ลูกหนี้pdf

การปฏิบตั ิงานข้นั ต้นเกย่ี วกบัการบนั ทกึ บัญชีลูกหนีแ้ ละการรับเงนิ

การควบคุมและเตรียมเอกสารประกอบการบนั ทกึ บัญชี เกยี่ วกบั ลูกหนีแ้ ละการรับเงนิ  1. ตรวจสอบการออกใบวางบิลใหถ้ กู ตอ้ ง  2. ตรวจสอบวนั ครบกาหนดชาระจากลูกหน้ีใหถ้ ูกตอ้ ง  3. ตรวจสอบการจดั ชุดเอกสารการออกใบเสร็จรับเงินและการนาเงิน ฝากธนาคารใหถ้ ูกตอ้ ง  4. แนวทางการควบคุมภายใน

ตรวจสอบการออกใบวางบลิ ให้ถูกต้อง“ ใบวางบิล/ใบแจง้ หน้ี เป็นเอกสารที่ผปู้ ระกอบการออกเพือ่ ใหล้ ูกคา้ ทราบถึงจานวน เงินท่ีตอ้ งชาระ และใชเ้ ป็นเอกสารสาหรับการชาระเงิน ส่วนใหญ่มกั ใชก้ บั บริษทั ท่ีมีขนาด ใหญ่ หรือธุรกิจที่มีการใชเ้ ครดิตในการชาระเงิน โดยในแต่ละบริษทั จะมีวนั สาหรับการ วางบิลท่ีแตกต่างกนั ซ่ึงสามารถสอบถามวนั จากฝ่ ายบญั ชีของลูกคา้ ไดโ้ ดยตรง แต่ปัญหา ท่ีมกั พบบ่อยในการทาเอกสาร ใบวางบิล/ใบแจง้ หน้ี คือ ความผดิ พลาดของการออก เอกสาร เช่น ”1. การกรอกรายละเอียดต่าง ๆ ไม่ครบถว้ น, 2. ไม่ตรงตามใบเสนอราคา รวมไปถึงปัญหาการลืมส่งเอกสาร ทาใหผ้ ปู้ ระกอบ ไดร้ ับเงินชา้ กวา่ กาหนดกระบวนการในการวาง ใบวางบิล

กระบวนการในการวาง ใบวางบลิ ใบแจ้งหนี้ มขี ้นั ตอนดงั นี้ 1. สอบถามฝ่ ายบญั ชีของลูกคา้ เร่ืองกาหนดการวางบิล และรับเชค็ ของบริษทั 2. จดั เตรียมเอกสารจานวน 1 ชุด (ตน้ ฉบบั และสาเนา) หากมีใบเสนอราคา หรือใบสง่ั ซ้ือกค็ วรแนบ เอกสารไปกบั ใบวางบิลดว้ ย 3. นาส่งเอกสาร โดยผรู้ ับเอกสารจะเซ็นชื่อเพอ่ื เป็นการรับรองการวางบิล ในข้นั ตอนน้ีตน้ ฉบบั เอกสารจะอยกู่ บั ลูกคา้ ในขณะท่ีเอกสารสาเนาใหเ้ รานากลบั มา 4. รับเชค็ ตามวนั ท่ีกาหนด ในวนั ดงั กล่าวใหผ้ ปู้ ระกอบการเตรียม “ใบกากบั ภาษี/ใบเสร็จรับเงิน” ไปใหพ้ ร้อมเพ่ือรับเงิน ท้งั น้ีบางธุรกิจเอกสาร “ใบกากบั ภาษี” ทางลูกคา้ อาจจะขอใหผ้ ขู้ าย จดั เตรียมและนาส่งพร้อม ใบวางบิล/ใบแจง้ หน้ีในข้นั ตอนที่ 3 กไ็ ด้

