เอกสารนักจัดการงานทั่วไป

งานเลขานกุ าร ๐๒หน่วยที่ งานเลขานุการ ความหมาย ค�ำว่า เลขานุการ ในความหมายหรือนิยามตามความเข้าใจของคนทั่วไป ไม่ว่าจะเป็นภาครัฐ หรือภาคเอกชน จะหมายถึง บุคคลใดบุคคลหน่ึงท่ีใกล้ชิด ท�ำหน้าที่สารพัด อ�ำนวยความสะดวก พร้อม ประสานงานและติดต่อส่ือสารภายในองค์กร ท้ังยังภารกิจต่างๆ ที่เป็นประโยชน์แก่ผู้บังคับบัญชาหรือ นายจ้าง แต่ในความหมายตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. ๒๕๔๒ ให้ความหมายไว้ว่า เลขานุการ คือ ผู้ท่ีมีหน้าท่ีเก่ียวข้องกับหนังสือหรืออื่นๆ ตามที่ผู้บังคับบัญชาส่ัง ส่วนในมาตรฐานอาชีพ ของกรมการจัดหางาน กระทรวงแรงงานใหค้ ำ� นิยามของอาชีพเลขานกุ ารไวว้ ่า เปน็ ผ้ทู ่ที �ำหนา้ ท่ีอ�ำนวยความสะดวก ใหแ้ กผ่ บู้ รหิ ารขององคก์ รในการบรหิ ารจดั การงานขององคก์ รใหบ้ รรลผุ ลสำ� เรจ็ ตามนโยบายและเปา้ หมายขององคก์ ร ตลอดจนช่วยแกไ้ ขปัญหาและอุปสรรคในการบริหารจดั การให้เป็นไปด้วยความราบร่ืนและรวดเรว็ เลขานุการในภาษาอังกฤษ คือ Secretary เป็นศัพท์มากจากภาษาลาตินว่า “Secretum” แปลว่า “Secret” ซึ่งแปลเป็นภาษาไทย คือ “ความลับ” ผู้ที่ท�ำงานในต�ำแหน่งเลขานุการ ก็คือผู้ที่รู้ความ ลับของผู้บังคับบัญชาหรือนายจ้าง งานเลขานุการเป็นงานส�ำคัญ ผู้เป็นเลขานุการต้องเป็นผู้รอบคอบเป็นผู้ที่ ไว้เนื้อเช่ือใจได้และเหมาะสมกับต�ำแหน่ง ดังน้ัน ในทางปฏิบัติแล้ว งานเลขานุการควรเป็นผู้ที่มีความสามารถ ในทักษะทุกๆ เร่ืองของส�ำนักงาน เป็นงานที่ต้องรับผิดชอบข้ึนตรงต่อผู้บริหาร มีความรับผิดชอบในงานที่ ท�ำอยู่โดยไม่ต้องมีการควบคุมหรือสั่งการ เลขานุการท่ีดีมีส่วนช่วยให้ผู้บริหารมีประสิทธิภาพในการท�ำงานเพ่ิมข้ึน ทง้ั ยังสามารถใช้ความคิดพจิ ารณาตัดสนิ ใจในขอบเขตทีไ่ ดร้ ับมอบหมายได้อย่างมีประสทิ ธภิ าพ ความหมายของเลขานกุ าร ตามพยญั ชนะในภาษาอังกฤษของค�ำวา่ “Secretary” มีต�ำราทางวิชาการ ได้ให้ค�ำจ�ำกัดความท่ีรวบรวมไว้ได้มดี งั น้ี S หมายถึง Sense คือ การมสี ามญั สำ� นกึ รจู้ ักรับผดิ ชอบในการทำ� งานวา่ สิ่งใดที่ควรจะท�ำไมค่ วรท�ำเปน็ ผู้ ไม่ทำ� งานโดยปราศจากความยั้งคดิ รวมถึงการแต่งกายใหถ้ ูกต้องตามกาลเทศะ และมกี ารตดั สนิ ใจอยา่ งเด็ดขาด E หมายถงึ Efficiency คอื การมสี มรรถภาพในการท�ำงาน สมรรถภาพเปน็ เรือ่ งทม่ี อี ยใู่ นตวั บุคคลแตล่ ะ บคุ คลยอ่ มมสี มรรถภาพมากนอ้ ยแตกตา่ งกนั การปฏบิ ตั งิ านและผลงานจะแสดงถงึ สมรรถภาพของการทำ� งานทเ่ี พม่ิ ขึน้ หรือลดลงได้ C หมายถงึ Courage คือ ความมมุ านะของบคุ คล ซง่ึ ข้ึนอย่กู ับจติ ใจทีจ่ ะทำ� งานใหส้ ำ� เรจ็ ลลุ ่วงตามความมุง่ หมาย R หมายถงึ Responsibility คอื ความรับผดิ ชอบ คอื ตอ้ งเป็นผลู้ งมือทำ� งานดว้ ยตนเอง และต้องรับผิดชอบ ดว้ ย ไม่ใช่คอยรบั งานจากผอู้ นื่ อย่างเดียวเท่านนั้ E หมายถงึ Energy คือ พลงั ในการท�ำงาน เลขานกุ ารต้องร้จู ักแบ่งเวลาการทำ� งานให้ถูกตอ้ ง เพ่อื รา่ งกาย ได้รบั การพักผ่อนตามสมควรอันจะส่งผลตอ่ การท�ำงานระยะยาว 51

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป T หมายถึง Technique คอื การรู้จักดดั แปลงใหเ้ หมาะสม เทคนิคนี้เป็นเร่อื งของแต่ละคน แต่อาจจะเลียน แบบจากผู้อ่นื และนำ� เทคนิคมาพฒั นาใหด้ ีขึ้นได้ A หมายถงึ Active คอื เลขานกุ ารตอ้ งตนื่ ตวั อยเู่ สมอแมจ้ ะมงี านมากนอ้ ยกต็ อ้ งมคี วามกระตอื รอื รน้ อยเู่ สมอ R หมายถึง Rich คือ ความสมบูรณ์ในด้านจิตใจและศีลธรรม หากเลขานุการเป็นผู้ด้อยทางศีลธรรมและ วฒั นธรรมอาจทำ� ใหก้ ารงานเสยี ได้ แตท่ างกลบั กนั หากเลขานกุ ารเปน็ ผมู้ คี ณุ ธรรมทดี่ ี กจ็ ะนำ� ความเจรญิ มาสอู่ งคก์ ร ที่ตนท�ำงานอยไู่ ด้ Y หมายถึง Youth คือ ต�ำแหนง่ เลขานกุ ารเหมาะสำ� หรบั คนอายนุ ้อยๆ เพราะงานนี้เปน็ งานทต่ี อ้ งติดตอ่ กบั คนทว่ั ไปต้องอาศยั มารยาทท่อี อ่ นนอ้ มถอ่ มตน ประเภทของเลขานกุ าร ประเภทของเลขานกุ ารมีการแบ่งหลายรูปแบบ ในทีน่ ้ีจะแบ่งเพียง ๒ ประเภท หลกั ๆ ดงั นี้ ๑. เลขานุการส่วนตัว/สว่ นบคุ คล ( Private or Personal Secretary) มคี วามหมายคือเพยี ง แค่ชือ่ ของตำ� แหน่งกส็ ามารถเข้าใจได้อยู่แลว้ เนื่องจากเป็นการทำ� งานให้นายจา้ งหรอื ผ้บู งั คับบัญชาโดยตรง เฉพาะคนคนเดยี วเท่านน้ั ๒. เลขานุการส�ำนักงาน (Office Secretary) มคี วามหมายคอื เปน็ เลขานกุ ารใหก้ ับส่วนรวม โดยมิไดเ้ ปน็ เลขานุการของคนใดคนหน่งึ โดยตรง คุณสมบตั ขิ องเลขานุการ คณุ สมบัตขิ องเลขานุการส่วนตัว ๑. มีความสุขุมรอบคอบและความจงรักภักดี คือ ละเว้นต่อการกระท�ำอันเป็นปฏิปักษ์กับผู้บังคับบัญชา และต้องรักษาความลับของผู้บงั คับบญั ชาอย่างเครง่ ครดั ๒. มีเชาวน์ปัญญาแนบเนียน ถูกต้องตามกาลเทศะ และมีความสุภาพอ่อนโยน นุ่มนวลในการติดต่อกับ บุคคลภายนอก ทง้ั แบบการเผชิญหนา้ และการสนทนาทางโทรศพั ท์ ๓. มคี วามเป็นระเบยี บเรยี บรอ้ ย คอื การงานท่ที ำ� ให้เปน็ ระบบ ไมส่ บั สน ๔. ตรงตอ่ เวลา คอื รจู้ ักแบ่งเวลาให้ถูกต้อง เพ่อื ให้งานส�ำเรจ็ ลลุ ่วงตามเวลาทก่ี ำ� หนด ๕. มีสามัญส�ำนึก งานบางอย่างสามารถใช้วิจารณญาณของตนเองอย่างรอบคอบได้ ไม่จ�ำเป็นที่จะต้อง ปรกึ ษาหารือผู้บังคบั บญั ชาทุกกรณี ๖. มีความจ�ำดี ถงึ แม้วา่ จะมบี นั ทกึ ชว่ ยความจำ� อยู่แลว้ หากเป็นผู้มีความจ�ำดี ก็จะท�ำให้งานรวดเร็วยงิ่ ขน้ึ ๗. มีความรับผิดชอบสูง เพราะบ่อยคร้ังท่ีผู้บังคับบัญชามักจะมอบหมายให้เลขานุการท�ำแทน หากเลขานุการมีความรับผิดชอบสูง ก็จะเป็นการแบ่งเบาภาระของผู้บังคับบัญชา ท่ีไม่ต้องคอยติดตาม การทำ� งานทุกขัน้ ตอนของเลขานกุ ารได้ 52

งานเลขานกุ าร ๐๒หน่วยที่ ๘. มีความกระตือรือร้นในการท�ำงาน คือ รู้จักปรับปรุงเปล่ียนแปลงวิธีการท�ำงานให้ได้ผลดี และ รวดเร็วย่ิงขน้ึ ๙. มีวุฒิภาวะทางอารมณ์ คือ รักษาอารมณ์ให้สม�่ำเสมออยู่ตลอดเวลา การแสดงออกทางสีหน้า ว่าเต็มใจท�ำงาน ไมว่ ่างานจะหนักหรือเบา ไมแ่ สดงความเบ่อื หน่าย ไม่แสดงอารมณเ์ สยี เม่ือพบงานทีย่ ุง่ เหยิง ๑๐. มีศักด์ิศรีสูง คือ ต้องส�ำนึกเสมอว่าตนเองมีศักด์ิศรี มีเกียรติ มีคุณค่า การท�ำงานแต่ละอย่าง จะต้องท�ำด้วยความมั่นใจและภาคภูมิ มีมาตรฐานในการท�ำงาน งานที่ผ่านเลขานุการไปแล้วนั้นควรมั่นใจ วา่ เรียบรอ้ ย ถูกต้อง คณุ สมบัตขิ องเลขานุการส�ำนกั งาน นอกจากจะตอ้ งมีคุณสมบตั ิของเลขานุการสว่ นตวั แลว้ เลขานุการสำ� นกั งานควรมีคณุ สมบตั ติ ่างๆ เพิ่มเตมิ ดังนี้ ๑. ลกั ษณะทา่ ทาง รูปรา่ ง หน้าตา (Personal Appearance) หมายถึง ๑.๑ การแต่งกาย ตอ้ งเลือกใหเ้ หมาะสมกับกาลเทศะ แตง่ กายดี สะอาด เรียบร้อย ๑.๒ ความสะอาดเรยี บรอ้ ย หมายถงึ เครอ่ื งแตง่ กายทกุ อยา่ ง รวมทง้ั รา่ งกาย ใบหนา้ มอื ทรงผมดว้ ย ๑.๓ สขุ ภาพสมบรู ณ์ ๑.๔ การวางตวั เหมาะสมกับภาวการณ์ ๑.๕ ทว่ งทา่ กริ ยิ า หมายถงึ การแสดงออกทางรา่ งกาย เชน่ การลกุ นงั่ เดนิ ยนื ควรมที ว่ งทา่ เรยี บรอ้ ย สงา่ งาม ๒. บคุ ลิกภาพ (Personality) เปน็ เร่ืองลกั ษณะเฉพาะบคุ คล แตส่ ามารถฝึกการมีบคุ ลกิ ภาพทดี่ ีได้ ๓. ความปราดเปรยี วกระฉบั กระเฉงทางแนวคดิ และความรสู้ กึ (Mental Alertness) คอื การมคี วามพรอ้ ม ทางด้านจติ ใจ และสตปิ ญั ญา ทีจ่ ะท�ำงานได้อย่างถกู ต้อง ๔. ความเปน็ บคุ คลทไ่ี ว้ใจได้ (Dependability) สามารถเกบ็ ความลับของผบู้ ังคับบัญชาและองค์กรได้ ๕. ความสามารถในการปฏบิ ตั งิ าน (Production Ability) ตอ้ งเปน็ ผมู้ คี วามรคู้ วามสามารถในงานหลายดา้ น โดยเฉพาะอยา่ งยง่ิ ความรเู้ รอื่ งงานของหนว่ ยงานทปี่ ฏบิ ตั งิ านอยู่จงึ จะสามารถปฏบิ ตั งิ านในหนา้ ทไี่ ดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพ ๖. สามารถใช้อปุ กรณ์สำ� นกั งานและเทคโนโลยที ่ีจำ� เป็นต่อการปฏบิ ตั งิ านได้ ๗. มีมนุษยสัมพนั ธ์ สามารถสรา้ งความสมั พันธ์อันดรี ะหว่างบคุ คล หรือองคก์ รที่มาติดตอ่ รวมทง้ั มคี วาม สามารถในการติดตอ่ ประสานงาน 53

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ความส�ำคญั และความจ�ำเป็นของงานเลขานกุ าร ในปัจจุบันผู้บริหารต้องการผู้ที่มีความรู้ความสามารถและไว้วางใจได้มาช่วยเหลือ เพ่ือช่วยแบ่งเบา ภาระในการท�ำงานในด้านต่างๆ ให้ด�ำเนินไปได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องตามที่ต้องการ จึงนับว่าเลขานุการ มสี ว่ นสำ� คญั อยา่ งมากทจี่ ะทำ� ใหง้ านของผบู้ รหิ ารประสบผลสำ� เรจ็ หรอื เกดิ ความลม้ เหลวกไ็ ด้ ซงึ่ เลขานกุ ารจงึ เปรยี บ ได้กบั แขนขวา (Right Arm) ของผบู้ ริหารน่นั เอง เลขานกุ ารเปน็ บคุ คลสำ� คญั ในการประสานงานระหวา่ งผบู้ รหิ ารและบคุ คลอน่ื ทงั้ ภายในและภายนอกองคก์ าร เปน็ ผชู้ ว่ ยใหง้ านของผบู้ รหิ ารดำ� เนนิ ไปโดยเรว็ ประสบผลสำ� เรจ็ ตามทม่ี งุ่ หวงั เปน็ ผสู้ รา้ งสมั พนั ธภาพอนั ดใี นองคก์ าร เป็นสอ่ื กลางระหวา่ งผบู้ รหิ ารกบั ผู้มาติดตอ่ เป็นภาพลกั ษณข์ ององค์การและผบู้ ริหาร จะตอ้ งเป็นผู้ท่มี ีความรคู้ วาม สามารถในการปฏบิ ัติงานด้านเลขานกุ ารเปน็ อยา่ งดี ทัง้ งานในหนา้ ท่แี ละงานทไ่ี ดร้ บั มอบหมาย และรจู้ กั ใชด้ ลุ ยพนิ จิ พจิ ารณาวา่ งานใดควรทำ� งานใดไมค่ วรทำ� ลำ� ดบั ความสำ� คญั ของงานภายในขอบข่ายอำ� นาจหนา้ ท่ีของตน โดยไมไ่ ป กา้ วก่ายงานในหนา้ ที่ของผอู้ ่ืน ขอบเขตของงานเลขานกุ าร เลขานุการจะปรากฏอยู่ในหน่วยงานขององค์กร บางแห่งมีการก�ำหนดชื่อต�ำแหน่งไว้โดยเฉพาะ เช่น ในภาคเอกชนจะมีต�ำแหน่งเลขานุการประธานบริษัท เลขานุการผู้จัดการกรรมการบริหาร เลขานุการ ฝ่ายจัดซื้อ ฯลฯ เป็นต้น ในภาคราชการบางแห่งต�ำแหน่งเลขานุการอาจเรียกว่าเลขาธิการ ตัวอย่างเช่น เลขาธิการคณะรัฐมนตรี เลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร เลขาธิการวุฒิสภา เลขานุการส�ำนักงาน เลขานุการ ประจ�ำต�ำแหน่งต่างๆ อาทิ เลขานุการรัฐมนตรี เลขานุการประธานวุฒิสภา เลขานุการอัยการสูงสุด ฯลฯ ในส่วนของทหารบกและทหารอากาศ จะมีเลขานุการประจ�ำต�ำแหน่งซ่ึงเรียกว่านายทหารคนสนิท (ทส.) ส�ำหรับ ต�ำแหน่งผู้บังคับหน่วย (พล.ต. ขึ้นไป) ในส่วนของทหารเรือจะเป็นต�ำแหน่งนายธง และในส่วนของต�ำรวจจะเป็น ต�ำแหนง่ นายเวร เปน็ ตน้ แตใ่ นบางแห่งก็ได้มีการกำ� หนดชื่อตำ� แหนง่ ไว้โดยเฉพาะ แต่เป็นท่ีทราบกนั วา่ บุคคลใดเปน็ เลขานกุ ารของผ้ดู ำ� รงตำ� แหนง่ ใด ตามเอกสารจัดประเภทมาตรฐานอาชีพ (ประเทศไทย) ฉบับปี ๒๕๕๔ ได้ก�ำหนดลักษณะงาน ของเลขานุการไว้ว่า มีลักษณะงานเป็นการตรวจสอบงานเป็นประจ�ำ เพ่ือป้องกันความผิดพลาด ท�ำการ นัดหมายและจัดตารางนัดหมายให้ผู้บังคับบัญชา เตือนการนัดหมายให้ผู้บังคับบัญชาทราบถึงก�ำหนดการ นัดหมายล่วงหน้า ติดต่อสอบถามงานทางโทรศัพท์หรือทางอินเตอร์เน็ต บันทึกงานจากผู้บังคับบัญชาบันทึก เป็นเทปบันทึกเสียงแล้วน�ำมาจัดพิมพ์ ร่างจดหมายโต้ตอบท้ังภาษาไทยและภาษาต่างประเทศที่องค์กร ใชเ้ ปน็ ประจำ� ดแู ลรบั ผดิ ชอบ จดั แฟม้ เอกสาร จดั การประชมุ เตรยี มเอกสารการประชมุ ของผบู้ งั คบั บญั ชา การจดั ทำ� รายงานการประชมุ จัดการดแู ลเอกสารท่ีเปน็ สว่ นตัวและที่ส�ำคญั แก่ผู้บังคบั บัญชา เจรจาโต้ตอบและการนดั หมาย ธุรกจิ ประสานงานกบั เจา้ หนา้ ท่ใี นองค์กรทเี่ ก่ียวข้องกับงานของผูบ้ งั คับบัญชา ต้องมคี วามเข้าใจถึงธรรมชาติ และ ภาระหน้าที่ของท้ังผู้บังคับบัญชาและองค์กรท่ีตนปฏิบัติงานอยู่ และรู้จักการแก้ไขปัญหาข้อขัดแย้ง เมื่อปฏิบัติงาน จนไดร้ บั ความไว้วางใจของผู้บังคบั บัญชาแล้ว อาจไดร้ บั มอบหมายให้ท�ำงานแทนได้ในบางกรณี 54

งานเลขานุการ ๐๒หน่วยที่ จากการก�ำหนดลักษณะงานเลขานุการดังกล่าวข้างต้น ท�ำให้มองเห็นภาพของงานเลขานุการ เบ้ืองต้นได้อย่างชัดเจนว่าเลขานุการนั้นเสมือนเป็นผู้ช่วยผู้บังคับบัญชา เป็นกันชนให้ผู้บังคับบัญชา เป็น ผู้เช่ือมโยงหรือประสานนโยบายให้ระดับผู้บริหารและระดับหัวหน้างานหรือระดับอื่นๆ เกิดความเข้าใจ ซึง่ กันและกัน ซ่งึ จะท�ำใหง้ านขององค์กรสามารถขับเคลอื่ นไปได้อย่างมปี ระสิทธภิ าพ การเตรียมความพร้อมส�ำหรับการเปน็ เลขานุการ ส�ำหรับบุคคลที่ท�ำงานอยู่ในกลุ่มงานเลขานุการจะต้องตรวจสอบตนเอง และพัฒนาปรับปรุงตนเอง โดยฝึกฝนอบรมในเร่อื งตา่ งๆ เพอื่ เป็นการเพม่ิ พูนศกั ยภาพในการท�ำงาน ดงั นี้ ๑. ศึกษาหน้าท่ีของการเป็นเลขานุการที่ดี เลขานุการที่ดีเป็นอย่างไรน้ันมีข้อก�ำหนดมากมาย แต่พอจะสรุปเป็นหลักๆ ไดด้ งั น้ี ๑.๑ ใหค้ วามเคารพนบั ถอื เกรงใจ ซอ่ื สตั ยส์ จุ รติ และไมท่ ำ� การเปน็ ปฏปิ กั ษต์ อ่ ผบู้ งั คบั บญั ชา การแอบ อา้ งด�ำเนินการสำ� คญั ๆ โดยอาศยั ตำ� แหนง่ ผบู้ งั คับบญั ชา ๑.๒ แสดงตนวา่ เป็นผู้มเี กียรติ เพราะการเช่อื ม่นั ว่าตนเปน็ ผมู้ ีเกยี รติ ยอ่ มทำ� ใหต้ นไมก่ ล้าประพฤติ ปฏบิ ัติในสง่ิ ที่ไม่สมควร เช่น การประพฤตติ นฉันทช์ ู้สาวกบั ผ้บู ังคบั บัญชา การแสวงหาประโยชน์จากตำ� แหน่งหน้าท่ี เป็นต้น ๑.๓ เป็นผู้รู้จักควบคุมอารมณ์ คือ ไม่แสดงอารมณ์ฉุนเฉียว โกรธเคือง ไม่ก่อความร�ำคาญ ใหบ้ ุคคลอื่น ไม่กล่นั แกล้ง หรอื ขัดขวางบุคคลอืน่ ทป่ี ฏิบตั กิ ารตามหน้าท่อี ันถูกตอ้ ง ๑.๔ เก็บรักษาความลับของหน่วยงาน ผ้บู ังคับบัญชา และเพือ่ นร่วมงาน ๑.๕ ปฏบิ ตั งิ านในลกั ษณะการออ่ นนอ้ มถอ่ มตนอยา่ งสภุ าพและจรงิ ใจ และยอมรบั ขอ้ ผดิ พลาดทเี่ กดิ จากตนเอง ๑.๖ ปฏบิ ตั งิ านในหนา้ ทท่ี ไ่ี ดร้ ับมอบหมายอย่างมีประสิทธิภาพ ๒. ศกึ ษาหาความรเู้ กี่ยวกบั งานในสำ� นักงานและในสว่ นที่เกยี่ วข้องท่ีตอ้ งประสานงาน ๒.๑ เขา้ ใจในรายละเอียดของงานได้ถกู ตอ้ ง ๒.๒ ปฏบิ ตั ติ นตามนโยบายและแผนงานทีว่ างไว้ ๒.๓ สามารถวิเคราะหง์ านได้ ๒.๔ ตดั สนิ ใจได้รวดเรว็ ถูกต้อง 55

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๓. พฒั นาบคุ ลกิ ภาพ ซง่ึ หมายถงึ ทา่ ทกี ารแสดงออก การวางตวั กริ ยิ ามารยาท นำ�้ เสยี ง การพดู จา ทศั นคติ ทางสงั คม การแสดงพฤตกิ รรมใหส้ อดคลอ้ งกบั กาลเทศะ บคุ ลกิ ภาพทค่ี วรไดร้ บั การพฒั นาและปรบั ปรงุ คอื บคุ ลกิ ภาพ ข้ันพ้ืนฐาน ไดแ้ ก่ ๓.๑ ความวอ่ งไว จะตอ้ งปรบั ตนใหเ้ ปน็ บคุ คลทที่ นั ตอ่ เหตกุ ารณป์ จั จบุ นั รอบดา้ น รบั ผดิ ชอบตอ่ งาน ที่ได้รับมอบหมายและเสรจ็ ทันเวลา ระมดั ระวงั แก้ไขขอ้ ผิดพลาด ปฏบิ ัตภิ ารกิจประจำ� วันให้ทนั ตามคำ� ส่งั หรือตามท่ี ได้รบั มอบหมาย ๓.๒ เอาใจใส่ ต้ังใจรับฟังคำ� อธิบายงานแต่ละชิ้น ตัง้ ใจและมสี มาธใิ นการท�ำงาน ปฏิบัติการอย่างมี เหตุผล ด�ำเนินการอย่างถกู ต้องตามขัน้ ตอนและวิธกี าร กำ� หนดเปา้ หมายและตดิ ตามผลการปฏบิ ัตงิ าน ๓.๓ ความไวว้ างใจได้ เมอ่ื ไดร้ บั มอบหมายใหป้ ฏบิ ตั หิ นา้ ทใี่ นเรอื่ งใดจะตอ้ งดำ� เนนิ การตามคำ� สงั่ คำ� แนะนำ� คำ� ชี้แจงให้ถกู ตอ้ งเตม็ ตามขัน้ ตอนและใหผ้ ลงานออกมาอยา่ งมปี ระสิทธิภาพ ๓.๔ ความสนใจ นอกจากจะมีความชอบในงานที่ท�ำแล้ว ถ้าจะให้ผลงานดีมีประสทิ ธิภาพ ผู้ปฏิบตั ิ งานจะตอ้ งให้ความสนใจและกระทำ� อย่างดีทีส่ ดุ ศึกษา วธิ กี าร และมองเห็นผลงานที่จะท�ำลว่ งหนา้ ๓.๕ การตดั สนิ ใจ กำ� หนดเวลาในการทำ� งานแตล่ ะอยา่ งใหแ้ นน่ อน ควรพจิ ารณาวา่ จะเลอื กทำ� งานชน้ิ ใดก่อนและหลงั และตอ้ งชข้ี าดใหร้ วดเร็ว ก�ำหนดเวลาใหเ้ พียงพอทจ่ี ะท�ำงานนั้นให้เสรจ็ และท�ำใหไ้ ด้ตามทกี่ �ำหนด ๓.๖ ความคิดริเริ่ม งานที่ได้รับมอบหมายโดยผู้ส่ังมิได้อธิบายรายละเอียดจะต้องอาศัยความ คิดริเร่ิมของตนเอง หาวิธีการท�ำงานน้ันให้เสร็จด้วยตนเอง เว้นแต่เป็นเร่ืองท่ีเกินความสามารถของตนเองจริงๆ อาจใช้การปรึกษาหารือกับคนอื่น หรือประมวลเอาวิธีการต่างๆ ท่ีเคยปฏิบัติมาดัดแปลงแก้ไขให้เข้ากับงานท่ีได้รับ มอบหมายนนั้ ๓.๗ ความอตุ สาหพยายาม งานบางอยา่ งอาจจะตอ้ งใชเ้ วลาปฏบิ ตั งิ านนานกวา่ ปกตแิ ละอาจจะเปน็ งานท่ีซ้�ำซากนา่ เบอื่ จะตอ้ งมคี วามมุ่งมนั่ ท�ำใหส้ ำ� เร็จ พยายามหาวธิ ที ีง่ ่ายและรวดเร็วเพ่ือใหง้ านนั้นสัมฤทธผ์ิ ล ๓.๘ ความถกู ต้อง งานด้านการพมิ พ์ คำ� นวณ การเลือกค�ำ ตัวสะกด วรรคตอน การคดั ลอกข้อความ ชอ่ื ที่อยผู่ ู้ทม่ี าติดต่อ จะตอ้ งถูกตอ้ ง ระมดั ระวงั อยา่ ให้มขี อ้ ผิดพลาด ๓.๙ ความเรว็ การลงมือท�ำงาน ตอ้ งตง้ั ใจและรวดเร็ว การท�ำบา้ งหยุดบา้ งจะก่อใหเ้ กดิ ผลเสยี ข้นึ ได้ ๓.๑๐ ความเป็นระเบียบ เคร่ืองใช้ส�ำนักงาน อุปกรณ์ต่างๆ เอกสารในการปฏิบัติงาน และสิ่งอ่ืนๆ ภายในทที่ ำ� งาน จะต้องเกบ็ ใหเ้ ปน็ ระบบ และมีความเปน็ ระเบียบเรยี บรอ้ ย สะดวกต่อการน�ำกลับมาใช้ ๓.๑๑ ความสะอาด จะตอ้ งมคี วามสะอาดทงั้ ร่างกาย เคร่อื งแต่งกาย รวมถึงผลการปฏิบัตงิ านทเี่ ปน็ เอกสารทุกประเภทจะตอ้ งสะอาดเรยี บร้อย ๓.๑๒ ความฉับพลัน ลงมือท�ำงานทันทีท่ีมาถึงส�ำนักงาน และควรมาก่อนเวลาเร่ิมต้น ของเวลาเขา้ งาน หยดุ พกั รบั ประทานอาหารกลางวนั ตามเวลาและรบี กลบั มาทำ� งานเมอื่ รบั ประทานเสรจ็ ถา้ มกี ารนดั หมายก็ตอ้ งไปใหท้ นั ตามเวลา อยา่ ใหอ้ ีกฝา่ ยหนึ่งตอ้ งคอย และงานทกุ ชน้ิ ตอ้ งเสรจ็ ตามเวลาที่ก�ำหนด ๓.๑๓ ความจ�ำ เร่ืองที่ส�ำคัญๆ เก่ียวกับการปฏิบัติงานจะต้องจ�ำให้ข้ึนใจ ช่ือผู้บังคับบัญชา หรือบุคลากรระดับผู้บริหาร หมายเลขโทรศัพท์ของผู้บังคับบัญชาโดยตรง รายละเอียดเกี่ยวกับแต่ละคน 56

