หลักและแนวปฏิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล

หลกั และแนวปฎิบัตกิ ารจัดการ จดหมายเหตุดจิ ิทลั ส�ำนักบรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช กระทรวงศึกษาธิการ และ ฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ส�ำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ กระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี

หลกั และแนวปฎิบัติการจัดการ หลักและแนวปฎบิ ตั ิการจัดการ </ จดหมายเหตดุ จิ ิทลั จดหมายเหตดุ ิจทิ ัล ส�ำนักบรรณสำรสนเทศ มหำวิทยำลัยสุโขทัยธรรมำธิรำช กระทรวงศึกษำธิกำร และ ฝ่ำยบริกำรควำมรู้ทำงวิทยำศำสตร์และเทคโนโลยี ส�ำนักงำนพัฒนำวิทยำศำสตร์และเทคโนโลยีแห่งชำติ กระทรวงวิทยำศำสตร์และเทคโนโลยี จัดพิมพ์และเผยแพร่โดย โครงการระบบสอ่ื สาระออนไลนเ์ พอื่ การเรยี นรทู้ างไกล เฉลมิ พระเกยี รตสิ มเดจ็ พระเทพรตั นราชสดุ าฯ สยามบรมราชกมุ ารี ในโอกาสฉลองพระชนมายุ 5 รอบ 2 เมษายน 2558 ฝา่ ยบรกิ ารความรทู้ างวทิ ยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยี สำ� นกั งานพฒั นาวทิ ยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยแี หง่ ชาติ (สวทช.) และ โครงการการจดั การเอกสารจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั ในยคุ ดจิ ทิ ลั โครงการบรกิ ารวชิ าการแกส่ งั คม ปงี บประมาณ พ.ศ. 2561 สำ� นกั บรรณสารสนเทศ มหาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าช (มสธ.) พิมพ์คร้ังท่ี 1 สงิ หาคม 2561 จำ� นวน 6,000 เลม่ ISBN: 978-616-16-1556-7 URL โครงการระบบสอ่ื สาระออนไลนฯ์ สวทช. https://oer.learn.in.th URL สำ� นกั บรรณสารสนเทศ มสธ. https://library.stou.ac.th ข้อมูลบัตรรายการ หลกั และแนวปฏบิ ตั กิ ารจดั การจดหมายเหตดุ จิ ทิ ลั / สำ� นกั บรรณสารสนเทศ มหาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าช และฝา่ ยบรกิ าร ความรทู้ างวทิ ยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยี สำ� นกั งานพฒั นาวทิ ยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยแี หง่ ชาต.ิ -- นนทบรุ ี : สำ� นกั , 2561. 1. มหาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าช--จดหมายเหต-ุ -การจดั การ. 2. จดหมายเหต-ุ -การจดั การ. (1) มหาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธิราช. ส�ำนักบรรณสารสนเทศ. (2) ส�ำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ. ฝ่ายบริการความรู้ ทางวทิ ยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลย.ี CD965.T5 025.171 ที่ปรึกษา รองศาสตราจารย์ ดร.สมคดิ พรมจยุ้ รกั ษาการแทนรองอธกิ ารบดฝี า่ ยการศกึ ษาและสนบั สนนุ การเรยี นรู้ มสธ. รองศาสตราจารย์ ดร.สมสรวง พฤตกิ ลุ ผเู้ ชย่ี วชาญดา้ นการจดั การเอกสารและจดหมายเหตุ ขา้ ราชการบำ� นาญ สาขาวชิ าศลิ ปศาสตร์ มสธ. คณะท�ำงานจัดท�ำหนังสือและกองบรรณาธิการ ฝา่ ยบรกิ ารความรทู้ างวทิ ยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยี สวทช. บญุ เลศิ อรณุ พบิ ลู ย์ สำ� นกั บรรณสารสนเทศ มสธ. บญุ เกยี รติ เจตจำ� นงนชุ วรนชุ สนุ ทรวนิ ติ ผเู้ ชยี่ วชาญดา้ นจดหมายเหตุ ชยั วฒั น์ นา่ ชม กรพนิ ธ์ุ ทวตี า ยวญิ ฐากรณ์ ทองแขก วราภรณ์ ยงบรรทม ศริ นิ โรจนสโรช กวสิ รา เรอื นทองใบ ดวงรตั น์ ดขี ว้ั





หลักและแนวปฎบิ ตั กิ ารจัดการ จดหมายเหตดุ ิจทิ ัล ส�ำนักบรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช กระทรวงศึกษาธิการ และ ฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ส�ำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ กระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี



ค�ำนยิ มของศาสตราจารย์ ดร. วิจิตร ศรสี อา้ น นายกสภามหาวทิ ยาลยั สุโขทยั ธรรมาธริ าช วนั ท่ี 5 กนั ยายน พทุ ธศกั ราช 2521 เปน็ ปที ี่ 33 ในรชั สมยั ทรงครองสริ ริ าชสมบตั ใิ นพระบาทสมเดจ็ พระปรมนิ ทรมหาภมู พิ ลอดลุ ยเดช พระมหากษัตรยิ ์รชั กาลท่ี 9 แห่งราชวงศ์จักรี ได้ทรงลงพระปรมาภไิ ธย มพี ระบรมราชโองการโปรดเกล้าฯ ใหป้ ระกาศวา่ โดยท่เี ปน็ การสมควรจัด ต้ังมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช จึงทรงพระกรุณาโปรดเกล้าฯ ให้ตราพระราชบัญญัติมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช พ.ศ. 2521 ข้ึนเป็นสถาบันการศึกษาแบบไม่มีชั้นเรียนของตนเอง ใช้สื่อการสอนทางไปรษณีย์ วิทยุกระจายเสียง วิทยุโทรทัศน์ หรือวิธีการอย่างอ่ืน ที่ผู้ศึกษาสามารถเรียนได้ด้วยตนเอง โดยไม่ต้องเข้าช้ันเรียนตามปกติ ผู้เข้าเรียนไม่ต้องสอบคัดเลือก อันถือได้ว่าเป็นนวัตกรรมอุดมศึกษาของ ประเทศไทยท่ีเป็นส่วนสำ� คัญในการพัฒนาทรพั ยากรมนษุ ยข์ องประเทศ ยอ้ นไปก่อนหน้าทีจ่ ะมีพระบรมราชโองการให้ตราพระราชบัญญตั ิ ไดท้ รงมพี ระมหากรณุ าธคิ ุณพระราชทานช่ือมหาวิทยาลัยวา่ “สโุ ขทยั ธรรมาธิราช” ต่อมาได้พระราชทานพระบรมราชานุญาตให้ใช้พระราชลัญจกรพระแสงศรสามองค์ ในพระบาทสมเด็จพระปกเกล้าเจ้าอยู่หัว รชั กาลที่ 7 มาประกอบกับยอดเจดยี ท์ รงพ่มุ ข้าวบณิ ฑ์ เปน็ ตราประจำ� มหาวิทยาลยั ยง่ิ กวา่ น้ันไดพ้ ระราชทานพระราชวโรกาสใหค้ ณะผ้บู รหิ าร ในขณะนั้นได้น�ำผู้บริจาคท่ีดินเพื่อเป็นที่ตั้งมหาวิทยาลัย เข้าเฝ้าฯ ณ พระต�ำหนักจิตรลดารโหฐาน พระราชด�ำรัสอันล้�ำค่าซ่ึงมหาวิทยาลัย ได้นอ้ มน�ำมาเปน็ ปณธิ านในการจัดการศึกษาสืบต่อมาจนปจั จบุ ัน พระมหากรุณาธิคณุ ดงั กล่าว ทำ� ให้ มสธ. เปน็ เสมอื นมหาวทิ ยาลัยพระราชทาน และเป็นแรงบนั ดาลใจให้คณะผบู้ รหิ าร คณาจารยแ์ ละบุคลากรในยุคเร่ิมการไดท้ มุ่ เทบากบนั่ มุ่งมนั่ ร่วมกนั ทำ� สิ่งทีไ่ มเ่ คยทำ� มากอ่ น จนกระทง่ั สามารถจัดการศึกษาแนวใหม่ได้เป็นผลส�ำเร็จตามแนวพระราชด�ำรัสที่ได้รับพระราชทาน และได้เสด็จพระราชด�ำเนินมาพระราชทาน ปริญญาบัตรแก่บัณฑิตรุ่นแรกของมหาวิทยาลัยเป็นเวลา 5 วัน อีกทั้งทรงพระกรุณาโปรดเกล้าฯ ให้สมเด็จพระเจ้าอยู่หัวมหาวชิราลงกรณ บดินทรเทพยวรางกูร เม่ือคร้ังทรงด�ำรงพระราชอิสริยยศที่สมเด็จพระบรมโอรสาธิราชฯ สยามมกุฏราชกุมาร เสด็จพระราชด�ำเนินแทน พระองค์มาพระราชทานปริญญาบัตรแก่บัณฑิตทุกสาขาวิชาทุกรุ่น ทุกปีต่อเนื่องตลอดมาทุกปี และเม่ือวันอังคารที่ 8 - วันพุธที่ 9 สิงหาคม พุทธศักราช 2560 มหาวิทยาลัยได้รับพระมหากรุณาธิคุณเป็นอเนกอนันต์ ท่ีสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวมหาวชิราลงกรณ บดินทรเทพยวรางกูร โปรดเกล้าฯ เสด็จพระราชด�ำเนินมาประกอบพระราชกรณียกิจในพิธีพระราชทานปริญญาบัตรแก่ผู้ส�ำเร็จการศึกษามหาวิทยาลัยสุโขทัย ธรรมาธิราช ประจ�ำปีการศึกษา 2558 เป็นแห่งแรกในรัชสมัยทรงครองสิริราชสมบัติ พระเมตตาท่ีพระราชทานแก่มหาวิทยาลัยและ ผู้ส�ำเร็จการศึกษาดังกล่าว นอกจากเป็นม่ิงมงคลอันประเสริฐแล้ว ยังเป็นการยืนยันในศักดิ์และสิทธ์ิแห่งปริญญาของมหาวิทยาลัยแห่งน้ีเสมอ เหมือนมหาวทิ ยาลยั ของรฐั ทั้งมวล วันพุธท่ี 5 กันยายน พุทธศักราช 2561 ในปีน้ีได้เวียนมาบรรจบครบรอบเป็นปีท่ี 40 แห่งการก่อตั้งมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช ในฐานะสถาบันอุดมศึกษาที่ใช้ระบบการศึกษาทางไกลเต็มรูปแบบแห่งแรก มีหน่วยงานของมหาวิทยาลัย คือ ส�ำนักบรรณสารสนเทศ ซ่ึงมีหน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย เป็นหน่วยงานย่อยในก�ำกับได้ท�ำหน้าท่ีรวบรวม จัดเก็บเอกสารส�ำคัญของมหาวิทยาลัยมาโดยตลอด ไดร้ เิ รม่ิ สรา้ งสรรคง์ านจดหมายเหตดุ จิ ทิ ลั อนั เปน็ ววิ ฒั นาการความกา้ วหนา้ ในการทำ� งานอกี ขน้ั หนงึ่ ไดร้ ว่ มกบั ฝา่ ยบรกิ ารความรทู้ างวทิ ยาศาสตร์ และเทคโนโลยี สำ� นกั งานพฒั นาวทิ ยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยแี หง่ ชาติ (สวทช.) จดั ท�ำหนงั สอื คมู่ อื เรอ่ื ง “หลกั และแนวปฏบิ ตั กิ ารจดั การจดหมายเหตุ ดิจิทัล” น้ีขึ้นเพื่อเผยแพร่ความรู้ไปสู่ผู้ปฏิบัติงานของหน่วยงานต่างๆ ให้แพร่หลายมากข้ึน อันเป็นประโยชน์ต่อบุคคล ประชาชน สังคมและ ประเทศชาติ ขอขอบคุณคณะผู้บริหารมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช และหน่วยงาน ตลอดจนบุคลากรโดยเฉพาะอย่างยิ่งส�ำนักบรรณสารสนเทศ ทีไ่ ด้ทำ� หนา้ ที่สว่ นสนบั สนนุ การดำ� เนินงานของมหาวิทยาลยั ท้ังงานในภารกจิ หลกั และงานสร้างสรรคค์ วามรสู้ ่สู งั คมอย่างเขม้ แขง็ มาโดยตลอด กล่าวได้ว่าในโอกาส 40 ปี แห่งการสถาปนามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราชท่ีเวียนมาบรรจบครบรอบในปีพุทธศักราช 2561 นี้ มหาวทิ ยาลยั ไดม้ งุ่ มนั่ ท�ำหนา้ ทตี่ ามพนั ธกจิ ของมหาวทิ ยาลยั อกี ประการหนง่ึ ในการจด้ การศกึ ษา และการบรกิ ารวชิ าการแกส่ งั คมไดอ้ ยา่ งสมบรู ณ์ ธ�ำรงปรชั ญาการจัดการศึกษาที่เปดิ โอกาสการศึกษาเพอ่ื การเรยี นรู้ต่อเนื่องตลอดชีวติ ส�ำหรบั ปวงชนชาวไทยสบื ไป (ศาสตราจารย์ ดร.วจิ ิตร ศรีสอา้ น) นายกสภามหาวทิ ยาลัยสโุ ขทัยธรรมาธริ าชและอธกิ ารบดีผ้กู อ่ ตง้ั สงิ หาคม 2561

คำ� น�ำของ ดร. จุฬารตั น์ ตันประเสรฐิ รองผอู้ �ำนวยการสำ� นกั งานพฒั นาวิทยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยีแห่งชาติ และโฆษกกระทรวงวทิ ยาศาสตร์และเทคโนโลยี จดหมายเหตุ จัดเป็นส่ือส�ำคัญรูปแบบหน่ึงของหน่วยงาน และของชาติ อันเนื่องจากเป็นเสมือนความทรงจ�ำท่ีมีคุณค่าในด้านต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นคณุ ค่าดา้ นการบรหิ าร คุณค่าด้านกฎหมาย คุณคา่ ด้านการเงนิ คุณค่าดา้ นวชิ าการ และคณุ ค่าทางประวัติศาสตร์ ซงึ่ สามารถแสดงถงึ ประวัติความเป็นไป ความเป็นมาของหน่วยงานทเ่ี กีย่ วกับการดำ� เนนิ งาน การบริหารของหน่วยงานในทกุ มิติ การด�ำเนินการที่เก่ียวข้องกับจดหมายเหตุ มีพัฒนาการมายาวนาน ในยุคที่ประเทศไทยก้าวสู่สังคมดิจิทัลตามแผนพัฒนาดิจิทัล เพื่อเศรษฐกิจและสังคม การด�ำเนินการจดหมายเหตุ ก็ย่อมต้องถูกปรับเปลี่ยนไปจากเดิม ส่ือดิจิทัลจ�ำนวนมากถูกสร้างและน�ำมาใช้ในองค์กร ทกุ ภาคสว่ น การบรหิ ารจดั การจดหมายเหตดุ จิ ทิ ลั จงึ เปน็ ศาสตรส์ ำ� คญั ทตี่ อ้ งเรง่ ศกึ ษา และกำ� หนดแนวปฏบิ ตั อิ ยา่ งเปน็ รปู ธรรม สำ� นกั งานพฒั นาวทิ ยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยแี หง่ ชาติ ในสงั กดั กระทรวงวทิ ยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยี โดยฝา่ ยบรกิ ารความรทู้ างวทิ ยาศาสตร์ และเทคโนโลยี (STKS/NSTDA) ได้ดำ� เนนิ การกิจกรรมสรา้ งความตระหนกั และเผยแพร่สาระความร้สู �ำคญั เก่ยี วกบั การบรหิ ารจดั การส่อื ดจิ ิทัล มาอยา่ งตอ่ เนอ่ื ง เพอ่ื ใหเ้ กดิ เปน็ แนวปฏบิ ตั แิ ละมาตรฐานทส่ี ำ� คญั มาตรฐานหนงึ่ ของประเทศไทย สำ� นกั บรรณสารสนเทศ มหาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าช เปน็ หนว่ ยงานเครอื ขา่ ยความรว่ มมอื ทโี่ ดดเดน่ มากในการเปน็ ผนู้ ำ� ปฏริ ปู การจดั การ ดา้ นจดหมายเหตุ ใหส้ อดรบั กบั แนวปฏบิ ตั ดิ จิ ทิ ลั ตามแผนพฒั นาดจิ ทิ ลั เพอ่ื เศรษฐกจิ และสงั คม โดยรว่ มมอื กบั ฝา่ ยบรกิ ารความรทู้ างวทิ ยาศาสตรแ์ ละ เทคโนโลยี และผเู้ ชยี่ วชาญสำ� นกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ ศกึ ษาและจดั ทำ� หนงั สอื เลม่ นขี้ น้ึ ขอชนื่ ชมความอตุ สาหะ ความตงั้ ใจของทกุ ทา่ นทร่ี ว่ มแรงรว่ มใจ สรา้ งสรรคห์ นงั สอื ดมี คี ณุ คา่ อนั จะเปน็ ตน้ แบบและแนวทางในการพฒั นา จดหมายเหตดุ จิ ทิ ลั ของประเทศไทยตอ่ ไป เพอื่ เปา้ หมายของการพฒั นาสู่ “ประเทศไทย 4.0” ในอนาคตอนั ใกล้ (ดร. จฬุ ารัตน์ ตนั ประเสริฐ) รองผอู้ ำ� นวยการสำ� นกั งานพัฒนาวิทยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยีแห่งชาติ และโฆษกกระทรวงวิทยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยี สิงหาคม 2561

ค�ำน�ำของศาสตราจารย์ ดร. ประสาท สบื ค้า รักษาการแทนอธกิ ารบดีมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธริ าช การท่ีส�ำนักบรรณสารสนเทศ ในฐานะห้องสมุดของมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช ที่มีหน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยได้ริเริ่มงาน ดา้ นการจดหมายเหตุตง้ั แตแ่ รกจัดต้ังสำ� นกั เมอ่ื กว่า 30 ปี มาแล้ว เปน็ หนว่ ยงานที่ให้บรกิ ารขอ้ มลู เอกสารราชการของหนว่ ยงานในมหาวิทยาลัย ท่ีส้ินกระแสการใช้งานแล้วท่ีมีคุณค่าสะท้อนถึงประวัติความเป็นมา พัฒนาการและเร่ืองราวส�ำคัญของมหาวิทยาลัยมาโดยตลอด และในโอกาส ท่ีมหาวิทยาลัยมีอายุครบ 40 ปี ในวันที่ 5 กันยายน พุทธศักราช 2561 นี้ ได้ริเร่ิมสร้างสรรค์งานรวบรวมความรู้ทั้งตามหลักวิชาการ และประสบการณ์ในการปฏิบัติงานจริง โดยจัดการสัมมนาและเผยแพร่องค์ความรู้ เรื่อง การจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล เอกสารส�ำคัญของ องคก์ ร และมกี ารจดั ทำ� หนงั สอื เรอื่ ง “หลกั และแนวปฏบิ ตั กิ ารจดั การจดหมายเหตดุ จิ ทิ ลั ” เลม่ นข้ี น้ึ เผยแพรใ่ นการสมั มนาดว้ ย นบั เปน็ ประโยชน์ ยง่ิ ไม่เพยี งแต่ภายในมหาวทิ ยาลยั เท่านั้น แตย่ ังประโยชนใ์ หแ้ กห่ น่วยงานตา่ งๆ ทง้ั ภาครฐั และเอกชนอกี จ�ำนวนมากซึง่ ล้วนตอ้ งอาศยั งานเอกสาร ในการดำ� เนินงานขององค์กร ขอขอบคณุ สำ� นกั งานพฒั นาวทิ ยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยแี หง่ ชาติ โดยฝา่ ยบรกิ ารความรทู้ างวทิ ยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยี ซงึ่ ดำ� เนนิ โครงการ ระบบสื่อสาระออนไลน์เพ่ือการเรียนรู้ทางไกล เฉลิมพระเกียรติสมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี ในโอกาสฉลองพระชนมายุ 5 รอบ 2 เมษายน 2558 ท่ีให้ความร่วมมือและสนับสนุนท่ีดีย่ิงแก่ส�ำนักบรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราชในการด�ำเนินการ จัดท�ำหนงั สอื น้ีร่วมกนั ไดเ้ ป็นผลส�ำเร็จ ขอขอบคณุ ผบู้ รหิ ารและบคุ ลากรสำ� นกั บรรณสารสนเทศทไ่ี ดศ้ กึ ษาคน้ ควา้ เรยี บเรยี งจดั ทำ� หนงั สอื นข้ี นึ้ เปน็ ผลงานบรกิ ารวชิ าการแกส่ งั คม ของมหาวทิ ยาลยั ทส่ี ำ� คญั อกี เรอื่ งหนงึ่ และเปน็ แหลง่ เรยี นรทู้ สี่ รา้ งเสรมิ ความตระหนกั รใู้ หเ้ หน็ ความส�ำคญั ของเอกสารสำ� คญั ขององคก์ รทใี่ นอนาคต อาจเป็นเอกสารจดหมายเหตุ อีกท้ังยังสามารถน�ำไปประยุกต์ใช้ในการจัดการเรียนการสอนในหลักสูตรท่ีเก่ียวข้อง ท้ังการศึกษาในระบบ การศกึ ษา นอกระบบโรงเรยี น เปน็ ประโยชนแ์ กน่ ักเรียน นกั ศกึ ษา ครู อาจารย์ และประชาชนท่ัวไป ตลอดจนการส่งเสริมการศึกษาตามอธั ยาศยั ให้แก่ประชาชนอีกด้วย สมดังปณิธานการเปิดโอกาสการศึกษาต่อเนื่องตลอดชีวิตส�ำหรับทุกคนตลอด 40 ปี ที่ผ่านมา และมุ่งม่ันก้าวต่อไป ของมหาวิทยาลยั สโุ ขทัยธรรมาธิราช (ศาสตราจารย์ ดร. ประสาท สืบค้า) กรรมการสภามหาวิทยาลยั ผู้ทรงคณุ วฒุ ิ รกั ษาการแทนอธิการบดมี หาวิทยาลัยสโุ ขทัยธรรมาธิราช สงิ หาคม 2561

คำ� นำ� ในการจัดทำ� หนังสอื เมื่อวันท่ี 1 ธันวาคม พุทธศักราช 2532 มีประกาศทบวงมหาวิทยาลัย เร่ือง การแบ่งส่วนราชการในมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช ข้อ 7 ก�ำหนดให้มีหน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย เป็นหน่วยงานของฝ่ายบริการสนเทศ เป็นส่วนราชการหนึ่งของส�ำนักบรรณสารสนเทศ ซ่ึงท�ำหน้าท่ีเป็นห้องสมุดของมหาวิทยาลัย นับแต่น้ันมาได้เร่ิมต้นด�ำเนินงานด้านจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยครอบคลุมท้ังงานด้านเทคนิค และบริการเผยแพร่สารสนเทศจดหมายเหตุ และมีพัฒนาการมาโดยล�ำดับ เป็นหน่วยงานที่ให้บริการข้อมูลเอกสารราชการของหน่วยงาน ในมหาวิทยาลัยที่ส้ินกระแสการใช้งานแลว้ ท่ีมคี ุณคา่ สะท้อนถึงประวัตคิ วามเป็นมา พัฒนาการและเรอื่ งราวสำ� คัญของมหาวทิ ยาลยั มาโดยตลอด ในโอกาสที่มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราชมีอายุครบ 40 ปี ในวันท่ี 5 กันยายน พุทธศักราช 2561 น้ี ส�ำนักบรรณสารสนเทศ โดย หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ฝ่ายบริการสนเทศ ได้ริเริ่มสร้างสรรค์งานศึกษาค้นคว้ารวบรวมความรู้ตามหลักวิชาการ และความรู้ ทักษะ ทเี่ กดิ จากประสบการณจ์ รงิ ในการปฏบิ ตั งิ านจดหมายเหตขุ องมหาวทิ ยาลยั ในลกั ษณะโครงการบรกิ ารวชิ าการแกส่ งั คม โดยส�ำนกั บรรณสารสนเทศ ได้รับความร่วมมือท่ีดีย่ิงจากฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ส�ำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ ในการ เรยี บเรยี งเนอื้ หาความรูแ้ ละจดั พิมพหนงั สือเรอื่ ง “หลักและแนวปฏิบตั กิ ารจดั การจดหมายเหตดุ จิ ทิ ัล” เล่มนี้ข้ึนร่วมกนั หนังสือนี้ มีเน้ือหาประกอบด้วย บทน�ำ จดหมายเหตุดิจิทลั : องค์ความรู้เพื่อบรกิ ารวชิ าการแกส่ งั คม และความร่วมมือเพ่อื สร้างสรรคอ์ งค์ความรู้ และเนือ้ หา 4 ตอน ได้แก่ ตอนที่ 1 จดหมายเหตุ เอกสารจดหมายเหตุ ประกอบดว้ ย การจดั การเอกสารจดหมายเหตุ กระบวนการจัดการเอกสารจดหมายเหตุ กรณีตัวอย่าง การจดั การเอกสารจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยสโุ ขทัยธรรมาธิราช จากอดีตสู่ปจั จบุ ัน ตอนท่ี 2 การบรหิ ารจดั การเอกสารจดหมายเหตดุ ิจทิ ลั ประกอบดว้ ย แนวทางการบรหิ ารจดั การเอกสารจดหมายเหตดุ จิ ทิ ัล มาตรฐาน เมตาดาตาสำ� หรบั เอกสารจดหมายเหตดุ จิ ทิ ลั : จากคำ� อธบิ ายเอกสารจดหมายเหตุ เปน็ เมตาดาตาเอกสารจดหมายเหตุ และ มาตรฐานทเี่ กยี่ วขอ้ ง กบั การจดั การเอกสารจดหมายเหตุดจิ ิทัล มาตรฐานทีเ่ กี่ยวขอ้ งกบั การจดั การเอกสารจดหมายเหตุดจิ ทิ ัล การประยกุ ตใ์ ช้มาตรฐานการจัดทำ� ค�ำ อธบิ ายจดหมายเหตรุ ะหว่างประเทศ (ISAD(G)) ตอนที่ 3 แนวปฏิบัตกิ ารบรหิ ารจัดการส่อื ดจิ ิทัล ประกอบด้วยเรือ่ งราวทีน่ า่ สนใจ ไดแ้ ก่ การบริหารจดั การโฟลเดอร์และแฟม้ เอกสาร ดิจิทัล การสร้างเอกสารงานพิมพท์ ี่มคี ุณภาพ การสรา้ งสือ่ น�ำเสนอท่ีมีคุณภาพ การเตรียมภาพดิจทิ ัลที่มีคณุ ภาพ และการสรา้ งเอกสารเว็บ ตอนที่ 4 สาระส�ำคญั ของกฎหมายและระเบียบทเี่ กีย่ วขอ้ งกบั จดหมายเหตุ ขอขอบคุณรองศาสตราจารย์ ดร. สมสรวง พฤติกุล ผู้เช่ียวชาญด้านการจัดการเอกสารและจดหมายเหตุข้าราชการบ�ำนาญ สาขาวิชาศิลปศาสตร์ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช ที่ได้กรุณาเป็นที่ปรึกษา และร่วมเขียนเน้ือหาที่ให้ความรู้และเป็นประโยชน์ยิ่ง รวมทั้ง นางสาวกรพินธ์ ทวีตา ผู้อ�ำนวยการกลุ่มเอกสารจดหมายเหตุและการบริการ ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ท่ีร่วมเขียนเน้ือหาบางบท ในตอนที่ 2 ตลอดจนบุคลากรของส�ำนักบรรณสารสนเทศ มสธ. และฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี สวทช. ที่เป็นก�ำลัง ส่งให้งานความรว่ มมอื ระหว่างสองหน่วยงานมีผลส�ำเร็จตามความมุง่ หมาย ส�ำนักบรรณสารสนเทศ และฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ยินดีเป็นอย่างยิ่งท่ีได้ร่วมมือกันสร้างสรรค์พัฒนางาน ท่ีเป็นประโยชน์ต่อหน่วยงาน องค์กร สถาบนั ตา่ งๆ ตลอดจนประชาชนทว่ั ไป ให้ไดร้ ับความรู้ไปใช้ประโยชน์อย่างกว้างขวาง รว่ มกันเปน็ สว่ นหน่ึง ในการขับเคล่อื นการด�ำเนนิ งานใหส้ อดคลอ้ งกับนโยบายการพัฒนาประเทศ สำ� นกั บรรณสารสนเทศ มสธ. และ ฝา่ ยบริการความรูท้ างวทิ ยาศาสตร์และเทคโนโลยี สวทช. สิงหาคม 2561

