Кадровое дело. Ознакомительный номер

Сложная задача 51 трехлетний срок со дня госрегистрации юрлица или со дня окончания по- следней плановой проверки работодателя. Начало обработки персональных данных больше не будет таким основанием (п. 6 Правил). Ввели новое основание для внеплановой проверки. Появилась новая причина для внеплановой проверки — решение руководителя Роскомнад- зора или его территориального органа по итогам рассмотрения докладной записки. Из нее должно следовать, что есть нарушения, которые надзорный орган выявил без взаимодействия с работодателем. Например, сотрудни- ки Роскомнадзора обнаружили, что компания размещает персональные данные своих работников в интернете (подп. «д» п. 8 Правил). Кроме этого, остались четыре старых основания — обращение гражданина, требование прокурора и т.  д. Сократили срок внеплановой проверки. Теперь внеплановая проверка должна проходить максимум 10 рабочих дней. Этот срок смогут продлить один раз на столько же дней (п. 17 Правил). Раньше эти сроки были в два раза больше. Срок проведения плановой проверки не изменился. Он составляет максимум 20 рабочих дней и может быть однократно продлен на столько же (п. 16 Правил). Уменьшили сроки, чтобы представить документы проверяющим. При документарной проверке работодателю нужно уложиться в 5 рабочих дней с даты получения запроса, а не в 10, как раньше (п. 27 Правил). Представить пояснения по поводу ошибок, противоречий в направленных документах нужно будет в течение 3 рабочих дней, ранее — 10 рабочих дней (п. 30 Пра- вил). Внеплановую документарную проверку проводить больше не будут. Теперь при выездной проверке работодатель до ее начала должен пред- ставить документы по запросу проверяющих. Сделать это нужно в срок, указанный в запросе. Он будет не меньше двух рабочих дней (п. 34 Правил). Документы компания представляет в виде копий, заверенных печатью (при наличии) и подписью уполномоченного лица (п. 35 Правил). Их также можно заверить усиленной квалифицированной электронной подписью и напра- вить через интернет. Изменили порядок продления проверки. В новых правилах теперь четыре основания продлить проверку вместо одного (п. 19 Правил). Это возможно, если во время ее проведения: — Роскомнадзор получил документы о нарушении требований к обра- ботке персональных данных; — возникли обстоятельства непреодолимой силы (пожар, затопление и пр.); — работодатель не представил нужные документы; — проверяющие столкнулись с большим объемом работы. Важная статья: «Эти три ошибки при работе с персональными данными нужно срочно исправить всем компаниям» (№ 11, 2018) e.kdelo.ru/681387 e.kdelo.ru | № 5 Май 2019

ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ Роскомнадзор уведомит компанию о продлении проверки. На это отводят три рабочих дня с даты издания приказа о продлении (п. 20 Правил). Раньше такого требования не было. Установили срок, чтобы исполнить предписание. Устранить нарушения нужно в течение шести месяцев со дня, когда компании выдали предписа- ние (п. 47 Правил). Могут установить и меньший срок. Ранее предельного срока не было. Роскомнадзор вправе потребовать от работодателя приостановить обработку персданных. Это может произойти, если неисполнение предписания нарушает права субъекта персональных данных, например работника (п. 50 Правил). Какие нарушения чаще всего выявляет Роскомнадзор Если ваша компания выполняет не все требования закона о персданных, сотрудники Роскомнадзора выдадут предписание или оштрафуют. За каждый недочет накажут отдельно. Штрафы достигают 75 000 руб. (ст. 13.11 КоАП). Далее рассмотрим, какие нарушения, по данным ведомства, выявляют чаще всего. Не уведомили Роскомнадзор об обработке персданных. Прежде чем приступить к обработке персональных данных, организация должна уве- домить об этом территориальный орган Роскомнадзора. В его адрес необхо- димо направить специальное уведомление в бумажном или электронном виде (ч. 1, 3 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, далее — Закон № 152-ФЗ). Однако есть случаи, когда его можно не направлять. Например, если обрабатывают только фамилию, имя и отчество сотрудника либо когда сведения нужны для оформления разового пропуска на территорию орга- низации и др. (ч. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ). Не опубликовали политику обработки персональных данных. Каждая организация должна разместить в открытом доступе политику обработки персональных данных. Это не локальный акт, так как политика распростра- няется не только на сотрудников, но и на клиентов, контрагентов компании, иных третьих лиц. Разработайте документ в соответствии с рекомендациями Роскомнадзора от 27.07.2017 и опубликуйте на сайте или другим способом сделайте доступ- ным для неограниченного круга лиц. Например, разместите в торговом зале, при входе в организацию и т. п. Не утвердили перечень мест хранения и список лиц, которые работают с персданными. Издайте приказы об утверждении перечня лиц, осуществля- ющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ, а так- же об утверждении мест хранения персональных данных (образец на с. 53) (п. 13 Положения, утв. постановлением Правительства от 15.09.2008 № 687). Не издали локальные акты о  работе с персданными. Разработайте локальные акты по всем вопросам обработки персональных данных. Это 52 Кадровое дело | № 5 Май 2019

Сложная задача Общество с ограниченной ответственностью «Каскад» (ООО «Каскад») ПРИКАЗ № 18 14.05.2019 Москва Об утверждении перечня мест хранения материальных носителей персональных данных С целью исполнения требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональ- ных данных» и постановления Правительства от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» при обработке персональных данных в ООО «Каскад» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Определить перечень мест хранения персональных данных, обрабатываемых в ООО «Ка- скад» (Приложение 1). 2. Ознакомить сотрудников, допущенных к обработке персональных данных, с перечнем мест хранения. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ответственного за организацию обработки персональных данных Иванова В.В. Генеральный директор Максимов А.М. Максимов С приказом ознакомлены: … Приложение 1 ПЕРЕЧЕНЬ мест хранения материальных носителей персональных данных № Подразделение Место нахождения Наименование документа, п/п содержащего персональные данные 1 Отдел кадров Ул. Живописная, д. 123, Личные карточки сотрудников, кабинет 1, шкаф, сейф трудовые книжки, приказы по лич- ному составу, трудовые договоры 2 Бухгалтерия Ул. Живописная, д. 123, кабинет 2, шкаф Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица, рас- четные (расчетно-платежные) ведо- мости; листки нетрудоспособности 3… … не только положение о работе с персданными сотрудников. Урегулируйте Этот образец обработку персональных данных в рамках пропускного режима, при под- вы можете боре персонала и т.  д. скачать на kdelo.ru/obrazec Не провели внутренний аудит работы с персданными. Сотрудники Роскомнадзора проверят, есть ли у вас планы внутреннего аудита, а так- e.kdelo.ru | № 5 Май 2019 53

ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ Обязательные реквизиты согласия работника на обработку персональных данных Ф. И. О., адрес работника, номер документа, удостоверяющего личность, дата его выдачи и выдавший орган Наименование работодателя Цель обработки персональных данных Перечень персональных данных, на обработку которых работник дает согласие Перечень действий с персональными данными, на совершение которых работник дает согласие, общее описание способов обработки данных Срок, в течение которого действует согласие, а также способ его отзыва Подпись работника же материалы проверочных мероприятий. Утвердите планы и  оформите результаты — составьте акты, протоколы, докладные записки и т. д. Не назначили ответственного за обработку персональных данных. Компания должна назначить сотрудника, который будет отвечать за обра- ботку персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ). Он должен быть достаточно компетентным, чтобы организовать обработку личных данных в масштабе организации, и напрямую подчиняться гендиректору (ч. 2 ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ). Лучше сделать ответственным директора по информационной безопасности или по персоналу. В маленькой компании это может быть кадровик. Назначать генерального директора чиновники Роскомнадзора не рекомендуют, так как вряд ли он будет непосредственно организовывать обработку персданных. Работодатель собирает лишние данные о сотрудниках. Компания вправе собирать только те данные о работнике, которые нужны, чтобы исполнять трудовой договор или закон. Нельзя получать лишнюю информацию, на- пример, о религиозных и политических взглядах (п. 2 ст. 86 ТК, ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). 54 Кадровое дело | № 5 Май 2019

Сложная задача Бланк согласия на обработку персданных не соответствует закону. За обработку персданных без согласия работника, когда оно обязательно, ком- пании грозит максимальный штраф до 75 000 руб. На ту же сумму могут ош- трафовать, если в согласии нет необходимых реквизитов (ч. 2 ст. 13.11 КоАП). Разработайте шаблон согласия на обработку персональных данных. Вклю- чите в него все обязательные реквизиты (схема на с. 54). Не забудьте, что сотрудник должен подписывать согласие на каждый случай передачи его персональных данных третьим лицам (ст. 88 ТК). Исключение есть только для передачи сведений в ФСС, ПФР и т.  д. Хранят персональные данные после достижения целей обработки. Хранить персональные данные нужно не дольше, чем этого требуют цели обработки. Если достигли цели, уничтожьте информацию и ее носители в 30-дневный срок (ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ). Например, это касается анкет, которые содержат персональные данные соискателей, кроме претендентов на должности госслужбы (п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012). За утечку персональных данных ответственного сотрудника можно уволить по инициативе работодателя (подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК). Но это допустимо при двух условиях: работник получил сведения в связи с трудовыми обязанностями и подписал обязательство о неразглашении персональных данных (п. 7 ст. 86 ТК, п. 43 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2). Иные сроки хранения персональных данных определяет закон или до- говор. Так, если сотрудника уволили из компании, уничтожать его пер- сональные данные не нужно. Храните архивные документы, в том числе по личному составу, в течение установленных сроков. Например, приказы о приеме и увольнении хранят 75 (50) лет (ст. 5 Закона № 152-ФЗ, Перечень, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558). Уничтожение персданных зафиксируйте в специальном журнале или акте. Унифицированных форм нет, их утверждает сам работодатель. От- разите, какие документы уничтожили, когда и каким способом. Внесите информацию, почему они больше не нужны. Важные выводы 1. Даже если вашей компании нет в плане проверок Роскомнадзора, это не значит, что инспекторы к вам не придут. Проверка может быть внеплановой, например, по обра- щению работника. 2. Убедитесь, что у вас есть необходимые локальные акты и приказы по работе с перс­ данными. 3. Уничтожьте персданные, которые больше не используете. Предварительно проверь- те, что истекли сроки хранения. e.kdelo.ru | № 5 Май 2019 55

ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ Анна УСТЮШЕНКО, партнер и руководитель трудовой практики Группы правовых компаний ИНТЕЛЛЕКТ-С (г. Екатеринбург) Что не нужно делать, когда прописываете условия оплаты труда в кадровых документах В статье читайте: Можно ли платить зарплату чаще двух раз в месяц Какие компенсации нельзя включать в зарплату Какой оклад указывать при неполной ставке Из-за лишней конкретики в трудовом договоре сотрудник получит премию, даже если ее не заслужил. А вилки окладов в штатке и непонятные формулировки о зарплате работников на неполных ставках приведут к судебному спору. Чего избегать, когда пишете об оплате труда в кадровых документах, — в этой статье. Включать в трудовой договор размеры доплат и надбавок Укажите в тексте трудового договора, что входит в зарплату сотрудников (схема на с. 57). Отразите конкретный размер оклада в рублях (письмо Роструда от 19.03.2012 № 395-6-1) (образец на с. 58). Не вносите фразу «оклад — согласно штатному расписанию». Если не про- пишете оклад или он не совпадет со штаткой, работодателя привлекут к ад- министративной ответственности (постановление Кировского областного суда от 16.10.2018 по делу № 7-А-376/2018). Доплаты, надбавки и поощрительные выплаты указывайте в ЛНА. Так вам не придется оформлять допсоглашения со всеми работниками при каж- дом изменении условий премирования. Пишите доступным языком. Работ- ник должен понимать, от чего будет зависеть размер причитающихся ему переменных выплат, например, премий и бонусов. Ознакомьте работников с локальным актом под подпись. 56 Кадровое дело | № 5 Май 2019

