sarabun

101

102

ข้อบงั คบั คือบรรดาขอ้ ความท่ีผมู้ ีอานาจหนา้ ที่กาหนดใหใ้ ชโ้ ดยอาศยั อานาจ ของกฎหมายที่บญั ญตั ิใหก้ ระทาได้ กระทรวงกลาโหม เป็นผอู้ อกขอ้ บงั คบั

๕. หนังสือประชาสัมพนั ธ์ มี ๓ ชนิด ๑. ประกาศ ๒.แถลงการณ์ ๓.ขา่ ว

ประกาศ - บรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการประกาศหรือช้ีแจงใหท้ ราบ หรือแนะแนวทางปฏิบตั ิ - ใชก้ ระดาษตราครุฑ - หวั หนา้ ส่วนราชการตอ้ งลงลายมือชื่อ - ออกไดต้ ้งั แต่ระดบั กองร้อยหรือเทียบเท่าข้ึนไป

106

107

108

แถลงการณ์ - บรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการแถลงเพอ่ื ทาความเขา้ ใจ ในกิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์ หรือกรณีใดๆ ใหท้ ราบชดั เจนโดยทว่ั กนั ** กองทพั บก เป็นผอู้ อกแถลงการณ์

๓ซม. 110

111

112

ข่าว - บรรดาข้อความทท่ี างราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ - ใช้กระดาษปอนด์ขาว - ฉบับท่ี ใช้ในกรณที จ่ี ะต้องออกข่าวหลายฉบบั ในเรื่องเดยี วท่ี ต่อเนื่องกนั ให้ลงฉบับทเ่ี รียงตามลาดบั ไว้ด้วย - หัวหน้าส่วนราชการไม่ต้องลงลายมือชื่อ ( แต่ให้ลงชื่อเตม็ ของ ส่วนราชการทอี่ อกข่าว ) - ทุกส่วนราชการสามารถออกได้

114

115

๖.หนงั สือทเี่ จ้าหน้าทที่ าขนึ้ หรือรับไว้เป็ นหลกั ฐานในราชการ - หนงั สือท่ีทางราชการทาข้ึนนอกจากที่กล่าวมาแลว้ ขา้ งตน้ - หนงั สือท่ีหน่วยงานอ่ืนใด ซ่ึงมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคล ภายนอกมีมาถึงส่วนราชการและส่วนราชการรับไวเ้ ป็น หลกั ฐานของทางราชการ

๖.หนังสือทเ่ี จ้าหน้าที่ทาขนึ้ ฯ มี ๔ ชนิด ๑.หนังสือรับรอง ๒.รายงานการประชุม ๓.บนั ทึก ๔.หนังสืออน่ื

หนังสือรับรอง - หนงั สือท่ีหน่วยออกใหเ้ พอ่ื รับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือ หน่วยงาน เพ่อื วตั ถุประสงคอ์ ยา่ งหน่ึงอยา่ งใดใหป้ รากฏแก่ บุคคลโดยทว่ั ไปไม่จาเพาะเจาะจง - ใชก้ ระดาษตราครุฑ - ในกรณีที่การรับรองเป็นเรื่องสาคญั ท่ีออกใหแ้ ก่บุคคลตอ้ ง ติดรูปถ่าย

119

120

รายงานการประชุม - การบนั ทึกความคิดเห็นของผมู้ าประชุม ผเู้ ขา้ ร่วมประชุม และมติของท่ีประชุมไวเ้ ป็นหลกั ฐาน - ใชก้ ระดาษปอนดข์ าว - รายงานการประชุมมี ๓ แบบ ๑. แบบบนั ทึกอยา่ งละเอียด ๒. แบบบนั ทึกเฉพาะสาระสาคญั ๓. แบบบนั ทึกเฉพาะเรื่องและมติท่ีประชุม

