งานนำเสนอ อบรมวันที่ 3

ผู้แต่ง พนิ รัฎ สตี ลวรางค์







สาระสาคัญ พระราชบญั ญัติการบญั ชี พ.ศ. 2543 ในหมวด 3 มาตรา 20 กาหนดผ้ทู าบญั ชี ต้องจดั ทาบญั ชีเพ่ือให้มีการแสดงผลการดาเนินงาน ฐานะการเงิน หรือการเปลี่ยนแปลง ฐานะการเงินของผ้มู ีหน้าทจ่ี ดั ทาบญั ชีทเ่ี ป็นอย่ตู ามความเป็ นจริง และตามมาตรฐานการ บัญชีโดยมีเอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีให้ถูกต้องครบถ้วน นอกจาก ข้อกาหนดตามพระราชบญั ญัติการบญั ชี พ.ศ. 2543 แล้ว เอกสารประกอบการบนั ทึก บญั ชียังต้องจดั ทาขึน้ ให้สอดคล้องและถกู ต้องกับข้อกาหนดในประมวลรัษฎากรซึ่งได้ กาหนดลกั ษณะของใบกากบั ภาษีด้วย

กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ ให้ความหมายของเอกสารใช้ ประกอบการบนั ทึกบญั ชีหมายถึง บนั ทกึ หนงั สือ หรือเอกสารใดๆ ที่ใช้เป็ นหลกั ฐานใน การลงรายการในบญั ชี ซงึ่ แบง่ ได้เป็น 3 ประเภท คอื 1. เอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีท่ีได้รับจากบุคคลภายนอก หมายถึง เอกสารท่ีบุคคลภายนอกจดั ทาขึน้ และออกให้เพ่ือใช้เป็ นหลกั ฐานเน่ืองจาก การซอื ้ ขาย แลกเปล่ียน บริการ และตดิ ตอ่ ทางธรุ กิจ 2. เอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการบนั ทกึ บญั ชีจดั ทาขนึ ้ โดยผ้มู ีหน้าที่จดั ทาบญั ชี เพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก หมายถึง เอกสารท่ีกิจการต้องออกให้แก่บคุ คลภายนอก เพือ่ ใช้เป็นหลกั ฐานในการซอื ้ ขายแลกเปล่ยี น บริการ และตดิ ตอ่ ทางธุรกิจ 3. เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการบนั ทกึ บญั ชีจดั ทาขนึ ้ โดยผ้มู ีหน้าที่จดั ทาบญั ชี เพื่อใช้ในกิจการของตนเอง หมายถึง เอกสารที่จดั ทาขึน้ เพื่อใช้เองในกิจการ เพื่อเป็ น หลกั ฐานในการรับเงนิ จา่ ยเงิน และติดตอ่ ทางธุรกิจ

เอกสารประกอบการบนั ทกึ บัญชี มี 2 ลกั ษณะดงั นี ้ 1. เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีตามพระราชบัญญัติ การบัญชี พ.ศ.2543 เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชีทกุ ประเภทต้องมี รายการตามที่กาหนดดงั นี ้ 1.1 ช่ือของผ้จู ดั ทาเอกสารซงึ่ อาจใช้ช่ือท่ีใช้ในการประกอบธุรกิจ ของผ้จู ดั ทาเอกสารก็ได้ 1.2 ชื่อของเอกสาร 1.3 เลขท่ีของเอกสาร และเลม่ ที่ (ถ้ามี) 1.4 วนั เดือน ปี ท่ีออกเอกสาร 1.5 จานวนเงนิ รวม

2. เอกสารประกอบการบันทกึ บญั ชีตามประมวลรัษฎากร 2.1 เอกสารประกอบการบันทกึ บัญชีเก่ียวกับการขายสินค้า ซง่ึ ออกโดยผ้ปู ระกอบการ ได้แก่ เอกสารท่ีใช้บนั ทึกรายการขายสินค้าเป็ นเงินสด บนั ทึกในสมดุ รายวนั ขาย และเอกสารท่ีใช้บนั ทึกรายการขายสินค้าเป็ นเงินเชื่อ บนั ทกึ ในสมดุ รายวนั ขาย 2.2 ใบกากับภาษี (Tax Invoice) คือ เอกสารหลกั ฐานสาคญั ท่ี ผ้ปู ระกอบการจดทะเบียนภาษีมลู ค่าเพิ่มต้องจัดทา และออกให้กับผ้ซู ือ้ สินค้า และบริการทกุ ครัง้ ที่มีการขายสินค้าหรือบริการ เพื่อแสดงมลู ค่าของสินค้าหรือ บริการ และจานวนภาษีมลู คา่ เพ่ิมท่ีผ้ปู ระกอบการเรียกเก็บหรือพงึ เรียกเก็บจาก ผ้ซู ือ้ สินค้าหรือรับบริการในแตล่ ะครัง้ ซง่ึ อตั ราภาษีมลู คา่ เพ่ิมในปัจจบุ นั เก็บร้อย ละ 7 แต่อาจเปล่ียนแปลงได้ตามนโยบายของรัฐบาลแต่ละสมัย ขึน้ อยู่กับ เศรษฐกิจโดยรวมของประเทศ ใบกากบั ภาษีแบง่ ได้แก่ ใบกากบั ภาษีเต็มรูปแบบ ใบกากบั ภาษีอยา่ งยอ่ และเอกสารท่ีถือเป็นใบกากบั ภาษี

