Excel

1 หนว่ ยที่ 1 ความรพู้ ้ืนฐานของโปรแกรมตารางคานวณ สาระสาคญั โปรแกรมตารางคานวณ นบั เป็นพ้นื ฐานสาหรบั การเปน็ ข้อมลู เพอ่ื การวเิ คราะห์ และนาไปประยุกตใ์ ช้ เป็นโปรแกรมทถี่ ูกสรา้ งขนึ้ ลักษณะตาราง ท่ีมีความสามารถ ในการคานวณ และการแสดงผลในรูปแบบแผนภาพ ปจั จบุ ันมกี ารพัฒนารปู ลกั ษณ์ ของโปรแกรมให้ใช้งานได้งา่ ย มีสว่ นติดต่อกบั ผูใ้ ช้ท่ถี ูกรวบรวมอย่างเป็นหมวดหมู่ เพื่อความสะดวกในการใชง้ านมากยิ่งข้ึน สารระการเรยี นรู้ 1. ความสามารถของโปรแกรม Excel 2. เข้าใช้งานโปรแกรม Excel 3. การสร้าง Workbook ใหม่ 4. การทางานกับช่องตาราง 5. ใช้ AutoComplete ป้อนข้อมลู ซา้ กนั 6. การบนั ทกึ ปดิ Workbook และออกจากโปรแกรม วตั ถปุ ระสงค์ 1. อธิบายคณุ สมบัตทิ ่ีสาคัญของโปรแกรมตารางคานวณได้ 2. บอกและอธิบายหน้าที่ ส่วนประกอบตา่ งๆ ของโปรแกรมได้ 3. ป้อนข้อมลู ในโปรแกรมได้ 4. ลบ และแกไ้ ขข้อมูลในโปรแกรมได้ 5. ป้อนข้อมูลโดยวธิ ี Pick From List ได้ 6. บันทึกขอ้ มลู การทางาน เพอ่ื เรียกใช้งานครงั้ ถัดไปได้

2 โปรแกรมตารางคานวณ คอื โปรแกรมทม่ี ลี ักษณะการทางานในเชงิ คานวณ โดยโปรแกรม ได้ถูกสร้างขน้ึ มาเพื่อวัตถปุ ระสงคห์ ลกั ในการช่วยกรอกข้อมูล จดั เก็บข้อมูลในลักษณะตาราง และทาการคานวณขอ้ มูลในแผน่ คานวณ ตลอดจนสามารถจัดกลมุ่ จดั เรยี ง วิเคราะห์ข้อมูล สรา้ งรายงานและแผนภูมิในรปู แบบตา่ งๆ สามารถนาไปประยกุ ต์ใช้งานได้ในชีวิตประจาวัน และการทางานในรูปแบบทุกสาขาอาชพี ตัวอย่างการใชโ้ ปรแกรมตารางคานวณ 1. บุคคลท่ัวไปใช้ บันทึกรายรบั -รายจา่ ยในครัวเรือน ในชีวิตประจาวนั 2. นกั บญั ชีใช้คานวณรายรบั -รายจา่ ย ในงบการเงนิ 3. นกั วเิ คราะห์การตลาด ใชส้ รปุ ข้อมูลแบบสอบถามจานวนมากๆเพ่ือหาช่องทางการ ตลาดรูปแบบใหม่ๆ 4. นักวางแผน สามารถใชข้ อ้ มูลเพอื่ ทดลอง ได้ว่าจะเกิดเหตกุ ารณอ์ ะไรตามมา ถ้า ตัวแปรบางตัวเปลีย่ นไป 5. ครูอาจารย์ สามารถคานวณเกรดของนักเรียนนักศกึ ษา ฯลฯ Microsoft Excel ซ่งึ พัฒนาผลิตโดยบริษัท ไมโครซอฟท์ (Microsoft Corporation) โปรมแกรมนจี้ งึ มักถกู เรียกส้ันๆ ว่า “โปรแกรม Excel” หรอื “Excel” สาหรบั ในหนังสือน้จี ะ อธบิ ายการทางานดว้ ยเวอร์ชัน่ 2016 ทางานอยบู่ นระบบปฏบิ ตั ิการ Microsoft Windows 7 1.1 ความสามารถของโปรแกรม Excel โปรแกรม Excel มีความสามารถในการคานวณข้อมลู ในตารางไดอ้ ยา่ งแม่นยา การใช้ สตู รทาใหก้ ารคานวณในตารางสะดวก, งา่ ยและรวดเรว็ ข้ึนขึ้น และผลลพั ธ์ทตี่ ้องเสมอ ตวั อยา่ งการจดั เกบ็ ขอ้ มลู บน Excel และการนาเสนอในรปู แบบกราฟ ltem Jan Month on 2010 Apr May YTD Feb Mar Bio gas 6,253.66 465,013.19 7,011.63 3000000 Month on 2010 Steam production(ton) 2500000 Bio gas usage (m3) 69.48 429,209.00 2000000 % Methane (Avg) 323,091.16 70.08 1500000 Calculate to 100% Methane 2,834,130.30 1000000 Conversion to BFO (follow up heating 300,967.02 vaiue) (li.) 85,990.40 264,006.16 59.07 160,068.41 BFO usage (li.) Ratio of fuel usager li/ton steam 500000 0

3 จัดเก็บ/นาเสนอข้อมูลในรูปของกราฟประเภทต่างๆ โปรแกรม Excel สามารถจดั เกบ็ ข้อมลู อย่างเป็นระบบระเบียบ ในลักษณะของตารางขอ้ มลู พร้อมนาเสนอข้อมูลในรปู ของ กราฟแบบตา่ งๆ ได้อย่างรวดเร็ว เพ่ือให้สามารถเห็น ความแตกต่างของข้อมูลและทาความเข้าใจไดง้ ่ายขน้ึ ตวั อย่างการนาเสนอในรปู แบบกราฟ บริหาร/จดั การขอ้ มูลอยา่ งเปน็ ระบบ โปรแกรม Excel ชว่ ยจัดเรียงข้อมลู และคัดเลือกข้อนมูลเฉพาะทเี่ ราตอ้ งการใช้ (กรอง ขอ้ มูล) ทาให้เราเห็นขอ้ มลู เฉพาะทเี่ ราต้องการ เพ่ือช่วยในการเปรียบเทยี บและตัดสินใจ เกีย่ ว กับงานต่างๆ ได้ง่ายและแม่นยา Mar'09 Mar'09 Budget Actual Acc Code Name-Thai 6,477,000.00 Actual 10,477,000.00 5,150,020.31 650101 ดอกเบย้ี จา่ ย 7,482,245.46 417,000.00 Total Expense Add Interest 10,894,000.00 109,055.74 0.00 206,047.86 522701 คา่ เสอ่ื มราคาสนิ ทรพั ยถ์ าวร 7,797,349.06 0.00ตวั อยา่ งการจัดเรียงข้อมูล 632801 คา่ เสอ่ื มราคาสนิ ทรพั ยถ์ าวร Grand Total Expense คานวณขอ้ มลู /ใชฟ้ ังก์ชน่ั พเิ ศษ โปรแกรม Excel สามารถคานวณขอ้ มลู ในตาราง โดยใช้สตู รและฟังกช์ ่ันการคานวณ ท้ัง สามารถนาขอ้ มูลที่อย่ใู นแต่ละ่ แผ่นงาน มาคานวณรว่ มกันได้ และการบรหิ ารขอ้ มลู ที่มปี ริมาณมากๆได้ ตวั อยา่ งการใชส้ ูตรและฟังกช์ น่ั ช่วยในการคานวณ

4 1.2 เขา้ ใชง้ านโปรแกรม Excel การเขา้ ใช้งานโปรแกรม Excel สามารถทาไดโ้ ดยคลิกเมาส์ทป่ี ุ่ม และเลอื ก All Progeams->Excer 2016 2.คลกิ ที่ Blank workbook 1.คลกิ เมาส์ Start->All Programแล้วเลอื กโปรแกรม Excel 2016 ส่วนประกอบของโปรแกรม Excel เมอื่ เปดิ โปรแกรมเขา้ สู่ Excel แลว้ เราจะพบหน้าตา่ งแสดงดงั ภาพดา้ นลา่ ง ที่มีสว่ น ประกอบสาคญั ดังน้ี

1 5 1 5 2 1 4 3 1 แทบ็ File 4 แถบสูตร (Formula Bar) 2 ริบบอน (Ribbon) 5 แถบเลื่อนแนวตง้ั (Vertical Scroll Bar) 3 กล่องช่ือ (Name Box) ใชเ้ ล่ือนจอภาพขึ้นลง

6 การจดั เกบ็ ขอ้ มูลในโปรแกรม Excel ขอ้ มูลในโปรแกรม Excel จะถกู จดั เก็บเปน็ ไฟล์ข้อมลู ที่เรยี กว่า Workbook (สมุดงาน) โดยแต่ละสมุดงานจะ ประกอบดว้ ยตารางข้อมลู หลายๆ หน้าที่ เรียกวา่ Worksheet (แผ่นงาน) ดังตัวอยา่ งไฟล์ Workbook จะเกบ็ ข้อมลู ทง้ั หมด 3 Worksheet ด้วยกัน คือ Payment Comparsion, Payment Schedule และ Loan Cal ซง่ึ แยกเกบ็ ข้อมูลตา่ งๆกัน Worksheet ที่ 2 แผน่ งานชอื่ Payment Schedule Worksheet ที่ 3 แผ่นช่ือ Loan Calculator Data Worksheet ท่ี แผ่นงานช่ือ Payment Comparison การมีหลาย Workheet ใน Workbook เดียว ทาให้เราสามารถจัดข้อมูลได้อย่างเป็นหมวดหมู่ โดยแยกเก็บ ในWorksheet ทแ่ี ตกต่างกนั เชน่ ถา้ เรามีข้อมลู ของพนกั งาน เราสามารถแยกรายชือ่ พนกั งานแตล่ ่ะฝา่ ยไว้ใน แต่ล่ะ Worksheet โดยเม่ือโปรแกรม Excel บันทึกข้อมูล Worksheet เหล่าน้ีจะถูกเก็บท้ังหมดไว้ในไฟล์ เดียวกัน ไมค่ วรนาข้อมูลทุกอย่างมาเกบ็ ไว้ใน Workbook เดียวกัน แมจ้ ะแบง่ เก็บใน Worksheet ย่อยไดก้ ต็ าม เพราะ ถ้า Workbook มีขนาดใหญ่มาก จะทาใหเ้ ครือ่ งคอมพวิ เตอรต์ ้องใชพ้ น้ื ทีใ่ นหน่วยความจามากน้ึ และมีผลทาใโปรแกรม Excel ทางานชา้ ลง ดังน้นั จึงควรแยกเก็บข้อมูลไวใ้ นหลาย Workbook โดยเฉพาะอยา่ งย่ิงถา้ ลักษณะของข้อมูลไม่ เกย่ี วข้องกนั

