Издается с 2002 года ISSN 1727-2459 И ОФИС-МЕНЕДЖЕРА. ПРАКТИЧЕСКИЙ ЖУРНАЛ 01 9 771727 245159 e.sekretaria.ru 1 ЯНВАРЬ 2019 Делопроизводство Оформляем организационные документы по новым ГОСТу и Примерной инструкции 12 Делопроизводство Информационные Секретарь Шесть шагов к идеальной технологии и руководитель резолюции: упростите Как создать Как договориться работу себе электронный журнал с руководителем: и руководителю 24 регистрации документов скрипты и приемы в Excel 46 переговоров 60
Новости от главного редактора Январь – это прекрасный старт для новых возможностей! Что можно делать зимой, особенно после новогодних празд- 13 ников? Приходить в себя, строить новые планы, открывать января – свои перспективы и возможности, учиться жить ярко, неза- День российской бываемо и красиво. Это все и о работе тоже. Мы испытываем вместе с вами такие же сильные желания. С чего мы пред- печати лагаем начать этот волшебный и насыщенный 2019 год? Оформите организационные документы по новым ГОСТу и Примерной инструкции. Структурируйте, офор- мите, согласуйте и утвердите их по-новому в новом году (с. 12). Сделайте шесть шагов к идеальной резолюции и упро- стите работу себе и руководителю. Составлять резолюции нужно так, чтобы исключить двоякое толкование и понима- ние текста. Читайте об этом на странице 24. Создайте электронный журнал регистрации доку- ментов в Excel. Используйте готовую структуру журнала регистрации документов и справочников к нему (с. 46). Проведите переговоры с руководителем. Важно аргументировать свою точку зрения, поддержать ее фактами и помочь шефу решить его проблемы (с. 60). Научитесь использовать small talk, даже если вы не говорите свободно на английском. Это очень пригодится при встрече иностранных партнеров компании и на различных меропри- ятиях. Нюансы на странице 90. Желаю вам с отличным настроением начать новый, удивительный год вашей жизни! С уважением, главный редактор журнала Екатерина ГУБЕРНСКАЯ [email protected] 1
№ 1, январь 2019 Содержание Компас секретаря Номер за 5 минут.............................................................................................. 6 Календарь......................................................................................................... 6 Новости.............................................................................................................. 8 Нужна ли печать на грифе утверждения документа приказом?........... 44 Делопроизводство Информационные технологии Работа с документами Компьютер и интернет Оформляем организационные Как создать электронный журнал документы по новым ГОСТу регистрации документов в Excel...............46 и Примерной инструкции............................. 12 Вопрос – ответ Как отредактировать видеоролик?...........57 Шесть шагов к идеальной резолюции: упростите работу себе и руководителю....24 Секретарь и руководитель Памятка-календарь Взаимодействие Памятка-календарь на 2019 год...................34 Как договориться с руководителем: скрипты и приемы эффективных Практикум переговоров................................................. 60 Домашнее задание № 1..................................36 Вопрос – ответ Как понять, что имел в виду Ответ на домашнее задание из № 12.......... 38 руководитель?.....................................................69 Вопрос – ответ Как правильно составить письмо-согласие в ответ на просьбу или предложение?..................... 41
Редакционная коллегия В.И. Андреева – научный редактор журнала, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия, к. и. н. Профессия секретарь Л.М. Вялова – доцент кафедры документоведения Российс кого Обеспечение жизнедеятельности офиса государственного гуманитарного университета, к. и. н. Как выбрать кофеварку или кофемашину в офис............................. 74 В.П. Козлов – профессор Российского государственного гума- Вопрос – ответ нитарного университета, д. и. н. Что брать с собой помощнику на выездную встречу?.......................................83 М.В. Ларин – завкафедрой автоматизированных систем докумен- тационного обеспечения управления Российского государств енного гуманитарного университета, д. и. н., профессор Л.В. Санкина – доцент кафедры документоведения Российского государств енного гуманитарного университета, к. и. н. Личная эффективность и офис-менеджера Портрет профессионала e.sekretaria.ru Екатерина НОВИКОВА: «Умение слушать и слышать – один из главных навыков, которые я приобрела на должности ассистента»............................88 Обучение и карьера Искусство small talk – встречаем иностранных партнеров компании..............90
Компас секретаря Портрет профессионала «Умение слушать и слышать – один из главных навыков, которые я приобрела на своей должности. Я использую его не только в работе, но и в личной жиз- ни», –делитсяЕкатеринаНОВИКОВА 88 Делопроизводство Информационные технологии Шесть шагов к идеальной Как создать электронный журнал резолюции: упростите работу регистрации документов в Excel себе и руководителю Даем готовую для практического приме- Если резолюции написаны неверно или нения структуру журнала регистрации не содержат достаточной информации, документов и справочников к нему. Вы вопросы исполнители зададут вам. Про- сможете создать регистрационные жур- следите за корректными формулировками, налы для различных документопотоков унифицируйте оформление резолюции 24 и сформировать сводную статистику 46 Февраль 2019 Календ. дней – 28; рабочих – 20; вых. и праздн. – 8 пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 27 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 6 e.sekretaria.ru
Главное в номере Номер за 5 минут Оформляем организационные 4 документы по новым ГОСТу и Примерной инструкции уровня рубрикации допустимы для Как по-новому структурировать и оформить локального текст локального акта, согласовать его и утвер- дить – читайте в статье 12 нормативного акта Секретарь и руководитель Личная эффективность Как договориться Искусство small talk – встречаем с руководителем: скрипты иностранных партнеров и приемы эффективных компании переговоров Расскажем, как беседовать с гостями Переговоры с руководителем – это серьез- на английском языке, если вы не може- ный вызов, к которому необходимо под- те говорить свободно и у вас небольшой готовиться. Аргументируйте свою точку словарный запас. Как приветствовать, зрения и поддержите ее фактами 60 использовать small talk, прощаться? 90 Важные даты февраля 8 День 9 День работника 10 День 13 Всемирный российской науки гражданской дипломатического день радио авиации работника 14 День 23 День защитника компьютерщика 18 День транспортной 21 Международный Отечества полиции России день родного языка № 1, январь 2019 7
Компас секретаря Пособия беременным и мамам с детьми в 2019 году увеличатся С 1 января 2019 года увеличится МРОТ 24 536,57 руб. Ежемесячное пособие по ухо- до 11 280 руб., что приведет к увеличению ду за ребенком, исчисленное из МРОТ, минимального пособия по беременности в 2019 году составит 4512 руб. и родам. Кроме того, для расчета пособий учитывается зарплата за два предыдущих Минимальный размер пособия по бере- года с учетом предельной базы по взносам. менности и родам за 140 дней отпуска «Предел» за 2017 и 2018 годы составляет с 1 января 2019 составит 51 919 руб. Подни- 755 000 и 815 000 руб. соответственно. Таким мут также максимальный размер пособия образом, максимальный размер пособия по беременности и родам за 140 дней отпус по уходу за ребенком в 2019 году составит ка. Сумма выплат составит 301 095,20 руб. 26 152,27 руб. Напомним, в 2018 году он составлял 282 493,40 руб. Напомним, в 2018 году максимальное пособие по уходу за ребенком составляло Источник: sekretariat.ru Россияне смогут отслеживать записи в трудовой книжке онлайн В 2020 году россияне смогут отслеживать об увольнении. Будет сформирована база записи в трудовых книжках, которые данных для хранения информации о ста- делает работодатель, онлайн. Также же работника. граждане смогут направлять свои данные в электронном виде работодателю – напри- Преимущество электронного докумен- мер, при устройстве на работу. В Минтру- та состоит в том, что его тяжело потерять де рассчитывают, что соответствующий и невозможно подделать. Также от вве- законопроект примут в 2019 году, а в 2020-м дения электронных трудовых книжек он вступит в силу. выиграют те россияне, которые работают удаленно. К тому же это должно избавить Предполагается, что работодатели граждан от необходимости предостав- будут направлять в ПФР в электронном лять информацию о стаже при обращении виде сведения о трудовой деятельности за государственными услугами. работников – прием на работу, перевод на другое место работы и информацию Источник: kdelo.ru 8 e.sekretaria.ru
