Издается с 2002 года ISSN 1727-2459И ОФИС-МЕНЕДЖЕРА. ПРАКТИЧЕСКИЙ ЖУРНАЛ 09 9 771727 245159 e.sekretaria.ru 9 СЕНТЯБРЬ 2018 Профессия секретарь Карьера секретаря:вдохновляющие истории от ваших коллег 68Делопроизводство Секретарь ДелопроизводствоПолитика, регламент, Как задокументироватьстратегия и проект: и руководитель утерю документовкак их составить Managing up: научитесь и восстановить их.и оформить понимать руководителя Алгоритм из четырехсекретарю 12 и управлять его шагов 22 ожиданиями 54
Новости от главного редактораМы вместе с вами 16 лет!Нам уже 16 лет. Это прекрасный возраст! Мы юные, кре- 27ативные, полные сил и вдохновения. Хотим дарить вам сентября –радость, знакомить с полезной информацией, помогать День рожденияв работе. В сентябре вас ждет много нового. А для начала... журнала Вдохновитесь историями успеха ваших коллег. Какваши коллеги пришли в профессию? Какую они строят карье-ру? Какие перспективы у секретаря? Читайте на странице 68. Научитесь понимать руководителя и отвечать егоожиданиям. Даем вам в руки полезный инструмент –managing up (с. 54). Поработайте с новыми документами. Политика, регла-мент, стратегия и проект: вы должны знать, как их составитьи оформить (с. 12). Узнайте, как можно восстановить утерянные доку-менты. Что нужно оформить до восстановления и на осно-вании чего готовить документы взамен утерянных. Об этомчитайте на странице 22. Ведите себя правильно на светских мероприятиях.И вы сможете составить компанию руководителю,партнеру или сотруднику для выхода в свет (с. 90). Спасибо вам за любовь к журналу! Вы самыепрофессиональные секретари России! Отпразднуем вместе День рождения жур-нала и День секретаря! Обязательно зайди-те на сайт day.sekretariat.ru – там вас ждетмного новостей и сюрпризов.С уважением,главный редактор журнала Екатерина ГУБЕРНСКАЯ[email protected] 1
№ 9, сентябрь 2018СодержаниеКомпас секретаряНомер за 5 минут.............................................................................................. 6Календарь......................................................................................................... 6Новости.............................................................................................................. 8 Информационные технологии Компьютер и интернет Как создавать схемы в программах Microsoft Office, чтобы их понимали с первого взгляда.................40 Вопрос – ответ Какой онлайн-переводчик выбрать секретарю?........................................49 Где найти качественные шаблоны для презентаций?....................... 51Делопроизводство Секретарь и руководительРабота с документами ВзаимодействиеПолитика, регламент, стратегияи проект: как их составить и оформить.... 12 Managing up: научитесь понимать руководителя и управлять егоКак задокументировать утерю ожиданиями............................................... 54документов и восстановить их....................22 Вопрос – ответПрактикум Как убедить руководителя, что емуДомашнее задание № 9..................................30 нет необходимости принимать личное участие в каждой встрече?............................62Ответ на домашнее задание из № 8........... 32 Можно ли научиться работать с шефом,Вопрос – ответ у которого постоянно меняетсяЧто такое индексатор структурных настроение?........................................................64подразделений и как его сделать?............. 35Направляют ли поступившуюпочту сразу в подразделение?....................... 36Можно ли в тексте письма-ответа датьссылку на дату и номер входящего письмаи его наименование?......................................... 37
Редакционная коллегия В.И. Андреева – научный редактор журнала, профессор кафедры трудового права и права социального обеспеч ения Российской академии правосудия, к. и. н. Л.М. Вялова – доцент кафедры документоведения Российс кого государственного гуманитарного университета, к. и. н.Профессия секретарь В.П. Козлов – профессор Российского государственного гума-Профессиональное развитие нитарного университета, д. и. н.Карьера секретаря: вдохновляющиеистории от ваших коллег............................ 68 М.В. Ларин – завкафедрой автоматизированных систем докумен-Вопрос – ответ тационного обеспечения управления РоссийскогоКак завершить телефонный государственного гуманитарного университета,разговор с неприятным д. и. н., профессорили агрессивным человеком?........................82 Л.В. Санкина –Как подобрать корпоративные цвета доцент кафедры документоведения Российс когои учесть их значение?........................................85 государств енного гуманитарного университета, к. и. н.Личная эффективность и офис-менеджера. Практический журналПортрет профессионала e.sekretaria.ruАлла СТАШ:«В профессии ассистента есть задачи,для которых нет привычных решений.Но с опытом появляется алгоритм»........... 88Деловой протокол и этикетЕсли вы получили приглашениев театр или на званый вечер:что надеть и как себя вести........................90
Компас секретаряПортрет профессионала«Я стараюсь правильно и честно рас-ставлять приоритеты. Зачастую мыпланируем намного больше, чем можемсделать», – делится ваша коллега, асси-стент Алла СТАШ 88Делопроизводство ДелопроизводствоПолитика, регламент, стратегия Как задокументировать утерюи проект: как их составить документов и восстановить ихи оформить Потерянные документы нельзя про-Эти новые документы имеют непосредствен- сто перепечатать и заново подписать.ное отношение к высшему руководству Вас могут обвинить в подделке. Важноорганизаций. Научитесь их составлять грамотно задокументировать пропажу,и оформлять и зарекомендуете себя как расследовать инцидент и правильно вос-истинные профессионалы своего дела 12 становить документы 22Октябрь 2018 Календ. дней – 31; рабочих – 23; вых. и праздн. – 8пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1415 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 2829 30 316 e.sekretaria.ru
Главное в номере Номер за 5 минутКарьера секретаря: 21вдохновляющие истории от вашихколлег сентября – День секретаряКаких результатов может добиться секретарьв профессии? Как развиваться? Мы задали в Россииэти вопросы вашим успешным коллегам 68Информационные технологии Секретарь и руководительКак создавать схемы Managing up: научитесь пониматьв программах Microsoft Office, руководителя и управлять егочтобы их понимали с первого ожиданиямивзгляда Очень важно научиться управлять ожи-Используйте схемы там, где можно визуа- даниями руководителя. Предлагаем вамлизировать данные и сделать их наглядны- полезный инструмент – managing up.ми. Смотрите способы, которыми можно С ним вы найдете подход к любому руко-создавать простые и сложные схемы 40 водителю 54Важные даты октября5 День 6 День 12 День кадрового 14 Всемирный учителя страховщика работника день стандартов16 День 21 День работников 23 День работников 25 День таможенника шефа пищевой рекламы Российской промышленности Федерации№ 9, сентябрь 2018 7
Компас секретаряРосархив утвердил примерное положениеоб экспертной комиссииПримерное положение об экспертной документов, не подлежащих хранению,комиссии организации, утвержденное при- об утрате документов, о неисправимомказом Росархива от 11.04.2018 № 43, ввели повреждении архивных документов.в действие 29 июня 2018 года. Согласноположению экспертная комиссия ежегод- Экспертная комиссия совместно с архи-но отбирает дела, которые образовались вом организации, службой делопроизвод-в деятельности организации, для хранения ства и кадровой службой организует дляи уничтожения. Также экспертная комис- работников организации консультациисия принимает решения о согласовании: по вопросам работы с документами, уча-описей дел постоянного хранения управ- ствует в подготовке и проведении меро-ленческой и иных видов документации; приятий по повышению их квалификации.перечня проектов/объектов, проблем/тем, Экспертная комиссия взаимодействуетнаучно-техническая документация по кото- с экспертно-проверочной комиссией упол-рым должна передаваться на постоянное номоченного регионального органа испол-хранение; описей дел по личному составу, нительной власти в области архивногоа также дел временных (свыше 10 лет) сро- дела, а также с соответствующим госу-ков хранения; номенклатуры дел органи- дарственным (муниципальным) архивом.зации; актов о выделении к уничтожению Источник: sekretariat.ruMail.ru запустила сервис тестов и опросовдля бизнесаMail.ru представила новый сервис для биз- Для создания форм и проведения тести-неса Askbox. Вы можете предложить его рования можно использовать стандартныеруководству компании. В новом сервисе или собственные шаблоны. Отправитьпользователи смогут создавать формы для опросы можно через веб-сайты, в соцсетях,сбора обратной связи, опросы, проводить по SMS, электронной почте и т. д. Резуль-тестирование клиентов или сотрудников таты собираются в аналитику, их можнои собирать данные в одном месте. При соз- отобразить в виде графиков или таблиц.дании опросов доступны более 20 типовформ и 21 тип вопросов. Источник: sekretariat.ru8 e.sekretaria.ru