งานเลขานกุ าร ๐๒หน่วยที่ โดยย่อ ท่ีพอจะช้ีแจงให้บุคคลทราบเมื่อจ�ำเป็น และการจดจ�ำกระบวนการท�ำงานทั้งหลายท่ีเป็นงาน ในหนา้ ทเี่ พอื่ เสริมประสทิ ธภิ าพในการท�ำงาน ๓.๑๔ การปรบั ตวั จะตอ้ งพยายามปรบั ตวั ใหเ้ ขา้ กบั สง่ิ ตา่ งๆ หรอื ปรบั ตวั ใหเ้ ขา้ กบั บคุ คลอน่ื ในส�ำนกั งาน ๓.๑๕ การใหค้ วามรว่ มมอื ปฏบิ ตั ติ ามคำ� แนะนำ� ในทางทถี่ กู ตอ้ ง วเิ คราะหง์ านหรอื กระบวนการปฏบิ ตั ิ งานรว่ มกบั บคุ คลในระดบั หวั หนา้ หรอื ผบู้ รหิ ารเพอื่ แกไ้ ขขอ้ บกพรอ่ งในการทำ� งาน เตม็ ใจปฏบิ ตั งิ านพเิ ศษนอกเหนอื จากงานในหนา้ ทเ่ี มอื่ ไดร้ ับการรอ้ งขอจากคนอ่นื หรือเปน็ คำ� ส่งั เฉพาะกจิ ของผูบ้ ังคบั บญั ชา ร่วมท�ำงานหรือท�ำงาน ประสานกับบุคคลท่ีเกี่ยวข้องในวงงาน สามารถแบ่งเบาภาระของผู้อื่นเท่าท่ีจะท�ำได้ สร้างบรรยากาศที่ดีกับเพื่อน ร่วมงาน ๓.๑๖ ความสามารถตกลงใจ เม่ือมีปัญหาเก่ียวกับการปฏิบัติงาน หรือมีงานที่ยุ่งยากซับซ้อนจะต้อง พจิ ารณาเกย่ี วกบั การปฏบิ ตั งิ าน หรอื มงี านทยี่ งุ่ ยากซบั ซอ้ นจะตอ้ งพจิ ารณาหาทางตกลงใจทจี่ ะกระทำ� (ตกลงใจดว้ ย ตนเองหรือปรึกษาคนอนื่ ) จะตอ้ งไม่กลัวว่างานนนั้ จะไมม่ ที างท�ำได้ ตอ้ งกล้าลอง และตงั้ ใจทำ� อย่างแท้จริง วนิ จิ ฉยั ถึงปัญหาหรือสาเหตทุ ่ีทำ� ใหเ้ กดิ ปญั หา ๓.๑๗ ความจงรกั ภกั ดี จะต้องอุทิศเวลาใหก้ บั การท�ำงานจนเต็มท่ี ต้งั ใจท�ำงานจนเต็มความสามารถ ไม่ว่างานน้นั จะยากเพียงใด แสดงทัศนคตทิ ี่ดีต่อผรู้ ว่ มงาน สง่ เสริมกจิ กรรมทุกประเภทท่ตี นเองเกีย่ วข้อง ซ่ือสตั ย์ ตอ่ ผู้บังคบั บญั ชา ไมเ่ ปดิ เผยความลบั ของหนว่ ยงานออกไปส่ภู ายนอก ๓.๑๘ ความรอบคอบ ตอ้ งพยายามใชว้ จิ ารณญาณในการทำ� งาน ตอ้ งไตรต่ รองหรอื พนิ จิ พเิ คราะหง์ าน แต่ละอยา่ งให้ถ่ถี ้วน การใชด้ ลุ พนิ จิ เพอ่ื วินจิ ฉยั สง่ั การจะต้องตั้งอยบู่ นรากฐานแห่งเหตผุ ล ๓.๑๙ ความซ่อื สตั ยส์ ุจริต ไมถ่ ือเอาประโยชน์หรอื ส่งิ ที่ไม่ใชส่ ิทธิของตนมาครอบครอง กระท�ำการท้ัง หลายดว้ ยความสจุ รติ ใจ ไมเ่ บยี ดเบยี นบคุ คลอนื่ ไมใ่ ชเ้ วลาทำ� งานไปประกอบธรุ กจิ ของตนเอง ยอมรบั ความผดิ ในขอ้ บกพรอ่ งทัง้ หลายทต่ี นเองกระท�ำข้ึนโดยไมผ่ ลักความรับผดิ ชอบนั้นไปให้บคุ คลอน่ื ๓.๒๐ ความกล้าหาญ พร้อมที่จะเผชิญความจริงในทุกกรณี กล้าเสี่ยงกล้าท�ำและกล้ารับผิดเมื่อเกิด ขอ้ บกพรอ่ งขน้ึ ไมท่ อ้ ถอยตอ่ งานทเี่ หน็ วา่ ยงุ่ ยาก กลา้ ทจี่ ะสกู้ บั การปฏบิ ตั งิ านในทกุ ดา้ น กลา้ ทจี่ ะแสดงความคดิ เหน็ ในทางทจ่ี ะเปน็ ประโยชนต์ อ่ หนว่ ยงานเปน็ สว่ นรวม กลา้ ทจ่ี ะทว้ งตงิ ขอ้ ผดิ พลาดทบี่ คุ คลอน่ื กระทำ� ซงึ่ หมายถงึ เพอ่ื น รว่ มงานและผูบ้ งั คับบญั ชาดว้ ย ๓.๒๑ ความอดทน เมื่อเวลาท่ีพบปญั หาทกี่ ่อให้เกิดความรำ� คาญใจ เชน่ พบบุคคลท่พี ดู มาก บางคน ไมเ่ ข้าใจค�ำช้แี จงแนะนำ� บางคนท�ำงานช้าเกินไป หรือรีบเร่งเกนิ ไป จจู้ จ้ี ุกจกิ หรอื พบการพิมพ์งานทผ่ี ิดพลาดมากๆ แก้ไขซ้ำ� แล้วซ้�ำอีก หรอื กรณีอน่ื ๆ จะต้องเปน็ ผู้รจู้ กั อดทนอดกลนั้ ต่อปญั หาต่างๆ อยา่ ให้อารมณ์เสียตามเหตุการณ์ นัน้ ๆ ๓.๒๒ มคี วามสงา่ ผา่ เผย วางตนใหเ้ หมาะสม ใหภ้ าคภมู ิ มศี กั ดศ์ิ รี ตอ้ งทำ� ตนใหม้ เี กยี รติ เปน็ ทศ่ี รทั ธา ของบุคคลอืน่ มั่นใจในการท�ำงาน ท�ำตนใหม้ เี สนห่ ์ สงา่ นา่ ชวนมอง ไม่ทำ� ตนเปน็ คนอวดดี เย่อหยิง่ ๓.๒๓ ลั ก ษ ณ ะ ท ่ า ท า ง ต ้ อ ง มี ก า ร ค ว บ คุ ม พ ฤ ติ ก ร ร ม ข อ ง ต น เ อ ง ก า ร แ ส ด ง อ อ ก ของพฤติกรรมควรเป็นไปด้วยจิตใจท่ีบริสุทธิ์ พยายามปิดบังซ่อนเร้นอารมณ์ที่ไม่พึงปรารถนาเอาไว้ อย่าปรากฏออกมาให้เปน็ ท่ปี ระจักษ์ 57

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๓.๒๔ อารมณข์ นั ควรสรา้ งอารมณข์ นั ใหเ้ กดิ ขนึ้ อยา่ งถกู ตอ้ งกบั เวลาและสถานท่ี การครำ่� เครยี ดเกนิ ไป จะทำ� ใหส้ ขุ ภาพจติ เสอื่ ม ซง่ึ จะทำ� ใหส้ ขุ ภาพกายพลอยเสอื่ มตามไปดว้ ย ควรหาทางสนกุ สนานรา่ เรงิ สรา้ งบรรยากาศ ในทท่ี ำ� งานใหเ้ กดิ ความเปน็ กนั เอง คยุ กบั เพอื่ นรว่ มงานในเวลาพกั ผอ่ นถงึ เรอ่ื งชวนหวั เพอ่ื เปน็ การผอ่ นคลายอารมณ์ ๓.๒๕ ความสุภาพอ่อนโยน เอื้อเฟื้อเผื่อแผ่ การแสดงออกต้องมีความนุ่มนวล สุภาพ และอ่ืนๆ ตามควรแกก่ รณี แสดงความยนิ ดกี บั คนอน่ื อยา่ งจรงิ ใจ ใหค้ วามเหน็ ใจผทู้ ปี่ ระสบเคราะหก์ รรมเทา่ ทจ่ี ะสามารถทำ� ได้ ๓.๒๖ สุขภาพ จดั สรรเวลาทำ� งานและการพกั ผ่อนใหส้ มดุลกนั พยายามรักษาสขุ ภาพรา่ งกายให้เปน็ ปกติ รับประทานอาหารที่มคี ณุ ค่า ออกกำ� ลังกายสม�ำ่ เสมอ และพบแพทย์เพือ่ ตรวจสขุ ภาพประจำ� ปี อยา่ ให้รา่ งกาย ตรากตร�ำกับงานมากเกนิ ไป บทบาทหน้าที่ของเลขานุการ ๑. งานเลขานุการผู้บริหาร ๑.๑ ดำ� เนนิ การจัดทำ� หนังสอื ขออนุญาตไปราชการของผ้บู รหิ าร ๑.๒ ดำ� เนนิ การขออนมุ ัตงิ บประมาณในการไปราชการ ๑.๓ ด�ำเนนิ การเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายในการไปราชการของผู้บรหิ าร ๑.๔ จัดเตรียมเอกสารคา่ ใช้จา่ ยต่างๆ ของผูบ้ รหิ าร ๑.๕ ด�ำเนนิ การเบกิ จา่ ยค่าใชจ้ ่ายตา่ งๆ ของผ้บู รหิ าร ๑.๖ ดำ� เนินการตดิ ต่อประสานงานทางโทรศัพท์ภายในและภายนอก พร้อมรบั -ส่งโทรสาร จดหมาย อิเลก็ ทรอนิกส์ใหก้ ับหน่วยงานภายใน ภายนอก และบุคคลตา่ งๆ ๑.๗ ต้อนรบั อาคันตุกะของผ้บู ริหาร ๑.๘ ประสานการนดั หมายต่างๆ ๑.๙ อำ� นวยความสะดวกใหก้ ับผบู้ รหิ ารในทกุ ๆ ด้าน ๒. งานประชมุ ๒.๑ ด�ำเนินการจัดการประชุมตามท่ีผู้บริหารส่ังการ และไม่อยู่ในหน้าท่ีของหน่วยงาน หรือบุคคลใดบคุ คลหนง่ึ ๒.๒ บนั ทกึ การประชุม ๒.๓ จดั ท�ำรายงานและหรอื สรุปสาระส�ำคญั ของการประชุมให้ผูบ้ รหิ าร ๒.๔ ตดิ ตามผลการด�ำเนนิ งานตามที่หารือในท่ปี ระชุม ๒.๕ จัดเอกสารประชมุ ให้เป็นระเบยี บงา่ ยต่อการสืบคน้ ในการอา้ งองิ 58

งานเลขานกุ าร ๐๒หน่วยที่ ๓. งานเอกสารและงานธรุ การ ๓.๑ จดั ลำ� ดับความสำ� คญั และความเร่งดว่ นของหนงั สือราชการ เพื่อด�ำเนนิ การเสนอกอ่ นและหลัง ๓.๒ พจิ ารณากลน่ั กรองหนงั สอื โดยตรวจทานวา่ ผา่ นกระบวนการจากหนว่ ยงานทเ่ี กยี่ วขอ้ ง และผบู้ รหิ าร ท่ีกำ� กับดูแลให้ครบถว้ นก่อนเสนอผู้บริหารพิจารณา ๓.๓ ดแู ลตรวจสอบความถกู ตอ้ งของอกั ษร และรปู แบบหนงั สอื ราชการจากหนว่ ยงานตา่ งๆ กอ่ นนำ� เสนอผู้บริหารและลงนามในหนังสือ พร้อมตรวจทานหนังสือจากผู้บริหารพิจารณาส่ังการ และลงนามให้ครบถ้วน ก่อนจดั สง่ คืนหน่วยงาน ๓.๔ ให้ข้อมูลเบื้องต้นเพ่ือประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร กรณีหน่วยงานภายใน หรือภายนอก เชญิ ประชมุ สมั มนา ร่วมเป็นเกยี รติ เป็นประธานในพิธเี ปดิ -ปิดงาน หากมีการก�ำหนดเวลาทซ่ี ำ�้ ซอ้ นกับภารกิจอน่ื ที่ ไดม้ กี ารนดั หมายลว่ งหนา้ แลว้ บทบาทของเลขานกุ ารทเี่ ปลีย่ นไป บทบาทใหม่ บทบาทเดิม (๑) ใช้วจิ ารณญาณของตนเอง (๒) มองภาพกวา้ ง (๑) ทำ�งานตามนายสงั่ (๓) เปน็ ผู้จัดการข้อมูล (๒) มองภาพแคบ (๔) ปรมิ าณงานขนึ้ อยูก่ ับเป้าหมายของงาน (๓) ขอ้ มลู ในการทำ�งานมาจากเจ้านายเปน็ ส่วนใหญ่ (๕) มคี วามรู้ในการนำ�เทคโนโลยมี าใช้ (๔) ไม่มีเป้าหมายในการทำ�งาน ในการปฏบิ ตั งิ านมากข้นึ (๕) นำ�เทคโนโลยีมาใช้ในการปฏบิ ัติงาน เป็นส่วนน้อย การปฏิบัติงานเลขานกุ าร ๑. วิธีปฏบิ ตั ใิ นการรับค�ำสัง่ โดยตรงจากผบู้ ังคับบัญชา เมื่อผูบ้ งั คบั บญั ชาเรยี กไปสงั่ งานจะต้องเตรียมตัวใหพ้ รอ้ ม มีขอ้ ควรปฏิบตั ดิ งั น้ี ๑.๑ เตรียมกระดาษ ดนิ สอหรือปากกา หรืออุปกรณ์อ่ืนใดทส่ี ามารถบนั ทึกสาระส�ำคัญของคำ� สงั่ ได้ ๑.๒ ยนื รอรบั คำ� สง่ั จากผบู้ งั คบั บญั ชาดว้ ยทา่ ทสี ภุ าพ หรอื นง่ั ตามคำ� สง่ั ผบู้ งั คบั บญั ชาและเตรยี มพรอ้ ม ที่จะบันทึกคำ� สั่ง ๑.๓ บนั ทกึ รายละเอยี ดของคำ� สงั่ ใหค้ รบถว้ นและไมค่ วรขดั จงั หวะของผบู้ งั คบั บญั ชาขณะสงั่ ขอ้ ความ แตเ่ มอื่ ผู้บังคบั บญั ชาสงั่ เสร็จไมเ่ ข้าใจให้รีบถามทนั ทแี ละทบทวนคำ� ส่งั อกี ครงั้ เพอื่ ความถูกตอ้ งในการปฏิบัติ ๑.๔ กรณเี ปน็ งานโดยสภาพทต่ี อ้ งใชเ้ วลาปฏบิ ตั พิ อสมควร ควรสอบถามผบู้ งั คบั บญั ชาถงึ กำ� หนดเวลา ของงานดว้ ย เช่น อย่างชา้ ทสี่ ุดภายในวัน เวลาใด เปน็ ต้น 59

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๑.๕ กรณีมอี ุปสรรคหรือเหตกุ ารณเ์ ปล่ียนแปลง อันมีผลกระทบถงึ คำ� สั่งของผู้บังคับบญั ชา ควรรีบ ปรึกษาหารือผู้บังคับบัญชา เพ่ือขอทราบค�ำสั่งใหม่ หรือการเปล่ียนแปลงค�ำสั่งบางส่วน กรณีที่ปรึกษาได้ทันท่วงที ผู้บริหารติดประชุมเป็นหน้าท่ีเลขานุการที่จะตัดสินใจด�ำเนินการทางท่ีสมประโยชน์และตรงตามวัตถุประสงค์ของผู้ บงั คบั บัญชาใหม้ ากที่สุด แลว้ รบี รายงานผบู้ ังคับบญั ชา ๒. วิธปี ฏบิ ัติในการรับค�ำสงั่ จากบันทกึ งานของผู้บังคบั บัญชา โดยปกติแล้ว ผู้ท�ำหน้าท่ีเลขานุการมักจะรับค�ำส่ังโดยตรง คือ ทางวาจาจากผู้บังคับบัญชา มากกว่าจะได้รับค�ำส่ังเป็นลายลักษณ์อักษร การรับค�ำส่ังเป็นลายลักษณ์อักษรจะปรากฏในส่วนงานท่ี เป็นหนังสือราชการหรือจากทางโทรสาร แต่ในทางปฏิบัติแล้ว ผู้บังคับบัญชาส่วนใหญ่จะสั่งการเป็นลาย ลักษณ์อักษรเฉพาะข้อความสั้น ส่วนรายละเอียดของค�ำสั่งจะเป็นเรื่องส่ังทางวาจา แต่เม่ือได้รับค�ำส่ังเป็น ลายลกั ษณอ์ ักษรแล้ว มขี ้อควรปฏบิ ตั ิดังน้ี ๒.๑ อา่ นและทำ� ความเขา้ ใจในคำ� สง่ั นัน้ หากคำ� สง่ั น้ันไมช่ ดั เจน เปน็ หนา้ ทขี่ องผ้ทู ำ� หนา้ ทเ่ี ลขานกุ าร ท่ีจะต้องสอบถามเพื่อให้เกดิ ความชดั เจน จะได้ปฏบิ ัติใหถ้ กู ต้องเหมาะสมต่อไป ๒.๒ ผู้ท�ำหนา้ ทเ่ี ลขานกุ ารจะต้องกล้าถามในสง่ิ ท่ีควรจะถาม ไม่ใชถ่ ามพรำ�่ เพรอ่ื บางเรอื่ งเป็นเร่ือง ท่ตี อ้ งใช้สามญั สำ� นึกในการคดิ และตัดสนิ ใจไดเ้ อง ไมต่ อ้ งสอบถามผบู้ ังคับบญั ชาให้ท่านเกดิ ความร�ำคาญ ๒.๓ ปฏบิ ตั ติ ามคำ� สงั่ อยา่ งเครง่ ครดั หากมกี ารเปลย่ี นแปลงในเรอ่ื งใดๆ อนั ทำ� ใหไ้ มส่ ามารถปฏบิ ตั ติ าม ค�ำสงั่ ทีเ่ ปน็ ลายลักษณอ์ กั ษรนั้นได้ ตอ้ งนำ� เรียนผูบ้ ังคับบญั ชาทราบ เพ่อื แก้ไขค�ำสง่ั ท่ีเปน็ ลายลักษณ์อกั ษรนน้ั หรอื ออกคำ� ส่งั เป็นลายลกั ษณ์อักษรนัน้ ใหม่ ๓. วิธีปฏิบตั ิในการรบั ค�ำสั่งทางโทรศพั ทจ์ ากผูบ้ งั คบั บัญชา ในปัจจบุ นั เทคโนโลยีได้มกี ารพฒั นาสูงขึน้ ทำ� ใหก้ ารสั่งงานของผู้บงั คับบญั ชาไม่ไดถ้ กู จ�ำกดั อยู่เฉพาะ การเรยี กตัวผใู้ ตบ้ ังคบั บญั ชาไปสงั่ งานโดยตรงแต่เพยี งอยา่ งเดียว การส่งั งานทางโทรศพั ท์ ท้ังโทรศพั ท์แบบธรรมดา (ทางใกล้ ทางไกลในประเทศ และต่างประเทศ) และโทรศพั ทม์ ือถอื กเ็ ปน็ อกี หนง่ึ ช่องทางในการสั่งงานของผบู้ งั คบั บัญชา ดงั นน้ั เลขานกุ ารจะตอ้ งเตรียมพรอ้ มทจ่ี ะรับคำ� ส่งั ทางโทรศพั ทจ์ ากผบู้ ังคบั บัญชาตลอดเวลา มีขอ้ ควรปฏบิ ตั ิ ดงั นี้ ๓.๑ จดั เตรยี มกระดาษ ดนิ สอหรอื ปากกาวางไวใ้ กลโ้ ทรศพั ทเ์ สมอ และกรณโี ทรศพั ทม์ อื ถอื ผู้ท�ำหน้าที่ เลขานุการจะตอ้ งพกอปุ กรณ์ คอื กระดาษหรือสมุดโนต้ เล็ก และปากกาหรือดินสอตดิ ตัวเปน็ ประจำ� เพราะหากไมม่ ี อุปกรณด์ งั กลา่ วในกรณที ี่เป็นข้อความการจดจำ� สาระสำ� คญั ของค�ำสั่งคงเป็นเรอ่ื งไมย่ ากนัก แตก่ รณขี องคำ� ส่งั ให้เรา ดำ� เนนิ การตดิ ตอ่ ไปยงั หมายเลขโทรศพั ท์ ชอ่ื บคุ คล วนั ท่ี เวลาหรอื กรณอี น่ื ใดทม่ี รี ายละเอยี ดมากๆ หากไมม่ อี ปุ กรณ์ ดงั กลา่ ว เราอาจจะสบั สนหรืออาจจะจำ� ไมไ่ ด้ทั้งหมด ก็ท�ำใหก้ ารปฏบิ ตั ิตามค�ำสัง่ ไมอ่ าจบรรลผุ ลได้ ๓.๒ ตั้งใจฟังรายละเอียดของค�ำส่ังให้ดี เน่ืองจากการส่ือสารทางโทรศัพท์บางคร้ังอาจเป็นเร่ืองของ สัญญาณท่ีขาดหายไป ท�ำให้ฟังค�ำส่ังไม่ชัดเจน และบันทึกรายละเอียดของค�ำสั่งให้ครบถ้วน เมื่อผู้บังคับบัญชาส่ัง ขอ้ ความเสรจ็ แล้วใหท้ วนค�ำสง่ั นนั้ โดยสรุปใหผ้ ู้บงั คับบญั ชาทราบอีกครั้งหนง่ึ เพือ่ ยนื ยันความถูกต้อง ๓.๓ ปฏบิ ตั ติ ามคำ� สง่ั นนั้ และควรจดั ทำ� สมดุ บนั ทกึ การรบั คำ� สงั่ ทางโทรศพั ท์ โดยระบวุ นั ที่ เวลา เรอ่ื ง และรายละเอยี ด เพือ่ ประโยชนใ์ นการติดตามเรื่องราวในภายหลงั 60

