รายงานเรื่องการจัดทำหนังสือราชการ

รายงาน เรือ่ ง การจดั ทาหนังสอื ราชการ จดั ทาโดย นางสาว รวิ เรอื งวลิ ยั รหสั นกั ศกึ ษา 6232010022 ระดบั ประกาศนยี บตั รวชิ าชพี ชน้ั สงู (ปวส.) เสนอ อาจารย์ จตพุ ร เมอื งมา รายงานเลม่ นีเ้ ป็นส่วนหนึ่งของรายวิชาการฝึกประสบการณ์วชิ าชีพ แผนก พณิชยการ สาขาวิชา การบัญชี ภาคเรียนท่ี 3 ปีการศกึ ษา 2562 (ภาคเรียนฤดูรอ้ น) วทิ ยาลัยการอาชีพเทิง



คานา รายงานเล่มน้ีจัดทาเพื่อเป็นส่วนหนึ่งของรายวิชาการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ ระดับประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง (ปวส.) เพื่อให้ได้ศึกษาหาความรู้ในเร่ือง การจัดทาหนังสือ ราชการ โดยมวี ัตถุประสงคเ์ พือ่ ให้ทราบถึงการจัดทาหนังสอื ราชการ และการเขียน ท่ถี ูกต้อง ผู้จัดทาหวังว่า รายงานเล่มน้ีจะเป็นประโยชน์กับผู้อ่าน นักเรียน หรือนักศึกษา ที่ กาลังหาขอ้ มูลเรอ่ื งนี้อยู่ หากมขี ้อแนะนาหรอื ขอ้ ผิดพลาดประการใด ผู้จัดทาขอน้อมรบั ไว้ และขอ อภัยมา ณ ที่นี้ด้วย รวิ เรอื งวลิ ัย

สารบญั หน้า เร่ือง 1 1 คานา 1 สารบญั 2 การเขียนหนังสือราชการ 2 ความสาคัญและประโยชนข์ องการเขยี นหนังสือ ตวามหมายของหนังสือราชการ 4 ความหมายของคาวา่ “ส่วนราชการ” 4 คุณลกั ษณะทีด่ ีของหนงั สือราชการ 5 องคป์ ระกอบของหนังสือราชการ 12 ข้อความในหนังสอื ภาษา สารัตถภาพ 15 ความสะอาด ความรวดเร็วในการดาเนินการ 18 ประเภทของหนังสือราชการ ความแตกตา่ งของหนงั สอื ภายนอก และหนังสือภายใน หนังสอื ภายนอก ฟอร์มหนงั สอื ภายนอก ตัวอยา่ งหนังสอื ภายนอก หนังสือภายใน ฟอร์มหนงั สอื ภายใน ตวั อยา่ งหนงั สอื ภายใน หนังสอื ประทับตรา ฟอร์มหนงั สอื ประทับตรา ตวั อย่างหนงั สือประทบั ตรา หนังสอื ส่งั การ คาสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ

เรื่อง หน้า 27 หนังสอื ประชาสัมพนั ธ์ ประกาศ 36 แถลงการณ์ ข่าว 47 49 หนงั สือที่เจ้าหนา้ ที่จัดทาขนึ้ หรือรับไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ 51 หนังสือรบั รอง หนังสืออ่นื บนั ทึก รายงานการประชมุ ส่วนประกอบพิเศษของหนังสือภายนอกและหนงั สือภายใน ส่งิ ที่ควรพิจารณาในการเขียนหนงั สอื ภายนอกและหนงั สือภายใน สิ่งทค่ี วรทราบในการจดั ทาหนงั สือราชการ บรรณานกุ รม

1 การเขยี นหนังสือราชการ งานด้านสารบรรณ การจัดทาหนังสือราชการเป็นระเบียบปฏิบัติอย่างหนึ่งของหน่ว ย ราชการท่ีข้าราชการและผู้ติดต่อกับหน่วยราชการควรทราบ ทั้งนี้เพื่อให้เกิดผลดีต่อระบบการ ปฏิบัติงานของหน่วยราชการ การติดต่อระหว่างหน่วยงานราชการด้วยกัน ตลอดทั้งการติดต่อ ระหว่างบุคคลหรอื องค์กรเอกชนกบั หน่วยราชการ ซ่ึงการจดั ทาหนงั สือราชการทหี่ นว่ ยราชการทุก หน่วยถือเป็นหลักในการปฏบิ ัติ ซ่งึ การจัดทาหนงั สือราชการท่ีหน่วยราชการทกุ หนว่ ยถอื เป็นหลัก ในการปฏิบัติน้ัน ปรากฏอยู่ใน “ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสรรณ พ.ศ. 2526” “ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2558” ตลอดทั้งระเบยี บ ประกาศ และหนงั สือที่เกี่ยวกับระบบงานสารบรรณทอ่ี อกโดยสานกั นายกรัฐมนตรแี ละหน่วยงาน ท่เี ก่ยี วขอ้ ง ภายหลัวปพี ทุ ธศักราช 2526 เป็นต้นมา ความสาคัญและประโยชนข์ องการเขียนหนงั สอื 1. เป็นเครอื่ งมือในการสอ่ื สาร ระหวา่ งผ้สู ่ง และผรู้ ับหนงั สือ 2. สามารถสือ่ ความหมายได้ถกู ตอ้ ง ตรงประเดน็ และเขา้ ใจตรงกนั 3. ประหยัดเวลาในการตีความ ไม่ต้องสอบถามหรือเขียนใหม่ นากลับมาอ่านทบทวน ทาความเขา้ ใจได้หลายคร้งั เทา่ ทตี่ ้องการ 4. สามารถเก็บไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในการตรวจสอบได้ 5. ใช้เป็นตัวอย่างสาหรับการปฏบิ ตั งิ านให้กับเจ้าหนา้ ทใี่ นครงั้ ต่อ ๆ ไป 6. เปน็ ภาพลกั ษณท์ ด่ี ีขององค์กร ความหมายของหนังสอื ราชการ “หนังสือ” หมายความว่า เอกสารต่าง ๆ ที่ทางราชการจัดทาข้ึน รวมท้ังเอกสารที่ บุคคลภายนอกส่งมายังหน่วยงาน และเจ้าหน้าทร่ี ับไว้ถอื ว่าเป็นหนงั สือราชการด้วย “หนังสอื ราชการ” หมายความว่า เอกสารที่เป็นหลักฐานทางราชการ ได้แก่ 1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ 2. หนังสอื ทสี่ ว่ นราชการมีไปถึงส่วนราชการอ่ืนใด ท่ไี มใ่ ชส่ ่วนราชการ หรอื ท่ีมีไป ถึงบุคคลภายนอก 3. หนังสือที่ส่วนราชการอื่นใด ท่ีไม่ใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึง ส่วนราชการ 4. เอกสารทท่ี างราชการจดั ทาขึ้นเพื่อเปน็ หลกั ฐานทางราชการ 5. เอกสารที่ทางราชการจัดทาขนึ้ ตามกฎหมาย ระเบยี บ หรอื ข้อบงั คบั 6. ข้อมลู ข่าวสาร หรือหนงั สือท่ีได้รบั จากระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์