НовостиРоссиянам выдадут электронные трудовыекнижки и бесплатные электронные подписиВ России готовится законопроект, по кото- заполнять трудовые книжки. Бумажныерому трудовые книжки в России станут книжки, заведенные до 1 января 2019 года,электронными. Их будет вести Пенсионный они должны передать работникам.фонд. Также работники смогут заключатьтрудовые договоры в электронной форме. Если работник захочет узнать, какиеРаботодатель должен будет бесплатно данные есть в его электронной книжке,предоставить работнику цифровую под- он сможет запросить их в Пенсионномпись для электронного трудового договора. фонде. К данным смогут быстро получить доступ суды, контрольные и надзорные Для электронной книжки потребуются органы. Исчезнут риски порчи или утратыте же данные, что и для бумажной, вклю- бумажного носителя, а также операцион-чая информацию о наградах за достиже- ные риски со стороны работодателя.ния в работе. Когда закон вступит в силу,работодатели не будут самостоятельно Источник: kdelo.ruРаботника можно будет уволить из-за утратыдоверияВ Трудовом кодексе появится норма, и других злоупотреблений. Подробныйкоторая позволит работодателям уволить список таких обязанностей и риск бытьнедобросовестного работника в связи уволенным из-за утраты доверия предо-с утратой доверия. Процедура увольнения стерегут работников от недобросовестныхпо этому основанию сейчас разрабатыва- поступков. При этом причины и основа-ется в Минтруде. Раньше уволить по этой ния для подобного увольнения должныформулировке можно было только госслу- быть прописаны максимально подробно,жащих, если они были замешаны в кор- чтобы сотрудник не стал жертвой пред-рупции. Теперь включить такую норму взятости работодателя. Вдобавок, какв трудовое законодательство предлагают считают в Минтруде, в каждом такоми работодатели-коммерсанты. случае должна проводиться дисципли- нарная проверка. Сейчас у сотрудников бизнес-структури госпредприятий нет конкретных обязан- Источник: kdelo.ruностей по предупреждению коррупции№ 9, сентябрь 2018 9
Утсапцеихизка вниосвиытмоотабДмс сежткреоиофкярфатонрсеситклиЕьийвсгатпединвасиаапдмт-ие.сл,ьДелопроизводствоПолитика, регламент,стратегия и проект: каких составить и оформить 12Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводствуРабота с документами 22 Практикум 30Как задокументировать утерю Домашнеедокументов и восстановить их задание № 9
ДелопроизводствоПолитика, регламент, стратегияи проект: как их составитьи оформитьЕвгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводствуИз статьи вы узнаете: Зачем нужно знать о таком документе, как стратегия Политика: что за документ и как его оформить Каков состав документов по управлению проектами Регламент: что за документ, как составить и оформить Политика, регламент, стратегия и проект – эти документы недавно вошли в обиход. Все они имеют непосредственное отношение к высшему руководству организаций. И вы долж- ны понимать, что это за документы, уметь их правильно составлять и оформлять. Политика показывает те принципы, которым компания следует в работе. Регламент поможет описать ход каждой операции бизнес- или производственного процесса. Стратегия покажет, к чему стремится компания, а проект опишет уникальный процесс. То, что вы знаете, как работать с этими документами, – зарекомендует вас как профессионала и поможет успешно развиваться дальше. Политика: что за документ и как его оформить В этом документе озвучивают основные принципы, которыми компания руководствуется в работе, причем эти принципы12 e.sekretaria.ru
Работа с документамиобязательны для всех работников. Так, например, если Обратите внимание!в политике декларируют принцип «внимательно и вежли- Политика – намеренияво относиться к клиентам», то любой посетитель может и направление организа-рассчитывать на теплый прием. Если работник проявит ции, официально сфор-равнодушие и формальный подход к работе с клиентом, мулированные ее выс-его может ожидать дисциплинарное взыскание. Политика шим руководством.относится к системе организационно-правовой докумен- Пункт 3.5.8. ГОСТ Р ИСОтации наряду с уставом и положениями – об организации, 9000-2015 «Системызаработной плате и др. Одновременно политика может быть менеджмента качества.имиджевым документом: ее выкладывают в специальных Основные положенияразделах на сайтах компаний, размещают на стенах в при- и словарь»емных руководителей. Обязательно разрабатывают политику в компаниях,которые внедряют системы менеджмента качества. Так,ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества.Требования» в подпункте 5.2.1 предписывает разработатьполитику в области качества. Кроме политики в области каче-ства организация может разработать и внедрить политикув области охраны труда, охраны окружающей среды, про-мышленной безопасности, управления документами и т. п. Если документационное обеспечение управления или ДОУимеет значение для компании, она может издать политикув области ДОУ, политику эффективного обмена информа-цией или политику обеспечения сохранности информации. Содержание. Текст политики разбивают на пунктыв соответствии с темой документа. Строго установленно-го перечня разделов политики и содержания пунктов нет,но часто составители выделяют такие разделы (таблица 1на с. 14). Оформление. Политику оформляют, как правило,на одной стороне листа А4. Из реквизитов в ней присут-ствуют наименование организации – автора документаи текст. Юридическую силу придает подпись руководителяили гриф утверждения. Выбирайте любой из этих двух рек-визитов, в политике они равнозначны. Распечатать поли-тику можно и на бланке организации для документов илина специально разработанном для нее бланке. В политике№ 9, сентябрь 2018 13
ДелопроизводствоТаблица 1. Примерное содержание разделов политикиРаздел Содержание Пример содержания политики в области ДОУМиссия Категория из области маркетинга, Миссия – эффективный обмен информацией с соблю-Цели в которой декларируют глобальную дением всех существующих правил документационного цель организации обеспечения управленияПрин- Более дробные, чем миссия. Это Цели – документировать управленческие решенияципы те цели, которых организация руководства; соблюдать доказательность и прозрач- стремится достичь, исполняя свою ность деятельности; формировать историю компании миссию Правила, которым организация Принципы – разрабатывать, внедрять и применять ЛНА следует при достижении целей по управлению документами; использовать автоматизиро- ванные системы по управлению документами; соблюдать правила, установленные нормативными и методическими документами в области ДОУ и др. нет регистрационных реквизитов – даты и номера. Это документ вне времени.Еще по этой теме Пример. В качестве примера приведем политику организации в области«Новый ГОСТ по делопро- управления претензиями (образец на с. 15). Ее составили на основе ГОСТ Р ИСО 10002-2007 «Менеджмент организации. Удовлетворенностьизводству. Что в документах потребителя. Руководство по управлению претензиями в организациях».с 1 июля будем оформлять Регламент: как составить и оформитьпо-новому», № 6, 2018 Регламент – нормативный правовой акт, который определяет порядок деятельности органа власти, коллегиального или сове- щательного органа. В организациях чаще используют админи- стративный регламент или регламент процесса – локальный нормативный акт, в котором последовательно излагают ход каждой операции бизнес- или производственного процесса, роль каждого участника и документальный результат. Пример. Сравните: в инструкции по делопроизводству описывают про- цессы оформления документов и их движения в организации. Главы14 e.sekretaria.ru
Работа с документамиПолитика организации в области управления претензиямиОбщество с ограниченной ответственностью «Альтер-Эго» (ООО «Альтер-Эго») ПОЛИТИКАв области управления претензиямиЦЕЛЬ ПОЛИТИКИ В ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕТЕНЗИЯМИ Создать результативный и эффективный процесс управления претензиями. Использоватьинформацию, полученную в процессе работы с претензиями, чтобы совершенствовать про-дукцию и улучшать репутацию.ПУТИ ДОСТИЖЕНИЯ ЦЕЛИ: – предоставить предъявляющему претензию открытый доступ к процессу управления пре-тензиями; – повышать способности организации последовательно, систематично и в доброжела-тельной форме разрешать претензии, ориентируясь на взаимное удовлетворение интересовпредъявляющего претензию и организации; – повышать способности организации отслеживать основные тенденции рынка, устранятьпричины претензий и постоянно улучшать деятельность организации; – создать в организации подход к урегулированию претензий, ориентированныйна потребителя, и поощрять персонал совершенствовать навыки при работе с потребителями; – обеспечить основу для постоянного анализа процесса управления претензиями и разре-шения претензий, улучшить деятельность организации при работе с претензиями.Генеральный директор Маслов Л.В. Маслов инструкции не связаны: одна рассказывает о том, как принимают доку- 15 менты, другая – о том, как оформлять реквизиты. Если мы хотим узнать, как выглядит бланк приказа по основной деятельности, то открываем соответствующее приложение. А регламент представляет процесс как цепочку шагов, и заглянуть в него с середины не получится. Если хотим понять процесс, нужно найти первое звено цепочки и начинать с него. Особенно полезны регламенты для процессов, которыена разных этапах выполняют работники разных структур-ных подразделений. Если регламента нет, то несколькоруководителей должны вступить в переписку. Если есть№ 9, сентябрь 2018
