FLAMINGO ASESOR INTEGRAL FINAL-compressed

Asesor INTERGRAL

ASESORES INTEGRALES INTRODUCCIÓN 02 ¡Bienvenido!. A continuación encontrarás información importante que soporta el proceso de formación que estás a punto de comenzar. Esta cartilla te permitirá combinar el aprendizaje práctico y teórico, lo que hará más enriquecedora tu experiencia. Esta información te permitirá desempeñarte de manera adecuada en tu rol como Asesor Integral, teniendo como foco nuestro pilar estratégico el cliente en el centro y feliz. Con la elaboración de esta cartilla ponemos a tu disposición material de consulta acerca de los procesos principales que están bajo tu gestión.

01 CRÉDITO CRÉDITO 03 En Flamingo contamos con modernas soluciones financieras, las cuales buscan acercar a nuestros clientes a sus sueños, para esto, en nuestro crédito flamingo resaltamos los siguientes atributos:

01 02 03 CUMPLIR CERCANÍA OBSERVAR SUEÑOS Saludar al cliente, ser Conocer más allá a nuestro Cuando le damos la cercano y tener un vínculo cliente desde el ámbito oportunidad de alcanzar de confianza con el cliente. personal y financiero lo que desea pagándolo teniendo en cuenta su cómodamente. historia crediticia. CRÉDITO 07 04 CONFIRMACIÓN VENTA CRUZADA Busca la fidelización de Generar una necesidad los clientes, validando adicional en el cliente a el proceso de crédito, partir del otorgamiento su agilidad y respuesta del crédito y su historial ante la solicitud del para ampliarle el cupo cliente y validar su u ofrecerle servicios satisfacción. adicionales como: Seguros, productos, ofertas. 04 05 06 DETECCIÓN DE CIERRE NECESIDADES Proceso en el cual se Conversar con el cliente transforma al cliente de su realidad actual, de potencial en cliente de su familia, de quién lo acción. El cliente ya acompaña, a qué se decidió tener un crédito dedica, qué situaciones con nosotros, ahora han pasado, sus debemos cerrar el necesidades. proceso de venta.

NUESTRAS SOLUCIONES FINANCIERAS: Tiene Cuota fija CRÉDITO El cliente puede adelantar cuotas Es un crédito diferente para cada compra Aplica para todos los artículos de la tienda Genera historia crediticia No requiere codeudor Se maneja con orden de retiro de mercancía (ORM) 05 Ideal para compras superiores a $700.000 Recomendado para plazos de 12 meses en adelante. Permite cupos más amplios según la capacidad de endeudamiento (entre $400.000 y $8.000.000, que se puede ampliar previo estudio de crédito). Mientras más alta la compra, es la mejor opción para el cliente. Mefia agiliza el proceso ya que no es necesario solicitar un crédito en cada compra. Ofrece descuentos especiales en productos de las tiendas y establecimientos aliados.

TARJETA MEFIA 01 ES UN CUPO ROTATIVO · Los cupos otorgados van · El cupo aprobado depende · Puede elegir entre 4 fechas hasta 8.000.0000 de pesos del perfil del cliente y estará de pago,cada una de estas tiene con algunas excepciones disponible siempre y cuando respectiva fecha de corte. de mayor valor. la tarjeta esté activa y al día. CRÉDITO 02 · Solo se puede obtener · El estudio de este crédito se · Tiene unos cargos fijos una tarjeta por cliente. puede iniciar en las áreas de asociados que son un Seguro Se tienen hasta 45 días crédito o con promotores de deudores de 2.300 por cada para activarla después de canales alternativos. millón aprobado y una cuota de ser aprobada. manejo de 13.900 (IVA incluido). 06 03 · Las compras · Las tasas de interés · La cuota tendrá · Las cuotas se realizadas en POS son variarán dependiendo periodicidad componen de cargadas a la tarjeta de las tasas que rigen mensual y variará capital, intereses por el valor exacto y al momento de la dependiendo de las e IVA (corrientes cada una se puede compra. compras realizadas. y moratorios) diferir de 1 a 36 meses. y cargos fijos. 04 ·Prelación de cuota ·Si el cliente paga la ·El pago de cuotas se ·Existe la posibilidad vencida: Interés moratorio totalidad del crédito antes puede realizar en el de tener 2 amparados e IVA, interés corriente e del plazo, solo pagará almacén, Gana, Efecty asociados al 40% del IVA, cuota de manejo, Cargos fijos,interés e IVA y Bancolombia. cupo aprobado, seguro obligatorio, seguro corriente causados y totalmente gratis voluntario y capital. capital. Todo tipo de abonos, solo se irá a capital. 05 · El interés es moratorio · Los canales de atención al · Se pueden obtener seguros se generará diariamente cliente se encuentran en las voluntarios por medio de mientras exista saldo áreas de crédito y la línea CardifColombia: Vida + Cáncer, vencido. MeFía 018000-181010. Desempleo + Renta.

EL FIAO DE SIEMPRE 01 02 03 CRÉDITO Crédito de acceso que Se pueden obtener varios La tasa de interés será permite obtener todo tipo básicos a la vez pero cada aquella indicada en la ORM. de productos a excepción aprobación tendrá en cuenta de motos. que el total de sus Este crédito tiene asociado obligaciones financieras, es un seguro de deudores cuyo El cupo aprobado depende de máximo 2 SLMMV. costo es 500 por cada del perfil del cliente y el 100.000 aprobado. crédito nacerá en el El estudio de este crédito solo momento que se registre se puede ofertar e iniciar en Prelación de cuota vencida: la mercancía en cajas POS las áreas de crédito y puede Interés moratorio e IVA, tener asociado un codeudor. interés corriente e IVA, El medio de pago válido es seguro y capital. la ORM (Orden de retiro de Los cupos otorgados van mercancía) y deberá ser hasta 1.2000.000 pesos y la 07 utilizada el mismo día en compra se podrá diferir desde la cual se generó. 1 hasta 36 meses. 05 04 Los canales de atención al cliente se encuentran en las Si el cliente paga antes del áreas de crédito y de plazo pactado la totalidad del cobranza. crédito solo pagará interés corriente e IVA causados, Para la apertura de crédito, seguro causado y capital. Se se debe diligenciar: Pagaré y pueden realizar adelantos de carta de instrucciones, cuotas completas o adelantos Seguro, Contrato de mutuo, parciales (solo se abonará a Orden de retiro de capital). mercancía, Planes de pagos y Voucher. El pago de cuotas se puede realizar en el almacén y Bancolombia. El intereses moratorio se generará diariamente mientras exista saldo vencido.

Luego de tener claro los modelos de crédito que Nota podemos ofrecerle a nuestros clientes, lo siguiente que debes de realizar siempre es Recuerda que es el cliente el que escoge la mejor acercarte al cliente y recibirlo con un amable opción; siempre nos debemos asegurar que el cliente saludo. Esto permitirá que el cliente tenga una lleve la opción de financiación más adecuada de experiencia de compra satisfactoria y desee acuerdo a su propia evaluación luego de la asesoría en regresar a nuestro punto de venta. producto y modalidad de crédito. Teniendo en cuenta lo anterior, es importante 2. Autorizaciones aclarar que existen diferentes tipos de clientes y situaciones para las cuales a continuación se Para iniciar un proceso de crédito el cliente detalla el procedimiento que se debe de llevar a debe firmar la autorización de consulta a cabo con cada uno de ellos. centrales de riesgos. Esta autorización debe contener: CRÉDITO CLIENTE NUEVO Número de cédula completo Nombre completo del cliente No debe presentar ninguna enmendadura. 1. Perfilamiento del Cliente Es importante comunicarle al cliente la finalidad de este documento, teniendo en a) Solicitar la cédula e Identificar el documento cuenta el siguiente guion. 08 En este punto es importante comparar la “En este documento usted nos autoriza a foto del documento con el cliente que consultar su información en centrales de tenemos al frente para constatar que si riesgo y realizar el tratamiento de sus sea el titular. También puedes validar que datos personales” la edad coincida con el cliente. “Esta autorización aplica para la totalidad de los b) Modelos de crédito clientes independientemente de su tipología” De acuerdo al perfilamiento del cliente 3. Precalificación ofrecer el modelo que más se ajuste a sus necesidades. En este paso se deben realizar las respectivas consultas: Recuerda a) Solicitar la cédula e Identificar el documento Conocer el monto de la compra que va a realizar el Centrales de riesgos (Data Crédito) en la cliente y las características de esté, es el primer paso plataforma Omnia. (Esta consulta les dirá para brindarle una asesoría oportuna sobre cuál de si el cliente es apto o no para acceder a un los dos modelos es más favorecedor, para esto ten crédito con nosotros). presente brindarle la información de proyección del crédito (valor aproximado de la cuota mensual con Cliente APTO: se continúa con el proceso cada uno) en el valor de la cuota recuerda incluir de crédito (Seguros, garantías o costos de envíos) Cliente NO APTO: se le comunica al cliente, teniendo en cuenta el siguiente guion. \"Queremos seguir cumpliendo tus sueños, en esta oportunidad tu crédito no fue aprobado al no cumplir con las políticas de otorgamiento\"

