เอกสารนักจัดการงานทั่วไป

เอกสารประกอบการพัฒนา สายงานนักจัดการงานทัว่ ไป ส�ำ นักงานสง่ เสริมการศกึ ษานอกระบบและการศึกษาตามอัธยาศัย ส�ำ นกั งานปลดั กระทรวงศกึ ษาธิการ กระทรวงศึกษาธกิ าร

เอกสารประกอบการพัฒนา สายงานนกั จัดการงานทัว่ ไป จัดพิมพ์โดย : สำ�นักงานส่งเสรมิ การศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศัย ส�ำ นกั งานปลัดกระทรวงศกึ ษาธิการ กระทรวงศกึ ษาธกิ าร พมิ พค์ ร้ังที่ : 1/2557 ออกแบบรปู เลม่ : วิระยทุ ธ นาถชยั โย พมิ พ์ท่ี : บริษัท เกท็ เดอะฟิวเจอร์ จ�ำ กัด 43/48 หมู่บา้ นทวีทอง ซอยเพชรเกษม 110 แขวงหนองค้างพลู เขตหนองแขม กรงุ เทพมหานคร 10160 โทรศัพท์ 08-9451-9541

คำ�น�ำ งานธุรการนับเป็นงานหลักของหน่วยงาน ซ่ึงเปรียบเสมือนประตูผ่านสำ�หรับ การตดิ ต่อสอ่ื สารกับหนว่ ยงานภายนอกและรวมถงึ หนว่ ยงานภายใน เป็นงานที่ต้องการ ความถูกต้องและรวดเร็ว ทั้งนี้ หากศึกษารายละเอียดของงานธุรการแล้วจะเห็นได้ว่า งานธุรการเป็นงานหลักงานหน่ึงที่ส่งเสริมสนับสนุนให้การปฏิบัติงานของหน่วยงานเป็น ไปอยา่ งรวดเร็วและมปี ระสทิ ธภิ าพยงิ่ ข้ึน ดังนั้น สำ�นักงานส่งเสริมการศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอัธยาศัย จึงได้จัดทำ�คู่มือการปฏิบัติงานสำ�หรับผู้ที่ปฏิบัติงานในสายงานนักจัดการงานทั่วไป ขึ้น เพื่อให้บุคลากรท่ีปฏิบัติงานและผู้ท่ีเกี่ยวข้องได้ใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน ร่วมกัน หากข้อความของคู่มือมีความผิดพลาดประการใด หรือหากมีข้อเสนอแนะท่ี จะเป็นประโยชน์ต่อการปรับปรุงคู่มือการปฏิบัติงานฉบับน้ี ขอน้อมรับไว้ด้วยความ ยนิ ดแี ละพร้อมทจี่ ะปรบั ปรงุ แกไ้ ขเพือ่ ความถกู ต้องสมบรู ณต์ ่อไป สำ�นักงาน กศน.

ค�ำ แนะนำ�การใช้ คู่มือการปฏบิ ตั ิงานสำ�หรบั ผปู้ ฏบิ ัตงิ านในสายงานนกั จัดการงานท่วั ไป สังกัดส�ำ นักงานสง่ เสริมการศกึ ษานอกระบบและการศกึ ษาตามอัธยาศยั ******************************* คู่มือการปฏิบัติงานส�ำหรับผู้ปฏิบัติงานในสายงานนักจัดการงานท่ัวไป สังกัดส�ำนักงาน ส่งเสริมการศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอัธยาศัย เป็นคู่มือส�ำหรับการอบรมเจ้าหน้าท่ีผู้ปฏิบัติ งานด้านการบริหารงานทั่วไปที่เข้ารับการอบรมตามหลักสูตรที่ก�ำหนด มีขั้นตอนในการปฏิบัติ ดังน ้ี ๑. ศึกษารายละเอยี ดคู่มือใหเ้ ขา้ ใจ ๒. เขา้ รับการอบรมตามระยะเวลาท่ีกำ� หนด ๓. ศึกษาเนื้อหาและฝกึ ปฏิบัติตามใบงานทีก่ �ำหนดระหว่างการอบรม ๔. หากยังไมเ่ ข้าใจใหส้ อบถามและขอคำ� แนะนำ� จากวทิ ยากร ๕. ศึกษาคมู่ อื ในหนว่ ยหน่งึ หนว่ ยใดแล้วยังไมเ่ ขา้ ใจใหท้ บทวนอกี ครงั้ หน่ึง ๖. เมื่อปฏิบตั งิ านจริงสามารถใช้เปน็ คมู่ ือสำ� หรบั ในการปฏบิ ตั งิ านได้อยา่ งถกู ตอ้ ง ผู้ใชค้ มู่ อื ฉบบั นี้ ได้แก่ ผูท้ ำ� หน้าที่ธุรการ เจ้าหนา้ ทีบ่ ริหารงานทัว่ ไป นกั จดั การงานทว่ั ไป

โครงสรา้ งคูม่ ือการปฏิบตั งิ านส�ำหรับผปู้ ฏิบตั ิงาน ในสายงานนกั จัดการงานท่ัวไป สังกดั ส�ำนกั งานส่งเสริมการศกึ ษานอกระบบและการศึกษาตามอัธยาศยั ******************************* วตั ถุประสงค์ ๑. เพ่อื ใหผ้ เู้ ขา้ รบั การอบรมมีความรคู้ วามเข้าใจและสามารถปฏบิ ัติงานในหน้าทไี่ ด้อย่างมีประสทิ ธภิ าพ ตามกฎ ระเบียบ กฎหมาย มติ ครม. ขอ้ บังคบั และหนังสอื ส่งั การของทางราชการอยา่ งเครง่ ครัด ๒. เพื่อให้ผูเ้ ขา้ รับการอบรมปฏิบตั หิ น้าทีด่ ้วยความถูกต้อง โปรง่ ใส ตรวจสอบได้ สาระการเรียนรู้ หนว่ ยท่ี ๑ งานสารบรรณ ๑.๑ การด�ำเนินงานธุรการและงานสารบรรณ ๑.๒ การเขยี นหนังสือราชการ ๑.๓ การพมิ พ์หนงั สือราชการ ๑.๔ การเขียนค�ำกล่าวในโอกาสตา่ งๆ หนว่ ยที่ ๒ งานเลขานกุ าร ๒.๑ ความหมายของเลขานกุ าร ๒.๒ คณุ สมบตั ิของเลขานุการ ๒.๓ ความส�ำคญั และความจ�ำเป็นของเลขานุการ ๒.๔ ขอบเขตงานเลขานกุ าร ๒.๕ การเตรยี มความพร้อมสำ� หรับการเป็นเลขานุการ ๒.๖ บทบาทหน้าท่ีของเลขานกุ าร ๒.๗ การปฏิบตั งิ านเลขานกุ าร ๒.๘ เทคนิคการประสานงาน ๒.๙ เลขานุการทดี่ ใี นทศั นะของผู้บรหิ าร

หน่วยท่ี ๓ การบริหารงานบุคคล ๓.๑ ความหมายของการบรหิ ารงานบคุ คล ๓.๒ การสรรหาและเลอื กสรรพนักงานราชการ ๓.๓ การจดั ทำ� บัตรประจำ� ตวั ขา้ ราชการครแู ละบุคลากรทางการศึกษา ลูกจ้างประจ�ำ และ พนักงานราชการ ๓.๔ การลาของขา้ ราชการ ลกู จ้างประจำ� และพนกั งานราชการ ๓.๕ การลาศกึ ษาตอ่ ภายในประเทศ ๓.๖ การขอมแี ละเลอ่ื นวิทยฐานะของขา้ ราชการครแู ละบุคลากรทางการศึกษา ๓.๗ การประเมนิ ผลการปฏิบัติงาน ๓.๘ การเสนอขอพระราชทานเคร่อื งราชอสิ ริยาภรณ์และเหรียญจกั รพรรดมิ าลา หนว่ ยท่ี ๔ งานเผยแพร่ประชาสัมพนั ธ์ ๔.๑ ความสำ� คัญของการเผยแพร่ประชาสมั พันธง์ าน กศน. ๔.๒ บทบาทหนา้ ทแี่ ละวิธกี ารเผยแพรป่ ระชาสัมพันธง์ าน กศน.

สารบญั คำ�แนะน�ำ การใช้คู่มอื ………………………………………………………………………................................. หนา้ โครงสรา้ งคมู่ ือ........................................................................................................................... ๔ หนว่ ยท่ ี ๑ งานสารบรรณ....................................................................................................... ๕ - การดำ�เนินงานธรุ การและสารบรรณ.................................................................. ๙ - การเขียนหนงั สอื ราชการ.................................................................................... ๑๑ - การพมิ พ์หนังสอื ราชการ..................................................................................... ๑๗ - การเขียนคำ�กล่าวในโอกาสตา่ งๆ........................................................................ ๓๐ หนว่ ยท ่ี ๒ งานเลขานุการ....................................................................................................... ๓๘ ๔๙ - ความหมายของเลขานกุ าร.................................................................................. ๕๑ - คุณสมบัติของเลขานุการ.................................................................................... ๕๓ - ความสำ�คญั และความจำ�เป็นของเลขานุการ..................................………………… ๕๔ - ขอบเขตงานเลขานกุ าร....................................................................................... ๕๔ - การเตรียมความพรอ้ มสำ�หรบั การเปน็ เลขานกุ าร............................................... ๕๕ - บทบาทหน้าทีข่ องเลขานุการ.............................................................................. ๕๘ - การปฏบิ ัตงิ านเลขานกุ าร.................................................................................... ๕๙ - เทคนคิ การการประสานงาน............................................................................... ๗๐ - เลขานกุ ารที่ดใี นทัศนะของผบู้ รหิ าร................................................................... ๗๒ หน่วยท่ ี ๓ การบรหิ ารงานบุคคล........................................................................................... ๗๕ - ความหมายของการบรหิ ารงานบุคคล................................................................ ๗๗ - การสรรหาและเลือกสรรพนักงานราชการ.......................................................... ๗๘ - การขอมบี ตั รประจำ�ตัวเจา้ หนา้ ทขี่ องรฐั ............................................................. ๘๔ - การลาของขา้ ราชการ ลูกจา้ งประจำ� และพนักงานราชการ............................... ๘๖ - การลาศึกษาต่อภายในประเทศ.......................................................................... ๙๐ - การขอมีและเล่ือนวทิ ยฐานะของขา้ ราชการครูและบุคลากรทางการศกึ ษา....... ๙๓ - การประเมินผลการปฏบิ ตั งิ าน............................................................................ ๙๕ - การเสนอขอพระราชทานเครอ่ื งราชอิสริยาภรณ์และเหรยี ญจกั รพรรดิมาลา ๙๖ หน่วยท ี่ ๔ งานประชาสมั พนั ธ์............................................................................................... ๙๙ - ความสำ�คญั ของการเผยแพรป่ ระชาสัมพันธง์ าน กศน........................................ - บทบาทหน้าที่และวิธีการเผยแพรป่ ระชาสมั พนั ธง์ าน กศน................................ ๑๐๑ เอกสารอ้างองิ ............................................................................................................................ ๑๐๑ ภาคผนวก................................................................................................................................... ๑๑๒ ๑๑๔



CHAPTER๐๑หน่วยที่ งานสารบรรณ

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป หนว่ ยที่ ๑ งานสารบรรณ วตั ถปุ ระสงค์ ๑. เพื่อให้ผู้เข้ารับการพัฒนามีความรู้พ้ืนฐานเกี่ยวกับงานธุรการและเทคนิคการเขียนหนังสือราชการ ได้อย่างถูกตอ้ ง ๒. เพื่อให้ผูเ้ ข้ารับการพฒั นาเกดิ ทักษะจนสามารถปฏบิ ตั ิงานธุรการและการเขียนหนังสือราชการ ได้อย่างมปี ระสิทธภิ าพ ขอบข่ายเน้อื หา ๑. การด�ำเนนิ งานธุรการและงานสารบรรณ ๒. การเขยี นหนงั สอื ราชการ ๓. การพมิ พห์ นงั สอื ราชการ ๔. การเขยี นค�ำกลา่ วในโอกาสตา่ งๆ 10

หน่วยที่ ๐๑งานสารบรรณ งานสารบรรณ การด�ำเนนิ งานธรุ การและงานสารบรรณ งานธรุ การ พจนานุกรมไทย ฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. ๒๕๕๔ ได้บัญญัติความหมายของงานธุรการไว้ดังนี้ “ธรุ การ คือ การจัดกิจการงานโดยสว่ นรวมของแต่ละหน่วย ซ่งึ มิใช่งานวชิ าการ” ดงั นน้ั งานธุรการ จงึ หมาย รวมถึง “งาน รา่ ง พิมพ์ โต้ตอบ ติดตอ่ ประสานงาน ไม่วา่ จะเป็นทางหนงั สือ การพดู และการสอื่ สารทางระบบ อิเลก็ ทรอนกิ ส์ หรอื งานทเ่ี กี่ยวกบั การบริหารงานเอกสาร ซ่ึงมิใช่งานวชิ าการ” ๑. ความส�ำคญั ของงานธุรการ การบรหิ ารงานธรุ การ นบั ไดว้ า่ เปน็ บนั ไดขนั้ แรกในการทำ� งานของหนว่ ยงานตา่ งๆ ในทกุ ระดบั ท่ี ตอ้ งใช้การสอื่ สารเปน็ สอื่ ในการปฏบิ ตั งิ าน การติดตอ่ สอื่ สาร ประกอบดว้ ย สาร, ผ้สู ง่ สาร และ ผู้รบั สาร เจา้ หนา้ ทธ่ี ุรการจะตอ้ งเป็นสื่อในการน�ำสารจากผ้สู ง่ สารไปยังผูร้ ับสาร เพ่อื เขา้ สกู่ ระบวนการปรับเปลี่ยนไปสู่การ ท�ำงานตามภารกจิ ตอ่ ไป เจ้าหนา้ ที่ธรุ การตอ้ งเปน็ ผู้ท่มี คี วามรู้ความสามารถในการปฏบิ ตั ิงานในหน้าทไ่ี ดอ้ ย่าง ดีและมีคุณภาพ ท้ังน้ีการปฏิบัติงานของหน่วยงานต่างๆ ย่อมต้องอาศัยการท�ำงานของเจ้าหน้าท่ีธุรการเป็น สำ� คัญ ดังจะเห็นได้จากมกี ารกำ� หนดให้มงี านธรุ การในทุกหนว่ ยงาน ดังน้นั งานธรุ การจึงเปรียบเสมอื นกลไกที่ ส�ำคญั ของหน่วยงานที่จะขาดไปหรือไม่มไี ม่ได้ ๒. คณุ สมบตั ิของผู้ปฏิบตั งิ านธุรการ การปฏบิ ตั ิงานธุรการใหม้ ีคุณภาพน้นั ผปู้ ฏบิ ัติงานควรมีคณุ สมบตั ิ ดังนี้ ๒.๑ มคี วามร้คู วามสามารถในการอา่ น การตีความและสรปุ สาระสำ� คญั ๒.๒ มคี วามรู้ ความเข้าใจ ในโครงสรา้ ง ภาระงานและภารกจิ ของหน่วยงาน ๒.๓ รู้จกั บทบาทภารกิจหนา้ ท่ขี องตนเองและมีความรับผิดชอบต่อตนเองและหน่วยงาน ๒.๔ มีความสามารถในการจัดล�ำดบั ความส�ำคัญและความเร่งด่วนของงาน (เอกสาร) ๒.๕ มคี วามสามารถในการจดั ทำ� แผนการปฏบิ ตั งิ านและกำ� หนดงานในชว่ งระยะเวลาตา่ งๆ ได้ ๒.๖ มีความรักและศรทั ธาในงานทรี่ ับผิดชอบ ๒.๗ ท�ำงานอย่างเต็มใจ เต็มศักยภาพ และเต็มเวลา ๒.๘ เป็นผู้รกั ษาระเบียบวินัยอย่างเครง่ ครัด ๒.๙ มคี วามรู้และสามารถใชง้ านในระบบสารสนเทศและการสื่อสารได้อย่างมีประสทิ ธภิ าพ 11