ДелопроизводствоТаблица 2. Содержание разделов регламентаРаздел СодержаниеОбщие положения – Назначение регламента: «Настоящий регламент определяет порядок…»; – область применения – объекты или работники организации, которых каса-Термины, определе- ется регламент;ния, сокращения – нормативные документы, на основании которых разработан регламент, – если они есть;Описание процесса – порядок утверждения, внесения изменений и отмены регламентаОтветственность Раздел составляют по принципу словаря: в алфавитном порядке приводят тер-Контроль мины, которые используют в регламенте. Каждый термин пишут с новой строки в единственном числе, а его определение указывают через тире без слова «это». В качестве источника определений желательно использовать законодательные акты, государственные стандарты и подобные им нормативные и методические документы Для удобства этот раздел делят на подпункты, каждый из которых соответству- ет очередному этапу процесса. При описании указывают работников, которые задействованы в выполнении, описывают действие и результат, после чего переходят к описанию следующего шага Может быть как дисциплинарной, так и административной, и уголовной. Послед- няя касается сложных производственных процессов, связанных с риском для здоровья и жизни работников Указывают должностное лицо, ответственное за контроль исполнения регла- мента, а также, при необходимости, перечисляют средства контроляЕще по этой теме регламент общего процесса, переписка не нужна и работ-«Как оформлять бланки ники других отделов автоматически включаются в работу.документов по-новому»,№ 6, 2017 Содержание. В отличие от политики, административ- ный регламент имеет установленную структуру и включает разделы: 1. Общие положения; 2. Термины, определения, сокращения; 3. Описание процесса; 4. Ответственность; 5. Контроль. Рассмотрим содержание каждого раздела (таблица 2 выше): Оформление. Регламент оформляют на одной стороне листа А4. К числу основных реквизитов документа относят: наименование организации – автора документа; дату и реги- страционный номер документа, место составления (издания) документа; гриф утверждения документа; наименование вида документа; текст документа; отметку о приложении,16 e.sekretaria.ru
Работа с документамиесли она есть. Распечатать регламент можно на бланкеорганизации для документов или на специально разрабо-танном бланке. Многим секретарям знакомо возмущение коллег: почемузадачи руководителя им ставит секретарь? Это нарушениесубординации! Победить такое мнение поможет регламентделопроизводственного процесса – «Контроль исполнениязаданий руководителя», пример которого вы найдете на сай-те sekretariat.ru/examples.Зачем вам нужно знать о стратегииВ стратегии излагают цели, к которым компания готовится Еще по этой темеприйти через несколько лет. Если в политике перечисляют «С 1 июля новый ГОСТ:принципы, по которым компания работает уже сегодня, как организовать работуто в стратегии – то, к чему компания стремится. Видов с нормативно-методи-стратегий множество: высшее руководство может разрабо- ческими документами»,тать конкурентную стратегию, стратегию выживания или № 7, 2018стратегию стабильности, когда все хорошо, но на освоениеновых направлений пока нет ресурсов. В организации могут разрабатывать и более «камерные»стратегии. Например, стратегия расширения рынка сбытаили стратегия повышения экологичности производства.Каждая стратегия имеет срок: мы не просто стремимсяк чему-то, а хотим сделать это к определенной дате. Напри-мер, распоряжением Правительства от 25.09.2017 № 2039-рбыла утверждена «Стратегия повышения финансовой гра-мотности в Российской Федерации на 2017–2023 гг.». Содержание. Это локальный нормативный акт, которыйутверждает руководитель организации. Текст стратегиисостоит из ответов на вопросы: – Какова текущая ситуация? Написанию этого разделапредшествует глубокий, профессиональный анализ. – К чему мы стремимся? Цель должна быть измеримой:конкретная доля рынка или сумма ежегодной прибылив рублях.№ 9, сентябрь 2018 17
Делопроизводство – Что мы должны сделать для того, чтобы достичь цели? Здесь перечисляются конкретные действия, которые имеют видимый результат. Пример. В качестве примера стратегии как документа приведем Стра- тегию развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы (утв. Указом Президента от 09.05.2017 № 203). Делопроизводство сегодня нельзя отделить от электронного про- странства, которое постоянно расширяется и занимает большую часть корпоративного информационного поля.Еще по этой теме Проект – что за документ: как составить«Как внести изменения и оформитьв локальные норматив-ные акты в конце года», Вы знаете, что проект в делопроизводстве – это полуфабрикат№ 11, 2018 документа до момента его подписания или утверждения. Проект – это также вид документа. Еще одно значение слова «проект», на котором мы и сделаем акцент, – уникальный процесс, который состоит из совокупности скоординирован- ных и управляемых видов деятельности, имеет начальную и конечную даты, и его предпринимают, чтобы достичь цели, которая соответствует установленным требованиям. Так определяет проект ISO 10006:2003 «Системы менеджмента качества. Руководящие указания по менеджменту качества проектов». В этом значении такие разные процессы, как реорганизация компании и внедрение СЭД, будут проектами. Содержание. Несмотря на то что проекты организации очень разные, их документационное обеспечение редко выхо- дит за рамки устоявшегося набора документов (таблица 3 на с. 19). Не обязательно в конкретном проекте задейство- вать все перечисленные документы, но, чем масштабнее проект, тем больше их понадобится. Если какие-то доку- менты из таблицы во время работы над проектом не соз- давались, не добавляйте их искусственно. Так, в проекте по реорганизации юридического лица не может быть отче- тов о научно-исследовательских и опытно-конструкторских18 e.sekretaria.ru
Работа с документамиТаблица 3. Примерный перечень документов по управлению проектом на разных стадияхСтадии проекта ДокументыКонцептуальная Концепция проектаПланирование разработки Устав проектаВыполнение Общий (первоначальный) план проекта Бизнес-планЗавершение Технико-экономическое обоснование Проектное задание Конкурсная документация Государственный контракт План проекта Смета проекта Техническое задание Календарный план Рабочая программа Договорная документация Организационно-правовая документация Договоры Техническое задание Приказы и распоряжения Положения о ВТК Календарный план Положение об оплате труда Должностные инструкции Индивидуальные рабочие задания Протоколы и решения совещаний Переписка Отчеты промежуточные Смета проекта Штатное расписание Акты выполненных работ Бухгалтерская документация Отчеты о НИОКР Отчеты о выполнении проекта Оргпроектная документация Программы приемо-сдаточных испытаний Акты приемо-сдаточных испытаний Акты устранения недостатков Протоколы приемо-сдаточных испытаний Заключительный отчет по проекту Исполненная смета и финансовый отчетработах (НИОКР). Ориентироваться нужно на фактическую 19документацию проекта. Посильный для вас проект – организация экспертизыценности документов силами подрядной организации.№ 9, сентябрь 2018
ДелопроизводствоТаблица 4. Примерный перечень документов по управлению проектом «Организа-ция экспертизы ценности документов»Стадии проекта Документы ПоясненияПланирование Техническое задание Техническое задание – документ, в котором перечис-разработки Договорная докумен- ляют работы, которые предстоит выполнить будущемуВыполнение тация подрядчику, и требования к их результату. Переписка Договорная документация и Переписка – документы, которыеЗавершение Договор связаны с поиском подрядчика и заключением договора. Акты выполненных работ Договор и Акты выполненных работ – договорная доку- Бухгалтерская докумен- ментация с подрядчиком. тация Бухгалтерская документация – документы о предопла- те, промежуточных и итоговых выплатах контрагенту Архивные описи за работу и за товары, например, за обложки для дел Акт о выделении к уничто- Архивные описи и Акт о выделении к уничтожению жению документов, сроки документов, сроки хранения которых истекли, – доку- хранения которых истекли менты, ради которых и проводят экспертизу ценности, ее практический результат Примерный перечень документов по такому проекту будет небольшим (таблица 4 выше). Чтобы создавать новые документы, ориентируйтесь на нормативные и методические акты, наши рекомендации и образцы, которые создают в организациях схожего профиля.ВАЖНЫЕ ВЫВОДЫ1. Если документационное обеспечение управления имеет значение для вашей компании, вы можете разработать и издать политику в области ДОУ, политику эффективного обмена информацией или политику обеспечения сохранности информации.2. В организациях чаще используют административный регламент или регламент процесса, в котором последовательно излагают ход каждой операции бизнес- или производственного процесса, роль каждого участника и документальный результат.3. Несмотря на то что проекты организации очень разные, их документационное обеспечение редко выходит за рамки устоявшегося набора документов. Посильный для вас проект – организация экспертизы ценности документов с помощью подрядной организации.20 e.sekretaria.ru