งานเลขานุการ ๐๒หน่วยที่ ๔. วิธีปฏิบัติในการติดตอ่ ทางโทรศัพท์ การติดต่อทางโทรศัพท์เป็นปัจจัยส�ำคัญในการท�ำงานในปัจจุบัน ดังนั้น มารยาทในการรับโทรศัพท์จึง เป็นเร่ืองที่จ�ำเป็น และเปน็ คณุ สมบตั ิพืน้ ฐานของผ้ใู ช้ทกุ คน ไมจ่ ำ� กดั เฉพาะผ้ทู ำ� หน้าท่เี ลขานุการเท่าน้ัน มารยาทในการใชโ้ ทรศพั ท์ ๑. เวลาต่อโทรศัพท์ ถ้าหากต่อผิดควรกลา่ วค�ำขอโทษ ไมค่ วรวางโทรศพั ท์เฉยๆ ๒. ควรเลือกเวลาติดต่อทางโทรศัพท์ให้เหมาะสม ไม่เลือกโทรในยามวิกาล หรือในช่วงรับประทาน อาหารกลางวนั หรืออาหารเย็น หรอื ในเวลาเลิกงาน ๓. ไมค่ วรต่อโทรศัพทเ์ ล่น เพอ่ื กลนั่ แกลง้ ผ้อู ย่ปู ลายสาย ๔. ไมค่ วรพดู โทรศัพทน์ านเกินไป เพราะอาจมผี ู้อื่นรอใชส้ ายหรือมีสายอื่นรอเรียกเขา้ อยู่ ๕. ไมค่ วรรบั โทรศัพทแ์ ล้ววางหเู ฉยๆ โดยไม่กล่าวอะไรเลย ๖. ไมค่ วรหัวเราะหรอื พดู หยอกล้อกับคนใกลเ้ คยี งขณะโทรศพั ทอ์ ยู่ ๗. ไมค่ วรอม ขบเค้ยี วขนมหรืออาหาร หรือสบู บุหรขี่ ณะโทรศัพท์ ๘. ไมค่ วรใช้วาจาไม่สภุ าพ หรือพูดไมม่ ีหางเสยี ง การตอ่ สายโทรศพั ท์ใหผ้ บู้ งั คบั บัญชาทง้ั การต่อออก รบั สายเรียกเขา้ และการโต้ตอบโทรศพั ท์ มขี ้อควร ปฏิบัตดิ งั นี้ การรับโทรศพั ท์ ๑. รบั สายทนั ทเี มอื่ มเี สยี งโทรศพั ทเ์ รยี กเขา้ อยา่ ปลอ่ ยใหเ้ สยี งโทรศพั ทด์ งั อยเู่ ปน็ เวลานาน เพราะจะทำ� ให้ ผ้ตู ิดตอ่ มาเขา้ ใจวา่ ไม่มีผ้รู บั สาย ท�ำใหว้ างสายไปเสียก่อน และกรณเี ป็นเร่ืองส�ำคญั จะท�ำใหเ้ กิดความเสยี หายได้ ๒. เมอ่ื รบั สายแลว้ ใหก้ ลา่ วคำ� สวสั ดี และบอกชอ่ื และสถานทอี่ ยขู่ องผรู้ บั (บางครงั้ อาจบอกเพยี งสถาน ที)่ เพอ่ื ให้ผู้ตดิ ต่อมามคี วามมน่ั ใจวา่ เป็นสถานที่ท่ตี อ้ งการจะติดตอ่ ด้วย ๓. การใชน้ �ำ้ เสยี ง ต้องสภุ าพ น่มุ นวล พูดให้ชัดเจนและใชถ้ อ้ ยคำ� ใหเ้ หมาะสม ๔. กรณเี ป็นการรับสายท่ีต้องการติดตอ่ กับบุคคลอื่นในหน่วยงานเดยี วกัน ต้องรบี แจง้ ให้ผนู้ ้ันทราบโดย เรว็ ที่สดุ เทา่ ทจ่ี ะเร็วได้ เพ่อื มิให้ผตู้ ดิ ตอ่ มารอนาน หากผ้นู ัน้ ยังมอิ าจมารบั สายได้ทันที ควรแจง้ ใหผ้ ตู้ ดิ ตอ่ มาทราบว่า ผ้นู นั้ ก�ำลังติดภารกิจอะไรอยู่ เชน่ กำ� ลงั รบั โทรศัพท์อีกสายหนึ่ง เป็นต้น เพ่ือใหผ้ ตู้ ดิ ต่อมาตดั สนิ ใจวา่ จะรอสายหรอื จะตดิ ต่อกลับมาในภายหลงั ๕. กรณเี ปน็ การรบั สายทต่ี อ้ งการตดิ ตอ่ กบั ผบู้ งั คบั บญั ชาโดยตรง (กรณที ผ่ี บู้ งั คบั บญั ชาอยแู่ ละไมม่ คี ำ� สัง่ ท่ีประสงคจ์ ะไมร่ ับโทรศพั ท)์ ควรกล่าวค�ำขอโทษ เพือ่ ขอทราบถงึ ช่อื และสถานที่ของผู้ติดตอ่ มา เช่น ขอโทษนะ คะ (ครับ) ไม่ทราบว่าใครจะเรยี นสายด้วย หรอื ไม่ทราบว่าจะใหเ้ รียนทา่ นวา่ ใครประสงคจ์ ะเรียนสายด้วย หรอื อาจ ใชว้ ธิ แี นะนำ� ชอ่ื ตนเองก่อน แลว้ รบกวนขอทราบนามของผตู้ ดิ ต่อมา เช่น ดิฉัน (ผม) ชื่อ...รบกวนขอทราบนามของ ทา่ นคะ่ (ครบั ) แลว้ จงึ บอกใหผ้ ตู้ ดิ ตอ่ มาคอยสกั ครู่ ผทู้ ำ� หนา้ ทเี่ ลขานกุ ารจะตอ้ งจดจำ� ชอ่ื และสถานทขี่ องผตู้ ดิ ตอ่ มา แลว้ รายงานใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชาทราบ เพอ่ื ใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชาพจิ ารณาตดั สนิ ใจวา่ จะรบั สายนั้นหรอื ไม่ กรณผี ้บู ังคบั บญั ชายนิ ดี 61

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป รบั สายน้ัน ก็จะไมม่ ปี ญั หาอย่างใด สามารถโอนสายให้ได้เลย แต่เราควรแจ้งให้ผู้ตดิ ตอ่ ทราบวา่ ก�ำลังจะโอนสายนน้ั ใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชา ซงึ่ ตอ้ งระวงั กรณกี ารโอนแลว้ สายหลดุ ดว้ ย หากสายหลดุ แลว้ ผตู้ ดิ ตอ่ นนั้ ไดต้ ดิ ตอ่ เขา้ มาใหมเ่ ราตอ้ ง กลา่ วคำ� ขอโทษสำ� หรบั เหตนุ น้ั ดว้ ย แตก่ รณที ผี่ บู้ งั คบั บญั ชาไมป่ ระสงคจ์ ะรบั สายของบคุ คลทตี่ ดิ ตอ่ เขา้ มา เปน็ หนา้ ท่ี ของเลขานกุ ารทจ่ี ะตอ้ งแจง้ ใหผ้ ตู้ ดิ ตอ่ เขา้ มาทราบ โดยวธิ กี ารทน่ี มุ่ นวลและไมใ่ หเ้ สยี ความรสู้ กึ เชน่ อาจจะแจง้ วา่ ผบู้ งั คบั บญั ชากำ� ลงั พดู โทรศพั ทอ์ กี เครอ่ื งหนง่ึ ซงึ่ อาจจะใชเ้ วลานาน หรอื ทา่ นกำ� ลงั มแี ขกสำ� คญั จงึ เรยี นเพอื่ ขอเบอรโ์ ทรศพั ท์ ติดตอ่ กลับไว้ หรือทา่ นก�ำลงั รีบจะไปประชุมและใหเ้ รยี นขอเบอร์ตดิ ต่อกลบั ไว้ เป็นตน้ ๖. กรณีการรับโทรศัพท์ในกรณีที่ผู้บังคับบัญชาไม่อยู่ เราต้องแจ้งให้ผู้ติดต่อมาทราบทันทีว่าผู้บังคับ บัญชาไม่อยู่ และควรจะบอกถงึ สถานที่อยูข่ องท่านในขณะนนั้ (ถ้าพจิ ารณาแลว้ ไมเ่ ป็นความลับ) เชน่ ทา่ นไมอ่ ยูค่ ะ่ (ครบั ) ไปประชมุ ท.ี่ .. เปน็ ตน้ รวมทงั้ บอกกำ� หนดเวลากลบั เขา้ มายงั ทท่ี ำ� งานดว้ ย เชน่ ทา่ นจะกลบั มาเวลาประมาณ... เปน็ ต้น ทัง้ นี้ เพอื่ ใหผ้ ้ตู ดิ ต่อเข้ามาพจิ ารณาวา่ จะด�ำเนนิ การอยา่ งไร เช่น อาจจะตดิ ตอ่ เขา้ มาใหม่ในชว่ งเวลาทท่ี า่ น กลบั เขา้ มา หรือจะฝากขอ้ ความ หรือจะโทรศัพท์ตดิ ต่อทางมือถือ เป็นตน้ นอกจากนี้ เราจะตอ้ งแจ้งใหผ้ ู้ตดิ ตอ่ มาท ราบวา่ เรายินดีและเต็มใจท่ีจะรบั ใชผ้ ู้ตดิ ตอ่ เข้ามา เช่น มอี ะไรให้ดิฉัน (ผม) รับใช้หรอื ไม่คะ (ครบั ) ซงึ่ อาจเป็นการ บันทกึ ข้อความ การปฏบิ ตั ิธรุ ะแทน การตอบปัญหาบางเรอ่ื งหรอื อ่ืนๆ เท่าท่ีสามารถจะท�ำได้ เพอ่ื ให้ผตู้ ดิ ต่อมาเกิด ความรู้สกึ ทีด่ ี และรูส้ ึกไม่เสยี เวลาเปลา่ ๗. กรณที ผี่ ตู้ ดิ ตอ่ มาตอ้ งการใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชาตดิ ตอ่ กลบั เราจะตอ้ งจดชอื่ สถานทต่ี ดิ ตอ่ เบอรโ์ ทรศพั ท์ ตลอดจนเร่อื งที่ตดิ ตอ่ ไว้ รวมทั้งกำ� หนดเวลาทีป่ ระสงคจ์ ะใหต้ ิดต่อกลบั เพ่อื มใิ หเ้ กดิ ข้อผดิ พลาดได้ ๘. การจบการสนทนาทางโทรศัพท์ ควรจบด้วยค�ำพูดที่สุภาพและควรรอให้ฝ่ายที่ติดต่อเข้ามาวางหู โทรศัพท์ก่อน แลว้ เราจงึ วางสายตามและจัดสายโทรศัพท์ใหเ้ ขา้ ทเ่ี รียบรอ้ ย การต่อโทรศพั ท์ ๑. มสี มาธใิ นการกดหมายเลขโทรศพั ทเ์ มอ่ื มผี รู้ บั สายแลว้ ใหก้ ลา่ วคำ� วา่ สวสั ดี พรอ้ มแนะนำ� ชอื่ และสถาน ทข่ี องตนเอง เชน่ สวสั ดคี ะ่ (ครบั ) ดฉิ นั (ผม) ระบชุ อ่ื ........ จาก...(ชอ่ื หนว่ ยงาน)....... แลว้ แจง้ ความประสงคข์ องเราไป ๒. การใชน้ �ำ้ เสียงตอ้ งสภุ าพ นุ่มนวล พดู ใหช้ ัดเจน และใชถ้ อ้ ยค�ำให้เหมาะสม ๓. กรณเี ปน็ การตอ่ โทรศพั ทใ์ หผ้ บู้ งั คบั บญั ชา หลงั จากแนะนำ� ตนเองและชอ่ื หนว่ ยงานแลว้ ใหบ้ อกชอ่ื และตำ� แหนง่ ของผบู้ งั คบั บญั ชาวา่ ประสงคจ์ ะตดิ ตอ่ กบั ผใู้ ด หากบคุ คลนน้ั ไมอ่ ยจู่ ะตอ้ งสอบถามนามของผรู้ บั สาย รวม ท้งั ขอ้ มูลวนั เวลา หรือสถานทท่ี ่จี ะตดิ ต่อบคุ คลนน้ั ๆ ได้ หรือขอขอ้ แนะน�ำในการตดิ ตอ่ แลว้ จดบนั ทกึ ไว้ เพอื่ นำ� เรยี น ผบู้ งั คบั บญั ชาใหท้ ราบตอ่ ไป หรอื อาจฝากหมายเลขโทรศพั ทไ์ วก้ ไ็ ด้ ๔. จบการสนทนาด้วยค�ำกล่าวขอบคุณ หรือค�ำพูดที่สุภาพ แล้ววางโทรศัพท์ด้วยกิริยาที่นุ่มนวล ไม่ ท�ำให้เกิดเสียงกระแทก อันจะทำ� ใหผ้ ู้รับสายเกิดความรสู้ ึกท่ไี ม่ดี และเสียภาพพจน์ของหน่วยงาน 62

งานเลขานุการ ๐๒หน่วยที่ การบันทึกขอ้ ความที่ได้รับทางโทรศพั ท์ การบนั ทกึ ข้อความทางโทรศัพท์ มขี ้อควรปฏิบตั ดิ ังน้ี ๑. สอบถามและบันทึกรายละเอียดการสนทนาให้ได้ใจความมากท่ีสุด เพื่อให้ผู้รับบันทึกนั้นสามารถ เขา้ ใจความหมายท่ีสอ่ื สารได้ ๒. บนั ทกึ หมายเลขโทรศพั ท์ ชอื่ บคุ คล สถานทขี่ องผตู้ ดิ ตอ่ มา และของผทู้ ต่ี อ้ งการใหต้ ดิ ตอ่ กลบั อยา่ ง ชัดเจนและถูกต้อง ควรมีการทบทวนระหวา่ งการสนทนาด้วย ๓. กรณีท่ีให้ติดต่อกลับ เม่ือจดรายการอย่างละเอียดแล้ว ให้น�ำใบบันทึกน้ันไปวางท่ีโต๊ะท�ำงานผู้ท่ี เกยี่ วข้อง หากเปน็ ของผบู้ ังคบั บัญชาควรทำ� ส�ำเนาไว้ดว้ ย เพอ่ื คอยเตอื นผบู้ ังคับบญั ชา หรอื เปน็ ข้อมลู กรณที ี่ผู้บงั คบั บัญชาให้ติดต่อกลับ ๔. เพอ่ื ปอ้ งกนั ความผดิ พลาดและเปน็ ประโยชนใ์ นการบนั ทกึ ควรจดั ทำ� แบบฟอรม์ การบนั ทกึ ขอ้ ความ ไวใ้ ชใ้ นหนว่ ยงาน โดยมีสาระสำ� คญั ใหท้ ราบว่า ตอ้ งการตดิ ต่อกบั ผใู้ ด ใครเปน็ ผูต้ ดิ ตอ่ มา เบอรโ์ ทรศัพทข์ องผ้ตู ิดต่อ สิง่ ทีต่ ้องการให้ปฏิบัติ (เชน่ ติดตอ่ กลับ หรอื อนื่ ๆ) วัน เวลารบั โทรศพั ท์ และชอื่ ผู้รบั โทรศพั ท์ หรือผู้บันทึก ซึ่งแต่ละ แบบฟอรม์ สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความสะดวกในการใช้งาน ดงั ตวั อย่างนี้ ใบบันทึกข้อความทางโทรศัพท์ ถึง.......................................................................................................... จาก........................................................................................................ เบอร์โทรศัพท.์ ....................................................................................... วันท่ี..................................................เวลา.............................................  ใหโ้ ทรกลับไป  จะโทรมาภายหลัง  เรอื่ งด่วน  ฝากข้อความไว้ ขอ้ ความ................................................................................................. .............................................................................................................. .............................................................................................................. (ลงชอื่ )...........................................ผู้รับโทรศัพท์ (..........................................) 63

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๕. วธิ ปี ฏิบัตใิ นการตรวจสอบกล่นั กรองเอกสารต่างๆ งานเลขานุการเป็นงานท่ีต้องตรวจสอบเอกสารต่างๆ ที่มีมาถึงผู้บังคับบัญชา ไม่ว่าจะเป็นแฟ้มงาน จดหมาย หรือเอกสารอืน่ ๆ มขี อ้ ควรปฏิบัติดงั นี้ ๕.๑ เมอ่ื ได้รับแฟ้มงาน จดหมาย หรอื เอกสารอน่ื ใด จะตอ้ งจดั การด้านธรุ การใหเ้ รยี บรอ้ ยก่อน คอื การลงทะเบียนรับเอกสารนั้นๆ ๕.๒ การตรวจสอบเอกสารน้ัน จะต้องอ่านรายละเอียดให้ทราบว่าเป็นเรื่องอะไร จากใคร และมี ประเดน็ สำ� คญั อยา่ งไร หากมปี ระเดน็ ทมี่ ขี อ้ สงสยั ควรสอบถามหรอื จดั หาขอ้ มลู เพมิ่ เตมิ เพอื่ เปน็ การเตรยี มพรอ้ มเมอื่ ผู้บังคบั บญั ชาสอบถาม จะไดช้ ้ีแจงให้ถกู ตอ้ ง หรอื มีข้อมลู ประกอบเพอื่ นำ� เสนอ ๕.๓ ในกรณที ี่เอกสารน้นั เป็นเรือ่ งเกีย่ วกบั การนัดหมาย เช่น ก�ำหนดนดั ประชุม ก�ำหนดงานพิธี งาน พระราชพธิ ี หรอื นดั หมายอน่ื ๆ ควรบนั ทกึ ขอ้ มลู นนั้ ในสมดุ นดั หมาย เพอื่ สะดวกในการใหข้ อ้ มลู เมอ่ื มผี มู้ าตดิ ตอ่ หรอื ผ้บู งั คบั บัญชาสอบถาม ๕.๔ กรณเี ปน็ จดหมายถงึ ผบู้ งั คบั บญั ชา ซง่ึ มที ง้ั จดหมายราชการและจดหมายสว่ นตวั ผเู้ ปน็ เลขานกุ าร จะเป็นผู้เปดิ ซองจดหมาย ยกเว้นจดหมายสว่ นตัวของผูบ้ งั คบั บัญชา แตโ่ ดยปกติทั่วไปเราไม่สามารถจะทราบได้เลย วา่ จดหมายนน้ั เปน็ จดหมายสว่ นตวั หรอื ไม่ นอกจากจะไดเ้ หน็ วา่ เปน็ จดหมายสว่ นตวั ควรแยกประเภทจดหมายนน้ั ไว้ คนละแฟม้ และจดจำ� ชอื่ ผสู้ ง่ เพอ่ื ในโอกาสตอ่ ไปเราจะไดไ้ มต่ อ้ งเปดิ ซองจดหมาย การเปดิ ซองตอ้ งไมใ่ หซ้ องจดหมาย นั้นฉีกขาดควรใช้กรรไกรตัดริมซอง หรือใช้เปิดซองจดหมาย จดหมายส่วนตัวจะไม่มีการบันทึกหรือด�ำเนินการทาง ธรุ การ สาเหตุทีผ่ ู้ทำ� หน้าท่เี ลขานกุ ารจะตอ้ งตรวจสอบจดหมายกอ่ น เน่อื งจากในบางคร้งั อาจจะมจี ดหมายประเภท ใบปลิวโฆษณา หรอื แผ่นปลวิ ร้องเรยี นท่ไี ม่มผี ูล้ งนาม ซ่ึงควรใชด้ ุลพนิ ิจในการตรวจสอบก่อนนำ� เสนอด้วย ๕.๕ กรณเี ปน็ เอกสารลบั ผทู้ ำ� หนา้ ทเี่ ลขานกุ ารจะตอ้ งดำ� เนนิ การดว้ ยความระมดั ระวงั และเกบ็ รกั ษา ความลบั ตามระเบียบของทางราชการอยา่ งเครง่ ครัด มิควรแพร่งพรายให้บุคคลอ่ืนทราบ ในการกล่นั กรองเอกสารตา่ งๆ เลขานุการต้องให้ความส�ำคญั ในเรือ่ งดังตอ่ ไปน้ี - ความครบถ้วนของเนอื้ หา - ความถกู ตอ้ งของภาษา - ความถกู ต้องของรปู แบบการพิมพ์ตามระเบียบของทางราชการ ๖. เลขานุการกับการใช้จดหมายอิเล็กทรอนกิ ส์ (e-mail) ในท่ีน้ีจะไม่ขอกล่าวถึงวิธีการใช้อีเมล์ ท่ีผู้ใช้สามารถเลือกอีเมล์ชนิดต่างๆ ได้ท้ังฟรีและ เสียค่าใช้จ่าย ทั้งค�ำสั่งเป็นภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ซึ่งค�ำส่ังนั้นไม่ค่อยจะแตกต่างกันมากนัก ตัวอย่าง เช่น Hotmail หรือ Gmail เป็นต้น การใช้ค�ำว่าถึง Hotmail ใช้ค�ำว่า ส�ำเนาถึง ส�ำเนากลับถึง Gmail ใช้ค�ำว่า เพิ่ม Cc, เพิ่ม Bcc หรือค�ำว่า เรื่อง หัวเร่ือง ตามล�ำดับ รายละเอียดการใช้ท้ังการรับ-ส่ง-ตอบ ก็สามารถสมัครและทดลองใช้ได้ตามความเหมาะสมและความพึงพอใจของผู้ใช้ ส�ำหรับเรื่องที่จะกล่าวถึงต่อไปน้ี คงจะเกีย่ วขอ้ งกบั การนำ� เอาอเี มล์มาใชใ้ นงานเลขานกุ าร ทจ่ี ะท�ำอยา่ งไรให้เกดิ ประโยชนก์ ับงาน และหนว่ ยงานมาก ทสี่ ดุ โดยมขี อ้ แนะน�ำดงั น้ี 64

งานเลขานุการ ๐๒หน่วยที่ ๖.๑ ควรจดั เกบ็ อเี มลแ์ อดเดรส (E-mail Address) ไวใ้ นรายชอ่ื ผตู้ ดิ ตอ่ และบนั ทกึ เมอ่ื มกี ารตดิ ต่อกบั บคุ คล นนั้ ๆ ในครัง้ แรก และอเี มลบ์ างชนดิ สามารถจดั เก็บกลมุ่ ผู้ติดตอ่ ได้ ควรจดั ไวเ้ ป็นหมวดหมู่ ๖.๒ การสอบถามอีเมล์แอดเดรส กรณีติดต่อกันทางโทรศัพท์ ควรน�ำ Airline Codes หรือ ICAO Phonetic Alphabet มาใชเ้ พือ่ ป้องกนั การสะกดอกั ษรผดิ ๖.๓ การจดั เก็บอีเมล์แอดเดรสนนั้ ใหจ้ ดั เกบ็ ตามหนว่ ยดชั นี (ภาษาองั กฤษ-ชือ่ นามสกุล หนว่ ยที่ ๑ ช่ือ ตวั หน่วยที่ ๒ ชือ่ รอง หน่วยท่ี ๓) ๖.๔ เม่อื ไดร้ บั อเี มล์ จะตอ้ งตอบรับทุกครงั้ โดยใชค้ �ำสงั่ ตอบกลบั (reply) ๖.๕ กรณีที่จะต้องติดต่อกับบุคคลเดิมในเรื่องใหม่ ไม่ควรใช้ตอบกลับ (reply) ฉบับเดิม ควรก�ำหนด จดหมายใหม่ หรอื Computer ใหม่ ๖.๖ ตอ้ งเชค็ อีเมลท์ ุกวัน โดยกำ� หนดเวลาเช็คอเี มล์ เช่น เชา้ กลางวัน บา่ ย ๖.๗ การแนบไฟล์ (attach file) ไฟลท์ ี่จะแนบนัน้ ควรระบชุ ่ือใหส้ อดคล้องกบั เน้อื หาไฟล์ และการแนบ ไฟลท์ มี่ ีหน่วยความจำ� มากๆ อาจจะแยกอเี มล์เป็นหลายฉบบั (ปัจจุบนั free e-mail มีหนว่ ยความจ�ำมากข้นึ ) ๖.๘ ขอ้ ความทจ่ี ะเขียนในอีเมลค์ วรสั้น กระชับ และเขา้ ใจงา่ ย ส่วนรายละเอียดตา่ งๆ ควรจะเปน็ ไฟล์ แนบ (attach file) ๖.๙ ควรมีอเี มลส์ ำ� รองไว้มากกว่า ๑ อเี มล์ เช่น อาจมีทั้งของ Hotmail, Gmail หรือ Yahoo เปน็ ตน้ ๖.๑๐ อเี มล์ส�ำหรบั งานควรแยกต่างหากจากอีเมลส์ ่วนตัว ๖.๑๑ การเขา้ ไปอา่ นจดหมาย forward ทง้ั หลาย (ทไ่ี มเ่ กย่ี วขอ้ งกบั งาน) หรอื forward ตอ่ ขณะท�ำงานเป็น เร่ืองที่ไม่พงึ ปฏิบัติ ๖.๑๒ กรณีที่ free e-mail (Hotmail, Gmail) มักจะมีโปรแกรมแชทตา่ งๆ เชน่ msn (hotmail) ไม่ควร ใช้ขณะท�ำงาน เพราะจะทำ� ให้เสยี สมาธิ ทำ� งานล่าชา้ และเกิดความผดิ พลาดได้ ๖.๑๓ จัดการลดอีเมล์ขยะต่างๆ และหลีกเลี่ยงจากอีเมล์ขยะ โดยมีการไม่โพสต์หรือลงทะเบียนอีเมล์ ตามเวบ็ บอร์ดตา่ งๆ ไมต่ อบกลับอเี มลข์ ยะ (www.thaizone.com ๓๐ สงิ หาคม ๒๕๕๐) 65

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป กรณเี ลขานกุ ารได้รับผดิ ชอบอเี มลข์ องผ้บู ังคบั บัญชา นอกจากเลขานุการจะเป็นผู้รับส่งอีเมล์ในงานส�ำนักงานท่ีเกี่ยวข้องแล้ว บางคร้ังอาจจะไดร้ บั มอบหมาย ใหด้ แู ลอเี มลข์ องผบู้ งั คบั บญั ชา ดงั นน้ั ขอ้ พงึ ปฏบิ ตั ติ า่ งๆ ดงั ตอ่ ไปน้ี กค็ งจะเปน็ อกี หนา้ ทหี่ นง่ึ ของเลขานกุ ารยุคปัจจุบนั ๑. เปิดเช็คอีเมลข์ องผูบ้ งั คบั บญั ชาทกุ วนั ๒. แจ้งหรือติดตอ่ ผ้บู งั คบั บัญชาดว้ ยวาจา หากเปน็ เรื่องท่ีเร่งด่วน ๓. สรปุ เรอื่ งนำ� เสนอผบู้ งั คบั บญั ชาใหท้ ราบถงึ เนอื้ หาของอเี มล์ กรณมี เี อกสารแนบกใ็ หแ้ นบไปพรอ้ มกนั ๔. กรณที เี่ ปน็ เอกสารแนบและเกย่ี วขอ้ งกบั งาน กด็ ำ� เนนิ การลงทะเบยี นรบั (ถา้ ม)ี แลว้ นำ� เสนอผบู้ งั คบั บัญชา ๕. จัดเก็บเอกสารที่แนบมาพร้อมอีเมล์ เก็บไว้ในเคร่ืองคอมพิวเตอร์หรืออีเมล์ชนิดนั้นๆ แล้วจัดเก็บ เป็นหมวดหมขู่ องเร่อื งตามระบบจัดเก็บเอกสารของสำ� นักงาน ๖. จดั เก็บอีเมล์แอดเดรสของผตู้ ดิ ตอ่ งานกับผู้บงั คับบัญชาใหเ้ ป็นหมวดหมู่ และอาจเพิม่ รายละเอียด ของหมายเลขโทรศัพท์ ทอ่ี ยู่ หรืออ่นื ๆ ท่ีเก่ยี วข้อง ๗. จัดเก็บอีเมลท์ ี่อ่านแลว้ ไวเ้ ป็นหมวดหม่หู รอื ลบทงิ้ กรณีไม่ไดใ้ ช้ ๘. จดั การอเี มลข์ ยะต่างๆ และหลีกเลี่ยงจากอเี มล์ขยะ ดงั ท่กี ล่าวไปแลว้ วา่ อีเมลก์ �ำลงั เขา้ ไปอยู่ในแทบทุกสาขาอาชพี ไมว่ า่ จะเป็นภาคธุรกจิ และบรกิ ารต่างๆ นน้ั เลขานกุ ารในยคุ ปจั จบุ นั กค็ งจะตอ้ งยอมรบั วา่ ความรใู้ นการใชอ้ เี มล์ เรมิ่ ตงั้ แตก่ ารสมคั รอเี มล์ ของบรกิ ารฟรอี เี มล์ หรือขององค์กร (ถ้ามี) รวมถึงงานสง่ -รบั -ตอบ-ลบ จดั การอเี มล์เม่ือมงี านใชอ้ ีเมล์เกดิ ข้ึนกค็ งจะตอ้ งมีข้อทคี่ วรปฏิบตั ิ นัน่ คอื จะท�ำอยา่ งไรใหก้ ารปฏบิ ตั ใิ นเรื่องนี้เป็นประโยชน์ส�ำหรบั งานสำ� นักงานตอ่ ไป เมือ่ เราน�ำมาใชใ้ หเ้ กดิ ประโยชน์ แลว้ การรเู้ ทา่ ทันอเี มลก์ เ็ ปน็ เรอื่ งทตี่ ้องร้เู ชน่ กัน ๗. วิธีปฏิบตั ิเกย่ี วกับการเตรยี มสนุ ทรพจนห์ รอื ค�ำกลา่ วต่างๆ เนื่องจากผู้บงั คับบัญชามีภาระหนา้ ทมี่ าก ไม่มเี วลาที่จะเตรียมสนุ ทรพจน์หรือคำ� กลา่ วตา่ งๆ ด้วยตนเอง ดงั นนั้ จงึ เปน็ งานของเลขานกุ ารทจี่ ะตอ้ งเตรยี มสนุ ทรพจนห์ รอื คำ� กลา่ วในโอกาสตา่ งๆ ใหแ้ กผ่ บู้ งั คบั บญั ชา บางครง้ั ก็เป็นเพียงการเรียบเรียงเร่ืองราว หรือจัดเตรียมบางส่ิงบางอย่างท่ีใช้เป็นแนวทางให้แก่ผู้บังคับบัญชาในการกล่าว เทา่ น้ัน ซง่ึ มีขอ้ ควรปฏิบตั ิดังนี้ ๗.๑ ศึกษาหาข้อมูลประกอบการจัดเตรียมสุนทรพจน์หรือค�ำกล่าวนั้นๆ ท้ังในเรื่องของรูปแบบและ เนื้อหา เช่น คำ� ข้ึนต้นของการกลา่ ว จะต้องกล่าวอยา่ งไร โดยรูปแบบของค�ำขึน้ ตน้ ตอ้ งอาศัยข้อมลู ประกอบ คอื เรา จะตอ้ งทราบถงึ องคป์ ระกอบของงานท่ีจดั ข้นึ ว่ามีผู้ใดรว่ มงานบา้ ง ใครเปน็ ประธานในพิธี ต�ำแหน่ง ยศศักดิ์ ไลเ่ ลยี ง กนั อยา่ งไร เปน็ ต้น ในส่วนของเน้อื หาก็ตอ้ งเป็นข้อมลู ท่ีถูกตอ้ ง เชื่อถือได้ บางคร้ังตอ้ งคน้ คว้าข้อมลู บางประการ เช่น ประวตั คิ วามเปน็ มา สถติ ิ เปน็ ตน้ เพอ่ื เพมิ่ ความนา่ สนใจแกผ่ รู้ บั ฟงั และแสดงถงึ ความสนใจและความรอบรู้ (Smart) ของผกู้ ลา่ ว 66