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป งานสารบรรณ งานสารบรรณ เปน็ งานที่เก่ยี วกับหนังสอื นบั ต้ังแตค่ ิด ร่าง เขียน แตง่ พมิ พ์ จดจำ� ทำ� ส�ำเนา รับ ส่ง บันทึก ยอ่ เรอ่ื ง โตต้ อบ จัดเก็บ ค้นหา ทำ� ลาย ในทางปฏิบัติ งานสารบรรณ หมายถึง การบริหารงานเอกสารทัง้ ปวง ต้งั แต่ การคดิ รา่ ง เขียน อา่ น แต่ง พิมพ์ จด ท�ำสำ� เนา ส่งหรอื ส่ือขอ้ ความ รบั บนั ทึก จดรายงานการประชุม สรุป ยอ่ เรอื่ ง เสนอ ส่งั การ ตอบ ทำ� รหสั เก็บเขา้ ท่ี คน้ หา ตดิ ตามและทำ� ลาย ทัง้ น้ตี อ้ งเป็นระบบที่ให้ความสะดวก รวดเร็ว ถกู ตอ้ ง และมี ประสทิ ธภิ าพ เพ่ือประหยดั เวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย จากความหมายของ “งานสารบรรณ” ทำ� ใหส้ ามารถ เหน็ ถึงขนั้ ตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณว่าเก่ยี วข้องกับเร่อื งใดบา้ ง เรม่ิ ต้งั แต่ ๑. การผลติ หรอื จดั ทำ� เอกสาร (พจิ ารณา–คดิ –รา่ ง เขยี น ตรวจรา่ ง–พมิ พ์ ทาน สำ� เนา–เสนอ–ลงนาม) ๒. การสง่ (ตรวจสอบ–ลงทะเบียน–ลงวันเดือนป–ี บรรจุซอง–น�ำสง่ ) ๓. การรบั (ตรวจ–ลงทะเบียน–แจกจ่าย) ๔. การเก็บ รักษา และการยมื ๕. การทำ� ลาย ประเภทของหนงั สือราชการ ระเบียบสำ� นักนายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ กำ� หนดไวว้ า่ “หนงั สือราชการ” คอื เอกสารทีเ่ ปน็ หลกั ฐานในราชการ ได้แก่ ๑. หนังสือท่มี ไี ปมาระหว่างส่วนราชการ ๒. หนงั สือที่ส่วนราชการมีไปถึงหนว่ ยงานอนื่ ใดซึง่ มิใชส่ ว่ นราชการหรือทมี่ ไี ปถงึ บุคคลภายนอก ๓. หนังสือท่หี น่วยงานอน่ื ใดซ่งึ มใิ ช่สว่ นราชการหรือทบี่ ุคคลภายนอกมมี าถงึ ส่วนราชการ ๔. เอกสารทท่ี างราชการจัดท�ำข้นึ เพ่ือเป็นหลักฐานในราชการ ๕. เอกสารท่ีทางราชการจัดทำ� ข้นึ ตามกฎหมาย ระเบียบ หรอื ข้อบงั คับ หนงั สอื ราชการ มี ๖ ชนิด คือ ๑. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือ ตดิ ตอ่ ระหวา่ งสว่ นราชการ หรอื สว่ นราชการมถี งึ หนว่ ยงานอนื่ ใดซงึ่ มใิ ชส่ ว่ นราชการ หรอื ทมี่ ถี งึ บคุ คลภายนอก ๒. หนงั สอื ภายใน คอื หนงั สอื ตดิ ตอ่ ราชการทเ่ี ปน็ แบบพธิ นี อ้ ยกวา่ หนงั สอื ภายนอกเปน็ หนงั สอื ตดิ ตอ่ ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจงั หวัดเดียวกัน ใชก้ ระดาษบนั ทึกขอ้ ความ ๓. หนงั สอื ประทบั ตรา คอื หนงั สอื ทใ่ี ชป้ ระทบั ตราแทนการลงชอื่ ของหวั หนา้ สว่ นราชการระดบั กรม ขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ท่ีได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมข้ึนไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อก�ำกับตรา ให้ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการ กบั บุคคลภายนอก เฉพาะกรณีทไี่ มใ่ ชเ่ ร่อื งส�ำคญั โดยใช้กระดาษตราครุฑ ไดแ้ ก่ 12

หน่วยที่ ๐๑งานสารบรรณ ๓.๑ การขอรายละเอียดเพ่มิ เตมิ ๓.๒ การส่งส�ำเนาหนังสอื สง่ิ ของ เอกสาร หรอื บรรณสาร ๓.๓ การตอบรบั ทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำ� คัญ หรือการเงนิ ๓.๔ การแจง้ ผลงานท่ีไดด้ ำ� เนนิ การไปแล้วใหส้ ว่ นราชการท่เี กยี่ วข้องทราบ ๓.๕ การเตอื นเร่ืองท่คี ้าง ๓.๖ เรอื่ งซงึ่ หวั หนา้ สว่ นราชการระดบั กรมขน้ึ ไปกำ� หนดโดยทำ� เปน็ คำ� สง่ั ใหใ้ ชห้ นงั สอื ประทบั ตรา ๔. หนงั สือสงั่ การ มี ๓ ชนดิ ได้แก่ ๔.๑ ค�ำส่ัง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครฑุ ๔.๒ ระเบยี บ คอื บรรดาขอ้ ความทผี่ มู้ อี ำ� นาจหนา้ ทไี่ ดว้ างไว้ โดยจะอาศยั อำ� นาจของกฎหมาย หรอื ไมก่ ็ได้ เพื่อถือเปน็ หลกั ปฏบิ ตั ิงานเป็นการประจำ� ใชก้ ระดาษตราครุฑ ๔.๓ ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอ�ำนาจหน้าที่ก�ำหนดให้ใช้โดยอาศัยอ�ำนาจของ กฎหมายทบ่ี ัญญตั ิใหก้ ระทำ� ได้ ใช้กระดาษตราครฑุ ๕. หนังสือประชาสมั พนั ธ์ มี ๓ ชนดิ ได้แก่ ๕.๑ ประกาศ คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนว ทางปฏิบัติ ใชก้ ระดาษตราครุฑ ๕.๒ แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการแถลงเพื่อท�ำความเข้าใจในกิจการของ ทางราชการ หรือเหตุการณห์ รอื กรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทัว่ กนั ใชก้ ระดาษตราครฑุ ๕.๓ ขา่ ว คอื บรรดาขอ้ ความทท่ี างราชการเห็นสมควรเผยแพรใ่ หท้ ราบ ๖. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ท�ำข้ึน หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือท่ีทางราชการท�ำข้ึน นอกจากท่ีกล่าวมาแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซ่ึงมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึง สว่ นราชการ และส่วนราชการรับไวเ้ ป็นหลกั ฐานของทางราชการ มี ๔ ชนดิ ได้แก่ ๖.๑ หนงั สอื รับรอง คือ หนังสือท่ีส่วนราชการออกให้เพ่ือรบั รองแก่ บคุ คล นิตบิ ุคคล หรอื หน่วยงาน เพ่ือวัตถุประสงค์อย่างหน่ึงอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยท่ัวไปไม่จ�ำเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตรา ครุฑ ๖.๒ รายงานการประชุม คือ การบันทกึ ความคดิ เห็นของผูม้ าประชมุ ผูเ้ ข้าร่วมประชมุ และ มติของที่ประชมุ ไวเ้ ป็นหลักฐาน ๖.๓ บนั ทกึ คอื ขอ้ ความซง่ึ ผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชาเสนอตอ่ ผบู้ งั คบั บญั ชา หรอื ผบู้ งั คบั บญั ชาสงั่ การ แก่ผู้ใตบ้ งั คบั บญั ชา หรือขอ้ ความท่เี จ้าหน้าท่ี หรือหนว่ ยงานระดบั ต่�ำกว่าสว่ นราชการระดับกรม ติดต่อกนั ใน การปฏบิ ัติราชการ โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทกึ ขอ้ ความ 13

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๖.๔ หนงั สอื อน่ื คอื หนงั สอื หรอื เอกสารอนื่ ใดทเ่ี กดิ ขนึ้ เนอ่ื งจากการปฏบิ ตั งิ านของเจา้ หนา้ ท่ี เพ่ือเปน็ หลักฐานทางราชการ ซึ่งรวมถงึ ภาพถา่ ย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบนั ทกึ ภาพ หนังสอื สญั ญา โฉนด ทด่ี นิ แผนท่ี แผนผงั แบบ และหนงั สอื ของบคุ คลภายนอกทยี่ น่ื ตอ่ เจา้ หนา้ ที่ และเจา้ หนา้ ทไ่ี ดร้ บั ลงทะเบยี นเปน็ หนังสือราชการแลว้ ชน้ั ความเรง่ ด่วน หนังสือท่ีต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่งและด�ำเนินการทางสารบรรณด้วยความ รวดเรว็ เปน็ พิเศษ แบง่ เปน็ ๓ ประเภท คือ ๑. ด่วนทส่ี ดุ ใหเ้ จ้าหน้าที่ปฏิบัติในทนั ทีทไ่ี ดร้ บั หนงั สอื นน้ั ๒. ด่วนมาก ให้เจ้าหนา้ ท่ปี ฏิบัตโิ ดยเร็ว ๓. ด่วน ให้เจ้าหน้าทีป่ ฏบิ ตั เิ ร็วกว่าปกติเท่าท่ีจะท�ำได้ การด�ำเนนิ งานสารบรรณ การลงทะเบยี นหนงั สอื รับ คอื หนังสอื ท่ีไดร้ บั เข้ามาจากภายนอก มขี ัน้ ตอนการปฏิบัติ ดังน้ี ๑. จดั ลำ� ดับความส�ำคัญและความเรง่ ด่วนของหนงั สือเพ่อื ดำ� เนินการก่อนหลงั ๒. ประทบั ตรารับหนงั สอื ทีม่ มุ บนด้านขวาของหนงั สือ โดยกรอก เลขรับ วัน เดือน ปี และเวลาท่รี บั เอกสารนั้นๆ ๓. ลงทะเบยี นรบั หนงั สอื ในสมดุ ทะเบยี นรบั โดยแยกเปน็ ทะเบยี นรบั ภายใน และทะเบยี นรบั ภายนอก ๔. ลงทะเบยี นรับดว้ ยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ (E–document) การจดั แฟ้มเสนอหนังสอื ต่อ ผู้บงั คับบัญชา การเสนอหนังสือ คือ การน�ำหนังสือท่ีด�ำเนินการช้ันเจ้าหน้าท่ีเสร็จแล้วเสนอต่อผู้บังคับบัญชา เพ่ือพจิ ารณา บนั ทกึ สงั่ การ ทราบ และลงช่ือ การเสนอหนังสอื ให้เสนอไปตามสายการปฏบิ ัติงาน ตามล�ำดับ ช้นั การบงั คบั บญั ชา โดยเจา้ หนา้ ที่เป็นผู้รวบรวมเร่ืองเสนอ และแยกหนังสอื ทเ่ี สนอออกเปน็ ประเภท ตามชัน้ ความลบั ความเรง่ ดว่ น จดั ลำ� ดบั วา่ เปน็ เรอ่ื งทตี่ อ้ งสง่ั การ พจิ ารณา หรอื เพอื่ ทราบ แลว้ ใสแ่ ฟม้ เสนอตามลกั ษณะ ความส�ำคญั ของหนังสือแต่ละเรื่อง การสง่ หนังสอื หนงั สอื ส่ง คอื หนงั สือทส่ี ่งออกไปภายนอก มี ๒ ลกั ษณะ ซง่ึ มีขั้นตอนการปฏบิ ัติ ดงั น้ี ๑. หนงั สือสง่ ภายนอก ๑.๑ ให้ตรวจสอบความถกู ต้อง ครบถว้ น ของหนงั สอื ๑.๒ บรรจุซองแล้วปิดผนึก จา่ หน้าซองถงึ ผูร้ ับ และผสู้ ่งให้ชัดเจน ๒. หนังสือสง่ ภายใน ๒.๑ ใหต้ รวจสอบความถกู ตอ้ ง ครบถ้วนของหนงั สอื ๒.๒ ลงทะเบยี นสง่ หนงั สอื โดยกรอกเลขทะเบยี นสง่ จากหนว่ ยงานผสู้ ง่ ถงึ หนว่ ยงานผรู้ บั ลายมอื 14

หน่วยที่ ๐๑งานสารบรรณ ชอ่ื ผ้รู ับ และวนั ท่รี ับหนังสอื น้ัน หากเป็นหนงั สือเร่งดว่ นจะสง่ เอกสารผา่ นระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ หรอื โทรสารไปยงั หนว่ ยงานที่เกย่ี วขอ้ ง แลว้ จงึ ประสานทางโทรศัพท์เพือ่ ตรวจสอบการรับหนังสอื อกี คร้ังหนึ่ง การเกบ็ รกั ษาหนังสอื แบง่ ออกเปน็ ๓ ประเภท ดังนี้ ๑. การเกบ็ ระหวา่ งปฏบิ ตั ิ คอื การเกบ็ หนงั สอื ทป่ี ฏบิ ตั ยิ งั ไมเ่ สรจ็ ใหอ้ ยใู่ นความรบั ผดิ ชอบของเจา้ ของ เรือ่ ง โดยให้ก�ำหนดวธิ ีการเก็บให้เหมาะสมตามข้นั ตอนของการปฏิบตั ิงาน ๒. การเกบ็ เมื่อปฏบิ ัติเสร็จแล้ว คอื การเก็บหนังสือทป่ี ฏบิ ตั ิเสร็จเรียบร้อยแลว้ และไม่มอี ะไรทจี่ ะ ตอ้ งปฏบิ ตั ติ อ่ ไปอกี ใหเ้ จา้ หนา้ ทเี่ จา้ ของเรอื่ งจดั ทำ� บญั ชหี นงั สอื สง่ เกบ็ ตามแบบทร่ี ะเบยี บงานสารบรรณกำ� หนด จากนน้ั ใหส้ ง่ เอกสารทเี่ กยี่ วขอ้ งพรอ้ มทง้ั บญั ชหี นงั สอื สง่ เกบ็ ใหห้ นว่ ยงานทท่ี างราชการกำ� หนด และใหเ้ จา้ หนา้ ที่ ผู้รบั ผดิ ชอบในการเก็บเอกสารปฏิบตั ิ ดังน้ี ๒.๑ ประทับตราก�ำหนดการเก็บหนังสือ ไว้ท่ีมุมล่างด้านขวาของกระดาษแผ่นแรกของหนังสือ ฉบับน้นั และลงลายมือชือ่ ย่อกำ� กบั ตรา โดย ๒.๑.๑ หนังสอื ที่ตอ้ งเกบ็ ไว้ตลอดไปให้ประทับตราคำ� วา่ “หา้ มทำ� ลาย” ด้วยหมกึ สแี ดง ๒.๑.๒ หนงั สอื ทเ่ี ก็บโดยมกี ำ� หนดเวลา ให้ประทับตราคำ� วา่ “เกบ็ ถงึ พ.ศ. ....” ดว้ ยหมึก สีน�้ำเงิน และลงเลขของปพี ทุ ธศักราชทใ่ี ห้เกบ็ ถึง ๒.๒ ลงทะเบียนหนงั สือเก็บไวเ้ ป็นหลักฐานตามแบบท่รี ะเบียบสารบรรณฯ ก�ำหนด ๓. การเกบ็ ไว้เพื่อใชใ้ นการตรวจสอบ คือ การเกบ็ หนงั สือท่ปี ฏบิ ัติเสรจ็ เรยี บร้อยแลว้ แตจ่ �ำเปน็ จะ ต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจ�ำ ไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของหน่วยงาน ให้เจ้าของเร่ืองเก็บ เป็นเอกเทศ โดยแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ข้ึนรับผิดชอบ เม่ือหมดความจ�ำเป็นท่ีจะต้องใช้ในการตรวจสอบแล้ว ให้จัด สง่ เอกสารน้นั ไปยงั หน่วยเก็บของหนว่ ยงาน การยืมหนังสอื การยมื หนงั สือท่สี ่งเกบ็ แล้วใหป้ ฏบิ ัติ ดังนี้ ๑. ผยู้ มื ต้องแจ้งใหท้ ราบวา่ เร่อื งทยี่ มื น้ันจะน�ำไปใชใ้ นราชการใด ๒. ผู้ยืมจะต้องมอบหลักฐานการยมื ให้เจ้าหน้าท่เี ก็บ แล้วลงชอ่ื รบั เรอ่ื งทีย่ ืมไว้ในบัตรยมื หนังสอื และ ใหเ้ จ้าหนา้ ที่เกบ็ รวบรวมหลักฐานการยมื เรียงล�ำดบั วนั เดือน ปี ไว้เพอื่ ติดตามทวงถาม ส่วนบตั รยืมหนังสือน้นั ให้เก็บไว้แทนท่ีหนงั สือที่ถกู ยืมไป ๓. การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับ กองข้ึนไป หรอื ผทู้ ไี่ ดร้ บั มอบหมาย ๔. การยืมหนงั สือภายในสว่ นราชการเดียวกัน ผยู้ มื และผอู้ นุญาตใหย้ ืมต้องเป็นหวั หน้าสว่ นราชการ ระดบั แผนกขนึ้ ไป หรอื ผทู้ ไี่ ดร้ บั มอบหมาย การใหบ้ คุ คลภายนอกยมื หนงั สอื จะกระทำ� มไิ ด้ เวน้ แตจ่ ะใหด้ เู พอ่ื คดั ลอกหนังสือ ท้ังนี้จะต้องไดร้ บั อนญุ าตจากหัวหนา้ สว่ นราชการระดบั กองข้ึนไป หรือผทู้ ีไ่ ด้รับมอบหมายเทา่ น้นั การท�ำลายหนังสือ ใหด้ �ำเนินการภายใน ๖๐ วนั หลังจากวนั ส้ินปีปฏทิ นิ ใหเ้ จา้ หน้าทผ่ี ู้รบั ผดิ ชอบใน การเกบ็ หนงั สอื สำ� รวจหนงั สอื ทคี่ รบกำ� หนดอายกุ ารเกบ็ ในปนี น้ั ไมว่ า่ จะเปน็ หนงั สอื ทเี่ กบ็ ไวเ้ อง หรอื ทฝ่ี ากเกบ็ 15

