การเขียนหนังสือราชการเบื้องต้น

การเขียนหนังสือราชการเบือ้ งตน้ (เอกสารประกอบการบรรยาย) จัดทำและรวบรวมโดย นางสาวสพุ ชิ ฌาย์ กล่นิ หอม นติ ิกรชำนาญการ สำนกั กฎหมายและระเบียบกลาง สำนกั งานปลัดสำนกั นายกรัฐมนตรี

เคร่อื งหมายราชการแห่งสำนักนายกรัฐมนตรี “เป็นรปู กลม ลายกลางเปน็ รปู รัฐธรรมนญู มรี ัศมี ๗ ดวง (รัชกาลท่ี ๗) ประดษิ ฐานอยบู่ นพาน ๒ ชนั้ เหนอื ตงั่ มรี ปู ราชสหี ก์ บั คชสหี ย์ นื ในทา่ เผน่ หันหน้าเข้าหากันอยู่ ๒ ข้าง” องคป์ ระกอบและความหมาย ๑) รฐั ธรรมนูญเปน็ กฎหมายสงู สดุ ของการปกครองระบอบประชาธิปไตยที่พระบาท- สมเดจ็ พระปกเกลา้ เจา้ อยหู่ วั รัชกาลที่ ๗ ทรงพระราชทาน คอื รฐั ธรรมนญู ท่ีมตี ราครฑุ ด้านบน และรศั มี ๗ ดวง ๒) ราชสีห์ เป็นตราประจำตำแหนง่ อัครเสนาบดีสมุหนายกทีบ่ งั คับบญั ชาปกครอง ข้าราชการฝ่ายพลเรอื น ๓) คชสีห์ เป็นตราประจำตำแหน่งอัครเสนาบดสี มหุ กลาโหมท่ีบังคับบัญชาปกครอง ขา้ ราชการฝ่ายทหาร ดังนน้ั เครือ่ งหมายราชการแหง่ สำนกั นายกรฐั มนตรจี งึ เปน็ สญั ลกั ษณ์ของตำแหน่ง อคั รเสนาบดี ๒ ตำแหน่ง อันหมายถงึ นายกรัฐมนตรี

โครงสรา้ งสำนักนายกรฐั มนตรี สำนักนายกรฐั มนตรี สำนักเลขาธิการนายกรฐั มนตรี สำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี สำนกั งานกองทนุ สำนกั เลขาธกิ ารคณะรัฐมนตรี สนับสนุนการวิจยั สำนักงานคณะกรรมการ สำนกั ขา่ วกรองแห่งชาติ คุ้มครองผบู้ ริโภค สำนักงบประมาณ กรมประชาสมั พนั ธ์ สำนักงานสภาความมน่ั คงแหง่ ชาติ สำนกั งานคณะกรรมการกฤษฎีกา บรษิ ทั อสมท จำกดั (มหาชน) สำนักงานคณะกรรมการขา้ ราชการพลเรือน สว่ นราชการข้นึ ตรงตอ่ นายกรฐั มนตรี สำนกั งานคณะกรรมการ ส่วนราชการขึ้นตรงตอ่ ปลดั สำนกั นายกรฐั มนตรี พัฒนาการเศรษฐกจิ และสงั คมแหง่ ชาติ รัฐวิสาหกจิ สำนกั งานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ หน่วยงานอสิ ระ สำนักงานคณะกรรมการส่งเสรมิ การลงทนุ

