หน่วยที่ 1 การบัญชีสถานศึกษาเอกชน 2563

หน่วยท่ี 1 การบญั ชีสถานศึกษาเอกชน http://www.free-powerpoint-templates-design.com

สาระการเรยี นรู้ 1. ความหมายของสถานศึกษาเอกชน 2. การจดั ตงั้ สถานศึกษาเอกชน 3. วตั ถปุ ระสงคใ์ นการทําบญั ชีและประเภทบญั ชีของ สถานศึกษาเอกชน 4. เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี 5. สมดุ บญั ชีท่ีใชแ้ ละการบนั ทึกบญั ชี 6. การจดั ทํารายงานของสถานศึกษาเอกชน 7. วงจรบญั ชีของสถานศึกษาเอกชน 8. การประมาณการรายรบั -รายจ่าย 9. การทํารายงานเงินสดและเงินฝากธนาคารตงเหลือ ประจําวนั 10. การใชโ้ ปรแกรมบญั ชีสําเรจ็ รปู 11. การเลิกกจิ การและการชําระบญั ชี

ตามพระราชบญั ญตั ิโรงเรยี นเอกชน พ.ศ. 2550 มาตรา 4 ไดใ้ หค้ วามหมายไวว้ ่า โรงเรยี น หมายถึง สถานศึกษาของเอกชนทจ่ี ดั การศึกษาไมว่ า่ จะเป็ นโรงเรียนในระบบหรือโรงเรียนนอกระบบ ท่ี มใิ ชเ่ ป็ นสถาบนั อดุ มศึกษาของเอกชนตามกฎหมายวา่ ดว้ ย สถาบนั อดุ มศึกษาเอกชน โรงเรยี นในระบบ หมายถึง โรงเรียนทีจ่ ดั การศึกษาโดยกาหนดจดุ มงุ่ หมาย วิธีการศึกษา หลกั สตู ร ระยะเวลา ของการศึกษา การวดั และประเมนิ ผล ซ่ึงเป็ นเงอ่ื นไขของการสาเร็จการศึกษาทแ่ี นน่ อน ตามพระราชบญั ญตั ิแห่งพระราชบญั ญตั ิโรงเรยี นเอกชน พ.ศ. 2550 แกไ้ ขเพิ่มเติม (ฉบบั ที่ 2) พ.ศ. 2554 มาตรา 3 ไดใ้ หค้ วามหมายของโรงเรยี นนอกระบบ ไวด้ งั น้ี โรงเรยี นนอกระบบ หมายถึง โรงเรียนที่จดั การศึกษาโดยมีความยืดหยนุ่ ในการกาหนด จดุ มงุ่ หมาย รปู แบบ วิธีการจดั การศึกษา ระยะเวลาของการศึกษา การวดั และประเมินผล ซึ่งเป็ นเงอ่ื นไขของการสาเร็จการศึกษา และให้ หมายความรวมถึงศนู ยก์ ารศึกษาอิสลามประจามสั ยิด (ตาดกี า) และสถาบนั ศึกษาปอเนาะ สถานศึกษาเอกชน แบ่งเป็ น 2 ลกั ษณะ คือ 1. โรงเรียนในระบบ 2. โรงเรียนนอกระบบ

การจดั ต้งั สถานศกึ ษาเอกชน



การทําบญั ชีทะเบียนครู สานกั บริหารงานคณะกรรมการสง่ เสรมิ การศกึ ษา เอกชน กาหนดใหส้ ถานศึกษาเอกชนหรือ โรงเรียนเอกชนจัดทาบัญชที ะเบียนครู โดยมแี บบฟอรม์ ดังนี้

การรวมสถานศึกษาอาชวี ศึกษาภาครฐั และภาคเอกชน เพื่อใหก้ ารจดั การสถานศึกษาเอกชน เกิดความต่อเนื่องมีประสทิ ธิภาพ และ เป็ นไปดว้ ยความเรยี บรอ้ ย หวั หนา้ คณะรกั ษาความสงบแหง่ ชาติไดม้ ีคําสงั่ คณะรกั ษาความสงบแหง่ ชาติ ที่ 8/2559 เรอ่ื ง การบรหิ ารจดั การรวมสถานศึกษาภาครฐั และภาคเอกชน ลงวนั ท่ี 12 กมุ ภาพนั ธ์ 2559 สาํ นกั งานคณะกรรมการการอาชีวศึกษาจึงไดม้ ีประกาศ เรอื่ ง จดั ตงั้ ศนู ยส์ ง่ เสรมิ การอาชีวศึกษาเอกชนเป็ นหนว่ ยงานภายใน ลงวนั ที่ 15 กมุ ภาพนั ธ์ 2559

