Important Announcement
PubHTML5 Scheduled Server Maintenance on (GMT) Sunday, June 26th, 2:00 am - 8:00 am.
PubHTML5 site will be inoperative during the times indicated!

Home Explore 20001-2001 คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพื่องานอาชีพ_03_การใช้ MS Word

20001-2001 คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพื่องานอาชีพ_03_การใช้ MS Word

Published by tanansri, 2020-05-18 02:51:15

Description: 20001-2001 คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพื่องานอาชีพ_03_การใช้ MS Word

Keywords: 20001-2001 คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพื่องานอาชีพ_03_การใช้ MS Word

Search

Read the Text Version

20001-2001 คอมพวิ เตอร์และสารสนเทศเพืองานอาชีพ MS Word Mr. Tanan SRISAKUL Dept. of Teacher Training in Electronic, Communication Computer and Mechatronics 20001-2001 คอมพวิ เตอร์และสารสนเทศเพืองานอาชีพ, Tanan Srisakul

การใชโ ปรแกรมประมวลผลคาํ จัดทําเอกสาร ความเป็ นมาของโปรแกรมประมวลผลคาํ โดยทวั ไป โปรแกรมประมวลผลคาํ ทีนิยมใชก้ นั มากทีสุด คือ MS Word และชุดออฟฟิ ศ จะมีชุดคาํ สังและเมนูเป็นภาษาองั กฤษ แตต่ ่อมาไดมีการพฒั นาโปรแกรมชุดออฟฟิ ศชุดภาษาไทย (Thai Edition ) ซึงมีความจาํ เป็นใน เรืองของการรับรองระบบการจดั การภาษาไทย การอา้ งอิงวนั เวลา และตามแบบอยา่ งของประเทศไทย ทงั นีตอ้ งสัมพนั ธ์กบั ระบบปฏิบตั ิการทีตอ้ งเป็นชุดภาษาไทยดว้ ย การใช้ Word เริมเขา้ มาใชใ้ นเมืองไทยครังแรกเป็ นเวอร์ชนั . โดยทาํ งานบนระบบปฎิบตั ิการ Windows 3.0 แต่ก็ยงั ไมไ่ ดร้ ับความนิยมมากนกั เนืองจากมีปัญหาในเรืองระบบการจดั การภาษาไทย ตอ่ มาบริษทั ไดพ้ ฒั นา เป็นเวอร์ชนั . ซึงมีคุณสมบตั ิตา่ ง ๆ เพิมขึน และมีการแกไ้ ขปัญหาในเรืองระบบการจดั การภาษาไทยได้ จึงไดร้ ับความนิยมมากขึน หลงั จากทีระบบปฎิบตั ิการ Windows ไดร้ ับความนิยม ทาํ ใหบ้ ริษทั ไมโครซอฟตไ์ ดพ้ ฒั นาโปรแกรมชุดออฟฟิ ต หรือเรียกวา่ Office 2010 ขึนมา เพือใชง้ านบนระบบฏิบตั การ Windows จนในปัจจุบนั เป็ น Office 2010 โดยมีการพฒั นาเป็ นลาํ ดบั อยา่ งต่อเนือง การเข้าสู่โปรแกรมและจบการทาํ งาน หลงั จากทีไดท้ าํ การติดตงั โปรแกรมเรียบร้อยแลว้ สามารถขา้ สู่ระบบ MS Word ได้ วธิ ีดว้ ยกนั คือ 1. เขา้ สู่โปรแกรมทีแถบงาน Start 2. เขา้ สู่โปรแกรมทีเมนู ชอร์ตคทั ( Short Cut ) บนหนา้ จอเดสกท์ อป

