Издается с 2002 года ISSN 1727-2459 05 И ОФИС-МЕНЕДЖЕРА. ПРАКТИЧЕСКИЙ ЖУРНАЛ 9 771727 245159 9 e.sekretaria.ru МАЯ 5 МАЙ 2019 Профессия секретарь Как наладить контакты с нужными людьми: 7 правил эффективного нетворкинга 72 Делопроизводство Секретарь Личная эффективность 7 ошибок, которые ваши Выберите лучшую роль коллеги допускают и руководитель для своего идеального в описях дел 26 Как не допустить отпуска 88 вмешательства шефа в вашу личную жизнь 60
Новости от главного редактора Этот май – чаровник и волшебник! Прекрасные дамы и коллеги — мы с вами волшебницы, 24 вы в курсе? Все, абсолютно все в наших восхитительных руках! мая – Мы любим: жить, работать, общаться, удивлять, кружить День кадровика головы. И мы никому не дадим помешать нам быть собой и всегда будем отстаивать себя и свои интересы. Трепетный майский номер, который вы держите в руках, вам в помощь! Узнайте, как наладить контакты с нужными людь- ми. Дарим вам семь правил эффективного нетворкинга для работы и жизни на странице 72. Избегайте семи ошибок, которые ваши коллеги допускают в описях дел. Важно определить, какие дела вы включите в описи и оставите в архиве, а какие — унич- тожите, и сделать это без ошибок (с. 26). Пройдите три обязательных этапа, чтобы ваш проект стал документом. Узнайте, какие ошибки обычно делают ваши коллеги, когда готовят проекты документов (с. 12). Не допускайте чрезмерного вмешательства руково- дителя в вашу личную жизнь. Установите личные гра- ницы на странице 60. Выберите лучшую роль для своего идеального отпуска. Предлагаем 10 ролей, которые вы смо- жете успешно сыграть во время отпуска (с. 88). Сохраните весну в сердце! Кстати, cкоро лето, мои великолепные коллеги! Встретим его во всеоружии нашей ослепительной кра- соты и всепобеждающего профессионализма! С уважением, главный редактор журнала Екатерина ГУБЕРНСКАЯ [email protected] 1
№ 5, май 2019 Содержание Компас секретаря Номер за 5 минут.............................................................................................. 6 Календарь......................................................................................................... 6 Новости.............................................................................................................. 8 Делопроизводство Информационные технологии Работа с документами Компьютер и интернет 3 обязательных этапа, чтобы проект 7 лайфхаков, чтобы оформить стал официальным документом................ 12 полноценную презентацию и не убить на это целый день..................... 48 Архивное дело Вопрос – ответ 7 ошибок, которые ваши коллеги Какие мобильные приложения допускают в описях дел................................26 помогут сканировать и хранить визитки?...................................... 56 Практикум Домашнее задание № 5..................................36 Секретарь и руководитель Ответ на домашнее Взаимодействие задание из № 4................................................ 38 Как не допустить чрезмерного вмешательства руководителя Вопрос – ответ в вашу личную жизнь................................. 60 Как поставить документы Вопрос – ответ на контроль?....................................................... 41 Должен ли секретарь пропускать начальника в лифт первым?........................69 Как правильно сформулировать приказ о назначении нескольких ответственных лиц?......................................... 44
Редакционная коллегия В.И. Андреева – научный редактор журнала, профессор кафедры трудового права и права социального обеспеч ения Российской академии правосудия, к. и. н. Л.М. Вялова – доцент кафедры документоведения Российс кого государственного гуманитарного университета, к. и. н. Профессия секретарь В.П. Козлов – профессор Российского государственного гума- Профессиональное развитие нитарного университета, д. и. н. Как наладить контакты с нужными людьми: 7 правил М.В. Ларин – эффективного нетворкинга....................... 72 завкафедрой автоматизированных систем докумен- тационного обеспечения управления Российского Вопрос – ответ государственного гуманитарного университета, Как бороться с профессиональным д. и. н., профессор выгоранием?.........................................................83 Л.В. Санкина – доцент кафедры документоведения Российс кого государств енного гуманитарного университета, к. и. н. Личная эффективность и офис-менеджера Портрет профессионала e.sekretaria.ru Надежда МУРАШКОВСКАЯ: «Искренняя забота о руководителе и коллегах порой важнее профессиональных качеств».......86 Практическая психология Выберите лучшую роль для своего идеального отпуска......................88
Компас секретаря Портрет профессионала «Будьте пластичны — подстраивайтесь под руководителя, но не теряйте свой внутренний стержень», — считает лич- ный помощник руководителя Надежда МУРАШКОВСКАЯ 86 Делопроизводство Делопроизводство 7 ошибок, которые ваши коллеги 3 обязательных этапа, чтобы допускают в описях дел проект стал официальным документом Определите, какие дела вы включите в описи и оставите в архиве, а какие — Вы должны отличать проект от готового уничтожите. Если в организации есть документа и не выполнять преждевре- номенклатура дел, описи дел составляют менно над проектом действий, которые на ее основе. Если номенклатуры нет, относятся к документам. На первых трех информацию берут с обложек дел 26 этапах работы документа еще нет 12 Июнь 2019 Календ. дней – 30; рабочих – 19; вых. и праздн. – 11 пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс 1 2 3 4567 89 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 6 e.sekretaria.ru
Главное в номере Номер за 5 минут Как наладить контакты 2 с нужными людьми: 7 правил эффективного нетворкинга минуты — максимальное время, Вы не можете предугадать заранее, кто из ваших коллег или знакомых может сыграть ключе- чтобы рассказать вую роль в вашей жизни 72 собеседнику о себе Секретарь и руководитель Личная эффективность Как не допустить чрезмерного Выберите лучшую роль для вмешательства руководителя своего идеального отпуска в вашу личную жизнь Пробуйте разные роли во время отпуска Всегда помните о том, что у вас есть право и сочетайте их друг с другом, чтобы про- на личную жизнь, даже если вы незаме- вести отпуск максимально полезно. Чтобы нимый помощник. Дайте руководителю спланировать отпуск, используйте метод понять, что личная жизнь для вас так же Уолта ДИСНЕЯ. Он поможет оценить ваши важна, как и рабочая 60 планы с разных сторон 88 Важные даты июня 1 День 5 День 6 День 8 День социального защиты детей эколога русского языка работника 9 Международный 12 День 16 30День медицинского День день архивов России работника экономиста № 5, май 2019 7
Компас секретаря Период хранения документов на бумажном носителе предлагают сократить до одного года Законотворцы предлагают сократить — исполнительном производстве; период хранения документов на бумажном — порядке рассмотрения обращений носителе до одного года. По истечении граждан; этого срока законопроект предусматривает — персданных; создание их равнозначных электронных — защите информации; дубликатов, которые дадут право утили- — связи; зировать бумажные экземпляры. — рекламе. Авторы законопроекта настаивают Пока исключение предусмотрено на необходимости модернизации суще- только для документов Архивного фонда ствующего законодательства в связи РФ, но полный перечень не подлежащих со стремительным развитием информа- уничтожению бумаг будут дорабатывать. ционных технологий, переходом юрлиц Предлагают перекроить девять федераль- и госорганов на электронный докумен- ных законов, которые затрагивают поря- тооборот и необходимостью сокращения док хранения различных документов. издержек на хранение и обработку бумаж- Это законы: ных документов. — о бухучете; Источник: sekretariat.ru — акционерных обществах; — противодействии отмыванию доходов; Карточку СНИЛС предлагают отменить Пенсионный фонд перестанет выдавать законопроект Госдума приняла во вто- страховые свидетельства обязательного ром чтении. пенсионного страхования. Вместо карточки СНИЛС ПФР будет выдавать документ, Пока неизвестно, изменится ли про- который подтверждает регистрацию цедура регистрации в системе обязатель- гражданина в системе индивидуально- ного пенсионного страхования. Сейчас го персонифицированного учета. При пройти регистрацию и получить СНИЛС этом карточки СНИЛС, которые выда- можно в отделении Пенсионного фонда вали раньше, будут действовать наравне или в МФЦ. с новым документом. Соответствующий Источник: kdelo.ru 8 e.sekretaria.ru