Обсудите с бухгалтерией Составные части заработной платы (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК) 57 Оплата за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий работы Укажите размер оклада, тарифной ставки или сдельных расценок в тексте трудового договора. Делать ссылку на локальные нормативные акты нель- зя. Даже если ставки сдельной оплаты есть в положении об оплате труда, в трудовом договоре продублируйте их Компенсационные выплаты Доплаты за вредные и опасные условия труда, за работу в ночное время и т. д. В трудовом договоре сделайте ссылку на локальный нормативный акт. В ЛНА укажите размер выплат в процентах или иных частях от оклада. Ис- ключение — районный коэфиициент. Его пропишите в договоре отдельно от размера оклада* Стимулирующие выплаты Премии, доплаты и надбавки за стаж, научные, творческие и прочие дости- жения и т. д. В трудовом договоре сделайте ссылку на положение об оплате труда или ПВТР, где есть основания начисления премии и надбавок, по- рядок их расчета и выплаты *  Доклад Роструда за III квартал 2017 года. Закреплять в договоре дни зарплаты Работодатель вправе указать дни выплаты зарплаты в одном из докумен- тов: трудовом договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре (ч. 6 ст. 136 ТК). Трудовой и коллективный договор можно менять только по соглашению сторон. ПВТР работодатель может изменять в одностороннем порядке (ст. 22 ТК). Поэтому дни выплаты зара- ботной платы указывайте в ПВТР. Тогда в случае необходимости не будет проблем с их изменением (образец на с. 59). Если утверждаете правила в новой редакции, ознакомьте с ними со- трудников под подпись. С этого момента изменения вступят для них в силу (ст. 22, 68 ТК). Зарплату работникам нужно выплачивать не реже чем каждые полме- сяца. Срок — 15 календарных дней со дня окончания периода, за который ее начислили. То есть крайний срок выплаты за первую половину месяца — последнее число текущего месяца, а окончательного расчета — 15-е число e.kdelo.ru | № 5 Май 2019

ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № 25/2019 … 3. ОПЛАТА ТРУДА 3.1. Работнику устанавливается оклад в размере 30 000 (тридцать тысяч) рублей. 3.2. По результатам работы за месяц Работнику выплачивается премия, порядок начисления и выплаты которой определен в Положении о премировании. … следующего месяца (ч. 6 ст. 136 ТК). Не используйте неконкретные формули- ровки — например, «зарплата выплачивается до 20-го числа и до 5-го числа» или «с 10-го по 15-е число». Нельзя установить срок выплаты один раз в месяц даже по просьбе работ- ников (письмо Роструда от 01.03.2007 № 472- 6-0). При этом начислять зарплату чаще двух раз в месяц можно (письмо Минтруда от 28.11.2013 № 14- 2- 242). Указывать в штатке вилку окладов Устанавливать в штатном расписании вилку окладов рискованно. ГИТ за нее штрафует или требует доплатить сотруднику до максимального оклада по должности. Возможно, вы сможете доказать, что разную зарплату установили из-за различий в квалификации, трудовом вкладе, интенсивности и напряженности труда. Для этого сошлитесь на должностные инструкции, где есть конкретные обязанности каждого работника (апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 15.02.2018 по делу № 33-2993/2018). Однако если Не выплачивайте зарплату досрочно Контролирующие органы штрафуют за любое нарушение дней выплат, в том числе, когда зарплату перечисляют раньше установленной даты. Суды не так категоричны в этом вопросе. Есть решения, в которых судьи признают, что более ранняя выплата зарплаты улучшает положение сотрудника по сравне- нию с законом и локальными актами (решения Новосибирского областного суда от 27.09.2016 по делу № 7-909/2016, Саратовского областного суда от 27.09.2016 по делу № 21-666). В 2018 году Минтруд указал, что если работодатель выплачивает зарплату раньше срока, это не ухудшает положение работника (письмо от 12.11.2018 № 14-1/ ООГ-8602). Относитесь к этой рекомендации с осторожностью. Она противоречит определению Конституционного суда, который выступает за регулярность оплаты труда работников (определение от 24.06.2008 № 344-О-О). Выплата раньше срока приведет к тому, что следующую часть сотрудник получит более чем через полмесяца, это противоречит закону (ч. 6 ст. 136 ТК). Чтобы избежать судебных споров, перечисляйте выплаты в дни, которые указали в локальном акте. 58 Кадровое дело | № 5 Май 2019

Обсудите с бухгалтерией Акционерное общество «Свет» (АО «Свет») УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО «Свет» Ахматов М.С. Ахматов 15.05.2019 ПРАВИЛА внутреннего трудового распорядка … 3. ОПЛАТА ТРУДА … 3.5. В соответствии с частью шестой статьи 136 Трудового кодекса выплачивать заработную плату два раза в месяц путем перечисления денежных средств на счет Работника в банке либо непосредственно Работнику в кассе Общества: — 25-го числа каждого месяца выплачивается заработная плата за первую половину текущего месяца в размере 50 процентов оклада; — 10-го числа следующего месяца осуществляется окончательный расчет по итогам работы за предыдущий месяц. … хотите исключить споры с работниками и инспекцией, установите одина- ковые оклады работникам, занимающим одну и ту же должность (ст. 22 ТК). Есть несколько способов установить работникам разную зарплату. Можно ранжировать должности, разделять их в штатном расписании по категориям (определение Верховного суда от 06.04.2011 № 3-Г11-7). Можно установить одинаковый оклад, а разницу по зарплате вынести в состав компенсацион- ных и стимулирующих выплат. В таком случае в графе 9 унифицированной формы № Т-3 штатного расписания указывайте итоговую сумму с различиями даже на одноименных должностях. Закреплять в положении об оплате труда разовые премии Есть два вида премий — регулярные, которые входят в систему оплаты труда, и разовые. Регулярные премии — составная часть зарплаты (ст. 129, 135 ТК). Работодатель может их уменьшить или не начислить, если работник не выпол- нил свои функции. Например, работнику поставили план — написать за месяц 5 пресс-релизов. При выполнении плана ему начисляют премию в размере 10 процентов от оклада. По итогам месяца план работник не выполнил, потому премию за месяц не начислили. Важная статья: «Зарплатные условия в кадровых документах: как указывать, чтобы не оказаться в суде» (№ 2, 2019) e.kdelo.ru/702444 e.kdelo.ru | № 5 Май 2019 59

ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ Общество с ограниченной ответственностью «Рампа» (ООО «Рампа») СОГЛАСОВАНО: УТВЕРЖДАЮ: Председатель профкома ООО «Рампа» Генеральный директор ООО «Рампа» Ивкин М.К. Ивкин Иванов А.В. Иванов 16.05.2019 16.05.2019 ПРАВИЛА внутреннего трудового распорядка … 4. ПООЩРЕНИЯ И ДИСЦИПЛИНАРНЫЕ ВЗЫСКАНИЯ 4.1. Работодатель вправе поощрять работников, добросовестно исполняющих трудовые обя- занности, в том числе, объявлять благодарность, размещать фотографию сотрудника на доске Почета, выплачивать премию. Выплата премии производится на основании приказа Генерального директора. 4.2. Премия, установленная пунктом 4.1 настоящего Положения, выплачивается на основании статьи 191 Трудового кодекса, не является составной частью заработной платы, не гарантируется в качестве ежемесячного поощрения и зависит от финансовых возможностей Компании. … Выплачивать разовые премии компания может по своему усмотрению. Основанием для выплаты будет приказ генерального директора (ст. 191 ТК). Кроме премии работнику могут объявить благодарность, наградить ценным подарком, почетной грамотой. В данном случае премия — это мера поощ- рения за конкретный результат или выплата к юбилейной дате и т. д. Она не связана с выплатой зарплаты. Конституционный суд объяснил разницу между двумя видами премии. Если премии включают в систему оплаты труда, то размер, условия и пери- одичность премирования определяют в коллективных договорах, соглаше- ниях, локальных актах. В этом случае премия — право сотрудника, так как это часть его зарплаты. А вот поощрение работников, в том числе в виде премии, — право работодателя. Компания может поощрять работников за добросовестный и эффективный труд, в том числе, выдавая денежные премии (определение Конституционного суда от 18.07.2017 № 1554-О). Некоторые компенсации нельзя включать в состав зарплаты Компенсационные выплаты, которые входят в состав заработной платы, отличайте от компенсаций для возмещения затрат работникам. Если оплачиваете работнику его материальные затраты, то эти компенсации составной частью зарплаты не будут. Например, расходы на использование личного автомобиля в служебных целях нельзя считать частью зарплаты, их компенсируют отдельно (ч. 2 ст. 164 ТК). Если вносите эту информацию в трудовой договор, то указывайте как дополни- тельные условия. 60 Кадровое дело | № 5 Май 2019

Обсудите с бухгалтерией Чтобы лишить сотрудника премии, которая входит в зарплату, нужны основания. Причем они должны быть в локальном акте об оплате труда или ПВТР. Например, если привлекли работника к дисциплинарной ответ- ственности или он не полностью отработал месяц, можете не начислить премию. Но важно прописать эти основания. Если не закрепите правила или лишите премии по причинам, которые не указали в ЛНА, суд обяжет выдать работнику премию и возместить задержку выплаты и моральный вред (апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 24.01.2019 по делу № 33-151/2019). Если не хотите обязательств по регулярной выплате премии, не указы- вайте, что премия — это составная часть заработной платы. Кроме того, не устанавливайте окладно-премиальную систему оплаты труда, иначе даже при дефиците ФОТ вы будете обязаны выплачивать премию сотрудникам каждый месяц. Выгоднее определить премию как меру поощрения и сделать ссылку на статью 191 Трудового кодекса (образец на с. 60). При неполной ставке указывать только полный оклад Если приняли сотрудника на неполную ставку, оплачивайте его работу пропорционально отработанному времени или объему выполненных работ (ч. 3 ст. 93 ТК). То есть если сотрудник отработает ¼ времени, например, тру- дится по два часа в день при 8-часовом рабочем дне, то выплачивайте ему ¼ от оклада. Когда оклад составляет 20 000 руб., при работе на 0,25 ставки сотрудник получит 5000 руб. Рискованно указывать в трудовом договоре только полный оклад по долж- ности. В судебной практике нет единого подхода, как прописывать условия Совет эксперта Екатерина ЭЛЕКЧЯН, юрист практики трудового права международной юридической фирмы CMS, Россия (Москва) Если работник заявляет, что ему не доплачивают, объясните, как считаете его зарплату Выясните причины претензий, если работник считает, что ему неправильно начислили зарплату. Покажите по расчетному листку, как производите выплаты. В этом случае работнику сложно будет предъявлять претензии, ведь в расчетном листке есть все составные части зарплаты за период работы и общая сумма к выплате. Не отказывайте работнику в пояснениях по расчетам, ведь из-за отказа он может обратиться в ГИТ или суд. Если ошиблись в выплате, то исправьте просчет и доплатите недостающие суммы вместе с процентами за задержку зарплаты. e.kdelo.ru | № 5 Май 2019 61

ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № 27/2019 … 3. ОПЛАТА ТРУДА 3.1. Работнику устанавливается оклад в размере 40 000 (сорок тысяч) рублей. В связи с установлением неполного рабочего времени (4-часового рабочего дня) оплата труда Работника производится пропорционально отработанному времени, что составляет 20 000 (двад- цать тысяч) рублей в месяц. … оплаты труда при неполном рабочем времени. А работники могут требовать выплаты полной суммы оклада. Пример Сотрудник направил иск в суд о взыскании с работодателя невыплаченной зар- платы. Работника приняли по совместительству на 0,5 ставки. При этом в трудовом договоре указали оклад по штатному расписанию для его должности — 30 000 руб. При выплате зарплаты сумму уменьшили в два раза, пропорционально отрабо- танному времени, и заплатили 15 000 руб. Работник считал, что ему выплатят сумму оклада, которую указали в договоре. Судьи пришли к выводу, что оклад в размере 30 000 руб. нужно платить только при полном рабочем дне. А так как он отработал лишь половину нормы, то правомерно выплачивать ему половину оклада (апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским делам Калининградского областного суда от 13.03.2018 по делу № 33-1159/2018). Чтобы избежать судебного спора, указывайте в трудовом договоре и пол- ную сумму оклада по должности, и ее часть, которая положена сотруднику за работу на условиях неполного рабочего времени (образец выше). Так вы исключите спорные ситуации. В положении об оплате труда укажите, что сотрудникам с неполным рабочим временем будете выплачивать зарплату пропорционально от- работанному времени. Для своего удобства можете записать в положении примеры сумм выплат для каждой должности по частичным ставкам. Так вам не придется каждый раз делать расчеты. Важные выводы 1. Размер оклада и районного коэффициента укажите в трудовом договоре. Условия выплаты премии лучше отразите в локальном акте. 2. Дни выплаты зарплаты установите в ПВТР. 3. Вносите в трудовой договор и полный оклад по должности, и его часть, которая положена сотруднику за работу на неполной ставке. 62 Кадровое дело | № 5 Май 2019



ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ Елена ОРЛОВА, директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо» (Москва) Отпуска больше не сгорают. Как теперь считать компенсацию при увольнении В статье читайте: Платить ли компенсацию, если сотрудник не прошел испытание Можно ли не выплачивать компенсацию, если сотрудник не требует Когда компенсировать 28 дней отпуска, даже если сотрудник проработал не весь год Конституционный суд указал, что сотруднику в день увольнения нужно выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска. Но работодатели придумали новые лазейки, чтобы сэкономить. Одни отказывают в деньгах, если сотрудник не прошел испытательный срок. Другие — если сотрудник проработал меньше месяца. В нашей статье найдете четкие инструкции, как рассчитать компенсацию и в каких случаях работодатель вправе ее не платить. Шаг 1. Определите отпускной стаж сотрудника Компенсацию за неиспользованный отпуск выплачивают независимо от при- чины увольнения и срока работы в компании. Ее нужно рассчитать, даже если работника уволили на испытательном сроке. Не имеет значения, получил он право на ежегодный отпуск или нет, то есть прошло ли шесть месяцев с момента приема в компанию. Если сотрудник отработал не менее поло- вины месяца, ему при увольнении нужно выплатить компенсацию за неис- пользованный отпуск (письма Роструда от 02.07.2009 № 1917-6-1, от 18.12.2008 № 6966-ТЗ, от 23.06.2006 № 944-6). Причина увольнения не важна. Чтобы выплатить компенсацию, не требуйте заявление у работника. Вашу обязанность предусматривает закон, волеизъявления другой стороны не нужно (ч. 1 ст. 127 ТК). 64 Кадровое дело | № 5 Май 2019

Пошаговая инструкция Стаж считайте со дня начала работы в организации, а не с 1 января (письмо Минтруда от 18.10.2016 № 14-2/В-1045, п. 1 Правил об очередных и дополнитель- ных отпусках, утв. НКТ СССР от 30.04.1930 № 169, далее — Правила № 169). Если какие-либо периоды времени не входят в стаж работы для отпуска, то окон- чание рабочего года отодвигается на число дней, исключенных из стажа. В стаж работы для ежегодного отпуска не включают время, когда ра- ботник отсутствовал без уважительных причин и был в отпусках по уходу за ребенком (ч. 2 ст. 121 ТК). В стаж входит (ч. 1 ст. 121 ТК): — время фактической работы; — время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы, в том числе ежегодный отпуск, нерабочие праздники и т. д.; — время вынужденного прогула при незаконном увольнении или от- странении, если сотрудника восстановили на прежней работе; — период отстранения от работы сотрудника, который не прошел обяза- тельный медицинский осмотр не по своей вине; — время отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. При подсчете стажа, который дает право на отпуск, излишки менее поло- вины месяца отбрасывайте. Излишки, которые составляют 15 дней и более, округляйте до полного месяца (п. 35 Правил № 169). Пример Леонида С. приняли на работу в ООО «Маскарад» 10 января 2017 года. Он уволь- няется по собственному желанию 13 мая 2019 года. С 13 по 31 марта 2017 года (19 дней) Леонид находился в отпуске без сохране- ния зарплаты. С 3 по 28 декабря 2017 года (26 дней) сотрудник брал оплачиваемый отпуск. Первый рабочий год сдвинулся на 5 календарных дней (19 дн. – 14 дн.) отпуска за свой счет. Первый рабочий год — с 10 января 2017 г. по 14 января 2018 г., второй рабочий год — с 15 января 2018 года по 14 января 2019 г., третий — с 15 января 2019 г. по 14 января 2020 г., в нем сотрудник отработал 3 месяца 29 дней. Итого стаж для отпуска — 2 года 3 месяца 29 дней. Количество полных ме- сяцев работы = 28. Неиспользованные отпуска не сгорают Когда работник увольняется, ему выплачивают денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска, которые он не отгулял за время работы (ч. 1 ст. 127 ТК). Оплачивать отпуска нужно независимо от времени, прошедшего с момента окончания рабочего года, за который этот отпуск должны были предоставить. При этом, если компенсацию не выплатили при увольнении, обратиться в суд работник может в течение одного года с момента прекращения трудового договора (постановление Конституционного суда от 25.10.2018 № 38-П). e.kdelo.ru | № 5 Май 2019 65

ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ Шаг 2. Посчитайте количество дней отпуска, неиспользованных работником По общему правилу, основной отпуск составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК). За один полностью отработанный месяц работнику положено 2,33 дня отпуска (28 дн. : 12 мес.) (письма Роструда от 31.10.2008 № 5921-ТЗ, от 08.06.2007 № 1920-6). Если у сотрудника более длительный отпуск, коли- чество дней отпуска за месяц работы будет другим. Например, если отпуск работающего инвалида составляет 30 дней, за месяц он заработает 2,5 дня отпуска (30 дн. : 12 мес.). Количество дней неиспользованного отпуска определяют по формуле (письмо Минтруда от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717): Количество дней = Продолжительность : 12 � неиспользованного отпуска ежегодного отпуска � Количество полных месяцев – Количество дней работы использованного отпуска Чтобы определить количество использованных за все время работы в ор- ганизации дней отпуска, посмотрите сведения в разделе VIII карточки по форме № Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Если работнику установили дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день, учтите его целиком при подсчете компенсации, даже если работник не отработал год полностью (письма Минтруда от 18.08.2017 № 14-2/В-761, Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1). Когда определяют количество дней неиспользованного отпуска, их счи- тают со знаками после запятой, поскольку закон не предусматривает окру- гление. Организация вправе округлить дробное число календарных дней, но только в пользу работника. Пример Возьмем условия из предыдущего примера. Стаж сотрудника, дающий право на отпуск, составил 28 месяцев. За время работы он использовал 26 дней отпуска. Рассчитаем количество дней неиспользованного отпуска: 28 дн. : 12 � 28 мес. – 26 дн. = 39,33 дн. Неиспользованный отпуск продолжительностью 39,33 кален- дарных дня можно округлить до 40 дней, но не до 39. Некоторым работникам отпуск предоставляют в рабочих днях. Это се- зонники и сотрудники, которых приняли на срок до двух месяцев (ст. 291, 66 Кадровое дело | № 5 Май 2019

Пошаговая инструкция 295 ТК). Количество неиспользованных дней отпуска в этом случае считают по-другому (ст. 291, 295 ТК, письмо Минтруда от 28.10.2016 № 14-1/В-1074). В этом случае используют формулу: Количество = Количество месяцев � 2 рабочих – Количество неиспользованных работы в организации дня использованных дней отпуска дней отпуска Пример Антон Ф. — сезонный работник. Отработал в ООО «Аккорд» 3 месяца. За время работы брал отпуск на 3 рабочих дня. Количество неиспользованных дней отпуска составило: 3 мес. � 2 раб. дн. – 3 раб. дн. = 3 рабочих дня. Шаг 3. Определите расчетный период По общему правилу, расчетный период — это 12 календарных месяцев, кото- рые предшествуют месяцу, когда сотрудник увольняется. Если он отработал меньше 12 месяцев, в расчетный период входит все время, когда сотрудник числится в организации. При этом в расчет включайте время с первого дня работы до последнего числа месяца, предшествующего месяцу увольнения сотрудника. Месяц увольнения входит в расчетный период, когда работник увольняется в последний день месяца (ч. 3 ст. 139 ТК, п. 4 Положения, утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922, далее — Положение, письмо Роструда от 22.07.2010 № 2184-6-1). Пример Сотрудник увольняется 31 мая. Расчетный период — с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего. Если работник уходит 29 мая, то расчетный период — с 1 мая прошлого года по 30 апреля текущего. Исключите из расчетного периода дни, когда за работником сохранялся сред- ний заработок. Также не учитывайте время, когда сотрудник (п. 5 Положения): — получал больничное пособие или пособие по беременности и родам; — был в отпуске без сохранения и количество этих дней превысило 14; — брал дополнительные выходные дни для ухода за детьми-инвалидами; — не работал в связи с простоем по вине организации или по причинам, не зависящим от организации и сотрудника; Важная статья: «Временный перевод стал постоянным: 67 как действовать?» (№ 11, 2015) e.kdelo.ru/422271 e.kdelo.ru | № 5 Май 2019

ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ — не участвовал в забастовке, но в связи с ней не мог выполнять свою работу; — по другим причинам освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты. Бывает, что расчетный период целиком состоит из отпуска по беремен- ности и родам и отпуска по уходу за ребенком. В этом случае его заменяют на 12 месяцев, которые предшествовали месяцу ухода в декрет (письмо Минтруда от 25.11.2015 № 14-1/В-972). Организация сама может установить расчетный период для расчета среднего заработка. Закрепите его в коллективном договоре или локальном акте, например, положении об оплате труда (ч. 6 ст. 139 ТК). Но это не должно ухудшать положения сотрудников, то есть они не должны получить компенсацию меньше, чем она была бы при расчете в порядке, установленном законом. Иначе в случае судебного спора заработок придется пересчитать. Шаг 4. Рассчитайте средний дневной заработок Чтобы определить средний заработок для компенсации, используйте средний дневной заработок (абз. 2 п. 9 Положения). В него включают все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда организации и начислены за расчетный период (ч. 2 ст. 139 ТК, п. 2 Положения). Включите в расчет следующие выплаты: — зарплату и комиссионное вознаграждение, которое начислено со- труднику; — гонорар сотрудников редакций газет, журналов, других средств мас- совой информации, а также организаций искусства, состоящих в штате организации; — надбавки и доплаты за классность, выслугу лет, совмещение профес- сий и т.  д.; — районные коэффициенты, доплаты за вредность, работу в ночное время, в выходные и праздничные дни, сверхурочную работу и другие компенса- ционные выплаты; — премии и вознаграждения, если они предусмотрены системой оплаты труда и начислены в течение расчетного периода. Отпуск в календарных днях. Если компенсацию выплачивают за отпуск в календарных днях, то средний дневной заработок рассчитывают в зави- симости от того, полностью отработан расчетный период или нет. Если расчетный период отработан полностью, средний дневной заработок рас- считывают по формуле (ч. 4 ст. 139 ТК, п. 10 Положения): Средний дневной = Выплаты, включаемые в расчет среднего : 12 : 29,3 заработок заработка за расчетный период 68 Кадровое дело | № 5 Май 2019

Пошаговая инструкция Пример У Федора М. оклад 40 000 руб. Премии система оплаты труда не предусматри- вает. Работает в организации с 5 мая 2017 года, увольняется 6 мая 2019 года. Больничных и отпусков не было. Расчетный период с 1 мая 2018 по 30 апреля 2019 года. Средний дневной заработок составляет: (40 000 руб. � 12 мес.) : 12 : 29,3 = 1365,19 руб. Если один или несколько месяцев расчетного периода сотрудник отра- ботал не полностью, например, был в отпуске или на больничном, то сред- ний дневной заработок определяют по формуле (п. 10 Положения): Средний дневной = Выплаты, включаемые :( 29,3 � заработок в расчет среднего заработка за расчетный период � Количество полностью + Количество календарных дней ) отработанных месяцев в не полностью отработанных месяцах Чтобы узнать количество календарных дней в неполном месяце, рас- считайте их по формуле (п. 10 Положения): Количество календарных дней : Количество календарных � дней месяца в не полностью отработанном = 29,3 месяце Количество календарных дней, приходящихся � на присутственное время в не полностью отработанном месяце Пример 69 Алексей Л. работает в ООО «Каскад» с 9 января 2018 года. Он увольняется 13 мая 2019 года. Расчетный период — с мая 2018 по апрель 2019 года. Расчетный период Алексей отработал не полностью, так как с 15 по 17 апреля 2019 года он был в отпуске. Дни отпуска и сумму отпускных из расчета среднего дневного заработка сотрудника исключили. За расчетный период сотруднику начислили (за вычетом отпускных) 320 000 руб. e.kdelo.ru | № 5 Май 2019

ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ Количество календарных дней в  неполном месяце (апреле 2019  года) со- ставило: 29,3 дн. : 30 дн. × 26 дн. = 25,39 дн. Средний дневной заработок составил: 320  000  руб.  : (29,3  дн.  � 11 мес.  + 25,39 дн.) = 920,36 руб. Отпуск в рабочих днях. Сотрудникам, с которыми заключили трудовой договор на срок до двух месяцев, и сезонным работникам выплачивают компенсацию из расчета два рабочих дня за месяц работы (ст. 291, 295 ТК). Средний заработок считайте по календарю шестидневной рабочей не- дели, даже если в организации пятидневка (п. 11 Положения). Используйте формулу: Средний дневной заработок = Заработок, начисленный за все время, что : сотрудник работал по трудовому договору Количество рабочих дней по календарю : шестидневной рабочей недели, приходящееся на отработанное время Пример Елена Г. работает по срочному трудовому договору, который действует с 1 апреля по 8 мая 2019 года. При увольнении сотруднице полагается компенсация за два рабочих дня неиспользованного отпуска. В апреле Елене начислили 30 000 руб., в мае — 5000 руб. Количество рабочих дней, входящих в расчет среднего дневного заработка, по календарю шестидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, составило 31 день (из общего числа календарных дней исключили вос- кресенья и праздники). Средний дневной заработок Елены составил: (30 000 руб. + 5000 руб.) : 31 дн. = 1129,03 руб. Шаг 5. Рассчитайте и выплатите компенсацию Учитывайте правила о полной и пропорциональной компенсации. Если сотрудник отработал в рабочем году 11 месяцев, за этот год ему положена полная компенсация (ч. 1, 2 п. 28 Правил № 169). Ее платите и в случае, если сотрудник отработал не менее 10,5 месяца, так как с учетом округления это равно 11 месяцам. При отдельных основаниях увольнения полную компенсацию платите сотруднику, который отработал в рабочем году не менее 5 месяцев и 15 дней. Это касается случаев, когда работника увольняют в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата, призывом на воен- 70 Кадровое дело | № 5 Май 2019

Пошаговая инструкция ную службу или признанием полностью неспособным к труду (ч. 3 п. 28 Правил № 169). Минтруд и Роструд высказали мнение, что правило о полной компенса- ции сотрудникам, уволенным по отдельным основаниям, касается только первого года работы (письма Минтруда от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717, от 28.10.2016 № 14-1/В-1074, Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1, от 09.08.2011 № 2368-6-1). Однако безопаснее платить полную компенсацию, если уволь- няете работника по этим основаниям во втором и последующих рабочих годах. В рабочих днях предоставляют некоторые дополнительные отпуска. Но в этом случае рабочие дни нужно пересчитать в календарные (ст. 120 ТК). Поэтому для дополнительных отпусков средний дневной заработок считают в общем порядке. Мнение ведомств не имеет юридической силы. Если работник обра- тится в суд, тот может занять его сторону (апелляционные определения Московского городского суда от 08.12.2015 № 33-46103/2015, Иркутского областного суда от 12.11.2014 № 33-9318/2014, Мурманского областного суда от 24.06.2015 № 33-1833-2015). В остальных случаях, когда рабочий год полностью не отработан, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитывают пропорционально отработанным месяцам (п. 35 Правил № 169). Сумму ЧИТАЙТЕ В СЛЕДУЮЩЕМ НОМЕРЕ: Сотрудник хочет отдыхать вне графика, и другие проблемы отпускного сезона Наталия Кадровики путаются, когда предоставлять отпуск сотрудникам, ПЛАСТИНИНА, которых не указали в графике. Неясно, обязана компания предо- юрист ООО «Шелко- ставить отпуск строго через шесть месяцев работы или можно вица» (г. Саратов) потребовать, чтобы сотрудник выбрал другие даты. Другая проблема отпускного сезона — организовать работу, когда все хотят уйти в отпуск не по графику. РЕКЛАМА В следующем номере мы расскажем: • что делать, если работник хочет перенести запланированный отдых; • можно ли предоставить отпуск с выходного или праздничного дня; • как отказать сотрудникам, которые собрались в отпуск одновре- менно. e.kdelo.ru | № 5 Май 2019 71

ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ компенсации за неиспользованный отпуск рассчитывают по формуле (п. 9 Положения): Компенсация = Средний дневной � Количество календарных за неиспользованный заработок (рабочих) дней отпуск неиспользованного отпуска Пример Лидия К. работает в ООО «Леон» с 1 октября 2018 года. Ей положен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. 13 мая Лидия увольняется по собственному желанию. За период работы сотрудница в отпуске не была. Лидия отработала в компа- нии менее 10,5 месяца, поэтому ей положена пропорциональная компенсация. Количество полных отработанных месяцев — 7 (с 1 октября 2018 года по 30 апреля 2019 года). Оставшееся количество дней до увольнения сотрудницы составило 13, что меньше половины рабочего месяца, их в расчет не взяли. В расчетный период входят месяцы с октября 2018 года по апрель 2019 года. Рас- четный период Лидия отработала полностью. Суммарный заработок — 210 000 руб. Средний дневной заработок Лидии составил: 210 000 руб. : 7 мес. : 29,3 дн/ мес = 1023,89 руб/дн. Количество неиспользованных дней отпуска составляет: 28 дн. : 12 мес. × 7 мес. = 16,33 дн. Итоговая сумма компенсации за  неиспользованный отпуск составляет: 1023,89 руб/дн × 16,33 дн. = 16 720,12 руб. Компенсацию за неиспользованный отпуск выплачивают работнику в день увольнения. Если он в этот день не работал, то эту сумму нужно выплатить не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете (ч. 1 ст. 140 ТК). Компенсацию облагайте НДФЛ и взносами (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК). Важные выводы 1. Не требуйте у работника заявление о выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, он не обязан его писать. 2. Если сотрудник отработал не менее 10,5 месяца в рабочем году и не использовал отпуск, выплатите ему полную компенсацию за этот год. 3. Чтобы определить итоговую сумму компенсации, умножьте средний дневной заработок сотрудника на количество дней неиспользованного отпуска. 72 Кадровое дело | № 5 Май 2019



ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ Юлия ДЕВЯТКОВА, юрист, заместитель главного редактора журнала «Кадровое дело» Майские праздники: как продлить отдых и не потерять в зарплате В статье читайте: Как отметить в табеле отгул за работу в выходной Почему в мае невыгодно брать отпуск Продлят ли отпуск перенесенные выходные В мае отдыхаем пять дней в связи с празднованием Праздника Весны и Труда и еще четыре в связи с Днем Победы. Перерыв между выходными — три дня, с 6 по 8 мая. Как оформить на это время отгулы и отпуска, чтобы избежать финансовых потерь, узнаете из нашей статьи. Когда выгодно взять отгул Сотрудник не потеряет в зарплате, если возьмет отгулы за время, отрабо- танное ранее в выходные, праздники или сверхурочно. Если он выбрал компенсацию в виде отгула, работу в выходной оплачивают в одинарном размере. То есть сотруднику, который получает оклад, сверх него выплачи- вают одну дневную ставку1. Зарплату в том месяце, когда работник берет отгул, он получит полностью. Не имеет значения, возьмет сотрудник день отдыха в текущем месяце или последующих. Этот день исключают из нормы рабочего времени (раздел 5 Рекомендаций Роструда, утв. протоколом от 02.06.2014 № 1, письмо Роструда от 18.02.2013 № ПГ/992-6-1). Многие работодатели не оформляют отгулы документально, но советуем это делать. Так вы исключите спорные ситуации, которые связаны с от- сутствием сотрудника на работе. Пропишите в ПВТР или ином локальном 1 Если сотрудник получает доплаты или надбавки, их нужно учесть при расчете оплаты за работу в выходной или праздник (постановление Конституционного суда от 28.06.2018 № 26-П). 74 Кадровое дело | № 5 Май 2019

