Справочник секретаря и офис-менеджера. Ознакомительный номер

Издается с 2002 года ISSN 1727-2459И ОФИС-МЕНЕДЖЕРА. ПРАКТИЧЕСКИЙ ЖУРНАЛ 04 9 771727 245159 e.sekretaria.ru 4 АПРЕЛЬ 2018 Делопроизводство Как правильно уничтожитьдокументы с истекшим сроком хранения 12Делопроизводство Информационные ПрофессияКакие приемы помогутподготовить технологии секретарькачественный текст Как построить Работа как призвание:делового письма  22 диаграммы в сервисе шесть стратегий Google Документы 46 счастливой работы 72

Новости от главного редактораПоздравляем с Международным днемсекретаря!Именно в апреле мы отмечаем Международный день секре­ 25таря на неделе профессиональных административных апреля –работников. Пусть профессионализм, мудрость и обаяние Международный деньпомогаю вам во всех делах. А забот у вас, как обычно, много. секретаря Уничтожить документы с истекшим сроком хранения.Уничтожать документы до проведения экспертизы ценностизапрещается. Расскажем на странице 12 о том, как правиль­но уничтожить документы и как оформить ваши действия. Изучить приемы, которые помогут вам подготовитькачественный текст письма. Как в тексте отделить главноеот второстепенного, какие аргументы будут необходимымии достаточными, и какой должна быть структура и форму­лировки текста письма – на странице 22. Разобраться с нюансами оформления, учета и хране-ния приказов. Можно ли внести дату в регистрационныйномер приказа и другие тонкости – на странице 30. Построить простые и сложные диаграммы в сер-висе Google Документы. Диаграммы сохранятсяна Google Диске. Вы не будете привязаны к одно­му устройству и сможете оперативно менятьданные – на странице 46. Использовать шесть стратегий счастли-вой работы. Вы можете сделать многое, чтобыпревратить работу в призвание, самореали­зоваться и помочь другим, – на странице 72. А теперь, самые прекрасные, профессио­нальные и креативные секретари, давайтепраздновать!С уважением,главный редактор журнала Екатерина ГУБЕРНСКАЯ[email protected] 1

№ 4, апрель 2018СодержаниеКомпас секретаряНомер за 5 минут.............................................................................................. 6Календарь......................................................................................................... 6Новости.............................................................................................................. 8Делопроизводство Информационные технологииРабота с документами Компьютер и интернетКак правильно уничтожить документы Как построить простыес истекшим сроком хранения........................12 и сложные диаграммы в сервисе Google Документы..........................................46Какие приемы помогут подготовить Вопрос – ответкачественный текст делового письма........22 Какие есть полезные приемы для работы в Word?...........................................53Как работать с приказами Какие существуют сервисыв организации: по материалам вебинара....30 для отложенного чтения?........................... 55Практикум Секретарь и руководительДомашнее задание № 4....................................36 ВзаимодействиеОтвет на домашнее задание из № 3.......... 38 Как проверить, что вы нашли идеального руководителяВопрос – ответ и работу мечты.......................................... 58Как составить сопроводительное Вопрос – ответписьмо к пакету документов?................... 41 Можно ли секретарю разговаривать с посетителямиКак оформить копию приказа в приемной руководителя?.............................67на другом языке – как приложение Как помощнику предлагатьили копию?.................................................. 44 свои идеи руководителю?...............................69

Редакционная коллегия В.И. Андреева – научный редактор журнала, профессор кафедры трудового права и права социального обеспеч­ ения Российской академии правосудия, к. и. н. Л.М. Вялова – доцент кафедры документоведения Российс­ кого государственного гуманитарного университета, к. и. н.Профессия секретарь В.П. Козлов – профессор Российского государственного гума-Профессиональное развитие нитарного университета, д. и. н.Работа как призвание: шестьстратегий счастливой работы................... 72 М.В. Ларин – завкафедрой автоматизированных систем докумен-Вопрос – ответ тационного обеспечения управления Россий­скогоКак сохранить и развить гибкость государств­ енного гуманитарного университета,мышления?.................................................... 81 д. и. н., профессорКак стать проактивным человеком?............84 Л.В. Санкина – доцент кафедры документоведения Россий­ского государств­ енного гуманитарного университета, к. и. н.Личная эффективность и офис-менеджера. Практический журналПортрет профессионала e.sekretaria.ruОльга БАРУЗДИНА:«Руководитель научил меня видетьв окружающих только хорошееи давать им второй шанс»........................... 88Имидж и стильМодные тенденции в деловойодежде на сезон весна-2018.........................90

Компас секретаряПортрет профессионала«Для меня взаимоотношения помощни-ка и руководителя – отдельная жизнь,в которой каждый индивидуальность,со своими плюсами и минусами», –говорит Ольга БАРУЗДИНА 88Делопроизводство Информационные технологииКакие приемы помогут вам Как построить простыеподготовить качественный текст и сложные диаграммы в сервиседелового письма Google ДокументыВ деловых текстах не должно быть фор- Когда вы построите диаграмму в Googleмулировок, которые непонятны адресату, Таблице, импортируйте ее в Google Доку-и тех, которые допускают неоднозначные мент. Сделать это можно двумя способа-толкования. Применяйте два правила, что- ми: скопировать или добавить через окнобы добиться четких формулировок 22 импорта 46Май 2018 Календ. дней – 31; рабочих – 20; вых. и праздн. – 11пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1314 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 2728 29 30 316 e.sekretaria.ru

Главное в номере Номер за 5 минутКак правильно уничтожить 2018документы с истекшими срокамихранения год – когда можно уничтожитьУничтожить документы можно только послеэкспертизы ценности и по специальному акту документы 2007 года,об уничтожении 12 срок хранения которых был 10 летСекретарь и руководитель Профессия секретарьКак проверить, что вы нашли Работа как призвание: шестьидеального руководителя стратегий счастливой работыи работу мечты В любой работе, даже в самой скучнойОбратите внимание на то, какие ваши и рутинной, можно найти немало воз-результаты для шефа важны. Попросите можностей, которые помогут превратитьу него индивидуальный план на испыта- ее в призвание и сделать работой мечты.тельный срок. Он поможет разобраться Используйте шесть стратегий для счаст-в том, каких результатов от вас ждут 58 ливой работы и инструменты к ним 72Важные даты мая1 Праздник 7 День 9 День 18 Международный Весны и Труда радио Победы день музеев24 День кадрового 25 День 27 День 31 День работника филолога библиотекаря адвоката№ 4, апрель 2018 7

Компас секретаряПодготовлен проект примерного положенияоб архиве организацииРосархив представил для общественного комиссией федерального государствен-обсуждения проект примерного положе- ного архива.ния об архиве организации. В проектепредполагается установить перечень В архиве организации будут хранить-документов, которые будут храниться ся и учитываться документы и фонды.в архиве организаций и станут источни- Также подразделение будет организовы-ками комплектования государственных вать и проводить экспертизу ценностии муниципальных архивов. документов временных сроков хранения, консультировать юридических и физиче- Планируется, что архив организации ских лиц по вопросам местонахождениябудет создаваться на правах структур- архивных документов.ного подразделения, которое осущест-вляет хранение, комплектование, учет Сейчас функционирование архивови использование документов. На осно- организаций регламентируется положе-вании примерного положения организа- нием, утвержденным приказом Комите-ция будет разрабатывать и утверждать та по делам архивов при Правительствесвое положение об архиве при наличии от 18.08.1992 № 176.согласования с экспертно-проверочной Источник: sekretariat.ruМРОТ увеличат к маю 2018 годаМинимальный размер оплаты труда обе- По оценкам экспертов, повышениещают приравнять к прожиточному мини- МРОТ затронет примерно 4 млн работ-муму уже с 1 мая 2018 года. Сейчас МРОТ – ников – не только госслужащих и бюд-9489 руб. В мае его увеличат до 11 163 руб. жетников, но также работников малыхРазмер минимальной зарплаты будут и средних предприятий и часть работа-периодически индексировать. ющих пенсионеров. Это значит, что с 1 мая снова скоррек- Напомним, ранее власти планировалитируют зарплату тем работникам, кому повысить МРОТ до прожиточного мини-приравняли ее к размеру МРОТ. Также мума только к 1 января 2019 года.по-новому будут считать пособия по соци-альному страхованию. Источник: sekretariat.ru8 e.sekretaria.ru

НовостиСтало известно, какие компании ГИТ проверитв 2018 годуГенеральная прокуратура опубликовала Узнать о планируемых проверкахсводный план проверок предпринимате- вы можете также через сервис «Единыйлей на 2018 год. Аналогичные планы про- реестр проверок». В нем информацияверок региональными властями должны не только о планируемых визитах прове-опубликовать прокуратуры субъектов ряющих, но и уже завершенных или тех,РФ. Поэтому рекомендуем искать свою которые проходят сейчас. Чтобы получитькомпанию в обоих списках – федеральном информацию, введите в специальную формуи региональном. наименование компании, ее ОГРН и ИНН. Чтобы узнать о проверке, в специаль- Напомним, проводить плановые про-ной форме введите ИНН организации. верки вне утвержденного плана запре-После этого появится информация, какое щено. Если проверяющие все же пришли,ведомство и когда вас проверит, с какой обжалуйте результаты проверки.целью и по какой форме. Там же узнаете,сколько продлится проверка. Источник: kdelo.ruУточнили правила обмена сведениямипо электронным больничнымЭлектронный больничный лист форми- усиленной квалифицированной электрон-руют в единой информационной системе ной подписью.ФСС «Соцстрах». Для обмена сведениямимогут применять программы участников. Информацию о сформированныхРаботодатель может передавать сведения листках нетрудоспособности и выплатахв систему через собственную программу, работодатели могут увидеть в личныхбесплатную программу ФСС или через кабинетах на официальном сайте фонда.личный кабинет на официальном сайте Работники также смогут найти эту инфор-фонда. мацию в личном кабинете на портале госуслуг. Напомним, с июля 2017 года Организация должна предоставить све- электронные больничные листы исполь-дения для пособия, указать данные о стра- зуются наряду с бумажными.хователе и застрахованном лице. Досто-верность сведений нужно подтверждать Источник: kdelo.ru№ 4, апрель 2018 9