การใช้โปรแกรมประมวลผลคําจัดทาํ เอกสาร เข้าสู่โปรแกรมทแี ถบงาน Start มขี ันตอนดงั นี .เลือนเมาส์ไปคลิกที .เลือนเมาส์ไปคลิกที All Programs .เลือกโฟลเดอร์ Microsoft office 2010 ++ Microsoft Word 2010 ปกติหลงั จากทีโปรแกรมถูกเปิ ดขึนมา โปรแกรมจะทาํ การสร้างเอกสารใหมใ่ ห้โดยอตั โนมตั ิ และโปรแกรมจะตงั ชือใหเ้ ป็น Document1.Doc และสามารถเปลียนชือไฟลเ์ อกสารโดยการบนั ทึกขอ้ มูล ( Save ) จะกล่าว ในหวั ขอ้ ต่อไปนี ซึงในการจบโปรแกรมการทาํ งาน มีขนั ตอนดงั นี . คลิกแทบ็ . คลิกเลือก .หรือคลิกเลือก

หากยงั ไมม่ ีการบนั ทึกก่อนหนา้ มีการเปลียนแปลง โปรแกรมจะถามการบนั ทึกอตั โนมตั ิ ถา้ ตอ้ งการบนั ทึกเอกสารใหค้ ลิกป่ ุม Save แต่ถา้ ไม่ตอ้ งการบนั ทึกเอกสารใหค้ ลิกป่ ุม Don’t Save และตอ้ งการยกเลิกการปิ ด เอกสารคลิกป่ ุม Cancel เพอื ยกเลิก ดงั รูป

เข้าสู่โปรแกรมโดยเข้าที Short Cut บนหน้าจอ Desktop วธิ ีการนีเป็นวธิ ีการเขา้ สู่โปรแกรมทีสะดวก รวดเร็ว ซึงมีขนั ตอนดงั นี 1. เลือกเมาส์ไปที Short Cut ไอคอน Microsoft Word อยบู่ นหนา้ จอ Desktop 2.ดบั เบิลคลิกที Short Cut ดงั รูป แถบเมนูและชุดเมนูคําสัง ( Toolbars and Menu ) แถบเครืองมือ ( Toolbars ) แถบเครืองมือ คือ กลุ่มคาํ สังทีใชใ้ นการจดั การรูปแบบเอกสาร ซึงเป็นชุดคาํ สังเดียวกนั กบั ชุดเมนูคาํ สงั เพยี งแต่สญั ญลกั ษณ์ไอคอน ( Icon ) เพือใหผ้ ใู้ ชส้ ามารถจดจาํ และง่ายต่อการใชง้ าน แถบเครืองมือใน โปรแกรม MS Office Word 2010 มีมากมาย แต่ทีใชห้ ลกั ๆ จะอยใู่ นกลุ่มเครืองมือ คือ 1.แถบ Ribbon ซึงจะรวมเครืองมือต่าง ๆ ทีใชง้ านมาไวต้ ว้ ยกนั



แถบ Ribbon เป็นส่วนทีรวมแถบเมนูตา่ ง ๆ ซึงในแทบ็ จะรวมชุดคาํ สงั ( Menu ) ทีใชก้ ารจดั การกบั เอกสารมารวมไวด้ ว้ ยกนั เป็นการรวมความสามารถในการทาํ งานทงั หมด โดยใชแ้ ทบ็ เป็นตวั แยกหมวดหมู่ในการทาํ งาน เมือผใู้ ชต้ อ้ งการใชง้ านในลกั ษณะใดกเ็ ลือกแทบ็ เมนูนนั เช่น แฟ้ม ( File ) หนา้ แรก ( Home ) แทรก ( Insert ) เคา้ โครงหนา้ กระดาษ ( Page Layout ) การอา้ งอิง ( Reference ) การส่งจดหมาย ( Mailings ) ตรวจทาน ( Review ) มุมมอง ( View ) ชุดเมนูคําสัง ( Menu ) ชุดเมนูคาํ สัง คือ กลุ่มทีใชใ้ นการจดั การรูปแบบเอกสารทงั หมดในโปรแกรม MS Office Word 2010 ซึงมีทงั หมด เมนูดว้ ยกนั ดงั นี 1. เมนูแฟ้ม ( File ) เป็นส่วนทีทาํ หนา้ ทีคลา้ ยกบั ป่ ุม Office ใน Microsoft Office คือ จดั เก็บคาํ สังทีใช้ ในการทาํ งานเอกสาร เช่น New Open Save และ Print เป็ นตน้