7 แท็บใหมใ่ นโปรแกรม Excel ในโปรแกรม Excel ได้รวบรวมทใี่ ช้งานบอ่ ยๆ ซ่ึงเป็นเคร่ืองมือท่ใี ช้สาหรบั จดั การกับขอ้ มูลและไฟล์ เช่น เปดิ ไฟลง์ าน บนั ทึกไฟล์ สรา้ งไฟล์ใหม่ การพิมพ์งานออก ทางเคร่ืองพิมพ์ เปน็ ตน้ โดยมรี ายละเอยี ดดังนี้ . Info (ขอ้ มูล) แสดงข้อมูลต่างๆ เกยี่ วกบั ไฟลท์ ี่เลือก . New (สรา้ ง) รวมคาสั่งเกีย่ วกบั การสรา้ งไฟลเ์ อกสารใหม่ . Open (เปิด) เปิดไฟลง์ านท่ีมีอยู่ . Save (บันทึก) บนั ทึกไฟล์งาน . Save as (บันทึกเป็น) บันทกึ เพอ่ื เปล่ียนช่ือ เปลีย่ นเวอร์ชัน่ หรอื ตาแหนง่ ท่เี ก็บไฟล์ . Print (พมิ พ์) รวมคาสง่ั เก่ียวกับการพมิ พ์งานออกทางเคร่ืองพิมพ์ เชน่ ตัวอย่าง ก่อนพมิ พ์ ปรบั หน้าเอกสาร ปรับคา่ การพมิ พ์ เป็นต้น . Share (แบง่ ปัน) แบ่งปนั ข้อมูลไปไว้บน Cloud หรอื ส่งทางอีเมล . Export (สง่ ออก) ส่งออกเป็นรปู แบบไฟล์อ่ืนๆ . Close (ปิด) ปดิ เอกสาร . Account อพั เดทซอฟตแ์ วร์ . Feedback สง่ ข้อความเสนอแนะไปให้ผู้ผลิต

8 1.3 การสร้าง Workbook ใหม่ เม่อื ต้องการสร้างเอกสารใหม่ สามารถอาจเลอื กสรา้ งเอกสารเปลา่ หรอื สร้างเอกสารจากแมแ่ บบที่โปรแกรม Excel เตรียมไวใ้ ห้กไ็ ด้ ในการสร้างเอกสารใหมน่ นั้ ให้คลกิ เมาสท์ ่แี ท็บ File และเลอื กคาสัง่ New (สรา้ ง) จากนน้ั เลือกว่าจะสรา้ ง Workbook เปล่า หรือสร้างจากแมแ่ บบ สร้าง Workbook เปลา่ หากต้องการสร้าง Worbook ท่วั ไป หรือกาลงั ทางานกบั Workbook หนง่ึ อยู่ และต้องการสรา้ ง Workbook ใหม่ขึ้นมา หรือเพิ่งเร่มิ ตน้ ใช้งานโปรแกรม Excel และอยากทดลองสร้าง Workbook ง่ายๆไม่ ต้องการรปู แบบที่ซับซ้อน การเลอื กสรา้ งเอกสารใหม่แบบเอกสารเปล่าทนี่ ามาใช้ 1.คลิกทแี่ ทบ็ File ทีแ่ ถบเครอ่ื งมือ แลว้ เลือก New 2. ดบั เบ้ลิ คลกิ ท่ี Blank Worksheeet เพื่อเลือกสรา้ งเอกสารใหมแ่ บบเอกสารเปล่า 3. จะได้ Workbook เปล่า มาใช้ เอกสารใหมท่ ไ่ี ด้

9 สรา้ ง Workbook ใหม่จากแมแ่ บบ การสรา้ ง Workbook จากแมแ่ บบ จะช่วยให้เรมิ่ ต้นพิมพข์ ้อมลู ทตี่ ้องการลงไปไดท้ นั ที เพอ่ื เปน็ การ ประหยดั เวลาในการตกแต่ง Workbook เองท้ังหมด โดยสามารถทาได้ตามขั้นตอนดงั้ นี้ 1. คลิกทแ่ี ท็บ File และเลือก New 2. ดบั เบ้ิลคลิกเลอื กแมแ่ บบที่ต้องการใช้งาน 3. คลกิ ปุ่ม Creaet เพ่ือสรา้ ง Workbook ใหม่ 4. จะได้ Workbook ใหมต่ ่มแม่แบบทเี่ ลือก 1.คลกิ ท่แี ทบ็ File และเลอื ก สร้าง 2. ดับเบิล้ คลิกเลือกแม่แบบท่ตี ้องการ 3.คลกิ ปุ่ม สร้าง 4.แสดงแมแ่ บบใหมท่ ส่ี ร้างขนึ้

10 1.4 การทางานกบั ชอ่ งตาราง Worksheet จะถูกแบง่ เป็นช่องๆตามแนวแถว(row)และแนวคอลมั น์(column)ช่องเหล่าน้ี สามารถเกบ็ ขอ้ มูลได้ และมีช่ือเรียกวา่ “เซลล”์ (cell) สาหรับเซลลท์ ี่มีกรอบเส้นดาทึบลอ้ มรอบคือเซลลท์ ่ีพร้อมรับ ขอ้ มูลท่ีเราพิมพจ์ ากคียบ์ อร์ด เลือกช่องเซลลใ์ นตาราง เม่ือตอ้ งการป้อนขอ้ มูลในเซลลใ์ ด ตอ้ งเลื่อน Active Cell ไปที่เซลลน์ ้นั ก่อนโดยใชเ้ มาส์หรือคียบ์ อร์ด เลือกเซลลโ์ ดยใชเ้ มาส์ คลกิ เมาส์ การเลือกเซลลด์ ว้ ยวธิ ีน้ีทาไดง้ ่ายๆ โดยใชเ้ มาส์คลิกที่ ช่องเซลลน์ ้นั เลือกเซลลโ์ ดยใชค้ ียบ์ อร์ด สามารถเล่ือน Active Cell ไปยงั เซลลท์ ี่ตอ้ งการได้ โดย ใชป้ ่ ุมเหล่าน้ีบนคียบ์ อร์ด ใชค้ ียบ์ อร์ดเลื่อนมายงั เซลลท์ ี่ตอ้ งการ ↑↓←→ เลอ่ื น Active Cell ไปทางซา้ ย ขวา บน หรอื ล่าง 1 เซลล์ เล่ือนเซลล์ไปคอลัมน์ A ในแถวนน้ั ๆ <Home> เลื่อนเซลล์ไปคอลมั น์ A แถวท่ี 1 <Ctrl>+<Home> เล่อื นเซลลไ์ ปท่ีแถวและคอลัมนส์ ุดทา้ ยที่มขี อ้ มูล <Ctrl>+<End> เลื่อนจอภาพข้ึน 1 จอภาพ <Page Up> เล่ือนจอภาพลง 1 จอภาพ <Page Down> เปล่ียนแผ่นงานที่ใช้งานเป็นแผ่นงานที่อยู่ถัดไปทางซ้าย <Ctrl>+<Page Up> เปลี่ยนแผ่นงานท่ใี ช้งานเปน็ แผน่ งานท่ีอยูถ่ ัดไปทางขวา <Ctrl>+<Page Down>

11 เลอื กเซลล์โดยใช้คาสั่ง Go To ตาแหนง่ คอลัมน์ C เซลล์แตล่ ่ะช่องในตารางสามารถอ้างองิ ได้ โดยใช้ชอ่ื แถว และคอลัมนท์ ่ีตดั กนั ทเ่ี ซลลน์ ้นั เชน่ เซลล์ C2 คอื เซลล์ ณ ตาแหน่งท่ีคอลัมน์ C และ แถว 2 ตดั กัน ตาแหนง่ แถวท่ี 2 ถ้าทราบตาแหน่งอ้างอิงของเซลล์ท่ีต้องการเลือก ให้ปุม่ คลกิ Find & Select และเลือกคาสง่ั Go To (ไปที่) และระบชุ ่องเซลลเ์ พือ่ เล่อื น Active Cell ไปที่เซลลน์ ้นั ไดท้ ันที ซ่ึงวิธนี ีเ้ หมาะสาหรบั เลือกเซลลท์ ่ี อยู่ไกลมาก ทาให้ไม่ต้องเสียเวลาเลอ่ื นหนา้ จอหาเซลลน์ น้ั 1. คลิกปมุ่ Find & Select และเลอื ก Go To 2.พมิ พ์ตาแหน่งอ้างอิง และคลกิ ปมุ่ ok เริ่มป้อนขอ้ มูลในเซลล์ สามารถป้อนขอ้ มูลในตารางได้ โดยเล่ือน Active Cell มาตรงช่องเซลลท์ ี่ตอ้ งการและพิมพข์ อ้ มูลเขา้ ไปไดท้ นั ทีเสร็จแลว้ ใหก้ ดป่ ุม <Enter> หรือป่ ุมลูกศร→/← เพือ่ เลื่อนไปยงั เซลลอ์ ่ืนๆ หากตอ้ งการยกเลิก การป้อนขอ้ มูลใหก้ ด <Esc> 1.คลิกเมาส์เลอื กเซลลท์ ่ีต้องการปอ้ นขอ้ มูล 2.พิมพข์ อ้ ความและกด <Enter>หรือเลื่อนไป เซลลอ์ ่นื ท่ีตอ้ งการ

12 ในกรณีท่ีพมิ พผ์ ดิ จะไมส่ ามารถกด←หรือ→บนแป้นพมิ พเ์ พอื่ แกไ้ ขตวั อกั ษรไดเ้ พราะExcel จะเขา้ ใจวา่ เป็ นการเล่ือนกรอบเซลลไ์ ปช่องอื่นในตาราง ในกรณีน้ีสามารถแกไ้ ขขอ้ ความโดยใชป้ ่ ุม <BackSpace> แกไ้ ขขอ้ มูลในเซลล์ หากต้องการแก้ไขขอ้ มูลที่ป้อน กส็ ามารถทาไดโ้ ดยดับเบ้ลิ คลกิ ทเ่ี ซลล์นน้ั หรอื คลิกทีช่ อ่ งเซลล์ และกดปุ่ม<F2>จากน้ันใช้←หรอื →บนแป้นพมิ พเ์ ลื่อนเคอร์เซอร์ ไปตรงตาแหน่งที่ตอ้ งการแล้ว แก้ไขจากนั้นกดปมุ่ <Enter> 1.ดับเบ้ิลคลิกท่ี หรอื กดปมุ่ <F2> เซลลท์ ต่ี ้องการ 2.แก้ไขขอ้ มูล และกด <Enter> หรอื เลื่อนไปยงั เซลลอ์ ่นื การแกไ้ ขข้อมลู และการทางานของแท็บสูตร (Formula Bar) ในขณะทกี่ าลังทาการแก้ไขข้อมลู ในเซลล์ ข้อ ปุ่มยนื ยนั การแก้ไขขอ้ มลู มูลในเซลล์นั้นจะปรากฏในแถบสูตรซึ่งสามารถ ปุ่มยกเลิกการแก้ไขข้อมูล แก้ไขข้อมลู ในช่องเซลล์ไดโ้ ดยตรง หรือคลิกเมาส์ ทีแ่ ถบสูตรและแก้ไขข้อมูลจากทน่ี ีก่ ไ็ ด้ สามารถแกไ้ ขขอ้ มลู ผ่านแถบสตู รได้โดยตรง ในขณะทก่ี าลังแกไ้ ขข้อมูลแถบสตู รจะแสดง ปุ่มคาส่งั เพ่ิมเตมิ ซ่ึงมีหนา้ ท่ดี ังน้ี