Новости «Аэрофлот» начнет продавать билеты без багажа Со 2 апреля группа «Аэрофлот» ввела без- 6000 километров. На собственных рейсах багажные тарифы на нескольких направ- «Аэрофлота» безбагажные тарифы ввели лениях для пассажиров, путешествующих для рейсов в Германию (Берлин, Франк- только с ручной кладью. Ранее такие фурт, Дюссельдорф, Мюнхен, Гамбург, пассажиры должны были оплачивать Штутгарт, Ганновер, Дрезден) и Италию перевозку отсутствующего регистриру- (Рим, Милан, Венеция, Болонья, Неаполь, емого багажа. Введение таких тарифов Верона). позволит снизить цены на билеты эко- При этом на всех рейсах авиакомпаний номкласса – до 30 процентов на некоторых «Россия» и «Аэрофлот» по-прежнему направлениях. действуют тарифы, которые включают На рейсах авиакомпании «Россия» без- стоимость перевозки багажа. Стоимость багажные тарифы действуют на сред- таких билетов не увеличится. немагистральных направлениях, где дальность полета составляет от 2500 до Источник: sekretariat.ru Минкомсвязь планирует узаконить электронное удостоверение личности к июлю 2019 года Минкомсвязь разрабатывает законопроект, на оказание ему услуг связи, а также который определит и узаконит понятия позволит применять различные спосо- идентификации, аутентификации, цифрово- бы идентификации и аутентификации го профиля и электронного удостоверения в гражданских отношениях. личности гражданина. Также будут разра- ботаны правовые нормы, регулирование Предполагается, что инфраструктура правового института цифрового профиля цифрового профиля обеспечит доступ и электронного удостоверения личности. к сведениям о гражданах, содержащим- ся в государственных информационных По замыслу министерства, законопро- базах, и обмен такими данными в элек- ект предоставит Правительству право тронной форме между физическими определять порядок получения и пре- лицами, коммерческими организациями доставления сведений в электронном и органами власти. виде. Законопроект скорректирует спо- собы выражения согласия гражданина Источник: sekretariat.ru № 5, май 2019 9
Нкаау —каЛ с—еоолнпхдаоуардлтдокожоыднв.аио кВд,иеснцкчу,или,ь иппттраоларьк,ятунчсиекн-иыйй Делопроизводство 3 обязательных этапа, чтобы проект стал официальным документом 12 Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству Архивное дело Практикум 36 7 ошибок, которые ваши коллеги Домашнее допускают в описях дел 26 задание № 5
Делопроизводство 3 обязательных этапа, чтобы проект стал официальным документом Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству Из статьи вы узнаете: Как и с кем согласовать проект документа Какие этапы проходит проект документа Какими способами утвердить проект документа Как подготовить и оформить текст проекта документа Еще по этой теме Вы должны отличать проект от готового документа и не выпол- «Как правильно согласо- нять с проектом действий, которые относятся к документам — вать проект документа», не регистрировать его и никому не рассылать. Три этапа, № 7, 2017 которые проходит проект, прежде чем стать документом и приобрести юридическую силу. Какие ошибки обычно делают ваши коллеги, когда готовят проекты документов? Какие этапы проходит проект документа Проект документа — предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения. Ежедневно вы переда- ете на подпись руководителю именно проекты исходящих писем, приказов, договоров, локальных нормативных актов. Директор изучает проект, и если принимает решение под- писать его или утвердить и делает это, то проект становится документом. Если «заворачивает», то документа не будет: 12 e.sekretaria.ru
Работа с документами проект необходимо переработать, чтобы вновь передать руководителю на рассмотрение, подписать и утвердить. Только после этого он станет документом. Алгоритм создания документа представлен на схеме на странице 14. На первых трех этапах: подготовка текста и оформление, согласование, подписание/утверждение — документа еще фактически нет, он существует в статусе проекта. Рассмотрим эти этапы дальше в статье. Этап 1. Подготовьте текст проекта документа Информационная составляющая — то, ради чего создают Полезный совет документ. Поэтому уделите особое внимание грамотному Если вы затрудняетесь изложению информации в тексте. с выбором вида бланка, то, скорее всего, вам Используйте официально-деловой стиль. В основе нужно выбирать общий организационно-распорядительных документов — текст. бланк В текстах служебных документов всегда используют офици- ально-деловой стиль. Этот стиль отличают краткость, одно- значность формулировок, логическая последовательность элементов. Образные средства — эпитеты, метафоры — в нем обычно не используют. Чем четче выражена мысль, тем лучше, двусмысленности быть не должно. И, конечно, не нужно привносить в документы элементы разговорного и художественного стилей. Другими словами, обращения в стиле «Дорогой Иван Иванович!!!» по отношению к главе компании-клиента в деловом обороте недопустимы. Соберите информацию. Чтобы составить грамотный и аргументированный текст, вы должны собрать информа- цию. Хорошо, если собственных знаний и опыта достаточно, чтобы изложить основную мысль текста. Если недостаточно, обратитесь к готовым фразам из нормативных или локаль- ных актов либо к опыту своих предшественников, которые когда-то создавали аналогичные или похожие документы. Вам помогут: нормативно-правовые акты, методические документы, стандарты; локальные нормативные акты; типовые или шаблонные документы; архивные документы. № 5, май 2019 13
Делопроизводство Схема. Алгоритм создания документа Подготовка текста Согласование Подписание / Регистрация Отправка адресату / и оформление утверждение рассылка исполнителям Донесите основную мысль. Прежде чем приступать к созданию текста документа, вы как автор должны знать, что собираетесь сказать. Какие управленческие решения изложить в приказе? Что нужно донести до адресатов пись- ма? Какая основная мысль докладчика на совещании? Полезный совет Пример. Поводами для подготовки проекта документа могут быть: Список действующих план работы, приказ с конкретными поручениями, входящий документ бланков и их образ- и поручение руководителя, докладная записка по определенному цы вы можете найти вопросу или проблеме, акт проверки, справка о состоянии дел и др. в инструкции по делопро- изводству организации Выберите форму подачи. Информацию в документе или в локальном норма- не обязательно излагать строго в виде текста. Если есть тивном акте, которым возможность использовать вместо слов схему, таблицу, их утверждали иллюстрацию, то это только приветствуется. Визуальный ряд разбавляет сухой текст документов и облегчает вос- приятие. Приведем пример, как одну и ту же информацию можно запросить, изложив просьбу в виде текста и в виде таблицы (образцы на с. 15). Заметили разницу? Текст адре- саты поймут с трудом, а по таблице догадаются, что от них хотят и в какой форме прислать ответ. Оформите текст на бланке. Готовый текст поместите на бланк, который соответствует виду документа. ГОСТ Р 7.0.97- 2016* предлагает использовать минимум три вида бланков: для писем, для конкретного вида документов — обычно это приказы по основной деятельности — и общий бланк для * ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организаци- онно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (далее — ГОСТ-2016). 14 e.sekretaria.ru
Работа с документами Запрос информации в виде текста Только текст Во исполнение приказа ООО «Альтернатива» от 07.03.2019 № 103 «О разработке номенкла- туры дел на 2020 год» прошу представить в срок до 22.03.2019 информацию о документах, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения, с указанием заголовка дела, носителя, копийности, срока хранения и ссылки на его источник (если известен). Запрос информации в виде текста и таблицы Текст и таблица Во исполнение приказа ООО «Альтернатива» от 07.03.2019 № 103 «О разработке номен- клатуры дел на 2020 год» прошу в срок до 22.03.2019 представить следующую информацию о документах, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения: № Заголовок Дело бумажное Копия или Срок Ссылка Примеча- п/п дела или электронное оригинал хранения* на источник ние 12 3 4 5 7 срока хранения* 6 * если известен всех остальных документов (образцы на сайте sekretariat.ru/ 15 examples). Список можно расширить, утвердив бланки других видов документов — докладной записки, протокола и др. Этап 2. Согласуйте проект документа Готовый проект документа отправьте на согласование. Согласование — внутренний процесс, который проводят до подписания/утверждения проекта документа, и нужен он в первую очередь тому, кто ставит свою подпись и отве- чает за документ. Генеральный директор не может знать абсолютно всего, для этого ему и нужны профильные № 5, май 2019