สารบญั คำ� นิยมของศาสตราจารย์ ดร. วิจิตร ศรีสอา้ น นายกสภามหาวทิ ยาลัยสุโขทยั ธรรมาธิราช และอธกิ ารบดผี กู้ ่อตง้ั 5 ค�ำนำ� ของ ดร. จุฬารตั น์ ตนั ประเสริฐ รองผ้อู ำ� นวยการ สำ� นกั งานพฒั นาวทิ ยาศาสตร์และเทคโนโลยแี หง่ ชาติ และโฆษกกระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลย ี 6 ค�ำนำ� ของศาสตราจารย์ ดร. ประสาท สบื ค้า รักษาการแทนอธิการบดมี หาวิทยาลัยสโุ ขทยั ธรรมาธริ าช 7 คำ� น�ำในการจัดท�ำหนังสือ 8 บทนำ� 14 จดหมายเหตุดจิ ิทัล: องค์ความรู้เพ่ือบริการวิชาการแกส่ งั คม 16 ความเปน็ มา วตั ถปุ ระสงค์ ประโยชน์ทคี่ าดวา่ จะไดร้ บั ผลลพั ธ์ และผลกระทบ 17 ของการดำ� เนนิ โครงการ 19 ความรว่ มมอื เพ่ือสร้างสรรคอ์ งคค์ วามรจู้ ดหมายเหตุดจิ ทิ ัล 20 หน่วยจดหมายเหตมุ หาวิทยาลยั ฝ่ายบริการสนเทศ ส�ำนักบรรณสารสนเทศ 20 มหาวิทยาลัยสุโขทยั ธรรมาธิราช 21 ฝ่ายบริการความรทู้ างวิทยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยี ส�ำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยีแห่งชาติ ผลแหง่ ความร่วมมือ ตอนท่ี 1 จดหมายเหตุ เอกสารจดหมายเหตุ 22 การจัดการเอกสารจดหมายเหต ุ 24 หลักการและแนวคดิ เก่ียวกบั จดหมายเหต ุ 25 ความหมายของจดหมายเหต ุ 25 ความส�ำคัญของเอกสารจดหมายเหตุ 27 การจ�ำแนกประเภทเอกสารจดหมายเหต ุ 28 30 กระบวนการจัดการเอกสารจดหมายเหต ุ 30 การจัดหาและประเมณิ คณุ คา่ เอกสารจดหมายเหต ุ 34 การจัดเรยี งและจัดท�ำค�ำอธบิ ายเอกสารจดหมายเหต ุ 36 การจดั ทำ� เครอื่ งมือช่วยคน้ เอกสารจดหมายเหตุ 38 การบริการและจัดกจิ กรรมเผยแพรเ่ อกสารและสารสนเทศจดหมายเหตุ 40 การสงวนรกั ษาเอกสารจดหมายเหต ุ

กรณีตัวอย่าง การจัดการเอกสารจดหมายเหตุ มหาวทิ ยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช 44 จากอดีตสู่ปัจจุบัน 45 เอกสารจดหมายเหตมุ หาวิทยาลัย 45 เอกสารราชการตามพนั ธกิจหลกั ของมหาวิทยาลัย 46 เอกสารส่วนบคุ คล 46 47 กระบวนการจดั การเอกสารจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั 50 การจดั หา และประเมิณคณุ คา่ เอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลยั 57 การจัดและจดั ทำ� คำ� อธิบายเอกสารจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธิราช 59 การจดั ทำ� เครอ่ื งมือชว่ ยคน้ เอกสารจดหมายเหต ุ 64 การบรกิ ารและเผยแพรเ่ อกสารจดหมายเหตุ และสารสนเทศ 64 การสงวนรกั ษาเอกสารจดหมายเหตุ การใชเ้ ทคโนโลยีสารสนเทศในการจัดการจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั 74 ตอนที่ 2 การบรหิ ารจัดการเอกสารจดหมายเหตดุ จิ ิทัล 76 แนวทางการบรหิ ารจัดการเอกสารจดหมายเหตดุ จิ ิทัล 80 มาตรฐานเมตาดาตาสำ� หรับเอกสารจดหมายเหตุดจิ ิทลั : จากค�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ 88 เปน็ เมตาดาตาเอกสารจดหมายเหตุ และมาตรฐานทีเ่ กีย่ วข้องกับการจัดการเอกสาร 98 จดหมายเหตุดิจิทัล มาตรฐานทเี่ ก่ียวข้องกบั การจัดการเอกสารจดหมายเหตดุ ิจทิ ัล 118 การประยกุ ตใ์ ช้มาตรฐานระหวา่ งประเทศสำ� หรบั ค�ำอธิบายจดหมายเหตุ (ISAC(G)) 124 ตอนที่ 3 แนวปฏบิ ัตกิ ารบรหิ ารจัดการสอื่ ดจิ ทิ ัล 124 125 1. การบริหารจดั การโฟลเดอร์และแฟ้มเอกสารดจิ ทิ ลั 125 การจดั การโฟลเดอร์ 127 การตงั้ ชือ่ แฟม้ เอกสาร 128 128 2. การสรา้ งเอกสารงานพิมพท์ ม่ี คี ณุ ภาพ 129 3. การสร้างส่อื นำ� เสนอท่มี ีคณุ ภาพ 129 4. การจัดการเอกสาร PDF 131 132 เอกสาร PDF ที่ไดด้ ้วยกระบวนการสแกน เอกสาร PDF จากการแปลงหรอื การสง่ ออก เอกสาร PDF จากกระบวนการว่าจา้ ง ข้อกำ� หนดการเผยแพรเ่ อกสารในฟอรแ์ มต PDF การใช้งานโปรแกรมต่างๆ เพ่อื สร้างส่ือดิจทิ ัลทม่ี คี ณุ ภาพ

ฟอนต์มาตรฐาน 132 การกำ� หนดคา่ Default Font ของ Microsoft Word 2003 132 การก�ำหนดค่า Default Font ของ Microsoft Word 2007 133 การก�ำหนดคา่ Default Font ของ Microsoft Word 2010 133 การก�ำหนดค่า Default Font ของ Microsoft Word 2013 134 การกำ� หนดคา่ Default Font ของ Microsoft Word 2016 135 การก�ำหนดค่า Default Font ของ OpenOffice.org Writer 136 การกำ� หนดค่า Default Font ของ LibreOffice Writer 136 การก�ำหนดคา่ Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2003 137 การกำ� หนดคา่ Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2007 138 การกำ� หนดค่า Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2010 140 การกำ� หนดคา่ Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2013 141 การกำ� หนดค่า Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2016 142 การกำ� หนดคา่ Default Font ของ OpenOffice.org Impress 143 การกำ� หนดคา่ Default Font ของ LibreOffice Impress 144 145 การฝงั ฟอนต์ 145 การฝังฟอนตข์ อง Microsoft Word 2003 146 การฝงั ฟอนต์ของ Microsoft Word 2007 146 การฝงั ฟอนต์ของ Microsoft Word 2010 146 การฝงั ฟอนตข์ อง Microsoft Word 2013 147 การฝงั ฟอนต์ของ Microsoft Word 2016 148 148 การก�ำหนดรูปแบบเอกสาร Style หวั ใจส�ำคัญของงานพิมพ์ยุคดจิ ิทัล 149 การกำ� หนด Style ของ Microsoft Word 2003 150 การกำ� หนด Style ของ Microsoft Word 2007 151 การก�ำหนด Style ของ Microsoft Word 2010 152 การกำ� หนด Style ของ Microsoft Word 2013 153 การกำ� หนด Style ของ Microsoft Word 2016 154 การก�ำหนด Style ของ OpenOffice.org Writer 155 การกำ� หนด Style ของ LibreOffice Writer 155 156 การใช้งานสไตล์ 156 การสรา้ งสารบญั เน้ือหาจากสไตล ์ 157 158 การจัดแนวกระดาษ 159 การก�ำหนดแนวกระดาษของ Microsoft Word 2003 การก�ำหนดแนวกระดาษของ Microsoft Word 2007, 2010, 2013, และ 2016 การก�ำหนดแนวกระดาษของ OpenOffice.org Writer และ LibreOffice.org Writer การสง่ ออกเปน็ PDF แลว้ ได้ Bookmark อัตโนมตั จิ ากสไตล์

การสง่ ออกเป็น PDF ดว้ ย Acrobat Professional 159 การส่งออกเปน็ PDF ดว้ ย Microsoft Word 2007 159 การส่งออกเปน็ PDF ด้วย Microsoft Word 2010 161 การส่งออกเปน็ PDF ดว้ ย Microsoft Word 2013 162 การส่งออกเปน็ PDF ด้วย Microsoft Word 2016 164 การสง่ ออกเป็น PDF ด้วย OpenOffice.org Writer 167 การส่งออกเป็น PDF ด้วย LibreOffice Writer 167 168 การสร้างสไลดอ์ ัตโนมตั ิจากเอกสาร Style 168 การสรา้ งสไลดจ์ ากเอกสาร Style ส�ำหรบั Microsoft Word 2003 168 การสร้างสไลดจ์ ากเอกสาร Style สำ� หรบั Microsoft Word 2007 168 การสร้างสไลด์จากเอกสาร Style สำ� หรับ Microsoft Word 2010 169 การสรา้ งสไลด์จากเอกสาร Style สำ� หรับ Microsoft Word 2013 169 การสรา้ งสไลด์จากเอกสาร Style สำ� หรบั Microsoft Word 2016 169 การสรา้ งสไลด์จากเอกสาร Style ส�ำหรับ OpenOffice.org Impress 170 และ LibreOffice Impress 170 170 การใสค่ ำ� อธบิ ายภาพ/ตาราง 171 การใสค่ �ำอธบิ ายตารางดว้ ย Microsoft Word 2007, 2010, 2013 และ 2016 173 การสรา้ งสารบญั ตาราง 173 การใส่ค�ำอธิบายตารางด้วย OpenOffice.org Writer และ LibreOffice Writer 173 173 ข้อมลู บรรณานุกรมแฟม้ เอกสารดิจทิ ัล เพมิ่ ประสิทธภิ าพการสบื ค้น 174 เอกสารจากชดุ Microsoft Office 2003 174 เอกสารจากชุด Microsoft Office 2007 175 เอกสารจากชุด Microsoft Office 2010 176 เอกสารจากชดุ Microsoft Office 2013 176 เอกสารจากชดุ Microsoft Office 2016 177 เอกสารจากชดุ OpenOffice.org 186 เอกสารจากชดุ LibreOffice 187 188 เอกสาร PDF 188 การแปลงไฟล์ PDF ที่ถกู ตอ้ ง 189 190 การกำ� หนดคา่ ความปลอดภยั ของ PDF (PDF Security) 190 การฝังฟอนตก์ ับเอกสาร PDF 191 การสรา้ งแมแ่ บบเอกสาร (Document Template) 192 192 การสรา้ งแม่แบบเอกสาร Style ด้วย Microsoft Word 2003 การสรา้ งแมแ่ บบเอกสาร Style ด้วย Microsoft Word 2007 การสร้างแมแ่ บบเอกสาร Style ดว้ ย Microsoft Word 2010 การสรา้ งแมแ่ บบเอกสาร Style ดว้ ย Microsoft Word 2013 การสรา้ งแมแ่ บบเอกสาร Style ด้วย Microsoft Word 2016 การสร้างแม่แบบเอกสาร Style ด้วย OpenOffice.org Writer การสร้างแม่แบบเอกสาร Style ดว้ ย LibreOffice Writer

การสร้างแมแ่ บบสไลดด์ ้วย Microsoft PowerPoint 2003 193 การสร้างแมแ่ บบสไลด์ด้วย Microsoft PowerPoint 2007 193 การสรา้ งแม่แบบสไลดด์ ้วย Microsoft PowerPoint 2010 193 การสร้างแม่แบบสไลดด์ ้วย Microsoft PowerPoint 2013 193 การสร้างแม่แบบสไลด์ดว้ ย Microsoft PowerPoint 2016 193 การสรา้ งแม่แบบสไลด์ดว้ ย OpenOffice.org Impress 193 การสรา้ งแม่แบบสไลด์ด้วย LibreOffice Impress 193 แม่แบบเอกสารเทคนคิ Form ด้วย Microsoft Word 2003 193 แม่แบบเอกสารเทคนคิ Form ดว้ ย OpenOffice.org 195 5. การเตรียมภาพดิจิทลั ท่มี ีคุณภาพ 198 ข้อกำ� หนดการเตรยี มภาพดิจิทลั 198 วนั ท่ี เวลาของอปุ กรณเ์ ตรยี มภาพดจิ ทิ ัล 198 ความละเอียดของภาพ (Image Resolution) 199 ขนาดของภาพ (Image Size) 199 สขี องภาพ 200 เมตาดาตาส�ำหรับสืบค้นรปู ภาพ 201 6. ขอ้ ก�ำหนดการพฒั นาเอกสารเว็บ 202 ตอนท่ี 4 สาระสำ� คญั ของกฎหมายและระเบียบทเี่ กี่ยวขอ้ งกับ 208 การจัดการเอกสารจดหมายเหตุ 209 สาระส�ำคญั ของพระราชบญั ญตั จิ ดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. 2556 สาระส�ำคญั ของระเบยี บสำ� นกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 210 212 และฉบับแก้ไขเพ่ิมเติม (ฉบบั ที่ 2) พ.ศ. 2548 213 สาระส�ำคัญของพระราชบญั ญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540 สาระส�ำคัญของระเบียบว่าดว้ ยการรกั ษาความลับของทางราชการ พ.ศ. 2544 214 สาระสำ� คญั ของพระราชบัญญตั วิ า่ ดว้ ยธรุ กรรมทางอิเลก็ ทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 215 และแกไ้ ขเพมิ่ เตมิ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2551 สาระสำ� คัญของพระราชบญั ญตั กิ ารพัฒนาดิจทิ ัลเพือ่ เศรษฐกิจและสงั คม พ.ศ. 2560 บรรณานกุ รม 216 ภาคผนวก 220 พระราชบญั ญตั จิ ดหมายเหตุแหง่ ชาติ พ.ศ. 2556 221 ระเบียบส�ำนกั นายกรัฐมนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 227 ระเบยี บสำ� นกั นายกรฐั มนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบับท่2ี ) พ.ศ. 2548 258



บทนำ�

จดหมายเหตดุ จิ ทิ ลั องค์ความรู้ เพอื่ บรกิ ารวชิ าการแกส่ งั คม และความร่วมมือ เพือ่ สร้างสรรค์องคค์ วามรู้ จดหมายเหตดุ จิ ทิ ัล

จดหมายเหตดุ จิ ทิ ัล: องค์ความร้เู พอื่ บรกิ ารวิชาการแก่สังคม ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล โดย ชัยวัฒน์ น่าชม ความเปน็ มาของโครงการ ส�ำนักบรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช ในฐานะหน่วยงานหนึ่งของมหาวิทยาลัย มีบทบาทหน้าที่ในการ ใหบ้ รกิ ารหอ้ งสมดุ และสารสนเทศเพอ่ื การศกึ ษา คน้ ควา้ วจิ ยั สง่ เสรมิ การใชท้ รพั ยากรสารสนเทศตา่ งๆ ของหอ้ งสมดุ และจดั หาและรวบรวม สารสนเทศเก่ียวข้องกับประวัติ พัฒนาการและอัตลักษณ์ของมหาวิทยาลัย หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย เป็นส่วนงานหนึ่ง ในสังกัด ฝ่ายบริการสนเทศ ส�ำนักบรรณสารสนเทศ มีหน้าท่ีในการรวบรวมเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยซึ่งเป็นเอกสารท่ีหน่วยงาน ภายในมหาวิทยาลัยได้จัดท�ำขึ้นหรือรับไว้ส�ำหรับใช้ในการบริหาร และการด�ำเนินงานอย่างต่อเนื่องและได้ผ่านการประเมินคุณค่า ว่ามีความส�ำคญั ต่อหน่วยงาน บคุ คล และสังคมในแง่กฎหมาย การบริหาร และการศึกษาค้นควา้ จึงน�ำมาจดั เก็บ ดแู ลรักษา และอนรุ กั ษไ์ ว้ เพ่ือมิให้สูญหายหรือถูกท�ำลายไป รวมท้ังได้บันทึกเร่ืองราวทางประวัติ พัฒนาการ เร่ืองราวอันมีคุณคาทางความทรงจําขององคกร อยา่ งเปน็ ระบบและมีมาตรฐานเพื่อใหบ้ รกิ ารแกผ่ บู้ รหิ าร คณาจารย์ นักวชิ าการ บคุ ลากร นักศกึ ษาและประชาชนท่ัวไปไดม้ าศึกษาค้นคว้า ในวาระโอกาสครบรอบวันสถาปนามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช 40 ปี ในวันที่ 5 กันยายน พ.ศ. 2561 หน่วยจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัย ฝ่ายบริการสนเทศ ส�ำนักบรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช (มสธ.) ได้ร่วมมือกับงานพัฒนาและบริการ ส่ือสาระดิจิทัล ฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ส�ำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.) และ กล่มุ เอกสารจดหมายเหตแุ ละการบริการ ส�ำนักหอจดหมายเหตุแหง่ ชาติ ดำ� เนินโครงการบรกิ ารวชิ าการแก่สังคม เรือ่ ง การจดั การเอกสาร จดหมายเหตุมหาวิทยาลัยในยุคดิจิทัล ด้วยตระหนักถึงการจัดการเอกสารรูปแบบใหม่ที่เกิดจากการก้าวไปสู่สังคมดิจิทัล จึงพัฒนาคู่มือ “หลักและแนวปฏิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล” เพื่อเผยแพร่ให้แก่หน่วยงานน�ำไปประยุกต์ใช้เป็นแนวทางในการจัดการเอกสาร จดหมายเหตุดิจิทัล รวมทั้งด�ำเนินการโครงการสัมมนาทางวิชาการเพ่ือเผยแพร่องค์ความรู้ เร่ือง การจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล เอกสารส�ำคัญขององค์กร เพ่ือให้ความรู้ทางวิชาการแก่บุคลากรของหน่วยงานต่างๆ ที่มีความสนใจในงานเอกสาร และงานจดหมายเหตุ ตลอดจนขา้ ราชการ บคุ ลากรทางการศกึ ษา และประชาชนทว่ั ไปไดม้ คี วามรคู้ วามเขา้ ใจและเตรยี มการรบั กบั เทคนคิ และวธิ กี ารจดั การเอกสาร จดหมายเหตดุ จิ ทิ ลั ทเี่ หมาะสมและสอดคลอ้ งกบั หลกั การและมาตรฐานตา่ งๆ ทเี่ กยี่ วขอ้ ง อนั สอดคลอ้ งกบั นโยบายทสี่ ำ� คญั ของมหาวทิ ยาลยั ทสี่ อดคล้องกบั ยุทธศาสตรช์ าติ และยทุ ธศาสตร์ดา้ นการจัดสรรงบประมาณด้านการพฒั นาและเสรมิ สรา้ งศักยภาพคน เพอ่ื การสรา้ งโอกาส ทางการศึกษาในทุกระดับให้กับประชาชนอย่างทั่วถึงและเสมอภาค เพื่อลดความเหล่ือมล�้ำทางสังคมและกระจายการให้บริการภาครัฐ ในดา้ นการศกึ ษาทม่ี คี ณุ ภาพครอบคลมุ และทวั่ ถงึ อนั ยงั ประโยชนใ์ หเ้ กดิ แกห่ นว่ ยงานตา่ งๆ ชมุ ชนและสงั คมอยา่ งกวา้ งขวางและยง่ั ยนื สบื ไป และพร้อมทก่ี ้าวสู่สังคมดจิ ิทลั ทจ่ี ะนำ� พาประเทศชาติส่ยู ุคดจิ ทิ ัลได้ตามนโยบายการพฒั นาประเทศไทย 4.0 ของรฐั บาล วตั ถปุ ระสงค์ของโครงการ 1. เพื่อส่งเสริมให้หน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยไดตระหนักถึงความสําคัญในการจัดการเอกสารจดหมายเหตุและเกิดความ มุง มั่นทจี่ ะจดั เกบ็ เอกสารที่มคี ณุ คา่ ในหนวยงานอย่างเป็นระบบและมาตรฐานเดยี วกนั ทงั้ องค์กร 2. เพ่ือจัดท�ำและเผยแพร่องค์ความรู้ที่เป็นคู่มือการปฏิบัติงาน เรื่อง หลักและแนวปฏิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล ทั้งใน รปู แบบเอกสารและเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ สำ� หรบั บคุ ลากรของมหาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าชทกุ หนว่ ยงาน ตลอดจนขา้ ราชการ บคุ ลากร ทางการศึกษาและประชาชนทัว่ ไปใหไ้ ด้รบั ความรแู้ ละการเรยี นรูต้ ลอดชวี ิต 17

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล ประโยชนท์ คี่ าดว่าจะไดร้ บั 1. บคุ ลากรมหาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าช บคุ ลากรทางการศกึ ษาและประชาชนทวั่ ไปไดร้ บั ความรแู้ ละตระหนกั ถงึ ความสำ� คญั ของ เอกสารจดหมายเหตใุ นยคุ ดจิ ทิ ลั ทม่ี คี วามสำ� คญั สำ� หรบั องคก์ รทงั้ ในเชงิ ประวตั ิ พฒั นาการ การบรหิ ารจดั การและคณุ คา่ แหง่ ความทรงจำ� 2. บคุ ลากรผรู้ บั ผดิ ชอบงานเอกสาร และงานจดหมายเหตขุ องหนว่ ยงานมหี นงั สอื หลกั และแนวปฏบิ ตั กิ ารจดั การจดหมายเหตดุ จิ ทิ ลั สำ� หรบั เปน็ คมู่ อื การปฏบิ ตั งิ านการจดั การเอกสารจดหมายเหตดุ จิ ทิ ลั ทเ่ี ปน็ ระบบและมมี าตรฐานการทำ� รายการทง้ั ดา้ นโครงสรา้ งและเนอื้ หา ก�ำกับอย่างถกู ตอ้ ง ผลลพั ธ์ของการดำ� เนนิ โครงการ บคุ ลากรมหาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าช บคุ ลากรทางการศกึ ษาและหนว่ ยงานทง้ั ภาครฐั และเอกชน ตลอดจนประชาชนทว่ั ไปไดร้ บั ความรู้และตระหนักถึงความส�ำคัญของเอกสารจดหมายเหตุในยุคดิจิทัล โดยมีการรวบรวมและจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุอิเล็กทรอนิกส์ อย่างเป็นระบบ และมวี ิธกี ารท่ีถูกต้อง เพ่ือสนบั สนุนการศกึ ษาตามอัธยาศัยและการศกึ ษาตอ่ เนือ่ งตลอดชีวิต ผลกระทบของการด�ำเนินโครงการ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราชมีแหล่งเรียนรู้ด้านจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยที่มีคุณภาพและน่าเช่ือถือเพิ่มมากข้ึนที่สามารถ เปน็ แหลง่ ศกึ ษาคน้ ควา้ สง่ เสรมิ การศกึ ษาตามอธั ยาศยั ใหแ้ กป่ ระชาชน ตลอดจนการนำ� ไปประยกุ ตใ์ ชใ้ นการจดั การดา้ นเอกสารจดหมายเหตุ ยุคดิจิทัลในหน่วยงานต่างๆ ท้ังภาคราชการและเอกชนตลอดจน และสถาบันการศึกษา ท่ีเป็นประโยชน์แก่นักศึกษา ครู อาจารย์ และ ประชาชนผู้สนใจทัว่ ไป 18

ความรว่ มมือเพื่อสรา้ งสรรคอ์ งคค์ วามร้จู ดหมายเหตุดิจทิ ัล ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล โดย ชยั วัฒน์ น่าชม หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยมีหน้าที่รวบรวม จัดเก็บ จัดการและดูแลรักษาเอกสารท่ีหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยสุโขทัย ธรรมาธิราชได้จัดท�ำขึ้นหรือรับไว้เพื่อใช้ในการบริหาร ด�ำเนินงาน และเป็นหลักฐานในการปฏิบัติงานอย่างต่อเน่ืองตลอดมา เอกสาร เหล่านี้เป็นเอกสารที่มีคุณค่าต่อหน่วยงาน บุคคล และสังคมในแง่กฎหมาย การบริหาร และการศึกษาค้นคว้า เพื่อให้บริการแก่ผู้บริหาร คณาจารย์ นักวิชาการ บคุ ลากร นกั ศึกษาและประชาชนทั่วไปไดม้ าศึกษาคน้ คว้า ซึง่ เอกสารที่เกีย่ วกับประวตั ิ พฒั นาการและการด�ำเนนิ ภารกิจของมหาวิทยาลัยเหล่าน้ีถ้าไม่มีหน่วยงานใดรวบรวม จัดเก็บ และอนุรักษ์ไว้เป็นอย่างดีอาจสูญหายหรือถูกท�ำลายไปในที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคสังคมดิจิทัลที่มีการน�ำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดการเอกสารต้ังแต่การจัดท�ำ การเก็บรักษา การ สง่ ผา่ นขอ้ มลู และการตดิ ตอ่ สอื่ สารภายในมหาวทิ ยาลยั สง่ ผลใหเ้ อกสารเกดิ การสญู หายอนั เนอื่ งมาจากถกู ลบทำ� ลายหรอื การจดั เกบ็ เอกสาร ดิจิทัลไม่สมบูรณ์และถูกวิธี จึงจ�ำเป็นอย่างย่ิงท่ีต้องมีการเตรียมความพร้อมในด้านการบริหารจัดการเอกสารดิจิทัลให้เป็น ไปตามระบบและมาตรฐานในการจัดการเอกสารดจิ ทิ ลั ในยคุ ประเทศไทย 4.0 ส�ำนักบรรณสารสนเทศเห็นถึงความส�ำคัญของการจัดการเอกสารดิจิทัล เน่ืองจากปัจจุบันเอกสารได้มีการปรับเปล่ียนรูปแบบ ไปมากมาย เอกสารบางประเภทเป็นดิจิทัลมาต้ังแต่เกิด (born-digital) และเส้นทางของเอกสารยังคงอยู่บนฐานของดิจิทัลตลอดมา โดยเฉพาะการเผยแพร่ส่ือสารผ่านระบบเครือข่าย และสื่อสังคมออนไลน์ (social media) ที่นิยมใช้กันอย่างมากมายในปัจจุบัน การบรหิ ารจดั การสอื่ ดจิ ทิ ัลดงั กลา่ วจึงเป็นเรือ่ งใหมแ่ ละมีความท้าทายอย่างมาก เพื่อให้การสร้างสรรค์และจัดการเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลมีคุณภาพทั้งในส่วนของการเตรียมสื่อดิจิทัล การสร้างเอกสาร งานพิมพ์ การสร้างสื่อน�ำเสนอ การจัดการเอกสาร PDF การเตรียมภาพดิจิทัลและการสร้างเอกสารเว็บได้อย่างมีคุณภาพ หน่วยจดหมายเหตมุ หาวิทยาลยั ฝ่ายบรกิ ารสนเทศ สำ� นักบรรณสารสนเทศ มหาวทิ ยาลยั สุโขทัยธรรมาธริ าช (มสธ.) ร่วมกบั งานพัฒนาและ บริการสื่อสาระดจิ ิทัล ฝา่ ยบริการความรทู้ างวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี สำ� นักงานพัฒนาวทิ ยาศาสตร์และเทคโนโลยแี ห่งชาติ (สวทช.) ผ้มู ี ประสบการณ์ในการด�ำเนินการทางเทคนิคและเทคโนโลยีการจัดเตรียมสื่อดิจิทัลท่ีมีคุณภาพ และกลุ่มเอกสารจดหมายเหตุและ บรกิ าร สำ� นกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ ไดร้ ว่ มแรงรว่ มใจกนั ถา่ ยทอดองคค์ วามรเู้ พอ่ื พฒั นาคมู่ อื “หลกั และแนวปฏบิ ตั กิ ารจดั การจดหมายเหตุ ดิจทิ ลั ” ขึน้ เพ่ือใหค้ วามรู้ท้ังในส่วนของการจัดการเอกสารจดหมายเหตดุ จิ ทิ ัลในยคุ ประเทศไทย 4.0 และเทคนิคเทคโนโลยกี ารเตรยี มส่อื ดิจิทัลท่ีมีคุณภาพ ซึ่งผู้ปฏิบัติงานทั้งในงานจัดการเอกสารภาครัฐและเอกชน งานสารบรรณ งานจดหมายเหตุ หอจดหมายเหตุ หน่วย จดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ตลอดจนงานห้องสมุดได้ศึกษาหาความรู้ส�ำหรับเป็นคู่มือที่สามารถยึดถือเป็นหลักและแนวปฏิบัติการจัดการ เอกสารจดหมายเหตุดิจทิ ัลของหนว่ ยงานได้ 19