13 1.5 ใช้ AutoComplete ปอ้ นข้อมลู ซ้ากนั ถา้ พบวา่ ต้องป้อนข้อมลู ท่ซี า้ กับท่ีป้อนมาแล้ว สามารถใช้ AutoComplete ชว่ ยป้อนข้อมูลใหโ้ ดย อตั โนมตั เิ มื่อเทยี บจากข้อมลู ทเ่ี คยปอ้ นมาก่อนแล้ว ซ่งึ วธิ ีจะช่วยใหส้ ามารถปอ้ นข้อมูลทซ่ี า้ ๆกันในตารางไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ ดังตัวอยา่ ง ถ้าต้องการพิมพ์คาวา่ “ประถมศึกษา” ซ่ึงตรงกับคาทเ่ี คยพิมพ์มาแล้วในคอลัมน์ เม่ือพิมพค์ าวา่ “ป”โปรแกรม Excel จะนาตัวอกั ษรทพ่ี ิมพ์ไปเทียบกบั ขอ้ มูลทเี่ คยพิมพ์มาก่อนแล้วในคอลัมนน์ ี้ เมื่อพบวา่ มีแนว้ โน้มทก่ี าลัง พิมพค์ าวา่ ”ประถมศึกษา”โปรแกรม Excel จะเพม่ิ ตวั อกั ษรที่ยังขาดอยู่ที่ยงั ไม่ได้พิมพ์ใหโ้ ดยอัตโนมัติ สว่ นที่ Microsoft Excel เติมให้ กด <Enter> ถา้ ตอ้ งการเติมคาทแี่ สดงอัตโนมตั ิ ยอมรับ : หากกาลงั พิมพค์ านอ้ี ยู่พอดี กใ็ หก้ ด <Enter> เพ่ือให้โปรแกรม Excel ป้อนข้อมลู ใน ส่วนทเี่ หลอื ในเซลลใ์ ห้ พิมพค์ าอ่นื : หากต้องการพิมพค์ าอ่ืนแทน เชน่ “ประถมศึกษาปที ี่ 2” ก็ให้พิมพ์ต่อจากคา “ประถมศึกษาปีที่” ทพี่ ิมพ์ไปแล้ว พิมพต์ ัวอักษรท่ีเหลือของขอ้ มูลทต่ี อ้ งการ เมือ่ ไดค้ าตอบทตี่ อ้ งการให้กด <Enter>

14 AutoComplete ไม่สามารถใชก้ ับข้อมูลที่เปน็ ตัวเลขหรือวนั ท่ีได้ นอกจากนี้ลักษณะการปอ้ นขอ้ มลู จะต้องตดิ กับเซลล์ท่มี ีขอ้ มลู อยู่กาอนแล้วในคอลัมน์เดยี วกนั AutoComplete จึงจะทางาน ยกเลิกการทางานของ AutoComplete ถ้าข้อมลู ทีป่ ้อนนน้ั คลา้ ยแต่ไม่ค่อยซา้ กัน อาจตอ้ งการยกเลิกการทางาน AutoComplete เป็นการ ชว่ั คราว เพ่ือไม่ให้มีการเพม่ิ คาที่ไม่ต้องโดยอัตโนมตั ใิ นเซลลท์ ่กี าลังปอ้ นข้อมูล ดงั นี้ 1. คลิกเมาส์แทบ็ File->Options (แฟ้ม-> ตวั เลือก) 2. คลิกเมาส์ท่ี Advanced ( ขั้นสงู ) 3. คลกิ เมาส์ยกเลิก Enable AutoComplelt for cell values (เปิดการใช้งานการทาใหส้ มบูรณ์ อตั โนมตั ิสาหรับค่าในเซลล์) 1. คลกิ เมาสแ์ ทบ็ File->Options (แฟ้ม-> ตัวเลือก)

15 2. คลิกเมาสท์ ่ี Advanced ( ขนั้ สูง ) 2.คลิกเมาส์ยกเลกิ Enable AutoComplelt for cell values 4. คลิก (เปิดการใชง้ านการทาใหส้ มบรู ณอ์ ตั โนมัติสาหรบั ค่าในเซลล์) เลือกข้อมลู ท่เี คยปอ้ นจากรายการ วธิ ีนี้เปน็ การปอ้ นข้อมลู โดยเลอื กจากรายการข้อมูลทีเ่ คยพิมพม์ าแลว้ ในคอลมั น์ โดยไมต่ อ้ งพมิ พต์ วั อักษรใดๆ กอ่ น 1. เม่ือต้องพิมพข์ ้อมูลซา้ ให้คลิกเมาส์ปมุ่ ขวาเซลลท์ ีต่ ้องการปอ้ นขอ้ มูล แล้วเลอื ก Pick From Drop-down List…(เลือกจากรายการแบบหลน่ ลง...) หรือกดปุม่ <Alt>+ ↓จะปรากฏรายการ ขอ้ มูลทีเ่ คยไดพ้ ิมพไ์ ว้ก่อนแล้ว 2. คลิกเมาส์เลือกข้อมูลท่ีต้องการ ขอ้ มูลจะถูกนามาแสดงในเซลลโ์ ดยท่ีเราไมต่ อ้ งพมิ พเ์ อง 1. คลิกเมาสป์ มุ่ ขวาเซลลท์ ่ตี ้องการปอ้ นขอ้ มลู แล้วเลอื ก 2. คลกิ เมาสเ์ ลอื กข้อมลู ท่ีตอ้ งการ Pick From Drop-down List…(เลอื กจากรายการแบบหลน่ ลง...)

16 1.6 การบนั ทกึ ขอ้ มูล ก่อนออกจากโปรแกรม Excel เราตอ้ งบันทกึ ข้อมูลท่ีไดป้ ้อนไวใ้ นตาราง จงึ จะสามารถนาข้อมูลกลับมาใช้ ครั้งตอ่ ไปได้อีก การบนั ทึกข้อมูลต้องตั้งชื่อไฟล์ข้อมูลด้วย โดยใช้ช่ือทาสือความหมายขอ้ มูลในไฟล์นนั้ เชน่ “ตารางแสดงจานวนนกั เรยี น” เป็นตน้ การตัง้ ชือ่ ไฟล์ขอ้ มูล สามารถทาไดโ้ ดยใช้ตวั อักษรและ สัญลกั ษณต์ า่ งๆได้ ยกเว้น \\ /*<> และ | 1. คลิกเมาส์ที่แท็บ File 2. คลกิ เมาสท์ ี่ Save (บนั ทึก) 3. ระบตุ าแหน่งสาหรับบนั ทกึ หรอื คลกิ Browse เพ่อื เลอื กตาแหนง่ เอง หรือเลือกตาแหน่งทเี่ คยบนั ทึกมา 4.ต้งั ชอ่ื ไฟลข์ อ้ มลู ท่ตี ้องการบันทกึ 5. คลิกมาส์ ในขัน้ ตอนที่ 4 ใหต้ ้ังช่ือไฟล์งานเอกสารในช่อง File name: (ชื่อแฟ้ม) และเลือกประเภทของไฟล์ท่ีจะบันทกึ ในช่อง Save as type ไดแ้ ก่ . Excel Worbook คอื บันทึกงานที่ใชเ้ ฉพาะเวอรช์ ่ัน 2016 เท่านนั้ โดยมนี ามสกลุ .xlsx

17 . Excel 97-2003 Workbook คอื บันทกึ เปน็ ไฟล์ทน่ี าไปใช้กบั Excel เวอร์ชัน่ เกา่ กว่า โดยมนี ามสกุล .xls แต่มีข้อจากดั คอื ไมส่ ามารถนาคาส่ังทีเ่ ป็นคณุ สมบัติใหม่ที่มีใน 2016 ไปใช้งานร่วมได้ . Excel Add-ins (คน้ หา Add-ln สาหรับรูปแบบแฟ้มอื่น) เปน็ การบันทึกไฟล์เปน็ ฟอรแ์ ม็ตอ่ืน เช่น XPS . Excel Template (แมแ่ บบ Excel) บันทึกเปน็ ไฟล์แม่แบบ ที่ด้านล่างเปน็ การเพ่มิ รายละเอยี ดของไฟล์ มีดังนี้ . Authors ใส่ชื่อของผู้ท่สี รา้ งเอกสารนี้ เพอ่ื ช่วยในการสืบค้นเอกสารในคร้ังต่อไป . Tags ใส่ข้อความพิเศษเพ่ือชว่ ยในการค้นหา และจัดหมวดหม่เู อกสาร . คลืกเลือก Save Thumbnali เพอื่ ให้แสดงตัวอยา่ งเอกสารบนไอคดนของไฟล์ซ่ึงใช้ไดเ้ ฉพาะ Windows7 ขึน้ ไป 1.7 การปิด Workbook และออกจากโปรแกรม หลังจากท่ไี ดบ้ นั ทึกข้อมูลในสมดุ งานแลว้ หากไม่ตอ้ งการใช้สมุดงานนั้นต่อไป สามารถปดิ สมดุ งานน้นั โดยคลกิ ปุม่ X (Close) 1.คลกิ เมาส์เพอ่ื ออกจากโปรแกรม 2.หากยงั ไมบ่ ันทึกขอ้ มูล เลอื กปุ่มใดปมุ่ หนงึ่ ตามต้องการ

18 แบบทดสอบท้ายหนว่ ยที่ 1 ตอนที่ 1 เลอื กคาตอบท่ีถกู ต้องที่สดุ เพียงขอ้ เดยี ว 1. โปรแกรม Excel เปน็ โปรแกรมทีอ่ ยู่ในกลุ่มใด ก. Microsoft OneDrive ข. Microsoft Office ค. Windows Media Player ง. Windows Explorer 2. คุณสมบัติเด่นทีส่ ดุ ของโปรแกรม Excel คือข้อใด ก. สามารถใช้คาส่งั ตกแตง่ รูปภาพได้ดี ข. เป็นโปรแกรมท่ีเหมาะสมท่สี ดุ ในการนาเสนอ ค. สามารถใชส้ ูตรในการคานวณข้อมลู ไดอ้ ย่างแมน่ ยา ง. เป็นโปรแกรมที่เหมาะสมในการสรา้ งจดหมายติดต่อลูกคา้ 3. เมนูทใ่ี ช้แสดงปุ่มคาส่ังทีใ่ ช้บอ่ ยไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ เรยี กว่าอะไร ก. Office Botton ข. Formula bar ค. Vertical Scroll bar ง. Quick Access Toolbar 4. แท็บ Formulas เปน็ แท็บท่ีเกี่ยวขอ้ งกบั คาสั่งในข้อใดต่อไปนี้ ก. Format->Row Height… ข. PivotTable->PivotChart ค. More Functions->Cube ง. Freeze Panes->Freeze top Row 5. ในโปรแกรม Excel คาว่า “เซลล”์ มคี วามหมายตรงกับข้อใด ก. แถวและคอลัมน์ ข. แถวและตาราง ค. สมดุ งานและตาราง ง. ตารางและกราฟ 6. การกด <BackSpace> ทแ่ี ปน้ พิมพเ์ ปน็ การกระทาใดในโปรแกรม Excel ก. เปน็ การแกไ้ ขข้อมูลในเซลลท์ ีพ่ ิมพผ์ ิด ข. เป็นการบนั ทึกข้อมูลลงในตาแหน่งทต่ี อ้ งการ ค. เปน็ การพมิ พต์ ัวอกั ษรลงในเซลลท์ ่ีต้องการ ง. เป็นการจดั การกบั ขอ้ มลู ท่ีมีอยใู่ นแผน่ งานนั้นๆ 7. การใชค้ าสั่ง AutoComplate เปน็ คาส่งั ทใ่ี ชง้ านในด้านใด ก. เป็นการยกเลกิ การทางานของสตู รคานวณ ข. เปน็ การชว่ ยในการป้อนสูตรซา้ กันได้อย่างรวดเร็ว