Делопроизводство Таблица 1. Формулировки виз согласования с пояснениями Формулировка Пояснение визы согласования Согласовано Когда должностное лицо полностью согласно с изложенной в проекте доку- Не согласовано мента информацией Когда ошибки в документе влияют на его юридическую силу и могут повлечь Согласовано с заме- за собой негативные последствия для организации: неверно указана сумма чаниями договора или статья бюджета, неправильно рассчитан налог, допущена ошибка в написании фамилии генерального директора или наименовании организации и т. д. В этом случае проект возвращают исполнителю на доработку, и после исправления ошибок проект вновь представляют тому же согласующему лицу для оценки Когда допущены ошибки технического характера, исправить которые испол- нитель документа может и без повторного согласования. Например, нарушена нумерация пунктов, допущены грамматические ошибки и опечатки, неверно оформлены реквизиты. Исполнителю указывают на эти ошибки, и он должен исправить их до того, как представит проект на подпись Таблица 2. Сроки согласования проектов документов в организации Проекты документов Сроки согласования Деловые (служебные) письма 1—3 рабочих дня Приказы без приложений 1—3 рабочих дня Приказы с приложениями справочного характера 3—5 рабочих дней Приказы с приложением локальных нормативных актов в зависимости 5—10 рабочих дней от их объема (не более 50 страниц) Локальные нормативные акты, утверждаемые непосредственно под- 5—10 рабочих дней писью руководителя (не более 50 страниц) Протоколы заседаний (совещаний) при необходимости их согласо- 1—3 рабочих дня вания, в зависимости от объема документа Документы, которые направляют на внешнее согласование Не более 30 календарных дней специалисты. Увидев их подписи на проекте документа, руководитель поймет, что текст изучили компетентные сотрудники: юрист — правовую сторону дела, главбух — финансовую и т.д. Определите круг согласующих лиц. Перечень согла- сующих лиц для каждого вида документа индивидуален. 16 e.sekretaria.ru
Работа с документами Лист согласования при проведении согласования по электронной почте ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ к проекту Инструкции по делопроизводству ООО «Альтернатива» № Должность согла- Фамилия, ини- Отметка Дата Примечание п/п сующего лица циалы согласу- о согласова- согласова- ющего лица нии ния 07.03.2019 1 Помощник гене- Рассказова М.Р . Согласовано рального дирек- тора 2 Начальник Службы Матросова Е. К. Согласовано 07.03.2019 Электронное сооб- ДОУ 11.03.2019 щение прилагается 12.03.2019 Электронное сооб- 3 Административный Широкова В. М. Согласовано щение прилагается директор Электронное сооб- щение прилагается 4 Начальник юри- Беспалова Н. К. Согласовано дического отдела с замечаниями … Существуют только общие правила их выбора. Вы найдете Обратите внимание! их в пункте 4.4 Примерной инструкции по делопроизводству Локальными норматив- в государственных организациях (утв. приказом Росархива ными актами организа- от 11.04.2018 № 44). Обычно проекты документов согласуют: ции количество циклов непосредственный исполнитель и его руководитель; соиспол- согласования может нители; руководители структурных подразделений и работ- быть ограничено, напри- ники, которые связаны по функционалу с информацией мер, не более двух или в проекте или указаны в нем как исполнители; заместители трех руководителя организации, курирующие затронутые в проекте вопросы; юридическая служба и служба делопроизводства. Перечень согласующих лиц для конкретного документа можно уточнить в локальной инструкции по делопроизвод- ству или, в крайнем случае, у более опытных коллег. В любом случае первым согласует проект документа непосредствен- ный начальник его автора, последней — служба делопро- изводства. Каждое согласующее лицо может вынести один из трех вердиктов: согласовано, не согласовано, согласовано с замечаниями (таблица 1 на с. 16). Проект документа нужно № 5, май 2019 17
Делопроизводство Оформление реквизита «Подпись» Генеральный директор Носов И. А. Носов Реквизит «Подпись» на бланке должностного лица Общество с ограниченной ответственностью «Альтернатива» (ООО «Альтернатива») ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА Декабристов ул., д. 345-б, оф. 200, Москва, 123456 Тел./факс (123) 456-78-90 http://www.sitename.com, email: [email protected] ОКПО 123454678, ОГРН 1234567890123, ИНН/КПП 1234567890/123456789 11.03.2019 № 135/2-исх Петрухин Д. В. Петрухин На № (…) С уважением, Оформление двух подписей на документе Генеральный директор Носов И. А. Носов Главный бухгалтер Петрова К. Е. Петрова согласовывать повторно, если он дорабатывался с учетом замечаний, которые затрагивали суть вопроса. Определите форму (вид) согласования. Техниче- ски согласование легче всего осуществить в электронном виде — при помощи СЭД или электронной почты. В СЭД полученные визы сводят в один лист согласования, который 18 e.sekretaria.ru
Работа с документами Оформление подписей в актах Председатель комиссии Темный А. В. Темный Члены комиссии Рыбкин Б. Е. Рыбкин Собакин Р. В. Собакин Хомяков Ф. К. Хомяков распечатывают и прикладывают к документу, который Обратите внимание! передают на подпись. Если проект согласовывали по email, Нельзя направлять необходимо составить лист согласования и приложить к нему на согласование проект распечатки электронных писем (образец на с. 17). Намного документа одновременно менее эффективный вариант — единый лист согласования, двум или более работ- который прикладывают к проекту и вместе с ним по очере- никам одного структур- ди обходят всех согласующих лиц. Процесс согласования ного подразделения. в этом случае может занять долгие недели. В качестве лиц, согласу- ющих проект документа, Определите сроки согласования проекта документа. должны выступать пре- Сроки согласования документов устанавливаются инструк- имущественно руководи- цией по делопроизводству и (или) иными локальными нор- тели структурных подраз- мативными актами в зависимости от вида и объема доку- делений мента, включая приложения. Сроки согласования проектов документов — в таблице 2 на странице 16. В конкретных случаях в зависимости от содержания и назначения доку- мента срок согласования можно сократить или увеличить по решению руководителя, который курирует направление деятельности, по которому готовят проект. Этап 3. Придайте проекту юридическую силу Подписание/утверждение — это ключевой момент рожде- ния документа, когда он приобретает юридическую силу, то есть способность вызывать правовые последствия. Только после подписания или утверждения проект станет полноцен- ным документом и только тогда его можно регистрировать и направлять адресату или исполнителю. № 5, май 2019 19
Делопроизводство Таблица 3. Оформление реквизита «Подпись» в соответствии с приказом Формулировка приказа Пример оформления реквизита «Подпись» «Назначить исполняющим обязанности Исполняющий обязанности генерального директора…» генерального директора Петрухин Д. В. Петрухин «Назначить врио генерального директора…» Врио генерального директора Петрухин Д. В. Петрухин «Возложить обязанности генерального Заместитель директора на заместителя генерального генерального директора Петрухин Д. В. Петрухин директора Петрухина Д. В.» Таблица 4. Оформление грифа утверждения в зависимости от способа утверждения Способ утверждения Оформление Личное утверждение УТВЕРЖДАЮ Утверждение приказом Генеральный директор ООО «Альтернатива» Носов И. А. Носов Утверждение письмом 11.03.2019 Приложение УТВЕРЖДЕНО Приказом ООО «Альтернатива» от 13 марта 2019 г. № 125 УТВЕРЖДЕНО Управляющей компанией «Сфера бизнеса» (письмо от 11.03.2019 № 1245-исх.) Определите, кто должен подписать документ. Подпи- сывать и утверждать документ имеют право руководитель организации и уполномоченные им лица: заместители руково- дителя, главные специалисты, руководители подразделений. Какие документы подписывает тот или иной сотрудник, уста- навливают внутренние документы: устав, положение, приказ и т. п. Сотрудник, который подписывает, несет ответственность за документ в целом. В зависимости от вида или тематики документ подписывает один сотрудник или несколько. Пример. На документах, которые руководитель издает единолично, должна стоять только его подпись. Например, в приказах по основ- ной деятельности или по личному составу, распоряжениях и др. А вот 20 e.sekretaria.ru
Работа с документами Приказ об утверждении документа и дополнительных связанных с этим действиях Общество с ограниченной ответственностью «Альтернатива» (ООО «Альтернатива») ПРИКАЗ № 125 13.03.2019 Москва Об утверждении Инструкции по делопроизводству В целях оптимизации системы делопроизводства ООО «Альтернатива» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству ООО «Альтернатива» (приложение, далее — Инструкция) и ввести ее в действие с 18.03.2019. 2. Помощнику генерального директора Рассказовой М. Р. организовать ознакомление работников ООО «Альтернатива» с Инструкцией под подпись до 15.03.2019. Генеральный директор Носов И. А. Носов количество подписей на письме зависит от его тематики: например, если письмо затрагивает финансовые вопросы, то его должны под- писать руководитель организации и главный бухгалтер. Правильно оформите подпись. ГОСТ-2016: «5.22. Подпись Обратите внимание! включает: наименование должности лица, подписывающе- Индивидуальной го документ, его собственноручную подпись, расшифров- инструкцией по дело- ку подписи (инициалы, фамилия)». Образцы оформления производству могут быть реквизита «Подпись» и подписи на бланке должностного установлены иные сроки лица — на странице 18. согласования проектов документов Некоторые документы должен подписать не только руководитель организации, но и главный бухгалтер. Эти документы содержат финансовую информацию, напри- мер, справка о заработной плате работника. В таком случае по ГОСТ-2016 сначала следует подпись генерального дирек- тора, затем главбуха (образец на с. 18). Бывают документы, которые подписывают должностные лица, занимающие равные должности. Например, совместные № 5, май 2019 21