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ไวท้ ก่ี องจดหมายเหตแุ หง่ ชาตกิ รมศลิ ปากรแลว้ จดั ทำ� บญั ชหี นงั สอื ขอทำ� ลายเสนอหวั หนา้ สว่ นราชการระดบั กรม เพอื่ พจิ ารณาแตง่ ตง้ั คณะกรรมการทำ� ลายหนงั สอื ซง่ึ ประกอบดว้ ย ประธานกรรมการ และกรรมการ อยา่ งนอ้ ย สองคน โดยปกตแิ ตง่ ตงั้ จากขา้ ราชการ ตง้ั แตร่ ะดบั ๓ หรอื เทยี บเทา่ ขน้ึ ไป มตขิ องคณะกรรมการใหถ้ อื เปน็ เสยี ง ขา้ งมาก ถา้ กรรมการผใู้ ดไมเ่ หน็ ดว้ ยใหท้ ำ� บนั ทกึ ความเหน็ แยง้ ไว้ โดยคณะกรรมการทำ� ลายหนงั สอื มหี นา้ ทดี่ งั น้ี ๑. พิจารณาหนงั สอื ทีจ่ ะขอท�ำลายตามบัญชหี นงั สอื ขอทำ� ลาย ๒. ในกรณที ค่ี ณะกรรมการมคี วามเหน็ วา่ หนงั สอื ฉบบั ใดไมค่ วรทำ� ลายและควรจะขยายเวลาการเกบ็ ไว้ ใหล้ งความเห็นวา่ จะขยายเวลาการเกบ็ ไวถ้ งึ เมือ่ ใด แล้วใหแ้ กไ้ ขอายใุ นการกำ� หนดเก็บหนงั สือ โดยใหป้ ระธาน กรรมการทำ� ลายหนังสอื ลงลายมือชือ่ กำ� กับการแกไ้ ข ๓. ในกรณที ค่ี ณะกรรมการมคี วามเหน็ วา่ หนงั สอื เรอ่ื งใดควรใหท้ ำ� ลาย ใหก้ รอกเครอื่ งหมายกากบาท ลงในชอ่ งการพจิ ารณาของบญั ชหี นงั สือขอท�ำลาย ๔. เสนอรายงานผลการพิจารณา พร้อมทั้งบันทึกความเหน็ แย้งของคณะกรรมการ (ถา้ ม)ี ต่อหัวหน้าสว่ นราชการระดบั กรม เพือ่ พจิ ารณาส่ังการ ดงั น้ี ๔.๑ ถา้ เหน็ วา่ หนงั สอื เรอื่ งใดยงั ไมค่ วรทำ� ลาย ใหส้ ง่ั การใหเ้ กบ็ หนงั สอื นนั้ ไวจ้ นถงึ เวลาการทำ� ลาย งวดตอ่ ไป ๔.๒ ถ้าเห็นว่าหนังสือเร่ืองใดควรท�ำลาย ให้ส่งบัญชีหนังสือขอท�ำลายให้กองจดหมายเหตุแห่ง ชาติ กรมศลิ ปากร พจิ ารณาก่อน เวน้ แต่หนงั สือประเภทที่สว่ นราชการนน้ั ได้ขอท�ำความตกลงกับกรมศิลปากร แล้ว ไม่ต้องสง่ ไปใหพ้ จิ ารณา เมอื่ กองจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณารายการในบญั ชีหนังสือขอ ทำ� ลายแล้วแจ้งให้สว่ นราชการทส่ี ่งบญั ชหี นงั สอื ขอท�ำลายทราบ ดงั น้ี ๔.๒.๑ ถ้ากองจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศิลปากร เห็นชอบด้วย ใหแ้ จ้งให้สว่ นราชการนัน้ ดำ� เนนิ การท�ำลายหนงั สือต่อไปได้ หากกองจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร ไมแ่ จง้ ใหท้ ราบอยา่ งใดภายใน กำ� หนดเวลา ๖๐ วนั นบั แตว่ ันทส่ี ว่ นราชการน้นั ได้สง่ เรอ่ื งใหก้ องจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศลิ ปากร ให้ถือวา่ กองจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศิลปากร ไดใ้ หค้ วามเหน็ ชอบแล้ว และให้ส่วนราชการท�ำลายหนังสอื ได้ ๔.๒.๒ ถา้ กองจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศิลปากร เหน็ วา่ หนังสือฉบับใดควรจะขยายเวลา เก็บไว้อย่างใดหรอื ให้เก็บไว้ตลอดไป ใหแ้ จง้ ใหส้ ว่ นราชการนนั้ ทราบ และให้ส่วนราชการนน้ั ๆ แกไ้ ขตามทก่ี อง จดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร แจ้งมา หากหนงั สอื ใด กองจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากรเหน็ ควรให้ สง่ ไปเก็บไวท้ ี่กองจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศิลปากร กใ็ หส้ ่วนราชการนัน้ ๆ ปฏิบตั ติ าม ๕. ควบคุมการท�ำลายหนังสือซึ่งผู้มีอ�ำนาจอนุมัติให้ท�ำลายได้แล้ว โดยการเผาหรือวิธีอ่ืนใดที่จะไม่ ให้หนังสือนั้นอ่านเป็นเร่ืองได้ และเมื่อท�ำลายเรียบร้อยแล้ว ให้ท�ำบันทึกลงนามร่วมกันเสนอผู้มีอ�ำนาจอนุมัติ ทราบ 16

หน่วยที่ ๐๑งานสารบรรณ การเขียนหนงั สือราชการ การเขียนหนังสือราชการ ถือเป็นส่วนหน่ึงของกระบวนการด�ำเนินงานสารบรรณที่มีความส�ำคัญเป็น อย่างย่ิง ผู้มีหน้าท่ีปฏิบัติงานสารบรรณ จึงจ�ำเป็นต้องมีความรู้ความเข้าใจในแนวทางปฏิบัติหลายประการซ่ึง จะช่วยให้ผลการปฏบิ ตั ิงานสารบรรณดำ� เนนิ ไปอยา่ งมปี ระสิทธภิ าพ โดยมีหลกั การ ดังน้ี หลกั ในการเขียนหนงั สอื ราชการ หนงั สอื ราชการทดี่ ี คอื หนงั สอื ทผ่ี รู้ บั อา่ นแลว้ เขา้ ใจความหมายสามารถปฏบิ ตั ไิ ดต้ รงตามวตั ถปุ ระสงค์ และบังเกดิ ผลดตี อ่ ทางราชการ ดงั นัน้ ในการเขยี นหนังสอื ราชการจึงตอ้ งคำ� นึงถึงเร่ืองต่อไปนี้ ๑. เขียนให้เขา้ ใจง่าย หมายความว่า ต้องเขยี นให้ชดั เจน กระจา่ ง ไมค่ ลุมเครอื หรือแปลความ ไดห้ ลายอยา่ ง ๒. เขยี นใหเ้ ขา้ ใจตรงกนั หมายความวา่ เขยี นแลว้ ผรู้ บั หนงั สอื อา่ นเขา้ ใจถกู ตอ้ งตรงกนั ในสง่ิ ทผ่ี เู้ ขยี น ต้องการสือ่ สาร ไม่กอ่ ให้เกิดความเข้าใจท่คี ลาดเคลอ่ื นหรอื ผดิ ความหมาย ๓. เขยี นใหต้ รงเป้า หมายความวา่ เขยี นให้ตรงตามประเด็นที่ตอ้ งการ ไมอ่ อ้ มคอ้ ม วกวน หรอื เขียน บรรยายความยดื เย้ือ ๔. เขยี นใหเ้ กดิ ผลดี หมายความวา่ ผู้รบั อ่านแลว้ เกิดความรสู้ กึ ไปในทางทดี่ ี ในทางท่ีเป็นมติ ร หรือ ยินดี พร้อมท่ีจะด�ำเนินการให้ หรือก่อให้เกิดความสัมพันธ์อันดีต่อกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นหนังสือตอบ ปฏิเสธ ควรใช้ถอ้ ยค�ำสภุ าพ ออ่ นนอ้ ม ถ่อมตน มีเหตุมผี ลตามสมควร เพือ่ ให้ผูอ้ ่านไมเ่ กิดความรู้สึกทไ่ี มด่ ี สรปุ การทจ่ี ะเขียนหนงั สือราชการให้ได้ตามหลกั ๔ ประการขา้ งตน้ จะต้องยึดหลักท่วี า่ ใคร ทำ� ไม อะไร ท่ไี หน เมือ่ ไร อย่างไร ตวั อย่าง นายชยาภัทร กิตติ ขออนญุ าตไปราชการ การท�ำบนั ทึกเสนอจะตอ้ งอ่านแลว้ ให้ทราบวา่ ๑. ใคร คอื นายชยาภทั ร กติ ติ และ นายชยาภทั ร คือใคร เช่น เป็นขา้ ราชการ ตำ� แหน่ง นักจัดการงานท่วั ไป เป็นตน้ ๒. ท�ำไม คอื ประสงค์อนญุ าตไปราชการ ๓. อะไร คอื ไปราชการอะไร (ไปเข้ารบั การอบรม ประชมุ สัมมนา เรอ่ื งอะไร) ๔. ที่ไหน คอื ไปทีไ่ หน (จังหวัดอะไร หากมีสถานท่โี ดยเฉพาะก็ควรบอกไว้ดว้ ย เช่น หอประชุม คุรุสภา กรงุ เทพมหานคร) ๕. เมื่อไร คอื ไปเมอื่ วนั เดอื น ปใี ด ถึงวนั เดอื น ปีใด ๖. อย่างไร คือ ท�ำอย่างไร ต้องการให้ท�ำอย่างไร เห็นเป็นอย่างไร ควรด�ำเนินการอย่างไร (บางเรอ่ื งอาจจะไมม่ ี จงึ ต้องพจิ ารณาเป็นเรือ่ งๆ ไป) 17

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป จากตัวอยา่ งข้างตน้ เนอื้ ความของหนังสอื ราชการ (บนั ทกึ เสนอ) มดี ังนี้ ตามที่ กระทรวงศกึ ษาธกิ าร จะจดั อบรมหลักสตู ร “ข้าราชการบรรจุใหม”่ ประจำ� ปีงบประมาณ พ.ศ. ๒๕๕๗ จงึ ให้ขา้ ราชการทบ่ี รรจุใหม่ไปเข้ารบั การอบรม น้ัน สำ�นักงาน กศน. มขี า้ ราชการบรรจใุ หม่ ๑ ราย คือ นายชยาภทั ร กิตติ ตำ�แหน่งนักจดั การ งานทั่วไป ระดบั ปฏบิ ตั กิ าร สังกดั สำ�นกั งานเลขาธกิ าร สำ�นกั งาน กศน. จึงเห็นสมควรให้ นายชยาภทั ร กิตติ เดนิ ทางไปราชการ เพอ่ื เขา้ รบั การอบรมหลกั สตู ร “ขา้ ราชการบรรจใุ หม”่ ณ หอประชมุ ครุ สุ ภา กรงุ เทพมหานคร ในวันที่ ๒๓ – ๒๙ เมษายน ๒๕๕๗ จึงเรยี นมาเพ่ือโปรดพิจารณาอนญุ าต เทคนคิ การเขียนหนงั สอื ราชการ ในการเขียนหนังสือราชการให้สามารถส่ือความหมายไปยังผู้รับได้อย่างถูกต้องตรงตามวัตถุประสงค์ ผ้เู ขียนควรยดึ หลกั ในการเขียนหนงั สอื ราชการ ดังต่อไปน้ี ๑. ผูเ้ ขยี นจะตอ้ งค�ำนงึ กอ่ นเขยี นเสมอวา่ ๑.๑ จะเขยี นเรอื่ งอะไร ๑.๒ จะเขยี นถึงใคร ๑.๓ จะเขยี นทำ� ไม ๑.๔ จะเขยี นอย่างไร ๒. จะเขยี นเรอ่ื งอะไร หนังสือบางฉบบั อาจมเี รอื่ งทตี่ อ้ งกลา่ วถงึ มากกวา่ ๑ เรอ่ื ง ถา้ เข้าใจวา่ จะเขยี นเร่ืองอะไรก็สามารถ จดั ลำ� ดบั ของเรอ่ื งไดถ้ กู ตอ้ ง มเี นอื้ หาสาระครบถว้ นตามทอ้ งเรอื่ ง และทสี่ ำ� คญั จะชว่ ยใหส้ ามารถตงั้ ชอื่ เรอื่ งของ หนงั สือได้ถูกต้อง กระชบั ชัดเจน ๓. จะเขยี นถงึ ใคร การรู้ว่าจะเขียนถึงใคร ท�ำให้สามารถใช้ถ้อยค�ำ ส�ำนวน ได้ถูกต้อง เหมาะสมกับฐานะของผู้รับ หนงั สอื กาลเทศะ และโดยเฉพาะอย่างย่งิ ท�ำให้ใชค้ �ำข้นึ ต้น ค�ำลงท้าย รวมทงั้ สรรพนาม ได้อย่างถูกตอ้ งเหมาะ สมอกี ด้วย ๔. จะเขยี นท�ำไม การรู้ว่าจะเขียนท�ำไม ท�ำให้สามารถเขียนได้บรรลุเป้าประสงค์ท่ีต้องการ และท�ำให้ผู้รับได้รับ หนงั สอื เขา้ ใจความตอ้ งการ สามารถดำ� เนนิ การไดถ้ กู ตอ้ งตามเปา้ ประสงค์ เชน่ เขยี นไปเพอื่ ใหท้ ราบ ใหพ้ จิ ารณา ขอความร่วมมอื ช้แี จง ขออนมุ ัติ ขออนุญาต เปน็ ตน้ 18

หน่วยที่ ๐๑งานสารบรรณ ๕. จะเขยี นอยา่ งไร การท่จี ะรวู้ ่าจะเขยี นอย่างไร ขอให้ย้อนกลับไปดูหลกั การเขียนหนงั สอื ราชการ ซ่งึ ได้กล่าวมาแล้ว ขา้ งตน้ ปัญหาทีพ่ บเหน็ ไดบ้ ่อยครงั้ ในการเขยี นหนังสอื ราชการ ๑. เขียนไมช่ ดั เจนวา่ จะทำ� อะไร ท่ไี หน เมอ่ื ไร อย่างไร ๒. ใช้ภาษาราชการไมถ่ ูกตอ้ ง มกั ใชภ้ าษาพูดในการเขยี นหนงั สอื ราชการ ๓. ใช้สะกด การนั ต์ วรรคตอน ไม่ถกู ตอ้ ง ๔. ยอ่ ความไม่เปน็ ๕. จบั ประเด็น ไมถ่ กู ตอ้ ง ไมช่ ัดเจน ๖. ไมอ่ า้ ง หนงั สอื ทอี่ า้ งถึง กรณีทเ่ี คยตดิ ต่อกนั มากอ่ น ๗. ตอบไมต่ รงประเด็น (เร่ือง) ๘. การใช้สำ� นวนไม่ดพี อ ๙. ไม่ละเอียดรอบคอบ โครงสร้างของหนงั สอื ราชการ สว่ นท่ี ๑ ได้แก่ หวั เร่อื ง (หนงั สอื ) เร่ิมตัง้ แต่ ที่ ชอื่ ส่วนราชการ ไปจนถงึ สง่ิ ท่สี ่งมาด้วย ส่วนท่ี ๒ ไดแ้ ก่ เน้อื เรื่อง (เหตทุ ีม่ ีหนงั สือไป, หรือปรารภเหตุ โดยปกติ คือ ย่อหน้าแรกของหนังสอื สว่ นที่ ๓ ได้แก่ จุดประสงคข์ องเรอ่ื ง จุดประสงค์ทม่ี ีหนงั สอื ไป หรอื ปรารภผล โดยปกติ คือ ยอ่ หนา้ ที่สองของหนงั สอื ส่วนท่ี ๔ ไดแ้ ก่ ท้ายเร่ือง (หนังสอื ) เรม่ิ ต้งั แต่ ค�ำลงท้าย ไปจนถึง หมายเลขโทรศพั ท์ วธิ เี ขียนหนงั สอื ราชการ ๑. การต้งั ช่ือเรื่อง ชอ่ื เรอื่ ง คอื ใจความของหนงั สอื ทย่ี อ่ สน้ั ทสี่ ดุ นน่ั คอื เพยี งแคอ่ า่ นชอื่ เรอื่ งกส็ ามารถทราบเรอ่ื งราว ในหนงั สอื โดยภาพรวมๆ ไดแ้ ลว้ โดยเฉพาะอยา่ งยงิ่ คอื การทราบความตอ้ งการ/ความประสงค/์ เหตทุ มี่ หี นงั สอื มา ทำ� ให้การพิจารณางา่ ย สะดวก รวดเร็วย่ิงข้ึน การตงั้ ช่อื เรื่อง ต้องเขียนให้บรรลจุ ดุ มงุ่ หมายอยา่ งนอ้ ย ๒ ประการ คอื ๑. พอรใู้ จความของเร่อื งท่ยี อ่ สนั้ ท่ีสดุ ๒. สะดวกแกก่ ารเกบ็ ค้น อ้างองิ 19