b) Consulta en la página de la procuraduría Referencias laborales (indagar por el tipo de www.procuraduria.gov.co (si el cliente presenta contrato que tenga el cliente, si es directamente antecedentes penales no se podrá continuar con la empresa o es una temporal). con el estudio del crédito). “Cuando el formulario se encuentre completamente c) Consultar el cliente en la plataforma diligenciado proceder a enviarlo a fábrica de crédito SAFIX (aquí identificaras si es un cliente para su respectivo estudio” antiguo o nuevo). Se deben escanear los siguientes CLIENTE ANTIGUO CRÉDITO documentos 1. Documentos Cédula del titular por ambas caras. a) Cédula – Identificar documento Formato de autorización consulta centrales de riesgo (el formato que firmó el cliente en el paso 2 de esta cartilla) Recuerda En este punto es importante comparar la foto del documento con el cliente que se tiene al Este paso es fundamental para el estudio del crédito frente para constatar que si sea el titular. (después de realizar los pasos anteriores debes subir a También puedes validar que la edad coincida la plataforma Omnia y notificar a fábrica de crédito con el cliente. para que ellos inicien el proceso) Autorizaciones 09 4. Formulario de Solicitud (diligenciamiento) Para iniciar un proceso de crédito el Este formulario se debe realizar en la cliente debe firmar la autorización de plataforma Omnia, en él se consignan todos los consulta a centrales de riesgos. Esta datos necesarios para poder realizar el estudio autorización debe tener: del crédito, para el diligenciamiento de este formulario ten presente: Número de cédula completo Nombre completo del cliente No debe presentar ninguna enmendadura. a) Verificar que la información esté Es importante comunicarle al cliente la correcta y completa (Número de celular, finalidad de este documento, teniendo en Dirección, Nombres de las referencias cuenta el siguiente guion. familiares y personales) “En este documento usted nos autoriza a b) Se debe incluir en este formulario el valor consultar su información en centrales de riesgo del cupo que el cliente está solicitando. y realizar el tratamiento de sus datos personales” c) En el campo de observaciones de la plataforma Omnia se debe adicionar “Esta autorización aplica para la totalidad de los información real que ayude a tomar decisiones. clientes independientemente de su tipología” Ejemplo: 2. Consulta en plataforma SAFIX Otros ingresos del cliente (arriendos, ventas Esta plataforma te permite identificar si como independiente, sustentos familiares). el cliente se encuentra pagando otro Estado del cliente a la hora de solicitar el crédito con nosotros o si se encuentra crédito (Ej: que el cliente no se encuentra cancelado y hace cuánto tiempo. presionado por su acompañante o bajo efectos de alucinógenos).

a) Si el cliente está pagando un crédito o si ¿Cuándo aplica un cliente para Mefia Express? canceló su crédito hace menos de 2 años, se realiza únicamente la actualización de datos Cuando está pagando un crédito con el Fiao de desde la plataforma Omnia. Siempre o cuando tiene un crédito cancelado menor o igual a un año. b) Si el cliente canceló su crédito hace más de A continuación se detallan los casos que te 2 años se realiza proceso completo (proceso puedes encontrar y el proceso que debes seguir: de cliente nuevo). 3. Precalificación AUMENTO DE CUPO En este paso debes realizar las respectivas consultas: CRÉDITO a) Centrales de riesgos (Data Crédito) en la Para realizar un aumento de cupo debes plataforma Omnia. (Esta consulta nos dirá si el de tener en cuenta lo siguiente: 10 cliente es apto o no para acceder a un crédito con nosotros) a) El cliente debe tener la Mefia en uso y un mínimo de 6 meses con buen Cliente APTO: se continúa con el proceso comportamiento de pago. de crédito. Cliente NO APTO: se le comunica al a) La fábrica de crédito es quien analiza la cliente, teniendo en cuenta el siguiente solicitud y toma la decisión final. guion. Nota \"Queremos seguir cumpliendo tus sueños, en esta oportunidad tu crédito no fue aprobado al no los aumentos de cupo solo se realizan cada 6 meses. cumplir con las políticas de otorgamiento\" Cuando un cliente necesite de un codeudor b) Consulta en la página de la procuraduría para retirar mercancía sólo se podrá ofrecer www.procuraduria.gov.co (si el cliente presenta la tarjeta Mefia. antecedentes penales no se podrá continuar con el estudio del crédito). Codeudor = Tarjeta Mefia c) Consultar el cliente en la plataforma SAFIX (aquí identificaras si es un cliente antiguo o nuevo). Se deben escanear los siguientes documentos MEFIA BLOQUEADA POR INACTIVIDAD Cédula del titular por ambas caras. Formato de autorización consulta 1. Autorizaciones centrales de riesgo (el formato que firmo Para iniciar un proceso de crédito el el cliente en el paso 2 de esta cartilla) cliente debe firmar la autorización de consulta a centrales de riesgos. Esta Recuerda autorización debe tener: Este paso es fundamental para el estudio del crédito Número de cédula completo (después de realizar los pasos anteriores debes Nombre completo del cliente subir a la plataforma Omnia y notificar a No debe presentar ninguna enmendadura. fábrica de crédito para que ellos inicien el proceso).

Es importante comunicarle al cliente la 3. Este proceso se ejecuta por la pestaña finalidad de este documento, teniendo en clientes naturales de la plataforma Omnia. cuenta el siguiente guion. “En este documento usted nos autoriza a Recomendaciones Generales consultar su información en centrales de riesgo y realizar el tratamiento de sus Toda la papelería debe ir firmada por datos personales” el cliente y el codeudor cuando lo requiere. “Esta autorización aplica para la totalidad de los clientes independientemente de su tipología” 2. Precalificación La papelería del crédito se debe guardar en un lugar seguro (Custodia de En este paso debes realizar las respectivas documentos sensibles). consultas: Los documentos no deben presentar CRÉDITO Centrales de riesgos (Data Crédito) en la enmendaduras. plataforma Omnia. (Esta consulta nos dirá si el cliente es apto o no para acceder a un Tener al día el stock de Tarjetas Mefia (se crédito con nosotros) recomienda revisar cada 8 días el inventario y generarle control). Cliente APTO: se continúa con el proceso de crédito Cuando existan ofertas o eventos comerciales Cliente NO APTO: se le comunica al cliente, teniendo en cuenta el siguiente revisar que el plan de pago este correcto 11 guión. en la tirilla. “Señor le informo que en el momento no cumple Un proceso de crédito generado en Omnia con las políticas internas de la compañía para tiene una duración de 45 días es decir, cuando otorgarle el crédito” se le otorga crédito a un cliente y no hace uso inmediato de éste, el cliente tiene hasta 45 Consulta en la página de la procuraduría días para retirar la mercancía sin tener que www.procuraduria.gov.co (si el cliente volver a realizar estudio de crédito. presenta antecedentes penales no se podrá continuar con el estudio del crédito) Es importante recodarle a nuestros clientes Consultar el cliente en la plataforma los medios por los cuales pueden realizar el SAFIX (aquí identificaras si es un cliente pago de sus cuotas Mefia o Fiao de siempre. antiguo o nuevo) (Gana, Efecty, Almacenes Flamingo y página web Flamingo.com.co). Se deben escanear los siguientes documentos Cédula del titular por ambas caras. Formato de autorización consulta centrales de riesgo (el formato que firmo el cliente en el paso 2 de esta cartilla). Recuerda Este paso es fundamental para el estudio del crédito (después de realizar los pasos anteriores debes subir a la plataforma Omnia y notificar a fábrica de crédito para que ellos inicien el proceso)

SERVICIO AL CLIENTE 02 SERVICIO AL CLIENTE 12 L os procesos de servicio al cliente que se 2. Verificar el estado del articulo (que no presente daños o signos de uso). pueden realizar desde un Flamingo Amigo se enu- meran a continuación con su definición y el pro- 3. Se entrega un saldo a favor al cliente. cedimiento a llevar a cabo. Retracto de compra: Cambios por Satisfacción: Para esta solicitud el cliente dispondrá de Se presenta cuando el cliente realiza la compra de 5 días hábiles después de la compra para un producto y posteriormente manifiesta que ya no realizar el retracto. lo necesita; en este caso, el cliente puede realizar el cambio. Procedimiento: Para esto, el cliente cuenta con 30 días calendario para realizar cambio de vestuario y calzado y 15 1. Registrar la solicitud en la plataforma días calendario para cambios de tecnología y Amigo, crear el Ticket y solicitar el retracto. entretenimiento (TV, Computadores, Eléctricos Menores). Garantías: Este punto aplica sólo para garantías Procedimiento: funcionales, no se podrá realizar una solicitud de 1. Verificar en la tirilla de compra que el garantía por estética del producto. Para solicitar producto cumpla con los tiempos una garantía el producto no debe llevar más de permitidos para realizar el 12 meses de compra. cambio (15 ó 30 días según corresponda).