ДелопроизводствоКак задокументировать утерюдокументов и восстановить ихЕлена ЮСИПОВА, член РОО «Гильдия Управляющих Документацией»Из статьи вы узнаете: Как правильно составить акт об утрате документов Как подготовить докладную записку и инициировать создание комиссии Какие меры принять, чтобы восстановить документы Как создать комиссию и расследовать причины утраты документовЕще по этой теме В статье вы найдете готовый алгоритм из четырех шагов.«Внутренняя переписка: Мы рассмотрим, что делать, если в организации пропаликакие документы вхо- документы. Причины этого могут быть разные: невнима-дят в состав и как верно тельность или халатность сотрудников, форс-мажорныеоформить по новому обстоятельства. Прежде всего определите алгоритм дей-ГОСТу», № 7, 2018 ствий, которые необходимо выполнять в таких ситуаци- ях. Потерянные документы нельзя просто перепечатать и заново подписать. Вас могут обвинить в подделке. Важ- но грамотно задокументировать пропажу, расследовать инцидент и правильно восстановить документы. Шаг 1. Подготовьте докладную записку Убедитесь, что документы пропали. Проверьте, не свали- лись ли они за шкаф или их случайно поместили в другую папку. Спросите у руководителя, не оставил ли он у себя документы на подпись. Выясните, не взяли ли докумен- ты другие сотрудники. Если документы не обнаружили,22 e.sekretaria.ru
Работа с документамиДокладная записка об утрате документовУправление бухгалтерского учета Генеральному директору ООО «Альфа»ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Судокову Г.В.01.08.2018 № 65Об утрате документов В результате подготовки документов для проверки, проводимой ИФНС № 2, было выявле-но отсутствие следующих документов в договорном отделе: 1. Договор от 11.07.2017 № ДМ-02/17, заключенный с ООО «Спецстрой». 2. Договор от 17.07.2017 № 105/ДК-17, заключенный с ООО «БизнесПраво». 3. Договор от 24.07.2017 № 234/07-03/17, заключенный с ООО «Газпроект». Просим создать рабочую комиссию для выяснения причин пропажи вышеуказанных доку-ментов.Главный бухгалтер Самойлова А.К. Самойловавыясните, не заключала ли компания договоры с кадро- Еще по этой темевыми или архивными организациями. Когда поймете, что «Как работать с при-документы не найти, оформляйте это письменно. Составь- казами в организации:те докладную записку и направьте ее руководителю орга- по материалам вебина-низации (образец выше). В докладной записке укажите, ра», № 4, 2018когда и при каких обстоятельствах обнаружили пропажудокументов и перечень документов, которые пропали (еслион установлен), или их наименования.Шаг 2. Инициируйте создание комиссииКак правило, на основании докладной записки руководительорганизации принимает решение создать комиссию, чтобы№ 9, сентябрь 2018 23
ДелопроизводствоПриказ о создании комиссииОбщество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») ПРИКАЗ № 14502.08.2018 Москва О создании комиссии для выяснения причин отсутствия документов В связи с обнаружением факта отсутствия отдельных договоров в договорном отделеООО «Альфа» (далее – Общество) на основании докладной записки главного бухгалтераот 01.08.2018 № 65ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать комиссию для выяснения причин отсутствия документов в составе: Председатель комиссии: главный бухгалтер Самойлова А.К. Члены комиссии: 1. Начальник договорного отдела Зеленина А.В. 2. Руководитель юридической службы Молчанов А.К. 3. Начальник отдела консолидации бухгалтерской отчетности Мыткина А.Ф. 4. Руководитель службы безопасности Музолевский Н.К. 2. Комиссии: 2.1. Провести расследование причин отсутствия договоров в договорном отделе и пред-ставить акт о проведении служебного расследования на утверждение генеральному директорув срок до 09.08.2018. 2.2. Организовать восстановление утраченных документов в срок до 16.08.2018. 3. Начальнику секретариата Болдиной А.Е. ознакомить с настоящим приказом работниковОбщества в соответствии со списком рассылки в течение трех рабочих дней с даты подписа-ния приказа. 4. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя генеральногодиректора Иваницкого А.Г.Генеральный директор Судаков Г.В. СудаковЗам. генерального директора Начальник СекретариатаИваницкий А.Г. Иваницкий Болдина А.Е. Болдина02.08.2018 02.08.2018С приказом ознакомлены:…24 e.sekretaria.ru
Работа с документамирасследовать причины пропажи или гибели документов, Полезный советустановить четкий перечень тех документов, которые про- Дубликат документа –пали (погибли), и определить, как их можно восстановить. повторный экземплярИногда создают комиссию на основании правового акта Рос- подлинника документа,сийской Федерации или внутренних локальных нормативных имеющий юридическуюактов организации. Так, в соответствии с пунктом 6.8 Поло- силу, который выдает-жения о документах и документообороте в бухгалтерском ся только на основанииучете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 под № 105) в случае письменного заявленияпропажи или гибели первичных документов руководитель юридического или физи-организации назначает приказом комиссию по расследова- ческого лица, и в правомнию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для верхнем углу документаучастия в работе комиссии приглашаются представители специально изготов-следственных органов, охраны и государственного пожар- ленным штампом илиного надзора. рукой делается надпись «Дубликат» В члены комиссии по расследованию включают: руково-дителя структурного подразделения, ответственного за хра-нение пропавших документов, представителя юридическойслужбы, представителей иных структурных подразделений,а также представителя службы безопасности. О созданиикомиссии для выяснения причин отсутствия документовиздают приказ за подписью руководителя организации(образец на с. 24).Шаг 3. Составьте акт об утрате документовРезультаты работы комиссии оформляют актом. Форма актазаконодательно не утверждена, поэтому его можно составитьв произвольной форме. Акт должен содержать следующиеданные: состав комиссии, которой было поручено провестирасследование причин гибели документов; причины утра-ты документов; перечень документов, которые утрачены;ссылку на объяснительные записки сотрудников – запискиприкладывают к акту. Акт должен подписать председательи все члены комиссии и утвердить руководитель организа-ции. Копию акта направляют вышестоящей организации(образец на с. 26–27).№ 9, сентябрь 2018 25
ДелопроизводствоАкт об утрате документовОбщество с ограниченной УТВЕРЖДАЮответственностью Генеральный директор«Альфа» ООО «Альфа»(ООО «Альфа») Судаков Г.В. Судаков 09.08.2018АКТ09.08.2018 № 14МоскваОб утрате документов Основание: приказ генерального директора ООО «Альфа» от 02.08.2018 № 145 «О создании комиссии для выяснения причин отсутствия документов». Составлен комиссией: Председатель: главный бухгалтер Самойлова А.К. Члены комиссии: 1 . Начальник договорного отдела Зеленина А.В. 2. Руководитель юридической службы Молчанов А.К. 3. Начальник отдела консолидации бухгалтерской отчетности Мыткина А.Ф. 4. Руководитель службы безопасности Музолевский Н.К. В период с 6 по 8 августа 2018 г. комиссией была проведена проверка наличия документовв договорном отделе ООО «Альфа» (далее – Общество) на основании докладной записки глав-ного бухгалтера от 01.08.2018 № 65. Комиссией установлена утрата следующих документов:№ Номер дела Наименование Дата и номер Количество Причина отсутствияп/п документа документа листов (повреждения) в документе документа1 11-01-08-07 Договор подря- От 11.07.2017 20 Утеря документа да, заключенный № ДМ-02/17 специалистом дого- с ООО «Спецстрой» ворного отдела2 11-01-08-08 Договор оказания От 17.07.2017 15 Утеря документа специалистом дого- услуг, заключенный № 105/ ворного отдела с ООО «БизнесПраво» ДК-173 11-01-08-09 Договор, заключенный От 24.07.2017 5 Утеря документа с ООО «Газпроект» № 234/07- специалистом дого- 03/17 ворного отдела Причиной утраты трех вышеперечисленных документов стало халатное отношение специ-алиста договорного отдела Ивановой Р.К. к своим должностным обязанностям. По результа-там проверки были получены письменные объяснения Ивановой Р.К. Названные документы могут быть восстановлены. Меры по восстановлению: подготовка запросов контрагентам членами комиссии с прось-бой предоставить дубликаты вышеуказанных документов в срок до 13.08.2018.
