоспособности, на весь период болезни. В исклю-чительных случаях больничный выдают за прошедшее время, а не в день,когда сотрудник заболел. Например, в листке от 2 марта врач указываетдату начала освобождения от работы – 1 марта. Выдать больничный заднимчислом в таких случаях можно только по решению врачебной комиссии,если больного ранее осмотрел медицинский работник (абз. 2 п. 14 Порядкавыдачи больничных). Рекомендация. Если без решения комиссии врач выдал больничныйболее чем на 15 дней или оформил его задним числом, доказывать правотув споре с ФСС работодателю придется в суде. Поэтому верните работникубольничный и попросите его переоформить.Нормативная база Актуальные тексты документов доступны на e.kdelo.ruДокумент Поможет вамПункты 58–67 Порядка выдачи листков Узнать, по каким правилам необходимонетрудоспособности, утвержденного прика- заполнять больничные листызом Минздравсоцразвития от 29.06.2011№ 624н Понять, что переоформлять больничный не нужно, если в нем есть лишь техническиеПисьма ФСС от 28.10.2011 № 14-03-18/15- недочеты12956, от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575 Выяснить, в каком порядке оформляютАбзац 6 письма ФСС от 08.04.2013 № 15-03- больничный, который выдали на срок более11/12-3453 15 дней Важные выводы1. Не принимайте больничный, если в нем нет печати медицинской организации или она нечеткая. Попросите работника проставить печать или получить дубликат.2. Если врач указал место работы неточно, но работодателя можно установить, вносить исправления в документ не нужно.3. Попросите сотрудника переоформить больничный, если его выдали без решения врачебной комиссии на срок более 15 дней или задним числом.e.kdelo.ru | № 3 Март 2018 85

ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ Александр БЫЧКОВ, начальник юридического отдела АО ТГК «Салют» (Москва)Как избежать штрафа,если компания нарушиласрок выплаты отпускныхпо вине работникаВ статье читайте: Кому работодатель не вправе отказать в отпуске в удобное время Стоит ли начислять компенсацию, если просрочили выплату отпускных Когда есть смысл обжаловать административный штрафЕсли работодатель отправляет сотрудника в отпуск со следующего дня по егопросьбе или в силу закона1, то нарушает срок выплаты отпускных. Их нужноперечислить минимум за три дня до начала отпуска. Исключений из этогоправила нет. Мы разобрали, должен ли в таких случаях работодатель начис-лить сотруднику проценты за задержку выплаты и как добиться отменыадминистративного штрафа.Добровольно начислите компенсацию за просрочкувыплаты отпускныхЕсли компания нарушила срок выплаты отпускных, придется заплатитьсотруднику денежную компенсацию – проценты за каждый день просрочки.Не имеет значения, виновен работодатель в несвоевременной выплате илинет (ст. 236 ТК). Так как размер компенсации незначительный, выплатитеее сотруднику одновременно с отпускными. Это подтвердит добросовест-ность компании. Компенсацию за просрочку выплат считают со дня, следующего за датой,когда должны были перечислить причитающиеся работнику суммы, и по 1 Таблица на с. 89. Кадровое дело | № 3 Март 201886

Обсудите с бухгалтерией С 8 МАРТА!день фактической выплаты. Когда сотрудник просит отпуск со следующегодня, работодатель объективно не может выплатить отпускные за три дня.Поэтому рассчитайте компенсацию со следующего дня после даты, когдаприняли заявление на отпуск. Определите сумму компенсации по формуле,которая приведена ниже.Компенсация Невыплаченная Ключевая ставка ЦБ, Количествоза задержку = работнику сумма � 1/150 � действующая � дней выплаты после удержания в период задержки задержки НДФЛ выплаты выплаты Пример Бухгалтер ООО «Руанда» Суворова П.Р. 12 марта 2018 года написала заявление на ежегодный отпуск на 14 календарных дней с 13.03.2018 по 26.03.2018. Рабо- тодатель отпуск согласовал. Размер отпускных составил 18 550 руб. Их перечислили 15 марта. Одновре- менно компания начислила компенсацию за просрочку выплаты. Ключевая ставка ЦБ равна 7,5 процента. Просрочка составила 3 дня, по- скольку обязанность выплатить отпускные возникла у компании 12.03.2018 – в день, когда у работника приняли заявление на отпуск, а компенсацию считают со следующего дня. Размер отпускных Суворовой после удержания НДФЛ составил: 18 550 руб. – (18 550 руб. × 13%) = 16 138,5 руб. Сумма компенсации за просрочку выплаты составила: 16 138,5 руб. × 1/150 × 7,5% × 3 дн. = 24,21 руб.Комментарий в тему Инна ИВАНОВА, заместитель начальника Управления проектной деятель- ности в сфере трудовых отношений Роструда, к. ю. н. (Москва) ГИТ не оштрафует работодателя, если тот нарушит трехдневный срок для оплаты отпускных не по своей вине Нередко по неотложным семейным обстоятельствам сотрудник просит отпустить его в отпуск вне графика, со следующего дня. Закон этого не за- прещает. При этом формально работодатель нарушит правило о выплате отпускных за три дня (ч. 9 ст. 136 ТК). При проверке инспектор отразит это в акте. Однако в предписании нарушение не укажут, ведь закон уже нельзя выполнить. Поскольку компания не могла выплатить отпускные в срок, административное производство, скорее всего, прекратят из-за отсутствия вины работодателя.e.kdelo.ru | № 3 Март 2018 87

ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ Учитывайте, инспектор ГИТ не вправе выдать работодателю предписание о выплате работникам денежной компенсации за задержку отпускных. Это связано с тем, что ГИТ не рассматривает трудовые споры. Если вы получили такое предписание, обратитесь в суд, чтобы его отменили (ст. 381, 382 ТК, решение Самарского областного суда от 25.05.2017 по делу № 21-1188/2017). Важная статья: «Отпуск в удобное время: как быстро оформить» (№ 10, 2015) e.kdelo.ru/412846 Добейтесь замены штрафа устным замечанием или предупреждением У инспекторов ГИТ нет единой позиции по вопросу, отвечает ли работода- тель за несвоевременную выплату отпускных, если его вины в этом не было. Не исключено, что ГИТ объявит работодателю предупреждение или оштра- фует. Размер штрафа для должностных лиц составляет от 10 000 до 20 000 руб., для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 6 ст. 5.27 КоАП). Судебная практика об оспаривании постановлений ГИТ также неоднозначна, но шансы отменить штраф у работодателя есть. Малозначительность нарушения. Суд может прекратить дело в связи с малозначительностью и ограничиться устным замечанием, если нарушение разовое и не причинило серьезного вреда (ст. 2.9 КоАП). В пользу работодателя говорит выплата компенсации за задержку отпускных, которая подтверждает, что компания загладила причиненный работнику ущерб. В таких случаях суд может признать нарушение малозначительным (решения Изобильненско- го районного суда Ставропольского края от 21.08.2017 по делу № 12-99/2017, Приморского районного суда Архангельской области от 20.04.2017 по делу № 12-35/2017). Заявление сотрудника укрепит позицию компании в споре с ГИТ Иногда работодатель просит сотрудника сдвинуть начало отпуска на три дня, чтобы выплатить отпускные, не нарушая сроков. При этом фактически сотрудник идет в отпуск именно тогда, когда хотел, но в заявлении указывает более поздние даты. Это рискованно – если с работником во время его отсутствия что-то случит- ся, он может потребовать признать несчастный случай на производстве. Если не можете отказать в отпуске со следующего дня, пусть сотрудник укажет, что он просит перенести выплату отпускных на более позднюю дату. Запись работник может сделать в заявлении на отпуск. В случае претензий ГИТ это подтвердит, что работодатель по объективным причинам не мог выплатить отпускные в срок, его вины в нарушении закона нет. В таком случае производство по делу могут прекратить (ст. 24.5 КоАП).88 Кадровое дело | № 3 Март 2018

Обсудите с бухгалтериейКаким сотрудникам предоставлять отпуск в удобное для них время*Категория работников Период отпуска Документ, который подтверждает льготуЖенщины (абз. 2 ч. 3 ст. 122, Беременные сотрудницы могут Справка о беременности,ст. 260 ТК) уйти в ежегодный отпуск до или больничный в связи с от- после отпуска по беременности пуском по беременности и родам. Либо женщина может и родам, приказ о пре- взять ежегодный отпуск сразу доставлении отпуска после отпуска по уходу за ребен- по уходу за ребенком ком. Время непрерывной работы в компании значения не имеет ПаспортНесовершеннолетние (абз. 3 В удобное время, независимоч. 3 ст. 122, ст. 267 ТК) от стажа непрерывной работы в компанииРаботники, усыновившие Независимо от стажа непрерыв- Свидетельство о рожде-ребенка (детей) в возрасте ной работы в компании нии ребенка, судебноедо трех месяцев (абз. 4 ч. 3 решениест. 122 ТК)Совместители (ст. 286 ТК) Одновременно с отпуском Заверенная копия при- по основной работе, независимо каза об отпуске или от стажа непрерывной работы выписка из графика от- в компании пусков с основного места работыРаботники, отозванные В удобное время в текущем Приказ об отзыве из от-из ежегодного оплачиваемо- рабочем году либо присоединить пускаго отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК) неотгулянные дни к отпуску в сле- дующем рабочем годуОдин из родителей (опекун, В удобное время Свидетельство о рожде-попечитель, приемный нии ребенка, справка,родитель), воспитывающий подтверждающая инва-ребенка-инвалида в возрасте лидность ребенкадо 18 лет (ст. 262.1 ТК)Мужья, жены которых нахо- В период, когда жена находится Справка о беременности,дятся в отпуске по беремен- в отпуске по беременности и ро- копия больничного, вы-ности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК) дам. Время непрерывной работы данного в связи с отпу- у работодателя значения не имеет ском по беременности и родамОдин из родителей, опекун, В период сопровождения ребенка Свидетельство о рожде-попечитель, работающий в возрасте до 18 лет, поступающе- нии ребенка, справка-в районах Крайнего Севера го на обучение в другой местности вызови приравненных к ним мест- по образовательным программамностях (ч. 5 ст. 322 ТК) среднего профессионального или высшего образованияРаботники, награжденные В удобное время Удостоверение почетно-нагрудным знаком «По- го донорачетный донор России» (ч. 1ст. 23 Федерального законаот 20.07.2012 № 125-ФЗ)* Право на отпуск в удобное время также имеют герои Советского Союза и России, социалистического труда, полные кавалеры орденов Славы и Трудовой Славы и т.  д.e.kdelo.ru | № 3 Март 2018 89

ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ Вместе с тем часто суды указывают, что пропуск срока выплаты зара- ботной платы и отпускных – это само по себе существенное нарушение (решение Нальчикского городского суда Кабардино-Балкарской Республики от 13.06.2017 по делу № 12-546/2017). Даже когда компания идет навстречу работнику в ущерб производственным интересам, ее могут оштрафовать (ре- шение Учалинского районного суда Республики Башкортостан от 10.07.2017 по делу № 12-111/2017). Замена штрафа предупреждением. Если компания совершила нарушение впервые и оно не причинило вреда, наказанием может быть предупреждение (ч. 2 ст. 3.4 КоАП). Суды соглашаются заменить штраф предупреждением, если нарушение носило кратковременный и единичный характер (решение Магаданского городского суда Магаданской области от 22.08.2017 по делу № 12-271/2017). Есть и противоположная позиция, когда суды считают, что из-за задерж- ки выплат работник несет имущественный ущерб, поэтому нет оснований отменять штраф. Кроме того, работодатель пренебрежительно относится к правам сотрудников, что недопустимо (решения Сосногорского городского суда Республики Коми от 30.05.2017 по делу № 12-69/2017, Октябрьского рай- онного суда Ростовской области от 03.10.2017 по делу № 12-48/2017).Нормативная база Актуальные тексты документов доступны на e.kdelo.ru Документ Часть 9 ст. 136 ТК Поможет вам Часть 6 ст. 5.27 КоАП Понять, что отпускные нужно выплатить не позднее чем за три дня до начала отпуска Узнать, что за несвоевременную выплату отпускных ГИТ может объ- явить предупреждение или оштрафовать работодателя на сумму от 30 000 до 50 000 руб. Важные выводы 1. Если предоставляете сотруднику отпуск со следующего дня, добровольно начислите ему компенсацию за несвоевременную выплату отпускных. Причины просрочки в этом случае не имеют значения. 2. Заявление работника об отпуске подтвердит, что просрочка выплаты отпускных наступила по его вине. 3. Чтобы отменить штраф ГИТ в суде, сошлитесь на то, что нарушение разовое и не при- чинило вреда работнику.90 Кадровое дело | № 3 Март 2018

ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ Сотруднику прибавили обязанностей. Как их оплачивать Светлана ГОРШНЕВА, юрист, ведущий эксперт по трудовому законодательству Системы Кадры Можно ли на кадровика возложить обязанности бухгалтера В штатном расписании компании нет должности бухгалтера. Бухгалтерский учет ведет директор. Сейчас руководитель планирует часть бухгалтерских функций передать кадровику. Как это оформить? Достаточно ли приказа о возложении отдельных обязанностей бухгалтера на кадровика? Валентина Иванова, специалист по кадрам (г. Волжск) Приказ о возложении дополнительных обязанностей – необязательный документ. Его вы оформляете по желанию. Важнее оформить те документы, что необходимы. Введите в штатное расписание должность бухгалтера. Подготовьте приказ об изменении штатного расписания (образец на с. 93). Обязательно отразите, с какого числа, в какой отдел вы вводите новую должность и оклад по ней. После того как ввели новую должность, предложите сотруднику выпол- нять функции бухгалтера. Без вакантных ставок дополнительную работу предлагать кадровику нельзя (письма Минтруда от 20.07.2016 № 14-2/В-688 и от 26.12.2016 № 15-2/ООГ-4698). Если сотрудник согласен, заключите до- полнительное соглашение к трудовому договору о совмещении должностей и установите доплату (ст. 60.2, 72, 151 ТК). Разработайте должностную инструкцию бухгалтера и ознакомьте с ней кадровика. Обязанности, которые кадровик будет исполнять в связи с допол- нительной работой, можно прописать сразу и в соглашении о совмещении. Без согласия работника и дополнительного вознаграждения расширить должностную инструкцию обязанностями бухгалтера нельзя (апелляционное92 Кадровое дело | № 3 Март 2018

Ответы на вопросы Партнер рубрики: электронная система vip.1kadry.ru готовых ответов для службы персоналаОбщество с ограниченной ответственностью «Рубин»(ООО «Рубин»)ПРИКАЗ26.02.2018 № 57МоскваО внесении изменений в штатное расписаниеВ связи с увеличением работ по бухгалтерской отчетности ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Ввести в штатное расписание ООО «Рубин» с 1 марта 2018 года должность бухгалтера в ко-личестве одной штатной единицы с должностным окладом в размере 21 000 руб. 2. Контроль за исполнением данного приказа возложить на начальника отдела кадров Наумову А.Н.Генеральный директор Пловцов А.С. Пловцов 26.02.2018С приказом ознакомлена. Наумова А.Н. Наумоваопределение Самарского областного суда от 09.07.2014 № 33-6615/2014). Ос- 93новным документом, который подтвердит, что кадровик законно исполняетобязанности бухгалтера, будет письменное соглашение между сторонами(определения Воронежского областного суда от 10.06.2014 № 33-3117, При-морского краевого суда от 15.12.2015 № 33-11469/2015). Приказ о возложенииотдельных обязанностей бухгалтера на кадровика издавайте, если в вашейкомпании это предусмотрено документооборотом. Не добавляйте кадровику работу бухгалтера как исполнение обязанно-стей временно отсутствующего работника, расширение зон обслуживанияили увеличение объема выполняемых работ. При временном замещениина работника можно возложить обязанности как по аналогичной должности,так и по другой, но не вакантной должности. Расширить зону обслуживанияи увеличить объем работ возможно только по одной должности.Как оформить расширение зоны ответственностисотрудникаЧтобы закрепить за каждым сотрудником конкретный участок работы,руководитель поручил подготовить документы на расширение зоны ответ-ственности сотрудников. Как ввести надбавку за расширение зоны ответ-ственности? Виктория Демченко, инспектор по кадрам (г. Рославль)Компания может с согласия работника расширить зону обслуживания и уста-новить размер доплаты за это (ст. 60.2, 151 ТК). А вот расширение зоныответственности Трудовой кодекс не предусматривает.e.kdelo.ru | № 3 Март 2018

ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕОбщество с ограниченной ответственностью «Атмосфера»(ООО «Атмосфера»)ПРИКАЗ19.03.2018 № 7г. ОрскОб утверждении перечня сотрудников, допущенных к работес персональными данными работников ООО «Атмосфера» В соответствии со статьей 87 Трудового кодекса Российской Федерации и во исполнение ста-тьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Назначить ответственным за получение, обработку и хранение персональных данных со-трудников ООО «Атмосфера» инспектора по кадрам Коробенкову М.К. 2. Утвердить перечень сотрудников, допущенных к работе с персональными данными работ-ников ООО «Атмосфера»: генеральный директор Мухин А.М.; бухгалтер Попова Л.Р.; инспектор по кадрам Коробенкова М.К.; начальник отдела безопасности Левин В.П.; специалист отдела кадров Плутонова Е.Л.; младший специалист отдела кадров Гурева Г.Д.Генеральный директор Мухин А.М. Мухин 19.03.2018С приказом ознакомлены:... Когда необходимо увеличить объем обязанностей сотрудника, работодатель предлагает дополнительную работу. Компания и сотрудник подписывают соглашение о расширении зоны обслуживания (ст. 60.2 ТК). В рамках такой дополнительной работы стороны договариваются об оплате. Но эта выплата не относится к надбавкам. Работодатель может устанавливать сотрудникам доплаты и надбавки в соответствии с системой оплаты труда в компании. Например, надбавки за стаж работы в организации, наставничество, за разъездной характер работы и др. Эти части зарплаты компания определяет в коллективном договоре, в локальных актах, трудовых договорах (ч. 2 ст. 57, ч. 2 ст. 135 ТК). Как назначить кадровика ответственным за обработку персональных данных Необходимо закрепить за инспектором по кадрам ответственность за обра- ботку персональных данных. Нужно ли для этого вводить в штат дополни- тельную должность и оформлять совмещение? Лидия Попова, бухгалтер (г. Орск)94 Кадровое дело | № 3 Март 2018