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล หนว่ ยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ฝ่ายบริการสนเทศ ส�ำนักบรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลยั สโุ ขทัยธรรมาธิราช ด้วยหน้าท่ีและภารกิจของหน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยที่เป็นหน่วยงานกลางของมหาวิทยาลัยในการรวบรวม ประเมินคุณค่า จัดระบบและมาตรฐานการเก็บรักษา จัดท�ำคู่มือช่วยค้นและอนุรักษ์จดหมายเหตุมหาวิทยาลัยอันมีคุณค่ายิ่งต่อการบริหารงาน ของมหาวิทยาลัยและเป็นประโยชน์ต่อการศึกษาวิจัยเกี่ยวกับประวัติพัฒนาการและการด�ำเนินงานของมหาวิทยาลัย การรวบรวม เรยี บเรยี งและบนั ทกึ เหตกุ ารสำ� คญั ๆ ของมหาวทิ ยาลยั ใหบ้ รกิ ารและเผยแพรส่ ารสนเทศจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั การจดั แสดงจดหมายเหตุ มหาวทิ ยาลยั ทค่ี ดั สรรแลว้ ตลอดจนเปน็ หนว่ ยงานกลางของมหาวทิ ยาลยั ในการประสานงานการจดั เกบ็ และรวบรวมเอกสารราชการใหเ้ ปน็ ระบบระเบยี บเดียวกันทกุ หนว่ ยงานของมหาวทิ ยาลยั จากภารกิจและประสบการณ์การจัดการเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยต้ังแต่พ.ศ. 2529 เป็นต้นมา ภายใต้การก�ำกับดูแลของ คณะกรรมการจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย และคณะกรรมการก�ำหนดนโยบายการจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ตลอดจน การสรา้ งสม บม่ เพาะประสบการณก์ ารท�ำงานของบคุ ลากรรนุ่ ตอ่ รนุ่ จนมที กั ษะความช�ำนาญในการจดั การเอกสารจดหมายเหตทุ เ่ี คยปฏบิ ตั ิ มาแต่เดิมในระดับหนึ่งแล้ว เม่ือเทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงไป เทคนิคและวีธีการจัดการและด�ำเนินงานเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลไม่ สามารถใช้เทคนิคและวิธีการแบบเดิมได้ จึงมีแนวคิดที่จะน�ำเทคโนโลยีมาใช้ในการปฏิบัติงานในทุกมิติ โดยเฉพาะด้านการจัดการเอกสาร จดหมายเหตุดิจิทัล จึงได้รวบรวมสาระความรู้ที่เก่ียวกับการจัดการเอกสารจดหมายเหตุแบบด้ังเดิมและแนวทางการจัดการเอกสาร จดหมายเหตุดิจิทัลเพื่อปรับตัวให้พร้อมและเท่าทันต่อการเปล่ียนแปลงด้านเทคโนโลยีดิจิทัลท่ีต้องเผชิญและท้าทายต่อการท�ำงาน ในอนาคต สาระความรทู้ รี่ วบรวมจากเอกสาร ประสบการณก์ ารทำ� งาน จงึ พฒั นามาเปน็ เนอื้ หาในตอนที่ 1 จดหมายเหตุ เอกสารจดหมายเหตุ ฝ่ายบรกิ ารความรู้ทางวิทยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยี สำ� นักงานพฒั นาวิทยาศาสตร์และ เทคโนโลยแี หง่ ชาติ ฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี หน่วยงานระดับฝ่ายสังกัดส�ำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี แห่งชาติ กระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ท�ำหน้าที่บริการความรู้ที่เก่ียวข้องกับวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี วิจัยและนวัตกรรม ในฐานะศนู ย์กลางเพอื่ การเรยี นรู้ ใหบ้ รกิ ารห้องสมุดทนั สมยั ในการค้นคว้าความรูว้ ิทยาศาสตร์ เทคโนโลยี วิจัยและนวัตกรรม ในระบบสิง่ พมิ พแ์ ละสอ่ื ดจิ ทิ ลั ขยายบรกิ ารและปรบั ภารกจิ เพอื่ สงั คมดจิ ทิ ลั แบบเปดิ ไดแ้ ก่ Knowledge Repository ทรพั ยส์ นิ ทางปญั ญา Knowledge Maps มาตรฐานการจัดการสื่อดิจิทัลและเนื้อหาดิจิทัล สร้างเวทีแลกเปล่ียนความรู้ผ่านเครือข่ายดิจิทัล เพิ่มคุณค่าการวิจัย การเรียนรู้ สร้างและขยายโอกาส ขยายบริการสู่สังคมชนบทและผู้ด้อยโอกาส สร้างและขยายโอกาสบันทึกความรู้วิทยาศาสตร์ในภูมิปัญญาไทย ให้ปรากฏแกส่ าธารณะ ทุกคนเข้าถึงความรูแ้ ละใชง้ านสะดวก ภารกิจส�ำคัญภารกิจหน่ึงของฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี คือ การศึกษาหลักแนวทางการการพัฒนาสื่อ ดิจิทัลรูปแบบต่างๆ โดยเน้นมาตรฐานและแนวปฏิบัติให้เกิดขึ้นในประเทศไทย ท้ังนี้หากส่ือดิจิทัลได้รับการออกแบบ สร้างโดย ไมถ่ กู ตอ้ งตามกระบวนการ ไมไ่ ด้มาตรฐาน ย่อมส่งผลตอ่ คณุ ภาพโดยรวมของสอื่ ดจิ ทิ ัลน้ันๆ และสาระเนอ้ื หาท่มี ากบั สื่อดิจิทลั ฝ่ายบรกิ าร ความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี จึงได้ให้ความส�ำคัญกับการออกแบบ สร้างส่ือดิจิทัลที่มีมาตรฐานทุกรูปแบบ และถ่ายทอด ความรู้ให้กับเครือข่ายและผู้สนใจอย่างต่อเนื่อง รวมท้ังประกาศใช้เป็นแนวปฏิบัติหนึ่งในกระบวนการจัดการความรู้ของ สวทช. อย่างเป็น รูปธรรม และต่อยอดด้วยการรณรงค์ส่งเสริมกับหน่วยงานภายนอก สวทช. โดยเฉพาะเครือข่ายความร่วมมือซึ่งได้รับการตอบรับเป็น อย่างดี ดังเช่น การจัดให้กับส�ำนักบรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยสโุ ขทัยธรรมาธิราช ทเี่ รม่ิ กับมาตรฐานการจดั การจดหมายเหตดุ ิจิทลั พัฒนากลไกและข้ันตอนต่างๆ ที่เก่ียวข้องกับงานพัฒนาและบริการสื่อสาระดิจิทัล เพ่ือเพ่ิมประสิทธิภาพและประสิทธิผล ตามทีก่ �ำหนดไว้ในข้อตกลงเรื่องระดบั การใหบ้ รกิ าร (SLA) ของหน่วยงาน 20

จากประสบการณ์ในการด�ำเนินงานท่ีเกี่ยวกับสื่อสาระดิจิทัลมาอย่างต่อเนื่องยาวนาน องค์ความรู้ท่ีสั่งสมไว้ในหน่วยงานจึงปรากฏ ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล เป็นเนื้อหาแนวปฏิบัติการบริหารจัดการส่ือดิจิทัล ตอนที่ 3 การบริการจัดการเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัล ท่ีประกอบด้วยสาระความรู้ เกยี่ วกบั การบรหิ ารจดั การโฟลเดอรแ์ ละแฟม้ เอกสารดจิ ทิ ลั การเตรยี มสอ่ื ดจิ ทิ ลั การสรา้ งเอกสารงานพมิ พ์ การสรา้ งสอื่ นำ� เสนอ การจดั การ เอกสาร PDF การเตรยี มภาพดจิ ิทลั และการสร้างเอกสารเวบ็ ตลอดจนการนำ� เสนอเทคนิค วธิ กี าร ขอ้ ควรท�ำและข้อพึงระวงั ในการเตรียม สอ่ื ดิจิทลั ท่ีมีคณุ ภาพ ผลแหง่ ความรว่ มมอื เนอ่ื งจากยงั มบี คุ ลากรของหนว่ ยงานภาครฐั ทม่ี หี นา้ ทร่ี บั ผดิ ชอบงานดา้ นจดหมายเหตุ ทงั้ ทยี่ งั ปฏบิ ตั งิ านอยู่ และเกษยี ณอายรุ าชการ แลว้ ที่ใหค้ วามสนใจสร้างสรรคผ์ ลักดันงานด้านจดหมายเหตใุ ห้มกี ารพฒั นาอย่างต่อเนอื่ ง อาทิ นางสาวกรพินธุ์ ทวีตา บุคลากรกลุ่มเอกสาร จดหมายเหตุและการบริการ ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ซึ่งส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ มีบทบาทหน้าที่ในการศึกษาวิเคราะห์ วางระบบเพ่ือการรวบรวมเอกสารจากส่วนราชการ รัฐวิสาหกิจและองค์กรต่างๆ และเก็บรักษา อนุรักษ์เอกสารส�ำคัญทางประวัติศาสตร์ เพอื่ ใชเ้ ปน็ หลกั ฐานในการอา้ งองิ การปฏบิ ตั งิ านของหนว่ ยงานภาครฐั และเอกชน เชน่ ประวตั กิ ารจดั ตงั้ อำ� นาจหนา้ ท่ี การบรหิ ารงาน นโยบาย แผนงาน โครงการ ข้อมูลภาพถ่ายและแถบบันทึกเสียงเก่ียวกับเหตุการณ์ส�ำคัญและเป็นหลักฐานในการคุ้มครองสิทธิบุคคลและสถาบัน นอกจากนี้ยังด�ำเนินการบันทึกเหตุการณ์ส�ำคัญของชาติไว้เป็นหลักฐานทางประวัติศาสตร์ รวมถึงเป็นศูนย์ข้อมูลและศูนย์ประสานงาน จดหมายเหตทุ งั้ ในประเทศและตา่ งประเทศ และรองศาสตราจารย์ ดร. สมสรวง พฤตกิ ลุ ขา้ ราชการบำ� นาญ สาขาวชิ าศลิ ปศาสตร์ มหาวทิ ยาลยั สุโขทัยธรรมาธิราช ผู้เช่ียวชาญด้านการจัดการเอกสารและจดหมายเหตุ ได้ร่วมเขียนเนื้อหาองค์ความรู้เกี่ยวกับแนวคิดการบริหารจัดการ เอกสารจดหมายเหตุดิจิทัล ที่ต้องปรับการด�ำเนินงานด้านการจัดการเอกสารจดหมายเหตุตามการเปล่ียนแปลงด้านเทคโนโลยีท่ีเปลี่ยนไป เพื่อให้การด�ำเนินงานด้านการจัดการเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลรองรับกับการพัฒนาประเทศสู่สังคมดิจิทัลตามที่รัฐบาลได้ก�ำหนดเป็น ประเทศไทย 4.0 นอกจากนี้ รองศาสตราจารย์ ดร. สมสรวง พฤติกุล ยังให้ความอนุเคราะห์ร่วมเป็นบรรณาธิการเนื้อหาหนังสือคู่มือ การปฏิบัตงิ าน “หลกั และแนวปฏิบตั กิ ารจดั การจดหมายเหตุดจิ ทิ ัล” ทอ่ี ยใู่ นมอื ของท่านเล่มนีด้ ้วย 21

ตอนท่ี

จดหมายเหตุ เอกสารจดหมายเหตุ

การจัดการ เอกสารจดหมายเห ุต 24 หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล

การจดั การเอกสารจดหมายเหตุ ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล โดย ยวิญฐากรณ์ ทองแขก* 1. หลักการและแนวคดิ เกีย่ วกบั จดหมายเหตุ 1.1 ความหมายของจดหมายเหตุ จดหมายเหตุเป็นค�ำท่ีคนไทยใช้มานานแล้ว พบว่ามีการใช้ค�ำนี้ในการต้ังช่ือบันทึกที่เป็นหลักฐานทางประวัติศาสตร์ เช่น จดหมายเหตรุ ายวนั จดหมายเหตุโหร จดหมายเหตุการเดนิ ทางสปู่ ระเทศสยามของบาทหลวงตาชารด์ จดหมายเหตุบัญชีนำ�้ ฝน ฯลฯ แต่ความหมายของจดหมายเหตุเหล่าน้ีตรงกับค�ำอธิบายในพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน (2554, น. 298) ว่าหมายถึง หนังสือบอก ข่าวคราวท่ีเป็นไป รายงานหรือบันทึกเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้น ความหมายของจดหมายเหตุในแบบเดิมนี้อาจเกิดขึ้นจากธรรมเนียมการ จดบนั ทกึ เหตกุ ารณใ์ นสมยั โบราณทมี่ รี าชสำ� นกั เปน็ ศนู ยก์ ลางการปกครองและไดจ้ ดบนั ทกึ เหตกุ ารณข์ องบา้ นเมอื งและปรากฏการณธ์ รรมชาติ ทส่ี ำ� คญั หรอื ทแี่ ปลกประหลาด จดหมายเหตตุ ามความหมายนจี้ งึ เปน็ หลกั ฐานทใ่ี หข้ อ้ มลู ทางประวตั ศิ าสตร์ เชน่ เดยี วกบั พงศาวดาร ปมู ตา่ งๆ ค�ำให้การ บนั ทึกประจำ� วนั ฯลฯ (กรมศลิ ปากร, 2542, น. 4) จดหมายเหตุตามหลกั วิชาการ ตรงกับค�ำวา่ Archives (อ่านวา่ “อารไ์ คฟส)์ ” ซึ่งองค์กร สถาบนั หน่วยงาน และนกั วชิ าการและ นักวิชาชีพจดหมายเหตุได้ก�ำหนดความหมายไวต้ ่างๆ กนั ตามบรบิ ทและตามพฒั นาการของศาสตร์ เชน่ Williams (2006, p. 4) นักจดหมายเหตชุ าวอเมริกัน อธบิ ายความหมายว่า จดหมายเหตุหมายถงึ เอกสารที่มคี ณุ ค่าควรแก่ การเก็บรกั ษา เพื่อประโยชน์ในการอา้ งองิ หรอื เพิ่มคณุ คา่ ใหก้ บั งานวิจัย ในหนังสือ Keeping Archives (Ellis, ed. p. 463) นิยามความหมายของค�ำ archives ว่า คอื 1) เอกสารทไี่ มต่ ้องการใชง้ าน แล้วและได้คัดเลือกให้ดูแลรักษาอย่างถาวร 2) สถานที่ (อาคาร/ห้องพ้ืนท่ีเก็บ) ที่จัดเก็บเอกสาร 3) องค์กร (หรือส่วนหนึ่งขององค์กร) ทีร่ บั ผดิ ชอบการประเมนิ คุณคา่ รับมอบ ดแู ลรักษา และให้บริการเอกสารจดหมายเหตุ ในปัจจุบันองค์กรและสมาคมทางวิชาชีพจดหมายเหตุระดับนานาชาติและระดับประเทศได้มีการนิยามความหมายค�ำ archives ไว้ เช่น International Council on Archives—ICA (http://www.ica.org/en/what-archive) อธบิ ายความหมายของคำ� archives ว่า หมายถึง เอกสารอันเป็นผลพลอยได้ที่เกิดจากการด�ำเนินกิจกรรมของมนุษย์และมีคุณค่าระยะยาว และขยายความว่า เอกสารเหล่านี้ จดั ทำ� ขน้ึ โดยบคุ คลและองคก์ รในระหวา่ งการดำ� เนนิ ธรุ กจิ และเปน็ หนา้ ตา่ งสะทอ้ นถงึ เหตกุ ารณใ์ นอดตี เอกสารเหลา่ นม้ี รี ปู แบบทห่ี ลากหลาย รวมถึง การเขยี น ภาพถ่าย ภาพเคลื่อนไหว เสียง ทั้งดิจทิ ลั และแอนะลอ็ ก The Society of American Archivists (2005, p. 30) ได้ให้อธิบายความหมายว่า archives หมายถึง 1) วัตถุใดๆ (materials) ทจี่ ดั ทำ� ขน้ึ หรอื รบั ไวโ้ ดยบคุ คล ครอบครวั องคก์ รภาครฐั และเอกชนในการดำ� เนนิ กจิ กรรมและไดเ้ กบ็ รกั ษาไว้ เนอื่ งจากสารสนเทศ ที่บันทึกไว้มีคุณค่าต่อเน่ืองหรือเป็นหลักฐานเกี่ยวกับหน้าท่ีและความรับผิดชอบของผู้จัดท�ำ โดยเฉพาะอย่างย่ิงวัตถุเหล่านั้นได้รับการ เกบ็ รักษาไว้โดยใช้หลกั การจัดตามแหล่งทีม่ า (principles of provenance) จัดเรียงตามระเบียบเดมิ (original order) และการควบคมุ การรวบรวมให้เป็นเอกสารที่จัดเก็บไว้ตลอดไป 2) ฝ่ายหรือแผนก (the division) ภายในองค์กรท่ีรับผิดชอบในการสงวนรักษาเอกสาร ท่มี คี ุณค่าตอ่ เนอ่ื งของหนว่ ยงาน 3) องคก์ รหรือหนว่ ยงาน (an organization) ท่รี วบรวมเอกสารของบุคคล ครอบครวั หรือองค์กรอน่ื ๆ มาจัดเก็บเป็นเอกสารจดหมายเหตุ 4) ศาสตร์ทางวิชาชีพหรือวิชาการ (professional discipline) ทางการบริหารจัดการทรัพยากร และองค์กรจดหมายเหตุ 5) อาคารหรอื สว่ นของอาคาร (the building) ที่เกบ็ รกั ษาเอกสารจดหมายเหตุ 6) ชดุ เอกสาร (a published collection) ทางวชิ าการท่ีตพี มิ พ์เผยแพร่โดยเฉพาะอยา่ งย่งิ เปน็ ฉบับวารสาร * ศศ.บ., ศศ.ม (การจัดการจดหมายเหตุและเอกสาร) บรรณารกั ษ์ ช�ำนาญการ รกั ษาการในตำ� แหนง่ หวั หนา้ หนว่ ยจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั ฝ่ายบรกิ ารสนเทศ สำ� นักบรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลยั สุโขทยั ธรรมาธิราช 25

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล State Archives and Records Authority of New South Wales (https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/ resources/glossary) ประเทศออสเตรเลียอธิบายความหมายของ archives ว่า คือ เอกสารที่ได้รับการประเมินคุณค่าว่ามีคุณค่าอย่าง ตอ่ เนอื่ ง และอธบิ ายความหมายของคำ� archive ซง่ึ ไมม่ ี s วา่ คอื เอกสารทม่ี คี ณุ คา่ ทง้ั หมดขององคก์ รหรอื บคุ คลหนงึ่ บางครง้ั อาจเรยี กวา่ corporate memory ส�ำหรับประเทศไทย ปรากฏหลักฐานว่าพระบาทสมเด็จพระจุลจอมเกล้าเจ้าอยู่หัวทรงมีการใช้ค�ำ อาไคฟ ดังพระราชกระแส ทอ่ี ัญเชญิ มาตอ่ ดงั นี้ “เรอ่ื งตราเปนอนั ไดค้ วามถกู ตอ้ งตามทพี่ ระยามหาอำ� มาตยแจง้ ความ แตม่ คี วามเสยี ใจทเี่ ปนตราแกะใหมท่ ง้ั ๒ ดวง รนุ่ เดยี วกนั กบั พระนารายนท์ รงราหู ตราเกา่ เหนจะหายหกตกหลน่ เพราะเจา้ แผน่ ดนิ ไมไ่ ดอ้ ยตู่ ดิ เมอื งสกั คนหนง่ึ ศภุ อกั ษรนอี้ า่ นคนั ใจเตมที เพราะเขา้ ใจ โดยมาก ดว้ ยเปนค�ำมคธค�ำไทยเจอื อยู่ แตค่ �ำเขมรไมเ่ ขา้ ใจเลย ขอให้ล่ามเขมรเขียนอกั ษรขอมบรรทดั หน่ึง อกั ษรไทยอา่ นเปนส�ำเนยี งเขมร บรรทัดหนึ่ง ค�ำแปลภาษาเขมร เขียนลงไว้ใต้ค�ำเขมรที่เขียนอักษรไทย หนังสือชนิดน้ีควรจะเข้าอาไคฟขอให้เก็บให้จงดี” (กรมศิลปากร, 2542, น. 10) ท่มี า: กรมศลิ ปากร. (2542). วชิ าพนื้ ฐานการบรหิ ารและจดั การงานจดหมายเหตุ (น.11). กรุงเทพฯ: กรมศิลปากร. พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2554 (2554, น. 298) ได้อธิบายความหมายของค�ำ “จดหมายเหตุ” ไว้ว่า หมายถึง 1) หนังสือบอกข่าวคราวทเ่ี ป็นไป 2) รายงานหรือบนั ทกึ เหตุการณ์ตา่ งๆ ท่เี กิดขน้ึ 3) เอกสารท่สี ่วนราชการ รฐั วิสาหกจิ หรอื เอกชน ท่ีผลติ ขึ้นเพื่อใช้เป็นหลกั ฐานและเครื่องมอื ในการปฏบิ ัติงาน พระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ (2556, น. 1) อธิบายว่า จดหมายเหตุ หมายถึง เอกสารท่ีสิ้นกระแสการใช้งานและ ได้รับการประเมินคุณค่าว่าควรแก่การเก็บรักษาและอนุรักษ์ไว้เพ่ือเป็นมรดกทางวัฒนธรรมด้านประวัติศาสตร์ของชาติ และเพื่อประโยชน์ ในการศกึ ษา การค้นควา้ หรอื การวจิ ัย ซง่ึ กรมศิลปากรได้จัดทาํ ทะเบียนไว้เป็นเอกสารจดหมายเหตุ สรปุ โดยรวมความหมายของจดหมายเหตตุ ามหลกั วชิ าการ หมายถงึ เอกสารทหี่ นว่ ยงานของรฐั สถาบนั เอกชน รวมถงึ ครอบครวั และเอกสารทแี่ ตล่ ะบคุ คลผลติ ขนึ้ และ/หรอื รบั ไวใ้ ชใ้ นการปฏบิ ตั งิ านหรอื ในการดำ� เนนิ กจิ กรรม ซง่ึ รปู แบบของเอกสารจะแตกตา่ งกนั ไปตาม เน้ือหาหรือวตั ถทุ ใ่ี ชใ้ นจัดท�ำเอกสารนนั้ เชน่ เอกสารทบี่ นั ทึกบนกระดาษ ภาพถ่าย ภาพยนตร์ แถบบนั ทกึ ภาพ แถบบนั ทกึ เสยี ง สือ่ บนั ทกึ ทางคอมพวิ เตอร์ อาทิ ซดี ี ดวี ดี ี ยเู อสบี ดสิ ก์ เซฟิ เวอร์ ฯลฯ เอกสารเหลา่ นเี้ มอื่ มกี ารใชจ้ นสนิ้ กระแสการปฏบิ ตั งิ าน หรอื แมจ้ ะยงั อยใู่ นกระแส การปฏิบัติงานแต่ได้รับการประเมินคุณค่าว่าสมควรอนุรักษ์ไว้ อันเน่ืองมาจากมีคุณค่าต่อเน่ืองหรือคุณค่าถาวรในด้านต่างๆ เช่น ด้านการเป็นพยานหลักฐาน ด้านการบริหาร ดา้ นการเงนิ หรือด้านการศึกษาค้นคว้าและท�ำวิจยั จึงคัดเลือกและจัดเก็บรกั ษาเป็นเอกสาร จดหมายเหตุ 26

ในปัจจุบันมีการใช้เทคโนโลยีอย่างกว้างขวางในทุกมิติ มีผลต่อการเปลี่ยนแปลงรูปแบบเอกสารจากเอกสารแบบด้ังเดิมท่ีเป็น ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล แอนะล็อกมาเป็นอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารดิจิทัล จึงมีการนิยามความหมายของค�ำ electronic records ภาษาไทยใช้ว่า เอกสาร อเิ ลก็ ทรอนิกส์ และ digital records ภาษาไทยใชว้ า่ เอกสารดจิ ทิ ลั ดังตวั อยา่ งต่อไปน้ี เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือ เอกสารที่มีการบันทึกในส่ือเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (electronic storage media) การผลิต (produced) ส่ือสาร (communicated) ดูแลรกั ษา (maintained) และ/หรือเขา้ ถึง (accessed) ได้โดยวธิ กี ารของอปุ กรณอ์ ิเลก็ ทรอนกิ ส์ (International Council on Archives, 2018, p. 20) เอกสารดิจิทัล (digital records) หมายถึง สื่อเก็บข้อมูลดิจิทัลท่ีสร้าง/ผลิต เผยแพร่ เก็บรักษา และ/หรือเข้าถึง/ใช้งาน ดว้ ยอุปกรณด์ จิ ทิ ัล (International Organization for Standardization, 2010) เอกสารดิจิทัล คือ 1) ข้อมูลที่ไม่ได้สร้างขึ้นด้วยส่ืออิเล็กทรอนิกส์ เป็นการพิมพ์ข้อความปกติทั่วไป หรือรูปภาพบนกระดาษ หรอื ฟิลม์ แลว้ แปลงไปในรปู แบบอเิ ล็กทรอนิกส์ ใหส้ ามารถจดั เก็บและปรบั แตง่ ได้ดว้ ยคอมพวิ เตอร์ และ 2) ขอ้ มลู ดิจทิ ัลทไี่ ดม้ กี ารรวบรวม และจัดรูปแบบไว้ส�ำหรับวัตถุประสงค์การใช้งานเฉพาะท่ีประกอบด้วยเนื้อหา โครงสร้างและบริบทท่ีอาจรวมถึง (Society of American Archivists, 2018) นกั วชิ าการทางคอมพวิ เตอรไ์ ทยคนหนง่ึ ไดอ้ ธบิ ายการใชค้ ำ� เอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ และเอกสารดจิ ทิ ลั ไวว้ า่ เอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ คอื เอกสารแบบดงั้ เดมิ ทแี่ ปลงรปู ดว้ ยกระบวนการและเทคนคิ เชน่ การสแกน การถา่ ยภาพ การใชเ้ ครอื่ งอา่ นอกั ขระ และบนั ทกึ หรอื จดั เกบ็ ลงส่อื เกบ็ คอมพิวเตอร์ สว่ น เอกสารดจิ ิทลั คอื เอกสารท่ีผลิตออกมาในรปู ดจิ ิทลั ต้ังแต่เกดิ (born - digital) มกี ารเผยแพร่ จดั เกบ็ รกั ษาและ เขา้ ถงึ ด้วยอปุ กรณฮ์ ารด์ แวร์และซอฟตแ์ วร์ จากความหมายของเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์และเอกสารดิจิทลั ขา้ งตน้ สามารถสรปุ ได้ว่า เอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์ เปน็ เอกสารท่ีใช้ วิธีการและอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์เป็นหลกั ในการจัดการไม่ว่าจะเปน็ การส่ือสาร การบันทึก การผลิต การดูแลรักษา ตลอดจนการเข้าถึง ส่วนเอกสารดิจิทัล เป็นเอกสารท่ีสร้าง/ผลิต เผยแพร่ เก็บรักษา และ/หรือเข้าถึง/ใช้งานด้วยคอมพิวเตอร์เป็นหลัก (เข้ารหัสข้อมูลอยู่ใน รหสั เลข 1 และ 0) ซงึ่ อาจสรา้ งขนึ้ มาในรปู แบบดจิ ทิ ลั ตง้ั แตแ่ รก เชน่ ภาพถา่ ยดจิ ทิ ลั ไฟลข์ อ้ ความ ไฟลภ์ าพ ไฟลเ์ สยี ง และไฟลภ์ าพเคลอ่ื นไหว หรือสร้างขึ้นมาใช้ในรูปแบบอื่นแล้วน�ำมาแปลงข้อมูลในรูปดิจิทัลในภายหลัง เช่น ต้นฉบับตัวเขียน ภาพถ่าย แผนท่ี เป็นต้น โดยมา พร้อมกับเมตาดาตาท่ที �ำให้สามารถสืบคน้ เขา้ ถึง และเผยแพร่เนือ้ หา โครงสรา้ งและบริบทในเอกสารนั้นได้ ในข้อเขยี นนีจ้ ะใชค้ �ำ “เอกสารจดหมายเหต”ุ ในความหมายในกรณีที่หมายถึงเอกสารทีม่ คี ุณคา่ ต่อเน่ืองและต้องนำ� มาจัดเกบ็ ดแู ลรกั ษาอยา่ งถาวร และใช้ ค�ำวา่ “หนว่ ยงานจดหมายเหต”ุ ในความหมายถงึ หนว่ ยงานทไี่ ดร้ บั มอบหมายใหม้ หี นา้ ทรี่ บั ผดิ ชอบการจดั การ เอกสารจดหมายเหตุ ซง่ึ องค์กรบางแหง่ อาจเรยี กวา่ หอจดหมายเหตุ 1.2 ความสำ� คญั ของเอกสารจดหมายเหตุ เอกสารจดหมายเหตุเป็นทรัพยากรสารสนเทศขั้นปฐมภูมิ (primary resources) และทรัพย์สิน (asset) อันทรงคุณค่าของ หน่วยงานทีม่ คี วามส�ำคญั สรุปไดด้ ังน้ี 1.2.1 ใชเ้ ปน็ หลกั ฐานในทางกฎหมาย การอา้ งองิ และการศกึ ษาวจิ ยั และนำ� มาใชใ้ นการตรวจสอบความโปรง่ ใสการบรหิ ารและ ดำ� เนินการหรอื ธรรมาภบิ าลขององคก์ ร 1.2.2 ใช้ในการปฏิบตั งิ านใหม้ ีความต่อเนอื่ งหรือเปน็ บทเรยี นในการปฏบิ ตั ิงานส�ำหรับปจั จบุ ันและการวางแผนในอนาคต 1.2.3 ใช้ในการศึกษาวจิ ยั ในเรื่องตา่ งๆ ท่ผี ศู้ ึกษาค้นคว้าสนใจ เช่น เอกสารจดหมายเหตขุ องมหาวทิ ยาลัยสุโขทยั ธรรมาธริ าช จะเป็นแหลง่ องค์ความรู้เกย่ี วกับการจัดการศึกษาระบบการศึกษาทางไกลของประเทศไทย 1.2.4 เป็นภูมิปัญญาของมนุษย์ (human intellectual) และเป็นส่วนหน่ึงของมรดกทางวัฒนธรรมของสังคมและของชาติ (social and nation cultural heritage) ทม่ี ีความสมั พันธ์กบั พยานหลกั ฐานรูปแบบอื่นๆ อนั เกดิ จากการดำ� เนินกจิ กรรมของมนุษย์ เช่น หนังสอื วารสารวิชาการ หนังสอื พิมพ์ นิตยสาร วีดทิ ัศน์ ซ่งึ เป็นรายการวทิ ยุและโทรทัศน์ ภาพยนตร์ แถบบนั ทกึ เสียง หรือสอื่ บนั ทึกเสียง อาทิ ซีดี ดีวีดี เอม็ พี 3-4 ฐานข้อมลู ออนไลน์ คำ� บอกเลา่ ศลิ ปวตั ถุ และสิ่งก่อสร้าง จึงชว่ ยให้เขา้ ใจถึงเร่ืองราว เหตุการณ์ประวัติศาสตร์ วิถีชีวิต ขนบธรรมเนียม ประเพณี แบบแผนที่ปฏิบัติ และการสร้างสรรค์ของคน องค์กรและสังคมท่ีเกิดข้ึนในช่วงเวลาหนึ่งๆ ที่ให้ คนรุ่นหลังนำ� มาใช้ในการศึกษาคน้ ควา้ และสรา้ งความภาคภูมใิ จ 27