19 ค. เป็นการช่วยในการป้อนข้อมลู ซ้ากันได้อยา่ งรวดเร็ว ง. เป็นการชว่ ยในการยกเลิกขอ้ มูลซา้ กนั ไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ 8. การกดปมุ่ <Alt>+↓ หมายถึงคาสง่ั ใด ก. Format Cells… ข. lnsert Comment ค. Clear Contents ง. Pick From Drop-down List 9. ในการบนั ทึกไฟล์ หากต้องการนาไปบันทึกเพอื่ นาไปเปิดในเวอรช์ ่นั เก่าไดค้ วรบนั ทึกในรูปแบบใด ก. Excel Binary Workbook ข. Other Formats ค. Excel 97-2003 Workbook ง. Excel Workbook 10. การคลกิ เมาส์ท่ี X มมุ บนขวาสดุ ของจอภาพน้นั เกี่ยวข้องกับข้อใด ก. Delete ข. Close ค. Save ง. Open ตอนที่ 2 ตอบคาถามตอ่ ไปนี้ 1. Microsoft Excel เป็นโปรแกรมท่ีมลี กั ษณะเดน่ ในด้านใด 2. แถบสตู ร คอื อะไร มีประโยชนอ์ ยา่ งไร 3. แทบ็ Insert เปน็ คาส่ังเกี่ยวกบั อะไร 4. หากต้องการแกไ้ ขข้อมูลในเซลล์ สามารถทาไดด้ ้วยวธิ ีการ 5. ในการต้งั ชอื่ เพื่อบันทึกข้อมูลนนั้ ตวั อกั ษรใดท่ไี ม่สามารถบันทกึ ได้ ตอนท่ี 3 เตมิ ชอ่ื ส่วนประกอบของโปรแกรม ดังน้ี จากรูปหนา้ ต่างของโปรแกรม จงระบุชื่อของส่วนประกอบโปรแกรม ตามหมายเลขท่ีกาหนด 1 2 34 6 5 10 9 11 7 8

20 ตอนที่ 4 ทดสอบการป้อนและแก้ไขขอ้ มูลภายในโปรแกรม Excel 1. ปอ้ นขอ้ มลู ลงใน Excel ตามตัวอยา่ งท่กี าหนดให้ 2. แกไ้ ขข้อมลู ในตาราง ดังนี้ เซลล์ A4 แก้ไขข้อมลู เปน็ “Volumn/month” เซลล์ B5 แก้ไขข้อมูลเปน็ “89%” เซลล์ B13 แก้ไขข้อมลู เป็น “8875.35” เซลล์ A9 แก้ไขขอ้ มูลเปน็ “Operation month” เซลล์ C10 แกไ้ ขข้อมูลเป็น “1,767,450” เซลล์ C16 แกไ้ ขขอ้ มลู เป็น “60.4” เซลล์ B15 แกไ้ ขขอ้ มูลเป็น “75” 3. บนั ทึกข้อมูลใชช่ือเขา “Bio gas1” 4. สรา้ ง Workbook ใหม่ ชอื่ ว่า “Bio gasS1-1”

21 หนว่ ยที่ 2 การปอ้ น จัดเกบ็ แก้ไขและตกแตง่ ขอ้ มูล สาระสาคัญ การใช้โปรแกรม Excel ใหค้ วามสะดวกกว่าการบันทึกข้อมลู ในกระดาษมาก เพราะการแกไ้ ข ขอ้ มูลมีความสะดวกรวดเร็วกวา่ แมข้ ้อมูลในตารางจะมีขอ้ มูลปริมาณมากเท่าใดก็ตาม ในบทน้ี เราจะได้รูจ้ กั กบั วิธีแกไ้ ขขอ้ มูลทีป่ อ้ นในตาราง และการปรบแตง่ ชีทงานเพ่ือใช้งานไดอ้ ยา่ ง เหมาะสม สาระการเรียนรู้ 1. เลอื กเซลล์หรอื กลุ่มเซลล์ 2. ตั้งช่อื เซลลห์ รือกลุ่มเซลล์ท่ตี ้องใช้บ่อย 3. การย้ายข้อมูลในเซลล์ 4. การคดั ลอกและวางขอ้ มูลในเซลล์ 5. การแทรกและการลบข้อมลู ในเซลล์ 6. ปรบั ความกวา้ งและคอลัมน์และความสงู ของแถว วัตถุประสงค์ 1. เลอื กเซลลแ์ บบกลุ่มได้ 2. เลือกเซลล์ทง้ั แถวหรือคอลัมน์ได้ 3. เลอื กเซลล์ท้งั ตารางได้ 4. ต้ังช่ือเซลล์เพอ่ื ใชง้ านได้ 5. ย้ายข้อมลู ในเซลล์ได้ 6. คัดลอกขอ้ มูลในเซลลไ์ ด้ 7. แทรกขอ้ มูลในเซลลไ์ ด้ 8. ลบขอ้ มลู ในเซลลด์ ้วยวิธตี า่ งๆได้ 9. ปรับความกวา้ งของคอลมั น์และความสงู ของแถวได้

22 ก่อนการทางานกบั ข้อความในตาราง เชน่ การคดั ลอก การย้าย หรือแทรกข้อมูล จาเปน็ ต้องเขา้ ใจการใช้ งานส่วนประกอบภานในตารางกอ่ น เพื่อช่วยกาหนดเป้าหมายในการใชโ้ ปรแกรม Excel ทางานให้ชัดเจนว่า จะทาสง่ิ ใดในตาราง จากนนั้ จึงใช้คาสง่ั หรือทางานกบั ข้อความเหลา่ นั้นได้ 2.1 เลอื กเซลลห์ รอื กลุม่ เซลล์ เมท รเี มอื่ ตอ้ งการใช้คาส่ังท่ีมีผลกับขอ้ มูลในเซลล์ เช่น คาส่งั แก้ไขขอ้ มูล หรือคาส่ังลบข้อมูลในเซลล์ จะต้องระบุเซลล์หรือกล่มุ เซลลท์ ่จี ะทางานด้วยก่อนใช้คาสั่งเหล่านนั้ ซึ่งมหี ลายวธิ ดี ังต่อไปน้ี เลอื กเฉพาะเซลลช์ ่องใดช่องหน่ึง โดยคลิกเมาสใ์ นเซลลท์ ี่ต้องการ หรอื กดคีย์ลูกศรแลเ้ ลือ่ นไปยังเซลลน์ นั้ คลิกเมาสเ์ ซลลท์ ่ตี ้องการ เลอื กเซลล์ท้งั แถวในตาราง เปน็ การเลอื กเซลล์ทกุ เซลลืทอ่ี ยใู่ นแถวนน้ั ทาได้โดยเลือ่ นเมาสไ์ ปท่หี ัวแถวตอ้ งการจะมีสญั ลักษณ์ ลกู ศร→แล้วเลอื กลกู แถวน้ัน จะเกิดแถบสแี สดงว่าเซลลท์ ้ังแถวถูกเลอื กแล้ว คลิกเมาสเ์ ลขแถวที่ต้องการ จะเกดิ แถบสที ่ีแสดงวา่ เซลลท์ ัง้ แถวถูกเลอื กแล้ว

23 เลอื กเซลลท์ ้ังคอลัมนใ์ นตาราง การเลือกลกั ษณะนเี้ ป็นการเลือกเซลลท์ ุกเซลล์ทอี่ ยใู่ นคอลัมน์น้ัน ทาได้โดยเล่ือนเมาส์ไปทห่ี ัวคอลัมนท์ ี่ ตอ้ งการ จะมสี ญั ลักษณะลกู ศร ↓ แลว้ คลกิ เลือกคอลัมน์นนั้ จะเกดิ แถบสแี สดงวา่ เซลลท์ งั้ คอลมั นถ์ ูกเลือกแลว้ จะเกิดแถบสีตลอดแนวคอลัมนน์ ้ันแสดงให้ทราบเซลล์ คลิกเมาส์หัวคอลัมน์ท่ีต้องการ ทง้ั คอลมั น์ถกู เลอื กแล้ว เลือกหลายเซลลท์ ีอ่ ยตู่ ดิ กนั ในตาราง สามารถเลือกกลุ่มเซลล์ทีอ่ ยตู่ ดิ กันในตาราง โดยระบเุ ซลลท์ ี่อยู่มุมบนซา้ ยสดุ และเซลล์ทอี่ ย่มู ุมล่างขวา สดุ เพอื่ กาหนดขอบเขตของกลุ่มเซลล์ เช่น ถ้าตอ้ งการเลือกกลุ่มเซลล์ 20 เซลล์ ให้คลิกที่เซลลเ์ ริ่มต้นและลากเมาสไ์ ปยัง เซลล์สดุ ทา้ ย จะเกิดแถบสีในกลุม่ เซลล์ท่เี ลอื ก 1.คลิกเมาสท์ ่ีเซลลเ์ ริ่มตน้ 2.ลากเมาส์ 3. เกดิ พ้นื ทสี่ ฟี ้าแสดงกลุ่มเซลล์ท่ีถกู เลือก หากไม่ใช้เมาส์ มีวิธที ส่ี ามารถเลือกหลายเซลล์ท่ีอยตู่ ดิ กนั ในตารางได้ ดังตัวอยา่ งให้คลิกเมาสเ์ ซลล์มุมบนซา้ ย สดุ (A6) และใหก้ ดปุ่ม<Shift> ในขณะท่คี ลกิ เมาส์เซลล์มุมลา่ งขวาสดุ (F10) ซงึ่ จะให้ผลลพั ท์อยา่ งเดียวกันกับการลากเมาส์