2 ความหมายของคาวา่ “ส่วนราชการ” ส่วนราขการ หมายความว่า กระทรวง ทบวง กรม สานักงาน หรือหน่วยงานอ่ืนใดของรัฐ ทง้ั ในการบริหารส่วนกลาง และสว่ นภูมภิ าค รวมถงึ คณะกรรมการดว้ ย คุณลักษณะท่ีดขี องหนงั สอื ราชการ องค์กระกอบของหนังสือราชการ ได้แก่ 1. กระดาษท่ใี ช้ เป็นกระดาษตราครฑุ ทมี่ ีขนาดครุฑสูง 3 เซนตเิ มตร พมิ พด์ ้วยสี ดาหรือเป็นครุฑ อยู่ที่ก่ึงกลางส่วนบนของกระดาษ (ยกเว้นหนังสือภายในที่มี รูปแบบเฉพาะโดยมีรูปแบบเฉพาะโดยมีขนาดของตัวครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร และมีข้อความกาหนดเป็นแบบไว้) ลักษณะของกระดาษที่มีคุณภาพดี คือ กระดาษปอนด์ขาวน้าหนักไม่น้อยกว่า 60 กรัมต่อตารางเมตร ขนาด เอ 4 (210 * 297 มลิ ลเิ มตร) 2. สีของหมึกพมิ พ์ ใช้หมึกพิมพ์สีดา โดยสีของหมึกพิมพ์ต้องมีระดับความเข้ม สมา่ เสมอตลอดทง้ั ฉบบั 3. รูปแบบของหนังสือราชการ ในกรณีท่ีเป็นหนังสือราชการประเภทจดหมาย ควรจัดระยะและวางตาแหน่งสว่ นประกอบต่าง ๆ ของจดหมาย เช่น เลขทแ่ี ละ ชื่อเรื่องของหนังสือ ช่ือและท่ีอยู่ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ส่วนราชการ เจ้าของเรื่อง วันท่ีออกหนังสือ คาขึ้นต้น และคาลงท้าย ข้อความส่วนราชการ เจ้าของหนังสือ ฯลฯ ให้ถูกต้องตามรูปแบบที่สานักนายกรัฐมนตรีได้กาหนด เป็นระเบียบหรือแนวปฏิบตั ิไว้ ทั้งน้ี เพ่ือความถูกต้อง ความเป็นระเบียบ และ ความนา่ อา่ นของหนงั สือราชการนัน้ ๆ 4. ซอง เป็นซองสีขาวที่มีตราครุฑขนาดสูง 1.5 เซนติเมตรอยู่ด้านบนซ้ายของ หน้าซอง ขนาดของซองจะต้องมีขนาดที่เหมาะสมกับหนังสือราชการและส่งิ ท่ี จะส่งไปพร้อมกบั หนังสือราชการน้ัน ขนาดมาตรฐาน 4.25 * 9.50 นิ้ว และ จัดพิมพ์ตามรปู แบบทถ่ี ูกต้อง

3 ข้อความในหนังสือภาษา และการใช้ภาษาในหนังสือราชการนั้นเป็นสิ่งสาคัญประการ หน่ึงทตี่ อ้ งคานงึ ถึงขอ้ ความในจดหมายควรเป็น ดังนี้ 1. มีความถูกต้อง ความถูกต้องในการเขียนหนังสือราชการ หมายถึง ความ ถูกต้องของเน้ือหา ประเภทและรูปแบบของหนังสอื ตัวสะกดการันต์ วรรคตอน และการใช้เครื่องหมายวรรคตอน ตลอดทั้งความเหมาะสมในการใช้ภาษา สอดคล้องกับผรู้ บั และเนอื้ หา 2. มีความกะทัดรัดและชัดเจน หนังสือราชการท่ีดี ควรเขียนด้วยข้อความท่ี กะทัดรัด ชัดเจน กล่าวคือ เป็นข้อความที่มีขนาดสั้น และมุ่งเสนอเฉพาะ ประเด็นสาคัญของเน้ือหา เม่ืออ่านแล้วเข้าใจได้ทันทีว่าผู้เขียนมีจุดประสงค์ หรอื ต้องการสื่ออะไรใหผ้ ู้อา่ นได้ทราบ 3. มีความสมบูรณ์ เน้ือหาในหนังสือราชการจะต้องมีสาระสาคัญครบถ้วน ตาม จดุ ประสงค์หรือเจตนาท่ีผเู้ ขียนกาหนดไว้อกี ด้วย 4. มีความสุภาพ หนังสือราชการควรมีถ้อยคาสุภาพ แสดงถึงการให้เกียรติแก่ ผู้รับ การเลือกใช้ภาษาท่ีแสดงถึงความสุภาพนั้น จะข้ึนอยู่กับสถานภาพของ ผลู้ งนามในหนังสือกบั ผู้รบั เป็นสาคัญ 5. มคี วามเปน็ เอกภาพ ในการเขยี นหนังสือราชการแต่ละครั้งไม่ควรนาเรื่องราวที่ เป็นคนละเร่ืองไว้ในฉบับเดียวกันในหนังสือราชการแต่ละฉบับควรนาเสนอ เนื้อหาท่เี ป็นเรื่องเดยี วกันทั้งฉบับ โดยมจี ดุ ประสงค์สาคัญ ใจความสาคัญ หรือ ประเดน็ สาคญั ทต่ี อ้ งการจะสอ่ื ใหผ้ ู้รบั ได้ทราบเพยี งประการเดียว สารัตถภาพ การเขียนหนังสือราชการควรเขียนเน้นย้าสาระสาคัญหรือให้รายละเอียด สาคัญท่ีต้องการให้ผู้อ่านทราบอย่างชัดเจน ตรงไปตรงมา ไม่วกวน หรืออ้อมค้อมด้วยการใช้ ข้อความหรอื อธบิ ายเรือ่ งราวไม่ยดื ยาวจนเกนิ ความจาเป็น ความสะอาด ความสะอาดเป็นการแสดงออกถึงความละเอียด รอบคอบ ตลอดจนความ ต้ังใจจริงในการติดต่อส่อื สาร ดังน้ันในหนังสือราชการจงึ ไมค่ วรมรี อยขูด ขีด ลบ รอบคราบสกปรก ตา่ ง ๆ หรือแม้แต่รอยยบั ของกระดาษกไ็ มค่ วรให้มปี รากฏข้ึน ความรวดเร็วในการดาเนนิ การ ในการตดิ ตอ่ สื่อสารด้วยหนังสือราชการประเภทจดหมาย จะเสยี เวลาในการนาส่งพอสมควร ดงั น้ัน ในชว่ งของการดาเนนิ การ คอื การผลิตส่ือ (การรา่ ง การพิมพ์ หนังสือ การนาเสนอผู้บังคับบัญชาลงนาม) ไม่ว่าจะเพ่ือเป็นการให้บริการ ตอบคาถาม ข้อสงสัย หรือการแจ้งเรื่องราวต่าง ๆ ให้แก่ผู้เกี่ยวข้องได้ทราบ จึงควรดาเนินการอย่างรวดเร็ว โดยใช้ ระยะเวลาทไี่ มน่ านนกั ทง้ั นี้ จะตอ้ งคานงึ ถึงผลเสียท่อี าจจะเกดิ ขน้ึ เสมอ