Ответы на вопросы С 8 МАРТА!Чтобы назначить сотрудника ответственным за обработку персональныхданных, вводить в штат новую должность и оформлять по ней совмещениене нужно. Профстандарты и квалификационные справочники не предус-матривают должность специалиста по защите и обработке персональныхданных и не выделяют отдельную трудовую функцию. Поэтому работника,который будет ответственным за обработку персональных данных, утвердитеприказом (ст. 22.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональ-ных данных») (образец на с. 94). Ответственным за работу с персональными данными чаще всего на-значают начальника отдела кадров или службы персонала. Руководителиэтих департаментов обрабатывают персональные данные сотрудниковв большем объеме, чем остальные. Ответственный за работу с персональ-ными данными должен знать законодательство о персональных данных,а также обрабатывать и анализировать поступающую документациюпо персоналу (приказ Минтруда от 06.10.2015 № 691н). Кроме ответствен-ного рекомендуем перечислить в приказе еще тех, кто тоже имеет доступк персональным данным.Нужно ли предоставлять сотруднику льготыза дополнительную работу во вредных условияхтрудаСотрудник работает в допустимых условиях труда. Компания увеличилазону обслуживания работника, и на его рабочем месте теперь появилисьвредные условия труда. Необходимо ли в соглашении об увеличении зоныобслуживания указывать размер компенсации за вредные условия труда? Юрий Фирсов, начальник департамента управления персоналом (г. Краснодар)За дополнительную работу во вредных условиях труда вы должны предоста-вить все необходимые льготы и компенсации (ст. 92, 94, 117, 146, 147, 222 ТК).Обязательно прописывайте их в дополнительном соглашении к трудовомудоговору (ст. 57, 60.2, 151 ТК). Обратите внимание: в вашем случае сотрудниквыполняет дополнительную работу в рамках совмещения должностей, а нерасширения зон обслуживания. При расширении зон обслуживания допол-нительная работа была бы по аналогичной должности и вредные условиятруда не возникли бы (ст. 60.2 ТК). Какие льготы и компенсации предоставлять сотруднику, посмотритев карте специальной оценки условий труда по должности, которую со-Важная статья: «Как лучше оформить дополнительную работу.Четыре проверенных варианта» (№ 11, 2017) e.kdelo.ru/597108e.kdelo.ru | № 3 Март 2018 95

ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ вмещает работник. К таким льготам относятся сокращенное рабочее время, дополнительный отпуск, повышенная оплата труда, выдача молока и др. Объем льгот и компенсаций не зависит от того, какую часть рабочего времени сотрудник проводит во вредных условиях. Исключением является дополнительный отпуск. В стаж работы, который дает право на дополни- тельный отпуск, включайте только фактически отработанное во вредных условиях труда время (ч. 3 ст. 121 ТК, письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0). Организуйте отдельный учет дней работы во вредных условиях труда, чтобы определять количество дней дополнительного отпуска (ст. 117 ТК). Можете ставить специальные отметки в табеле или вести сводную таблицу рабочих дней сотрудников, которые трудятся во вредных условиях. Как оформить водителю надбавку за ремонтные и погрузочно-разгрузочные работы Водители получают две надбавки согласно положению об оплате труда. Первая – за погрузочно-разгрузочные работы в размере 30 процентов оклада. Вторая – за ремонтные работы в размере 50 процентов оклада. При приеме на работу эти выплаты мы прописали в трудовом договоре и приказе о при- еме. Правильно ли мы поступили? Александра Осипова, специалист по кадровому делопроизводству (г. Тверь) Нет, вы поступили неверно. Оплату за ремонтные и погрузочно-разгрузоч- ные работы компания должна оформить водителям как доплату за совме- щение должностей. Включите в штатное расписание должности грузчика и слесаря по ремонту автомобилей и оформите с работниками дополнитель- ные соглашения к трудовому договору (ст. 60.2 ТК). Надбавки за ремонтные и погрузочно-разгрузочные работы исключите из положения об оплате труда и трудовых договоров сотрудников. Работы, которые выполняют сотрудники, относятся к трудовым функциям трех разных должностей: водитель автомобиля, грузчик и слесарь по ре- монту автомобилей (постановления Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 20.02.1984 № 58/3-102, Минтруда от 15.11.1999 № 45). Совмещение каждой из должностей рекомендуем оформлять отдельным письменным соглашением к трудовому договору. Размер доплаты за совмещение устанавливайте по соглашению сторон с учетом содержания и объема дополнительной работы (ст. 151 ТК). Сервис «Кадровое дело: персональные консультации» Получите бесплатную консультацию по кадровому вопросу по телефону 8 (495) 795-03-79. Вам потребуется карта доступа с вашим паролем, которую вы получили вместе с № 1, 2018.96 Кадровое дело | № 3 Март 2018

ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ Арина МАЛАЯ, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело» Два безопасных способа предоставить работнику автомобиль В статье читайте: В каких случаях работодатель должен организовать медицинские осмотры работников Как предоставить автомобиль работнику в качестве бонуса для личных целей Можно ли взыскать с сотрудника штраф за несоблюдение ПДД Если хотите выделить сотруднику автомобиль, проверьте, какие обязанности прописали в его трудовом договоре или должностной инструкции. От того, что включили в трудовую функцию работника, зависит, какими документами оформлять передачу служебного автомобиля. В статье вы найдете образцы документов и узнаете, когда работодатели должны проводить медосмотры работников и доплачивать за управление транспортом. Способ 1. Сотрудник занимает должность водителя или выполняет работы по управлению транспортом Чтобы предоставить автомобиль сотруднику, который работает штатным водителем, управление транспортным средством пропишите в трудовом договоре и должностной инструкции в качестве трудовой функции. Зафик- сируйте в трудовом договоре, что предоставляете работнику служебный автомобиль для выполнения должностных обязанностей. Оформите приказ об использовании автомобиля (образец на с. 99). На ос- новании приказа составьте акт приема-передачи (образец на с. 100). Выдайте работнику доверенность на управление транспортным средством (образец на с. 101). Организуйте медицинские осмотры и психиатрическое освидетельство- вание штатных водителей, а также работников, которые выполняют работы по управлению транспортом (ст. 20, 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», далее – Закон № 196-ФЗ).98 Кадровое дело | № 3 Март 2018

Сложная задачаОбщество с ограниченной ответственностью «Пегас»(ООО «Пегас»)ПРИКАЗ12.03.2018 № 122МоскваОб использовании служебного транспорта В связи с производственной необходимостью для исполнения служебных обязанностейПРИКАЗЫВАЮ: 1. Предоставить водителю грузового автомобиля Проклову В.А. по акту приема-передачи слу-жебное автотранспортное средство марки Ford Cargo 2015 года выпуска, государственный номерВ122НН197, VIN 99992888822232464. 2. Выдать работнику карточки, выпущенные АЗС и позволяющие осуществлять оплату горю-че-смазочных материалов (далее – ГСМ) для служебного автотранспорта в безналичном порядке. 3. Предоставить работнику право оплачивать ГСМ, приобретаемые на АЗС для служебногоавтотранспорта, наличными денежными средствами, полученными в кассе Организации. О полу-ченных средствах отчитываться при помощи авансовых отчетов, прикладывать к ним документы,подтверждающие количество приобретенного топлива и его стоимость.Генеральный директор Войтович Г.И. ВойтовичС приказом ознакомлены: Видова А.В. Видоваглавный бухгалтер Проклов В.А Прокловводитель грузового автомобиляВиды таких работ и наименования должностей перечислены в специальномперечне (утв. постановлением Правительства от 19.01.2008 № 16, далее –Перечень № 16). Например, когда работник занимает должность машиниста,диспетчера или иную из специального перечня, а служебный автомобильпо факту является его рабочим местом, сотрудник также должен проходитьмедосмотры и психиатрические освидетельствования. Работнику не нужно доплачивать за управление автомобилем, если прописали эту обязанность в трудовом договоре в качестве трудовой функции. Направляйте сотрудников на обязательное психиатрическое освиде-тельствование не реже одного раза в пять лет (ч. 7 ст. 213 ТК). Организуйтетакже обязательные предварительные медосмотры при поступлении на ра-боту, периодические – один раз в два года, а также предрейсовые осмотры Важная статья: «Регресс: как взыскать с сотрудника ущерб, возмещенный работодателем» (№ 3, 2016) e.kdelo.ru/ 447454e.kdelo.ru | № 3 Март 2018 99

ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ Общество с ограниченной ответственностью «Пегас» (ООО «Пегас») АКТ 12.03.2018 № 1 Москва приема-передачи транспортного средства Общество с ограниченной ответственностью «Пегас», именуемое в дальнейшем «Общество», в лице генерального директора Войтовича Геннадия Игоревича, действующего на основании уста- ва, с одной стороны, и водитель грузового автомобиля Проклов Виталий Андреевич, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемы «Стороны», составили настоящий акт о том, что Общество передало, а Работник принял в пользование в целях выполнения служебных обязанностей транспортное средство, принадлежащее Обществу на праве собственности (аренды). 1. Основание для составления настоящего акта: приказ от 12.03.2018 № 122. 2. Сведения о транспортном средстве: Марка: Ford Cargo, год выпуска: 2015, гос. рег. знак: В122НН197, VIN 99992888822232464, № кузова CR30 5673349, № двигателя 21214. Пробег на дату передачи: 150 700 км. На момент передачи транспортное средство не имело механических повреждений. 3. Сведения о передаче документов, удостоверяющих право собственности на транспортное средство, и иных документов: 1) Свидетельство о регистрации ТС. 2) Доверенность на управление ТС. Транспортное средство и документы сдал: Генеральный директор Войтович Г.И. Войтович Транспортное средство и документы принял: В.А. Проклов Водитель грузового автомобиля Проклов (ч. 1 ст. 213 ТК). Когда работа связана с перевозкой пассажиров или опасных грузов, организуйте послерейсовые медицинские осмотры сотрудников (п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Если работодатель не будет проводить медицинские осмотры и психи- атрические освидетельствования, ГИТ оштрафует организацию (ст. 5.27.1 КоАП). Максимальный размер штрафа – до 130 000 руб. за каждого работника. Оштрафовать могут также генерального директора или иное должностное лицо, которое отвечает за охрану труда в организации, на сумму 25 000 руб. за каждый случай нарушения. Инспектор может потребовать отстранить сотрудника от работы, пока он не пройдет медосмотр или психиатрическое освидетельствование. Обеспечьте регулярный контроль технического состояния служебных автомобилей (п. 4 ст. 20 Закона № 196-ФЗ). Соблюдайте требования Порядка, утвержденного приказом Минтранса от 06.04.2017 № 141. Для этого можете предусмотреть в штате отдельное должностное лицо – контролера технического100 Кадровое дело | № 3 Март 2018