ข้อมูลฝ่ ายผู้ประกอบการ (ผู้ออกเอกสารใบวางบลิ /ใบแจ้งหนี)้  1. ชื่อและท่ีอยบู่ ริษทั  2. เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี และสานกั งานสาขา  3. เบอร์ติดต่อบริษทั และเบอร์แฟกซ์  4. เลขที่ใบวางบิล  5. ลายเซ็นผวู้ างบิล และ ระบุวนั ท่ีท่ีออกเอกสาร

ข้อมูลฝ่ ายลูกค้า (ผู้รับใบวางบลิ /ใบแจ้งหนี)้ 1.ช่ือและท่ีอยบู่ ริษทั 2.เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี และสานกั งานสาขา 3.รายละเอียดของสินคา้ /บริการ ที่สงั่ ซ้ือหรือใหบ้ ริการ พร้อมระบุยอดรวม 4.วนั ครบกาหนดชาระเงิน 5.ลายเซ็นผรู้ ับวางบิล และระบุวนั ที่ที่รับเอกสาร

บริษัท ตวั อยา่ ง จากดั (ไมใ่ ชใ่ บกากบั ภาษี) EXAMPLE.CO.,LTD. สาหรับบริษัท สานกั งานใหญ่ : 123 ถนนเพชรเกษม แขวงบางไผ่ เขตบางแค กทม. 10160 เลขท.่ี ......IV6009002....... Head Office : 123 Petachkasem Road, Bang pai Bank khae, วนั ที่........12/9/60............. Bankkok 10160 โทร. 02-444-5555 fax.02-444-5565 เลขประจาตวั ผ้เู สยี ภาษี¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨ จานวนเงิน 25,000.00 ใบแจ้งหนี ้/ วางบิล 25,000.00 INVOICE / DELIVERY ORDER 1,750.00 26,750.00 นามลกู ค้า....................................................................... 802.00 25,947.50ตวั อยา่ ง ทอ่ี ย.ู่ .....................................................................................ใบวางบิล ในนาม บริษัท ตวั อยา่ ง จากดั .............................................................................................. ผ้มู ีอานาจลงนาม เลขท่ีประจาตวั ผ้เู สยี ภาษี Rสานกั งานใหญ่ 0สาขาท่ี........ ลาดบั รายการ จานวน ราคา/ตอ่ หนว่ ย 1 25,000.00 1 คา่ บริการ.................................................... หมายเหตุ : รวมเงิน 1. กรณีชาระเงินโดยเช็คกรุณาสง่ั จา่ ยเช็คขดี คร่อมในนาม \"บริษัท ตวั อยา่ ง จากดั \" เทา่ นนั้ ภาษีมลู คา่ เพ่ิม 7% 2. บริษัทฯ ขอสงวนสทิ ธ์ิในการแก้ไขใบกากบั ภาษีภายใน 7 วนั บบั จากวนั ทร่ี ะบใุ น ใบกบั กบั ภาษี รวมเงินทงั้ สนิ หกั ณ ที่จ่าย 3% ตวั อกั ษร ( สองหมนื่ ห้าพนั เก้าร้อยสส่ี บิ เจ็ดบาทห้าสบิ สตาค์) จานวนเงินทงั้ สนิ ้ ได้รับสนิ ค้าตามรายการข้างบนไว้เรียบร้อยแล้ว ผ้รู ับสนิ ค้า........................................... ผ้สู ง่ สนิ ค้า....................................... วนั ท่ี...................................... วนั ท่ี.........................................