4 ประเภทของหนงั สือราชการ ประเภทของหนงั สือราชการแบ่งออกเปน็ 6 ประเภท คือ 1. หนังสือภายนอก 2. หนงั สอื ภายใน 3. หนงั สอื ประทบั ตรา 4. หนงั สอื สง่ั การ เชน่ คาสง่ั ระเบยี บ ข้อบงั คบั 5. หนงั สือประชาสมั พันธ์ เช่น ประกาศ แถลงการณ์ ขา่ ว 6. หนงั สือทเี่ จา้ หนา้ ทจี่ ัดทาขึน้ หรือรบั ไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการ ความแตกตา่ งของหนงั สือภายนอก และหนงั สอื ภายใน หนงั สือภายนอก หนังสอื ภายใน 1. ติ ด ต่ อ ร ะ ห ว่ า ง ก ร ะ ท ร ง ห รื อ 1. ติดต่อระหว่างกรม หรือเทียบเท่าใน บคุ คลภายนอก สงั กัด กระทรวง เดยี วกัน 2. ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับ 2. ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับ กระทรวง หรือผูท้ ี่ไดร้ ับมอบหมาย กรม หรือผู้ทไี่ ดร้ ับมอบหมาย 3. ให้รูปแบบหนังสือภายนอก “กระดาษ 3. ใช้รูปแบบหนังสือภายใน “กระดาษ ครฑุ ” มเี รอ่ื เรยี น อ้างถงึ ส่งิ ท่ีส่งมาด้วย บันทกึ ขอ้ ความ” มีเฉพาะ เร่อื ง เรียน 4. เปน็ พธิ ีการเต็มรูปแบบ ออกเลขท่ีทุกครง้ั 4. เป็นทางการ ออกเลขที่ แต่เป็นพิธีการ 5. ตอ้ งพมิ พ์ใหเ้ รียบร้อย นอ้ ยกวา่ หนงั สือภายนอก 6. มีสาเนาค่ฉู บบั และสาเนาครบถว้ น 5. ตอ้ งพิมพใ์ ห้เรยี บร้อย 6. มีสาเนาคฉู่ บบั และสาเนา

5 หนังสือภายนอก หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี ใช้กระดาษตราครุฑเป็นหนังสือติดต่อ ระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการที่มีถึงบุคคลภายนอก หรือหน่วยงานอ่ืนท่ีมใิ ช่สว่ นราชการ สว่ นประกอบและรายละเอยี ดของหนังสือภายนอก มีดังนี้ 1. ท่ี เป็นส่วนประกอบท่ีอยู่ทางซ้ายบนสุดของหนังสือ ซึ่งหนังสือทุกฉบับจะมี กาหนดไวเ้ พือ่ - เป็นข้ออ้างอิงของฝ่ายท่ีส่งหนังสือออก ในกรณีที่จะมีการอ้างถึงหนังสือ ฉบับน้ันในการติดตามเรื่องหรือเพ่ือการติดต่อ โต้ตอบหลังจากที่ได้ส่ง หนงั สือนนั้ ออกไปแลว้ - เปน็ ประโยชนใ์ นการเก็บเรอื่ งระหว่างปฏบิ ัติหรือเม่อื เรื่องนั้นได้ดาเนินการ เปน็ ท่ีเรียบร้อยแล้ว - เปน็ ข้ออา้ งเมือ่ ตอ้ งการจะค้นหาเร่ืองท่ีได้เก็บไว้ - เปน็ ตวั เลขสถิติแสดงปริมาณของหนังสือที่ได้มีการติดต่อกับหน่วยงานต่าง ๆ ในรอบปีปฏทิ ินหนึ่ง 2. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อของส่วนราชการหรือคณะกรรมการท่ี เป็นเจ้าของหนังสือน้ัน พร้อมท้ังลงท่ีต้ังที่สามารถติดต่อทางไปรษณีย์ได้ โดยสะดวกไว้ด้วย สาหรับตาแหน่งของส่วนราชการเจ้าของหนังสอื จะปรากฎ อยู่ทางด้านขวาสดุ ของหนงั สอื และอยู่บรรทดั เดียวกับ “ท”่ี 3. วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พุทธศักราชที่ออกหนังสือ โดยไม่ต้องมีคาว่าวันท่ี เดือน และ พ.ศ. นาหน้า สาหรบั ตาแหนง่ ตัวเลขของวันที่จะปรากฏอยู่ตรงก่ึงกลางหนา้ กระดาษ บรรทัด ตอ่ จากทอี่ ย่สู ว่ นราชการเจ้าของเร่อื ง 4. เรื่อง ให้ลงสาระสาคัญที่เป็นใจความท่ีสน้ั กะทัดรัดและครอบคลุมเน้ือหาของ หนังสอื ฉบบั นนั้ 5. คาขึ้นต้น ระบุเฉพาะตาแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีไปถึง หรือลงช่ือบุคคล ใน กรณีที่เป็นการติดต่อกับบุคคลโดยไม่เกย่ี วกับตาแหน่งหน้าท่ี (โดยไม่ต้องมีคา ว่า ท่าน นาหน้าชื่อตาแหน่งหรือช่ือบุคคล) เช่น เรียน รัฐมนตรีว่าการ กระทรวงศึกษาธกิ าร 6. อ้างถึง เป็นการอ้างถึงเอกสารที่มีความสัมพันธ์เกย่ี วกับเนื้อหาในหนังสือหรือ อาจเป็นหนังสือท่ีเคยมีติดต่อกันมาก่อนโดยปกติจะอ้างถึงเฉพาะหนังสือฉบับ