Объясните коллегам Генеральному директору ООО «Маска» Ольгиной П.И. от экономиста Малининой А.О. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне дополнительные дни отдыха с 6 по 8 мая 2019 года за работу в вы- ходные дни — 31 марта, 6 и 7 апреля 2019 года. Малинина А.О. Малинина 29.04.2019 акте компании порядок и условия предоставления дополнительных дней 75 отдыха (ст. 8, 22 ТК). Укажите в локальном акте, должен ли работник оформлять заявление об отгуле (образец выше). Если разрешаете сообщать об этом устно, укажите, кого и за сколько работник должен предупредить, что использует день отдыха. Обычно в приказе о привлечении к работе в выходной или праздник сразу указывают, какую компенсацию получит работник — отгул или двойную оплату. В этом случае издавать еще один приказ об использовании отгула не нужно. Такой приказ (образец на с. 76) потребуется только в случае, если правильно не оформили привлечение к работе в выходной. В табеле день отгула, который предоставили за работу в выходной или праздник, отметьте буквенным кодом «В» или цифровым «26». Заведите журнал учета отгулов. Вносите в него информацию о днях, когда работник использует отгул, и указывайте, за что его предоставили. Учитывайте, что дополнительные дни отдыха за сдачу крови оплачивают по среднему заработку (ч. 5 ст. 186 ТК). Поэтому брать их в месяце с большим количеством выходных невыгодно. На сколько дней оформить отпуск На три дня между праздниками можно оформить ежегодный отпуск. В этом случае работник отдохнет 12 дней (с 1 по 12 мая). Тем, кто хочет увеличить количество дней отдыха, удобно взять отпуск в мае, однако при этом можно потерять в зарплате. Доход работника в месяце, когда он берет отпуск, состоит из отпускных и зарплаты за отработанные дни. Средний заработок для отпускных счита- ют исходя из среднемесячного числа календарных дней — 29,3 дня (ст. 114, ч. 4 ст. 139 ТК, абз. 2 п. 4 Положения, утв. постановлением Правительства Важная статья: «Как теперь оплачивать работу в праздники: три примера с учетом последних изменений» (№ 12, 2017) e.kdelo.ru/603400 e.kdelo.ru | № 5 Май 2019

ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ Общество с ограниченной ответственностью «Марокко» (ООО «Марокко») ПРИКАЗ 29.04.2019 № 10 Москва О предоставлении дополнительного дня отдыха В связи с привлечением к работе в выходной день 20.04.2019 и в соответствии с частью 4 статьи 153 Трудового кодекса ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Предоставить день отдыха 06.05.2019 электрику Михееву Алексею Владимировичу. 2. Начальнику отдела кадров Кокоревой А.Н. ознакомить сотрудника с настоящим приказом под подпись. Основание: заявление Михеева А.В. от 29.04.2019. Генеральный директор Протасов М.В. Протасов С приказом ознакомлены: Кокорева А.Н. Кокорева 29.04.2019 начальник отдела кадров Михеев А.В. Михеев 29.04.2019 электрик от 24.12.2007 № 922). Зарплату за рабочий день определяют из дневной ставки, то есть делят оклад на рабочие дни в месяце. Так как при расчете отпускных выплаты делят на большее значение, то средний дневной заработок, как правило, ниже, чем дневная ставка. Итак, если сотрудник получает только оклад, размер отпускных за три рабочих дня в мае будет значительно меньше зарплаты, которую он полу- чил бы за эти дни. По общему правилу, средний дневной заработок рассчитывают по формуле: Средний дневной = Сумма выплат за расчетный период, : 12 : 29,3 заработок учитываемых при расчете среднего заработка Дневную ставку считают по формуле: Дневная ставка = Оклад работника Количество рабочих дней : в месяце по производственному календарю 76 Кадровое дело | № 5 Май 2019

Объясните коллегам Зарплату за месяц, в котором сотрудник брал отпуск, считают по формуле: Зарплата за месяц = Дневная ставка � Количество дней, которые отработал сотрудник Таким образом, чем меньше в месяце рабочих дней, тем дороже стоит 77 каждый из них. Чтобы не потерять в деньгах, оформите отпуск не только на рабочие дни, но и захватите несколько выходных. В этом случае отпуск- ные выплатят за большее количество дней. Но учитывайте, что 1 и 9 мая в число дней ежегодного отпуска не входят, отпускные за эти дни не на- числят (ч. 1 ст. 120 ТК). Пример Алина Р. получает оклад 30 000 руб. Сотрудница идет в отпуск с 6 мая 2019 года. Расчетный период — с 01.05.2018 по 30.04.2019. Его сотрудница полностью от- работала. Выплаты в расчетном периоде составили 360 000 руб. Средний дневной зара- боток составил: 360 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн. = 1023,89 руб. В мае 2019  года 18 рабочих дней. Дневная ставка Алины в  мае составит: 30 000 руб. : 18 дн. = 1666,67 руб. Отпуск с 6 по 8 мая. Отпускные составили: 1023,89 руб. × 3 дн. = 3071,67 руб. Зарплата за отработанные 15 дней составила: 1666,67 руб. × 15 дн. = 25 000,05 руб. Доход за месяц составил: 3071,67 руб. + 25000,05 руб. = 28 071,72 руб. Это меньше оклада Алины. Отпуск с 6 по 12 мая. 9 мая не входит, отпускные начислят только за 6 дней. Отпускные составили: 1023,89 руб. × 6 дн. = 6143,34 руб. Зарплата за отработанные 15 дней составила: 1666,67 руб. × 15 дн. = 25 000,05 руб. Доход за месяц составил 6143,34 + 25 000,05 = 31 143,39 руб. Алина получила больше, чем обычно. Когда праздники продлят отпуск Нерабочие праздники 1 и 9 мая, которые совпали с ежегодным оплачиваемым отпуском, в число календарных дней отпуска не входят (ч. 1 ст. 120 ТК). Срок окончания отпуска в этом случае сдвиньте на соответствующее количество праздничных дней. Кроме праздников в мае 2019 года есть три перенесенных выходных. Правительство перенесло выходные дни с субботы 5 января на четверг 2 мая, с воскресенья 6 января на пятницу 3 мая, с субботы 23 февраля на пятницу 10 мая. Если в период отпуска попали перенесенные выходные дни, они входят в отпуск, как обычные выходные. Срок окончания отпуска сдвигать на эти дни не нужно. e.kdelo.ru | № 5 Май 2019

ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ Генеральному директору ООО «Каскад» Петрову И.В. от главного бухгалтера Кузьминой О.И. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 29 апреля 2019 г. на 14 календарных дней. Кузьмина О.И. Кузьмина 15.04.2019 Пример Елена Л. работает по графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье. Она подала заявление на отпуск с 29 апреля на 14 календарных дней. В период отпуска попали два нерабочих праздника — 1 и 9 мая, а также три перенесенных выходных — 2, 3 и 10 мая. Отпуск нужно сдвинуть только на два дня. Последним днем отпуска будет 14 мая. Отдыхать сотрудница будет 16 календарных дней. На работу Елена выйдет 15 мая. Если сотрудник берет отпуск не по графику, получите у него заявление (образец выше). При отпуске по графику оно не требуется. Затем издайте при- каз, количество дней отпуска в приказе указывайте за вычетом нерабочих праздников (образец на с. 79). В табеле учета рабочего времени нерабочие праздничные дни, которые выпали на период отпуска, отмечайте кодом «В» или «26». Дни основного оплачиваемого отпуска отражайте кодом «ОТ» или «09», дополнительного — «ОД» или «10» (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Дополнительные выходные от работодателя Работодатели вправе предоставить сотрудникам дополнительные, не предусмо- тренные законом, отпуска или выходные (ч. 2 ст. 116 ТК, письмо Минтруда от 02.11.2016 № 14-1/В-1094). Порядок и условия пропишите в коллективном договоре или локальном акте (ст. 8, 9 ТК). Можно закрепить, что такие дополни- тельные отпуска или выходные предоставляют только в конкретный период, например, к майским праздникам, перед Новым годом или на 1 сентября. Если сотрудникам предоставляют дополнительные выходные, работодатель уменьшает норму рабочего времени в месяце. В результате работники за этот месяц получат полный оклад при условии, что этот период они отработали полностью, то есть не болели, не брали отпуск, отгулы и т. п. Вариант с дополни- тельными отпусками менее удобный и более трудоемкий, так как в этом случае бухгалтерия должна рассчитать и выплатить каждому сотруднику отпускные. 78 Кадровое дело | № 5 Май 2019

Объясните коллегам Унифицированная форма № Т-6 Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 Общество с ограниченной ответственностью «Каскад» Форма по ОКУД Код (ООО «Каскад») по ОКПО 0301005 24399828 (наименование организации) Номер Дата документа составления ПРИКАЗ 125 15.04.2019 (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику Табельный номер Предоставить отпуск Кузьминой Ольге Игоревне 12 (фамилия, имя, отчество) бухгалтерия (структурное подразделение) главный бухгалтер (должность (специальность, профессия)) за период работы с « 14 » ноября 20 17 г.  по « 13 » ноября 20 18 г. А. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней с « 29 » апреля 20 19 г.   по « 14 » мая 20 19 г. и (или) (ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать)) Б. календарных дней 20 г. на 20 г.   по « » с « » В. Всего отпуск на 14 календарных дней с « 29 » апреля 20 19 г.   по « 14 » мая 20 19 г. … Важные выводы 1. Если сотрудник берет отгул за работу в выходной или праздник, платите ему полный оклад, при условии, что в месяце не было больничных, отпусков и т.  д. 2. Чтобы не потерять в зарплате, оформите отпуск в мае не только на рабочие, но и на выходные дни. 3. Продлят отпуск только нерабочие праздники, но не перенесенные выходные. e.kdelo.ru | № 5 Май 2019 79

ДОКУМЕНТООБОРОТ ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ Подсказки, как составлять и отменять кадровые приказы Нина КОВЯЗИНА, заместитель директора Департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России (Москва) Можно ли отменить приказ на отпуск, если сотрудник передумал Работник написал заявление на отпуск за две недели. Отдел кадров издал приказ за неделю до его начала. Сотрудник передумал и просит отменить отпуск. Мы не против. Как правильно это оформить? Варвара Светлышева, менеджер по персоналу (г. Мытищи) На основании письменного заявления работника издайте приказ об отмене приказа на ежегодный оплачиваемый отпуск. Унифицированной формы такого документа нет, поэтому составьте его в произвольной форме (образец на с. 81). С приказом ознакомьте сотрудника под подпись. Если приказ на отпуск отменили уже после того, как заполнили личную карточку по форме № Т-2, сведения в карточке нужно уточнить. Если сотруд- ник собирался в отпуск по графику, то перенесите этот период на другой. Для этого работнику нужно написать заявление о переносе. Если обе сторо- ны согласны, оформите приказ о переносе отпуска в произвольной форме и внесите изменения в график отпусков (ст. 123, 124 ТК). Как указать в приказе рабочий период, если сотрудник берет отпуск за предыдущий год Оформляем сотруднику ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней за прошлый год. Возникли сомнения, какой рабочий период отразить в приказе? Александра Романенко, специалист по кадрам (г. Брянск) В приказе на отпуск в качестве периода укажите тот рабочий год, за кото- рый работник использует отпуск (письмо Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1). 80 Кадровое дело | № 5 Май 2019