โครงสรา้ งสำนกั งานปลดั สำนกั นายกรฐั มนตรี ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี - ผูต้ รวจราชการสำนกั นายกรฐั มนตรี - รองปลดั สำนกั นายกรัฐมนตรี - ทป่ี รึกษาด้านข้อมลู ขา่ วสารของราชการ - ผชู้ ่วยปลดั สำนักนายกรฐั มนตรี - ทปี่ รึกษาดา้ นกระจายอำนาจ - ผู้เช่ียวชาญดา้ นกฎหมายและระเบียบกลาง กองกลาง กองการเจา้ หนา้ ท่ี กองคลงั ศูนยเ์ ทคโนโลยสี ารสนเทศและการส่อื สาร ศนู ย์บริการประชาชน สำนกั กฎหมายและระเบียบกลาง สำนกั งานคณะกรรมการกระจายอำนาจ สำนกั งานข้อมลู ข่าวสาร สำนกั งานเสรมิ สรา้ ง ใหแ้ กอ่ งค์กรปกครองส่วนท้องถิน่ ของทางราชการ เอกลกั ษณ์ของชาติ สำนักตรวจราชการ สำนักแผนงานและกจิ การพิเศษ กลุม่ ตรวจสอบภายใน กล่มุ พัฒนาระบบบริหาร ศนู ยป์ ฏิบัติการตอ่ ต้านการทจุ ริต สำนกั งานคณะกรรมการกำกบั และตดิ ตาม สำนกั งานขับเคลอ่ื นการพัฒนา สำนกั งานโฉนดชุมชน สำนักงานนโยบายและบรหิ ารจดั การน้ำ การปฏบิ ัตริ าชการในภูมิภาค ตามปรชั ญาเศรษฐกจิ พอเพียง และอทุ กภยั แห่งชาติ

ความหมายของงานสารบรรณ งานสารบรรณ หมายถงึ งานทเี่ ก่ียวกับการบรหิ ารงานเอกสาร เรมิ่ ตงั้ แตก่ ารจัดทำ การรบั การสง่ การเกบ็ รกั ษา การยมื จนถึง การทำลาย ในทางปฏบิ ตั ิ การบริหารงานเอกสารทั้งปวงจะเริม่ ตัง้ แต่การคิด อา่ น ร่าง เขยี น แตง่ พมิ พ์ จด จำ ทำสำเนา ส่งหรือส่ือข้อความ รบั บันทกึ จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรอื่ ง เสนอ ส่ังการ ตอบ ทำรหสั เก็บเขา้ ที่ คน้ หา ติดตามและทำลาย

การเขียนหนังสือราชการ ผู้เขยี นหนังสือ ผรู้ บั หนังสอื

หลักทั่วไปทน่ี ิยมยดึ ถือ ในการเขียนหนังสือราชการ เขียนใหถ้ ูกต้อง เขียนให้ชดั เจน รัดกมุ เขียนใหบ้ รรลุวตั ถุประสงค์

ชนิดและแบบของหนังสือราชการ ๑. หนงั สอื ภายนอก ๒. หนงั สอื ภายใน ๓. หนงั สอื ประทบั ตรา (แบบที่ ๑) (แบบที่ ๒) (แบบท่ี ๓) ๔. หนังสอื สง่ั การ ๕. หนงั สือประชาสัมพันธ์ ๖. หนังสือทเ่ี จา้ หนา้ ทจี่ ดั ทำขึน้ หรอื รับไว้เปน็ หลักฐานในราชการ คำสง่ั (แบบที่ ๔) ประกาศ (แบบที่ ๗) ระเบยี บ (แบบที่ ๕) แถลงการณ์ (แบบท่ี ๘) หนงั สอื รบั รอง (แบบที่ ๑๐) ข้อบงั คบั (แบบท่ี ๖) ขา่ ว (แบบที่ ๙) รายงานการประชมุ (แบบท่ี ๑๑) บันทกึ หนังสอื อ่นื

ขอ้ แตกต่างของหนังสอื ภายนอก ใช้ตดิ ต่อราชการทเี่ ปน็ แบบพิธี ใชต้ ดิ ตอ่ ระหวา่ งสว่ นราชการ หรอื ทส่ี ว่ นราชการมถี งึ หนว่ ยงานอนื่ ใด ซ่งึ มิใช่ส่วนราชการ หรอื ทม่ี ีถงึ บุคคลภายนอก จดั ทำตามแบบท่ี ๑ ท้ายระเบยี บ ใชก้ ระดาษตราครุฑ

ขอ้ แตกตา่ งของหนงั สือภายใน ใชต้ ิดต่อราชการที่เป็นแบบพธิ ีน้อยกว่าหนังสอื ภายนอก ใชต้ ดิ ต่อภายในกระทรวง กรม หรือจงั หวดั เดียวกนั ไม่ใช้ตดิ ต่อกับบคุ คลภายนอก จัดทำตามแบบท่ี ๒ ท้ายระเบียบ ใชก้ ระดาษบนั ทึกข้อความ