งานเลขานกุ าร ๐๒หน่วยที่ ๗.๒ คดั เลอื กตวั อยา่ งสนุ ทรพจนห์ รอื คำ� กลา่ วของบคุ คลอน่ื ๆ ในเรอ่ื งประเภทเดยี วกนั เปน็ แนวทางสำ� หรบั ผู้บังคับบัญชา เพอ่ื ใชเ้ ปรยี บเทยี บและแกไ้ ขสนุ ทรพจน์หรอื ค�ำกล่าวทไี่ ดจ้ ัดเตรียมไว้ ๘. การกล่าวต้อนรบั ผู้ท่มี าติดต่อ กอ่ นจะถงึ วิธปี ฏบิ ตั ิในการต้อนรบั เราควรทราบถึงหลักของการต้อนรบั ในเบ้อื งต้นเพ่อื เป็นแนวทางของ การปฏบิ ัติตอ่ ไป หลักการต้อนรบั สง่ิ ที่ผทู้ �ำหนา้ ที่ตอ้ นรับจะตอ้ งมีหรือแสดงออก คือ ๑. แสดงอธั ยาศยั ดี คอื ผู้ต้อนรบั ตอ้ งแสดงต่อผ้มู าติดต่อด้วยความรูส้ กึ เต็มใจจากใจจริง มใิ ช่แสรง้ ท�ำ ต้องกระท�ำด้วยกิริยาธรรมดา แม้บุคคลน้ันจะมีฐานะต�่ำกว่าตนก็ตาม อย่าแสร้งท�ำ ซ่ึงจะท�ำให้ผู้มาติดต่อไม่พอใจ อนั จะท�ำให้เกดิ ทศั นคตทิ ีไ่ ม่ดตี ่อสำ� นักงาน ๒. แสดงความเอาใจใสแ่ ละเปน็ มติ ร คอื ผตู้ อ้ นรบั จะตอ้ งเขา้ ใจธรรมชาตขิ องมนษุ ยใ์ นขอ้ หนง่ึ วา่ “มนษุ ยเ์ รา ชอบใหใ้ ครตอ่ ใครสนใจตน” ผตู้ อ้ นรับจะตอ้ งไม่แสดงกิริยามนึ ตงึ หรือไม่เตม็ ใจต้อนรับผ้มู าติดต่อ ๓. สอบถามกจิ ธรุ ะ คอื ผตู้ อ้ นรบั ควรทกั ทายปราศรยั กอ่ นทนั ที เมอื่ มผี มู้ าตดิ ตอ่ จะมาหาผใู้ ดกต็ าม อยา่ ปล่อยใหผ้ มู้ าตดิ ต่อยืนรีรอหรือเกอ้ เขินอยู่ เพราะบางครัง้ ผมู้ าติดต่อบางคนไมท่ ราบวา่ จะติดตอ่ สอบถามได้จากที่ใด ดงั นนั้ ผู้ตอ้ นรับควรจะเช้อื เชญิ ก่อนด้วยการแสดงความเอาใจใสแ่ ละทกั ทายดว้ ยคำ� พดู สภุ าพ เชน่ “สวสั ดคี ะ่ ” (ครบั ) “ดฉิ นั ” (ผม) เปน็ ตน้ ซง่ึ การทกั ทายดงั กลา่ วจะชว่ ยใหผ้ ูม้ าติดต่อรสู้ กึ สบายใจข้ึนบ้าง และท�ำใหท้ ราบถึงเร่อื งของเขา ด้วย เมื่อทราบแล้วก็สามารถให้คำ� แนะน�ำหรือด�ำเนินการตามความประสงค์ของเขาไดต้ ่อไป ๔. เป็นผู้มจี ติ บริการ มีบคุ ลกิ ภาพดี แตง่ กายสะอาดและเหมาะสม วธิ ปี ฏบิ ตั ใิ นการตอ้ นรับผู้ทมี่ าติดต่อ ในการต้อนรับผู้ท่ีมาติดต่อ ผู้ท�ำหน้าท่ีเลขานุการจะต้องตระหนักอยู่เสมอว่า ตนเองเป็นผู้แทนของ ส�ำนักงาน ควรต้องพูดให้เกิดทัศนคติที่ดีต่อส�ำนักงาน ดังนั้น ผู้ท�ำหน้าท่ีเลขานุการจะต้องเป็นผู้ท่ีมีลักษณะดี มี วาทศิลป์ มีความอดทน รอบคอบ เขา้ ใจสภาวะและจิตใจของผู้มาตดิ ตอ่ ซง่ึ มหี ลากหลายประเภท และต้องสามารถ หาวธิ สี อบถาม เพอื่ ใหท้ ราบความตอ้ งการของผมู้ าตดิ ตอ่ จะไดอ้ ำ� นวยความสะดวกไดอ้ ยา่ งถกู ตอ้ งและเปน็ ประโยชน์ แก่สำ� นกั งาน ซ่ึงมีข้อควรปฏบิ ัติ ดังน้ี ๑. เมอื่ มผี มู้ าตดิ ตอ่ ตอ้ งแสดงทา่ ทเี ปน็ มติ ร ใหเ้ ขาเกดิ ความรสู้ กึ วา่ เรายนิ ดที จ่ี ะตอ้ นรบั มสี หี นา้ ยม้ิ แยม้ แจม่ ใส ในกรณที ผ่ี มู้ าตดิ ตอ่ เปน็ ผทู้ มี่ อี าวโุ สควรใหเ้ กยี รตดิ ว้ ยการยนื ตอ้ นรบั ในบางครงั้ สำ� หรบั ผอู้ าวโุ สทม่ี คี วามสำ� คญั เป็นกรณพี เิ ศษ การลกุ ข้ึนและเดนิ ไปให้การตอ้ นรับก็เปน็ สิง่ ที่สมควรจะกระทำ� ๒. ต้องมกี ริ ิยามารยาททีเ่ รยี บร้อย ไม่แสดงความรงั เกียจหรือแสดงกริ ิยาเบือ่ หน่าย ร�ำคาญให้ปรากฏ ๓. การพูดหรือถามต้องเป็นไปในลักษณะที่แสดงความสุภาพอ่อนน้อม หากขณะที่มีผู้มาติดต่อนั้นยัง ไม่อาจจะให้การต้อนรับหรือซักถามได้ เน่ืองจากติดธุระส�ำคัญ ควรเช้ือเชิญให้น่ังรอก่อน และรีบเร่งท�ำธุระให้เสร็จ หากไม่ใช่ธรุ ะสำ� คัญจะตอ้ งผละจากธรุ ะน้ันกอ่ นเพอ่ื จะใหก้ ารต้อนรบั และซกั ถาม 67

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๔. กรณที ม่ี ผี มู้ าตดิ ตอ่ ในโอกาสเดยี วกนั หลายคน ควรใหค้ วามสนใจและใหก้ ารตอ้ นรบั อยา่ งทดั เทยี มกนั ๕. ใชค้ วามสามารถทจี่ ะสรปุ รวบรดั ความประสงคข์ องผมู้ าตดิ ตอ่ เพอื่ มใิ หเ้ สยี เวลามากนกั แตต่ อ้ งระวงั มใิ ห้เปน็ การเร่งรดั จนเกินไป ซ่งึ จะเป็นเร่ืองที่เสยี มารยาทและไมตรอี ันดี ๖. จะตอ้ งมคี วามฉลาดและไหวพรบิ ในการตดั สนิ ใจวา่ จะใหบ้ คุ คลทมี่ าตดิ ตอ่ เขา้ พบผบู้ งั คบั บญั ชาหรอื ไม่ หรืออาจเรยี นถามผู้บงั คบั บญั ชาเปน็ แนวทางในเบื้องตน้ ไวก้ ่อนว่า บุคคลประเภทใดทท่ี า่ นไมป่ ระสงคจ์ ะใหเ้ ขา้ พบ บา้ ง เราจะไดห้ าวธิ กี ารแจง้ ใหเ้ ขาทราบโดยไมใ่ หเ้ ขาเสยี ความรสู้ กึ วา่ ไมไ่ ด้รับการตอ้ นรบั หรืออาจเรียนถามเป็นกรณๆี ไป ซึ่งการเรียนถามในกรณีหลังน้ี ต้องอาศัยความแนบเนียนกว่าในกรณีแรก เพราะเป็นกรณีที่เขาทราบว่าผู้บังคับ บัญชาอยู่ แต่ไม่ทราบสาเหตุว่าท�ำไมเขาจึงเข้าพบไม่ได้ เราจะต้องหสาเหตุท่ีเหมาะสมและไม่ท�ำให้เกิดความรู้สึกท่ี ไม่ดตี ่อผูบ้ ังคับบญั ชา ๗. กรณีบุคคลน้ันเป็นบุคคลที่ผู้บังคับบัญชาให้เข้าพบได้ หากผู้บังคับบัญชายังมีแขกอื่นอยู่ หรือติด ภารกิจบางประการที่ท�ำให้ต้องรอเวลาอยู่ก่อน ผู้ท�ำหน้าท่ีเลขานุการจะต้องต้อนรับด้วยการเช้ือเชิญให้น่ังคอยในท่ี ที่เหมาะสม เช่น ทร่ี ับรองผมู้ าติดตอ่ และจดั หาหนังสอื มาให้อ่าน รวมท้ังอาจจัดหาเครื่องดืม่ มารับรองระหวา่ งทร่ี อ พบผบู้ งั คบั บญั ชานนั้ ดว้ ย และหากเลขานกุ ารมเี วลาวา่ งพอกอ็ าจจะพดู คยุ ในเรอ่ื งธรรมดาทวั่ ไปแตห่ ากไมว่ า่ งกส็ ามารถ พดู จาขอตวั ไปทำ� งานทค่ี า้ งไวโ้ ดยบอกกลา่ วกบั ผรู้ อวา่ เมอ่ื ผบู้ งั คบั บญั ชาพร้อมใหเ้ ข้าพบแล้วจะรบี มาเรยี นเชญิ ทันที วิธปี ฏบิ ัติในการนดั หมาย ผทู้ ำ� หนา้ ทเ่ี ลขานกุ ารจะตอ้ งรบั ผดิ ชอบในการนดั หมาย ตลอดจนการบนั ทกึ นดั หมายนน้ั ไว้ จะตอ้ งมกี าร วางหลักเกณฑ์การเขา้ พบไว้ด้วย ซง่ึ มขี อ้ ควรปฏิบัตดิ งั นี้ ๑. ควรจดั บนั ทกึ การนัดหมายไวท้ ุกครง้ั เพราะเป็นส่งิ ท่ีจำ� เปน็ และจะตอ้ งกระท�ำอยา่ งรอบคอบด้วย ไมค่ วรใชว้ ิธจี ดจำ� เพราะอาจเกดิ ขอ้ ผดิ พลาดได้ ๒. การรับนัดหมายจากบคุ คลภายนอก ตอ้ งขอทราบรายละเอียดทั้ง ชอ่ื ชื่อสกลุ เร่ืองทน่ี ดั หมาย วัน เวลาทขี่ อนัดหมาย รวมถงึ สถานทต่ี ิดตอ่ กลบั และหมายเลขโทรศัพท์ดว้ ย ทัง้ น้ี เพือ่ สอบถามและจัดนดั หมายใหต้ รง กับวัน เวลาและความประสงค์ของผ้บู ังคบั บัญชาในการรับนดั ด้วย ๓. การขอนัดหมายให้ผู้บังคับบัญชาพบบุคคลภายนอก ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นบุคคลในระดับท่ีสูงกว่าผู้ บงั คับบัญชา ดงั นน้ั ผทู้ �ำหนา้ ทเี่ ลขานุการจะต้องขอค�ำปรึกษาจากผู้บงั คับบญั ชาและจัดกำ� หนดวนั เวลาทีส่ ะดวกใน การขอนดั หมายอยา่ งน้อย ๒ เวลา ซึง่ อาจจะระบุเวลาที่แน่นอน หรือช่วงเวลาเพ่อื ใหเ้ ขาเลอื กไดส้ ะดวกขึ้น เชน่ “วัน จนั ทร์ที่ ๑๐ เวลา ๑๑.๐๐ น. หรือวันองั คารที่ ๑๑ เวลา ๑๑.๐๐ น.” หรือวนั จนั ทร์ท่ี ๑๐ ชว่ งเชา้ หรอื บ่ายก็ได”้ เป็นตน้ ๔. กรณที มี่ บี คุ คลมาตดิ ตอ่ โดยมไิ ดน้ ดั หมาย ผทู้ ำ� หนา้ ทเ่ี ลขานกุ ารจะตอ้ งสอบถามกอ่ นวา่ ไดม้ กี ารนดั หมายไวล้ ว่ งหน้าหรอื ไม่ - กรณที ี่ไม่ไดม้ กี ารนดั หมายไวล้ ว่ งหน้า และผูบ้ ังคบั บัญชาอยู่ในส�ำนักงาน ผทู้ ำ� หน้าทเี่ ลขานกุ ารจะ ต้องเป็นผู้ตัดสินใจในเบื้องต้นอย่างรวดเร็วว่าสมควรจะให้พบผู้บังคับบัญชาหรือไม่ แต่การตัดสินใจน้ันไม่ควรดูจาก การแตง่ กายของบคุ คล เพราะบางคนแตง่ กายดมี ากแตอ่ าจมาขายประกนั หรอื บางคนอาจแตง่ กายธรรมดาแตเ่ ปน็ บคุ คล สำ� คญั กไ็ ด้ ถา้ พจิ ารณาแลว้ เหน็ วา่ บคุ คลนน้ั ไมส่ มควรใหเ้ ขา้ พบผบู้ งั คบั บญั ชา ผทู้ ำ� หนา้ ทเ่ี ลขานกุ ารจะตอ้ งใชว้ าทศลิ ปใ์ น การพดู ใหบ้ คุ คลนน้ั เขา้ ใจวา่ ผบู้ งั คบั บญั ชาตดิ ภารกจิ สำ� คัญอยไู่ ม่อาจให้เขา้ พบได้ ดงั น้นั อาจขอให้ฝากขอ้ ความเพือ่ ให้ 68

งานเลขานุการ ๐๒หน่วยที่ ผบู้ ังคบั บญั ชาพิจารณาและก�ำหนดวันนดั หมายในภายหลงั ซง่ึ จะแจง้ ใหท้ ราบทางโทรศพั ทอ์ กี ครง้ั หน่ึง เปน็ ตน้ สว่ น ในกรณที พี่ จิ ารณาแลว้ วา่ สมควรกข็ อทราบชอ่ื หรอื ขอนามบตั รของผนู้ น้ั รวมทง้ั เรอ่ื งทข่ี อเขา้ พบดว้ ยเพ่ือน�ำเรียนผู้บังคับ บัญชา - กรณีที่ไม่ได้มกี ารนัดหมายไว้ และผ้บู งั คับบญั ชาไม่อย่ใู นสำ� นักงาน ควรขอทราบชอื่ นามสกุล และ ธุระของผมู้ าติดต่อ และบนั ทกึ นำ� เรียนใหผ้ ู้บงั คบั บญั ชาทราบในภายหลงั ๕. กรณีที่ได้มีการนัดหมายไว้ล่วงหน้า ผู้ท�ำหน้าที่เลขานุการจะต้องน�ำเข้าพบตามเวลาหรือก่อนเวลา หากผู้บังคับบัญชาสะดวกและไม่มีภารกิจอื่น และผู้ท�ำหน้าท่ีเลขานุการควรทักทายโดยการเอ่ยนามของผู้มาติดต่อ จะทำ� ใหเ้ ขารสู้ กึ วา่ ไดร้ บั ความสนใจและเอาใจใส่ ทำ� ใหเ้ กดิ ความประทบั ใจตอ่ การตอ้ นรบั ของเรา เชน่ สวสั ดคี ะ่ (ครบั ) คุณ...ที่นัดไว้ใช่ไหมคะ (ครับ) เชิญน่ังรอสักครู่นะคะ (ครับ) ดิฉัน (ผม) จะน�ำเรียนให้ท่านทราบว่าคุณ...มาถึงแล้ว เป็นต้น ๖. การเรียนให้ผู้บังคับบัญชาทราบถึงก�ำหนดนัด หากผู้บังคับบัญชาอยู่เพียงล�ำพัง อาจเรียนโดยตรง ดว้ ยวาจา แตห่ ากท่านกำ� ลงั มแี ขกหรอื ก�ำลังประชมุ ใหห้ าวิธีเขยี นโน้ตสั้นๆ นำ� เรียน หรอื อาจแนบนามบตั รของผเู้ ข้า พบไปด้วยก็ได้ ๗. กรณีที่ผู้นัดหมายไว้หรือผู้ท่ีได้รับอนุญาตให้เข้าพบ ใช้เวลาเกินที่นัดหมายหรือเวลาท่ีสมควรมาก และผู้บงั คบั บัญชามีภารกิจทจ่ี ะตอ้ งท�ำอยา่ งอ่ืนต่อ เชน่ มีแขกคนต่อไป หรือมีประชมุ ควรโทรศัพท์หรือเขยี นบนั ทึก ส้นั เรยี นใหผ้ ้บู งั คบั บญั ชาทราบ ๘. ผู้ท�ำหน้าที่เลขานุการจะต้องสามารถจดจ�ำชื่อและจ�ำบุคคลได้อย่างแม่นย�ำ อันจะเป็นประโยชน์ สำ� หรับการตอ้ นรบั ทเ่ี หมาะสมยง่ิ ข้ึนในโอกาสต่อไป วธิ ปี ฏิบตั ใิ นการใหข้ อ้ มลู ต่างๆ ผูท้ ำ� หนา้ ทีเ่ ลขานกุ ารจะต้องเป็นผู้ทคี่ วรจดจำ� หรอื รอบรเู้ รื่องราวต่างๆ ไดห้ มดทกุ อยา่ ง ซง่ึ เปน็ การรอบรู้ ในลกั ษณะกวา้ งๆไมไ่ ดเ้ จาะลกึ ได้ยงิ่ จะเปน็ ประโยชนต์ อ่ การทำ� งานดงั นนั้ เพอื่ ใหก้ ารปฏบิ ตั งิ านเปน็ ไปอยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพ รวดเร็ว และถกู ต้อง มีขอ้ ปฏบิ ัติดังนี้ ๑. จะต้องเป็นผู้ที่ใฝ่รู้ และขวนขวายหาอุปกรณ์ หรือหนังสืออ้างอิงต่างๆ มาประกอบในการท�ำงาน อยเู่ สมอ หนงั สอื ท่ีควรมีอยู่ประจำ� เช่น พจนานกุ รมฉบับราชบณั ฑติ ยสถาน พจนานกุ รมองั กฤษไทย สมุดรายนาม ผใู้ ชโ้ ทรศัพท์ นามสงเคราะหส์ ว่ นราชการไทย ระเบียบงานสารบรรณ แผนท่ปี ระเทศไทย แผนทโี่ ลก เปน็ ต้น ส่วน หนงั สอื อ่ืนๆ ท่ีจำ� เปน็ เกยี่ วกบั การท�ำงาน เชน่ การประดับเครือ่ งราชอสิ รยิ าภรณ์ การใช้คำ� ราชาศัพท์ หนงั สือพมิ พ์ รายวนั รายสัปดาห์ เปน็ ตน้ ๒. การใหข้ อ้ มลู แกผ่ บู้ งั คบั บญั ชา ควรเปน็ ขอ้ มลู ทถ่ี กู ตอ้ งและชดั เจนแนน่ อน ในกรณที ไ่ี มส่ ามารถใหค้ ำ� ตอบไดใ้ นทนั ที เนอื่ งจากไมม่ รี ายละเอยี ดหรอื ไมแ่ นใ่ จวา่ จะถกู ตอ้ ง ผทู้ ำ� หนา้ ทเ่ี ลขานกุ ารไมค่ วรจะใหค้ ำ� ตอบ ควรเรยี น ใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชาทราบตามความจรงิ วา่ ไมท่ ราบเรอื่ งนห้ี รอื ยงั ไมแ่ นใ่ จในเรอ่ื งนแ้ี ตจ่ ะรบี หาขอ้ มลู นำ� มาเรยี นใหท้ ราบโดย เรว็ ตอ้ งจำ� ไวว้ า่ การใหข้ อ้ มลู ผดิ ๆ แกผ่ บู้ งั คบั บญั ชาเพอ่ื รกั ษาหนา้ ตนเองวา่ เปน็ ผรู้ ทู้ กุ เรอื่ งนนั้ จะทำ� ใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชา เสยี หนา้ เมื่อท่านน�ำข้อมลู ท่ไี ดจ้ ากเราไปบอกกลา่ วกบั คนอ่ืน หรือใช้ในการตัดสนิ ใจ ผลทีจ่ ะเกิดตามมาภายหลังจะ เปน็ เรื่องทเี่ สียหายยง่ิ ต่อการทำ� หน้าทข่ี องเลขานุการ 69

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๓. การจดั เกบ็ เอกสารทเ่ี ปน็ ระบบ จะทำ� ให้การใหข้ อ้ มูล หรอื การค้นหาเป็นไปด้วยความรวดเรว็ และทนั ต่อความตอ้ งการของผบู้ ังคับบัญชา วิธีปฏิบตั ใิ นการจดั เกบ็ เอกสาร การจดั เกบ็ เอกสารเปน็ หนา้ ทท่ี ส่ี ำ� คญั ประการหนง่ึ ของผทู้ ำ� หนา้ ทเ่ี ลขานกุ าร เพราะเปน็ ผทู้ ผี่ บู้ งั คบั บญั ชา ไวว้ างใจในการเกบ็ เอกสารตา่ งๆ ทง้ั ทส่ี ำ� คญั และไมส่ ำ� คญั เลขานกุ ารควรมรี ะบบการจดั เกบ็ เอกสารทด่ี เี พอื่ สะดวกใน การค้นหา และงา่ ยต่อการจดั เกบ็ ดังน้ัน ควรมีวธิ แี ยกประเภทของเอกสารและจัดเกบ็ เป็นประเภทของเอกสาร ดังน้ี ๑. เอกสารที่ยงั อยรู่ ะหว่างการปฏบิ ตั ิงาน ๒. เอกสารที่ปฏบิ ัตงิ านเสร็จสน้ิ แล้ว สามารถแยกเปน็ - เอกสารที่ไม่จ�ำเป็น หมายถึง เอกสารท่ีมีคุณค่าในระยะเวลาส้ันๆ เช่น ร่างเอกสารที่เขียนด้วย ปากกาหรอื ดนิ สอ ประกาศต่างๆ จดหมายเชญิ ประชุม เป็นตน้ จัดเปน็ เอกสารประเภทไม่ควรเกบ็ ไว้ - เอกสารที่มีประโยชน์ หมายถึง เอกสารที่มีประโยชน์เพ่ือใช้ในการปฏิบัติงานภายในระยะเวลา ๔-๕ สัปดาห์ หลังจากพ้นระยะเวลาน้นั พอสมควรแล้ว จดั เป็นเอกสารทไี่ มค่ วรเกบ็ ไว้ - เอกสารส�ำคัญ หมายถึง เอกสารท่ีมีคุณค่าหรือความส�ำคัญต่อองค์กรหรือผู้บังคับบัญชา หาก สญู หายจะเป็นผลเสยี รา้ ยแรงต่อองค์กรหรอื ผู้บงั คบั บญั ชา เชน่ เอกสารทางด้านกฎหมาย หนังสอื สัญญาต่างๆ จดั เป็นเอกสารทีค่ วรเก็บไวต้ ลอด ๓. เอกสารทค่ี วรทำ� ลาย หมายถงึ เอกสารทไี่ มม่ คี วามจำ� เปน็ ตอ้ งใช้ และไมม่ กี ฎหมายบงั คบั ใหต้ อ้ งเกบ็ ไว้ ทัง้ นี้ เม่ือแยกประเภทเอกสารแล้ว ในการจดั เกบ็ เอกสารให้ถือปฏิบัตติ ามระเบียบส�ำนกั นายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณให้ถูกต้องอย่างเป็นระบบ เพื่อง่ายต่อการจัดเก็บและสะดวกในการค้นหา อีกท้ังยังเพ่ือความ เปน็ ระเบยี บเรียบร้อยด้วย เทคนคิ การประสานงาน การประสานงาน คอื การจดั ระเบยี บวธิ กี ารทำ� งานเพอ่ื ใหง้ านและเจา้ หนา้ ทฝี่ า่ ยตา่ งๆ รว่ มมอื ปฏบิ ตั งิ านเปน็ แนวทางเดียวกนั ไม่ทำ� ใหง้ านซ�ำ้ ซ้อน หรอื เหล่ือมล�้ำกนั เพ่อื ใหก้ ารทำ� งานเปน็ ไปอย่างราบร่นื และมีประสทิ ธภิ าพ กอ่ นการประสานงาน เราควรทราบความตอ้ งการใหแ้ น่ชดั ว่า เราจะประสานใหเ้ กดิ ผลลัพธ์ทเ่ี ราตอ้ งการได้ อยา่ งไร เชน่ เพอื่ แจง้ ให้ทราบ เพอ่ื ขอความยนิ ยอมหรือให้ความเหน็ ชอบ เพื่อขอความชว่ ยเหลือ เพอื่ ขจัดขอ้ ขัดแย้ง ท่ีอาจจะเกิดข้ึน เพ่ือรักษาสัมพันธภาพต่อกัน ซึ่งรูปแบบในการประสานงาน คือ แบบทางการและไม่เป็นทางการ ดังนี้ ๑. การใช้เคร่อื งมือสื่อสาร เช่น โทรศัพท์ โทรสาร อเี มล์ ๑.๑ โทรศัพท์ เป็นเครื่องมือสอ่ื สารท่รี วดเร็ว ประหยดั เวลา ๑.๒ กอ่ นเรม่ิ ประสาน คดิ กอ่ นวา่ เราตอ้ งการอะไร เมอ่ื ไหร่ ทไี่ หน อยา่ งไร ควรตดิ ตอ่ ใคร หนว่ ยงานใด ๑.๓ ควรมบี ญั ชโี ทรศัพท์ของบคุ คลและหนว่ ยงานทเ่ี กี่ยวข้องไวเ้ ปน็ ส่วนตวั และส่วนกลาง 70

