1. จัดเตรียมและตั้งวงเงินสดย่อย

สมรรถนะการปฏบิ ัตงิ านเก่ียวกบั เงนิ สดย่อย

เกณฑ์ในการปฏบิ ตั งิ านการจัดเตรียมและบนั ทกึ การตงั้ วงเงนิ สดย่อยให้ถกู ต้อง

เงินสดย่อย (Petty Cash) เงินสดย่อย หมายถึง เงินสดจานวนหนึ่งทก่ี ิจการกาหนดขนึ้ ไว้จา่ ยค่าใช้จ่ายที่มจี านวนไม่มากนักซงึ่ ไมส่ ามารถจา่ ยเปน็ เช็คได้ หรือไม่สะดวกในการเขียนเช็คสั่งจ่าย ซง่ึ เมื่อเกิดรายการนัน้ ข้ึนแลว้ กจิ การมคี วามจาเปน็ ทจ่ี ะตอ้ งรบี จ่ายทันที เช่น ค่ารับรอง คา่ ไปรษณยี ์ ค่าพาหนะ ซึ่งเงนิ สดย่อยนี้จะอยู่ในความรบั ผดิ ชอบของพนักงานการเงิน หรอื พนักงานบรษิ ัทคนใดคนหน่งึ ก็ได้เรยี กว่า “ผรู้ ักษาเงินสดยอ่ ย”

เงินสดย่อยมี 2 ระบบ คือ 1. ระบบเงินสดยอ่ ยแบบจากดั วงเงิน (Impress System) เป็นระบบทน่ี ยิ มใช้มากโดยกิจการจะกาหนดวงเงนิ สดยอ่ ยขน้ึ มาจานวนหนึง่ ตามความเหมาะสม และมอบใหผ้ ้รู ักษาเงนิ สดย่อยรบั ผดิ ชอบในการจา่ ยค่าใช้จา่ ยเลก็ ๆ น้อยๆ ซ่งึ วงเงินสดยอ่ ยจะไม่เปลีย่ นแปลงเมอื่ มกี ารจ่ายคา่ ใช้จ่ายตา่ งๆ แต่จะเปลยี่ นแปลงเฉพาะเม่ือมีการเพิ่มหรอื ลดวงเงินสดย่อย เทา่ นั้น 2. ระบบเงนิ สดย่อยแบบไมจ่ ากัดวงเงิน (Fluctuating System) เป็นวธิ กี ารเกยี่ วกบั เงินสดย่อยท่ีไม่ไดก้ าหนดวงเงินสดยอ่ ยไวเ้ ป็นจานวนแนน่ อนผรู้ ักษาเงนิ สดยอ่ ยอาจขอเบกิ เงินชดเชยเปน็ จานวนเทา่ กับ, มากกว่าหรอื น้อยกวา่ เงินสดย่อยท่จี า่ ยไปได้ตลอดเวลา

ผู้รกั ษาเงนิ สดยอ่ ย (Petty Cashier)ผู้รกั ษาเงนิ สดย่อย (Petty Cashier) มหี นา้ ท่ีดงั น้ี เกบ็ รักษาเงินสดยอ่ ยไว้ เมอ่ื มผี มู้ าขอเบกิ ก็จะจ่ายเงนิ ตามหลกั ฐานนัน้ บนั ทึกการจา่ ยเงนิ ในสมดุ เงนิ สดยอ่ ย เพื่อเป็นการบันทกึ ช่วยจาวา่ ได้ จา่ ยอะไรไปบา้ ง รวบรวมหลักฐานการจา่ ยเงนิ และจัดทาใบสาคัญเพื่อขอเบกิ ชดเชย เงินสดยอ่ ย

ประโยชนข์ องเงนิ สดย่อย เปน็ การแบ่งหน้าทีค่ วามรับผิดชอบ เกย่ี วกบั รายจ่ายเล็กๆ นอ้ ยๆ ให้ผูร้ กั ษาเงนิ สดย่อยเป็น ผรู้ ับผดิ ชอบ ชว่ ยให้กจิ การเกิดระบบการควบคมุ ภายในที่รดั กมุ ยิ่งขนึ้ เกยี่ วกบั การใชจ้ า่ ยเงินสดยอ่ ย เพราะการใช้ ระบบเงินสดยอ่ ย จะทาใหเ้ กิดการใชเ้ ชค็ เพือ่ จา่ ยคา่ ใช้จา่ ยจานวนมาก และใชร้ ะบบเงินสดย่อยจ่าย คา่ ใช้จา่ ยจานวนเล็กนอ้ ยที่ไม่มคี วามสาคญั ต่อการที่จะก่อใหเ้ กิดการทุจรติ ได้ ทาให้เกดิ การประหยัดเวลาในการบนั ทึกบญั ชีเกีย่ วกับค่าใชจ้ ่ายที่มีจานวนเล็กน้อยและเกิดขึน้ อยเู่ สมอ เพราะจะรวบรวมบันทึกครั้งเดียวคือเมอ่ื ผรู้ ักษาเงินสดยอ่ ยเบกิ ชดเชย ชว่ ยใหก้ ิจการสามารถหลีกเลีย่ งการเก็บเงินสดไวใ้ นมือมากเกนิ ไป อาจทาใหเ้ กิดการสญู เสีย ผลประโยชนจ์ ากการหาดอกผลจากเงนิ สด