Работа с документамиПриложение: объяснительная записка специалиста договорного отдела Ивановой Р.К. на 1 л. в 1 экз.Составлен в 3 экземплярах: 1-й экз. – в дело № 01-14; 2-й экз. – в архив; 3-й экз. – в отдел кадров.Председатель комиссии: Самойлова А.К. СамойловаЧлены комиссии: Зеленина А.В. Зеленина Молчанов А.К. Молчанов Мыткина А.Ф. Мыткина Музолевский Н.К. МузолевскийС актом ознакомлены:специалист договорного отдела Иванова Р.К. Иванова 09.08.2018зам. генерального директора Иваницкий А.Г. Иваницкий 09.08.2018начальник секретариата Болдина А.Е. Болдина 09.08.2018Экземпляр акта получен:зав. архивом Денисова И.Е. Денисова 10.08.2018зам. начальника отдела кадров Гришина К.С. Гришина 10.08.2018Шаг 4. Примите меры, чтобы восстановить 27документыПосле того как комиссия определила, какие документыутрачены и причины их утраты, нужно принять меры, что-бы восстановить эти документы. Как правило, при утередокументов изготавливают дубликаты, выдача отдельныхвидов которых предусмотрена нормативно-правовыми акта-ми. Но в некоторых случаях можно изготовить завереннуюкопию утраченного документа, например, такая возмож-ность предусмотрена пунктом 3.4 Положения о порядке№ 9, сентябрь 2018
ДелопроизводствоПисьмо контрагенту с просьбой изготовить дубликаты утраченного документа Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)Речная ул., д. 15, Москва, 182088 Генеральному директоруТел.: 8 (495) 413-62-10, факс 413-62-11 ОАО «Спецстрой»E-mail: [email protected] Шапошникову С.А.ОКПО 14347193, ОГРН 1037710281793ИНН/КПП 7612265838/77200200110.08.2018 № 901/11-01На № от О предоставлении дубликата договора Уважаемый Сергей Александрович! В ООО «Альфа» был утерян договор от 11.07.2017 № ДМ-02/17, заключенныйс ОАО «Спецстрой». Просим посодействовать в восстановлении документа и предоставитьзаверенную копию имеющегося в ОАО «Спецстрой» договора.С уважением,Генеральный директор Судаков Г.В. СудаковА.В. Зеленина412 6711 и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс). Есть несколько вариантов действий, чтобы восстановить утраченные документы. Вы можете: – Направить письмо контрагентам с просьбой восстано- вить утраченные документы (образец выше). – Обратиться к коллегам и сотрудникам других под- разделений организации. Подумайте, у кого еще могут остаться копии документов, которые потеряли. Проверьте корпоративный портал, где могут выкладывать отдельные документы.28 e.sekretaria.ru
Работа с документамиОтметка о заверении копии документаВерно В.П. СерегинГенеральный директор Серегин 20.08.2018 – Если потеряли бухгалтерский документ, можно обра- Полезный советтиться в ИФНС с просьбой выдать копию или в банк, у кото- Заверенная копия доку-рого должен быть оригинал утраченного документа. мента – копия докумен- та, на которой в соответ- Направьте служебную записку руководителю с просьбой ствии с установленнымподписать дубликат документа, после того как провели порядком проставленырасследование причин утраты по всем правилам. Копию реквизиты, которые обе-документа также заверьте в установленном порядке. спечивают ее юридиче- скую значимость Как заверить копию документа. В новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусмотрены порядок и форма заверения копийразличных видов документов. В пункте 5.26 сказано, чтоотметку о заверении копии оформляют, чтобы подтвер-дить соответствие копии подлиннику документа. Отметкуо заверении копии проставляют под реквизитом «подпись».Она включает: слово «Верно»; наименование должностилица, заверившего копию; его собственноручную подпись;расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату завере-ния копии (образец выше).ВАЖНЫЕ ВЫВОДЫ1. Составьте докладную записку на имя руководителя, если документы утеряны. На ее основа- нии руководитель организации создаст комиссию и поручит ей провести расследование.2. Составьте акт об утрате документов. Форма акта законодательно не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме.3. Примите меры, чтобы восстановить документы. Есть несколько вариантов действий, чтобы восстановить утраченные документы.№ 9, сентябрь 2018 29
ДелопроизводствоДомашнее задание № 9Валентина АНДРЕЕВА, Ситуация. У секретаря организационного отдела ООО «Спец-профессор кафедры проект» Светланы Махониной возникла необходимостьтрудового права и права обратиться в банк, чтобы получить кредит. В банке от неесоциального обеспечения потребовали кроме паспорта справку с места работы с ука-Российской академии занием среднего заработка.правосудия, к. и. н. Махонина представила в банк все затребованные доку- менты. Однако для оформления кредита банк решил про- вести дополнительную проверку ее платежеспособности. Для этого специалист кредитного отдела банка позвонил в кадровую службу ООО «Спецпроект» и попросил под- твердить полученные сведения о работе и заработной плате Махониной. Работник кадровой службы отказался давать сведения о секретаре по телефону. При этом он сослался на статью 86 Трудового кодекса. Кадровая служба подготовила уведомле- ние для Махониной, чтобы получить письменное согласие передать ее персональные данные третьей стороне (образец на с. 31). Секретаря ознакомили с уведомлением под подпись. Определите: – допустимо ли запрашивать персональные данные работника по телефону; – правомерно ли кадровая служба отказала банку в пере- даче персональных данных работника по телефонному запросу; Готовые решения для секретаря с умным поиском и базой образцов e.sekretaria.ru Реклама30 e.sekretaria.ru
ПрактикумДомашнее задание. Уведомление об обращении банка Общество с ограниченной Секретарю ответственностью «Спецпроект» Махониной С.В. (ООО «Спецпроект) УВЕДОМЛЕНИЕ 04.07.2018 № 18/05-15 Об обращении банка Уважаемая Светлана Владимировна! В кадровую службу поступил запрос из банка «Содружество» в целях проверки Вашегоместа работы и заработной платы. Предоставить сведения о Вас третьей стороне возможно только с Вашего согласия. Факт согласия оформляется письменно по унифицированной форме, разработаннойи утвержденной в ООО «Спецпроект» (прилагается). В случае Вашего согласия на передачу персональных данных в банк просим Вас запол-нить и подписать прилагаемую форму.Руководитель кадровой службы Антонов М.П. Антонов С.В. МахонинаС уведомлением ознакомлена:секретарь Махонина 04.07.2018 В дело № 05-15 Панина 04.07.2018 – необходимо ли было предлагать секретарю оформить 31письменное согласие на передачу персональных данныхв банк; – какие ошибки были допущены кадровой службой присоставлении и оформлении уведомления для секретаря.№ 9, сентябрь 2018
ДелопроизводствоОтвет на домашнее задание из № 8Валентина АНДРЕЕВА, Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на частипрофессор кафедры предусмотрено статьей 125 Трудового кодекса. Этот вопрострудового права и права решается по соглашению между работником и работодате-социального обеспечения лем. Одна из частей отпуска должна быть не менее 14 днейРоссийской академии подряд. Других ограничений по продолжительности частейправосудия, к. и. н. отпуска закон не устанавливает. Работник может просить работодателя предоставить любое количество дней отпуска. Это могут быть и рабочие, и выходные дни. Но нельзя забывать, что отпуск предостав- ляют в календарных днях. Приведем пример правильной работы с заявлением после его получения и рассмотрения. Работодатель должен рас- смотреть заявление работника с просьбой разделить отпуск на части (образец на с. 33). Пожелания работника могут vk.com/sekretariat_ru32 e.sekretaria.ru