Езсалкировйыт  реедшвеирлии ддленяейФсмсоретицмдквнироейивнхфаиНийтил.цоьшс,оеф,ДелопроизводствоКак правильно уничтожитьдокументы с истекшимсроком хранения 12Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционномуи кадровому делопроизводствуРабота с документами Работа с документамиКакие приемы помогут Как работать с приказамиподготовить качественный в организации: по материаламтекст делового письма 22 вебинара 30

ДелопроизводствоКак правильно уничтожить документыс истекшим сроком храненияЕвгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционномуи кадровому делопроизводствуИз статьи вы узнаете: Как адаптировать форму акта под запрос организации Документы за какие годы уничтожают в 2018 году и как Как проставить отметки об уничтожении в учетных документах Как оформить две части акта об уничтожении документовЕще по этой теме Откройте делопроизводственный календарь. В апреле пора«Как провести экспер- уничтожать документы с истекшими сроками хранения.тизу ценности докумен- Даже если у вас и руководства есть искушение избавитьсятов и составить описи», от старых документов любым способом – не делайте этого.№ 3, 2018 Уничтожить документы можно только после экспертизы ценности (ЭЦ). В результате экспертизы выделяют доку- менты, которые будут храниться в течение положенных сроков, и те, сроки которых истекли. Такие документы мож- но уничтожить. Уничтожают документы по специальному акту. Рассмотрим, как правильно оформить и провести про- цедуру уничтожения. Документы за какие годы уничтожают в 2018-м Срок хранения – главный критерий, которым нужно руко- водствоваться, когда принимаете решение уничтожить доку- менты. Если срок истек, то документ можно уничтожить.12 e.sekretaria.ru

Работа с документамиНормативные акты не просто устанавливают сроки хранения,но и указывают, с какого момента их считать. Срок хране-ния отсчитывайте с 1 января года, который следует за годомзавершения документа в делопроизводстве*. Уничтожитьдокумент можно только после 1 января года, следующегоза тем, в котором истек срок хранения документа. Пример. Если документ с 5-летним сроком хранения завершен дело- Обратите внимание! производством в 2018 году, то его срок хранения будет с 2019 по 2023 год Срок хранения – включительно. Уничтожить этот документ можно не раньше 2024 года. не единственный крите- рий отбора документов Исходя из этого правила, составим памятку по докумен- на уничтожение. Доку-там с разными сроками хранения, которые можно уничто- мент с истекшим срокомжить в 2018 году (образец на с. 14). хранения может при- годиться в дальнейшейКак уничтожать документы работе. Продлить срок хранения может толькоКак нельзя уничтожать. Нельзя: свалить документы ЭЦ, которую проводитв мешки и выбросить на мусорку; использовать как черно- экспертная комиссиявики; отдать на макулатуру; порвать руками и отправитьв корзину для бумаг. Все перечисленные способы мы взялииз практики, и список этих вредных советов неисчерпаем. Как можно уничтожить. Уничтожают документыодним из двух способов: сжигают или измельчают. Чащевсего документы передают специализированной органи-зации, чтобы она их уничтожила. С ней заключают дого-вор возмездного оказания услуг, по которому документызабирают и уничтожают без возможности восстановления.Проследите, чтобы в договоре был пункт о том, что испол-нитель обязуется обеспечить конфиденциальность унич-тожаемых документов.* Пункт 1.4 раздела «Общие положения» Перечня типовых управленческих 13архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственныхорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроковхранения (утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558), далее – Перечень-2010.№ 4, апрель 2018

ДелопроизводствоОбразец. Памятка по уничтожению документов в 2018 году Документы за какие годы можно уничтожить в 2018 году? 1942 год, если срок хранения составлял 75 лет; 1972 год, если срок хранения составлял 45 лет; 2007 год, если срок хранения составлял 10 лет; 2012 год, если срок хранения составлял 5 лет; 2014 год, если срок хранения составлял 3 года; 2016 год, если срок хранения составлял 1 год.Обратите внимание! Можно уничтожить документы собственными силами,Нельзя: уничтожать доку- если у организации есть технические возможности: про-менты беспорядочно и не мышленный измельчитель или большая печь. Кабинетныйсоставлять акт об унич- шредер использовать не рекомендуем. Если документовтожении; составлять акт много, то этот прибор сгорит раньше, чем с ними справится.постфактум, спустя меся- Кроме того, стружка, которая остается после измельчения,цы и годы; составлять очень объемна.вместо акта справку илилюбой другой документ; Как оформить уничтожение документовоформлять в свободнойформе акт приема-пере- Чтобы оформить уничтожение, используют акт о выделениидачи документов для к уничтожению архивных документов, не подлежащих хра-утилизации нению (далее – акт об уничтожении). Форму акта об уничто- жении найдете в приложении 21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования доку- ментов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, далее – Правила-2015). Акт об уничтожении включает две части: в первой опи- сываем документы, которые выделены к уничтожению, во второй – удостоверяем, что документы были уничто- жены и каким способом, отмечаем, что внесли изменения в учетные формы. Оформляем так: составим первую часть14 e.sekretaria.ru

Работа с документамиОбразец. Акт об уничтожении документов впервые в небольшой компании (фрагмент) 1 ООО «АБВ» 4 УТВЕРЖДАЮ (наименование организации) Генеральный директор АКТ Бабакин М. А. Бабакин 2 13.03.2018 № 1 3о выделении к уничтожению (подпись) (расшифровка подписи)архивных документов,не подлежащих хранению 13.03.2018 (дата)5 На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. прика- зом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558) (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)6 отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практи-ческое значение документы ООО «АБВ» (наименование компании)7 7.1 7.2 7.3 7.6 7.7 7.8№ Заголовок дела (групповой Годы Кол-во Сроки хранения Примеча-п/п заголовок документов) ед. хр. и номера статей ние по перечню12 36 7 81 Протоколы оперативных 2011–2012 50 шт. 5 лет, ст. 18е (2) совещаний2 Переписка по профильной 2011–2012 200 шт. 5 лет, ст. 35 деятельности3 Служебные записки 2011–2012 100 шт. 5 лет, ст. 874 Накладные 2011–2012 5 томов 5 лет, ст. 3625 Счета-фактуры 2011–2013 6 томов 4 года, ст. 3686…8 Итого 29 (двадцать девять) ед. хр. за 2011–2013 годы (цифрами и прописью)и 350 (триста пятьдесят) единиц документов за 2011–2012 годы (цифрами и прописью) Секретарь Иванова Д. Е. Иванова(наименование должности руководителя (подпись) (расшифровка подписи) архива (лица, ответственного за архив))9 СОГЛАСОВАНО Главный бухгалтер Котова Р. В. Котова 10.03.2018 Директор по административным вопросам Ложкин А. В. Ложкин 10.03.201810 Документы в количестве 29 (двадцать девять) ед. хр. за 2011–2013 годы и 350 (триста пять- десят) единиц документов за 2011–2012 годы уничтожены в ООО «АБВ» путем измельчения, исключающего возможность восстановления, 14 марта 2018 г. Секретарь Иванова Д. Е. Иванова(наименование должности руководителя (подпись) (расшифровка подписи) архива (лица, ответственного за архив))

ДелопроизводствоЕще по этой теме акта – утвердим ее у директора – уничтожим документы –«Уничтожение доку- заполним вторую часть акта.ментов, сроки хранениякоторых истекли», № 11, В образцах на страницах 15 и 18 вы видите два акта2015 об уничтожении документов: небольшой компании и круп- ной организации. Обе компании уничтожают документы впервые, но вторая предварительно провела ЭЦ. Это две самые распространенные ситуации. Как оформить первую часть актаОбратите внимание! Рассмотрим подробно каждый фрагмент акта об уничтоженииЕсли экспертизу цен- документов. В образцах на страницах 15 и 18 пронумеруемности, описание доку- реквизиты цифрами, чтобы легче было ориентироваться.ментов и уничтожениепроводят впервые, (1) Информация об организации – стандартный блокто графы 4 и 5 из акта для документа. Напишите краткое или полное наимено-удаляют. Это предусмо- вание организации – главное, чтобы оно соответствовалотрено Правилами-2015: уставу.в приложении 21 в фор-ме акта об этом есть (2) Дата акта. Дата акта должна соответствовать датесноска его утверждения. И помните о пункте 4.5 Правил-2015, кото- рый гласит, что до проведения ЭЦ уничтожать документы запрещается, а значит, архивные описи составляют раньше, чем акт об уничтожении. (3) Номер акта. Актов может быть несколько, особенно если вы уничтожаете документы впервые и нужно изба- виться от документов разных подразделений. Вероятно, что дела на уничтожение будут поступать порциями и каждую из них придется оформлять отдельным актом. Каждый акт получит собственный порядковый номер. Вам не нужно заводить специальный журнал регистрации актов: акты об уничтожении регистрируют в том порядке, какой принят в компании для внутренних документов. (4) Гриф утверждения. Его оформляют стандартно, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, а с 1 июля этого года – по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016. Но и тут есть нюанс. По обще- му правилу, документы утверждают только после того, как их составят. Акт об уничтожении руководитель организации16 e.sekretaria.ru