6 ล่าสุดท่ีติดต่อกันเพยี งฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องหรือสาระสาคัญในหนังสอื ฉบบั อื่นท่ีเกี่ยวข้องและต้องนามาพิจารณา จึงจะอ้างถึงหนังสือฉบับนั้น ๆ สาหรับ การเขียน “อ้างถึง” น้ัน ให้เขียนประเภทส่ิงพิมพ์ ช่ือส่วนราชการเจ้าของ หนงั สือ เลขท่ีหนังสอื และ วนั เดอื น ปี ที่ออกหนงั สือ เชน่ กรมกนามยั ท่ี สธ 0601/163 ลงวันท่ี 17 มนี าคม 2560 7. สง่ิ ทสี่ ่งมาดว้ ย ใหล้ งช่อื สง่ิ ของ เอกสาร หรือบรรณสารทีส่ ง่ ไปพร้อมกบั หนังสอื หากไม่สามารถบรรจใุ ส่ซองเดยี วกันได้ ให้แจง้ ด้วยวา่ ส่งไปโดยทางในการเขียน ส่งิ ที่ส่งมาดว้ ย ใหเ้ ขยี นประเภทสงิ่ พมิ พ์ (ในกรณที ่ีเป็นหนงั สอื ภายนอก หนงั สอื ภายใน หนังสือส่ังการ ให้ระบุชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ เลขที่หนังสือ และ วัน เดอื น ปี ทีอ่ อกหนังสอื ) พร้อมทง้ั จานวนของสิ่งพิมพท์ สี่ ง่ ไป เช่น สิ่งท่ีส่งมาดว้ ย 1. สาเนาหนังสือกระทรวงการคลงั ที่ กค 0103/270 ลงวันที่ 10 เมษายน 2560 จานวน 1 ฉบบั 2. เอกสารทางวชิ าการเรอื่ ง ภาษีมูลค่าเพิ่ม จานวน 500 เล่ม (ส่งทางพัสดุ ไปรษณีย์) 8. ข้อความ คือ เน้ือหาสาระท่ีต้องการจะให้ผู้รับได้ทราบ ข้อความในหนังสือ จะต้องชัดเจน เข้าใจง่าย และมีสาระครบถ้วน ซ่ึงข้อความในหนังสือราชการ แบง่ ออกเป็น 3 ส่วน คอื 8.1เหตุผล เป็นข้อความที่กล่าวถึงสาเหตุท่ีมีหนังสือไป ซึ่งอาจกล่าวใน ลักษณะของการแจง้ ให้ผทู้ ราบว่า หน่วยงานของผู้เขียนจะทาอะไร หรือมี เหตกุ รณใ์ ดเกิดข้ึน หากเป็นเรื่องทเ่ี คยตดิ ตอ่ กันมาแล้ว เนอ้ื ความตอนนี้มัก เป็นการเทา้ ความเรอ่ื งเดิมโดยปกติคาทใี่ ชข้ น้ึ ต้นเนื้อความส่วนน้ี 8.1.1 กรณีท่ีเป็นเร่ืองที่ใหม่หรือติดต่อเป็นคร้ังแรก มักขึ้นต้นด้วยคาว่า “ด้วย......” หรือ “เนื่องด้วย.......” หากเป็นเร่ืองที่เคยมีการ ติดต่อกนั มาแล้วหรอื เปน็ เรือ่ งท่ีทราบกันโดยท่ัวไปแลว้ มักจะขึ้นต้น ด้วยคาว่า “ตามที่” แล้วตามด้วยข้อความเรื่องเดิมที่กระชับท่ีสุด และปดิ ทา้ ยยอ่ หนา้ ในสว่ นน้ีดว้ ยคาวา่ “นนั้ ” 8.1.2 กรณที ่เี ปน็ การติดตอ่ กนั อย่างต่อเนอื่ งและตอ้ งการท่ีจะกลา่ วอา้ งถึง หนังสือฉบับเดิมท่ีเคยติดต่อกันจะข้ึนต้นเนื้อหาในส่วนนี้ว่า “ตาม หนังสือที่อ้างถึง” แล้วตามด้วยข้อความในเร่ืองเดิมที่กระชับที่สุด และปดิ ท้ายด้วย ความละเอยี ดแจง้ แลว้ นัน้ ”

7 8.2จดุ ประสงค์ เป็นข้อความส่วนทสี่ องที่นบั ว่ามีความสาคัญ เพราะเน้ือความ จะกล่าวถึงจุดประสงค์ของหนังสอื ฉบบั นี้ ซ่ึงจะต้องเขียนให้ชัดเจนเพื่อให้ ผู้รับหนังสือทราบว่าผู้เขียนมีจุดประสงค์อย่างไร ในกรณีท่ีหนังสือมี จุดประสงค์หลายประการ ควรแยกจุดประสงค์เป็นรายข้ออย่างชัดเจน เพื่อความสะดวกของผู้รับหนังสือในการทาความเข้าใจและการนาไป ปฏิบัติใช้ 8.3สรุป เป็นข้อความในส่วนสุดท้ายของหนังสอื ที่เน้นให้ผูร้ ับหนังสือได้ทราบ ถึงวธิ กี ารปฏิบตั เิ ม่อื ดีรับหนังสอื ฉบบั น้ีแล้วขอ้ ความทส่ี รุปนจ้ี ะต้องสัมพันธ์ กับจุดประสงค์ท่ีปรากฏในเนื้อหาตอนต้น ซ่ึงการเขียนข้อความสรุปมี วิธกี ารเขียนโดยท่ัวไป ดังน้ี 8.3.1 กรณีที่ต้องการเพียงให้ผู้รับได้ทราบเร่ืองราวที่ปรากฏในหนังสือ อาจใช้วา่ - จงึ เรียนมาเพอ่ื โปรดทราบ - จงึ เรียนมาเพ่อื ทราบ 8.3.2 กรณที ่ีตอ้ งการใหผ้ ู้รบั ดาเนินเรือ่ งตามข้ันตอนตอ่ ไป อาจใชว้ ่า - จึงเรยี นมาเพื่อโปรดทราบพิจารณาดาเนนิ การต่อไป - จงึ เรียนมาเพื่อทราบและดาเนนิ การตอ่ ไป 8.3.3 กรณีที่ต้องการให้ผรู้ บั ตัดสนิ ใจในเร่ืองทปี่ รากฏในหนังสือ อาจใชว้ า่ - จงึ เรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา - จึงเรยี นมาเพอื่ โปรดพจิ ารณาอนุมัติ - จึงเรยี นมาเพอ่ื โปรดพิจารณาให้ความอนเุ คราะห์ 8.3.4 กรณที ่ีต้องใหผ้ ูร้ บั นาเรื่องในหนงั สือไปปฏิบตั ิ อาจใช้วา่ - จงึ เรยี นมาเพื่อทราบและถอื เป็นแนวทางปฏิบตั ติ อ่ ไป การเขยี นส่วนสรุปของหนังสอื อาจเขียนในลักษณะเฉพาะเจาะจง ซึงจะตรง ตามเจตนารมณ์ของเน้ือความในหนังสืออันจะทาให้ผู้รับมีความรู้สึกที่ดี และเข้าใจจุดประสงคข์ องหนงั สอื ได้อยา่ งถกู ตอ้ ง ดังน้ี 8.3.5 กรณีทปี่ ระสงค์จะเชญิ ผู้รับไปร่วมงานหรือกจิ กรรมทจ่ี ัดขึ้น อาจใช้ ว่า - หวังเป็นอย่างย่ิงว่าคงจะได้รับเกียรติจากท่าย และ ขอขอบพระคณุ เปน็ อย่างสูงมา ณ โอกาสน้ี

