คู่มือการใช้งาน Microsoft Teams ฉบับภาษาไทย

Microsoft Teams การทาํ งานรว่ มกนั คอื หวั ใจของการทาํ งาน Microsoft Teams เป็นแอปการทาํ งานรว่ มกนั รปู แบบใหม่ทชี ว่ ยใหท้ มี ของคณุ มรี ะเบยี บ และสามารถสนทนากนั ได้ จาก ในทที เี ดยี ว สามารถทาํ การแชรไ์ ฟล์ หรอื นดั หมายผ่านการประชุม VDO Call ไดท้ นั ที ในตอนนี เราจะมาเรยี นรวู้ า่ เรา จะเรมิ ตน้ ใชง้ านอยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพอยา่ งไร ในบทนีเราจะพดู ถงึ เรอื งดงั ตอ่ ไปนี - การชวนคนในทมี เขา้ มาอยใู่ นทมี เดยี วกนั เพอื เรมิ ตน้ สนทนา - การนดั หมายการประชมุ และการเชญิ เขา้ รว่ มประชุม - การแชรไ์ ฟลแ์ ละแกไ้ ขไฟลพ์ รอ้ มๆ กนั - การคน้ หาขอ้ มลู ภายในทมี หรอื ขอ้ มลู ภายนอกทตี อ้ งการ บทบาทสมมติ คณุ Alicia, เจา้ หน้าทธี รุ การ คณุ Karen, CEO คณุ Molly, ผจู้ ดั การการตลาด เลา่ เรอื ง Alicia ตอนนีกําลงั จดั เตรยี มงานวงิ การกุศล “Contoso Fun Run” เธอจําเป็นตอ้ งโปรโมต และทําการตลาด ภายในบริษัททงั ในไทย และสาขาทีอยู่ในต่างประเทศ อกี ทงั งานทีเธอจัดจะต้องได้รบั การอนุมัติจาก Marketing Manager และ CEO กอ่ น เมอื ปีทแี ลว้ Alicia ใชเ้ วลานานพอสมควรในการรบั ความคดิ เหน็ กอ่ นทจี ะมกี ารเปิดตวั อยา่ งเป็นทางการ บาง ขอ้ คดิ เหน็ สง่ มาในรปู แบบอเี มล์ ซงึ ยาวและซบั ซอ้ นมาก บางความเหน็ มาจากทางโทรศพั ท์ หรอื มกี ารพบกนั ระหว่าง การประชุม ระหว่างนัน Alicia จะต้องเตรยี มเนือหามากมาย ซงึ มีกระบวนการซบั ซ้อน และใช้เวลานานมากกว่าที คาดการณ์ไว้

หลงั จากทมี กี ารใช้ Microsoft 365 Business, Alicia ใชเ้ วลาในการหาขอ้ มลู และโปรโมตผา่ นการเชอื มโยงกนั ภายในบรษิ ทั และยงั สามารถเป็น Real-time ในการรบั ความเหน็ อกี ดว้ ย ชว่ ยใหเ้ ธอลดเวลา และเน้นไปทเี นอื หาในการ โปรโมตทเี ป็นสาระสาํ คญั ของโครงการไดม้ ากขนึ เริมเขา้ ใช้งาน Alicia สามารถเขา้ ใชง้ าน Microsoft Teams ไดท้ งั สามรปู แบบคอื ผ่านเวบ็ บราวเซอร์ หรอื สมารท์ โฟน หรอื ถา้ ตอ้ งการแบบ Full Feature กเ็ พยี งแคต่ ดิ ตงั Microsoft Teams ลงในเครอื งแลบ็ ทอ็ ปทที าํ งานเทา่ นนั สรา้ ง Teams เนืองจากในโครงการจาํ เป็นต้องมคี นหลากหลายตําแหน่งเขา้ ร่วมทมี แต่ในเบอื งตน้ เพอื ใหง้ านเดนิ ไว ทาง Alicia จะเพมิ ผูท้ เี กยี วขอ้ งคอื Molly และ Karen มาเขา้ ร่วมทมี กอ่ น 1. Alicia สรา้ งทมี ชอื “Marathon Marketing” โดยคลกิ ที “Join or Create a team”