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ชอื่ เร่ืองท่ีดี ต้องเปน็ ประโยค หรือ วลี เช่น เร่อื ง วธิ ปี ฏบิ ตั เิ กี่ยวกับการรับรองสำ� เนาหนังสอื เรอ่ื ง การเชา่ เคร่อื งถ่ายเอกสาร เป็นต้น การต้ังชอ่ื เรือ่ งเป็น ค�ำนาม หรอื ค�ำกริยา เชน่ เร่ือง เคร่อื งถ่ายเอกสาร เรอื่ ง แจง้ มติที่ประชมุ เป็น สิ่งท่ไี มเ่ หมาะสม เพราะไม่สามารถสื่อใหผ้ ู้อ่านเข้าใจถึงวัตถุประสงค์ของการเขียนหนงั สือราชการดังกลา่ ว โดยปกติหนังสือท่ีมาถึงหน่วยงานใช้ช่ือเรื่องอะไร เวลาตอบกลับไปก็ใช้ช่ือเรื่องเดิมนั้นเสมอ แต่ บางเร่อื งอาจไม่สามารถท�ำได้ เช่น เรือ่ ง ขออนุมัตเิ บิกเงนิ คา่ ใชจ้ ่ายในการเดินทางไปราชการ เวลาตอบกลับไป หากใช้ชือ่ เรอ่ื งเดมิ กแ็ สดงว่าเราขออนมุ ตั อิ กี ทง้ั ๆ ที่เราเปน็ ผ้อู นุมตั ิ กรณอี ยา่ งนจี้ งึ ตอ้ งเปล่ยี นชื่อเรอ่ื งใหมเ่ ป็น เรือ่ ง อนมุ ตั ิเบิกเงนิ ......... หรอื เร่ือง การขออนมุ ตั เิ บกิ เงนิ ................. ๒. การเขยี น “เรียนหรอื กราบเรยี น การเขยี น “เรยี นหรอื กราบเรียน ทงั้ หนงั สอื ราชการภายนอก หนังสือราชการภายใน และบันทึก ตอ้ งใช้ใหถ้ กู ตอ้ งตามระเบยี บสำ� นักนายกรัฐมนตรฯี ซ่งึ มี ๑๔ ต�ำแหน่งเท่าน้นั ท่ีใชก้ ราบเรยี น ๓. การเขียน “อา้ งถึง” (ถา้ มี) การเขยี น “อา้ งถงึ ”ใหอ้ า้ งถงึ หนงั สอื ทเ่ี คยตดิ จอ่ กนั เฉพาะหนงั สอื ทส่ี ว่ นราชการผรู้ บั หนงั สอื ไดร้ บั มากอ่ นแลว้ จะจากส่วนราชการใดก็ตาม โดยให้ลงชอ่ื สว่ นราชการเจ้าของหนงั สอื และเลขที่หนงั สอื วันท่ี เดอื น ปพี ทุ ธศักราชของหนังสือน้ัน โดยให้อ้างถึงหนงั สอื ฉบับสุดท้ายทีต่ ิดต่อกันเพียงฉบบั เดียว เว้นแต่เร่อื งอ่นื ที่เป็น สาระสำ� คญั ต้องน�ำมาพจิ ารณา จึงอ้างถึงหนงั สอื ฉบบั อื่น ๆ ทเ่ี ก่ยี วกบั เร่ืองนน้ั โดยเฉพาะใหท้ ราบดว้ ย เชน่ อ้างถงึ หนงั สอื ส�ำนักงาน กศน.จังหวัดเชียงใหม่ ที่ ศธ ๐๒๑๐.๐๖/๒๗ ลงวนั ที่ ๔ มกราคม ๒๕๕๗ ๔. การเขยี นเน้ือหาของหนังสอื ราชการ (ภายนอก) ๔.๑ การเขยี นขอ้ ความท่เี ป็นเหตุ กรณมี ีหนงั สอื อา้ งถึง ใหข้ นึ้ ต้นขอ้ ความวา่ “ตามหนังสือท่อี ้างถงึ ” และลงท้ายดว้ ยคำ� วา่ “ความแจง้ แล้วนนั้ ” กรณไี มม่ หี นงั สืออ้างถงึ (๑) กรณเี ปน็ เรอื่ งทมี่ กี ารตดิ ตอ่ ประสานงานแลว้ ใหข้ นึ้ ตน้ ขอ้ ความวา่ “ตามท”่ี และลงทา้ ย ด้วยคำ� ว่า “นน้ั ” (๒) กรณเี ปน็ เรอื่ งใหมซ่ ง่ึ ยงั ไมเ่ คยเกดิ ขนึ้ หรอื ตดิ ตอ่ ประสานงานกนั มากอ่ น ใหข้ น้ึ ตน้ ขอ้ ความ วา่ “ดว้ ย” หรอื “ชือ่ ส่วนราชการ” ท้งั น้ี หา้ มลงท้ายดว้ ยค�ำว่า “นั้น” อย่างเดด็ ขาด คำ� ขน้ึ ตน้ ขอ้ ความทเ่ี ปน็ เหตมุ ใี ชก้ นั อยหู่ ลายคำ� ดว้ ยกนั เชน่ ดว้ ย, เนอ่ื งจาก, ตาม, ตามท,่ี อนสุ นธิ และ ตามหนังสือท่ีอา้ งถึง เปน็ ตน้ 20

หน่วยที่ ๐๑งานสารบรรณ ๔.๒ การเขียนอา้ งองิ กฎหมาย ระเบียบ ต้องระบุให้ชดั เจน ซงึ่ มวี ิธีเขียน ๒ วธิ ี คอื (๑) เขียนชัดเจน (เต็มยศ) เช่น ตามพระราชบัญญัติระเบียบข้าราชการพลเรือน พ.ศ. ๒๕๕๑ หรอื ตามระเบยี บกระทรวงศึกษาธกิ ารวา่ ด้วยการลงโทษนกั เรยี นหรือนกั ศกึ ษา พ.ศ. ๒๕๑๕ (๒) เขยี นโดยยอ่ เชน่ ตามกฎหมายวา่ ดว้ ยระเบยี บขา้ ราชการพลเรอื น หรอื ตามระเบยี บ วา่ ดว้ ยการลงโทษนกั เรยี นหรือนกั ศึกษา พ.ศ. .... เป็นตน้ ๔.๓ การเขยี นขอ้ ความที่เป็นผล คอื จดุ ประสงค์ของเรือ่ ง ตอ้ งเขียนใหแ้ นช่ ัดวา่ ต้องการอะไร จะใหผ้ ู้รบั หนังสือท�ำอะไร อยา่ งไร เช่น - ตอ้ งการให้ “อนมุ ตั /ิ อนญุ าต” กเ็ ขยี นแสดงเหตผุ ล/ความจำ� เปน็ ในการขออนมุ ตั /ิ อนญุ าต และจบดว้ ย ขออนุมัติ/อนญุ าต เรอ่ื งอะไร - ตอ้ งการให้ “ทราบ” ใหล้ งท้ายวา่ “จงึ เรยี นมาเพอื่ ทราบ” (โปรดทราบ) - ต้องการให้ “พจิ ารณา” ให้ลงท้ายวา่ “จงึ เรียนมาเพอ่ื พิจารณา” (โปรดพจิ ารณา) โดย ตอ่ ทา้ ยให้ชดั ว่า จะใหพ้ ิจารณาอะไร ประเดน็ ไหน - หรือกรณีอืน่ ๆ เช่น เพื่อซอ้ มความเข้าใจเพ่อื ถอื ปฏิบตั ิ เพ่ือด�ำเนินการ เพ่ือช้แี จงขอ้ เทจ็ จริง เพ่อื รายงาน เพ่อื สบื สวนสดับรบั ฟงั เพ่อื ใหส้ ังวรระมดั ระวัง อาจสรปุ ไดว้ า่ การเขยี นเนอ้ื หาของหนงั สอื ราชการ (ภายนอก) สามารถจำ� แนกเนอ้ื หาได้ ๓ ยอ่ หนา้ ดว้ ยกนั คือ ยอ่ หน้าแรก (ปญั หาหรือท่ีมาของเรอื่ ง หรอื สาเหตโุ ดยตรงที่ทำ� เรือ่ งน้)ี เช่น ตามหนังสือท่อี า้ งถึง ชอื่ หนว่ ยงาน...............หารอื (กรณีหารือ) สรุปยอ่ เรอื่ ง ........ความละเอยี ด แจ้งแลว้ น้ัน ยอ่ หนา้ ทสี่ อง (ขอ้ เสนอทเี่ ปน็ ประเดน็ ความตอ้ งการของหนงั สอื และอา้ งสาเหตุ เรอื่ งราว ระเบยี บ ที่เก่ียวข้อง) เชน่ หนว่ ยงาน...(เจา้ ของหนงั สอื )..... ขอเรยี นวา่ ตามท่ี ......(ชอ่ื หนว่ ยงาน).....หารอื นนั้ .......................... (ไดห้ รอื ไม่ได้ ขดั ข้องหรือไม่ ให้ท�ำอะไร ทำ� อย่างไร และอา้ งสาเหตุเร่อื งราว ระเบียบตาม) ยอ่ หนา้ ทสี่ าม ข้อความปดิ ท้ายหนงั สือ จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ 21

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ขอ้ สังเกตการใช้ถ้อยค�ำ เนอ่ื งจากภาษาไทยมถี อ้ ยคำ� ใหใ้ ชม้ าก คำ� หลายๆ คำ� มคี วามหมายอยา่ งเดยี วกนั เชน่ กนิ มคี ำ� ทม่ี คี วาม หมายถงึ กนิ อยมู่ าก เชน่ ทาน รบั ประทาน เสวย ฉนั ซงึ่ แตล่ ะคำ� จะมรี ะดบั การใชเ้ ปน็ ทท่ี ราบกนั อยแู่ ลว้ โดยมาก อยา่ งไรก็ตามมีถอ้ ยคำ� บางคำ� ทีอ่ ยากน�ำมาเน้นย�้ำเพราะมักใช้ผิดกันบอ่ ยๆ เช่น ๑. การใช้ ขอบคณุ - ขอบคณุ ใช้ทั่วไป - ขอบพระคณุ ขอบพระคุณมาก ขอบพระคุณยิง่ เป็นพระคุณมาก เปน็ พระคุณย่งิ ๒. อนุมตั ิ หมายถึง เห็นชอบตามทก่ี �ำหนดใหจ้ ะใชก้ รณีทีม่ ีระเบยี บ กฎหมาย ระบไุ ว้ ๓. การอนญุ าต หมายถงึ ยินยอม ยอมให้ ตกลง ใชโ้ ดยท่วั ไป ๔. การใช้ ณ (นะ) ไม่ต้องมจี ดุ ๕. ฯลฯ (ไปยาลใหญ่) ไม่ต้องเว้นวรรค ๖. หมายก�ำหนดการ ใช้กบั งานพระราชพธิ กี รณมี ีการเสดจ็ ๗. ก�ำหนดการ ใชท้ ัว่ ไป ๘. กอปร หมายถึง ประกอบ มักเขยี นผดิ เปน็ กอรป หรอื กอร์ป ๙. การใช้บุพบท กับ หมายถงึ ติดกนั ด้วยกัน เท่ากนั แก่ หมายถงึ สำ� หรบั (ใชท้ ัว่ ไป) แด่ หมายถงึ สำ� หรับใช้กบั ผ้สู ูงอายุ หรือใช้กับพระภกิ ษุสงฆ์ เชน่ ถวายแด่ อทุ ศิ แด่ แต่ หมายถงึ เฉพาะ อยา่ ง เท่านนั้ ตอ่ หมายถงึ กระทำ� ต่อ ตาม ต่อเม่ือ หมายถงึ เมือ่ ถึง ตอ่ เนือ่ ง หมายถงึ ติดต่อกันไป ตอ่ ไป หมายถงึ ถดั ไป ต่อมา หมายถงึ ถัดมา แตถ่ งึ กระน้นั กด็ ี ใชใ้ นกรณี เชอ่ื มความใหแ้ ยง้ กนั แต่ละ ใช้ในกรณี บอกแยกเปน็ จ�ำนวนหน่งึ ๆ แต่ว่า ใชเ้ ช่ือมความใหก้ ลบั กนั แยง้ กัน ควร เป็นค�ำแนะน�ำท่วั ไป พึง เป็นคำ� ทใ่ี ช้วางมาตรฐาน ย่อม เปน็ ค�ำบังคับทางการ แตไ่ มเ่ ดด็ ขาด 22

หน่วยที่ ๐๑งานสารบรรณ ต้อง เปน็ ค�ำบังคับทางการ และเดด็ ขาด ให้ เป็นคำ� บงั คบั ทางการ และเด็ดขาด อาจ (จะ) ใช้บอกการคาดคะเน การใช้ภาษาราชการ การเขียนหนงั สือราชการนยิ มใชภ้ าษาราชการ ไมใ่ ชภ้ าษาล�ำลอง ภาษาพดู ภาษานักประพนั ธ์ เชน่ ๑. พร้อมกันนี้ไดแ้ จง้ ใหจ้ ังหวดั ทราบแล้วเหมือนกัน - พรอ้ มกนั นไ้ี ด้แจ้งใหจ้ ังหวัดทราบด้วยแลว้ (เหมอื นกนั เปน็ ภาษาพดู ) ๒. ค�ำอทุ ธรณ์ของผรู้ ้องไม่มขี ้อเทจ็ จรงิ อะไรเพ่มิ เตมิ - คำ� อทุ ธรณ์ของผ้รู ้องไมม่ ขี ้อเท็จจรงิ อนั ใดเพมิ่ เติม (อะไร เปน็ ภาษาพูด) ๓. ครูและนกั เรียนในเขตสีจ่ ังหวดั ภาคใต้ได้รับความเดือดรอ้ นแสนสาหสั - ครแู ละนักเรียนในเขตสจ่ี งั หวดั ภาคใตไ้ ด้รบั ความเดือดร้อนเปน็ อยา่ งยงิ่ (แสนสาหัส เปน็ ภาษานกั ประพนั ธ)์ การบันทกึ บันทกึ เป็นหนังสอื ราชการทีเ่ รยี กว่า “หนงั สือทีเ่ จา้ หน้าทท่ี �ำข้นึ หรอื รบั ไวเ้ ปน็ หลักฐานในราชการ” บันทึก คอื ข้อความซึ่งผู้ใตบ้ ังคับบัญชาเสนอผบู้ งั คับบญั ชา ผู้บังคับบัญชาส่ังการแก่ผใู้ ตบ้ ังคับบญั ชา เจ้าหนา้ ท่ีหรอื หน่วยงานระดับตำ�่ กว่าส่วนราชการระดับกรมตดิ ต่อกันในการปฏิบตั ิราชการ ข้อสงั เกต หนังสือราชการทใ่ี ช้กระดาษบันทึกขอ้ ความเขียน/พิมพเ์ ชน่ เดยี วกนั กบั บันทกึ เสนอผู้บงั คับ บญั ชาซ่งึ ตดิ ต่อราชการระหว่างกรมภายในกระทรวงเดยี วกนั เป็น “หนงั สือภายใน” ซง่ึ เปน็ หนงั สอื ราชการอกี ประเภทหน่งึ มิใช่ “บันทกึ ” ตามความหมายในทีน่ ้ี การจดั ท�ำบันทกึ เสนอ การจัดท�ำบันทึกเสนอ เป็นเรื่องภายในของส่วนราชการ/หน่วยงาน เพื่ออ�ำนวยความสะดวกใน การติดตอ่ และส่งั งาน ตามระเบียบงานสารบรรณ จึงกำ� หนดให้มีหัวขอ้ เฉพาะ - ช่อื หรอื ตำ� แหน่ง ท่บี นั ทึกถึง - สาระส�ำคัญของเรื่อง - ชื่อ และ ตำ� แหนง่ ของผูบ้ นั ทึก อย่างไรก็ตาม การบันทึกกรณีใช้กระดาษบันทึกข้อความ จึงนิยมใส่ส่วนราชการและอ่ืนๆ ตาม กระดาษบนั ทึกขอ้ ความตามไปดว้ ย 23

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป หลกั การบนั ทกึ เพอื่ ให้สะดวกในการพิจารณาส่ังการ ควร ๑. แยกเป็นเร่อื งๆ ๒. แตล่ ะหัวข้อเร่อื ง ควรมขี ้อความให้ทราบว่า อะไร เมอ่ื ไร ท่ไี หน ใคร ทำ� ไม อย่างไร ๓. ใชค้ �ำขน้ึ ตน้ เช่นเดียวกับหนงั สือภายนอก การบนั ทกึ เสนอผบู้ ังคบั บญั ชา การบันทึกเสนอผบู้ งั คับบัญชา มี ๔ ลกั ษณะ ดังนี้ ๑. บันทกึ ย่อเรือ่ ง คือ การเรยี บเรยี งขอ้ ความโดยเกบ็ แตป่ ระเดน็ สำ� คญั ๆ แตใ่ หเ้ ขา้ ใจในเนื้อเร่ืองครบ ถว้ นทีจ่ ะส่ังงานโดยไม่ผดิ พลาด หนังสอื ฉบับใดมขี ้อความสำ� คัญไม่มากนกั หรือไม่อาจย่อลงใหส้ ้ันได้อกี กเ็ สนอ ใหพ้ จิ ารณาไดเ้ ลยแตค่ วรขดี เสน้ ใตเ้ ฉพาะทข่ี อ้ ความสำ� คญั นนั้ ๆ ไวด้ ว้ ย กอ่ นบนั ทกึ ยอ่ เรอ่ื งผบู้ นั ทกึ ตอ้ งอา่ นเรอื่ ง ราวให้ละเอียดเสียก่อน แล้วจับประเด็นส�ำคัญของเร่ือง เขียนเป็นข้อความส้ันๆ อาจไม่จ�ำเป็นต้องเรียงล�ำดับ ขอ้ ความตามหนังสอื แตค่ วรเรียบเรียงขอ้ ความใหม่เพื่อใหเ้ ข้าใจงา่ ยข้ึน ดงั น้ัน การบันทึกยอ่ เร่อื ง จึงตอ้ ง - สรุปสาระส�ำคัญของเรื่องให้สมบูรณ์ และชัดเจน - ยอ่ เร่ืองให้สั้น - เสนอเร่อื งใหเ้ ขา้ ใจง่าย ทั้งนี้ เพือ่ ใหผ้ ู้บงั คับบญั ชา - รู้ใจความเรื่องโดยสมบรู ณ์ และชดั เจน - เสียเวลาอา่ นนอ้ ยท่ีสุด - เขา้ ใจเร่ืองได้ง่ายท่สี ดุ โดยปกตมิ กั ใชก้ บั เรอื่ งทผี่ บู้ งั คบั บญั ชาจะตอ้ งทราบหรอื ปฏบิ ตั ิ และเปน็ เรอ่ื งทจี่ ะตอ้ งอา่ นเรอื่ งเดมิ มาก หรือมีเอกสารประกอบมาก หรือมีขั้นตอนการปฏิบัติโต้ตอบหลายครั้ง หรือประเด็นหรือมูลเหตุท่ีต้องการให้ ทราบและพจิ ารณามหี ลายเรอ่ื ง เพือ่ ใหผ้ บู้ ังคับบัญชาเขา้ ใจเร่อื งได้ง่ายขน้ึ และใชเ้ วลาอา่ นนอ้ ยลง ๒. บันทึกรายงาน คือ การเขียนข้อความรายงานเร่ืองท่ีตนปฏิบัติหรือประสบพบเห็นหรือส�ำรวจ สืบสวนได้เสนอต่อผบู้ ังคับบัญชา ควรเขยี นใหส้ ้ัน พจิ ารณาเฉพาะข้อความทจ่ี �ำเปน็ ตอ้ งรายงาน แต่ถา้ เป็นการ รายงานเรือ่ งท่ีไดร้ ับมอบหมายใหป้ ฏิบัติต้องรายงานทุกขอ้ ท่ีผู้บังคับบญั ชาต้องการทราบหรอื สนใจ ๓. บนั ทกึ ความเหน็ คอื การเขยี นขอ้ ความแสดงความรสู้ กึ นกึ คดิ ของตนทม่ี เี กยี่ วกบั เรอื่ งทเี่ สนอ เพอ่ื ช่วยประกอบการพิจารณาสั่งการของผู้บังคับบัญชา อาจบันทึกต่อท้ายเรื่องใดเร่ืองหนึ่งหรือบันทึกต่อท้ายย่อ เรอื่ ง ถา้ เปน็ เรอ่ื งทสี่ งั่ การไดห้ ลายทาง อาจเขยี นบนั ทกึ ความเหน็ ไวด้ ว้ ยวา่ ถา้ สง่ั การทางใดจะเกดิ ผลหรอื มขี อ้ ดี ข้อเสยี อย่างไร และถา้ มกี ารอ้างกฎหมายและระเบียบใดก็ควรจัดนำ� เสนอประกอบเรอ่ื งนั้นๆ ด้วย ดังนั้น การ ท�ำบันทึกรายงาน จงึ ต้อง 24