2.3 รายงานภาษีขาย (Output Tax) เป็นเอกสารท่ีกฎหมาย กาหนดให้ผ้ปู ระกอบการจดทะเบียน จดั ทาขนึ ้ เพ่ือใช้ในการบนั ทกึ ภาษีขาย ที่เรียกเก็บกบั ลูกค้าเม่ือขายสินค้าหรือให้บริการในแต่ละเดือน รวมทงั้ ใช้ บนั ทึกภาษีขายตามใบเพิ่มหนี ้ ซ่ึงมีผลทาให้ภาษีขายเพิ่มขึน้ และบนั ทึก ภาษีขายตามใบลดหนีซ้ ่ึงมีผลทาให้ภาษีขายลดลง ภาษีขายท่ีเกิดขึน้ ใน เดือนใดถือเป็ นภาษีขายของเดือนนนั้ โดยจะต้องบนั ทกึ ภาษีขายในรายงาน ภาษีขายให้แล้วเสร็จภายใน 3 วนั นับแต่วนั ที่มีการออกใบกากับภาษีใบ เพิ่มหนีห้ รือใบลดหนี ้

2.4 รายงานภาษีซือ้ (Input Tax) เป็ นเอกสารที่กฎหมาย กาหนดให้ผ้ปู ระกอบการจดทะเบียนจดั ทาขนึ ้ เพ่ือใช้ในการบนั ทกึ ภาษีซือ้ ท่ี เกิดจากการซือ้ สินค้าหรือบริการจากผ้ปู ระกอบการจดทะเบียน เม่ือซือ้ สินค้า หรือรับบริการในแตล่ ะเดือนทงั้ ใช้บนั ทกึ ภาษีซือ้ ตามใบเพ่ิมหนี ้ซง่ึ มีผลทาให้ ภาษีซือ้ เพ่ิมขึน้ และบนั ทึกภาษีซือ้ ตามใบลดหนีซ้ ึ่งมีผลทาให้ภาษีซือ้ ลดลง ภาษีซือ้ ที่เกิดขนึ ้ ในเดือนใดถือเป็ นภาษีซือ้ ของเดือนนนั้ โดยจะพิจารณาจาก วนั ที่ปรากฏในใบกากบั ภาษี หากผ้ปู ระกอบการจดทะเบียนไม่ได้บนั ทึกภาษี ซือ้ ในรายงานภาษีซือ้ ของเดือนนนั้ ด้วยเหตจุ าเป็ น หรือเหตสุ ดุ วิสยั สามารถ นาภาษีซือ้ ไปบันทึกในรายงานภาษีซือ้ ของเดือนหลงั จากนัน้ ได้ แต่ต้องไม่ เกิน 3 ปี นบั จากวนั ท่ีระบไุ ว้ในใบกากบั ภาษี ใบเพ่มิ หนี ้หรือใบลดหนี ้

2.5 รายงานสินค้าและวัตถุดิบ เป็ นเอกสารที่กฎหมาย กาหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนจัดทาขึน้ เพ่ือใช้ในการบันทึกแสดง ปริมาณและชนิดของสินค้าและวตั ถุดิบ ท่ีผู้ประกอบการจดทะเบียนมีอยู่ ได้มาและจ่ายไปในแต่ละเดือน เน่ืองจากการซือ้ ขาย สินค้าและวัตถุดิบ โดยมีใบสาคญั รับสินค้าและใบสาคญั จ่ายสนิ ค้าเป็ นหลกั ฐานในการบนั ทกึ รายการในรายงานสินค้าและวัตถุดิบ สาหรับผู้ประกอบการท่ีเป็ นผู้ผลิต สินค้าหรือผู้ประกอบการท่ีซือ้ มาขายไปต้องจัดทารายงานสินค้าและ วตั ถดุ ิบ แต่ถ้าเป็ นผ้ปู ระกอบการให้บริการไม่ต้องจดั ทารายงานสินค้าและ วตั ถดุ บิ

ตวั อย่างเอกสารท่ใี ช้ในการทาบญั ชี ได้แก่ 1. เอกสารที่เกี่ยวกบั การขายสินค้า เอกสารที่นามาใช้เป็ นหลกั ฐานใน การบนั ทกึ บญั ชีเกี่ยวกบั การขายสินค้า จะเป็นเอกสารสาเนาเน่ืองจากต้นฉบบั จะต้องมอบให้กบั ผ้ซู อื ้ สนิ ค้า 1.1 เอกสารที่ใช้บนั ทกึ เก่ียวกบั รายการขายสินค้าเป็ นเงินเช่ือ ได้แก่ สาเนาใบกากบั สินค้าใบกากับสินค้า/ใบกากบั ภาษี หรือ ใบส่งของ/ใบกากับ ภาษี เอกสารท่ีใช้บันทึกรายการขายสินค้าเป็ นเงินเช่ือกรณีเอกสารไม่ได้ ออกเป็ นชุดเมื่อมีการขายสินค้า ความรับผิดในภาษีจะเกิดขึน้ เมื่อมีการขาย หรือส่งมอบสินค้าไม่ว่าจะมีการชาระเงินโดยทนั ทีหรือไม่ก็ตาม ดงั นนั้ ใบส่ง ของหรือใบกากบั สินค้าจะต้องแสดงเป็ นใบกากบั ภาษีด้วย เพื่อเป็ นหลกั ฐาน ในการชาระภาษีในเดือนที่มีการขาย หรือสง่ มอบสินค้า