2. ตงั ชอื ทมี และกาํ หนดสทิ ธิ โดยจะมสี ามสทิ ธใิ หเ้ ขา้ ใจงา่ ยๆคอื a. Private หมายถงึ เจา้ ของกลมุ่ สามารถเพมิ สมาชกิ ไดเ้ พยี งผเู้ ดยี ว b. Public หมายถงึ ทุกคนภายในบรษิ ทั สามารถเขา้ รว่ มได้ และคน้ หาได้ c. Ore-Wide หมายถงึ ทกุ คนในบรษิ ทั จะเป็นสมาชกิ ในทมี โดยอตั โนมตั ิ ในทนี ี Alicia เลอื กเป็น Private เพอื ใหอ้ นุญาตคนทเี กยี วขอ้ งเขา้ มาประชมุ เทา่ นนั

3. เพมิ สมาชกิ Molly และ Karen ซงึ สามารถกาํ หนดใหท้ งั สองเป็นเจา้ ของทมี ไดเ้ ชน่ กนั #Tips – เจ้าของทีม กบั สมาชิกแตกต่างกนั อยา่ งไร เจา้ ของทมี สามารถปรบั แต่ง เพมิ สมาชกิ ในทมี ได้ แต่ถา้ เป็นสมาชกิ ในทมี จะเพมิ สมาชกิ เพมิ เตมิ ไมไ่ ด้ แต่สามารถ Leave Group ได้ และสามารถเพมิ Channel หรอื Tabs ได้ ตามสทิ ธิทีถูกกําหนดจากเจ้าของทีม ควรจะกําหนด เจา้ ของทมี ตามความจาํ เป็นเท่านัน 4. เธอสรา้ ง Channel ทชี อื “Press Release” เพอื จุดประสงคเ์ ดยี วคอื การคยุ กนั เรอื งงานแถลงขา่ ว  Alicia คลกิ “…” เลอื ก “Add channel”

 แนะนําให้เลือก “Automatically…..” เพราะว่าชือ Channel ของ Press Release จะอยู่ที Favorite ของ สมาชกิ ในทมี  สาํ เรจ็

#Tips - Channel คืออะไร Channel คอื การแบ่งหอ้ งสนทนาทชี ดั เจนอยภู่ ายใตท้ มี เดยี วกนั ทาํ ใหก้ ารสนทนาไม่หลุดจดุ ประสงคเ์ ดยี วกนั สามารถแบง่ เป็นหวั ขอ้ ทสี นใจ, แผนก หรอื โครงการไดเ้ ชน่ กนั #Tips – ใช้งานบอ่ ยให้ Favorite ไวท้ นั ที เมอื เรามี Teams หรอื Channel เป็นจํานวนมาก เพอื ให้เราไม่หลุดการสนทนา เราใช้ Favorite ที Teams หรอื Channel ได้ ทนั ที การทาํ งานรว่ มกนั Alicia ต้องมีประชุม เพือตรวจทานสําหรบั งาน Press Release ทุกๆ วันอังคารเช้า กบั Molly และ Karen เธอ จาํ เป็นตอ้ งใหท้ งั สองเขา้ ถงึ เอกสารเดยี วกนั การอปั โหลดเอกสาร 1. เธอคลกิ File เพอื ทาํ การอปั โหลดเอกสาร

2. ตอนนีไฟลพ์ รอ้ มใชใ้ น Channel ของ Press Release การทาํ นดั หมาย 3. Alicia ต้องตงั เวลานัดหมาย ไปทปี ฏิทนิ และตงั ใหท้ ุกๆ วนั องั คาร ตอนสบิ โมงในการประชุมงาน Press Release  เลอื ก Meeting และ Schedule a meeting

 จดั ตารางนดั หมายทุกวนั องั คารสบิ โมง และเลอื ก Schedule 1) เลอื ก Channel และ Teams ทนี ดั หมายการประชมุ

2) เชญิ เพอื นรว่ มงานเขา้ ประชมุ ระบบจะตรวจสอบวา่ วา่ งหรอื ไม่ 3) ตงั เวลาเรมิ -เลกิ และตงั ซาํ โดยคลกิ Repeat 4) ใหซ้ าํ ทกุ ๆ องั คารต่อสปั ดาห์ กาํ หนดตงั ตน้ และจดุ สนิ สดุ 5) ใสร่ ายละเอยี ดเนือหาการประชุม  ปรากฏใน Conversation ใน Channel ทรี ะบไุ ว้ การสนทนาร่วมกนั กอ่ นทเี ธอจะกลบั บา้ น Alicia ไดส้ อบถามไปยงั Molly และ Karen ชว่ ยตรวจสอบเอกสาร ก่อนวนั พรุง่ นี 1. Alicia แทก็ ชอื Molly และ Karen โดยใชเ้ ครอื งหมาย “@” และตามดว้ ยชอื 2. Karen ตรวจสอบที Activity Alert จะปรากฏวา่ Alicia ไดท้ าํ การแทก็ ชอื ของเขา เพอื ขอรบั ความชว่ ยเหลอื 3. Molly ไม่อยากให้ Alicia เครยี ดกบั งานมาก จงึ ใหก้ าํ ลงั ใจ Alicia ดว้ ย Gif Image  คลกิ Reply  เลอื ก GIF และคน้ หาคาํ วา่ “Strong”