Работа с документамиутверждает после того, как готова его первая часть – пере- Обратите внимание!чень документов, выделенных к уничтожению. Объясняется Если в основаниях дляэто просто: директор удостоверяет, что документы можно уничтожения фигурируетуничтожить, он в курсе ситуации и контролирует ее. Вернуть только Перечень-2010,документы после того, как они окажутся в измельчителе можно в графе 7 табли-или в печи, будет невозможно. цы акта писать только номер его статьи. А если (5) Основание для уничтожения. В специальном поле источников несколько,акта нужно дать список документов, на основании которых то нужно в общем спискевы установили, что сроки хранения истекли. Как минимум написать для каждогов этом списке будет Перечень-2010. Он актуален для всех краткое наименование.организаций. Но им одним список не исчерпывается. Сюда Тогда в графе 7 вы буде-включают все нормативные документы, от федеральных те ссылаться именнозаконов до локальных нормативных актов и протоколов засе- на негоданий экспертной комиссии, благодаря которым вы можетес уверенностью заявить: срок хранения дела истек. Фрагментакта с расширенным списком оснований для уничтоженияприведен в образце на странице 18. (6) Фраза «отобраны к уничтожению как не имеющиенаучно-исторической ценности и утратившие практи-ческое значение документы…». Не нужно в этой фразеничего менять, только внесите наименование компании. (7) Таблица. (7.1) Графа 1. «№ п/п». В этой графе укажитепорядковый номер записи об уничтожении. Чтобы не оши-биться, дайте текстовому редактору команду нумероватьстроки таблицы автоматически. (7.2) Графа 2. «Заголовок дела (групповой заголовокдокументов)». В нее вносят заголовок уничтожаемого дела.В отличие от описей, в которые дела вносят по единицам хра-нения, в акт об уничтожении можно внести один заголовокдела за несколько лет. Например, «Переписка по основнойдеятельности организации». (7.3) Графа 3. «Годы». В эту графу внесите годы, за кото-рые вы отправляете документы в печь или измельчитель. (7.4) Графа 4. «Номер описи». Если архив в компанииведется давно и уничтожаемые документы успели побы-вать в годовых разделах описей, то номер описи внеситев четвертую графу таблицы.№ 4, апрель 2018 17

ДелопроизводствоОбразец. Акт об уничтожении документов (фрагмент) 1 АО «Виктория» 4 УТВЕРЖДАЮ (наименование организации) Генеральный директор АКТ Захаров А. А. Захаров 2 20.03.2018 № 1 3о выделении к уничтожению (подпись) (расшифровка подписи)архивных документов,не подлежащих хранению 20.03.2018 (дата)5 На основании 1. Перечня типовых управленческих архивных документов, образующих- ся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. прика- зом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень-2010). 2. Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-техни- ческой и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуника- ций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182, далее – Перечень-2007). 3. Налогового кодекса Российской Федерации (ред. от 29.12.2017, далее – НК РФ). 4. … (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)6 отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практи-ческое значение документы АО «Виктория» (наименование компании)7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8№ Заголовок дела Годы (7.4) Номер Кол- Сроки хранения Приме-п/п (групповой заголо- Номер ед. хр. во ед. и ссылки на их чание описи по описи хр. источники вок документов)12 3 456 7 81 Переписка по  про- 2008–2012 – – 146 5 лет, ст.  35 фильной деятельно- ЭПК Переч- сти организации ня-20102 Журнал регистрации 2008–2012 – – 5 5 лет, ст. 258г Элек- входящих документов Перечня-2010 тронное3 Журнал регистрации 2008–2012 – –5 5 лет, ст. 258г Элек- исходящих докумен- Перечня-2010 тронное тов –1 –1 5 лет, ст. 1224 Отчеты о выполнении 2010 – Перечня-2007 договоров ОТР 9, 28, 44, 6 4 года, ст. 204 69, 100– НК РФ5 Документыоб уплате 2012 – 101 авансового платежа 55, 72, 3 5 лет, Пере- акциза 103 чень-2010, ст. 19б (2)6 Приказы о предостав- 2008–2012 1/ЛС лении работникам 5 лет, Пере- ежегодного оплачи- чень-2010, ваемого отпуска ст. 19б (2)7 Приказыо направлении 2010–2012 1/ЛС работников в коман- дировку(…)

Работа с документами8 Итого 257 (двести пятьдесят семь) ед. хр. за 2008–2012 годы (цифрами и прописью) Помощник генерального директора Малахова Р. В. Малахова (наименование должности руководителя (подпись) (расшифровка подписи) архива (лица, ответственного за архив))9 СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК От 13.03.2018 № 210 Документы в количестве 257 (двести пятьдесят семь) ед. хр.:– на бумажном носителе весом 571 кг сданы на уничтожение;– на электронном носителе сданы на уничтожение в ООО «ВторПереработка»по договору от 10.03.2018 № 45/38586/П для уничтожения путем измельчения. (способ уничтожения)Помощник генерального директора Малахова Р. В. Малахова(наименование должности работника, сдавшего документы) (подпись) (расшифровка подписи) 26.03.2018 (дата)11 Изменения в учетные документы внесены. Малахова Р. В. Малахова Помощник генерального директора (подпись) (расшифровка подписи) (наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы) 27.03.2018 (дата) (7.5) Графа 5. «Номер единицы хранения по описи». Здесь Еще по этой темеукажите номера единиц хранения, которые уничтожаете. «ДелопроизводственныйУчитывая, что уничтожаемые документы часто вносят в акт календарь на 2018 год»,сразу за несколько лет, номера могут быть непоследова- № 2, 2018тельными. Документы с небольшими сроками хранения,которые не вносят в описи, включают в акт наравне со все-ми, а в графах 4 и 5 рядом с ними ставят прочерки (таблицыв образцах на с. 15 и 18). (7.6) Графа 6. «Количество единиц хранения». В эту графувнесите общее количество уничтожаемых единиц храненияпо каждому делу. Единица хранения для бумажных докумен-тов – один том, для электронных – один носитель информа-ции. Если архивом в компании занимались, то уничтожаютименно тома. Если не занимались, то сшивать документы,№ 4, апрель 2018 19

ДелопроизводствоДополнительно от которых через несколько дней останется несколько тоннна сайте! стружки, нецелесообразно. Тогда в акте укажите те единицы,Как адаптировать форму в которых документы существуют на данный момент. Еслиакта об уничтожении под вы уничтожаете 1200 служебных записок за 2010–2012 годы,запрос вашей организа- то так и напишите в акте: 1200 шт. Это будет количествоции – в электронном жур- единиц документов, а не единиц хранения. Количествонале на e.sekretaria.ru документов есть в журналах регистрации. (7.7) Графа 7. «Сроки хранения и номера статей по переч- ню». Если уничтожаете документы, сроки хранения которых указаны в разных источниках, то графу переименуйте: «Сро- ки хранения и ссылки на их источники». По каждому делу укажите срок и сошлитесь на конкретную статью (пункт, раздел, приложение, сноску и т. д.) документа. (7.8) Графа 8. «Примечание». В графу внесите пометки. Например, о том, что дело электронное (образец на с. 18). (8) Итого. Под таблицей цифрами и прописью приведи- те суммированное количество уничтожаемых документов и годы, к которым эти документы относятся, – самый ран- ний и самый поздний. Эту итоговую запись подписывает работник, который составил акт. (9) Согласовано. Акт об уничтожении согласуйте с экс- пертной комиссией. После этого утвердите акт у руководи- теля организации, и только потом уничтожайте документы. Как оформить вторую часть акта (10) Документы в количестве. Во второй части акта опишите, как были уничтожены документы. В образце на странице 15 мы показали ситуацию, когда документы уничтожили в организации. В образце на странице 19 заак- тировали передачу документов подрядной организации, и это тот случай, который предусмотрен Правилами-2015 в форме акта. Обратите внимание: учет документов при передаче ведется не единицами хранения, а килограммами. Кроме веса укажите выходные данные договора с перера- батывающей организацией.20 e.sekretaria.ru

Работа с документами (11) Изменения в учетные документы внесены. Завер- Обратите внимание!шает акт запись о том, что отметки об уничтожении внесены В отношении дел с истек-в учетные документы. Имеются в виду описи и номенкла- шими сроками хранениятуры дел за соответствующие годы. Запись подписывает иногда употребляют тер-тот же работник, который вносил отметки. Если учетных мин «списание»: «доку-документов пока нет, то этот информационный блок из акта мент списан», «мы спи-можно удалить (образец на с. 15). В образце на страницах 18–19 сываем эти документы».некоторые дела есть в описях (строки 6 и 7), и в эти описи Это некорректно: списы-после уничтожения документов были внесены изменения, вают материальные цен-о чем есть отметка. ности, а документ можно только уничтожитьКак проставить отметки об уничтоженииВаша задача после того, как документы уничтожены, найтиих в учетных документах – номенклатуре дел и в описяхдел – и поставить в графу «Примечание» соответствующиеотметки. Найдите номенклатуры и годовые разделы описейдел за те годы, за которые уничтожены документы. Не нуж-но ничего расписывать: напишите слово «Уничтожены»,а также проставьте номер и дату акта об уничтожениив графе «Примечание». Например: «Уничтожены. Акт № 1от 20.03.2018». Примеры отметок – на сайте sekretariat.ru/examples и в электронном журнале на e.sekretaria.ru.ВАЖНЫЕ ВЫВОДЫ1. Срок хранения документа – главный критерий, которым нужно руководствоваться, когда при- нимаете решение уничтожить документы. Если срок истек, то документ можно уничтожить.2. Нельзя: свалить документы в мешки и выбросить их на мусорку; использовать как черновики; отдать на макулатуру; порвать и отправить в корзину. Можно: уничтожить по акту.3. Акт об уничтожении включает два информационных блока, или части. Действовать нужно в такой последовательности: составить первую часть акта – утвердить у генерального дирек- тора – физически уничтожить документы или передать их в специализированную компанию – заполнить вторую часть акта. Форму акта можно адаптировать под нужды организации.№ 4, апрель 2018 21

ДелопроизводствоКакие приемы помогутподготовить качественныйтекст делового письмаМария БЕЛЬДОВА, с. н. с. ВНИИДАД, эксперт в области документационногообеспечения управленияИз статьи вы узнаете: Какой должна быть структура текста делового письма Как в тексте отделить главное от второстепенного Как добиться четких формулировок в тексте Какие аргументы будут необходимыми и достаточнымиЕще по этой теме Чего мы ждем, отправляя письмо партнеру или клиенту?«Как написать пись- Чтобы наша информация, даже негативная, произвела благо-мо, которое дочитают приятное впечатление на адресата и вызвала ответное дей-до конца», № 1, 2018 ствие или решение. Этого можно достичь, если вы соблюдали правила этикета переписки, правильно оформили письмо22 и подготовили текст высокого качества. Ваш текст должен быть умеренного объема; содержать необходимые аргумен- ты и четкие формулировки и обладать структурой, которая наилучшим образом передает информацию. Прием 1. Отделите главное от второстепенного У текста делового письма должен быть объем, достаточный, чтобы изложить необходимую информацию, – не более. Это основная мысль и подтверждающие ее аргументы – одна-две e.sekretaria.ru