ขอ้ แตกต่างของบนั ทึก ใชต้ ิดตอ่ และส่งั การภายใน ไมม่ ีแบบ จะใช้กระดาษบนั ทึกขอ้ ความหรอื ไม่ ก็ได้ จะมเี ลขที่หนังสอื ออกหรอื ไม่ กไ็ ด้ จะมสี ำเนาคฉู่ บับ สำเนา หรือไม่ ก็ได้ จะพมิ พห์ รือจะเขยี นด้วยลายมอื กไ็ ด้

ขอ้ แตกต่างของหนงั สือประทับตรา หนงั สอื ที่ใชป้ ระทบั ตราแทนการลงชอื่ ของหวั หนา้ สว่ นราชการระดบั กรมขึ้นไป โดยใหห้ วั หน้าส่วนราชการระดบั กอง หรือผ้ทู ่ไี ดร้ บั มอบ หมายจากหวั หน้าส่วนราชการระดบั กรมข้นึ ไป เป็นผรู้ บั ผดิ ชอบ ลงชอื่ ย่อกำกบั ตรา ใชต้ ิดตอ่ เฉพาะกรณที ีไ่ มใ่ ชเ่ รอ่ื งสำคญั จัดทำตามแบบที่ ๓ ทา้ ยระเบยี บ ใช้กระดาษตราครฑุ

โครงสร้างของหนังสอื ราชการ หวั เรอ่ื ง เนื้อเรอ่ื ง ท้ายเร่ือง

เร่อื ง ให้ลงเร่ืองย่อทเ่ี ป็นใจความส้นั ที่สดุ ของหนงั สือฉบบั น้นั ในกรณีทเี่ ป็นหนงั สือต่อเนือ่ ง โดยปกตใิ หล้ งเรือ่ งของหนังสอื ฉบบั เดิม ยกตัวอย่างเช่น เรื่อง วิธปี ฏิบัติเกีย่ วกบั การรบั รองสำเนาหนงั สือ เรอื่ ง การระบหุ มายเลขโทรสารในหนงั สอื ราชการ

หลกั การเขยี น “ช่ือเร่อื ง” ท่ดี ี ยอ่ ให้สั้นทส่ี ดุ ควรเขยี นให้เป็นประโยค หรอื วลี พอให้ร้ใู จความวา่ เปน็ เรือ่ งอะไร แยกความแตกต่างจากเรือ่ งอน่ื ได้ เก็บคน้ อ้างองิ ได้ง่าย

ย่อให้สัน้ ทีส่ ุด เร่อื ง การลงโทษข้าราชการพลเรือนท่ีกระทำผดิ วนิ ยั ข้าราชการ พลเรือนฐานทุจรติ ต่อหนา้ ที่

ถา้ ขน้ึ ตน้ ด้วยคำกริยา จะชัดเจนดี เชน่ ขออนุมัติ ขอส่ง ขออนุญาต แจ้ง ขอหารอื ขอสง่ ขอเชญิ ตอบขอบคณุ

แยกความแตกต่างจากเร่อื งอ่นื ได้ เรื่อง แจง้ มตคิ ณะรฐั มนตรี

เก็บคน้ อา้ งอิงไดง้ ่าย เร่อื ง ขอเชญิ ประชุม

การใชช้ อ่ื เร่ืองเดิม อาจทำให้ผู้รบั สับสน เรื่อง ขอหารอื เกี่ยวกบั ระเบยี บสำนักนายกรฐั มนตรี ว่าด้วยการลาของข้าราชการ พ.ศ. ๒๕๕๕

ไมพ่ ึงใช้ช่ือเร่อื งท่ไี มพ่ งึ ประสงค์ เรื่อง การไมอ่ นมุ ตั ิเลื่อนเงินเดอื นนอกเหนอื โควตาปกติ เปน็ กรณพี ิเศษ