Procedimiento: Procedimiento: 1. Realizar la inspección del producto para 1. Se recibe el reclamo físico. SERVICIO AL CLIENTE verificar el estado en el que se recibe. 2. Se crea un ticket en la plataforma Amigo. 3. Si el reclamo es por un producto, en la 2. Revisar la factura para verificar fecha de compra (no debe de tener más de creación del ticket se selecciona el 12 meses). producto de la factura por el que se esté realizando el reclamo. 3. Ingresar a la plataforma Amigo y crear el 4. Si el reclamo es por el servicio se debe Ticket (luego de creado el ticket es diligenciar el formato en Excel “constancia indispensable escanear la constancia de de recibo manual” este formato debe ser recibo firmada por el cliente y el asesor y firmado por el cliente y el asesor. Se debe subirla a la plataforma) escanear y adjuntar al ticket. 4. Enviar el ticket a la auxiliar de servicio al PROCESO DOA cliente de Flamingo Amigo para que proceda AVERIAS PREVENTA con el trámite ante el proveedor. Qué significa DOA? 5. Cuando el cliente regrese por su producto el asesor debe ingresar al ticket y realizar la constancia de reparación, imprimirla y firmarla tanto el asesor como el cliente. 6. Para cerrar el ticket se debe adjuntar escaneada la constancia de reparación firmada. Nota DOA (DEAD ON ARRIVAL) 13 MUERTO A LA LLEGADA - El plazo de respuesta para las garantías MUERTO ANTES DE LA VENTA es de 15 días hábiles. Artículos en inventarío-bodega que aún no se han Entrega de copia constancia de operación vendido a cliente y presentan novedad funcional consumo: Es la entrega de la copia de la factura (Falla calidad) de venta. Se gestionan con proveedor como garantía Procedimiento: PREVENTA, no deben ser reparados, lo ideal es que el proveedor autorice devolución con nota 1. Solo se podrá entregar este documento al crédito. titular y éste debe presentar cédula original. Sin embargo con algunos proveedores que no se 2. Se debe ingresar a la plataforma Amigo y tiene ANS (Acuerdos de Nivel de Servicio), llevan realizar la consulta de constancia de los artículos a centros de servicios, los intervienen operación consumo con el número de la y los retornan a las tiendas en perfecto estado cédula del cliente. para venta (Actualización de Software, ajustes), son pocos casos y se deben analizar antes de 3. En la plataforma Amigo se debe crear el recibir el artículo. ticket e imprimir la constancia Nota En el campo “observaciones” se debe especificar que el cliente se acerca solicitando la constancia de operación consumo. Recibo de PQR (Peticiones, Queja y Reclamos)

SERVICIO AL CLIENTE ¿Qué artículos NO se ingresan a DOA? 2. Identificada la unidad DOA, se reporta inmediatamente al Auxiliar Soporte Incidencias logísticas: Artículos que Inventarios ASI quien debe ingresar la recién llegan del CEDI y se identifiquen unidad en Fénix a la bodega de Producto inmediatamente con novedad, deben No Conforme (PNC). reportarse al instante a CEDI para que este los gestione con el proveedor como 3. Se separa la unidad física a bodega incidencia. marcada como DOA. Reportar a [email protected] 4. Crear ticket (Ver paso a paso al final del proceso). Artículos averiados en tienda: Artículos que sufren daño por causa externa al 5. Enviar solicitud a proveedor para la atención proveedor, es decir, que no es falla de de la garantía PREVENTA (Según Manual de calidad original del proveedor (Ej. Pantalla Operaciones, el cual indica el proceso quebrada, rayones, golpes, sumidos). concreto para cada proveedor). 6. Hacer seguimiento y gestión constante a la respuesta y solución del proveedor (Recolección, nota crédito, retorno). Según el daño, la tienda decide si de una En el ticket se realiza toda la gestión, se debe vez se da pérdida total al artículo y lo enviar desde el ticket todos los correos a asume en la merma. proveedor o a administración para conservar un histórico. Adjuntar al ticket imágenes, guías de Se ingresan a DOA solo si la tienda considera que recolección, reporte técnico, IDD. el artículo se puede reparar y decide asumir el 7. Cuando el proveedor de solución, asignar 14 costo de la reparación, más no se puede gestionar ticket para cierre ante proveedor como garantía PREVENTA. Soluciones del proveedor a garantías DOA Debemos solicitar al proveedor cotización del arreglo, según el valor de la reparación, el jefe de Los proveedores podrán brindarle a la la tienda autoriza o no el arreglo. compañía una de las siguientes soluciones: Si se repara, se solicita descuento Proveedor autoriza devolución con nota a compras. crédito: La tienda genera IDD con tipo de Si no se repara, se da cómo pérdida devolución: Mercadería en mal estado. y la tienda asume el costo de ésta. Inicio proceso DOA Retorna artículo: La tienda revisa que el artículo retorne en perfecto estado Para iniciar un proceso DOA es necesario tener funcional y estético para venta, solicita al en cuenta lo siguiente: ASI retirar de la bodega PNC y adjunta al ticket constancia de entrega a piso de 1. Determinar que el artículo presenta una venta firmada por jefe de operaciones. avería funcional por calidad del proveedor, es decir, que tiene una falla funcional Negación garantía: Se da porque la unidad está por fuera de tiempo de garantía o por Ejemplo: daño externo al proveedor, se debe solicitar cotización para arreglo, si se Pantalla pixelada, sonido distorsionado, repara, la tienda debe asumir el costo y se no enciende). solicita descuento a compras para venta, si no se repara, es una pérdida total. No es DOA: daños externos al proveedor (Golpes, fracturas, sumidos, rayones).

Pérdida total: Debe estar autorizada por el 5. Número WhatsApp: N/A SERVICIO AL CLIENTE jefe de la tienda, el Auxiliar Soporte El resto de campos no se diligencian, Inventarios ASI genera la pérdida en Fénix, continuar en: se documenta en el ticket el número de documento de pérdida. 6. EAN (DOA): EAN artículo PASOS PARA CREAR UN TICKET DOA 7. COSTO (DOA): Costo artículo Los proveedores podrán brindarle a la 8. Canal: Presencial compañía una de las siguientes soluciones: 9. Categoría: Según el tipo de artículo 1. Ingresar a plataforma Amigo 10. Marca: Marca del artículo 11. Marca: Marca del artículo 12. Serie: Serie del artículo Continuar en el campo: 2. Clic en el módulo Ticket y posterior 13. A la cola: O5 ITAGUI opción DOA 15 crear nuevo ticket. 14. Servicio: DOA AVERIA FUNCIONAL 15. Acuerdo de nivel de servicio: 15 días hábiles 16. Propietario: El designado por la tienda 17. Asunto: EAN artículo / serie / descripción 18. Texto: Diligenciar todos los datos del artículo y la tienda 3. Tipo: REQUERIMIENTO o INCIDENTE. Descripción artículo / Modelo 4. Cliente: Digitar DOA FLAMINGO Referencia y cargar el usuario que aparece como EAN DOA Flamingo. Serie /IMEI Síntoma o falla Nombre contacto de la tienda Horario de la tienda Dirección completa Teléfono y extensión 19. Impacto: MEDIO 20. Crear

PLATAFORMA SERVIRTE03 PLATAFORMA SERVIRTE 16 Objetivo Generar eficiencia operativa, mediante la integración de una nueva herramienta y procesos estandarizados que permitan medir, controlar y mejorar los niveles de servicio en la atención al cliente.

SERVICIOS QUE PRESTA CRÉDITOS CRÉDITO FLAMINGO MEFÍA PLATAFORMA SERVIRTE SEGUROS RIESGOS PLAN DE MEFÍA SARC RETENCIÓN SEGUROS RIESGOS RIESGOS SARO SEGUROS RIESGOS E-COMMERCE FLAMINGO LA/FT 17 NIVELES DE SERVICIO Impacto Urgencia Hasta 3 días hábiles CRÍTICO Alto Alto Hasta 7 días hábiles Medio Hasta 11 días hábiles ALTO Alto Alto Hasta 22 días hábiles MODERADO Medio No SLA Medio BAJO Medio Bajo PLANIFICADO Medio Medio Bajo Bajo Bajo

CÓMO CREAR UNA INCIDENCIA En este campo se crean las En la parte superior izquierda incidencias con las solicitudes encontrarán un lupa donde pueden realizar las búsquedas por número de de los clientes. cédula y número de la incidencia. PLATAFORMA SERVIRTE 18 En este campo pueden realizar En el ícono de mensajes pueden búsquedas de los procesos, formas ingresar al chat, por donde pueden comunicarse con las de categorizar y enviar las tiendas y grupos resolutores. solicitudes, entre otros.

CÓMO REALIZAR EL DILIGENCIAMIENTO PLATAFORMA SERVIRTE DE UN TICKET Documento de identificación del cliente o de la persona que realiza la solicitud. En ese campo, el asesor se identifica con las siglas SC y el nombre de la tienda. Ejem: scguarne 19 Referente a que producto de crédito hace la solicitud Qué necesita el cliente Por qué lo necesita Se describe brevemente la solicitud del cliente con: Objetivo: que solicita el cliente Realidad: se detalla el requerimiento y situación del cliente ·Utilizar la plantilla correspondiente para estas solicitudes. ·Esta información está en las bases de conocimientos. En este campo solo se coloca SI cuando el cliente trae una solicitud escrita. Estos campos determinan el tiempo de respuesta se coloca la combinación del impacto y urgencia según el tipo de solicitud. (bases de conocimiento).

SEGUROS 04 SEGUROS 20 Flamingo ha diseñado un amplio portafolio de productos destinados a asegurar los bienes y vida de nuestros clientes y de sus seres queridos. A continuación te presentamos nuestro portafolio de seguros (características, coberturas, deducibles y precios.

GLOSARIO A Accidente: es el acontecimiento inesperado, B Banca seguros: mecanismo de mercadeo SEGUROS repentino e involuntario que pueda ser causa de mediante la utilización de los establecimientos daños a las personas o a las cosas de crédito para la promoción y venta de cierta independientemente de su voluntad. clase de productos de seguros. Afiliación: es la relación jurídica de un C Cancelación: la terminación de la cobertura de trabajador y el sistema de pensiones que origina los derechos y obligaciones que la ley seguro durante el periodo de vigencia de la establece, en especial, el derecho a las póliza. prestaciones asistenciales y económicas y la obligación de cotizar. Certificado de cobertura: es el documento que entrega la entidad aseguradora cuando aún no Aleatorio: un evento se considera aleatorio está emitida la póliza. (no aplica en Colombia cuando su ocurrencia no es predecible. El actualmente). Seguro en general es un contrato basado en este fenómeno porque el pago de los beneficios 21Compañía de Seguros (aseguradora): entidad está en función de la ocurrencia o no del pactado o no. debidamente autorizada por la Superintendencia Bancaria, que asume riesgos particulares a Amparo: cobertura, eventos por los cuales la cambio de un pago que hace el asegurado. aseguradora será responsable en caso de realizarse. Cuota: es la cantidad que se establece en las tarifas para el cálculo de una prima de seguro, Anulación: es la rescisión de los efectos de una normalmente se fija en porcentaje o al millar póliza, bien sea por producirse las de la suma asegurada. circunstancias que se previeron contractualmente como determinantes de ello, D Daños: el costo de indemnizar a quienes sufran por acuerdo mutuo de asegurador y asegurado o por decisión unilateral de cualquiera de las lesiones corporales o daños materiales a causa partes. de un accidente automovilístico. Asegurador: es la empresa que asume la Daños materiales: este seguro cubre los daños cobertura del riesgo, previamente autorizada a materiales causados por accidentes operar como tal por la Superintendencia automovilísticos. Los daños materiales Financiera. significan los daños o la destrucción de propiedades materiales, incluyendo la pérdida de uso de esa propiedad.