Делопроизводство Таблица 5. Топ-5 ошибок при подготовке проектов документов Ошибка Пояснение Регистрировать документ Самая распространенная ошибка. Исполнитель создает проект, согласует его, до подписания регистрирует и вместе с номером и датой регистрации передает на подпись. Так делать нельзя. Во-первых, на подписи проект может пролежать не один день, и тогда номер и дата регистрации станут неактуальными. Во-вторых, руководитель может отказаться подписывать проект, найдет в нем ошибки и неточности или вообще заявит, что его задачу неправильно поняли и нуж- но было подготовить проект совсем другого документа. В-третьих, ситуация может измениться настолько, что документ будет уже не нужен. Так или иначе, получится, что документа нет или неизвестно, когда он будет, а в базе данных он числится. Хорошо, если исполнитель проявит сознательность и попросит вас аннулировать номер. Но практика показывает, что чаще всего об этом забы- вают. Регистрировать нужно только подписанные/утвержденные документы. Некоторые компании регистрируют проекты документов. Это делать можно, но тогда регистрируется именно проект, а не готовый документ «Бронировать» реги- Исполнитель передает проект на подпись и одновременно просит секретаря страционный номер для зарезервировать номер для него сегодняшним числом. Мягкосердечный секре- будущего документа тарь идет навстречу коллеге, а затем с проектом приключаются неприятности, уже перечисленные нами в предыдущей ошибке. В журнале регистрации появ- ляется пробел, помнить о котором и устранять приходится секретарю. Чаще всего такое «раннее бронирование» связано с тем, что исполнитель дотянул с выполнением задания до последнего дня. Если документ будет зарегистри- рован хотя бы завтра, то задание по его подготовке окажется просроченным Направить проект доку- Реальные дела часто бегут впереди их документального оформления. Работник мента адресату до под- может выслать коллеге проект документа, в котором описан порядок действий писания «для скорости» по выполнению задачи, и тот приступит к реализации этих действий. Одновремен- но проект отправится на подпись или утверждение, а что с ним может произойти в кабинете директора, уже описано выше. Выход здесь только один: не отправлять никому несуществующих документов, а вместо этого выстраивать работу так, что- бы документ проходил все необходимые этапы подготовки максимально быстро Направить проект слиш- Круг согласующих лиц для каждого документа должен быть определен в орга- ком широкому или слиш- низации и установлен в инструкции по делопроизводству или любом другом ком узкому кругу согла- ЛНА. Неопределенность в этом вопросе только задержит прохождение документа. сующих лиц В первом случае, если согласующих слишком много, придется дожидаться отве- тов от каждого. Во втором случае, когда их слишком мало, директор откажется подписывать документ и сам направит его на согласование, кому сочтет нужным Не проследить, что руко- Ошибка, особенно актуальная для писем. Директор подписывает только один водитель подписал только экземпляр письма, а вместо визового экземпляра секретарь вынужден остав- одинэкземплярдокумента лять в деле копию. Если документ должен быть одновременно в нескольких из нескольких экземплярах, то они все должны быть аналогично оформлены приказы, которые издают две и более организации. Тогда подписи располагают на одном уровне. Если документ издает комиссия, то все ее члены должны поставить свои 22 e.sekretaria.ru
Работа с документами подписи. Пример такого документа — акт об инвентариза- Обратите внимание! ции, который издает инвентаризационная комиссия, или акт Утверждаемый доку- о нарушении трудовой дисциплины. В этом случае в рекви- мент всегда прилагается зите «Подпись» указывают не должности подписывающих, к приказу и является его а их статус в комиссии (образец на с. 19). неотъемлемой частью. Поэтому на утвержден- Если генерального директора нет, а вместо него действу- ном документе оформ- ет исполняющее обязанности лицо, то должность в подписи ляют не только гриф оформляйте так, как она звучит в приказе о возложении утверждения, но и отмет- обязанностей. Самые распространенные варианты форму- ку о приложении лировок такого приказа — в таблице 3 на странице 20. Используйте реквизит «Отметка об электронной под- писи» с осторожностью. Сам по себе этот реквизит не при- дает документу юридическую силу. Отметка об электронной подписи — это визуализация электронной цифровой подписи (ЭЦП). Если оформить реквизит «Отметка об электронной под- писи», но не подписать документ ЭЦП, то документ не будет иметь юридическую силу, ведь он не подписан. Если подпи- сать документ ЭЦП, но не оформить реквизит, то документ будет иметь юридическую силу, так как он подписан. Если документ не требует утверждения, то подпись уполномоченного должностного лица или лиц превращает проект в полноценный, обладающий юридической силой документ. Некоторые виды документов после подписания требуют утверждения. Примерный перечень утверждае- мых документов — на сайте sekretariat.ru/examples. После утверждения они приобретают юридическую силу. Оформите утверждение. Оформляют утверждение про- екта документа по ГОСТ-2016 грифом утверждения (п. 5.16). Гриф размещают в правом верхнем углу первого листа доку- мента. Строки реквизита выравнивают по левому краю или центруют относительно самой длинной строки. Документ может быть утвержден: должностным лицом; распоря- дительным документом — если организация утверждает собственный документ; информационно-справочным доку- ментом — письмом, протоколом заседания коллегиального органа, если вышестоящая организация утверждает доку- мент для нижестоящей. № 5, май 2019 23
Делопроизводство Еще по этой теме Должностное лицо утверждает документ, когда он должен «Подписать документ вступить в силу немедленно и в случаях, когда нет необхо- или утвердить: что пра- димости разводить во времени утверждение и вступление вильно», № 3, 2018 документа в силу. Это не всегда удобно. Например, если с документом нужно ознакомить работников организации, то утверждение и введение в действие необходимо развести во времени хотя бы на один-два дня. Знакомить работников с проектом нельзя, потому что это еще не документ. Знако- мить после введения документа в действие тоже чревато: работник может нарушить правила до того, как ознакомится с ними, и без труда докажет в суде, что ничего о них не знал. Поэтому утверждение документа в таких случаях проводят приказом по основной деятельности (образец на с. 21). Если документ для одной организации утверждает другая, вышестоящая, то утверждение оформляют письмом. В этом случае нижестоящая организация «А» разрабатывает проект документа, проводит согласование и направляет в выше- стоящую организацию «Б» с просьбой утвердить. Если «Б» утверждает документ, то присылает «А» соответствующее письмо. Приведем примеры оформления грифа утвержде- ния для каждого случая (таблица 4 на с. 20). Дальше документ — уже не проект — регистрируют и отправляют в работу. В заключение приведем Топ-5 типичных ошибок при подготовке проектов документов (таблица 5 на с. 22). Большинство из них связано с преждев- ременной регистрацией проекта документа. ВАЖНЫЕ ВЫВОДЫ 1. Вы должны отличать проект от готового документа и не выполнять преждевременно над проектом действий, которые относятся к документам. 2. На первых трех этапах работы: подготовка текста и оформление, согласование, подписание/ утверждение — документа еще фактически нет, он существует в статусе проекта. 3. Превращают проект в документ и придают ему юридическую силу только два реквизита — подпись и гриф утверждения. 24 e.sekretaria.ru
