งานนนนนนนนนน

การกาหนดโครงสรา้ งองคก์ รและ นโยบายทางการบญั ชี

เมนูในการกาหนดโครงสรา้ งองค์กรและนโยบายการบญั ชี ก่อนเริ่มใชโ้ ปรแกรม Smartbiz ผูใ้ ชง้ านจะต้องกาหนดโครงสร้าง องค์กร เช่น ขอ้ มูลเก่ียวกบั บริษัท สาขา ฝ่ าย และแผนกรวมถึงนโยบายทาง บญั ชแี ละขอ้ มูลสาคญั ที่ไดแ้ จง้ จดไวก้ บั กรมทะเบียนการค้า หรือกรมสรรพากร เช่น รอบระยะเวลาบัญชีของบริษัท หรือกรณีท่ีเป็ นธุรกจิ ซ้ ือขายสินคา้ กต็ ้อง ระบุวธิ ีการคานวณสินคา้ คงเหลือ บนั ทึกบญั ชีต้นทุนขายซึ่งข้อมูลเหล่าน้ ีจะไม่ คอ่ ยเปล่ยี นแปลง แต่เมื่อกาหนดแลว้ จะมีผลกบั การทางานท้งั บริษัท ซึ่งค่าท่ี กาหนดเป็ นนโยบายบญั ชขี องบรษิ ทั หากเป็ นค่าท่ีแกไ้ ขภายหลงั ไม่ได้ หรืออาจ มีผลการทบมาก ตอ้ งระมดั ระวังในการบนั ทึก ควรปรึกษากบั ผูว้ างระบบบัญชี ในบรษิ ัท หรือตรวจจากเอกสารท่ีไดจ้ ดทะเบียนและกบั หน่วยงานราชการกอ่ น บนั ทกึ ลงไป

การเพ่ิมบริษัท การกาหนดขอ้ มลู ในบริษัท และนโยบายทางบญั ชที ี่สาคัญ กอ่ นเร่ิมใชง้ านในแตล่ ะระบบ จะตอ้ งทาการเพ่มิ ชอ่ื บริษทั กาหนดขอ้ มลู ประจาบริษทั และ กาหนดนโยบายทางบัญชที ่ีมีผลในระดบั บรษิ ทั ดังน้ี 1. เขา้ ทร่ี ะบบ โครงสรา้ งองคก์ ร (ORGANIZATION STRUCTURE) ð เมนู เพ่ิม/ แกไ้ ขรายชอื่ บรษิ ทั หรือ เขา้ ที่ระบบ โครงสรา้ งองคก์ ร เปิ ด work flow Organization Structure เพิม่ /แกไ้ ขรายละเอยี ดของบรษิ ัท 2. ปกตเิ มื่อตดิ ตงั้ โปรแกรมบัญชี Smartbiz จะมบี รษิ ทั ใหแ้ ลว้ 1 บริษัท ชอ่ื วา่ “ยังไม่ระบเุ จา้ ของ” หรอื [Undefine] ใหก้ ดป่ ุม F2-แกไ้ ข แลว้ เปล่ยี นเป็ นชอ่ื บริษทั ที่ ตอ้ งการ แตถ่ า้ ตอ้ งการเพ่ิมบริษทั มากกวา่ 1 บรษิ ัท ใหก้ ดป่ ุม F3-เพ่ิม เพ่อื เพ่มิ รายชอ่ื บริษทั 3. บันทึกรายละเอยี ดของบรษิ ทั ในหนา้ ตา่ งๆ 4. กดป่ ุม F10-SAVE เพอื่ ใหโ้ ปรแกรมเกบ็ รายละเอยี ดทีบ่ ันทกึ เขา้ เคร่ือง



