Кадровое дело. Ознакомительный номер

Исправьте ошибкуОбщество с ограниченной ответственностью «Альфа» Форма по ОКУД 0301002 (ООО «Альфа») по ОКПО 16783212 (наименование организации) Дата Табель- Идентифика- Номер страхового Алфа- Характер Вид работы Полсоставления ный ционный номер свидетельства вит работы (основная, по (муж- налогоплатель- совместитель- ской, номер государственного жен- щика пенсионного ству) ский) страхования20.09.2018 1209 773546881214 745-456-789 01 И Постоянно По совмести- Ж тельству ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА работника I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ Трудовой договор номер 12/09 дата 20.09.20181. Фамилия Иванова Имя Екатерина Отчество Ивановна Сомова Код2. Дата рождения 22.01.1975 23.01.1975 Исправлено. Сомова А.В., 20.09.2018 23.01.1975 (день, месяц, год) 45 260 02 13. Место рождения г. Москва по ОКАТО 05 3 по ОКИН4. Гражданство Российская Федерация по ОКИН 30 075. Знание иностранного языка английский владеет свободно по ОКИН (наименование) (степень знания)6. Образование высшее образование Наименование Документ об образовании, о квалифика- Годобразовательного ции или наличии специальных знаний оконча- учреждения наименование серия номер нияМГУ им. М.В. Ломоносова Диплом АВ 145126 2005Квалификация по Направление или специальность по документудокументу об образовании Юрист Код по ОКСО 5.40.03.01 Юриспруденция... Наименование Документ об образовании, номер, Год образовательного,научного учреждения дата выдачи окончания Направление или специальность по документу Код по ОКСО 7. Профессия Юрист по ОКПДТР Код... по ОКПДТР 27933 (основная) (другая)e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2018 101

документооборот Личную карточку Т-2 заводите на всех сотрудников, с которыми у ком- пании заключен трудовой договор. Это правило распространяется на всех работников, в том числе на внутренних совместителей. Ведь при совмести- тельстве вы заключаете с ним другой трудовой договор, и личная карточка должна быть другая. Поэтому оформите две личные карточки для сотрудника, который работает у вас по внутреннему совместительству. Во всех остальных случаях у сотрудника должна быть только одна карточка Т-2. Перенесите все сведения в одну, а вторую уничтожьте. Проверьте, чтобы в форме № Т-2 были подписи сотрудника. Как передать личные карточки уволенных в архив? Могут ли сотрудники архива не принять их, если не все графы заполнены? Перед тем как будете отправлять форму № Т-2 в архив, заполните графы с кодовыми обозначениями данных. В личной карточке Т-2 указаны коды, для заполнения которых используйте классификаторы. В шапке запишите код по ОКУД – Общероссийский классификатор управ- ленческой документации. В этой графе указывайте код 0301002 – это число- вое обозначение карточки Т-2, он нужен для передачи документа в архив. Ниже укажите код ОКПО – Общероссийский классификатор предприятий и организаций. Код вашей компании проверьте на сайте Росстата. Чтобы заполнить остальные коды, выбирайте данные, соответствующие инфор- мации о сотруднике, из общероссийских классификаторов. Все эти коды нужны для систематизации сведений о сотруднике при передаче в архив. Как заполнять коды – в таблице на странице 100. На практике инспекторы ГИТ не проверяют заполнение этих кодов, со- ответственно за их отсутствие компанию не оштрафуют. Работников также не интересует их заполнение, значит, нет повода для трудовых споров. Если эти графы вы не заполните, никаких рисков для компании не будет. Слож- ности могут возникнуть только при передаче личных карточек уволенных в архив. Важные выводы 1. Форму личной карточки можете изменять, как удобно вам, за исключением разде- лов со сведениями о воинском учете, приеме, переводах и увольнении. 2. Если в разделе личной карточки закончилось свободное место, используйте отдель- ный листок, на котором разместите таблицу раздела. Сверху листа с таблицей оформите шапку с Ф. И. О. сотрудника. 3. Все коды в личной карточке нужны для систематизации сведений о сотруднике при передаче формы № Т-2 в архив.102 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2018



ДОКУМЕНТООБОРОТ Екатерина САМАРСКАЯ, юрист по трудовому праву (г. Волгоград) Что важно сделать сейчас, чтобы в ноябре составить график отпусков без проблем В статье читайте: Как составить положение об отпусках Какие сотрудники вправе выбирать даты отпуска Каким способом уведомлять сотрудников об отпусках С этого года ГИТ следит, чтобы работодатели начинали утверждать график отпусков уже в сентябре и завершали все процедуры строго к 17 декабря. Успеть к сроку вам поможет положение об отпусках. Какие условия нужно зафиксировать в документе, читайте в статье. Проверьте ваши локальные акты об отпуске Обычно порядок предоставления отпусков указывают в ПВТР (ч. 4 ст. 189 ТК). Однако Трудовой кодекс предусматривает разные виды отпусков, и есть много нюансов, как их предоставлять. Поэтому опишите все правила и процедуры в отдельном документе – положении об отпусках. Что конкретно указывать в положении об отпусках, работодатель решает сам. Закон не устанавливает требований. Например, можете зафиксировать в положении, в каком порядке будете утверждать график отпусков, правила отзыва из отпуска, правила замены части отпуска свыше 28 календарных дней деньгами. Положение об отпуске поможет вам правильно вести учет отпусков со- трудников. Например, из-за отпусков вне графика и отпусков за свой счет вы рискуете неправильно подсчитать остаток основного отпуска сотрудника. Чтобы исключить ошибку, опишите в положении правила подсчета стажа и рабочих периодов, оформления приказов и заполнения карточки формы № Т-2.104 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2018