Сложная задача С 8 МАРТА! ДОВЕРЕННОСТЬ № 122/18 Двенадцатое марта две тысячи восемнадцатого года Москва Общество с ограниченной ответственностью «Пегас» (ООО «Пегас»), ОГРН:11123564821569,ИНН: 6621423258, КПП: 9995551254, расположенное по адресу 127018, г. Москва, ул. Полковая, д. 3,стр. 1, именуемое в дальнейшем «Общество», в лице генерального директора Войтовича ГеннадияИгоревича, действующего на основании устава, доверяет сотруднику Общества Проклову Вита-лию Андреевичу, паспорт 45 05 № 638975, выдан 08.02.2008 ОВД по району Коптево г. Москвы, кодподразделения 772-015, зарегистрирован по адресу: г. Москва, ул. Новопетровская, д. 3, кв. 258,управлять транспортным средством, поставить на учет в отделе ГИБДД, получить номерные знаки,свидетельство о регистрации транспортного средства, заменить свидетельство о регистрации,получить дубликат ПТС, заменить регистрационные знаки на транспортное средство, пройтитехобслуживание:РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ЗНАК В122НН197МАРКА Ford CargoVIN 99992888822232464НОМЕР ДВИГАТЕЛЯ 21214НОМЕР КУЗОВА CR30 5673349ГОД ВЫПУСКА 2015НОМЕР ПТС 77 АА 773882 Доверенность выдана без права передоверия указанных полномочий другим лицам срокомдо тридцать первого декабря две тысячи восемнадцатого года. тво с ограниью Общесченной отвПрокловудостоверяюПодпись Проклова В.А. «Пегас»Генеральный директор Войтович Г.И. Войтович 12.03.2018 етственностсостояния автотранспортных средств. Также можете возложить обязанности 101по техосмотру на одного из работников. Главное условие – работник долженсоответствовать квалификационным требованиям, утвержденным приказомМинтранса от 28.09.2015 № 287. Такие сотрудники должны проходить аттеста-цию и получить аттестационные листы, чтобы получить право проводитьтехнический контроль транспорта (приказ Минтруда от 11.03.1994 № 13/11). Технический контроль состояния корпоративных автомобилей нужно произво- дить независимо от того, для каких целей предоставляете их работникам (п. 4 ст. 20 Закона № 196-ФЗ). Если выпустите на линию транспортное средство, которое не прошлотехнический осмотр, имеет неисправности и использовать его запрещено,работодателя оштрафуют на сумму до 50 000 руб. за каждое нарушение(ст. 12.31 КоАП). Размер штрафа для должностных лиц – до 8000 руб. в зави-симости от правонарушения. Также за выпуск в эксплуатацию техническинеисправных транспортных средств должностных лиц компании могутпривлечь и к уголовной ответственности (ст. 266 УК).e.kdelo.ru | № 3 Март 2018

ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ Способ 2. Работник выполняет обязанности, которые не связаны с управлением транспортом Если передаете автомобиль на определенный срок для служебных целей сотруднику, который не работает водителем, безопаснее оформить совме- щение. Предоставить работнику транспорт для личных целей проще. Для служебных поручений. Прежде чем передавать автомобиль сотруд- нику, проверьте его трудовой договор, должностную инструкцию и штат- ное расписание. Если в документах нет формулировок, что в обязанности работника входит управление автомобилем или посещение клиентов с ис- пользованием служебного транспортного средства, то поручение управлять автомобилем оформите путем совмещения должностей (решение Саратов- ского областного суда от 07.02.2017 по делу № 21-62/2017). Связано это с тем, что после передачи работнику транспорта он по факту будет выполнять до- полнительные обязанности водителя. Для этого должность водителя должна быть в штатном расписании. Внесите в него изменение, если ставки нет или она полностью занята. После этого можно оформлять передачу служебного автомобиля работнику. Получите письменное согласие сотрудника, чтобы оформить совмещение (ч. 1 ст. 60.2 ТК). Подпишите соглашение к трудовому договору. Согласуйте срок совмещения и размер доплаты (ст. 151 ТК). Трудовой кодекс не ограничивает срок совмещения, поэтому можете согласовать с работником удобную про- должительность. Издайте приказ, с которым нужно работника ознакомить под подпись (ст. 72 ТК). Далее передачу автомобиля оформляйте по аналогии со штатным водителем: приказ, акт приема-передачи, доверенность. Со- Предупредите директора Вопрос о том, может ли работодатель взыскать с работника штраф за несоблюде- ние сотрудником ПДД, остается спорным. Если работник выполнял служебное поручение и допустил нарушение ПДД, по факту он своими действиями причиняет ущерб работодателю и должен его возместить (ст. 238 ТК). Работодатель вправе требовать возмещения ущерба после того, как оплатит штраф за нарушение работником ПДД (письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1). Сохраните квитанцию об оплате. После этого проведите служебное расследование, в ходе которого нужно установить, при каких обстоятельствах сотрудник причинил ущерб работодателю. Запросите письменные объяснения (ст. 193, 247 ТК). Если работник не представит письменные объяснения, составляйте акт. Не позднее одного месяца, после того как обнаружили ущерб, оформите приказ о взыскании ущерба. Материальная ответственность работника ограниче- на средним месячным заработком (ст. 241 ТК). Сотрудник вправе возместить ущерб добровольно, либо эти суммы придется удерживать из заработной платы. Размер удержания при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов.102 Кадровое дело | № 3 Март 2018

Сложная задачатрудник, совмещающий профессию, также должен проходить обязательныемедосмотры и психиатрические освидетельствования. Для личных целей. Если работнику передаете автомобиль в качествекорпоративного бонуса, для повышения эффективности его работы важнособлюдать два условия. Управление транспортом не должно входить в обя-занности работника, и сотрудник должен использовать автомобиль тольков личных целях. В этом случае у работодателя не возникает обязанностьпроводить медосмотры и психиатрические освидетельствования работни-ков (решение Нагатинского районного суда г. Москвы от 03.02.2015 по делу№ 2-629/2015). Если сотрудник при управлении служебным автомобилем причинит вред третьим лицам, ущерб должен возместить работодатель (ст. 1068 ГК). Учтите, что любое упоминание в должностной инструкции или трудовомдоговоре обязанности, которая связана с управлением автомобилем, можетпривести к претензии ГИТ. Инспекторы могут обязать работодателя прово-дить медосмотры работников и доплачивать ему за совмещение должностиводителя (постановление Верховного суда от 19.10.2016 № 18-АД16-173). Еслиработник использует автомобиль в служебных целях, работодатель долженпроводить медосмотры. Чтобы передать автомобиль работнику для личного пользования, до-статочно составить акт приема-передачи и доверенность. Также стороныдолжны определить, кто несет расходы по эксплуатации транспорта. Условияпредоставления работникам служебных автомобилей можете прописатьв локальном акте. В документе можете зафиксировать порядок исполь-зования и обслуживания транспорта, установить обязанности работникапо соблюдению правил дорожной безопасности, предусмотреть требованияпо охране труда при использовании транспортных средств. Важные выводы1. Работодатель должен проводить обязательные медосмотры и психиатрические освиде- тельствования, если передает автомобиль сотруднику, который работает водителем или совмещает должность водителя.2. Чтобы передать автомобиль сотруднику, который не работает водителем, можете оформить совмещение. В штатном расписании должна быть должность водителя. Сотруднику за совмещение нужно определить доплату.3. Работник, которому передали автомобиль для личного пользования, вправе использо- вать его по своему усмотрению. Медосмотры проводить не нужно, если в обязанности работника не входит управление транспортом.e.kdelo.ru | № 3 Март 2018 103