หน้าตา่ งรายละเอยี ดของบรษิ ัท หน้าท่ี 1

เป็ นการบนั ทึกขอ้ มลู ทวั่ ไป เชน่ รหสั บริษทั ชอ่ื บริษทั ทีอ่ ยู่ เป็ นตน้ มหี วั ขอ้ ที่สาคญั ดงั น้ี วนั เร่ิมรอบบญั ชี วันเริ่มตน้ ของรอบระยะเวลาบัญชีท่ีบริษัทเคยระบไุ ว้เม่ือจัดตั้งบริ ษทั ปกติรอบระยะเวลา บัญชี คอื วนั ที่ 1 เดือนมกราคม จะบันทึกค่าวันเริ่มรอบบัญชี เป็ น 01/01 (ใส่เฉพาะวันและเดือน ที่เร่ิมรอบ บญั ชี) (*วนั เริ่มรอบบญั ชี หากบันทกึ รายการรายวันแลว้ ไม่สามารถแกไ้ ขได้ จึงควรตรวจสอบว่าไดแ้ จ้งจดรอบ บญั ชีบริษทั กบั กรมทะเบียนการคา้ ไวเ้ ป็ นแบบใด) วนั ทเี่ ริ่มใชร้ ะบบ วันท่ียอดยกมาของขอ้ มลู (ไมใ่ ช่วันที่เริ่มใชซ้ อฟทแ์ วร์น้ี) ซ่ึงมีได้ 2 ลักษณะ คือ 1. ยกยอด ขอ้ มลู มา เริ่มงานตน้ รอบบัญชี วนั เร่ิมใชร้ ะบบกจ็ ะเป็ น 01/01/25xx 2. ยกยอดขอ้ มลู มาไม่ใช่เริ่มตน้ รอบบัญชี เช่น ยกยอดมา 01/11/25xx ดงั นัน้ วันเร่ิมใชร้ ะบบก็จะเป็ น 01/11/25xx มกั ใชเ้ มื่อมกี ารทางานไปแลว้ บางส่วนจากระบบงานเดิม แล้วมาเริ่มใชซ้ อฟทแ์ วร์นี้ และอาจไม่ มีเวลาบนั ทึกรายการรายวันยอ้ นหลัง ก็จะทาการสรปุ ยอดรายการทง้ั หมดมาบนั ทกึ ครั้งเดยี ว (*วันทีเ่ ริ่มใชร้ ะบบ แมจ้ ะบนั ทึกรายการรายวนั แลว้ ยังทาการแกไ้ ขวันเริ่มใชร้ ะบบย้อนหลังได้ แต่แกไ้ ขใหว้ ันที่ เริ่มใชร้ ะบบเร็วขึน้ กว่าเดิมไม่ได้ เช่น สามารถแกไ้ ขวนั ทีเ่ ริ่มใชร้ ะบบ 01/11/57 ใหเ้ ป็ น 01/01/57 ได)้ ** หวั ขอ้ ตงั้ แตห่ นา้ 2 เป็ นตน้ ไป ผใู้ ชง้ านไมจ่ าเป็ นตอ้ งใส่รายละเอียดทงั้ หมด เลือกแก้ไขเฉพาะค่าท่ีตอ้ งการ ใชง้ านในธรุ กจิ เทา่ นน้ั สามารถเลือกใชค้ ่าทีโ่ ปรแกรมกาหนดมาแลว้ กไ็ ด*้ *