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล จากความส�ำคัญของเอกสารจดหมายเหตุดังกล่าวจึงถือได้ว่าเอกสารจดหมายเหตุเป็นมรดกและทรัพย์สินทางปัญญา ของมนุษย์ท่ีแสดงถึงความรู้ ความคิด เหตุการณ์ ประสบการณ์และกิจกรรมของหน่วยงานตามหน้าท่ีความรับผิดชอบท่ีแตกต่างกัน เอกสารจดหมายเหตุเปน็ แหล่งความรใู้ นสาขาวชิ าต่างๆ เช่น ประวตั ิศาสตร์ รัฐศาสตร์ เศรษฐศาสตร์ การศึกษา วทิ ยาศาสตร์ การแพทย์ การเกษตร ฯลฯ และเม่ือน�ำเอกสารจดหมายเหตุมาสะสมรวมกัน ย่อมสะท้อนถึงวัฒนธรรม ขนบธรรมเนียมประเพณี วิถีชีวิต บอกเล่า เหตกุ ารณ์ เรอื่ งราวทเ่ี กดิ ขนึ้ ของสงั คม ของประเทศชาติ และของโลก ทคี่ นรนุ่ หลงั สามารถนำ� มาศกึ ษา คน้ ควา้ และวจิ ยั เรอ่ื งทเ่ี กดิ ขนึ้ ในอดตี เพ่ือเป็นบทเรียนน�ำมาใช้บริหารงานและด�ำเนินงานในปัจจุบัน และน�ำไปวางแผนสู่อนาคต (Schellenberg, 1956, p. 3-8, สมสรวง พฤติกลุ , 2539, น. 7-8) 1.3 การจ�ำแนกประเภทเอกสารจดหมายเหตุ การจ�ำแนกประเภทของเอกสารจดหมายเหตขุ นึ้ อยกู่ ับมุมมองและบริบททีใ่ ชเ้ ปน็ เกณฑใ์ นการแบง่ ดังตวั อยา่ ง 1) การแบ่งเอกสารจดหมายเหตุตามรูปลกั ษณ์ สามารถแบง่ ประเภทของเอกสารจดหมายเหตุตามรปู ลักษณไ์ ด้ 4 ประเภท คอื 1.1) เอกสารจดหมายเหตปุ ระเภทลายลกั ษณ์อกั ษร (Textual Archives) คือ เอกสารที่ส่ือขอ้ ความเป็นลายลกั ษณ์อกั ษร ไมว่ า่ จะเขยี นดว้ ยมอื หรอื พมิ พด์ ว้ ยระบบการพมิ พบ์ นวสั ดรุ ปู แบบตา่ งๆ เชน่ ใบบอก สารตรา หนงั สอื โตต้ อบ และเอกสารการประชมุ เปน็ ตน้ 1.2) เอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ (Audio - Visual Archives) คือ เอกสารที่ส่ือโดยเสียง หรือภาพ เช่น ภาพถ่าย เนกาทีฟ สไลด์ โปสเตอร์ บัตรอวยพร ฯลฯ 1.3) เอกสารจดหมายเหตุประเภทแผนที่ แผนผงั (Cartographic Archives) ได้แก่ แผนท่ี แผนผงั ตา่ งๆ 1.4) เอกสารจดหมายเหตุประเภทวัสดุอ่านด้วยคอมพิวเตอร์ (Machine – Readable Archives) เป็นเอกสารท่ีบันทึก ข้อมูลและค้นคืนด้วยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ อาจเป็นเอกสารจดหมายเหตุที่สร้างข้ึนมาในรูปแบบอ่ืนแล้วน�ำมาแปลงข้อมูลในรูปดิจิทัล ในภายหลัง และ/หรือ เอกสารดิจิทัล คือ เอกสารที่สร้างขึ้นมาในรูปแบบดิจิทัลตั้งแต่แรก เช่น ภาพถ่ายดิจิทัล ไฟล์ข้อความ ไฟล์ภาพ ไฟล์เสียง และไฟล์ภาพเคล่ือนไหว และท่ีสร้างข้ึนมาใช้ในรูปแบบอ่ืนแล้วน�ำมาแปลงข้อมูลในรูปดิจิทัลในภายหลัง เช่น ต้นฉบับตัวเขียน ภาพถ่าย และแผนที่ เป็นตน้ (กรมศลิ ปากร, 2542, น. 6) 2) การแบ่งตามประเภทวัสดุท่ีใชบ้ นั ทึกข้อมูล สามารถแบง่ เอกสารจดหมายเหตุได้เปน็ 5 ประเภท ดังนี้ 2.1) เอกสารจดหมายเหตุประเภทกระดาษ เป็นเอกสารจดหมายเหตุท่ีบันทึกข้อมูลบนกระดาษ เช่น กระดาษสา ซง่ึ เปน็ กระดาษที่ท�ำจากเปลอื กตน้ สา กระดาษขอ่ ย ซ่งึ เป็นกระดาษท่ที ำ� จากเยอื่ ต้นข่อย และกระดาษทีใ่ ช้ในปัจจุบนั เปน็ ตน้ 2.2) เอกสารจดหมายเหตุประเภทฟิล์ม เป็นเอกสารจดหมายเหตุท่ีบันทึกโดยการถ่ายแล้วล้างอัดเพ่ือให้ข้อมูลปรากฏ บนฟิล์ม บางชนิดสามารถอ่านได้ด้วยสายตามนุษย์ แต่บางชนิดต้องใช้เครื่องฉายหรือเครื่องอ่าน เช่น ภาพยนตร์ ภาพน่ิง ภาพเลื่อน วสั ดุย่อส่วน และภาพเนกาทีฟ เป็นตน้ 2.3) เอกสารจดหมายเหตปุ ระเภทแถบแมเ่ หลก็ หรอื เทปแมเ่ หลก็ เปน็ เอกสารจดหมายเหตทุ บ่ี นั ทกึ โดยใชค้ ลน่ื แมเ่ หลก็ ไฟฟา้ บันทึกภาพหรือเสียง หรอื ทัง้ ภาพและเสยี งลงบนแถบหรอื เทปแมเ่ หล็ก เชน่ แถบวีดิทัศน์ และแถบบนั ทึกเสยี ง เปน็ ตน้ 2.4) เอกสารจดหมายเหตุประเภทวัสดุสมัยใหม่ เป็นเอกสารจดหมายเหตุที่บันทึกข้อมูลโดยใช้อิเล็กทรอนิกส์ หรือใช้ แสงเลเซอรล์ งบนแผ่นจานแมเ่ หล็ก หรือแถบแม่เหล็ก เช่น แผ่นเกบ็ ข้อมลู และซดี ี-รอม เป็นตน้ 2.5) เอกสารจดหมายเหตปุ ระเภทวสั ดอุ น่ื ๆ เปน็ เอกสารจดหมายเหตทุ บี่ นั ทกึ ขอ้ มลู โดยใชก้ ารเขยี น ขดู ขดี หรอื วธิ กี ารอนื่ ๆ เพื่อให้ข้อมูลปรากฏบนวัสดุนั้นๆ เช่น ศิลาจารึก แผ่นเงิน แผ่นทอง ไม้ กระดูก ผ้า หนัง และใบลาน เป็นต้น (สมสรวง พฤติกุล, 2539, น. 19) 28

3) การแบ่งตามสถาบนั ผผู้ ลิตเอกสาร สามารถแบง่ เอกสารจดหมายเหตุเปน็ 4 ประเภท คือ ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล 3.1) เอกสารจดหมายเหตุของทางราชการ สร้างขึ้นโดยรัฐบาลหรือหน่วยการปกครองท้องถิ่นในลักษณะการปกครอง แบบประชาธปิ ไตย 3.2) เอกสารจดหมายเหตุของสถาบัน หรือองค์กร มักเป็นกึ่งราชการ เช่น เอกสารพรรคการเมือง สถาบัน องค์กร การกศุ ล สมาคมทางวิชาการ มลู นธิ ิ ฯลฯ 3.3) เอกสารจดหมายเหตุของกลุ่มธุรกิจ เช่น เอกสารจากบริษัทห้างร้านธุรกิจ มักเป็นเอกสารส่วนบุคคล แต่มี สว่ นเก่ยี วขอ้ งกับผลประโยชน์ของประชาชน เป็นตน้ 3.3) เอกสารจดหมายเหตุของตระกูลหรือส่วนบุคคล เป็นเอกสารส่วนบุคคลแต่อาจรับเข้าเก็บรักษาในหอจดหมายเหตุ ไดถ้ า้ มคี ณุ คา่ มาก 4) การแบง่ ตามแหล่งที่มา สามารถจ�ำแนกเอกสารจดหมายเหตุ ได้เปน็ 2 กลุ่ม คอื 4.1) เอกสารจดหมายเหตขุ ององคก์ ร (public archives or institutional archives) คอื กลุม่ เอกสารการด�ำเนนิ งาน ตามพนั ธกจิ หนา้ ทค่ี วามรบั ผดิ ชอบของแตล่ ะสว่ นงานหรอื ฝา่ ยตา่ ง ๆ ในองคก์ รทม่ี คี ณุ คา่ ตามเกณฑท์ ก่ี ำ� หนด เชน่ แผนงาน โครงการ กจิ กรรม อาจอยู่ในรูปเอกสารแบบด้ังเดิมท่ีเป็นกระดาษ อาทิ หนังสือโต้ตอบงาน ระเบียบ ค�ำส่ัง รายงานการประชุม รายงานประจ�ำปี และอาจ อยู่ในรปู เอกสารดจิ ทิ ลั ทบ่ี นั ทกึ ลงสื่อบันทกึ ขอ้ มูล อาทิ ซดี ี ดีวดี ี ยเู อสบี และฐานข้อมลู เปน็ ตน้ 4.2) เอกสารจดหมายเหตุส่วนบุคคล/หรือเอกสารจดหมายเหตุเฉพาะเรื่อง (personal papers or special archives collection) คือ กลุ่มเอกสารที่บุคคลใดบุคคลหนึ่งได้จัดท�ำขึ้น รับไว้และ/หรือสะสมเป็นส่วนตัว อาจมีข้อมูลเก่ียวกับส่วนบุคคล ตระกูล หรอื องค์กรทมี่ คี ุณค่าต่อบคุ คลนั้น เชน่ จดหมายส่วนตวั สมุดบนั ทกึ เอกสารผลงานทางวชิ าการ อัลบั้มภาพถา่ ย ของทร่ี ะลึกท่สี ะสม ฯลฯ และหน่วยงานจดหมายเหตุไดพ้ ิจารณาแล้วเห็นวา่ มีคุณคา่ ควรเก็บเปน็ เอกสารจดหมายเหตสุ ่วนบคุ คลหรือเอกสารจดหมายเหตเุ ฉพาะเรื่อง เชน่ การบริหารการศึกษา กฎหมาย ศลิ ปะ เทคโนโลยี สตรีศกึ ษา การแพทย์ ฯลฯ ตัวอยา่ ง เชน่ เอกสารจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั แห่งใดแหง่ หนึง่ อาจแยกประเภทเอกสารจดหมายเหตุ เป็น 2 ประเภท คอื 1) เอกสารจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั คอื เอกสารทเี่ กดิ จากการบรหิ ารและด�ำเนนิ งานตามพนั ธกจิ เชน่ เอกสารการประชมุ คณะกรรมการ คณะท�ำงานที่ส�ำคัญของมหาวิทยาลัย พระราชบัญญัติ ประกาศ ระเบียบข้อบังคับ ค�ำส่ัง เอกสารการก่อต้ังมหาวิทยาลัย คณะ ส�ำนกั สถาบัน หลกั สตู ร การจัดการเรียนการสอน สถติ ิจ�ำนวนนิสิตนักศึกษา อาจารย์ บุคลากร นอกจากเอกสารแลว้ ยังรวมถงึ วสั ดุ ท่อี ยใู่ นรูปลักษณะต่างๆ โดยไม่จ�ำกัดรปู แบบ เชน่ เครอ่ื งแบบนักศึกษา เขม็ กระดมุ เส้อื เชียร์ แผนผงั แผนภูมิ ภาพถ่าย ภาพเขียน ภาพวาด และโสตทศั นวสั ดุ เชน่ แถบบนั ทกึ เสยี ง วดี ทิ ศั น์ ฟลิ ม์ ภาพยนตร์ วสั ดยุ อ่ สว่ น และยงั รวมถงึ รปู ปฏมิ ากรรมทเี่ ปน็ สอื่ สญั ลกั ษณบ์ ง่ บอกประวตั ิ และความเป็นมาของมหาวิทยาลัยในอดตี 2) เอกสารจดหมายเหตุส่วนบุคคล/เอกสารจดหมายเหตุเฉพาะเร่ือง คือ กลุ่มเอกสารของบุคคลส�ำคัญของมหาวิทยาลัย เช่น อธิการบดี คณบดี เอกสารของอาจารย์ นักศึกษา ศิษย์เก่า และบุคลากรดีเด่นของมหาวิทยาลัย ซ่ึงแต่ละบุคคลได้สะสมเอกสารไว้ เป็นส่วนตัว อาจเป็นเอกสารหาได้ยาก และไม่ปรากฏในเอกสารราชการ เป็นข้อมูลท่ีให้ความรู้ทางวิชาการที่มีประโยชน์ต่อการศึกษา คน้ ควา้ และวจิ ยั ในระดบั สงู อยา่ งลกึ ซง้ึ รอบดา้ น โดยเฉพาะอยา่ งยง่ิ สาขาวชิ าทบ่ี คุ คลนน้ั เชย่ี วชาญ และยงั สามารถใชป้ ระโยชนใ์ นการคน้ ควา้ ประวัติบุคคลส�ำคัญของมหาวิทยาลัยได้อีกด้วย นอกจากน้ี เอกสารของกลุ่มกิจกรรมนักศึกษา สมาคม ชมรม ชุมนุมต่างๆ ท่ีนักศึกษา ไดท้ ำ� กจิ กรรมตลอดระยะเวลาทศ่ี กึ ษาอยเู่ ปน็ เอกสารสว่ นหนงึ่ ทจ่ี ะเตมิ เตม็ ประวตั ศิ าสตรข์ องมหาวทิ ยาลยั ใหส้ มบรู ณไ์ ปดว้ ยชวี ติ ชวี า สะทอ้ น ภาพนกั ศึกษาในแตล่ ะยุคสมัย ประเภทของเอกสารนกั ศึกษา ไดแ้ ก่ เอกสารการกอ่ ตัง้ สมาคม องค์การนักศกึ ษา ชมรม กจิ กรรม คา่ ยอาสา สงิ่ พมิ พต์ ่างๆ หนงั สอื วารสาร แผ่นปลวิ แผน่ ปดิ โฆษณาและบทละคร นอกจากนกี้ ารแบง่ ประเภทของเอกสารจดหมายเหตยุ งั ขน้ึ อยกู่ บั นโยบายและวตั ถปุ ระสงคข์ องการจดั ตงั้ หนว่ ยงานจดหมายเหตุ ทก่ี ำ� หนดไว้ด้วย 29

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล 2. กระบวนการจัดการเอกสารจดหมายเหตุ การบริหารจัดการเอกสารจดหมายเหตุเป็นงานที่ส�ำคัญ การจัดการท่ีดีนอกจากจะช่วยสงวนเก็บรักษาเอกสารจดหมายเหตุท่ีเป็น ทรัพยากรสารสนเทศที่ส�ำคัญของหน่วยงานจดหมายเหตุให้ยังคงมีคุณลักษณะท่ีดี คือ ความแท้จริงของเอกสาร (authenticity) ความน่าเชอ่ื ถือ (reliability) ความถูกต้องสมบูรณ์ทพ่ี สิ ูจนไ์ ด้ (integrity) การใช้ได้ (use ability/availability) และสามารถเข้าถงึ เอกสาร จดหมายเหตแุ ละสารสนเทศทต่ี อ้ งการโดยไมม่ ขี อ้ จำ� กดั เรอื่ งเวลา การจดั การเอกสารจดหมายเหตเุ ชงิ เทคนคิ ตอ้ งประยกุ ตห์ ลกั การทางวชิ าการ ในการปฏิบัติ กระบวนการจัดการเอกสารจดหมายเหตุพื้นฐาน ประกอบด้วยกิจกรรมท่ีส�ำคัญ คือ การจัดหาและการประเมินคุณค่า (acquisition and appraisal) การจัดเรียงและการจัดท�ำค�ำอธิบาย (arrangement and description) การจัดท�ำเครื่องมือช่วยค้น (finding aids) การบรกิ ารคน้ คว้าและการจัดกิจกรรมเพื่อการเผยแพร่ (reference services and outreach program) และการสงวน รักษาเอกสารจดหมายเหตุ (preservation) แต่ละกจิ กรรมมีรายละเอยี ด ดังน้ี 2.1 การจดั หาและประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุ 2.1.1 การจดั หาเอกสารจดหมายเหตุ การจดั หาเปน็ ภารกจิ แรกและภารกจิ ทสี่ ำ� คญั ของหนว่ ยงานจดหมายเหตทุ ต่ี อ้ งดำ� เนนิ การ โดยมกี จิ กรรมยอ่ ยทส่ี ำ� คญั คอื การก�ำหนดนโยบายการจดั หา (acquisition policy) การประเมนิ คณุ คา่ เอกสารจดหมายเหตุ วธิ กี ารจัดหาเอกสารจดหมายเหตุ การจัดทำ� หลักฐานและลงทะเบียนเอกสารจดหมายเหตุ 1) การก�ำหนดนโยบายการจัดหาเอกสารจดหมายเหตุ เป็นการเขียนข้อความเป็นลายลักษณ์อักษร เพ่ือให้ ผปู้ ฏบิ ตั งิ านและหนว่ ยงานทจี่ ะสง่ มอบเอกสารใชเ้ ปน็ แนวทางในการด�ำเนนิ งาน และจดั หาเอกสารจดหมายเหตุ ก�ำหนดขอบเขตและเนอื้ หา ของเอกสารจดหมายเหตทุ จ่ี ดั เกบ็ ไดท้ ราบและเขา้ ใจตรงกนั วา่ เอกสารใดจดั เกบ็ และเอกสารใดไมต่ อ้ งจดั เกบ็ ซง่ึ หวั ขอ้ ทค่ี วรระบใุ นนโยบาย การจัดหาเอกสาร คือ ขอบเขตด้านเน้ือหา ประเภท/ชนิดหรือรูปลักษณ์ของเอกสารจดหมายเหตุที่จะจัดเก็บ วิธีการท่ีจะใช้ในการจัดหา เง่ือนไขในการจัดหา หน่วยงานหรือบุคคลที่รับผิดชอบและหน้าท่ีในการจัดหาเอกสารจดหมายเหตุ ทั้งน้ีต้องมีข้อมูลเก่ียวกับหน่วยงาน จดหมายเหตุ เชน่ วตั ถปุ ระสงค์ของหน่วยงานจดหมายเหตุ การนิยามความหมายของคำ� ทเ่ี กย่ี วข้อง กฎ ระเบียบ ข้อบังคับ หรือแนวปฏบิ ตั ิ ท่เี กีย่ วขอ้ ง หรือข้อมูลอนื่ ๆ ท่จี ำ� เปน็ เป็นตน้ 2) วิธีการจัดหาเอกสารจดหมายเหตุ การได้มาซึ่งเอกสารจดหมายเหตุมีวิธีการท่ีหลากหลาย ส�ำหรับหน่วยงาน จดหมายเหตุในสังกัดส่วนราชการ วิธีการหลักในการได้รับเอกสารจดหมายเหตุ คือ การรับมอบ/การโอนย้ายเอกสาร (transferring) ตามกฎ ระเบยี บ ขอ้ ตกลงและแนวทางปฏบิ ตั ทิ ไ่ี ดก้ ำ� หนดไวร้ ว่ มกนั ระหวา่ งผรู้ บั มอบกบั ผสู้ ง่ มอบ การรบั บรจิ าค (donation) เปน็ วธิ กี ารหลกั ในการจดั หาเอกสารจดหมายเหตสุ ว่ นบคุ คลและ/หรอื เอกสารจดหมายเหตเุ ฉพาะเรอื่ ง โดยการตกลงรว่ มกนั กบั ผบู้ รจิ าคหรอื เจา้ ของเอกสาร ทง้ั น้ตี ้องแนใ่ จวา่ เอกสารเหล่านั้นมีคุณค่าและตอ้ งมกี ารจดั ท�ำหลักฐานการบริจาคเป็นลายลกั ษณอ์ ักษร การซือ้ (purchase) เป็นการจดั หา เอกสารจดหมายเหตสุ ำ� หรบั หนว่ ยงานจดหมายเหตบุ างแหง่ ทมี่ งี บประมาณเพยี งพอ และมคี วามจำ� เปน็ ตอ้ งจดั หาเอกสารบางรายการ/บางชดุ มาเพ่มิ เตมิ ให้หน่วยงานจดหมายเหตุมเี อกสารจดหมายเหตไุ ดส้ มบรู ณ์ยง่ิ ขึน้ และ การยมื (loan) ซงึ่ เป็นวิธกี ารจดั หาเอกสารจดหมายเหตุ บางรายการ/บางชุดมาไว้ช่ัวระยะเวลาหนึ่ง เพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ เช่น การจัดแสดงนิทรรศการ ซึ่งเม่ือครบก�ำหนดระยะเวลาแล้วต้อง สง่ ตน้ ฉบับคนื เจ้าของเอกสาร การท�ำสำ� เนา (copying) การจดั หาเอกสารจดหมายเหตดุ ว้ ยการท�ำสำ� เนาเอกสารนน้ั เป็นวิธีการที่นิยมใชใ้ น กรณีที่เอกสารรายการ/ชุดท่ีต้องการมีอยู่ในหน่วยงานเอกสารจดหมายเหตุจึงต้องขอท�ำส�ำเนาเอกสารไว้ อาจท�ำส�ำเนาเป็นไมโครฟิล์ม หรอื การทำ� สำ� เนาโดยการแปลงรปู เปน็ เอกสารจดหมายเหตุอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์บนั ทึกลงส่ือเกบ็ ข้อมูล เชน่ ดวี ดี ี และยูเอสบี เปน็ ตน้ 3) การจัดท�ำหลักฐานและการลงทะเบียนเอกสารจดหมายเหตุ เป็นการท�ำข้อมูลเก่ียวกับเอกสารท่ีจัดหาเป็น ลายลักษณ์อักษร เพื่อการควบคุมและใช้เป็นหลักฐานการได้มาซ่ึงเอกสารจดหมายเหตุ รวมทั้งสามารถน�ำไปใช้เป็นเคร่ืองมือในการสืบค้น เอกสารทต่ี ้องการ และยังสามารถน�ำขอ้ มูลไปใชป้ ระโยชน์การจดั ท�ำเคร่ืองมอื ชว่ ยคน้ และเผยแพรป่ ระชาสัมพันธต์ อ่ ไป การจัดท�ำหลกั ฐาน การจัดหาเอกสารจดหมายเหตุจ�ำเป็นอย่างย่ิง โดยเฉพาะการรับมอบ/โอนย้ายเอกสาร การรับบริจาคเอกสาร การยืมเอกสาร ท้ังน้ีอาจ จดั ทำ� เป็นแบบฟอรม์ ดังตวั อย่างเช่น แบบฟอรม์ รับมอบ/การโอนยา้ ยเอกสารของมหาวิทยาลัยมิสซูรจี ะมีข้อมูล เช่น ช่ือหน่วยงาน/บุคคลที่ รบั มอบและชอื่ หนว่ ยงาน/บคุ คลผ้มู อบ ข้อมลู เก่ยี วกบั เอกสาร วันทีร่ บั มอบ ลงนามช่ือส่งมอบและผู้รบั มอบ หมายเลขโทรศัพท์ และขอ้ มลู เพิม่ เตมิ อนื่ ๆ เป็นต้น 30