ตรวจสอบวนั ครบกาหนดชาระจากลูกหนีใ้ ห้ถูกต้องการตรวจสอบวนั ครบกาหนดชาระหน้ีจากลูกหน้ี ดูจากเงื่อนไขการชาระเงินเช่น วนั ที่ 1 มีนาคม 2561 บริษทั ไทยจากดั ขายสินคา้ ใหบ้ ริษทั ตวั อยา่ ง จากดั จานวน 50,000 บาท เงื่อนไข การชาระเงิน 2/10,n/30 หมายความวา่ ถา้ บริษทั ตวั อยา่ งจากดั จ่ายชาระเงินภายใน วนั ที่ 10 มีนาคม 2561 บริษทั ตวั อยา่ งจากดั จะไดร้ ับส่วนลด 2% หากไม่ชาระ ภายใน 10 วนั จะตอ้ งชาระภายในวนั ที่ 30 มีนาคม ดงั น้นั วนั ครบกาหนดชาระหน้ี จากบริษทั ตวั อยา่ ง จากดั คือวนั ท่ี 30 มีนาคม 2561 หรือแลว้ แต่จะตกลงกนั ระหวา่ ผซู้ ้ือกบั ผขู้ าย

ตรวจสอบการจดั ชุดเอกสารการออกใบเสร็จรับเงนิ และการนาเงนิ ฝากธนาคาร 1. ตน้ ฉบบั ใบแจง้ หน้ี/ใบส่งของ เลขท่ี IV ออกใหต้ อนวางบิลและส่งของ 2. สาเนาใบแจง้ หน้ี/ใบส่งของ เลขท่ี IV ออกใหต้ อนวางบิลและส่งของ (มีท้งั หมด 3 ฉบบั ) 3. ตน้ ฉบบั ใบกากบั ภาษี 4. สาเนาใบกากบั ภาษี 5. ตน้ ฉบบั ใบเสร็จ การรับชาระหน้ีจากลูกหน้ีหากรับเป็นเงินสดหรือเช็คกไ็ ด้ ซ่ึงการรับชาระหน้ีดว้ ยเชค็ กิจการ สามารถนาเช็คฝากธนาคารในวนั เดียวกนั กไ็ ดโ้ ดยการเขียนใบนาฝาก พร้อมสมุดคูฝ่ าก(ถา้ มี)

การควบคุมภายในเกยี่ วกบั ลูกหนีก้ ารค้า 1. สมุห์บญั ชีหรือผทู้ ่ีไดร้ ับมอบหมายจะตอ้ งตรวจสอบอยเู่ สมอวา่ ยอดรวมลูกหน้ีรายตวั จะตอ้ งเท่ากบั บญั ชีคุมยอดลูกหน้ี 2. งบแสดงอายลุ ูกหน้ีจะตอ้ งมีการจดั ทาและตรวจสอบโดยพนกั งานที่ไม่เก่ียวกบั การรับเงิน และเสนอต่อผจู้ ดั การฝ่ ายการเงินและบญั ชี หรือกรรมการผจู้ ดั การ 3. ผจู้ ดั การฝ่ ายการเงินและบญั ชีหรือกรรมการผจู้ ดั การจะตอ้ งแจง้ ใหพ้ นกั งานขายและ พนกั งานเกบ็ เงินทราบถึงลูกหน้ีท่ีคา้ งชาระเกินกาหนด 4. มีการส่งคายนื ยนั ยอดไปยงั ลูกหน้ีเป็นคร้ังคราว 4.1 การรับเงิน 4.2 การบนั ทึกบญั ชีลูกหน้ี 4.3 การขายสินคา้

การควบคุมภายในเกยี่ วกบั ลูกหนีก้ ารค้า (ต่อ) 5. พนกั งานขายและพนกั งานรับเงิน จะตอ้ งไม่เป็นผทู้ าบญั ชีลูกหน้ี 6. การปรับปรุงบญั ชีลูกหน้ีจะตอ้ งมีการอนุมตั ิโดยเจา้ หนา้ ท่ีผใู้ หญ่ที่รับผดิ ชอบ เช่น ผจู้ ดั การฝ่ ายการเงิน 7. การจาหน่ายหน้ีสูญจะตอ้ งอนุมตั ิโดยเจา้ หนา้ ที่ช้นั ผใู้ หญ่ เช่น ผจู้ ดั การฝ่ ายการเงิน 8. เจา้ หนา้ ท่ีบญั ชีลูกหน้ีรายตวั ไม่ไดท้ าหนา้ ท่ีต่อไปน้ี 8.1 การรับเงิน 8.2 ตรวจสอบใบส่งของหรืออินวอยช/์ ใบกากบั ภาษีและใบลดหน้ี 8.3 การใหส้ ่วนลด 8.4 การลงบญั ชีคุมยอดลุกหน้ี 8.5 การอนุมตั ิการจาหน่ายหน้ีสูญ