GLOSARIO SEGUROS F Franquicia o deducible: es la exención de pago M Mora: expresión que, en general, significa retraso a favor del asegurado cuando los gastos o en el cumplimiento de una obligación. En indemnizaciones rebasan una cantidad seguros, puede afectar al asegurado –retraso en previamente establecida, pero que queda a el pago de las primas- o retraso al asegurador en cargo del asegurado en caso de que no se el pago de la indemnización. rebase dicha cantidad. N Notificación del siniestro: comunicación al G Garantía: compromiso aceptado por un asegurador que efectúa el asegurado para asegurador en virtud del cual se hace cargo, darle a conocer la ocurrencia de un siniestro. hasta el límite estipulado, de las consecuencias Es una de las obligaciones principales del económicas derivadas de un siniestro. asegurado, en caso de siniestro, cuyo incumplimiento puede dar lugar a la pérdida de H Hurto: Apropiación de una cosa ajena, con ánimo la indemnización debida por el asegurador. de lucro, sin emplear fuerza en las cosas, ni 22 violencia o intimidación en las personas, Nulidad: ineficacia de un acto jurídico al carecer de las condiciones necesarias para su características estas que le distinguen del robo. validez, por falta de algún elemento esencial en su formación o por violación al celebrarlo de I Interés asegurable: se refiere a la relación normas prohibitivas o imperativas de orden público. económica que tenga el asegurado con los bienes o personas que se están amparando en O Ocurrencia: suceso o acontecimiento casual. la póliza. No se trata del interés que tenga el valor de los bienes. Así, en el seguro de vida la Póliza: es el instrumento probatorio por mayoría de las compañías piden que la persona excelencia del contrato. En él se reflejan las cubierta tenga un parentesco, relación normas que de forma general, particular o comercial o de negocios con el beneficiario o el especial regulan la relación contractual que paga las primas. convenida entre el asegurador y el asegurado. L Límite de responsabilidad de la aseguradora: P Póliza: es el instrumento probatorio por es la cantidad máxima que pagará en caso de excelencia del contrato. En él se reflejan las presentarse un siniestro. normas que de forma general, particular o especial regulan la relación contractual M Modalidad de seguro: cobertura específica convenida entre el asegurador y el asegurado. dentro de un ramo de seguro. Por ejemplo la Prima: es el precio pactado por el seguro responsabilidad civil es una modalidad del ramo contratado. Es la remuneración que recibe la de automóviles. aseguradora para hacerle frente a los riesgos que está amparando en la póliza y es la contraprestación que está obligando a ambas partes a cumplir con lo establecido en el contrato.

GLOSARIO R Reclamación: la solicitud de pagos de una S Seguros obligatorios: son aquellos que son impuestos por el Estado tales como los de persona a una compañía aseguradora por una pérdida cubierta por una póliza. Sus seguridad social, seguro de vida obligatorio, reclamaciones a su compañía aseguradora son reclamaciones directas de asegurado. A las seguro colectivo para el personal del Estado, reclamaciones efectuadas por una persona contra la compañía aseguradora de otra seguro obligatorio de responsabilidad civil SEGUROS persona se les denomina reclamaciones de terceros. automotores, etc. Renovación automática: es el acuerdo entre las Suma asegurada: es el valor asignado en la partes por el cual el seguro se prorroga póliza como la responsabilidad máxima que tácitamente por un nuevo periodo de vigencia. debe pagar la compañía de seguros en caso de pérdida o daño a los beneficiarios de la misma. Renovación del seguro: acto por el que el seguro se extiende por un nuevo período de T Tomador: es la persona que contrata el seguro cobertura, generalmente de un año. con el Asegurador. Generalmente en los Riesgos no asegurables: son aquellos que quedan fuera de la cobertura general por parte 23seguros individuales la tomadora contrata el de las aseguradoras, por ser contrarios a la ley. seguro por cuenta propia, uniéndose así en una S Seguro: es el producto mediante el cual el persona dos figuras (Tomador o Contratante y Asegurado). Por el contrario el seguro es por Asegurador se obliga, mediante el cobro de una cuenta ajena cuando el tomador es distinto del prima a abonar, dentro de los límites pactados, Asegurado; esta situación es típica en los un capital u otras prestaciones convenidas, en seguros colectivos. Es la persona que, obrando caso de que se produzca el evento cuyo riesgo por cuenta propia o ajena, traslada los riesgos a es objeto de cobertura. El seguro brinda una aseguradora. protección frente a un daño inevitable e imprevisto, tratando de reparar materialmente, V Valor asegurado: se llama así al máximo en parte o en su totalidad las consecuencias. pagadero en caso de siniestro previamente Seguros de daños: su fin principal es reparar la estipulado en las condiciones de la póliza. pérdida sufrida a causa de un siniestro en el patrimonio del asegurado. Vencimiento del seguro: finalización de los efectos de una póliza como consecuencia del Seguros de personas: su fin es cubrir la vida y cumplimiento de las condiciones previstas y la integridad corporal de las personas. determinadas de ello. Vigencia del seguro: Es el período durante el cual la Compañía de Seguros toma bajo su cargo los riesgos cubiertos por la póliza.

P O R TA F O L I O Seguro que ampara DE SEGUROS celulares Coberturas Proteger Perdida total de daños: 80% Hurto calificado: 70% tu celular... seEgsouesro! Cubrimiento de 1 año MANEJO DE OBJECIONES (JORGE HOYOS) SEGUROS Exclusiones En ocasiones el cliente puede percibir que la cuota le queda alta, recuerda calcular la prima Reclamaciones por fuera de vigencia. diaria o mensual y persuadirlo para que haga Precio esa inversión en su protección, puedes buscar alternativas como sugerir llevar el crédito a Equipos de 0 a 1.500.000: 18% Equipos de 1.500.001 en adelante: 14.5% un plazo mayor y recuerda siempre resaltar las situaciones en las que lo NOTA: los anteriores porcentajes son acompañaremos (el riesgo que estamos calculados con base en el valor comercial del equipo, antes de aplicar cualquier descuento. cubriendo, hurto y daño total accidental) 24 TIPS DE VENTA (JORGE HOYOS) Recuerda hablar de valores diarios o mensuales, resaltar la necesidad de proteger un producto con alto índice de robo e influenciar al cliente con experiencias de otros clientes que han usado el seguro. PASOS PARA LA VENTA: 01 Generación de Activación de la 02 03 Diligenciar póliza 04 05Firma y huella Envío mensaje remisión y su póliza al momento con datos del de texto landing respectivo EAN de registroremisión cliente y el del cliente, en de bienvenida de póliza producto aceptación del en cajas POS seguro Reclamación Aviso del siniestro en nuestros canales de atención 1.Línea nacional 018000111935 2.Línea Bogotá 3274712 / 13 3.Celular #935 opciones 2 (reporte de siniestro) 3 (equipo celular)

Indemnización SEGUROS (como imprimir el bono y proceso de custodia) Al correo electrónico y/o celular del cliente llegará un código remitido por Seguros Mundial, este código debes utilizarlo en la plataforma de Crawford a la cual accederás con los usuarios enviados previamente por el departamento de seguros. A continuación describimos el paso a paso de la generación del bono. 25

P O R TA F O L I O Garantía DE SEGUROS extendida SEGUROS Seguro que amplía la garantía origial Exclusiones del fabricante de un electrodoméstico de línea blanca o un bien tecnológico Reclamaciones por fuera de vigencia. o de entretenimiento, audio - vídeo, y deportes por 1, 2 o 3 años más. Coberturas Precio • Daño Accidental: 100% del valor comercial del Sobre el valor del artículo, se multiplica por artículo, cubre los primeros 60 días despues de la el porcentaje que depende de cada compra. producto según la siguiente tabla. 26 • Hurto Calificado: Hasta $1.000.000 por el valor comercial del artículo, cubre las primeras 2 horas despues de la compra. • Garantía Extendida: 100% del valor comercial del seguro!electrodotmusésticos... Eso es artículo y cubre el tiempo de compra del seguro 1,2 o 3 años de cobertura. TIPS DE VENTA (JORGE HOYOS) MANEJO DE OBJECIONES (JORGE HOYOS) Recuerda que el cliente está haciendo En ocasiones los clientes no ven la utilidad de la una inversión para el bienestar de su inversión en un seguro, es importante resaltar familia, es importante mencionar que que una pequeña inversión diaria o mensual le tenemos una forma de proteger esa evitará al cliente afrontar una pérdida inversión en caso de que se dañe accidentalmente o fuera del periodo de económica mayor,resalta experiencias de garantía del proveedor. reclamaciones anteriores.