Делопроизводство 7 ошибок, которые ваши коллеги допускают в описях дел Валентина ЯНКОВАЯ, доцент Историко-архивного института РГГУ, к. и. н. Из статьи вы узнаете: Как правильно составить и оформить описи дел подразделений Почему важно не путать описи дел подразделений и архивные описи Зачем согласовывать и заполнять передаточную запись в описи Зачем распределять документы на группы по срокам хранения Еще по этой теме Пришло время готовить документы к передаче на хранение «Как провести эксперти- в архив организации. Вы должны получить от коллег и про- зу ценности документов верить описи на дела, которые уйдут в архив, и составить и составить описи», опись своего подразделения. Важно определить, какие дела № 3, 2018 вы включите в описи и оставите в архиве, а какие — уничто- жите. Без описей невозможно систематизировать, хранить и искать нужные дела. Какие семь ошибок делают в описях ваши коллеги на всех этапах работы? Ошибка 1. Путают описи дел структурных подразделений и архивные описи В чем ошибка. Поскольку описи дел структурных под- разделений и архивные описи очень похожи по форме, их часто путают. Описи дел структурных подразделений для традиционных и электронных документов составляют по формам № 23 и 24 — приложения к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования доку- ментов Архивного фонда Российской Федерации и других 26 e.sekretaria.ru
Архивное дело архивных документов в органах государственной власти, Полезный совет органах местного самоуправления, организациях (утв. при- Опись дел структурно- казом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, далее — Правила го подразделения — организации хранения документов). Для архивных описей систематизированный используют формы № 14—18. В описях разные наименования перечень дел, которые должностей в подписях, визы согласования и передаточные отобрали для переда- записи. Это связано с тем, что описи дел структурных под- чи в архив организа- разделений составляют, чтобы систематизировать и описать ции. В нем есть учетные документы, которые нужно сдавать в архив. Их составляют и справочные данные сотрудники подразделений. После того как документы пере- о делах: индекс дела, дали в архив, функция этих описей выполнена. Архивные заголовок дела, крайние описи — это архивные справочники — основной вид научно- даты документов дела, справочного аппарата к документам фонда. Их составляют количество листов и др. специалисты в архиве организации на основании описей дел структурных подразделений. Как исправить. Обратите внимание на форму описи дел структурного подразделения. Сравните ее с формой описи в Правилах организации хранения документов и тщательно проверьте, заполнены ли все ее реквизиты. Поскольку в архив организации передают только документы постоянного сро- ка хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, в соответствии в Правилами организации хранения документов в подраз- делениях составляют описи дел: постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Последнюю опись составляют в кадровой службе, включают дела со сроком хранения 50 (75) лет. Ошибка 2. Не проводят экспертизу ценности 27 и не распределяют документы на группы по срокам хранения В чем ошибка. Если вы не проведете экспертизу ценности и не распределите документы на группы по срокам хране- ния, возникнет риск, что их несанкционированно уничтожат либо будут хранить большое количество никому не нужных № 5, май 2019
Делопроизводство Таблица. Группы дел по срокам хранения и что с ними нужно делать Группы дел по срокам хранения Ваши действия Дела временных сроков хранения Их не нужно передавать в архив организации. Оставьте их в струк- до 10 лет включительно, сроки хра- турном подразделении до окончания сроков хранения дел нения которых не истекли Дела временных сроков хранения В описи не включайте. Составьте акт о выделении к уничтожению до 10 лет включительно, сроки хра- документов, которые не подлежат хранению. Особое внимание нения которых истекли в этой группе документов обратите на дела, у которых при сроке хранения есть отметка «ЭПК» Дела временных сроков хранения Включите их в опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хра- свыше 10 лет нения. Документы этой группы, которые являются документами по личному составу, включите в отдельную опись, которая так и называется — опись дел по личному составу. Поскольку эти документы формируют в кадровой службе, описи дел по лич- ному составу должны подготовить работники кадровой службы Дела постоянного хранения Включите их в опись дел постоянного хранения Обратите внимание! документов. Важно найти и выделить документы постоян- Одновременно с опися- ного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, которые ми дел составляют акты нужно включить в описи дел. о выделении к уничтоже- нию документов, не под- Как исправить. Организуйте и проконтролируйте лежащих хранению работу по экспертизе ценности документов (дел), которые образовались в подразделении в прошедшем году и в пре- дыдущие годы. Все дела, за исключением переходящих, разделите на четыре группы. О том, какие это группы и что делать с документами в каждой из них, узнаете из таблицы выше. Ошибка 3. Не сверяют заголовки и сроки хранения дел в описи с номенклатурой дел В чем ошибка. Без сверки вы не обнаружите, какие дела есть в номенклатуре дел, но отсутствуют в описи. Или наоборот, выявите дела, которых нет в номенклатуре дел, но по факту 28 e.sekretaria.ru
Архивное дело они сформированы. Не найдете вы и ошибки в заголовках дел Обратите внимание! и сроках хранения документов. А это чревато дальнейшими Переходящие дела — ошибками и тем, что вы можете сдать в архив, например, это дела, которые документы, которые нужно было уничтожить. включают документы по вопросам, рассмотре- Как исправить. Одновременно с распределением доку- ние (решение) которых ментов на четыре группы или после того, как вы провели началось в одном году, эту работу, проверьте по номенклатуре дел прошлого года, а завершится на следую- все ли дела структурного подразделения, которые нужно щий год или даже через передать в архив, в наличии. Если обнаружите, что какие-то несколько лет дела отсутствуют, но в номенклатуре дел они есть, поста- райтесь их найти. Если розыск дел не дал результатов, составьте акт об отсутствии дел, который должен подписать руководитель подразделения. Вместе с описью передайте документ в архив организации. Уточните, соответствуют ли заголовки дел и сроки хра- нения, указанные на обложках дел, заголовкам и срокам хранения в номенклатуре дел. Если обнаружите расхожде- ния в формулировках и сроках, обязательно их уточните. Уточните срок хранения документов по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень) или по другим регламентирующим доку- ментам. На обложке дела укажите соответствующий срок хранения. Исправления в заголовок дела внесите от руки. Ошибка 4. Забывают провести экспертизу 29 ценности дел с отметкой «ЭПК» В чем ошибка. В группе дел временных сроков хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых истекли, могут быть документы с отметкой «ЭПК». Эту отметку про- ставляют и в номенклатуре дел, и на обложке дела. Отметка «ЭПК» означает, что в данном деле могут быть документы, срок которых необходимо не забыть продлить. Обязательно № 5, май 2019
Делопроизводство Заголовки дел в номенклатуре дел Департамента корпоративного управления Индекс Заголовок дела Номенклатура дел дела (тома, части) Кол-во дел Срок хранения дела (тома, Приме- ... 04-03 Протоколы общих собра- (томов, частей) части) и № статей по перечню чание ний акционеров общества 2 Постоянно, ст. 18и 04-04 и приложения к ним Протоколы заседаний 2 Постоянно, ст. 18б ... совета директоров обще- ства и приложения к ним Заголовки описи дел Департамента корпоративного управления Публичное акционерное общество «Трехгорье» (ПАО «Трехгорье») Департамент корпоративного управления ОПИСЬ № 04-1 пост. дел постоянного хранения № Индекс Заголовок дела Крайние даты Кол-во Приме- п/п дела листов чание 12.02.2018— 245 1 04-03 Протоколы общих собраний акционе- 15.03.2018 ров общества и приложения к ним. Т. 1 17.10.2018— 232 25.10.2018 2 04-03 То же. Т. 2 … обращайте внимание на эту отметку — так вы сохраняете важные документы. Как исправить. Экспертизу ценности документов в делах с отметкой «ЭПК» нужно проводить, полистно просматри- вая документы. Если в деле есть документы, срок хранения 30 e.sekretaria.ru
Архивное дело Отметка о согласовании в описи дел структурного подразделения СОГЛАСОВАНО Руководитель отдела делопроизводства Ломова С. В. Ломова 25.03.2019 Отметка о согласовании описи дел подразделения экспертной комиссией организации СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК структурного подразделения от 26.03.2019 № 3 которых необходимо продлить, извлеките их и сформируйте Полезный совет отдельное дело, которое нужно хранить до окончания срока Просмотрите документы практической надобности. Если делу будет установлен срок дела, чтобы установить, хранения свыше 10 лет или постоянный, его необходимо какой из заголовков — соответствующим образом оформить, составить к нему заго- указанный в номенклату- ловок по общим правилам и включить под этим заголовком ре дел или вынесенный в опись дел подразделения. Остальные документы верните на обложку дела — боль- в тот массив документов, которые нужно уничтожить. ше соответствует содер- жанию документов дела Ошибка 5. Неправильно составляют и оформляют описи дел подразделений В чем ошибка. В оформлении описей допускают множество ошибок. Например, неправильно переносят из номенкла- туры или с обложки дела заголовки, индексы и даты дел, многократно дублируют заголовки одинакового содержания, вместо того чтобы использовать слово «то же». Забывают № 5, май 2019 31