งานเลขานุการ ๐๒หน่วยที่ ๑.๔ เมอื่ ตดิ ตอ่ กบั ผใู้ ด ควรจดชอ่ื และเบอรโ์ ทรศพั ทข์ องผนู้ นั้ ไวใ้ ชต้ ดิ ตอ่ ในโอกาสตอ่ ไป บางครงั้ ควร ทำ� เป็นบัญชีไวใ้ นปกแฟม้ เรือ่ งนน้ั ๆ ๑.๕ ควรประสานกบั ผูท้ ีอ่ ยูใ่ นระดับเดียวกันหรอื ต�ำ่ กว่ากอ่ น ๑.๖ ใช้คำ� พูดสุภาพ ใหเ้ กยี รตคิ ู่สนทนา แมร้ วู้ ่าเขามตี �ำแหน่งต่�ำกว่า ไมพ่ ูดยกตนข่มท่าน ๑.๗ อาจหาขอ้ มลู กอ่ นวา่ ผ้ทู ี่เราจะติดต่อประสานงาน เปน็ ผใู้ ด ตำ� แหนง่ หน้าที่ใด อายุเท่าใด เม่อื สนทนากันอาจเรียก พี่ น้อง ท่าน จะทำ� ให้เขารู้สึกดี ๑.๘ การอ่อนน้อมถอ่ มตนด้วยความจริงใจ มกั เป็นทพี่ อใจของผอู้ น่ื ๑.๙ ในการประสานครัง้ ท่ี ๒ หลงั จากรจู้ กั กนั แล้ว อาจทกั ทายหรอื ซักถามดว้ ยความหว่ งใย จริงใจ เกย่ี วกับเร่ืองสขุ ภาพ การงาน ฯลฯ ก่อนประสานเร่ืองงาน ๑.๑๐ กลา่ วค�ำขอบคณุ ทกุ ครั้ง กอ่ นจบการสนทนา ๑.๑๑ เม่อื รับปากเร่อื งใดไว้ ต้องรบี ทำ� เช่น จะรีบส่งโทรสารไปให้ จะรีบท�ำหนังสือไป ๒. การประสานดว้ ยหนังสือ ๒.๑ ใช้ในกรณที ่ีเปน็ งานประจ�ำทท่ี งั้ สองหน่วยงานทราบระเบียบปฏบิ ัติอยแู่ ล้ว ๒.๒ หากเปน็ เรื่องใหม่ ควรประสานทางโทรศพั ท์กอ่ นเสมอ ๒.๓ ตวั อยา่ งเร่ืองท่ีอาจตอ้ งมีหนังสือไป หลังจากโทรติดต่อดว้ ยวาจาแล้ว เชน่ ขอทราบขอ้ มลู ขอ หารือ ขอทราบความตอ้ งการ ขอรบั การสนับสนุน ขอความอนเุ คราะห์ ฯลฯ ๒.๔ การร่างหนังสอื ควรให้ถูกหลกั การ ถูกต้อง ถูกใจ (ผู้รับ) ๒.๕ การรา่ งหนังสอื ขอรับการสนับสนุน หรอื ขอความอนเุ คราะห์ ควรประกอบด้วย - เหตทุ ี่มีหนังสือมา - ยกยอ่ งหน่วยงานทีจ่ ะขอรับการสนบั สนุน/ขอความอนเุ คราะห์ - เร่ืองราวท่ีตอ้ งการขอรบั การสนบั สนนุ /ขอความอนเุ คราะห์ - ตงั้ ความหวังทจ่ี ะได้รับการสนบั สนุน/ขอความอนเุ คราะห์ - ขอบคณุ ๒.๖ การรา่ งหนังสือขอความรว่ มมอื ควรประกอบดว้ ย - เหตุทีม่ หี นังสือมา - ความจ�ำเป็นและเร่ืองที่จะขอความรว่ มมือ - เร่ืองราวทตี่ ้องการขอความร่วมมอื - ตง้ั ความหวงั ที่จะได้รับความร่วมมอื - ขอบคุณ ๒.๗ เมือ่ ไดร้ ับการสนบั สนนุ การอนุเคราะหแ์ ล้ว ควรมีหนังสอื ไปขอบคุณหนว่ ยงานน้นั ๆ เสมอ เพื่อ สานความสมั พันธ์ไว้ส�ำหรับโอกาสตอ่ ไป 71

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๓. การพบปะด้วยตนเอง เป็นการประสานงานทดี่ ีทส่ี ดุ เพราะไดพ้ บหนา้ ไดเ้ หน็ บุคลิกลกั ษณะ สหี น้าทา่ ทางของผตู้ ดิ ตอ่ ทั้งสอง ฝา่ ย มเี วลาในการซกั ถามทำ� ความเขา้ ใจกนั ไดอ้ ยา่ งพอเพยี ง เพราะทง้ั สองฝา่ ยตอ้ งวางมอื จากงานอนื่ ๆ ทง้ั หมด ซง่ึ ใน การพบปะด้วยตนเองเราควรเตรยี มหวั ขอ้ หารือไปใหพ้ รอ้ ม และจดบันทึกไว้ หากอกี ฝ่ายไม่ไดบ้ นั ทึก เราอาจบันทึก สนั้ ๆ ใสก่ ระดาษโนต้ ไวใ้ หเ้ ขา หรอื เตรยี มพมิ พร์ ายการไปลว่ งหนา้ เพอ่ื ใหเ้ ขามบี นั ทกึ ชว่ ยจำ� และใชส้ ง่ั การแกบ่ คุ ลากร ในหน่วยงานของเขาได้ ข้อเสียของการพบปะด้วยตนเอง คือ ใช้เวลามาก จึงมักใช้การพบปะในกรณีท่ีเปน็ เรอ่ื งนโยบาย เปน็ เรอ่ื งสำ� คญั หรอื มรี ายละเอยี ดมาก หรอื ตอ้ งการใหเ้ กยี รตใิ หค้ วามสำ� คญั แกอ่ กี ฝา่ ยหนงึ่ หรอื ตอ้ งการสร้างความรสู้ ึกที่ ดแี กอ่ ีกฝ่ายหนงึ่ ให้เขารสู้ ึกว่าเราให้ความสำ� คญั แก่เขาด้วยการมาพบดว้ ยตนเอง เทคนคิ การประสานงานแบบมืออาชีพ ๑. ศึกษาข้อมูลให้ถ่องแท้ ท้ังในเรื่องงาน และโดยเฉพาะคนท่ีเราจะประสานงานด้วย ว่าเป็นคนอย่างไร มีบุคลิกภาพอย่างไร ชอบวิธีการแบบไหน เพ่ือจะได้เตรียมวิธีเจรจา หว่านล้อม หรือซ้ือใจให้ถูกต้อง เพราะถ้า วัตถุประสงค์ชดั เจน แต่เขา้ ผิดวธิ กี อ็ าจทำ� ใหห้ นทางท่ีจะเดนิ ไปไม่สะดวกนกั ๒. วตั ถปุ ระสงคช์ ดั เจน จะไดไ้ มเ่ กดิ ภาวการณท์ ำ� งานซำ�้ ซอ้ น และมเี ปา้ หมายชดั เจนในระยะเวลาการดำ� เนนิ งาน รวมทั้งกำ� หนดเวลาแล้วเสร็จให้ชัดเจน ๓. น�ำมาประยุกต์ใช้ หาสไตล์การประสานงานของตัวเอง พร้อมท้ังดูแลเร่ืองของความสัมพันธ์ ไม่ว่าจะเปน็ ในฐานะผ้บู งั คับบญั ชา ผู้ใต้บงั คบั บัญชา หรอื ผ้รู ่วมงาน เพราะถา้ ตัวเราท�ำตัวไม่ดี ความนา่ เช่ือถอื ในตัว เราก็จะไม่ดีพอท่ีคนอื่นจะเชือ่ มัน่ และปฏบิ ัติงานตามแผนงานที่วางไว้ ๔. ประเมินผลแบบไม่โน้มเอียง เม่ือเห็นว่าผลลัพธ์ปลายทางของเร่ืองที่ด�ำเนินการอยู่จะประสบปัญหา กค็ วรปรึกษาผู้รู้ หรือหาแนวทางแก้ไข ก็ไมค่ วรดนั ทรุ งั ท�ำต่อไป ๕. สรา้ งความประทบั ใจ ความประทบั ใจตง้ั แตค่ รง้ั แรกทตี่ ดิ ตอ่ งานกนั เปน็ สงิ่ สำ� คญั ทสี่ ดุ จงึ ควรเลอื กใชค้ ำ� พดู อากปั กิรยิ า สีหนา้ เพื่อการสอ่ื สารทดี่ แี ละมเี สน่ห์ ใช้น�ำ้ เสยี งที่สุภาพ และแต่งกายใหเ้ หมาะสมกับกาลเทศะ เลขานุการทีด่ ใี นทัศนะของผูบ้ ริหาร ๑. เชยี่ วชาญงานหลกั รจู้ กั หนา้ ทคี่ วามรบั ผดิ ชอบ มคี วามสามารถงานพน้ื ฐานทว่ั ไปทจี่ ำ� เปน็ สำ� หรบั เลขานกุ าร เชน่ พิมพด์ ีด การจดบันทึก การรา่ งเอกสาร เทคนคิ การใช้โทรศพั ท์ ทักษะคอมพวิ เตอร์ ฯลฯ ๒. รจู้ ักกล่นั กรอง ตอ้ งสามารถกลัน่ กรองผู้มาติดตอ่ เร่ืองตา่ งๆ ใหผ้ ูบ้ ริหารตัดสนิ ใจได้ ๓. ตอบสนองฉับไว เวลาส่งั งานใดๆ แล้วเลขานุการสามารถดำ� เนินการได้ทันที ๔. รู้ใจผู้บริหารเสมอ เป็นเลขานุการต้องรู้ใจผู้บริหาร เพราะจะได้ท�ำงานให้ถูกใจ เช่น ผู้บริหาร ที่เปน็ คนเจ้าระเบียบ จจู้ ้ี ก็ตอ้ งทำ� งานให้เรยี บรอ้ ย พมิ พ์งานก็ตอ้ งใหเ้ รียบร้อย สะอาด และถูกตอ้ ง ฯลฯ 72

งานเลขานุการ ๐๒หน่วยที่ ๕. เสนองานเปน็ ลำ� ดับ เลขานุการที่ดี ควรจะสามารถจดั ล�ำดบั ความส�ำคัญของงานให้ผู้บรหิ ารได้ เพ่ือให้ งานทันกำ� หนด ๖. มคี วามรบั ผดิ ชอบ เมอ่ื ผบู้ รหิ ารใหง้ านไปแลว้ ไมว่ า่ จะเปน็ งานของตวั เองหรอื ไม่ ตอ้ งมคี วามรบั ผดิ ชอบ ทำ� งานนน้ั ใหเ้ รยี บร้อย หรือพยายามตดิ ตามงานใหไ้ ด้ตามกำ� หนด ๖. รอบคอบสอบทาน งานทจี่ ะผา่ นเขา้ ไปยงั โตะ๊ ผบู้ รหิ าร หรอื จะปลอ่ ยออกไปจะตอ้ งมกี ารพจิ ารณาตรวจ สอบใหถ้ ูกต้องกอ่ นเสมอ ๗. ปฏภิ าณไหวพรบิ ดี เลขานกุ ารนนั้ ฉลาดอยา่ งเดยี วไมพ่ อ ตอ้ งเฉลยี วดว้ ย คอื สามารถแกไ้ ขปญั หาเฉพาะ หนา้ ได้ ๘. มีความซือ่ สตั ยเ์ ป็นที่ไว้วางใจไดใ้ นทกุ เรื่อง โดยเฉพาะด้านการเงิน ๙. การรกั ษาความลบั ตอ้ งไมน่ ำ� เอาความลบั ไปเปดิ เผย ไมว่ า่ จะเปน็ เรอื่ งสว่ นตวั หรอื เรอื่ งงานขององคก์ ร ๑๐. พฒั นาตนเอง ผู้บรหิ ารสว่ นใหญช่ อบเลขานุการทม่ี ีการปรับปรงุ งานให้ดีขน้ึ เสมอ ตลอดจนคอยพฒั นา ตนเองใหท้ ันสมัยอยู่เสมอ ๑๑. ไม่เกรงงานหนัก บางครั้งบางโอกาสอาจมีงานหนัก ซ่ึงบางทีอาจจะล้นมือท�ำแทบไม่ทันก็อาจจะต้อง ท�ำงานนอกเวลา เลขานกุ ารท่ดี ตี อ้ งสงู้ าน ไมท่ อ้ ถอย มุ่งผลส�ำเรจ็ ของงานมากกว่าค่าตอบแทนการทำ� งานนอกเวลา ๑๒. รกั งานเลขานุการ คนเราท�ำอะไรไดด้ ีก็ต่อเมือ่ เรามีความเตม็ ใจ ภูมิใจ และรกั ในส่ิงทต่ี ัวเองทำ� อยู่ สรุป ผู้ท�ำหน้าท่ีเลขานุการ มีหน้าที่รับผิดชอบในการอ�ำนวยความสะดวกแก่ผู้บังคับบัญชาทั้งด้านการบริหาร องค์กร งานธุรการ งานติดต่อประสานงาน และงานบริการ จึงนับว่ามีส่วนส�ำคัญในการสนับสนุนให้การท�ำหน้าที่ ของผบู้ ังคบั บญั ชาดำ� เนินการไปไดอ้ ย่างราบรื่นและมีประสิทธภิ าพ ซง่ึ มีเคล็ดลบั ทีส่ �ำคัญ คือ การสนองไดต้ ามความ ประสงคโ์ ดยไมข่ ดั ตอ่ กฎหมาย ศลี ธรรม ประเพณอี นั ดี ตอ้ งรกั ษาความลบั ซอื่ สตั ย์ และมจี ติ บรกิ ารสงู มมี นษุ ยสมั พนั ธ์ ในการประสานงานกบั คนอื่น สรา้ งภาพลักษณ์ท่ดี ีแกผ่ ู้บังคบั บญั ชา ซ่งึ จะสง่ ผลใหห้ น่วยงานเป็นท่ยี อมรับจากหน่วย งานท้ังภายในและภายนอก 73

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป 74

CHAPTER๐๓หน่วยท่ี การบรหิ าร งานบุคคล

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป หน่วยที่ ๓ การบรหิ ารงานบุคคล วัตถปุ ระสงค์ ๑. เพ่ือให้ผูเ้ ข้ารบั การพัฒนามีความร้คู วามเขา้ ใจเกี่ยวกบั การบริหารงานบุคคล ๒. เพ่อื ให้ผ้เู ขา้ รบั การพฒั นาสามารถปฏิบตั งิ านการบรหิ ารงานบุคคลได้อย่างถกู ต้องและมปี ระสทิ ธิภาพ ขอบข่ายเนอื้ หา ๑. ความหมายของการบริหารงานบุคคล ๒. การสรรหาและเลือกสรรพนักงานราชการ ๓. การขอมีบตั รประจ�ำตัวเจ้าหนา้ ที่ของรฐั ๔. การลาของขา้ ราชการ ลกู จา้ งประจำ� และพนกั งานราชการ ๕. การลาศกึ ษาตอ่ ภายในประเทศ ๖. การขอมแี ละเลื่อนวทิ ยฐานะของข้าราชการครแู ละบุคลากรทางการศึกษา ๗. การประเมนิ ผลการปฏบิ ตั ิงาน ๘. การเสนอขอพระราชทานเคร่อื งราชอิสรยิ าภรณแ์ ละเหรยี ญจักรพรรดิมาลา 76

การบรหิ ารงานบคุ คล ๐๓หน่วยที่ การบรหิ ารงานบคุ คล ความหมาย การบริหารงานบุคคล หมายถึง การบริหารทรัพยากรเพื่อใช้คนให้เหมาะสมกับงาน โดยมีเป้าหมายของ การบริหารงานบุคคล คือ การได้มาซึ่งคนท่ีมีความรู้ความสามารถเหมาะสมตามความต้องการของหน่วยงาน โดย ยดึ หลกั การสำ� คัญ ๑๒ ประการ คอื หลกั ความเสมอภาค หลักความสามารถ หลกั ความม่นั คง หลักความเป็นการ กลางทางการเมือง หลกั การพัฒนา หลกั ความเหมาะสม หลกั ความยตุ ธิ รรม หลักสวัสดิการ หลกั เสริมสรา้ ง หลกั มนุษยสัมพนั ธ์ หลักประสทิ ธิภาพ หลกั การศกึ ษาวจิ ัย กระบวนการบริหารงานบุคคล ประกอบด้วย การก�ำหนดนโยบาย การวางแผนก�ำลังคน การสรรหา การคดั เลอื ก การบรรจแุ ตง่ ตง้ั การปฐมนเิ ทศ การมอบหมายงาน การพฒั นา การประเมนิ สวสั ดกิ าร และวนิ ยั ความสำ� คญั และความจำ� เปน็ ของการบริหารงานบคุ คล การจดั การศึกษาให้มคี ณุ ภาพ บคุ ลากรนบั ว่ามีความสำ� คัญเปน็ อยา่ งยิ่ง การจะใหก้ ารจดั การศกึ ษาในสถาน ศกึ ษาประสบผลสำ� เรจ็ ตามเปา้ หมายตอ้ งอาศยั ทรพั ยากรทจี่ ำ� เปน็ ๔ อยา่ ง คอื คน เงนิ วสั ดุ และการจดั การ ซง่ึ การใช้ ทรัพยากรท้ัง ๔ ใหเ้ กดิ ประโยชนต์ ้องค�ำนึงถึงหลกั การส�ำคญั ๓ ประการ คือ หลักความเสมอภาค หลักประสิทธิภาพ และหลกั ประสทิ ธผิ ล หนว่ ยงานทางการศกึ ษาและสถานศกึ ษามบี ทบาทสำ� คญั ในการพฒั นาและใหค้ วามรแู้ กส่ มาชกิ ในสงั คม ในองคก์ ารมขี อบขา่ ยและปจั จยั หลายอยา่ งทต่ี อ้ งดำ� เนนิ งาน ซง่ึ ทกุ ภารกจิ มคี วามสำ� คญั และจำ� เปน็ ทจี่ ะชว่ ย ส่งเสรมิ สนับสนุนกัน ปจั จยั และทรพั ยากรตา่ งๆ มีความส�ำคัญ คนจึงนับวา่ มคี วามส�ำคญั เพราะคนเป็นผ้ใู ชป้ ัจจยั ใน การบริหารอื่นๆ ดังนั้น การจดั การศึกษาจะมีประสิทธิภาพ มปี ระสิทธิผลเพียงใดย่อมข้ึนอยู่กับคนในองค์การ ขอบเขตของงาน ๑. การด�ำเนนิ การเกี่ยวกับการสรรหา การสอบคัดเลือก การบรรจุ การให้พน้ จากตำ� แหนง่ การประเมนิ ผล การปฏิบตั ิงาน และการจดั ท�ำสัญญาจ้าง ของพนกั งานราชการ ๒. การด�ำเนินการเกี่ยวกับการขอมีบัตรประจ�ำตัวของข้าราชการครูและบุคลากรทางการศึกษา ลูกจ้าง ประจำ� และพนกั งานราชการ ๓. การดำ� เนนิ งานเก่ียวกบั การลาของข้าราชการ ลกู จา้ งประจำ� และพนกั งานราชการ ๔. การด�ำเนนิ งานเก่ยี วกับการลาศกึ ษาต่อภายในประเทศของข้าราชการ ๕. การดำ� เนนิ งานเกย่ี วกบั การเลอื่ นระดบั /วทิ ยฐานะ การปรบั ปรงุ ตำ� แหนง่ ของขา้ ราชการครแู ละบคุ ลากร ทางการศึกษา และลูกจ้างประจ�ำ ๖. การดำ� เนนิ งานเกยี่ วกบั ประเมนิ ผลการปฏบิ ตั งิ านประจำ� ปี ของขา้ ราชการครแู ละบคุ ลากรทางการศกึ ษา ลกู จา้ งประจำ� และพนกั งานราชการ เพอื่ ประกอบการพจิ ารณาความดคี วามชอบ หรอื การพจิ ารณาเลอ่ื นคา่ ตอบแทน ๗. การดำ� เนนิ งานเกยี่ วกบั การเสนอขอพระราชทานเครอ่ื งราชอสิ รยิ าภรณแ์ ละเหรยี ญจกั รพรรดมิ าลา ให้ แกข่ ้าราชการ ลกู จ้างประจ�ำ และพนักงานราชการ 77

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป การสรรหาและเลือกสรรพนักงานราชการ ระเบยี บท่ีเกยี่ วข้อง ๑. ระเบียบส�ำนกั นายกรัฐมนตรวี ่าด้วยพนักงานราชการ พ.ศ. ๒๕๔๗ ๒. ประกาศคณะกรรมการบริหารพนักงานราชการ เร่ือง หลักเกณฑ์และวิธีการสรรหาและเลือกสรร พนักงานราชการ และแบบสัญญาจ้างของพนกั งานราชการ พ.ศ. ๒๕๕๒ ประเภทของพนักงานราชการ จำ� แนกเป็น ๒ ประเภท ดังน้ี ๑. พนักงานราชการทวั่ ไป ไดแ้ ก่ พนักงานราชการซึ่งปฏิบตั งิ านในลกั ษณะเปน็ งานประจำ� ทั่วไปของส่วน ราชการในดา้ นงานบรกิ าร งานเทคนคิ งานบรหิ ารทว่ั ไป งานวชิ าชพี เฉพาะ หรอื งานเชยี่ วชาญเฉพาะพนกั งานราชการ ทว่ั ไปจ�ำแนกออกเป็น ๕ กล่มุ งาน ไดแ้ ก่ ๑.๑ กลมุ่ งานบริการ ๑.๒ กลุ่มงานเทคนิค และกลุ่มงานเทคนิคพิเศษ ๑.๓ กลมุ่ งานบรหิ ารท่วั ไป ๑.๔ กลมุ่ งานวชิ าชพี เฉพาะ ๑.๕ กลุ่มงานเชี่ยวชาญเฉพาะ ๒. พนักงานราชการพิเศษ ได้แก่ พนักงานราชการซึ่งปฏิบัติงานในลักษณะที่ต้องใช้ความรู้หรือความ เชย่ี วชาญสงู มากเปน็ พเิ ศษเพอ่ื ปฏบิ ตั งิ านในเรอ่ื งทมี่ คี วามสำ� คญั และจำ� เปน็ เฉพาะเรอ่ื งของสว่ นราชการ หรอื มคี วาม จำ� เปน็ ต้องใช้บคุ คลในลักษณะดังกลา่ ว การสรรหาและเลอื กสรรพนกั งานราชการ การสรรหา หมายถึง การเสาะแสวงหาบุคคลท่มี ีความรู้ สามารถและคณุ สมบตั ิอน่ื ๆ ท่ีจ�ำเป็นต่อการปฏิบตั ิ งานในตำ� แหน่งทส่ี ว่ นราชการก�ำหนดจำ� นวนหนงึ่ เพอ่ื ที่จะท�ำการเลอื กสรร การเลอื กสรร หมายถงึ การพิจารณาบคุ คลท่สี ่วนราชการได้ท�ำการสรรหามาทั้งหมด และท�ำการคัดเลอื ก บุคคลท่ีเหมาะสมกับตำ� แหน่งงานและสว่ นราชการมากทสี่ ดุ ไว้ กระบวนการสรรหาและเลอื กสรรบุคคล ประกอบด้วย ๕ ข้ันตอน ดังน้ี ๑. วางแผนการสรรหาและเลือกสรร ๒. กำ� หนดคณุ ลกั ษณะของบุคคลทต่ี อ้ งการ ๓. การสรรหา ๔. การเลือกสรร ๕. การติดตามและประเมินผล 78

การบรหิ ารงานบุคคล ๐๓หน่วยที่ หลักเกณฑ์และวธิ กี ารสรรหาและเลือกสรรพนกั งานราชการ ๑. ประกาศรบั สมคั รเป็นการท่วั ไป ไม่น้อยกวา่ ๕ วนั ทำ� การกอ่ นรับสมคั ร ๒. รับสมัครไมน่ ้อยกว่า ๕ วันทำ� การ ๓. ก�ำหนดคา่ ธรรมเนยี มในการสอบได้ ๔. กำ� หนดหลกั เกณฑก์ ารเลอื กสรร ภายใตห้ ลกั ความรคู้ วามสามารถ ทกั ษะ และสมรรถนะทจ่ี ำ� เปน็ สำ� หรบั การปฏิบัตงิ าน ๕. ก�ำหนดเกณฑ์การตดั สนิ ไดต้ ามความเหมาะสม ๖. อายุบัญชผี ้สู อบแข่งขันได้ ไม่เกิน ๒ ปี ขน้ั ตอนการสรรหาพนักงานราชการท่วั ไป ๑. การเตรยี มการกอ่ นรบั สมคั ร ๑.๑ วางแผนดำ� เนนิ การสรรหาและเลอื กสรร ๑.๒ ก�ำหนดรายละเอียดตา่ งๆ เกี่ยวกบั การสรรหาและเลือกสรร เรมิ่ ต้ังแต่การวิเคราะหง์ าน เพ่ือให้ ทราบถงึ ลักษณะงานทีจ่ ะปฏิบัติและคุณสมบตั ขิ องบุคคลทีจ่ ะเขา้ สู่ต�ำแหน่ง ๑.๓ จดั ท�ำประกาศรบั สมัคร โดยระบรุ ายละเอียดในประกาศรบั สมคั ร ดงั น้ี (๑) กล่มุ งานตามลกั ษณะงาน (๒) ชอ่ื ตำ� แหนง่ สามารถกำ� หนดชอ่ื ตำ� แหนง่ ไดต้ ามความเหมาะสม โดยพจิ ารณาใหส้ อดคลอ้ ง กบั หนา้ ที่ความรับผิดชอบ เชน่ พนกั งานบริการ พนกั งานการเงนิ นักคอมพิวเตอร์ เจา้ หน้าที่ฝึกอบรม เปน็ ตน้ (๓) ลกั ษณะงานทจ่ี ะปฏิบตั แิ ละหนา้ ทคี่ วามรับผิดชอบของต�ำแหนง่ (๔) ระยะเวลาการจา้ ง ตามความจำ� เปน็ หรอื ตามภารกจิ ของสว่ นราชการ แตไ่ มเ่ กนิ ๔ ปี ตาม ระยะเวลาของกรอบอตั ราก�ำลงั พนกั งานราชการ (๕) คา่ ตอบแทนทจ่ี ะไดร้ ับตามหลักเกณฑ์ท่กี ำ� หนดในประกาศ คพร. เร่อื งค่าตอบแทนและ สิทธปิ ระโยชนข์ องพนักงานราชการ (๖) คณุ สมบตั ขิ องผูม้ สี ิทธสิ มคั ร กำ� หนดคณุ สมบัตทิ ่วั ไปตามที่กำ� หนดใน ขอ้ ๘ ของระเบยี บ สำ� นกั นายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยพนกั งานราชการ พ.ศ. ๒๕๔๗ ยกเวน้ ขอ้ ๘ (๘) สว่ นคณุ สมบตั เิ ฉพาะส�ำหรับต�ำแหน่งให้ พจิ ารณากำ� หนดวุฒิการศึกษาท่ีมีความเหมาะสมและสอดคล้องกับลักษณะงานทีป่ ฏิบตั ิ (๗) หลกั เกณฑก์ ารเลอื กสรร ใหก้ ำ� หนดความรคู้ วามสามารถหรอื ทกั ษะและสมรรถนะทจ่ี ำ� เปน็ ตอ้ งใช้ส�ำหรบั การปฏิบตั งิ านในต�ำแหนง่ และวิธกี ารประเมนิ ในเรอ่ื งต่างๆ ท่กี ำ� หนด (๘) เกณฑก์ ารตดั สนิ และเงอื่ นไขการจา้ งอนื่ ๆ ใหพ้ จิ ารณาตามความเหมาะสมกบั หลกั เกณฑ์ การเลือกสรรท่กี ำ� หนด 79