Новости В Минкомсвязи рассказали, каким будет российский электронный паспорт Новая форма паспорта гражданина РФ Предполагается, что паспорт с чипом со встроенным чипом, помимо персональ- будут выдавать сроком на 10 лет, при ных данных, будет содержать фотогра- этом нельзя будет одновременно владеть фию, информацию об отпечатках пальцев двумя паспортами – бумажным и элек- и электронную подпись. Документ будет тронным. Перевод россиян с бумажных выглядеть, как пластиковая банковская на электронные паспорта планируют карточка, со встроенным чипом и фотогра- начать с 2021 года. Электронный паспорт фией. Основой процесса выдачи паспортов позволит россиянам не носить с собой станет государственная система «Мир», множество документов. на базе которой уже сейчас выдают загран- паспорта с чипами. Источник: sekretariat.ru Перевести пенсионные накопления можно будет при помощи простой ЭП В России могут значительно упростить Эксперты опасаются, что перевод процесс перевода пенсионных накоплений на ПЭП несет в себе риск неправомерного через портал госуслуг и личный кабинет перевода пенсионных накоплений, в связи застрахованного лица (ЛКЛЗ). Для этого с чем нововведение потребует пересмотра при подаче заявления о смене страховой модели защиты информационных систем организации предлагают ввести возмож- электронного правительства, а также ность использовать простую электрон- внедрения новых механизмов, которые ную подпись (ПЭП) вместо усиленной обеспечат безопасность персональных квалифицированной. Напомним, сейчас данных и пенсионных накоплений граж- подать заявление о переводе пенсионных дан. Кроме того, перевод на простую ЭП накоплений можно тремя способами: может поставить НПФ, принадлежащие лично прийти в отделение ПФР или МФЦ; государственным банкам, в привилеги- отправить заверенное нотариусом заявле- рованное положение, приведя к монопо- ние в ПФР; подать заверенное усиленной лизации рынка. квалифицированной ЭП заявление через Единый портал госуслуг и ЛКЛЗ. Источник: sekretariat.ru № 1, январь 2019 9
Сиозв меерлшосекчуенлМйсь.птитковерол,ахнсудкджлоежалндои,ыки,втааарлехьтиятнессккятиойр Делопроизводство Оформляем организационные документы по новым ГОСТу и Примерной инструкции 12 Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству Работа с документами Практикум 36 Шесть шагов к идеальной Домашнее резолюции: упростите работу задание № 1 себе и руководителю 24
Делопроизводство Оформляем организационные документы по новым ГОСТу и Примерной инструкции Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству Из статьи вы узнаете: Как утвердить ЛНА по новым правилам Как по-новому структурировать и оформить текст ЛНА Что нового появилось в оформлении титульного листа ЛНА Как согласовать проект ЛНА по новым правилам Еще по этой теме Пришло время переделать локальные нормативные доку- «Новый ГОСТ по дело- менты по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Примерной инструкции производству. Что по делопроизводству в государственных организациях. в документах с 1 июля С чего начать? Обратите внимание на структуру текста будем оформлять и титульный лист. Как по новым правилам должны про- по-новому», № 6, 2018 ходить согласование и утверждение локальных норматив- ных актов (ЛНА)? Как по-новому структурировать и оформить текст локального акта Рассмотрим все нововведения в оформлении ЛНА на при- мере Инструкции по делопроизводству организации. Используйте четыре уровня рубрикации и допусти- мые наименования структурных элементов. Текст – это главное в любом документе. Как структурировать и излагать 12 e.sekretaria.ru
Работа с документами информацию, рассказывает ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.18)*: «Текст Обратите внимание! документа может содержать разделы, подразделы, пункты, Порядок и содержание подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней разделов могут варьиро- рубрикации текста не должно быть более четырех». ваться в разных компани- ях: строго утвержденной На практике это означает, что номера фрагментов текста структуры Инструкции ЛНА типа «1.3.5.23.11.8.», а также всевозможные «Часть», по делопроизводству «Глава» и «Параграф» ушли в прошлое. Структура текста в коммерческих органи- должна быть более лаконичной и четырехуровневой. Рас- зациях нет смотрим структуру ЛНА на примере Инструкции по дело- производству негосударственной организации. Структур- ный элемент верхнего уровня – раздел. Наша Инструкция имеет 10 разделов: 1. Общие положения. 2. Термины и определения, сокращения. 3. Требования к оформлению документов. 4. Организация работы с документами. 5. Система электронного документооборота. 6. Особенности работы с электронными документами. 7. Прием, обработка, регистрация и распределение посту- пающей корреспонденции. 8. Организация исполнения документов и поручений. 9. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов. 10. Оформление и отправка исходящих документов. Рассмотрим подробнее структуру третьего раздела «Требо- вания к оформлению документов» (образец на с. 14). Выделим четыре уровня: раздел, подраздел, пункт, подпункт. Дро- бить текст на более мелкие единицы нельзя. Структурных элементов текста может быть и меньше: только разделы и пункты (образец на с. 14). Подразделы и подпункты в тек- сте ЛНА факультативны, и используют их только по мере необходимости. * ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система 13 стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организаци- онно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, далее – ГОСТ-2016). № 1, январь 2019
Делопроизводство Четыре уровня структуры текста ЛНА на примере раздела Инструкции по делопроизводству ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ … 3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 1 3.1. Бланки документов. 2 3.1.1. Документы Общества оформляются на бланках или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. 3 … 3.1.3. В Обществе применяются следующие бланки: 3 – общий бланк; – бланк письма; – бланк приказа. Введение в обращение новых бланков осуществляется по мере необходимости, по поруче- нию (разрешению) генерального директора Общества. 3.1.3.1. Общий бланк используется для изготовления документов, бланки для которых не установлены настоящей Инструкцией … 4 3.1.3.2. Бланк письма включает в себя реквизиты: … 4 3.1.3.3. Бланк приказа включает в себя реквизиты: … 4 … 1 – раздел; 2 – подраздел; 3 – пункт; 4 – подпункт. Два уровня элементов текста в ЛНА на примере раздела Инструкции по делопроизводству ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1 1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства, создания и оформления документов, образующихся в дея- тельности общества с ограниченной ответственностью «Олимп» (далее – Общество), и поря- док работы с ними. 2 … 1 – раздел; 2 – пункт. e.sekretaria.ru 14
Работа с документами Размещайте справочные элементы после текста. Мно- Полезный совет гие ЛНА сопровождают материалы справочного характера: По вопросу согласования таблицы, схемы, диаграммы, рисунки и т. п. В соответствии проектов ЛНА рекомен- с Примерной инструкцией** (п. 3.13) все эти материалы дуем изучить Примерную помещают не сразу после упоминания, а выносят из текста инструкцию, раздел IV ЛНА в приложения (образец на с. 16). Отметку о приложении «Согласование проектов оформляйте в соответствии с ГОСТ-2016 (п. 5.19) и Пример- документов. Подписание ной инструкцией (п. 2.44). (утверждение) проектов документов» Соблюдайте новые требования в оформлении тек- ста. ГОСТ-2016 содержит общие требования к оформлению текстов документов (раздел 3). Перечислим те, которые актуальны для ЛНА: – вторую и следующие страницы документа нумеруйте, номер располагайте посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа; – допустимо создавать документ на лицевой и оборотной сторонах листа; – заголовки разделов и подразделов печатайте с абзац- ным отступом (образцы на с. 14) или центрируйте по ширине текста; – текст печатайте через 1–1,5 межстрочных интервала; – выравнивайте текст по ширине листа; – нормативные правовые акты организации оформляйте с титульным листом. Как по новым правилам согласовать 15 и утвердить проект локального акта Используйте электронное согласование не только в СЭД. Если в организации есть система электронного документо- оборота (далее – СЭД), то согласование происходит в ней. Если СЭД нет, то Примерная инструкция допускает согласо- вывать документы с помощью корпоративной электронной ** Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44, далее – Примерная инструкция). № 1, январь 2019