4. Alicia ตอบกลบั ดว้ ยคาํ ขอบคณุ ผ่าน Sticker ซงึ สามารถใสข่ อ้ ความได้

5. Molly ใหค้ าํ แนะนํา ภายในเอกสาร  คลกิ ทเี อกสาร และเลอื ก Conversation เพอื ใหค้ วามเหน็ ของเอกสารนี  Molly แชทตรงหา Alicia เพอื แนะนําไดอ้ ยา่ งถกู ตอ้ ง โดยคลกิ ที Chat เลอื ก New Chat และพมิ พถ์ ามทนั ที

 Molly จงึ โทรหา Alicia เพอื อธบิ าย ทงั สองคนคยุ โทรศพั ทก์ นั เพอื อธบิ ายใหเ้ ขา้ ใจสาํ หรบั วนั พรงุ่ นี การเข้าร่วมการประชุมออนไลน์ ในเชา้ วนั ถดั มา ปฏทิ นิ บน Outlook ของ Alicia แจ้งเตอื นวา่ ใกล้ถงึ เวลาประชุมเรอื ง Press Release กบั Molly และ Karen

1. Alicia และทกุ คนคลกิ Join Meeting จากหน้า Outlook หรอื Teams

คลกิ Join Now 2. ทุกคนเขา้ รว่ มประชมุ กนั พรอ้ มภาพและเสยี ง หากตอ้ งการใชง้ านวดิ โี อ เพยี งแคค่ ลกิ ไอคอนวดิ โี อตามลกู ศร 3. Alicia แชรห์ น้าจอ พรอ้ มกบั ไฟลเ์ อกสาร

แชร์ Desktop จะปรากฏหน้าจอทแี ชร์ 4. Alicia ทาํ การบนั ทกึ Video ระหวา่ งการประชมุ 5. เนืองจาก Molly อยนู่ อกออฟฟิศ เธอจงึ ใชว้ ธิ ี “Blur Background” ทาํ ใหไ้ ม่เหน็ สภาพแวดลอ้ มภายนอก

6. ระหว่างการประชุม Alicia ตอ้ งการใหเ้ อกสารนี แกไ้ ข ใหเ้ รยี บรอ้ ยระหวา่ งประชมุ จงึ เลอื ก “Edit in Teams” 7. Karen และ Molly สามารถแกไ้ ขไดท้ นั ที แบบ Real-Time 8. เมอื การประชุมเสรจ็ สนิ และเอกสารนีเป็นแบบ Final แลว้ Alicia จงึ Publish เอกสารขนึ เป็นอกี หนึง Tabs ใน Channel ของ Press Release เพอื ยนื ยนั วา่ จะใชเ้ อกสารนี ปรากฏเป็นอกี Tabs บนหน้าแรก

#Tips – ประโยชน์ของการใช้ Tabs Tabs ใน Microsoft Teams จะอนุญาตใหเ้ ราแสดงเนือหาทตี อ้ งปฏสิ มั พนั ธ์กบั ผใู้ ชง้ าน โดย Tabs จะแบ่งเป็น 2 ประเภทคอื Static Tabs จะเป็น Tabs เฉพาะบุคคลใช้ Tabs สาํ หรบั การจดโน้ต โดยทไี ม่ตอ้ งแชรไ์ ปทงั ทมี และ Configurable Tabs คอื Tabs ทเี ป็นสว่ นหนึงของ Channel เพอื ตอ้ งการแสดงขอ้ มลู หรอื เนือหาที ตอ้ งการสอื ภายในทมี 9. เมอื ประชุมเสรจ็ เรยี บรอ้ ย Alicia จงึ Stop Recording วดิ โี อระหวา่ งการประชมุ จะเกบ็ ใน Conversation และสามารถดยู อ้ นหลงั ไดผ้ า่ น Microsoft Stream

