CHECKLIST

Checklist Done Description Enter member & visitor information from response cards into Realm.  Login using email & password from Sheena. Print & mail out any first‐time visitor letters. [Letters] Print & mail out any new member letters. [Letters] Print & mail out any letters requesting new members' church letters. [Letters] Print & mail out any letters transferring chuch letters to another church. [Letters] Update Mailchimp member list with new/changed email addresses (A welcome email will auto‐send). Mailchimp Username:  WestwoodBaptistAL / Password: 41Statefarm! Update Westwood's Google Contacts with new/changed information. Email: [email protected] / Password: 41Statefarm. Mark attendance for Sunday Worship.  [Attendance] When Pastor sends his message notes, save them in the message file to use later. [Sunday/2020 Messages] Edit Slides.pub for Sunday's service when Pastor sends his message notes. [Sunday] Use the NASB version in YouVersion Bible to put scripture on slides.  See INFO tab for logins. Save each slide as a picture in order (i.e., 001.png, 002.png, 003.png, etc.) into the Slides folder. [Sunday] Copy all slides onto a thumb drive to take to the sound booth at church. In the sound booth at church, upload the slides to the Downloads folder in Finder. In the sound booth at church, open ProPresenter:  1)  Open the Sunday message; 2) Replace current slides with your pictures in Finder; 3)  Make sure you \"SAVE ALL\" in ProPresenter before closing it. Edit the worship guide at Online Format for Flip.pub.  Create a pdf file as YYYYMMDD‐Online.  [Worship Guide] To create the pdf file,  select FILE, EXPORT, CREATE PDF/XPS, and PUBLISH.  Proof the pdf file thoroughly and make sure all your links are clicking accurately  before closing pdf. Open PUBHTML5 to create the Worship Guide flipbook (you can download PUBHTML5 at  pubhtml5.com ).  Select IMPORT FILE, and then  select and OPEN the YYYYMMDD‐Online.pdf that you saved in the Worship Guide folder.  Make sure that ALL PAGES, HIGHER QUALITY,  and IMPORT LINK are selected as options and then click IMPORT NOW. When flipbook renders, go to the \"3 Custom Settings\" tab and  scroll down to \"Flip Settings\".  Make sure settings are \"Mousewheel Flip YES\", \"Play Flip Sound NO\", and \"Auto Flip NO\", then click APPLY  CHANGE until it is not flashing red.  Select UPLOAD ONLINE, PUBLISH, and COPY the url. Paste the url into this post & schedule the post on Westwood's Facebook Page (for Sat at 12pm) = The NO‐TOUCH Interactive Worship  Guide for tomorrow is here https://online.pubhtml5.com/gllj/aeur/. Print this or bring your phone to follow along during the service  tomorrow. Log in to Wix and edit the Worship Guide link on the Quick Links page.  Email: [email protected] / Password: 41Statefarm.   When the Wix dashboard loads, click on EDIT SITE (lower left corner).  When the website editor loads, go to the \"Quick Links\" page and  paste the new url link on the WORSHIP GUIDE button.  The website editor saves all changes automatically, but you must click PUBLISH  (upper right corner) to publish any changes to the website. Edit the newsletter at Newletter Template.pub.  Create a pdf file as YYYY‐MM‐DD for Sunday.   [Newsletters]  To create the pdf file,  select FILE, EXPORT, CREATE PDF/XPS, and PUBLISH.  Proof the pdf file thoroughly and make sure all your links are clicking accurately  before closing pdf. Log in to Wix and edit the Newsletter page.  Email: [email protected] / Password: 41Statefarm.  When the Wix dashboard  loads, click on EDIT SITE (lower left corner).  When the website editor loads, go to the \"Newsletter\" page and upload the new newsletter  YYY‐MM‐DD.pdf that you saved in [Newsletters].  The website editor saves all changes automatically, but you must click PUBLISH (upper  right corner) to publish any changes to the website. Login to Mailchimp. Username: WestwoodBaptistAL / Password: 41Statefarm!  Replicate last week's email and change the dates.   Schedule it to send on Friday at 12pm. Update the Google Calendar (this automatically updates the calendar on the website) as needed.   Email: [email protected]  / Password: 41Statefarm. To update website, login to Wix.  Email: [email protected] / Password: 41Statefarm.  Click on \"Edit Site\" to make any  changes.  Remember that Wix automatically saves your changes, but you must click PUBLISH for updates to go live on the website.  You  can do anything & click the UNDO button at any time ‐‐ until you click PUBLISH. Beginning of each month: Post Sunday School attendance into Realm.  Login using email & password from Sheena.  Get last month's  marking sheets from the Sunday School folders.  In Realm, click on ADMIN, GROUPS, ATTENDANCE, SUNDAY SCHOOL, set the date to the  appropriate Sunday, and click MARK ATTENDANCE.  After marking the attendance for the month, go back to REPORTING, REPORTS, MY  SAVED REPORTS.  Locate the \"Marking Sheet\" for Sunday School and click on it.  Print marking sheets for next month's Sunday School for  all groups.  Place new marking sheets in the Sunday School folders. Monthly: Generate a birthday calendar for members using Realm.  Login using email & password from Sheena.  In Realm, go to  REPORTING, REPORTS, MY SAVED REPORTS.  Locate the \"Member Birthdays\" report and click on it.  Click on EDIT REPORT, then scroll  down to \"Date of Birth (Month) is equal to XXX\" and change the month.  Scroll down and click SHOW RESULTS and print this report. Using the printed report, make a birthday calendar for Pastor.  Also using the printed report, address birthday card envelopes to all  members turning 50 or older.  Put the addressed envelopes (along with the birthday cards) in Pastor's box so he can sign them and return  them to you to mail. 2 Sundays before the new Sunday School quarter begins, have class materials ready for pickup in the Welcome Center.  Send an email to  remind Small Group Leaders to pick up new materials.  Lifeway materials are on auto order at Lifeway.com.  Login:  [email protected] / Password: 41Statefarm.