Делопроизводство Справочный материал к разделу Инструкции по делопроизводству ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ … 5.1. РЕГИСТРАЦИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ 5.1.1. Переписка между структурными подразделениями Общества осуществляется путем обмена служебными записками. Все виды работ с документом «Служебная записка» осу- ществляются в Обществе только в электронном виде. Блок-схема процесса создания служеб- ной записки в СЭД представлена в Приложении 10. … Приложение 10 к Инструкции по делопроизводству ООО «Олимп»
Работа с документами Лист согласования к проекту ЛНА ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ к проекту Инструкции по делопроизводству ООО «Олимп» № Должность Фамилия, ини- Отметка Дата Примечание п/п согласующего циалы согласу- о согласова- согласо- лица ющего лица нии вания 1 Помощник гене- Синеглазова М. Р. Согласовано 07.12.2018 рального дирек- тора 2 Начальник Служ- Тарасова Е. К. Согласовано 07.12.2018 Электронное бы ДОУ сообщение прилагается 3 Административ- Васильева В. М. Согласовано 10.12.2018 Электронное ный директор сообщение прилагается 4 Начальник юриди- Максимов Н. К. Согласовано 12.12.2018 Электронное ческого отдела сообщение прилагается … почты. Вам только нужно оформить лист согласования 17 и приложить к нему электронные сообщения сотрудников, которые участвуют в согласовании проекта документа. На практике это означает, что исполнитель в отсутствие СЭД больше не должен преследовать каждое согласующее лицо по очереди с проектом документа в руках. Проект рас- сылают по электронной почте, а когда получают ответы, оформляют лист согласования не с личными подписями согласующих, а с приложением распечаток их ответных сообщений (образец выше). Из электронного сообщения о согласовании должно однозначно следовать, кто и что согласует или не согласует (образец на с. 18). В таких сообще- ниях нежелательны формулировки типа: «Прошу согласо- вать приложенный документ» и «Да» в ответ. № 1, январь 2019
Делопроизводство Письмо-запрос Кому: Максимов Николай Константинович [email protected] Тема: Согласование проекта Инструкции по делопроизводству Вложение: Инструкция по делопроизводству_пр_2_согл.doc Уважаемый Николай Константинович! Прошу согласовать проект Инструкции по делопроизводству (прилагается). С уважением, Помощник генерального директора Синеглазова Мария Романовна 10-22 Письмо-ответ Кому: Синеглазова Мария Романовна [email protected] Тема: Re: Согласование проекта Инструкции по делопроизводству Согласовано Начальник юридического отдела Максимов Николай Константинович 13-01 Создайте и используйте перечень обязательных согла- сующих лиц. Для этого вы должны знать, кто согласовывает документы в организации. Первым согласует проект доку- мента непосредственный исполнитель, то есть автор доку- мента. Вторым – руководитель подразделения-исполнителя 18 e.sekretaria.ru
Работа с документами или начальник автора. Это видно в образце на странице 17. Таким образом снимается вопрос о том, должен ли быть под- писан проект документа: не должен, потому что юридиче- скую силу ему придаст гриф утверждения руководителем, а не подпись исполнителя. Исполнитель и его начальник только согласуют проект документа. Затем документ согласуют руководители структурных подразделений, компетенции которых затрагивают подня- тые в ЛНА вопросы или если эти руководители фигурируют в ЛНА в качестве исполнителей. Пример. Если в проекте Положения о службе ДОУ говорится о том, Еще по этой теме что каждый директор назначает в своей дирекции работника, ответ- «Что изменится в норма- ственного за делопроизводство, то согласовывать проект положения тивной базе делопроиз- будет каждый из директоров. водства и архивного дела до конца 2018 года», Замыкают список согласующих лиц начальники юридиче- № 10, 2018 ской службы и службы делопроизводства. Первый – для ЛНА и приказов, второй – для всех документов. Если документ связан с финансовыми затратами, то в список согласующих лиц обязательно включают начальника финансовой службы. Таким образом, минимальный список состоит из четы- рех согласующих лиц: исполнитель проекта, руководитель подразделения-исполнителя, руководитель юридической службы и руководитель службы делопроизводства. Используйте утвержденные сроки согласования для документов. Сроки исчисляют в рабочих днях. В При- мерной инструкции есть примерные сроки согласования документов. Процитируем пункт 4.6 Примерной инструкции: «4.6. Сроки согласования документов устанавливаются… в зависимости от вида документа и объема документа, включая приложения к нему. Сроки согласования доку- ментов составляют: – проекты деловых (служебных) писем – 1–3 рабочих дня; – проекты приказов без приложений – 1–3 рабочих дня; – проекты приказов с приложениями справочного харак- тера – 3–5 рабочих дней; № 1, январь 2019 19
Делопроизводство Приказ об утверждении ЛНА Общество с ограниченной ответственностью «Олимп» № 645 (ООО «Олимп») ПРИКАЗ 20.12.2018 Москва Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству ООО «Олимп» В целях оптимизации делопроизводства ООО «Олимп» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2019 Инструкцию по делопроизводству ООО «Олимп» (приложение). 2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Генеральный директор Корниенко С. В. Корниенко Еще по этой теме – проекты приказов с приложением локальных норма- «Как внести изменения тивных актов в зависимости от их объема (не более 50 стра- в локальные норматив- ниц) – 5–10 рабочих дней; ные акты в конце года», № 11, 2018 – проекты локальных нормативных актов, утверждае- мых непосредственно подписью руководителя (не более 50 страниц) – 5–10 рабочих дней; – проекты протоколов заседаний (совещаний) при необ- ходимости их согласования, в зависимости от объема доку- мента – 1–3 рабочих дня. Сроки согласования проектов документов, направляе- мых на внешнее согласование, не должны составлять более 30 календарных дней». Отметим, что предлагаемые сроки более чем адекват- ны, и негосударственные организации могут переносить их в свои инструкции. 20 e.sekretaria.ru
Работа с документами Отметка об утверждении приказом на ЛНА Приложение УТВЕРЖДЕНА приказом ООО «Олимп» от 20.12.2018 № 645 Оформляйте гриф утверждения на ЛНА, оформлен- Еще по этой теме ных как приложение к приказу. Порядок утверждения «Как с помощью документов описан в пункте 2.41 Примерной инструкции. инструкции по дело- Будет ли ЛНА утвержден лично директором или приказом, производству внедрить определяет исполнитель. Разница в том, что при личном новый ГОСТ за пять утверждении документ вступает в силу в момент утверж- шагов», № 6, 2018 дения, а приказ дает возможность назначить для этого другой день. Нужно также помнить, что при утверждении приказом ЛНА становится приложением к нему, и здесь необходимо правильно оформить еще один реквизит – «Отметка о при- ложении» (п. 5.19 ГОСТ-2016). В приказе (образец на с. 20) при первом упоминании утверждаемого документа пишем «(приложение)» или, если утверждается несколько доку- ментов, «приложение 1» («приложение № 1»). На самом ЛНА на месте грифа утверждения сначала указываем то, что это приложение, а затем данные приказа (образец выше). Что нового в оформлении титульного листа 21 локального акта И ГОСТ-2016, и Примерная инструкция допускают оформ- ление ЛНА с титульным листом (образец на с. 22). Функция титульного листа – нести на себе всю идентифицирующую информацию о ЛНА и реквизиты, придающие ему юриди- ческую силу. № 1, январь 2019