ตัวอย่างเอกสารท่ใี ช้ในการทาบญั ชี (ต่อ) 1.2 เอกสารที่ใช้บนั ทึกรายการรับชาระหนีจ้ ากการขายสินค้าเป็ น เงินเช่ือ กรณีเอกสารไม่ได้ออกเป็ นชุด เมื่อมีการชาระเงิน ได้แก่ สาเนา ใบเสร็จรับเงิน ซึ่งจะไม่มีข้อความแสดงเป็ นใบกากับภาษีอีก เนื่องจาก ใบกากบั ภาษีแสดงอยใู่ นเอกสารใบสง่ ของหรือใบกากบั สนิ ค้า เมื่อมีการขาย หรือส่งมอบสินค้าแล้ว ในกรณีนีใ้ บเสร็จรับเงินใช้เป็ นหลกั ฐานในการเรียก เก็บเงินและบนั ทกึ บญั ชีเทา่ นนั้ ไมไ่ ด้ใช้เป็นหลกั ฐานในการชาระภาษี 1.3 เอกสารที่บนั ทึกเก่ียวกับรายการขายสินค้าเป็ นเงินสด ได้แก่ สาเนาใบเสร็จรับเงิน สาเนาใบเสร็จรับเงนิ /ใบกากบั ภาษี

เอกสารท่ีเก่ียวกับการซือ้ สินค้า เป็ นเอกสารท่ีนามาใช้เป็ น หลกั ฐานในการบนั ทึกบญั ชีเก่ียวกบั การซือ้ สินค้า จะเป็ นเอกสารต้นฉบบั ที่ ได้รับมาจากผ้ขู าย ได้แก่ 1 เอกสารที่ใช้ บันทึกเก่ียวกับการซือ้ สินค้าเป็ นเงินเช่ือ ได้แก่ ใบกากบั สินค้า ใบกากบั สินค้า/ใบกากบั ภาษี หรือ ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี ใบสง่ คืนสนิ ค้า 2. เอกสารที่ใช้บันทึกรายการจ่ายชาระหนีจ้ ากการซือ้ สินค้าเป็ น เงินเชื่อ กรณีเอกสารไม่ได้ ออกเป็ นชุด เม่ือมีการชาระเงิน ได้ แก่ ใบเสร็จรับเงนิ 3. เอกสารที่ใช้บันทึกเก่ียวกับการซือ้ สินค้าเป็ นเงินสด ได้แก่ ใบเสร็จรับเงนิ ใบเสร็จรับเงนิ /ใบกากบั ภาษี ใบสง่ คนื สินค้า

เอกสารอ่ืนๆ 1. เอกสารท่ีบันทึกในสมุดรายวันรับเงิน ได้ แก่ ใบสาคัญรับ ใบรับรองภาษีเงินได้หกั ณ ท่ีจ่าย กรณีที่กิจการมีเงินได้จากการให้บริการ ซึ่งผู้จ่ายเงินมีหน้าท่ีหักภาษี ณ ท่ีจ่ายตามกฎหมาย และจะออกหนังสือ รับรองการหกั ภาษี ณ ที่จ่าย ในกรณีนีเ้ ปรียบเสมือนกิจการถกู หกั ภาษีไว้ ลว่ งหน้า กิจการจะต้องนาภาษีนีไ้ ปหกั ยอดภาษีเงินได้ในตอนปลายปี ภาษี เงนิ ได้หกั ณ ที่จา่ ย จะมียอดอยทู่ างด้าน เดบิต ถือเป็นสินทรัพย์ 2 เอกสารท่ีบันทึกในสมุดรายวันจ่ายเงิน ได้แก่ ใบสาคัญจ่าย ใบรับรองภาษีเงินได้หกั ณ ที่จ่าย กรณีที่กิจการจ่ายเงินจากการรับบริการ ซึ่งกิจการมีหน้าท่ีหกั ภาษี ณ ที่จ่าย และนาส่งสรรพากรภายใน 7 วนั นับ แตว่ นั สิน้ เดอื น ดงั นนั้ กิจการจงึ มีภาระที่จะต้องนาสง่ ภาษี บญั ชีภาษีเงินได้ หกั ณ ท่ีจา่ ย จะมียอดอยทู่ างด้าน เครดิต ถือเป็นหนีส้ ิน