ตรงประเด็น และสอดคล้องกบั ส่วนสรปุ ความ ดว้ ยกรม...จะจดั ฝึกอบรมหลกั สตู ร.....ให้แกข่ า้ ราชการในสังกดั ทไ่ี ด้รบั การบรรจใุ หม่ จำนวน ๒๕ คน ระหว่างวันที่ ๑ - ๒ กมุ ภาพนั ธ์ ๒๕๕๕ เวลา ๐๙.๐๐ - ๑๖.๐๐ น. และ กำหนดให้มีการบรรยายหัวข้อวชิ า “งานสารบรรณ” ในวนั ท่ี ๑ กุมภาพนั ธ์ ๒๕๕๕ เวลา ๐๙.๐๐ - ๑๒.๐๐ น. ณ ห้องประชมุ ... กรม… รายละเอียดปรากฏตามส่ิงท่ีส่งมาด้วย กรม…พิจารณาแลว้ เห็นว่า สำนกั นายกรัฐมนตรีมีวทิ ยากรทีม่ คี วามรู้เก่ียวกบั ระเบียบ สำนกั นายกรัฐมนตรวี า่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และท่ีแกไ้ ขเพ่มิ เตมิ เป็นอย่างดี จึงขอเชญิ วทิ ยากรจากสำนกั นายกรัฐมนตรีไปบรรยายในหัวขอ้ วิชา “งานสารบรรณ” ตามวนั เวลาและสถานท่ีดังกล่าวข้างตน้ จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาให้ความอนุเคราะห์วทิ ยากรบรรยายดงั กลา่ วขา้ งต้น ต่อไปดว้ ย จกั ขอบคุณมาก

ตรงประเดน็ และสอดคลอ้ งกบั สว่ นสรปุ ความ ขอ้ ใดถกู ต้อง ก. เรื่อง ขอเชญิ เปน็ วทิ ยากรบรรยาย เรียน ปลดั สำนกั นายกรัฐมนตรี ข. เรอ่ื ง ขอเชญิ วทิ ยากรบรรยาย เรียน ปลดั สำนกั นายกรัฐมนตรี จงึ เรยี นมาเพ่อื โปรดพิจารณาให้ความอนุเคราะห์วิทยากรบรรยาย ดงั กลา่ วข้างตน้ ต่อไปดว้ ย จกั ขอบคณุ มาก

อาจใชค้ ำนามเปน็ ชื่อเร่ืองได้ กรณีทม่ี คี วามหมายกวา้ งและเป็นกลาง เรื่อง รา่ งระเบยี บสำนกั นายกรฐั มนตรี ว่าดว้ ยการลาของข้าราชการ พ.ศ. ....

อา้ งถึง ให้อ้างถึงหนงั สือทีเ่ คยมีติดต่อกนั เฉพาะหนังสอื ที่สว่ นราชการผู้รับหนงั สอื ไดร้ บั มาก่อนแล้ว จะจากส่วนราชการใดกต็ าม ใหล้ งชอ่ื สว่ นราชการเจา้ ของหนงั สอื และเลขทหี่ นงั สอื วนั ที่ เดอื น ปพี ทุ ธศกั ราช ของหนังสือนน้ั ให้อา้ งถึงหนงั สือฉบบั สดุ ท้ายทิต่ี ิดต่อกันเพยี งฉบบั เดยี ว เวน้ แตม่ เี รื่องอ่ืนทเี่ ปน็ สาระสำคญั ต้องนำมาพิจารณา จึงอา้ งถงึ หนังสือฉบบั อ่นื ๆ ที่เกย่ี วกับเร่อื งนนั้ โดยเฉพาะ ใหท้ ราบด้วย

อ้างถงึ ท่ี นบ…………………… ศาลากลางจังหวดั นนทบุรี อำเภอเมืองนนทบรุ ี จังหวัดนนทบรุ ี ๑๑๐๐๐ ๑ พฤษภาคม ๒๕๕๕ ข้อใดถกู ตอ้ ง ก. อา้ งถงึ หนงั สือศาลากลางจงั หวัดนนทบุรี ท่ี นบ …………… ลงวันท่ี ๑ พฤษภาคม ๒๕๕๕ ข. อ้างถึง หนงั สอื จังหวดั นนทบุรี ท่ี นบ ………….. ลงวันท่ี ๑ พฤษภาคม ๒๕๕๕