Ответы на вопросы Партнер рубрики: электронная система vip.1kadry.ru готовых ответов для службы персонала Общество с ограниченной ответственностью «Манго+» (ООО «Манго+») ПРИКАЗ № 23-отп 14 мая 2019 г. Москва Об отмене приказа на ежегодный основной оплачиваемый отпуск ПРИКАЗЫВАЮ: Отменить приказ от 13.05.2019 № 21-отп о предоставлении ежегодного основного оплачива- емого отпуска начальнику транспортного отдела Протасову Е.В. Основание: заявление Протасова Е.И. от 14.05.2019. Генеральный директор Матвеев Д.И. Матвеев 14.05.2019 С приказом ознакомлен. Протасов Е.В. Протасов Это может быть как текущий рабочий год, так и прошлые годы, за которые 81 у него накопились неиспользованные отпуска. У сотрудника право на отпуск возникает за каждый год работы (ст. 122 ТК). Рабочий год не равен календарному. Начало первого рабочего года отсчи- тывают с момента приема сотрудника на работу. Например, если работника приняли на работу 1 декабря 2018 года, то его первым рабочим годом будет период с 1 декабря 2018 года по 30 ноября 2019 года. Второй рабочий год — с 1 декабря 2019 года по 30 ноября 2020 года и т. д. Рабочий период может быть сдвинут, если в течение этого года возник- нут обстоятельства, которые не дают права на отпуск. Независимо от того, каким получился рабочий год, в приказе на отпуск отражайте его полностью. Это же правило действует независимо от того, как предоставили отпуск — авансом или нет, полностью за весь год или частично (образец на с. 83). Какой период работы указывать в приказе при сроке договора менее года Один из наших сотрудников работает по срочному трудовому договору на 10 месяцев. Он написал заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск. Какой рабочий год отразить в приказе? Галина Пушкина, специалист отдела кадров (г. Волгоград) В приказе на отпуск укажите полный рабочий год независимо от длитель- ности трудового договора. Например, если сотрудника приняли на 10 месяцев с 1 сентября 2018 года по 30 июня 2019 года, то в приказе на отпуск в графе «за период работы» отразите «с 1 сентября 2018 года по 31 августа 2019 года». e.kdelo.ru | № 5 Май 2019

ДОКУМЕНТООБОРОТ Срок договора не влияет на период, за который предоставляют отпуск. Кроме того, если ни одна из сторон не потребует расторгнуть срочный договор в связи с истечением срока, то условие срочности утратит силу (ч. 4 ст. 58 ТК). Можно ли применять единый приказ об отпуске с последующим увольнением Обычно при отпуске с последующим увольнением сотрудник пишет два заяв- ления — на отпуск и на увольнение. Можно ли издать один приказ об отпуске с последующим увольнением? Екатерина Пономарева, менеджер по персоналу (г. Тула) Унифицированной формы приказа об отпуске с последующим увольнением нет (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Поэтому, если вы приме- няете унифицированные формы, нужно издавать два приказа — на отпуск по форме № Т-6 и на увольнение по форме № Т-8. А если в вашей компании используют собственные формы документов, вы вправе разработать и утвер- дить приказом руководителя единую форму приказа об отпуске с последу- ющим увольнением. Кто первым должен подписывать приказы Возникла путаница с тем, кому давать на подпись приказы в первую очередь. Сначала расписывается руководитель или работник? Алла Ткаченко, инспектор отдела кадров (г. Саратов) Первым подписывает приказ руководитель компании. Этим он подтверждает свое решение, а приказ делает законным. Без подписи руководителя при- каз — это проект документа, который не имеет юридической силы. Только после этого вы обязаны ознакомить сотрудника с приказом под подпись. Такой порядок подтверждают и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству (приказ Росархива от 23.12.2009 № 76). Реко- мендуем соблюдать этот порядок, чтобы исключить конфликтные ситуации, когда до работника донесли информацию, а руководитель потом передумал подписывать приказ и потребовал изменить распоряжение. Нужно ли оформлять приказ на отпуск на внутреннего совместителя В нашей компании работник занят по основному месту и по внутреннему совместительству. Он написал заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск по основному месту работы. Мы издали приказ. Как быть с работой по вну- треннему совместительству? Татьяна Луганская, ведущий инспектор отдела кадров (г. Павловский Посад) 82 Кадровое дело | № 5 Май 2019

Ответы на вопросы Унифицированная форма № Т-6 Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 Общество с ограниченной ответственностью «Лафонтен» Форма по ОКУД Код (ООО «Лафонтен») по ОКПО 0401205 15035721 (наименование организации) Номер Дата документа составления ПРИКАЗ 32-отп 13.05.2019 (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику Табельный номер Предоставить отпуск Фроловой Марии Вячеславовне 178 (фамилия, имя, отчество) отдел продаж (структурное подразделение) ведущий специалист (должность (специальность, профессия)) за период работы с « 18 » октября 20 17 г.  по « 17 » октября 20 18 г. А. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней с « 20 » мая 20 19 г.   по « 02 » июня 20 19 г. и (или) (ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать)) Б. календарных дней 20 г. на 20 г.   по « » с« » В. Всего отпуск на 14 календарных дней с « 20 » мая 20 19 г.   по « 02 » июня 20 19 г. Руководитель   Генеральный директор   Степаненко   А. В. Степаненко организации   (должность)    (личная подпись) (расшифровка подписи) С приказом (распоряжением) работник ознакомлен   Фролова   « 13 » мая 20 19 г.     (личная подпись) Ежегодный оплачиваемый отпуск по совместительству и основному месту 83 работы нужно предоставлять работнику одновременно. Для этого он должен написать два заявления с обоих мест работы. Оформите два приказа по форме № Т-6 отдельно по каждому месту рабо- ты — по основному и по совместительству. Если компания использует само- стоятельно разработанные формы приказов на отпуск, то можно составлять два приказа по таким формам, либо утвердить одну специальную. По ней e.kdelo.ru | № 5 Май 2019

ДОКУМЕНТООБОРОТ можно будет оформлять единый документ, согласно которому внутренний совместитель пойдет в отпуск по двум местам работы. Если в качестве совместителя сотрудник отработал менее полугода, а по основной должности берет отпуск, то отпуск по совместительству предоставь- те ему авансом. При работе по совместительству он не обязан отрабатывать шесть месяцев (ст. 122 ТК). Нужно ли издавать приказ о нерабочих праздничных днях Подскажите, обязательно ли информировать коллег о приближающихся праздниках и переносах выходных? Каким образом это лучше делать? Анна Трушина, менеджер по персоналу (г. Липецк) Переносы выходных дней Правительство утверждает ежегодно, поэтому работодателю не обязательно издавать какой-либо отдельный приказ. Пере- чень нерабочих праздничных дней и правила переноса выходных дней закреплены в статье 112 Трудового кодекса. Вместе с тем у приказа о праздничных днях и переносах выходных есть цель — проинформировать сотрудников об изменении графика работы в связи с праздниками. Поэтому лучше такой приказ издать. Текст можно изложить в произвольной форме (образец на с. 85). Документ вывесите в  фойе компании, разместите на  корпоративном сайте или направьте работникам по электронной почте. Такое извещение необходимо в интересах самого работодателя, чтобы сотрудник не прогулял перенесенный рабочий день по незнанию. Также сотрудник будет знать, что в предпраздничный день вправе уйти домой на час раньше (ст. 8, ч. 1 ст. 95 ТК). Обязательно ли дату издания и номер приказа проставлять от руки Где-то слышала, что дату издания и номер приказов о приеме, переводе и увольнении и т.  д. нужно вписывать от руки. Если мы их печатаем на ком- пьютере, это будет нарушением? Таисия Переделкина, менеджер по персоналу (г. Сургут) Нарушением это не будет. Эти реквизиты можно заполнить в электронном виде в процессе подготовки документа. По общему правилу, вписывать дату и номер нужно после регистрации приказа в журнале по личному составу, по основной деятельности и т.  д. (п. 3.2.1 ГСДОУ, утв. приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33). Закон не запрещает как применять оттиски печати, штампов с датами и номерами, так и вносить даты и номера от руки. Также нет обязанности вести журналы регистрации. А современные системы электронного доку- 84 Кадровое дело | № 5 Май 2019

Ответы на вопросы Общество с ограниченной ответственностью «Профлайт» (ООО «Профлайт») ПРИКАЗ № 22 25 апреля 2019 г. Москва О графике работы в связи с празднованием Праздника Весны и Труда и Дня Победы В соответствии со статьей 112 Трудового кодекса ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Нерабочими праздничными и выходными днями считать 1, 2, 3, 4, 5 и 9, 10, 11, 12 мая 2019 года. 2. Сократить продолжительность рабочего дня 30 апреля и 8 мая 2019 года на 1 час, согласно статье 95 Трудового кодекса. 3. Иной график работы в связи с празднованием Праздника Весны и Труда и Дня Победы устанавливает непосредственный руководитель с согласия работников. Допуск в компанию осу- ществлять строго по спискам. Генеральный директор Васильев А.В. Васильев ментооборота позволяют присваивать документу номер и дату уже в про- цессе его подготовки. Поэтому компании вправе самостоятельно решить, какого порядка придерживаться, и закрепить его, например, в положении о кадровом делопроизводстве. Нужно ли на приказах по личному составу ставить печать Я новый сотрудник отдела кадров. Руководитель компании утверждает, что на приказах по личному составу нужно ставить печать. Раньше я с таким не сталкивалась. Прав ли мой начальник? Елена Мухина, инспектор отдела кадров (г. Челябинск) Ваш руководитель не прав. Унифицированные формы приказов по личному составу — о приеме, переводе, увольнении — не содержат такого реквизита, как печать организации или отдела кадров (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Поэтому, если вы применяете унифицированные формы приказов, проставлять печати не нужно. Однако если вы самостоятельно разработали формы приказов по личному составу, то вправе включить в них печать организации или отдела кадров либо отказаться от нее. Важная статья: «Пять кадровых приказов, в которых ошибаются чаще всего» (№ 6, 2018) e.kdelo.ru/646942 e.kdelo.ru | № 5 Май 2019 85

ДОКУМЕНТООБОРОТ Издавать ли ежегодно приказ об утверждении штатного расписания На семинаре сказали, что необходимо ежегодно утверждать новое штатное расписание. Нужно ли это делать? Никаких изменений в него пока не планируем. Анна Трушина, менеджер по персоналу (г. Липецк) Такой необходимости нет. У штатного расписания нет срока действия. Поэтому утверждать документ заново каждый год или с другой периодичностью не нужно. Изменяют штатное расписание и утверждают новое только по мере необходимости. Например, в случае организационных изменений — рас- ширения либо сокращения штата или численности (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). Если никаких изменений в структуре численности и штатного состава нет, то и обновлять документ не требуется. Нужно ли ежемесячно оформлять приказ на выплату премий по форме № Т-11 Мы выплачиваем ежемесячные премии сотрудникам. Это условие прописали в трудовом договоре. Подскажите, нужно ли каждый раз издавать приказ по форме № Т-11 (№ Т-11а)? Ольга Плотникова, специалист одела кадров (г. Нижний Тагил) Не нужно, если ваша компания разработала свои формы приказов. Если же вы используете только унифицированные бланки, то ежемесячно изда- вайте приказы по форме № Т-11. Это связано с тем, что в типовой форме не перечислены виды поощрений, для которых нужно ее заполнять. Значит, издавать приказ нужно при выплате любых премий. Есть точка зрения, что унифицированную форму № Т-11 используют толь- ко при выплате разовых премий за производственные результаты. Указания по заполнению формы № Т-11 говорят о том, что ее нужно применять при поощрениях за успехи в работе. Ежемесячные премии, как правило, носят стимулирующий, а не поощрительный характер. Они входят в систему оплаты труда и их выплачивают на систематической основе, а не разово. А значит, можно сделать вывод, что при выплате ежемесячных премий типовой при- каз издавать не обязательно. Но распорядительный документ в любом случае нужен — какой будет его форма, работодатель решает сам. Сервис «Кадровое дело: персональные консультации» Получите бесплатную консультацию по кадровому вопросу по телефону 8 (495) 795-03-79. Вам потребуется карта доступа с вашим паролем, которую вы получили вместе с № 1, 2019. 86 Кадровое дело | № 5 Май 2019