ท่ีมา: University Archives. (2018). How to Send University Records to the Archives. Retrieved July, 2018, from https:// ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล muarchives.missouri.edu/sendrec.html. ในข้นั ต่อไปเปน็ การลงทะเบยี นเอกสารจดหมายเหตุ ซ่งึ เป็นกระบวนการบนั ทกึ ข้อมลู ลงทะเบียนเอกสารจดหมายเหตุ เปน็ การลงรายการขอ้ มลู สำ� คญั เกยี่ วกบั เอกสารจดหมายเหตุ เชน่ เลขทะเบยี น ซง่ึ สว่ นใหญเ่ ปน็ การใหเ้ ลขลำ� ดบั ตอ่ เนอ่ื งทเี่ ขา้ มาของเอกสาร กับปี ชื่อเอกสาร ระบุช่ือที่ปรากฎของเอกสาร ค�ำอธิบายเอกสาร เป็นการระบุประเภทของเอกสารวันเดือนปีของเอกสาร ระบุวันเดือนปี หรือช่วงเวลาทป่ี รากฏในเอกสาร หนว่ ยงานและผูม้ อบเอกสาร ระบหุ น่วยงานเจ้าของเอกสารพร้อมเจา้ หน้าทท่ี ี่มอบเอกสาร ต�ำแหนง่ ท่เี กบ็ เอกสาร ระบุเลขที่ช้ัน กล่อง แฟ้มท่ีเก็บเอกสาร วันเดือนปีท่ีรับมอบ ระบุวันที่รับเอกสารหรือลงทะเบียนเอกสาร หมายเหตุอ่ืนๆ เป็นการระบุขอ้ มูลท่ีสำ� คัญและจำ� เปน็ ซ่ึงไมส่ ามารถระบใุ นหวั ขอ้ อ่ืนได้ ก่อนการลงทะเบียนอาจมีการจัดเอกสารแบบง่ายๆ เช่น จัดเอกสารท่ีมาจากแหล่งเดียวกันหรือหน่วยงานเดียวกันไว้ รวมอยู่ด้วยกัน และบันทึกข้อมูลท่ีเก่ียวกับบริบทของเอกสาร เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับหน่วยงานเจ้าของเอกสาร ข้อมูลผู้มอบ วันเดือนปี ทไี่ ดร้ บั มอบ ประวัติของเอกสาร และดำ� เนินการสงวนรักษาเอกสารในเบ้อื งตน้ 2.1.2 การประเมินคณุ ค่าเอกสารจดหมายเหตุ การประเมินคุณค่าเอกสาร เป็นกิจกรรมหนึ่งที่ส�ำคัญและต้องด�ำเนินการอย่างเป็นระบบโดยมีบุคลากรจากหลาย สว่ นงานในองคก์ รรว่ มมอื กนั และดำ� เนนิ การควบคกู่ บั การจดั การเอกสารในขนั้ ตอนการสรา้ งตารางกำ� หนดอายกุ ารเกบ็ เอกสาร การประเมนิ คณุ ค่าเอกสารตอ้ งประยกุ ต์หลักวิชาการให้สอดคล้องกับบรบิ ทขององค์กร ตามหลกั วิชาการเชอ่ื ว่าเอกสารทอ่ี งค์กรไดจ้ ดั ทำ� รบั และใช้งานย่อมมี “คุณค่า” (value) แตเ่ อกสารแตล่ ะชนิ้ มีคณุ คา่ ไมเ่ หมอื นกนั และคณุ คา่ เอกสารจะเปลยี่ นไปเมอ่ื วตั ถปุ ระสงคก์ ารใชง้ านเอกสารนน้ั หมดไป หรอื เมอ่ื กจิ กรรมนน้ั ปฏบิ ตั เิ สรจ็ แลว้ จะมเี อกสาร การดำ� เนนิ ขององคก์ ร ประมาณ 5-10 เปอร์เซน็ ต์ ทจ่ี ะมคี ุณคา่ ต่อเน่อื งและต้องเก็บรกั ษาเปน็ เอกสารจดหมายเหตุ ตามหลักวิชาการเชื่อวา่ เอกสารที่เกิดจากการดำ� เนินงานขององคก์ รจะมีคุณค่าได้ ดงั น้ี คุณค่าขน้ั ต้น (primary value) เปน็ คุณค่าของเอกสารที่มตี อ่ หน่วยงานที่เปน็ เจา้ ของเอกสารเอง ในการจัดท�ำหรอื รับเอกสารน้ันไว้ใช้ในการปฏิบัติงาน ดังน้ันคุณค่าขั้นต้นจะเป็นคุณค่าของเอกสารที่อยู่ระหว่างการใช้งาน โดยจ�ำแนกการพิจารณาได้เป็น 3 ประเภท ได้แก่ 31

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล - คุณค่าทางการบริหาร (administrative value) เป็นเอกสารที่หน่วยงานจัดเก็บไว้เพ่ือใช้ส�ำหรับการบริหารงาน และการปฏบิ ัตงิ าน เช่น เอกสารเกยี่ วกบั นโยบาย แผนงาน และการแบง่ สว่ นงาน เป็นต้น - คณุ คา่ ทใ่ี ชเ้ ปน็ หลักฐานอ้างอิงทางกฎหมาย (evidential value) เปน็ เอกสารท่ีจัดท�ำขึ้นตามทกี่ ฎหมายก�ำหนด และเอกสารทเ่ี ป็นพยาน แสดงกรรมสทิ ธิ์ สทิ ธิและประโยชน์ เชน่ สัญญาตา่ งๆ พระราชบญั ญตั ิ ขอ้ ตกลง และสูจบิ ัตร เป็นตน้ - คุณค่าที่ใช้เป็นหลักฐานทางการเงิน (financial value) เป็นเอกสารที่จ�ำเป็นต่อการด�ำเนินงานด้านการเงินและ งบประมาณ เชน่ เอกสารท่ีเกย่ี วกบั งบประมาณ บัญชีและทะเบียนตา่ ง ๆ ท่เี กีย่ วกบั การเงิน และรายงานผลการตรวจสอบบัญชี เป็นตน้ คณุ ค่าข้นั ทส่ี อง (secondary value) เป็นคุณค่าของเอกสารภายหลงั จากใชง้ านเอกสารแลว้ แต่เอกสารน้นั ยงั คง มคี ณุ ค่าต่อเนอ่ื งสำ� หรบั การอ้างอิงและค้นควา้ วจิ ัยทงั้ ต่อหนว่ ยงานเจ้าของเอกสารเองและส�ำหรบั ผู้ศึกษาค้นคว้าวจิ ัย ดงั นัน้ คณุ ค่าขนั้ ทีส่ อง จำ� แนกได้เป็น 2 ประเภท ได้แก่ คุณคา่ ทางประวัติศาสตร์ (historical value) และ คณุ คา่ ทางการวิจยั (research value) สำ� หรบั คณุ คา่ เอกสารจดหมายเหตจุ ะพจิ ารณาจากคณุ คา่ ของเอกสารทม่ี อี ยา่ งตอ่ เนอื่ ง (continuing value) เทคนคิ และ วธิ กี ารประเมนิ คณุ คา่ เอกสารจดหมายเหตทุ นี่ ยิ มใชใ้ นอดตี และยงั คงใชใ้ นหลายแหง่ ถงึ ปจั จบุ นั คอื การประเมนิ คณุ คา่ เอกสารเมอื่ เอกสารใช้ ปฏบิ ตั ิงานสรจ็ แลว้ หรือส้ินกระแสการใช้งาน และใช้เกณฑค์ ุณค่าเอกสารท่ีจ�ำแนกได้ 4 คุณคา่ คอื 1) คุณค่าทางการบริหาร เช่น เอกสารนโยบาย เอกสารเก่ียวกับการวางแผนท้ังแผนยุทธศาสตร์ แผนระยะยาว แผน ระยะส้ัน แผนปฏิบัติการ เอกสารโครงการ เอกสารการประชุมและระเบียบวาระการประชุมขององค์กรระดับบริหารและคณะกรรมการ บรหิ ารหลัก รายงานประจำ� ปี คู่มอื ดำ� เนนิ งาน บันทกึ ประจำ� วนั เกี่ยวกับการตัดสนิ ใจ รวมถึงกฎหมาย ระเบียบ ค�ำสง่ั ประกาศ และขอ้ บงั คับ เพื่อการบริหารดำ� เนินงานขององค์กร เปน็ ต้น 2) คุณค่าทางกฎหมาย (legal value) เช่น กฎและระเบียบตามกฎหมาย สัญญา ข้อตกลง รายงานทางกฎหมาย หนังสอื รบั รอง ต�ำแหนง่ ใบทะเบยี นสทิ ธบิ ัตร ใบอนุญาตประกอบการ หนงั สือแสดงการแต่งต้ัง และหนังสอื มอบอำ� นาจ เปน็ ตน้ 3) คุณค่าทางการเงิน (financial accountability) เช่น หลักฐานทางการเงิน หนังสือรับรองทางการเงิน รายงาน การตรวจสอบการเงิน และรายงานทางการเงนิ เปน็ ตน้ 4) คุณค่าทางประวัติศาสตร์ (historical value) และคุณค่าทางการวิจัย (research value) เช่น เอกสารท่ีใช้ ในการปฏิบัติงานตามพันธกิจขององค์กร เอกสารสะท้อนถึงประวัติขององค์กร บุคคล เร่ืองราว เหตุการณ์ส�ำคัญ ปรากฏการณ์ท่ีเกิดข้ึน รวมถึง ภาพถ่ายกจิ กรรมของหนว่ ยงาน บนั ทกึ ประจำ� วนั ของบคุ คล โปสการด์ โปสเตอร์ ของทร่ี ะลกึ ทจ่ี ดั ทำ� ในโอกาสตา่ งๆ ทเ่ี กยี่ วขอ้ งกบั กจิ กรรม ของหนว่ ยงาน เปน็ ตน้ นอกจากน้ี ในการประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุขององค์กรควรพิจารณาถึงบริบทต่างๆ ท่ีเกี่ยวข้อง เช่น ความพร้อมขององค์กรด้านอาคาร สถานท่ีจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ อุปกรณ์และเทคโนโลยีท่ีมีอยู่ บุคลากรที่รับผิดชอบการดูแลรักษา เอกสาร รวมถึงลักษณะทางกายภาพของเอกสาร (physical control) ประกอบดว้ ย เพื่อพจิ ารณาถึงสภาพภายนอกของเอกสารว่ามีความ เปน็ ไปไดใ้ นการน�ำมาจัดเก็บรกั ษาภายในหนว่ ยงานจดหมายเหตุหรอื ไม่ ผลลพั ธท์ ่ไี ดจ้ ากการประเมินคณุ คา่ ดว้ ยเทคนคิ และวิธีการดงั กลา่ ว คอื ตารางกำ� หนดอายุการเก็บเอกสารขององคก์ ร เทคนิคและวิธีการประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุในยุคสังคมดิจิทัลท่ีเกิดเอกสารรูปแบบใหม่คือ เอกสารดิจิทัล ทสี่ ญู หาย/เสยี หายอยา่ งรวดเรว็ และไรร้ อ่ งรอย การใชง้ านเอกสารตอ้ งอาศยั อปุ กรณ์ คอื ฮารด์ แวรแ์ ละซอฟตแ์ วร์ ซงึ่ มกี ารพฒั นาเปลยี่ นแปลง อย่างรวดเร็ว ดังน้ันเทคนิคและวิธีการประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุแบบเดิมที่จะประเมินคุณค่าเอกสารเม่ือการปฏิบัติงานเสร็จแล้ว หรอื เปน็ เอกสารสิน้ กระแสการใชง้ านจงึ ไมเ่ หมาะสม และไมท่ ันต่อสถานการณ์ แนวคิดการประเมนิ คณุ คา่ เอกสารจดหมายเหตุจึงเปลี่ยนไป เทคนิคและวิธีการท่ีเสนอแนะ คือ การวิเคราะห์พันธกิจองค์กร (functional analysis) แล้วน�ำมาสร้างแนวทางการคัดเลือกเอกสาร จดหมายเหตุ และนำ� ไปสร้างใหฝ้ ังอยู่ในโปรแกรมการจดั การเอกสาร เพือ่ ให้เอกสารจดหมายเหตทุ ง้ั แบบดั้งเดมิ ทเ่ี ปน็ กระดาษและเอกสาร จดหมายเหตดุ จิ ทิ ลั ไดร้ บั การดแู ลรกั ษาทกุ ระยะ ทงั้ ระหวา่ งการใชง้ านและเมอ่ื สน้ิ กระแสการใชง้ านจนเอกสารทเ่ี ปน็ เอกสารจดหมายเหตทุ ง้ั แบบกระดาษและแบบดจิ ทิ ลั มีการส่งมอบเข้าระบบจดหมายเหตุ การวเิ คราะหพ์ นั ธกจิ ขององคก์ ร เปน็ การศกึ ษาและทำ� ความเขา้ ใจพนั ธกจิ ความรบั ผดิ ชอบตามหนา้ ทขี่ ององคก์ ร จะทำ� ให้ เขา้ ใจกระบวนการทำ� งาน ลักษณะงาน รวมทง้ั ความสมั พันธข์ องพนั ธกจิ กับสว่ นงาน ผลลัพธท์ ไ่ี ด้ คือ เอกสารท่เี กิดจากการด�ำเนนิ พันธกิจ ในระดบั ตงั้ แตภ่ ารกจิ (function) กจิ กรรม (activity) และการดำ� เนนิ งาน (transactions) ของแตล่ ะพนั ธกจิ ตามภาพตวั อยา่ งการวเิ คราะห์ ภารกิจ (กรมศิลปากร, 2558, น. 71) 32

โดยในขัน้ ตอนการศกึ ษาวิเคราะห์ภารกิจ กจิ กรรม และการดำ� เนินงานของหนว่ ยงานมี 3 ข้ันตอน คือ 1) ศึกษาและรวบรวม ข้อมูลจากเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการด�ำเนินงาน เช่น กฎหมายเก่ียวกับการก่อต้ัง การก�ำหนดภารกิจของหน่วยงาน แผนยุทธศาสตร์ การแบ่งส่วนราชการ รายงานประจ�ำปี เป็นต้น รวมไปถึงการสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงานนั้น 2) วิเคราะห์ข้อมูลท่ีได้ทั้งหมดมาจ�ำแนกพร้อม ระบุข้ันตอนการท�ำงานแต่ละกิจกรรมอย่างกว้างๆ และ 3) จัดท�ำภาพภารกิจ กิจกรรมหรือขั้นตอนงาน จัดท�ำค�ำอธิบายขอบเขตงานและ ระบเุ อกสารทเี่ กิดข้นึ จากการด�ำเนินงานแต่ละขนั้ ตอน ผลลัพธ์ที่ได้จากการวิเคราะห์พันธกิจขององค์กร คือ กลุ่มเอกสารที่เกิดข้ึนในแต่ละระดับ ตั้งแต่ ระดับภารกิจ ระดับกิจกรรม และระดบั เอกสารการดำ� เนนิ งาน ขอ้ มลู ทไี่ ดส้ ามารถนำ� มาใชใ้ นการสรา้ งเกณฑแ์ ละแนวทางการคดั เลอื กเอกสารจดหมายเหตขุ ององคก์ รและ สรา้ งตารางก�ำหนดอายกุ ารเก็บเอกสารได้ ดังตัวอย่าง เอกสารจดหมายเหตุพันธกิจการบริการห้องสมุด (Library Service) ระดับกิจกรรม คือ การสงวนรักษา (Preservation) และระดับการดำ� เนินงานหรอื ระดบั เอกสาร มี 3 รายการ 1. Library Services ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล The function of making available a collection of library materials, special collections, archives and research data, and the delivery of services and facilities to directly support the learning, teaching and research endeavours of the university. 1.10 Preservation The activities involved in the protection, maintenance, restoration and enhancement of library items, properties and environmental control. Class No. Description of Records Status and Disposal Action Records documenting the preservation of items Permanent 1.10.1 within the special collection or archives. Includes Retain in organisation or transfer to receiving preservation plans. organisation upon disposal of library collection 33

Records relating to restoration and conservation Temporary of objects within the collection, that do not have Destroy 7 years after action completed 1.10.2 historical significance. Includes formal shifting of materials. Records documenting the routine preservation Temporary 1.10.3 activities such as environmental control and pest Destroy 7 years after action completed treatment of storage areas. หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล ท่ีมา: Department of Corporate and Information Service. Records Disposal Schedule Library Services Charles Darwin University Disposal Schedule No. 2016/22 November 2016. Retrieved July, 12, 2018, from https://dtc.nt.gov.au/__data/ assets/pdf_file/0003/385662/Disposal-Schedule-2016.22_CharlesDarwinUniversity_LibraryServices.pdf 2.2 การจดั เรยี งและจัดทำ� คำ� อธิบายเอกสารจดหมายเหตุ การจัดเรียงเอกสารจดหมายเหตุ เป็นกระบวนการจัดระเบียบเอกสารจดหมายเหตุให้เป็นหน่วยตามหลักจดหมายเหตุ ได้แก่ จดั ตามแหลง่ ทม่ี าและจดั เรยี งตามระเบยี บเดมิ สว่ นการจดั ทำ� คำ� อธบิ ายเอกสารจดหมายเหตุ เปน็ การจดั ทำ� รายการขอ้ มลู ทส่ี ำ� คญั ของเอกสาร จดหมายเหตุ เช่น การจัดเรียง เน้ือหา รูปลักษณ์ ปริมาณของเอกสาร ฯลฯ เพือ่ เป็นหลกั ฐานควบคมุ เอกสารและนำ� ข้อมูลไปใชส้ ำ� หรบั จดั ท�ำ เครือ่ งมือชว่ ยค้นเอกสาร (สมสรวง พฤติกลุ , 2539, น. 64) การจดั เรียงและจดั ท�ำค�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุเปน็ กระบวนงานทตี่ ้องท�ำ ไปพรอ้ มๆ กนั ซงึ่ การจดั เรียงแบบน้จี ะสอดคล้องกบั ธรรมชาติของเอกสารทีม่ ีความเกี่ยวโยงสัมพนั ธก์ นั เปน็ กล่มุ ใหญ่ โดยมวี ธิ กี ารในการจัด เรยี งและจดั ทำ� ค�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ ดงั นี้ 2.2.1 การจัดเรยี งเอกสารจดหมายเหตุ การจดั เรยี งเหมอื นการจดั หมวดหมหู่ นงั สอื ของหอ้ งสมดุ แตร่ ะบบการจดั หมวดหมไู่ มเ่ หมาะสมกบั ธรรมชาตขิ องเอกสาร เพราะหนังสือมีเน้ือหาแต่ละช้ินสามารถแยกออกจากกันอย่างเป็นเอกเทศ แต่เอกสารมีความเก่ียวโยงสัมพันธ์กันเป็นกลุ่มใหญ่ ซึ่งในการ จดั เรียงเอกสารจดหมายเหตุมีลกั ษณะสำ� คัญ ดังน้ี 1) หลักการจดั เรียงเอกสาร - หลกั การจัดเรียงตามแหล่งทมี่ าของเอกสาร (principle of provenance หรือ respect des fonds) เปน็ การ จัดให้เอกสารของหน่วยงานเดียวกันจัดรวมไว้ด้วยกันเป็นกลุ่มหรือหน่วย เพื่อให้เอกสารสะท้อนให้เห็นภารกิจ หน้าท่ีและกิจกรรมของ แต่ละหนว่ ยงาน และยงั ทำ� ให้เอกสารมคี วามสอดคล้องสัมพนั ธ์กนั ซึ่งข้อดีของการจดั ตามแหล่งทม่ี าคือ สามารถคงบูรณาภาพของเอกสาร กล่าวคอื สะท้อนให้เห็นความสัมพนั ธ์ของเอกสารทั้งหมดอยา่ งครบถ้วนสมบรู ณโ์ ดยไม่มกี ารเปลยี่ นแปลง - หลกั การจดั เรยี งตามระเบยี บเดมิ (principle of original order) เปน็ การจดั เอกสารตามระเบยี บหรอื รปู แบบเดมิ ท่ีหน่วยงานเจ้าของเอกสารได้มีการจัดไว้ในขณะท่ีดูแลรักษาและใช้ประโยชน์เอกสาร เพ่ือสะท้อนให้เห็นถึงกิจกรรมที่เคยเกิดขึ้นมาก่อน ซึ่งเป็นหลักในการรักษาล�ำดับของเอกสารที่เกิดจากการด�ำเนินงานตามธรรมชาติในแต่ละวัน เช่น หน่วยงานจัดเรียงตามล�ำดับเวลา ตามภูมิศาสตร์ ตามล�ำดับอักษร อย่างไรก็ดีในกรณีมีความผิดพลาดในการจัดเรียงหรือหน่วยงานเจ้าของเอกสารไม่ได้มีการเรียงเอกสาร หน่วยงานจดหมายเหตจุ ะเปน็ ผดู้ ำ� เนนิ การแกไ้ ขใหม่ใหถ้ กู ตอ้ ง 2) วธิ กี ารจัดตามระดบั ของการจดั เรียง (levels of arrangement) วิธกี ารจดั เรยี งเอกสารตามแหลง่ ทม่ี า สามารถ แบง่ ระดบั ของการจดั เรียงเอกสารได้เป็น 5 ระดับ ดงั น้ี 34

ระดับ 1 การจัดเอกสารในระดับประเภทหรือพ้ืนที่เก็บ (repository level) เป็นการแบ่งเอกสารของหน่วยงาน ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล จดหมายเหตทุ ง้ั หมดเปน็ ประเภทใหญๆ่ เพอื่ สะดวกในการจดั เกบ็ เอกสาร เหมาะสำ� หรบั หนว่ ยงานทเ่ี ปน็ หอจดหมายเหตขุ นาดใหญม่ เี อกสาร จากหน่วยงานต่างๆ เป็นจ�ำนวนมาก โดยอาจแบ่งประเภทตามรูปลักษณ์ของเอกสาร เช่น เอกสารกระดาษ เอกสารโสตทัศนวัสดุ หรือ แบง่ ตามระดบั การบริหารราชการ เช่น เอกสารจดหมายเหตุส่วนกลาง และเอกสารจดหมายเหตสุ ่วนภมู ิภาค เปน็ ต้น ระดับ 2 การจัดเอกสารในระดับกลุ่ม (fonds or records group level) เป็นการแบ่งเอกสารตามแหล่งที่มา คือ เอกสารท่มี าจากหนว่ ยงานหรอื บคุ คลเดียวกนั จะมารวมอยดู่ ้วยกัน ซึง่ ถา้ เอกสารมีปรมิ าณมากอาจแบ่งย่อยเปน็ ระดับกลมุ่ ย่อย โดยอาจ แบ่งลงไปตามภารกิจ หรอื ล�ำดับเหตกุ ารณไ์ ด้ ระดับ 3 การจัดเอกสารในระดับชุด (series level) เป็นการแบ่งกลุ่มเอกสารที่มาจากหน่วยงานเดียวกันเป็น หนว่ ยยอ่ ยหรอื ชดุ เพอ่ื รวมเนอื้ หาทเ่ี กย่ี วขอ้ งสมั พนั ธก์ นั ไวด้ ว้ ยกนั หรอื อาจจำ� แนกตามวนั เดอื นปี ตามหวั เรอื่ งหรอื เนอ้ื หา ตามโครงสรา้ งการ บรหิ าร ระดบั 4 การจัดเอกสารในระดบั แฟ้ม (file level) เปน็ การจัดเรียงเรอื่ งท่มี คี วามสมั พันธ์กนั เรียงเปน็ ระเบยี บในแฟม้ เดียวกันใหส้ อดคลอ้ งสัมพนั ธก์ ันอย่างตอ่ เน่อื ง ซึ่งในทางปฏบิ ัตจิ ะเรียงตามระเบียบเดิมทีห่ น่วยงานเจ้าของเอกสารไดเ้ รียงไว้ ระดับ 5 การจัดเอกสารในระดับเรื่อง (item level) เป็นการจัดเอกสารแต่ละเรื่องท่ีอยู่ในแฟ้ม ให้เรียงอย่าง เปน็ ระเบยี บและอย่ใู นสภาพพร้อมใชง้ าน 2.2.2 การจดั ท�ำค�ำอธบิ ายเอกสารจดหมายเหตุ ค�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ หมายถึง ข้อมูลหรือเมตาดาตาท่ีจัดท�ำขึ้นเพื่อใช้เป็นตัวแทนในการบ่งช้ีถึงตัวเอกสาร แสดงถงึ สถานทต่ี ง้ั ของเอกสารและปรมิ าณของเอกสารทม่ี ใี นหนว่ ยงานจดหมายเหตุ รวมทงั้ อธบิ ายเกย่ี วกบั บรบิ ทของเอกสารและระบบการ จดั เรียงเอกสารเหลา่ น้ัน (Bellardo, 1992, p. 10) ซงึ่ ในการจดั ทำ� คำ� อธบิ ายเอกสารจดหมายเหตเุ ป็นการดำ� เนินงานทีท่ ำ� ต่อเนอื่ งจากการ จัดเรียงเอกสาร โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อควบคุมเอกสารจดหมายเหตุท้ังในด้านกายภาพและด้านเน้ือหา เพื่อให้เอกสารจดหมายเหตุ มีความต่อเนื่องและเป็นระเบียบ เพ่ือป้องกันการสูญหาย ประหยัดเวลาในการสืบค้น และเอกสารอยู่ในสภาพพร้อมใช้ในการอ้างอิงหรือ น�ำมาใช้เป็นหลักฐานในการค้นคว้าวิจัย ดังนั้นการจัดท�ำค�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุจึงเป็นงานที่ส�ำคัญ เพราะเป็นเครื่องมือที่น�ำไปสู่ การใชป้ ระโยชน์จากเอกสารจดหมายเหตุ 35