24 เลอื กหลายเซลล์ในตารางทไี่ มไ่ ดอ้ ยตู่ ดิ กนั บางครัง้ เซลล์ที่ตอ้ งการเลอื กอาจไม่อยู่ติดกันในตาราง เช่น ถ้าต้องการเลอื กเซลล์ 2 กลุ่ม ดังตวั อย่างเรา จะเลือกเซลล์กลุ่มแรกก่อน และกด <Ctrl> ค้างไว้ จากนั้นจงึ เลือกเซลล์กลุ่มที่สอง 1.ลากเมาสเ์ ลอื กกลมุ่ เซลล์ที่อยูต่ ิดกนั 2.กด <Ctri>คลกิ เมาส์ เพอ่ื เลือกเซลลท์ ไี่ ม่ได้อยตู่ ดิ กัน 3.เกิดพืน้ ทแ่ี สดงกลมุ่ เซลลท์ ่ถี กู เลอื ก 2.2 ต้งั ช่ือเซลล์หรอื กลุ่มเซลล์ทตี่ อ้ งใช้บอ่ ย หากมเี ซลลห์ รอื กลุ่มเซลลท์ ่ีตอ้ งใชบ้ ่อย การเลอื กเซลลโ์ ดยวธิ ีทผี่ ่านมาจะไม่สะดวก วธิ ีทดี่ ีกวา่ คือ การตั้ง ชือ่ เซลล์หรือกลุม่ เซลล์ดว้ ยช่ือที่สื่อความหมาย และนามาใชใ้ นการอา้ งองิ ซึง่ สะดวกกว่าการใชต้ าแหนง่ เซลล์ เพราะช่อื เซลลจ์ ดจาได้งา่ ยกวา่ เชน่ เมือ่ ต้องการอ้างอิงกลุ่มเซลล์ท่ีเกบ็ ขอ้ มูลจานวนเงนิ ดงั รูป แทนท่ีจะต้องอ้างองิ โดยใชต้ าแหนง่ F6 ถึง F10 ก็สามารถตั้งช่ือเซลลก์ ลุ่มน้วี ่า “รวมงบ” และนามาใชอ้ ้างองิ ได้แทน (ต้องไมม่ ีชอ่ งวา่ งระหว่างช่อื ) 2.คลกิ เมาสแ์ ละพมิ พ์ชอื่ กลุ่มเซลล์ทตี่ ้องการแลว้ กด<Enter> 1.คลกิ เมาส์เลือกกลมุ่ เซลล์ สามารถต้งั ช่ือเซลลไ์ ด้ยาวถงึ 255 ตัวอักษรและสามารถใช้ตวั อักษร ตัวเลข จุดทศนิยมหรือเคร่ืองหมาย “-“ ก็ได้ แตช่ ื่อเซลลต์ ้องขึ้นตน้ ด้วยตัวอักษรหรอื “-“ โดยจะมีช่องวา่ งในชอ่ื ท่ีใชไ้ ม่ไดแ้ ละโปรแกรม Excel จะถือวา่ ชื่อที่ ประกอบด้วยตัวอกั ษรพิมพ์ใหญ่หรือพมิ พ์เลก็ นนั้ เหมือนกัน เช่น ช่ือเซลล์ “SALARYW” และ “Salary” เป็นช่อื เดยี วกนั

25 สามารถตั้งช่ือเซลล์หรอื กลุ่มเซลล์ได้อกี วิธี คือ คลืกเมาสเ์ ลือกเซลล์หรอื กลมุ่ เซลลท์ ตี่ ้องการจากนน้ั เลือกแทบ Formulas (สูตร) คลิกป่มุ Define Name (กาหนดชื่อ) ซึ่งจะแสดงหนา้ ตา่ งย่อยใหป้ อ้ นชื่อกลุ่มเซลล์ทตี่ ้องการ 1.คลิกเมาสเ์ ลอื กเซลล์ 3. พิมพ์ช่ือกลมุ่ เซลลท์ ่ีต้องการ 4. คลิกเมาส์ 2. ไปท่ีแทบ็ Formulas และเลือก Define Name (กาหนดช่ือ) เลือกเซลลห์ รือกลุ่มเซลลท์ ่ีต้งั ไว้ หลังจากทไี่ ดก้ าหนดช่ือกลุ่มเซลล์ คร้งั ต่อไปท่ตี อ้ งการเลือกปุ่มเซลล์นัน้ ใหค้ ลิกเมาส์ชื่อกลมุ่ เซลล์จาก ชอ่ งแสดงชอื่ เซลล์ได้เลย 1. คลิกเมาส์ 2. เลือกชือ่ กลมุ่ เซลล์ ปรากฏแถบสแี ดงกลมุ่ เซลลท์ เ่ี ลอื ก ลบชอ่ื กลุ่มเซลลท์ ีต่ ้ัง ถา้ ตอ้ งการยกเลิกการตง้ั ช่ือกลมุ่ เซลลท์ ีไ่ ดต้ ้ังไปแล้ว ให้เลือกแท็บ Formulas(สูตร)คลิกปุม่ Name Manager (ตวั จดั การชื่อ) แล้วคลิกเลอื กช่ือเซลลท์ ่ตี ้องการลบ คลิกเมา้ ส์ปมุ่ Deleteเพอ่ื ลบช่ือ

26 333. 3. คลกิ เมาส์ 1.คลิกเลอื ก Name Manager (ตัวการจดั การ) 2. คลกิ เลือกกลมุ่ เซลลท์ ตี่ ้องการ 2.3 การยา้ ยข้อมูลในเซลล์ ถา้ พิมพ์ข้อมลู ในตารางผดิ ช่องกไ็ มต่ ้องลบข้อมูลและพิมพ์ใหเ้ สียเวลา แต่สามารถยา้ ยข้อมูลทีพ่ มิ พ์ไปยังเซลล์ อ่ืนไดเ้ ลย ซงึ่ มี 2 วิธที ส่ี ามารถเลือกใช้ได้ วิธี 1 ใชเ้ มาส์ 1. ลากเมาสเ์ ลือกเซลล์ที่ต้องการยา้ ย (ถ้าต้องการยา้ ยเซลล์ให้เลอื กกลุ่มเซลลด์ ว้ ยวธิ ีทีไ่ ด้กล่าวมาแลว้ ) 2. เลอื่ น ไปท่ีขอบของเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ที่เลอื กจะเหน็ วา่ เปลี่ยนเป็น 3. คลกิ เมาสค์ า้ งไว้ และลากเมาสไ์ ปยงั เซลล์ทตี่ อ้ งการวางข้อมูล 4. ปล่อยเมาส์ ข้อมูลทเ่ี ลือกไว้จะถูกย้ายไปทต่ี าแหนง่ ใหม่ 1. ลากเมาส์ เลือกเซลล์ทจ่ี ะย้าย 2. เล่อื นตวั ชไ้ี ปทข่ี อบกลุ่มเซลล์

27 วธิ ที ี่ 2 ใช้ปมุ่ บนแถบเครอ่ื งมอื 3. ลากเมาสเ์ พอ่ื เลือกไปตาแหน่งใหม่ 4. และปล่อยเมาส์ ข้อมูลจะยา้ ย 2. คลกิ เมาส์ปมุ่ Cut (ตดั ) เพื่อย้ายกลมุ่ เซลล์ 4. คลิกเมาส์ปมุ่ Paste (วาง) เพ่ือวางกลุ่มเซลล์ มาที่ ตาแหนง่ ใหม่ 1.คลิกเมาส์เลือกเซลล์ 3. คลกิ เมาส์เลือกเซลล์ที่ต้องการให้ข้อมลู ย้ายไป ขอ้ มูลยา้ ยมาที่ตาแหน่งใหม่

28 1. คลกิ เมาส์ที่เซลล์ หรือเลือกกลมุ่ เซลล์ทตี่ ้องการย้าย 2. คลกิ เมาสท์ ี่ปุ่ม Cut(ตัด) ในแท็บ Home(หนา้ แรก) เครื่องมอื จะเกิดเส็นประวิง่ รอบๆข้อมูลที่ เลือก 3. คลกิ เมาสท์ ี่เซลลเ์ ริ่มต้นท่ตี อ้ งการให้ข้อมลู ย้ายมา 4. คลิกเมาสท์ ่ีปุ่ม Paste (วาง) เพ่อื วางกลมุ่ เซลล์ 2.4 การคดั ลอกและวางขอ้ มลู ในเซลล์ ถ้าต้องป้อนขอ้ มูลซ้าๆกัน ควรใช้วธิ คี ัดลอกข้อมลู จากเซลลห์ นึ่งไปยังเซลล์อืน่ ในตารางจะเร็วกวา่ ซง่ึ วิธคี ดั ลอกข้อมูลจะคล้ายกับการยา้ ยขอ้ มลู ในเซลล์ วิธีท่ี 1 ใชก้ ารกดปุม่ <Ctrl>+ลากเมาส์ 1. คลืกเมาสเ์ ล่อื นเซลล์ หรือกลุ่มเซลล์ที่ตอ้ งการคดั ลอก 2. เล่อื น ไปทข่ี อบของเซลล์ หรือกลมุ่ เซลล์ทีไ่ ดเ้ ลอื กไว้จะเห็นวา่ เปล่ียนเป็น 3. กดปมุ่ <Ctrl>พรอ้ มกับคลกิ เมาส์คา้ งไว้ และลากเมาส์ไปยังเซลล์ทีต่ อ้ งการคัดลอกข้อมลู 4. ปล่อยเมาส์ ข้อมลุ ท่ีเลือกไว้จะถกู คัดลอกมาที่ตาแหนง่ ใหม่ 1.คลกิ เมาสเ์ ลอื กเซลล์ท่ีจะคัดลอก 2.เลือ่ นตัวชไ้ี ปท่ีขอบกล่มุ เซลล์ 3. กดปุ่ม <Ctrl>+ ลากเมาส์ 4.ข้อมลู ถูกคดั ลอกมาทีต่ าแหน่งใหม่

29 วธิ ีท่ี 2 ใชป้ มุ่ บนแถบเครอ่ื งมอื 1. คลกิ เมาส์ทเ่ี ซลล์หรือเลือกกลมุ่ เซลล์ที่ตอ้ งการคดั ลอก 2. เลอื ก Copy (คัดลอก) ในแท็บ Home (หน้าแรก) จะเกิดเสน้ ประรอบๆข้อมูลท่ีเลือก 3. คลิกเมาส์เลือกเซลลท์ ่ตี ้องการคัดลอกข้อมลู ไปไว้ 4. เลอื ก Paste (วาง) ข้อมลู จะถกู คัดลอกมาท่ีตาแหนง่ ใหม่ท่ีตอ้ งการ 1.คลกิ เมาสเ์ ลอื กเซลลท์ จ่ี ะคัดลอก 2.คลิกเมาส์ป่ มุ Copy (คดั ลอก) 4.คลิกเมาส์ป่ มุ Paste (วาง) 3.คลิกเมาส์เลือกเซลลท์ ่ีตอ้ งการคดั ลอกขอ้ มูลไปไว้ ขอ้ มูลถูกคดั ลอกมาที่ตาแหน่งใหม่