อา้ งถึง ที่ นบ ……………………. สำนกั งานเทศบาลตำบลไทรมา้ อำเภอเมอื งนนทบุรี จังหวดั นนทบุรี ๑๑๐๐๐ ๑ พฤษภาคม ๒๕๕๕ ข้อใดถกู ต้อง ก. อ้างถงึ หนงั สอื สำนักงานเทศบาลตำบลไทรมา้ ที่ นบ ……….. ลงวันท่ี ๑ พฤษภาคม ๒๕๕๕ ข. อ้างถงึ หนังสือเทศบาลตำบลไทรมา้ ท่ี นบ ………… ลงวันท่ี ๑ พฤษภาคม ๒๕๕๕

อ้างถงึ ลบั ด่วนทส่ี ุด สำนกั งานปลัดสำนกั นายกรัฐมนตรี ทำเนยี บรัฐบาล กทม. ๑๐๓๐๐ ท่ี นร ๐๑๐๖/๑๒๓๔ ๑ พฤษภาคม ๒๕๕๕ ขอ้ ใดถกู ต้อง ก. อา้ งถงึ หนงั สอื สำนกั งานปลดั สำนกั นายกรฐั มนตรี ลบั ดว่ นที่สดุ ที่ นร ๐๑๐๖/๑๒๓๔ ลงวนั ที่ ๑ พฤษภาคม ๒๕๕๕ ข. อ้างถึง หนงั สือปลัดสำนักนายกรฐั มนตรี ดว่ นทีส่ ดุ ลบั ที่ นร ๐๑๐๖/๑๒๓๔ ลงวนั ท่ี ๑ พฤษภาคม ๒๕๕๕

อา้ งถงึ อา้ งถงึ หนงั สือสำนกั นายกรฐั มนตรี ที่ นร ๐๑๐๖/๑๒๓๕ ลงวนั ท่ี ๑ พฤษภาคม ๒๕๕๕ อา้ งถึง หมายเรยี กพยานบคุ คล ศาลอาญากรงุ เทพใต้ คดีหมายเลขดำท่ี ๑๑๑/๒๕๕๐ ลงวันที่ ๑ ธนั วาคม ๒๕๕๐ อา้ งถงึ โทรสารของสำนักนายกรัฐมนตรี ลงวนั ท่ี ๑ พฤษภาคม ๒๕๕๐

บันทกึ ขอ้ ความ ส่วนราชการ..ส…ำ…น…ัก…น…าย…ก…ร…ัฐ…มน…ต…ร…ี …ส…ำน…ัก…ง…า…นป…ล…ดั …ส…ำ…น…ักน…า…ย…ก…รัฐ…ม…น…ต…ร…ี …โท…ร…. …๐…๒…๒…๘…๒…๒.…๖…๙…๔.. ที่…น...ร…๐…๑…๐…๖…/…ว…๒…๐…๒…๐………………………………..วนั ที่…..๓…๐……พ…ฤ…ศ…จ…ิก…าย…น……๒…๕…๕…๓…………................… เรือ่ ง.…ค…ำ…อ…ธิบ…า…ย…ก…าร…พ…ิม…พ…ห์ …น…งั …สอื…ร…า…ชก…า…ร…ภ…าษ…า…ไ…ท…ยด…ว้ …ย…โป…ร…แ…ก…รม…ก…า…รพ…มิ…พ…์ใ…น…เค…ร…่ือ…งค…อ…ม…พ…ิว…เต…อ…ร…์ และตวั อยา่ งการพมิ พ์ เรียน ……….………………………………………………………………………………….….. อ้างถงึ ข้อใดถูกต้อง ก. ตามหนงั สอื ทอ่ี า้ งถึง สำนกั นายกรฐั มนตรแี จ้งว่า ……. ความละเอียดแจ้งแล้ว นนั้ ข. ตามบนั ทึกข้อความสำนกั นายกรัฐมนตรี ที่ นร ๐๑๐๖/ว ๒๐๒๐ ลงวันท่ี ๓๐ พฤศจิกายน ๒๕๕๓ สำนักนายกรัฐมนตรแี จ้งวา่ ……. ความละเอียดแจง้ แล้ว น้นั ค. ตามหนงั สอื สำนักนายกรฐั มนตรี ที่ นร ๐๑๐๖/ว ๒๐๒๐ ลงวันท่ี ๓๐ พฤศจกิ ายน ๒๕๕๓ สำนักนายกรัฐมนตรแี จ้งว่า ……. ความละเอียดแจ้งแลว้ นั้น