หน่วยที่ ๐๑งานสารบรรณ - ชีใ้ หเ้ ห็นถึงเหตผุ ล/ความจ�ำเป็นที่รายงาน - สาระส�ำคัญของเรอ่ื งต้องสมบูรณ์ ชัดเจน - กะทัดรดั (ไมใ่ ชบ่ รรยายความ) - เข้าใจงา่ ย - ถา้ มีรายละเอยี ดมาก ควรทำ� เป็นเอกสารแนบท้าย - ถา้ จ�ำเป็นต้องอ้างกฎหมาย ระเบียบ ตอ้ งระบุใหช้ ดั เจน - เสนอแนะแนวทางปฏบิ ัติ/สัง่ การ - ถา้ เปน็ เรอื่ งทค่ี อ่ นขา้ งยาว ควรเขยี นความเหน็ เสนอผบู้ งั คบั บญั ชา เพอื่ ประกอบการพจิ ารณา ส่ังการ เป็นบันทึกท่ีใช้อยู่เป็นประจ�ำเกือบทุกวัน ซึ่งบันทึกความเห็นนี้อาจใช้กระดาษบันทึกโดยเฉพาะ หรือ บันทึกตอ่ เนอื่ ง (ท้ายหนงั สือ) ก็ได้ ดงั นัน้ การท�ำบนั ทกึ ความเห็น จึงต้องพจิ ารณากอ่ นว่าควรท�ำต่อทา้ ยเร่อื ง น้นั ๆ หรอื ควรท�ำข้ึนใหม่ - ถ้าเป็นเร่ืองสั้นๆ เข้าใจงา่ ย ไม่มขี ้อมลู ท่ีต้องเสนอประกอบ ควรทำ� ตอ่ ท้ายเรอื่ ง - ถา้ เปน็ เรอื่ งทยี่ าว หรอื มปี ระเดน็ ในการพจิ ารณา หรอื เอกสารในการพจิ ารณามาก ควรสรปุ เรอื่ ง โดยสรปุ ข้อเทจ็ จริง ข้อมูล ประเดน็ ทเ่ี ป็นปญั หา หรือท่เี ปน็ เหตุ แล้วจงึ เขียนความเห็นที่ผล หรอื ขอ้ เสนอ แนะในกรณที เ่ี ปน็ เรอ่ื งทอี่ าจสงั่ การไดห้ ลายทาง อาจใหค้ วามเหน็ พรอ้ มขอ้ เสนอแนะดว้ ยวา่ สงั่ การทางใดจะเกดิ ผลอย่างไร ตา่ งกนั อย่างไร ประกอบด้วย - ตวั อย่างการใช้ค�ำเสนอความเหน็ ในตอนท้าย ของบนั ทึกย่อเร่อื ง เชน่ “เพ่อื โปรดทราบ” “เพอ่ื โปรดทราบและแจ้งให.้ ..................ทราบดว้ ย” “เพือ่ โปรดทราบและลงนามใน..........ดงั แนบ” “เพ่ือโปรดพิจารณาลงนาม” “เพื่อโปรดพจิ ารณาอนญุ าต” “เพอ่ื โปรดพจิ ารณาส่ังการ” “เพอ่ื โปรดส่ังการใหถ้ ือปฏิบตั ติ อ่ ไป” “เพอื่ โปรดพิจารณาอนมุ ตั ”ิ ๑. โครงการ ๒. งบประมาณคา่ ใชจ้ ่าย 25

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป “เพอื่ โปรดพิจารณา ๑. อนญุ าต ๒. ลงนาม ฯลฯ ๔. บนั ทกึ ตดิ ตอ่ และสงั่ การ คอื การเขยี นข้อความติดต่อภายใน ระหว่างบุคคลในหนว่ ยงานเดยี วกนั หรอื ผู้บังคับบญั ชาสั่งการไปยงั ผู้ใตบ้ ังคับบัญชา การจัดท�ำรายงานการประชุม การประชุม คือ การท่ีบุคคล ตงั้ แต่ ๒ คนขึ้นไป พบกนั รว่ มปรึกษาหารือ เสนอแนะ อภิปราย ฯลฯ เพือ่ ใหบ้ รรลุวัตถปุ ระสงค์ตามท่ีต้องการ รปู แบบของการประชมุ มี ๔ รปู แบบ ๑. แจ้งข้อความ - ถ่ายทอดความรู้ ๒. แลกเปลีย่ นทศั นะ ๓. หาข้อยุติ – ความยินยอม ๔. หาแนวทางปฏบิ ัติ หนา้ ทขี่ องเลขานกุ ารท่ปี ระชุม ๑. จดั เตรียมรายงานการประชมุ ครั้งทแี่ ลว้ ๒. เตรียมวาระการประชุม/ประสานกบั ประธาน/ผูเ้ กยี่ วขอ้ ง ๓. ศกึ ษาเรอ่ื งทจ่ี ะประชุมโดยละเอียด ถอ่ งแท้ ๔. นดั หมาย/เตือน กำ� หนดการประชมุ ๕. เตรยี มเอกสารประกอบตา่ งๆ ท่คี าดวา่ จะตอ้ งใชป้ ระกอบการพจิ ารณา ๖. บันทกึ /จดรายงานการประชมุ รายงานการประชมุ การบันทกึ ความคดิ เห็นของผูม้ าประชมุ ผูเ้ ขา้ รว่ มประชมุ และมติของทปี่ ระชุมไว้เปน็ หลักฐาน ท�ำไมต้องท�ำรายงานการประชุม ๑. เพื่อเก็บไวเ้ ปน็ หลกั ฐานอ้างอิง ๒. เพ่อื ยันยนั การปฏบิ ตั ิงาน ๓. เพ่ือแสดงกิจกรรมทดี่ �ำเนนิ มาแล้ว ๔. เพอื่ แจง้ ผลการประชุมให้ผเู้ กีย่ วขอ้ งทราบและปฏบิ ตั ิ 26

หน่วยที่ ๐๑งานสารบรรณ หัวข้อในรายงานการประชุม มี ๑๑ หวั ข้อ ๑. ชอื่ รายงานการประชมุ ให้ลงชื่อคณะทปี่ ระชมุ / ชอื่ การประชมุ น้นั ๒. คร้งั ที่ ใหล้ งคร้ังทีป่ ระชมุ เป็นรายปี โดยเร่มิ ครัง้ แรกจากเลข ๑ เรียงเปน็ ล�ำดับไปจนสน้ิ ปปี ฏิทนิ ทบั เลขปีพทุ ธศกั ราช ที่ประชมุ เมื่อขึ้นปปี ฏทิ ินใหม่ใหเ้ ริม่ ครัง้ ท่ี ๑ ใหม่ ๓. เมือ่ ให้ลงวนั ท่ี เดอื น ปี ทปี่ ระชุม โดยลงวนั ที่ พรอ้ มตัวเลขของวนั ท่ี ช่อื เต็มของเดอื น และตัวเลข ของปีพทุ ธศกั ราช เช่น เมื่อวนั ที่ ๑๐ มกราคม ๒๕๕๗ ๔. ณ ให้ลงช่อื สถานที่ทีป่ ระชุม ๕. ผ้มู าประชุม ให้ลงชื่อ และหรอื ตำ� แหน่ง ของผู้ทไ่ี ดร้ ับการแต่งตง้ั เปน็ คณะท่ปี ระชมุ ซึ่งมาประชมุ ในกรณีมีผู้มาประชุมแทนใหล้ งชื่อผมู้ าประชุมแทน และลงวา่ มาประชมุ แทนผู้ใด หรอื ตำ� แหน่งใด ๖. ผูไ้ ม่มาประชมุ ให้ลงชอื่ และหรือตำ� แหนง่ ของผูท้ ่ีไดร้ ับการแตง่ ต้ังเปน็ คณะท่ปี ระชุม ซง่ึ มไิ ด้มาประชุม พร้อมกนั ทั้งเหตผุ ล (ถ้ามี) ๗. ผเู้ ขา้ รว่ มประชมุ ใหล้ งชอ่ื และหรอื ตำ� แหนง่ ของผทู้ ม่ี ไิ ดร้ บั การแตง่ ตงั้ เปน็ คณะทปี่ ระชมุ ซงึ่ ไดม้ า เข้ารว่ มประชุม (ถา้ ม)ี ๘. เริ่มประชมุ เวลา ให้ลงเวลาท่ีเรม่ิ ประชมุ ๙. ขอ้ ความ ใหบ้ นั ทกึ ขอ้ ความที่ประชุม โดยปกติใหเ้ รมิ่ ตน้ ดว้ ยประธานกลา่ วเปิดประชมุ และเรือ่ ง ท่ปี ระชุม กบั มติหรือข้อสรปุ ของทีป่ ระชมุ ในแต่ละเรอ่ื งตามล�ำดบั โดยทว่ั ไปจะประกอบดว้ ยหัวข้อดงั นี้ ๙.๑ เรอื่ งทป่ี ระธานแจ้งให้ทีป่ ระชมุ ทราบ ๙.๒ เรอื่ งการรับรองรายงานการประชุมคร้งั ทแ่ี ลว้ ๙.๓ เรื่องทเ่ี สนอใหท้ ปี่ ระชุมทราบ ๙.๔ เรอื่ งท่เี สนอให้ทปี่ ระชุมพิจารณา ๙.๕ เรอ่ื งอน่ื ๆ (ถ้ามี) ๑๐. เลกิ ประชมุ เวลา ใหล้ งเวลาทีเ่ ลิกประชุม ๑๑. ผจู้ ดรายงานการประชมุ ให้ลงช่ือผจู้ ดรายงานการประชมุ คร้งั นัน้ ๑๒. อาจตอ้ งมผี ตู้ รวจรายงานการประชมุ 27

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป การจดรายงานการประชมุ รายงานการประชมุ (ราชการ) - เปน็ หนังสือราชการชนดิ หน่งึ - หนังสอื ทเ่ี จา้ หนา้ ทที่ ำ� ข้นึ เป็นหลกั ฐานทางราชการ - การบันทึกความคิดเห็นของผมู้ าประชุม ผเู้ ข้ารว่ มประชุมและมติของที่ประชมุ ไว้เป็นหลักฐาน หลักการจดรายงานการประชมุ ๑. มคี วามรคู้ วามเขา้ ใจระเบยี บงานสารบรรณโดยเฉพาะเรอื่ งการจดรายงานการประชมุ และสามารถ น�ำไปใชไ้ ดอ้ ยา่ งถกู ตอ้ ง ๒. มคี วามรู้ ความเข้าใจในการใชร้ ูปแบบรายงานการประชมุ ๓. มคี วามเขา้ ใจเนื้อหา และประเด็นท่ีควรจด ๔. มสี มาธใิ นการฟัง เพอื่ สามารถสรปุ เน้ือหาและประเดน็ ไดถ้ ูกต้อง ๕. มีความรูค้ วามเข้าใจในการสรปุ –มตทิ ่ีประชุม ๖. บนั ทกึ อยา่ งไร จงึ จะได้เนือ้ หาสาระท่อี ่านง่าย–เข้าใจดี–กะทดั รดั ๗. ใช้ภาษาถกู ต้อง ๘. ใช้ส�ำนวน–ถอ้ ยค�ำเหมาะสม ๙. ย่อความเก่ง ๑๐. มีความรู้เรือ่ งการบนั ทึกย่อเรอื่ ง–การรา่ งหนงั สอื ดี วธิ ีการจดรายงานการประชุม ท�ำได้ ๓ แบบ ๑. จดทกุ ค�ำพดู พร้อมมติ ๒. จดคำ� พดู เฉพาะประเดน็ ส�ำคัญ พร้อมมติ ๓. จดสรปุ สาระสำ� คญั ความเห็น เหตุผล พรอ้ มมติ การจดรายงานการประชมุ แบบจดสรปุ สาระส�ำคญั การจดวา่ ท่ีประชุมไดพ้ ิจารณาเรอ่ื งใด มีสาระสำ� คญั อย่างไร - ที่ประชุมมีความเห็นในการพจิ ารณาอย่างไร - ทีป่ ระชมุ มีเหตผุ ลในการพิจารณาอย่างไร - ทปี่ ระชมุ มมี ติ อยา่ งไร 28

หน่วยที่ ๐๑งานสารบรรณ ข้อเสนอแนะในการจดรายงานการประชมุ ๑. ก่อนจดรายงานฯ ตามระเบยี บวาระท่ี ๑ เมอ่ื เขียนค�ำวา่ “เร่ิมประชุมเวลา” แล้วตอ้ งเขยี นกลา่ ว นำ� ก่อน ดงั นี้ ถา้ เปน็ การประชมุ ตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบงั คบั ทกี่ ำ� หนดองค์ประชมุ ตอ้ งระบุไว้ด้วยว่า “ครบ องคป์ ระชมุ ” เชน่ ปลดั กระทรวงศกึ ษาธกิ าร ในฐานะประธาน อ.ก.พ.สำ� นกั งานปลดั กระทรวงศกึ ษาธกิ าร กลา่ ว วา่ ขณะน้ี อ.ก.พ.สป.ศธ. มาประชมุ ๙ ทา่ น ครบองค์ประชมุ แล้ว จึงขอเปิดการประชมุ กจ็ ดว่า “ประธานกลา่ ว เปดิ การประชมุ แลว้ ทป่ี ระชมุ ไดพ้ จิ ารณาเรอื่ งตา่ งๆ ตามระเบยี บวาระดงั ตอ่ ไปน”้ี หรอื “เมอ่ื ประธานกลา่ วเปดิ ประชมุ แลว้ ไดด้ �ำเนนิ การประชุมตามระเบียบวาระดังต่อไปน้ี” ๒. ระเบียบวาระที่ ๑ เรอ่ื งทป่ี ระธานแจง้ ให้ทีป่ ระชุมทราบ ถ้ามมี ากกวา่ ๑ เร่ือง ตอ้ งแยกเปน็ ขอ้ ๆ โดยจดว่าไดแ้ จ้งเร่ืองอะไร มเี น้อื หาโดยย่อวา่ อย่างไร ท่ี ประชมุ มีข้อสรุปหรอื มติอยา่ งไร ๓. ระเบยี บวาระที่ ๒ เรอ่ื งรบั รองรายงานการประชมุ ถา้ มกี ารแกไ้ ขเพ่ิมเติม ควรจดดงั น้ี ท่ปี ระชุมได้..............โดยมกี ารแก้ไขเพ่มิ เติมรวม...............แห่ง ดังนี้ ๑. ระเบียบวาระท่ี.......หน้า...........ข้อ............บรรทัดท่ี...........ข้อความเดิม “............” แก้เป็น “..............” หรือ “หนา้ ...........หัวขอ้ ............ข้อหรอื บรรทัดที่..............” การรบั รองรายงานการประชมุ เมอื่ ทปี่ ระชมุ รบั รองรายงานการประชมุ แลว้ โดยหลกั ตอ้ งใหป้ ระธานการประชมุ ลงนามในรายงาน การประชมุ เป็นหลกั ฐานดว้ ย โดยเขียนไว้ทา้ ยรายงานการประชมุ วา่ “ท่ีประชุมคร้ังท่ี.............../........... วันท่ี.....................................ได้พิจารณารับรองรายงานการ ประชุมนแ้ี ล้ว โดยไม่มกี ารแก้ไขเพม่ิ เตมิ ” (หรือ โดยมีการแก้ไขเพมิ่ เติม..............แหง่ ) ลายมอื ชอ่ื (....................................................) ประธานการประชมุ 29