30 การคัดเลอื กข้อมลู เป็นรปู ภาพ ในการคดั ลอกขอ้ มูลโดยปกติทัว่ ไปน้นั เม่อื นาไปวางแลว้ จะทาการแก้ไขได้ แตถ่ า้ ตอ้ งการให้ดไู ด้เพยี ง อย่างเดยี ว สามารถแปลงให้เปน็ รปู ภาพกอ่ นทจ่ี ะนาไปวาง โดยสามารถทาไดต้ ามขัน้ ตอนดังนี้ 2.คลิกท่ี Copy (คดั ลอก)แลว้ เลือกท่ี Copy as Picture…(คดั ลอกเป็ นภาพ) 1.คลิกเลือกเซลลข์ อ้ มลู ท่ีตอ้ งการ 3.คลิกท่ี ok 4.คลิกที่ Paste(วาง) เพอ่ื วางขอ้ มลู แสดงตารางข้อมูลเปน็ ภาพ การวางขอ้ มูล ในการวางข้อมูลที่ทาการคัดลอกมาแล้ว สามารถเลอื กการวางได้หลายรูปแบบ และยังมี คณุ สมบตั ทิ ่เี รียกว่า Live Preview เป็นการแสดงข้อมลู ตวั อย่างท่ีจะได้เม่ือเล่ือนเมาส์ไปวางบนรปู แบบการ วางท่ตี ้องการ ทาใหม้ องเหน็ ผลลัพธ์ท่จี ะไดก้ ่อนการวาง

31 2.คลิกท่ี Copy (คัดลอก) 1.คลกิ เมาส์เลือกเซลล์ท่ตี อ้ งการ 4.คลิกที่ Paste (วาง) เพื่อเลือกรูปแบบการวาง 3.เลือกเซลลท์ ่ีตอ้ งการวาง รปู แบบในการวางขอ้ มลู รูปแบบการวางขอ้ มูลมีมากมาย สามารถเลือกการวางไดต้ ามความเหมาะสมในการใชง้ าน โดยศึกษาจาก รายละเอียดดงั ต่อไปน้ี Paste วางทุกอยา่ ง ท้งั รูปแบบ สี เส้นกรอบ ส่วนสูตรจะถูกเปล่ียนตาแหน่ง อา้ งอิงตามเซลลป์ ลายทาง Formulas คดั ลอกเฉพาะสูตร โดยไม่นาเอารูปแบบของเซลลเ์ ดิมไปเดียว Formulas & Number Formatting วางเฉพาะสูตรและรูปแบบตวั เลข ตวั อยา่ งการวางสูตรการบวกและรูปแบบตวั เลข จากเซลล์ c7 ไปยงั เซลลF์ 7

32 Keep Source Formatting เก็บรปู แบบตน้ ฉบับไว้ No Borders คัดลอกข้อมลู ยกเวน้ เสน้ ขอบ Keep Source Column Widths คัดลอกข้อมูล รวมถึงความกวา้ งคอลัมน์ตน้ แบบไว้ ตวั อยา่ งการวางสลับแนวขอ้ มลู จากแนวตั้ง เป็นแนวนอน Transpose สลับแนวข้อมูลจากแนวตงั้ เปน็ แนวนอน จากแนวนอนเป็นแนวต้ัง Values วางข้อมูลลงไปเฉพาะคา่ โดยไมม่ สี ูตรหรือการจัดรูปแบบของเซลล์เดิมเหมาะสาหรบั การ คัดลอกเฉพาะคา่ ไปใช้ ตวั อย่างการวางข้อมูลเฉพาะค่า จากเซลล์B3 ไปยงั เซลล์ D3 Value Formatting ค่าและการจัดรูปแบบ Value & Source Formatting คา่ และการจัดรูปแบบตามต้นฉบับทุกอย่าง ตัวอย่างการวางเฉพาะคา่ และการจดั รูปแบบ ตวั อย่างการคา่ และการจดั รูปแบบตามต้นฉบับทุกอยา่ ง Formatting เม่ือวางขอ้ มูลจะไมเ่ กิดอะไรขึ้น แตเ่ ม่อื พิมพ์ข้อมลู ลงไปจะมรี ูปแบบของข้อมูลเหมือนที่ คดั ลอกมา Paste Link เปน็ การลงิ ก์ข้อมูลไปยังเซลล์ที่คัดลอกมา เหมือนกับเขียนสตู ร=เซลลเ์ พื่อไปเอาขอ้ มลู ใน เซลลท์ ี่ต้องการออกมา Picture วางได้เปน็ รปู ภาพ Linked Picture วางได้เปน็ รูปภาพ และเม่อื ดับเบ้ลิ คลกิ ภาพที่ได้นี้ Active Cell จะเลื่อนไปยังเซลล์ที่ คดั ลอกมา

33 2.5 การแทรกข้อมูล หากต้องการแทรกขอ้ มูลเพิ่มทั้งแถวหรอื ทั้งคอลัมน์ หรือเฉพาะบางเซลลใ์ นตารางกส็ ามารถทาไดด้ งั น้ี การแทรกขอ้ มลู ทง้ั แถว การแทรกข้อมูล 1 แถวในตารางท่ีมขี ้อมูลอยู่แล้ว จะต้องเริม่ ด้วยการเพิ่มแถววา่ งขึน้ มากอ่ นแลว้ จึง คอ่ ยป้อนขอ้ มูลเขา้ ไป 1. เลอื กแถวทตี่ ้องการ คลิกขวาและเลือก Insert (แทรก) 2.แสดงแถวว่างเพิ่มขน้ึ มา

34 เราสามารถแทรกแถวขอ้ มูลไดอ้ กี วิธีหน่ึง โดยคลิกแถวที่ต้องการเพมิ่ คลิกทปี่ ุ่มคาส่ัง Insert และเลือก Insert Sheet Rows ดังนี้ 2.เลือกคาสงั่ Insert->Insert Sheet Rows (แทรก->แทรกแถวในแผน่ งาน) 1. คลิกเมาส์เลือกแถวท่ีตอ้ งการแทรก แสดงแถววางเพมิ่ ขึ้น การแทรกข้อมูลทงั้ คอลัมน์ เช่นเดยี วกบั การแทรกข้อมูลทั้งแถว ถ้าต้องการแทรกข้อมลู ในตาราง 1 คอลัมน์ จะต้องเพ่ิมคอลัมน์ ว่างขึ้นมาก่อน จงึ จะสามารถป้อนข้อมลู เข้าไปได้ 1.คลิกเมาส์เลือกคอลมั น์ท่ีตอ้ งการแทรก คลิกขวา และเลือก Insert (แทรก)

35 2.แสดงคอลัมนเ์ พ่ิมข้นึ มา สามารถแทรกคอลัมนข์ อ้ มูลได้วิธฟี นง่ึ โดยคลกิ คอลัมน์ท่ีตอ้ งการ คลิกท่ีปมู่ คาสงั่ Insert และเลอื ก Insert Sheet Columns ดังน้ี 1.คลิกเมาส์เลือกคอลมั นท์ ตี่ ้องการแทรก 2.คลิกเลือก Insert->Insert Sheet Columns (แทรก->แทรกแถวในแผน่ งาน) แสดงคอลัมนว์ ่างเพ่ิมขึ้นมา

36 การแทรกข้อมลู บางเซลล์ นอกจากการแทรกข้อมลู ทั้งแถวหรอื ทั้งคอลัมนแ์ ล้ว ยังสามารถแทรกขอ้ มูลเฉพาะบางเซลล์ได้ดว้ ย สาหรับตารางท่ีมีข้อมลู อยแู่ ลว้ การแทรกข้อมลู เฉพาะบางเซลลจ์ ะต้องมีการเลอื่ นข้อมลู เดิมท่ีอยาในเซลลเ์ หลา่ นน้ั ไป ทางขวา หรือลงลา่ งก่อน เพื่อใหเ้ กิดพนื้ ที่วางสาหรับป้อนข้อมลู เช่นเดยี วกบั การแทรกขอ้ มูลวิธีอืน่ ทไี่ ดก้ ลา่ วมา 1. คลิกเมาสเ์ ลือกเซลลห์ รือกลุ่มเซลล์ทต่ี ้องการให้ขยับไป เพือ่ ใหเ้ กิดพน้ื ท่ีสาหรบั แทรกขอ้ มูล 2. คลกิ เมาส์เลอื กแท็บ Home คลกิ ป่มุ Insert->Insert Cells…(แทรก->แทรกเซลล์) 3. เลอื ก Shift cells down (เล่ือนเซลลล์ ง) ถ้าต้องการใหเ้ ซลลท์ ่เี ลือกขยับลงลา่ ง หรือ Shift cells right (เล่ือนเซลล์ไปทางขวา) ถา้ ตอ้ งการให้เซลล์ท่เี ลือกขยบั ไปทางขวา 4. คลิกปมุ่ OK ข้อมูลในเซลล์ที่เลอื กไวจ้ ะเล่ือนไปตามกาหนด ป้อนข้อมลู ทต่ี อ้ งการในเซลล์ท่วี า่ ง 3.เลือกการขยับข้อมลู 1.คลิกเมาส์เลือกเซลล์ 2.คลกิ เมาส์ Insert->Insert Cells…(แทรก->แทรกเซลล์ 4.คลกิ เมาส์ หรอื คลกิ ขวาท่เี ซลล์ และเลอื ก Insert (แทรก) 5.ป้อนขอ้ มลู ในเซลลท์ วี่ ่าง ในขน้ั ตอนท่ี 3 ถา้ เราเลือก Entire row (ท้ังแถว) จะเปน็ การเพม่ิ แถวใหม่ 1 แถวโดยแถว ขอ้ มูลของเซลล์ท่เี ลือกจะถูกขยบั ลงลา่ ง และถา้ เราเลอื ก Entire column (ทง้ั คอลัมน์) จะเปน็ การ เพม่ิ คอลัมน์ใหมโ่ ดยคอลมั น์ของเซลลท์ เ่ี ลือกจะถูกขยับไปทางขวา

37 2.6 การลบข้อมูลในเซลล์ เมือ่ เราพิมพ์ขอ้ มลู ผดิ หรือไม่ตอ้ งการใชข้ อ้ มูลในบางเซลลอ์ กี ต่อไป มีการลบข้อมลู อยู่ 2 วธิ ที ่สี ามารถ ทาได้คือการลบเฉพาะขอ้ มลู ในเซลล์ หรือการขยับข้อมูลในเซลล์อืน่ ที่อยตู่ ิดกันมาแทนท่ี ลบเฉพาะขอ้ มูลในเซลล์ วธิ ีเปน็ การลบข้อมลู เฉพาะข้อมลู ในเซลลเ์ ทา่ น้ัน เหลอื ที่วา่ งไว้ 1.คลกิ เมาส์เลอื กเซลลท์ ี่ตอ้ งการลบและกดปุ่ม <Delete> 2.ขอ้ มลู ภายท่อี ยู่ภายในเซลลจ์ ะถกู ลบ ลบข้อมลู ในเซลล์และเลื่อนขอ้ มลู ในเซลล์ขา้ งๆมาแทนท่ี วิธนี ้ีเปน็ การลบขอ้ มูลในเซลล์ทีเ่ ลอื ก และใหเ้ ลอื่ นเซลล์ที่อย่ตู ิดกบั เซลล์น้ันมาแทนท่ี การลบข้อมูลทั้งแถวและใหแ้ ถวทอ่ี ยตู่ ดิ กันเลอื่ นมาแทนที่ 1. เลอื กแถวท่ีต้องการลบ คลิกขวาและเลือก Delete ลบ 2. ข้อมูลในแถวลา่ งเลื่อนข้ึนมาแทน