Образцы c комментариями Утверждено приказом ООО «Персей» от 03.09.2018 № 18 ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТПУСКЕ ООО «ПЕРСЕЙ» 1. ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ ГРАФИКА ОТПУСКОВ 1.1. График отпусков утверждает директор организации не позднее чем за две недели до но-вого года. 1.2. Руководители структурных подразделений обязаны представить проекты графиков от-пусков на будущий год до 1 декабря текущего года. 1.3. Работники представляют руководителям структурных подразделений свои пожелания о времени отпуска на будущий год до 15 ноября текущего года. 1.4. Работники, которые имеют право на отпуск в удобное время, представляют руководителям структурных подразделений свои пожелания о времени отпуска на будущий год до 10 ноября текущего года.… В некоторых компаниях оформляют несколько ЛНА, например, положение 105об основном отпуске, о дополнительных отпусках, графике отпусков. Рискуетезапутаться среди документов. Также локальные акты одной тематики частопротиворечат друг другу. Это дополнительная причина, чтобы оформитьодно положение об отпуске и включить в него разделы на все случаи.Установите сроки, в которые сотрудники должныпредставить пожелания о датах отпускаГрафик отпусков на следующий год утвердите минимум за две неделидо нового года (ч. 1 ст. 123 ТК). До этого времени необходимо, чтобы руково-дители структурных подразделений подготовили проекты графиков своихотделов. Закрепите в положении об отпуске сроки, в которые работникии руководители подразделений должны представить в отдел кадров своипредложения об отпуске на следующий год (образец выше). Ставьте сроки так, чтобы сотрудники заранее сообщали руководителямдаты отпусков. Затем начальники структурных подразделений оформятсвои графики с учетом пожеланий сотрудников. Если в компании несколькоподразделений, укажите в положении даты сдачи графиков для каждогоподразделения. В дальнейшем старайтесь придерживаться утвержденногографика. Это позволит избежать претензий работников. Есть сотрудники с льготными правами на отпуск. Они отдыхают в удобноевремя (ч. 4 ст. 123 ТК). Это, например, работники с детьми-инвалидами. Пол-ный перечень льготных категорий сотрудников – в таблице на странице 107. Учитывайте мнение работников со льготами, когда формируете график.Дни отпуска они выбирают сами. Повлиять на выбор работников нельзя.Также работники со льготами вправе не соблюдать график отпусков. Этозначит, что они могут поменять свое решение, выбрать другие даты отдыхаe.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2018

документооборот … ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТПУСКЕ ООО «ПЕРСЕЙ» ... 4. ЗАМЕНА ЕЖЕГОДНОГО ОПЛАЧИВАЕМОГО ОТПУСКА ДЕНЕЖНОЙ КОМПЕНСАЦИЕЙ 4.1. Работодатель вправе по письменному заявлению работника заменять денежной компен- сацией часть ежегодного оплачиваемого отпуска. 4.2. Денежную компенсацию выплачивают за часть отпуска свыше 28 календарных дней. 4.3. Когда отпуска суммируют или переносят на следующий рабочий год, деньгами заменят каждую часть отпуска свыше 28 календарных дней. ... и пойти в отпуск вне графика. Пропишите в положении право сотрудников со льготами использовать отпуск в удобное время. Чтобы предотвратить ситуацию, когда несколько работников уйдут в от- пуск одновременно, в графике указывайте день и месяц начала и окончания отпуска. Для этого запишите в положении, что сотрудники должны указы- вать точные даты отпуска, а не месяц начала отдыха и количество его дней. Отметьте в положении, что очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяет график. Договоритесь с директором и бухгалтерией, как компенсировать отпуск свыше 28 дней Есть ситуации, когда сотрудники отпуск переносят. Поскольку отпуск нужно использовать не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, то все накопившиеся остатки отпуска сотрудников включайте в график на следу- ющий год (ст. 123, ч. 2 ст. 124 ТК). Чтобы уменьшить количество дней неот- гулянного отпуска, можете заменить часть основного ежегодного отпуска свыше 28 календарных дней денежной компенсацией. Для этого получите письменное заявление от работника (ч. 1 ст. 126 ТК). На основании заявления подготовьте приказ в свободной форме. Пропишите в положении об отпуске правила замены отпуска денежной компенсацией (образец выше). Ознакомьте сотрудников под подпись с поло- жением об отпуске. Если у них возникнут вопросы по поводу компенсации, объясните, что компенсировать можно только часть отпуска за отработан- ный рабочий период. Попросите работников задавать бухгалтеру вопросы по расчету размера денежной компенсации за отпуск. Уточните у работника, согласен ли он получить компенсацию за часть неотгулянного отпуска свыше 28 дней. Делайте это до того, как утвердите график. Тогда вам не нужно будет изменять график и другие кадровые до- кументы. Если график отпусков уже утвердили и работник просит заменить ча- сти отпуска деньгами, то идти ему навстречу работодатель не обязан. Если решите удовлетворить просьбу сотрудника, отразите в графике и личной карточке Т-2, сколько дней отпуска заменили деньгами. В графике отпусков106 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2018