วตั ถปุ ระสงคใ์ นการทําบญั ชี และประเภทบญั ชีของสถานศึกษาเอกชน 1. เพ่ือควบคมุ รายรบั รายจ่ายระหว่างปี การศึกษา 2. เพ่ือแสดงผลการดําเนินงานและฐานะการเงินของโรงเรยี น 3. เพื่อประโยชนใ์ นการวิเคราะหต์ ดั สินใจดําเนินงานการเงินของโรงเรยี นไดอ้ ยา่ งมีประสิทธิภาพ 4. เพ่ือประโยชนใ์ นการติดตามและตรวจสอบ

หลกั การบญั ชีและนโยบายบญั ชี 1. ระบบบญั ชีค่ ู (Double Entry System) คือ 4. นโยบายบญั ชีท่ีสาํ คญั การลงรายการบญั ชสี องดา้ นดว้ ยจานวนเงนิ 4.1 เงนิ สดหรือสินทรพั ยท์ ีเ่ ปรียบเสมอื นเงนิ สด เทา่ กนั คือ ดา้ นซา้ ย(เดบิต) และดา้ นขวา(เครดิต) 2. หลกั การบญั ชีใชเ้ กณฑพ์ ึงรบั พึงจ่าย เชน่ เช็ค ตวั๋ แลกเงนิ ฯลฯ ใหบ้ ันทกึ ตามมลู ค่าทตี่ รา (Accrual Basis) คือ การบนั ทกึ รบั รรู้ ายไดแ้ ละ ไว้ สาหรบั เงนิ ตราตา่ งประเทศใหแ้ ปลงค่าเป็ นเงนิ คา่ ใชจ้ า่ ย เม่ือมรี ายไดห้ รือคา่ ใชจ้ า่ ยเกิดขนึ้ ในรอบ บาทโดยใชอ้ ตั ราแลกเปลี่ยนของธนาคาร ณ วนั ที่ บญั ชที ่ีดาเนนิ การ ไมว่ ่ารายการนนั้ จะมีการรบั เกดิ รายการ หรือจา่ ยเป็ นเงนิ สดหรือไม่ 3. รอบระยะเวลาบญั ชี เริ่มวนั ท่ี 1 พฤษภาคม 4.2 ลกู หนแ้ี ละเงนิ ใหก้ ยู้ ืม บันทึกตามจานวนที่ ส้ินสดุ วนั ที่ 30 เมษายน ของปี ถัดไป 1 รอบ คาดว่าจะเรียกเก็บเงนิ ได้ เทา่ กบั 12 เดือน หรือ 1 ปี 4.3 วสั ดอุ ปุ กรณส์ านกั งาน และวสั ดอุ ปุ กรณ์ เพื่อการศึกษา บันทกึ ตามราคาทนุ ทีซ่ ้ือมา หรือ ไดม้ า เป็ นคา่ ใชจ้ า่ ยทงั้ จานวนในวนั ซื้อ

4.4 อาคาร ยานพาหนะ ครภุ ณั ฑ์ และอปุ กรณ์ บันทกึ ตามราคาซ้ือหรือราคาทนุ ทไ่ี ดม้ า ในกรณีท่ไี มอ่ าจ หาราคาทนุ ทไ่ี ดม้ าในอดีตไดใ้ หต้ รี าคาโดยมลู ค่ายตุ ธิ รรม (Fair Value) ซึ่งหมายถึงมลู คา่ ที่สามารถนาไป ซ้ือขายแลกเปลย่ี นได้ 4.5 ครภุ ณั ฑแ์ ละอปุ กรณ์ ทม่ี รี าคาตอ่ หนว่ ยหรือตอ่ ชดุ ตา่ กวา่ 5,000 บาท (หา้ พนั บาทถว้ น) ไมต่ อ้ ง บันทึกบญั ชเี ป็ นทรพั ยส์ ินของโรงเรียน ใหต้ ดั เป็ นค่าใชจ้ า่ ยทงั้ จานวนในปี ท่ซี ื้อ แตใ่ หบ้ นั ทึกควบคมุ ไวใ้ น ทะเบียนคมุ ครภุ ณั ฑท์ กุ รายการ 4.6 การกาหนดอายกุ ารใชง้ านของอาคาร ยานพาหนะ ครภุ ณั ฑแ์ ละอปุ กรณใ์ หก้ าหนดตามจานวนปีที่ คาดวา่ จะใชท้ รพั ยส์ นิ เหลา่ นน้ั ไดอ้ ย่างมปี ระสทิ ธิภาพ การคิดคา่ เส่ือมราคาสาหรบั อาคาร ยานพาหนะ อปุ กรณแ์ ละครภุ ณั ฑ์ กาหนดอายกุ ารใชง้ านตาม จานวนปี ท่คี าดวา่ จะใชส้ ินทรพั ยเ์ หลา่ นั้นตามวิธเี สน้ ตรง แตใ่ หค้ งเหลอื ราคาตามบญั ชใี นปี สดุ ทา้ ยไว้ จานวน 1 บาท (หนง่ึ บาท)