122

123

124

หนังสืออน่ื - หนงั สือหรือเอกสารอ่ืนใดท่ีเกิดข้ึนเนื่องจากการปฏิบตั ิของเจา้ หนา้ ที่ เพื่อเป็นหลกั ฐานในราชการ รวมถึงภาพถ่าย ฟิ ลม์ แถบบนั ทึกเสียง แถบบนั ทึกภาพ - หนงั สือของบุคคลภายนอกท่ียน่ื ต่อเจา้ หนา้ ท่ีและเจา้ หนา้ ที่ไดร้ ับเขา้ ทะเบียนรับหนงั สือของทางราชการแลว้ - มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรม จะกาหนดข้ึนใชต้ ามความ เหมาะสม เวน้ แต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเร่ืองใหท้ าตามแบบ

หนังสือของบุคคลภายนอกท่ยี นื่ ต่อเจ้าหน้าท่แี ละเจ้าหน้าที่ ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้ว - โฉนด - สาเนาทะเบียนบ้าน - ใบสาคญั การสมรส - บัตรประชาชน - บตั รข้าราชการ - สูตบิ ตั ร - หนงั สือเดนิ ทาง - ใบพกอาวธุ ปื น - แผนที่ - จดหมายร้องทุกข์ ร้องเรียน - ใบลงเวลา - ประกาศประกวดราคา - ใบเสนอราคา ฯลฯ

สื่อกลางบันทกึ ข้อมูล ตามวรรคหนึ่งหมายความถงึ ส่ือใดๆ ทอ่ี าจใช้บนั ทกึ ข้อมูลได้ด้วย อุปกรณ์ทางอเิ ลก็ ทรอนิกส์ เช่น แผ่นบนั ทกึ ข้อมูล เทปแม่เหลก็ จานแม่เหลก็ แผ่นซีดอี ่านอย่างเดยี ว หรือแผ่นดจิ ติ ลั อเนกประสงค์ เป็ นต้น

การตดิ ต่อราชการด้วยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ - การติดตอ่ ราชการนอกจากการจะดาเนินการโดยหนงั สือที่เป็นเอกสารสามารถดาเนินการ ดว้ ยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ได้ - ในกรณีที่ติดตอ่ ราชการดว้ ยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ใหผ้ สู้ ่งตรวจสอบผลการส่ง ทุกคร้ังและใหผ้ รู้ ับแจง้ ตอบรับเพื่อยนื ยนั วา่ หนงั สือไดจ้ ดั ส่งไปยงั ผรู้ ับเรียบร้อยแลว้ และ ส่วนราชการผสู้ ่งไม่ตอ้ งจดั ส่งหนงั สือเป็นเอกสาร เวน้ แต่ กรณีเป็นเร่ืองสาคญั จาเป็นตอ้ ง ยนื ยนั เป็นเอกสาร ใหท้ าเอกสารยนื ยนั ตามไปทนั ที - การส่งขอ้ ความทางเคร่ืองมือส่ือสาร เช่น โทรเลข วทิ ยโุ ทรเลข โทรพมิ พ์ โทรศพั ท์ วทิ ยสุ ื่อสาร วทิ ยกุ ระจายเสียง หรือวทิ ยโุ ทรทศั น์ เป็นตน้ ใหผ้ รู้ ับปฏิบตั ิเช่นเดียวกบั ไดร้ ับ หนงั สือ ในกรณีท่ีจาเป็นตอ้ งยนื ยนั เป็นหนงั สือใหท้ าหนงั สือยนื ยนั ตามไปทนั ที - การส่งขอ้ ความทางเครื่องมือสื่อสารซ่ึงไม่มีหลกั ฐานปรากฏชดั แจง้ เช่น ทางโทรศพั ท์ วทิ ยสุ ื่อสาร วทิ ยกุ ระจายเสียง หรือวทิ ยโุ ทรทศั น์ เป็นตน้ ใหผ้ สู้ ่งและผรู้ ับบนั ทึกขอ้ ความ ไวเ้ ป็นหลกั ฐาน