Образцы c комментариямиКакие работники вправе взять отпуск вне графикаКатегории Документ-основание НормаРаботник, жена которого в отпуске Копия листка нетрудо- Часть 4 ст. 123 ТК по беременности и родам способности по бере- менности и родамСотрудница перед отпуском по бе- Листок нетрудоспо- Статьи 122, 260 ТК ременности и родам или сразу собности по беремен-после него ности и родамРаботники в возрасте до 18 лет Паспорт Статьи 122, 267 ТК Работники, усыновившие ребенка Свидетельство о рож- Статья 122 ТК в возрасте до трех месяцев денииСовместители Справка с основного Статья 286 ТК места работыРаботники Крайнего Севера Свидетельство о рож- Статья 322 ТК и приравненных территорий, если дениисопровождают ребенка, который поступает в образовательное уч-реждение в другой местностиИнвалиды войны, ветераны бое- Удостоверение ин- Пункт 17 ст. 14, п. 11 ст. 16 Феде-вых действий* валида или ветерана рального закона от 12.01.1995 войны № 5-ФЗ «О ветеранах»Супруги военнослужащих Справка с места служ- Пункт 11 ст. 11 Федерального бы супруга закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»Почетные доноры России и СССР Удостоверение почет- Статья 23 Федерального закона ного донора от 20.07.2012 № 125-ФЗ «О донор- стве крови и ее компонентов»* Т акже право на отпуск в удобное время есть у героев Советского Союза и России, героев социалистиче- ского труда, кавалеров ордена Славы и Трудовой Славы, участников ВОВ, чернобыльцев и лиц, которые подверглись воздействию радиации.в строке «Примечание» укажите сведения о приказе, на основании которого 107компенсируете часть отпуска. В разделе об отпуске формы № Т-2 отдельнойстрокой укажите количество дней отпуска и период работы, а также номери дату приказа о компенсации.Обозначьте правила отзыва из отпускаКогда сотрудник нужен на работе, а отдых по графику ему уже предоставили,оформите отзыв из отпуска. Чтобы отозвать сотрудника, получите его пись-менное согласие. Отказ выходить на работу досрочно – право работника.Поэтому за отказ нельзя привлекать к дисциплинарной ответственности(п. 37 постановления пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2 «О приме-нении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Феде-e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2018

документооборот рации»). Если работник согласен досрочно выйти из отпуска, предоставьте ему неиспользованную часть отпуска в удобное для него время в течение текущего рабочего года (ч. 2 ст. 125 ТК). Некоторых работников нельзя отзывать из отпуска даже с их согласия. Это работники до 18 лет, беременные женщины, работники, которые тру- дятся во вредных или опасных условиях. Также нельзя отзывать из отпусков по уходу за ребенком и учебных отпусков. Учтите, что сотрудник мог потратить деньги, чтобы организовать от- пуск. Например, купить путевку или билеты на самолет. Для таких случаев закрепите в положении об отпусках правило, что работнику возмещают затраты на отпуск. Хотя делать это вы не обязаны, но так избежите кон- фликтов с работниками. Согласуйте с бухгалтерией порядок компенсации и документы, на основании которых будете возмещать деньги сотруднику. Задача работодателя – оформить возврат денег так, чтобы налоговики при- няли затраты при расчете налогов. Определите способ уведомления сотрудников об отпуске Когда подойдет время отпуска, работнику нужно будет напомнить о нем. Закон не устанавливает способ, которым можно известить работника. Есть только минимальный срок – 2 недели до начала отпуска. Кадровики извещают работников двумя основными способами: знако- мят под подпись с уведомлением о времени начала отпуска или приказом о предоставлении отпуска. Если выбрали второй способ, приказ об отпуске издайте так, чтобы успели ознакомить с ним сотрудника минимум за две недели до начала отдыха. Учтите, что если сотрудник передумает идти в отпуск, приказ нужно будет отменить. Поэтому удобнее оформлять уведомления и знакомить с ними сотрудников под подпись. А приказ составляйте минимум за 3 дня до отпу- ска, чтобы бухгалтерия выплатила сотруднику отпускные (ч. 9 ст. 136 ТК). Зафиксируйте в положении об отпуске способ, которым будете извещать работников о времени начала отдыха. Установите сроки для подачи заявлений Часто работники пишут заявления с просьбой предоставить оплачиваемый отпуск вне графика. Как поступить в такой ситуации, директор решает сам. Работодатель вправе отказать работнику в отпуске не по графику. Если решите пойти работнику навстречу, учтите, что отпуск вне графика, так же как и по графику, нужно оплатить минимум за три дня до начала (ч. 9 ст. 136 ТК). Работники часто просят отпуск без учета трех дней. Это станет причиной штрафа на компанию и директора (ст. 5.27 КоАП). Инспектора ГИТ не устроят ваши договоренности с работником. Есть закон, и его нужно соблюдать (определение Ивановского областного суда от 20.03.2018 по делу № 21-30/2018).108 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2018

Образцы c комментариямиКаким работникам нужно предоставить отпуск за свой счетКатегории Норма Документ-осно- Продолжитель- вание ность отпускаРаботники в случаях рождения ре- Статья 128 ТК Свидетельство 5 днейбенка, регистрации брака, смерти о рождении, бра-близких родственников ке или смертиСовместители Статья 286 ТК Справка с ос- Дни, недостающие новного места для отпуска по ос- работы новному месту работыРодители и жены (мужья) военнос- Статья 128 ТК Справка с места 14 днейлужащих, погибших при исполне- службы военно-нии обязанностей либо вследствие служащего заболевания, связанного с военной службой*Инвалиды Статья 128 ТК Справка медико- 60 дней социальной экспертизыРаботающие пенсионеры Статья 128 ТК Пенсионное 14 днейпо старости удостоверениеРаботники в районах Крайнего Статья 322 ТК Трудовой до- На время проезда Севера и приравненных к ним говор к месту отпуска и об-местностях ратноСупруги военнослужащих Часть 11 ст. 11 Справка с места Одновременно Федерального за- службы военно- с отпуском воен- кона от 27.05.1998 служащего нослужащего № 76-ФЗ Работники, которые сдают вступи- Статья 173 ТК Справка-вызов 15 днейтельные испытания в вузы из вузаРаботники, которые получают Статья 173 ТК Справка-вызов высшее образование для: из вуза– промежуточной аттестации;– подготовки и защиты выпускной – 15 дней;работы; – четыре месяца;– сдачи итоговых госэкзаменов – один месяцРаботники, которые сдают вступи- Статья 174 ТК Справка-вызов 10 днейтельные экзамены в учреждения из учебного среднего профобразования учрежденияРаботники, которые получают Статья 174 ТК Справка-вызов из учебного среднее образование для: учреждения– промежуточной аттестации; – 10 дней; – два месяца;– подготовки и защиты выпускной работы;– для подготовки и сдачи итоговых – один месяцэкзаменов* Т акже право на отпуск за свой счет есть у героев Советского Союза и России, героев социалистического труда, кавалеров ордена Славы и Трудовой Славы, инвалидов войны, ветеранов боевых действий, участ- ников ВОВ.e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2018 109