Делопроизводство Обратите внимание! проставить отметки о приеме и передаче дел, их физическом Если вы найдете доку- состоянии и копийности в графе «Примечание». Неправиль- менты с отметкой «ЭПК» но составляют итоговую запись к описи дел. в деле, продлите срок их хранения Как исправить. Если в организации есть номенклату- ра дел, описи дел составляют на основе номенклатуры дел (образцы на с. 30). Если в организации нет номенклатуры дел, опись составляют на основе дел, подготовленных и оформ- ленных для передачи на архивное хранение. В этом случае информацию для описи берут с обложки дела. Графы описи заполняют в точном соответствии с теми сведениями, кото- рые вынесены на обложку дела. В описи дел структурного подразделения указывают полное официальное наименование организации и ее сокра- щенное наименование, если оно предусмотрено уставом или положением об организации, в тот период, за который документы включаются в опись. Каждое дело или том, если дело состоит из нескольких томов, вносят в опись под само- стоятельным порядковым номером (первая графа описи — «№ п/п»). В графе «Индекс дела» указывают индекс дела по номенклатуре дел, его же проставляют на обложке дела как индекс или номер дела. Дела, которые состоят из нескольких томов, вносят в опись по порядку номеров томов. В описи между заголовками дел оставляют интервал не менее 1 см. Заголовок каждого тома состоит из заголовка дела и через точку — указания номера тома. Графу описи «Примечание» используют для отметок о приеме дел в архив организации, особенностях их физического состояния и др. В конце описи заполняют итоговую запись, в которой указывают цифрами и прописью количество дел, внесен- ных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в опи- си: литерные и пропущенные номера. Литерные номера возникают в описи в случае, если заголовок дела вклю- чают в опись после того, как пронумеровали описатель- ные статьи описи, или если по ошибке два или более дел обозначили одним номером. Пропущенные номера тоже 32 e.sekretaria.ru
Архивное дело Оформление описи дел структурного подразделения Публичное акционерное общество «Трехгорье» (ПАО «Трехгорье») Департамент управления персоналом ОПИСЬ № 16-02 л/с дел по личному составу № Индекс Заголовок дела Крайние Кол-во Срок Приме- п/п дела даты листов хранения* чание 205 50 л. 1 16-03 Приказы общества по лич- 11.01.2017— 253 ЭПК ному составу. № 1-115. Т. 1 03.06.2017 48 50 л. 03.06.2017— 255 ЭПК 2 16-03 Приказы общества по лично- 12.12.2017 238 50 л. му составу. № 116-265 .Т. 2 18.02.2017— 244 ЭПК 28.12.2017 50 л. 3 16-05 Приказы общества о поощ- 2017 ЭПК рении. № 1-32 50 л. 2017 ЭПК 4 16-15 Личные дела уволенных 50 л. работников. Буквы А—М. Т. 1 2017 ЭПК 5 16-15 Личные дела уволенных работников. Буквы Н—Я. Т. 2 6 16-16 Личные карточки уволенных работников ... … 25 … * Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В данную опись внесено 25 (двадцать пять) дел с № 1 по № 25 , в том числе: литерные номера: нет пропущенные номера: нет Руководитель Департамента управления персоналом Карпов Н.Н. Карпов 12.04.2018 СОГЛАСОВАНО Руководитель отдела делопроизводства Петелина А. А. Петелина 18.04.2018 Передал 25 (двадцать пять) дел. Специалист Департамента управления персоналом Столетова М.М. Столетова Принял 25 (двадцать пять) дел. Архивист Сумарокова П.А. Сумарокова 20.08.2018
Делопроизводство свидетельствуют об ошибке при нумерации, например, статьи описи могли быть пронумерованы следующим образом: «…17, 18, 20…», следовательно, 19 в данном слу- чае — пропущенный номер. Полезный совет Ошибка 6. Не согласовывают описи дел Как правило, в опись и не присваивают им учетные номера дел структурного под- разделения включают В чем ошибка. Опись дел подразделения обязательно документы одного года, нужно согласовать с руководителем службы ДОУ и ЭК но если в организации структурного подразделения, если она есть. Подписать в течение нескольких лет опись руководители структурных подразделений могут не проводилась работа только после согласования документа. После этого описи по подготовке докумен- присваивают собственный номер. Описи дел необходимо тов и дел к архивному составлять в двух экземплярах. хранению, в опись дел структурного подраз- Как исправить. Описи дел структурных подразделений деления допускается должен согласовывать руководитель службы ДОУ органи- включать документы зации или работник, который отвечает за архив. В утверж- за несколько лет, в этом денной форме описи эту отметку о согласовании оформляют случае в начале описи как гриф согласования (образец на с. 31). располагают заголов- ки дел за самые ран- Если в структурном подразделении есть собственная экс- ние годы, в конце — пертная комиссия (далее — ЭК), она согласовывает опись за самый поздний год дел подразделения. В форме описи отметку о согласовании также оформляют как гриф согласования, в котором ука- зывают дату и номер протокола заседания ЭК, на котором рассматривалась и согласовывалась опись дел структурного подразделения (образец на с. 31). Каждой описи присваивают номер. Нормативные доку- менты не устанавливают порядок присвоения учетных номеров описям, поэтому организация вправе установить свою систему учета описей. Например, учетный номер описи может включать код (шифр) структурного подразделения и порядковый номер описи по структурному подразделе- нию. Кроме того, учетный номер описи может дополни- тельно включать буквенные обозначения: пост. — в описях постоянного хранения, л/с — в описях по личному составу, 34 e.sekretaria.ru
Архивное дело вр. — в описях дел временного (свыше 10 лет) хранения, например: опись № 04-1 пост.; № 16-2 л/с, № 04-1 вр. Описи дел составляют в двух экземплярах, один из которых пере- дают вместе с делами в архив организации, а второй остав- ляют в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. Ошибка 7. Забывают заполнить Обратите внимание! передаточную запись в описи Самостоятельные экс- пертные комиссии В чем ошибка. Если вы не заполните передаточную запись, создают, как правило, специалист не примет опись и не сможет подтвердить своей в территориально обо- подписью, сколько дел передали в архив. собленных подразделе- ниях органа власти или Как исправить. В конце описи заполните передаточную организации — приказ запись (образец на с. 33) или проследите за тем, чтобы она Росархива от 11.04.2018 была заполнена. В записи цифрами и прописью укажите № 43 «Об утверждении количество дел, переданных архив, и отдельно — реги- Примерного положения страционно-контрольных картотек к документам (при об экспертной комиссии их наличии). организации» При приеме-передаче дел в архив организации работник архива в присутствии работника структурного подразде- ления в двух экземплярах описи дел проставит отметки о наличии каждого дела. В конце каждого экземпляра опи- си указывают количество фактически принятых дел, дату приема-передачи дел, а также подписи работника архива и сотрудника, который передал дела. ВАЖНЫЕ ВЫВОДЫ 1. Найдите и выделите документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. 2. Если в организации есть номенклатура дел, описи дел составляют на основе номенклатуры. Если в организации нет номенклатуры, информацию берут с обложек сформированных дел. 3. Просмотрите документы дела, чтобы установить, какой из заголовков — в номенклатуре дел или на обложке дела — больше соответствует содержанию документов дела. № 5, май 2019 35
Делопроизводство Домашнее задание № 5 Валентина АНДРЕЕВА, Ситуация. Поэтапный переход ООО «Строитель» к элек- профессор кафедры тронному документообороту показал, что не все работники трудового права и права организации готовы к переменам в исполнении должност- социального обеспечения ных обязанностей. Некоторые работники не владели совре- Российской академии менными информационными технологиями, привыкли правосудия, к. и. н. к традиционным способам работы и не хотели осваивать новые компьютерные методики. В результате в организации сложилась конфликтная ситуация. Работники понимали, что должностные обязан- ности остаются прежними, но технология их выполнения меняется из-за внедрения электронного документооборота. При этом сотрудники считали, что без их согласия техно- логия работы меняться не может. То есть без их согласия нельзя внести изменения в первоначально установленные условия трудового договора. Руководство организации, напротив, полагало, что име- ет право в одностороннем порядке поменять условия тру- довых договоров в связи с необходимостью модернизации технологии работы. Поэтому кадровая служба подготовила соответствующие уведомления о предстоящем изменении условий трудовых договоров. Уведомления были подготовлены индивидуально для каждого работника. С уведомлениями работников знако- мили под подпись (образец на с. 37). Готовые решения для секретаря с умным поиском и базой образцов e.sekretaria.ru 36 e.sekretaria.ru