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล การบันทึกข้อมูลหรือเมตาดาตาเพื่อแสดงถึงส่วนโครงสร้าง เนื้อหาและภารกิจหน้าท่ีของเอกสารจดหมายเหตุมีการ ก�ำหนดไว้ในมาตรฐานการลงรายการ องค์กรระหว่างประเทศ สถาบันจดหมายเหตุ สมาคมวิชาชีพหลายแห่งได้ก�ำหนดมาตรฐานการลง รายการ คู่มือการลงรายการไว้หลายประเภทเพื่อให้สามารถเข้าถึงเอกสารจดหมายเหตุและสารสนเทศได้สะดวก และสามารถแลกเปล่ียน ขอ้ มลู เกย่ี วกบั เอกสารจดหมายเหตรุ ะหวา่ งกนั ตวั อยา่ งมาตรฐานทเ่ี กยี่ วขอ้ ง เชน่ มาตรฐานการลงรายการจดหมายเหตทุ เี่ ครอ่ื งคอมพวิ เตอร์ อ่านได้ (Machine Readable Cataloging and Manuscript control: MARC AMC) โดย The Society of American Archivist ร่วมกับ Library of Congress เป็นมาตรฐานการลงรายการที่อ้างอิงรูปแบบโครงสร้างมาตรฐาน US MARC ซ่ึงเป็นมาตรฐานส�ำหรับ การลงรายการทางบรรณานุกรมของสิ่งพิมพ์และโสตทัศนวัสดุต่างๆ ที่คอมพิวเตอร์สามารถอ่านได้และใช้เป็นมาตรฐานในการแลกเปล่ียน ระหว่างฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์ มาตรฐานสากลในการลงรายการบรรณานุกรมเอกสารโบราณ (ISBD(A): International Standard Bibliographic Description for Older Monographic Publications (Antiquarian)) พัฒนาโดย International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) เปน็ มาตรฐานในการลงรายการทางบรรณานกุ รมส�ำหรบั เอกสารโบราณทส่ี ามารถน�ำมาใชใ้ นการ วิเคราะห์และลงรายการเอกสารจดหมายเหตุในส่วนของลักษณะทางกายภาพ เช่น วัสดุที่ใช้ ภาษา ตัวอักษร ขนาด เป็นต้น ซึ่งจะท�ำให้ สามารถเขา้ ถงึ ขอ้ มลู ของเอกสารโดยละเอยี ดยง่ิ ขน้ึ คมู่ อื การจดั ทำ� คำ� อธบิ ายเอกสารจดหมายเหตุ (Manual of Archival Description: (MAD)) จัดท�ำโดย University of Liverpool คู่มือนี้น�ำเสนอเป็นแบบมาตรฐานการจัดท�ำเคร่ืองมือช่วยค้นด้วยระบบมือและระบบออนไลน์ โดยครอบคลมุ ทัง้ เนอื้ หาและรปู แบบของเคร่ืองมอื ชว่ ยคน้ กฎการจดั ท�ำค�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ (Rules for Archival Description: RAD) จัดท�ำโดย Bureau of Canadian Archivist (BCA) กฎน้ีมีโครงสร้างพ้ืนฐานตามหลักเกณฑ์การลงรายการของแองโกล-อเมริกัน โดยมีโครงสร้างในการน�ำเสนอแบ่งเป็นส่วนค�ำอธิบายและส่วนหัวเร่ืองกับการอ้างอิง มาตรฐานค�ำอธิบายการเข้ารหัสเอกสารจดหมายเหตุ (EAD: Encoded Archival Description) พัฒนาโดยความร่วมมือระหว่างหอสมุดรัฐสภาอเมริกัน และสมาคมนักจดหมายเหตุแห่งสหรัฐ อเมรกิ า เปน็ มาตรฐานเชงิ โครงสรา้ งขอ้ มลู ทใี่ ชว้ ธิ กี ารทำ� เครอ่ื งหมาย (Mark up) ขอ้ มลู ลงในเครอ่ื งมอื ชว่ ยคน้ โดยใชภ้ าษา SGML และ XML เพื่อช่วยในการสืบค้นและแสดงผลได้ในระบบออนไลน์ มาตรฐานจดหมายเหตุ เอกสารส่วนบุคคลและเอกสารต้นฉบับ (Archives, Personal Papers and Manuscripts: APPM) จัดพิมพ์ครั้งแรกโดย Library of Congress เป็นมาตรฐานทีจ่ ัดทำ� ขนึ้ สำ� หรบั การจดั ท�ำ ค�ำอธิบายวัสดุจดหมายเหตุในรูปแบบต่างๆ โดยเน้นระดับกลุ่มมากกว่าระดับรายการ กฎของ APPM ให้แนวทางการจัดท�ำค�ำอธิบายไว้ 2 ประการ คือ จัดท�ำค�ำอธิบายเพ่ือบ่งช้ีและสร้างตัวแทน และจัดท�ำค�ำอธิบายเพ่ือคัดเลือกและสร้างหัวเรื่อง และ มาตรฐานการจัดท�ำ ค�ำอธิบายจดหมายเหตุระหว่างประเทศ (ISAD(G): General International Standard Archival Description) พัฒนาโดยสภาการ จดหมายเหตุระหวา่ งประเทศ (ICA: International Council on Archives) เป็นมาตรฐานที่สามารถจ�ำแนกและอธิบายลกั ษณะเนื้อหาและ บริบทของเอกสารจดหมายเหตุ โดยโครงสร้างค�ำอธิบาย (elements of description) แบ่งออกเป็น 7 ส่วน และแต่ละส่วนแบ่งย่อย เป็น 26 รายการ (elements) 2.3 การจดั ทำ� เคร่ืองมือช่วยค้นเอกสารจดหมายเหตุ เครื่องมือชว่ ยคน้ เอกสารจดหมายเหตุ เปน็ เครอื่ งมือในลกั ษณะตา่ งๆ ทีม่ ีรายละเอียดข้อมลู ของเอกสาร เพื่อใชใ้ นการคน้ คว้า หรือเข้าถึงเอกสารจดหมายเหตุและสารสนเทศท่ีต้องการค้นหา (Ellis 1993: 248) เคร่ืองมือช่วยค้นเอกสารจดหมายเหตุสามารถ แบง่ ออกไดเ้ ปน็ 6 ประเภท คอื คมู่ อื แนะนำ� เอกสารจดหมายเหตุ ดรรชนี บตั รรายการ รายชอื่ เอกสารจดหมายเหตุ ปฏทิ นิ เอกสาร และบญั ชี รายการเอกสารจดหมายเหตุหรือบญั ชสี ำ� รวจเอกสารจดหมายเหตุ แต่ละประเภทมีลกั ษณะสรุปได้ดงั นี้ 1) ค่มู อื แนะน�ำจดหมายเหตุ (Guides to Archives) สามารถจำ� แนกยอ่ ยได้เปน็ 2 ประเภท คือ ประเภทแรก เปน็ คู่มือแนะนำ� หน่วยงานจดหมายเหตุ (Guides to Archival Institutions) เปน็ คมู่ ือแนะนำ� หนว่ ยงานจดหมายเหตุแหง่ ใดแหง่ หนึง่ หรอื หลายแหง่ โดย ให้ข้อมูล เช่น ประวัติความเป็นมาของหน่วยงานจดหมายเหตุ การบริการที่จัดให้ ท่ีอยู่ที่ติดต่อได้ และประเภทท่ีสอง เป็นคู่มือท่ีแนะน�ำ เอกสารจดหมายเหตุ (Guide to Archival Collections or Holdings) อาจแนะนำ� เอกสารจดหมายเหตทุ กุ กลมุ่ ทมี่ ใี นหนว่ ยงานจดหมายเหตุ หรอื เอกสารจดหมายเหตเุ ฉพาะกล่มุ หรือชดุ ข้อมลู ทีน่ �ำเสนอในคู่มอื จะประกอบดว้ ย 3 ส่วนสำ� คัญ คอื ส่วนสารบญั (table of contents) เปน็ การให้ข้อมลู รายช่ือกล่มุ เอกสารจดหมายเหตุทแี่ นะน�ำในคู่มือน้ี สว่ นแนะน�ำรายการเอกสารจดหมายเหตุ (order of entries) เป็นการ น�ำเสนอเนอ้ื หาสาระของกล่มุ เอกสารแต่ละกลมุ่ ประกอบด้วยหัวข้อ เชน่ สว่ นท่เี ป็นการแนะน�ำหน่วยงานจดหมายเหตุ และให้รายละเอียด เก่ียวกับกลุ่มเอกสารแต่ละกลุ่ม ซึ่งในแต่ละกลุ่มน้ันจะให้ค�ำอธิบายเก่ียวกับประวัติของหน่วยงานผู้ผลิตเอกสาร และค�ำอธิบายอย่างย่อๆ เก่ียวกับชุดเอกสารที่อยู่ในกลุ่มเอกสารนั้นๆ ท้ังน้ีค�ำอธิบายชุดเอกสารดังกล่าวอาจน�ำเสนอได้ 2 แบบ คือ แบบเล่าเร่ือง (narrative) และแบบตาราง (tabular form) และส่วนดัชนี เป็นส่วนท่ีส�ำคัญมาก เพราะจะประกอบไปด้วยหัวเรื่องหรือค�ำส�ำคัญท่ีปรากฏอยู่ใน ภาคแนะน�ำเอกสารจดหมายเหตุ เช่น ชื่อบุคคล สถานท่ี สงิ่ ของ เหตกุ ารณ์ ชื่อหน่วยงานใหญ่ หน่วยงานรอง และช่ือกิจกรรมที่ท�ำให้เกิดการ ผลิตชดุ เอกสาร เป็นต้น 36

2) ดรรชนี (Indexes) คอื เครอ่ื งมอื ชว่ ยคน้ ทจ่ี ดั ทำ� ขน้ึ ในรปู บตั ร ประกอบดว้ ยคำ� หรอื ขอ้ ความสำ� คญั ทจี่ ะใชเ้ ปน็ คำ� ดรรชนี ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล และอาจเป็นคำ� ทปี่ รากฏอยู่ในเนือ้ หาเอกสารจดหมายเหตุ จำ� แนกไดเ้ ป็นดรรชนีหวั เร่อื ง ชอื่ บุคคล ลำ� ดบั เวลา/วนั เดือนปี สถานท่ี ภูมภิ าค โดยมกี ารจดั เรียงตามล�ำดับอกั ษร จัดเป็นหน่ึงในเคร่อื งมอื ช่วยคน้ ทีม่ ีคณุ ภาพในการเขา้ ถึงเอกสารจดหมายเหตุภายในหน่วยงาน (Hodson, 1972, p. 134) ดรรชนจี ำ� แนกได้ 3 ประเภท คอื ดรรชนบี คุ คล (Personal indexes) เปน็ รายชอื่ บคุ คลซงึ่ พบในเอกสารจดหมายเหตุ ดรรชนี สถานท่ี (Place indexes) เปน็ ช่ือสถานทีซ่ งึ่ พบในเอกสาร จดหมายเหตุ และดรรชนีเนอื้ เร่ือง (Topical or Subject indexes) 3) บัตรรายการ (Catalogs) เป็นเคร่ืองมือช่วยค้นที่บันทึกข้อมูลของเอกสารจดหมายเหตุลงบนบัตรขนาดมาตรฐาน โดยลงรายการข้อมูลส�ำคัญของเอกสารจดหมายเหตุรตามแบบแผนที่ก�ำหนด รายการข้อมูลท่ีบันทึก เช่น ชื่อบุคคลหรือหน่วยงาน ผู้ผลติ เอกสาร สถานทผ่ี ลติ เอกสารหรอื ทีอ่ ยู่ผู้เขียน อาชพี (ถ้าเป็นบคุ คล) ประเภทเอกสาร วนั เดอื นปขี องเอกสาร จำ� นวนหน้าของเอกสาร รหัสเอกสาร และ ส่วนคำ� อธบิ ายเอกสารโดยย่อ (descriptive paragraph) เปน็ การกลา่ วถึงสาระสำ� คญั อยา่ งยอ่ ๆ ของเอกสารชนิ้ นน้ั 4) รายการหรือรายช่ือเอกสาร (Lists) เป็นเครื่องมือช่วยค้นเอกสารจดหมายเหตุที่ให้ข้อมูลของเอกสารจดหมายเหตุ พรอ้ มคำ� อธบิ ายเอกสารแตล่ ะรายการ/รายชอ่ื รายการขอ้ มลู ทบ่ี นั ทกึ เชน่ หมายเลขเอกสาร ชว่ งเวลาของเอกสาร และอาจมคี ำ� บรรยายสน้ั ๆ ระบุประเภทของเอกสาร (ชลทิชา สุทธินิรันดร์กุล, 2524, น. 56) หน่วยงานจดหมายเหตุอาจจัดพิมพ์บัญชีรายการหรือรายช่ือเอกสาร เป็นประจ�ำเพื่อเผยแพร่เอกสารจดหมายเหตุชุดใหม่โดยจัดท�ำเป็นรายเดือน รายสามเดือน รายปีหรือตามก�ำหนดเวลาท่ีสะดวกและ อาจจัดพิมพ์เป็นคอลัมน์ในวารสาร เพื่อประชาสัมพันธ์ให้ผู้ใช้ได้ทราบถึงรายการเอกสารจดหมายเหตุชุดใหม่ๆ ที่ตรงกับความสนใจ (สมสรวง พฤตกิ ุล, 2539, น. 120) บญั ชรี ายการหรือรายชื่อเอกสารจดหมายเหตุ ประกอบด้วยข้อมลู 2 ส่วน คือ ภาคคำ� น�ำ เป็นการให้ รายละเอียดเก่ียวกับแหล่งท่ีมาของเอกสาร วิธีการรวบรวม กลุ่มเอกสารต่างๆ ในบัญชีรายการหรือรายชื่อ สัญลักษณ์อักษรย่อท่ีใช้ ความเกีย่ วข้องกบั เอกสารอน่ื ขอบเขตของบัญชีรายการหรือรายช่ือ และภาคบัญชีรายการเอกสาร (entries) รายการเอกสารแตล่ ะรายการ ให้รายละเอยี ดเก่ียวกบั ผู้ผลติ เอกสาร ประเภทเอกสาร วนั เดอื นปี ชื่อผรู้ ับเอกสาร จ�ำนวนหนา้ และสญั ลักษณ์ของหน่วยเอกสาร 5) ปฏิทินเอกสาร (Calendars) เป็นเคร่ืองมือช่วยค้นเอกสารที่จัดท�ำโดยการย่อความหรือย่อสาระส�ำคัญของเอกสาร ทำ� ให้สามารถใช้เปน็ ตวั แทนเอกสารฉบับเตม็ ได้ (Jenkinson, 1965, p. 131) การเขียนปฏิทนิ เอกสาร อาจจดั ข้อมูลที่บนั ทึกด้วยการเรียง ล�ำดับตามเหตุการณ์ หรือวนั เดอื น ปี ของเอกสาร (สมสรวง พฤตกิ ลุ , 2539, p. 119) การจัดทำ� ปฏิทินเอกสารต้องใชท้ ักษะการใชภ้ าษาและ ใชเ้ วลามาก ดงั นน้ั ควรเลอื กจดั ท�ำเฉพาะเอกสารจดหมายเหตทุ มี่ คี ณุ คา่ ตอ่ การศกึ ษาคน้ ควา้ วจิ ยั สงู หรอื มกี ารใชม้ าก หรอื เอกสารจดหมายเหตุ ทีม่ ีลักษณะทางกายภาพไม่เหมาะในการนำ� มาใช้ เชน่ เอกสารเกา่ ขาด กรอบ ทำ� ใหไ้ ม่สามารถแตะตอ้ งเอกสารตวั จรงิ ได้ ปฏทิ ินเอกสารนี้ เปน็ ประโยชน์ตอ่ ผูว้ จิ ัยและนกั ประวตั ิศาสตร์ เพราะขอ้ ความในเอกสารจะจัดเรียงตามเหตกุ ารณ์ทางประวตั ิศาสตร์ ปฏิทนิ เอกสารประกอบ ดว้ ยส่วนส�ำคญั 3 ส่วน คือ ภาคคำ� น�ำ อธิบายเก่ียวกบั ลักษณะของเอกสารจดหมายเหตโุ ดยรวม ต้นก�ำเนดิ และความสำ� คัญของเอกสารนนั้ ภาครายการ ประกอบด้วยหัวเรื่องซง่ึ ใหร้ ายละเอียดเกยี่ วกบั วนั เดอื นปี ผเู้ ขยี น ผรู้ ับสถานที่ เนื้อเรอ่ื ง และประเภทหรอื ลักษณะของเอกสาร จดหมายเหตุ โดยใชอ้ กั ษรยอ่ ซงึ่ กำ� หนดขน้ึ ใชต้ ามความเหมาะสมกบั ลกั ษณะเอกสาร และ ภาคดรรชนี ลงรายการชอ่ื บคุ คล สถานทท่ี เี่ อกสาร อ้างถงึ 6) บญั ชรี ายการเอกสารหรอื บญั ชสี ำ� รวจเอกสาร (Inventories) เปน็ เครอ่ื งมอื ชว่ ยคน้ หลกั ทแ่ี ตล่ ะหนว่ ยงานจดหมายเหตุ ต้องจัดท�ำ ลักษณะส�ำคัญของเครื่องมือช่วยค้นประเภทน้ี คือ บันทึกข้อมูลของเอกสารจดหมายเหตุแต่ละชุดขององค์กร สถาบัน หรือ หน่วยงาน (Posner, 1964, p. 370) โดยมีขอ้ มูลเก่ียวกับโครงสรา้ งและกิจกรรมของหนว่ ยงานทผ่ี ลติ เอกสาร และให้ข้อมลู เก่ียวกับปริมาณ ขอบเขต และเน้ือหาสาระของเอกสาร (Archives Association of British Columbia 2007) การจดั ท�ำบัญชีรายการเอกสารจดหมายเหตุ ควรจัดท�ำให้ครอบคลุมรายการเอกสารจดหมายเหตุทุกชุด/กลุ่มที่จัดเก็บในหน่วยงานจดหมายเหตุ แต่ในกรณีท่ีเอกสารจดหมายเหตุชุด/ กลมุ่ นั้นมีขนาดใหญม่ ากควรแบง่ จดั ท�ำบญั ชีรายการเปน็ ชุดยอ่ ยๆ ตามลกั ษณะการบรหิ ารงานหรอื โครงสร้างของหนว่ ยงาน ประเด็นส�ำคัญ ในการจดั ทำ� เครอ่ื งมอื ประเภทนคี้ อื ผจู้ ดั ทำ� เครอื่ งมอื ชว่ ยคน้ ตอ้ งมคี วามรเู้ กยี่ วกบั โครงสรา้ งของหนว่ ยงานผผู้ ลติ เอกสารและเนอ้ื หาของเอกสาร และความรดู้ งั กลา่ วจะเปน็ ประโยชนอ์ ยา่ งยงิ่ สำ� หรบั งานบรกิ ารตอบคำ� ถามชว่ ยการคน้ ควา้ ทำ� ใหเ้ กดิ ความรู้ ความเขา้ ใจในการจำ� แนกเอกสาร ในระดบั ตา่ งๆ อาทิ ระดบั กลมุ่ ยอ่ ย หรอื ระดบั ชดุ ตลอดจนใหร้ ายละเอยี ดของเนอื้ หาเอกสารในแตล่ ะชดุ ไดอ้ กี ดว้ ย (Schellenberg, 1965, p. 219 - 234) ข้อมลู ท่ีน�ำเสนอในบัญชีรายการเอกสารหรอื บญั ชสี ำ� รวจเอกสาร จ�ำแนก เปน็ 2 สว่ น คือ ภาคค�ำน�ำ อธิบายลกั ษณะเนือ้ หา โดยทั่วไปของเอกสารทง้ั กลมุ่ และอธิบายสาระการเกิดของเอกสาร ประวัตขิ องหน่วยงานเจ้าของเอกสาร หน้าทแี่ ละกจิ กรรมของหน่วยงาน เจา้ ของเอกสาร และ ภาคบญั ชีรายการเอกสาร เป็นการใหค้ �ำอธบิ ายเอกสารแต่ละชดุ โดยละเอยี ด พร้อมระบรุ ะยะเวลาเอกสาร ปรมิ าณ เอกสาร และรหัสเอกสาร ท้ังน้ีในการท�ำค�ำอธิบายเอกสารแต่ละชุดควรอธิบายภาพรวมของเนื้อหาเอกสารพอสังเขป แต่ให้สาระชัดเจน สะทอ้ นใหเ้ หน็ เอกสารทเ่ี กดิ ขน้ึ จากภาระหนา้ ที่ และบอกลกั ษณะชนดิ เอกสาร เชน่ จดหมายโตต้ อบ รายงาน หนงั สอื ตวั เขยี น บอกถงึ เอกสาร ชิน้ สำ� คัญ บอกความเก่ียวข้องกับเอกสารชุดอนื่ (ถา้ ม)ี และบอกวิธกี ารจดั เรียงเอกสารในชุดนัน้ ๆ เปน็ ต้น 37

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล 2.4 การบรกิ ารและการจัดกจิ กรรมเผยแพรเ่ อกสารและสารสนเทศจดหมายเหตุ 2.4.1 การบรกิ ารเอกสารจดหมายเหตุ การบริการเอกสารจดหมายเหตุ คือ การอ�ำนวยความสะดวกและบริการต่างๆ เพ่ือให้ผู้ใช้ได้ใช้เอกสารจดหมายเหตุ ตามหลกั เกณฑแ์ ละเงอ่ื นไขทกี่ ำ� หนดไว้ รวมถงึ การจดั บรรยากาศใหเ้ หมาะสมกบั การศกึ ษาคน้ ควา้ การประชาสมั พนั ธ์ การบรกิ ารตอบคำ� ถาม ทางโทรศพั ทแ์ ละทางไปรษณยี ์ การใหค้ ำ� ปรกึ ษาแนะนำ� เกยี่ วกบั บรกิ ารอา้ งองิ การจดั ใหม้ กี ารใชแ้ ละเขา้ ถงึ เอกสารและสารสนเทศจดหมายเหตุ การจดั ทำ� สำ� เนาเอกสารและจดั หาหนงั สอื สง่ิ พมิ พแ์ ละวารสารทจ่ี ะชว่ ยใหก้ ารศกึ ษาคน้ ควา้ จากเอกสารจดหมายเหตสุ มบรู ณย์ ง่ิ ขน้ึ (Australian Society of Archivist, 1987, p. 189) ซึ่งการบริการและการเข้าใช้เอกสารจดหมายเหตุ ถือเป็นการสร้างภาพลักษณ์ท่ีดีกับหน่วยงาน จดหมายเหตดุ ว้ ย (McCausland, 1993, p. 273) การให้บรกิ ารจงึ ถอื เปน็ หัวใจของงานจดหมายเหตุ เพราะเป็นการสรุปผลการปฏบิ ัตงิ าน ต้งั แตต่ น้ จนจบท้งั หมดวา่ มกี ารเรยี กใช้ประโยชนจ์ ากเอกสารจดหมายเหตหุ รอื ไม่ และหนว่ ยงานจดหมายเหตุทีต่ ัง้ ขึ้นจะไม่สามารถประกาศ ความสำ� เรจ็ ไดเ้ ลยหากยังไม่สามารถให้บรกิ ารได้ อยา่ งไรก็ดีในการให้บริการทีส่ มั ฤทธผิ ลจะประกอบไปด้วย 3 องค์ประกอบ คอื - นกั จดหมายเหตุ มหี น้าที่ดำ� เนินงานกับเอกสารจดหมายเหตตุ ามหลักวชิ าการ ตัง้ แตก่ ารรับมอบ การประเมินคุณค่า การจดั เรียง การจดั ทำ� เครอ่ื งมอื ช่วยคน้ การให้บรกิ าร และการสงวนรักษาให้เอกสารอยูใ่ นสภาพที่พรอ้ มให้บรกิ าร - เอกสารจดหมายเหตุ คือเอกสารท่ไี ด้รบั การประเมินคณุ คา่ ว่ามีคุณค่าถาวรและมคี วามพรอ้ มที่จะน�ำออกสู่สาธารณะ และไดร้ บั การจดั เกบ็ จดั เรยี งอยา่ งมรี ะบบ มเี ครือ่ งมอื ชว่ ยคน้ และสภาพเอกสารที่พร้อมใช้งานได้ - ผคู้ น้ คว้า ตอ้ งศึกษาระเบียบปฏิบตั ใิ นการเขา้ ค้นคว้าเอกสารจดหมายเหตุ มีการเตรียมหวั ขอ้ และก�ำหนดเป้าหมายใน การค้นคว้าอยา่ งชดั เจน โดยท่วั ไปการบรกิ ารเอกสารจดหมายเหตขุ องหนว่ ยงานจดหมายเหตสุ ามารถแบ่งเป็นประเภทได้ ดังนี้ 1) การบรกิ ารตอบคำ� ถามและช่วยการค้นควา้ เปน็ บรกิ ารตอบคำ� ถามเกย่ี วกบั สารสนเทศทม่ี ใี นเอกสารจดหมายเหตุ คำ� ถามทว่ั ไปเกยี่ วกบั เอกสารจดหมายเหตแุ ละ การด�ำเนินงานของหน่วยงานจดหมายเหตุ ซ่ึงสามารถจ�ำแนกได้ 3 ลักษณะ คือ บริการตอบค�ำถามและช่วยการค้นคว้าในหน่วยงาน จดหมายเหตุ เปน็ บรกิ ารตอบคำ� ถามพน้ื ฐานกรณมี ผี ใู้ ชเ้ ดนิ มาทห่ี นว่ ยงานดว้ ยตนเอง ซงึ่ นอกจากทำ� ใหน้ กั จดหมายเหตสุ ามารถแนะนำ� ขอ้ มลู ท่ีมใี นเอกสารจดหมายเหตุไดแ้ ลว้ ยงั สามารถอธิบายเก่ยี วกับเอกสาร และแนะนำ� แหลง่ สารสนเทศอืน่ ที่เกีย่ วข้องได้ บริการตอบค�ำถามและ ช่วยการค้นคว้าทางโทรศัพท์ เป็นบริการตอบค�ำถามท่ีส่วนใหญ่เป็นข้อมูลท่ัวๆ ไป เช่น มีเอกสารที่จัดเก็บอะไรบ้าง หรือระบุเอกสาร จดหมายเหตุทต่ี อ้ งการ ซง่ึ มักเปน็ ค�ำถามที่ไมซ่ ับซ้อนเพราะถา้ เป็นคำ� ถามทล่ี ะเอยี ดมากผใู้ ชบ้ ริการต้องมาคน้ ควา้ ด้วยตนเอง ส�ำหรับบรกิ าร ลักษณะน้ีสามารถเก็บข้อมูลจากแบบฟอร์มและจัดให้บริการค�ำถามที่พบบ่อยได้ และบริการตอบค�ำถามและช่วยการค้นในช่องทางอ่ืน ซ่ึงเป็นผลจากยุคเทคโนโลยีสารสนเทศท�ำให้พฤติกรรมผู้ใช้เปลี่ยนไป ผู้ใช้ต้องการข้อมูลแต่ไม่ต้องการเดินทางมาท่ีพ้ืนที่ตั้งของหน่วยงาน จดหมายเหตุ จึงเกดิ บริการผ่านชอ่ งทางตา่ งๆ เชน่ ไปรษณียอ์ ิเลก็ ทรอนิกส์ หรอื สงั คมออนไลน์ เพื่อเพิ่มความสะดวกและรวดเร็วในการให้ บริการ 2) การบรกิ ารใหใ้ ช้เอกสารจดหมายเหตุ การให้ใช้เอกสารจดหมายเหตุในหน่วยงานจดหมายเหตุมีความแตกต่างจากการใช้ทรัพยากรจากแหล่งอ่ืน เช่น หอ้ งสมดุ เนอ่ื งจากหนว่ ยงานจดหมายเหตุเป็นแหลง่ ท่เี ก็บเอกสารสำ� คัญทีม่ ีอย่เู พยี งชิ้นเดียวในโลก หากสญู หายไปไม่สามารถหามาทดแทน ได้ ดงั นนั้ ในการใหบ้ รกิ ารจงึ เปน็ ระบบชน้ั ปดิ ทผี่ ใู้ ชไ้ มส่ ามารถเขา้ มาเลือกหาและนงั่ อา่ นเอกสารจดหมายเหตไุ ดด้ ว้ ยตนเองโดยอสิ ระ แตต่ อ้ ง แจง้ สงิ่ ทตี่ อ้ งการใหน้ กั จดหมายเหตทุ ราบ และนกั จดหมายเหตจุ ะเปน็ ผหู้ ยบิ ใหใ้ ชใ้ นบรเิ วณทจ่ี ดั ไวใ้ ห้ ทงั้ นเี้ พอ่ื เปน็ การควบคมุ การเคลอื่ นไหว ของเอกสารและปอ้ งกันเอกสารช�ำรดุ และสูญหายด้วย 3) การบรกิ ารทำ� สำ� เนาเอกสารจดหมายเหตุ หน่วยงานจดหมายเหตุโดยท่ัวไปต้องจัดบริการส�ำเนาเอกสารจดหมายเหตุ ซึ่งขึ้นอยู่กับความพร้อมของแต่ละ หนว่ ยงาน เชน่ การถา่ ยเอกสาร หรอื การสแกนเปน็ ไฟล์ โดยกอ่ นท�ำสำ� เนาต้องพิจารณาอย่างรอบคอบถึงผลกระทบในเร่ืองการสงวนรักษา นอกจากนี้ยังต้องดูความพร้อมของบุคลากรกับอุปกรณ์ที่มีอยู่ และในทางปฏิบัติการท�ำส�ำเนาต้องอยู่ภายในอัตราและปริมาณที่ หน่วยงานเป็นผู้ก�ำหนด ซ่ึงผู้ใช้บริการต้องทราบล่วงหน้าถึงค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้น อย่างไรก็ดีต้องมีการสงวนสิทธ์ิส�ำหรับการท�ำส�ำเนา กบั เอกสารบางประเภททอี่ าจส่งผลกระทบกบั เรื่องลขิ สิทธ์ดิ ว้ ย 38