документооборот Чтобы избежать штрафа, попросите сотрудника выбрать даты отпуска с учетом трех дней на оплату. Поясните, что если он уйдет день в день, компанию оштрафуют. Укажите условия, когда нужно сдвигать рабочий период из-за отпуска за свой счет Чтобы пойти в отпуск без сохранения заработной платы, сотруднику не нужен стаж работы в организации (ст. 128 ТК). Сотрудник напишет заявление, и директор согласует продолжительность отпуска. Предоставлять отпуск без сохранения – право работодателя. Когда оформляете отпуск за свой счет, обращайте внимание на количество дней такого отпуска сотрудника в рабочем году. Если общая продолжитель- ность отпусков без сохранения заработной платы в течение рабочего года превышает 14 календарных дней, то в стаж для отпуска включайте только 14 дней. Все последующие дни отпуска за свой счет смещают окончание ка- лендарного года на это количество дней. То есть период следующего рабочего года определяйте исходя из того, когда закончился предыдущий смещенный рабочий год. Пример Работник взял 20 дней отпуска за свой счет. 14 календарных дней войдут в стаж, а 6 календарных дней сместят начало его следующего рабочего периода. Его предыдущий рабочий год был с 26 марта 2017 года по 25 марта 2018 года. После отпуска новый рабочий период будет с 1 апреля 2018 года по 31 марта 2019 года. Начало нового период работы для отпуска сдвигается на 6 календарных дней. Укажите в положении об отпуске случаи, когда по закону обязаны предо- ставлять сотрудникам отпуск за свой счет. Тогда не нужно будет каждый раз искать в законах, есть у работника право на отпуск или нет. Все ситуации, когда необходимо предоставлять отпуск без сохранения зарплаты сотруд- никам, – в таблице на с. 109. Важные выводы 1. Закрепите в положении об отпуске сроки, в которые работники и руководители подразделений должны представить в отдел кадров предложения об отпуске на следующий год. 2. Есть категории сотрудников, которые могут уйти в отпуск в удобное для себя время. Они вправе пойти в отпуск не по графику, и отказать им нельзя. 3. Извещайте сотрудников об отпуске минимум за две недели одним из этих способов: либо знакомьте под подпись со специальным уведомлением, либо приказом об отпуске.110 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2018



РАБОТА С УДОВОЛЬСТВИЕМ Наталья УЛАНОВА, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело» Первый день в кадрах. Как не растеряться в профессии В статье читайте: Как применить опыт из другой сферы к кадровой работе Что поможет новичку быстро влиться в профессию Как быстро разобраться с кадровыми документами, которые видишь впервые Если вы пришли работать в кадры первый раз или только недавно стали кадровиком, не пугайтесь, что все кажется новым и сложным. Быстро влиться в профессию вполне реально. Если вы никогда не работали с документами, ваш прошлый опыт поможет быстро освоиться в новом деле. Далее вы узна- ете, как обрести уверенность в себе и быстро развиваться в кадровом деле. Как найти ваши сильные и слабые стороны в кадровой сфере благодаря прошлой профессии Работать кадровиком приходят из разных профессий. Если вы боитесь, что ваш прошлый опыт работы ничем не поможет на новой специальности и вы ничего не знаете о кадрах, это не так. На прежней должности вы полу- чили навыки, которые сразу начнете использовать в работе кадровиком. На примере нескольких специальностей посмотрите, как определить ваши сильные стороны, которые помогут в кадровом деле. Психологи. Если вы работали психологом, то у вас уже есть навыки, ко- торые другим кадровикам только предстоит приобрести. Уже с первых дней работы вы готовы решать конфликты со сложными работниками и подбирать персонал. Навык задавать вопрос так, чтобы получить нужный для вас ответ, понимать настроение собеседника позволит наладить взаимоотношения с госорганами, когда вы будете проходить проверки или подавать отчет- ность. Используйте эти преимущества в работе. В дальнейшем вы можете выступать посредником в спорных ситуациях между компанией и сотруд-112 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2018

Организуем работу отдела кадров 113никами, работодателем и контролирующими органами. Находить общийязык с любым человеком станет для вас одним из ключевых достиженийи позволит вырасти до должности директора по персоналу. Пример Подписчица журнала «Кадровое дело» поделилась историей, как пришла в кадры после работы психологом в образовательных учреждениях. Вначале подбира- ла кандидатов для собеседования, но когда компания узнала о проверке ГИТ, ее подключили помогать с документами. Перед проверкой оказалось, что многих кадровых документов нет, а с при- казами сотрудников не ознакомили. Не все соглашались поставить прошедшую дату, а некоторые и вовсе не хотели ставить подпись, намеревались пожаловаться руководителю, что с документами бардак. Наша подписчица не только успела оформить недостающие документы, но и нашла подход к каждому сотруднику. Она уговорила подписать все недостающие документы с нужными датами, объ- яснив, что работникам это ничем не грозит и условия их труда не изменятся1. Благодаря профессиональным навыкам подписчица договорилась с бухгал- терами внести изменения в программу и устранить несоответствия в отчетах. Но не все исправили к проверке. Поэтому общаться с инспектором тоже поручили ей. Благодаря правильному разговору с ГИТ специалист по подбору персона- ла смогла смягчить результаты проверки и компания получила минимальный штраф. Через полгода специалиста по подбору персонала повысили в должности. Секретари. Сотрудники, кто переходят в кадровую сферу из секретарей,администраторов и ассистентов, хорошо понимают внутреннюю структурукомпании, знают почти всех работников в фирме, а главное – уже оформ-ляли документы. Секретари умеют вести деловую переписку и составлятьдокументы. Все это необходимо и в работе кадровика, то есть для новой про-фессии у вас уже есть навыки. В первое время в новой должности вам нужнобудет углубить знания по кадровому документообороту. Если в компаниитакже работает юрист по трудовому праву, к которому можно обращатьсяс вопросами, в первое время согласовывайте важные документы с ним. Бухгалтеры. Отдел кадров и бухгалтерия больше всего взаимодействуютмежду собой, а в маленьких компаниях иногда эту работу и вовсе выполняетодин человек. Если сейчас вы ведете бухгалтерию, а предлагают взять до-полнительно кадры, изучите основы трудового права и соберите для себяинформацию по кадровой документации. Бухгалтер уже знает кадровые приказы и отчеты, которые компанияоформляет в программе. Также бухгалтерия рассчитывает заработную платуи иные выплаты, значит, работает с документами-основаниями для на-1 Ж урнал «Кадровое дело» напоминает, что подписывать документы задним числом незаконно. Вовремя знакомьте сотрудников с документами, чтобы они ставили подпись и фактическую дату подписи.e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2018