4.7 สาหรบั สินทรพั ยถ์ าวรทหี่ มดสภาพการใชง้ านกอ่ นกาหนด และยงั มมี ลู ค่าเหลอื อยตู่ าม บญั ชใี หต้ ดั จาหนา่ ยสินทรพั ยอ์ อกจากบัญชี และบนั ทกึ มลู ค่าทเ่ี หลอื อย่เู ป็ นคา่ ใชจ้ า่ ยในปี ท่ี ตดั จา่ ยทง้ั จานวน - ท่ดี ิน บันทกึ ตามราคาทนุ หรือราคาประเมนิ ของกรมทด่ี นิ - บนั ทึกรบั รรู้ ายได้ เมือ่ ไดร้ บั เงนิ หรือเมอ่ื ไดใ้ หบ้ ริการแกผ่ เู้ รียน หรือผรู้ บั บริการ แลว้ ในรอบบญั ชปี ัจจบุ นั - บันทกึ รบั รรู้ ายจา่ ย เมอ่ื ไดจ้ า่ ยเงนิ เป็ นค่าสนิ คา้ หรือบริการหรือไดร้ บั สนิ คา้ หรือ บริการแลว้ ในรอบบญั ชปี ัจจบุ ัน

ประเภทบญั ชีของสถานศึกษาเอกชน สามารถแบง่ ออกเป็ น 5 หมวดเหมอื นกบั ธรุ กิจอื่นๆ ดงั น้ี







หมายเหต ุ ประเภทบญั ชสี ว่ นของเจา้ ของของสถานศึกษา ซ่ึงจดั ตง้ั ในรปู แบบเจา้ ของคนเดยี วประกอบดว้ ย บัญชี ทนุ ประเดมิ และทนุ สะสมหรือกองทนุ ทวั่ ไป (ในกรณีที่มีการจดั ตงั้ ) ซึ่งมีความหมายดงั นี้ ทนุ สะสม หมายถึง บัญชที ส่ี ะสมรายไดส้ งู กวา่ (ตา่ กว่า) ค่าใชจ้ า่ ย เหมอื นกบั บญั ชกี าไร สะสมของบริษทั จากดั เม่อื สถานศึกษามรี ายไดส้ งู กว่า (ตา่ กวา่ ) ค่าใชจ้ า่ ยจะโอนไปยงั บญั ชที นุ สะสม (ถา้ รายไดส้ งู กวา่ คา่ ใชจ้ า่ ยใหน้ าไปบวก ถา้ รายไดต้ า่ กวา่ คา่ ใชจ้ า่ ยใหน้ าไปหกั ) ทนุ ประเดิม หมายถึง บญั ชที ่ีใชบ้ นั ทึกทนุ เริ่มแรกของสถานศึกษา และหากสถานศึกษา มีรายไดส้ งู กว่า (ตา่ กว่า) คา่ ใชจ้ า่ ย จะนาไปบันทกึ ในบญั ชที นุ สะสมแยกกนั ตา่ งหาก

เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี แบ่งออกเป็ น 2 ประเภทตามแหลง่ ทม่ี า คือ 1. เอกสารภายใน หมายถึง เอกสารท่ีสถานศึกษาจดั ทาขนึ้ เอง เชน่ ใบเสร็จรบั เงนิ ใบรบั รอง แทนใบเสร็จรบั เงนิ (ใบสาคญั จา่ ยเงนิ ) ใบสาคญั รบั เงนิ ใบสงั่ ซ้ือ และใบโอนบญั ชี เป็ นตน้  ใบเสรจ็ รบั เงิน ใชส้ าหรบั บนั ทกึ รายการรบั เงนิ ทกุ ประเภททส่ี ถานศึกษาไดร้ บั มา ควรทาสาเนาอยา่ งนอ้ ย 2 ฉบับ ตน้ ฉบับใหแ้ กผ่ ทู้ ี่จา่ ยเงนิ ใหส้ ถานศึกษา สาเนาฉบับที่ 1 มอบใหแ้ ก่ ฝ่ ายบญั ชใี ชเ้ ป็ นเอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชี สาเนาฉบบั ท่ี 2 ติดอยกู่ บั เลม่ เก็บไวท้ ีฝ่ ่ ายการเงนิ เพ่ือตรวจสอบกบั ฝ่ ายบญั ชี  ใบรบั รองแทนใบเสรจ็ รบั เงิน ใชใ้ นกรณีท่สี ถานศึกษาตอ้ งจา่ ยเงนิ รายย่อยและ ผรู้ บั เงนิ ไมส่ ามารถออกใบเสร็จรบั เงนิ หรือใบสาคญั รบั เงนิ ใหไ้ ด้ ใบรบั รองแทนใบเสร็จรบั เงนิ นตี้ อ้ ง ใหผ้ ทู้ ่ี รบั เงนิ จากสถานศึกษาลงนามรบั เงนิ และใชเ้ ป็ นหลกั ฐานประกอบการจา่ ยเงนิ ควรทาขน้ึ อย่าง นอ้ ย 2 ฉบับ ฉบบั ท่ี 1 มอบใหแ้ กฝ่ ่ ายบญั ชใี ชเ้ ป็ นเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี และฉบบั ที่ 2 เก็บ ไวท้ ่ีฝ่ ายการเงนิ เพื่อตรวจสอบกบั ฝ่ ายบญั ชี



ใบนําฝากเงิน (Pay-In) คือหลกั ฐานการนาเงนิ ฝากธนาคาร ใบโอนบญั ชี ใชส้ าหรบั บนั ทึกรายการตง้ั ยอดเปิ ดบญั ชคี รง้ั แรก เปลย่ี นแปลงแกไ้ ข ขอ้ ผดิ พลาดในการลงบัญชรี ายการปรบั ปรงุ และรายการปิ ดบญั ชี ตลอดจนรายการทไี่ มอ่ าจบันทึกลง ในสมดุ ขนั้ ตน้ เลม่ อ่ืนได้ นอกจากสมดุ รายวนั ทวั่ ไป 2. เอกสารภายนอก หมายถึง เอกสารทสี่ ถานศึกษาไดร้ บั จากบคุ คลภายนอกทง้ั ท่ีจา่ ยเงินแลว้ และยงั ไมไ่ ดจ้ า่ ยเงนิ เชน่ ใบเสร็จรบั เงนิ ใบแจง้ หนี้ เป็ นตน้ ใบฝากเงิน (Deposit Slip) เป็ นเอกสารทสี่ ถานศึกษาไดร้ บั เมือ่ นาเงนิ สดหรอื เช็ค ไปฝาก ธนาคาร ใบถอนเงิน (Withdrawal Slip) เป็ นเอกสารทส่ี ถานศึกษาไดร้ บั เมื่อถอนเงนิ จากธนาคาร (ผถู้ อนเงนิ ตอ้ งเขยี นใบถอนเงนิ 2 ฉบบั จงึ จะไดร้ บั คืน 1 ฉบับ) ในกรณีทส่ี ถานศึกษาเปิ ดบญั ชเี งนิ ฝาก แบบกระแสรายวนั (Current Account) สถานศึกษาจะมตี น้ ขว้ั เช็คเก็บไวเ้ ป็ นหลกั ฐาน

ใบเสรจ็ รบั เงิน/ใบกาํ กบั ภาษี (Receipt/Tax Invoice) เป็ นเอกสารทส่ี ถานศึกษา ไดร้ บั เม่ือจา่ ยเงนิ เป็ นคา่ ใชจ้ า่ ยตา่ งๆ หรือซ้ือสินทรพั ย์ หรือจา่ ยชาระหนี้ ใบแจง้ หน้ี เป็ นเอกสารที่สถานศึกษาไดร้ บั เมอ่ื รบั หรือใชบ้ ริการตา่ งๆ ไปแลว้ หรือจากการซื้อสนิ ทรพั ยเ์ ป็ นเงนิ เชอ่ื เชน่ ใบแจง้ หนคี้ ่าไฟฟ้ า ใบแจง้ หน้ีค่าเครื่อง คอมพิวเตอร์





