บทที่ 7การกรอกแบบฟอร์มเอกสารเพื่อกิจธุระ

บทที่ 7 การกรอก แบบฟอรม์ เอกสาร เพ่ือกิจธุระ

สาระการเรยี นรู้ 1. ความหมายของการกรอกแบบฟอรม์ 2. คุณสมบัติของผู้กรอกแบบฟอรม์ 3. ขอ้ ควรปฏิบัติในการกรอกแบบฟอรม์ 4. องค์ประกอบสําคัญในการกรอก แบบฟอรม์ ท่ัวไป 5. ประเภทของแบบฟอรม์

1. ความหมายของการกรอกแบบฟอรม์ การกรอกแบบฟอรม์ การเขียนข้อความหรือการ ทํ า เ ค รื่อ ง ห ม า ย ล ง ใ น เ อ ก ส า ร ที่ จั ด ทํ า ขึ้ น โ ด ย มี ช่ อ ง ว่ า ง ไว้ ให้ กรอกข้อมูล ส่วนบุคคล เพ่ือความ ส ะ ด ว ก ใ น ก า ร ร ว บ ร ว ม ห รือ จั ด เก็ บ ให้ เป็ น ร ะ บ บ ก่ อ น ที่ จ ะ นํ า ข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ประโยชน์

2. คณุ สมบตั ิของผกู้ รอกแบบฟอรม์ 2.1 มีความรู้ มคี วามรู้ ความเขา้ ใจและจดจํารายละเอียด เก่ียวกับตนเองได้ เชน่ ทราบช่ือ นามสกุล วนั เดือนปเี กิด อายุของตนเอง ทราบทอี่ ยูป่ ัจจบุ นั ตามสําเนาทะเบยี นบา้ นและ ภูมลิ ําเนาเดิม ทราบชื่อบิดา มารดา และบุคคลทใี่ กล้ชิด ทราบกรุป๊ เลือด โรคประจําตัว ประวตั ิการแพ้ยา

2. คุณสมบตั ิของผกู้ รอกแบบฟอรม์ 2.2 มีความซอื่ สตั ย์และซ่ือตรงในการให้ข้อมูลที่ เปน็ ความจรงิ เพ่อื ประโยชน์ต่อตนเองและต่อสังคม เช่น การให้ข้อมูลที่เป็นเท็จในการเดินทางไปใน สถานท่ีต่าง ๆ ในต่างประเทศ ซ่ึงเป็นสถานท่ีสุ่มเส่ียงต่อ การติดเชื้อของโรคระบาด ซึ่งอาจทําให้ตนเองต้ อง เสียชีวิตเพราะขาดความตระหนักในการระมัดระวัง และ อาจส่งผลกระทบต่อคนในประเทศท่ีได้รบั เชื้อโดยไม่ได้ ทราบว่าจะต้องปอ้ งกันล่วงหน้าไวก้ ่อน

2. คุณสมบัติของผกู้ รอกแบบฟอรม์ 2.3 มีความรบั ผิดชอบในการกรอกและส่งคืนผู้สอบถาม ตัวอย่างเช่น การสํารวจความคิดเห็นของประชาชนที่มี ต่อโครงการของรัฐบาล เพื่อนําไปปรบั ปรุงแก้ปัญหาท่ีเกิด ขน้ึ กับโครงการสุขภาพดีถ้วนหน้า โครงการเรยี นฟรี โครงการ รถเมล์ฟรี เพราะฉะนั้นควรกรอกข้อมูลตามความเป็นจริง เพื่อหน่วยงานจะได้นําไปประเมินผลได้อย่างถูกต้อง การตั้ง งบประมาณจะได้ไม่คลาดเคล่ือนจากความเป็นจรงิ

2. คณุ สมบตั ิของผกู้ รอกแบบฟอรม์ 2.4 มีความรอบคอบ การกรอกแบบฟอร์มบางประเภท อาจก่อให้เกิดผล เสียหายต่อตนเอง ควรมีความละเอียดรอบคอบในการกรอก เช่น การกรอกสัญญากู้ยืม ควรตรวจจํานวนเงินที่กู้ยืม จํานวน เงินท่ีต้องใช้คืนในแต่ละงวด และวันเดือนปีที่กําหนดใช้คืนให้ เป็นไปตามที่ได้ตกลงไว้ ในกรณีที่เป็นการค้าประกันควร ตรวจดูให้ดีว่ามีการกรอกชื่อผู้ค้าประกันในช่องของผู้กู้หรอื ไม่ มฉิ ะนั้นอาจจะต้องเป็นผใู้ ช้หน้ีเอง