สาเนาคู่ฉบบั - หนงั สือท่ีจดั ทาข้ึนโดยปกติใหม้ ีสาเนาคู่ฉบบั ไวท้ ่ี ตน้ เรื่อง ๑ ฉบบั ( เกบ็ ไวเ้ ป็นหลกั ฐาน ) - สาเนาคู่ฉบบั ใหม้ ีลายมือชื่อผรู้ ่าง ผพู้ มิ พ์ ผทู้ าน และผตู้ รวจไวข้ า้ งทา้ ย

130

131

132

การรับรองสาเนา ไม่วา่ จะโดยการคดั หรือถ่ายเอกสารกต็ าม การรับรองสาเนาใหใ้ ช้ คาวา่ สาเนาถูกตอ้ ง แลว้ ลงลายมือช่ือผรู้ ับรอง ซ่ึงตอ้ งเป็นขา้ ราชการ ช้นั สญั ญาบตั รพร้อมท้งั พมิ พ์ หรือเขียนตวั บรรจงช่ือ และตาแหน่ง ใตล้ ายมือช่ือ กบั ใหล้ ง วนั เดือน ปี ท่ีรับรองสาเนากากบั ไวด้ ว้ ย สาเนาถูกตอ้ ง เรียน/เสนอ พ.ต. ( เลิศฤทธ์ิ อิทธิไกร ) หน.สบ.ทบ. .........../.........../...........

การรับรองความถูกต้อง ตรวจถกู ตอ้ ง - ใชใ้ นกรณีรับรองเอกสารทว่ั ไปโดยขา้ ราชการช้นั สญั ญาบตั ร - ใหล้ งลายมือชื่อ ช่ือเตม็ ตาแหน่ง วนั เดือนปี ที่รับรอง - พิมพไ์ วด้ า้ นขวาของกระดาษ ตรวจถูกตอ้ ง พ.ท. ( เก่งกาจ ใจกลา้ ) หน.สบ.ทบ. .........../.........../...........

การรับรองความถูกต้อง ขอรับรองวา่ ถูกตอ้ ง - ใชใ้ นกรณีรับรองเอกสารที่มีความสาคญั เป็นการเฉพาะ - หวั หนา้ ส่วนราชการเป็นผลู้ งลายมือชื่อ - ใหพ้ ิมพช์ ่ือเตม็ ตาแหน่ง วนั เดือนปี ท่ีรับรอง - พิมพไ์ วท้ างดา้ นขวาของกระดาษ ขอรับรองวา่ ถูกตอ้ ง พล.ต. ( ณฐั ธรณินทร์ ขอบทอง ) จก.สบ.ทบ. .........../.........../...........

การรับ - ส่ง เกบ็ ยมื ทาลาย หนงั สือรับ คือหนงั สือท่ีไดร้ ับเขา้ มาจากภายนอก ใหเ้ จา้ หนา้ ที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางปฏิบตั ิ ตามท่ีกาหนดไวใ้ นส่วนน้ี

การรับหนังสือที่มีช้ันความลบั ลบั หรือลบั มาก ด้วยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ใหผ้ ใู้ ชง้ านหรือผปู้ ฏิบตั ิงานท่ีไดร้ ับการแต่งต้งั ใหเ้ ขา้ ถึง เอกสารลบั แต่ละระดบั เป็นผรู้ ับผา่ นระบบการรักษา ความปลอดภยั โดยใหเ้ ป็นไปตามระเบียบวา่ ดว้ ยการ รักษาความลบั ของทางราชการ

ความมุ่งหมาย - ใหห้ นงั สือถึงมือผรู้ ับหรือผปู้ ฏิบตั ิโดยเร็วและไม่ผดิ พลาด - ป้ องกนั มิใหห้ นงั สือสูญหายหรือสบั สนเพราะไดล้ งหลกั ฐาน ไวแ้ ลว้ - ช่วยใหก้ ารติดตามคน้ หาหนงั สือไดส้ ะดวกและรวดเร็ว