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๔. ระเบียบวาระท่ี ๓ เร่อื งสืบเนอื่ งจากการประชุมครงั้ กอ่ น ถา้ ไม่มกี จ็ ดวา่ “ไม่ม”ี ถา้ มตี อ้ งระบวุ ่าเรอื่ งน้นั มาจากระเบยี บวาระทเ่ี ทา่ ไร หนา้ อะไร ขอ้ ใด เรอื่ ง อะไร ได้จัดดำ� เนนิ การไปอย่างไร และทปี่ ระชุมมมี ติอย่างไร ๕. ระเบยี บวาระท่ี ๔ เรือ่ งเสนอเพื่อทราบ จดแยกเป็นเร่ืองๆ (ขอ้ ) โดยสรุปเนื้อหาให้สนั้ กะทดั รัด พรอ้ มประเดน็ และมติทป่ี ระชุม ๖. ระเบยี บวาระที่ ๕ เรือ่ งเสนอเพอ่ื โปรดพจิ ารณา จัดแยกเป็นเรอ่ื งๆ (ขอ้ ) โดยจดว่าใครเสนอเรื่องอะไร ใหท้ ำ� ไม อยา่ งไร ทั้งนี้ ตอ้ งสรปุ เนือ้ หาให้สน้ั กะทัดรัด พรอ้ มประเด็น ผลการพิจารณาของทป่ี ระชมุ และมตทิ ป่ี ระชมุ ๗. ระเบยี บวาระท่ี ๖ เร่ืองอื่นๆ จดแยกเปน็ เรื่องๆ (ข้อ) โดยจดวา่ ผ้ใู ดเสนอเรื่องอะไร สรุปประเด็นใหก้ ะทัดรดั พร้อมมติทป่ี ระชุม วาระนีผ้ ู้เข้าประชุมจะเสนอกันเองในท่ีประชมุ การพิมพห์ นังสือราชการ ค�ำแนะน�ำและแบบมาตรฐานการพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพิมพ์ในเคร่ือง คอมพิวเตอร์ การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย การจัดท�ำกระดาษตราครุฑและกระดาษบันทึกข้อความ โดยใช้ โปรแกรมการพิมพ์ในเคร่ืองคอมพิวเตอร์ ให้จัดท�ำให้ถูกต้องตามแบบของกระดาษตราครุฑ และแบบของ กระดาษบนั ทึกขอ้ ความ ทา้ ยระเบียบสำ� นักนายกรฐั มนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ๑. การตงั้ คา่ ในโปรแกรมการพิมพ์ ๑.๑ การตัง้ ระยะขอบหนา้ กระดาษ - ขอบซา้ ย ๓ เซนติเมตร ขอบขวา ๒ เซนติเมตร - ขอบบน ๒.๕ เซนติเมตร ขอบล่างประมาณ ๒ เซนติเมตร ๑.๒ การตงั้ ระยะบรรทัด ใหใ้ ชค้ า่ ระยะบรรทดั ปกติ คอื ๑ เท่า หรอื Single ในกรณที ี่มคี วาม จำ� เปน็ อาจปรบั ระยะเป็น ๑.๐๕ พอยท์ หรอื ๑.๑ พอยท์ ไดต้ ามความเหมาะสม โดยใหค้ ำ� นึงถึงความสวยงาม และรปู แบบหนงั สอื เปน็ สำ� คัญ (ระยะ ๑.๐๕ พอยท์ หรือ ๑.๑ พอยท์ จะสวยงาม อ่านงา่ ยและสบายตากว่า ระยะ ๑ เท่า หรือ Single) ๑.๓ การก้ันค่าไมบ้ รรทัดระยะการพิมพ์ อย่รู ะหว่าง ๐ – ๑๖ เซนติเมตร (หน้ากระดาษ เอ ๔ เมอ่ื ตงั้ ระยะขอบซ้าย ๓ เซนติเมตร ขอบขวา ๒ เซนตเิ มตร จะเหลือพน้ื ทีส่ �ำหรับการพมิ พ์ มีความกวา้ ง ๑๖ เซนตเิ มตร) 30

หน่วยที่ ๐๑งานสารบรรณ ๒. ขนาดตราครุฑ ๒.๑ ตราครฑุ สงู ๓ เซนตเิ มตร ใชส้ ำ� หรบั การจดั ทำ� กระดาษตราครฑุ ตราครฑุ สงู ๑.๕ เซนตเิ มตร ใช้ส�ำหรับการจดั ทำ� กระดาษบันทกึ ขอ้ ความ ๒.๒ การวางตราครฑุ ใหว้ างหา่ งจากขอบกระดาษบนประมาณ ๒.๕ เซนตเิ มตร (เผอ่ื พนื้ ทส่ี ำ� หรบั การประทับตรารับหนงั สอื และการลงทะเบยี นรับทางระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์) ๓. การพิมพ์ ๓.๑ การจดั ทำ� หนงั สอื ราชการตามแบบทา้ ยระเบยี บฯ จำ� นวน ๑๑ แบบ (ไดแ้ ก่ หนงั สอื ภายนอก หนงั สือภายใน หนังสือประทบั ตรา คำ� ส่ัง ข้อบงั คับ ระเบยี บ ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว หนงั สือรบั รอง และ รายงานการประชมุ ) ใหใ้ ชร้ ปู แบบตวั พิมพ์ (ฟอนต์) ไทยสารบรรณ (Th Sarabun PSK) ขนาด ๑๖ พอยท์ ๓.๒ การพมิ พห์ นงั สอื ทมี่ ขี อ้ ความมากกวา่ ๑ หนา้ หนา้ ตอ่ ไปใหใ้ ชก้ ระดาษทม่ี คี ณุ ภาพเชน่ เดยี วกนั หรือใกลเ้ คยี งกบั แผน่ แรก ๓.๓ การพิมพ์หวั ข้อตา่ งๆ ของหนงั สือแต่ละชนดิ ให้เปน็ ไปตามทกี่ �ำหนดไว้ในระเบยี บ ๓.๔ กอ่ นเร่มิ พมิ พข์ อ้ ความ ให้ click File > ตง้ั คา่ หนา้ กระดาษ (Page Setup) กอ่ นเสมอ เพอ่ื เลือกขนาดกระดาษท่จี ะใชพ้ ิมพ์ ตงั้ ระยะขอบหน้ากระดาษ และการวางแนวกระดาษ ๓.๕ จำ� นวนบรรทดั การพมิ พห์ นงั สอื ราชการในแตล่ ะหนา้ ใหเ้ ปน็ ไปตามความเหมาะสมกบั จำ� นวน ข้อความ และความสวยงาม 31

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ตัวอยา่ งหนังสอื ราชการ ตวั อยา่ งท่ี ๑ บันทกึ ขอ้ ความ ๒.๕ ซม. แบบหนังสือภายใน (ใช้กระดาษบันทกึ ข้อความ) สูง ๑.๕ ซม. ค่าแน่นอน (Exactly) 35 pt บนั ทึกข้อความ ๓ ซม. ส่วนราชการ%%ชอ่ื สว่ นราชการเจ้าของหนงั สอื %(ชือ่ สว่ นราชการเจา้ ของเรื่อง%โทร.%X%XXXX%XXXX) ท่ี%%รหัสตวั พยัญชนะ%XXXX/ (1 Enter) วนั ท่ี เดอื น ปี เร่อื ง%% คาขน้ึ ต้น%%................................(.1...E.n..t.e..r..+...B.e..f.o..r.e...6..p..t.)..... (ย่อหนา้ ๒.๕ ซม.) ขอ้ ความ...........(.1..E..n..t.e..r..+..B..e..f.o..r.e..6...p..t.)............................................................................................ ..............................................................................................................(1...เ.ท..า่ ..ห..ร..ือ...S.i.n..g.l.e..)......................................... .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. ๒ ซม. ........................(.1...E..n.t..e.r..+...B..e..f.o..r.e..6...p..t.)............................................................................................ .............................................................................................................(.1...เ.ท..า่ ..ห..ร..ือ...S.i.n..g.l.e..)......................................... .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. ........................(.1...E..n.t.e..r..+...B..e..f.o.r.e...6...p..t.)............................................................................................ ..............................................................................................................(1...เ.ท..า่ ..ห..ร..อื ...S.i.n..g.l.e..)......................................... (2 Enter) ยศ ลายมอื ชื่อ (ชอ่ื %%สกลุ ) (1 Enter) ตาแหน่ง (1 Enter) หมายเหตุ - % = เว้น ๑ เคาะ - 1 Enter = ๑ เทา่ หรือ Single ในกรณที ีม่ คี วามจาเป็นอาจปรับระยะ เปน็ 1.05 pt หรอื 1.1 pt ไดต้ ามความเหมาะสม โดยใหค้ านงึ ถึง ความสวยงามและรูปแบบของหนังสอื เปน็ สาคญั ๒ ซม. 32

หน่วยที่ ๐๑งานสารบรรณ ค�ำแนะนำ� ประกอบการพิมพ์หนงั สือบันทกึ ข้อความ ๑. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์ ๑.๑ การต้ังระยะขอบหนา้ กระดาษ - ขอบซ้าย ๓ เซนติเมตร ขอบขวา ๒ เซนติเมตร - ขอบบน ๒.๕ เซนตเิ มตร ขอบลา่ งประมาณ ๒ เซนติเมตร ๑.๒ การตั้งระยะบรรทัด ให้ใชค้ า่ ระยะบรรทัดปกติ คอื ๑ เท่า หรือ Single ๑.๓ การกนั้ คา่ ไม้บรรทดั ระยะการพิมพ์ อย่รู ะหว่าง ๐ – ๑๖ เซนตเิ มตร ๒. ขนาดตราครฑุ ๒.๑ ตราครุฑสงู ๑.๕ เซนติเมตร ๒.๒ การวางตราครฑุ ใหว้ างหา่ งจากขอบกระดาษบนประมาณ ๒.๕ เซนตเิ มตร (ชดิ ขอบบนดา้ นซา้ ย) ๓. การพมิ พ์ ๓.๑ ใชร้ ูปแบบตวั พมิ พไ์ ทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด ๑๖ พอยท์ ๓.๒ การพิมพส์ ว่ นหัวของแบบบันทึกข้อความ ๓.๒.๑ คำ� วา่ “บนั ทกึ ขอ้ ความ” พมิ พด์ ว้ ยอกั ษรตวั หนาขนาด ๒๙ พอยท์ และปรบั คา่ ระยะ บรรทดั จาก ๑ เท่าเป็นค่าแนน่ อน (Exactly) ๓๕ พอยท์ ๓.๒.๒ ค�ำวา่ “ส่วนราชการ วันท่ี เรือ่ ง” พมิ พ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด ๒๐ พอยท์ ๓.๒.๓ การพมิ พค์ ำ� ว่า “วันที่” ใหพ้ มิ พ์ตรงกบั ตัวอักษร “ข” และใหพ้ มิ พต์ วั อักษรตัวแรก ของชอื่ เดือน ตรงกับแนวหลงั ของตวั อกั ษร “ม” ของค�ำว่า “บนั ทึกขอ้ ความ” (ดูแบบฟอรม์ ประกอบ) ๓.๒.๔ ใช้จุดไขป่ ลาแสดงเสน้ บรรทัดที่เปน็ ช่องวา่ งหลงั คำ� ส่วนราชการ ที่ วันที่และ เรอื่ ง ๓.๓ การพิมพ์คำ� ขึ้นตน้ ใหม้ รี ะยะบรรทัดห่างจากเร่อื งเท่ากบั ระยะบรรทดั ปกตแิ ละเพ่ิมค่ากอ่ น หนา้ อกี ๖ พอยท์ (๑ Enter + Before ๖ pt) ๓.๔ การย่อหน้าข้อความ ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ ๒.๕ เซนติเมตร ๓.๕ การพมิ พ์ยศของผลู้ งชอื่ ให้พิมพ์อักษรตวั แรกอยใู่ นแนวกง่ึ กลางกระดาษ และใหเ้ วน้ ระยะ บรรทัดการพิมพ์ ๒ บรรทัดปกติ (๒ Enter) จากบรรทดั สดุ ทา้ ยของขอ้ ความ ๓.๖ การพมิ พต์ ำ� แหนง่ ในกรณที ตี่ อ้ งพมิ พต์ ำ� แหนง่ ๒ บรรทดั ระหวา่ งบรรทดั ใหใ้ ชร้ ะยะ ๑ Enter 33

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ตวั อย่างที่ ๒ หนังสอื ภายนอก ๒.๕ ซม. แบบหนงั สือภายนอก สงู ๓ ซม. ท่ี%รหัสตัวพยัญชนะ%XXXX/ ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ เรอ่ื ง%%......................................(.1...E..n.t..e.r..+...B..e..f.o.r.e...6...p..t.)..... (1 Enter) ทต่ี ง้ั และรหสั ไปรษณีย์ (1 Enter + Before 6 pt) เดือน%ปี คาขึ้นตน้ %%................................(1...E..n..t.e.r..+...B..e..f.o..r.e..6...p..t.)..... อา้ งถึง%%....................................(.1..E..n..t.e..r..+..B..e..f.o..r.e..6...p..t.)..... สงิ่ ท่ีสง่ มาด้วย%%........................(.1..E..n..t.e..r..+...B.e..f.o..r.e...6..p..t.)..... (ยอ่ หนา้ ๒.๕ ซม.) ภาคเหต.ุ ..........(.1..E..n..t.e..r..+..B..e..f.o..r.e...6..p..t.)............................................................................................. ...........................................................................................................(.1..เ.ท..า่...ห..ร.อื...S..in..g..l.e.)............................................ ๓ ซม. .............................................................................................................................................................................. ๒ ซม. (1 Enter + Before 6 pt) ภาคความประสงค์...................................................................................................................... ...........................................................................................................(.1..เ.ท..่า...ห..ร.อื...S..in..g..l.e.)............................................ .............................................................................................................................................................................. ภาคสรปุ ..........(.1...E.n..t.e..r..+...B.e..f.o..r.e...6..p..t.)............................................................................................. ...........................................................................................................(.1..เ.ท..่า...ห..ร.อื...S..in..g..l.e.)............................................ (1 Enter + Before 12 pt) คาลงท้าย (2 Enter + Before 6 pt) (1 Enter) ยศ ลายมอื ช่ือ (1 Enter) (ชอื่ %%สกลุ ) ตาแหน่ง ส่วนราชการเจ้าของเร่อื ง (1 Enter) หมายเหตุ โทร.%X%XXXX%XXXX โทรสาร%X%XXXX%XXXX - % = เว้น ๑ เคาะ ไปรษณียอ์ เิ ลก็ ทรอนิกส์ (ถ้าม)ี - 1 Enter = ๑ เท่า หรือ Single ในกรณีท่ีมคี วามจาเปน็ อาจปรับระยะ สาเนาส่ง (ถ้ามี) เป็น 1.05 pt หรือ 1.1 pt ได้ตามความเหมาะสม โดยให้คานงึ ถงึ ความสวยงามและรูปแบบของหนังสอื เป็นสาคญั ๒ ซม. 34

หน่วยที่ ๐๑งานสารบรรณ คำ� แนะน�ำประกอบการพิมพห์ นังสือภายนอก ๑. การตงั้ คา่ ในโปรแกรมการพมิ พ์ ๑.๑ การต้งั ระยะขอบหน้ากระดาษ - ขอบซา้ ย ๓ เซนตเิ มตร ขอบขวา ๒ เซนตเิ มตร - ขอบบน ๒.๕ เซนติเมตร ขอบลา่ งประมาณ ๒ เซนตเิ มตร ๑.๒ การตงั้ ระยะบรรทัด ให้ใช้คา่ ระยะบรรทดั ปกติ คอื ๑ เทา่ หรอื Single ๑.๓ การกนั้ คา่ ไม้บรรทดั ระยะการพมิ พ์ อยู่ระหว่าง ๐ – ๑๖ เซนติเมตร ๒. ขนาดตราครฑุ ๒.๑ ตราครุฑสงู ๓ เซนติเมตร ๒.๒ การวางตราครุฑ ใหว้ างหา่ งจากขอบกระดาษบนประมาณ ๒.๕ เซนตเิ มตร (ชิดขอบบน) ๓. การพิมพ์ ๓.๑ ใช้รปู แบบตวั พมิ พ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด ๑๖ พอยท์ ๓.๒ การพมิ พ์ “ท่ี” และ “ส่วนราชการเจ้าของหนังสอื ” ให้พิมพต์ รงกับแนวเท้าของตราครุฑ ๓.๓ การพิมพช์ ื่อเดือน ใหต้ ัวอกั ษรตัวแรกอยูต่ รงกบั แนวเท้าขวาของตราครุฑ ๓.๔ การพิมพเ์ รอ่ื ง คำ� ขนึ้ ต้น อ้างถึง สิ่งทีส่ ่งมาดว้ ย ให้มีระยะบรรทดั ระหว่างกนั เทา่ กบั ระยะ บรรทัดปกติ และเพ่ิมค่าก่อนหนา้ อกี ๖ พอยท์ (๑ Enter + Before ๖ pt) ๓.๕ การยอ่ หนา้ ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้มีระยะยอ่ หน้า ตามค่าไม้บรรทัดระยะการพมิ พ์ เท่ากบั ๒.๕ เซนตเิ มตร ๓.๖ การพมิ พค์ ำ� ลงทา้ ย ใหพ้ มิ พต์ วั อกั ษรตวั แรกอยตู่ รงกบั แนวกงึ่ กลางของตราครฑุ และหา่ งจาก บรรทดั สดุ ทา้ ยของภาคสรปุ เท่ากบั ระยะบรรทดั ปกติ และเพิม่ ค่ากอ่ นหนา้ อกี ๑๒ พอยท์ (๑ Enter +Before ๑๒ pt) ๓.๗ การพมิ พย์ ศของผู้ลงชอ่ื ให้อยหู่ น้าแนวกงึ่ กลางของตราครฑุ กับให้เว้นบรรทัด การพมิ พ์ ๒ บรรทดั ปกติ และเพิ่มคา่ กอ่ นหน้าอกี ๖ พอยท์ (๒ Enter + Before ๖ pt) จากคำ� ลงท้าย ๓.๘ การพมิ พ์ชอื่ เตม็ ของเจา้ ของหนังสือ (ช่ือ สกลุ ) และต�ำแหน่ง ใหถ้ ือคำ� ลงทา้ ยเป็นหลัก โดยให้อยู่ก่งึ กลางซง่ึ กันและกนั ในกรณที ตี่ ้องพมิ พต์ �ำแหนง่ ๒ บรรทัด ระหวา่ งบรรทัดให้ใช้ระยะ ๑ Enter ๓.๙ ระยะระหว่างต�ำแหน่ง กับส่วนราชการเจ้าของเร่ือง ให้พิจารณาตามความเหมาะสมของ พน้ื ท่ีท่ีเหลอื อยใู่ นหน้ากระดาษน้ัน โดยสามารถเลอื กใช้ระยะบรรทัด ๑ Enter หรอื ๑ Enter + Before ๖ pt หรอื ๒ Enter ไดต้ ามความเหมาะสม 35