การควบคุมภายในเกย่ี วกบั ลูกหนีก้ ารค้า (ต่อ) 9. แผนกสินเชื่อหรือผมู้ ีหนา้ ที่อนุมตั ิการขายเชื่อ 9.1 จะตอ้ งไดร้ ับรายงานเก่ียวกบั ลูกหน้ีคา้ งชาระนาน เพอื่ จะไดต้ ิดตามทวงถาม 9.2 ลูกหน้ีใหจ้ ะตอ้ งรับอนุมตั ิจากผจู้ ดั การฝ่ ายขาย และฝ่ ายสินเชื่อหรือผทู้ ่ีไดร้ ับมอบหมาย ใหท้ าหนา้ ที่น้ี 9.3 จะตอ้ งหมนั่ ตรวจสอบวงเงินสินเชื่อที่อนุมตั ิใหล้ ูกหน้ีรายใดรายหน่ึงอยเู่ สมอ 10. หน้ีสินท่ีคา้ งชาระนาน จะตอ้ งมีการตรวจสอบเอกสารหลกั ฐาน เช่น ใบส่งของตน้ ฉบบั เพ่อื ใหแ้ น่ใจ วา่ มีอยคู่ รบถว้ น หากมีปัญหาสามารถตามทวงถามและดาเนินคดีตามกฎหมายได้

การบันทกึ รายการบัญชีเกยี่ วกบั ลูกหนีแ้ ละการรับเงนิ 1. บนั ทึกรายการบญั ชีเก่ียวกบั ลูกหน้ีและการรับเงินในสมุดรายวนั ทว่ั ไป 2. ผา่ นรายการเก่ียวกบั บญั ชีลูกหน้ีและการรับเงินไปยงั บญั ชีแยกประเภทใหถ้ ูกตอ้ ง 3. ตรวจสอบบญั ชีคุมยอดและบญั ชียอ่ ยลูกหน้ีใหต้ รงกนั 4. ทารายงานรายละเอียดลูกหน้ีคงเหลือใหถ้ ูกตอ้ ง

สมุดรายวนั ทว่ั ไปสมุดรายวนั ทวั่ ไป (General Journal) หมายถึง สมุดท่ีใชบ้ นั ทึกรายการข้นั ตน้ ไดท้ ุกเร่ืองในกรณีท่ีกิจการมีสมุดรายวนั ทวั่ ไปเพียงเล่มเดียว หรือเป็นสมุดบนั ทึกรายการที่ไม่สามารถบนั ทึกในสมุดรายวนั เฉพาะเล่มอื่นไดใ้ นกรณีท่ีกิจการใชส้ มุดรายวนั ข้นั ตน้หลายเล่ม สมดุ รายวนั ทวไ่ั ป หนา1้ เครดติพ.ศ.25xx รายการ เลขท ่ี เดบติเดอนื วนั ท่ี บญั ชี บาท สต. บาท สต.