วธิ ีปฏบิ ัตใิ นการรับหนังสือ ๑. จดั ลาดบั ความสาคญั และความเร่งด่วน ๒. ตรวจเอกสาร ๓. ประทบั ตรารับหนงั สือ ๔. ลงทะเบียนรับหนงั สือ ๕. แยกหนงั สือส่งหน่วยที่เกี่ยวขอ้ ง

ข้นั ตอนการตรวจเอกสาร ตรวจความถกู ตอ้ งของเอกสารท่ีรับเขา้ หากไม่ถกู ตอ้ ง ๑. ติดต่อส่วนราชการหน่วยงานเจา้ ของเร่ือง ๒. ติดต่อหน่วยงานที่ออกหนงั สือ ๓. บนั ทึกขอ้ บกพร่องไว้ ( ช่องหมายเหตุ )

การประทบั ตรารับหนังสือ - หน่วยแรกท่ีรับหนงั สือ เจา้ หนา้ ที่ รับ-ส่ง ประทบั ตรารับหนงั สือ ท่ีมุมบนดา้ นขวาของหนา้ แรกของหนงั สือที่เปิ ดผนึกแลว้ - หน่วยต่อไปเมื่อรับหนงั สือฉบบั เดียวกนั น้นั หากจะตอ้ ง ประทบั ตรารับหนงั สือใหป้ ระทบั ท่ีดา้ นหลงั ตรงหนา้ แรกที่วา่ งอยู่ โดยเร่ิมประทบั ตราจากมุมบนดา้ นซา้ ยเรียงเป็นแถวไปทางขวาใน แนวบรรทดั เดียวกนั แถวละ ๓ ตราตามลาดบั หน่วย สบ.ทบ. กธก.สบ.ทบ. รร.สบ.สบ.ทบ. เลขรับ……… เลขรับ……… เลขรับ……… วนั ท…่ี …….. วนั ท…ี่ …….. วนั ท…ี่ …….. เวลา……….. เวลา……….. เวลา……….. ๒๓ ๔

แบบทะเบยี นหนังสือรับ แบบท่ี ๑๕ ทะเบียนหนังสือรับ วนั ท…่ี ๒…๖….เดอื น…เ…ม..ย.......พ.ศ…๕…๑….. เลข ที่ ลงวนั ที่ จาก ถงึ เรื่อง การปฏบิ ตั ิ หมายเหตุ ทะเบียนรับ กห๐๔๘๓/ ๒๕เม.ย.๕๑ ม.พนั . ๙ สบ.ทบ. แจ้งผลการร้องเรียนของ กธก.สบ.ทบ. ๑๒๓ ๒๘๔๓ นายสมบัติ 142

ข้นั ตอนการแยกหนงั สือทลี่ งทะเบียนแล้วให้หน่วยทเี่ กยี่ วข้อง - บนั ทึกส่วนราชการที่รับผดิ ชอบไวด้ า้ นซา้ ยแนวเดียวกบั ยอ่ หนา้ แรกและลงช่ือวนั เดือน ปี กากบั ก่อนส่ง - ลงช่ือหน่วยงานท่ีรับหนงั สือ ในช่องการปฏิบตั ิ (ถา้ มีช่ือบุคคล หรือตาแหน่งที่เก่ียวขอ้ งกบั การรับหนงั สือ ใหล้ งช่ือ หรือตาแหน่ง ไวด้ ว้ ย ) - ทาการส่งหนงั สือ โดยใชส้ มุดส่งหนงั สือหรือใหผ้ รู้ ับหนงั สือลงชื่อ และวนั เดือน ปี ท่ีรับไวเ้ ป็นหลกั ฐานในทะเบียนรับหนงั สือ

หนังสือที่ลงทะเบยี นรับแล้ว - ให้จดั ส่งให้ส่วนราชการทเ่ี กยี่ วข้องดาเนินการ - จดั ส่งโดยใช้สมุดส่งหนังสือ - ให้ผู้รับหนังสือ ลงชื่อ และวนั เดอื น ปี ทร่ี ับเป็ นหลกั ฐาน ในทะเบยี นรับหนังสือ