เคลด็ ลบั การใช้งาน Microsoft Teams เจ้าของทีม ควรทราบเรืองใดบา้ ง ภายใน Microsoft Teams นนั จะแบง่ สทิ ธิ คอื Team Owners และ Members ซงึ ทาง IT ของบรษิ ทั จะให้ เจา้ ของทมี ดแู ละภายในทมี ดว้ ยตนเอง โดยสงิ ทคี วรทราบมดี งั ต่อไปนี  Edit Team Name/Description: เจ้าของทมี สามารถแกไ้ ขชอื ทีม รายละเอยี ด และเปลยี นประเภทของทมี เชน่ จาก Private เป็น public เป็นตน้  Manage Teams: เจา้ ของทมี สามารถเพมิ หรอื ลดสมาชกิ ในทมี ได้ โดยคลกิ ที “Manage Teams” นอกจากนนั สามารถจดั การ Channel ภายในทมี ของตนเองใหไ้ ปในแนวทางเดยี วกนั

การตงั คา่ ภายในทมี เชน่ สามารถสรา้ ง Team code ใหบ้ ุคคลนอกทมี สามารถเขา้ ร่วมดว้ ยได้ รวมถงึ การตงั คา่ สนทนาต่างๆ การตงั คา่ Apps ภายใน วา่ อนุญาตใหใ้ ช้ Apps ใดไดบ้ า้ ง

 Delete Teams: หากมกี ารยกเลกิ ขอ้ มลู การใชง้ าน Teams สามารถ Delete Teams ไดท้ นั ที ค้นหาทกุ สิงใน Microsoft Teams การใชง้ าน Microsoft Teams มชี อ่ ง Command box ทอี ยดู่ า้ นบนสดุ มี 3 เทคนิคทชี ว่ ยประหยดั เวลาไดม้ าก ขนึ 1) ใช้ Command box เพอื คน้ หาทุกสงิ ใน Teams ไมว่ า่ จะเป็นขอ้ ความ บคุ คล แชนแนล หรอื ไฟล์ 2) ใช้ “/” เพอื สงั ทาํ อยา่ งใด อยา่ งหนงึ เชน่ พมิ พ์ “/call” และแทบ็ หนงึ ครงั จะทาํ การโทรหาบุคคลทรี ะบุ 3) ใช้ “@” เพอื การสง่ ขอ้ ความ เชน่ พมิ พ์ @Molly และตามดว้ ยขอ้ ความ กด Enter เราจะสามารถสง่ ขอ้ ความถงึ บคุ คลนนั ไดท้ นั ที

การตงั ค่าส่วนตวั เราสามารถตงั คา่ สว่ นตวั เชน่ การแสดงผลของ Teams, อปุ กรณ์ทใี ชเ้ ชอื มต่อ หรอื ปรบั ภาษาของ Teams ได้ จาก Settings ใช้งานผ่านสมารท์ โฟน สาํ หรบั การใชง้ านบนสมาร์ทโฟน Microsoft Teams รองรบั ทงั iOS และ Android ซงึ การใชง้ านไมต่ า่ งกนั มากนกั สามารถดาวน์โหลดไดท้ ี https://teams.microsoft.com/downloads สามารถศกึ ษาเพมิ เตมิ Microsoft Teams on Mobile ไดท้ ี https://support.office.com/en-us/article/microsoft-teams- on-mobile-devices-2acbcf73-8fd4-4929-9b31-ae403b88c2d3 คิดต่อ จากเรอื งราวในคมู่ อื นี ทาํ ใหเ้ ราสามารถใชก้ ารสนทนา และการทาํ งานเป็นทมี ทงั เอกสาร และประชุมออนไลน์ไดจ้ ากทที ี เดยี ว แทบจะไม่ตอ้ งปรบั เปลยี นไปใช้โปรแกรมอนื ๆ อกี ทงั ข้อมูลสนทนา เอกสาร และเครอื งมอื ลดั ต่างๆ ทําใหเ้ รา สะดวกสบายมากขนึ อกี ทงั ขอ้ มลู อยใู่ นทที เี ดยี วไม่ตอ้ งกลวั หลุดออกไป ลองช่วยคดิ ต่อว่าในทมี หรอื ในบรษิ ทั จะใช้กบั

ส่วนใดไดบ้ ้าง เช่น ทาํ เป็นกลุ่มของแผนก หรอื Virtual Team ในแต่ละโครงการ ลองคดิ และแชรใ์ หก้ บั เพอื นร่วมงาน ของคณุ หากต้องการศกึ ษาเพมิ เตมิ ในการใชง้ าน Microsoft Teams สามารถศกึ ษาไดท้ ี “End user training for Microsoft Teams (https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/enduser-training)”