38 การลบขอ้ มลู ท้งั คอลมั น์และให็คอลัมน์ทอี่ ยตู่ ดิ กันเล่อื นมาแทนท่ี 1.เลือกคอลมั นท์ ่ีตอ้ งการลบ คลกิ ขวา และเลอื กคาสั่ง(ลบ) 2.ขอ้ มูลในคอลัมนท์ างขวาเล่ือนมาแทน การลบข้อมูลบางสว่ นและใหเ้ ซลล์ทีอ่ ยต่ ดิ กนั เลอ่ื นมาแทน 1.เลือกคอลัมนท์ ี่ตอ้ งการลบ คลกิ ขวา และเลือกคาสั่ง Delete(ลบ) 2.เลอื กวธิ ีเล่ือนขอ้ มลู 3.คลกิ เมาส์ ข้อมลู ในเซลลต์ ิดกนั เล่ือนมาแทน ในข้ันตอนท่ี 3 ถา้ เราเลอื ก Entire row (ทั้งแถว) จะเป็นการลบข้อมูลท้ังแถวของเซลล์ท่ีเลอื กอยู่ โดยข้อมูลในเซลลแ์ ถวล่างทั้งแถวจะขยบั มาแทนท่ี และถ้าเลอื ก Entire column (ท้ังคอลัมน์) จะ เปน็ การลบขอ้ มลู ท้ังคอลัมนข์ องเซลลท์ ี่เราเลือกอยู่ โดยข้อมูลในเซลล์คอลัมน์ขวาจะขยบั มาแทนท่ี

39 2.7 ปรับความกวา้ งคอลัมนแ์ ละความสงู ของแถว ปรับความกว้างของคอลมั น์ ขอ้ ความที่มีความยาวเกนิ ขนาดความกวา้ งของเซลล์ จะทาใหข้ ้อความนัน้ ลน้ ออกมากินพน้ื ท่ี ของเซลลท์ ่ีอยู่ติดทางขวาถา้ เซลล์ท่ีอย่ทู างขวานั้นวาง แต่ถา้ เซลลท์ ่อี ยูท่ างขวามีข้อมูลอยู่แล้ว เซลล์ จะไมส่ ามารถแสดงข้อมลู ท่ีล้นออกมาได้ สาหรับกรณที ่ีข้อมูลเป็นตัวเลขถ้าจานวนหลักและทศนยิ มมี ความยาวมากกวา่ ความกวา้ งของเซลล์ โปรแกรมจะแสดง######## แทนตัวเลขจานวนน้ัน ที่จริง แล้วข้อมูลไปได้หายไปไหนเพยี งแต่โปรแกรมไม่สามารถนามาแสดงได้ เพราะความกว้างของเซลล์นั้น น้อยเกนิ ไป วธิ แี กค้ อื ปรับความกวา้ งของคอลมั นน์ ั้นเพ่ิมข้นึ วธิ ที ่ี 1 ปรบั ความกวา้ งของคอลัมน์โดยใชเ้ มาส์ 1. เล่ือน ไปยังช่ือคอลัมนท์ ีต่ ้องการปรับความกว้าง ให้ช้ีไปท่เี สน้ แบ่งคอลัมน์ทางขวา จะเกดิ เครือ่ งหมาย 2. คลกิ เมาส์ค้างไว้ และลากเมาส์ไปทางขวาหรอื ซ้ายเพ่อื ปรบั ขนาดคอลมั น์ 3. เมอื่ ไดค้ วามกวา้ งท่ตี ้องการให้ปล่อยเมาส์ ขนาดของคอลัมน์จะเปลี่ยนไปตามทเี่ รากาหนด 1.เล่อื นตัวชี้เมาส์ทเี่ สน้ แบง่ คอลมั น์ แลว้ คลกิ เมาส์ 2.ลากเมาสป์ รับความกว้างคอลัมน์ 3.ปลอ่ ยเมาส์

40 ถา้ ตอ้ งการใหโ้ ปรแกรมปรับขนาด 1.นาเมาส์ไปวางเหนอื ช่องคอลัมน์ จนเปน็ สัญลกั ษณ์ คอลัมน์โดยอตั โนมตั ใิ ห้มีขนาดพอ แสดงขอ้ มูลในทกุ ๆ เซลล์ที่อยใู่ น 2.ดับเบล้ิ คลิก เพ่ือให้มีการปรบั ขนาดคอลัมนอ์ ตั โนมตั ิ คอลัมนน์ ้นั ให้ทาตามข้ันตอนท่ี 1 และดบั เบลิ้ คลกิ เม่ือเกดิ เครอ่ื งหมาย ถ้าต้องการปรบั ความกวา้ งหลาย คอลัมนท์ ีเ่ ดียวพร้อมกนั ในข้ันตอนท่ี 1 ใหค้ ลิกเมาส์ชือ่ คอลัมน์ทั้งหมดที่ ตอ้ งการปรับความกว้างและเลอื่ น ไปทเี่ สน้ แบ่งคอลัมน์ใดที่เลือกไวก้ ไ็ ด้ เมื่อปรบั ขนาดของคอลัมนจ์ ะมีผลกับ คอลัมน์ท้ังหมดทเ่ี ลือกไว้ คอลัมนถ์ ูกปรับขนาดให้พอดีกับขอ้ มลู วิธที ่ี 2 กาหนดความกวา้ งของคอลมั น์ทต่ี อ้ งการโดยระบุขนาด วธิ ีนี้เหมาะสาหรับในกรณที ่ีตอ้ งการกาหนดความกวา้ งของคอลัมน์อย่างเจาะจง 1.คลกิ เมาสเ์ ลือกคอลัมน์ท่ีต้องการ 2.เลือกคาส่งั Format->Column Width…(รปู แบบ->ความกวา้ ง คอลัมน์...) 3.กาหนดความกว้างของคอลมั น์ ความกว้างจะเปล่ยี นไปตามที่เรากาหนด 4.คลกิ เมาส์

41 แนะนาการดขู ้อมลู กรณที ่ยี าวเกนิ ขนาดคอลมั น์ ในกรณีที่ปอ้ นข้อมลู ทีเ่ ป็นตวั เลขลงไปในช่องเซลล์ มากเกินกวา่ ความกว้างของเซลล์ โปรแกรมกจ็ ะแสดง ตัวเลขเหล่านนั้ แทนด้วย #### และถา้ ต้องการทราบคา่ ตวั เลขเหล่าน้ัน สามารถทาไดโ้ ดยการนาตัวชเี้ มาสไ์ ป วางในชอ่ งเซลล์ที่ต้องการ นาตัวช้ีเมาสไ์ ปวางเพอ่ื ดตู วั เลขในชอ่ งเซลล์ที่ต้องการ ปรบั ความสูงของแถว การเปลย่ี นขนาดตัวอักษรในแถว อาจทาให้ความสูงของแถวมขี นาดน้อยหรอื มากเกินไปสาหรับ การแสดงข้อมูลนน้ั ให้ปรบขนาดความสูงของแถวดังน้ี วิธที ่ี 1 ปรับความสูงของแถวโดยใชเ้ มาส์ 1.เลือ่ นตัวชีเ้ มาสท์ ่ีเสน้ แบง่ แถวแล้วคลกิ เมาส์ และลากเมาส์ปรบั ความสงู ของแถว 2.ปลอ่ ยเมาส์ ผลลัพธ์ทไ่ี ดจ้ ะมีความสงู มากขนึ้

42 ถ้าต้องการให้โปรแกรม Excel ปรับความสูงของแถวอัตโนมตั ิ ให้มีขนาดพอแสดงข้อความในทุกๆ เซลลท์ ี่อยูใ่ นแถวนนั้ ให้ทาตามข้ันตอนท่ี 1 และดบั เบิ้ลคลกิ เมือ่ เกดิ เครื่องหมาย ถ้าตอ้ งการปรับความสูง หลายแถวทเ่ี ดยี วพร้อมกัน ในขั้นตอนท่ี 1 ใหค้ ลิกเมาส์ชื่อแถวท้ังหมดทตี่ ้องการปรับความสูงและเลื่อน ไป ทีเ่ สน้ แบง่ แถวใดท่เี ลือกไวก้ ไ็ ด้ เมื่อปรับความสูงของแถวจะมผี ลกับแถวทงั้ หมดทเี่ ลือกไว้ 1.นาเมาสไ์ ปวางเหนือช่องแถว จนเป็นสญั ลกั ษณ์ 2.ดบั เบล้ิ คลกิ เพ่อื ใหม้ ีการปรับขนาด แถวอตั โนมัติ แถวถูกปรับความสุงใหพ้ อดีกบั ข้อมลู วธิ ที ่ี 2 กาหนดความสงู ของแถวโดยการระบขุ นาดเจาะจง วิธนี เี้ หมาะสาหรับในกรณที ต่ี อ้ งการกาหนดความกว้างเจาะจง 1.เลอื กแถวท่ตี ้องการปรบั ขนาด เลอื กคาส่ัง Format->Row Height…(รูปแบบ->ความสูงของแถว...) 3.กาหนดความสูงของแถว 4.คลกิ เมาส์ ความสูงของแถวทเ่ี ลอื กเปลยี่ นไปตามทีก่ าหนด

43 แบบทดสอบท้ายหน่วยท่ี 2 ตอนท่ี 1 เลอื กคาตอบทถี่ กู ตอ้ งท่สี ุดเพยี งข้อเดียว 1. ปมุ่ ใดบนคยี ์บอร์ดทเี่ ก่ียวข้องกับการเลอื กเซลลท์ ี่อยู่ตดิ กันในตาราง ก. ปุ่ม<Shift> ข. ปุ่ม<Ctrl> ข. ปุ่ม<Delete> ง. ปมุ่ <Lnsert> 2. การต้ังช่ือเซลลท์ ่ตี ้องใช้บอ่ ยมปี ระโยชน์อยา่ งไร ก. สามารถจดจาเซลลน์ ั้นได้ง่าย ข. สามารถทาการคัดลอกได้อย่างรวดเรว็ ค. สามารถนาไปคานวณกับเซลลอ์ นื่ ไดง้ ่าย ง. สามารถนาไปคานวณกบั สมุดงานอ่ืนได้ง่าย 3. ปุ่มกรรไกรหมายถงึ การกระทาขอ้ ใด ก. การลบ ข. การย้าย ข. การแทรก ง. การคัดลอก 4. คาส่ังใดไม่เก่ียวข้องกับการตั้งชื่อกลุม่ ก. Define Name ข. Use in Formula ค. Show Formulas ง. Create from Selection 5. หากต้องการวางด้วยการรกั ษาการจัดรูปแบบตามเซลลท์ ่ีคดั ลอกมา ต้องคลิกท่ีปมุ่ ใด ก. ข. ค. ง. 6. การคลกิ เมาสเ์ ลอื กเซลลเ์ พอ่ื แทรกข้อมูล เป็นการแทรกแบบใด ก. แทรกข้อมลู ทั้งแถว ข. แทรกข้อมูลทงั้ เซลล์ ค. แทรกขอ้ มูลบางเซลล์ ง. แทรกขอ้ มูลบางคอลัมน์ 7. ถา้ ใสข่ ้อมลู มากกวา่ ความกวา้ งเซลล์ จะไดผ้ ลลัพธเ์ ปน็ อยา่ งไร ก. การแสดง///////ในคอลมั น์ ข.การแสดง++++ในคอลมั น์ ค. การแสดง#####ในคอลัมน์ ง. การแสดง====ในคอลัมน์ 8. ข้อใดคือการปรับขนาดความกวา้ งหลายคอลัมน์พร้อมกัน ก. เลือกแถวทงั้ หมดแลว้ เลื่อนไปตามต้องการ ข. เล่อื นคอลัมนท์ ง้ั หมดแล้วเล่อื นไปตามต้องการ ค. เลอื กแถวทั้งหมดทตี่ ้องการแลว้ เล่ือนไปตามต้องการ ง. เลอื กคอลัมน์ท้ังหมดท่ีต้องการแล้วเลอ่ื นไปตามต้องการ