РАБОТА С УДОВОЛЬСТВИЕМ Ольга КИЦИС, менеджер по кадровому учету Департамента управления персоналом ООО «Рольф-Лоджистик» (Москва) Памятка о компании, которая поможет новичку влиться в коллектив В статье читайте: Зачем рассказывать историю компании новичку Что включить в адаптационную программу О каких неформальных традициях можно упомянуть в памятке Сократить время приема на работу, ответить на одни и те же вопросы и вве- сти работника в курс дела поможет памятка для новичков. Мы выяснили, в какой информации нуждается новичок. Впишите ее в тот документ, кото- рый разработаете самостоятельно на основе нашей статьи. Расскажите о компании и профессиональном портрете сотрудника Начните памятку новичка с рассказа о компании, ее принципах, результатах. Опишите, сотрудников с какими профессиональными качествами компания выбирает в свой коллектив. Чтобы работник увидел ценность вашего с ним сотрудничества, покажите преимущества работы в компании. История компании. Первый раздел памятки посвятите тому, как компания начинала свою работу и какие у нее основные направления деятельности. Выделите поэтапно, как развивалась организация и чего она достигла. Если внутри компании есть филиальная сеть, информация о структурных под- разделениях позволит сотруднику ориентироваться, кто за что отвечает. Схематично отразите структуру всей компании. А головной офис или тот филиал, в который принимаете работника, опишите подробно. Обозначьте, какие цели компания поставила на краткосрочный и долго- срочный период. Информация о ее истории и перспективах поможет работ-104 Кадровое дело | № 3 Март 2018

Организуем работу отдела кадров С 8 МАРТА!… 3. ПРЕИМУЩЕСТВА РАБОТЫ В ООО «ЛЕТО» Поздравляем, Вы стали сотрудником ООО «Лето»! Ознакомьтесь с информацией о преимуще-ствах работы в нашей компании. 3.1. Корпоративная мобильная связь Компания предоставляет определенным категориям сотрудников корпоративные сим-картымобильного оператора МИР. Корпоративные сим-карты получают сотрудники, которым мобильная связь необходима длявыполнения своих должностных обязанностей. Подробно о правилах использования корпоративной мобильной связи Вы можете узнатьиз соответствующего Положения.…нику представлять компанию клиентам на переговорах и презентациях.Сотрудник будет осознавать, частью чего он может стать и какие у негооткрываются карьерные возможности. Преимущества работы в компании. Расскажите в памятке, какие плюсыу тех, кто пришел к вам работать (образец выше). Если считаете, что у васобычная компания и достоинств нет, это не так. Любой работодатель можетвыделить положительные моменты в своем коллективе. Акцентируйте внимание, что принимаете сотрудников официально, со-блюдаете трудовое законодательство. Это создает ощущение стабильностии социальной защищенности. Отметьте возможность профессиональногои карьерного роста. Перечислите, что входит в социальный пакет работо-дателя, например, дополнительное медицинское страхование, бесплатныеобеды, скидки на товары и услуги компании и др. Профессиональный портрет сотрудника. Новый специалист хочет по-нимать, что от него ожидает работодатель. Компания достигает своих целейблагодаря сотрудникам, поэтому обозначьте самые сильные стороны, которыевы цените. Профессиональный портрет сотрудника в каждой организациибудет свой. Но от того, что вы опишете в памятке, зависит, как работникбудет понимать личную ответственность. Три отличительные черты портрета сотрудника может назвать любаякомпания: профессионально относиться к работе, компетентно общаться,уметь перестраиваться. Качественно выполнять поставленные задачи, до-стигать результатов, не перекладывать ответственность на других и от-вечать за свои ошибки – это и есть профессионально относиться к работе.Компетентно общаться означает, что работник умеет слушать и пониматьсобеседника, получать информацию от коллег и достоверно передаватьВажная статья: «Две памятки, которые нужно раздать всемотделам» (№ 1, 2018) e.kdelo.ru/610680e.kdelo.ru | № 3 Март 2018 105