Делопроизводство Титульный лист Инструкции по делопроизводству Общество с ограниченной ответственностью «Олимп» 1 СОГЛАСОВАНО 2 Приложение УТВЕРЖДЕНА 3 Начальник Управления делами приказом ООО «Олимп» от 20.12.2018 № 645 Министерства экономического развития Терентьев М. С. Терентьев 10.12.2018 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ 4 Помощник генерального директора Синеглазова М. Р. Синеглазова 07.12.2018 5 Начальник Службы ДОУ Тарасова Е. К. Тарасова 07.12.2018 5 Административный директор Васильева В. М. Васильева 07.12.2018 5 Начальник юридического отдела Максимов Н. К. Максимов 07.12.2018 5 Москва – 2018 6 1 – наименование организации; 2 – гриф согласования; 3 – гриф утверждения с отметкой о при- ложении; 4 – наименование документа; 5 – визы согласования; 6 – место составления и год издания документа. 22 e.sekretaria.ru
Работа с документами Форма титульного листа есть в Приложении А к ГОСТ- Еще по этой теме 2016. Обратите внимание на двойной реквизит «Гриф согла- «Оформляем документы сования документа»: один расположен на уровне грифа по-новому. Требования утверждения, второй – под заголовком. ГОСТ Р 7.0.97-2016», № 5, 2018 У этих двух реквизитов разный статус: «верхнее» – внешнее согласование, его проводят, когда ЛНА нужно согласовать с вышестоящей организацией или ведомством (п. 5.20 ГОСТ-2016). Если у компании нет вышестоящих организаций или ведомств, то этот реквизит не заполняют. «Нижняя» виза – внутреннее согласование, и здесь распи- сываются должностные лица – работники организации (п. 5.21 ГОСТ-2016). Мы уже выяснили, что один ЛНА как минимум будут согласовывать четыре человека, а как максимум – началь- ники всех структурных подразделений. В последнем слу- чае поместить все визы на титульный лист затрудни- тельно. Тогда целесообразно убрать визы с титульного листа и разместить их, как советует ГОСТ-2016 (п. 5.21), на обороте последнего листа документа. Если и его мало, то на листе согласования, который станет неотъемлемой частью ЛНА. Небольшое количество виз можно оставить на титульном листе. Мы рассмотрели правила оформления локальных нор- мативных актов в соответствии с ГОСТ-2016 и Примерной инструкцией. Любая организация может следовать этим правилам, чтобы ее ЛНА были актуальны. ВАЖНЫЕ ВЫВОДЫ 1. Чтобы ваши ЛНА были всегда актуальны, обновите их на основе информации из ГОСТ-2016 и Примерной инструкции. 2. Используйте четыре уровня рубрикации для ЛНА и только допустимые наименования структурных элементов. 3. Создайте перечень обязательных согласующих лиц и используйте электронное согласование документов не только в СЭД. № 1, январь 2019 23
Делопроизводство Шесть шагов к идеальной резолюции: упростите работу себе и руководителю Инна САМСОНОВА, документовед, специалист по ДОУ и делопроизводству Из статьи вы узнаете: Как подготовить проект резолюции Как распределить документы и передать на рассмотрение Как унифицировать оформление резолюций Как проследить за корректными формулировками резолюции Еще по этой теме Резолюцию на документе ставит руководитель, но от вашей «Виза и резолюция: помощи и правильных действий многое зависит. Все доку- путать нельзя!», менты проходят через вас, вы – связующее звено между № 2, 2018 руководителем и исполнителями. Если резолюции написаны неверно или в них недостаточно информации, все вопросы 24 исполнители зададут вам. Если они оспаривают резолю- цию, также пойдут вам. Как избежать ошибок? Предлагаем по шагам пройти путь к идеальной резолюции, оптимизи- ровать работу и сэкономить время свое и руководителя. Шаг 1. Распределите документы Распределение – ответственная аналитическая работа: про- смотрев поступившие документы, вы должны определить, кому из должностных лиц передать их на рассмотрение. Пометки «Отдел рекламы», «Бухгалтерия», «Василье- ву В. В.», которые руководитель сделает вместо резолюции, e.sekretaria.ru
Работа с документами свидетельствуют о том, что вы распределили документы неправильно. Например, входящие письма о направлении отчетов о доходах и расходах направляют сразу в финансовое управление. Разработайте перечень документов, которые можно передавать на рассмотрение, минуя руководителя (образец на сайте sekretariat.ru/examples). Утвердите его у руководителя и ознакомьте с ним подразделения. Шаг 2. Передайте документ на рассмотрение нужному руководителю Чтобы правильно адресовать документы после распределе- Еще по этой теме ния, руководствуйтесь приказом о распределении обязан- «Новый ГОСТ по дело- ностей в организации (образец на с. 26) или должностными производству. Что инструкциями сотрудников. в документах с 1 июля будем оформлять Обычно при подготовке резолюций используют прин- по-новому», № 6, 2018 цип иерархии: от верхнего уровня управления к нижнему. Как правило, каждый руководитель адресует резолюцию только тем должностным лицам, деятельностью которых он руководит в соответствии с организационной структурой и распределением обязанностей. Соподчиненность долж- ностных лиц может привести к тому, что на документе последовательно проставят несколько резолюций. И каждая последующая резолюция не будет отменять предыдущее распоряжение, уточняя его и детализируя. Резолюция Кому адресована Директор – заместителю Петрову П. П. Рассмотрите и сообщите свое мнение до 16.01.2019. Иванов 10.01.2019 Серову С. С. Заместитель – началь- Прошу дать предложения до 15.01.2019. нику отдела Петров 11.01.2019 Начальник отдела – Васину В. В. исполнителю Подготовить аналитический обзор до 14.01.2019. Серов 12.01.2019 № 1, январь 2019 25
Делопроизводство Приказ о распределении обязанностей Общество с ограниченной ответственностью «Класс» (ООО «Класс») ПРИКАЗ 10 мая 2018 г. № 12-03/15 Москва В связи с изменением организационной структуры ООО «Класс» ПРИКАЗЫВАЮ: Утвердить следующее распределение обязанностей между руководством ООО «Класс» по курированию структурных подразделений: 1. Генеральный директор Васильев Е. П. курирует юридический отдел, отдел кадров, отдел безопасности. 2. Заместитель генерального директора Краснов П. Н. курирует финансовый отдел, отдел маркетинга, отдел продаж. 3. Заместитель генерального директора Николаев К. Г. курирует отдел информатизации, общий отдел, отдел по связям с общественностью. Генеральный директор Виноградов Д. Ю. Виноградов Шаг 3. Проследите за корректными формулировками резолюции Обратите внимание! Резолюция должна быть понятной, чтобы у исполнителя Правильно подготовлен- не возникала потребность в дальнейших разъяснениях. ная резолюция помогает избегать конфликтных Элементы резолюции. Реквизит резолюция включает: ситуаций между руково- фамилии, инициалы исполнителей; поручение по документу; дителем, сотрудниками срок исполнения – при необходимости; подпись лица, вынес- и структурными подраз- шего резолюцию, дату резолюции (п. 5.28 ГОСТ Р 7.0.97-2016). делениями Резолюция может включать все эти элементы или только некоторые. Так, в резолюции может отсутствовать содержа- ние поручения или срок исполнения. Когда документ не тре- бует дополнительных указаний по исполнению, направлен для информации или в нем излагают стандартную ситуацию с типовыми сроками исполнения – во всех этих случаях резолюцию оформляют упрощенно. 26 e.sekretaria.ru
Работа с документами Примеры индивидуальной и коллективных резолюций Индивидуальная Коллективная Коллективная с несколькими поручениями с одним поручением Фоменко К. Ю. Тихонову Р. Б. Федорову К. М. Для исполнения Лунину В. Е. Подготовить отчет по разделу 1. Срок – 11.02.2019 Устиновой Т. А. Срок – 30.01.2019 Макаров 01.02.2019 Для использования в работе Поляковой Л. Н. Реутов 04.02.2019 Разработать сводный график погашения задолженности. Срок – 01.02.2019 Иванькову И. В. Отчет по выполненным мероприятиям – еже- недельно по средам в форме служебной записки. Серегин 04.02.2019 Сложная резолюция Простая резолюция Петрову А. К. Павловой М. А. Для подготовки ответа Кулагин 15.01.2019 Срок – 25.02.2019 Мельников 28.01.2019 Исполнители. Ответственный исполнитель – тот, чья фамилия в резолюции указана первой. Остальные должност- ные лица, которые указаны в резолюции – соисполнители. Соисполнители выполняют поручение в рамках своих зон ответственности и предоставляют информацию ответствен- ному исполнителю. Если поручение дается нескольким исполнителям, то ответственным за исполнение документа является работ- ник, фамилия которого в резолюции указана первой либо напротив фамилии которого проставлена отметка «отв.». Иногда возникает необходимость дать разные указания нескольким исполнителям по одному документу. В таком случае каждый из работников отвечает за исполнение резо- люции в той части, которая его касается. Примеры инди- видуальной и коллективных резолюций – в образце выше. № 1, январь 2019 27