หน้าตา่ งรายละเอยี ดของบรษิ ัท หน้าท่ี 2

จานวนหลักตัวเลขสงู สดุ ที่ใช้แสดงในการบันทึกข้อมูล เป็ นการกาหนดจานวนหลักของตัวเลขเ พ่ือใช้ในการ บันทึกขอ้ มลู ควรกาหนดค่าใหเ้ หมาะสมสาหรับธุรกิจ หากกาหนดมากเกินไปก็จะทาให้หนา้ ต่างแสด งข้อมูลรายการ อ่นื ไดน้ อ้ ยลงไป การนบั ยอดสต๊อก ระบวุ ิธีการนบั ยอดสต๊อก มใี ห้เลือก 3 แบบ คือ ค่า 1 หมายถึง สินคา้ รายการนี้ให้เร่ิมนับยอดสต๊อก และไม่ให้มียอดสต๊อกติดลบ ถา้ ไม่มีสินค้าก็จะทาการขา ไมไ่ ด้ ค่า 2 หมายถึง สนิ คา้ รายการนี้ให้เร่ิมนับยอดสต๊อก แต่ยอมให้มียอดสต๊อกติดลบได้ (ใชก้ รณีเร่ิมต้นระบบงาน ไม่สามารถบันทึกรายการซ้ือสินคา้ เข้าไดท้ ันตามเอกสารซื้อ การกาหนดค่าแบบน้ีขอให้ใช้เป็ นการ ชั่วคราว และเร่ง ทาการบันทึกเอกสารซ้ือเข้าให้ถกู ต้องโดยเร็วทสี่ ดุ แลว้ เปลย่ี นเป็ นการนบั ยอดสต๊อกแบบท่ี 1) ค่า 3 หมายถึง สินค้ารายการนี้ แม้จะทาการซื้อสินค้าหรือขายออกก็ตาม จะไม่มีผลต่อ ยอดสต๊อก (ใช้กรณี สนิ คา้ ชนิดทเี่ ป็ นงานบริการซ่ึงเป็ นสินค้าทไี่ มต่ อ้ งสนใจยอดสต๊อก) แผนก DEFAULT หมายถึง รหัสแผนก ที่ให้โปรแกรมดึงมาอัตโนมัติ เมื่อทาการบันทึกรายการโดยทั่วไปจะ กาหนดไวใ้ หเ้ ป็ นแผนกท่ีมักจะใชบ้ ่อยๆ หนว่ ยเงนิ DEFAULT หมายถงึ หน่วยเงินที่ให้โปรแกรมดึงมาอัตโนมัติ เมื่อทาการบันทึกรายการ ปก ติจะกาหนดไว้ ให้เป็ นหนว่ ยเงนิ บาท (กรณีใชห้ นว่ ยเงินบาทไม่ตอ้ งระบุที่ช่องน้ี)

หน้าตา่ งรายละเอยี ดของบรษิ ัท หน้าท่ี 3

การกาหนดค่าท่เี กีย่ วกบั นโยบายบัญชีของบรษิ ัทที่สาคัญ วธิ ีคานวณตน้ ทนุ สินคา้ และวตั ถดุ ิบ ค่า F การคานวณแบบเขา้ ก่อนออกก่อน หรือ FIFO ค่า A การคานวณแบบเฉลี่ย หรื อ Weight Average โปรแกรมจะคานวณใหแ้ บบ Moving Weight Average คือ คานวณย้อนหลังไปใหแ้ มจ้ ะมีรายการยอ้ นหลงั เกินกวา่ 1 รอบบัญชี ทาใหไ้ ดต้ น้ ทนุ ท่ี ละเอียดตามจริงมากที่สดุ คา่ T การคานวณแบบเฉพาะเจาะจง หรือ Specific Lot วธิ ีการลงบญั ชสี ินคา้ สาเร็จรปู และวตั ถดุ ิบ คา่ P การบนั ทกึ บญั ชีแบบตอ่ เน่ือง (Perpetual)*ค่า R การบนั ทกึ บญั ชแี บบสิ้นงวด (Periodic) หมายเหตุ : * การกาหนดเพิ่ มเติมกรณีบันทึกบัญชีสินค้าสาเร็ จรูปและวัตถุดิบ แ บบต่อเน่ือง (Perpetual) เมื่อกาหนดรปู แบบการการบันทึกบญั ชีสินค้าสาเร็จรปู และวัตถุดิบ แบบตอ่ เน่ือ ง (P) ท่ีหนา้ ที่ 3 แลว้ ใหต้ รวจสอบการจับค่หู นา้ ท่ีบัญชีท่ีตอ้ งใชง้ านแบบ Perpetual ที่ ระบบบัญชีแยกประเภท เมนู กาหนดหนา้ ที่บัญชีตามสภาวะทวั่ ไป โดยจบั ค่หู นา้ ทีบ่ ญั ชี “สว่ นลดรบั ” กบั “บญั ชสี นิ คา้ สาเร็จรปู ”

การจบั คูห่ น้าที่บญั ชี “สว่ นลดรบั ” กบั “บญั ชีสินคา้ สาเร็จรปู ” กรณบี นั ทกึ บญั ชีสินคา้ สาเรจ็ รปู แบบตอ่ เนื่อง