ส่งิ ที่ส่งมาด้วย (ถา้ มี) ให้ลงช่ือสิ่งของ เอกสาร หรอื บรรณสารทีส่ ง่ ไปพร้อมกับหนังสอื นัน้ สิ่งที่ส่งมาดว้ ย ตน้ ฉบบั คำสงั่ สำนกั นายกรฐั มนตรี ที่ ๑๑๑/๒๕๕๐ ลงวนั ท่ี ๑ พฤษภาคม ๒๕๕๐ จำนวน ๑ ฉบบั สง่ิ ทสี่ ง่ มาด้วย สำเนาคำสงั่ สำนกั นายกรฐั มนตรี ที่ ๑๑๑/๒๕๕๐ ลงวนั ท่ี ๑ พฤษภาคม ๒๕๕๐ จำนวน ๑ ฉบบั สง่ิ ทส่ี ง่ มาด้วย รา่ งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรวี า่ ด้วยการลาของขา้ ราชการ พ.ศ. .... และเอกสารที่เกีย่ วข้อง จำนวน ๑ ชดุ ส่งิ ทีส่ ่งมาด้วย ระเบยี บสำนกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และทีแ่ ก้ไขเพ่มิ เติม จำนวน ๑๒๐ แผน่

สิ่งทส่ี ่งมาดว้ ย (ถา้ ม)ี ในกรณที ไี่ ม่สามารถสง่ ไปในซองเดียวกนั ได้ ให้แจ้งดว้ ยวา่ สง่ ไปโดยทางใด สงิ่ ท่ีสง่ มาดว้ ย ชา้ ง จำนวน ๑ เชือก ส่งโดยทางรถไฟ

ท่ี นร ๐๑๐๖/๑๑๑๔ สำนักงานปลดั สำนักนายกรัฐมนตรี ทำเนียบรฐั บาล กทม. ๑๐๓๐๐ ๑ พฤษภาคม ๒๕๕๕ เร่ือง .................................... เรยี น ........................................ สิ่งท่สี ่งมาด้วย ๑. …...................................…… ๒. …................…..................… (ขอ้ ความ) ………………………….…………………………………………………………….………… ดงั มีรายละเอยี ดปรากฏตามสิ่งทสี่ ่งมาด้วย ๑ และสงิ่ ท่ีส่งมาด้วย ๒ (ข้อความ) ………………………….……………………………………………….……………………… ดงั มรี ายละเอียดปรากฏตามสิง่ ทีส่ ง่ มาดว้ ย ๑ ………(ข้อความ) …… ดังมีรายละเอยี ดปรากฏตาม สิ่งท่สี ง่ มาดว้ ย ๒

บันทึกขอ้ ความ สว่ นราชการ..ส…ำ…น…ัก…น…าย…ก…ร…ฐั …มน…ต…ร…ี …ส…ำน…กั…ง…า…นป…ล…ัด…ส…ำ…น…ักน…า…ย…ก…รฐั…ม…น…ต…ร…ี …โท…ร…. …๐…๒…๒…๘…๒…๒.…๖…๙…๔.. ท่…ี น...ร…๐…๑…๐…๖…/…ว…๒…๐…๒…๐………………………………..วันท…่ี ..๓…๐……พ…ฤ…ศ…จ…กิ …าย…น……๒…๕…๕…๓…………................… เร่อื ง.…ค…ำ…อ…ธบิ…า…ย…ก…าร…พ…มิ …พ…์ห…น…งั …สือ…ร…า…ชก…า…ร…ภ…าษ…า…ไ…ท…ยด…้ว…ย…โป…ร…แ…ก…รม…ก…า…รพ…มิ…พ…ใ์…น…เค…ร…อื่ …งค…อ…ม…พ…วิ …เต…อ…ร…์ และตวั อยา่ งการพิมพ์ เรียน ……….………………………………………………………………………………….….. สิง่ ทส่ี ่งมาดว้ ย (ขอ้ ความ)……………………………………………………………………..…………………… ดงั มีรายละเอียดปรากฏตามสง่ิ ที่สง่ มาดว้ ย..... (ขอ้ ความ)……………………………………………………………………..…………………… ดังมีรายละเอียดปรากฏตามเอกสารทแ่ี นบมาพรอ้ มนี้ รายละเอยี ดปรากฏตามเอกสารแนบ รายละเอยี ดปรากฏตามระเบยี บวาระการประชมุ ฯ ที่แนบ