การนาเอกสารมาบันทึกบัญชีโดยท่ัวไปจะทาการแยกเอกสาร แตล่ ะชนิด เพ่ือความสะดวกในการบนั ทกึ บญั ชี เนื่องจากในทางปฏบิ ตั ิกิจการ มกั จะแบง่ หน้าท่ีการทางานของพนกั งานบญั ชีออกเป็นหลายฝ่ าย เอกสารการรับเงิน เป็ นเอกสารที่บนั ทึกรายการเก่ียวกบั การได้รับ เงินทุกประเภท ซึง่ ผ้ปู ระกอบการจะออกให้กบั บุคคลภายนอกในกรณีท่ีได้รับ เงินจากการขายสินค้าเป็ นเงินสด การรับชาระหนี ้หรือได้รับรายได้อื่นๆ เป็ น เงินสดจะบันทึกในสมุดรายวันรับเงิน โดยเรียงเลขท่ีตามเอกสารที่ออก เอกสารท่ีนามาบนั ทึกบญั ชี ได้แก่ สาเนาใบเสร็จรับเงิน สาเนาใบเสร็จรับเงิน/ ใบกากบั ภาษี ใบสาคญั รับเงนิ สาเนาใบสง่ คนื สินค้า

เอกสารการจ่ายเงิน เป็ นเอกสารท่ีบันทึกรายการเกี่ยวกับการ จ่ายเงินทกุ ประเภท ซึ่งผู้ประกอบการจะได้รับจากบุคคลภายนอกกิจการได้ เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชีเหล่านีม้ าเนื่องจากการซือ้ สินค้าเป็ นเงินสด การซือ้ สินทรัพย์เป็ นเงินสด การจ่ายชาระหนี ้รวมทงั้ การจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ เป็ นเงินสด จะบนั ทึกในสมดุ รายวนั จ่ายเงินโดยจะเรียงลาดบั เลขที่ขนึ ้ มาใหม่ ซง่ึ การให้เลขรหสั ขนึ ้ อย่กู บั ผ้บู นั ทึกบญั ชีว่าจะกาหนดอย่างไร ทงั้ นีจ้ ะต้องส่ือ ความหมายถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องได้เป็ นอย่างดี เอกสารที่นามาบนั ทึกบญั ชี ได้แก่ ต้นฉบบั ใบเสร็จรับเงิน ต้นฉบบั ใบเสร็จรับเงิน/ใบกากบั ภาษี ใบสาคญั จา่ ยเงนิ เอกสารเงินเช่ือ เป็ นเอกสารท่ีบนั ทึกรายการเกี่ยวกับการซือ้ และ ขายเป็ นเงินเชื่อทกุ ประเภท ซง่ึ ผ้ปู ระกอบการจะได้รับทงั้ จากบุคคลภายนอก และเป็ นผู้ออกให้แก่บุคคลภายนอก ประกอบด้วย เอกสารที่ได้รับจาก บคุ คลภายนอก และเอกสารที่ออกให้แกบ่ คุ คลภายนอก

เอกสารอ่ืนๆ เป็ นเอกสารที่กิจการได้รับหรือออกให้แก่บคุ คลภายนอก ท่ีนอกเหนือจากท่ีกล่าวมาข้างต้น และใช้เป็ นหลกั ฐานในการบนั ทึกบญั ชีได้ เอกสารที่นาไปบนั ทกึ ในสมดุ รายวนั รับเงิน การวเิ คราะห์รายการค้าจากเอกสาร การจัดทาบญั ชีตามวงจรบญั ชีผู้ทาบญั ชีต้องพิจารณาตรวจสอบและ วเิ คราะห์เอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชี ดงั นี ้ 1. ตรวจสอบข้อความและรายการท่ีกฎหมายกาหนดไว้ในเอกสาร ประเภทต่างๆ ที่ต้องมีปรากฏให้ถูกต้องครบถ้วนสมบูรณ์ เพราะเอกสารที่ไม่ ถูกต้องครบถ้ วนสมบูรณ์ตามข้อกาหนดของกฎหมาย ไม่สามารถใช้เป็ น หลกั ฐานในประกอบการบนั ทกึ บญั ชีได้ 2. วิเคราะห์ประเภทของเอกสาร ตามลกั ษณะรายการท่ีเกิดขนึ ้ ทางการ บญั ชี ได้แก่ เอกสารด้านรายรับ เอกสารด้านรายจา่ ย เอกสารด้านเงินเชื่อ



3. วิเคราะห์แหล่งที่ได้มาของเอกสาร มี 3 แหล่ง ตามการจัด ประเภทของเอกสาร กลา่ วคือ เอกสารที่ได้รับจากบคุ คลภายนอก เอกสารท่ี ออกให้แก่บุคคลภายนอก และเอกสารท่ีกิจการจัดทาขึน้ เพ่ือใช้ในกิจการ เองการวิเคราะห์แหล่งที่มาให้ให้สงั เกตเบือ้ งต้นคือ ถ้าเป็ นเอกสารที่ได้รับ จากบคุ คลภายนอกจะแสดงเป็ นต้นฉบบั (ตวั จริง) แตถ่ ้าเป็ นเอกสารที่ออก ให้แก่บคุ คลภายนอกจะแสดงเป็ นสาเนาติดเล่ม หรือวิเคราะห์จากรายการ ค้า รายการค้าท่ีปรากฏเป็ นรายการค้าอะไรให้พิจารณาจากช่ือเอกสาร 4. วเิ คราะห์รายการค้าจากเอกสารตามหลกั สมการบญั ชี เมื่อทราบรายการค้าที่เกิดขึน้ จากเอกสารแล้วขนั้ ตอนต่อไปจะนารายการ ค้ามาวิเคราะห์เพื่อพิจารณาว่า รายการค้านัน้ มีผลกระทบต่อฐานะทาง การเงินตามหลกั สมการบญั ชีอยา่ งไร