2. คุณสมบัติของผกู้ รอกแบบฟอรม์ 2.5 มีความสามารถในการใช้ภาษา ทั้ ง ก า ร อ่ า น ตี ค ว า ม ใ ห้ เ ข้ า ใ จ ต ร ง กั น ว่ า ผู้ ส อ บ ถ า ม ต้องการ ทราบข้อมูลอะไร และสามารถกรอกข้อมูลให้ผู้อ่าน เข้าใจตรงกับสิ่งทผี่ ู้กรอกต้องการส่ือในบางกรณี คู่สัญญาอาจ พิมพ์ข้อความด้วยตัวอักษรขนาดเล็กมากจนยากแก้การอ่าน ทําให้ผู้กรอกกวาดสายตาผ่านไปโดยไม่ได้พิจารณาเนื้อหาจึง ลงลายมอื ชอื่ ผ่าน ๆ ไป

3. ข้อควรปฏิบัติในการกรอกแบบฟอรม์ 1. อ่านแบบฟอรม์ ใหล้ ะเอียด 2. เขยี นขอ้ ความด้วยตนเองใหอ้ ่านง่าย 3. รกั ษาความสะอาด พยายามอยา่ เขียนผิด 4. เขี ย น ร า ย ล ะ เ อี ย ด เท่ า ท่ี จํ า เป็ น เขี ย น ให้พอเหมาะกับช่องวางทีเ่ วน้ ไว้ให้ 5. เขียนข้อมลู ท่ีเป็นจรงิ 6. เขียนตัวสะกดให้ถูกต้อง 7. เ ม่ือกรอกข้อควา มครบถ้วนแล้ ว ควร ตรวจสอบใหถ้ ูกต้อง

4. องค์ประกอบในการกรอกแบบฟอรม์ ท่ัวไป 1. ช่ือ-สกุล ต้องระบุคํานําหน้าช่ือ เช่น นาย นาง นางสาว 2. วนั เดือน ปเี กิด และอายุของผู้กรอกแบบฟอรม์ 3. ส่วนสงู และน้าหนัก 4. ที่อยู่ตามทะเบียนบ้าน เช่น บ้านเลขที่ ถนน ตําบล/แขวง อําเภอ/เขต จังหวัด รหัสไปรษณีย์ หมายเลขโทรศัพทม์ อื ถือ 5. ทอี่ ยู่ปัจจบุ ัน มักมีรายละเอียด เช่นเดียวกับที่ อยูต่ ามทะเบยี นบ้าน

4. องค์ประกอบในการกรอกแบบฟอรม์ ท่ัวไป 6. ประวตั ิการศกึ ษา 7. ประวตั ิการทาํ งาน 8. สถานภาพของผ้กู รอกแบบฟอรม์ - สตู ิบัตร - บตั รประจําตัวประชาชน - บัตรผูเ้ รยี น - ทะเบยี นบ้าน - หนังสอื เดินทาง - ทะเบียนสมรส

5. ประเภทของแบบฟอรม์ 5.1 แบบฟอรม์ ท่ีใช้ ติดต่อกับหน่วยงาน เป็ น แบ บ ฟ อ ร์ม ที่ ห น่ ว ย ง า น จั ด ทํ า ข้ึ น เพ่ื อ ใ ห้ ค ว า ม สะดวกแก่ผู้มาติดต่อ ทําให้หน่วยงานได้รบั ข้อมูลครบถ้วน สะดวกแก่การเก็บข้อมูล ค้นหาได้ง่าย และนําไปใช้ได้ทันทีที่ ต้องการ ตัวอย่างแบบฟอรม์ ประเภทน้ี ได้แก่ - แบบฟอรม์ สมัครขอรบั ทนุ การศกึ ษา - แบบฟอรม์ สมัครเข้าพกั ในหอพกั - แบบฟอรม์ สมคั รงาน - แบบฟอรม์ สมัครสมาชิกวารสาร - แบบฟอรม์ บรจิ าคเงนิ ช่วยเหลือเด็กผดู้ ้อยโอกาส