Работа с удовольствием числений и может их составить. Поэтому на основе тех кадровых докумен- тов, с которыми ранее вы работали как бухгалтер, вы сможете оформлять и остальные документы. А для компании плюс, что директор будет обсуждать вопросы по персоналу сразу и с финансовой стороны, и с точки зрения на- логовых рисков работодателя. Юристы. Если у вас есть юридическое образование, то освоиться в кадрах легко. Вы знаете законы и понимаете, как устроена правовая система. Для кадровика это важный навык. Не все компании нанимают юристов по тру- довому праву, а корпоративные юристы редко помогают отделу кадров. Вы сможете сами решать спорные вопросы, просчитывать последствия решений работодателя и предлагать законные выходы из ситуации. Фактически вы сэ- кономите компании время и деньги на согласование документов с юристами. Быстро влиться в новую работу юристам может помешать то, что они больше обращают внимание на правовой смысл документа и не задумываются о его форме. А в кадровой сфере есть правила, как заполнять документы. Когда будете предлагать, как решить кадровый вопрос, сразу продумывайте его в двух направлениях – с правовой стороны и оформительской, чтобы его можно было реализовать. Например, вариант выдавать расчетные листки под подпись защищает интересы работодателя. Но сделать это затрудни- тельно, когда часть сотрудников работает только в ночные смены, то есть во внерабочее для кадровика время. Поэтому продумывайте сразу другие варианты, которые выгодны для компании и которые сможете осуществить. Откуда получать знания по кадровому учету Если вы прошли курсы по кадрам, полностью все необходимые знания вы все равно получите лишь с опытом. На практике много ситуаций, которые невоз- можно предусмотреть в книгах и на семинарах. Но о том, что вам позволит детальнее изучать кадровый учет каждый день, мы расскажем далее. Информационные рассылки. Подпишитесь на интернет-рассылки элект- ронных правовых систем. Например, вы сможете бесплатно получать еже- дневные новостные рассылки от «Кадрового дела» и информацию о профессио- нальных мероприятиях. Подписаться на рассылку можно на сайте kdelo. ru. Благодаря кратким письмам вы будете в курсе того, что происходит в трудовом праве, и корректировать в соответствии с этим кадровые документы. Выберите несколько сайтов и настройте почту так, чтобы письма при- ходили в отдельную папку. В конце дня или хотя бы раз в неделю про- сматривайте письма. Если не поняли новость или не знаете, как это пра- Важная статья: «Какие ресурсы в сети бесплатно помогут кадровику в работе» (№ 5, 2018) e.kdelo.ru/639647114 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2018

Организуем работу отдела кадровЧто подготовил журнал «Кадровое дело» для специалистов по кадрам Вебинары, seminar-kadry.ru. Слушайте онлайн-лекции по кадровому учету, трудовому праву и управлению персоналом Профессиональные конференции. Дважды в год посещайте всероссий- ские практические форумы ко Дню кадровика Персональные консультации, kdelo.ru/pk. Задавайте свои вопросы по телефону, в течение рабочего дня вам перезвонят 8 (495) 795-03-79 Высшая Школа Кадровика, school.kdelo.ru. Повышайте квалификацию кадровика и получайте официальные дипломывильно применить в работе, выписывайте себе вопрос. После посмотрите 115дополнительные источники, обратитесь к старшим коллегам и юристамкомпании. Вебинары и конференции. Посещайте профессиональные мероприятия,конференции и семинары. Часть таких мероприятий платная, но есть и бес-платные. На День кадровика в мае и на Кадровике года в ноябре «Кадровоедело» собирает всех специалистов, вне зависимости от того, читаете ли вынаш журнал. Эти всероссийские конференции бесплатные. Когда есть возможность от компании посещать платные семинары, обя-зательно планируйте их заранее и подбирайте темы. Например, в концеили в начале года лекторы рассказывают об изменениях в трудовом праве,новых правовых позициях в судебной практике, законопроектах, обобщаютпрактику инспекционных проверок. На конференциях вы познакомитесьс другими специалистами, будете обсуждать с коллегами практическиеситуации. Для вас это станет дополнительной поддержкой в профессии. Профессиональные журналы. Читайте кадровые журналы и периоди-ку по трудовому праву. Не стремитесь изучать все журналы, остановитесьна одном-двух. Источники по-разному советуют и толкуют закон, сравнивайтепозиции и используйте ту, которая ближе вам. Поговорите с руководителем,чтобы вам одобрили ежемесячную подписку. По стоимости для компании этодешевле конференций, образовательных программ и услуг консалтинговыхкомпаний. Вы сможете постоянно получать новые знания из проверенныхисточников. Объясните директору, что журналы необходимы, потому чтов них готовые образцы, ответы на сложные вопросы и пошаговые кадровыеинструкции. Повышение квалификации. Проходите профессиональное обучение в ор-ганизациях, которые получили лицензию на образовательную деятельность.По итогам таких курсов у вас будет удостоверение о повышении квалифика-ции или диплом о профессиональной переподготовке. Специалисту дажеe.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2018