2. เมนูหน้าแรก ( Home ) เป็นชุดคาํ สงั สาํ หรับจดั การเอกสารทวั ๆไป เช่น การใชง้ านคลิปบอร์ด (Clipboard ) การจดั รูปแบบตวั อกั ษร ( Font ) การจดั หนา้ กระดาษ ( Paragraph ) การกาํ หนดลกั ษณะ ( Styles ) การแกไ้ ข ( Editing ) 3. เมนูแทรก ( Insert ) เป็นชุดเมนูคาํ สงั ทีเราใชใ้ นการแทรกสิงต่าง ๆ ลงในเอกสาร เช่น การแทรกหนา้ ( Pages ) การแทรกตาราง ( Table ) การแทรกการเชืองโยง ( Links ) การแทรกหวั กระดาษและทา้ ยกระดาษ ( Header & Footer ) การแทรกขอ้ ความ ( Text ) การแทรกสัญญลกั ษณ์ (Symbol ) 4. เมนูเค้าโครงหน้ากระดาษ( Page Layout ) เป็นชุดเมนูคาํ สงั สาํ หรับใชใ้ นการปรับแต่งรูปแบบหนา้ กระดาษเช่น การปรับแตง่ รูปแบบ (Themes) การตงั คา่ หนา้ กระดาษ (Page Setup ) การปรับเปลียนพืนหลงั ของหนา้ ( Background ) การยอ่ หนา้ ( Paragraph ) การจดั เรียง ( Arrange )

5. เมนูการอ้างอิง ( References ) เป็นชุดเมนูคาํ สงั สาํ หรับใชใ้ นการเพมิ ขอ้ มูลอา้ งอิง เช่น การเพมิ สารบญั ( Table of Contents ) การเพิมขอ้ มูลเชิงอรรถ ( Footnotes ) การเพิมขอ้ มูลอา้ งอิงและบรรณานุกรม ( Citations & Bibliography )การเพิมคาํ อธิบาย (Captions ) การเพิมดชั นี ( Index) 6. เมนูการส่งจดหมาย( Mailings ) เป็นชุดเมนูคาํ สงั สาํ หรับจดั การและสร้างรูปแบบต่าง ๆ ของจดหมาย เช่น การสร้างจดหมาย ( Create ) การเริมจดหมายเวยี น ( Start Mail Merge ) การเขียนและแทรกเขตขอ้ มูล ( Write & Insert Fields ) การแสดงตวั อยา่ งผลลพั ธ์ ( Preview Pesults ) การดาํ เนินการเพอื เสร็จสินขนั ตอน ( Finish )

7. เมนูตรวจทาน ( Review ) เป็นชุดเมนูคาํ สงั สาํ หรับใชใ้ นการตรวจสอบ เพิมขอ้ คิดเห็นและเปลียนแปลง การเปลียนแปลง ( Changes ) การเปรียบเทียบ ( Compare ) การป้องกนั ( Protect ) แกไ้ ขเอกสาร เช่น การพิสูจน์ตวั อกั ษร ( Proofing ) การสร้างขอ้ คิดเห็น ( Comment ) การติดตาม ( Tracking ) 8. เมนูมุมมอง ( View ) เป็ นชุดเมนูคาํ สงั สาํ หรับใชใ้ นการเลือกรูปแบบมุมมองของเอกสาร เช่น การเลือก มุมมองของเอกสาร ( Document Views ) การแสดงหรือซ่อนเอกสาร ( Show/Hide ) การยอ่ หรือการขยาย ( Zoom ) การเลือกรูปแบบหนา้ ต่างแสดงผล ( Window ) การเพิมคาํ สงั ดว้ ยตนเอง ( Macros )