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป (๙) ค่าธรรมเนียมในการสอบ ส่วนราชการสามารถก�ำหนดค่าธรรมเนียมในการสอบได้ตาม ความเหมาะสม และความจ�ำเป็นในการด�ำเนนิ การสรรหาและเลอื กสรร (๑๐) หลกั ฐานตา่ งๆ ท่ีตอ้ งใช้ในการรบั สมัครตามทส่ี ว่ นราชการเหน็ สมควร ๑.๔ แพร่ข่าวการรับสมัคร โดยประชาสัมพันธ์การประกาศรับสมัครเป็นการท่ัวไป มีระยะเวลาไม่ น้อยกวา่ ๕ วันทำ� การ ทัง้ น้ี ควรเลือกใช้สอื่ ทเ่ี หมาะสมซึง่ เป็นสอื่ หรอื ช่องทางทีจ่ ะเขา้ ถึงกลุ่มเปา้ หมายซึ่งเปน็ ผทู้ มี่ ี คณุ สมบัตติ ามท่ีสว่ นราชการตอ้ งการด้วย ๑.๕ เตรียมเอกสารการรับสมัครต่างๆ เช่น ใบสมัคร บัตรประจ�ำตัวผู้สมัคร แบบค�ำร้อง ขอสมัคร แบบฟอร์มใบรับรองแพทย์ เปน็ ต้น ๒. การรบั สมัคร สว่ นราชการกำ� หนดระยะเวลาในการรับสมคั รไดต้ ามความเหมาะสม แตต่ อ้ งไมน่ อ้ ยกวา่ ๕ วันท�ำการ ส่วนราชการจัดเตรียมการรบั สมคั ร ซงึ่ อาจเป็นการรบั สมคั รดว้ ยตนเอง รับสมัครทางไปรษณีย์ หรือรับ สมคั รผา่ นระบบอนิ เทอรเ์ นต็ โดยถา้ เปน็ การรบั สมคั รดว้ ยตนเองจะตอ้ งจดั เตรยี มสถานทท่ี ร่ี บั สมคั รและเจา้ หนา้ ทร่ี บั สมคั รที่มีความเหมาะสมและเพียงพอกับจำ� นวนผทู้ ี่คาดว่าจะมาสมัคร ๓. การตรวจสอบคุณสมบตั ผิ ู้สมคั ร ในกรณีการรับสมัครดว้ ยตนเอง ณ สถานทที่ ีส่ ว่ นราชการก�ำหนด ส่วนราชการนนั้ ตอ้ งตรวจสอบหลกั ฐานต่างๆ ตามท่รี ะบุไว้ในประกาศรบั สมัคร เชน่ ใบสมคั ร สำ� เนาบตั รประจ�ำตัวประชาชน ปรญิ ญาบตั ร เปน็ ต้น ๔. การประกาศรายชื่อผูม้ สี ิทธเิ ข้ารบั การประเมิน หลงั จากตรวจสอบคณุ สมบตั ผิ สู้ มคั รครบถว้ นแลว้ สว่ นราชการจดั ทำ� ประกาศรายชอื่ ผมู้ สี ทิ ธเิ ขา้ รบั การ ประเมินความรคู้ วามสามารถ ทกั ษะ และสมรรถนะ พรอ้ มประกาศกำ� หนดวนั เวลา และสถานทส่ี อบ และระเบียบ เกีย่ วกับการประเมนิ ความรูค้ วามสามารถ ทักษะ และสมรรถนะดงั กล่าว ๕. การเตรยี มการก่อนวันประเมิน เม่ือครบกำ� หนดระยะเวลาการรับสมัครและส่วนราชการทราบจำ� นวนผสู้ มคั รแลว้ ฝา่ ยเลขานุการคณะ กรรมการด�ำเนินการสรรหาและเลือกสรรควรเตรยี มการในเรอ่ื งเอกสาร บุคคล หรอื สถานที่ ใหพ้ ร้อมก่อนทีจ่ ะมกี าร ประเมินความรูค้ วามสามารถ ทักษะ และสมรรถนะ ซ่งึ การประเมินในแตล่ ะเรอื่ งมีวิธกี ารประเมินไดห้ ลากหลายวิธี แต่วธิ ที ่สี ่วนราชการนิยมใช้ในปจั จุบนั คอื การสอบข้อเขียน การทดสอบตวั อย่างงาน และการสอบสมั ภาษณ์ ซึ่งวิธี การต่างๆ ดงั กล่าวนี้ ฝ่ายเลขานุการคณะกรรมการดำ� เนินการสรรหาและเลอื กสรรควรเตรียมการในเร่ืองตา่ งๆ ดงั น้ี กรณกี ารสอบข้อเขยี น หรอื การทดสอบตัวอย่างงาน ๑. จัดหาสถานทส่ี อบทีเ่ หมาะสมกับจ�ำนวนผสู้ มคั รสอบ ๒. จัดทำ� ประกาศกำ� หนดวัน เวลา และสถานทส่ี อบ และระเบยี บเกี่ยวกับการสอบ ๓. จัดท�ำค�ำสั่งแต่งต้ังเจ้าหน้าที่จัดท�ำแบบทดสอบ และกระดาษค�ำตอบ หรือสมุดเขียนตอบ สำ� หรบั การสอบขอ้ เขยี น และอปุ กรณต์ า่ งๆ ทจ่ี ะตอ้ งใชใ้ นการทดสอบตวั อยา่ งงาน คำ� สงั่ แตง่ ตงั้ คณะกรรมการออกขอ้ สอบ 80

การบรหิ ารงานบคุ คล ๐๓หน่วยที่ และเจา้ หนา้ ทป่ี ฏบิ ตั งิ านในวนั สอบ รวมทง้ั คำ� สงั่ แตง่ ตง้ั เจา้ หนา้ ทก่ี รอกและรวมคะแนน ซง่ึ ตอ้ งกำ� หนดใหม้ เี จา้ หนา้ ที่ ๒ ชุด เพอื่ ตรวจทานผลคะแนนสอบใหม้ คี วามถูกตอ้ ง ๔. จัดหางบประมาณและคา่ ตอบแทนแกเ่ จ้าหนา้ ทแ่ี ละกรรมการ ๕. จดั ใหม้ กี ารประชมุ ชแ้ี จงกรรมการและเจา้ หนา้ ทป่ี ฏบิ ตั งิ านในวนั สอบกอ่ นการดำ� เนนิ การสอบ เพอ่ื ใหท้ ราบและตระหนกั ถงึ ความสำ� คญั แนวทางในการปฏบิ ตั งิ าน ทงั้ ทเี่ ปน็ ความลบั และไมเ่ ปน็ ความลบั และมาตรการ รักษาความปลอดภัย กรณีการสอบสัมภาษณ์ ๑. จัดหาสถานท่ี ไดแ้ ก่ หอ้ งรอสอบสมั ภาษณ์ และหอ้ งสอบสัมภาษณ์ ๒. จัดท�ำประกาศก�ำหนดวัน เวลา และสถานท่สี อบ และระเบยี บเกีย่ วกบั การสอบ ๓. จัดท�ำค�ำส่ังแต่งต้ังคณะกรรมการสอบสัมภาษณ์และเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงาน รวมท้ัง ค�ำส่ังแต่งตั้งเจ้า หน้าทกี่ รอกและรวมคะแนน ซงึ่ ตอ้ งกำ� หนดใหม้ เี จา้ หนา้ ท่ี ๒ ชดุ เชน่ กนั แตก่ รณีทมี่ ที งั้ การสอบขอ้ เขยี นและการสอบ สมั ภาษณ์ ควรจดั ทำ� คำ� สง่ั แตง่ ตงั้ เจา้ หนา้ ทเ่ี พยี งชดุ เดยี วเพอ่ื ปฏบิ ตั งิ านทงั้ การกรอกและรวมคะแนนจากการสอบขอ้ เขียนและการสอบสัมภาษณ์ ๔. จัดหางบประมาณและค่าตอบแทนแก่เจ้าหนา้ ที่และกรรมการ ๕. จดั เตรยี มเอกสารในวนั สมั ภาษณ์ เชน่ แบบฟอรม์ การประเมนิ ใบลงลายมอื ชอื่ ทห่ี นา้ ซองกรรมการ สอบสัมภาษณ์ เปน็ ตน้ ๖. จัดให้มกี ารประชมุ ช้แี จงกรรมการสัมภาษณ์และเจา้ หน้าทปี่ ฏิบตั ิงาน เพ่อื ให้ทราบและตระหนักถึง ความส�ำคัญ เพื่อซักซ้อมความเข้าใจและข้อตกลงเกี่ยวกับแนวทางการสัมภาษณ์และแนวทางการให้คะแนนที่เป็น ความลับ เพือ่ ใหก้ ารปฏิบัติงานเปน็ มาตรฐานเดียวกัน กรณกี ารประเมนิ ดว้ ยวธิ กี ารอน่ื ๆ เชน่ การประเมนิ จากใบสมคั ร การตรวจสอบบคุ คลอา้ งองิ การประเมนิ จากหนังสือรับรอง การประเมนิ จากแบบบนั ทกึ ความสำ� เร็จเปน็ ตน้ ๑. จดั เตรยี มเอกสารประกอบการประเมนิ เชน่ แบบฟอรม์ การประเมนิ แนวทางการประเมนิ เปน็ ตน้ ๒. จัดท�ำค�ำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการประเมินและเจ้าหน้าท่ีปฏิบัติงาน รวมท้ังค�ำสั่งแต่งตั้งเจ้าหน้าท่ี กรอกและรวมคะแนน และกรณที ่ีมีท้งั การสอบขอ้ เขยี น การสอบสมั ภาษณ์ และการประเมินดว้ ยวธิ ีการอืน่ ๆ ก็ให้ จดั ทำ� คำ� สัง่ เพยี งชดุ เดียว ๓. จัดหางบประมาณและค่าตอบแทนแกก่ รรมการ ๔. จัดให้มีการประชุมช้ีแจงกรรมการประเมินและเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงาน เพื่อให้ทราบและตระหนักถึง ความส�ำคัญ แนวทางการประเมินและแนวทางการให้คะแนนท่ีเป็นความลับ เพ่ือให้การปฏิบัติงานเป็นมาตรฐาน เดยี วกนั 81

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๖. การกรอกและรวมคะแนน เจา้ หนา้ ทกี่ รอกและรวมคะแนนทไี่ ดร้ บั แตง่ ตงั้ ทงั้ ๒ ชดุ ทำ� หนา้ ทรี่ วมคะแนนจากการประเมนิ ตามหลกั เกณฑ์การเลือกสรร และจัดลำ� ดับทข่ี องผสู้ อบผ่านตามเกณฑก์ ารตัดสินทร่ี ะบุไว้ในประกาศรบั สมคั รสอบ โดยการก รอกและรวมคะแนน ตลอดจนการจดั ลำ� ดบั ท่ี เจา้ หนา้ ทท่ี งั้ ๒ ชดุ ตอ้ งดำ� เนนิ การอยา่ งเอกเทศ เปน็ อสิ ระจากกนั และ ตรวจทานผลคะแนนซึ่งกันและกนั สำ� หรบั กรณที ปี่ ระกาศรบั สมคั รกำ� หนดการประเมินเป็น ๒ ครงั้ ส่วนราชการกจ็ ะ ตอ้ งด�ำเนนิ การกรอกและรวมคะแนน และประกาศผลเป็น ๒ ครง้ั เชน่ กนั ๗. การประกาศรายช่ือผ้ผู ่านการเลอื กสรร เม่ือเจ้าหน้าท่ีที่ได้รับแต่งต้ังให้กรอกและรวมคะแนน ซ่ึงได้จัดล�ำดับท่ีของผู้สอบผ่านแล้ว ให้จัดท�ำ ประกาศรายชื่อผู้ผ่านการเลือกสรรเสนอประธานกรรมการด�ำเนินการสรรหาและเลือกสรรเพื่อรายงานให้หัวหน้า สว่ นราชการทราบ และหวั หนา้ สว่ นราชการลงนามในประกาศรายชอ่ื ผ้ผู ่านการเลอื กสรรตอ่ ไป โดยก�ำหนดใหบ้ ัญชี รายชอื่ ผู้ผา่ นการเลอื กสรรมีอายุตามทีส่ ่วนราชการเหน็ สมควร แตท่ ้ังน้ีตอ้ งไมเ่ กิน ๒ ปี นบั แตว่ ันประกาศบัญชรี าย ชื่อผ้ผู ่านการคัดเลือก ๘. การเรยี กผ้ผู ่านการเลอื กสรรมารายงานตัว ส่วนราชการต้องเรียกผู้ผ่านการเลือกสรรมารายงานตัวและจัดจ้างตามจ�ำนวนอัตราว่างภายในระยะ เวลาของอายุบัญชี แต่ในกรณีท่ีส่วนราชการมีเหตุผลความจ�ำเป็นท่ีจะจัดจ้างพนักงานราชการภายหลังจากบัญชีฯ หมดอายุ ส่วนราชการต้องมีการเรียกผู้ผ่านการเลือกสรรมารายงานตัวภายในระยะเวลาของอายุบัญชี และการท�ำ สญั ญาจ้างต้องด�ำเนินการภายใน ๓๐ วัน นบั จากวนั ที่บญั ชหี มดอายุ การใช้บญั ชีผู้ผ่านการเลือกสรร ๑. การใช้บัญชีผ้ผู ่านการเลอื กสรรพนักงานราชการของสว่ นราชการอ่ืน เมอื่ สว่ นราชการมอี ตั ราวา่ ง และไมม่ บี ญั ชผี ผู้ า่ นการเลอื กสรรพนกั งานราชการในตำ� แหนง่ นนั้ ๆ หวั หนา้ สว่ นราชการสามารถขอใชบ้ ญั ชผี ผู้ า่ นการเลอื กสรรพนกั งานราชการของสว่ นราชการอนื่ ได้ โดยมเี งอ่ื นไขวา่ ตำ� แหนง่ ท่ี จะขอใชบ้ ญั ชผี ผู้ า่ นการเลอื กสรรกบั ตำ� แหนง่ ทม่ี กี ารขนึ้ บญั ชผี ผู้ า่ นการเลอื กสรรไว้ จะตอ้ งมลี กั ษณะงานเหมอื นกนั หรอื คล้ายกัน และต้องมีคุณสมบัติเฉพาะส�ำหรับต�ำแหน่งอย่างเดียวกันหรือคล้ายคลึงกัน โดยส่วนราชการผู้ขอใช้บัญชี ดำ� เนินการดงั นี้ ๑.๑ กำ� หนดหลกั เกณฑแ์ ละวธิ กี ารเลอื กสรรทง้ั ในสว่ นของความรคู้ วามสามารถ ทกั ษะ และสมรรถนะ ทีจ่ ะประเมนิ เพ่ิมเตมิ และแต่งตั้งคณะกรรมการดำ� เนนิ การสรรหาและเลอื กสรรเพ่ือประเมนิ ฯ ก่อนการประกาศราย ชือ่ ผผู้ า่ นการเลือกสรร ๑.๒ ประสานกับส่วนราชการเจ้าของบัญชีโดยตรง ในเร่ืองจ�ำนวนรายชื่อผู้ผ่านการเลือกสรรและ ขอ้ มลู ผู้ผา่ นการเลือกสรรดังกลา่ วทตี่ ้องการ ๑.๓ เมอ่ื ไดจ้ ำ� นวนรายชอ่ื และขอ้ มลู ของผผู้ า่ นการเลอื กสรรแลว้ ตอ้ งแจง้ ผผู้ า่ นการเลอื กสรรตามราย ชอ่ื ใหท้ ราบ เพ่ือมาแจ้งความประสงคส์ มคั รเข้ารบั การประเมนิ โดยจดั ทำ� เป็นหนงั สือราชการถงึ ผู้ผา่ นการเลอื กสรร ทุกคนโดยตรง 82

การบรหิ ารงานบุคคล ๐๓หน่วยที่ รายละเอยี ดเพ่ิมเตมิ ๑. ผ้ผู ่านการเลือกสรรที่ไม่ประสงค์ไปรบั การประเมินความรู้ความสามารถ ทกั ษะ และสมรรถนะเพม่ิ เติมในส่วนราชการท่ีขอใช้บัญชี หรือผู้ผ่านการเลือกสรรที่ได้รับการประเมินในส่วนราชการท่ีขอใช้บัญชีและไม่ผ่าน การประเมินจะยงั มีสิทธทิ ่จี ะไดร้ บั การจัดจ้างในบญั ชผี ผู้ า่ นการเลือกสรร ๒. เม่ือสว่ นราชการผ้ขู อใชบ้ ัญชไี ด้มกี ารประกาศขน้ึ บญั ชผี ้ผู า่ นการเลือกสรรพนกั งานราชการใหม้ ีแลว้ และเมอื่ ผผู้ า่ นการเลอื กสรรมกี ารสละสทิ ธกิ ารจดั จา้ งในบญั ชผี ผู้ า่ นการเลอื กสรรของสว่ นราชการเจา้ ของบญั ชผี ผู้ า่ น การเลอื กสรรจะยังคงมีสทิ ธใิ นการจัดจ้างในบญั ชีผู้ผ่านการเลือกสรร ๓. เมอ่ื สว่ นราชการผขู้ อใชบ้ ญั ชไี ดจ้ ดั จา้ งผผู้ า่ นการเลอื กสรรแลว้ ควรแจง้ สว่ นราชการเจา้ ของบญั ชี เพอื่ เป็นฐานขอ้ มูลของการจดั จ้างพนกั งานราชการในบญั ชีของสว่ นราชการเจา้ ของบัญชี ๒. การใชบ้ ัญชีผู้ผา่ นการเลือกสรรพนักงานราชการในสว่ นราชการเดยี วกนั ๒.๑ กรณเี ปน็ อตั ราวา่ งในชอ่ื ตำ� แหนง่ เดยี วกนั สว่ นราชการสามารถจดั จา้ งเปน็ พนกั งานราชการตาม ล�ำดับทีท่ ี่สอบได้ ๒.๒ กรณีเปน็ อตั ราว่างในรายชื่อตำ� แหนง่ อืน่ แต่สว่ นราชการพิจารณาแล้วว่าอตั ราวา่ งดงั กล่าวเปน็ อตั ราวา่ งในงานลกั ษณะเดยี วกนั หรอื คลา้ ยกนั และตอ้ งการบคุ คลทม่ี คี ณุ สมบตั เิ ฉพาะสำ� หรบั ตำ� แหนง่ อยา่ งเดยี วกนั หรอื คล้ายกนั หรอื ต้องการใชบ้ คุ คลท่มี ีความร้คู วามสามารถ ทักษะ และสมรรถนะเพ่ิมเตมิ โดยกรณที ีม่ ีการประเมิน เพม่ิ เตมิ ใหด้ ำ� เนนิ การตามแนวทางการใชบ้ ญั ชผี ผู้ า่ นการเลอื กสรรพนกั งานราชการของสว่ นราชการอนื่ ขอ้ ๑.๑ - ๑.๓ การจดั ทำ� สญั ญา ๑. เม่อื ส่วนราชการสรรหาและเลือกสรรพนักงานราชการได้แลว้ ส่วนราชการตอ้ งจัดทำ� สัญญาจา้ งผผู้ า่ น การเลือกสรรในแนวทางดังตอ่ ไปนี้ ๑.๑ สว่ นราชการทำ� สญั ญาจา้ งผผู้ า่ นการเลอื กสรร ดว้ ยแบบสญั ญาจา้ งตามทกี่ ำ� หนดแนบทา้ ยประกาศ คพร. เรอ่ื ง หลกั เกณฑ์ วธิ กี ารและเงอื่ นไขการสรรหาและเลอื กสรรพนกั งานราชการ และแบบสญั ญาจา้ งแรงงาน พ.ศ. ๒๕๕๒ โดยมรี ะยะเวลาการจ้างโดยความจ�ำเป็นหรอื ความเหมาะสมกับภาระงาน หรือตามระยะเวลาสิน้ สดุ ของงาน หรือโครงการ เช่น ๒-๓ ปี แตไ่ ม่เกิน ๔ ปี ๑.๒ เนื่องจากระบบพนักงานราชการ ส่วนราชการต้องใช้สัญญาจ้างในการบริหารจัดการพนักงาน ราชการตลอดอายุสญั ญา ดังนน้ั สิง่ สำ� คญั ของการท�ำสญั ญาจา้ ง คอื การกรอกขอ้ ความ หรอื จัดทำ� รายละเอยี ดตา่ งๆ ในสญั ญาจา้ งให้มีความชดั เจน ครบถว้ น และสมบูรณ์ ๑.๓ หัวหนา้ ส่วนราชการ หรือผทู้ ห่ี ัวหน้าสว่ นราชการมอบหมายเป็นผู้ลงนามในสญั ญาจ้าง ในฐานะ ส่วนราชการ กับค่สู ัญญา คอื พนักงานราชการ ๒. ส่วนราชการต้องควบคุม หรือดูแลให้มีการปฏิบัติตามสัญญาจ้างในระหว่างสัญญา เช่น การหักภาษี เงินได้ การด�ำเนินการกรณมี กี ารฝา่ ฝืนสญั ญา เช่น การเปดิ เผยความลับ หรือการละเมดิ ลิขสทิ ธขิ์ องราชการ 83

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๓. กรณีท่ีสัญญาจ้างของพนักงานราชการส้ินสุด และส่วนราชการมีภาระงานซึ่งจ�ำเป็นต่อสัญญา จ้างพนักงานราชการ ส่วนราชการต้องท�ำสัญญาจ้างใหม่ตามแนวทางปฏิบัติของการท�ำสัญญาจ้างในครั้งแรก แต่ท้ังนี้ต้องเป็นไปตามข้อก�ำหนดเก่ียวกับการประเมินผลการปฏิบัติงาน ตามประกาศ คพร. เรื่อง แนวทาง การประเมนิ ผลการปฏบิ ตั งิ านของพนกั งานราชการ กล่าวคือ ผู้ทจี่ ะได้รับการต่อสญั ญาจะตอ้ งมผี ลการปฏบิ ัติงานท่ี ผ่านมาดว้ ยคะแนนเฉลย่ี ย้อนหลังไม่เกิน ๔ ปี ไมต่ ่ำ� กว่าระดับดี การจัดท�ำบัตรประจ�ำตวั ข้าราชการครูและบุคลากรทางการศึกษา ลกู จา้ งประจ�ำและพนักงานราชการ กฎ ระเบยี บ หลักเกณฑ์ท่เี ก่ยี วข้อง พระราชบัญญตั ิบัตรประจำ� ตัวเจา้ หน้าท่ีของรัฐ พ.ศ. ๒๕๔๒ ขา้ ราชการครแู ละบุคลากรทางการศกึ ษา ลูกจา้ งประจ�ำ และพนกั งานราชการ ขั้นตอนการด�ำเนินการ ๑. รบั คำ� รอ้ งขอมีบตั รประจ�ำตวั โดยแนบเอกสาร ดงั น้ี ๑.๑ แบบค�ำร้องขอมบี ตั ร (แบบ บจ.๑) ๑.๒ บตั รเก่า (กรณตี ่ออายบุ ตั ร) ๑.๓ ส�ำเนาบัตรประจำ� ตัวประชาชน หรือสำ� เนาทะเบยี นบ้าน ๑.๔ รูปถ่ายหน้าตรง สวมเครื่องแบบข้าราชการ หรือพนักงานราชการ (แล้วแต่กรณี) ถ่ายไวไ้ ม่เกนิ ๖ เดอื น ขนาด ๑ น้ิว จ�ำนวน ๒ รูป ๒. จัดท�ำบัตรประจ�ำตัวเจ้าหน้าที่ของรัฐ และแบบบัตรประจ�ำตัวเจ้าหน้าที่ของรัฐท่ีไม่ได้ออกด้วยระบบ คอมพวิ เตอร์ (แบบที่ ๒ ก.) เพ่ือเสนอผู้มอี �ำนาจลงนาม ๓. เมื่อผู้มีอ�ำนาจลงนามแล้ว ให้ประทับตรา ส�ำนักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการ ด้วยหมึกสี แดง และประทับตรา ผู้อ�ำนวยการส�ำนักงาน กศน.จังหวัด... ปฏิบัติราชการแทนปลัดกระทรวงศึกษาธิการ ในต�ำแหน่งผูอ้ อกบัตร ลงบนบัตรประจำ� ตวั เจา้ หน้าที่ของรัฐและแบบบตั รประจ�ำตวั เจา้ หน้าทข่ี องรัฐทไี่ มไ่ ดอ้ อกดว้ ย ระบบคอมพิวเตอร์ (แบบที่ ๒ ก.) ๔. บนั ทึกขอ้ มลู ลงในทะเบยี นคมุ บัตรประจ�ำตวั เจา้ หน้าท่ีของรัฐ ๕. แจ้งใหผ้ ยู้ ่ืนค�ำขอมบี ัตรมารบั บตั ร และให้ลงลายมือช่อื รับบัตรในทะเบยี นคมุ บตั ร 84

การบริหารงานบุคคล ๐๓หน่วยที่ ผบู้ ริหารการศึกษา และผู้บริหารสถานศึกษา ขั้นตอนการด�ำเนนิ การ ๑. รบั ค�ำร้องขอมบี ตั รประจำ� ตวั โดยแนบเอกสาร ดังนี้ ๑.๑ แบบคำ� รอ้ งขอมบี ตั ร (แบบ บจ.๑ และแบบท่ี ๒ ก. ซง่ึ ผยู้ น่ื คำ� ขอมบี ตั รไดล้ งลายมอื ชอ่ื ใตร้ ปู ถา่ ย เรยี บรอ้ ยแลว้ ) ๑.๒ บัตรเก่า (กรณีต่ออายบุ ตั ร) ๑.๓ ส�ำเนาบัตรประจ�ำตวั ประชาชน หรอื สำ� เนาทะเบียนบา้ น ๑.๔ รปู ถ่ายหน้าตรง สวมเครื่องแบบข้าราชการ ถ่ายไว้ไม่เกนิ ๖ เดอื น ขนาด ๑ นิ้ว จำ� นวน ๒ รูป ๒. จัดท�ำหนงั สือน�ำสง่ เอกสารต่างๆ ไปยังสำ� นกั งาน กศน. ๓. เมอื่ ไดร้ บั บตั รประจำ� ตวั จากสำ� นกั งาน กศน. แลว้ ใหล้ งทะเบยี น ในทะเบยี นคมุ บตั รประจำ� ตวั เจา้ หนา้ ที่ ของรฐั ๔. แจง้ ให้ผยู้ ่ืนค�ำขอมบี ัตรมารับบัตร และใหล้ งลายมอื ชอื่ รบั บตั รในทะเบียนคมุ บตั ร ขา้ ราชการบ�ำนาญ ขั้นตอนการด�ำเนินการ ๑. รับคำ� รอ้ งขอมีบัตรประจำ� ตัว โดยแนบเอกสาร ดังนี้ ๑.๑ แบบคำ� รอ้ งขอมบี ตั ร (แบบ บจ.๑ และแบบท่ี ๒ ก. ซง่ึ ผยู้ น่ื คำ� ขอมบี ตั รไดล้ งลายมอื ชอ่ื ใตร้ ปู ถา่ ย เรียบร้อยแลว้ ) ๑.๒ บตั รเก่า (กรณตี อ่ อายุบตั ร) ๑.๓ สำ� เนาบตั รประจำ� ตวั ประชาชน หรือสำ� เนาทะเบยี นบ้าน ๑.๔ รปู ถา่ ยหนา้ ตรง สวมชดุ สภุ าพ ตดิ เครือ่ งหมาย นก. (นอกราชการ) บนปกเสอื้ ดา้ นขวา ถา่ ยไวไ้ ม่ เกิน ๖ เดอื น ขนาด ๑ นวิ้ จำ� นวน ๒ รปู ๒. จดั ท�ำหนังสอื น�ำสง่ เอกสารตา่ งๆ ไปยงั สำ� นักงาน กศน. ๓. เมอื่ ไดร้ บั บตั รประจำ� ตวั จากสำ� นกั งาน กศน. แลว้ ใหล้ งทะเบยี น ในทะเบยี นคมุ บตั รประจำ� ตวั เจา้ หนา้ ท่ี ของรัฐ ๔. แจ้งให้ผยู้ ่นื ค�ำขอมบี ัตรมารับบัตร และให้ลงลายมือช่อื รบั บตั รในทะเบยี นคมุ บตั ร 85