ขัน้ ตอนการรา่ งหนังสอื ขนั้ ตอนท่ี ๑ ศกึ ษาวิเคราะหเ์ ร่อื ง ขน้ั ตอนท่ี ๒ รวบรวมขอ้ มลู ท่เี ก่ียวขอ้ ง ข้ันตอนท่ี ๓ ร่างหนงั สือ

ข้นั ตอนที่ ๑ ศึกษาวเิ คราะห์เร่อื ง จับประเดน็ สำคญั ของเรอ่ื งใหไ้ ด้ 5W1H

ข้นั ตอนท่ี ๒ รวบรวมข้อมูลท่เี กยี่ วขอ้ ง ขอ้ เท็จจริงครบถว้ น กฎหมาย ระเบียบ คำส่ัง มติคณะรัฐมนตรีทเ่ี กีย่ วข้อง ฯลฯ แนววนิ จิ ฉยั เดมิ (ถา้ มี)

บันทกึ ข้อความ สว่ นราชการ……………………………………………………………………………………………..................………………. ท่.ี .........…………………………………………………………..วันท่ี …………..…………………………………..........…..…… เรอ่ื ง….....................……………………………………………………………………………………………..………………………. เรยี น ปนร. ผา่ น ร.ปนร. (……………………………..) ๑. ขอ้ เทจ็ จรงิ ………………………………………………………………………….….………………………….. ๒. การดำเนินการ สกร. ได้ตดิ ต่อประสานงานอย่างไม่เป็นทางการกบั เจา้ หน้าท่ี ผู้รับผดิ ชอบเป็นเจา้ ของเรอ่ื ง (ช่ือ ตำแหน่ง หมายเลขโทรศพั ท์) เพือ่ ขอ ข้อมลู เกยี่ วกับ................ เพมิ่ เติม และได้รบั แจ้งว่า …………………………..

บันทกึ ขอ้ ความ ส่วนราชการ……………………………………………………………………………………………..................………………. ท่.ี .........…………………………………………………………..วันที่ …………..…………………………………..........…..…… เร่ือง….....................……………………………………………………………………………………………..………………………. เรียน ปนร. ผ่าน ร.ปนร. (……………………………..) ๑. ขอ้ เทจ็ จริง ………………………………………………………………………….….………………………….. ๒. ขอ้ กฎหมายและระเบียบ ………………………………………………………………………….….………………………….. ๓. แนวทางข้อวินิจฉัยเดิมที่เกี่ยวข้อง นร. ไดเ้ คยมขี อ้ วินิจฉัย ………………………………………….……. แจง้ ตามหนงั สอื นร. ท่ี นร ๐๑๐๖/๑๒๓๔๕ ลงวันท่ี ๑ พฤษภาคม ๒๕๕๐

ขนั้ ตอนที่ ๓ รา่ งหนงั สือ การลำดับคำ ลำดบั ความทดี่ ี ความสมเหตุสมผล คำนึงถึงใจผ้ลู งนาม

เน้ือเรื่องของหนงั สอื ราชการ โดยปกติ จะประกอบดว้ ย ๓ สว่ น เหตุ ดว้ ยมสี ว่ นราชการไดห้ ารอื เกย่ี วกบั การรบั รองสำเนาหนงั สอื วา่ ตามระเบยี บสำนกั นายก- รัฐมนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ใหใ้ ชค้ ำวา่ “สำเนาถกู ตอ้ ง” น้นั จะใชร้ วมถงึ การรบั รองสำเนา ทเี่ กิดจากการถา่ ยเอกสารดว้ ยหรอื ไม่ อย่างไร ความประสงค์ สำนักนายกรัฐมนตรีพจิ ารณาแล้วเห็นว่า เรือ่ งการรับรองสำเนาหนังสอื หรือเอกสาร น้ัน ตามหลักการของระเบยี บสำนักนายกรฐั นตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ให้ใชค้ ำวา่ “สำเนาถูกตอ้ ง” ไมว่ า่ สำเนานน้ั จะทำดว้ ยวธิ กี ารถา่ ยเอกสาร คัดลอกหรืออัดสำเนาจากตน้ ฉบับจริงก็ตาม ดังนน้ั การรับรองสำเนาท่เี กดิ จากการถ่ายเอกสารจงึ ใหใ้ ช้คำว่า “สำเนาถกู ตอ้ ง” และเพ่อื ใหเ้ ปน็ ไปตามหลกั การ ดังกล่าว การเรียกสำเนาหนงั สือท่เี กดิ จากการถ่ายเอกสารจึงใหใ้ ชค้ ำวา่ “สำเนาหนังสือ” ทำนองเดียวกนั สรปุ ความ จึงเรยี นมาเพอ่ื โปรดทราบ และกรณุ าแจง้ ให้สว่ นราชการในสังกัดทราบตอ่ ไปดว้ ย