บญั ชีแยกประเภท บญั ชีแยกประเภท หมายถึง สมุดบญั ชีที่ใชส้ าหรับบนั ทึกรายการต่อจากสมุดรายวนั ข้นั ตน้ โดยจาแนกไวเ้ ป็นหมวดหมู่ มีความสาคญั ในการจดั ทางบทดลองไดเ้ ร็วและประหยดั เวลา เพราะในบญั ชีแยกประเภทแต่ละบญั ชีไดจ้ ดั ทาและเรียงลาดบั ตามหมวดบญั ชีไวแ้ ลว้ สมุดบัญชีแยกประเภท แบ่งออกได้เป็ น 2 ชนิด ไดแ้ ก่ 1. สมุดบญั ชีแยกประเภททว่ั ไป (General Ledger) 2. สมุดบญั ชีแยกประเภทยอ่ ย (Subsidiary Ledger)

สมุดบญั ชีแยกประเภททวั่ ไป (General Ledger) เป็นสมุดบญั ชีท่ีใชส้ าหรับบนั ทึกรายการต่อจากสมุดรายวนั ข้นั ตน้ ซ่ึงไดแ้ ยกบญั ชีไวเ้ ป็นหมวดหมู่สมุดบญั ชีแยกประเภททว่ั ไปน้นั ใชบ้ นั ทึกในการเปล่ียนแปลงสินทรัพย์ หน้ีสิน และส่วนของเจา้ ของ(ทุน) ต่อจากการบนั ทึกลงในสมุดรายวนั ทวั่ ไป ไดแ้ ก่ บญั ชีแยกประเภทสินทรัพย์ บญั ชีแยกประเภทหน้ีสิน และบญั ชีแยกประเภท ส่วนของเจา้ ของ บญั ชีแยกประเภททวั่ ไป เลขท่ี......(2) ช่ือบญั ชี......................(1)พ.ศ.2556 รายการ หนา้ เดบิต พ.ศ.2556 รายการ หนา้ เครดิตเดือน วนั ที่ บญั ชี บาท ส.ต. บญั ชี บาท ส.ต. เดือน วนั ที่(3) (4) (5) (6) (7) (3) (4) (5) (6) (7)

สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger) เป็นสมุดบญั ชีช่วยซ่ึงเป็นบญั ชี ยอ่ ยคุมยอด (Controlling Accounts) ในสมดุแยกประเภททวั่ ไป ไดแ้ ก่ สมุดแยกประเภทลูกหน้ีและสมุดแยกประเภทเจา้ หน้ี ชอื่ บญั ช.ี .....(1) เลขท.ี่ .........(2)พ.ศ. หนา้เดือน วนั ที่ รายการ บญั ชี เดบิต เครดิต คงเหลือ(3) (4) (5) (6) (7) (8)

ประเภทของบัญชีแยกประเภท มี 3 ประเภท 1. บญั ชีประเภทสินทรัพย์ หมายถึง บญั ชีท่ีแสดงมูลค่าของสินทรัพยท์ ่ีกิจการเป็นเจา้ ของแยกตาม ประเภทสินทรัพย์ เช่น บญั ชีเงินสด บญั ชีเงินฝากธนาคาร บญั ชีลูกหน้ี บญั ชีท่ีดิน ฯลฯ 2. บญั ชีประเภทหน้ีสิน หมายถึง บญั ชีที่แสดงมูลค่าของหน้ีสินที่กิจการตอ้ งชาระใหก้ บั บุคคลภายนอก เช่น บญั ชีเจา้ หน้ีการคา้ บญั ชีเงินกธู้ นาคาร บญั ชีค่าใชจ้ ่ายคา้ งจ่าย บญั ชีตวั๋ เงินจ่าย เป็นตน้ 3. บญั ชีประเภทส่วนของเจา้ ของ หมายถึง บญั ชีประเภทส่วนของเจา้ ของ (Owner’s equity) หมายถึง บญั ชีที่แสดงส่วนของเจา้ ของท่ีเพ่มิ หรือลดลง ไดแ้ ก่ บญั ชีทุน บญั ชีถอนใชส้ ่วนตวั