ส่วนประกอบบนหน้าต่างของ MS Office Word 2010

1. แทบ็ เครืองมือ ด่วน 2. ชือแฟ้มและ โปรแกรม 3. แทบ็ 4. Ribbon 5. แบบอกั ษร 6. ไมบ้ รรทดั 7. ตวั เปิ ดไมบ้ รรทดั 8. ตาํ แหน่งพมิ พห์ รือ เครืองหมายจบ 9. แทบ็ เลือน 10.มุมมอง/ยอ่ ขยาย 11.แทบ็ สถานะ

รายละเอยี ดส่วนประกอบของ MS Office Word 2010 มดี งั นี 1. ป่ มุ แฟ้ม ( File ) จะเกียวขอ้ งกบั การใชค้ าํ สงั ในการจดั การเอกสารตา่ งๆ เมือคลิกเลือกทีป่ ุมแฟ้ม ( File ) จะ มีกลุ่มเมนูตา่ งๆ ใหเ้ ลือกใชง้ าน เช่น เมนูบนั ทึก ( Save ) , เมนูพมิ พเ์ อกสาร ( Print ) เป็ นตน้

2. แถบ Quick Access Toolbar เป็นส่วนทีอยดู่ า้ นขวาของป่ ุม Office โดยปกติแลว้ ส่วนของ Toolbar นีจะประกอบไปดว้ ย ป่ ุมบนั ทึก ( Save ) ป่ ุมเลิกทาํ การพิมพ์ ( Undo ) และป่ ุมทาํ ซาํ การพิมพ์ ( Repeat Buttons ) แตเ่ ราสามารถเพิมคาํ สงั ต่างๆ ทีตอ้ งการใชง้ านไดอ้ ีกดว้ ย 3. แถบ Ribbon เป็นส่วนทีรวมคาํ สงั ตา่ งๆ ไวด้ ว้ ยกนั ซึงเป็นการใชง้ านคาํ สังทงั หมดทีใน MS Office Word 2010 4. Group เป็ นส่วนทอี ยู่ใน ( Tab ) เมือเลือกคลิกทีแทบ็ จะเห็นกลุ่มของเมนูใชง้ านตา่ งๆ 5. แถบสถานะ( Status Bar ) แสดงขอ้ มูลเกียวกบั ไฟลท์ ีเปิ ดอยู่

การสร้างเอกสารใหม่ ( New ) หลงั จากทีทาํ การเรียกโปรแกรม MS Office Word 2010 ขึนมา โปรแกรมจะสร้างเอกสารเปล่า ( Blank Document ) และโปรแกรมจะกาํ หนดชือเป็ น Document 1 , Document 2 ,… ไปเรือย ๆ โดยอตั โนมตั ิ จนกวา่ จะมี การบนั ทึกชือไฟลเ์ อกสาร จึงเปลียนตามชือทีตอ้ งการตงั ในกรณีทีปิ ดหรือตอ้ งการสร้างเอกสารชินใหม่ มีขนั ตอนในการสร้างเอกสารชินใหม่ วธิ ี ดงั นี - สร้างเอกสารใหม่โดยใชเ้ มนูคาํ สังหรือป่ ุมไอคอน - สร้างเอกสารใหม่โดยรูปแบบสาํ เร็จรูป วธิ ีที สร้างเอกสารเปล่า ( Blank Document ) 1. เลือกคาํ สงั สร้าง ( New ) 2. เลือกคาํ สงั 3. คลิกทีแถบแฟ้ม ( File 4. คลิกป่ ุมสร้าง ( Create )