หน้าตา่ งรายละเอยี ดของบริษัท หน้าที่ 4 อธบิ ายการบนั ทกึ หน้าที่ 4 กรณที ม่ี กี ารขออนมุ ตั ิใชแ้ บบพมิ พค์ อมพวิ เตอรแ์ ทนใบต่อแบบ ภ.ง.ด.3,53 ของสรรพากรใหใ้ ส่เลขที่ วนั ที่ หนังสือท่ไี ดร้ ับอนมุ ตั จิ ากสรรพากร ชื่อผจู้ ่ายเงนิ และ ตาแหนง่ ผจู้ า่ ยเงนิ เพ่อื ใชแ้ สดงในรายงานการกาหนดค่าเพื่อใชใ้ นระบบสินทรัพยแ์ ละ คา่ เสอื่ มราคา กรณีสินทรพั ยล์ งบญั ชที ่สี มดุ รายวนั (Asset Voucher Which Journal) เป็ นการกาหนดสมุดรายวัน เพื่อให้โปรแกรมบันทึกรายการรายวันให้อัตโน มัติ หลังจากสงั่ คานวณคา่ เส่อื มราคาสินทรพั ยใ์ นระบบสนิ ทรพั ย์

หน้าตา่ งรายละเอยี ดของบรษิ ัท หน้าท่ี 5

จานวนหลักตวั เลขสงู สดุ ที่ใชแ้ สดงในรายงาน เป็ นการกาหนดจานวนหลัก ของตัวเลขเพื่อใชใ้ นการพิมพร์ ายงาน ควรกาหนดใหเ้ หมาะสมกบั ธรุ กิจ หาก กาหนดมากเกนิ ไปกท็ าใหร้ ายงานแสดงขอ้ มลู รายการอื่นไดน้ อ้ ยลง เช่น ความ กวา้ งของชอื่ สนิ คา้ เล็กลง ความยาวของรหัสในการออกรายงาน เป็ นการกาหนดจานวนหลักของ รหัสฐานขอ้ มลู ต่างๆ เพ่ือใชใ้ นการพิมพ์รายงาน สามารถกาหนดไดต้ ้ังแต่ 4 ตัวอักษร จนถึงจานวนหลักท่ีมากที่สดุ ของความกวา้ งของรหัสฐาน ขอ้ มูล ประเภทนน้ั ๆ โหมดสีในการพิมพ์รายงาน หากใชเ้ คร่ืองพิมพส์ ี สามารถเลือกให้พิมพ์สี อื่นๆ ได้ นอกจากสีขาวดา

หน้าตา่ งรายละเอียดของบริษัท หน้าท่ี 6 อธิบายการบนั ทกึ หน้า 6 เป็ นการกาหนดอตั ราภาษเี งนิ ไดน้ ิตบิ คุ คล ซึ่งกจิ การสามารถแกไ้ ขอตั ราภาษี ตามนโยบายของรัฐบาล เพอ่ื ใหโ้ ปรแกรมนาไปใชใ้ นการคานวณต่อไป