Работа с документамистраницы. Многословие утяжеляет текст и затрудняет вос-приятие. Адресат будет вынужден самостоятельно отделятьглавное от второстепенного, что вызовет у него только нега-тивные эмоции. Научитесь определять основную мысльписьма. Старайтесь произносить ее вслух. Поскольку дела-ете это для себя, вам удастся сформулировать основнуюмысль максимально просто. Затем также зафиксируйтеее на бумаге: лаконично и нейтрально – в рамках деловогостиля. В таблице 1 на странице 24 мы перечислили действия,которые неоправданно увеличивают объем делового текста.Прием 2. АргументируйтеОбъем письма напрямую связан с подбором аргументов Еще по этой темев тексте. Аргументов должно быть ровно столько, сколько «Этикет делового пись-необходимо и достаточно, чтобы адресат понял информацию. ма: почему важно соблю-Деловые письма, как правило, не страдают недостатком дать», № 8, 2017аргументов – скорее, их избытком. Как с этим справиться? Избегайте эмоциональных излишеств. Например,вы пишете письмо-отказ в ответ на письмо, в котором пар-тнеры предлагают расторгнуть договор. Договорные обяза-тельства ваша компания не нарушала. Поэтому вы начнетеописывать в тексте все факты, когда компания выполня-ла обязательства по договору, и случаи, когда партнерих нарушал. Этого делать не надо. В тексте должны бытьминимальные доказательства. Если дойдет до судебногоразбирательства, решение будет основываться не на письме,а на документах, которые подтверждают ваши действия.Рассмотрим итоговый вариант письма (образец на с. 26). Старайтесь не ссылаться на авторитеты. Другой авторписьма пишет: «Наши специалисты провели всестороннийанализ Вашего предложения. На основании полученногорезультата можно судить о высоком качестве Вашей про-дукции». Ссылка на мнение специалистов лишняя – адресатуне важно, принял  руководитель решение сам или по советуспециалистов. Для него главное – итог, решение первого лица.№ 4, апрель 2018 23

ДелопроизводствоТаблица 1. Какие действия автора письма неоправданно увеличивают объем текстаНеправильно Правильно КомментарийВключили в текст сведения, которые не важны адресату или известны емуМы готовы обсудить возмож­ Мы готовы обсудить изме­ Абсолютно неважно в данном случае,ность заключения допол- нения… каким документом примут изменения –нительного соглашения, это вопрос технологический. Партнеровзакрепляющего изменения… интересует суть возможных измененийНаша фирма проявила Наша фирма проявила гиб­ Нам кажется, что достаточную гибкостьдостаточную гибкость кость в процессе переговоров мы проявили, а партнеру – нетв процессе переговоровПовторили содержание письма-запросаНа Ваше письмо, содержа- На Ваш запрос сообщаем Формулировка «сообщаем следующее»щее запрос о величине следующее… не может заканчиваться точкой. Онауставного капитала нашей требует двоеточия, что подразумеваеткомпании... дальнейшее раскрытие смысла или пере­ числение неких обстоятельств. Если мы не собираемся ничего перечислять, пишем: «сообщаем, что…»Использовали лишние словаПолагаем, что судебная Судебная повестка направлена Хочется спросить: вы не уверены? Ясно,повестка направлена не не по адресу что красивое слово «полагаем» здесьпо адресу лишнееПроведена большая работа Проведена большая работа Клиенты нужны не потенциальные, а дей­по подбору потенциальных по подбору клиентов ствующие. Так, необдуманно постав­клиентов ленное красивое слово может изменить смысл фразыСуществующий договор; Договор №… от… Если речь идет о договоре, значит, он суще­действующий договор ствует и действует. Выражения «существу­ ющий договор», «действующий договор» имеют смысл, если текст договора вас не устраивает и вы стилистически это подчеркиваетеВ связи с тем, что жало­ В связи с тем, что жалоба Создается впечатление, что, употребляяба жителей квартир № 151 жителей квартир № 151 и 67 слово «намерена», автор хочет пока­и 67 выражена в исковом выражена в исковом заявлении, зать себя главным действующим лицом.заявлении, наша компания этот вопрос будет разрешен В результате адресат может подумать, чтонамерена разрешить этот в судебном порядке автору письма свойственна болезненнаявопрос в судебном порядке гордость. А входило ли это в планы соста­ вителя письма?Документация полностью Документация полностью Так писать категорически нельзя! Обычныйоформлена в установлен- оформлена. законопослушный человек не ставит себеном законом порядке. Зарегистрированы паспорта в заслугу то, что его документы оформле­Зарегистрированы в уста- рекламных мест ны в соответствии с законом. Если кто-тоновленном порядке пас­ делает акцент на своей законопослушно­порта рекламных мест сти, невольно начнешь в ней сомневаться24 e.sekretaria.ru

Работа с документами Не пишите письма большого объема. Если текст Еще по этой темевашего письма займет пять и более страниц, подумайте – «Бизнес-этикет в элек-не является ли оно аналитической запиской или справкой? тронной деловой перепи-Не лучше ли написать короткое письмо и приложить к нему ске», № 8, 2017объемный документ? Текст пятистраничного письма, дажелогично написанный и с выделенными абзацами, трудночитать. Адресат будет искать главную мысль и место в тек-сте, где автор ее обосновывает. Стилистика письма не пред-полагает частей и заголовков, а также выводов, а запискаи справка – предполагают. Читатель сначала ознакомитсяс выводами, а потом посмотрит раздел с обоснованиями, еслисочтет нужным. Или, например, вместо одного документалучше составить два, если в тексте письма много различ-ных показателей: названий фирм, денежных сумм и т. д. Пример. Мы пишем письмо одному из ведущих акционеров с прось­ бой согласовать строительство предприятия. При этом предполагаем указать: примерное время строительства, сумму затрат на сегодняшний день и возможную сумму затрат в течение трех лет, сумму предпола­ гаемой выгоды и т. д. Не лучше ли написать такое письмо: «Просим Вас согласовать план строительства нефтеперерабатывающего завода в г. Ханты-Мансийске в соответствии с прилагаемым технико-эконо­ мическим обоснованием» – и приложить соответствующую таблицу.Прием 3. Структурируйте текст 25Ваше письмо должны легко читать и понимать. Это воз-можно, если композиция текста соответствует его видуи вопросу, который в нем излагают. Приведем примеры. Письма-просьбы и письма-сообщения. В письмах-просьбах из двух частей обоснование предшествует просьбе.Например: «В связи с тем, что в муниципальном образо-вании “Марьино” города Москвы ощущается недостатокспортивных и культурно-массовых объектов, просим Вассообщить, планируется ли в ближайшие годы строительствоспортивных объектов...». А в письмах-сообщениях может№ 4, апрель 2018

ДелопроизводствоОбразец. Итоговый текст письма Уважаемый Иван Петрович! На Ваше предложение о расторжении договора от 15.04.2016 № 25/64 сообщаем, что не видим оснований для прекращения по Вашей инициативе договорных отношений, посколь- ку наша организация выполняет все свои обязательства. Требования, содержащиеся в Вашем письме, являются чрезмерными и необоснованными. Предлагаем встретиться и обсудить следующие вопросы: – организация выполнения работ по договору; – возможность корректировки сроков и стоимости работ по каждому объекту строительства. С уважением, Руководитель компании В. В. СвидригайловЕще по этой теме быть по-разному. Например: «Сообщаем, что оформление«Письма-ответы. Как пра- листков нетрудоспособности с 01.02.2016 следует произво-вильно согласиться или дить в соответствии с прилагаемыми правилами в связиотказать?», № 8, 2016 с письмом Минздрава России от 15.01.2016 № 28». Как видим, здесь обоснование стоит на втором месте, а сообщение – на первом. Почему? Потому что письмо Минздрава стало причиной, из-за которой изменился порядок оформления листков нетрудоспособности, а не наше сообщение об этом. Письма-претензии. В таких письмах на первое место ставят основную формулировку. В письмах негативного содержания, даже небольших по объему, формулировка требования вначале заостряет текст, делает его стилисти- чески более жестким. Пример. «Просим Вас срочно обеспечить закрытие канализационного люка во дворе дома по адресу ул. Метростроевская, д. 5. Люк был открыт рабочими СУ-125, находящегося под Вашим управлением, во время работ по ремонту теплотрассы. Открытый люк представляет опасность для здоровья и жизни жителей дома. Еще раз настоятельно просим Вас обеспечить немедленное закры­ тие люка. В противном случае Вы будете нести ответственность за воз­ можные несчастные случаи».26 e.sekretaria.ru

Работа с документами Здесь жесткая формулировка требования в начале письмазаменяет более эмоциональные выражения и восклицатель-ный знак. Так структурный прием выполняет стилистиче-скую функцию – устанавливает соответствие тона письмаситуации. Представьте другую формулировку письма.Пример. «Сообщаем, что в период с 15 по 25 августа рабочими Су-125проводились работы по ремонту теплотрассы по адресу ул. Метростро­евская, д. 5. По окончании работ жители дома обнаружили незакрытыйканализационный люк, который представляет собой опасность дляздоровья и жизни жителей дома. Настоятельно просим Вас обеспечить немедленное закрытие люка.В противном случае Вы будете нести ответственность за возможныенесчастные случаи». Второй текст значительно мягче, а возмущение тонет Обратите внимание!в изложении ситуации. Поэтому негативные письма луч- Мы не пишем «прино-ше начинать с требования: «Предъявляем Вам претензию сим свои извинения»,в связи с…», «Напоминаем Вам…» и т. п. так как чужие извинения мы принести не можем. Письма-извинения. В этом случае применяем известный Не пишем также «при-принцип: если кого-то обидели – извиняемся. Затем объяс- носим Вам…», так какняем причину случившегося – извинение без объяснения тот, кто держит письмовыглядит небрежно. Затем повторяем формулу извинения. в руках, понимает, что извиняются перед ним Пример. «Приносим извинения в связи с ошибочным направлением в Ваш адрес писем-напоминаний о неуплате. Ошибка произошла по причине сбоя программы, вследствие чего переведенные Вами суммы были зачислены на счет другого юриди­ ческого лица. В настоящее время ошибка устранена и переведенные Вами средства возвращены на Ваш счет. Еще раз приносим извинения и надеемся, что Вы и впредь остане­ тесь нашим постоянным клиентом». Как еще поработать со структурой? Например, закольце-вать текст. Если письмо содержит пространное объяснение,есть смысл четко сформулировать основной вопрос в нача-ле, а потом – после обоснования – повторить его как вывод.№ 4, апрель 2018 27