Практикум Домашнее задание. Уведомление об изменении условий труда Общество с ограниченной Специалисту по управлению ответственностью «Строитель» персоналом кадровой службы (ООО «Строитель») А. Б. Степанову УВЕДОМЛЕНИЕ 05.03.2019 № 18 Об изменении условий труда Уважаемый Андрей Борисович! В соответствии с принятым на заседании дирекции решением (протокол от 15.02.2019 № 5) в ООО «Строитель» будет осуществляться поэтапный переход на электронные техноло- гии в делопроизводстве секретариата и кадровой службы. В связи с этим уведомляем Вас о том, что через два месяца при выполнении должностных обязанностей Вы должны будете использовать в работе корпоративную систему электронно- го документооборота в кадровой службе. Вводимые изменения касаются только технологии работы и не меняют трудовую функ- цию, определенную в Вашем трудовом договоре (ст. 74 ТК РФ). Также информируем Вас о том, что в случае отказа от продолжения работы в связи с названными изменениями трудовой договор будет прекращен (ст. 77 ТК РФ). Генеральный директор Ваганов Ю. П. Ваганов С уведомлением ознакомлен: специалист по управлению персоналом Степанов А. Б. Степанов В дело № 05-17 за 2019 г. Яковлева 05.03.2019 Определите: 37 — правильно ли был составлен текст уведомления; — правильно ли был указан срок введения изменений в технологию труда работников; — можно ли уволить работника, который отказался от продолжения работы при изменении технологии труда, без его согласия; — какие ошибки были допущены в оформлении рекви- зитов уведомления. № 5, май 2019
Делопроизводство Ответ на домашнее задание из № 4 Валентина АНДРЕЕВА, Содержание должностных инструкций и условия, которые профессор кафедры вносят в трудовые договоры, можно изменить без преду трудового права и права преждения работников за два месяца, если сами сотрудники социального обеспечения согласны с изменениями. Согласие работников выражается Российской академии в том, что они подписывают дополнительное соглашение правосудия, к. и. н. к трудовому договору и проставляют визы ознакомления на новой должностной инструкции. В тексте приказа о переходе на электронный документо- оборот не учли некоторые обязательные требования, кото- рые традиционно соблюдают при подготовке документов данного вида: — в констатирующей части текста приказа не было ссылки на протокол заседания дирекции ООО «Строитель» с решением о поэтапном переходе к электронному докумен- тообороту (1); — в пунктах распорядительной части текста приказа не указали фамилии и инициалы исполнителей (2); — в пункте 2 отсутствует срок исполнения поручения (3); — поручение в пункте 3 должно включать задание об озна- комлении работников с новыми должностными инструк- циями (4); — в приказе нет заключительного пункта о контроле за исполнением приказа (5). Виза согласования не должна включать слово «СОГЛА- СОВАНО» (п. 5.21 ГОСТ Р 7.0.97-2016) (6). На странице 39 мы привели пример правильного состав- ления и оформления приказа. Присоединяйтесь к нам «ВКонтакте» www.vk.com/sekretariat_ru 38 e.sekretaria.ru
Практикум Приказ о переходе на электронный документооборот Общество с ограниченной ответственностью «Строитель» (ООО «Строитель») ПРИКАЗ № 28 19.02.2019 Москва О переходе на электронный документооборот В соответствии с принятым на заседании дирекции решением (протокол от 15.02.2019 № 5) 1 в ООО «Строитель» будет осуществляться поэтапный переход на электронные тех- нологии в делопроизводстве секретариата и кадровой службы. В связи с этим ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Руководителям секретариата и кадровой службы, Егоровой О. А. и Миронову Н. И. 2 , определить до 01.03.2019 виды работ, при документировании которых запрещается исполь- зование бумажных носителей информации, и исполнителей этих работ, предварительно выразивших согласие на переход к электронному документообороту. 2. Главному бухгалтеру Кокореву В. И. 2 оплатить оформление электронных подписей работникам, переходящим на электронный документооборот. Срок — 06.03.2019 3 . 3. Руководителю кадровой службы Миронову Н. И. 2 обеспечить до 01.03.2019 оформ- ление дополнительных соглашений к трудовым договорам работников, переходящих на элек- тронный документооборот, подготовить должностные инструкции в новой редакции и озна- комить с ними работников 4 . 4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой 5 . Генеральный директор Ваганов Ю. П. Ваганов Заместитель генерального 6 О. А. Егорова директора по персоналу Н. И. Миронов Паршин А. И. Паршин В. И. Кокорев 19.02.2019 С приказом ознакомлены: руководитель секретариата Егорова 19.02.2019 руководитель кадровой службы Миронов 19.02.2019 главный бухгалтер Кокорев 19.02.2019 В дело № 01-04 за 2019 г. Секретарь Гордеева 19.02.2019 № 5, май 2019 39
Вопрос – ответ Как поставить документы на контроль? Мне поручили вести контроль за исполнением доку- Отвечает ментов. Что значит поставить документ на контроль? Валентина ЯНКОВАЯ, Какая информация о документе мне для этого нужна? доцент Историко-архивного института РГГУ, к. и. н. Алина, секретарь руководителя При постановке документа на контроль на верхнем поле Обратите внимание! документа справа делается отметка о контроле, которую Единой унифицирован- обозначают словом «Контроль». Отметку о контроле, как ной формы РКК не уста- правило, проставляют штампом (образец ниже), многие новлено, но, поскольку организации включают в эту отметку указание срока испол- определен перечень нения. На контроль поступают только зарегистрированные сведений о документе, документы. Сведения о документе переносят в контрольную необходимых, чтобы форму: автоматизированную базу данных или регистраци- вести контроль, каждая онно-контрольную карточку или РКК. организация может раз- работать собственную В небольших организациях до настоящего времени реги- РКК и дополнить ее дру- стрируют документы в традиционных журналах, эти же гими реквизитами журналы нередко используют для контроля исполнения и поиска нужных документов. Но, например, вести контроль исполнения документов по журналу можно только в том случае, если это журнал в виде электронной таблицы Excel, а не бумажный вариант журнала. Штамп «Контроль за исполнением» КОНТРОЛЬ Исполнить до № 5, май 2019 41
Делопроизводство Таблица. Данные о документе для постановки на контроль Данные Комментарии к ним о документе Автор (корреспон- Наименование организации, структурного подразделения или должностного дент) лица — автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставят отправ- Наименование вида ляемый документ, то записывают наименование организации, структурного под- документа разделения или должностного лица — корреспондента Дата документа Заполняют в соответствии с наименованием вида контролируемого документа Регистрационный номер документа Записывают дату, присвоенную документу организацией — автором документа Дата поступления В контрольную форму переносят регистрационный номер документа, присвоен- ный организацией — автором документа Регистрационный Переносят в контрольную форму из отметки о поступлении документа или реги- номер поступления страционного штампа Заголовок к тексту Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносят в кон- (краткое содержа- трольную форму из отметки о поступлении документа или регистрационного штампа ние документа) Переносят из документа. Если заголовка нет — его формулирует работник, который Резолюция ведет контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами Срок исполнения В контрольную форму переносят содержание поручения, исполнителя или испол- нителей, автора и дату резолюции Отметка об испол- Проставляют дату из резолюции. При регистрации отправляемого документа нении документа можно записать дату ожидаемого ответа В контрольную форму переносят регистрационный номер и дату созданного Номер дела документа, ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткую запись решения вопроса по существу В регистрационную форму переносят номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ Чтобы вести контроль исполнения документов, вам необходимы сведения о документе. Минимальный набор данных о документе и комментарии к ним есть в таблице выше. РКК можно заполнить на компьютере или вручную. Если заполняете карточку вручную, имейте в виду, что нуж- ны два экземпляра, поскольку один экземпляр необходимо направить вместе с документом исполнителю. По этому экземпляру карточки будут вести контроль за исполнением документа в подразделении. 42 e.sekretaria.ru