ДОКУМЕНТООБОРОТ Елена ХМЕЛЕВСКАЯ, адвокат Адвокатской палаты Санкт-Петербурга Фатальные ошибки при увольнении за прогул. Когда суд восстановит работника В статье читайте: Когда сотрудник вправе не выйти на работу Как считать время прогула, если в него входит обеденный перерыв Какие человеческие факторы должен учесть работодатель Прогул — серьезный проступок, и компания часто спешит расстаться с работ- ником. При этом не учитывают причины нарушения или особенности самого  прогульщика. Мы изучили судебную практику и выявили четыре критичные  ошибки,  из-за  которых  суд  точно  признает  увольнение  незаконным.  Как  их избежать, расскажем в статье. Ошибка 1. Не учли уважительную причину отсутствия Прежде чем увольнять, проверьте, действительно сотрудник прогулял или  он не вышел по уважительной причине. Если не выясните все обстоятель- ства, суд потом восстановит работника. Приведем примеры причин, которые  суды обычно признают уважительными. Болезнь работника. Сотрудник заболел и не смог уведомить об этом  работодателя. После выхода обнаружил, что его уволили за прогул. Сотруд- ник не обязан уведомлять о болезни. Даже если он не принесет листок не- трудоспособности, суд признает увольнение незаконным (апелляционное  определение Московского городского суда от 22.01.2019 № 33-1842/2019). Также  уважительной причиной признают уход за членом семьи. Отказ в обязательном отпуске без сохранения зарплаты. Если работ- ник по закону имеет право на отпуск за свой счет, например как инвалид,  88 Кадровое дело | № 5 Май 2019

Пошаговая инструкция Общество с ограниченной ответственностью «Маскарад» (ООО «Маскарад») АКТ 25.05.2019 № 1 Москва Об отсутствии на рабочем месте Мною, Филоновым Евгением Евгеньевичем, начальником отдела кадров, в присутствии ин- спектора отдела кадров Семеновой Веры Валентиновны и главного бухгалтера Орловой Анастасии Романовны составлен настоящий акт о нижеследующем. Специалист по продажам Кузьмин Алексей Иванович отсутствовал на рабочем месте 25 мая 2019 года с 9.00 до 15.00. На телефонные звонки Кузьмин А.И. не отвечал, родственники и коллеги по работе его отсутствие пояснить не смогли. Начальник отдела кадров Филонов Е.Е. Филонов 25.05.2019 Содержание акта подтверждаем: Семенова В.В. Семенова инспектор отдела кадров Орлова А.Р. Орлова главный бухгалтер и ему не согласовали заявление, уволить за прогул нельзя. В этом случае 89 работодатель не может выбирать, предоставлять гарантию или отказать (апелляционное определение Саратовского областного суда от 28.06.2018 по делу № 33-4712/2018). Это же правило касается учебных отпусков, до- полнительных выходных для ухода за ребенком-инвалидом и т.  д. Это ситуации, в которых достаточно лишь заявления работника и подтверж- дающего документа. Невыплата зарплаты. Если зарплату задержали на срок более 15 дней, работник может не выходить на работу (ч. 5 ст. 142 ТК). Но должен преду­ предить работодателя в письменном виде. Невозможность добраться на  работу. Если сотрудник объективно не мог доехать до работы, увольнять его за прогул рискованно. Например, работник трудился в тайге и мог доехать на объект только на транспор- те компании. А на единственный транспорт он опоздал на три минуты. В итоге сотрудник на работу не попал и отсутствовал более четырех часов. Его уволили за прогул. Но суд посчитал, что вины работника в прогуле нет (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 27.02.2019 по делу № 33-2997/2019). Уговор на честном слове. Если разрешили сотруднику отсутствовать на работе без оформления, увольнять его за прогул опасно. Ведь свидетели подтвердят, что человек работал. Так, работника завода отпустили пораньше по личным обстоятельствам. Бригадир устно дал согласие. Работодатель e.kdelo.ru | № 5 Май 2019

ДОКУМЕНТООБОРОТ уволил сотрудника за прогул. Суды первой и апелляционной инстанции отказали работнику в иске. Они сослались на то, что нет официального подтверждения того, что сотруднику предоставили отгул. Верховный суд направил дело на новое рассмотрение, так как суды рассмотрели вопрос формально (определение от 18.06.2018 № 66-КГ18-8). Ошибка 2. Неправильно определили период прогула Прогулом признают две ситуации. Первая — сотрудника нет на рабочем месте весь рабочий день, независимо от продолжительности. Вторая — сотрудника нет на рабочем месте больше четырех часов подряд (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК). Больше всего вопросов возникает по поводу четырех часов. Чтобы счи- тать неявку прогулом, работник должен отсутстовать больше четырех часов непрерывно. Например, рабочий день сотрудника с 9.00 до 18.00, перерыв с 12.00 до 13.00. Если сотрудник отсутствовал с 9.00 до 11.00, а потом с 13.00 до 17.00, то прогула не будет, так как работник появлялся на работе и не было непрерывного отсутствия более четырех часов. Еще один важный вопрос при определении времени прогула — это пере- рыв для отдыха и питания. По общему правилу, он в рабочее время не вклю- чается (ч. 1 ст. 108 ТК). Поэтому в период прогула обед не входит. Например, сотрудника не было на рабочем месте с 9.00 до 13.30. При этом у него обе- денный перерыв с 12.00 до 13.00. Час для отдыха и питания в рабочее время и в прогул не входит. Соответственно, сотрудник отсутствовал на рабочем месте только 3 часа 30 минут — с 9.00 до 12.00 и с 13.00 до 13.30. Уволить со- трудника за прогул нельзя. 90 Кадровое дело | № 5 Май 2019

Пошаговая инструкция Генеральному директору ООО «Романс» Сергееву Р.Д. от бухгалтера Еремина К.В. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Я, Еремин Константин Владимирович, 22 мая 2019 года отсутствовал на рабочем месте 4 часа 30 минут с 13.00 до 17.30 по причине того, что мне срочно нужно было уйти ко врачу, который принимает только в это время, а следующая запись возможна только через два месяца. Еремин К.В. Еремин 23.05.2019 Получено Фролов Е.Е. Фролов Руководитель отдела кадров Вместе с тем суды отмечают, что перерыв для отдыха и питания не раз- 91 деляет рабочий день на части, он остается единым. Поэтому, если обед вкли- нивается в прогул, но за вычетом времени перерыва сотрудника не было более четырех часов, судебная практика на стороне работодателя. Компания может подсчитать время непрерывного отсутствия, исключив из него обед (апелляционное определение Свердловского областного суда от 24.11.2017 по делу № 33-20422/2017). Например, сотрудника не было на работе с 9.00 до 14.30. При этом у него обеденный перерыв с 12.00 до 13.00. В этом случае прогул есть, так как за вычетом времени обеда сотрудника не было 4,5 часа. Сотрудник должен отсутствовать более четырех часов. Если работника не было ровно четыре часа, то уволить его за прогул нельзя (апелляционное определение Свердловского областного суда от 13.03.2018 по делу № 33-4752/2018). Прежде чем уволить сотрудника за прогул, проверьте, есть ли режим ра- боты в трудовом договоре или в ПВТР. Убедитесь, что сотрудника ознакомили с ПВТР, если режим указали там. Если установили конкретное время начала и окончания рабочего дня и дни работы определили в графике сменности, проверьте, есть ли подпись работника в графике. Если реальный режим работы не соответствует документам, увольнять за прогул рискованно. Невнимательность может привести к проигрышу спора с работником. Пример Работника уволили за  прогул. Суд установил, что есть противоречия между трудовым договором и ПВТР. В деле было несколько графиков работы — на ос- новании одного работника уволили. Но доказать, что сотрудника ознакомили с этим графиком, работодатель не смог. Выявили еще один график, который e.kdelo.ru | № 5 Май 2019

ДОКУМЕНТООБОРОТ составил непосредственный руководитель. По этому графику день прогула был выходным. Суд признал увольнение незаконным (апелляционное определение Приморского краевого суда от 14.11.2017 по делу № 33-11311/2017). Ошибка 3. Нарушили сроки процедур Зафиксируйте неявку работника в акте (образец на с. 89). Обязательно возьмите у сотрудника письменное объяснение, по какой причине он отсутствовал на рабочем месте (ч. 1 ст. 193 ТК) (образец на с. 91). Если за два рабочих дня работник не написал объяснение, то составьте еще один акт в произволь- ной форме. Кроме двух дней на письменное  объяснение в законе есть еще два важных срока, которые должен соблюдать работодатель, когда увольняет сотрудни- ка за прогул. С момента совершения проступка должно пройти не больше полугода. А со дня, когда обнаружили прогул, — не больше одного месяца. В месячный срок не входит время отпуска, временной нетрудоспособности работников (ч. 3, 4 ст. 193 ТК). Днем обнаружения проступка считают день, когда о проступке узнал не- посредственный руководитель работника. В этом случае не имеет значения, есть ли у него право применять дисциплинарные взыскания (подп. «б» п. 34 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2, далее — Поста- новление Пленума № 2). 92 Кадровое дело | № 5 Май 2019

Пошаговая инструкция Ошибка 4. Не учли тяжесть проступка и личность работника Работодатель часто подходит к вопросу об увольнении сотрудника за прогул математически, то есть просто считает время его отсутствия. Но забывает, что только одного времени недостаточно. Необходимо учитывать тяжесть проступка (ч. 5 ст. 192 ТК). Суд проверит, причинил ли прогул сотрудника ущерб организации. Ущерб может быть материальный или организационный. При материальном ущер- бе компания теряет деньги. Пример организационного ущерба — неявка сотрудника спровоцировала падение дисциплины. Это важно учесть, если в вашей организации большинство сотрудников не соблюдают дисциплину. Вам в этом случае сложно будет доказать, что неявка одного сотрудника как-то повлияла на работу. Будьте готовы объяснить в суде, какие негативные последствия возникли или могли возникнуть из-за отсутствия сотрудника на работе. Докажите, что именно это наказание объективно и нельзя было применить замечание или выговор. Учтите поведение работника и его отношение к работе (п. 53 Постанов- ления Пленума № 2). Суд оценит предыдущую работу сотрудника в органи- зации. Также проверят, были ли ранее дисциплинарные взыскания или награды и поощрения. Пример Работник — единственный родитель несовершеннолетнего ребенка, который учится в училище. Родителю в последний момент сообщили из училища о на- чале каникул и  необходимости забрать сына. Работник позвонил руководи- телю и по телефону согласовал свой невыход на работу на следующий день. Соответственно, на следующий день он не вышел на работу. В результате его уволили за прогул. В этой ситуации судьи учли, что сотрудник ранее не имел дисциплинарных взысканий. Суд посчитал, что увольнение — это слишком су- ровая мера наказания (апелляционное определение Московского городского суда от 26.02.2019 № 33-5327/2019. Важные выводы 1. Когда считаете время прогула, помните, что обеденный перерыв в него не входит, но и не прерывает. 2. Убедитесь, что реальный график сотрудника совпадает с режимом работы по доку- ментам. Иначе вам грозит проигрыш в суде. 3. Если сотрудник ранее добросовестно относился к работе, не увольняйте, а объявите выговор или замечание. e.kdelo.ru | № 5 Май 2019 93