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ตวั อย่างที่ ๓ หนังสือประทับตรา ๒.๕ ซม. แบบหนังสอื ประทบั ตรา สูง ๓ ซม. ที่%รหัสพยญั ชนะ%XXXX/ ถงึ %%...........................(1...E..n.t..e.r..+...B..e..f.o..r.e..6...p..t.). (2 Enter + Before 6 pt) (ยอ่ หนา้ ๒.๕ ซม.) ข้อความ..................................................................................................................................... .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. ....................................................................................................(.1..เ.ท..า่...ห..ร.อื...S..in..g..l.e.)................................................... .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. ๓ ซม. (4 Enter) ๒ ซม. (1 Enter) สว่ นราชการทสี่ ง่ หนงั สือออก (4 Enter) เดือน%ปี ลายมือชื่อยอ่ กากบั ตรา ส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง (1 Enter) โทร.%X%XXXX%XXXX โทรสาร%X%XXXX%XXXX หมายเหตุ - % = เว้น ๑ เคาะ - 1 Enter = ๑ เท่า หรือ Single ในกรณที ีม่ คี วามจาเปน็ อาจปรบั ระยะ เป็น 1.05 pt หรอื 1.1 pt ได้ตามความเหมาะสม โดยให้คานึงถึง ความสวยงามและรปู แบบของหนงั สือเป็นสาคัญ ๒ ซม. 36

หน่วยที่ ๐๑งานสารบรรณ ค�ำแนะน�ำประกอบการพมิ พห์ นังสือประทบั ตรา ๑. การตัง้ ค่าในโปรแกรมการพมิ พ์ ๑.๑ การต้งั ระยะขอบหน้ากระดาษ - ขอบซ้าย ๓ เซนตเิ มตร ขอบขวา ๒ เซนตเิ มตร - ขอบบน ๒.๕ เซนตเิ มตร ขอบล่างประมาณ ๒ เซนตเิ มตร ๑.๒ การตงั้ ระยะบรรทดั ใหใ้ ชค้ ่าระยะบรรทดั ปกติ คือ ๑ เท่า หรอื Single ๑.๓ การก้ันค่าไม้บรรทัดระยะการพมิ พ์ อยรู่ ะหวา่ ง ๐ – ๑๖ เซนติเมตร ๒. ขนาดตราครฑุ ๒.๑ ตราครุฑสงู ๓ เซนตเิ มตร ๒.๒ การวางตราครฑุ ใหว้ างหา่ งจากขอบกระดาษบนประมาณ ๒.๕ เซนตเิ มตร (ชดิ ขอบบน) ๓. การพิมพ์ ๓.๑ ใชร้ ูปแบบตัวพิมพไ์ ทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด ๑๖ พอยท์ ๓.๒ การย่อหน้าข้อความ หรือข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้มีระยะ ย่อหนา้ ตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เทา่ กบั ๒.๕ เซนตเิ มตร ๓.๓ พิมพ์ช่อื ส่วนราชการท่ีสง่ หนังสอื ออก และเดือน ปี ใหอ้ ยูภ่ ายในวงกลมตราช่อื สว่ นราชการ ๓.๔ ประทับตราช่ือส่วนราชการใหเ้ ส้นรอบวงวงนอกอยใู่ นแนวกงึ่ กลางตราครุฑ 37

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป การเขียนค�ำกลา่ วในโอกาสต่างๆ ความส�ำคัญของการกล่าวในโอกาสตา่ งๆ กอ่ นทผี่ ศู้ กึ ษาจะทราบรายละเอยี ดของการกลา่ วแตล่ ะประเภท ควรทราบความสำ� คญั ของการกลา่ วใน โอกาสตา่ งๆ ก่อน ดงั ต่อไปนี้ ๑. เพ่ือเปน็ การใหเ้ กียรติแก่เจา้ ของงานและผู้ร่วมงานทุกคน ๒. เพอ่ื แสดงความรู้สึกทด่ี ีตอ่ ผู้ฟงั ๓. เพื่อแสดงน�้ำใจไมตรีที่ดงี ามต่อผ้ฟู ัง ๔. ก่อให้เกิดมติ รภาพและความสามัคครี ะหวา่ งกนั ๕. สรา้ งความร้สู กึ ทด่ี ี สรา้ งความประทับใจ สร้างความเขา้ ใจ ความเหน็ อกเหน็ ใจ ๖. เพอ่ื ใหบ้ รรยากาศของงานเป็นไปอย่างเหมาะสมและสอดคล้องตามวตั ถุประสงค์ของงาน ๗. เพ่ือเป็นการให้เกียรติแก่ผู้ที่เจ้าภาพเชิญขึ้นไปกล่าว อาจจะเป็นผู้บังคับบัญชา ผู้ใหญ่ที่ นับถอื ฯลฯ และเปน็ การแนะน�ำท่านให้รู้จักในวงสังคมอีกดว้ ย หลักและวธิ กี ารเขียน (รา่ ง) คำ� กลา่ วในโอกาสตา่ งๆ ๑. การเขียนค�ำกล่าวแนะน�ำผูพ้ ูด การกลา่ วแนะนำ� ผพู้ ดู เปน็ การกลา่ วเพอื่ แนะนำ� ผทู้ เี่ ราเชญิ มาพดู เชน่ อภปิ ราย ปาฐกถา บรรยาย โต้วาที ฯลฯ การเขยี นร่างค�ำกลา่ วแนะน�ำผู้พดู ควรประกอบดว้ ยเน้อื หาตามลำ� ดบั ดงั น้ี (๑) เขียนค�ำปฏิสันถารทักทายผ้ฟู งั (๒) เขยี นถึงข้อมูลของผู้ทจี่ ะเชญิ ข้ึนพูด ได้แก่ - คุณวุฒกิ ารศึกษา - สถาบันที่จบการศกึ ษา - ตำ� แหน่งหนา้ ท่กี ารงาน - สถานที่ท�ำงาน - ความสามารถพเิ ศษ / งานพเิ ศษ / ความเชี่ยวชาญ - รางวัลเกียรตคิ ณุ ต่างๆ (๓) เขียนคำ� กล่าวเชญิ ข้นึ พูดโดยการเอ่ยนามของผทู้ ี่เราแนะน�ำ 38

หน่วยที่ ๐๑งานสารบรรณ ตวั อย่างค�ำกลา่ วแนะน�ำวิทยากร ท่านวิทยากร คณาจารย์ และนกั ศกึ ษา ทกุ ทา่ น มหาวิทยาลยั ฯ รสู้ กึ ยินดอี ย่างย่ิงท่ีไดร้ ับเกยี รตจิ ากทา่ นวทิ ยากรผทู้ รงคณุ วุฒิมาบรรยายในหัวขอ้ “การเขียนรายงานการประชมุ ” ในวันนี้ วทิ ยากรทา่ นนส้ี ำ�เรจ็ การศึกษาศลิ ปศาสตรมหาบณั ฑติ สาขา การสอนภาษาไทย จากมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ปจั จุบันดำ�รงตำ�แหน่งผู้ชว่ ยศาสตราจารยร์ ะดบั ๘ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยรี าชมงคลสวุ รรณภมู ิ ศนู ย์นนทบรุ ี ในด้านเกียรตคิ ณุ ทางภาษาและวัฒนธรรม ท่านได้รบั คดั เลอื กเปน็ ครภู าษาไทยดเี ดน่ ระดบั อดุ มศึกษาของคุรสุ ภา กระทรวงศกึ ษาธิการ เคยไดร้ บั พระราชทานรางวัลนกั ศกึ ษาดเี ด่นระดบั อุดมศกึ ษา ของกระทรวงศกึ ษาธิการ และเคยชนะการประกวด บทรอ้ ยกรองในระดับตา่ งๆ เป็นจำ�นวนมาก นอกจากนท้ี า่ นยังมผี ลงานด้านการแตง่ ตำ�ราและหนงั สอื ตา่ งๆ รวม ทัง้ บทความทางวิชาการเปน็ จำ�นวนมากเช่นกัน วิทยากรทา่ นน้ี คือ ทา่ นผชู้ ว่ ยศาสตราจารยธ์ นู ทดแทนคุณ ขอเรียนเชญิ ... ๒. การเขยี นค�ำกลา่ วตอ้ นรับ การกล่าวต้อนรับ เป็นการกลา่ วในโอกาสทีม่ ผี มู้ าเยอื น เพื่อแสดงความปรารถนาดี และสรา้ งความอบอุ่นประทับใจให้แกผ่ ู้มาเยือน การเขยี นรา่ งคำ� กล่าว ควรมเี นือ้ หาตามล�ำดับดังน้ี (๑) เขยี นคำ� ปฏิสันถาร (๒) เขียนค�ำขอบคุณผมู้ าเยีย่ ม (เอย่ นามผ้มู าเยยี่ ม) ที่ใหเ้ กียรตมิ าเยีย่ มหน่วยงานเรา (๓) เขยี นยกย่องช่อื เสียงของผู้มาเยี่ยม (๔) เขียนถึงความสัมพันธท์ ีม่ ตี อ่ กนั (๕) เขียนถึงข้อมูลสว่ นทเี่ ราจะแนะน�ำใหค้ ณะผมู้ าเย่ยี มชมไดร้ จู้ ัก (๖) เขียนถงึ ความบกพรอ่ งทอ่ี าจเกิดขึน้ ได้จากการต้อนรบั ไมท่ ว่ั ถึง (๗) จบลงด้วยการเขียนถึงการจะได้มโี อกาสต้อนรบั อกี ครงั้ ในโอกาสต่อๆ ไป 39

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ตัวอยา่ งการเขียนค�ำกลา่ วตอ้ นรับ เรียน ทา่ นอธกิ ารบดี ผ้บู ริหาร-คณาจารย์ และเจ้าหนา้ ที่ จากมหาวิทยาลัยเทคโนโลยรี าชมงคลสุวรรณภมู ิ ศูนยน์ นทบรุ ี ทกุ ทา่ น ดิฉันในนามของมหาวิทยาลัยแม่โจ้ มีความยินดีเป็นอย่างยิ่ง และขอขอบคุณที่ท่านทั้งหลาย ไดก้ รณุ าใหเ้ กียรตเิ ย่ียมชมและศึกษาดูงานที่มหาวทิ ยาลยั แมโ่ จ้ในวันน้ี อนั ทจี่ รงิ มหาวทิ ยาลยั ของเราทง้ั สองเปน็ เสมอื นบา้ นพเ่ี มอื งนอ้ งกนั เราเคยมโี ครงการความรว่ มมอื ระหวา่ ง กนั ซ่ึงนับว่าส่งผลดตี ่อระบบการศกึ ษาของชาตไิ ด้มากพอสมควร ในสว่ นของมหาวทิ ยาลยั แมโ่ จ้ ไดป้ ฏบิ ตั ภิ ารกจิ ตา่ งๆ เพอ่ื ตอบสนองตอ่ การพฒั นาสงั คมและประเทศชาติ ในทุกๆ ด้าน ซงึ่ ท่ผี า่ นมามหาวิทยาลยั ได้ดำ�เนินการในด้านตา่ งๆ มากมาย ซง่ึ หลายท่านคงได้รบั ทราบข้อมูลจาก สอื่ มวลชนมาบ้างแล้ว และท่านจะไดร้ บั ทราบจากการไปเย่ียมชมกันแตล่ ะหนว่ ยงานอกี ต่อจากนี้ การศกึ ษาดูงานในวนั น้ี หากมหาวทิ ยาลัยฯ ดแู ลตอ้ นรบั ทา่ นไมท่ วั่ ถึง ต้องขออภัยไว้ ณ ทนี่ ี้ และหวงั วา่ จะไดม้ ีโอกาสตอ้ นรับทา่ นอกี ในโอกาสต่อไป สวัสดี ๓. การเขยี นค�ำกล่าวแสดงความยินดี การกลา่ วแสดงความยินดี เป็นการกลา่ วท่แี สดงมทุ ิตาจิตต่อบคุ คลทไ่ี ดร้ บั สงิ่ ทน่ี า่ ยินดี เพื่อกอ่ ให้ เกิดความรัก ความสามคั คี ก�ำลงั ใจ และเพอื่ เปน็ เกียรติแก่ผรู้ บั การกลา่ ว การเขียนร่างค�ำกล่าว ควรมเี นอ้ื หา ตามลำ� ดับ ดงั น้ี (๑) เขียนคำ� ปฏิสนั ถาร (๒) เขยี นถงึ โอกาสในการแสดงความยนิ ดี และกลา่ วแนะน�ำบคุ คลที่แสดงความยินดี (๓) เขียนค�ำกล่าวแสดงความยินดี โดยการยกย่องสรรเสริญในคุณงามความดี ความอุตสาหะ ความขยันหมนั่ เพยี ร ฯลฯ (๔) จบลงด้วยการเขยี นคำ� อวยพร 40

หน่วยที่ ๐๑งานสารบรรณ ตวั อยา่ งการเขียนค�ำกลา่ วแสดงความยินดี ทา่ นผู้บรหิ ารกระทรวงยุตธิ รรม และท่านผู้มเี กียรตทิ กุ ทา่ น นับเป็นนิมิตหมายท่ีดี ที่พวกเราจะได้แสดงมุทิตาจิตในโอกาสท่ีแพทย์หญิงพรทิพย์ โรจนสุนันท์ ได้รับพระมหากรุณาธิคุณโปรดเกล้าฯ จากพระบาทสมเด็จพระเจ้าอย่หู ัว พระราชทานเคร่อื งราชอิสริยาภรณ์ อันสง่ ผลใหไ้ ดร้ ับคำ�นำ�หนา้ นามว่า “คณุ หญิง” ซึ่งนบั เปน็ เกียรตสิ งู ย่ิงแก่ท่านเองและวงศต์ ระกลู ตลอดระยะเวลาที่ผ่านมา พวกเราคงประจักษ์แก่สายตาแล้วว่า แพทย์หญิงคุณหญิงพรทิพย์ โรจนสุนันท์ เป็นบุคลากรที่ทรงคุณค่ายิ่งของวงการนิติวิทยาศาสตร์ของไทย ท่านได้ใช้วิชาความรู้ ความสามารถ เอื้ออำ�นวยประโยชน์ต่อประชาชน และประเทศชาตินานัปการ ทำ�ให้กระบวนการยุติธรรมของ ประเทศไทย มบี รรทดั ฐานทางวชิ าชพี ท่ีสงู ข้นึ การได้รับพระมหากรุณาธิคุณโปรดเกล้าฯ ในคร้งั น้ี ถือเป็นความภาคภูมิใจของกระทรวงเป็นอย่างย่งิ จึงขอแสดงมุทิตาจิตต่อคุณหญิง และขออาราธนาพระบารมีของสิ่งศักด์ิสิทธ์ิทั้งหลาย ตลอดจนพระบารมีของ พระบาทสมเด็จพระเจา้ อยหู่ วั โปรดอภบิ าลรักษาให้คุณหญงิ ประสบแต่ความสุขความเจริญยิ่งๆ ขึน้ ไป สวัสดี ๔. การเขียนค�ำกลา่ วมอบรางวัล การกล่าวมอบรางวัล เป็นการกล่าวในโอกาสท่ีมีการมอบรางวัลแก่ผู้ได้รับมอบรางวัลต่างๆ เพื่อ แสดงความยินดีตอ่ ความสำ� เรจ็ การเขยี นร่างค�ำกลา่ ว ควรมเี นอื้ หาตามลำ� ดบั ดังน้ี (๑) เขียนค�ำปฏิสนั ถาร (๒) เขยี นถงึ โอกาสในการมอบรางวลั (๓) เขยี นยกย่องผไู้ ด้รับรางวลั (๔) เขยี นค�ำแสดงความยินดีแกผ่ ไู้ ดร้ ับรางวัล (๕) เขียนเน้นถงึ ความหมายของการให้รางวลั (ใหต้ ระหนักในคุณคา่ ของรางวัล ไม่ใช่ตระหนัก ถงึ ราคาค่าของรางวัล) (๖) เขยี นถงึ การรักษาคณุ งามความดี หรือคงคณุ ค่าของรางวลั ไวต้ ลอดไป (๗) เขียนค�ำกลา่ วอวยพรแกผ่ ู้ได้รบั รางวลั 41

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ตวั อยา่ งการเขยี นค�ำกล่าวมอบรางวัล ทา่ นคณาจารย์และนักศึกษาทุกทา่ น ผมมีความยินดีเป็นอย่างย่ิงท่ีได้มีโอกาสมาเป็นประธานในการมอบรางวัลนักศึกษาผู้มีผลการเรียนสูงสุด ของมหาวิทยาลัยฯ ในวันน้ี ผมขอยกย่อง ชมเชย ผู้ได้รับรางวัลทั้ง ๓ คน คือ ๑............. ๒............. และ ๓............. ท่ไี ด้พากเพียร อตุ สาหะ มานะบากบัน่ ในการเรยี นจนประสบความสำ�เรจ็ มผี ลการเรียนสูงสดุ ซงึ่ นบั เปน็ เรอื่ งที่ นา่ ภาคภมู ิใจ จงึ ขอแสดงความยนิ ดีไว้ ณ ท่ีน้ี รางวัลผลการเรียนสูงสุดที่มอบให้ในวันน้ี ถึงแม้จะเป็นเพียงประกาศนียบัตรท่ีมีค่าไม่มากใน เชิงราคา แต่มากไปด้วยคุณค่าทางจิตใจ จึงขอให้รักษาคุณความดีนี้ไว้ เพื่อให้สมแก่การท่ีมหาวิทยาลัย มอบรางวัลและเชดิ ชูเกยี รตติ อ่ หนา้ นักศกึ ษาทง้ั มหาวทิ ยาลัย ในวนั นี้ ขออวยพรให้นักศึกษา ท้ัง ๓ คน ประสบความสุขความเจริญ มีความสำ�เร็จในด้านการศึกษา เพื่อประกอบกิจการงานสรา้ งความเจริญรุ่งเรอื งให้กับสังคมและประเทศชาตติ อ่ ไป สวัสดี ๕. การเขยี นค�ำกลา่ วอวยพร การกลา่ วอวยพร เปน็ การกลา่ วเพื่ออ�ำนวยพรให้แกผ่ ู้ท่ีเราปรารถนาดี ดว้ ยการพูดแต่สิ่งดๆี เพอ่ื แสดงการให้ความเคารพนับถือ ใหเ้ กียรติยกยอ่ ง ฯลฯ ในการเขียนร่างค�ำกลา่ วควรมเี นื้อหาตามลำ� ดบั ดงั นี้ (๑) เขยี นคำ� ปฏิสันถาร (๒) เขยี นถึงโอกาสในการอวยพร (๓) เขยี นแสดงความรสู้ กึ เป็นเกยี รตทิ ีไ่ ด้ขึ้นมากลา่ วอวยพร (๔) เขยี นถงึ ความสมั พันธร์ ะหว่างผู้กลา่ วกับผูร้ บั คำ� อวยพร (๕) เขยี นถ้อยค�ำอวยพร (หากเปน็ ผู้อาวโุ สกว่า ควรอัญเชิญส่งิ ศักดิส์ ิทธมิ์ ากล่าวอ้าง) (๖) เขียนค�ำขอบคุณ และเชิญชวนแขกผมู้ เี กียรติรว่ มดม่ื อวยพร 42