ПрактикумЗаявление о предоставлении отпускаСекретариат Генеральному директору ООО «Интел»ЗАЯВЛЕНИЕ08.06.2018 Пахомову А. Н. 1 Отказать в предоставлении части отпуска секретарю Петровой Н.С. Пахомов 08.06.2018 Прошу предоставить мне в связи с личными обстоятельствами часть ежегодногооплачиваемого отпуска продолжительностью 5 дней, с 25 по 29 июня 2018 г.Секретарь Петрова Н. С. ПетроваС резолюцией руководителя организации ознакомлена: 3 Н. С. Петровасекретарь Петрова 08.06.2018 В дело № 04-18 2 Вх. № 21/04-18 08.06.2018 Секретарь Боброва 08.06.2018не совпадать с интересами работодателя. Решение работо- 33дателя должно отразиться в резолюции. Резолюция обязательно должна полностью соответствоватьпросьбе работника. Работодатель может удовлетворить прось-бу работника или отказать ему. В рассмотренной ситуациирезолюция руководителя организации не соответствовалапросьбе работника. Недопустимо предоставлять работникусемь дней отпуска, если он просит о пяти днях. Либо емупредоставляют пять дней отпуска, либо отказывают. Законне обязывает работодателя объяснять причину отказа (1). Заявления работников должны быть зарегистрированыв управлении персоналом (2). В случае отказа в просьбеработника следует ознакомить с резолюцией руководителяпод подпись (3).№ 9, сентябрь 2018
Вопрос – ответЧто такое индексатор структурныхподразделений и как его сделать?В каком нормативном документе есть информация Отвечаетпо индексатору структурных подразделений? В раз- Инна САМСОНОВА,ных рекомендациях и правилах индексатор только документовед, специалиступоминается. Как его разработать? по ДОУ и делопроизводству Елена, секретарь руководителяНормативного документа, который описывает, как правиль- Еще по этой темено нужно индексировать подразделения, нет. Организации «Внутренняя переписка:сами определяют порядок индексации структурных подраз- какие документы вхо-делений, поскольку все они имеют различную структуру. дят в состав и как верноИндекс подразделения – это код, в котором есть информа- оформить по новомуция об этом подразделении. В составе информации может ГОСТу», № 7, 2018быть порядковый номер подразделения, его наименование,местонахождение и другие сведения. Самый простой способ индексации – присвоить подразде-лениям порядковые номера – 01, 02, 03. Также индексы могутбыть буквенными: К – кадровая служба, Р – руководствои комбинированными: УИТ – управление информационныхтехнологий; УИТ/1 – отдел информатизации; УИТ/2 – отделинформационной безопасности. Комбинированный индекснеобходим, если в организации сложная структура или естьфилиалы. Индексацию согласуйте с отделом кадров или подраз-делением, которое составляет штатное расписание, чтобыцифровое обозначение структурного подразделения соот-ветствовало коду в штатном расписании. Затем нужно под-готовить приказ по основной деятельности, чтобы закрепитьиндексы и ввести их в действие (образец на с. 36). Когдабудете готовить сводную номенклатуру дел, индексируйтеи располагайте ее разделы так, чтобы они соответствовализакрепленной структуре организации.№ 9, сентябрь 2018 35
ДелопроизводствоПриказ о закреплении индексов структурных подразделенийОбщество с ограниченной ответственностью «Восторг» (ООО «Восторг») ПРИКАЗ № 05-02/0311 января 2018 г. г. Казань О закреплении индексов структурных подразделений В целях эффективного обозначения и идентификации структурных подразделенийПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить с 11.01.2018 следующие индексы структурных подразделений: 01 – Служба делопроизводства 02 – Отдел кадров 03 – Финансовый отдел 04 – Хозяйственный отдел 05 – Юридический отдел 06 – Отдел информатизации 07 – Отдел продаж 08 – Отдел логистики 09 – Отдел рекламы 2. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя генерального директораПономарева Г.Н.Генеральный директор Гренкин Б.Р. ГренкинНаправляют ли поступившую почтусразу в подразделение?Отвечает Можно ли расписывать почту сразу в отдел испол-Инна САМСОНОВА, нителя, минуя курирующего заместителя?документовед, специалистпо ДОУ и делопроизводству Ирина, делопроизводитель Да, если у вас это закреплено в инструкции по делопроизвод- ству организации. В разделе инструкции «Прием, обработка,36 e.sekretaria.ru
Вопрос – ответрегистрация и распределение поступающих документов»может быть написано следующее. Пример. «В структурные подразделения направляются следующие виды документов: – ответы на запросы структурного подразделения; – документы из филиалов организации, адресованные структур- ному подразделению; – информация рекламного и ознакомительного характера, адре- сованная структурному подразделению». Добавим, что в процессе работы возникают экстренныеситуации. Например, курирующий заместитель на совещанииили в отъезде, а пришла срочная информация или поступилдокумент с коротким сроком исполнения. В этом случаевы можете направить документ курирующему заместителюи одновременно ознакомить с документом руководителяструктурного подразделения-исполнителя.Можно ли в тексте письма-ответа датьссылку на дату и номер входящегописьма и его наименование?Если автор не указал краткое содержание в пись- Отвечаетме, могу я в тексте ответного письма дать ссылку Валентина ЯНКОВАЯ, экспертна дату и номер входящего и краткое наименование? в сфере делопроизводства и архивного дела, к. и. н., Ольга, секретарь доцентВ тексте письма-ответа не рекомендуем ссылаться на датуи номер поступившего письма и пересказывать егосодержание. Для даты и номера входящего письма есть№ 9, сентябрь 2018 37
ДелопроизводствоРеквизит письма «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа» Общество с ограниченной ответственностью «Медиа – К» Комсомольский просп., д. 18, Москва, 121875; тел. (495) 921-18-17;тел./факс (495) 918-04-04; e-mail: [email protected]; htttp://mediacompany.ruОКПО 02862795; ОГРН 1027400240654; ИНН/КПП 7703022850/77800500220.04.2018 № 111/01-13На № 77/01-18 от 08.04.2018О мониторинге выхода рекламы Генеральному директору… АО «Производственная компания “Богатырь”» г-ну Бражникову О.Д. ул. Волхонка, д. 25, Москва, 105334Реквизит «Ссылка на регистрационныйномер и дату поступившего документа» специальный реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»: На № от , в который и вносят сведения о поступившем письме (обра-Еще по этой теме зец выше).«Типичные ошибкив деловой переписке: Пересказывать в ответном письме содержание посту-по материалам вебина-ра», № 6, 2018 пившего документа также не рекомендуем, поскольку копию инициативного письма отправитель хранит у себя в организации в одном из дел. Исключение – ответы на обращения граждан. Гражда- не часто пишут одновременно в несколько органов власти или организаций, при этом обращения могут различаться содержанием, поэтому в ответе важно обозначить, по како- му вопросу обращались в организацию и что конкретно вы рассмотрели.38 e.sekretaria.ru
ХпоурОторьшискао цянеСслуииэспт.стМиехаомрлдаоегнси,о апкмсреиархищоктаеарнесаткпиейвтИнформационныетехнологииКак создавать схемыв программах Microsoft Office,чтобы их понимали с первоговзгляда 40Елена СИДОРОВА, преподаватель ЦКО «Специалист» при МГТУ им. Н.Э. БАУМАНА,сертифицированный тренер MicrosoftВопрос – ответ Вопрос – ответКакой онлайн-переводчик выбрать Где найти качественные шаблонысекретарю? 49 для презентаций? 51