4) การบริการยมื เอกสารจดหมายเหตุแกห่ นว่ ยงานเจ้าของเอกสาร ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล แม้ว่านโยบายของหน่วยงานจดหมายเหตุจะไม่ให้ยืมเอกสารจดหมายเหตุออกนอกบริเวณพ้ืนที่หน่วยงาน แต่อาจ มขี อ้ ยกเวน้ สำ� หรบั หนว่ ยงานเจา้ ของเอกสารทส่ี ามารถยมื เอกสารไดเ้ มอ่ื มเี หตผุ ลและความจำ� เปน็ และในทางปฏบิ ตั ติ อ้ งมกี ารจดั ทำ� หลกั ฐาน และข้อตกลงกับหน่วยงานเจ้าของเอกสารก่อนการน�ำเอกสารจดหมายเหตุออกนอกพื้นที่ว่าจะมีการรักษาความปลอดภัยแก่เอกสารท่ี นำ� ออกไป มกี ารรกั ษาสภาพทางกายภาพไม่ใหเ้ อกสารจดหมายเหตุเกิดการช�ำรดุ และสง่ คืนเอกสารตามระยะเวลาก�ำหนดสง่ ด้วย 5) การจดั บรรยากาศและสงิ่ อำ� นวยความสะดวกตอ่ การให้บรกิ าร หน่วยงานจดหมายเหตุต้องจัดให้มีห้องอ่านเอกสารจดหมายเหตุเพ่ือให้เป็นสัดส่วนและมีความปลอดภัยต่อเอกสาร โดยนกั จดหมายเหตสุ ามารถมองเหน็ ได้ มกี ารจดั หาอปุ กรณแ์ ละครภุ ณั ฑท์ เี่ หมาะสมและจำ� เปน็ ตอ่ การอา่ น จดั ใหม้ บี รรยากาศใหเ้ ออื้ ตอ่ การ ศกึ ษาคน้ ควา้ กลา่ วคอื เปน็ สดั สว่ นปอ้ งกนั เสยี งรบกวน แสงสวา่ งเพยี งพอ อากาศถา่ ยเท มจี ดุ วางเครอ่ื งมอื ชว่ ยคน้ เอกสารจดหมายเหตุ และ เอกสารประชาสมั พนั ธต์ า่ งๆ ท่นี กั จดหมายเหตุต้องการให้ผู้ใชท้ ราบ 2.4.2 การจัดกิจกรรมการเผยแพร่เอกสารและสารสนเทศจดหมายเหตุ การจดั กจิ กรรมการเผยแพรเ่ อกสารและสารสนเทศจดหมายเหตเุ ปน็ การดำ� เนนิ กจิ กรรมตา่ งๆ เพอื่ สง่ เสรมิ การใชเ้ อกสาร จดหมายเหตุและประชาสัมพันธ์ให้รู้จักเอกสารจดหมายเหตุและหน่วยงานจดหมายเหตุ การจัดกิจกรรมและการเผยแพร่เอกสารและ สารสนเทศจดหมายเหตุท่คี วรจดั มีดงั นี้ 1) การจดั นิทรรศการ การจัดนิทรรศการของหน่วยงานจดหมายเหตุมีวัตถุประสงค์เพื่อน�ำความรู้ในเอกสารจดหมายเหตุมาให้ผู้สนใจ ได้ศึกษา โดยคัดเลือกเอกสารจดหมายเหตุและเรื่องท่ีมีคุณค่าน่าสนใจมาน�ำเสนอ เพื่อกระตุ้นให้มีการใช้เอกสารจดหมายเหตุและรู้จัก หน่วยงานจดหมายเหตุ ข้ันตอนในการจัดนิทรรศการเร่ิมตั้งแต่ การวางแผน ประกอบด้วยการก�ำหนดเรื่อง สถานที่ รูปแบบ ทรัพยากร งบประมาณและความปลอดภัยของเอกสารในกรณีน�ำเอกสารจดหมายเหตุมาจัดแสดงด้วย การรวบรวมเนื้อหาและสื่อ โดยพิจารณาจาก กลุ่มเป้าหมาย เอกสารและส่ือท่ีมีความรู้ทักษะของผู้เก่ียวข้อง และระยะเวลาในการด�ำเนินงาน การออกแบบนิทรรศการ มีการออกแบบ โดยผู้เช่ยี วชาญ เลือกใชว้ สั ดุทีเ่ หมาะสม รวมทั้งมีการจดั องคป์ ระกอบท้งั แสง สี เสียงไดส้ อดคล้องเหมาะสมและปลอดภัย 2) การจดั ท�ำสงิ่ พิมพ์ การจัดท�ำส่ิงพิมพ์ เช่น จดหมายข่าว หนังสือ เอกสาร แผ่นปลิว หรือแผ่นพับ ปัจจุบันอาจจัดท�ำข้อมูลดังกล่าว ผ่านส่ือสังคมออนไลน์ได้ (social media) ด้วย เพื่อน�ำเสนอข้อมูลเก่ียวกับเอกสารจดหมายเหตุ ความรู้หรือเร่ืองราวหรือสาระที่มีอยู่ใน เอกสารจดหมายเหตุ แนะนำ� ใหร้ ูจ้ กั หน่วยงานจดหมายเหตุ รวมถงึ การบริการและกิจกรรมทจี่ ดั ให้ผ้ใู ช้และผสู้ นใจจะใช้ด้วย 3) การปฐมนเิ ทศและนำ� ชมหน่วยงาน การปฐมนเิ ทศและนำ� ชมหนว่ ยงานจดหมายเหตชุ ว่ ยใหผ้ ใู้ ช้ ผสู้ นใจหรอื ผเู้ ยยี่ มชมไดค้ นุ้ เคยกบั สถานที่ รจู้ กั หนว่ ยงาน จดหมายเหตุ รูจ้ กั การบรกิ าร ร้จู ักเอกสารจดหมายเหตุ และวธิ กี ารใช้เอกสาร โดยอาจจดั ท�ำสอื่ นำ� ชมด้วยตนเองกไ็ ด้ 4) การจดั การบรรยาย อภิปราย ประชุมวชิ าการ สัมมนาและฝึกอบรม หนว่ ยงานจดหมายเหตุควรจัดกิจกรรมทางวิชาการ เพ่อื น�ำเสนอสาระความรู้ รวมท้ังกระตุ้นให้บุคลากรภายในและ ภายนอกหนว่ ยงานใหค้ วามสนใจในงานจดหมายเหตแุ ละเอกสารจดหมายเหตมุ ากยงิ่ ขน้ึ ซง่ึ กจิ กรรมทางวชิ าการเหลา่ นอ้ี าจจดั ขนึ้ เปน็ ประจ�ำ ปีละครงั้ หรอื ในวาระและโอกาสพเิ ศษ สิ่งส�ำคญั คอื หวั ข้อเร่ืองทก่ี �ำลังเปน็ ทส่ี นใจหรือการเปน็ การแก้ปัญหาในภาพรวม และวทิ ยากรท่เี ป็น ผรู้ ผู้ เู้ ชยี่ วชาญในเรอ่ื งนน้ั ๆ ซง่ึ การจดั บรรยาย อภปิ ราย ประชมุ วชิ าการ สมั มนาและฝกึ อบรมนน้ี อกจากจะเปน็ ประโยชนก์ บั ผฟู้ งั แลว้ สำ� หรบั หนว่ ยงานจดหมายเหตยุ ังเป็นการสร้างความร่วมมือและความเข้มแขง็ ใหก้ ับเครือขา่ ยจดหมายเหตุด้วย 5) การเผยแพรส่ ารสนเทศดว้ ยเทคโนโลยสี ารสนเทศ ด้วยปัจจุบันเป็นยุคเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีผู้ใช้เป็นจ�ำนวนมาก ดังนั้นเพื่อให้เป็นการเข้าถึงผู้ใช้บริการ นกั จดหมายเหตจุ งึ ตอ้ งปรบั วธิ กี ารเผยแพรใ่ หส้ อดคลอ้ งกบั พฤตกิ รรมของคนในสงั คมยคุ ปจั จบุ นั ดว้ ยการเผยแพรส่ ารสนเทศในชอ่ งทางใหมๆ่ เช่น เผยแพรส่ ารสนเทศบนเว็บไซต์ และเผยแพร่สารสนเทศในสอื่ สังคมออนไลน์ เป็นต้น 39

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล 2.5 การสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุ การสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุเป็นกิจกรรมหนึ่งท่ีส�ำคัญและจะต้องด�ำเนินการไปพร้อมๆ กับการด�ำเนินกิจกรรมอ่ืนๆ การสงวนรักษา (preservation) และอาจพบวา่ มีการใช้คำ� วา่ การอนุรักษ์ (conservation) ซง่ึ อาจใชแ้ ทนกันได้ในบางบริบท แต่การสงวน รกั ษาใชใ้ นความหมายทค่ี รอบคลมุ มากกวา่ โดยหลกั การการสงวนรกั ษาเอกสารจดหมายเหตุ จำ� แนกกวา้ งๆ ได้ คอื การปอ้ งกนั (preventive) และการปฏิบตั กิ ารอนรุ กั ษ์ (conservation treatment) มีคำ� อธิบายดังนี้ การสงวนรักษาด้วยการป้องกัน เป็นวิธีการท่ีป้องกันการช�ำรุดเส่ือมสภาพท่ีจะเกิดข้ึนกับวัตถุใดๆ ซ่ึงในการที่จะป้องกัน การช�ำรุดได้นั้นจะต้องเข้าใจว่าเอกสารท�ำด้วยอะไร มีคุณสมบัติอย่างไร มีความไวต่อสภาพแวดล้อม เช่น ความร้อน แสงสว่าง ความช้ืน มากนอ้ ยเพียงใด มรี าข้นึ หรอื ไม่ แมลงชนดิ ใดชอบกนิ ส่งิ เหลา่ นผ้ี ปู้ ฏบิ ัตติ อ้ งร้เู พ่ือหาทางหลีกเล่ียงและปอ้ งกัน สว่ นการปฏิบัตกิ ารอนรุ กั ษ์ เป็นวิธีการที่น�ำมาเพื่อแก้ปัญหาท่ีเกิดข้ึนบนเอกสารจดหมายเหตุ โดยการก�ำจัดแล้วท�ำให้กลับคืนสู่สภาพเดิมทั้งความแข็งแรงและรูปแบบ โดยทีเ่ น้ือเอกสารต้องเกดิ การเปล่ยี นแปลงใหน้ ้อยทสี่ ดุ (กลุ พันธาดา จนั ทรโ์ พธิศ์ รี และ วรี ะ พมิ พา, 2542, น. 6) ส�ำหรับการสงวนรักษา ทง้ั 2 ประการน้มี ีรายละเอียด ดงั นี้ 2.5.1 การสงวนรักษาด้วยการการป้องกนั การสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุท่ีผ่านการประเมินคุณค่าให้เก็บรักษาตลอดไปด้วยการป้องกันจึงเป็นหัวใจส�ำคัญ ท่ีต้องปฏิบัติตั้งแต่การก่อต้ังหน่วยงานจดหมายเหตุ เช่น การเลือกท�ำเลท่ีตั้งให้อยู่ห่างไกลจากโรงงานอุตสาหกรรมท่ีมีก๊าซพิษและมีแมลง อยูห่ า่ งจากบริเวณท่ีมีการจราจรคับค่งั เพ่อื หลีกเลี่ยงฝนุ่ ละอองและควันพิษ อยู่ไกลนำ�้ เพื่อป้องกนั ความชื้น เปน็ ตน้ นอกจากนี้ผ้ปู ฏบิ ัติงาน ดูแลรักษาเอกสารจดหมายเหตุควรได้รับการศึกษาและฝึกอบรมในด้านวิชาการสงวนรักษาและอนุรักษ์เอกสาร เพ่ือท่ีจะดูแลรักษาและ หาวิธีการแก้ไขปญั หาทีเ่ กดิ กบั เอกสารได้อยา่ งถกู ตอ้ ง อย่างไรก็ดีในการสงวนรกั ษาเอกสารในเบือ้ งต้นผูป้ ฏิบัตคิ วรเขา้ ใจปัจจัยท่เี ป็นสาเหตุ การเสอ่ื มสภาพของเอกสารจดหมายเหตุ ดงั น้ี 1) ปัจจยั ที่เป็นสาเหตุจากภายนอก (External Agents of Deterioration) ได้แก่ ความไม่บรสิ ุทธิ์ของอากาศ ในอากาศจะประกอบด้วยแก๊สต่างๆ เชน่ ไนโตรเจนไดอ๊อกไซด์ ไฮโดรเจนซลั ไฟด์ และ คาร์บอนไดออกไซต์ เป็นต้น แก๊สเหล่านี้เม่ือถูกความชื้นจะกลายเป็นกรด และกรดจะไปท�ำลายเย่ือกระดาษ ท�ำให้เกิดการย่อยสลายของ เซลลโู ลสจนทำ� ใหเ้ กดิ การชำ� รดุ ของเสน้ ใยกระดาษได้ จุลินทรีย์ (Micro-organism) จุลินทรีย์มีเชื้อรา (Fungi หรือ Moulds) ท่ีสามารถเกิดข้ึนบนกระดาษได้ง่าย เมื่อมีสภาวะแวดล้อมเหมาะสม เช่น เมื่อมีความช้ืนสูงเช้ือราจะเจริญเติบโตได้ดี เพราะกระดาษมีสารประกอบประเภทแป้งผสมอยู่ เช่น เจลลาตินเคลือบอยู่ จึงเป็นอาหารท่ีดีของเช้ือรา สิ่งท่ีปรากฏให้เห็นว่ามีเช้ือราคือ พบรอยเปื้อนเป็นจุดด่างสีน้�ำตาล สีเหลืองบนกระดาษ หลังจากน้ันเช้ือราจะหล่งั สารท่เี ปน็ กรดออกมาย่อยเซลลูโลสท�ำให้กระดาษแขง็ แรงน้อยลงด้วย ความช้นื ของอากาศ ท�ำให้กระดาษเสื่อมสภาพ เพราะในอากาศโดยทว่ั ไปมคี วามช้นื มากกวา่ 70% RH (Relative Humidity หรือความช้ืนสัมพัทธ์) ท�ำให้เช้ือราเจริญเติบโตได้ดีและด้วยคุณสมบัติของเส้นใยกระดาษที่เป็นวัสดุดูดซับความช้ืนได้ (Hygroscopic material) เม่ือมีความชื้นมากกระดาษจึงเปือ่ ยยยุ่ ความรอ้ นและแสงสวา่ ง ทงั้ แสงสวา่ งจากธรรมชาตแิ ละจากหลอดไฟจะมปี รมิ าณของแสงอลั ตราไวโอเลต (UV) และ แสงอนิ ฟาเรด (IR) ท่ีเปน็ สาเหตุท�ำใหเ้ กิดการเปล่ียนแปลงกบั เนือ้ กระดาษ เพราะเซลลโู ลสถูกยอ่ ยจากโมเลกลุ ใหญ่ไปเป็นโมเลกุลเลก็ ด้วย วิธกี าร Photochemical Degradation (การเสื่อมโดยโฟโตเคมี) ซ่งึ เป็นการเสือ่ มทีม่ แี สงสว่างเปน็ ตวั การส�ำคญั และมีความร้อนเป็นตัวเรง่ ปฏิกริยาให้เร็วขึ้น ผลคือกระดาษเปลี่ยนสีเป็นสีเหลืองและมีความเหนียวท่ีลดลงหมึกหรือสีหมึกพิมพ์ หมึกมีองค์ประกอบที่เป็นโลหะธาตุ ต่างๆ เช่น ธาตุคาร์บอน ธาตุเหล็ก โลหะธาตุเหล่าน้ีเป็นสาเหตุท�ำให้เกิดการช�ำรุดและเสื่อมสภาพเกิดข้ึนบนเส้นใย เพราะเป็นตัวเร่งให้ เซลลโู ลสเปลย่ี นไปเปน็ โมเลกลุ ทเ่ี ลก็ ลงหรอื เปน็ ตวั เรง่ ใหเ้ กดิ ปฏกิ รยิ าออ๊ กซเิ ดชนั่ (Oxidation reaction) คอื ปฏกิ ริ ยิ าทโ่ี มเลกลุ มกี ารสญู เสยี จะพบเสมอในเอกสารเก่าทตี่ วั อกั ษรขาดตรงรอยเขยี นและหลดุ ออกมา แมลง ทพ่ี บเสมอ เช่น ปลวก หรือหนอนหนังสือ กนิ กระดาษเปน็ อาหาร เพราะกระดาษมอี งค์ประกอบทางเคมเี ป็น เซลลโู ลส มแี ปง้ หรือเจลลาตินเปน็ สารกันซมึ คอื เป็นสารประกอบท่ีท�ำให้กระดาษเรียบ สารประกอบเหล่าน้จี งึ เปน็ อาหารทด่ี ขี องแมลง มนุษย์ คือ ผู้จับต้องสัมผัสเอกสาร ถือเป็นสาเหตุส�ำคัญของการเสื่อมสภาพทั้งโดยตั้งใจและไม่ตั้งใจ เช่น การไม่ ระมดั ระวังในการหยิบจบั ถอื เคลอื่ นย้าย ละเลยการดแู ลรักษาเอกสาร และเมือ่ เอกสารชำ� รดุ มกี ารซ่อมแซมด้วยวิธกี ารทไี่ มถ่ กู ต้อง 40

2) ปัจจยั ท่เี ปน็ สาเหตจุ ากภายใน (Internal Agents of Deterioration) ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล องค์ประกอบของกระดาษ องค์ประกอบหลักของกระดาษ คือ เส้นใยที่โดยท่ัวไปจะมีปริมาณร้อยละ 70-95 ของกระดาษ เสน้ ใยเหลา่ นโ้ี ดยทว่ั ไปจะใชเ้ สน้ ใยจากพชื ทปี่ ระกอบดว้ ยเซลลโู ลส ซง่ึ เซลลโู ลสจะเปลย่ี นแปลงไดง้ า่ ยเมอ่ื ถกู กระตนุ้ จากสง่ิ ตา่ งๆ เช่น ความช้นื ความรอ้ น และหมึก เป็นต้น นอกจากน้ใี นเส้นใยยงั มีส่วนทีเ่ ป็นลกิ นนิ ซงึ่ ท�ำหนา้ ทเ่ี ช่ือมเสน้ ใยให้อย่ดู ้วยกนั ซ่ึงลกิ นนิ ทอี่ ยใู่ น กระดาษจะทำ� ให้กระดาษเปลี่ยนเปน็ สีเหลืองเม่อื ไดร้ บั แสงสวา่ ง เปน็ ตน้ วิธีการผลิตกระดาษ ต้องมีการเติมสารเติมแต่งหรือแอดดิทีฟ (additives) ท่ีเติมเข้าไประหว่างการผลิตกระดาษ เพ่ือช่วยให้กระดาษท่ีได้ออกมามีคุณสมบัติเหมาะกับการใช้งาน สารเติมแต่งเหล่านี้ เช่น สารยึดติด ที่ช่วยให้เส้นใยและส่วนผสมอื่นๆ ยดึ ตดิ กนั ไดด้ ี สารกนั ซมึ เปน็ สารทชี่ ว่ ยลดการซมึ ของของเหลวเขา้ ไปในเนอ้ื กระดาษ สารตา่ งๆ ทเ่ี ตมิ เขา้ มาเหลา่ นที้ ำ� ใหเ้ กดิ ปญั หากบั กระดาษ จนเกิดการชำ� รุดจากขา้ งในเนื้อวัสดทุ ยี่ ากตอ่ การแกไ้ ข 2.5.2 การปฏิบตั ดิ ว้ ยการอนรุ กั ษ์ มกี ิจกรรมทสี่ ำ� คัญ ดงั นี้ 1) การตรวจสอบปัญหา ก่อนท่ีจะท�ำการอนุรักษ์ต้องตรวจสอบสภาพปัญหาท่ีเกิดขึ้นกับเอกสารจดหมายเหตุก่อน โดยพิจารณาจากปัจจัย ที่เป็นสาเหตขุ องปัญหาดงั ท่ไี ดก้ ล่าวไปแล้ว ตรวจสอบความเป็นกรดของกระดาษ การตรวจสอบความเป็นกรดถือเป็นข้ันตอนแรกท่ีต้องด�ำเนินการก่อนเริ่ม อนุรักษ์ เพราะถ้าเอกสารมีกรดและไม่ได้รับการลดกรดก็ไม่สามารถหยุดยั้งปัญหาของการช�ำรุดได้เพราะกรดจะท�ำให้เกิดปฏิกิริยาทางเคมี เกดิ ขน้ึ เรอื่ ยๆ จนในทส่ี ดุ กระดาษกจ็ ะชำ� รดุ เสยี หาย ซงึ่ ในการวดั คา่ ความเปน็ กรดอาจใชเ้ ครอ่ื งมอื ทเ่ี ปน็ pH-paper หรอื pH-pen ทม่ี จี ำ� หนา่ ย ในท้องตลาดกไ็ ด้ สว่ นผลของคา่ pH ถา้ ตำ่� กว่า 6 มากๆ แสดงว่ากระดาษมคี วามเปน็ กรดสูง ตรวจสอบความเหนียวและสีของกระดาษ โดยตรวจสอบจากสีของกระดาษ ซึ่งโดยทั่วไปจะเป็นสีขาว กระดาษ ที่เปน็ สเี หลืองแสดงว่ามปี ริมาณลิกนินสูง ท�ำให้เกดิ การชำ� รดุ เส่อื มสภาพไดง้ ่าย ตรวจสอบตัวเขียน หรือหมึกพิมพ์ โดยพิจารณาจากอายุของเอกสารจดหมายเหตุ ถ้าเอกสารที่มีอายุมากๆ มักเขียนด้วยหมึกที่มีธาตุเหล็กผสมอยู่ ซึ่งธาตุเหล็กนี้จะท�ำให้เกิดปัญหากับเอกสารที่ยากจะหยุดยั้ง แต่ถ้าเป็นเอกสารท่ีเขียนด้วยดินสอ ที่เป็นแกรไฟต์หรือถ่ายจะไม่มีปัญหา อย่างไรก็ดีก่อนด�ำเนินการซ่อม ต้องทดสอบว่าหมึกท่ีใช้เขียนละลายน้�ำได้หรือไม่เพราะถ้าละลายน�้ำ ได้ตอ้ งเลอื กวธิ ีการลดกรดอยา่ งเหมาะสม ตรวจสอบเชอื้ รา เปน็ การตรวจสอบโดยการสงั เกตสงิ่ ทเ่ี กดิ ขนึ้ บนกระดาษ ซง่ึ หากมเี ชอื้ ราจะเกดิ รอยเปอ้ื นบนกระดาษ อยา่ งเห็นไดช้ ัด เช่น รอยเปอ้ื นสนี �้ำตาล สเี หลือง และสสี ม้ เปน็ ต้น ตรวจสอบแมลง สว่ นใหญแ่ มลงทพี่ บ คอื ปลวก และหนอนหนงั สอื เนอ่ื งจากการเกบ็ รกั ษาไมด่ ี ถา้ เปน็ ปลวกเอกสาร จะเป็นรู ส่วนถ้าเปน็ หนอนหนังสอื จะกดั เอกสารเปน็ ลายฉลุ 2) การหยุดย้งั ปญั หา การท�ำความสะอาด เป็นขั้นตอนแรกของการน�ำเอกสารเข้ามาในหน่วยงานจดหมายเหตุ เอกสารทุกชิ้นต้องผ่าน การท�ำความสะอาดก่อนด�ำเนินการในขั้นตอนต่อไป โดยการปัดฝุ่นด้วยแปรงขนอ่อนชนิดพิเศษ หรือใช้เคร่ืองมือก�ำจัดฝุ่นชนิดพิเศษ ซึ่งทุกวิธีตอ้ งด�ำเนินการอย่างระมัดระวังเพอ่ื ปอ้ งกันเอกสารชำ� รดุ ฉีกขาด การกำ� จัดรอยเปอื้ น รอยเปอื้ นท่เี กิดข้นึ อาจมาจากหมึก เชื้อรา หรอื ปัจจยั อืน่ ซ่ึงในการขจัดอาจท�ำไดโ้ ดยใชน้ ้ำ� ร้อน หรือแอลกอฮอลเ์ ชด็ หรอื ใชเ้ คมีภณั ฑ์เพ่อื ฟอกสรี อยเปื้อนให้จาง เช่น Sodium Borohydride หรือไฮโดรเจนเปอร์อ๊อกไซดผ์ สมกับอีเธอร์ ซ่ึงจะท�ำใหส้ ที ี่เกดิ ข้ึนอาจจางหายไป อยา่ งไรก็ดีการดำ� เนินการตอ้ งศึกษาเคมภี ณั ฑ์อย่างรอบคอบ พิจารณาอยา่ งเหมาะสมกบั ปัญหาทเี่ กดิ เพราะอาจมีผลข้างเคยี งกับเอกสาร การก�ำจัดแมลง กรณีก�ำจัดแมลง โดยการน�ำเอกสารไปอบฆ่าแมลงเพ่ือไม่ให้เกิดการแพร่กระจาย ซ่ึงวิธีการอบมี หลายวิธีที่ไม่เป็นอันตรายต่อผู้ปฏิบัติงาน เช่น Deep Freezing ซ่ึงเป็นวิธีการน�ำเอกสารห่อด้วยพลาสติก น�ำไปใส่ไว้ในตู้แช่ท่ีมีอุณหภูมิ ประมาณ -20 องศาเซลเซียส ประมาณ 1 อาทิตย์ แมลงจะตาย หรืออาจอบด้วยเคมีภัณฑ์อ่ืนๆ ที่ใช้ยาฆ่าแมลง อย่างไรก็ดีในการอบ ด้วยเครอ่ื ง มหี ลักการดดู ออกซิเจนภายในห้องอบออกจนเป็นสูญญากาศจากน้นั จะปล่อยสารเคมีทใี่ ช้ฆา่ แมลง ท้งิ ไว้แลว้ จึงน�ำเอกสารมาพกั การลดกรด (deacidification) การลดกรดในเอกสารสามารถกระท�ำได้โดยใช้สารเคมีที่มีฤทธ์ิเป็นด่าง เพื่อท�ำให้ กรดมสี ภาพเปน็ กลาง หรอื ล้างดว้ ยน�ำ้ กลนั่ ซ่งึ สามารถกระท�ำได้กับเอกสารที่มีความแข็งแรงเพยี งพอและเลอื กใช้เคมีภัณฑท์ ีเ่ หมาะสม เช่น ใช้สารละลายแคลเซียมไฮดรอกไซด์ กับแคลเซียมไบคาร์บอเนต วิธกี ารคอื จุ่มเอกสารลงในสารละลายแคลเซยี มไฮดรอกไซด์ แล้วยกไปจุ่ม ในแคลเซียมไบคารบ์ อเนตแล้วปลอ่ ยใหแ้ หง้ จากนัน้ วัดค่าความเป็นกรดให้มคี า่ ระหว่าง 8.4-8.8 41