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป การลาของขา้ ราชการ ลกู จ้างประจ�ำ และพนักงานราชการ ระเบียบท่ีเกย่ี วขอ้ ง ๑. ระเบยี บสำ� นกั นายกรัฐมนตรวี า่ ด้วยการลาของข้าราชการ พ.ศ. ๒๕๕๕ ๒. ประกาศคณะกรรมการบริหารพนักงานราชการ เรื่อง ค่าตอบแทนและสิทธิประโยชน์ของพนักงาน ราชการ (ฉบบั ท่ี ๓) พ.ศ. ๒๕๔๘ ประเภทการลาของข้าราชการ การลาของข้าราชการ แบง่ ออกเป็น ๑๑ ประเภท ดังต่อไปนี้ ๑. การลาป่วย ๒. การลาคลอดบตุ ร ๓. การลาไปช่วยเหลอื ภริยาทีค่ ลอดบตุ ร ๔. การลากิจสว่ นตวั ๕. การลาพกั ผ่อน ๖. การลาอปุ สมบทหรือการลาไปประกอบพธิ ฮี ัจย์ ๗. การลาเขา้ รบั การตรวจเลอื กหรือเขา้ รบั การเตรยี มพล ๘. การลาไปศึกษา ฝึกอบรม ปฏบิ ัติการวิจัย หรือดูงาน ๙. การลาไปปฏิบัติงานในองค์การระหวา่ งประเทศ ๑๐. การลาตดิ ตามคูส่ มรส ๑๑. การลาไปฟื้นฟสู มรรถภาพดา้ นอาชพี หลกั เกณฑ์และวิธีปฏบิ ตั ิเกีย่ วกับการลา การลาของข้าราชการและลกู จ้างประจ�ำ มดี ังน้ี ๑. การลาปว่ ย เปน็ การลาเพอ่ื ไปรกั ษาตวั เมอื่ เจ็บปว่ ย ๑.๑ ให้เสนอหรือจัดส่งใบลาต่อผู้บังคับบัญชาตามล�ำดับจนถึงผู้มีอ�ำนาจอนุญาตก่อน หรือ ในวันที่ลา เวน้ แต่ในกรณจี �ำเปน็ จะเสนอหรือจัดส่งใบลาในวันแรกท่ีมาปฏบิ ตั ริ าชการกไ็ ด้ ๑.๒ การลาป่วยตดิ ต่อกนั ๓๐ วันข้นึ ไป ตอ้ งมใี บรบั รองแพทยแ์ นบกบั ใบลาดว้ ย ๑.๓ การลาป่วยไม่เกนิ ๓๐ วัน ไม่ว่าลาครงั้ เดยี วหรือหลายคร้งั ตดิ ต่อกนั ผูบ้ ังคับบญั ชาอาจส่ังให้มี ใบรับรองแพทยเ์ พอ่ื ประกอบการพจิ ารณากไ็ ด้ 86

การบริหารงานบุคคล ๐๓หน่วยที่ ๑.๔ การนับวันลาป่วยให้นับเฉพาะวันท�ำการ ปีละไม่เกิน ๖๐ วันท�ำการ แต่ถ้าผู้บังคับ บัญชาตั้งแต่ต�ำแหน่งอธิบดีหรือต�ำแหน่งเทียบเท่าขึ้นไปเห็นสมควรจะให้จ่ายเงินเดือนต่อไปอีกก็ได้ แต่ไม่เกิน ๖๐ วนั ทำ� การ (รวมแลว้ ไมเ่ กิน ๑๒๐ วันท�ำการ) ๒. การลาคลอดบตุ ร การลาคลอดบตุ ร เปน็ การลาหยดุ งานของสตรซี งึ่ มคี รรภใ์ นชว่ งกอ่ นคลอด วนั คลอด บุตร และหลงั คลอด ๒.๑ ให้เสนอหรือจัดส่งใบลาต่อผู้บังคับบัญชาตามล�ำดับจนถึงผู้มีอ�ำนาจอนุญาตก่อน หรือ ในวันทล่ี า ๒.๒ การลาคลอดบุตรจะลาในวันทค่ี ลอด ก่อน หรือหลังวนั ทค่ี ลอดบุตรก็ได้ ๒.๓ ลาโดยไม่ต้องมีใบรับรองแพทย์ ๒.๔ การนับวนั ลาคลอดบตุ รให้นบั วนั หยุดราชการรวมด้วย ลาครั้งหนึง่ ไม่ได้เกนิ ๙๐ วัน ๓. การลาไปชว่ ยเหลอื ภรยิ าทค่ี ลอดบตุ ร เปน็ การลาเพอื่ ไปชว่ ยเหลอื ภรยิ าโดยชอบดว้ ยกฎหมายทค่ี ลอด บตุ ร ๓.๑ ให้เสนอหรือจัดส่งใบลาต่อผู้บังคับบัญชาตามล�ำดับจนถึงผู้มีอ�ำนาจอนุญาตก่อน หรือ ในวันทล่ี า ภายใน ๙๐ วนั นบั แต่วนั ทีค่ ลอดบตุ ร ๓.๒ ลาครั้งหนึ่งตดิ ตอ่ กันได้ ไม่เกิน ๑๕ วันท�ำการ ๓.๓ ผู้มอี ำ� นาจอนญุ าตอาจใหแ้ สดงหลกั ฐานประกอบการพจิ ารณาอนญุ าตด้วยก็ได้ ๔. การลากจิ สว่ นตัว การลากิจส่วนตวั เป็นการลาหยุดงานเพอื่ ท�ำกจิ ธรุ ะ ๔.๑ ใหเ้ สนอหรอื จดั สง่ ใบลาตอ่ ผบู้ งั คบั บญั ชาตามลำ� ดบั จนถงึ ผมู้ อี ำ� นาจอนญุ าต และเมอื่ ไดร้ บั อนญุ าต แลว้ จงึ จะหยดุ ราชการได้ เว้นแต่มีเหตจุ �ำเปน็ ไมส่ ามารถรอรบั อนญุ าตได้ทนั จะเสนอหรอื จดั สง่ ใบลาพรอ้ มระบเุ หตุ จำ� เปน็ ไว้ แลว้ หยดุ ราชการไปกอ่ นก็ได้ แต่จะต้องชีแ้ จงเหตุผลให้ผมู้ อี ำ� นาจอนุญาตทราบโดยเรว็ ๔.๒ กรณลี ากจิ สว่ นตวั เพือ่ เล้ยี งดบู ตุ รให้มสี ิทธลิ าต่อเนือ่ งจากการลาคลอดบตุ รได้ไมเ่ กนิ ๑๕๐ วัน ท�ำการ ๕. การลาพกั ผ่อน ๕.๑ ใหเ้ สนอหรอื จดั สง่ ใบลาตอ่ ผบู้ งั คบั บญั ชาตามลำ� ดบั จนถงึ ผมู้ อี ำ� นาจอนญุ าต และเมอ่ื ไดร้ บั อนญุ าต แล้วจึงจะหยดุ ราชการได้ ๕.๒ ข้าราชการมสี ิทธลิ าพักผ่อนประจ�ำปี ในปีงบประมาณหนึง่ ได้ ๑๐ วันทำ� การ ๕.๓ หากขา้ ราชการผใู้ ดมไิ ดล้ าพกั ผอ่ นประจำ� ปี หรอื ลาพกั ผอ่ นประจำ� ปแี ลว้ แตไ่ มค่ รบ ๑๐ วนั ทำ� การ ให้สะสมวันที่ยังมิไดล้ าในปนี นั้ รวมเขา้ กบั ปีตอ่ ๆ ไปได้ ไม่เกิน ๒๐ วนั ท�ำการ กรณีทรี่ ับราชการติดต่อกันมาแลว้ ไม่ นอ้ ยกว่า ๑๐ ปี ใหส้ ะสมได้ไม่เกนิ ๓๐ วันทำ� การ ๕.๔ ขา้ ราชการทีป่ ฏบิ ัติงานในสถานศึกษาและมีวนั หยุดภาคการศึกษา หากได้หยุดราชการตามวนั หยุดภาคการศึกษาเกินกว่าวนั ลาพกั ผ่อนตามทีร่ ะเบียบของทางราชการก�ำหนดไมม่ สี ิทธิลาพักผอ่ น 87

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๖. การลาอปุ สมบทหรอื การลาไปประกอบพธิ ฮี จั ย์ ๖.๑ ให้เสนอหรือจดั ส่งใบลาต่อผู้บงั คบั บัญชาตามลำ� ดับจนถึงผู้มีอ�ำนาจพจิ ารณาหรืออนญุ าต ก่อน วนั อปุ สมบท หรอื กอ่ นวันเดนิ ทางไปประกอบพิธีฮัจย์ ไมน่ ้อยกวา่ ๖๐ วัน ๖.๒ เมอ่ื ไดร้ บั อนุญาตให้ลาแล้ว จะตอ้ งอปุ สมบทหรอื ออกเดนิ ทางไปประกอบพธิ ีฮจั ย์ ภายใน ๑๐ วันนบั แตว่ นั เริ่มลา และกลบั มารายงานตวั เข้าปฏิบตั ิราชการภายใน ๕ วนั นบั แตว่ ันท่ลี าสกิ ขาหรอื วนั ที่เดินทางกลบั ถงึ ประเทศไทยหลงั จากการเดนิ ทางไปประกอบพธิ ีฮจั ย์ โดยนับรวมอยู่ภายในระยะเวลาที่ได้รับอนุญาตการลา ๗. การลาเขา้ รบั การตรวจเลอื กหรอื เขา้ รบั การเตรียมพล ๗.๑ ข้าราชการทีไ่ ด้รับหมายเรยี กเข้ารับการตรวจเลือก ให้รายงานลาต่อผบู้ งั คบั บญั ชา กอ่ นวนั เข้ารับการตรวจเลือกไม่นอ้ ยกว่า ๔๘ ช่ัวโมง ๗.๒ ข้าราชการที่ได้รับหมายเรียกเข้ารับการเตรียมพลให้รายงานลาต่อผู้บังคับบัญชาภายใน ๔๘ ช่วั โมงนับแตเ่ วลารับหมายเรยี ก ๗.๓ ใหข้ า้ ราชการไปเขา้ รบั การตรวจเลอื ก หรอื เขา้ รบั การเตรยี มพลตามวนั เวลาในหมายเรยี กนน้ั โดย ไม่ต้องรอรับค�ำส่งั อนุญาต และให้ผู้บังคบั บญั ชาเสนอรายงานลาไปตามล�ำดบั จนถึงหัวหน้าส่วนราชการ ๗.๔ เม่ือพ้นจากการเข้ารับการตรวจเลือกหรือเข้ารับการเตรียมพลแล้ว ให้มารายงานตัวกลับเข้า ปฏิบัติราชการตามปกติตอ่ ผู้บงั คับบญั ชา ภายใน ๗ วัน ๘. การลาไปศึกษา ฝกึ อบรม ปฏบิ ัตกิ ารวิจัย หรอื ดงู าน ขา้ ราชการซึ่งประสงค์จะลาไปศกึ ษา ฝึกอบรม ปฏิบัติการวจิ ัย หรือดูงานในประเทศ หรอื ตา่ งประเทศ ใหเ้ สนอหรอื จดั สง่ ใบลาตอ่ ผบู้ งั คบั บญั ชาผมู้ อี ำ� นาจอนญุ าตตามลำ� ดบั จนถงึ หวั หนา้ สว่ นราชการ แลว้ แตก่ รณี เพอื่ พจิ ารณา อนญุ าต ทงั้ นี้ จะตอ้ งปฏบิ ตั ใิ หถ้ กู ตอ้ งตามระเบยี บวา่ ดว้ ยการใหข้ า้ ราชการไปศกึ ษา ฝกึ อบรม ปฏบิ ตั กิ ารวจิ ยั หรอื ดงู าน ในประเทศ หรือต่างประเทศ (แล้วแต่กรณ)ี ๙. การลาไปปฏบิ ตั ิงานในองค์การระหวา่ งประเทศ ๙.๑ ใหเ้ สนอหรอื จดั สง่ ใบลาตอ่ ผบู้ งั คบั บญั ชาตามลำ� ดบั จนถงึ รฐั มนตรเี จา้ สงั กดั เพอื่ พจิ ารณาอนญุ าต ๙.๒ ขา้ ราชการทล่ี าไปปฏบิ ตั งิ านในองคก์ ารระหวา่ งประเทศทมี่ รี ะยะเวลาไมเ่ กนิ ๑ ปเี มอื่ ปฏบิ ตั งิ าน แล้วเสรจ็ ให้รายงานตวั เขา้ ปฏิบัติหนา้ ทร่ี าชการภายใน ๑๕ วนั นบั แตว่ นั ครบก�ำหนดเวลา ๙.๓ ใหร้ ายงานผลเกยี่ วกบั การลาไปปฏบิ ตั งิ านในองคก์ ารระหวา่ งประเทศ ใหร้ ฐั มนตรเี จา้ สงั กดั ทราบ ภายใน ๓๐ วนั นบั แต่วนั ที่กลับมาปฏบิ ัตหิ น้าทร่ี าชการ โดยใช้แบบรายงานตามท่ีทางราชการกำ� หนด ๑๐. การลาตดิ ตามคสู่ มรส ใหเ้ สนอหรอื จดั สง่ ใบลาตอ่ ผบู้ งั คบั บญั ชาตามลำ� ดบั จนถงึ ผมู้ อี ำ� นาจอนญุ าต เพอื่ พจิ ารณาอนญุ าตใหล้ า ได้ไมเ่ กิน ๒ ปี และในกรณีจำ� เปน็ อาจอนญุ าตใหล้ าต่อได้อีก ๒ ปี แตเ่ มอื่ รวมแลว้ ตอ้ งไมเ่ กนิ ๔ ปี ถา้ เกนิ ๔ ปใี ห้ลา ออกจากราชการ 88

การบริหารงานบคุ คล ๐๓หน่วยที่ ๑๑. การลาไปฟ้ืนฟสู มรรถภาพดา้ นอาชีพ ๑๑.๑ ข้าราชการผู้ใดได้รับอันตรายหรือการป่วยเจ็บเพราะเหตุปฏิบัติราชการในหน้าที่หรือถูก ประทุษร้ายเพราะเหตุกระท�ำการตามหน้าที่ จนท�ำให้ตกเป็นผู้ทุพพลภาพหรือพิการ หากข้าราชการผู้นั้นประสงค์ จะลาไปเขา้ รบั การฝกึ อบรมหลกั สตู รเกย่ี วกบั การฟน้ื ฟสู มรรถภาพทจี่ ำ� เปน็ ตอ่ การปฏบิ ตั หิ นา้ ทร่ี าชการ หรอื ทจี่ ำ� เปน็ ตอ่ การประกอบอาชพี แลว้ แตก่ รณี มีสทิ ธลิ าไปฟืน้ ฟูสมรรถภาพดา้ นอาชพี ครงั้ หนงึ่ ไดต้ ามระยะเวลาที่ก�ำหนดไว้ใน หลกั สูตรทีป่ ระสงคจ์ ะลา แต่ไมเ่ กนิ ๑๒ เดอื น ๑๑.๒ ใหเ้ สนอหรอื จดั สง่ ใบลาตอ่ ผบู้ งั คบั บญั ชาตามลำ� ดบั จนถงึ ผมู้ อี ำ� นาจพจิ ารณาหรอื อนญุ าต พรอ้ ม แสดงหลักฐานเก่ียวกบั หลกั สูตรทป่ี ระสงค์จะลา และเอกสารที่เกีย่ วขอ้ ง (ถา้ มี) เพ่อื พจิ ารณาอนญุ าต และเม่ือได้รบั อนญุ าตแลว้ จงึ จะหยดุ ราชการเพือ่ ไปฟ้นื ฟสู มรรถภาพดา้ นอาชพี ได้ พนกั งานราชการ มสี ิทธิการลาประเภทต่างๆ มดี งั น้ี ๑. ลาปว่ ย มสี ิทธิลาป่วยได้เท่าท่ปี ว่ ยจริง และมีสทิ ธไิ ดร้ ับคา่ ตอบแทนระหว่างลาได้ ปงี บประมาณหน่ึงไม่ เกิน ๓๐ วนั (นับเฉพาะวันทำ� การ) การลาปว่ ยต้งั แต่ ๓ วันขน้ึ ไป ผู้มอี ำ� นาจอนญุ าตอาจสั่งใหม้ ีใบรับรองแพทย์จาก สถานพยาบาลที่ทางราชการรับรองประกอบการลา หรือประกอบการพจิ ารณาอนุญาตก็ได้ ๒. ลาคลอดบุตร มีสิทธิลาคลอดบุตรได้ ๙๐ วัน และมีสิทธิได้รับค่าตอบแทนระหว่างลาคลอดบุตร ไดไ้ มเ่ กิน ๔๕ วัน สว่ นอกี ๔๕ วัน ให้รับจากส�ำนกั งานประกันสงั คม ทัง้ นี้ ตามสทิ ธิท่ีเกิดขึ้นตาม กฎหมายว่าด้วย ประกันสงั คม ๓. ลากจิ สว่ นตวั มสี ทิ ธลิ ากจิ สว่ นตวั ไดป้ งี บประมาณหนงึ่ ไมเ่ กนิ ๑๐ วนั โดยไดร้ บั คา่ ตอบแทนระหวา่ งลา (นบั เฉพาะวนั ทำ� การ) และในกรณที พี่ นกั งานราชการเขา้ ทำ� งานไมถ่ งึ ๑ ปี ใหท้ อนสทิ ธทิ จ่ี ะไดร้ บั คา่ ตอบแทนระหวา่ งลา ลงตามส่วนของจำ� นวนวนั ทจ่ี ้าง ๔. ลาพักผ่อน มีสิทธิลาพักผ่อนปีงบประมาณหนึ่งไม่เกิน ๑๐ วัน โดยได้รับค่าตอบแทน ระหว่าง ลา (นับเฉพาะวันท�ำการ) และในกรณีที่พนักงานราชการเข้าท�ำงานไม่ถึง ๑ ปี ให้ทอนสิทธิท่ีจะได้รับค่าตอบแทน ระหว่างลาลดลงตามส่วนของจ�ำนวนวันท่ีจ้าง ส�ำหรับในปีแรกที่ได้รับการจ้างเป็นพนักงานราชการยังไม่ครบ ๖ เดอื น ไมม่ สี ทิ ธลิ าพกั ผอ่ น ทง้ั นี้ พนกั งานราชการจะไมไ่ ดร้ บั สทิ ธวิ นั ลาพกั ผอ่ นสะสมแตอ่ ยา่ งใด ๕. ลาเพ่ือรับราชการทหาร ในการเรียกพลเพ่ือตรวจสอบเพ่ือฝึกวิชาทหารเข้ารับการระดมพล หรือ เพ่ือทดลองความพรั่งพร้อมตามกฎหมายว่าด้วยการรับราชการทหาร ให้มีสิทธิได้รับค่าตอบแทน ระหว่างลาได้ ปงี บประมาณหนึง่ ไมเ่ กนิ ๖๐ วนั ท้งั น้ี เม่ือพ้นจากการเข้ารับการตรวจเลอื กหรอื เตรยี มพลให้ รายงานตัวกลับเขา้ ปฏิบัติงานภายใน ๗ วัน ๖. ลาเพอื่ ไปอปุ สมบทหรือประกอบพิธฮี ัจญ์ พนกั งานราชการท่ีไดร้ บั การจ้างต่อเนอ่ื งไม่น้อยกว่า ๔ ปี มิ สทิ ธิ์ลาไปอุปสมบทหรือประกอบพิธีฮจั ญไ์ ด้จ�ำนวน ๑ ครงั้ ตลอดช่วงเวลาของการมีสถานภาพเป็นพนักงานราชการ โดยการลาอุปสมบทมีสิทธิลาได้ไม่เกิน ๑๒๐ วัน และการลาไปประกอบพิธฮี จั ญ์ได้ไมเ่ กนิ ๑๒๐ วัน 89

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป สิทธิได้รับค่าตอบแทนระหว่างลาของพนกั งานราชการ ๑. ลาป่วย ให้ได้รับค่าตอบแทนระหวา่ งลาได้ปหี นึ่งไมเ่ กิน ๓๐ วัน ส่วนทีเ่ กนิ ๓๐ วัน มสี ิทธิไดร้ บั เงนิ ทดแทนการขาดรายไดจ้ ากกองทนุ ประกนั สงั คม ทัง้ นีต้ ามหลกั เกณฑแ์ ละเงื่อนไขตามกฎหมายว่าดว้ ยประกนั สงั คม ๒. ลาคลอดบุตร ไดร้ ับคา่ ตอบแทนระหวา่ งลาได้ไมเ่ กิน ๔๕ วัน และมสี ทิ ธิได้รับเงนิ สงเคราะห์การหยดุ งานเพ่อื การคลอดบุตรจากกองทนุ ประกันสังคม ทงั้ นีต้ ามหลกั เกณฑ์และเง่ือนไขตามกฎหมายว่าดว้ ยประกันสังคม ๓. ลากจิ สว่ นตัว ได้รบั ค่าตอบแทนระหวา่ งลาได้ปหี นึง่ ไม่เกนิ ๔๐ วนั ๔. ลาพกั ผอ่ นประจ�ำปี ไดร้ ับค่าตอบแทนระหว่างลาไดป้ ีหนงึ่ ไมเ่ กิน ๑๐ วนั ๕. ลาเพอื่ รบั ราชการทหารเพอ่ื ตรวจสอบ เพอ่ื ฝกึ วชิ าทหาร เขา้ รบั การระดมพล หรอื ทดลองความพรงั่ พรอ้ ม ได้รับค่าตอบแทนระหว่างลาปหี น่ึงไม่เกนิ ๖๐ วนั ๖. ลาเพื่อไปอปุ สมบท หรอื ลาไปประกอบพธิ ฮี จั ญ์ ได้รบั คา่ ตอบแทนระหว่างลาได้ไม่เกิน ๑๒๐ วัน การไปตา่ งประเทศในระหวา่ งการลา หรือในระหว่างวันหยุดราชการ หากขา้ ราชการ ลกู จา้ งประจำ� หรอื พนกั งานราชการ ประสงคจ์ ะไปตา่ งประเทศในระหวา่ งลา หรอื ในระหวา่ ง วันหยุดราชการให้ด�ำเนินการเสนอขออนุญาตต่อผู้บังคับบัญชาจนถึงผู้มีอ�ำนาจอนุญาตการลา ท้ังน้ี จะต้องได้รับ อนุญาตการลา พักผ่อน หรอื ลากิจ จากผบู้ ังคบั บัญชาผมู้ ีอำ� นาจอนุญาตการลากอ่ น แล้วจึงเสนอขออนญุ าตการไป ตา่ งประเทศ การลาศึกษาตอ่ ภายในประเทศ ระเบยี บท่เี กย่ี วขอ้ ง ๑. ระเบียบกระทรวงศกึ ษาธกิ ารวา่ ดว้ ยการใหข้ า้ ราชการไปศกึ ษาตอ่ และฝกึ อบรมภายในประเทศ พ.ศ. ๒๕๓๘ และที่แกไ้ ขเพ่มิ เตมิ (ฉบบั ท่ี ๒) พ.ศ. ๒๕๔๗ ๒. มติคณะรัฐมนตรี เม่ือวันที่ ๑๔ พฤษภาคม ๒๕๓๙ ก�ำหนดหลักเกณฑ์การท�ำสัญญาค้�ำประกันของ ข้าราชการท่ีลาไปศึกษาว่า ผู้ค้�ำประกันจะต้องเป็นบิดา หรือมารดาของผู้ที่จะไปศึกษา หากไม่สามารถจัดหาผู้ค้�ำ ประกนั ทเ่ี ปน็ บิดา หรือมารดาได้ ๓. ระเบยี บกระทรวงการคลงั วา่ ดว้ ยการทำ� สญั ญาและการชดใชเ้ งนิ กรณรี บั ทนุ ลาศกึ ษา ฝกึ อบรม ปฏบิ ตั ิ การวจิ ัย และปฏบิ ัติงานในองค์การระหวา่ งประเทศ พ.ศ. ๒๕๔๘ ๔. หลกั เกณฑ์วธิ ปี ฏบิ ัตเิ กย่ี วกบั การจดั ท�ำสญั ญาและการชดใชเ้ งนิ กรณีรบั ทนุ ลาศกึ ษา ฝึกอบรม ปฏบิ ตั ิ การวจิ ยั และปฏบิ ตั งิ านในองคก์ ารระหวา่ งประเทศ ตามหนงั สอื กระทรวงการคลงั ท่ี กค ๐๔๐๖.๒/ว ๘๓ ลงวันท่ี ๒๖ กันยายน ๒๕๔๙ 90