Информационные технологииКак создавать схемы в программахMicrosoft Office, чтобы их понималис первого взглядаЕлена СИДОРОВА, преподаватель ЦКО «Специалист» при МГТУим. Н.Э. БАУМАНА, сертифицированный тренер MicrosoftИз статьи вы узнаете: Как добавлять или удалять фигуры в объектах SmartArt Как составить схему с помощью фигур Как преобразовать текст в объект SmartArt и наоборот – в PowerPoint Как создать схему с помощью объектов SmartArtПолезный совет Наглядная информация – вот что ценят ваш шеф и коллеги.Создавать схемы и рабо- Даже сложные вещи можно подать просто. Используйтетать с ними можно схемы там, где можно визуализировать данные, например,в основных програм- в отчетах, докладах или презентациях. Важно, чтобы вашумах Microsoft Office: схему понимали с первого взгляда. Создать ее в программахWord, Excel, PowerPoint Microsoft Office можно двумя способами: использовать фигурыи Outlook. В статье и объекты SmartArt. Какими способами создавать сложныемы использовали версию и простые схемы и как упростить работу, расскажем в статье.Microsoft Office 2016 Как создать схему с помощью фигур Чтобы создавать схемы с нестандартной или сложной структурой, используйте автофигуры или просто – фигуры, как их предлагают называть программы Microsoft Office. Это довольно трудоемкий процесс, вам надо: нарисовать фигуры, добавить в них текст, поместить внутрь рисунки,40 e.sekretaria.ru
Компьютер и интернетрасположить на листе, соединить линиями или стрелками Полезный совети не забыть сгруппировать, чтобы все объекты стали еди- Если нужно заменитьным целым. фигуру на другую – например, скругленный Плюсы: ваша схема будет уникальной. Минусы: долго прямоугольник на овал,создавать, все объекты необходимо тщательно выравни- используйте инструментвать, подгонять шрифты при любом изменении элементов «Изменить фигуру»схемы. Как сделать схему? в контекстном меню или на вкладке «Формат» Вставьте фигуру. Перейдите на вкладку «Вставка»и в группе «Иллюстрации» нажмите кнопку «Фигуры».Выберите нужную фигуру – например, «Скругленный пря-моугольник», и щелкните по ней. Курсор примет формукрестика. Зажмите левую кнопку мыши и нарисуйте фигуруна странице. Измените размер и положение фигуры. Щелкнитепо фигуре – появятся точки масштабирования. Зажмителевой кнопкой мыши одну из этих точек и измените раз-мер. Потяните курсор внутрь фигуры, чтобы уменьшитьее, или наружу, чтобы увеличить. Если вы хотите изменитьразмер относительно центра, удерживайте клавишу Ctrl.При зажатой клавише Shift сохраняются пропорции объек-та. Вы также можете изменить размер фигуры на вкладке«Формат» – используйте для этого счетчики «Высота фигу-ры» и «Ширина фигуры». Чтобы переместить фигуру в другое место, наведите на неекурсор. Он примет вид маркера перемещения – крестикаиз стрелок. Затем зажмите левую кнопку мыши и передвинь-те фигуру. Для поворота фигуры вокруг оси используйтемаркер в виде круглой стрелки в верхней части фигуры. Добавьте текст. Щелкните правой кнопкой мышипо фигуре. В контекстном меню выберите команду «Изменитьтекст» или «Добавить текст», в зависимости от типа фигу-ры, затем введите нужный текст. Или щелкните по фигурелевой кнопкой мыши и начните писать текст. Настройте форматирование фигуры. Параметрыформатирования задайте на вкладке «Формат». Вы можетенастроить стили фигур и текста – заливку, контур, эффекты.На этой же вкладке в группе «Упорядочить» можно настроить№ 9, сентябрь 2018 41
Информационные технологииРис. 1. Примеры схем, которые созданы с помощью фигурЕще по этой теме выравнивание фигур относительно друг друга или относи-«Работаем с таблицами тельно страницы документа, их группировку и т. д.в Word. Возможностии преимущества, о кото- Объедините фигуры в схему (рис. 1 выше). Чтобы элемен-рых вы не знали», ты схемы стали единым объектом, который можно выделять,№ 7, 2018 перемещать, копировать или удалять, необходимо их выде- лить и сгруппировать. Чтобы выделить объекты по одному, щелкните левой кнопкой мыши при зажатой клавише Shift. Если элементов в схеме много, на вкладке «Главная» в груп- пе «Редактирование» выберите команду «Выделить». Затем нажмите кнопку «Выбор объектов» и очертите прямоугольник вокруг всех элементов схемы. Чтобы сгруппировать фигуры, выберите инструмент «Группировать» в контекстном меню или на вкладке «Формат» в группе «Упорядочить». Как создать схему с помощью объектов SmartArt Чтобы легко и быстро получить стильную схему, которая поменяет вид и размер в зависимости от данных, которые вы ввели, используйте объекты SmartArt. Минус такого способа один – сложно подобрать макет под нужную схему.42 e.sekretaria.ru
Компьютер и интернетПопулярные типы макетов объектов SmartArtТип Что можно изобразитьмакетаСписок Строгую последовательность элементов списка или простого перечня содержимого объекта. Можно дополнить фотографиями или изображениямиПроцесс Строго упорядоченные элементы схемы, этапы проекта, временную шкалуЦикл Повторяющиеся этапы непрерывного процессаИерархия Древовидную, многоуровневую структуру, организационную диаграмму Объекты SmartArt – это тип графических элементов, Еще по этой темекоторые можно создавать во всех основных программах «Как стили в MS WordMicrosoft Office. Доступно большое количество макетов помогут сделать доку-для различных ситуаций. Когда подберете подходящий мент более читаемым»,макет, вставьте объект SmartArt в документ, добавьте текст № 5, 2018и настройте форматирование. Выберите нужный макет. Все макеты объектов SmartArtразделены на типы для удобства поиска. Подумайте, какиеданные будут размещены в схеме и к каком типу ее можноотнести. Подробнее о популярных типах макетов – в табли-це выше. Некоторые виды макетов разрешают вводить данныетолько одного уровня – например, «Закрытый угловой про-цесс», тип «Процесс». Другие могут отображать элементымногоуровневых структур-списков – например, «Организа-ционная диаграмма», тип «Иерархия». Большое количество текста сделает объект SmartArtтрудным для восприятия. Если сократить текст нельзя,поищите более подходящий макет. Например, макет «Тра-пециевидный список» (тип «Список») вмещает большойобъем слов (рис. 2 на с. 44). У некоторых макетов есть ограничение по количествуэлементов. Например, макет «Уравновешивающие стрел-ки» (тип «Связь») может сравнивать только два параметра,№ 9, сентябрь 2018 43
Информационные технологииРис. 2. Макет «Трапециевидный каждый из которых включает максимум четыре подпункта.список» Если вы выбираете макет с ограниченным количеством фигур, программа покажет, какие из них не будут видныЕще по этой теме в схеме. Перед этими элементами в области «Введите текст»«Что делать, если вместо маркера появится красный знак «Х». Если вы выбе-презентация нужна рете такой макет как окончательный вариант, помеченныебыла вчера: хитрости красным значком данные не сохранятся.PowerPoint для секрета-ря», № 3, 2018 После того как добавите все данные в схему, можете посмотреть другие макеты данного типа и выбрать самый подходящий. В новый макет объекта SmartArt автоматически переносится большая часть текста и его форматирование, а также другое содержимое – например, рисунки. Также сохраняются варианты цветовой схемы, стили, эффекты самой схемы и отдельных элементов. Вставьте объект. Укажите курсором место располо- жения схемы. Откройте инструмент SmartArt на вкладке «Вставка» в группе «Иллюстрации». Выберите нужный макет и нажмите ОК (рис. 3 на с. 45). Так как объект SmartArt добав- ляют в то место, где стоит курсор, программа воспринимает объект как часть текста. Его нельзя свободно перемещать по документу, пока вы не настроите параметр «Обтекание текстом». Он находится на вкладке «Формат» в группе «Упорядочить». По умолчанию для объекта SmartArt уста- новлен параметр «В тексте». Выберите нужный вариант: «Квадрат» – текст располагается вокруг прямоугольной рамки схемы; «По контуру» – текст займет все свободное место до контура схемы; «Сквозное» – аналогично преды- дущему варианту, но текст заполняет больше места вокруг схемы; «Сверху и снизу» – схема разбивает текст на строки; «За текстом» или «Перед текстом». Введите текст. Чтобы заполнить схему данными, необ- ходимо открыть область «Введите текст», если она не откры- та автоматически. Для этого достаточно нажать на кнопку в виде значка «<» или «>» на одной из вертикальных границ области построения SmartArt. Принцип работы аналогичен созданию списков. Для перехода от пункта к пункту щелкни- те левой кнопкой мыши или используйте клавиши-стрелки.44 e.sekretaria.ru