การปฏบิ ตั เิ ก่ยี วกับการออกหนังสือรับรองการหกั ภาษี ณ ท่จี ่าย ผ้ปู ระกอบการท่ีเป็นนิติบคุ คล เม่ือต้องจา่ ยเงินคา่ บริการบางประเภท ที่กฎหมายกาหนดไว้มีหน้าท่ีต้องหักภาษี ณ ท่ีจ่าย และออกหนงั สือรับรอง การหกั ภาษี ณ ที่จ่าย ให้กบั ผ้ใู ห้บริการ โดยผ้มู ีหน้าท่ีหกั ภาษี ณ ที่จ่าย ต้อง นาส่งภาษีท่ีต้องหกั ด้วยแบบ ภ.ง.ด.3 สาหรับกรณีผ้ถู กู หกั ท่ีมีหน้าท่ีเสียภาษี เงินได้บุคคลธรรมดา หรือแบบ ภ.ง.ด.53 สาหรับกรณีที่ผ้ถู ูกหกั มีหน้าที่เสีย ภาษีเงินได้นิติบคุ คลณ ท่ีว่าการอาเภอหรือเขตท้องที่ ภายใน 7 วนั นบั แต่วนั สิน้ เดือนท่ีจ่าย ไม่ว่าจะได้หกั ภาษีดงั กล่าวไว้แล้วหรือไม่ สาหรับการจ่ายเงิน ให้แก่ผู้รับรายหน่ึงๆ ตงั้ แต่ 500 บาทขึน้ ไป และเม่ือได้หกั ภาษีไว้แล้ว ผู้หกั ภาษีจะต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ท่ีจ่ายจานวน 2 ฉบับ มี ข้อความถกู ต้องตรงกนั ให้แก่ผ้ถู กู หกั ภาษีด้วย



สาระสาคญั โปรแกรม Smartbiz Accounting หรือเรียกสนั้ ๆ ว่า โปรแกรมบญั ชี Smartbiz เป็นโปรแกรมสาเร็จรูปทางการบญั ชีโปรแกรมหนง่ึ ท่ีบริษัทคริสตอลซอฟท์ จากดั (มหาชน) และบริษัทคริสตอลฟอร์มลู า่ จากดั ได้พฒั นาขนึ ้ เพ่ือให้ประกอบการ ไทย (SME) ผ้เู รียนหรือผ้ทู ่ีสนใจทวั่ ไปได้ใช้ซอฟท์แวร์ระบบบญั ชีท่ีใช้งานได้จริง ไมม่ ี การล็อกหรือจากดั การใช้งาน สามารถใช้กับธุรกิจซือ้ มา-ขายไป ธุรกิจบริการ และ ธุรกิจผลิตอย่างง่าย โดยบริษัทคริสตอลซอฟท์ จากัด (มหาชน) เปิ ดให้ Download โปรแกรม Smartbiz และคมู่ ือการใช้งานได้ท่ี www.crystalsoftwaregroup.com

โปรแกรม Smartbiz Accounting หรือเรียกสนั้ ๆ ว่า โปรแกรมบญั ชี Smartbiz เป็ นโปรแกรมสาเร็จรูปทางการบญั ชีโปรแกรมหนง่ึ ท่ีบริษัทคริสตอล ซอฟท์ จากัด (มหาชน) และบริษัทคริสตอลฟอร์ มูล่า จากัด ร่วมกับ มหาวิทยาลยั รามคาแหงได้พฒั นาขนึ ้ เพื่อให้ผ้ปู ระกอบการไทย (SME) ผ้เู รียน หรือผ้ทู ่ีสนใจทวั่ ไปได้ใช้ซอฟท์แวร์ระบบบญั ชีที่ใช้งานได้จริงไม่มีการล็อกการ ใช้งานหรือจากดั การใช้งานสามารถใช้กบั ธุรกิจซือ้ มา-ขายไป ธุรกิจบริการและ ธุรกิจผลิตอย่างง่าย โดยบริษัทคริสตอลซอฟท์ จากัด (มหาชน) เปิ ดให้ Download โปรแกรม Smartbiz และคมู่ ือได้ที่ Page Download โปรแกรม Smartbiz มีการพฒั นามาอยา่ งตอ่ เน่ืองจนถงึ ปัจจบุ นั





ภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting ประกอบด้วย 4 ขนั้ ตอนดงั นี ้ 1. การกาหนดโครงสร้างองค์กร (Organization Structure) 2. การบนั ทกึ ฐานข้อมลู ของระบบตา่ งๆ (Setup Master Files) 3. การบนั ทึกยอดยกมาก่อนเร่ิมใช้งานโปรแกรม (Set Balance Data) 4. บนั ทึกรายการค้า และการทารายงาน (Entry Transactions and Reporting)

1. เอกสารท่ใี ช้สาหรับธรุ กิจซอื ้ มา-ขายไป หรือคา่ ใช้จา่ ยอ่นื ๆ

2. เอกสารท่ีใช้สาหรับธุรกิจงานบริการ (เป็นภาษีไมถ่ งึ กาหนด)