PASOS PARA LA VENTA: 01 Venta de la póliza 02 Diligenciar póliza con datos del cliente y el producto 03 Firma y huella del cliente, en aceptación del seguro 04 Generación de SEGUROS remisión y su respectivo EAN 27 de póliza Activación de la 05 póliza al momento de registro remisión en cajas POS 06 Envío mensaje texto landing de bienvenida. Reclamación Indemnización Documentos Generales En el momento del pago al cliente, el área de Formulario de declaración de siniestro debidamente seguros enviará un correo electrónico a la diligenciado y firmado por el asegurado. tienda con los datos del cliente y el bono, la Fotocopia ampliada al 150% del documento de tienda deberá imprimir el bono sólo en el identidad del asegurado y los siguientes momento en que el cliente lo vaya a redimir y documentos: deberá solicitar al cliente la firma y huella en el bono además de franquear el bono al Documentos registrarlo en POS Original de la factura de compra del bien Canales Radicación de Siniestros asegurado en la cual se identifica marca, referencia, o cualquier otro aspecto que WhatsApp Claims 3203691971 permita su identificación y que conste Línea Nacional 018000180615 expresamente que fue comprado en Línea Bogotá 7455426 Almacenes Flamingo [email protected] Para HURTO CALIFICADO deberá presentar la denuncia ante las autoridades competentes en la cual relata los hechos.

P O R TA F O L I O Compra DE SEGUROS Protegida Este producto será ofrecido como alternativa al cliente que luego de haberle ofrecido la garantía extendida, no se decida a comprarla argumentando que el costo es muy alto. SEGUROS Para calcular la prima utilizaremos un factor Exclusiones común para todos los productos del 2% del valor total del producto y aplica para los mismos productos Productos destinados al uso comercial e industrial a los que se les vende garantía extendida. Coberturas Precio • El daño accidental del producto protegido durante Se calcula el 2% del valor total del producto los primeros 60 días • En caso que no sea posible la reparación del producto, se realizará el reemplazo. 28 Eso es• Cubre daños accidentales que impidan el buen seguro!funcionamiento del producto. electrodotmusésticos... TIPS DE VENTA (JORGE HOYOS) MANEJO DE OBJECIONES (JORGE HOYOS) Es importante que tengas en cuenta Este producto normalmente se vende tras haber que en primera instancia ofreceremos manejado las objeciones de garantía extendida, la Garantía Extendida pues tiene lo importante será resaltar que la inversión es mayores beneficios para el cliente. Al ser mínima frente a la protección y que la un producto de bajo costo el argumento está en revelarle al cliente el valor que va a garantía ordinaria del artículo no le cubre al recibir en caso de que se le dañe el producto cliente daños accidentales, expongamos comparado con la inversión que va a realizar los riesgos a los que se enfrenta el y hablar de la inversión que realiza en pesos producto en el transporte, instalación y diarios o mensuales. manipulación.

PASOS PARA LA VENTA: Reclamación 01 Venta de la Documentos Generales póliza Formulario de declaración de siniestro debidamente diligenciado y firmado por el asegurado. Fotocopia ampliada al 150% del documento de identidad del asegurado y los siguientes documentos: 02 Diligenciar póliza Documentos SEGUROS con datos del cliente y el Original de la factura de compra del bien producto asegurado en la cual se identifica marca, referencia, o cualquier otro aspecto que 03 Firma y huella permita su identificación y que conste 29 del cliente, en expresamente que fue comprado en aceptación del Almacenes Flamingo seguro Indemnización 04 Generación de remisión y su En el momento del pago al cliente, el área de respectivo EAN seguros enviará un correo electrónico a la de póliza tienda con los datos del cliente y el bono, la tienda deberá imprimir el bono sólo en el Activación de la momento en que el cliente lo vaya a redimir y deberá solicitar al cliente la firma y huella en 05 póliza al el bono además de franquear el bono al momento de registrarlo en POS registro remisión en Canales Radicación de Siniestros cajas POS WhatsApp Claims 3203691971 06 Envío mensaje Línea Nacional 018000180615 texto landing Línea Bogotá 7455426 de bienvenida. [email protected]

P O R TA F O L I O DE SEGUROS Seguro obligatorio, su SOAT finalidad es brindar cobertura al conductor, a los pasajeros del vehículo asegurado y a terceros involucrados en el accidente, independientemente de quién tenga la culpa en el incidente. SEGUROS Cobertura Precio • Traslado desde el sitio del accidente al centro de Varia dependiendo del tipo de vehículo, modelo, salud más cercano. cilindraje, capacidad de carga o número de ocupantes. • Atención médica completa desde la atención NOTA: inicial de urgencias hasta la rehabilitación final. Indicarle al cliente que luego de cancelado el valor • En los casos en los que la víctima presenta una incapacidad permanente, el SOAT brinda una del SOAT en cajas POS debe regresar al punto de cobertura, así como para la familia de las víctimas fatales, quienes tienen derecho a una SOAT para proceder a generar su expedición. indemnización por muerte y gastos funerarios. Manejarcon el 30 seguro!SOAT vigente... Eso es Documentos Verificaciones Tarjeta de propiedad física. Señor asesor verifique en la tirilla de compra que el pago corresponda a lo que va a expedir Generar Remisiones Y Remitir A Crédito: Se deben verificar los datos del vehículo, la En el módulo de expedición verifique los datos matrícula y cédula de quien está realizando la ingresados al sistema en compañía del cliente compra, cotizar la póliza y tras las validaciones en el RUNT, se debe realizar la Luego de verificar los datos con el cliente, respectiva remisión para registrarla en POS. proceda a expedir el SOAT Recuerde pedirle al cliente que firme la carta de aceptación. Diariamente al finalizar el día recuerde conciliar pagados VS expedidos.

P O R TA F O L I O Seguro para DE SEGUROS Motos Seguro que ampara el hurto y Gastos de viaje de un familiar por hospitalizacion: SEGUROS daño accidental de motocicleta, este seguro solo se vende a motos Si el accidentado es hospitalizado por más de 5 días, SURA cubrirá nuevas compradas en almacenes Flamingo y es obligatorio ya que éste los gastos de transporte al lugar de hospitalización y hospedaje ampara la deuda que el cliente tiene con nosotros. de 1 familiar. Cobertura Accidentes al conductor o pasajero: Responsabilidad civil extracontractual: $20.000.000 de valor asegurado (de la moto) para cada uno. $840 millones al 100% te cubre los daños a bienes de terceros y lesiones o muertes a personas en accidentes de tránsito. Gasto de transporte en caso de pérdida total daños: Pérdida total por daños: 80% sobre el valor comercial Recibirá $15.000 diarios hasta por 30 días. de la motocicleta a la hora de la reclamación. Pérdida total por hurto: 80% sobre el valor comercial Renta diaria por hospitalización: de la motocicleta a la hora de la reclamación. Asistencias: Grúa, carro taller por pinchazo, batería Recibirá $20.000 diarios hasta por 30 días y gasolina. Asistencia jurídica: abogado en sitio y audiencia a partir del tercer día. 31 de tránsito. Transporte en caso de lesiones o fallecimiento: Protegesreguro!tu moto...Eso es Si como consecuencia del accidente fallece el conductor o el pasajero, SURA tramitirá y asumirá los gastos de traslado del cuerpo hasta el funeral. También se cubrirán los gastos de traslado de 1 acompañante hasta su domicilio o el lugar de origen. Deducibles: Reclamación Pérdida por hurto (PTH): 20% sobre el valor Llamar a la línea de atención: comercial de la motocicleta. desde cualquier celular sin costo #888. Medellín, Bogotá y Cali: 437 88 88 Pérdida por daños (PTD): 20% sobre el valor Para el resto del país: 018000 518 888 comercial de la motocicleta Línea de atención suramericana. Precio 9% del valor de la tasa + 73.000 de asistencia. * 19% de IVA = valor del seguro.

P O R TA F O L I O Póliza vida DE SEGUROS grupo deudores Seguro que ampara al cliente en caso de incapacidad total temporal (a partir de 15 días), 7 enfermedades graves, incapacidad total permanente y fallecimiento. SEGUROS Edad maxima de ingreso: 69 años + 364 días Precio Edad maxima de permanencia: 74 años + 364 días $3.600 por tarjeta (cualquiera sea el cupo Cobertura aprobado) Eso es Incapacidad total permanente, enfermedades graves y fallecimiento: Cuidarseguro!máasloqsuqiueeres... Cubre el cupo de la Tarjeta MeFía, cancelando el total de la deuda ya sea por muerte del cliente o pérdida del 50% o más de su capacidad laboral determinado por una junta médica calificada 32 Indemnización Reclamación El cliente o su beneficiario (en caso de 1 2 3 muerte), realizarán la reclamación ante Cardif o en las tiendas Flamingo y la aseguradora Cliente: Se dirige a un Valida Información del Aclara otras dudas realizará el pago al cliente en caso de ITP Almacén Flamingo o por cliente y brinda solución (incapacidad total permanente) o a sus WhatsApp Claims para hasta donde el nivel de beneficiarios en caso de muerte. atención del asesor permita radicar un siniestro Documentos: Para todos los siniestros se requieren Cliente requiere mayor nivel de atención Fotocopia de la Cedula ampliada al 150% 45 6 Formulario de declaración de siniestro debidamente Radica una solicitud en Validación del caso de Genera respuesta formal diligenciado Mantis o SIES, e informa el acuerdo a la solicitud al cliente, se registra tiempo de respuesta al del cliente en el aplicativo y se cierra cliente. la solicitud. PASOS PARA LA VENTA: 02 03Entrega del Activación por compra 01 Entregadela condicionado igual o tarjeta MeFia Vida Grupo superior a Deudores $15.000

P O R TA F O L I O Seguro de vida V O L U N TA R I O S TARJETA MEFIA + cáncer Seguro que ampara al Precio SEGUROS cliente en caso de diagnóstico de cáncer y/o Plan 2: $8.100 mensual fallecimiento Plan 3: $9.990 mensual Cobertura Cuidarseguro!máasloqsuqiueeres... Eso es 33 Fallecimiento: Plan 2: $3.800.000. Plan 3: (cónyuge): $2.000.000. Cáncer: Plan 2: $6.600.000. Plan 3: (cónyuge): $3.000.000. Edad máxima de ingreso: 69 años + 364 días Edad de permanencia: 70 años + 364 días. TIPS DE VENTA (JORGE HOYOS) MANEJO DE OBJECIONES (JORGE HOYOS) Recuerda que lo mas importante para Algunas personas son resistentes a los seguros, las personas es su vida y su salud, es es vital que hablemos de protecciones, le vital que en nuestra conversación demostremos al cliente que gana comprando identifiquemos si el cliente tiene familia, nuestra protección y que riesgos asume si esposa, hijos etc y en el momento del ofrecimiento hagamos preguntas como: decide no hacerlo, plantear la inversión ¿Qué pasaría con su familia si llega a desde cuanto invertirá diario no en un faltar? O ¿Estaría preparado para afrontar seguro sino en la tranquilidad propia y la los gastos asociados a un tratamiento de de su familia. cáncer?, con estas preguntas logramos que el cliente haga conciencia de que nadie está preparado para afrontar esas situaciones y nos da entrada para ofrecer nuestro producto como una opción para protegerlo.