วธิ ีที การสร้างเอกสารจากแม่แบบสําเร็จรูป ( Sample Templates ) โดยปกติแลว้ หลงั จากทีทาํ การเขา้ สู่โปรแกรมครังแรกทุกครัง โปรแกรมจะสร้างเอกสารเปล่า ( Blank Document ) ใหโ้ ดยอตั โนมตั ิ ซึงสามารถใชง้ านไดเ้ ลย แต่ในกรณีทีผใู้ ชต้ อ้ งการสร้างเอกสารใหม่ หรือสร้างเอกสารใหมจ่ ากแม่แบบสาํ เร็จรูปทีโปรแกรม MS Office Word 2010 ไดเ้ ตรียมไวม้ ากมาย ซึงทาํ ใหผ้ ใู้ ชส้ ะดวกและ รวดเร็วดว้ ยการกาํ หนดคา่ ต่างๆ สาํ หรับแม่แบบสาํ เร็จรูปของแตล่ ะรูปแบบ ซึงมีขนั ตอนดงั นี 1. คลิกทีแถบแฟ้ม ( File ) 2. เลือกคาํ สงั สร้าง ( New ) 3. เลือกคาํ สงั ตวั อยา่ งแม่แบบ ( Sample Templates )

4. เทมเพลตมาตรฐานที MS Office Word 2010 เตรียมไวใ้ หจ้ ะแสดงขึนมา 5. คลิกเลือกเทมเพลตทีตอ้ งการ แลว้ คลิกป่ ุมสร้าง ( Create ) การบันทกึ เอกสาร ( Save ) หลงั จากทีไดส้ ร้างเอกสารใหม่และจดั รูปแบบเอกสารเสร็จแลว้ ทงั หมดหรือส่วนใดส่วนหนึง จาํ เป็นตอ้ งบนั ทึกเอกสารไวเ้ พือเปิ ดใชง้ าน หรือแกไ้ ขเอกสารใหมใ่ นครังตอ่ ไป ซึงจาํ เป็ นตอ้ งทาํ การบนั ทึกขอ้ มูลเก็บไว้ โดย ในการบนั ทึกเอกสารมีหลกั เกณฑก์ ารบนั ทึกเอกสารหรือการตงั ชือไฟลเ์ อกสาร ดงั นี - สามารถกาํ หนดชือไดท้ งั ภาษาไทยและภาษาองั กฤษ - สามารถขึนตน้ ดว้ ยตวั อกั ษรพิมพเ์ ล็กหรือพมิ พใ์ หญ่ได้ - กาํ หนดชือเอกสารไดต้ งั แต่ ตวั อกั ษร แต่ไม่เกิน ตวั อกั ษร - หา้ มใชเ้ ครืองหมายอกั ขระพิเศษในการกาํ หนดชือเอกสาร

วธิ ีที การบนั ทกึ เอกสารใหม่ 1. คลิกเลือกแถบ ( File ) 2. เลือกคาํ สงั บนั ทึก ( Save ) 3. หรือคลิกป่ ุม ทีอยใู่ น Quick Access Toolbar 4. หรือกดป่ ุม Ctrl + S ทีคียบ์ อร์ด 5. หนา้ ตา่ งบนั ทึกเป็น ( Save As ) จะแสดงขึนมา ตงั ชือไฟล์ แลว้ กดป่ ุมบนั ทึก ( Save )

วธิ ีที การบันทกึ เอกสารแบบสําเนา ( Save As ) เป็นการบนั ทึกไฟลเ์ อกสารเพือป้องกนั กรณีฉุกเฉินทีอาจเกิดขึน เช่น การเปิ ดไฟลเ์ อกสาร หรือไฟลส์ ูญหาย เป็นตน้ ซึงการบนั ทึกไฟลล์ กั ษณะนีทาํ ไดด้ งั นี 1. คลิกทีแถบแฟ้ม ( File ) 2. เลือกคาํ สงั บนั ทึกเป็น ( Save As ) 3. หนา้ ตา่ งบนั ทึกเป็น ( Save As ) จะแสดงขึนมา ตงั ชือไฟล์ แลว้ กดป่ ุมบนั ทึก ( Save )


Like this book? You can publish your book online for free in a few minutes!
Create your own flipbook