สาระสาคัญ การติดตงั้ โปรแกรมบญั ชีสาเร็จรูป Smartbiz แบ่งขนั้ ตอนการติดตงั้ ออกเป็ น 2 ส่วน คือการติดตงั้ ซอฟท์แวร์พืน้ ฐาน และการติดตงั้ โปรแกรมบญั ชีสาเร็จรูป โปรแกรม Smartbiz เป็นโปรแกรมที่ถกู ออกแบบมาให้สามารถใช้ได้ทงั้ ภาษาไทย และภาษาองั กฤษ เม่ือทาการติดตงั้ โปรแกรมSmartbiz All version 10.2 ครัง้ แรกจะแสดงชื่อเมนแู ละ หน้าต่างการทางานเป็ นภาษาอังกฤษและใช้ปี ค.ศ. ซึ่งผู้ใช้สามารถเปลี่ยนเมนูเป็ น ภาษาไทยและใช้ ปี พ.ศ. ได้

เครื่องคอมพวิ เตอร์สาหรับการติดตงั้ จะต้องมีคณุ สมบตั ิดงั นี ้ การติดตงั้ โปรแกรม Smartbiz Accounting แบ่งขนั้ ตอนการติดตงั้ ออกเป็ น 2 ส่วน คือ การติดตงั้ ซอฟท์แวร์พืน้ ฐาน และการติดตงั้ โปรแกรมบญั ชี สาเร็จรูปในที่นีจ้ ะเป็นการติดตงั้ โปรแกรม Smartbiz Version 10.2

โปรแกรม Smartbiz เป็ นโปรแกรมท่ีถูกออกแบบมาให้สามารถใช้ได้ทงั้ ภาษาไทยและภาษาองั กฤษ เม่ือติดตงั้ โปรแกรมจะแสดงช่ือเมนู และหน้าต่างการ ทางานเป็ นภาษาอังกฤษ และใช้ปี ค.ศ. ดังนัน้ หากผู้ใช้ต้องการเปลี่ยนเมนูเป็ น ภาษาไทย และใช้ ปี พ.ศ. ในการบนั ทกึ รายการบญั ชี จะต้องดาเนินการดงั นี ้ 1. การเปลี่ยนเมนเู ป็ นภาษาไทยให้เข้าท่ี Organization Structure หวั ข้อ Configuration เลือกเมนู Change Screen Interface’s Language และ Change Menu’s Language เลอื กเป็น Thai 2. เม่ือทาการเปลี่ยนภาษาของโปรแกรม เรียบร้อยแล้วให้ Log out ออก จากโปรแกรมก่อนแล้วจึงเข้าใช้โปรแกรมใหม่อีกครัง้ หนึ่ง โปรแกรมจึงจะแสดงเมนู เป็ นภาษาไทย 3. การเปลี่ยนปี ค.ศ. เป็ น ปี พ.ศ. ให้เข้าที่ Organization Structure หวั ข้อ Configuration เลือกเมนู Set Century Mode (B.E/C.E) โดยเลือกเป็น B.E.

หากติดตงั้ โปรแกรมไมส่ าเร็จอาจเกิดจากสาเหตดุ งั นี ้ 1. เครื่องคอมพิวเตอร์ (Hardware) หรือระบบปฏบิ ตั ิการ (OS) ไมต่ รง ตาม System Requirement 2. มีการตดิ ตงั้ โปรแกรมป้ องกนั ไวรัส (บางโปรแกรม) หรือโปรแกรม ป้ องกนั การรันอตั โนมตั ฉิ ะนนั้ หากติดตงั้ ไม่สาเร็จให้ปิ ดโปรแกรมป้ องกนั ไวรัส หรือโปรแกรมป้ องกนั การรันอตั โนมตั เิ สยี ก่อน 3. มีการกาหนดคา่ ท่ี Windows ไมใ่ ห้ Drive CD-ROM รันอตั โนมตั ิ ให้ เข้าไปคลกิ ที่ Drive CD-ROM หรือเข้าไปคลิกที่ Setup.bat หรือ Setup.exe หรือ Dotnetsetup.bat 4. Window XP บางรุ่นไม่มีโปรแกรม Visual Foxpro Library ให้ตดิ ตงั้ โปรแกรม”Fox9Library.exe“ (CD-ROM:\\InstallFile\\SetupFile\\swprequirement\\)

5. CD-ROM อาจมีปัญหา ให้ลองคดั ลอก (copy) ไฟล์ทงั้ หมดไปไว้ ในฮาร์ดดิส แล้วติดตงั้ โปรแกรมจากฮาร์ดดิส โดยคลิกที่ไฟล์ Setup.exe หรือ Setup.bat 6. มีการกาหนดสิทธิ์ไว้ท่ี Window ให้เป็ น User Account แบบ Limited คอื หาก UserAccount ท่ีใช้ Log in เข้า Windows เป็น User ที่ไมไ่ ด้ ตงั้ สทิ ธิไว้จะไมม่ ีสทิ ธิ์ในการติดตงั้ โปรแกรมใดๆ 7. โปรแกรม Windows ที่ติดตงั้ ไว้แล้ว ไม่ได้ติดตงั้ ไว้ที่ Drive C:\\WINDOWS 8. โปรแกรม Windows ติดตงั้ แบบ Ghost ไมไ่ ด้ Setup จากแผน่ Windows ทาให้อาจเกิด Error เม่ือเข้าโปรแกรม หรือเม่ือใช้งาน