การจดั เตรยี มเงินสดย่อย1. แตง่ ตั้งพนักงานเงนิ สดย่อย เพอ่ื จา่ ยค่าใชจ้ ่ายตา่ งๆเลก็ ๆน้อยๆ2. กาหนดวงเงินสดย่อย3. กาหนดเวลารวบรวมเอกสารเพ่อื ขอเบกิ ชดเชยเงนิ สดย่อย เช่น เบิกชดเชยทกุ วันท่ี 15 ของทกุ เดือน4. เร่ิมตั้งวงเงนิ สดยอ่ ย โดยพนักงานการเงนิ ของกิจการจะจา่ ยเงินสดหรือเชค็ มอบใหผ้ รู้ กั ษาเงินสดยอ่ ย5. พนักงานการเงนิ นาหลกั ฐานการจา่ ยเงนิ ให้พนกั งานบญั ชเี พื่อบันทึกบัญชี โดยเดบิต เงินสดย่อย เครดติ เงินสด/ธนาคาร



การจัดระบบเงนิ สดย่อย มขี ัน้ ตอนดังนี้1. กาหนดตัวบุคคลทีม่ หี น้าทร่ี กั ษาเงินสดย่อย (ผู้ถือเงินสดย่อย) และกาหนดวงเงนิ สดย่อยที่มีจานวนเหมาะสมไว้อยา่ งแน่นอน2. การเบกิ เงินสดย่อยทุกครงั้ ผ้เู บกิ เงนิ จะต้องมีใบขออนุมตั ิเบกิ เงนิ (ใบขอเบิกเงนิ สดยอ่ ย)3. ทกุ คร้ังท่จี า่ ยเงนิ สดยอ่ ยตอ้ งประทับตรา “จา่ ยแล้ว” ในใบเบิกเงนิ สดย่อยและเอกสารประกอบทุกฉบับเพ่อื ป้องกนั การนาเอกสารเหลา่ น้ันกลับมาขอเบิกอีก และให้ผเู้ บกิ เงนิ เซน็ ช่ือไวใ้ นใบเบกิ เงนิ สดยอ่ ยดว้ ย4. ต้องเก็บเงินสดย่อยแยกจากเงนิ อืน่ โดยเฉพาะเงนิ สดสว่ นตวั ของผรู้ ักษาเงนิ สดยอ่ ยและตอ้ งกาหนดวธิ ปี ฏบิ ตั ใิ หท้ ราบท่ัวกนั

การจดั ระบบเงนิ สดยอ่ ย มขี ้นั ตอนดังน้ี (ตอ่ )5. ทกุ คร้งั ที่มกี ารเบิกเงินชดเชย ต้องจัดทาใบสรปุ การจา่ ยเงินสดย่อยโดยแนบใบเบกิ เงนิ สดย่อยและเอกสารประกอบอย่างครบถ้วนและถูกตอ้ ง6. ตอ้ งจดั ให้มีการติดตามทวงถาม “เงนิ ทดรองจ่าย” ว่าเมอ่ื เสรจ็ ภารกิจที่ได้รบั มอบหมายแลว้ ผเู้ บกิ เงนิ ทดรองจา่ ยไดน้ าใบเสรจ็ หรือเอกสารการจ่ายเงนิ มาคืนหรือไม่ และเงินทีจ่ า่ ยออกไปถกู ต้องตรงกบั วตั ถปุ ระสงค์ท่ีมอบหมายไปเพยี งใด7. ตรวจสอบและยืนยนั ยอดการบนั ทึกบญั ชคี า่ ใชจ้ า่ ยท่เี กิดจากเงินสดย่อยอยา่ งสม่าเสมอ

การบันทกึ บญั ชีตงั้ วงเงนิ สดย่อย Dr. เงนิ สดยอ่ ย XX Cr. เงนิ ฝากธนาคาร XX