Делопроизводство Таблица 1. Примеры формулировок текста резолюции Побуждение Ознакомление Действие Для исполнения Для ознакомления сотрудников отдела Подготовить Для подготовки ответа Довести информацию до сотрудников Рассмотреть Для рассмотрения Для сведения Проинформировать Прошу принять участие Для применения в работе Разработать Прошу переговорить до... Для использования в работе Согласовать Прошу разобраться и доложить до... Ознакомлен Утвердить Устранить Решить Таблица 2. Примеры некорректных формулировок резолюций с пояснениями Некорректная формулировка Разъяснение Неточное содержание поручения К исполнению Необходимо разъяснение, если в тексте документа конкретно не указано, что, как и когда исполнять Изучить предложения Неясно, что делать после изучения предложений Прошу переговорить Необходимо уточнить, когда именно это следует сделать Обобщенные cроки Незамедлительно Такие резолюции исполняют не позднее одного рабочего дня, следующего за датой поручения Срочно Исполняют не позднее двух рабочих дней, следующих за датой поручения Оперативно Исполняют не позднее десяти рабочих дней, следующих за датой поручения Содержание. Резолюции должны содержать ясные и исчер- пывающие указания о порядке и характере исполнения доку- ментов. В зависимости от характера исполнения резолюция может побуждать к действию или носить ознакомительный характер. Примеры текстов резолюций в таблице 1 выше. Некоторые руководители в резолюции используют некон- кретные формулировки, что создает дополнительные труд- ности для секретаря и исполнителей (таблица 2 выше). Полу- чив такое указание, исполнитель вынужден дополнительно обратиться к руководителю за разъяснениями. 28 e.sekretaria.ru
Работа с документами Проект резолюции Резолюция к письму АО «Импульс» от 06.02.2019 № ВС567 (ссылка на документ) Гусевой М. С. Котову В. А. Подготовить проект дополнительного соглашения к 20.02.2019. Директор Б. В. Морозов (дата) Резолюция на документе Резолюция к письму АО «Импульс» от 06.02.2019 № ВС567 (ссылка на документ) Котову В. А. Гусевой М. С. Котову В. А. Подготовить проект дополнительного соглашения к 20.02.2019. 15.02.2019 по позициям 14 и 48. Директор Морозов Б. В. Морозов 06.02.2019 (дата) Срок. В зависимости от информации, которую содержит 29 документ, резолюция может быть со сроком исполнения и без него. Часто руководители в резолюции используют слова «срочно», «незамедлительно», «оперативно», «весьма срочно» (таблица 2 на с. 16). Если руководителя невозможно убедить ставить резолюции с конкретными сроками, рекомен- дуем зафиксировать в документе, например в Инструкции № 1, январь 2019
Делопроизводство по делопроизводству, четкие сроки исполнения поручений, которые подразумеваются под каждым его словом. Сроки исполнения в резолюции руководители тоже указывают некорректно. Очевидно, что указание срока «две недели», «один месяц» и т. п. или его отсутствие дезориентирует исполнителя и затрудняет сроковый контроль. Резолюция не включает срок исполнения, если текст документа носит информативный характер или документ содержит типовой срок исполнения. Обратите внимание! Со сроком Без срока Резолюцию подписывает и датирует ее автор Крылов А. С. Потапов А. К. Для подготовки информации до 08.08.2018 Для исполнения Ломакин 25.07.2018 Громов 26.07.2018 Типовой срок исполнения документа устанавливают нормативно-правовые акты – федеральные законы, кодексы, регламенты, инструкции. Организация может разработать свой список документов с типовыми сроками исполнения и закрепить его в инструкции по делопроизводству (образец на сайте sekretariat.ru/examples). Шаг 4. Подготовьте проект резолюции Резолюцию руководитель может проставить на документе самостоятельно или вы как секретарь можете подготовить проект резолюции. Это можно сделать в бумажном (образ- цы на с. 29) или электронном вариантах. Проект резолюции ускорит работу с документами, которые нужно рассмотреть руководителю. Проект представляют вместе с документом. Если руководитель или заместитель согласен с проектом резолюции, он поставит подпись и дату. Если не согласен, то в электронном виде выберет действие «изменить резолю- цию»; на бумаге зачеркнет лишнее и напишет свой вариант. Чтобы подготовить проект, вы должны ориентироваться в основных бизнес-процессах, знать ключевые направления деятельности подразделений и алгоритмы взаимодействия. 30 e.sekretaria.ru
Работа с документами Резолюция на документе СЛУЖБА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Генеральному директору Позднякову П. Т. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Исайчевой М. В. 05.02.2019 № 03-11/147 Прошу устранить нарушения до 11.02.2019 Поздняков 05.02.2019 О нарушении сроков закрытия писем Сообщаем о том, что в январе 2019 года отделом маркетинга не подготовлен ответ для 10 документов со сроками исполнения. Служба делопроизводства неоднократно напоминала в устной и письменной форме о необходимости направления ответов в срок. Просим принять меры в целях недопущения повторных нарушений в дальнейшем. Начальник отдела Борковец В. Г. Борковец Резолюция на листе бумаги Гришину А. Б. Подготовить проект договора до 15.02.2019 Калиничев 25.01.2019 К письму ООО «Букет» от 24.01.2019 № 04-09/89 Шаг 5. Унифицируйте оформление 31 В зависимости от вида носителя резолюцию проставляют: на документе (образец выше), на листе бумаги (образец выше), на бланке, в электронном виде в СЭД. Предпочтительнее оформлять резолюции на отдельном листе или бланке. Такая резолюция не затрудняет чтение документа и выглядит аккуратно. Прикрепите лист с резо- люцией к документу. Вместе с ним она потом подшивается № 1, январь 2019
Делопроизводство ООО «Дело» Генеральный директор Примеры бланков резолюций ООО «Дело» Федорову К.М. Иванову Л.В. Генеральный директор Для подготовки отчета И.В. Павлов И.В. Павлов «» 20 г. «» 20 г. к вх. № от к вх. № от Резолюция с вариантами поручений на бланке Соломатиной О. А. Горбуновой Е. В. Латыниной В. Н. Для подготовки ответа Для исполнения Для применения в работе Срок – 21.01.2019 Лавринов А. Б. Лавринов 10.01.2019 К письму ООО «Гарант» от 10.01.2019 № 01-05/32 в дело. При передаче дел на хранение в архив скрепку или скобу удаляют, а лист с резолюцией нумеруют как отдель- ный документ. Бланк резолюции можете разработать сами и закрепить его форму в Инструкции по делопроизводству. Бланк может 32 e.sekretaria.ru
Работа с документами быть пустым и с типовыми формулировками (образцы Полезный совет на с. 32). На бланке укажите наименование организации, Проверьте по календа- должность, инициалы, фамилию руководителя, преду рю, на какой день недели смотрите место для даты резолюции и номера документа. выпадает срок испол- На бланках с текстами используйте часто употребляемые нения поручения. Если руководителем поручения и фамилии исполнителей. Можно окажется, что это выход- указать на бланке несколько типовых поручений, из кото- ной и праздничный день, рых руководитель выберет одно (образец на с. 32). предупредите об этом руководителя, чтобы Если организация использует электронный документо он смог скорректировать оборот, вы можете направлять документы на рассмотрение сроки в электронном виде. Руководство в электронном виде так- же может составлять резолюцию и доводить документы до исполнителя. Живую подпись заменит электронная. Шаг 6. Внесите информацию о резолюции в локальный акт Правила наложения резолюции и сроки исполнения доку- ментов нужно закрепить в инструкции по делопроизводству (образец на сайте sekretariat.ru/examples), чтобы избежать разногласий между структурными подразделениями. Также рекомендуем подробнее отразить в Инструкции по делопро- изводству организации права, обязанности и ответствен- ность исполнителя и соисполнителей (образец на сайте sekretariat.ru/examples). Затем вам необходимо ознакомить сотрудников организации с пунктами инструкции. ВАЖНЫЕ ВЫВОДЫ 1. Составлять резолюции нужно так, чтобы исключить двоякое толкование и понимание текста. Целесообразно устанавливать четкий срок исполнения документов. 2. Лучше использовать бланки для резолюций – чистые или с напечатанным текстом типовых поручений и фамилий исполнителей. 3. Внесите информацию о резолюции в локальный нормативный акт. № 1, январь 2019 33