อธิบายเพิ่มเตมิ การเพ่ิมบริษทั ใหม่ 1.หลังจากที่กดป่ ุม F10-SAVE เพื่ อใหโ้ ปรแกรมบันทึกขอ้ มูลแลว้ โปรแกรมจะถามว่าเก็ บ ขอ้ มลู ไว้ ที่ไหน ซึ่งปกติโปรแกรมจะทาการเก็บขอ้ มลู ไวท้ ่ี C:\\SMARTBIZ.WIN\\(ชื่อบริษทั ที่ตั้งไว)้ แต่ ผใู้ ชง้ านสามารถแกไ้ ขเปล่ียนแปลงได้ ในท่ีน้ีจะเก็บขอ้ มูลไวท้ ี่ D:\\SMARTBIZ.WIN\\บริษัท เอสทีวีซี จากัด 2. โปรแกรมจะใหผ้ ใู้ ชง้ านเลือกว่าจะใชข้ อ้ มูลอะไรบา้ งจากบริษัทที่จะเอามาเป็ นต้นฉบับ หลงั จากที่กดป่ ุม OK แลว้ โปรแกรมจะข้ึนชื่อบริษทั ที่จะนามาเป็ นตน้ ฉบับใหเ้ ลือก 3. คลิกเลือกชื่อบริษัทท่ีตอ้ งการใชเ้ ป็ นตน้ ฉบบั ในท่ีนี้คือ บริษัท (ยังไม่ระบุเจา้ ของ) หลงั จาก เลือกบริษัทตน้ ฉบบั แลว้ โปรแกรมจะทาการคัดลอกขอ้ มลู ใหร้ อจนกวา่ โปรแกรมจะข้ึนข้อความที่ มมุ ขวาดา้ นบน วา่ “เก็บขอ้ มลู แลว้ ...เพ่ิมไดอ้ ีกทันที” 4. กด Esc เพ่ือออกจากโปรแกรม 5. เขา้ โปรแกรมอีกคร้ัง หากเขา้ โปรแกรมแลว้ ไม่เห็นช่ือบริษัทที่เพ่ิมไว้ ให้คลิ กท่ี (ลกู ศรช้ี 1) และเลือกชื่อบริษัทในโฟลเดอร์ SMARTBIZ.WIN (ลกู ศรช้ี 2) หลงั จากน้นั ก็จะปรากฏชื่อบริษัทที่เพ่ิม ไวข้ ้ึนมาใหเ้ ลอื ก ทาการคลิกเลือกชื่อบริษทั ที่สรา้ งไว้ (ลกู ศรช้ี 3) จะเห็นวา่ มีบริษัทเพิ่มเขา้ มา ซ่ึงจะ มชี ่ือ Folder ทเ่ี ก็บขอ้ มลู ซ้ากับบริษัทที่นามาเป็ นตน้ ฉบับ ใหเ้ ลือกช่ือบริ ษทั และชื่อ Folder ท่ีจะใชง้ าน ใหถ้ ูกตอ้ ง หลังจากนน้ั โปรแกรมจะทาการลบขอ้ มลู ของบริษัทที่ไม่เกี่ยวขอ้ งออกให้ และเม่ือเขา้ โปรแกรมในคร้ังต่อไป ก็จะเหลอื เพียงบริษทั ที่จะใชง้ านเท่านนั้

การเพิ่ม/แกไ้ ข รายละเอียดสาขา 1. เขา้ ทีร่ ะบบ โครงสรา้ งองคก์ ร / โครงสรา้ งองคก์ ร / เมนู เพิม่ /แกไ้ ข รายละเอยี ดสาขา หรือ เปิ ด work flow ð Organization Structure / เพ่มิ /แกไ้ ข รายละเอียดสาขา 2. ถา้ บริษัทมีสานักงานใหญแ่ ห่งเดียว ใหก้ ดป่ มุ F2-แกไ้ ข เพ่ือเขา้ ไป แกไ้ ขรายละเอียดสาขา “สานักงานใหญ่” แตถ่ า้ มีสาขาอ่นื ๆ ดว้ ย ใหก้ ดป่ มุ F3-เพม่ิ เพื่อเพิ่มรายชอื่ สาขา 3. บนั ทึกรายละเอียดของสาขา รหสั สาขา ชอื่ สาขา ท่ีอยู่ ฯลฯ 4. เม่อื บันทกึ รายละเอียดครบแลว้ กดป่ มุ F10-SAVE เพอ่ื บันทึกขอ้ มลู เขา้ เครื่อง