ขอ้ ความสว่ นเหตุ

ข้อความส่วนเหตุ คือ ข้อความท่ผี เู้ ขียนแจ้งไปยงั ผู้รับหนังสอื เพอื่ เปน็ การบอกกล่าวเลา่ เหตวุ ่า เหตใุ ด จงึ มีหนังสอื ไป การเริม่ เรอื่ งใหม่ การอา้ งเรอ่ื งเดิม

การเริม่ เรอื่ งใหม่ “ดว้ ย” “เน่อื งดว้ ย” “เนือ่ งจาก” “โดยท่”ี

การเรมิ่ เรอ่ื งใหม่ “ดว้ ย” ควรใชเ้ ปน็ การบอกกลา่ วเลา่ เหตุ หรอื เกรน่ิ ขน้ึ มาลอยๆ ดว้ ยมสี ว่ นราชการซ่งึ มกี ารจัดทำข่าวสารเผยแพร่ และจำเป็น ตอ้ งจดั ทำรูปแบบข่าวในลักษณะต่าง ๆ ท่มี หี วั กระดาษโดยเฉพาะ ไดข้ อทำความตกลงไปยังสำนักนายกรฐั มนตรี เพอ่ื ขอใชแ้ บบขา่ ว แตกต่างไปจากท่รี ะเบียบสำนักนายกรัฐมนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ กำหนด นนั้

การเร่ิมเรือ่ งใหม่ “เน่ืองจาก” ควรใชใ้ นกรณีทอ่ี ้างเปน็ เหตอุ นั หนกั แนน่ ทีจ่ ำเปน็ ต้องมหี นงั สอื ไป เน่อื งจากคณะรฐั มนตรไี ด้มมี ติเมอ่ื วนั ที่ ๕ มกราคม ๒๕๕๐ อนุมัติใหก้ รมการปกครองใชเ้ งนิ งบกลางสร้างอาคารทที่ ำการของ กรมการปกครองใหม่ในวงเงินงบประมาณ ๓๐๐,๐๐๐,๐๐๐ บาท (สามร้อยล้านบาทถว้ น) นั้น

การอา้ งเรอื่ งเดมิ ขึน้ ต้นด้วยคำวา่ ตามดว้ ยขอ้ ความซ่ึงสรปุ “ตาม” ใจความสำคัญของเรอ่ื ง “ตามท่ี” ท่ีเคยติดต่อกันโดยยอ่ แลว้ ตามดว้ ยคำวา่ “นั้น” “ความละเอียดแจ้งแล้ว น้นั ”

การอา้ งเรื่องเดมิ “ตาม” จะต่อด้วยคำนาม ตามหนงั สอื ท่ีอา้ งถึง... ตามระเบียบสำนักนายกรฐั มนตรี...

การอา้ งเรอ่ื งเดมิ “ตามท่ี” จะตอ่ ด้วยประโยค ตามทค่ี ณะรฐั มนตรีไดล้ งมตเิ หน็ ชอบ... ตามทไ่ี ด้ประกาศใชร้ ะเบยี บสำนักนายกรัฐมนตร.ี ..

การอา้ งเร่อื งเดิม หากเรอ่ื งเดมิ มีรายละเอียดไมม่ ากนกั หากเรอ่ื งเดิมมีรายละเอยี ดคอ่ นขา้ งมาก แต่ได้สรุปใจความสำคัญของเรือ่ งทเี่ คยตดิ ต่อกันโดยย่อ “ความละเอยี ดแจ้งแลว้ นัน้ ”