Делопроизводство Памятка-календарь на 2019 год Период Что сделать Отметка Январь – Накануне каждого месяца составлять список внешних поздравлений о выполнении декабрь с профессиональными праздниками и днями рождения, а также список коллег-именинников и вовремя напоминать директору о необходимости поздравить Задачи на зиму 9 января Начать заново вести регистрационные формы 14–18 января Закрыть журналы регистрации за прошлый год 21–22 января Подготовить справку об исполнительской дисциплине за IV квартал 23–30 января Закрыть номенклатуру дел: заполнить третью графу и итоговую запись 31 января Подготовить справку об объеме документооборота за прошлый год 4–8 февраля Подготовить справку об исполнительской дисциплине за прошлый год 14 февраля Поздравить любимых с праздником 13–21 февраля Придумать с коллегами, как поздравить руководителя и коллег- мужчин 21–22 февраля Подготовить и разослать поздравления партнерам и коллегам- мужчинам к 23 Февраля 22 февраля Поздравить коллег-мужчин с Днем защитника Отечества и уйти домой на час раньше 28 февраля Не забыть, что завтра наступит Весна! Задачи на весну 1–6 марта Продумать, как отметить 8 Марта на работе 6–7 марта Подготовить и разослать поздравления партнерам и коллегам- 7 марта женщинам к 8 Марта 11–15 марта Поздравить коллег-женщин с 8 Марта. Отпраздновать. Не забыть, что рабочий день сегодня короче на час 1–5 апреля Составить план передачи структурными подразделениями докумен- 15–26 апреля тов в архив, утвердить его у генерального директора и отправить копии всем начальникам подразделений Подготовить справку об исполнительской дисциплине за I квартал Организовать экспертизу ценности документов с истекшими сро- ками хранения Примечание. Даты в календаре приведены с учетом устоявшейся делопроизводственной практики Быстрая подписка: 8 (800) 222-15-37
Памятка-календарь Период Что сделать Отметка 24 апреля о выполнении 30 апреля Принять поздравления с Международным днем секретаря. Поздра- 6–8 мая вить коллег-секретарей 13–31 мая Не забыть уйти с работы на час раньше и наслаждаться отдыхом 31 мая целых пять дней Подготовить и разослать открытки с поздравлениями с Днем Победы Составить годовые разделы архивных описей дел, утвердить их у генерального директора Проводить весну. Обновить гардероб к лету Задачи на лето С 3 июня Стараться не задерживаться на работе, наслаждаться летом, выез- по 31 августа жать на природу. Организовать с коллегами чудесный корпоратив Июнь – август Принимать в архив документы структурных подразделений соглас- но графику 11 июня Уйти с работы на час раньше. Продумать планы на великолепный летний выходной среди недели 17–21 июня Уничтожить документы с истекшим сроком хранения, составить акт об уничтожении 1–5 июля Подготовить справку об исполнительской дисциплине за II квартал 31 августа Проводить лето. Составить список задач на осень Задачи на осень 9–13 сентября Совместно с отделом по связям с общественностью продумать ори- гинальную сувенирную продукцию для новогодних поздравлений и для подарков «на все случаи жизни» в будущем году. Заказать ее 16–30 сентября Уточнить номенклатуру дел на следующий год 20 сентября Принять поздравления с Днем секретаря России. Поздравить коллег-секретарей 27 сентября Отпраздновать день рождения журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» 1–4 октября Подготовить справку об исполнительской дисциплине за III квартал 1–29 ноября Проанализировать локальные нормативные акты на предмет необ- ходимых изменений. Внести актуальные изменения в ЛНА, которые вступят в силу с нового года 29 ноября Продлить подписку на журнал «Справочник секретаря и офис- менеджера» на 2020 год Задачи на декабрь Календарь с делами на декабрь ждет вас в № 11 журнала Быстрая подписка: 8 (800) 222-15-37
Делопроизводство Домашнее задание № 1 Валентина АНДРЕЕВА, Ситуация. В секретариате ООО «Фортуна» значительно уве- профессор кафедры личилось количество обрабатываемых документов. В связи трудового права и права с этим было принято решение ввести в штатное расписание социального обеспечения секретариата должность делопроизводителя. Однако сразу Российской академии найти нового квалифицированного работника на эту долж- правосудия, к. и. н. ность не удалось. Поэтому руководитель секретариата при- нял решение установить временное совмещение профессий для двух работников данного подразделения – секретарей Томилиной В. И. и Коротаевой С. В. Трудовым законодательством предусмотрены два обяза- тельных условия, чтобы установить совмещение должностей: согласие работника и дополнительная оплата. Согласие под- тверждается подписанием дополнительного соглашения к трудовому договору. В дополнительном соглашении огова- ривают и установленную работнику дополнительную оплату. Секретари Томилина В. И. и Коротаева С. В. просили уста- новить им доплату в размере 50 процентов должностного vk.com/sekretariat_ru 36 e.sekretaria.ru
Практикум Домашнее задание. Дополнительное соглашение к трудовому договору ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 11/15-01/18 к трудовому договору от 18.07.2015 № 11/15 Москва 12 ноября 2018 года Общество с ограниченной ответственностью «Фортуна», именуемое в дальнейшем «Рабо- тодатель», в лице генерального директора Матвеева Александра Ивановича, действующе- го на основании устава, с одной стороны, и секретарь Томилина Вера Игоревна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, составили соглашение о следующем: 1. Работнику поручается с 12.11.2018 совмещение должности делопроизводителя на период до закрытия вакансии по этой должности. 2. За совмещение должностей Работнику устанавливается ежемесячная доплата к долж- ностному окладу в размере 30% от оклада. 3. Соглашение составлено в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон и являет- ся неотъемлемой частью трудового договора. РАБОТОДАТЕЛЬ: РАБОТНИК: Генеральный директор Матвеев А. И. Матвеев Томилина В. И. Томилина 12.11.2018 М .П. 12.11.2018 оклада, так как они вдвоем должны были выполнять всю 37 работу делопроизводителя. Но руководитель организации не разрешил такую доплату и согласился только на 30 про- центов. С каждым секретарем было подписано следующее допол- нительное соглашение к трудовому договору (образец выше). Определите: – правильно ли было отражено в дополнительном согла- шении к трудовому договору установление совмещения должностей; – правильно ли в организации был решен вопрос о допол- нительной оплате за совмещение должностей; – какие ошибки были допущены при оформлении допол- нительного соглашения к трудовому договору. № 1, январь 2019
Делопроизводство Ответ на домашнее задание из № 12 Валентина АНДРЕЕВА, Бланк письма в ООО «Прогресс» не полностью отвечает профессор кафедры требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016: пропущен код по ОКПО (1). трудового права и права В письме отсутствует ссылка на регистрационный номер социального обеспечения и дату поступившей жалобы (2). Российской академии правосудия, к. и. н. В реквизите «Адресат» (п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016) допу- щены следующие ошибки: инициалы гражданина указыва- ют после фамилии (3); при оформлении почтового адреса сначала пишут наименование улицы, а затем слово «ули- ца» (ул.) (4); после названия города областного подчинения название области пишут в именительном падеже (5). Явно неудачный в представленном письме заголовок к тексту (6). Он сформулирован слишком обобщенно, жела- тельно его конкретизировать. После текста письма отсут- ствует отметка о приложении (п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016) (7). Реквизит «Отметка об исполнителе» включает предусмо- тренные стандартом составные части (п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97- 2016). Однако она оформлена неверно по содержанию: испол- нителем документа является не секретарь, а менеджер по продажам (8). На странице 39 приведен пример правильного оформле- ния ответного письма, составленного после рассмотрения жалобы гражданина. Готовые решения для секретаря с умным поиском и базой образцов e.sekretaria.ru 38 e.sekretaria.ru