สมดุ บญั ชีที่ใชแ้ ละการบนั ทึกบญั ชี สานกั งานคณะกรรมการสง่ เสริมการศึกษาเอกชน ไดจ้ ดั ทาค่มู อื การบัญชสี ถานศึกษาเอกชนขน้ึ เพ่ือเป็ นแนวทางในการทาบัญชี ใหเ้ ป็ นพื้นฐานแบบเดยี วกนั หมด จงึ ไดก้ าหนดสมดุ บนั ทึกบัญชี และรายงานตา่ งๆ ทส่ี ถานศึกษาเอกชนจะตอ้ งจดั ทาขน้ึ คือ 1. สมดุ เงนิ สด 2. สมดุ รายวนั ทวั่ ไป 3. บญั ชแี ยกประเภท 4. งบทดลอง 5. รายงานการเงนิ

การกาหนดรปู แบบการบันทกึ บญั ชขี อง สช. ทาใหส้ ถานศึกษาเอกชนสว่ นใหญใ่ ช้ สมดุ เงนิ สด สช. บันทึกรายการและสมดุ ดงั กลา่ วมจี าหนา่ ยท่ศี ึกษาภณั ฑจ์ นกระทงั่ ใน พ.ศ. 2551 สานกั งานคณะกรรมการ สง่ เสริมการศึกษาเอกชน จึงไดป้ รบั ปรงุ รปู แบบการบนั ทกึ บญั ชใี หม่ โดยมีรายละเอียดดงั น้ี วิธีการบนั ทึกบญั ชี 1. การบันทกึ รายการในสมดุ บนั ทึกรายการขนั้ ตน้ ประกอบดว้ ย 1.1 สมดุ รายวนั ทวั่ ไป มีรปู แบบดงั น้ี



สมดุ เลม่ นใ้ี ชบ้ นั ทึกรายการเปิ ดบญั ชี โดยใชใ้ บโอนเป็ นหลักฐาน ในการบนั ทึกบัญชี ณ วนั ท่ี นาสนิ ทรพั ยม์ าลงทนุ ในสถานศึกษา เร่ิมแรกหรือวนั ที่จดแจง้ เป็ นนติ บิ คุ คลโดย เดบิต สินทรพั ย์ XX เครดิต หนสี้ ิน XX ทนุ XX และใชบ้ นั ทกึ รายการทไี่ มเ่ กย่ี วกบั เงนิ สด หรือเงนิ ฝากธนาคาร 1.2 บญั ชเี งนิ สด บันทกึ รายการรายรบั รายจา่ ยที่เป็ นเงนิ สด และใชเ้ ป็ นบญั ชแี ยกประเภทบญั ชหี นง่ึ 1.3 บญั ชเี งนิ ฝากธนาคาร บนั ทึกรายรบั รายจา่ ยทีเ่ ป็ นเงนิ ฝาก ธนาคารและใชเ้ ป็ นบญั ชแี ยกประเภทบญั ชหี นง่ึ

การบนั ทึกรายการในสมดุ บญั ชีแยกประเภท รปู แบบบญั ชีแยกประเภทชนิด 3 ชอ่ ง

การบนั ทึกรายการในสมดุ บญั ชีแยกประเภท หมายเหต ุ ผใู้ ชอ้ าจปรบั เป็ นสมดุ เงนิ สด 2 ชอ่ ง ปรบั รปู แบบเป็ นบญั ชแี ยกประเภทแบบตวั T

การปรบั ปรงุ บญั ชี เม่อื สิ้นงวดบัญชจี ะปรบั ปรงุ บญั ชใี นสมดุ รายวนั ทวั่ ไป เพื่อรบั รรู้ ายไดแ้ ละ ค่าใชจ้ า่ ยในงวดปัจจบุ ัน ไดแ้ ก่ - ค่าใชจ้ า่ ยจา่ ยลว่ งหนา้ - คา่ ใชจ้ า่ ยคา้ งจา่ ย - รายไดค้ า้ งรบั - รายไดร้ บั ลว่ งหนา้ - คา่ เสือ่ มราคา - ตรวจนบั และบนั ทึกวสั ดทุ างการศึกษาคงเหลือ - ตรวจนบั และบนั ทึกวสั ดอุ ่นื ๆ คงเหลอื