Работа с удовольствием Примеры документов, которые получает и передает кадровик в другие отделы Служба кадров получает Служба кадров предоставляет Все службы и отделы – Предложения по внесению изменений – Копии распорядительных документов; и дополнений в штатное расписание; – копии типовых положений о структурных – проекты положений о структурных подраз- подразделениях и типовых должностных делениях, должностных инструкций; инструкций; – табели учета рабочего времени; – утвержденные положения о структурных под- – задания на командировку; разделениях, должностные инструкции; – даты для отпусков; – копии локальных нормативных актов; – графики работ сменного персонала; – выписки из графика отпусков; – заявки на подбор персонала; – утвержденный план профессионального – предложения о повышении квалификации, обучения и повышения квалификации специ- обучении работников; алистов; – предложения о поощрении работников, – сведения о нарушителях трудовой дисципли- привлечении к дисциплинарной ответствен- ны ности, переводах Бухгалтерия Сведения о заработной плате работников – Табель учета рабочего времени; (для оформления справок) – копии приказов по личному составу и на все виды выплат; – записку-расчет; – документы на компенсацию затрат за про- хождение медицинского освидетельствования при приеме на работу, копии справок МСЭ на работающих инвалидов труда Планово-экономический отдел – Выписки из бюджета в части фонда зара- – Копию штатного расписания; ботной платы и фонда потребления; – сведения об использовании фонда заработ- – информацию о выполнении планово- ной платы, средств, выделенных на выполне- экономических показателей для выплаты ние коллективного договора; заработной платы – расчет бюджета по фонду заработной платы и фонду потребления по центрам финансовой ответственности Канцелярия (секретариат) – Копии приказов по основной деятельности; – Номенклатуру дел отдела (службы); – копии организационно-распорядитель- – документы для пересылки в другие органи- ных документов, которые касаются отдела зации Юридический отдел – Заключения по правовым вопросам; На визирование проекты приказов, положения – документы с визами согласования в соот- о структурных подразделениях, должностные ветствии с установленным документообо- инструкции работников, трудовые и гражданско- ротом правовые договоры, соглашения на внесение изменений и дополнений в трудовые договоры Служба безопасности Бланки пропусков Сведения об уволенных работниках, не сдавших пропуска, и о работниках, утерявших пропуска116 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2018

Организуем работу отдела кадров 117без опыта работы такое обучение поможет устроиться на работу, ведь у васуже будет профильное образование. Повысить квалификацию или пройтипрофессиональную переподготовку можно как очно, так и дистанционно.Как разобраться с документами, которые досталисьв наследствоС первого дня важно начать выстраивать работу с документами, навестипорядок в папках и понять, по каким вопросам вы будете взаимодействоватьс другими отделами. Чем лучше вы сориентируетесь в текущих делах, тембыстрее структурируете свою работу. Выясните, какие срочные дела выполнить сразу. В первый день узнайте,какие есть неотложные дела, на которых нужно сосредоточиться. Посмо-трите, есть ли от сотрудников заявления, по которым следует оформитьдокументы. Сразу проверяйте даты и планируйте в ежедневнике по дням,что и когда подготовить. Учитывайте, в какие дни руководитель подписывает документы. Спро-сите у секретаря, не запланировал ли директор командировку или другоемероприятие, из-за чего вы должны заранее подготовить документы на под-пись. Договоритесь, чтобы коллеги информировали вас о таких событиях.Предложите вести на сервере компании таблицу отсутствий руководителя,чтобы секретарь заносил туда сведения, а вы в любой момент могли посмо-треть, когда вам нести на подпись документы. В кадровой работе важно соблюдать сроки. Если сдать отчет, уведомить сотрудника или подписать документы хотя бы на один день позже, компания рискует получить штраф, а то и судебный иск от работника. Документы на увольнение готовьте в последний рабочий день сотруд-ника. Руководитель может передумать прекращать трудовые отношения.А когда сотрудник уходит по собственному желанию, он вправе отозватьсвое заявление даже в день увольнения (ч. 4 ст. 80 ТК). Поэтому заранеене оформляйте увольнение, чтобы не отменять приказы, записи и не ис-правлять личную карточку работника. Посмотрите график отпусков, у кого ближайший отдых и кого еще не уве-домили за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК). Подготовьте уведомления об отпускеили сразу приказ. Пока не знаете всех сотрудников компании, вызывайтепо очереди работников, кто идет в отпуск, к себе в кабинет. Постепеннознакомьтесь с сотрудниками и запоминайте их по именам. Изучите все папки. Узнайте, какие документы где хранятся. Поочередноознакомьтесь с каждой папкой, чтобы понимать, где лежат приказы о при-еме, трудовые договоры, заявления сотрудников и т. д. Обращайте вниманиена года папок. Если можете, то сразу размещайте папки в хронологическомпорядке. Вначале ставьте документы текущего года, а также те, которымибудете часто пользоваться: личные карточки работников, трудовые договоры,e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2018