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล 3) การเสรมิ ความแขง็ แรงและซ่อมแซม การเสริมความแข็งแรง (lamination method) วิธีนี้ใช้ในกรณีที่เอกสารจดหมายเหตุอยู่ในสภาพช�ำรุด กรอบ จนไม่สามารถหยิบได้ จึงต้องเสริมความแข็งแรงด้วยการใช้กระดาษสาท่ีบางและปราศจากกรด ใช้กาวท่ีเหมาะสม เช่น กาวแป้ง Methyl Cellulose (MC) หรือ Carboxy Methyl Cellulose (CMC) ปดิ หน้าและหลงั กระดาษ การซ่อมแซมเฉพาะจุด กรณีเอกสารไม่ช�ำรุดหรือกรอบมาก แต่ขาดเฉพาะจุด การซ่อมจึงสามารถซ่อมเฉพาะจุด ได้โดยใช้กระดาษสาวางทาบไปกับรอยขาดและทาดว้ ยกาวแปง้ หรือ methyl cellulose อย่างไรก็ดใี นการเสริมความแขง็ แรงหรือซอ่ มแซม เอกสารจดหมายเหตตุ อ้ งดำ� เนนิ การโดยนกั จดหมายเหตุทมี่ คี วามรใู้ นวิชาการอนรุ กั ษ์เอกสาร รวมทง้ั มปี ระสบการณ์ในการด�ำเนินการ หรือ ถงึ จะมคี วามรแู้ ละประสบการณแ์ ต่ตอ้ งพจิ ารณาใหเ้ หมาะสมและหาความร้เู กยี่ วกับเรอื่ งเคมีภัณฑต์ า่ งๆ อย่เู สมอ เพราะเคมีภณั ฑบ์ างชนดิ เกดิ ผลเสียตอ่ สุขภาพของผดู้ �ำเนนิ การและอาจทำ� ใหเ้ กดิ ความเสยี หายต่อเอกสารจดหมายเหตไุ ดใ้ นอนาคต การสงวนรกั ษาเอกสารจดหมายเหตทุ กี่ ลา่ วขา้ งตน้ เนน้ การสงวนรกั ษาเอกสารจดหมายเหตดุ งั้ เดมิ โดยเฉพาะเอกสาร ท่เี ปน็ กระดาษ ในปจั จุบันหน่วยงานจดหมายเหตุเร่ิมมเี อกสารจดหมายเหตอุ ิเล็กทรอนกิ ส์และเอกสารจดหมายเหตุดิจทิ ลั มากขึ้น การสงวน รกั ษาเอกสารจดหมายเหตรุ ปู แบบใหมด่ งั กลา่ วมคี วามซบั ซอ้ นและเชอ่ื มโยงกบั การจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ สแ์ ละเอกสารดจิ ทิ ลั ขอ้ เขยี น นแี้ นะแนวทางการสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตดุ ว้ ยวิธีการแปลง (preservation reformatting) เอกสารจดหมายเหตยุ อ่ มมกี ารเสอื่ มสภาพไปตามกาลเวลา ซง่ึ กระบวนการยดื อายเุ อกสารดงั ทไ่ี ดก้ ลา่ วมาแลว้ เปน็ วธิ ี การสงวนรกั ษาทางดา้ นกายภาพของเอกสารเปน็ หลกั สว่ นการยดื อายดุ า้ นเนอ้ื หาโดยบนั ทกึ ไปในรปู แบบใหมด่ ว้ ยวธิ กี ารแปลง จงึ เปน็ อกี วธิ ี การหนงึ่ ทน่ี อกจากจะเปน็ การสงวนรกั ษาเอกสารในดา้ นเนอื้ หาแลว้ ยงั ชว่ ยปอ้ งกนั รกั ษาตน้ ฉบบั เอกสารใหม้ คี วามปลอดภยั ไมเ่ สย่ี งสญู หาย อีกด้วย สำ� หรับหลกั สงวนรักษาด้วยวิธกี ารแปลง มีปัจจัยตา่ งๆ ท่ีตอ้ งพิจารณา ดังน้ี 1) ความต้องการใชเ้ อกสาร การสงวนรักษาดว้ ยวิธีการแปลงมีจุดประสงคห์ ลักเพอ่ื การใชป้ ระโยชน์จากเอกสารในรูป แบบใหมใ่ หค้ มุ้ คา่ และตอบสนองความตอ้ งการของผใู้ ชใ้ หม้ ากทส่ี ดุ ดงั นนั้ หนว่ ยจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั จะคดั เลอื กเอกสารทมี่ คี วามตอ้ งการ ใชส้ งู เพ่ือประโยชนใ์ นการศึกษาคน้ คว้าวิจัยก่อนเปน็ ลำ� ดบั แรก 2) มีความคงทน เพราะวัตถุประสงค์ในการแปลง เป็นการท�ำการส�ำเนาเอกสารในรูปแบบใหม่เพ่ือยืดอายุเอกสาร จดหมายเหตุ ดงั นน้ั เอกสารในรปู แบบใหม่ทีไ่ ดต้ อ้ งมมี ีความคงทนยาวนานสำ� หรับการเกบ็ รักษา 3) มกี ารรบั รองมาตรฐานและมีความน่าเชอ่ื ถอื เพราะการแปลงเปน็ การกอ่ ใหเ้ กิดการเส่ือมสภาพของเอกสาร ดงั นน้ั เพือ่ ป้องกนั การเสือ่ มสภาพในการแปลง 1 คร้ัง ควรไดเ้ อกสารในรปู แบบทม่ี มี าตรฐานและเกบ็ รักษาได้ยาวนาน นอกจากน้กี ารสง่ เอกสาร จดหมายเหตไุ ปแปลงเป็นความเสีย่ งในการสญู หายจึงต้องได้บรษิ ทั ท่ีมีความน่าเชอ่ื ถอื เพอื่ เป็นการปอ้ งกัน บรรณานุกรม กรมศิลปากร. (2542). วิชาการพน้ื ฐานการบรหิ ารและจดั การงานจดหมายเหตุ. กรงุ เทพฯ: กรมศิลปากร. กรมศิลปากร. (2558). คู่มือการจัดท�ำตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสาร หน่วยงานของรัฐ (พิมพ์คร้ังท่ี 2). สืบค้น 14 ธันวาคม 2560, จาก http://www.finearts.go.th/archivesfund/สบื คน้ ข้อมูล/2013-03-29-14-32-15/2015-12-18-09-09-05/2015- 12-18-09-10-19/item/คมู่ อื การจดั ทำ� ตารางก�ำหนดอายกุ ารจดั เก็บเอกสารหนว่ ยงานของรัฐ-2. กุลพันธาดา จันทร์โพธิ์ศรี และ วีระ พิมพา. (2542). การอนุรักษ์เอกสารจดหมายเหตุและหนังสือ (Conservation of Library and Archival Material) เล่ม 1. กรุงเทพฯ: หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ ชลทิชา สทุ ธินิรนั ดรก์ ลุ . (2524). จดหมายเหต:ุ การจดั และบรกิ าร. กรงุ เทพฯ: ภาควิชาบรรณารักษศาสตร์ คณะอกั ษรศาสตร์ จุฬาลงกรณ์ มหาวิทยาลยั . พจนานกุ รมฉบบั ราชบัณฑติ ยสถาน พ.ศ. 2554. (2554). กรุงเทพฯ: นานมบี ๊คุ พับลเิ คชัน่ . 42

พัชรี ทองแขก. (2549). การจัดท�ำคู่มือสืบค้นเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช กลุ่มเอกสารประชุมสภามหาวิทยาลัย ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล สโุ ขทยั ธรรมาธริ าช. (วิทยานิพนธ์ปรญิ ญาศลิ ปศาสตรมหาบัณฑิต). กรุงเทพฯ: มหาวิทยาลยั ศลิ ปากร. มหาวิทยาลยสั ุโขทัยธรรมาธิราช ส�ำนักบรรณสารสนเทศ. (2539). คูม่ ือปฏิบัตงิ านจดหมายเหตุ หนว่ ยจดหมายเหตมุ หาวิทยาลัย. [ม.ป.ท.]. วศิ ปตั ย์ ชยั ช่วย. (2561). หลักการและแนวปฏบิ ัตสิ �ำหรบั การจดั การเอกสารภาครฐั : คมู่ อื ประกอบการฝึกอบรม = The Management of Public Sector Records: Principles and Practices. ขอนแก่น: คณะมนุษย์ศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัย ขอนแกน่ . สมสรวง พฤตกิ ลุ . (2539). หลกั และแนวปฏบิ ตั งิ านจดหมายเหตสุ ำ� หรบั ภาครฐั และเอกชน. นนทบรุ :ี โรงพมิ พม์ หาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าช. อุบล ใชส้ งวน. (2540). การด�ำเนนิ งานจดหมายเหตุ (Archives administration). ในเอกสารประกอบการอบรมการจัดการจดหมายเหตุ (น. 1-10). กรงุ เทพฯ: คณะโบราณคดี มหาวทิ ยาลัยศิลปากร. Bellardo, L. J. and Bellardo, L. L. (1992). A glossary for archivists, manuscript curators, and records managers. Chicago: Society of American Archivists. Department of Corporate and Information Service. (2016). Records Disposal Schedule Library Services Charles Darwin University Disposal Schedule No. 2016/22 November 2016. Retrieved July 12, 2018, from https://dtc. nt.gov.au/__data/assets/pdf_file/0003/385662/Disposal-Schedule-2016.22_CharlesDarwinUniversity_ LibraryServices.pdf. Ellis, Judith (Ed.). (1993). Keeping Archives. Victoria: Australian Society of Archivists. Hodson, J. H. (1972). The Administration of Archives. Oxford: Pergamon Press. International Council on Archives – ICA. (2018). What are archives. Retrieved July 6, 2018, from http://www.ica.org/en/ what-archive. International Organization for Standardization. (2010). ISO/TR 13028:2010 Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records. Retrieved July 6, 2018, from https://www.iso.org/ obp/ui/#iso:std:iso:tr:13028:ed-1:v1:en. Jenkinson, Hilary, Sir. (1965). A manual of archive administration. London: Percy Lund, Humphries & Co. Ltd. McCausland, Sigrid. (1993). Access and reference services. In Ellis, Judith (Ed.), Keeping archives (pp. 273-305). Victoria: Australian Society of Archivists. Pearce-Moses, Richard. (2005). A glossary of archival and records terminology. Chicago: Society of American Archivists. Pederson, Ann. (Ed.). (1987). Keeping archives. Sydney: Australian Society of Archivists. Posner, Ernst. (1964). American State Archives. Chicago: University of Chicago Press. Schellenberg, T.R. (1956). Modern archives: principles and techniques. Chicago: University of Chicago Press. State Archives and Records Authority of New South Wales. (2018). Glossary of Recordkeeping Terms. Retrieved July 6, 2018, from https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/resources/glossary. University Archives. (2018). How to Send University Records to the Archives. Retrieved July 10, 2018, from https:// muarchives.missouri.edu/sendrec.html. Williams, Caroline. (2006). Managing Archives Foundations, Principles and Practice. Oxford: Chandos Publishing. 43

กรณีตัวอย่าง การจัดการเอกสารจดหมายเหตุ มหาวทิ ยาลัยสุโขทัยธรรมาธริ าช จากอดตี สู่ปจั จุบัน

กรณตี วั อย่าง ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล การจัดการเอกสารจดหมายเหตมุ หาวิทยาลยั สุโขทยั ธรรมาธิราช จากอดีตสูป่ ัจจุบัน โดย ยวิญธากรณ์ ทองแขก มหาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าชจดั ตง้ั ในปพี ทุ ธศกั ราช 2521 เปน็ มหาวทิ ยาลยั เปดิ ทจ่ี ดั การเรยี นการสอนดว้ ยระบบการศกึ ษาทางไกล ในสังกัดทบวงมหาวิทยาลัย (ปัจจุบันคือส�ำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา) ด้วยตระหนักถึงความจ�ำเป็นท่ีจักต้องจัดเก็บรักษา “จดหมายเหตุมหาวิทยาลัย” จึงมีการจัดตั้งหน่วยงาน เรียกช่ือว่า “หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย” สังกัดฝ่ายบริการสนเทศ ส�ำนัก บรรณสารสนเทศ ในปพี ุทธศกั ราช 2529 วัตถุประสงค์ของหน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยตามที่ก�ำหนดไว้ในโครงการจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยของมหาวิทยาลัยสุโขทัย ธรรมาธริ าช (2529) มี 4 ประการ ดงั น้ี 1) เป็นหน่วยงานกลางในการรวบรวม ประเมินค่า จัดระบบการเก็บรักษา จัดท�ำคู่มือช่วยค้น เผยแพร่ และจัดแสดงจดหมายเหตุ มหาวทิ ยาลยั 2) เปน็ แหลง่ จดั เกบ็ สงิ่ พมิ พแ์ ละโสตทศั นวสั ดทุ มี่ คี วามสำ� คญั ตอ่ งานจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั ทห่ี นว่ ยงานภายในมหาวทิ ยาลยั ผลติ และเผยแพร่ 3) เปน็ หน่วยงานรวบรวมขอ้ มูลเหตกุ ารณต์ า่ งๆ ทมี่ ีความสำ� คัญต่อประวัติและพัฒนาการในด้านต่างๆ ของมหาวทิ ยาลัย 4) เป็นหน่วยงานให้บริการและเผยแพร่จดหมายเหตุมหาวิทยาลัยแก่หน่วยงานต่างๆ ภายในมหาวิทยาลัย เพ่ือประโยชน์ในการ บรหิ ารงานและการศกึ ษาวิจัย ค�ำว่า “จดหมายเหตุมหาวิทยาลัย” ตามท่ีปรากฏในโครงการจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยของมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช (พ.ศ. 2529) หมายถึง เอกสารและขอ้ มูลขา่ วสารเกย่ี วกับมหาวทิ ยาลัยสุโขทยั ธรรมาธริ าชท่ีแสดงให้เหน็ ถึงประวัติ พฒั นาการ ความเจริญ เติบโต ทางด้านกายภาพ นโยบาย และองค์กร ซึ่งมีประโยชน์ต่อการบริหารงานของมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราชท้ังในปัจจุบัน และ การวางแผนในอนาคต รวมทง้ั มปี ระโยชนต์ อ่ การศกึ ษาค้นควา้ และวิจยั เกี่ยวกบั ประวัตพิ ัฒนาการของมหาวิทยาลัยสโุ ขทยั ธรรมาธิราช ในระยะแรกการด�ำเนินงานของหน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยได้พยายามด�ำเนินการตามที่ก�ำหนดไว้ใน โครงการจดหมายเหตุ มหาวทิ ยาลัย ของมหาวิทยาลัยสโุ ขทัยธรรมาธิราช พ.ศ. 2529 ภายใต้ข้อจ�ำกดั ต่างๆ โดยเฉพาะอย่างย่ิงเอกสารการด�ำเนนิ งานตามพนั ธกิจ หลกั ของสว่ นงานตา่ งๆ ทม่ี คี ณุ คา่ มเี พยี ง 2-3 สว่ นงานทจ่ี ดั สง่ เอกสารการดำ� เนนิ งานทมี่ คี ณุ คา่ ตอ่ เนอ่ื งใหห้ นว่ ยงานจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั และมีเอกสารจดหมายเหตุส่วนบุคคลที่ได้รับมอบจาก ศาสตราจารย์ ดร.วิจิตร ศรีสอ้าน ผู้ก่อต้ังและอธิการบดีคนแรกของมหาวิทยาลัย สโุ ขทยั ธรรมาธริ าช หนว่ ยจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั ไดจ้ ดั การเอกสารจดหมายเหตดุ งั กลา่ วดว้ ยการประยกุ ตห์ ลกั วชิ าการ จนปจั จบุ นั เอกสาร จดหมายเหตแุ ละกระบวนการดำ� เนนิ งานของหนว่ ยจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั ไดม้ พี ฒั นาการตามลำ� ดบั และมงุ่ มนั่ ทจ่ี ะพฒั นางานจดหมายเหตุ ทกุ มติ เิ พื่อให้ทันต่อการเปลีย่ นแปลงต่างๆ ท้ังภายในมหาวทิ ยาลยั และภายนอกมหาวิทยาลยั ประเด็นส�ำคัญของการดำ� เนนิ งานจดหมายเหตุของหน่วยงานจดหมายเหตมุ หาวิทยาลัย สรปุ ได้ดังนี้ 1. เอกสารจดหมายเหตมุ หาวิทยาลยั ในระยะแรกหน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ได้ก�ำหนดขอบเขตและประเภทเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยโดยใช้ข้อมูล จากโครงการจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยของมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช (พ.ศ. 2529) จึงจ�ำแนกเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ของมหาวิทยาลัยสโุ ขทัยธรรมาธิราช ได้ดงั นี้ 1.1 เอกสารราชการตามพนั ธกจิ หลักของมหาวิทยาลัย จ�ำแนกเป็น 1.1.1 เอกสารการประชุม เช่น การประชุมสภามหาวิทยาลัย การประชุมสภาวิชาการ การประชุมผู้บริหารมหาวิทยาลัย สุโขทยั ธรรมาธิราช การประชุมของสาขาวิชา สำ� นัก สถาบัน ศูนย์และหน่วยงานอน่ื ๆ ในมหาวทิ ยาลัย เปน็ ต้น 1.1.2 เอกสารราชการอ่ืนๆ ของมหาวิทยาลัย เช่น ค�ำสัง่ ระเบยี บ ประกาศ ขอ้ บงั คับ บนั ทกึ ข้อตกลงความร่วมมอื หนงั สือ ภายนอก หนังสอื ภายใน เอกสารโครงการสำ� คญั และเอกสารการประชุมทางวิชาการ เปน็ ตน้ 45

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล 1.1.3 ส่งิ พมิ พ์เพื่อการประชาสมั พนั ธ์เผยแพร่ขา่ วสารของมหาวิทยาลัย ประกอบดว้ ย 1) สิง่ พิมพต์ ่อเน่อื ง เช่น ขา่ ว มสธ. จดหมายข่าวรายวนั วาไรต้ีสุดสปั ดาห์ ฯลฯ 2) สง่ิ พิมพ์ระยะสั้น เช่น สูจบิ ตั ร จุลสาร ปฏิทนิ โปสเตอร์ แผ่นพับ อนทุ ิน เกยี รตบิ ตั ร/ประกาศนยี บัตร บตั รอวยพร บตั รเชญิ /เมนูอาหาร ทีค่ ่นั หนังสือ ฯลฯ 1.1.4 เอกสารจดหมายเหตุทีอ่ ยู่ในรปู ลักษณ์อ่นื ๆ เช่น 1) เอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ เช่น รูปภาพ ภาพถ่าย เทปบันทึกเสียง ฟิล์มเนกาทีฟ สไลด์ แถบวีดิทัศน์ และ โน้ตเพลงประจ�ำมหาวิทยาลยั เปน็ ต้น 2) เอกสารประเภทแผนท่ี แผนผงั พมิ พ์เขยี ว 3) วตั ถจุ ดหมายเหตุ เช่น โล่รางวลั ทีม่ หาวทิ ยาลัยได้รับ และของท่ีระลกึ ของมหาวทิ ยาลัย เป็นต้น 4) กฤตภาคข่าวมหาวทิ ยาลัย 1.2 เอกสารสว่ นบคุ คล คอื เอกสารสว่ นตวั ทผี่ บู้ รหิ ารระดบั สงู ของมหาวทิ ยาลยั ไดร้ วบรวมและสะสมไวใ้ นระหวา่ งทด่ี �ำรงตำ� แหนง่ ผู้บริหารมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช และส่งมอบให้หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย หรือท่ีหน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยได้ รวบรวมไว้ ต่อมาหน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยได้พิจารณาการจ�ำแนกเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยให้ครอบคลุมเอกสาร รปู แบบใหมอ่ นั เกดิ จากการใชเ้ ทคโนโลยอี ยา่ งกวา้ งขวางในการบรหิ ารและดำ� เนนิ ตามพนั ธกจิ ของมหาวทิ ยาลยั จงึ จำ� แนกเอกสารจดหมายเหตุ มหาวทิ ยาลัยเป็น 6 กลมุ่ ดังนี้ 1. กลมุ่ เอกสารการประชุม 2. กลมุ่ เอกสารราชการ แบง่ ออกเปน็ 9 กลมุ่ ยอ่ ย ไดแ้ ก่ คำ� สง่ั ประกาศ บนั ทกึ ขอ้ ตกลง ความรว่ มมอื หนงั สอื ภายใน หนงั สอื ภายนอก เอกสารการประชุมวิชาการ (Proceeding) เอกสารโครงการ/กจิ กรรมสำ� คัญ เกียรติคุณ/ประกาศนียบตั ร และสมดุ ลงนาม 3. โสตทัศนจดหมายเหตุ แบ่งออกเป็น 9 กลุ่มย่อย ได้แก่ ภาพถ่าย ซีดี/วีซีดี/ดีวีดี ฟิล์มเนกาทีฟ/สไลด์ แผนที่/แผนผัง พมิ พเ์ ขียว สัญลักษณ์อกั ษรย่อ โน้ตเพลงมหาวทิ ยาลยั โล่รางวลั และของที่ระลึก 4. สง่ิ พมิ พม์ หาวทิ ยาลยั แบง่ ออกเปน็ 11 กลมุ่ ยอ่ ย ไดแ้ ก่ ปฏทิ นิ โปสเตอร์ บตั รเชญิ /เมนอู าหาร แผน่ พบั สจู บิ ตั ร/จลุ สาร อนทุ ิน หนงั สือ ทค่ี ่ันหนงั สือ บัตรอวยพร สิง่ พิมพต์ อ่ เนื่อง และกฤตภาค 5. เอกสารส่วนบคุ คล แบ่งออกเปน็ กลมุ่ ย่อย เช่น เอกสารส่วนบคุ คล ศาสตราจารย์ ดร.วจิ ติ ร ศรสี อา้ น และเอกสารส่วน บุคคล ศาสตราจารยศ์ รีราชา เจรญิ พานชิ 6. เอกสารดจิ ทิ ัล/เอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์ 2. กระบวนการจัดการเอกสารจดหมายเหตมุ หาวิทยาลัย หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ได้ก�ำหนดกรอบการด�ำเนินงานจดหมายเหตุ ไว้ดังน้ี (หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย, 2539, น. 4) 1. รวบรวมและดูแลรักษาเอกสารจดหมายเหตุอันมีคุณค่าต่อการบริหาร เป็นพยานหลักฐานและเป็นประโยชน์ต่อการศึกษา คน้ คว้าอ้างองิ ถงึ ประวัติ พัฒนาการ กจิ กรรมและเหตกุ ารณ์ต่างๆ ของมหาวทิ ยาลยั 2. จัดเรียงและท�ำค�ำอธิบายเอกสารดังกล่าวตามหลักวิชาการจดหมายเหตุ และให้สามารถน�ำมาใช้ได้ตามกรอบกฎหมายและ ตามข้อตกลงกับเจา้ ของเอกสารผสู้ ่งมอบ 3. ให้บริการอ้างองิ สำ� หรับบคุ คล หนว่ ยงานและผสู้ นใจในกิจการและเอกสารของมหาวิทยาลัย 4. ใหก้ ารศกึ ษาและบรกิ ารชุมชนเพ่อื ใหเ้ กดิ ความสนใจและภาคภูมใิ จในประวตั ิและพฒั นาการของมหาวทิ ยาลยั 46

ในการปฏิบัติ หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ได้ประยุกต์หลักวิชาการในการด�ำเนินงานแต่ละขั้นตอนตามกระบวนงาน การจดั การจดหมายเหตุ ดงั น้ี การจดั หาและ การจดั และ การจดั ท�ำ การบริการและ การสงวนรกั ษา ประเมณิ คุณค่า จดั ท�ำค�ำอธิบาย เครื่องมอื ชว่ ยคน้ เผยแพร่ ภาพกระบวนงานการจดั การเอกสารจดหมายเหตุของหน่วยจดหมายเหตมุ หาวิทยาลัย 2.1 การจัดหาและประเมนิ คณุ คา่ เอกสารจดหมายเหตมุ หาวิทยาลยั ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล 2.1.1 การจดั หาเอกสารจดหมายเหตุมหาวทิ ยาลัยสุโขทยั ธรรมาธิราช 1) วธิ กี ารจดั หาเอกสารจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั หนว่ ยจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าช ไดจ้ ดั หาเอกสาร จดหมายเหตุด้วยวธิ กี ารตา่ งๆ ดังนี้ การรับมอบเอกสาร เป็นวิธีการหลักที่ใช้ในการจัดหาเอกสารจดหมายเหตุ โดยการประสานและเจรจาตกลง รว่ มกับส่วนงานเจา้ ของเอกสารใหส้ ่งมอบเอกสารทีป่ ฏบิ ตั ิงานเสร็จแลว้ เช่น เอกสารการประชุมสภามหาวทิ ยาลยั เอกสารการประชมุ สภา วชิ าการ และเอกสารการประชมุ ผู้บรหิ ารมหาวทิ ยาลัย ใหส้ ่งเอกสารการประชุมปีทผ่ี ่านมายอ้ นหลังประมาณ 3 ปี เอกสารราชการประเภท ค�ำสงั่ ระเบยี บ ประกาศ ข้อบังคับ บันทกึ ขอ้ ตกลงความร่วมมือ ท่เี ปน็ ต้นฉบบั ใหส้ ่งมอบดว้ ยการนดั หมายระหวา่ งหน่วยงานจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัย กับหน่วยงานเจ้าของเอกสาร และใช้วิธีการขอให้ส่งมอบส�ำหรับเอกสารบางรายการท่ีหน่วยงานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย พิจารณาว่าเข้าหลักเกณฑ์เป็นเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย เช่น โน้ตเพลงที่ชนะการประกวด โปสเตอร์ท่ีชนะการประกวด ค�ำขวัญ ท่ชี นะการประกวด และปฏทิ ินมหาวิทยาลยั ท่ีได้รับรางวลั เป็นต้น การทำ� สำ� เนา เปน็ การจดั หาเอกสารการจดั ตงั้ มหาวทิ ยาลยั ทค่ี รอบครองโดยสว่ นราชการภายนอก เชน่ สำ� นกั งาน กฤษฎกี า สำ� นกั งานรฐั สภา โดยบคุ ลากรของหนว่ ยจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั ตอ้ งสบื คน้ เอกสารเหลา่ นน้ั แลว้ จงึ ขอทำ� สำ� เนาเอกสารดว้ ยการ ถา่ ยสำ� เนา การขอรบั บรจิ าค เปน็ วธิ กี ารทใ่ี ชใ้ นการกรณกี ารจดั หาเอกสารสว่ นบคุ คล ดว้ ยการประสานงานและเจรจาโดยตรง กับเจ้าของเอกสารหรือทายาทในการบริจาคเอกสารส่วนบุคคลให้หน่วยงานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยซ่ึงได้พิจารณาแล้วเห็นว่ามีคุณค่า ตอ่ การศกึ ษาคน้ ควา้ วจิ ยั การรวบรวม เปน็ วธิ กี ารจดั หาเอกสารจดหมายเหตใุ นระยะแรก โดยบคุ ลากรหนว่ ยงานจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั ประสานส่วนงานภายในท่ีประสงค์จะขอท�ำลายเอกสาร โดยบุคลากรของหน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยจะคัดเลือกเอกสารท่ีเห็นว่า จะมคี ณุ คา่ ตอ่ เน่อื งเป็นเอกสารจดหมายเหตุ การดาวน์โหลด เป็นวิธีการจัดหาเอกสารออนไลน์ที่ส่งผ่านระบบอินทราเน็ตของมหาวิทยาลัย และหน่วยงาน จดหมายเหตุมหาวทิ ยาลยั พิจารณาเห็นวา่ มีคุณคา่ ต่อเน่ืองเปน็ เอกสารจดหมายเหตุ จึงดาวน์โหลดเป็นไฟลเ์ อกสาร (PDF) และไฟล์ภาพนง่ิ (JPEG) ไว้ เชน่ จดหมายขา่ วออนไลน์ บนั ทกึ ขอ้ ตกลงความรว่ มมอื รายงานการประชมุ ออนไลน์ ระเบยี บ ประกาศ ขอ้ บงั คบั ภาพถา่ ยกจิ กรรม สำ� คญั ของมหาวิทยาลยั และเอกสารอน่ื ๆ ทเ่ี ผยแพรใ่ นรูปแบบออนไลน์ เป็นต้น 2) การจดั ท�ำหลักฐานการรับมอบเอกสาร เอกสารราชการท่ีจะส่งมอบให้หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย หน่วยงานเจ้าของเอกสารต้องส่งเอกสาร บันทึก พร้อมบัญชีรายการเอกสารท่ีส่งมอบให้หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย หน่วยจดหมายเหตุจะตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสารให้ ตรงกับบัญชีรายการที่หน่วยงานเจ้าของเอกสารส่งมอบ และจัดท�ำหลักฐานการส่งมอบคืนให้หน่วยงานเจ้าของเอกสาร 1 ชุด และ หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลยั จัดเกบ็ เปน็ หลกั ฐาน 1 ชดุ ตามภาพประกอบแบบฟอร์มรบั มอบเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลยั 47

ใบส่งมอบเอกสาร สำ� หรับเจ้าหน้าทีห่ นว่ ยจดหมายเหตุ ถงึ หนว่ ยจดหมายเหตมุ หาวิทยาลัย โทร. 7467-7468 จ�ำนวนเอกสาร (หน่วย/ฝา่ ย/กอง) (ส�ำนกั /สาขา) แหล่งท่เี ก็บ วันท่ี จาก โทร. ผู้รับ ล�ำดับ ชั้นความลบั ชื่อเอกสาร จ�ำนวน ระยะเวลาของเอกสาร หมายเหตุ (พ.ศ. – พ.ศ.) ผ้สู ่งมอบ ..................................................................... ตำ� แหน่ง ..................................................................... วนั ท่ี ............................... ค�ำชี้แจง สำ� หรับช่องชัน้ ความลับ (ถา้ ม)ี ให้ระบวุ า่ เป็นเอกสารประเภทใด (เปิดเผย ปกปิด ลบั ลบั มาก ลับที่สดุ ) และใบส่งมอบ ให้จดั ท�ำ 2 ชดุ ตน้ ฉบับเก็บท่หี น่วยจดหมายเหตมุ หาวิทยาลัย 1 ชุด ส�ำเนาเกบ็ ที่หน่วยงานเจ้าของเอกสาร 1 ชดุ 2.1.2 การประเมินคณุ คา่ เอกสารจดหมายเหตุมหาวทิ ยาลัย ในระยะแรกหนว่ ยจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั ไดป้ ระยกุ ตห์ ลกั วชิ าการและประสบการณใ์ นการคดั เลอื ก/ประเมนิ คณุ คา่ เอกสารราชการของมหาวิทยาลัยเพื่อจัดเก็บเป็นเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย และเขียนเป็น “แนวทางการจัดเก็บเอกสารและ โสตทัศนวัสดุจดหมายเหตุ” ในการปฏิบัติผู้ประเมินเอกสารจะพิจารณาถึงบริบทและลักษณะทางด้านกายภาพของเอกสารประกอบด้วย เช่น สภาพความแท้จรงิ ของเอกสาร ความสมบูรณค์ รบถว้ นของเอกสาร การใชง้ าน (สามารถอา่ นได้/ใช้งานได)้ ปริมาณเอกสาร (Quantity) หากมจี ำ� นวนมากเกนิ ไปจะใชก้ ารเลอื กแบบสมุ่ เกบ็ อายขุ องเอกสาร (Age) จะเลอื กเอกสารทสี่ นิ้ กระแสการใชง้ านมาระยะหนงึ่ แลว้ มขี อบเขต และ/หรือเนอ้ื หาสอดคล้องกับประเภทเอกสารท่ีได้กำ� หนดไวแ้ ลว้ หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล 48