การปิ ดบญั ชี 1. ปิ ดบัญชปี ระเภทรายไดแ้ ละบญั ชปี ระเภทคา่ ใชจ้ า่ ยเขา้ บญั ชรี ายไดแ้ ละคา่ ใชจ้ า่ ย (บญั ชกี าไรขาดทนุ ) 2. เมือ่ สนิ้ ปี การศึกษาใหด้ าเนนิ การปิ ดบญั ชรี ายไดแ้ ละ ค่าใชจ้ า่ ยเขา้ บัญชที นุ สะสม

การจดั ทํารายงานของสถานศึกษาเอกชน การจดั ทารายงานของสถานศึกษาเอกชนประกอบดว้ ย 1. รายงานประจาวนั ไดแ้ ก่ รายงานเงนิ สดและเงนิ ฝากธนาคารคงเหลือ 2. รายงานประจาเดือน ไดแ้ ก่ 2.1 รายงานรายไดแ้ ละค่าใชจ้ า่ ย 2.2 รายงานยอดบัญชแี ยกประเภท (งบทดลอง) 2.3 งบพสิ จู นย์ อดเงนิ ฝากธนาคาร 3. รายงานประจาปี ไดแ้ ก่ 3.1 รายงานยอดบญั ชแี ยกประเภท (งบทดลอง) 3.2 งบรายไดแ้ ละคา่ ใชจ้ า่ ย 3.3 งบแสดงฐานะการเงนิ 3.4 รายละเอียดประกอบงบการเงนิ



วงจรบญั ชีของสถานศึกษาเอกชน วงจรบญั ชขี องสถานศึกษาเอกชน (The Accounting Cycle for Private School) มดี งั น้ี 1. บนั ทึกรายการเปิ ดบัญชแี ละรายการกลบั รายการในสมดุ รายวนั ทวั่ ไป 2. บนั ทกึ รายการในบญั ชเี งนิ สด บัญชเี งนิ ฝากธนาคารและสมดุ รายวนั ทัว่ ไป 3. ผา่ นรายการไปบัญชแี ยกประเภททวั่ ไป 4. ทางบทดลอง 5. บันทึกรายการปรบั ปรงุ ในสมดุ รายวนั ทวั่ ไป 6. ทางบรายไดแ้ ละคา่ ใชจ้ า่ ย 7. ทางบแสดงฐานะการเงนิ 8. บนั ทกึ รายการปิ ดบัญชใี นสมดุ รายวนั ทวั่ ไป



การประมาณการรายรบั - รายจ่าย ประมาณการรายรบั -รายจ่าย คือ การประมาณรายรบั และรายจา่ ยทีค่ าดวา่ จะเกิดขนึ้ ไวล้ ่วงหนา้ วตั ถปุ ระสงคใ์ นการทําประมาณการรายรบั -รายจ่าย มีดงั นี้ 1. เพ่ือใหท้ ราบรายรบั -รายจา่ ยทีค่ าดว่าจะเกดิ ขน้ึ ลว่ งหนา้ 2. เพ่ือวางแผนใหม้ รี ายจา่ ยที่จะเกดิ ขนึ้ เพียงพอกบั รายรบั ที่จะเกิดขน้ึ อย่างเหมาะสมและ สอดคลอ้ งกนั 3. เพ่ือวางแผนในการเพ่ิมรายรบั ในกรณีทม่ี คี วามจาเป็ น เชน่ การขอรบั บริจาค การขอ เงนิ อดุ หนนุ เพ่ิมเติม การกเู้ งนิ จากสถาบันการเงนิ เป็ นตน้ 4. เพื่อวางแผนในการบรหิ ารเงนิ ทเ่ี หลอื ใหเ้ กิดประโยชนส์ งู สดุ ตอ่ สถานศึกษา