Proceso de Expedición Reclamación Tras la activación en Omnia de la póliza y firma 1 2 3 de todos los documentos necesarios para la legalización del contrato, el área de seguros Cliente: Se dirige a un Valida Información del Aclara otras dudas procesará con la aseguradora los archivos de Almacén Flamingo o por cliente y brinda solución producción y las pólizas quedarán expedidas WhatsApp Claims para hasta donde el nivel de según convenio con la aseguradora. atención del asesor permita radicar un siniestro Cliente requiere mayor nivel de atención PASOS PARA LA VENTA: 45 6 SEGUROS 01 Venta del Radica una solicitud en Validación del caso de Genera respuesta formal seguro Mantis o SIES, e informa el acuerdo a la solicitud al cliente, se registra tiempo de respuesta al del cliente en el aplicativo y se cierra cliente. la solicitud. 02 Diligenciar póliza Documentos con datos del cliente y plan Formulario de declaración de siniestro debidamente diligenciado y firmado por el 34 03 asegurado o de los beneficiarios en caso de Muerte. Firma y huella del cliente, en Fotocopia ampliada al 150% del documento de aceptación de la identidad del asegurado y los siguientes póliza documentos 04 Activación póliza Muerte por cualquier causa en plataforma Omnia • Documento de identidad del beneficiario • Copia del registro civil de defunción 05 Envío mensaje • Original o copia del registro civil de texto landing de bienvenida de matrimonio o escritura pública donde se declare la calidad de compañeros permanentes. Canales Radicación de Siniestros Diagnóstico de Cáncer: WhatsApp Claims 3203691971 • Historia clínica completa Línea Nacional 018000180615 • (i) Mamografía de seno, Línea Bogotá 7455426 • (ii) ecografías, [email protected] • (iii) resultados de estudios anatomopalógicos del tejido correspondiente a senos, ovarios, útero, cérvix uterino o próstata tomado mediante biopsia, • (iv) historia clínica en la cual conste el procedimiento realizado.

P O R TA F O L I O Seguro voluntario V O L U N TA R I O S desempleo TARJETA MEFIA + Renta diaria por hospitalización Seguro que ampara al asociado a Tarjeta MeFía cliente en caso de desempleo involuntario y en caso de estar hospitalizado por enfermedad o accidente brinda una renta a partir del día 2 Cobertura Precio SEGUROS Desempleo Plan 2: $7.386 mensual. Plan 2: $1.080.000. Plan 3: $10.248 mensual. Plan 3: (cónyuge): $840.000. Exclusiones Renta diaria por hospitalización Plan 2: $35.000 diario (hasta 15 cuotas). No cubre preexistencias. Plan 3: (cónyuge): $30.000 diario (hasta 15 Cuidarseguro!máasloqsuqiueeres... cuotas). Despidos con justa causa. Edad máxima de ingreso: Eso es 35 69 años + 364 días. Edad de permanencia: 70 años + 364 días. TIPS DE VENTA (JORGE HOYOS) MANEJO DE OBJECIONES (JORGE HOYOS) El empleo es un medio esencial para Una vez más el incremento en la cuota podría la construcción de los sueños de surgir como objeción, recordemos al cliente que nuestros clientes, acudamos a las invertir en la protección de sus ingresos si llega a estadísticas de pérdida de empleo desde quedarse desempleado es una prevención que la pandemia, y contémosles a nuestros clientes como en Flamingo tenemos una será de gran ayuda para el sustento propio y el solución para protegerlos en caso de ser de su familia si llega a faltar, cabe resaltar que despedidos sin justa causa, utilicemos de darse la reclamación primero se pagará la experiencias previas de clientes y compañeros deuda que tenga en Flamingo lo cual es un que han disfrutado del seguro. alivio teniendo en cuenta que va a cuidar su vida crediticia para cuando se emplee de nuevo, siga contando con nosotros para materializar sus sueños y los de su familia.

Proceso de Expedición Reclamación Tras la activación en Omnia de la póliza y firma de todos los documentos necesarios 1 2 3 para la legalización del contrato, el área de seguros procesará con la aseguradora los Cliente: Se dirige a un Valida Información del Aclara otras dudas archivos de producción y las pólizas quedarán Almacén Flamingo o por cliente y brinda solución expedidas según convenio con la aseguradora. WhatsApp Claims para hasta donde el nivel de atención del asesor permita PASOS PARA LA VENTA: radicar un siniestro 01 Venta del Cliente requiere mayor nivel de atención seguro 45 6 SEGUROS Radica una solicitud en Validación del caso de Genera respuesta formal Mantis o SIES, e informa el acuerdo a la solicitud al cliente, se registra tiempo de respuesta al del cliente en el aplicativo y se cierra cliente. la solicitud. 36 02 Diligenciar póliza Documentos con datos del cliente y plan Formulario de declaración de siniestro debidamente diligenciado y firmado por el asegurado o de los beneficiarios en caso de Muerte. 03 Firma y huella Fotocopia ampliada al 150% del documento de del cliente, en identidad del asegurado y los siguientes aceptación de la documentos póliza 04 Activación póliza Desempleo Involuntario: en plataforma • Original o copia del documento en el que conste la Omnia terminación de la relación laboral , en el cual se especifique el tipo de contrato laboral y la causa de 05 Envío mensaje terminación del mismo o carta de despido detallando de texto landing dicha información sobre fecha de inicio y terminación de bienvenida del Contrato. Canales Radicación de Siniestros • Original o copia del documento en el que conste la WhatsApp Claims 3203691971 terminación de la relación laboral , en el cual se Línea Nacional 018000180615 especifique el tipo de contrato laboral y la causa de Línea Bogotá 7455426 terminación del mismo o carta de despido detallando [email protected] dicha información sobre fecha de inicio y terminación del Contrato. Renta diaria por Hospitalización: •Historia Clínica o epicrisis

P O R TA F O L I O Seguro de vida V O L U N TA R I O S + enfermedades TARJETA MEFIA graves Seguro que ampara al cliente en caso de muerte o Precio SEGUROS enfermedades graves. Valor mensual del seguro: $7.900 Edad máxima de ingreso: Valor diario: $263 69 años + 364 días. Exclusiones Edad de permanencia: 70 años + 364 días. No cubre preexistencias. (Enfermedades presentes al momento de adquirir el seguro). Cobertura No se cubre suicidio durante los primeros 6 37 Vida: meses de contratación de la póliza Pago de indemnización al cliente de flamingo que llegara a fallecer por cualquier causa. No se cubren diagnósticos de enfermedades El suicidio se cubre desde el primer día de inicio del seguro. dentro de los primeros 60 días de vigencia de El asegurado debe fallecer dentro de la vigencia de la póliza. la pólizaEso es Cubre $3.000.000 Cuidarseguro!máasloqsuqiueeres... Enfermedades graves: Si el cliente llegara a ser diagnosticado en cualquiera de estas 7 enfermedades: Infarto al miocardio Cirugía de bypass coronario Accidente cerebrobascular Insuficiencia renal crónica Transplante de órganos (vitales) Esclerosis múltiple Diagnóstico de cáncer. Cubre $3.000.000 x cada enfermedad y un solo diagnóstico de cada una de ellas TIPS DE VENTA (JORGE HOYOS) MANEJO DE OBJECIONES (JORGE HOYOS) Recuerda que lo más importante para Algunas personas son resistentes a los seguros, las personas es su vida y su salud, es es vital que hablemos de protecciones, le vital que en nuestra conversación demostremos al cliente que gana comprando identifiquemos si el cliente tiene familia, nuestra protección y que riesgos asume si esposa, hijos etc y en el momento del ofrecimiento hagamos preguntas como: decide no hacerlo, plantear la inversión desde ¿Qué pasaría con su familia si llega a cuanto invertirá diario no en un seguro sino faltar? O ¿Estaría preparado para afrontar en la tranquilidad propia y la de su familia. los gastos asociados a un tratamiento de cáncer?, con estas preguntas logramos que el cliente haga conciencia de que nadie está preparado para afrontar esas situaciones y nos da entrada para ofrecer nuestro producto como una opción para protegerlo.