Делопроизводство Как правильно сформулировать приказ о назначении нескольких ответственных лиц? Подскажите, как правильно сформулировать при- Отвечает каз о назначении нескольких ответственных лиц Мария АЛХУТОВА, эксперт по разным направлениям деятельности? в сфере делопроизводства и архивного дела Валерия, секретарь руководителя Возложение обязанностей, как правило, закрепляют в распо- Еще по этой теме рядительном документе: приказе, распоряжении, указании «Как работать с при- и др. Распорядительный документ может быть по одному казами в организации: вопросу или касаться общих вопросов регламентации дея- по материалам вебина- тельности и содержать отдельный пункт о назначении ответ- ра», № 4, 2018 ственных. Например: приказ «О назначении ответственных за пожарную безопасность» или приказ «Об организации мероприятий по пожарной безопасности в организации». Приказом может быть назначен либо один ответствен- ный, либо несколько. При этом на нескольких ответствен- ных лиц можно возложить общие обязанности или персо- нальные. В случае назначения нескольких ответственных информацию о каждом желательно указывать в отдельном пункте или подпункте приказа. Что касается корректных формулировок текста приказа о назначении нескольких ответственных лиц, возможны следующие варианты: — После распорядительного слова «ПРИКАЗЫВАЮ» самостоятельный пункт начинают обобщающим словом «Назначить:». Далее указывают, как распределятся полно- мочия. Начинают каждый подпункт с должности и фамилии работника (образец на с. 45). — После распорядительного слова «ПРИКАЗЫВАЮ» самостоятельный пункт начинают словами «Назначить ответственными лицами:». Затем пишут, как распределятся 44 e.sekretaria.ru
Вопрос – ответ Текст первого варианта приказа о назначении … ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Назначить: 1.1. Начальника отдела 1 Петрова И. И. — ответственным за пожарную безопасность в основном здании. 1.2. Инженера по охране труда Сидорову П. А. — ответственным лицом за взаимодей- ствие с представителями МЧС при проведении плановых и внеплановых проверок. … Текст второго варианта приказа о назначении … ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Назначить ответственными лицами: 1.1. За пожарную безопасность в основном здании — начальника отдела 1 Петрова И. И. 1.2. За эвакуацию работников в случае пожара в основном здании — инженера по охране труда Сидорову П. А. … № 5, май 2019 полномочия. Начинают каждый раздел с функционала/ обязанностей (образец выше). В тексте приказа должность, как правило, указывают перед фамилией, а в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Систе- ма стандартов по информации, библиотечному и издатель- скому делу. Организационно-распорядительная докумен- тация. Требования к оформлению документов» в реквизите «Текст» инициалы указывают после фамилии должностного лица. В ряде случаев назначение ответственных лиц регла- ментируется законодательством или иными нормативны- ми документами, например, назначение ответственного за организацию обработки персональных данных или ответ- ственного за ведение трудовых книжек и др. 45
ОчдаисновчзаасвстТеоргмаоа.дс нФябуолсглтоесрол,иоатвнгилд иивсйутсохкриийк Информационные технологии 7 лайфхаков, чтобы оформить полноценную презентацию и не убить на это целый день 48 Елена СИДОРОВА, преподаватель ЦКО «Специалист» при МГТУ им. Н. Э. БАУМАНА, сертифицированный тренер Microsoft Вопрос – ответ Какие мобильные приложения помогут сканировать и хранить визитки? 56
Информационные технологии 7 лайфхаков, чтобы оформить полноценную презентацию и не убить на это целый день Елена СИДОРОВА, преподаватель ЦКО «Специалист» при МГТУ им. Н. Э. БАУМАНА, сертифицированный тренер Microsoft Из статьи вы узнаете: Как создавать нестандартные макеты слайдов Как добавлять слайды из других презентаций и редактировать текст Как подстраховать шефа, подготовив несколько вариантов одной презентации Как настроить форматирование всех слайдов сразу Обратите внимание! Обычно презентации не создают с нуля, а используют шаблоны, В режиме структуры рисунки и информацию из других презентаций. У вас может не виден текст в виде уйти очень много времени на то, чтобы оформить все в одном надписей, внутри авто- стиле. Предлагаем семь лайфхаков, которые помогут вам фигур, в схемах SmartArt сэкономить время, использовать нестандартные макеты и под- готовить для шефа сразу несколько вариантов презентации. Лайфхак 1. Добавляйте слайды из других презентаций Чтобы не создавать каждый раз заново слайды с информа- цией о компании и другими данными, которые повторя- ются, — добавьте их из другой презентации. Сделать это можно двумя способами. Способ 1. Скопируйте слайды и вставьте вручную. Откройте презентацию, из которой вы хотите копировать 48 e.sekretaria.ru
Компьютер и интернет слайды. Выделите один или несколько слайдов на панели Обратите внимание! слева, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Копи- Повысив уровень эле- ровать». Откройте презентацию, в которую хотите добавить мента маркированного слайды. Щелкните правой кнопкой мыши по панели сле- списка, можно преобра- ва и выберите один из вариантов вставки: «Использовать зовать его в слайд. Пони- конечную тему», «Сохранить исходное форматирование» жение уровня заголовка или «Вставить как рисунок». превратит его в элемент маркированного списка Способ 2. Импортируйте слайды. Вы можете добавить предыдущего слайда в презентацию один или несколько слайдов, не открывая другой файл. При импорте слайда из одной презентации в другую создается копия оригинала — изменения в копии не влияют на исходник. На вкладке «Главная» нажмите на нижнюю часть кнопки «Создать слайд», затем щелкните «Повторное использование слайдов». Справа появится одно- именная панель (рис. 1 на с. 50). Нажмите на кнопку «Обзор» и выберите пункт «Поиск файла», чтобы найти презентацию- источник. На панели появятся эскизы всех ее слайдов. Чтобы импортировать слайд в текущую презентацию, щелкните по нему левой кнопкой мыши. Хотите импортировать все слайды? Щелкните правой кнопкой мыши по любому из них и выберите пункт «Вставить все слайды». Лайфхак 2. Редактируйте текст в режиме структуры Чтобы быстро менять текст на слайдах, перейдите в режим структуры. На левой панели будут отражаться данные в макетных полях слайдов — например, заголовки и списки. На вкладке «Вид» в группе «Режимы просмотра презента- ции» щелкните «Режим структуры». Теперь на левой пане- ли можно редактировать текст любого слайда, не нарушая расположение других объектов на слайде. Вы также можете переместить элементы маркированного списка в новое место на этом или другом слайде. Если нажмете на клавишу Enter в тексте структуры, создадите новую строку того же уровня. Нажмете Enter № 5, май 2019 49
Информационные технологии в конце заголовка — создадите новый слайд. Если в кон- це элемента маркированного списка — в списке появится новый элемент. Чтобы изменить уровень текста, исполь- зуйте клавишу Tab для понижения или сочетание Shift + Tab для повышения. Рис. 1. Панель «Повторное Лайфхак 3. Отформатируйте все слайды использование слайдов» Чтобы придать презентации единообразный вид, задав 50 одинаковые цвета, шрифты, заголовки, логотипы и стили, используйте образец слайдов. Вам не придется форматиро- вать каждый слайд отдельно. Образцы определяют внешний вид слайдов — задают фон, размещение и форматирование объектов слайда: текста, графики и др. У каждой презента- ции свой образец слайдов и набор макетов. На вкладке «Вид» в группе «Режимы образцов» выберите пункт «Образец слайдов». Здесь вы найдете макеты слайдов шаблона, на основе которого создают презентацию. Их вы увидите в левой части экрана. Вверху списка — образец слай- дов. Под ним вы увидите связанные с ним макеты слайдов. Образец слайдов содержит заполнители, которые опре- деляют формат элементов на всех слайдах презентации — заголовка, основного текста, даты и времени, нижнего колонтитула и номера слайда (рис. 2 на с. 51). Например, если задать для заголовка размер 36 пунктов, шрифт Verdana, темно-красный цвет и выполнить заливку розовым цветом, все заголовки презентации станут такими. Можно также изменить маркеры для списков, добавить логотип и др. Все изменения на образце слайдов автоматически отра- жаются на каждом макете. Изменения на каждом отдельном макете будут отражаться только при выборе этого макета. Обычно особыми бывают титульные слайды и слайды макета «Заголовок раздела». Если при изменении отдельных маке- тов нужно убрать элементы, созданные в образце слайдов, например логотип, на вкладке «Образец слайдов» в группе «Фон» установите флажок «Скрыть фоновые рисунки». e.sekretaria.ru
Search