Практикум Домашнее задание. Письмо-ответ на жалобу Михееву О. П. 3 Парковая ул., д. 5, кв. 3, 4 Общество с ограниченной г. Подольск, Московская обл., 5 ответственностью «Прогресс» (ООО «Прогресс») 141239 Покровская ул., д.12, Москва, 121067 Тел./факс: (499) 245 56 90 E-mail: [email protected] ОКПО 03851748; ОГРН 1574560523378; ИНН/КПП 7700346501/771002001 1 31.10.2018 № 05-17/2056 На № М-12/01-17 от 22.10.2018 2 О замене бракованного изделия 6 в связи с жалобой Михеева О. П. Уважаемый Олег Петрович! ООО «Прогресс» приносит Вам извинения из-за неудобств, вызванных приобретением бракованного изделия марки ВД-1518/2. В настоящее время наше предприятие уже сня- ло с производства этот прибор в связи с несовершенством его конструкции. Сейчас налажен выпуск принципиально нового изделия марки ВД-1519/1. Предлагаем Вам приобрести новое изделие взамен прежнего с зачетом стоимости ранее приобретенного товара. Направляем на компакт-диске подробную инструкцию и видеомате- риалы по сборке и использованию названного изделия. Приложение: CD в 1 экз. 7 С уважением, П. И. Ефимов Генеральный директор Ефимов Туманов Николай Алексеевич Отдел продаж, менеджер по продажам 8 (499) 245-56-89, [email protected] № 1, январь 2019 39
Вопрос – ответ Как правильно составить письмо- согласие в ответ на просьбу или предложение? Мне часто поручают готовить разные письма. Есть Отвечает проблемы с текстами ответных писем с согласием Валентина ЯНКОВАЯ, эксперт на просьбы. Шефу не нравится, а почему – он не объ- в сфере делопроизводства ясняет. В таких письмах есть какие-нибудь особен- и архивного дела, к. и. н., ности? доцент Марьяна, секретарь руководителя Существует несколько особенностей ответных писем с согла- Обратите внимание! сием, которые нужно знать. Тогда вы сможете самостоя- При подготовке ответ- тельно составить проект такого письма (образец на с. 43). ного письма желательно соблюдать принцип язы- Заголовок. Не пересказывайте в ответном письме содер- кового параллелизма. жание поступившего письма, так как связь между ответным Это означает, что в тек- письмом и письмом-просьбой (запросом) устанавливается сте письма-ответа нужно с помощью реквизита «Заголовок к тесту», который темати- использовать те же язы- чески связывает письмо-просьбу с письмом-ответом. ковые обороты, лексику, которые использовал Пример. Если в письме есть просьба предоставить какие-либо доку- автор в письме-просьбе менты, а в ответном письме идет речь о высылке этих документов, оба письма будут иметь одинаковый заголовок: «О предоставлении документов». Исключение – письма-ответы на обращения граждан: независимо от того, положительный или отрицательный ответ вы даете на обращение, в письме-ответе нужно кра- тко пересказать содержание заявления, предложения или жалобы, с которой обратился гражданин. Начало. Не следует начинать текст ответного письма фразами «На ваше письмо от… №… сообщаем, что…» или: «На ваш запрос от… №… сообщаем, что…», поскольку в бланк № 1, январь 2019 41
Делопроизводство Таблица 1. Две смысловые части текстов писем Письмо-просьба Письмо-согласие В связи с проведением торжественных Рожде- Сообщаем Вам, что в связи с проведением торже- ственских Богослужений (1) просим Вас продлить ственных Рождественских Богослужений (1) работа работу городского пассажирского транспорта городского пассажирского транспорта в ночь с 6 на в ночь с 6 на 7 января 2019 г. до двух часов ночи (2) 7 января 2019 г. будет продлена до двух часов ночи (2) Таблица 2. Три смысловые части текста письма-согласия Письмо-просьба Письмо-согласие В целях реализации социально-куль- В целях реализации социально-культурных программ (1) турных программ просим Вас в период готовы организовать цикл творческих встреч населения с февраля по июль 2019 г. провести цикл района с артистами в рамках проекта «Кумиры» с финан- творческих встреч населения района сированием этих мероприятий префектурой (2). с артистами в рамках проекта «Кумиры» Однако, учитывая, что префектурой одновременно реализу- при условии финансирования этих встреч ется несколько культурных проектов, считаем целесообраз- префектурой ным начать реализацию данного проекта с марта 2019 г. (3) Таблица 3. Одна смысловая часть текстов писем Письмо-просьба Письмо-согласие Просим Вас выслать календарный план проведе- Высылаем календарный план проведения семинаров ния семинаров на 1-е полугодие 2019 г. на 1-е полугодие 2019 г. письма включен реквизит «Ссылка на дату и номер посту- пившего документа», где и нужно указать дату и номер поступившего документа. Смысловые части. Если в инициативном письме (прось- ба, запрос, предложение) есть обоснование, то и в письме- согласии должно быть идентичное обоснование. В таком случае письмо-согласие будет состоять из двух смысловых частей: обоснования (1) и заключения (2) (таблица 1 выше). Это самая частая ситуация. В тех случаях, когда, отвечая согласием на просьбу (запрос, предложение), автор письма считает необходимым 42 e.sekretaria.ru
Вопрос – ответ Письмо-согласие Общество с ограниченной ответственностью Управляющая компания «Привилегия» Героя Аверкиева А. А. ул., 4, г. Краснодар, 353819; тел. (861) 210-00-34 ОКПО 02842708; ОГРН 1234765423987; ИНН/КПП 2365679801/230094356 14.01.2019 № 17/02-07 Директору ООО «Кристалл» На № 01-02/21 от 28.12.2018 Григорьеву А. Г. Камская ул., д. 5, г. Краснодар, 350059 О заключении договора Уважаемый Александр Григорьевич! Сообщаем, что готовы заключить с Вами договор на поставку 19-литровых пластиковых бутылок для воды в количестве 5000 штук. Просим Вас прислать договор на согласование и сообщить ближайшую возможную дату поставки. С уважением, Генеральный директор Буков А. Д. Буков уточнить, разъяснить, скорректировать действия, письмо- 43 согласие может состоять из двух или более смысловых частей: (1) – обоснование; (2) – принципиальное согласие с предложением (просьбой, запросом); (3) – дополнительные условия (таблица 2 на с. 42). Текст письма-согласия может состоять и только из одной части, если в письме-просьбе не было обоснования (таблица 3 на с. 42). Фразы. В тексте письма-согласия можно использовать следующие фразы: «Сообщаем Вам, что… (или: В связи с… сообщаем Вам, что…)»; «Доводим до Вашего сведения, что…»; «Информируем Вас о том, что…»; «Извещаем Вас о…»; «Готовы принять ваши условия…»; «Согласны рассмо- треть ваши предложения…»; «Не возражаем против…» и др. Письмо-согласие может быть одновременно сопроводи- тельным письмом, если, например, в инициативном письме есть просьба предоставить какие-либо материалы. № 1, январь 2019
Делопроизводство Нужна ли печать на грифе утверждения документа приказом? Отвечает На гриф утверждения документа приказом или Валентина ЯНКОВАЯ, эксперт советом директоров нужно ставить печать? Если да, в сфере делопроизводства то в каких ситуациях? и архивного дела, к. и. н., доцент Валентина, секретарь Еще по этой теме Государственный стандарт 7.0.97-2016 в пункте 5.16, как и ранее «Подписать документ действовавший ГОСТ Р 6.30-2003, а также законодательные или утвердить: что пра- и иные нормативные правовые акты не предусматривают вильно», № 3, 2018 постановку печати организации на грифе утверждения. При- казами утверждают внутренние нормативные документы организации: правила, инструкции, положения, регламен- ты, стандарты организаций и др. Их оформление должно соответствовать ГОСТ 7.0.97-2016. Имейте в виду, что в тех случаях, когда на документе ставят печать, делают это, чтобы подтвердить (заверить) подпись уполномоченного должностного лица. Если же доку- мент утвержден приказом, то в грифе утверждения будет ссылка на дату и номер приказа, собственноручной подписи должностного лица в этом случае не будет, соответственно, заверять печатью ничего не надо (образцы ниже). Грифы утверждения документов приказом Регламент Правила УТВЕРЖДЕН УТВЕРЖДЕНЫ приказом АО «Сигма» приказом ООО «Импульс» от 21.01.2019 № 32 от 15.01.2019 № 21 44 e.sekretaria.ru
Увгм зантзааьнкизлниюа, ннчидоаре еиетн ввна сеу гядмреенелченееис .ктиАиройпирлфсиьтиолклтоаоес-лоьф, Информационные технологии Как создать электронный журнал регистрации документов в Excel 46 Александра ЛОБАНОВА, документовед, специалист по информационным технологиям управления Вопрос – ответ Как отредактировать видеоролик? 57