การยกเลิกหรือถอนการตดิ ตงั้ โปรแกรมออกทาได้โดยลบไฟล์ ดงั นี ้ 1. ไฟล์โปรแกรม ซง่ึ ปกติจะกาหนดไว้ที่ C:\\Program Files\\ช่ือ โปรแกรม.WIN เช่น C:\\ProgramFiles\\SMARTBIZALL.WIN 2. ไฟล์ข้อมูล ซ่ึงปกติจะกาหนดไว้ท่ี C:\\ชื่อ โปรแกรม.WIN\\FMDATA เช่น C:\\SMARTBIZ.WIN\\FMDATA

โปรแกรมโดยทว่ั ไปจะให้ทาการลงทะเบียนทันทีเม่ือติดตงั้ เสร็จ สาหรับโปรแกรมนีส้ ามารถใช้งานโดยไม่ลงทะเบียนได้ แต่เมื่อครบ 6 เดือน จะต้องทาการลงทะเบียน Online ซง่ึ ทาเพียงครัง้ เดียวเท่านนั้ หาก ผู้ใช้ งานลืมลงทะเบียน ภายใน 6 เดือน เม่ือเข้าใช้ งานโปรแกรมจะ เปล่ียนเป็ น Mode “Read Only” ซง่ึ ทาให้ View รายการเดิมได้ แตไ่ ม่ สามารถเพ่ิมรายการใหม่ หรือแก้ไขรายการเก่าได้ จึงแนะนาว่าควร ลงทะเบียนกอ่ นครบ 6 เดอื น โดยต้องตอ่ Internet ไว้ด้วย

1. เข้าตาม Work Flow ที่โปรแกรมเตรียมให้ วิธีนีเ้หมาะสาหรับผ้เู ร่ิม ใช้งานโปรแกรม ประกอบด้วย Overview Flow แสดงภาพรวมการใช้งาน โปรแกรม และ Work Flow ของ 8 ระบบหลกั ซงึ่ จะเน้นการทางานในขนั้ ตอน การเตรียมฐานข้อมลู การบนั ทึกยอดยกมาเม่ือเริ่มต้นใช้งานครัง้ แรก และการ บนั ทกึ รายการค้า 2. เข้าตาม My Work Flow คือ Work Flow ท่ีผ้ใู ช้งานจดั ทาขนึ ้ มาเอง ได้ หรือได้รับการออกแบบมาจากที่ปรึกษา หรือผ้วู างระบบบญั ชีคอมพิวเตอร์ ออกแบบไว้เพื่อทางานเฉพาะ ซง่ึ ผ้ใู ช้งานสามารถออกแบบ Work Flow เองได้ ไมจ่ ากดั และออกแบบ Work Flow ได้หลาย Level ซง่ึ การมี My WorkFlow จะ ช่วยลดการเรียนรู้ของพนักงานใหม่ ทาให้พนักงานใหม่สามารถทางานตาม ขนั้ ตอนท่ีถกู ต้องได้โดยเดนิ ตาม My Work Flow ที่วางระบบเอาไว้

3. เข้าตาม Menu เหมาะกบั การพิมพ์รายงานและ Export File ตา่ งๆ เนื่องจากโปรแกรมมีรายงานให้เลือกใช้จานวนมาก อาจใสใ่ น Work Flow แบบท่ี 1 ได้ไมห่ มด การเข้าเมนมู ี 2 ตาแหน่ง คือ เมนดู ้านลา่ ง เป็ น วิธีการเข้าแบบเมนทู ี่แนะนาให้ใช้ และเมนดู ้านบน 4. เข้าโดยการค้นหาด้วยรหสั เมนู (Short cut) โดยการพิมพ์ รหสั เมนู ที่ช่อง Search menu แล้วกดป่ มุ ค้นหา

การ Copy ข้อมลู เพื่อย้ายไปทาเครื่องอื่นหรือจดั เก็บไว้ตาแหน่งอ่ืน และการนาข้อมลู ที่ Copy ไว้มาใช้ เป็ นการ Backup ข้อมลู วิธีหนึ่ง แต่ทาได้ รวดเร็วและงา่ ยกวา่ การใช้ Backup1 ในโปรแกรม สามารถทาได้โดยไมต่ ้องเข้า ใช้งานโปรแกรม Smartbiz เช่น การ Copy ข้อมลู เพื่อต้องการย้ายไปทางาน เครื่องอ่ืนการ Copy ข้อมลู เก็บไว้ก่อนจะติดตงั้ โปรแกรม Version ใหม่ โดย เลือกติดตงั้ แบบ Update ข้อมลู เดมิ การ Copy ข้อมลู เพื่อสง่ ให้สานกั งานบญั ชี สาหรับโปรแกรมที่ไม่รองรับ Accounting Online แบบท่ีมีในโปรแกรม Smartbiz เป็นต้น 1. เปิ ดไดรฟ์ ที่เก็บข้อมลู บริษัท 2. เลอื ก Folder ช่ือบริษัทท่ีต้องการ 3. เลอื กคาสงั่ Copy 4. เปิ ดตาแหน่งท่ีจะใช้เก็บข้อมลู ที่คดั ลอกมา 5. เลอื กคาสง่ั Paste