ДелопроизводствоТаблица 2. Когда в предложении используют обратный порядок словСитуация ПримерКогда автор желает при­ Доклад делал эксперт Петров. – Здесь придается особое значение лич­дать подлежащему особое ности докладчиказначение Новую модель экономики района разработали студенты. – Для автора текста особое значение имеет тот факт, что модель разработана именно студентами, а не дипломированными экономистамиКогда обстоятельства ставят На заседании рассматривался вопрос о выполнении планав начало предложения В глубине территории завода построен цех по переработке отходовЕще по этой теме Прием 4. Четко формулируйте«Как составить письмо-предложение?», Чтобы добиться четких формулировок, применяйте два№ 7, 2016 правила. Используйте слова по назначению. Объясняя приня- тое решение, составитель письма пишет: «Наше решение регламентировано временным затишьем на рынке недвижи- мости». Регламентацией занимаются нормативные право- вые акты. А «наше решение» – «основывается на том, что», «объясняется тем, что» и т. д. Другой автор в письме с просьбой предоставить в Москве квартиру дипломатическому представителю другого госу- дарства пишет: «О положительном решении просим сооб- щить…». А об отрицательном решении разве сообщать не надо – ведь мы можем не понять ситуацию, и дипломат останется без квартиры! Правильно написать: «О Вашем решении просим сообщить в... срок». Соблюдайте порядок слов в предложении. Правиль- но построить предложения на родном языке сегодня могут немногие. Так, один чиновник в докладе на тему о переписи населения недавно произнес: «Переписчики будут снабжены удостоверениями, висящими на шее зеленого цвета». Чита- телю понятно, что имелось в виду удостоверение, а не шея.28 e.sekretaria.ru

Работа с документамиРассмотрим пример, который показывает, как меняетсясмысл предложения от расположения его членов.Пример. 1. Завод «Уралмаш» выполнил план. 2. Завод «Уралмаш»план выполнил. 3. План выполнил завод «Уралмаш». Первое предложение носит нейтральный характер. Вто- Еще по этой темерое делает акцент на том, что завод план выполнил. В тре- «Письма – просьбытьем – смысл в том, что план выполнил именно этот завод. и запросы», № 3, 2016Примеры иллюстрируют, как меняется смысл предложенияот перемены мест подлежащего и сказуемого. Поговорим о месте подлежащего и сказуемого в предложе-нии. В классической расстановке подлежащее предшествуетсказуемому. Это прямой порядок слов. Предложение не несетдополнительной смысловой или эмоциональной нагрузки.Сравните: 1. Учитель продиктовал домашнее задание; и 2. Про-диктовал учитель домашнее задание. В первом случае поря-док слов прямой и предложение выглядит нейтральным.Во втором – порядок слов обратный и предложение получаетдополнительную эмоциональную окраску. В деловой речиобычно используют прямой порядок слов. Обратный порядокприменяют в двух случаях (таблица 2 на с. 28). О месте в пред-ложении определений, дополнений и обстоятельств – в таблицена сайте sekretariat.ru/examples и на e.sekretaria.ru.ВАЖНЫЕ ВЫВОДЫ1. У текста делового письма должен быть объем, достаточный, чтобы изложить необходимую информацию, – не более. Это основная мысль и подтверждающие ее аргументы – одна-две страницы.2. Ваше письмо должны легко читать и понимать. Это возможно, если композиция текста письма соответствует его виду и вопросу, который в нем излагается.3. В деловых текстах не должно быть формулировок, которые непонятны адресату, или тех, которые допускают неоднозначные толкования. Чтобы добиться четких формулировок, применяйте два правила.№ 4, апрель 2018 29

ДелопроизводствоКак работать с приказамив организации: по материаламвебинараВебинар «Как работать с приказами в организации» вызвал большойинтерес у читателей. Поэтому мы решили опубликовать ответы спи-кера на самые интересные и популярные вопросы. Чтобы вам былоудобно ориентироваться в информации, разделили вопросы на тема-тические группы. Виды приказовЕще по этой теме Можно ли хранить приказы по основной деятельности«Оформляем документы в одном деле с приказами по административно-хозяй-по-новому. Требования ственным вопросам (АХВ)? Эти виды приказов можноГОСТ Р 7.0.97-2016», хранить в одном деле, но только если вы соблюдаете срок№ 5, 2017 хранения «постоянно», который установлен для приказов по основной деятельности. Если ваши действия оправданы экономией времени, можно делить приказы организации только на две группы: по основной деятельности и по лич- ному составу. Такой подход исключает ошибку и несвоевре- менное уничтожение приказов по основной деятельности, которые случайно отнесли к приказам по АХВ. Кадровые приказы, которые составляют по форме приказов по основной деятельности, хранятся у секре- таря или в отделе кадров? Такие приказы хранят в отделе кадров. Это приказы по личному составу: они отражают взаимоотношения между работником и работодателем и содержат персональные данные работников. К какому виду приказов относится приказ о настав- ничестве? Если речь идет о приказе, в котором в компании устанавливается система наставничества или назначается ответственный за наставничество, то это приказ по основной30 e.sekretaria.ru

Работа с документамиЕвгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровомуделопроизводству и архивному делу. Руководитель компании«Архив-63», автор интернет-проектов «Отличный секретарь –работаем с документами правильно!» и «Школа Отличногосекретаря». Консультант в области документационного обеспеченияуправления и архивного дела. Автор многочисленных публикацийпо делопроизводству и архивному делу в профессиональных изданиях.деятельности. Если в приказе на работника возлагаютдополнительные обязанности с его согласия и есть суммавознаграждения, то это приказ по личному составу.Реквизиты приказов*Если в наименовании предприятия звучит не «город Еще по этой темеИваново», а «Ивановская область», нужно ли оформлять «Издание приказов:реквизит «Место составления документа»? Рекомендуем важные нюансы»,оформлять реквизит (1), так как область – это единица деле- № 8, 9, 2015ния, в которую может входить много населенных пунктов. Можно ли в реквизите «Подпись» указывать исполня-ющего обязанности директора? В реквизите «Подпись» (2)указывают «исполняющий обязанности» или «и. о.», еслиисполнение обязанностей директора возлагают на должност-ное лицо приказом и в приказе есть формулировка «назна-чить исполняющим обязанности генерального директора». Если в приказе стоит формулировка «назначить времен-но исполняющим обязанности», то слово «временно» тожевыносят в реквизит «Подпись». А если приказом возлагаютобязанности директора на другое должностное лицо, то в рек-визите «Подпись» это лицо выступит под своей должностью. Указывают ли в приказе количество листов приложе-ния? Нет, не указывают. Приложения к приказу оформляют* Примеры оформления реквизитов – в образце на странице 33.№ 4, апрель 2018 31

ДелопроизводствоЕще по этой теме словом в скобках (прилагается) (3), если приложение одно,«Как оформлять бланки или также в скобках (приложение 1) или (приложение № 1),документов по-новому», если приложений несколько. Количество листов и количе-№ 6, 2017 ство экземпляров приложения указывать не нужно. Обязателен ли реквизит «Отметка об исполнителе»? Рекомендуем оформлять этот реквизит – он очень удобен для исполнителя. Подписант приказа может быть не в курсе ситуации, которой посвящен приказ. В больших компаниях так бывает: генеральный директор читает не столько текст проекта приказа, сколько лист согласования к нему. Рекви- зит «Отметка об исполнителе» выведет работника, который будет выполнять задание по приказу, на автора текста. Отметка об исполнителе (4) включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметку можно дополнить наименованием должности, структурного под- разделения и электронным адресом исполнителя. Можно не указывать должность работника, который в приказе получает задание? Должность обязательно указывают вместе с инициалами и фамилией работника: «Секретарю Сидоровой Т. В. ознакомить работников с утверж- денной Инструкцией по делопроизводству». Отметку в СЭД об ознакомлении с приказом можно приравнять к ознакомлению под подпись? Это зависит от того, как регламентировано в компании использование электронной подписи. Если есть ЛНА, в котором указано, что действия работника в СЭД с его аккаунта считаются сделанными лично им, то есть простой электронной под- писью, и работник ознакомлен с этим ЛНА, то отметку в СЭД можно использовать как подпись для внутренних документов. Исключение – приказы по личному составу. Учет приказов Как нумеруют дополнения к ранее изданному приказу и как их подшивают? Приказы об изменении, дополне- нии, отмене ранее изданного приказа – самостоятельные32 e.sekretaria.ru

Работа с документамиОбразец. Приказ об уничтожении документов Открытое акционерное общество «Инфосигма» (ОАО «Инфосигма») ПРИКАЗ № 23 05.03.2018 1 г. Кинешма Ивановской области Об уничтожении документов В соответствии с Порядком подготовки и передачи дел в архив, утвержденным прика- зом от 14.03.2017 № 35 ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить график уничтожения документов (прилагается). 3 2. Начальнику административно-хозяйственного отдела Васильеву И. П. организовать загрузку отобранных на хранение документов согласно утвержденному графику. Срок: 14.03.2018. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на помощника исполняющего обя- занности генерального директора Любавину И. П. Заведующая архивом Начальник АХО Семенова А. И. Семенова Васильев И. П.  Васильев 05.03.2018 05.03.20182 Исполняющий обязанности генерального директора Авдотьин Т. В. Авдотьин Любавина Ирина Петровна,4 помощник и. о. генерального директора 925-42-15, [email protected]документы, им присваивают очередной номер по учетной 33форме приказов и подшивают в общем порядке. Ошибочнодавать им номер изменяемого или отменяемого приказачерез дробь, например 345/1, и подшивать их вместе. На изме-няемом (отменяемом) приказе ставят отметку со ссылкойна новый приказ: «Внесены изменения приказом от 13.12.2017№ 133». Аналогичную отметку помещают в графу или поле«Примечание» в учетной записи изменяемого (отменяемо-го) приказа. Если приказов мало, то журнал регистрации каж-дый год нужно заводить новый? Журналы регистрации№ 4, апрель 2018