8 8.3.6 กรณีท่ีประสงค์จะขอความช่วยเหลือ เช่น ขอรับบริจาค ขอความ รว่ มมือ ขอใชส้ ถานท่ีเพ่อื จดั กิจกรรม ฯ อาจใชว้ า่ - หวังเป็นอย่างย่ิงว่าคงจะได้รับความอนุเคราะห์จากท่าน และ ขอขอบพระคุณเปน็ อยา่ งสูงมา ณ โอกาสน้ี 9. คาลงท้าย คาลงท้ายจะตอ้ งใหส้ ัมพันธ์กับคาขน้ึ ต้น เช่น นมสั การ----------ขอนมัสการดว้ ยความเคารพ ใชก้ บั พระภิกษสุ งฆท์ ัว่ ไป เรยี น--------------ขอแสดงความนับถือ ใช้กบั บคุ คลธรรมดาทัว่ ไป กราบเรยี น-------ขอแสดงความนับถืออย่างย่ิง ใช้กับบคุ คล 14 ตาแหนง่ - ประธานองคมนตรี - นายกรฐั มนตรี - ประธานรฐั สภา - ประธานวุฒสิ ภา - ประธานสภาผแู้ ทนราษฎร - ประธานศาลฎกี า - รฐั บุรษุ - ประธานศาลรัฐธรรมนูญ - ประธานศาลปกครองสูงสดุ - ประธานกรรมการเลือกตงั้ - ประธานกรรมการป้องกันและปราบปรามการทุจริตแหง่ ชาติ - ประธานกรรมการตรวจเงนิ แผน่ ดิน - ผู้ตรวจการแผน่ ดนิ ของรัฐสภา - ประธานกรรมการสทิ ธมิ นษุ ยชนแหง่ ชาติ 10.ลงช่ือ ให้ลงลายมือชื่อเจา้ ของหนังสือ และพิมพช์ ื่อเต็มของเจา้ ของลายมือชื่อ ไว้ในวงเล็บใต้ลายมือชื่อ ซ่ึงพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อ โดยให้มีคา นาหน้า หรือตาแหนง่ เชน่ 10.1 เจ้าชองลายมือชื่อท่ีเป็นบุคคลธรรมดา ให้คานาหน้าชื่อ นาย นาง นางสาว เป็นตน้ 10.2 เจ้าของลายมอื ชอ่ื ทม่ี ีตาแหน่งทางวิชาการ ให้พมิ พค์ าเตม็ นาหนา้ ช่ือ เช่น ศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ ผ้ชู ่วยศาสตราจารย์ เป็นต้น 11.ตาแหนง่ ใหล้ งช่ือตาแหนง่ ของเจา้ ของหนังสอื ไวใ้ ตเชือ่ เตม็ 12.ส่วนราชการเจ้าของเร่ือง ให้ลงช่ือส่วนราชการที่ออกหนังสือหรือส่วน ราชการท่ีเป็นผู้รับผดิ ชอบดาเนินเรื่องหรือปฏิบัติการเก่ียวกับเรือ่ งนั้นโดยตรง

9 โดยพิมพ์ไว้ตรงมุมด้านล่างซ้ายของกระดาษในระดับบรรทัดท่ีถัดจากบรรทัด ชื่อตาแหน่ง 13.โทร ให้ลงรหัสทางไกลหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเร่ือง หมายเลขโทรศัพท์ภายใน (ถ้ามี) หมายเลขโทรสาร (ถ้ามี) และไปรษณีย์ อเิ ล็กทรอนกิ ส์ (ถ้ามี) ไว้ใต้ชื่อสว่ นราชการเจา้ ของเรอื่ ง 14.สาเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีที่ได้จัดส่งสาเนาหนังสือไปให้ส่วนราชการหรือผู้ท่ี เก่ียวข้อง และประสงค์ให้ผู้รับหนังสือทราบวาสได้ส่งสาเนาไปให้ผู้ใดบ้าง ให้ พิมพ์ช่ือส่วนราชก า รหรือชื่อบุคคล ที่ส่งสา เนาไป ให้แล้วในบรรทัดต่อจาก หมายเลขโทรศัพท์ หรอื โทรสารของสว่ นราชการเจา้ ของเร่อื ง

10 (1.1 ฟอรม์ หนงั สือภายนอก)

11 (1.2 ตัวอยา่ งหนงั สอื ภายนอก)

12 หนงั สือภายใน หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายใน กระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ส่วนประกอบและ รายละเอียดของหนังสือภายใน มีดงั นี้ 1. ส่วนราชการ ใหล้ งชือ่ ส่วนราชการเจ้าของเรอื่ งหรอื หน่วยงานท่อี อกหนังสือ - กรณีส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับ กรม ข้ึนไป ให้ลงช่ือส่วน ราชการเจา้ ของเรือ่ งทั้งระดับกรมและกอง - กรณีส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับที่ต่ากว่า กรม ลงมา ให้ลงชื่อ ส่วนราชการเจ้าของเรอ่ื งเพียงระดับกอง หรอื ส่วนราชการเจา้ ของเรื่องนั้น พรอ้ มท้งั หายเลขโทรศพั ท์ (ถา้ มี) 2. ท่ี ใหล้ งรหสั พยญั ชนะและเลขประจาสว่ นราชการเจ้าของเรอื่ ง ทบั เลขทะเบียน หนังสือส่ง 3. วันท่ี ให้ลงตัวเลขวันที่ ชื่อเต็มเดือน และตัวเลขปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ โดยไมต่ อ้ งใสค่ าวา่ เดือนและ พ.ศ. ลงหน้าชือ่ เดือนและตวั เลขของ ปี พทุ ธศักราช 4. เร่ือง ใหล้ งเร่ืองยอ่ ทเ่ี ปน็ ใจความสาคญั ของเน้ือหาในหนงั สือฉบับน้นั ในกรณีที่ เป็นหนังสือต่อเนื่องกับฉบบั อนื่ จะลงชอ่ื เร่ืองของหนังสอื ฉบบั เดมิ ก็ได้ 5. คาขึน้ ตน้ ใหใ้ ช้คาต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ โดยลงเฉพาะตาแหน่งของผู้ท่ี หนังสือนั้นมีไปถึง หรือลงชื่อบุคคลในกรณที ่ีเป็นการติดต่อกับตัวบุคคลโดยไม่ เกย่ี วกบั ตาแหนง่ หนา้ ที่ ชนั้ ความลบั (ถ้ามี) 6. ข้อความ ใหล้ งสาระสาคัญของเร่อื งให้ชัดเจน เขา้ ใจง่าย ซ่ึงเนอ้ื หาจะแบ่งเป็น 3 ส่วน คือ ส่วนท่ีเป็นเหตุผล จุดประสงค์ และสรุป กรณีท่ีมีอ้างถึงหนังสอื ท่ี เคยมีติดต่อกันหรือมีเอกสารท่ีส่งไปพร้อมกับหนังสือ ให้ระบุไว้ในเนื้อหาส่วน ใดส่วนหนึ่งตามความเหมาะสม ทั้งน้ี เพราะรูปแบบของหนังสอื ภายในจะไมม่ ี อา้ งถงึ และ ส่งิ ทส่ี ง่ มาดว้ ย การอา้ งถึงหนังสือฉบบั ท่ีเคยติดต่อกัน เอกสารต่าง ๆ ท่ีเก่ียวข้องกับเนื้อหา ตลอดทั้งการแจง้ สิ่งที่มาพร้อมกับหนังสอื จึงต้องระบุ ชื่อหนังสือ เอกสาร หรอื แจง้ ส่ิงท่ีสง่ มาดว้ ยลงไปในเน้ือหาเลย

13 (1.3 ฟอรม์ หนงั สอื ภายใน)

14 (1.4 ตัวอยา่ งหนังสอื ภายใน)