Proceso de Expedición Reclamación Se realiza la activación en Safix seleccionando 1 2 3 el plan 1, posteriormente se firma la documentación pertinente al seguro y al Cliente: Se dirige a un Valida Información del Aclara otras dudas crédito, luego de esto a diario viajan los Almacén Flamingo o por cliente y brinda solución archivos de producción a la aseguradora, WhatsApp Claims para hasta donde el nivel de quien realizará las expediciones de las pólizas atención del asesor permita según el proceso acordado con Flamingo. radicar un siniestro PASOS PARA LA VENTA: Cliente requiere mayor nivel de atención 01 Venta del 45 6 seguro SEGUROS Radica una solicitud en Validación del caso de Genera respuesta formal Mantis o SIES, e informa el acuerdo a la solicitud al cliente, se registra tiempo de respuesta al del cliente en el aplicativo y se cierra cliente. la solicitud. 02 Diligenciar póliza Documentos con datos del cliente y plan Formulario de declaración de siniestro debidamente diligenciado y firmado por el asegurado o de los 38 beneficiarios en caso de Muerte. 03 Firma y huella Fotocopia ampliada al 150% del documento de del cliente, en identidad del asegurado y los siguientes aceptación de la documentos póliza 04 Activación póliza Muerte por cualquier causa: en plataforma • Copia del registro civil o notarial de defunción Omnia 05 Envío mensaje Enfermades graves: de texto landing de bienvenida • Certificados y exámenes médicos que comprueben la enfermedad (biopsias, Canales Radicación de Siniestros radiografias, ETC), en original o en copia, del WhatsApp Claims 3203691971 dictamen del médico en la cual conste el tiempo Línea Nacional 018000180615 de evolución y fecha del diagnostico de la misma, Línea Bogotá 7455426 expedidos por el médico tratante. [email protected]

P O R TA F O L I O Seguro voluntario V O L U N TA R I O S vida + EG + ITT TARJETA MEFIA asociado a Crédito Flamingo mensual Seguro que ampara al cliente en caso de muerte o INCAPACIDAD TOTAL TEMPORAL: SEGUROS enfermedades graves, 4 cuotas de $ 100.000 entre 15 y 104 días incapacidad temporal de incapacidad, más 2 cuotas de $ 100.000 ymuerteaccidental. desde 105 días. MUERTE ACCIDENTAL: $1.000.000. Edad máxima de ingreso: 69 años + 364 días. Precio 39 Edad de permanencia: Valor mensual del seguro: $11.900 70 años + 364 días. Valor diario: $396 Cobertura Exclusiones Vida: No cubre preexistencias. (Enfermedades presentes al • Pago de indemnización al cliente de flamingo que momento de adquirir el seguro). llegara a fallecer por cualquier causa. • El suicidio se cubre desde el primer día de inicio No se cubre suicidio durante los primeros 6 meses de del seguro. contratación de la póliza • El asegurado debe fallecer dentro de la vigencia de la póliza. No se cubren diagnósticos de enfermedades dentro de Cubre $3.000.000 los primeros 60 días de vigencia de la póliza Cuidarseguro!máasloqsuqiueeres... Enfermedades graves: Eso es Si el cliente llegara a ser diagnosticado en cualquiera de estas 7 enfermedades: Infarto al miocardio. Cirugía de bypass coronario. Accidente cerebrobascular. Insuficiencia renal crónica. Transplante de órganos (vitales). Esclerosis múltiple. Diagnóstico de cáncer. Cubre $3.000.000 x cada enfermedad y un solo diagnóstico por cada una de ellas. TIPS DE VENTA (JORGE HOYOS) Recuerda que lo mas importante para las MANEJO DE OBJECIONES (JORGE HOYOS) personas es su vida y su salud, es vital que en nuestra conversación identifiquemos si el Algunas personas son resistentes a los seguros, cliente tiene familia, esposa, hijos etc y en el es vital que hablemos de protecciones, le momento del ofrecimiento hagamos preguntas demostremos al cliente que gana comprando como: ¿Qué pasaría con su familia si llega a nuestra protección y que riesgos asume si faltar? O ¿Estaría preparado para afrontar los gastos asociados a un tratamiento de cáncer?, con decide no hacerlo, plantear la inversión desde estas preguntas logramos que el cliente haga cuanto invertirá diario no en un seguro sino en la tranquilidad propia y la de su familia. conciencia de que nadie está preparado para afrontar esas situaciones y nos da entrada para ofrecer nuestro producto como una opción para protegerlo.

Reclamación Proceso de Expedición 1 2 3 Se realiza la activación en Safix seleccionando Cliente: Se dirige a un Valida Información del Aclara otras dudas el plan 2, posteriormente se firma la Almacén Flamingo o por cliente y brinda solución documentación pertinente al seguro y al WhatsApp Claims para hasta donde el nivel de crédito, luego de esto a diario viajan los atención del asesor permita archivos de producción a la aseguradora, radicar un siniestro quien realizará las expediciones de las pólizas según el proceso acordado con Flamingo Cliente requiere mayor nivel de atención PASOS PARA LA VENTA: 45 6 SEGUROS 01 Venta del Radica una solicitud en Validación del caso de Genera respuesta formal seguro Mantis o SIES, e informa el acuerdo a la solicitud al cliente, se registra tiempo de respuesta al del cliente en el aplicativo y se cierra cliente. la solicitud. 02 Diligenciar póliza Documentos con datos del cliente y plan Formulario de declaración de siniestro debidamente diligenciado y firmado por el asegurado o de los 40 beneficiarios en caso de Muerte. 03 Firma y huella Fotocopia ampliada al 150% del documento de del cliente, en identidad del asegurado y los siguientes aceptación de la documentos póliza Muerte por cualquier causa: 04 Activación póliza • Copia del registro civil o notarial de defunción en plataforma Omnia Enfermades graves: • Certificados y exámenes médicos que 05 Envío mensaje comprueben la enfermedad (biopsias, de texto landing radiografias, ETC), en original o en copia, del de bienvenida dictamen del médico en la cual conste el tiempo de evolución y fecha del diagnostico de la misma, expedidos por el médico tratante. Canales Radicación de Siniestros ITT Incapacidad total Temporal: WhatsApp Claims 3203691971 • Certificados y examenes medicos,en original o en Línea Nacional 018000180615 copia,que acreditan la incapacidad temporal por Línea Bogotá 7455426 [email protected] • Quince (15) dias calendario o mas.Estos certificados y examenes debe ser emitidos por las entidades o medicos certificados.

Ventas Responsables ¿Por qué ser responsable? SEGUROS Porque tu público Porque el público Porque ser 41 necesita confiar en ti quiere saber que transparente es sinónimo de ser y mientras más es importante humano y ese es el transparente eres para ti, si eres mejor lenguaje entre transparente ellos marcas y público más confiable lo notarán. El momento de la verdad El momento de la Si este encuentro Por el contrario, un El primer venta debe ser va bien, generará encuentro encuentro se en el cliente una considera crucial considerado como desafortunado puede un “momento de sensación de acabar con la relación para la satisfacción que construcción de la la verdad”. puede ser el origen antes incluso de de otros posibles comenzarla. Es relación. contactos futuros. importante señalar que no todos los encuentros tienen la misma importancia.

¿CÓMO ACTUAR? Asesor 01 Recuerda, la ¿Qué debo decir primera Impresión al cliente? es la que cuent Usar tú valioso mensaje 02 Cuida tu comercial transparente para imagen realzar las cosas positivas que aporten valor al cliente. Una escucha activa te ayudará a comprender lo que quiere y así podrás persuadirlo. Cliente SEGUROS 03 Sé amable y Dedícale tiempo a tus clientes educado, con el explicando los beneficios que cliente ofrecemos para ellos y sus 04 Sonríe transmite familias y verás cómo marcas la confianza, diferencia entre los que venden estrecha su mano y los que casi venden. 42 05 Cuando le hables mírale a la cara ¿Qué debo decir al cliente del producto? 100% • Estudia tus productos en profundidad • Interioriza el portafolio de productos impresión • Fija en tu mente tu producto • Conoce ventajas y también inconvenientes del 100% producto imagen • Traduce las ventajas a beneficios para el cliente • Prepara argumentos para las objeciones 100% • Ten en mente productos alternativos o sustitutos • Maneja con soltura precios educación ¿Qué estrategia de venta utilizo? • Cultiva una relación ínter-profesional con el cliente • Gánate su confianza, crea un vínculo • Conviértete para él en un consultor de tu sector • Piensa en el medio largo plazo, busca fidelizar • Practica el “win-win”, no engañes • Sé emocionalmente inteligente, gestiona tus emociones • Pon en marcha la inteligencia comercial

04 MOTOS MOTOS 43 A continuación se enumeran cada validaciones del cliente para la adquisición de la moto y el SOAT. Revisar el SIMIT y RUNT para uno de los procedimientos que el asesor identificar si el cliente es viable de continuar debe seguir en la venta de motos. con el proceso, en esta consulta se verifica que el cliente no cuente con infracciones o 01 comparendos de tránsitos o algunas otras Asesoría Comercial causales que le impidan continuar con la compra. El asesor ofrece la asesoría requerida por los clientes interesados en comprar motos, y Nota aclarando las dudas que tenga este sobre el portafolio ofrecido en Flamingo y realizando la Si el cliente no está registrado en el validación y existencia de stock en el sistema RUNT deberá realizar este proceso y comercial del distribuidor. registro ante el Tránsito. De igual forma, si el cliente presenta 02 comparendos e infracciones de Validaciones del cliente tránsito deberá ponerse al día para para moto y seguro poder continuar con el proceso de compra de moto. Para continuar con el proceso el asesor deber realizar las