Работа с удовольствием приказы об отпусках. Клейте на папки стикеры, подписывайте, за какой год и что хранится в папке, чтобы легче находить документы. Изучите электронные документы и программы. Если в компании ввели электронный документооборот, посмотрите все, что относится к кадрам. Как правило, работодатель использует электронный способ, когда сотрудников принимают на дистанционную работу. Обратите внимание, кто подписы- вает такие документы. Если эту обязанность возложили на вас, проверьте, чтобы оформили усиленную квалифицированную электронную подпись. Ознакомьтесь с кадровой программой, в которой работодатель оформляет документы и отчетность. Если ранее вы не работали с такой программой, возможно, необходимо пройти курсы. Уточните, входят ли в договор с ком- панией консультационные часы. Тогда рекомендуем изучить программу и задать вопросы их представителю в рамках договора. Если после останутся сложности, поищите курсы по этой программе или видеоуроки в интернете. Систематизируйте текущие документы. Все документы, которые сей- час у вас, распределяйте по принципу, что необходимо сделать. По разным папкам или пластиковым подставкам для бумаг размещайте документы, которые подписать у руководителя, ознакомить сотрудников, согласовать с другими отделами, передать в архив, поместить в дела, отправить по почте, снять копии и др. Благодаря порядку вы не потеряете документы, будете во- время все подписывать и успешно взаимодействовать с другими отделами. Определите, какие документы ведут другие отделы. Работа в отделе кадров предполагает сотрудничество с другими отделами. Вы будете как по- лучать, так и передавать документы другим сотрудникам. Поэтому узнайте, кто за какую документацию отвечает и у кого запрашивать бумаги в опреде- ленных ситуациях. Изучите положения об отделах, чтобы понять это. Когда таких локальных актов в компании нет, спрашивайте у коллег в первый день знакомства, по каким вопросам вы можете к ним обращаться и что потребуется от отдела кадров (примеры документов – в таблице на с. 116). Важные выводы 1. Чаще всего в отдел кадров приходят после работы секретарем, юристом, психоло- гом или бухгалтером. Но даже если у вас другой опыт работы, обязательно выявите свои универсальные навыки, которые вам помогут в новой специальности. 2. Подпишитесь на рассылки правовых электронных систем и крупных консалтинго- вых компаний. Вы будете оперативно получать информацию об изменениях в законодательстве и новости по судебной и инспекционной практике. 3. С первого дня выстраивайте работу с документами. Определите, какие срочные кадровые процедуры вы должны сделать, наведите порядок в папках и разберитесь, по каким вопросам взаимодействовать с другими отделами.118 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2018

Мини-тренингНайдите все ошибкив трудовой кНижкеПроверьте, сможете ли вы найти все ошибки в записях в трудовой книжке. Опытныйкадровик разберется за 5 минут. Потренируйтесь на образцах сейчас, чтобы еще быстреенаходить ошибки в книжках.... Общество с ограниченной ответственностью (ООО)17 16 1018 «Шарапов и партнеры»19 05 06 2015 Принята в административный отдел на должность Приказ от 16.10.2015 ст. менеджера № 33-п Общество с ограниченной ответственностью «Шарапов и партнеры» ООО «Шарапов и партнеры» с 18 января 2016 года переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Шарапов, Малыгин и партнеры» ООО «Шарапов, Малыгин и партнеры» 2017 Переведена по инициативе работодателя в сервисный отдел Приказ от 05.06.2017 на должность заместителя начальника отдела № 8620 03 09 2018 Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, Приказ от 03.09.2018 пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса № 118 Российской Федерации Начальник отдела кадров Петров А.С. Петров С записью ознакомлена Малышеваe.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2018 Ответы на стр. 127 121



Кадровый календарьоктябрьПН 1 8 15 22 29вт 2 9 16 23 30ср 3 10 17 24 31чт 4 11 18 25Пт 5 12 19 26сб 6 13 20 27вс 7 14 21 28Количество дней Количество рабочих часовкалендарных – 31 40-часовая рабочая неделя – 184рабочих – 23 36-часовая рабочая неделя – 165,6выходных и праздничных – 8 24-часовая рабочая неделя – 110,4 1 – Читайте свежий номер электронного журнала (№ 10, 2018) на сайте e.kdelo.ru 1 – Международный день пожилых людей 2 – Вебинар «Поручаем сотруднику дополнительную работу. Когда оформить совмещение, а когда совместительство» на сайте seminar-kadry.ru 5 – Всемирный день учителя 6 – День страховщика 9 – День почты 10 – Международный день психического здоровья 1 2 – День кадрового работника 16 – Всемирный день продовольствия 20 – Международный день повара 2 3 – День работников рекламы 2 4 – День Организации Объединенных Наций 25 – День таможенника 2 8 – День автомобилиста 3 0 – День основания Российского военно-морского флотаe.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2018 123

Работа с удовольствием 12 вопросов по материалам журнала 1 Как часто работодатель обязан выдавать расчетные листки сотруднику: а) два раза в месяц; б) один раз – при окончательном расчете за месяц; в) только по запросу сотрудника. 2 Станет ли жалоба в ГИТ уважительной причиной, чтобы суд восстановил работнику срок исковой давности: а) да, если работник подал жалобу в пределах срока на обращение в суд; б) нет, жалоба в ГИТ не прерывает и не приостанавливает течение срока исковой давности; в) да, если работодатель не исполнил предписание ГИТ по жалобе работника и не оспорил этот документ. 3 Когда можно не указывать перерывы на обед в трудовом договоре: а) перерывы нужно указывать всегда; б) если перерывы отменили на основании письменной просьбы работника; в) когда сотрудник работает не более четырех часов в день. 4 Как избежать споров с уволенными работниками о выплате им премии: а) установить в локальном акте основания для снижения либо невыплаты премии; б) увольнять работников до окончания периода, за который работодатель выплачивает премии; в) брать с сотрудника расписку, что он не имеет финансовых претензий к компании. 5 Можно ли вручить беременной сотруднице уведомление о сокращении: а) да, можно; б) да, если дата увольнения выпадает на период после родов; в) нет, нельзя. 6 Какие выплаты учесть при расчете доплаты за работу в выходной, если работник получает оклад, ежемесячную премию и надбавку за стаж: а) только оклад; б) только оклад и премию; в) все перечисленные выплаты.124 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2018