ตวั อย่าง ร้าน จนั ทร์วาด จดทะเบียนภาษมี ูลค่าเพม่ิ 7% มีรายการค้าระหว่างเดือน ธันวาคม พ.ศ. 2560 ดงั นี้2560ธ.ค. 12 ขายสินคา้ เป็นเงินเช่ือให้ หา้ งหุน้ ส่วนจากดั การะเกด 110,000 บาท เลขที่ เอกสาร IV11/001 เง่ือนไข 2/10,n/30 19 ขายสินคา้ เงินเชื่อ 60,000 บาทให้ บริษทั ขนุ เรือง จากดั ใบกากบั สินคา้ เลขที่ IV11/002 20 รับชาระหน้ีค่าสินคา้ ท่ีขายเมื่อวนั ท่ี 12 ธ.ค. ท้งั หมด เลขท่ีใบเสร็จรับเงิน 03/1101 และนาเงินฝากธนาคาร

สมุดรายวนั ทวั่ ไป เลขที่ เดบิต หนา้ ท่ี…1… ว.ด.ป. รายการ บญั ชี เครดิต12 ธ.ค.59 ลูกหน้ี-หจก. การะเกด 117,700 ขายสินคา้ ภาษีขาย 110,000 7,700 บนั ทึกการขายสินคา้ เป็นเงินเช่ือ

19 ธ.ค. 59 ลูกหน้ี-บจก. ขนุ เรือง 64,200 ขายสินคา้ 115,500 60,000 ภาษีขาย 2,200 4,200 บนั ทึกการขายสินคา้ เป็นเงินเชื่อ 115,500 117,70020 ธ.ค. 59 เงินสด 115,500 ส่วนลดจ่าย ลูกหน้ี-หจก. การะเกด รับชาระหน้ีคา่ สินคา้ ที่ขายเมื่อวนั ท่ี 12 ธ.ค.59 เงินฝากธนาคาร เงินสด นาเงินสดฝากธนาคาร

การผ่านรายการ จากสมุดรายวนั ทวั่ ไป ไปบัญชีแยกประเภททวั่ ไป บญั ชีลูกหน้ีการคา้ เลขที่104พ.ศ.2559 รายการ หนา้ พ.ศ. 2559 รายการ หนา้เดือน วนั ท่ี บญั ชี เดบิต เดือน วนั ที่ บญั ชี เครดิต ร.ว.1 115,500ธ.ค. 12 ขายสินคา้ รว.1 110,000 ธ.ค. 20 เงินสด รว.1 2,200 ภาษีขาย ร.ว.1 64,200 ร.ว.1 7,700 ส่วนลดจ่าย 19 ขายสินคา้ 181,900 ภาษีขาย รว.1 60,000 31 ยอดยกไป ร.ว.1 4,200 181,9002560 64,200ม.ค. 1 ยอดยกมา

บญั ชีแยกประเภทย่อยบญั ชีลูกหน้ี - หา้ งหุน้ ส่วนจากดั การะเกดพ.ศ. 2559 หนา้ เดือน วนั ที่ รายการ เดบิต เครดิต คงเหลือ ธ.ค. 12 ขายสินคา้ บญั ชี 117,700 รว.1 117,70021 รับชาระหน้ี รว.1 117,700 -0-

บญั ชีลูกหน้ี- บริษทั ขนุ เรือง จากดัพ.ศ.2559 รายการ หนา้ คงเหลือ เดบิต เครดิต 64,200 เดือน วนั ที่ ธ.ค. 19 ขายสินคา้ บญั ชี รว.1 64,200

ตรวจสอบบัญชีคุมยอดและบญั ชีย่อยลูกหนีใ้ ห้ตรงกนัยอดลูกหนีใ้ นบัญชีแยกประเภทย่อยจะต้องมีค่าเท่ากนั กบั บัญชีแยกประเภททั่วไป ร้านจนั ทร์วาด รายงานรายละเอียดลูกหน้ีคงเหลือ ณ วนั ท่ี 31 ธนั วาคม 2560บญั ชีลูกหน้ี -0-ลูกหน้ี-หา้ งหุน้ ส่วนจากดั การะเกด 64,200ลูกหน้ี- บริษทั ขนุ เรือง จากดั 64,200 รวม