Делопроизводство ежегодно начинают заново, и первый в новом году приказ вносят под № 1. Если речь идет о бумажном журнале, то каж- дый год заводят новую книгу (тетрадь, блокнот) регистрации. Можно ли добавить дату в регистрационный номер приказа? Да, можно составить регистрационный индекс документа из любых элементов, которые вы как регистратор сочтете нужными. Главное – соблюсти два условия. Индекс должен быть: 1. Читаемым, то есть понятным регистратору и другим работникам компании. 2. Уникальным, то есть другого приказа за этот год с аналогичным индексом в ком- пании, включая все ее филиалы, быть не должно. Пример. 345/1412-5, где 345 – код документа по классификатору подразделений или порядковый номер с начала года, 1412 – дата 14 декабря, 5 – пятый по счету приказ, зарегистрированный 14 декабря.Еще по этой теме Хранение приказов«Как правильно согласо-вать проект документа», Какие организации могут хранить приказы по основной№ 7, 2017 деятельности не постоянно, а в течение 10 лет? Приказы по основной деятельности, в соответствии с Перечнем-2010, имеют срок хранения «постоянно». Однако сноска к графе 4 «Срок хранения документа» Перечня сообщает о том, что «срок хранения “постоянно”… документов в организаци- ях, которые не являются источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет». Поэтому срок хранения «постоянно» для документов организации может быть ограничен 10 годами. Меньше 10 лет хранить такие документы нельзя, а дольше, если есть желание и необходимость, – можно. Как хранить документы-основания к приказам по личному составу? Основания к приказам по личному составу хранят отдельно от приказов. Если организация ведет личные дела работников, то основания к приказам по лич- ному составу помещают в них. Если личные дела не ведут, то заводят дело «Основания к приказам по личному составу».34 e.sekretaria.ru

ДелопроизводствоДомашнее задание № 4Валентина АНДРЕЕВА, Ситуация. В ООО «Консалтинг» освободилась должностьпрофессор каф. трудового делопроизводителя, введенная в штатное расписание орга-права и права социального низации в 2016 году в соответствии с профессиональнымобеспечения Российской стандартом «Специалист по организационному и доку-академии правосудия, к. и. н. ментационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Минтруда от 06.05.2015 № 276н. В связи с наличием вакансии 24.01.2018 в организацию обратилась Л. А. Панаева, которая более пяти лет работала секретарем в небольшой фирме ООО «Уют». Профессио- нального образования у Панаевой не было. Работать секре- тарем она стала после окончания школы. Когда ООО «Уют» ликвидировали, Панаева попыталась устроиться на работу в ООО «Консалтинг». Однако в приеме на работу ей отказали из-за отсутствия профессионального образования. При этом работник кадровой службы ООО «Консалтинг» ссылался на требования названного выше профессионального стандарта. В профстандарте долж- ность делопроизводителя отнесена к пятому уровню квали- фикации и требует среднего профессионального образования. Панаева считала, что ей отказали в приеме на работу незаконно, так как профстандарт «Специалист по организа- ционному и документационному обеспечению управления организацией» не является обязательным. Но в кадровой службе ей показали приказ генерального директора орга- низации о применении профстандартов. Среди других там упоминался и стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организа- цией». Следовательно, данная организация применяла этот профстандарт добровольно и для нее он был обязателен. Тем не менее Панаева потребовала дать ей отказ в при- еме на работу в письменной форме для защиты своих прав в суде. Ей ответили, что отказ она получит через две недели. Специалист по кадрам объяснила, что в организации два кадровика и один из них болеет, поэтому единственный36 e.sekretaria.ru

ПрактикумДомашнее задание. Отказ о приеме на работу Общество с ограниченной ответственностью «Консалтинг» ООО «Консалтинг» ОТКАЗ в приеме на работу Панаева Лариса Александровна 06.02.2018 обратилась в ООО «Консалтинг» по вопросутрудоустройства на должность делопроизводителя. По результатам проведенного собеседо-вания можно отметить, что Панаева Л. А. владеет основами делопроизводства, имеет навыкиработы с документами и опыт работы с обращениями граждан, знакома с современными авто-матизированными информационными технологиями. В то же время Панаева Л. А. не обладает в полной мере необходимыми умениями по исполь-зованию удаленных баз данных, а также по оптимизации и повышению эффективности информа-ционно-коммуникационных технологий. Эти умения предусмотрены для должности делопроизво-дителя профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационномуобеспечению управления организацией», применяемым в ООО «Консалтинг». Профстандарт тре-бует наличия среднего профессионального образования, которое у Панаевой Л. А. отсутствует. В связи с тем что квалификация Панаевой Л. А. не соответствует требованиям профстандар-та, ей отказано в приеме на работу.Генеральный директор А. Б. СавельевООО «Консалтинг» М.П . Савельев 06.02.2018кадровик перегружен работой. Через две недели Панаева 37получила отказ в приеме на работу (образец выше). Определите: – обязан ли работодатель в письменной форме выдаватьотказ в приеме на работу; – определен ли в законодательстве срок выдачи отказав приеме на работу; – правильно ли был составлен текст отказа в приемена работу; – правильно ли был оформлен письменный отказ в при-еме на работу.№ 4, апрель 2018

ДелопроизводствоОтвет на домашнее задание из № 3Валентина АНДРЕЕВА, Управленческие документы, в том числе по личному составу,профессор каф. трудового подписывает руководитель организации. Другие должност-права и права социального ные лица могут подписывать документы только с разреше-обеспечения Российской ния руководителя. Передают полномочия по подписаниюакадемии правосудия, к. и. н. документов двумя способами: оформляют доверенность или издают приказ о распределении обязанностей. Доверенность согласно статье 185 Гражданского кодекса оформляется, если необходимо совершать сделки, подписы- вать гражданско-правовые договоры. Чтобы подписывать приказы по основной деятельности, служебные письма, кадровые документы, достаточно издать приказ о распре- делении обязанностей. В представленном приказе желательно точнее сфор- мулировать заголовок к тексту (1). В первом пункте рас- порядительной части текста приказа не были указаны фамилия и инициалы исполнителя и срок исполнения (2). Второй пункт распорядительной части текста приказа нужно исключить, так как, чтобы заключать гражданско-правовые договоры, необходима доверенность (3). Рекомендуем включить в приказ пункт о передаче заме- стителю генерального директора полномочий издавать при- казы по административно-хозяйственным вопросам (4). Это позволит освободить генерального директора от решения текущих повседневных вопросов. В приказе должна быть виза согласования с юрискон- сультом предприятия Гусевым Н. И. (5). Ознакомить с при- казом необходимо не только заместителя руководителя Присоединяйтесь к нам «ВКонтакте» www.vk.com/sekretariat_ru Реклама38 e.sekretaria.ru

ПрактикумОбразец. Приказ о распределении обязанностейФедеральное государственное унитарное предприятие «Агат» (ФГУП «Агат») ПРИКАЗ № 21526.12.2017 г. Одинцово Московской обл. О распределении обязанностей по изданию 1 управленческих документов В целях устранения нарушений при издании управленческих документов, в том числе при-казов по основной деятельности и по личному составу,ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Поручить заместителю генерального директора Ветрову М. П. издание управленче-ских документов, включая приказы по основной деятельности и по личному составу, в периодотсутствия на предприятии генерального директора. Срок – постоянно. 2 3 2. Поручить заместителю генерального директора Ветрову М. П. издание приказовпо административно-хозяйственным вопросам. Срок – постоянно.  4 3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.Генеральный директор Матвеев А. А. МатвеевЮрисконсульт 5Гусев Н. И.  Гусев26.12.2017С приказом ознакомлены:заместитель генерального директора Ветров 26.12.2017 М. П. Ветровдолжности руководителей 6 расшифровкиструктурных подразделений личные подписи даты личных подписейВ дело № 01-04Бубнова 26.12.2017предприятия, но и руководителей структурных подразде- 39лений (6). Они должны знать о полномочиях заместителягенерального директора по изданию документов. Выше приведен пример правильного оформления при-каза о распределении обязанностей.№ 4, апрель 2018

Вопрос – ответКак составить сопроводительноеписьмо к пакету документов?Как правильно составить и оформить сопроводитель- Отвечаетное письмо к пакету документов? Пакет включает Евгения КОЖАНОВА,50 приложений. Если составлять опись документов эксперт по традиционномупо всем правилам, объем сопроводительного пись- и кадровомума будет 2–3 листа. Как нумеровать листы письма? делопроизводствуЯрослава, секретарь руководителяНезависимо от количества приложений, все они должны Еще по этой темепопасть в сопроводительное письмо. Оно играет роль опи- «Сопроводительноеси. Принимая письмо, адресат автоматически принимает письмо», № 2, 2016и пакет документов, который к нему прилагается. Сопрово-дительное письмо, в котором перечислены 50 приложений,будет выглядеть своеобразно: реквизит «Отметка о наличииприложения» намного превысит по объему реквизит «Текстдокумента». Но это в рамках нормы. Первую страницу документа оформите на фирменномбланке организации, а все последующие – на обычныхлистах бумаги формата А4. Их нужно пронумеровать. Вот чтоговорит ГОСТ Р 6.30-2003* о нумерации страниц документов:«4.9. При изготовлении документов на двух и более страни-цах вторую и последующие страницы нумеруют. Номерастраниц проставляют посередине верхнего поля листа».Это же правило вы найдете и в пункте 3.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016. После перечня приложений оформляют реквизит «Под-пись». Подписывать каждый лист письма на нижнем полене нужно. Образец сопроводительного письма на странице 42.* С 1 июля 2018 года вступает в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов 41по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распоря-дительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТР 7.0.97-2016).№ 4, апрель 2018