15 หนังสอื ประทับตรา หนังสือประทับตรา คือ หนังสือติดต่อราชการที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของ หัวหนา้ ส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยใหห้ วั หนา้ สว่ นราชการระดับกองหรือผู้ทไ่ี ด้รับมอบหมาย จากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมข้ึนไปเป็นผู้รับผดิ ชอบและลงช่ือยอ่ กากบั ตรา ดงั น้ี 1. ท่ี ให้ลงรหสั ตัวพยญั ชนะ และตัวเลขประจาของเจา้ ของเร่อื ง ตามท่ีกาหนดไว้ 2. ถงึ ใหล้ งช่ือสว่ นราชการ หนว่ ยงาน หรือบุคคลทีห่ นงั สือน้นั มถี ึง 3. ขอ้ ความ ใหล้ งสาระสาคัญของเรื่องให้ชดั เจน และเข้าใจงา่ ย 4. ชื่อส่วนราชการท่สี ่งหนังสือออก ให้ลงชื่อส่วนราชการท่หี นงั สือออก 5. ตราช่ือส่วนราชการ ให้ประทับตราชื่อส่วนราชการด้วยหมึกแดง และให้ ผรู้ บั ผิดชอบลงรายมอื ชื่อยอ่ กากับตรา 6. วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พุทธศกั ราชที่ออกหนงั สอื 7. ส่วนราชการเจ้าของเรอื่ ง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานท่ี ออกหนังสือ 8. โทร. หรือท่ีต้ัง ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง และ หมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ด้วย ในกรณีท่ีไม่มีโทรศัพท์ ให้ลงช่ือท่ีต้ังของ ส่วนราชการเจ้าของเร่ืองโดยให้ลงตาบลที่อยู่ตามความจาเป็น และแขวง ไปรษณยี ์ (ถา้ มี) 9. ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) ให้ระบุไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ในการ รบั สง่ ข้อมูลข่าวสารอิเลก็ ทรอนิกส์

16 (1.5 ฟอรม์ หนงั สอื ประทบั ตรา)

17 (1.6 ตวั อยา่ งหนงั สือประทบั ตรา)

18 หนงั สือสงั่ การ หนังสือสั่งการมี 3 ชนิด ดังน้ี 1. คาสั่ง คือ ข้อความท่ีผู้บังคับบัญชาส่ังให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใชก้ ระดาษตราครุฑ โดยมีรายละเอียด ดงั นี้ 1.1 คาส่งั ให้ลงชอื่ ส่วนราชการ หรอื ตาแหน่งของผู้มีอานาจทอ่ี อกคาสั่ง 1.2 ท่ี ให้ลงเลขที่ออกคาสั่ง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข 1 เรียงลาดับ ทับ เลขทีป่ ีพุทธศักราชทีอ่ อกคาส่ัง 1.3 เร่อื ง ใหล้ งชื่อเรอ่ื งท่ีออกคาสั่ง 1.4 ข้อความ ให้อ้างเหตุที่ออกคาส่ัง และอ้างถึงอานาจที่ให้ออกคาสั่ง (ถ้าม)ี ไวด้ ว้ ย และ วัน เดอื น ปี ที่เรม่ิ บงั คับ 1.5 ส่ัง ณ วนั ที่ ให้ลงตวั เลขขงิ วนั ท่ี ชือ่ เต็มเดอื น และตวั เลขปพี ทุ ธศักราช ท่ีออก 1.6 ลงชอ่ื ให้ลงลายมอื ชอ่ื ผูอ้ อกคาสง่ั และพิมพช์ ่อื เตม็ ของเจา้ ของลายมือ ชอ่ื ไว้ใตล้ ายมอื ช่อื 1.7 ตาแหนง่ ให้ลงตาแหน่งของผ้อู อกคาสง่ั

19 (1.7 ฟอร์มหนงั สือส่ังการ คาสงั่ )

20 (1.8 ตัวอย่างหนงั สอื ส่งั การ คาสงั่ )

21 2. ระเบียบ บรรดาข้อความท่ีผู้มีอานาจหน้าท่ีได้วางไว้ โดยอาศัยอานาจของ กฎหมายหรอื ไม่กไ็ ด้ เพ่อื ใชเ้ ป็นหลักปฏิบตั ิงานเปน็ ประจา ใชก้ ระดาษตราครุฑ โดยมรี าบละเอียด ดังน้ี 2.1 ระเบยี บ ใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการท่อี อกระเบียบ 2.2 วา่ ด้วย ใหล้ งชือ่ ของระเบยี บ 2.3 ฉบับท่ี ถ้าเป็นระเบียบที่กล่าวถึงเป็นคร้ังแรกในเรื่องนั้นไม่ต้องลงว่า เป็นฉบับท่ีเท่าไหร่ แต่ถ้าเป็นเร่ืองเดียวกันแต่แกไ้ ขเพิ่มเติม ให้ลงเปน็ ฉบบั ท่ี 2 3 หรอื 4 ตามลาดับ 2.4 พ.ศ. ให้ลงตัวเลขปพี ุทธศกั ราชทอ่ี อกระเบียบ 2.5 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อ เพ่ือแสดงถึงความมุ่งหมายท่ีต้องการ ออกระเบียบ และอา้ งถงึ กฎหมายทใ่ี ห้อานาจออกระเบยี บ (ถา้ มี) 2.6 ข้อความ ให้เรียงข้อความที่จะใช้เป็นข้อ ๆ โดย ข้อ 1 เป็นระเบียบ ข้อ 2 เป็นวนั ทีใ่ ช้บังคบั (กาหนดว่าใชบ้ งั คับเม่ือใก ส่วนข้อสุดทา้ ยเป็น ผู้รักษาระเบียบ ถ้ามีมากข้อหรือหลายเรื่องจะแบ่งเป็นหมวดก็ได้ โดยใหเ้ ล่ือนข้อผู้รักษาการไปเป็นขอ้ สดุ ทา้ ยก่อนท่ีจะขึ้นหมวดหน่งึ 2.7 ประกาศ ณ วนั ที่ ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ชอ่ื เตม็ ของเดือน และตัวเลขปี พุทธศกั ราชทอ่ี อกบังคับ 2.8 ลงชื่อ ให้ลงชื่อลายมือผู้ออกระเบียบหรือข้อบังคับ และพิมพ์ช่ือเต็ม ของเจา้ ของลายช่อื ไว้ใต้ลายมอื ช่ือ 2.9 ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหนง่ ของผู้ออกระเบียบหรอื ขอ้ บังคับนัน้

22 (1.9 ฟอร์มหนงั สอื สงั่ การ ระเบยี บ)

23 (1.10 ตวั อยา่ งหนงั สอื ส่ังการ ระเบยี บ)

24 3. ขอ้ บงั คับ คอื บรรดาข้อความที่ผู้มอี านาจหน้าทีก่ าหนดให้ใช้โดยอาศยั อานาจ ของกฎหมายท่ีบัญญัติให้กระทาได้ ใช้กระดาษครุฑและให้จัดทาตามละเอยี ด ดังนี้ 3.1 ขอ้ บังคับ ใหล้ งชอื่ สว่ นราชการที่ออกขอ้ บังคบั 3.2 ว่าดว้ ย ใหล้ งช่อื ของข้อบังคบั 3.3 ฉบบั ที่ ถ้าเปน็ ข้อบงั คบั ที่กลา่ วถงึ เป็นครั้งแรกในเรื่องน้ัน ไม่ต้องลงว่า เป็นฉบับท่ีเท่าใด แต่ถ้าเป็นข้อบังคับเรื่องเดียวกันท่ีมีการแก้ไข เพิ่มเตมิ ให้ลงเป็นฉบับที่ 2 และถดั ๆไปตามลาดับ 3.4 พ.ศ. ใหล้ งตวั เลขของปพี ทุ ธศกั ราชทอ่ี อกข้อบงั คบั 3.5 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อเพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องการ ออกข้อบงั คบั และอา้ งถึงกฎหมายทใ่ี ห้อานาจออกข้อบงั คบั 3.6 ข้อ ให้เรียงข้อความท่ีจะบังคับใช้เป็นข้อๆโดยให้ ข้อ 1 เป็น ชอื่ ข้อบงั คบั ขอ้ 2 เป็นวันใช้บงั คบั กาหนดว่าให้ใช้บังคับต้ังแต่เมื่อใด และข้อสุดท้ายเป็นข้อผู้รักษาการบังคับใดถ้ามีมากข้อหรือหลายเรื่อง จะแบ่งเปน็ หมวดกไ็ ดโ้ ดยให้ย้ายขอ้ ผรู้ ักษาการไปเปน็ ขอ้ สุดทา้ ยก่อนท่ี จะข้ึนหมวด 1 3.7 ประกาศ ณ วนั ท่ี ให้ลงตัวเลขของววันท่ี ชอ่ื เต็มของเดือน และตัวเลข ของปพี ุทธศกั ราชท่อี อกขอ้ บังคบั 3.8 ลงช่ือ ให้ลงลายมือช่ือผู้ออกข้อบังคับ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของ ลายมือช่ือไวใ้ ตล้ ายมอื ช่อื 3.9 ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหน่งของผอู้ อกขอ้ บงั คบั