การบริหารงานบุคคล ๐๓หน่วยที่ ๕. กฎ ก.ค.ศ. ว่าด้วยการเลอื่ นขน้ั เงนิ เดอื นขา้ ราชการครแู ละบคุ ลากรทางการศกึ ษา พ.ศ. ๒๕๕๐ ๖. ค�ำสัง่ สำ� นกั งานปลัดกระทรวงศกึ ษาธกิ าร ที่ ๒๗๐/๒๕๕๑ ลงวนั ท่ี ๕ มนี าคม พ.ศ. ๒๕๕๑ เรอ่ื ง มอบ อ�ำนาจให้ผู้อ�ำนวยการส�ำนักงานส่งเสริมการศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอัธยาศัยจังหวัดและผอู้ ำ� นวยการ สำ� นกั งานสง่ เสรมิ การศกึ ษานอกระบบและการศกึ ษาตามอธั ยาศยั จงั หวดั /กรงุ เทพมหานคร ปฏิบตั ิราชการแทน ๗. ระเบยี บ ก.ค.ศ. วา่ ดว้ ยการสง่ เสรมิ สนบั สนนุ ใหข้ า้ ราชการครแู ละบคุ ลากรทางการศกึ ษาไปศกึ ษา ฝกึ อบรม ดูงาน หรือปฏบิ ตั งิ านวจิ ัยและพฒั นา พ.ศ. ๒๕๕๒ ๘. แนวปฏบิ ตั ใิ นการขออนมุ ตั แิ ละแนวทางการพจิ ารณาอนมุ ตั ใิ หข้ า้ ราชการครแู ละบคุ ลากรทางการศกึ ษา ลาศึกษา ฝึกอบรม หรือปฏิบัติการวิจัย ถือเป็นการปฏิบัติหน้าที่ราชการและมิสิทธิได้รับการพิจารณาเล่ือนข้ันเงิน เดือนในระหว่างลาศกึ ษา ตามนัยหนังสอื สำ� นกั งาน ก.ค.ศ. ท่ี ศธ ๐๒๐๖.๗/ว ๘ ลงวนั ท่ี ๒๘ มถิ นุ ายน ๒๕๕๔ และ หนงั สอื ดว่ นมาก ท่ี ศธ ๐๒๐๖.๗/ว ๒๖ ลงวันท่ี ๑๑ ตลุ าคม ๒๕๕๕ ๙. ระเบียบสำ� นกั นายกรัฐมนตรวี า่ ดว้ ยการลาของขา้ ราชการ พ.ศ. ๒๕๕๕ ขน้ั ตอนด�ำเนนิ การ ๑. กรณีลาศึกษาต่อภาคปกติ (ไม่เลื่อนขั้นเงนิ เดอื น) กอ่ นไปสมัครสอบคดั เลือก (๑) รับค�ำร้องขออนญุ าตไปสมัครสอบจากข้าราชการ (๒) ตรวจสอบคณุ สมบตั ขิ องขา้ ราชการทขี่ ออนญุ าตไปสมคั ร ระดบั การศกึ ษา โควตาการอนญุ าตให้ ข้าราชการลาศกึ ษาตอ่ ภาคปกติ และสาขาวชิ า ใหเ้ ปน็ ไปตามหลกั เกณฑ์ท่ีทางราชการก�ำหนด (๓) จดั ทำ� บันทกึ เสนอผู้บงั คับบญั ชาเพอื่ อนญุ าตให้ข้าราชการไปสมคั รสอบ (๔) เมือ่ ผูบ้ งั คับบัญชาอนญุ าตแล้ว ให้แจ้งผลการอนุญาตให้ขา้ ราชการทราบ เมอื่ ไดร้ บั แจง้ จากขา้ ราชการวา่ ผา่ นการคดั เลอื กจากสถาบนั การศกึ ษาใหเ้ ขา้ รบั การศกึ ษาตอ่ ใหด้ ำ� เนนิ การดงั นี้ (๑) แจง้ ใหข้ ้าราชการผลู้ าศึกษาต่อ จดั ท�ำสญั ญาลาศึกษาฯ โดยมอบฟอรม์ สญั ญาพรอ้ มทง้ั อธิบาย การกรอกข้อความ และการเตรยี มเอกสารหลกั ฐานต่างๆ ใหข้ า้ ราชการผู้ลาศกึ ษาตอ่ และผคู้ �ำ้ ประกนั ทราบ (๒) รับสญั ญาและเอกสารหลักฐานตา่ งๆ จากผลู้ าศกึ ษาต่อ แลว้ ตรวจสอบความถกู ตอ้ งของสญั ญา ทุกฉบบั ตรวจสอบความสมบรู ณข์ องเอกสารหลักฐานตา่ งๆ (๓) ด�ำเนนิ การใหผ้ ้ลู าศึกษา และผูค้ ้ำ� ประกนั ลงนามในสญั ญาตอ่ หน้าหวั หนา้ หนว่ ยงานหรอื สถาน ศึกษา และพยาน ๒ คน จากนั้นใหพ้ ยานลงนามเป็นพยานดว้ ย 91

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป (๔) จัดท�ำบันทึกเสนอผู้บงั คับบญั ชาลงนามในเอกสารดงั นี้ - สัญญาลาศึกษาต่อ จำ� นวน ๒ ฉบับ - ค�ำส่งั อนุญาตใหข้ า้ ราชการลาศกึ ษาต่อ - หนงั สอื ส่งตัวข้าราชการลาศึกษาตอ่ ไปยงั สถาบนั การศกึ ษา - หนังสือแจง้ สำ� นกั งาน กศน. (๕) เมื่อผู้บงั คับบญั ชาลงนามในเอกสารเรยี บรอ้ ยแลว้ ใหม้ อบสัญญาไปศกึ ษา ใหแ้ กข่ ้าราชการผู้ลา ศึกษาตอ่ จำ� นวน ๑ ชดุ และมอบสัญญาคำ้� ประกนั ใหผ้ ้คู �้ำประกัน จ�ำนวน ๑ ชดุ (๖) จดั สง่ หนังสอื แจง้ ให้สำ� นกั งาน กศน. ทราบ พร้อมแนบเอกสารดงั น้ี - สำ� เนาค�ำสั่งอนญุ าตให้ขา้ ราชการลาศกึ ษาต่อ - สัญญาไปศึกษา และสัญญาคำ�้ ประกัน อยา่ งละ ๑ ชุด - รายละเอียดหลกั สตู รท่ีขา้ ราชการลาศกึ ษา จ�ำนวน ๑ ชุด - จดั เกบ็ คำ� สง่ั และสญั ญาฯ ไวใ้ นทเี่ หมาะสม และจะตอ้ งรกั ษาไวเ้ พอ่ื เปน็ หลกั ฐานในการตรวจ สอบต่อไป การดำ� เนนิ การระหว่างข้าราชการลาศกึ ษาอยรู่ ะหว่างการศกึ ษา (๑) ให้ข้าราชการลาศึกษารายงานผลการศึกษาให้หน่วยงานต้นสังกัดทราบตามแบบฟอร์มท่ีทาง ราชการกำ� หนด ทกุ ภาคการศึกษา (๒) ส�ำนกั งาน กศน.จงั หวัด จัดทำ� หนังสือน�ำส่ง พร้อมแนบแบบรายงานผลการศึกษาของขา้ ราชการ ลาศกึ ษาตอ่ รายงานให้สำ� นักงาน กศน. ทราบ ทุกภาคการศกึ ษา เมอื่ ขา้ ราชการลาศกึ ษา เสรจ็ สนิ้ การศกึ ษา และรายงานตวั ขอกลบั เขา้ ปฏบิ ตั งิ านตามเดมิ ณ หนว่ ยงาน ตน้ สังกัด ใหด้ �ำเนนิ การดงั น้ี (๑) ท�ำบนั ทกึ เสนอผูบ้ ังคับบัญชาลงนาม - ค�ำสง่ั ใหข้ ้าราชการลาศึกษาตอ่ กลบั เข้าปฏบิ ตั ริ าชการตามเดมิ - หนงั สอื แจ้งสำ� นกั งาน กศน. (๒) เมอื่ ผู้บังคบั บญั ชาลงนามในเอกสารเรยี บรอ้ ยแลว้ ใหแ้ จ้งให้สำ� นกั งาน กศน. ทราบ พร้อมแนบ เอกสารส�ำเนาคำ� สงั่ ให้ข้าราชการลาศึกษาต่อกลับเข้าปฏบิ ตั ิราชการตามเดิม (๓) แจง้ คำ� สั่งใหข้ า้ ราชการลาศกึ ษาและผู้ที่เกย่ี วข้องทราบ 92

การบรหิ ารงานบคุ คล ๐๓หน่วยที่ ๒. กรณีลาศกึ ษาต่อภาคนอกเวลา การลาศกึ ษาต่อภาคนอกเวลา โดยไมใ่ ชเ้ วลาราชการไปศึกษา ไม่ตอ้ งขออนุญาตหวั หนา้ หน่วยงานหรอื สถานศึกษา แตต่ อ้ งรายงานเปน็ ลายลกั ษณอ์ ักษรใหผ้ ู้บรหิ ารสถานศกึ ษา หรอื หวั หน้าหน่วยงานทีต่ นปฏิบตั งิ านอยู่ ทราบกอ่ น จึงจะไปศึกษาต่อภาคนอกเวลาได้ การขอเลอื่ นวิทยฐานะของข้าราชการครูและบุคลากรทางการศกึ ษา กฎ ระเบียบ หลักเกณฑท์ เ่ี ก่ยี วขอ้ ง ๑. หนังสือส�ำนักงาน ก.ค.ศ. ด่วนที่สุด ที่ ศธ ๐๒๐๖.๔/ว ๑๗ ลงวันท่ี ๓๐ กันยายน ๒๕๕๒ เรอ่ื ง หลักเกณฑ์และวธิ กี ารให้ขา้ ราชการครูและบุคลากรทางการศึกษามีวทิ ยฐานะและเล่ือนวิทยฐานะ ๒. หนังสือส�ำนักงาน ก.ค.ศ. ที่ ศธ ๐๒๐๖.๔/ว ๑๐ ลงวันที่ ๒๙ กรกฎาคม ๒๕๕๔ เรอื่ ง หลกั เกณฑแ์ ละวธิ กี ารใหข้ า้ ราชการครแู ละบคุ ลากรทางการศกึ ษาในจงั หวดั ยะลา ปตั ตานี นราธวิ าส และสงขลา (เฉพาะพนื้ ทีอ่ �ำเภอเทพา สะบ้ายอ้ ย นาทวี และจะนะ) มีวทิ ยฐานะและมีหรอื เล่ือนวิทยฐานะช�ำนาญการพิเศษ ๓. หนังสือส�ำนักงาน ก.ค.ศ. ท่ี ศธ ๐๒๐๖.๔/๔๔๘๘ ลงวันท่ี ๒๘ ธันวาคม ๒๕๕๓ เรื่อง การพจิ ารณาประสบการณ์เพือ่ ขอมีวทิ ยฐานะครูชำ� นาญการ ๔. หนงั สือส�ำนักงาน ก.พ. ที่ นร ๑๐๐๖/ว ๑๐ ลงวนั ท่ี ๑๕ กันยายน ๒๕๔๘ ขนั้ ตอนการด�ำเนินการ ๑. สำ� นกั งาน กศน. จงั หวดั ดำ� เนนิ การตรวจสอบคณุ สมบตั แิ ละแบบเสนอขอรบั การประเมนิ ของขา้ ราชการ ครูและบุคลากรทางการศกึ ษาท่ยี นื่ คำ� ขอตามหลักเกณฑแ์ ละวิธกี ารที่ ก.ค.ศ. ก�ำหนด ๒. จัดท�ำหนังสอื ส่งสำ� นกั งาน กศน. พร้อมแบบเสนอขอรับการประเมนิ และผลงานทางวชิ าการ จำ� นวน ๔ ชดุ ๓. สำ� นกั งาน กศน.จะดำ� เนนิ การตรวจสอบคณุ สมบตั แิ ละแบบเสนอขอ หากไมถ่ กู ตอ้ งจะแจง้ ใหส้ ำ� นกั งาน กศน.จงั หวดั ดำ� เนนิ การแกไ้ ข หากถกู ตอ้ งจะมหี นงั สอื แจง้ ใหแ้ ตง่ ตง้ั คณะกรรมการประเมนิ ประกอบดว้ ย ผทู้ รงคณุ วฒุ ิ จ�ำนวน ๓ ราย ขา้ ราชการครูและบุคลากรทางการศึกษาที่มีวิทยฐานะไม่ตำ่� กวา่ วทิ ยฐานะของผู้ยน่ื ค�ำขอ จ�ำนวน ๓ ราย แล้วสง่ ให้ส�ำนักงาน กศน. ๔. ส�ำนกั งาน กศน. จะเสนอรายชอ่ื คณะกรรมการให้เลขาธกิ าร กศน. เปน็ ผ้คู ัดเลอื ก ใหเ้ หลอื ประเภทละ ๑ คน แลว้ เสนอปลัดกระทรวงศกึ ษาธกิ าร ลงนามค�ำส่งั แตง่ ต้ังคณะกรรมการประเมนิ จำ� นวน ๓ คน ประกอบด้วย ผู้อ�ำนวยการสถานศึกษาหรือผู้บริหารการศึกษา (แล้วแต่กรณี) เป็นประธาน ผู้ทรงคุณวุฒิ และข้าราชการครูและ บุคลากรทางการศกึ ษา เปน็ กรรมการ 93

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๕. เมื่อปลัดกระทรวงศึกษาธิการลงนามในค�ำส่ังแต่งต้ังคณะกรรมการแล้ว ส�ำนักงาน กศน.จะมีหนังสือ แจ้งใหส้ �ำนกั งาน กศน. จงั หวดั ดำ� เนินการประเมนิ ภายในระยะเวลาท่สี ำ� นักงาน กศน.ก�ำหนด ๖. ให้ส�ำนักงาน กศน.จังหวัดดำ� เนินการแจ้งคณะกรรมการเพ่ือประเมินข้าราชการครูฯตามแบบที่ ก.ค.ศ. กำ� หนด ๗. เม่ือส�ำนักงาน กศน.จังหวัด ด�ำเนินการประเมินเรียบร้อยแล้ว ให้ส่งแบบประเมินให้ส�ำนักงาน กศน. ตรวจสอบ หากคณะกรรมการประเมนิ ไม่ถกู ตอ้ ง ครบถ้วน สำ� นกั งาน กศน. จะแจง้ ให้ส�ำนักงาน กศน. จังหวดั ด�ำเนิน การแกไ้ ข ๘. สำ� นกั งาน กศน. จะนำ� เสนอ อ.ก.ค.ศ. สำ� นกั งานปลดั กระทรวงศกึ ษาธกิ าร อนมุ ตั ผิ ลการประเมนิ ดา้ นที่ ๑ และ ๒ สำ� หรบั วทิ ยฐานะชำ� นาญการพเิ ศษและเชย่ี วชาญ และผลการประเมนิ ดา้ นท่ี ๑, ๒ และ ๓ สำ� หรบั วทิ ยฐานะ ชำ� นาญการ ๙. เมอื่ อ.ก.ค.ศ.สำ� นักงานปลดั กระทรวงศกึ ษาธกิ ารอนมุ ตั ิให้ผา่ นการประเมินแลว้ สำ� นกั งาน กศน. จะ ดำ� เนินการดังนี้ ๙.๑ วิทยฐานะเชี่ยวชาญ ส่งผลงานให้คณะกรรมการกลั่นกรองพิจารณา โดยเสนอปลัดกระทรวง ศกึ ษาธกิ าร ในฐานะประธาน อ.ก.ค.ศ.ส�ำนกั งานปลดั กระทรวงศึกษาธิการ ลงนามคำ� สงั่ แตง่ ต้งั คณะกรรมการกลน่ั กรอง แล้วส่งผลงานทางวิชาการให้คณะกรรมการกลั่นกรองพิจารณา เมื่อคณะกรรมการกล่ันกรองพิจารณาแล้ว จะส่งผลงานทางวชิ าการให้สำ� นกั งาน ก.ค.ศ. พิจารณาต่อไป สำ� นักงาน ก.ค.ศ. จะด�ำเนินการแตง่ ตง้ั คณะกรรมการ อ่านผลงาน (ด้านที่ ๓) แล้วนำ� เสนอ อ.ก.ค.ศ.สำ� นกั งานปลัดกระทรวงศกึ ษาธิการเพ่อื ทราบ เม่อื ก.ค.ศ. มมี ตอิ นุมัติ ส�ำนกั งาน กศน.จะเสนอปลัดกระทรวงศกึ ษาธกิ ารลงนามค�ำส่งั และแจ้งสำ� นกั งาน กศน.จงั หวดั เพอื่ ทราบตอ่ ไป ๙.๒ วทิ ยฐานะช�ำนาญการพิเศษ จะเสนอ อ.ก.ค.ศ.ส�ำนกั งานปลัดกระทรวงศึกษาธิการแตง่ ตง้ั คณะ กรรมการอา่ นผลงาน (ดา้ นท่ี ๓) และสง่ ผลงานใหค้ ณะกรรมการพจิ ารณา เมอื่ คณะกรรมการพจิ ารณาแลว้ จะนำ� เสนอ อ.ก.ค.ศ. ส�ำนักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการ อนุมัติให้ผ่านการประเมิน และออกค�ำสั่งแต่งต้ัง และแจ้งส�ำนักงาน กศน.จังหวัดเพ่ือทราบตอ่ ไป ๙.๓ วทิ ยฐานะช�ำนาญการ จะดำ� เนนิ การออกคำ� สง่ั และแจง้ สำ� นกั งาน กศน.จงั หวดั เพอ่ื ทราบตอ่ ไป ๑๐. เม่ือส�ำนักงาน กศน.จังหวัด ได้รับค�ำส่ังเล่ือนวิทยฐานะ ให้ส�ำเนาค�ำส่ังแจ้งไปยังผู้ได้รับการเล่ือน วิทยฐานะ และเจา้ หน้าทีก่ ารเงนิ พร้อมบนั ทึกข้อมูลลงใน ก.พ.๗ โดยจัดเก็บค�ำส่งั ตวั จรงิ ไวท้ ส่ี ำ� นักงาน กศน.จังหวดั 94

การบรหิ ารงานบคุ คล ๐๓หน่วยที่ การประเมินผลการปฏิบัติงาน การประเมนิ ผลการปฏบิ ตั งิ านสำ� หรบั ขา้ ราชการ ลกู จา้ งประจำ� และพนกั งานราชการ กำ� หนดใหด้ ำ� เนนิ การ ปลี ะ ๒ ครั้ง ดงั น้ี ครั้งท่ี ๑ : ๑ ตุลาคม – ๓๑ มีนาคม ครงั้ ที่ ๒ : ๑ เมษายน – ๓๐ กนั ยายน การด�ำเนินการเรื่องการประเมินผลการปฏบิ ัตงิ าน สำ� หรับขา้ ราชการ ลกู จา้ งประจ�ำ และพนกั งานราชการ ให้ดำ� เนนิ การตามระเบยี บ หลกั เกณฑ์ตามท่ที างราชการกำ� หนด ดังนี้ ขา้ ราชการครแู ละบคุ ลากรทางการศึกษา และลกู จา้ งประจ�ำ ๑. หนังสือส�ำนกั งาน ก.พ. ท่ี นร ๑๐๑๒/ว ๒๐ ลงวันที่ ๓ กนั ยายน ๒๕๕๒ ๒. หนังสือส�ำนกั งาน ก.พ. ด่วนทส่ี ดุ ท่ี นร ๑๐๐๘.๑/ว ๒๘ ลงวนั ท่ี ๒๒ ตลุ าคม ๒๕๕๒ ๓. หลักเกณฑ์และวิธีการประเมินประสิทธิภาพและประสิทธิผลการปฏิบัติงานของข้าราชการครูและ บุคลากรทางการศึกษา (หนงั สอื ส�ำนักงาน ก.ค.ศ. ที่ ศธ ๐๒๐๖.๕/๔๘๒ ลงวนั ที่ ๓๑ มีนาคม ๒๕๕๑) ๔. หนงั สอื ส�ำนักงาน ก.ค.ศ. ที่ ศธ ๐๒๐๖.๒/ว ๘ ลงวันท่ี ๓๑ ตุลาคม ๒๕๕๐ ๕. ประกาศสำ� นกั งานปลดั กระทรวงศกึ ษาธกิ าร เรอื่ ง หลกั เกณฑแ์ ละวธิ กี ารประเมนิ ผลการปฏบิ ตั ริ าชการ ของขา้ ราชการครูและบคุ ลากรทางการศึกษา ตามมาตรา ๓๘ค. (๒) ลงวันท่ี ๑๙ กุมภาพนั ธ์ ๒๕๕๓ ๖. หลกั เกณฑแ์ ละวธิ กี ารประเมนิ ประสทิ ธภิ าพและประสทิ ธผิ ลการปฏบิ ตั งิ านของลกู จา้ งประจำ� (หนงั สอื กระทรวงการคลัง ที่ กค ๐๔๒๘/ว ๙๐ ลงวนั ที่ ๒๔ สิงหาคม ๒๕๕๓) พนกั งานราชการ ๑. ระเบยี บสำ� นักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยพนักงานราชการ พ.ศ. ๒๕๔๗ ๒. ประกาศคณะกรรมการบริหารพนักงานราชการ เรื่อง แนวทางการประเมินผลการปฏิบัติงานของ พนกั งานราชการ พ.ศ. ๒๕๕๔ ๓. ประกาศคณะกรรมการบรหิ ารพนกั งานราชการ เรอ่ื ง สทิ ธปิ ระโยชนข์ องพนกั งานราชการ พ.ศ. ๒๕๕๔ ๔. ประกาศคณะกรรมการบริหารพนกั งานราชการ เรื่อง ค่าตอบแทนของพนกั งานราชการ พ.ศ. ๒๕๕๔ ๕. ประกาศคณะกรรมการบริหารพนักงานราชการ เร่ือง ค่าตอบแทนของพนักงานราชการ (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๕๔ ๖. ประกาศคณะกรรมการบริหารพนักงานราชการ เร่ือง ค่าตอบแทนของพนักงานราชการ (ฉบับท่ี ๔) พ.ศ. ๒๕๕๔ ๗. ประกาศคณะกรรมการบริหารพนักงานราชการ เร่ือง ค่าตอบแทนของพนักงานราชการ (ฉบับท่ี ๖) พ.ศ. ๒๕๕๖ 95

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๘. ประกาศส�ำนกั งานปลดั กระทรวงศึกษาธิการ เร่อื ง หลักเกณฑ์และวธิ ีการประเมนิ ผลการปฏบิ ตั ิงานของ พนกั งานราชการทัว่ ไป สังกดั ส�ำนกั งานปลัดกระทรวงศึกษาธกิ าร ๙. ประกาศสำ� นักงานปลดั กระทรวงศกึ ษาธกิ าร เรอื่ ง หลกั เกณฑ์และวิธพี จิ ารณาเล่อื นคา่ ตอบแทนประจ�ำ ปีของพนักงานราชการ สงั กัดส�ำนักงานปลดั กระทรวงศึกษาธิการ ๑๐. ประกาศสำ� นักงานปลัดกระทรวงศกึ ษาธิการ เร่ือง หลักเกณฑ์การบริหารวงเงนิ งบประมาณการเลอ่ื น ค่าตอบแทนประจำ� ปขี องพนกั งานราชการ สังกดั สำ� นกั งานปลดั กระทรวงศกึ ษาธกิ าร การเสนอขอพระราชทานเครอ่ื งราชอสิ รยิ าภรณแ์ ละเหรยี ญจกั รพรรดมิ าลา กฎ ระเบียบ หลักเกณฑท์ เ่ี ก่ียวข้อง ๑. พระราชบัญญตั เิ ครอ่ื งราชอสิ ริยาภรณอ์ นั เป็นที่เชิดชยู ิ่งช้างเผอื ก พ.ศ. ๒๔๘๔ ๒. พระราชบัญญัติเครือ่ งราชอสิ รยิ าภรณอ์ นั มีเกียรตยิ ศม่ิงมงกฎุ ไทย พ.ศ. ๒๔๘๔ ๓. ระเบียบส�ำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการขอพระราชทานเคร่ืองราชอิสริยาภรณ์อันเป็นท่ีเชิดชูย่ิงช้าง เผือก และเคร่อื งราชอสิ รยิ าภรณ์อันมเี กียรติยศยง่ิ มงกฎุ ไทย พ.ศ. ๒๕๓๖ ๔. ระเบียบสำ� นกั นายกรัฐมนตรวี ่าด้วยการประดบั เครือ่ งราชอสิ รยิ าภรณไ์ ทย พ.ศ. ๒๕๓๖ ๕. ประกาศสำ� นกั นายกรฐั มนตรี เรอื่ ง การปรบั ปรงุ ราคาชดใชแ้ ทนเครอื่ งราชอิสรยิ าภรณ์ทไ่ี ม่สามารถสง่ คนื ตามกฎหมาย ประจำ� ปงี บประมาณ ๒๕๔๘ – ๒๕๕๐ ๖. หนังสือส�ำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี ท่ี นร ๐๒๐๔/ว ๑๙๔ ลงวันท่ี ๒๑ ธันวาคม ๒๕๓๕ เรื่อง การจดั ทำ� ประวตั ิผู้ได้รบั พระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ ๗. หนงั สอื ส�ำนกั เลขาธิการคณะรฐั มนตรี ที่ นร ๐๒๐๔/ว ๓๙ ลงวนั ท่ี ๒๔ กมุ ภาพนั ธ์ ๒๕๓๖ เรอ่ื ง การ ขอพระราชทานเครื่องราชอสิ รยิ าภรณ์ ๘. หนังสือสำ� นักเลขาธิการคณะรฐั มนตรี ท่ี นร ๐๒๐๔/ว ๘๗ ลงวันที่ ๑๖ พฤษภาคม ๒๕๓๗ เรื่อง การ ขอพระราชทานเคร่อื งราชอิสริยาภรณ์เป็นกรณีพิเศษ ๙. หนังสอื ส�ำนักเลขาธกิ ารคณะรัฐมนตรี ท่ี นร ๐๒๐๔/ว ๓๗ ลงวันที่ ๑๑ กมุ ภาพันธ์ ๒๕๔๐ เรอื่ ง การ ขอแกไ้ ขคำ� ผิดของค�ำน�ำหน้าช่ือ ชอื่ ตวั และหรอื ชอ่ื สกลุ ในราชกจิ จานเุ บกษา 96

การบรหิ ารงานบคุ คล ๐๓หน่วยที่ ๑๐. หนงั สือสำ� นกั เลขาธิการคณะรัฐมนตรี ท่ี นร ๐๒๐๗/ว ๑๘๓ ลงวันท่ี ๕ กันยายน ๒๕๔๐ เรอ่ื ง การขอ พระราชทานเครือ่ งราชอิสริยาภรณช์ ัน้ สายสะพายใหแ้ ก่ข้าราชการทเ่ี กษยี ณอายุราชการ ๑๑. หนงั สอื สำ� นักเลขาธกิ ารคณะรัฐมนตรี ท่ี นร ๐๒๐๗/ว ๑๒๖ ลงวนั ที่ ๒๒ กันยายน ๒๕๔๓ เร่ือง การ ขอพระราชทานเคร่ืองราชอสิ ริยาภรณใ์ นวโรกาสพระราชพิธเี ฉลมิ พระชนมพรรษาประจำ� ปี ๑๒. หนังสอื ส�ำนกั เลขาธกิ ารคณะรฐั มนตรี ที่ นร ๐๒๐๗/ว ๖๓ ลงวันท่ี ๑๓ กันยายน ๒๕๔๔ เร่อื ง การ จา่ ยเครอ่ื งราชอิสรยิ าภรณ์ช้ันต�่ำกว่าสายสะพาย ๑๓. หนังสือส�ำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี ท่ี นร ๐๒๐๗/ว ๖๓ ลงวันท่ี ๒๔ เมษายน ๒๕๔๕ เรอื่ ง การเสนอขอพระราชทานเคร่อื งราชอสิ รยิ าภรณ์ประจำ� ปี ๑๔. หนังสือส�ำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี ท่ี นร ๐๒๐๗/๙๘๕๖ ลงวันที่ ๘ กรกฎาคม ๒๕๔๕ เรอ่ื ง หารอื การเสนอขอพระราชทานเครือ่ งราชอสิ รยิ าภรณ์ ๑๕. หนังสือส�ำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี ท่ี นร ๐๕๐๗/ว ๑๕๐ ลงวันท่ี ๑๐ มิถุนายน ๒๕๔๖ เร่ือง การนบั ระยะเวลาสำ� หรับการเสนอขอพระราชทานเครอื่ งราชอสิ รยิ าภรณป์ ระจ�ำปใี ห้แกข่ า้ ราชการท่ีได้รับการ บรรจกุ ลบั เข้ารับราชการ 97

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป 98

CHAPTER๐๔หน่วยท่ี งาน ประชาสัมพันธ์

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป หน่วยท่ี ๔ งานเผยแพรป่ ระชาสมั พนั ธ์ วตั ถปุ ระสงค์ เพื่อให้ผู้เข้ารับการพัฒนาสามารถดำ�เนินงานเผยแพร่ประชาสัมพันธ์งานการศึกษานอกโรงเรียนได้อย่างมี ประสิทธภิ าพ ขอบขา่ ยเนื้อหา ๑. ความสำ�คญั ของการเผยแพรป่ ระชาสัมพนั ธ์งาน กศน. ๒. บทบาทหน้าทีแ่ ละวธิ กี ารเผยแพรป่ ระชาสัมพันธ์งาน กศน. 100