ДелопроизводствоОбразец. Сопроводительное письмо Общество с ограниченной ответственностью «Олимп» (ООО «Олимп») Летчиков ул., д. 345-б, оф. 200, Москва, 123456 Тел./факс (123) 456-78-90, http://www.sitename.com, e-mail: [email protected] ОКПО 123454678, ОГРН 1234567890123, ИНН/КПП 1234567890/12345678919.02.2018 №  234/02-09На  12.02.2018 №  01-14/300О направлении документов Генеральному директору ООО «Автоцентр “Западное”» М. В. Аленичеву Уважаемый Максим Владимирович! Направляем Вам для обработки пакет документов за 2017 год. Просим подписать экзем-пляры документов ООО «Олимп» и выслать в наш адрес.Приложения: 1. Акт выполненных работ за январь 2017 года на 1 л. в 2 экз. 2. Акт выполненных работ за февраль 2017 года на 1 л. в 2 экз. 3. Акт выполненных работ за март 2017 года на 1 л. в 2 экз. 4. Акт выполненных работ за апрель 2017 года на 1 л. в 2 экз. 5. Акт выполненных работ за май 2017 года на 1 л. в 2 экз. 6. Акт выполненных работ за июнь 2017 года на 1 л. в 2 экз. 7. Акт выполненных работ за июль 2017 года на 1 л. в 2 экз. 8. Акт выполненных работ за август 2017 года на 1 л. в 2 экз. 2 9. Акт выполненных работ за сентябрь 2017 года на 1 л. в 2 экз. 10. Акт выполненных работ за октябрь 2017 года на 1 л. в 2 экз. 11. Акт выполненных работ за ноябрь 2017 года на 1 л. в 2 экз. 12. Акт выполненных работ за декабрь 2017 года на 1 л. в 2 экз. (…) 3 48. Копия приказа Министерства транспорта от 29.12.2017 № 4157-5 на 4 л. в 1 экз. 49. План-график реализации на 2018 год на 3 л. в 1 экз. 50. План-график расчетов на 2018 год на 2 л. в 1 экз. Генеральный директор Симонов А. Е. Симонов42 e.sekretaria.ru

ДелопроизводствоКак оформить копию приказана другом языке – как приложениеили копию?Отвечает Готовим договор и несколько приказов с перево-Валентина ЯНКОВАЯ, эксперт дами на два языка. Как оформить копии приказав сфере делопроизводства на других языках – как приложение или копию?и архивного дела, к. и. н.,доцент Вероника, помощник руководителяЕще по этой теме В нормативных документах такие ситуации не предусмотре-«Что важно знать о дело- ны, поэтому воспользуемся правилами, по которым готовятпроизводстве договоров договоры во внешнеэкономической деятельности. Оформ-секретарю», № 8, 2017 лять каждый экземпляр договора можно двумя способами: – на двух языках в виде двух колонок, например: слева – на английском языке, справа – на русском языке; – в виде двух документов: один – на английском языке, другой – на русском. Документы подписывают обе стороны, и рассматривают их не как подлинник и копию, а как один экземпляр. Таким образом, всего, если договор заключает- ся двумя организациями, подписывают четыре документа: по два для каждой из сторон. В вашем случае нужно поступить также: один экземпляр приказа подготовить на русском языке, второй – на иностран- ном. Оба экземпляра должен подписать руководитель. Экзем- пляр на иностранном языке вместе с договором направьте контрагенту. А в дело включите: приказ на русском языке и его копию на иностранном языке. На копии напишите: «Подлинник приказа на иностранном языке, идентичный по содержанию приказу от... (дата) №… на русском языке, направлен (передан) вместе с договором… (указать наимено- вание организации-контрагента)». Зарегистрируйте только экземпляр приказа на русском языке, у приказа на иностран- ном языке будет тот же регистрационный номер и дата.44 e.sekretaria.ru

Ндепрдооолссьттздоьравюетав,нотнечурьнижсомяМонсекавоирюлтйка.одТаруекалтжтлоьиерйпиурЦ мфеимецилетуор-ьсоонф,ИнформационныетехнологииКак построить простыеи сложные диаграммыв сервисе GoogleДокументы 46Елена ВАЛЕЕВА, ассистент инфобизнесмена, сотрудник техподдержкиВопрос – ответ Вопрос – ответКакие есть полезные приемы Какие существуют сервисыдля работы в Word? 53 для отложенного чтения? 55

Информационные технологииКак построить простыеи сложные диаграммыв сервисе Google ДокументыЕлена ВАЛЕЕВА, ассистент инфобизнесмена, сотрудник техподдержкиИз статьи вы узнаете: Какие типы диаграмм можно построить в Google Таблице Что такое сервис Google Документы и как с ним работать Как импортировать готовую диаграмму в Google Документ Как построить диаграмму в Google Таблицах Диаграммы позволяют представить данные наглядно и облег- чить их восприятие. Рассмотрим, как строить диаграммы в сервисе Google Документы. Ваши диаграммы сохранятся на Google Диске. Вы не будете привязаны к одному устрой- ству и сможете в любом месте оперативно менять исходные данные, диаграммы будут обновляться автоматически. А совместный доступ к документу позволит вашему руко- водству или сотрудникам вносить в диаграммы правки.Еще по этой теме Что такое сервис Google Документы«Диаграммы в MS Excel:виды и новые возможно- Google Документы – облачный сервис для просмотра офисныхсти», № 4, 2017 документов и работы с ними. В него входят три приложения: Google Документы, Google Таблицы и Google Презентации. Это аналоги Microsoft Word, Microsoft Excel и Miscrosoft PowerPoint. Все приложения Google связаны между собой. Например, вы можете создать документ или презентацию46 e.sekretaria.ru

Компьютер и интернетРис. 1. Окно «Редактор диаграмм»и добавить туда диаграмму из Google Таблиц. Для работы Обратите внимание!с Google Документами у вас должен быть аккаунт Google. Чтобы предоставить доступ к вашему доку- Приложение Google Документы не умеет самостоятельно менту руководителюстроить диаграммы. Операция вставки диаграммы в доку- и коллегам, откройтемент параллельно создает Google Таблицу, в которую нужно его и нажмите кнопкувнести данные. Если данные изменятся – снова перей­дите с замочком «Настрой-в Google Таблицу и внесите правки. ка доступа». В окне настройки совместногоКак добавить диаграмму в Google Документ доступа в поле «Люди» введите электронныеПерейдите по ссылке docs.google.com. Вы попадете в при- адреса Google участни-ложение Google Документы. Создайте или откройте уже ков командысозданный документ. Установите курсор в том месте, гдедолжна быть диаграмма. В верхнем меню нажмите кнопку«Вставка», затем выберите пункт «Диаграмма». Откроется дополнительное меню, в котором можно выбратьодин из четырех типов диаграмм: линейчатую, столбчатую,график или круговую. Если у вас уже есть готовая таблицас диаграммой, нажмите последний пункт «Из Таблиц». Если№ 4, апрель 2018 47

Информационные технологии Рис. 2. Меню операций с диаграммойПолезный совет готовой диаграммы нет, выберите один из типов диаграмм,Внизу окна редактора например линейчатую. Сервис вставит в документ диаграмму,диаграмм есть кнопка которая построена на основе данных самой системы. Чтобы«Вернуться к предыду- диаграмма отображала ваши данные, внесите их в таблицу,щей версии редактора на основе которой вы будете ее строить. Для этого щелкнитедиаграмм». Вид окна диаграмму – в ее правом верхнем углу появится кнопка «Пара-изменится, но принцип метры связанной диаграммы». Нажмите на нее и выберитеработы останется тем же. «Открыть исходный документ». Откроется Google Таблица,Поработайте в обеих вер- в которой нужно заменить данные на свои.сиях и определите, какаядля вас удобнее Как построить диаграмму в Google Таблице Допустим, вы сразу внесли в Google Таблицу числовые дан- ные, по которым нужно построить диаграмму. Выделите диапазон данных и нажмите кнопки «Вставка» и «Диаграм- ма». Чтобы использовать названия столбцов и строк для расшифровки представления, выделите их тоже. Система проанализирует ваши данные, подберет подходящий тип диаграммы и построит ее. Если хотите изменить тип диа- граммы, используйте редактор диаграмм. Чтобы его открыть, дважды щелкните левой кнопкой мыши по диаграмме. Справа появится окно редактора (рис. 1 на с. 47).48 e.sekretaria.ru

Компьютер и интернетРис. 3. Организационная диаграмма Редактор диаграмм можно также открыть через меню Полезный советопераций (рис. 2 на с. 48). Для этого нажмите на диаграмму, Вы можете создатьзатем наведите курсор на ее правый верхний угол, нажми- организационную диа-те на троеточие и выберите пункт «Изменить диаграмму». грамму любой слож-В меню операций можно выбрать другие действия: удалить, ности. Меняйте данныесохранить, опубликовать, копировать и переместить диа- в зависимости от потреб-грамму. Если вы выберете пункт «Сохранить изображение», ностей – укажите толькосервис сохранит диаграмму в формате PNG и загрузит его структурные подразделе-на ваш компьютер. Команда «Опубликовать диаграмму» ния или только сотрудни-позволит вставить диаграмму из таблицы на любой сайт. ков либо все вместеПункт «Переместить на отдельный лист» создаст новый листвашей таблицы и переместит на него диаграмму. В редакторе диаграмм вы можете: изменить стиль и цве-товое оформление; добавить или отредактировать названиеи подзаголовок, выбрать для них шрифт, формат и цвет;задать новый диапазон данных. На вкладке «Дополнитель-ные» можно задать параметры для каждого типа диаграммы. Обратите внимание: круговые диаграммы используютдля сравнения нескольких величин в одной точке, их суммасоставляет 100 процентов. С их помощью нельзя сравнитьразные величины – для этого постройте линейчатую диа-грамму. В нашем примере (рис. 2) построена круговая диа-грамма распределения рабочего времени.№ 4, апрель 2018 49