Работа с удовольствием Адаптационная программа Ф. И. О. нового сотрудника Уваров Михаил Петрович По должности: помощник руководителя по финансовым проектам Дата приема: 5 марта 2018 г. Дата Наименование курса/действия Кто Отметка проводит о проведении 05.03.2018 Оформление на работу Специалист Подписание должностной инструкции, разъяснения по кадрам Знакомство с локальными нормативными актами: Самостоя- ПВТР, Положение об оплате труда, Положение по ис- тельно пользованию мобильной связи Структура компании (платформы, специфика дея- Менеджер тельности) по персоналу Экскурсия по офису Рассказ о корпоративных правилах Знакомство с коллективом своего отдела Руководитель Доступы в программы согласно должности Руководитель IT-отдела Получение необходимой канцелярии Секретарь отдела … ее, успешно работать в команде. А способность перестраиваться позволяет всегда оставаться доброжелательным, спокойно воспринимать перемены и сохранять контроль над эмоциями в стрессовых ситуациях. Адаптационная программа. Включите в памятку расписание на началь- ный период работы (образец выше). Не путайте этот план с испытательным сроком. Адаптационная программа поможет сотруднику войти в темп жизни компании. Выделите в программе время прочитать необходимую докумен- тацию и организуйте встречи с ответственными за разные участки работы. По программе за первые несколько дней сотрудник знакомится лично с но- выми коллегами, задает вопросы и постепенно понимает, как выстраивать свою работу. За каждым отдельным мероприятием по программе закрепите наставника. Памятка останется у работника, он всегда может посмотреть, к кому обращаться по конкретным вопросам. Правила проезда и прохода в компанию. Чтобы сотрудник сразу понял вопрос с учетом рабочего времени, поясните в памятке о контрольно-про- пускном режиме. Это не только дисциплинирует с первого дня, но и отражает то, как компания заботится о внутренней безопасности (образец на с. 107). Исключите вопрос с опозданиями и дополнительно объясните, как удобнее добираться до офиса. Если компания организовала корпоративный транс- порт, подробно изложите, где он останавливается, по какому расписанию ходит, где можно отследить об изменениях его режима.106 Кадровое дело | № 3 Март 2018

Организуем работу отдела кадров… 3.2. Пропускной режим Каждый сотрудник в нашей компании получает персональную карту доступа (магнитныйпропуск). Она позволяет Вам проходить на территорию, выходить за ее пределы, проезжатьна парковку, перемещаться внутри офиса. Процесс оформления магнитного пропуска курируется руководителем подразделения. Картабудет Вам выдана в течение трех дней после трудоустройства. Карту доступа необходимо всегда носить с собой. Поскольку карта доступа является пропуском,определяющим Вашу принадлежность к компании, убедительная просьба не терять ее. В случае утери карты доступа необходимо незамедлительно сообщить об этом Вашему руко-водителю. Утерянная карта доступа будет заблокирована, Вам выдадут новую карту.… Основные положения локальных актов. Большой объем информациииз локальных актов запомнить новичку в первый день сложно. Поэтомусоберите в памятке основные пункты, которые чаще всего не соблюдаютработники или которые не всегда понятны. Из правил внутреннего трудового распорядка возьмите режим работы,время для отдыха и питания, порядок выплаты заработной платы. Из поло-жения о защите персональных данных продублируйте, какие необходимособлюдать меры безопасности, как работать с документами, в которых естьперсональные данные сотрудников и контрагентов. Если есть отдельныеположения о корпоративной внутренней сети, интернете, электронном доку-ментообороте, проинформируйте сотрудника о главных правилах и запретах.Соберите информацию, которую работник нигдене найдетНе всегда работодатель разрабатывает локальные акты по отдельным вопро-сам. Но при этом негласные правила все-таки существуют. Чтобы сотрудникне расспрашивал у коллег и не собирал информацию сам, напишите в тре-тьей части памятки о том, что еще важно знать новичку.Как разработать памятку для новичкаПамятку для новых работников оформляет отдел кадров или специалист по адап-тации. Чтобы сделать такой документ эффективным, привлекают руководителейструктурных подразделений. Наполняют памятку сжатой, но важной информациейи пишут в менее официальном стиле, чтобы сотруднику было легче ее читать. Когда в компании используют памятки для новых сотрудников, специалистуспешнее проходит испытательный срок, быстрее адаптируется к коллективу,показывает высокие результаты уже в первые месяцы работы. Чтобы памяткапомогала компании, выдавайте ее в печатном виде каждому вновь принятомуработнику. За основу можете взять образец, размещенный на сайте kdelo.ru/obrazec.e.kdelo.ru | № 3 Март 2018 107

Работа с удовольствием Внешний вид сотрудника. Включите в памятку раздел о дресс-коде, ведь внешний вид – признак внимания и уважения к клиенту, начальнику и коллегам по работе. Донесите до нового сотрудника, что стиль одежды в компании – это еще и показатель ее успеха. Рекомендуйте соблюдать стандарты офисного внешнего вида и принятого делового этикета. Уделите внимание исключениям к внешнему виду по пятницам и предпраздничным дням, при привлечении к работе в выходные. Разберите ситуацию с летними месяцами и при командировках. Корпоративные праздники. Праздничные мероприятия проводят прак- тически в любой компании. И работодатель организует такие совместные встречи, не только чтобы доставить радость сотрудникам. Корпоративы создают атмосферу, в которой каждый из сотрудников почувствует тепло к компании и своим коллегам. Коллектив получает эмоциональный заряд для эффективной работы. Поэтому расскажите сразу про ваши традиции. Пусть это будет информация не только о формальных мероприятиях: празд- нование Нового года и Дня рождения компании. Затроньте и неформальные традиции, например, экскурсии по компании для детей сотрудников, по- дарки к памятным датам. Оценка результатов работы. Опишите, как в компании подводят проме- жуточные итоги работы сотрудника. Часто каждому работнику при приеме устанавливают конкретные цели и задачи, которые он должен достигнуть за определенный период времени. Для обсуждения результатов сотрудник и его руководитель собираются на обзорных встречах. В ходе оценки ре- зультатов работы сотрудника непосредственный руководитель выступает как советчик и консультант, совместно с подчиненным они находят его ошибки и договариваются, как их исправить, обсуждают новые задачи. Если вы сразу донесете такую информацию для новичка, он увидит, что его работу будут контролировать, направлять. Это отразится на ответственности и мотивации сотрудника. Важные выводы 1. Начните памятку с истории организации, ее побед и целей, чтобы сотрудник лучше понимал ценность нового места работы и стремился развиваться вместе с компанией. 2. Включите в памятку адаптационное расписание. Поэтапное знакомство с новыми коллегами и внутренними правилами уменьшит стресс новичка и быстрее погрузит его в работу. 3. Расскажите, как вы отмечаете совместные праздники, какие есть неформальные традиции. Пусть работник узнает об этом сразу и почувствует, что компания готова разделять с коллективом радостные события.108 Кадровое дело | № 3 Март 2018