25 (1.11 ฟอร์มหนังสอื ส่ังการ ขอ้ บงั คบั )

26 (1.12 ตัวอยา่ งหนงั สอื สงั่ การ ขอ้ บงั คบั )

27 หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์ หนงั สือประชาสัมพันธ์ มี 3 ชนดิ โดยใช้กระดาษครุฑในการจัดทา ดังนี้ 1. ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือช้ีแจงให้ทราบ หรือแนะ แนวทางปฏบิ ัติ 1.1 ประกาศ ให้ลงช่ือส่วนราชการที่ออกประกาศ 1.2 เร่ือง ให้ลงชื่อเร่อื งท่ีประกาศ 1.3 ขอ้ ความ ใหอ้ า้ งเหตุผลทีต่ ้องออกประกาศและข้อความที่ประกาศ 1.4 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปี พทุ ธศักราชทอี่ อกประกาศ 1.5 ลงช่ือ ให้ลงลายมอื ชื่อออกประกาศ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจา้ ของลายมือชอ่ื ไว้ใต้ ลายมือชอื่ 1.6 ตาแหนง่ ให้ลงตาแหน่งของผู้ออกประกาศในกรณีที่กฎหมายกาหนดให้ทาเป็น แจ้งความใหเ้ ปล่ียนคาว่าประกาศ เป็น แจง้ ความ

28 (1.13 ฟอร์มหนงั สอื ประชาสัมพนั ธ์ ประกาศ)

29 (1.14 ตวั อย่างหนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์ ประกาศ)

30 2. แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความท่ที างราชการแถลงเพื่อทาความเข้าใจในกิจการของ ทางราชการ หรือเหตุการณห์ รอื กรณีใด ๆ ให้ทราบชดั เจนโดยทว่ั กัน 2.1 แถลงการณ์ ให้ลงช่ือส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ 2.2 เรอ่ื ง ใหล้ งชอ่ื เร่อื งท่ีออกแถลงการณ์ 2.3 ฉบับท่ี ใช้ในกรณีที่จะต้องออกแถลงการณห์ ลายฉบับในเรื่องเดียวท่ีต่อเน่ืองกัน ให้ลงฉบบั ที่เรยี งตามลาดับไวดว้ ย 2.4 ข้อความ ใหอ้ ้างเหตผุ ลที่ตอ้ งออกแถลงการณแ์ ละข้อความที่แถลงการณ์ 2.5 สว่ นราชการท่ีออกแถลงการณ์ ใหล้ งชือ่ ส่วนราชการทีอ่ อกแถลงการณ์ 2.6 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พทุ ธศักราชทีอ่ อกแถลงการณ์

31 (1.15 ฟอรม์ หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์ แถลงการณ์)

32 (1.16 ตวั อยา่ งหนงั สอื ประชาสัมพนั ธ์ แถลงการณ์)

33 3. ขา่ ว คือ บรรดาข้อความทที่ างราชการเหน็ สมควรเผยแพร่ใหท้ ราบ 3.1 ขา่ ว ใหล้ งชอื่ สว่ นราชการทอ่ี อกขา่ ว 3.2 เรอ่ื ง ใหล้ งชื่อเรอื่ งทอี่ อกขา่ ว 3.3 ฉบับท่ี ใช้ในกรณีท่ีจะต้องออกข่าวหลายฉบับในเร่ืองเดียวท่ีต่อเน่ืองกัน ให้ลง ฉบบั ทเ่ี รยี งตามลาดบั ไว้ดว้ ย 3.4 ข้อความ ให้ลงรายละเอยี ดเกี่ยวกับเร่อื งของขา่ ว 3.5 สว่ นราชการทอ่ี อกขา่ ว ใหล้ งชอื่ สว่ นราชการทีอ่ อกขา่ ว 3.6 วนั เดือน ปี ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ชื่อเตม็ ของเดือน และตวั เลขของปพี ทุ ธศักราช ทีอ่ อกขา่ ว

34 (1.17 ตัวอยา่ งหนังสอื ประชาสัมพันธ์ ข่าว 1 )

35 (1.18 ตัวอยา่ งหนังสอื ประชาสัมพันธ์ ขา่ ว 2)