Информационные технологииОбратите внимание! Какие типы диаграммы можно построитьЕсли вы строите диа- в Google Таблицеграмму для сравнениягородов, то можно Рассмотрим два типа диаграмм, которые вам пригодятся.использовать тип «Гео- Диаграмма «Дерево». Это вариант организационнойграфическая диаграммас маркерами» диаграммы. Например, вам нужно показать иерархиче- скую структуру организации. В диаграмме должны быть отражены структурные подразделения, их руководители и сотрудники. Создайте Google Таблицу. В столбце А ука- жите структурные подразделения и имена сотрудников. В столбце B укажите подразделение, в котором работает сотрудник или имя его руководителя. Выделите ячейки с данными в обоих столбцах и выберите пункт «Диаграмма» в меню «Вставка». Откроется редактор диаграмм. В разде- ле «Тип диаграммы» из списка выберите «Дерево». В таблицу добавится диаграмма, которая отобразит структуру вашей организации (рис. 3 на с. 49). На вкладке «Дополнительные» вы можете изменить размер и цвет элементов структуры. Диаграмма «Карта». Этот тип диаграммы позволит наглядно сравнить регионы по тем или иным параметрам. Например, ваша компания экспортирует продукцию в разные страны. Вам нужно наглядно показать страны и объемы экс- порта. Укажите в первом столбце список стран-импортеров, во втором – количественный показатель продукции. Выде- лите диапазон и вставьте любую диаграмму. В редакторе диаграмм выберите тип диаграммы «Карта». Этот тип делит- ся еще на два: географическая диаграмма – здесь страны заливают разными цветами, и географическая диаграмма с маркерами – страны помечают цветовыми маркерами. Как импортировать диаграмму из Google Таблицы в Google Документ Когда вы построили диаграмму, вы можете импортиро- вать ее в Google Документ. Как это сделать? Рассмотрим два способа.50 e.sekretaria.ru

Компьютер и интернет Способ 1. Добавить диаграмму через окно импорта. Еще по этой темеОткройте Google Документ. В меню «Вставка» выберите пункт «Как организовать«Диаграмма», затем пункт «Из Таблиц». Укажите Google совместную работуТаблицу, в которой вы строили диаграмму. Откроется окно над файлами в Google«Импорт диаграммы». Если в файле несколько диаграмм, Диске?», № 9, 2017вы можете выбрать одну или несколько из них. Выделитенужную диаграмму и нажмите кнопку «Импортировать». Обратите внимание на окошко с галочкой «Связатьс таблицей». Установите галочку, если вы планируете менятьданные в диаграмме. Если убрать галочку, диаграммапоявится в документе в виде рисунка. Чтобы преобразоватьв рисунок вставленную и связанную диаграмму, наведитекурсор на ее правый верхний угол – появится кнопка «Пара-метры связанной диаграммы». Нажмите на нее и выберите«Удалить ссылку». Способ 2. Скопировать диаграмму из Google Таблицы.Откройте Google Таблицу с диаграммой. Нажмите на диа-грамму, затем на троеточие в правом верхнем углу областипостроения диаграммы. Выберите пункт «Копировать диа-грамму». Перейдите в Google Документ и в нужном местевставьте диаграмму. Для этого в меню «Правка» выбери-те пункт «Вставить» или используйте сочетание клавишCtrl + V. Укажите в появившемся окне, нужно ли связыватьдиаграмму с исходной таблицей.ВАЖНЫЕ ВЫВОДЫ1. Приложение Google Документы не умеет самостоятельно строить диаграммы. Операция вставки диаграммы в документ создает Google Таблицу, в которую нужно внести данные.2. Когда вы построите диаграмму, импортируйте ее в Google Документ. Сделать это можно двумя способами: скопировать или добавить через окно импорта.3. Google Документы – облачная технология. Это значит, что за хранение вашей информации отвечает Google. Доступ к Google Документам будет у вас с любого устройства. Все, что нужно для этого, – выход в интернет. Вы можете предоставить доступ к вашим документам руководителю и сотрудникам.№ 4, апрель 2018 51

Вопрос – ответКакие есть полезные приемыдля работы в Word?Я готовлю объемные отчеты для руководителя. ОтвечаетКопировать и вставлять блоки текста в разные Марк САВЕЛЬЕВ,места документа долго и неудобно, а набирать IT-специалистих вручную – тем более. Можно ли в Word сохранятьнесколько скопированных элементов и использо-вать их в работе? Какие еще есть приемы, которыепомогут с многостраничными отчетами? Виктория, секретарьКак скопировать несколько элементов текста сразу. Рис. 1. Расширенный буферВ этой ситуации вам поможет расширенный буфер обмена*. обменаОн может хранить до 24 элементов текста и изображений,которые вы скопировали. Откройте вкладку «Главная»,а затем нажмите кнопку вызова диалогового окна «Буферобмена» (рис. 1 справа). Слева появится область задачбуфера обмена. Копируйте нужную информацию блока-ми. Они будут появляться на панели слева. Затем дваждыщелкните на изображение или фрагмент текста, которыйнужно вставить. Как быстро подобрать синонимы к словам. Чтобыне тратить время на поиск синонимов в интернете, исполь-зуйте встроенный инструмент Word – тезаурус. Нажмитекнопкой мыши на часто встречающееся слово и в подменю«Синонимы» выберите нужный вариант. Также, чтобы про-смотреть все варианты, нажмите «Тезаурус» (рис. 2 на с. 54). Как задать папку, чтобы сохранить в ней докумен-ты по умолчанию. Когда вы хотите сохранить новыйдокумент, Word предлагает стандартную папку «Докумен-ты». Вы можете изменить эту папку и выбрать ту, которая* Все перечисленные приемы работают в версиях начиная с Word 2013 и выше.№ 4, апрель 2018 53

Информационные технологииПолезный совет Рис. 2. ТезаурусВыделите часто повторя-емое слово и щелкните нужна. Нажмите на кнопку «Файл», затем выберите пунктпо нему левой кнопкой «Параметры». Откроется окно параметров Word. Перейдитемыши, удерживая при на вкладку «Сохранение». В строке «Расположение локаль-этом клавишу Alt. Справа ных файлов по умолчанию» задайте нужную вам папку.появится панель «Спра- Нажмите «ОК». Теперь при сохранении новых документоввочные материалы». Word будет предлагать выбранную папку.В зависимости от настро-ек откроется переводчик Как вместить информацию на лист. Например,или список синонимов. вы закончили работу над документом, а текст на послед-Выберите нужный спра- ней странице не помещается. Чтобы не сокращать текст и невочник менять настройки шрифта, используйте команду «Сократить на страницу». Прежде чем добавить такую функцию, создай- те вкладку, а в ней группу. Для этого нажмите на кнопку «Файл» и выберите пункт «Параметры». Перейдите на вклад- ку «Настроить ленту». Нажмите кнопку «Создать вкладку», а затем «Создать группу». Переименуйте вкладку и группу и расположите их в спи- ске так, как вам удобно. Например, вы создали вкладку «Моя» с группой «Мое». В строке «Выбрать команды» выберите «Все команды». Найдите в списке команду «Сократить на стра- ницу». Щелкните по названию вашей группы и нажмите кнопку «Добавить». Нажмите «ОК». У вас появится вкладка «Моя» с кнопкой «Сократить на страницу» (рис. 3 на с. 55).54 e.sekretaria.ru

Вопрос – ответВкладка Функция Полезный совет Группа В меню «Параметры Word» вы можетеРис. 3. Команда «Сократить на страницу» на вкладке «Моя» настроить, как часто ваш документ будет автомати-Нажмите кнопку – Word автоматически уменьшит размер чески сохранятьсяшрифта и междустрочный интервал так, чтобы текст поме-стился на странице.Какие существуют сервисыдля отложенного чтения?Я часто ищу информацию для руководителя. Компью- Отвечаеттер не всегда под рукой, и, чтобы продолжить чтение Светлана КОВАЛЕВА,найденного с мобильного телефона, я отправляю контент-менеджерссылку себе по почте. Это неудобно. Есть ли про-граммы, в которых можно сохранять найденныестатьи, чтобы потом прочитать их с телефона? Елена, помощник руководителяPocket. Чтобы использовать Pocket, зарегистрируйтесьна сайте getpocket.com или войдите с помощью учетнойзаписи Google. Затем установите расширение для браузерана компьютере. В браузере появится кнопка «Сохранитьв Pocket». Скачайте и установите мобильное приложение –в App Store для iOS или Google Play для Android. Затемвойдите в свой аккаунт Pocket.№ 4, апрель 2018 55

Информационные технологииПолезный совет Как это работает? Вы находите интересную статью в бра-Расширение Pocket узере и нажимаете кнопку «Сохранить в Pocket». Все сохра-работает в браузерах ненные материалы можно посмотреть на сайте getpocket.comGoogle Chrome, Opera, или в мобильном приложении. Статьи отображаются спискомSafari и Microsoft Edge. по хронологии, с заголовками и картинками. Когда зайдетеВ Mozilla Firefox это рас- в приложение, сохраненные материалы синхронизируются,ширение уже встроено и их можно читать без подключения к интернету. Задача Pocket – максимально упростить восприятие содержимого веб-страницы. При сохранении остается только текст, изображения и видео – без первоначальной верстки. Когда вы откроете статью для чтения, внизу увидите панель опций. Вы можете отправить материал в архив, поделиться им или настроить форматирование. Можно задать шрифт, изменить размер текста и цвет фона. Для этого нажмите на многоточие, затем «Отобразить настройки». Из меню можно быстро перейти к оригиналу статьи на сайте. Есть воз- можность озвучить текст. Еще сервис позволяет сортировать статьи по дате, помечать их тегами, добавлять в избранное. Pocket распознает тематику, популярность и длину текста. Instapaper. Принцип работы этого сервиса не отлича- ется от Pocket. Зарегистрируйте учетную запись на сайте instapaper.com, установите расширение в браузере и скачайте мобильное приложение. Расширение доступно только для браузера Google Chrome. Сохраненные публикации собраны в ленты. Нет воз- можности просмотреть оригинал статьи с исходным фор- матированием. Instapaper предлагает разные варианты сортировки материалов – по датам, длине, популярности, прогрессу или же вперемешку. Есть четыре цветовые темы интерфейса статьи: белая, сепия, серая и черная. Можно писать заметки и выделять маркерами важ- ные моменты в тексте. Отработанные материалы уходят в «Архив». Этот список не синхронизируется с устройством и не занимает места. Instapaper умеет автоматически пере- ключать темы в зависимости от времени суток. В дополнение к обычному чтению материала сервис предлагает режимы быстрого чтения и озвучки.56 e.sekretaria.ru