Информационные технологии Как создать электронный журнал регистрации документов в Excel Александра ЛОБАНОВА, документовед, специалист по информационным технологиям управления Из статьи вы узнаете: Какой должна быть структура журнала регистрации документов Какую форму выбрать для журнала регистрации и как создать таблицы Как создать регистрационные журналы для различных документопотоков Как создать структуры таблиц справочников и журнала Еще по этой теме Приобрести систему электронного документооборота (СЭД) «Как регистрировать могут не все организации, а регистрировать документы документы задним необходимо. Поэтому мы предлагаем вам создать журнал числом и не нарушать регистрации в программе MS Excel. Мы даем готовую для закон», № 7, 2018 использования структуру журнала регистрации и спра- вочников к нему. Структура не имеет аналогов. Она дает 46 возможность не только вести регистрацию, но и форми- ровать сводную статистику по журналу. Вы научитесь создавать свои регистрационные журналы для разных документопотоков, защищать их от изменений, форма- тировать и работать с ними. Какие документы нужно подготовить для электронного журнала регистрации Перед тем как приступить к созданию журнала регистра- ции документов, подготовьте: номенклатуру дел или классификационную схему, классификатор структурных e.sekretaria.ru
Компьютер и интернет подразделений, классификатор должностных лиц, пере- чень контрагентов (адресатов/корреспондентов). Также вам могут пригодиться типовые формулировки резолюций и перечень видов документов. Если таких классификаторов и перечней нет, разработайте их. Это облегчит вам ведение журнала – вносить в журнал вручную вам придется только новую информацию. Какую форму выбрать для журнала Определите, в какой форме вы будете хранить данные для Еще по этой теме электронного журнала регистрации. Обычно это решение «Как правильно закрыть зависит от объема документооборота и количества поль- журналы регистрации зователей, которые работают с документами. Обозначим документов», № 12, 2017 несколько возможных способов хранения данных. Способ 1. Создайте файл для каждого журнала регистра- ции документов (входящих, исходящих и внутренних) и раз- местите классификатор или перечень в отдельном файле. Используйте этот способ, если журналы, классификаторы, перечни объемные и их ведут различные сотрудники. Тогда эти сотрудники должны оперативно их обновлять. Способ 2. Поместите все журналы регистрации в один файл. В нем на отдельных листах разместите все классифи- каторы, перечни и справочники. Этот вариант подходит для организаций с небольшим документооборотом, где один-два сотрудника ведут классификаторы и справочники и реги- стрируют документы. Возможны также различные комбинации этих вариантов: Способ 3. Журналы регистрации разместите на отдель- ных листах одного файла, а перечни, классификаторы, номенклатуру дел, справочники – на листах другого файла. Способ 4. Журналы регистрации разместите в отдель- ных файлах, а перечни, классификаторы, справочники и номенклатуру дел – в другом файле на различных листах. Отдельные элементы, например, номенклатуру дел, можно вынести в отдельные файлы. № 1, январь 2019 47
Информационные технологии Полезный совет Как создать таблицы для журнала Очень удобно вести регистрацию докумен- Расскажем, как создать журнал регистрации документов тов, используя техноло- вторым способом. Что нужно для этого сделать? гии, поддерживающие совместную работу MS Добавьте листы в книгу Excel. Откройте программу Office 365 или Google Excel. Для каждого справочника и журнала создайте отдель- Drive, поместив журнал ный лист. Щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку в файле совместного одного из существующих листов. В контекстном меню доступа выберите пункт «Вставить…». На вкладке «Общие» окна «Вставка» выберите «Лист» и нажмите кнопку «ОК». Новый лист появится перед тем листом, для которого вы вызвали меню. Вы также можете щелкнуть кнопку с изображением плюса справа от ярлычков листов. Тогда новый лист появит- ся после всех остальных. Переместите и скопируйте листы, чтобы упорядо- чить их. Нажмите на ярлычок листа и, не отпуская кнопки мыши, перетащите его вдоль ряда ярлычков листов на нуж- ное место. Чтобы скопировать листы, при перетаскивании удерживайте нажатой клавишу Ctrl. Отпустите кнопку мыши, а затем – клавишу Ctrl. Можно скопировать сразу несколько листов. Например, вам нужно скопировать листы с 1-го по 3-й. Щелкните по ярлычку первого листа, зажмите клавишу Shift и нажмите на ярлычок третьего листа. Так вы выделите все листы. Затем зажмите клавишу Ctrl и пере- местите листы в нужное место. Все листы скопируются. Дайте названия листам и придумайте разные цвета для ярлычков. Обязательно дайте листам названия. Они должны быть лаконичными, понятными и информативны- ми, чтобы вы могли сразу определить назначение данного листа. Например: «Журнал», «Номенклатура», «Контраген- ты», «Подразделения», «Сотрудники» и т. п. Чтобы изменить название листа, щелкните правой кнопкой мыши по его ярлычку и в появившемся меню выберите «Переименовать». Для удобной работы поменяйте цвета ярлычков. Нажми- те на ярлычок или выделенную группу ярлычков правой кнопкой мыши и выберите пункт «Цвет ярлычка». Задайте нужный цвет и нажмите кнопку «ОК». 48 e.sekretaria.ru
Компьютер и интернет Как создать структуры таблиц для справочников Оформите лист «Классификатор структурных подраз- Обратите внимание! делений». Шапка таблицы классификатора структурных Если входящие докумен- подразделений включает два столбца – наименование ты подписывают элек- структурного подразделения и его код (образец на с. 54). тронными подписями При необходимости добавьте столбцы с номерами теле- различные должностные фонов, корпусов и (или) кабинетов, адресом электронной лица организации-контр- почты и т. д. Если в структуру организации вносят измене- агента, то в перечне ния, содержание классификатора нужно актуализировать. контрагентов может Над шапкой таблицы можно указать дату и номер приказа, быть несколько строк который внес последние изменения. по одной организации с разными наименовани- Оформите лист «Классификатор должностных лиц». ями должностей, Ф. И. О. Примерный состав столбцов классификатора должностных руководителей, которые лиц: Наименование должности; Код подразделения; Ф. И. О. подписывают документы, сотрудника и Код (образец на с. 54). Во второй столбец – Код и сведениями об элек- подразделения проставьте коды из Классификатора струк- тронных подписях турных подразделений. Классификатор должностных лиц нужно актуализировать, когда вносят изменения в штатное расписание или издают новые приказы по личному составу. Оформите лист «Перечень контрагентов (адресатов/ корреспондентов)». Примерный состав столбцов перечня контрагентов (адресатов/корреспондентов): Наименова- ние организации контрагента; Юридический адрес; Адрес; Телефон; Должность руководителя; Фамилия и инициалы руководителя. И сведения об электронной подписи: Серти- фикат; Владелец; Действителен с… по… (образец на с. 54). Состав граф перечня контрагентов можно корректиро- вать. Так как все чаще используют электронные докумен- ты, нужно фиксировать данные об электронной подписи. Оформите лист «Номенклатура дел». Используйте структуру номенклатуры дел вашей организации. Защитите листы от внесения изменений. Инфор- мация в классификаторах и справочниках меняется реже, чем заполняют журнал. Вы можете защитить эти листы от изменений с помощью пароля. При этом содержание № 1, январь 2019 49
Информационные технологии Рис. 1. Фрагмент вкладки «Рецензирование» и окно «Защита листа» ячеек можно будет копировать. Откройте нужный лист. На вкладке «Рецензирование» нажмите кнопку «Защитить лист» (рис. 1 выше). В окне «Защита листа» в поле «Пароль для отключения защиты листа» введите пароль, затем под- твердите его и в открывшемся окне введите пароль еще раз. Чтобы внести изменения в классификатор или справоч- ник, снова откройте нужный лист. На вкладке «Рецензиро- вание» нажмите кнопку «Снять защиту листа» и в открыв- шемся окне введите пароль. Затем внесите изменения в лист. Когда закончите работу, снова установите защиту листа. Обратите внимание! Какой должна быть структура журнала Все эти столбцы станут основой для создания Документы регистрируют в пределах выделенных доку- журналов регистрации ментопотоков. Основные документопотоки организации: входящих, исходящих, входящий, исходящий и внутренний. К внутреннему доку- внутренних документов, ментопотоку относят приказы по основной деятельности, журналов документов приказы по личному составу, другие распорядительные ограниченного доступа документы, протоколы, отчеты, служебные записки и т. д. и др. К входящему: документы вышестоящих организаций, слу- жебные письма, обращения граждан и др. Среди исходящих будут: директивные документы в нижестоящие организации, 50 e.sekretaria.ru
Search