วิธีการทําประมาณการรายรบั - รายจ่าย การทาประมาณการรายรบั -รายจา่ ยจะตอ้ งแสดงใหเ้ ห็นชดั เจนเป็ นตวั เลข และตอ้ งเสนอ โครงการตา่ งๆ ทจี่ ะจดั ทาโดยแสดงรายละเอียด เชน่ วตั ถปุ ระสงคใ์ นการทาประโยชนท์ ่ี คาดวา่ จะไดร้ บั และงบประมาณที่จะใช้ และจะตอ้ งมกี ารนาเสนอตอ่ ผทู้ ่ีเกี่ยวขอ้ งและไดร้ บั อนมุ ตั จิ ากผทู้ ่มี อี านาจกอ่ นจงึ จะสมบรู ณ์ ประมาณการรายรบั -รายจา่ ยแบง่ ออกเป็ น 2 ระยะ คือ 1. ระยะสน้ั (Short Term) เป็ นประมาณการรบั -รายจา่ ยลว่ งหนา้ 1 ปี การศึกษา โครงการท่จี ะจดั ทาเป็ นโครงการเล็กๆ เชน่ โครงการขยายหอ้ งปฏิบตั กิ ารคอมพิวเตอร์ โครงการเปลีย่ นเคร่ืองปรบั อากาศ เป็ นเบอร์ 5 โครงการเลี้ยงอาหารเด็กกาพรา้ เป็ นตน้ 2. ระยะยาว (Long Term) เป็ นประมาณการรบั -รายจา่ ยลว่ งหนา้ เกิน 1 ปี การศึกษา โครงการท่ีจะจดั ทาเป็ นโครงการใหญๆ่ เชน่ โครงการกอ่ สรา้ งอาคารสมาคมศิษย์เกา่ โครงการกอ่ สรา้ งอาคารเรียน โครงการกอ่ สรา้ งโรงอาหาร เป็ นตน้

รปู แบบประมาณการรายรบั - รายจ่าย



การทํารายเงินสดและเงินฝากธนาคาร คงเหลอื ประจําวนั เจา้ หนา้ ท่ีงานการเงนิ ของสถานศึกษาจะตอ้ งทารายงานเงนิ สดและ เงนิ ฝากธนาคารคงเหลือประจาวนั ทกุ วนั เพ่ือเสนอตอ่ ผทู้ ่ีเกย่ี วขอ้ ง ในการตรวจนบั เงนิ คงเหลอื จะตอ้ งมกี รรมการมากกวา่ 1 คน ร่วมกนั ตรวจนบั ทงั้ นเี้ พื่อป้ องกนั การทจุ ริตและป้ องกันมใิ หเ้ จา้ หนา้ ที่ งานการเงนิ นาเงนิ ไปใชส้ ว่ นตวั แบบรายงานเงนิ สดและเงนิ ฝาก ธนาคารคงเหลอื ประจาวนั เป็ นดงั น้ี



การใชโ้ ปรแกรมบญั ชีสาํ เรจ็ รปู เพื่อใหก้ ารจดั ทาบัญชขี องโรงเรียนเอกชนเป็ นไปอยา่ งถกู ตอ้ ง ครบถว้ นตามหลกั บญั ชที ยี่ อมรบั โดยทัว่ ไป สานกั บริหารงานคณะกรรมการสง่ เสรมิ การศึกษาเอกชน จงึ มแี นวคิดในการนาเทคโนโลยีคอมพวิ เตอรเ์ ขา้ มาใชใ้ นการจดั ทาบัญชี สานกั งานปลดั กระทรวงศึกษาธกิ ารจงึ มคี าสงั่ ใหก้ ลมุ่ งานทนุ และสวสั ดิการ สานกั บริหารงานคณะกรรมการสง่ เสริม การศึกษาเอกชนพฒั นาโปรแกรมระบบบญั ชโี รงเรียนเอกชน เพื่ออานวยความสะดวกใหแ้ กโ่ รงเรียนเอกชนในการบนั ทึก รายการทางการเงนิ และบัญชี เพ่ือจดั ทารายงานประมวลผลและจดั ทางบการเงนิ ตา่ ง ๆ ไดโ้ ดยอตั โนมตั ิ ซ่ึงมีหลกั เกณฑ์ ดงั นี้ โปรแกรมระบบบญั ชโี รงเรียนเอกชนนไี้ ดย้ ึดหลกั ตามเอกสารการบญั ชแี ละการวางแผนการเงนิ ของสถานศึกษาเอกชน โดยสานกั บริหารงานคณะกรรมการสง่ เสริมการศึกษาเอกชน ซึ่งดาเนนิ การภายใตห้ ลกั การบญั ชี ดงั น้ี - ระบบบญั ชคี ู่ (Double Entry System) เป็ นการบนั ทึกบัญชสี องดา้ นดว้ ยจานวนเงนิ เทา่ กนั คือ ดา้ นซา้ ย (เดบิต) เทา่ กบั ดา้ นขวา (เครดิต) - ใชเ้ กณฑพ์ งึ รบั -พึงจา่ ย (Accrual Basis) เป็ นการบนั ทกึ การรบั รรู้ ายไดแ้ ละคา่ ใชจ้ า่ ยเมื่อมรี ายไดห้ รือค่าใชจ้ า่ ยเกิดขนึ้ ในรอบบัญชที ่ดี าเนนิ การไมว่ า่ รายการนน้ั จะมกี ารรบั หรือจา่ ยเงนิ สดหรือไม่ - รอบระยะเวลาบัญชกี าหนด ตงั้ แตว่ นั ที่ 1 พฤษภาคม ถึงวนั ท่ี 30 เมษายน ของปี ถัดไป 1 รอบ เทา่ กบั 12 เดือน