5. ประเภทของแบบฟอรม์ 5.1 แบบฟอรม์ ทใ่ี ช้ติดต่อกับหน่วยงาน ข้อสังเกต : การกรอกแบบฟอร์ม สมัครงานจัดเป็นการเขียนแนะนําตนเอง ด้ ว ย เ พ ร า ะ ผู้ อ่ า น ข้ อ มู ล จ ะ ท ร า บ รายละเอียดส่วนตัวและรู้จักผู้สมัคร ส่วน การอ้างชือ่ ผรู้ บั รองในแบบฟอรม์ สมัครงาน ควรขออนุญาตผู้รบั รองก่อนเพราะบรษิ ัทที่ รบั สมัครจะติดต่อขอข้อมูลเก่ียวกับผู้สมัคร จากผู้รบั รอง หากไม่ขออนุญาตหรอื บอก กล่าวก่อนอาจทําให้ผู้รบั รองคิดว่าผู้สมัคร ไม่ให้เกียรติผู้รบั รองและให้ข้อมูล ที่ทําให้ เกิดภาพลบแก่ผู้สมคั รงาน

5. ประเภทของแบบฟอรม์ 5.2 แบบฟอรม์ ทผี่ ู้อื่นขอความ รว่ มมอื ให้กรอกหรอื แบบสอบถาม เป็นแบบฟอรม์ ที่นักวิจัยจัดทําข้ึนเพ่ือเก็บข้อมูลที่เป็น ข้อเท็จจรงิ และความคิดเห็นของประชาชนไปวิเคราะห์เพื่อใช้ ประโยชน์ในแต่ละกรณตัวอย่าง แบบฟอรม์ ประเภทนี้ ได้แก่ - แบบสอบถามความพึงพอใจของนักศกึ ษา - แบบสอบถามและประเมินผลการอบรม - แบบสอบถามความคิดเห็นเกี่ยวกับการจัดงานรับ ประกาศนียบัตร - แบบสาํ รวจความพึงพอใจของลกู ค้า

5. ประเภทของแบบฟอรม์ 5.3 แบบฟอรม์ ท่ใี ช้ ภายในหน่วยงาน เป็นแบบฟอรม์ ที่หน่วยงานจัดทําขึ้นเพื่อความสะดวกใน การบรหิ ารงานบุคลากรภายในหน่วยงานอย่างเป็นระบบ แทน การเขยี นบนั ทกึ ซ่ึงบุคลากรในหน่วยงานมักเห็นความสําคัญต่อ รายละเอียดต่าง ๆ ไมเ่ ท่ากัน จึงให้รายละเอียดและข้อมลู ต่าง ๆ ไม่ตรงตาม ความต้องการของผู้รบั ผิดชอบหรอื เจ้าของเรอ่ื ง ตัวอย่าง แบบฟอรม์ ประเภทน้ี ได้แก่ - แบบฟอรม์ ใบลา - แบบฟอรม์ ใบมอบตัวขนึ้ ทะเบียนนักศกึ ษา - แบบฟอรม์ ประวตั ินักเรยี น/นักศึกษา

5. ประเภทของแบบฟอรม์ 5.4 แบบฟอรม์ สัญญา เป็นแบบฟอร์มที่จัดทําข้ึนเพื่อเป็นหลักฐานสําคัญสําหรับ บุคคล 3 ฝ่าย ต้องจัดทําไม่น้ อยกว่า 2 ฉบับ ทุกฉบับต้องมี ข้อความตรงกันเพื่อให้แต่ละฝ่ายถือไว้เป็นหลักฐานป้องกัน การ ผิ ด สั ญ ญ า ข อ ง ฝ่ า ย ห น่ึ ง แ ล ะ เป็ น ห ลั ก ฐ า น ใน ก า ร ฟ้ อ ง ร้ อ ง ค่าเสยี หายหรอื กระทาํ การอ่ืน ตัวอย่างแบบฟอรม์ ประเภทน้ีได้แก่ - แบบฟอรม์ สัญญาก้ยู ืมเงนิ - แบบฟอรม์ หนังสอื สัญญาเป็นนักเรยี น/นักศึกษา - แบบฟอรม์ สัญญาก้ยู มื เงินกองทนุ เงินให้กู้ยืมเพ่ือการศึกษา - แบบฟอรม์ หนังสอื รบั รองรายได้ของครอบครวั ผู้ขอกู้

สรุปท้ายบท แบบฟอรม์ เป็นเอกสารสําคัญในการติดต่อ กิจธุ ระท่ีผู้เขียนจํ าเป็นต้ องอ่ านข้อมูลและ ให้รายละเอียดท่ีชัดเจน ควรเขียนข้อความด้วย ตนเองให้อ่านง่าย เขียนตัวสะกดการันต์ให้ ถูกต้ อง ให้ข้ อมูลที่จํ าเป็นมีค วามครบถ้วน เพียงพอทหี่ น่วยงานเจ้าของแบบฟอรม์ สามารถ เขา้ ใจได้