03 07 Cotización de Moto Realizar Registro POS El asesor debe realizar la cotización de la moto, El asesor realiza el registro y pago en POS el SOAT y el seguro todo riesgo (obligatorio para de acuerdo con el medio de pago. venta a crédito), teniendo en cuenta las características de la moto y los servicios 08asociados, como los trámites de Tránsito, e indicar qué productos y servicios va a financiar Consolidar documentos para trámites al 100% con el producto MeFía Moto, con el El asesor consolida toda la documentación de la objetivo de tenerlo en cuenta en el estudio venta de la moto y del crédito, si aplica, para de crédito. entregar a la persona encargada de realizar los Nota trámites y vueltas de Tránsito requeridas. MOTOS El SOAT se puede incluir en los valores a financiar, sin Gestionar y realizar vueltas 09embargo, este puede ser adquirido con otros medios de pago si el cliente así desea. tránsito y demás trámites de motos 04 El Tramitador de motos se encarga de realizar Realizar Proceso Estudio de Crédito todos los trámites relacionados con la moto ante las entidades competentes, como el 44 El asesor realiza el proceso de crédito teniendo registro ante el Tránsito, la generación de placa en cuenta los valores de la cotización y los y demás procesos requeridos. 10productos que el cliente desea financiar. Se Solicitar expedición de SOAT y seguro debe informar a la fábrica de crédito que el estudio es para una Mefia Moto. 05 El distribuidor de motos, una vez se tenga Generar Prenda de la Moto asignada una pre placa o la placa de la moto, debe solicitar, mediante correo electrónico, la expedición del SOAT y seguro todo riesgo; éste El asesor genera desde la plataforma, la último para las motos que aplican. documentación y papelería del crédito, incluida 11la prenda abierta sin tenencia para los trámites Generar reporte de venta de motos UIAF requeridos y, una vez diligenciada, deberá enviarse al departamento de crédito de la tienda padrino (para esto se debe programar El distribuidor de Motos debe llevar y diligenciar el reporte de las motos vendidas en el formato recogida con el personal del CAD) para que se de Excel Motos UIAF, el cual se van consolidando todas las ventas del mes y que adjunte en el sistema. deben reportarse dentro de los 5 primeros días hábiles del siguiente mes al correo del 06 Generar remisión de motos y/o servicios Se debe generar Remisión tipo P de Coordinador de SAGRLAFT. la moto, y los productos y servicios adicionales que el cliente adquiera.

06 GESTIÓN DOCUMENTAL 45 Garantizar la adecuada custodia final de los documentos también es parte importante de tu rol como Asesor Integral. Para cumplir con este objetivo, a continuación, detallamos los aspectos más relevantes de este proceso:

1. Solicitud de insumos Para la conservación de documentos, Gestión Documental suministra cajas de archivo, bolsas de cierre hermético (tamaño carta y oficio), precintos, sobres de correspondencia interna y bolsas de cierre adhesivo para envío por transportadora, los cuales se entregan por demanda al punto de venta que los requiera. En las solicitudes de insumos ten en cuenta lo siguiente: GESTIÓN DOCUMENTAL a) Realiza tu solicitud en los dos primeros días c) Valida, antes de enviar el correo electrónico, hábiles de la semana, al correo que el mensaje tenga la firma y que muestre [email protected], la salida de claramente el nombre y apellido del insumos se hará a partir del tercer día hábil. solicitante, esta información es necesaria para las activaciones con transportadora. b) Haz tu solicitud de forma clara, especificando el tipo de insumo a solicitar y la cantidad exacta del mismo, por ejemplo: “1 caja de archivo, 2 precintos y 50 bolsas tamaño oficio”. 2. Diligenciamiento a) Diligenciar en su totalidad los formatos de relaciones documentales destinados para ello: 46 Para la oportuna recolección de documentos, el Asesor Integral garantizará que se cumplan las siguientes condiciones: Relación documental Soportes de Crédito Flamingo:Esta planilla es enviada semanalmente por el responsable de Operaciones de Crédito, vía correo electrónico a cada uno de los puntos de venta. El objetivo, es hacer el envío de la totalidad de documentos relacionados marcando en la lista de chequeo (con una “X”), cada tipo documental y adicionando la información de la caja, precintos, bolsa y posición, en la cual se empaca la documentación. Evitar ingresar manualmente el número de pagaré (obligación), número de cédula del cliente o codeudor, o la fecha de generación.

Relación documental Soportes de Crédito Mefía: Esta planilla se descarga del aplicativo OMNIA GESTIÓN DOCUMENTAL para su diligenciamiento. El objetivo, es hacer el envío de la totalidad de documentos relacionados marcando en la lista de chequeo (con una “X”), cada tipo documental y adicionando la información de la caja, precintos, bolsa y posición en la cual se empaca la documentación. Evitar ingresar manualmente el número de cuenta y solicitud, número de cédula del cliente o codeudor, o la fecha de generación. la lista de chequeo (con una “X”), cada tipo documental y adicionando la información de la caja, precintos, bolsa y posición en la cual se empaca la documentación. Evitar ingresar manualmente el número de cuenta y solicitud, número de cédula del cliente o codeudor, o la fecha de generación. 47 Relación Documental Novedades de Crédito: Esta planilla es distribuida por Operaciones de Crédito, el objetivo es relacionar los documentos a enviar, eligiendo de la lista desplegable cada tipo documental y adicionando la información de caja, precintos y bolsa en la cual se empaca la documentación.Todos los campos se diligencian manualmente. Se diligencia una fila por cada cliente. Son novedades de crédito: • Destrucción de tarjeta • Disminución de cupo • Actualización de información • Eliminación de amparado • Aumento de cupo flujo corto • Eliminación de seguro • Aumento de cupo flujo largo • Formulario siniestro seguro • Autorización de transacción • Otrosí cac • Bloqueo de tarjeta por pérdida • Plan de pago - avances • Bloqueo de tarjeta por robo • Plan de pago - nug • Bloqueo de tarjeta por solicitud • Pqr • Codeudor • Reestructuración de crédito • Cambio de amparado • Refinanciación de crédito • Cambio de beneficiario de seguro • Repactación de crédito • Cambio de fecha de pago • Reposición de tarjeta • Cancelación cac2 • Retención de seguro • Cancelación de seguro voluntario • Retención de tarjeta • Cancelación de tarjeta • Creación de amparado • Desbloqueo de tarjeta

GESTIÓN DOCUMENTAL Relación Documental Acta de Transferencia: Garantía Extendida, así como las Constancias de Se diligencian los demás documentos generados Recibo y Reparación. Todos los campos se en el punto de venta (una bolsa por cada tipo ingresan manualmente, diligenciando un registro documental), aplica para: Constancias de Entrega (renglón) por cada tipo documental diferente, de Mercancía, Remisiones de Mercancía, indicando el nombre del documento, las fechas Movimientos Contables, Autorizaciones de extremas, el contenido de cada bolsa, el total de tratamiento de datos, Pólizas tu Móvil Seguro y bolsas por tipo documental y el número de la caja. 48 3. Rotulación de bolsas “documentos procesables” Se entiende por documento procesable, aquel que es validado de forma individual, con fines de digitalización o inventario por parte de un tercero aliado. Son documentos procesables, los pagarés del Fiao y Mefía, y las Novedades de Crédito. Las bolsas que contengan los tipos documentales descritos llevarán en su interior un rótulo de bolsa, este rótulo no se pegará por fuera de la bolsa con grapa ni con cinta y es requerido por el tercero aliado para la identificación de documentos al interior de la caja con soportes, no rotular la documentación procesable genera novedad.

4. Empaque, rotulación y cierre de cajas · Bonos de aseguradoras y documentos anexos GESTIÓN DOCUMENTAL firmados, no se envían a custodia dentro de · Flamingo y Mefía: se organizan en el orden las bolsas de los movimientos contables, relacionado en la planilla, se envían en estos se envían en sobre de correspondencia bolsas de cierre hermético tamaño oficio. interna a la Sede Administrativa Punto Clave en Medellín, dos veces al mes, y dirigido · Novedades de crédito: se organizan en el a la persona que determine la Dirección orden que están relacionados en la planilla, se de Seguros. envían en bolsas de cierre hermético tamaño oficio. 49 · Constancias de entrega de mercancía: se organizan por fecha y número de orden, se envían en bolsas tamaño carta. · Movimientos contables: al proceder el cierre contable diario, se genera una bolsa tamaño carta por cada día, identificándola con la fecha correspondiente. Posteriores al empaque de los documentos, las cajas se cerrarán con dos precintos, uno a cada lado de la caja, de forma que caja y tapa queden unidas y no se pueda acceder a la documentación. Los números de precintos se relacionan en las planillas documentales diligenciadas.

· Las cajas se alistarán con dos rótulos: a) Rotulo de caja: se usa para identificar el contenido, la sede, el número consecutivo del envío, la cantidad de bolsas y las fechas extremas. Este rotulo se ubica en la misma cara donde se encuentra el código de barras, sin cubrirlo. Fijar el rótulo con cinta o pegante de forma que no se desprenda al ser manipulado por la transportadora. GESTIÓN DOCUMENTAL 5. Solicitar recolección de los documentos 50 El primer día hábil de cada semana, Gestión Documental envía un correo con las fechas habilitadas para recepción de planillas y programación de transporte. Como respuesta al correo enviado, para ser tenido en cuenta en la transferencia documental, se enviarán como datos adjuntos lo siguiente: Todas las relaciones documentales diligenciadas (Flamingo, Mefía, Novedades, Acta de transferencia, en archivos de Excel debidamente Identificados con el nombre de la relación documental y el número de caja. Fotografía del contenido de la caja, para validar el aprovechamiento de la capacidad de ésta. b) Rótulo transportadora: Registra la información de origen y destino, en él se relaciona la sede, el nombre, la dirección y el número telefónico del remitente y el destinatario. Este rótulo se ubica en la tapa de la caja tal como se ve en la imagen.