36 หนังสอื ทเ่ี จ้าหนา้ ท่จี ัดทาขนึ้ หรือรับไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการ หนงั สือที่เจา้ หน้าท่ีจัดทาขึ้นหรือรบั ไว้เป็นหลักฐานในราชการ คอื หนังสอื ท่ีทางราชการทา ขึ้นนอกจากที่กล่าวมาแล้วข้างต้นหรือหนังสือที่หน่วยงานอ่ืนใดซ่ึงมิใช่ส่วนราชการหรือ บุคคลภายนอกมมี าถึงสว่ นราชการและสว่ นราชการรับไว้เป็นหลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด ดงั น้ี 1. หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพ่ือรับรองแก่ บุคคล นิติบุคคล หรือ หน่วยงานเพื่อวัตถุประสงค์อย่างหน่ึงอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไปไม่จาเพาะ เจาะจง 1.1ส่วนราชการทอ่ี อกข่าว ให้ลงช่ือส่วนราชการทอี่ อกขา่ ว 1.2 เลขท่ี ให้ลงเลขท่ีของหนังสือรับรองโดยเฉพาะ เร่ิมต้ังแต่เลข ท่ี 1 เรียงเป็น ลาดับไปจนถึงส้ินปีปฏิทินทับเลขปีพุทธศักราชท่ีออกหนังสือรับรอง หรือลง เลขทขี่ องหนังสอื ทั่วไปตามแบบหนังสอื ภายนอกอยา่ งหนง่ึ อย่างใด 1.3 ส่วนราชการเจา้ ของหนังสอื ให้ลงชือ่ ส่วนราชการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือน้ัน และจะลงสถานท่ีต้งั ของสว่ นราชการเจ้าของหนังสือดว้ ยกไ็ ด้ 1.4 ข้อความ ให้ลงข้อความขึ้นต้นว่า หนังสือฉบับน้ีให้ไว้เพื่อรับรองว่า แล้วต่อ ด้วยชื่อบุคคล นิติบุคคล หรือ หน่วยงานที่ทางราชการรับรองในกรณีเป็น บุคคลใหพ้ มิ พ์ชอื่ เต็มโดยมคี านาหน้านาม ชือ่ นามสกุล ตาแหน่งหน้าท่ี และ สงั กดั หนว่ ยงานที่ผ้นู นั้ ทางานอยอู่ ยา่ งชัดแจง้ แล้วจึงลงข้อความท่ีรับรอง 1.5 ให้ไว้ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พทุ ธศกั ราชท่ีออกหนงั สอื รับรอง 1.6 ลงช่ือ ให้ลงลายมือชื่อหัวหน้าส่วนราชการผู้ออกหนังสือหรือ ผู้ที่ได้รับ มอบหมายและพมิ พช์ อื่ เต็มของเจา้ ของลายมอื ชือ่ ไวใ้ ต้ลายมอื ชือ่ 1.7 ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหน่งของผูล้ งลายมอื ชอ่ื ในหนงั สอื 1.8 รูปถ่ายและลายมือช่ือผู้ได้รับการรับรอง ในกรณีท่ีการรับรองเป็นเร่ือง สาคัญท่ีออกให้แก่บุคคลให้ติดรูปถ่ายของผู้ที่ได้รับการรับรอง ขนาด 4 * 6 เซนตเิ มตร หนา้ ตรง ไมส่ วมหมวก ประทับตราชอ่ื ส่วนราชการทอ่ี อกหนังสือ บนขอบล่างด้านขวาของรูปถ่ายคาบต่อลงบนแผ่นกระดาษ และให้ผู้นั้นลง ลายมือช่ือไว้ใตร้ ูปถา่ ย พรอ้ มท้ังพิมพช์ ื่อเต็มของเจ้าของลายมอื ช่ือไว้ใตล้ ายมือ ช่ือด้วย

37 (1.19 ฟอรม์ หนังสือทเี่ จ้าหน้าท่ีทาข้นึ หรอื รับไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ หนังสือรับรอง)

38 2. หนังสืออื่น คือ หนังสือ หรือ เอกสารอ่ืนใดท่ีเกิดขึ้น เนื่องจากการปฏิบัติงานของ เจ้าหน้าที่ เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ ซ่ึงรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพด้วย หรือหนังสือของบุคคลภายนอก ที่ย่ืนต่อเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าที่ ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้วมรี ูปแบบตามท่ีกระทรวงทบวงกรมจะ กาหนดข้ึนใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเร่ืองให้ทาตามแบบ เช่น โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสบื สวนและสอบสวน และคาร้อง เปน็ ตน้ 3. บันทึก คือ ข้อความซ่ึงผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่ง การแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความท่ีเจ้าหน้าท่ีหรือหน่วยงานระดับต่ากว่าส่วน ราชการระดบั กรมติดต่อกันในการปฏิบัตริ าชการ โดยปกติใหใ้ ชก้ ระดาษบันทึกขอ้ ความ และให้หวั ขอ้ ดงั ต่อไปนี้ 2.1 ช่ือตาแหน่งที่บนั ทกึ ถงึ โดยใชค้ าข้นึ ตน้ ตามที่กาหนดไว้ในภาคผนวก 2 2.2 สาระสาคัญของเร่อื ง ใหล้ งใจความของเรือ่ งที่บันทึก ถา้ มเี อกสารประกอบก็ ให้ระบไุ วด้ ้วย 2.3 ชื่อและตาแหนง่ ให้ลงลายมือช่ือและตาแหน่งของผู้บันทึก และในกรณีทไ่ี ม่ ใชก้ ระดาษบันทึกขอ้ ความใหล้ งวนั เดือนปที บี่ ันทกึ ไวด้ ้วย การบันทึกต่อเนื่อง โดยปกติให้ผู้บันทึกระบุคาขึ้นต้นใจความบันทึก และลงช่ือ เช่นเดยี วกับที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น และใหล้ งวนั เดือน ปี กากับใต้ลายมือช่อื ผบู้ นั ทกึ หาก ไมม่ คี วามเหน็ ใดเพ่มิ เตมิ ใหล้ งช่ือและวัน เดือน ปี กากับเทา่ น้นั 4. รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้ที่มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของท่ปี ระชมุ ไว้เปน็ หลักฐาน 4.1 รายงานการประชมุ ใหล้ งชอ่ื คณะทป่ี ระชมุ หรอื การประชุมน้ัน 4.2 ครง้ั ที่ ให้ลงครั้งที่ประชุม 4.3 เม่ือ ลงตวั เลขวันท่ี ชอ่ื เดือนเตม็ และตัวเลขพุทธศกั ราชทปี่ ระชุม 4.4 ณ ใหล้ งสถานท่ปี ระชมุ 4.5 ผทู้ ใี่ ประชุม ใหล้ งช่ือ และหตาแหนง่ ของผู้ไดร้ ับแตง่ ต้ังเป็นคณะทีป่ ระชุม ใน กรณีมีผู้มาประชุมแทนให้ลงช่ือผู้มาประชุมแทน และลงว่าประชุมแทนผู้ใด หรือตาแหนง่ ใด 4.6 ผไู้ ม่มาประชุม ใหล้ งช่ือและหรือตาแหน่งของผทู้ ่ีได้รบั ตาแหน่งคณะที่ประชุม ซง่ึ มไิ ดม้ าประชมุ พร้อมทง้ั เหตุผล

39 4.7 ผู้ท่ีเข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อและหรือตาแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งต้ังเป็น คณะทป่ี ระชุมซ่งึ ไดเ้ ข้ารว่ มประชมุ 4.8 เร่ิมประชมุ เวลา ให้ลงเวลาทเ่ี ริม่ ประชมุ 4.9 ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติเริ่มต้นด้วยประธานกล่าวเปดิ ประชุมและเร่ืองท่ีประชุมกับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเร่ือง ตามลาดับ 4.10 เลิกประชุมเวลา ใหล้ งเวลาทีเ่ ลิกประชมุ 4.11 ผจู้ ดรายงานการประชมุ ให้ลงชอ่ื ผู้จดรายงานการประชมุ ครัง้ น้ัน

40 (1.20 ฟอรม์ หนังสือทเี่ จ้าหนา้ ท่ีทาขน้ึ หรอื รับไว้เปน็ หลักฐานในราชการ รายงานการประชมุ )

41 (1.21 ตวั อย่างหนงั สือท่ีเจ้าหนา้ ท่ีทาขึน้ หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ รายงานการประชุม 1)

42 (1.22 ตวั อย่างหนงั สือท่ีเจ้าหนา้ ท่ีทาขึน้ หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ รายงานการประชุม 2)

43 (1.23 ตวั อย่างหนงั สือท่ีเจ้าหนา้ ท่ีทาขึน้ หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ รายงานการประชุม 3)

44 (1.24 ตวั อย่างหนงั สือท่ีเจ้าหนา้ ท่ีทาขึน้ หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ รายงานการประชุม 4)

45 (1.25 ตวั อย่างหนงั สือท่ีเจ้าหนา้ ท่ีทาขึน้ หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ รายงานการประชุม 5)