หนังสือส่ ง - คือหนงั สือท่ีส่งออกไปภายนอกใหป้ ฏิบตั ิตามที่กาหนดไวใ้ นส่วนน้ี - การส่งหนงั สือท่ีมีช้นั ความลบั ในช้นั ความลบั หรือลบั มาก ดว้ ยระบบ สารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ใหผ้ ใู้ ชง้ านหรือผปู้ ฏิบตั ิงานท่ีไดร้ ับการ แต่งต้งั ใหเ้ ขา้ ถึงเอกสารลบั แต่ละระดบั เป็นผสู้ ่งผา่ นระบบการรักษา ความปลอดภยั โดยใหเ้ ป็นไปตามระเบียบวา่ ดว้ ยการรักษาความลบั ของทางราชการ

ข้นั ตอนการส่งหนังสือ - เจา้ ของเรื่องตรวจความเรียบร้อยของหนงั สือรวมท้งั สิ่งท่ีจะตอ้ งส่งไปดว้ ย ใหค้ รบถว้ น - ส่งเร่ืองใหเ้ จา้ หนา้ ที่ลงทะเบียนหนงั สือส่ง(แยกทะเบียนหนงั สือส่ง ธรรมดาและหนงั สือส่งท่ีไม่พึงเปิ ดเผย ) - ก่อนบรรจุใหเ้ จา้ หนา้ ที่ตรวจความเรียบร้อยของหนงั สือตลอดจนส่ิงท่ี ส่งมาดว้ ยอีกคร้ังหน่ึงแลว้ ปิ ดผนึก - หนงั สือที่ไม่มีความสาคญั มากนกั อาจส่งโดยวิธีพบั ยดึ ติดดว้ ยกาว แถบกาว เยบ็ ดว้ ยลวด หรือวธิ ีอ่ืนแทนการบรรจุซอง

ตวั อย่างการลงแบบทะเบียนหนังสือส่ง แบบท่ี ๑๖ ทะเบยี นหนังสือส่ง วนั ท…ี่ ๒…๗….เดอื น…เ…ม..ย.......พ.ศ…๕…๑….. เลข ที่ ลงวนั ท่ี จาก ถงึ เร่ือง การปฏิบตั ิ หมายเหตุ ทะเบียนส่ ง กห๐๔๒๑/ ๒๖เม.ย.๕๑ สบ.ทบ. ม.พนั . ๙ แจ้งผลการร้องเรียนของ กธก.สบ.ทบ. ๒๐๑ นายสมบัติ 147

วธิ ีการส่งหนังสือ ๑. ส่งโดยนาสาร - ใชส้ มุดส่งหนงั สือ - ใชใ้ บรับหนงั สือ ( นาใบรับผนึกติดไวก้ บั สาเนาคู่ฉบบั ดว้ ย ) ๒. ส่งโดยทางไปรษณีย์ - ปิ ดแสตมป์ - ลงทะเบียน - ลงทะเบียนตอบรับ

ใบรับหนังสือ ใชส้ าหรับกากบั ไปกบั หนงั สือท่ีนาส่ง โดยใหผ้ รู้ ับ เซ็นช่ือรับแลว้ รับกลบั คืนมา แนบไวก้ บั สาเนาคูฉ่ บบั ท…ี่ ……………..ถงึ ………………………... เรื่อง………………………………..……….. รับวนั ท…ี่ …………………....เวลา………..น. ผู้ รับ………………………………………….

แบบการจ่าหน้าซอง แบบท่ี ๑๗ ( ความเร่งด่วน ) ( ส่วนราชการทอ่ี อกหนังสือ ) ท ี่ คาขนึ้ ต้น ชื่อผู้รับ สถานท่ี ทต่ี ้ัง รหสั ไปรษณยี ์