หน่วยที่ ๐๑งานสารบรรณ ตัวอย่างการเขยี นค�ำกล่าวอวยพร ท่านเจา้ ภาพ คู่บา่ ว-สาว และแขกผมู้ เี กียรติทกุ ท่าน กระผมยินดีและเป็นเกียรติอย่างย่ิงท่ีได้มีโอกาสมากล่าวอวยพรในงานมงคลสมรสของ คณุ วรนันธ์ เหล็กเพชร และคณุ อญั วรี ์ เจียมใจ ในวันน้ี คุณวรนนั ธ์ เปน็ หลานท่ผี มดแู ลมาตง้ั แตเ่ ดก็ เป็นผ้ทู ีม่ ีความมานะอดทนในการสร้างฐานะด้วยความขยัน ขันแขง็ มีน้ำ�ใจและความรับผิดชอบ เป็นท่ีรักของญาตพิ น่ี ้องและเพื่อนๆ มาโดยตลอด สว่ นคณุ อัญวรี ์ เปน็ เจา้ สาว ทเ่ี รียบร้อย มมี นษุ ยสมั พันธ์และอัธยาศยั ท่ดี งี าม ทั้งสองจงึ เป็นคูส่ มรสทเ่ี หมาะสมกันอย่างยิง่ กระผมขอฝากข้อคดิ ในการใชช้ ีวิตคู่ว่า ความรักคือความเขา้ ใจและการให้อภัย ขอให้คบู่ า่ ว-สาวร่วมชีวติ ด้วยความเข้าใจและใหอ้ ภัยกนั สุดทา้ ยนี้ขออวยพรให้ค่บู ่าว-สาวมีชีวิตที่ราบร่ืน รุ่งเรอื ง และร่ำ�รวยตลอดไป สวสั ดี ๖. การเขียนค�ำกล่าวขอบคณุ การกล่าวขอบคุณเป็นการกล่าวเพ่ือแสดงความขอบคุณในโอกาสท่ีมีผู้ให้การช่วยเหลือหรือโอกา สอน่ื ๆ ที่เราควรแสดงความขอบคุณดว้ ยการกลา่ วตอ่ หนา้ ทีช่ มุ นุมชน เพือ่ เป็นการใหเ้ กยี รตยิ กยอ่ งผ้ทู ขี่ อบคุณ การเขียนร่างคำ� กล่าวควรมเี น้ือหาตามลำ� ดับ ดงั นี้ (๑) เขียนปฏสิ นั ถาร (๒) เกรน่ิ ถงึ โอกาสทจี่ ะกลา่ วขอบคุณ (๓) เขยี นค�ำกลา่ วขอบคณุ โดยมสี าระ คือ - การใหก้ ารช่วยเหลอื - ความมีน�ำ้ ใจไมตรขี องผชู้ ว่ ยเหลือ - พฤติกรรมการช่วยเหลือที่ควรแกก่ ารขอบคณุ (๔) เขยี นถงึ ประโยชน์ที่เราไดร้ บั จากการช่วยเหลือนั้น (๕) จบลงด้วยการเขียนขอบคณุ อกี คร้งั หน่ึง และอวยพร 43

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ตวั อย่างการเขียนค�ำกลา่ วขอบคณุ วิทยากร เรยี น ท่านวทิ ยากรท่เี คารพ กระผมในนามของผู้บริหารและเจ้าหน้าท่ีท่ีเข้าฟังการบรรยายในวันน้ี ขอกราบขอบพระคุณท่าน วิทยากรเป็นอย่างสูง ท่ีท่านได้กรุณาสละเวลามาให้ความรู้ ข้อแนะนำ� รวมทั้งแนวปฏิบัติในการเขียน หนังสือราชการแก่พวกเรา ตลอดเวลาการบรรยายของท่าน พวกเราได้เก็บเกี่ยวความรู้และข้อแนะนำ�ต่างๆ ไวม้ ากมาย ซ่ึงความรู้ดังกลา่ วจะเปน็ ประโยชนอ์ ย่างมากต่อการปฏบิ ตั ริ าชการ และพวกเราหวังเปน็ อย่างยิง่ ว่าจะ ได้รบั ความกรณุ าจากทา่ นอีกในโอกาสตอ่ ไป ขอกราบขอบพระคุณครับ ๗. การเขยี นค�ำกลา่ วอ�ำลา การกลา่ วอำ� ลา เปน็ การกลา่ วในโอกาสทมี่ ผี จู้ ะออกจากงานหรอื โยกยา้ ยหรอื เปลย่ี นแปลงทท่ี ำ� งาน เพอ่ื ไปรับตำ� แหนง่ หนา้ ทใ่ี หม่ เพือ่ แสดงถึงความผกู พันตอ่ ผู้รว่ มงาน และเป็นการแสดงความร้สู กึ ทีด่ ีตอ่ กนั การ เขียนร่างคำ� กล่าวควรมเี นอ้ื หาตามล�ำดบั ดงั น้ี (๑) เขยี นคำ� ปฏิสันถาร (๒) เขียนถงึ เหตุที่ต้องอำ� ลา (๓) เขยี นถึงความผกู พันทเ่ี คยมใี นสถานที่เก่า (๔) เขียนถึงความรู้สึกทีไ่ ม่อยากจากที่เกา่ (๕) เขยี นถงึ ทที่ ำ� งานใหม่ ในลกั ษณะของการไปรบั ผดิ ชอบหนา้ ทใี่ หม่ พรอ้ มแนะนำ� การเดนิ ทาง ไปยงั สถานทที่ �ำงานใหม่ (๖) เขียนแสดงความหวังที่จะได้มีโอกาสกลับมาที่เก่าอีก และเขียนค�ำเชิญชวนให้ผู้ร่วมงานไป เย่ยี มท่หี น่วยงานใหม่บ้าง (๗) เขียนแสดงความขอบคณุ ในความปรารถนาดีท่จี ัดงานเลีย้ งอำ� ลาให้ (๘) เขียนถึงความรู้สกึ ทด่ี ีงามทจี่ ะจดจำ� ไว้ตลอดไป (๙) เขียนคำ� อวยพรผูท้ ี่มาร่วมงานอำ� ลา 44

หน่วยที่ ๐๑งานสารบรรณ ตวั อย่างการเขียนค�ำกลา่ วอ�ำลา ทา่ นผู้ว่าราชการจงั หวดั มกุ ดาหาร และทา่ นผูม้ ีเกียรติทุกทา่ น ดิฉันรู้สึกใจหายที่ได้รับคำ�ส่ังจากทางราชการให้ย้ายไปรับตำ�แหน่งประกันสังคมจังหวัดสระแก้ว ตลอดระยะเวลา ๔ ปี ที่ดิฉันรบั ราชการในตำ�แหนง่ ประกนั สังคมจังหวดั มุกดาหาร ดิฉนั มคี วามสุข และ มคี วามผกู พนั กบั ทน่ี เ่ี ปน็ อยา่ งมาก นบั วา่ ดฉิ นั โชคดที ไ่ี ดท้ ง้ั ผบู้ งั คบั บญั ชาและเพอ่ื นรว่ มงานทดี่ ี ความสำ�เรจ็ ในการ ทำ�งานของดฉิ นั จะเกดิ ขน้ึ ไมไ่ ดห้ ากไมม่ ที า่ นทกุ คนทช่ี ว่ ยกนั ทมุ่ เททง้ั กายและใจใหง้ านตา่ งๆ ลลุ ว่ งไปได้ ดฉิ นั ขอให้ คำ�มน่ั สญั ญาวา่ ความสัมพนั ธ์แนน่ แฟน้ ทีเ่ รามีต่อกนั จะยังคงอยตู่ ลอดไป แมว้ า่ ดฉิ นั จะยา้ ยไปอยูท่ จ่ี งั หวดั สระแก้ว แลว้ ก็ตาม และหากทกุ ท่านมโี อกาสได้ไปทจี่ งั หวัดสระแก้ว ขอใหแ้ วะเยย่ี มเยยี น ดฉิ ันยินดตี อ้ นรบั ทุกเวลา สดุ ทา้ ยดฉิ นั และครอบครวั ขออำ�ลาทกุ ทา่ น และขออวยพรใหท้ กุ ทา่ นมคี วามสขุ ความเจรญิ กา้ วหนา้ ตลอด ไป ขอขอบคุณ / สวัสดี ๘. การเขยี นค�ำกล่าวในพธิ ีเปดิ -ปดิ การอบรม/สัมมนา ค�ำกลา่ วในพิธีเปดิ -ปดิ การอบรมสมั มนา ผจู้ ดั เตรียมใหเ้ รียบรอ้ ยและสอดคลอ้ งกบั การจัดอบรม/ สัมมนา จะตอ้ งเตรียม ๔ ส่วนได้แก่ ๘.๑ ค�ำกล่าวรายงาน ผ้ดู �ำเนินรายการ จะตอ้ งจดั เตรยี มค�ำกลา่ วรายงาน เปน็ พิธีการแรกของ พิธีเปิดการอบรม/สัมมนา ส�ำหรับกล่าวรายงานต่อประธาน..../ ผู้ด�ำเนินรายการและผู้เข้าร่วมอบรม/สัมมนา ซ่ึงประกอบด้วย ค�ำข้ึนต้น (กล่าวถึงประธานผู้เปิดงาน วิทยากร ผู้เข้าร่วมอบรม/สัมมนา เนื้อหา ที่มา และ วัตถุประสงค์ ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับในการจัด และเรียนเชิญประธานในการอบรม/สัมมนา โดยมีเนื้อหา ดังนี้ เรียน ท่านประธาน........ (ท่านผู้ติดตามประธาน)....... ท่านวิทยากร...................... และแขกผู้มีเกียรติท่ีเคารพทุกท่าน ดิฉัน/กระผม.................................. ในนามของ......................................... การจดั การสัมมนา..............................................ในคร้ังน้ี มวี ตั ถปุ ระสงคเ์ พ่อื ..................................(สามารถย่อตามเนือ้ หาทเี่ หมาะสม)................... ประโยชน์ทคี่ าดวา่ จะไดร้ ับ............................................................................................... ดิฉัน/กระผม ขอกราบเรียนเชิญ (ยศ- ช่ือ- ตำ�แหน่ง ของประธาน) ได้โปรดกล่าวเปิดงาน สัมมนา................................ ในครง้ั น้ี ขอกราบเรียนเชญิ ค่ะ/ครับ 45

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๘.๒ ค�ำกล่าวเปิด ผู้ด�ำเนินรายการจะต้องเตรียมค�ำกล่าวเปิดให้แก่ท่านประธาน โดยจัดส่งให้ ประธานไดอ้ า่ นกอ่ นการกลา่ วเปดิ ประกอบดว้ ยคำ� ขนึ้ ตน้ /เนอื้ หา / อารมั ภบทจากคำ� กลา่ วรายงาน/จบั ประเดน็ จากเนื้อเร่ือง สอดแทรกวิสัยทัศน์ แง่คิดแก่ผู้เข้าร่วมสัมมนา สรุปปิดท้าย แสดงความยินดีต่อคณะกรรมการ จัดงาน อวยพรให้บรรลุวัตถุประสงค์การจัดสัมมนา และท่านผู้บริหาร วิทยากร ท่านผู้มีเกียรติและผู้เข้าร่วม อบรม/สัมมนาทกุ ทา่ น โดยมีเนือ้ หาดง้ นี้ ข้าพเจ้า (ยศ ชื่อ ตำ�แหน่งประธาน)..........................ในนามของ.......................................... ขอขอบคุณท่ีได้รับเกียรติให้มาเป็นประธานการจัดอบรม/สัมมนา ในคร้ังน้ี ข้าพเจ้ารู้สึกยินดี....................... บัดน้ี ได้เวลาอันสมควรแล้ว ข้าพเจ้าขอเปิดการอบรม/สัมมนาเรื่อง................................. ขอใหก้ ารจัดสัมมนาในครั้งน้ี ประสบความสำ�เร็จและบรรลวุ ตั ถปุ ระสงคด์ ังท่คี าดหวงั ทุกประการ ๘.๓ ค�ำกลา่ วรายงานผลการสัมมนา ผู้จดั จะตอ้ งกล่าวรายงานตอ่ ประธานในพิธปี ดิ ประกอบ ดว้ ยคำ� ขน้ึ ตน้ (ประธานผทู้ ท่ี ำ� หนา้ ทปี่ ดิ /วทิ ยากร และผเู้ ขา้ รว่ มสมั มนา เนอ้ื หา กะทดั รดั กลา่ วถงึ เรอ่ื ง............... ผจู้ ดั ................................เวลา/และสรปุ ผลการจดั บรรลตุ ามวตั ถปุ ระสงคแ์ ละเสรจ็ สนิ้ อยา่ งไร) สรปุ ปดิ ทา้ ย และ เรียนเชญิ ทา่ นประธานได้กลา่ วปดิ การสัมมนา ดงั นี้ เรียน ท่าน...ตำ�แหนง่ ประธาน)........ ท่านผู้ติดตาม วทิ ยากร และผู้เข้าร่วมอบรม/สมั มนา การจดั สมั มนาเรอ่ื ง............................................................ ซง่ึ จดั โดย........................เปน็ เวลา......วนั ขณะน้ี ได้ถึงช่วงท้ายของการจัดอบรม/สัมมนาแล้ว ข้าพเจ้าและคณะผู้ดำ�เนินการจัดสัมมนา ขอรายงานสรุปผล การจัดสัมมนาดังน้ี โดยภาพรวม วิทยากร สถานที่ อาหาร ท่ีพัก เอกสาร การบริการ อยู่ในเกณฑ์.......... ได้รับการเสนอแนะจากผู้เข้าร่วมอบรม/สัมมนา................. นับได้ว่าการจัดอบรม/สัมมนา............................. ได้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ และเพื่อเป็นการให้เกียรติแก่ผู้เข้าร่วมอบรมสัมมนา ขอกราบเรียนเชิญ ทา่ นประธานไดโ้ ปรดกล่าวปดิ การอบรม/สมั มนาในคร้งั นีด้ ว้ ย ขอกราบเรยี นเชญิ คะ่ /ครบั 46

๘.๔ ค�ำกล่าวปดิ การอบรม/สมั มนา ผูจ้ ดั จะตอ้ งเตรยี มและส่งมอบใหป้ ระธานอา่ นก่อนกล่าวปิด ซ่ึงจะต้องเขียนให้สอดคล้องกับค�ำกล่าวรายงานผลการด�ำเนินงาน ประกอบด้วยค�ำข้ึนต้น (ผู้เข้าร่วมสัมมนา พดู ถึงตำ� แหน่งโดยภาพรวม เนอ้ื หา/อารัมภบท อา้ งจากค�ำกลา่ วสรปุ รายงาน ชถ้ี ึงความสำ� เรจ็ ในการจดั การ ให้ความรว่ มมอื และแนวทางทีไ่ ด้จากการอบรม/สมั มนา นำ� ไปใชใ้ ห้เกิดประโยชน์ สรุปปิดท้ายเป็นการอวยพร และกล่าวปิดการสมั มนาลักษณะของค�ำกล่าว ดงั น้ี ท่านผู้ดำ�เนินการจัดอบรม/สัมมนา ท่านวิทยากร......... และผู้เข้าร่วมอบรมสัมมนาทุกท่านจาก คำ�กล่าวรายงาน สรุปผล....................................................................................................ทำ�ให้ทราบว่า การจัดอบรม/สัมมนา เร่ือง............................................................................................ได้บรรลุวัตถุประสงค์เป็น ............................................................................................................. ขอขอบคุณคณะผู้ดำ�เนินการ และ หวงั เป็นอย่างยง่ิ วา่ การจดั อบรม/สัมมนาในครัง้ น้ีจะเป็นแนวทางท่ีจะนำ�ไปพฒั นา............................... ขออำ�นวยพรให้ทกุ ท่านจงประสพแตค่ วามสขุ ความเจรญิ และเดินทางกลับโดยสวัสดภิ าพ



CHAPTER๐๒หน่วยท่ี งานเลขานุการ

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป หน่วยที่ ๒ งานเลขานกุ าร วัตถุประสงค์ ๑. เพ่อื ใหผ้ ูเ้ ข้ารับการพฒั นามีความร้คู วามเขา้ ใจเก่ยี วกบั งานเลขานกุ าร ๒. เพอื่ ให้ผ้เู ขา้ รบั การพฒั นาเกิดทักษะ และสามารถปฏบิ ัติงานเลขานุการได้อย่างมปี ระสทิ ธภิ าพ ขอบข่ายเนือ้ หา ๑. ความหมายของเลขานกุ าร ๒. คุณสมบัติของเลขานุการ ๓. ความสำ� คัญและความจ�ำเปน็ ของเลขานุการ ๔. ขอบเขตงานเลขานกุ าร ๕. การเตรียมความพร้อมส�ำหรับการเป็นเลขานกุ าร ๖. บทบาทหนา้ ทีข่ องเลขานกุ าร ๗. การปฏิบัตงิ านเลขานกุ าร ๘. เทคนคิ การประสานงาน ๙. เลขานกุ ารทดี่ ใี นทัศนะของผบู้ รหิ าร 50