ДОКУМЕНТООБОРОТ Татьяна СОРОКИНА, эксперт журнала «Кадровое дело» Свидетельства СНИЛС отменили. Оформляйте работников по-новому В статье читайте: Когда ПФР начнет выдавать новые документы вместо карточек СНИЛС Нужно ли обменивать бумажные свидетельства на электронные аналоги Как избежать штрафа, если у сотрудника нет номера СНИЛС Свидетельства СНИЛС отменили с 1 апреля 2019 года. Теперь сотрудники иначе будут подтверждать, что зарегистрированы в системе пенсионного страхования. Что значат эти изменения и какой документ теперь требовать у новых работников вместо зеленой карточки с номером СНИЛС, читайте в нашей статье. Какой документ заменит свидетельство СНИЛС Основное изменение, которое нужно учесть кадровикам, состоит в том, что ПФР лишь перестанет выдавать страховые свидетельства зеленого цвета (образец на с. 95). Реформа не затронула номера СНИЛС, лицевые счета граж- дан не отменили (Федеральный закон от 01.04.2019 № 48-ФЗ, далее — Закон № 48-ФЗ). Изменения связаны с тем, что государство оптимизирует регистрацию в системе учета обязательного пенсионного страхования. Власти считают, что переход на виртуальный СНИЛС упростит доступ граждан к госуслугам. СНИЛС — это страховой номер индивидуального лицевого счета, кото- рый присваивают при регистрации в системе обязательного пенсионного страхования. По этому номеру ПФР учитывает страховой стаж и взносы, которые нужны для пенсии, и предоставляет льготы. СНИЛС нужен, чтобы получить госуслуги, записаться в поликлинику, подать заявление в ЗАГС, оформить документы на ребенка и для многого другого. 94 Кадровое дело | № 5 Май 2019

Объясните коллегам Карточка обязательного пенсионного страхования Персональные данные сотрудника. При Страховой номер индивидуального лицевого смене Ф. И. О. по-прежнему нужно подавать счета (СНИЛС). Номер подтверждает, что сведения сведения в Пенсионный фонд. о сотруднике есть в системе ПФР. Дата, когда сотрудника зарегистрировали в системе пенсионного страхования. Теперь в системе будут учи- тывать не только застрахованных, но и всех граждан. Теперь информацию о  СНИЛС будут предоставлять человеку в  виде электронного или бумажного уведомления1. По информации ПФР, вводить уведомления нового образца будут постепенно, в течение трех месяцев, от- веденных законом на реализацию всех поправок. Уведомления включат в себя все сведения, которые были в страховом свидетельстве: фамилию, имя и отчество человека, дату и место его рож- дения, пол и непосредственно сам СНИЛС. Бумажную версию уведомления можно будет получить в клиентской службе или управлении Пенсионного фонда, а также в МФЦ. Электронное уведомление будет всегда доступно в личном кабинете. Ранее выданные бумажные свидетельства продолжат действовать. Об- менивать их на уведомления не нужно. Однако если работник потеряет карточку, то вместо нее получит уведомление нового образца. После отмены бумажных свидетельств Пенсионному фонду и другим госорганам будет проще классифицировать сведения о застрахованных гражданах. Также в систему автоматически внесут сведения о тех, у кого не было СНИЛС. Индивидуальный номер пенсионного страхования при- 1 pfrf.ru/press_center/~2019/04/04/179390. 95 e.kdelo.ru | № 5 Май 2019

ДОКУМЕНТООБОРОТ своят военнослужащим, домохозяйкам и только родившимся детям. Даже иностранные граждане, которые постоянно или временно проживают в Рос- сии, получат СНИЛС. Теперь в системе будут сведения не только о застрахованных, но и о тех, кто не подлежит обязательному страхованию. «Зарегистрированные лица» — это те, кто не застрахован в ПФР. Работодатели или сами физлица не отчис- ляют страховые взносы для Пенсионного фонда, но теперь ПФР учитывает их в системе. Это нужно для того, чтобы они тоже могли получать госуслуги. Сотрудник может обратиться в любое отделение ПФР, в МФЦ, или воспользо- ваться электронным сервисом на сайте gosuslugi.ru и в единой системе идентифи- кации и аутентификации (ЕСИА), чтобы узнать свой страховой номер. Что учесть при приеме на работу новых сотрудников В статью 65 Трудового кодекса внесли поправки. Теперь при трудоустройстве сотрудник будет представлять работодателю либо зеленую карточку, либо уведомление в электронном виде или на бумажном носителе (ст. 3 Закона № 48-ФЗ). Если у сотрудника, который поступает на работу впервые, не открыт индивидуальный лицевой счет, обратитесь в ПФР. Представьте в терри- ториальное отделение сведения для регистрации сотрудника в  системе индивидуального учета (схема на с. 97): Оформляйте СНИЛС на новых сотрудников как можно раньше, ведь без страхового номера вы не сможете сдать ежемесячный отчет СЗВ-М. Если не укажете страховой номер сотрудников в отчете, заплатите штраф 500 руб. за каждого (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее — Закон № 27-ФЗ). За ошибку в СНИЛС также придется платить штраф, в ПФР не при- Иностранным работникам тоже нужно оформить СНИЛС Номер СНИЛС должен быть не только у граждан РФ, но и у работников-иностран- цев, которые временно пребывают, постоянно или временно проживают в нашей стране. Исключение — высококвалифицированные специалисты (п. 1 ст. 7, ч. 2 ст. 22.1 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, далее — Закон № 167-ФЗ). Поэтому, если иностранец впервые поступает на работу, на него нужно также подать документы в отделение ПФР, чтобы там открыли лицевой счет. Высококвалифицированные иностранные специалисты, которые временно пребывают на территории России, не имеют права на обязательное пенсионное страхование (п. 1 ст. 7 Закона № 167-ФЗ). Поэтому таким сотрудникам документ с номером СНИЛС не выдают. Работодатель не должен делать взносы в ПФР на этих сотрудников. На выплаты остальным иностранным сотрудникам нужно начислять пенсионные взносы. 96 Кадровое дело | № 5 Май 2019

Объясните коллегам Сведения для регистрации в системе ПФР (п. 2 ст. 6 Закона № 27-ФЗ) 97 Фамилия, имя, отчество, а также фамилия, которая была при рождении Пол, гражданство Дата и место рождения Адрес постоянного места жительства Серия и номер паспорта или удостоверения личности, дата выдачи этих документов, наименование выдавшего их органа Дата регистрации в качестве застрахованного лица Идентификационный номер налогоплательщика мут оправданий, что работник сообщил вам неверный страховой номер. Ошибки в номере служащие Фонда считают недостоверными сведениями. Поэтому лучше попросите будущего сотрудника самостоятельно до приема на работу запросить информацию о СНИЛС в ПФР и представить вам документ с номером, чтобы вы успели сдать правильную отчетность. По новым правилам, не нужно оформлять дубликат документа с номером СНИЛС, если сотрудник его потерял. Но при смене Ф. И. О. запрашивать в ПФР документ с новыми данными все еще нужно (подп. «б» п. 10 ст. 1 Закона № 48-ФЗ). Кроме СЗВ-М страховой номер работника нужен для других отчетов в Пен- сионный фонд. Это обязательный реквизит для отчетов по формам РСВ и СЗВ- СТАЖ. Без сведений даже об одном работнике вы не сможете отправить отчет, получите протокол контроля с данными об ошибке. Если передаете отчет в электронном виде, автоматическая программа ПФР просто не примет отчет, посчитав его ошибочным. Если быстро не устраните это, придется платить штраф за каждого сотрудника по 500 руб. (ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ). Также штраф могут взыскать и с должностных лиц (ст. 15.33.2 КоАП). e.kdelo.ru | № 5 Май 2019

ДОКУМЕНТООБОРОТ Какие документы можно, а какие нельзя требовать при приеме на работу* Обязательные документы — П аспорт или другой документ, удостоверяющий личность; — т рудовая книжка, кроме совместителей и впервые поступающих на работу; — с видетельство или уведомление, которое подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета; — документы воинского учета: военный билет, временное удостоверение или удостоверение призывника (за исключением сотрудников-иностранцев) Обязательные с учетом специфики работы — Документ об образовании, если нужны специальные знания или специ- альная подготовка; — медицинская книжка — только работникам определенных сфер деятель- ности, например, торговли, образования, медицины, общепита; — с правка об отсутствии судимости — при приеме на работу, к которой не допускают лиц с судимостью; — справка об отсутствии административного наказания за потребление наркотических или психотропных веществ — при приеме на работу, к которой не допускают лиц после такого наказания Документы, которые нельзя требовать — Свидетельство о знании иностранного языка, если не требуется по долж- ности; — справка об отсутствии беременности; — обязательство не уходить в декретный отпуск; — согласие на передачу персональных данных без ограничений * Статьи 65, 331, 351.1 ТК, п. 9 ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 09.02.2007 № 16-ФЗ, п. 13 ч. 2 ст. 11 Закона от 11.03.1992 № 2487-1, подп. 2 п. 1 ст. 16 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Важные выводы 1. Вместо карточек СНИЛС будут выдавать уведомления с номером индивидуального лицевого счета в системе ПФР. 2. Бумажные свидетельства не теряют силу, их не нужно сдавать в Пенсионный фонд или обменивать на электронный аналог. 3. Если у нового сотрудника нет лицевого счета в ПФР, то, как и раньше, подайте в фонд сведения, чтобы зарегистрировать нового сотрудника в системе. 98 Кадровое дело | № 5 Май 2019



ДОКУМЕНТООБОРОТ Ирина КУРОЛЕС, член Ассоциации юристов России Правила для кадровика. Как сделать должностную инструкцию полезной для работодателя В статье читайте: Чем должностные инструкции помогут кадровику Когда на инструкцию можно ссылаться в трудовом споре Можно ли обязать работника выполнять любые поручения начальника С должностными инструкциями вам будет проще подобрать персонал или уволить тех, кто плохо работает. А сотрудники не смогут заявить, что какие-то действия не входят в их обязанности. Но типовой бланк из интернета не помо- жет. В этой статье найдете рекомендации, как составлять действительно полезные инструкции, и примеры формулировок. Оформите должностную инструкцию как отдельный документ Должностную инструкцию можете оформить в виде отдельного документа или как приложение к трудовому договору. Оба эти варианта законны. Можете выбирать сами, какой удобнее для организации. Но приложения к трудовому договору нужно составлять для конкретного работника и фиксировать именно его обязанности. Чтобы не выполнять многократно одну и ту же работу, лучше утвердить один документ. Это значительно сэкономит ваше время. Хотя коммерческие компании не обязаны разрабатывать должностные инструкции, это полезный документ (схема на с. 101). Ведь в нем вы можете подробно расписать, какие функции должен выполнять сотрудник. Советы по разработке инструкций дал Минтруд (письмо от 13.03.1996 № 482-ВК). Они касаются государственных организаций, но и коммерческие тоже могут их применять. 100 Кадровое дело | № 5 Май 2019