Блицпроверка7 Выберите утверждение, которое соответствует работе по совместитель- ству: а) в трудовую книжку нельзя вносить запись о работе по внешнему совме- стительству; б) с совместителем заключают отдельный трудовой договор; в) за совместительство сотрудник получает компенсационные доплаты и надбавки.8 Какие премии выплачивают сотрудникам: а) за результаты работы и разовые; б) компенсационные и стимулирующие; в) гарантированные и переменные.9 Сотрудник выслал согласие на отправку трудовой книжки 13 сентября, а работодатель получил его 20-го. Когда крайний срок, чтобы отправить книжку: а) 22 сентября; б) отправляйте в любой день, ограничений нет; в) 24 сентября.10 Каким способом заполнять личные карточки формы № Т-2: а) только распечатывать из кадровой программы; б) заполнять бланки нужно от руки; в) личные карточки можно заполнять от руки или распечатать заполнен- ную форму.11 Сколько дней отпуска можно заменить денежной компенсацией: а) часть основного оплачиваемого отпуска свыше 28 календарных дней за каждый период работы; б) любое количество дней отпуска; в) только дни дополнительного отпуска.12 Зачем кадровику знать, когда будет отсутствовать директор: а) проставить отметки в табеле учета рабочего времени, чтобы не забыть это сделать после; б) заранее подготовить и подписать у директора приказы и другие кадровые документы; в) получить авансовую часть заработной платы.Внесите свой вариант ответа и сравните с правильными ответами на стр. 127 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2018 125



УказательАВТОРЫ И ЭКСПЕРТЫАГУРЕЕВА Н., ГИТ в городе Москве ....................... 24 ПОПОВ А., журнал «Кадровое дело» ..................... 1ДЕВЯТКОВА Ю., журнал «Кадровое дело» .......... 62 РИВКИНА Е., ООО «КОРИС ассистанс»ЕПИХИНА С., Национальный совет при (Санкт-Петербург)...................................................... 91Президенте РФ по профквалификациям САМАРСКАЯ Е. (г. Волгоград) ................................ 104(Москва)........................................................................ 14 САУРИН С., специализированная юридическаяЖИЖЕРИНА Ю., «Мир трудовых отношений» фирма «МСС Лигал» (Москва) ................................ 28(Москва)........................................................................ 96 СОРОКИНА Т., журнал «Кадровое дело» ............. 76ИВАНОВА И., Роструд (Москва).............................. 19 УЛАНОВА Н., журнал «Кадровое дело».............. 112КОВЯЗИНА Н., Минздрав (Москва) ....................... 84 ХМЕЛЕВСКАЯ Е., Санкт-ПетербургскаяКУПЦОВА М., «Бейкер Макензи» (Москва)......... 48 бизнес-коллегия адвокатов ................................... 56МАЛАЯ А., журнал «Кадровое дело»............... 40, 90 ШКЛОВЕЦ И., Роструд (Москва)............................. 63ПОПОВА А., журнал «Кадровое дело»............ 14, 34ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВДоверенность на представление о привлечении к работе в выходнойинтересов в ГИТ .................................................21 день ............................................................... 66Книга учета движения трудовых книжеки вкладышей в них ............................................94 о проведении проверки ГИТ .......................20Заявление об отзыве из отпуска.....................................36 Трудовой договор о пропуске срока исковой давности..........32 условие о допуске к работе..........................41Личная карточка работника условие о месте работы................................42 условие о перерывах для отдыха раздел I. Общие сведения..........................101 раздел III. Прием на работу и переводы и питания.....................................................45 условие о режиме рабочего времени.......44 на другую работу........................................98 условие о трудовой функции ......................40 раздел VIII. Отпуск .........................................99 условие об оплате труда...............................46Положение об оплате труда условие об условиях труда...........................43 условие о доплатах за работу Уведомление о необходимости явится за трудовой в выходные .................................................64Положение об отпуске ............................105, 106 книжкой .......................................................92Приказ о предстоящем увольнении в связи о замене части отпуска денежной с сокращением штата ...............................58 компенсацией............................................. 39ПРАВИЛЬНЫЕ ОТВЕТЫстр. 124: 1б; 2а; 3в; 4а; 5в; 6в; 7б; 8а; 9в; 10в; 11а; 12б.стр. 121: 1. Сокращенное наименование компании. Правильно – «Общество с ограниченной ответственно- стью «Шарапов и партнеры» ООО «Шарапов и партнеры». 2. В записи № 17 в графе 3 в названии должности есть сокращение. Правильно – «Принят в административный отдел на должность старшего менеджера». 3. Запись о переименовании компании нумеровать не нужно. 4. В записи № 19 в графе 3 фраза «по инициативе работодателя» лишняя. 5. Запись № 20 внесена в раздел о награждениях. Правильно – завести вкладыш в трудовую книжку и в нем отразить увольнение сотрудника. 6. После записи № 20 отсутствует печать организации или отдела кадров. Не ошибка, если компания отказалась от печати.

Секреты профеССии Как расслабиться на работе, не привлекая внимание коллег Когда одновременно доделываете приказ, отвечаете на телефонный звонок и слушаете, что говорит работник, важно быть внимательным. Многозадачность – причина перегрузки информацией и стресса. Расслабиться вам помогут два простых упражнения. Дыхательная техника. Выберите прямоугольный предмет: картину, окно, дверь, страницу журнала. Посмотрите в верхний левый угол и сделайте вдох. Одновременно считайте от одного до четырех. Переведите взгляд на верхний правый угол и задержите дыхание, про себя проговорите: «Один, два, три, четыре». После посмотрите на нижний правый угол и выдохните, мысленно посчитайте от одного до четырех. Перейдите в нижний левый угол и спо- койно произнесите: «Расслабься, улыбнись». Обязательно улыбнитесь после этой техники. Вы почувствуете, что взбо- дрились, успокоились, настроение улучшилось. Дополнительно возьмите за правило делать глубокий вдох-выдох каждый раз, когда сохраняете документ на компьютере. Это упражнение предложила Люси Джо ПАЛЛАДИНО, психолог. Зарядка для мышц. Сожмите кулаки на 10 секунд, затем расслабьте. Поднимите плечи вверх и опустите. Тянитесь плечами вперед-назад и рас- слабляйтесь после каждого движения. Проработайте поочередно мышцы рук, ног, стоп, но не шеи. Если резко напрягать и расслаблять мышцы шеи, можете получить травму. Метод прогрессивной мышечной релаксации разработал доктор Эдмунд ЯКОБСЕН. 1, 2, 3, 4...128 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2018