การเลิกกจิ การและการชําระบญั ชี เนอ่ื งจากกจิ การสถานศึกษาไมเ่ หมอื นกบั ธรุ กิจทวั่ ไป เพราะการเลิกกจิ การจะมีผลกระทบตอ่ นกั เรียนนกั ศึกษา ที่กาลงั ศึกษาอยู่ ดงั นนั้ สานกั บริหารงานคณะกรรมการ สง่ เสริมการศึกษาเอกชน หรือ สช. จงึ กาหนดหลกั เกณฑ์ หรือวิธีปฏิบตั หิ ากสถานศึกษาในระบบตอ้ งการเลิกกจิ การ ในพระราชบญั ญตั โิ รงเรียนเอกชน พ.ศ. 2550 ดงั นี้



วิธปี ฏิบัตเิ มอื่ สถานศึกษาในระบบเลกิ กจิ การ นอกจากพระราชบญั ญตั โิ รงเรียนเอกชนจะ บัญญตั ใิ นเรื่องสาเหตขุ องการเลกิ กจิ การของ สถานศึกษาในระบบแลว้ ยงั กลา่ วถึงวิธีการ ปฏิบัตดิ งั น้ี

ดงั นน้ั ในตราสารจดั ตงั้ นติ ิบคุ คล ของสถานศึกษาในระบบจะตอ้ ง กาหนดเร่ืองการเลกิ กิจการและ การชาระบัญชไี วด้ ว้ ย ตวั อย่างเชน่

วิธีการชําระบญั ชีและการบนั ทึกบญั ชี ตามพระราชบญั ญตั โิ รงเรียนเอกชน พ.ศ. 2550 และตามตราสารจดั ตงั้ นติ บิ คุ คลของสถานศึกษา ซึ่งสอดคลอ้ งกนั คือใหน้ าประมวลกฎหมายแพง่ และพาณิชยว์ ่าดว้ ยการชาระบญั ชี หา้ งหนุ้ สว่ นจด ทะเบียน หา้ งหนุ้ สว่ นจากดั และบริษทั จากดั มาใช้ ดงั นน้ั วิธกี ารชาระบญั ชแี ละการบนั ทึกบญั ชจี ะมี ขน้ั ตอนดงั นี้ 1. สารวจสนิ ทรพั ยแ์ ละหนสี้ นิ ของสถานศึกษา และจดั ทางบแสดงฐานะการเงนิ ขน้ึ ณ วนั เลิก กิจการ 2. จดั เก็บเงนิ จากลกู หนี้ เชน่ นกั เรียน นกั ศึกษาทค่ี า้ งชาระค่าลงทะเบียนและอ่ืน 3. นาสนิ ทรพั ยอ์ อกจาหนา่ ย เชน่ คอมพิวเตอร์ โตะ๊ เกา้ อี้ และเคร่ืองใชส้ านักงานอื่นๆ 4. ชาระหนส้ี นิ บคุ คลภายนอก เชน่ ธนาคาร เจา้ หนอ้ี ่ืนๆ 5. ชาระหนส้ี ินบคุ คลภายนอกหากยงั ชาระไมห่ มดและบคุ คลภายใน 6. คืนเงนิ /สินทรพั ยอ์ ื่น (หากขายไมห่ มด) ใหผ้ รู้ บั ใบอนญุ าต