44 9. ชอื่ ใดไม่สามารถนามาต้ังเป็นชือ่ เซลล์ได้ ก. Iove.dog ข. Iove_dog ค. Love Dog ง. LOVEDOG 10. ในการกาหนดความสูงของแถวแบบเจาะจงขนาดเหมาะกบั ข้อใด ก. สามารถรู้ได้วา่ แถวนั้นมคี วามสูงเทา่ ใด ข. สามารถจดั การให้ทุกแถวมคี วามสูงเทา่ กนั ค. สามารถกาหนดความสูงตามขนาดท่ตี ้องการได้ ง. สามารถนาความสูงของแถวนน้ั ไปใชง้ านได้ในแถวต่อไป ตอนที่ 2 แบบฝึกปฎบิ ตั ิ 2.1 สรา้ งไฟลเ์ อกสาร GoodsA และ GoodsB 2.1.1 สร้างไฟลเ์ อกสาร พร้อมปรับขนาดเซลล์เพอื่ ให้แสดงผลได้ดงั รปู (ตาแหน่งเซลล์ของข้อมลู ควรใหต้ รงกับทก่ี าหนด) ภาพแสดงไฟลเ์ อกสาร GoodsA

45 2.1.2 บันทกึ ขอ้ มลู ในแฟ้ม job Excer ใชช้ ่อื ว่า 2.1.3 หลังจากบันทึกขอ้ มูลแล้ว ทาการแกไ้ ขขอ้ มลุ ในตารางดังนี้ เซลล์ D3 แก้ไขจาก “สินคา้ ประเภทA” เปน็ “สินคา้ ประเภทB” เซลล์ C5 แก้ไขจาก “2500” เปน็ “3800” เซลล์ D5 แกไ้ ขจาก “3000” เปน็ “4000” เซลล์ E5 แกไ้ ขจาก “2300” เป็น “3500” เซลล์ C6 แก้ไขจาก “-300” เป็น “-560” เซลล์ D6 แกไ้ ขจาก “-500” เปน็ “-600” เซลล์ E6 แก้ไขจาก “-250” เป็น “-480” เซลล์ C8 แก้ไขจาก “-1188” เป็น “-1705” เซลล์ D8 แกไ้ ขจาก “-1300” เปน็ “-1760” เซลล์ E8 แกไ้ ขจาก “-1086” เป็น “-1411” เซลล์ C11 แกไ้ ขจาก “-250” เป็น “-500” เซลล์ D11 แกไ้ ขจาก “-300” เป็น “-520” เซลล์ E11 แกไ้ ขจาก “-258” เปน็ “-480” เซลล์ C12 แกไ้ ขจาก “-300” เป็น “-600” เซลล์ D12 แกไ้ ขจาก “-280” เปน็ “-620” เซลล์ E12 แกไ้ ขจาก “-284” เป็น “-575” เซลล์ C13 แกไ้ ขจาก “-20” เป็น “-30” เซลล์ D13 แกไ้ ขจาก “-22” เป็น “-32” เซลล์ E13 แกไ้ ขจาก “-18” เปน็ “-28”

46 จะได้ขอ้ มูลดังรปู ด้านลา่ ง ภาพแสดงไฟล์เอกสาร GoodsB 2.1.4 บันทึกข้อมูลโดยเลอื กรูปแบบการบันทกึ เปน็ ” Save As…” และตั้งช่ือไฟลข์ ้อมูล เปน็ “GoodsB” 2.2 สร้างเอกสาร NetProfit 2.2.1 สรา้ งไฟล์เอกสารใหม่ พรอ้ มปรบั ขนาดเซลลเ์ พื่อให้แสดงผลดงั รูปด้านล่าง (ตาแหน่งของข้อมูลควร ให้ตรงตามทก่ี าหนด) ภาพแสดงไฟลเ์ อกสาร NetProfit 2.2.2 บนั ทกึ เอกสาร โดยบนั ทึกไวใ้ นแฟ้ม “job Excel” ต้ังช่ือแอกสาร “NetProfit”

47 หน่วยท่ี 3 การสรา้ งตารางขอ้ มลู Workbook และ Worksheet สาระสาคญั ไฟล์ที่ใช้ในโปรแกรม Excel จะเรยี กว่า Workbook ใน 1 Workbook จะประกอบ ตารางข้อมูลหลายหน้า ซง่ึ ข้อมลู แต่ละหนา้ นี้มีช่ือเรียกว่า Worksheet การจดั การ Workbook และ Worksheet จะทาให้การทางานมีรปู แบบท่ีสวยงาม สามารถใชง้ านไดอ้ ยา่ งมีประสิทธภิ าพเพิม่ มากข้นึ สะดวกในการทางานในรูปแบบต่างๆ สาระการเรยี นรู้ 1. เลอื กใช้ Worksheet ท่ีตอ้ งการ 2. ตัง้ ชอื่ Worksheet 3. ลบและเพม่ิ Worksheet 4. เรียงลาดบั ตาแหน่ง Worksheet 5. กาหนดสใี ห้แทบ็ แผ่นงาน 6. การตรึงแถวหรอื คอลมั น์ 7. ยอ่ /ขยาย และคดั ลอก Worksheet วัตถปุ ระสงค์ 1. อธบิ ายความหมายของ Workbook และ Worksheet 2. เลอื กใช้งาน Worksheet ท่ีตอ้ งการได้ 3. ตง้ั ชอื่ ของ Worksheet ได้ 4. ลบ Worksheet ได้ 5. เพ่ิม Worksheet ได้ 6. สลับตาแหนง่ ของ Worksheet ได้ 7. กาหนดสีให้กับแท็บแผน่ งานได้ 8. กาหนดรปู แบบการตรงึ ข้อมูลได้ 9. ยอ่ หรือขยาย Worksheet ได้ 10.การคดั ลอก Worksheet

48 การแยกขอ้ มูลให้อยใู่ น Worksheet ท่ีแตกต่างกนั ชว่ ยใหส้ ามารถจดั การข้อมูลได้อย่างเป็น หมวดหมู่ เช่น ใน Workbook ท่บี นั ทึกงบประมาณสนิ ค้าบริษัท สามารถแยกเก็บงบประมาณของแตล่ ะเดือน ไวใ้ น Worksheet 3 แผน่ ที่มชี ่ือวา่ รายเดือน รายไตรมาส และ รายปี โดยเม่ือบนั ทึกข้อมูล Worksheet เหลา่ นี้จะถกู เก็บไว้ในไฟล์เดียวกนั Worksheet ชื่อ รายไตรมาส แสดงปรมิ าณ การผลิตรายไตรมาส Worksheet ชอ่ื รายเดอื น แสดงปริมาณ การผลิตรายเดอื น Worksheet ชอ่ื รายปี แสดงปรมิ าณการผลติ รายปี 3.1 การเพ่มิ Worksheet เม่ือเขา้ สโู่ ปรแกรม Excel จะพบกับ Worksheet ชอื่ ว่า Sheet1 สามารถเพิ่ม Worksheet ใหม่ไว้ ทางซ้ายของ Worksheet ที่เราเลอื ก 1.คลิกเมาสข์ วาที่แทบ็ ของ Worksheet แลว้ เลอื ก Insert… 2.เลอื ก Worksheet แลว้ คลกิ OK

49 มีวิธีลัดในการเพ่ิม Worksheet ทาได้โดยคลิกเมาส์ที่ + (New sheet) หรอื กดคีย์ <Shift>+<F11> จะเกดิ Worksheet ใหมท่ างด้านขวาสดุ คลิกเมาส์เพ่ือเพ่มิ Worksheet เกิด Worksheet ใหม่ 3.2 เลอื กใช้ Worksheet ที่ตอ้ งการ Worksheet ท่ีใชง้ านอยู่ จะอยู่ในแผ่นงานสขี าว สามารถเปลย่ี น Worksheet ที่ใชไ้ ดโ้ ดยคลกิ เมาส์ เลือกแทบ้ แผ่นงานท่ีมีชอ่ื ของ Worksheet ได้ 1. คลกิ เมาสเ์ ลือก Worksheet ท่ีตอ้ งการ 2. Worksheet ที่ใช้เปลย่ี นไปแท็บแผ่นงาน Worksheet เลือกจะเปน็ สขี าว เพ่ือแสดงว่า ตอนน่กี าลงั ใช้ Worksheet นนั้ อยู่

50 สามารถสลับ Worksheet ทใ่ี ช้งานอยู่ โดยกดปุ่มตอ่ ไปนแ้ี ทนการใช้เมาส์ . <Ctrl>+<Page Up> เพอื่ สลบั ไปใช้ Worksheet แผ่นทางขวาจากแผ่นท่ีใช้อยู่ . <Ctrl>+<Page Down> เพ่ือสลับไปใช้ Worksheet แผ่นทางซา้ ยจากแผ่นท่ีใช้อยู่ 3.3 ต้ังชอ่ื Worksheet ที่ไม่ตอ้ งการ การต้ังช่ือ Worksheet ควรให้สอดคลอ้ งกบั ขอ้ มูลทีจ่ ัดเก็บ เพ่ือช่วยเตือนความจา และทาให้การ เรียกใชข้ ้อมูลใน Worksheet นั้นสะดวกย่ิงขึน้ จากรูปช่ือ Worksheet เดมิ ทโี่ ปรแกรมตง้ั ไว้คือ Sheet1 แต่ จะเปล่ียนชื่อใหม่ รายเดอื น 1.ดับเบ้ลิ คลกิ แท็บชีตของแผ่นงานท่ตี ้องการ ต้งั ชือ่ ใหม่ 2.พิมพช์ อ่ื Worksheet ใหมแ่ ละกด <Enter> 3.4 ลบ Worksheet ทไ่ี ม่ต้องการ ควรลบ Worksheet ทีไ่ ม่ใช้ออกจาก Workbook เพราะนอกจากจะทาใหต้ ้องใช้พน้ื ท่สี าหรับบนั ทึก ข้อมูลมากข้นึ แล้ว ยังทาให้งานดูไมเ่ ปน็ ระเบียบเรียบร้อยด้วย เพราะมี Worksheet ที่ม่ต้องการเต็มไปหมด 2.เลือกคาส่งั Delete 1.คลิกขขวาที่แท็บของ Worksheet ทต่ี อ้ งการลบ