หน้าตา่ งรายละเอียดของสาขา หน้าท่ี 1

คลงั ซ้ือหลกั ชอ่ื คลงั สนิ คา้ ทีใ่ หโ้ ปรแกรมแสดงข้นึ มาใหอ้ ตั โนมตั ิ เม่อื มีการบนั ทกึ ซ้ือสินคา้ เขา้ คลงั ขายหลกั ชือ่ คลงั สินคา้ ทใี่ หโ้ ปรแกรมแสดงขน้ึ มาใหอ้ ัตโนมตั ิ เมือ่ มกี ารบนั ทกึ ขายสินคา้ เขา้ รปู แบบการ POST คา่ I หมายถึง เมื่อบนั ทกึ Voucher แลว้ รายการดงั กลา่ วจะยงั ไมถ่ กู POST ไปยังระบบบญั ชี แยกประเภททาใหผ้ ใู้ ชง้ านสามารถตรวจสอบรายการใหเ้ รียบรอ้ ยก่อน POST เพราะถา้ POST แลว้ จะเขา้ ไปแก้ไขรายการเดิมไม่ได้ ตอ้ งใชว้ ธิ ีการบนั ทึกรายการปรับปรงุ (เป็ นรปู แบบท่ีแนะนาใหใ้ ช)้ ค่าวา่ ง หมายถึง เม่ือบนั ทึก Voucher แลว้ รายการดงั กลา่ วจะถกู POST ไปยงั ระบบบัญชีแยก ประเภททนั ที ทาใหร้ ายการนน้ั ไมส่ ามารถแก้ไขได้ คา่ X หมายถึง เมอ่ื บนั ทึกรายการจากโปรแกรม Front End เชน่ บนั ทึก Invoice ขาย จากระบบ ขายจะยงั ไมบ่ นั ทึก Voucher ในระบบบญั ชีแยกประเภท ตอ้ งมีการเปลย่ี นรปู แบบการ POST ของ รายการเหลา่ น้ี (ทงั้ รปู แบบการ POST แบบ I และ X สามารถสงั่ POST รายการภายหลงั ได้ โดยจะมีรายการ สาหรบั POST รายการรายวนั เพื่อสงั่ ให้ POST รายการเป็ นชว่ ง (BATCH) หรือจะสงั่ POST ทีละ Voucher ก็ได)้ สมดุ บญั ชเี งินฝาก (กรณีเชค็ จา่ ย) ใสส่ มดุ บญั ชีเงินฝากธนาคารที่ใชส้ าหรับจา่ ยเช็คเป็ นประจา (จะบนั ทึกไดก้ ็ต่อเมื่อบนั ทึกฐานขอ้ มลู สมดุ บญั ชีเงินฝากกระแสรายวันแลว้ )

หน้าตา่ งรายละเอียดของสาขา หน้าท่ี 2

หน้าตา่ งรายละเอยี ดของสาขา หน้าที่ 3 อธบิ ายการบนั ทึกหน้า 3 กรณี Revalue ลงบญั ชที ่ีสมดุ รายวนั เป็ นการกาหนดสมดุ รายวนั เพ่ือใหโ้ ปรแกรมบนั ทึกรายการรายวันใหอ้ ตั โนมตั ิ หลงั จาก สงั่ Revalue ใชใ้ นกรณีที่ใช้ Multi Currencyและตอ้ งการทาการ Revalue ตอนส้นิ งวดบญั ชี

การเพ่ิม/แกไ้ ข รายชื่อฝ่ าย 1. เขา้ ทรี่ ะบบ โครงสรา้ งองคก์ ร / โครงสรา้ งองค์กร / เมนู เพม่ิ /แกไ้ ขรายชอื่ ฝ่ าย หรอื เปิด Work Flow / Organization Structure / เพิม่ /แกไ้ ขรายชอ่ื ฝ่ าย 2. กดป่ มุ F3-เพ่มิ เพ่อื เพม่ิ รายชอ่ื ฝ่ าย 3. บนั ทกึ รายละเอียดของฝ่ าย เชน่ รหสั ฝ่ าย ชอื่ ฝ่ าย 4. เมอื่ บนั ทกึ รายละเอียดครบแลว้ กดป่ มุ F10-SAVE เพือ่ บนั ทกึ ขอ้ มลู เขา้ เครอ่ื ง การเพม่ิ /แกไ้ ข รายชอ่ื แผนก 1. เขา้ ทร่ี ะบบ โครงสรา้ งองคก์ ร / โครงสรา้ งองคก์ ร / เมนู เพม่ิ /แกไ้ ขรายชอื่ แผนก หรือ เปิด Work Flow / Organization Structure / เพ่มิ /แกไ้ ขรายชอื่ แผนก 2. กดป่ มุ F3-เพ่มิ เพื่อเพิ่มรายชอื่ แผนก 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของแผนก เชน่ รหสั แผนก ชอื่ แผนก รหสั ฝ่ าย 4. เมอื่ บนั ทกึ รายละเอยี ดครบแลว้ กดป่ มุ F10-SAVE เพื่อบนั ทกึ ขอ้ มลู เขา้ เคร่อื ง

จบการนาเสนอ