เมนกู ารบารุงรักษาข้อมลู (Maintenance Data System) เป็ นเมนู สาหรับการทาสาเนาข้อมลู และการนาข้อมลู กลบั มาใช้เม่ือจาเป็ น รวมทงั้ การ จดั เรียงข้อมลู และการสงั่ ให้โปรแกรมทาการคานวณคา่ สถิตติ า่ งๆ ใหม่อีกครัง้ ได้แก่ 1. การ Backup ข้อมลู เพ่ือทาสาเนาข้อมลู 2. การ Restore ข้อมลู กลบั มาใช้เมื่อจาเป็น 3. การ Reindex 4. การ Recalculate – ประมวลผลข้อมลู สถิติ 5. การ Lock ข้อมลู ห้ามแก้ไข และการยกเลกิ การ Lock ข้อมลู



สาระสาคญั กอ่ นเร่ิมใช้งานโปรแกรมบญั ชี Smartbiz ผ้ใู ช้งานจะต้องทาการเพิ่มชื่อบริษัท กาหนดโครงสร้ างองค์กร เช่น ข้อมูลเก่ียวกับบริษัท สาขา ฝ่ าย และแผนกรวมถึง นโยบายทางบัญชี และข้ อมูลสาคัญท่ีได้ แจ้ งจดไว้ กับกรมทะเบียนการค้ าหรือ กรมสรรพากร เช่น รอบระยะเวลาบญั ชีของบริษัท หรือกรณีที่เป็ นธุรกิจซือ้ ขายสินค้าก็ ต้องระบุวิธีการคานวณราคาสินค้าคงเหลือ การบนั ทึกบญั ชีต้นทนุ ขายซงึ่ ข้อมลู เหลา่ นี ้ จะไม่ค่อยเปล่ียนแปลง แต่เมื่อกาหนดแล้วจะมีผลกับการทางานทัง้ บริษัท ซ่ึงค่าท่ี กาหนดเป็ นนโยบายบัญชีของบริษัท หากเป็ นค่าท่ีแก้ไขภายหลังไม่ได้ หรืออาจมี ผลกระทบมากต้องระมดั ระวงั ในการบนั ทึก ควรปรึกษากบั ผ้วู างระบบบญั ชีของบริษัท หรือตรวจสอบจากเอกสารท่ไี ด้จดทะเบียนไว้กบั หนว่ ยงานราชการกอ่ นบนั ทกึ ลงไป



ก่อนเร่ิมใช้งานโปรแกรมบญั ชี Smartbiz ผ้ใู ช้งานจะต้องกาหนด โครงสร้ างองค์กร เช่น ข้อมลู เก่ียวกับบริษัท สาขา ฝ่ าย และแผนก รวมถึง นโยบายทางบญั ชี และข้อมลู สาคญั ท่ีได้แจ้งจดไว้กบั กรมทะเบียนการค้าหรือ กรมสรรพากร เช่น รอบระยะเวลาบญั ชีของบริษัท หรือกรณีที่เป็ นธุรกิจซือ้ ขายสินค้าก็ต้องระบุวิธีการคานวณราคาสินค้าคงเหลือ การบันทึกบัญชี ต้นทนุ ขาย ซ่ึงข้อมลู เหล่านีจ้ ะไม่ค่อยเปลี่ยนแปลง แต่เมื่อกาหนดแล้วจะมี ผลกบั การทางานทงั้ บริษัท ซงึ่ คา่ ที่กาหนดเป็ นนโยบายบญั ชีของบริษัท หาก เป็ นคา่ ท่ีแก้ไขภายหลงั ไม่ได้ หรืออาจมีผลกระทบมากต้องระมดั ระวงั ในการ บนั ทึกควรปรึกษากบั ผ้วู างระบบบญั ชีของบริษัท หรือตรวจสอบจากเอกสาร ท่ีได้จดทะเบยี นไว้กบั หน่วยงานราชการก่อนบนั ทกึ ลงไป



ก่อนเริ่มใช้งานในแต่ละระบบจะต้องทาการเพ่ิมช่ือบริษัท กาหนด ข้อมลู ประจาบริษัท และกาหนดนโยบายทางบญั ชีท่ีมีผลในระดบั บริษัทดงั นี ้ 1. เข้าท่ีระบบ โครงสร้างองค์กร (Organization Structure) เมนู เพิม่ / แก้ไขรายช่ือบริษัทหรือ เข้าท่ีระบบ โครงสร้างองค์กร ➠เปิ ด work flow ➠Organization Structure ➠ เพม่ิ /แก้ไขรายละเอียดของบริษัท 2. ปกติเม่ือติดตงั้ โปรแกรมแล้วจะมีบริษัทให้แล้ว 1 บริษัท ช่ือว่า “ยงั ไม่ระบุเจ้าของ” ให้กดป่ ุมF2-แก้ไข แล้วเปล่ียนเป็ นบริษัทที่ต้องการ แต่ถ้า ต้องการเพิม่ บริษัทมากกว่า 1 บริษัท ให้กดป่ มุ F3-เพิม่ เพื่อเพมิ่ รายช่ือบริษัท