Компьютер и интернетРис. 3. Диалоговое окно «Выбор рисунка SmartArt» 45Ввести текст можно и в самой фигуре, достаточно в неепоместить курсор и начать писать. Добавляйте или удаляйте элементы схемы. Вы може-те в любой момент добавить или удалить фигуры, чтобыизменить структуру макета. Каким образом? Это зависитот того, как вы добавляли текст в схему. Если вводили текстчерез область «Введите текст», вспомните правила созданиясписков. Для обычного списка клавиша Enter создает новыйэлемент – таким образом в одноуровневую схему можно доба-вить новые фигуры. Для многоуровневого списка – после тогокак нажмете на клавишу Enter, решите, что делать дальше:остаться на этом же уровне – тогда продолжайте вводитьтекст; понизить уровень – нажмите клавишу Tab; повыситьуровень – используйте сочетание клавиш Shift + Tab. Чтобыудалить лишние элементы, нажмите Delete или Backspace. Если вы вводили текст в самой фигуре, добавить новуюфигуру в схему можно с помощью инструментов группы«Создание рисунка». Чтобы добавить фигуру в схему, щел-кните по ней, откройте вкладку «Конструктор» и нажмите№ 9, сентябрь 2018
Информационные технологииРис. 4. Исходный список в PowerPoint Рис. 5. Список, преобразованный в объект SmartArtЕще по этой теме кнопку «Добавить фигуру». Вы можете выбрать, куда имен-«Как эффективно пла- но вставить фигуру. Для этого щелкните на треугольникнировать в MS Outlook», и нажмите «Добавить фигуру перед», «Добавить фигуру№ 2, 2018 после» и т. д. Если вы создаете многоуровневую структуру, после вставки фигуры нажмите «Повысить уровень» или «Понизить уровень». Чтобы удалить лишние элементы, также нажмите Delete или Backspace. Форматируйте объекты SmartArt. На вкладке «Фор- мат» в группе «Размер» можно настроить высоту и ширину отдельной фигуры или группы фигур, а также всей области построения схемы. Чтобы вручную изменить размер этих объектов, захватите мышкой и переместите один из соот- ветствующих маркеров на границе области построения SmartArt. У некоторых макетов фиксированные пропор- ции, поэтому фигуры не смогут заполнить все свободное пространство. Например, если макет «Сетчатая матрица» в области, которая по ширине больше ее высоты, объект SmartArt не сможет занять всю ширину. В таком случае, чтобы изменить пропорции, можно поменять ориентацию страницы для документа Word или Excel, а также макет слайда для презентации PowerPoint. Кроме размера в схеме можно корректировать формати- рование каждой выделенной фигуры. Например, вам надо применить готовые стили или эффекты, изменить заливку,46 e.sekretaria.ru
Компьютер и интернетграницу фигуры и текста. Для этого выделите фигуру илинесколько фигур, используя клавишу Shift, затем на вкладке«Формат» выберите нужные настройки.Как преобразовать текст в объект SmartArtи наоборот – в PowerPointЭтот способ работает только в программе PowerPoint. Чтобы Еще по этой темесоздать схему этим способом, текст нужно вводить в виде «Как создать шаблонсписка. При необходимости создайте схему с отображением распорядительногоиерархии данных. Список должен быть многоуровневым документа в MS Word»,и содержать столько уровней, сколько должно быть в схеме № 7, 2017(рис. 4 на с. 46). В многоуровневых списках после нажатияна клавишу Enter, чтобы понизить уровень, используйтеклавишу Tab, чтобы повысить – сочетание Shift + Tab. Завер-шая список, нажмите Enter, пока не прекратится нумерация. После ввода данных выделите список, откройте контекст-ное меню правой кнопкой мыши и нажмите «Преобразоватьв SmartArt». Выберите подходящий макет, настройте форма-тирование, обтекание текстом и место расположения объектав тексте (рис. 5 на с. 46). Чтобы превратить схему обратно в текст,на вкладке «Конструктор» в группе «Сброс» выберите инстру-мент «Преобразовать» и нажмите «Преобразовать в текст».ВАЖНЫЕ ВЫВОДЫ1. Чтобы построить схему с необычной или сложной структурой, используйте фигуры. Чтобы быстро и легко создать схему, которая сама адаптируется под введенные данные, используйте объекты SmartArt.2. Если вы не можете сразу подобрать нужный макет объекта SmartArt, не отказывайтесь от это- го способа создания схемы. Вы можете в любой момент добавить или удалить фигуры, чтобы настроить структуру макета.3. При работе со схемами SmartArt в программе PowerPoint можно преобразовать в схему текст, который вы заранее набрали в виде списка.№ 9, сентябрь 2018 47
Вопрос – ответКакой онлайн-переводчик выбратьсекретарю?Я общаюсь с коллегами из иностранных филиалов Отвечаетнашей компании. Часто бывает необходимо быстро Алиса РАХМАНОВА,перевести слово или фразу на английский или IT-специалистнемецкий язык. Какими онлайн-переводчикамилучше воспользоваться? Елена, помощник руководителяНаиболее популярные онлайн-переводчики – Google Пере- Полезный советводчик, Яндекс.Переводчик и переводчик PROMT. Вы можете Google Переводчикпользоваться ими с любого устройства и без регистрации. может перевести целуюУ каждого сервиса также есть мобильные версии и при- веб-страницу. В полеложения. с исходным текстом вве- дите веб-адрес и перей Google Переводчик. Сервис позволяет переводить дите по ссылке в полеотдельные слова и фразы с русского на более чем 100 язы- переводаков и обратно. Перейдите по адресу translate.google.com.В левом поле введите текст для перевода и укажите языки.Язык, с которого нужно сделать перевод, сервис определитавтоматически. Чтобы поменять языки местами, исполь-зуйте кнопку со стрелками. Перевод появится в правомполе автоматически, когда вы введете текст (рис. 1 на с. 50). Под полями с текстом и переводом есть похожие слова.Если вы переводите одно слово, увидите разные вариантыперевода. Из них можно выбрать подходящий вам по кон-тексту. Если переводите фразу, кликните по предложенномупереводу, чтобы увидеть другие варианты. Вы также можетепрослушать переведенный текст. Яндекс.Переводчик. Сервис поддерживает 94 языка.Интерфейсы программ и принципы работы очень похожи,но есть некоторые особенности. В Яндекс.Переводчикес помощью кнопок на полях текст для перевода можно про-диктовать – это удобно, если вы пользуетесь переводчиком№ 9, сентябрь 2018 49
Информационные технологии Рис. 1. Результат перевода с русского на английский в Google ПереводчикеПолезный совет с мобильного телефона. Затем можно прослушать перевод.Для удобства используй- Кроме того, Яндекс.Переводчик позволяет переводить текстте функцию автоматиче- с картинок. Перейдите в раздел «Картинка», загрузите изобра-ского исправления опе- жение, укажите исходный язык и язык перевода. Кликнитечаток при наборе текста. на текст на картинке, чтобы увидеть перевод (рис. 2 ниже).Особенно полезна этафункция для тех, кто Переводчик PROMT. Сервис доступен по адресуиспользует онлайн-пере- translate.ru. Он поддерживает меньше языков – 20, однаководчик с мобильного предоставляет больше возможностей для точного перевода.устройства Вы можете указать тематику текста для перевода, например, личная или деловая переписка, бизнес, социальные сети и т. д. (рис. 3 на с. 51). Кроме того, сервис умеет самостоя- тельно определять тематику текстов. Сервис предлагает словари на всех доступных языках перевода, в них можно посмотреть значения слов, подобрать синонимы и т. д. В соответствующем разделе можете проверить примеры Рис. 2. Перевод по картинке с русского на немецкий в Яндекс.Переводчике50 e.sekretaria.ru
Search
