คู่มือ EMAIL ธุรกิจ EBOOK[3rd]

- 91 - #บทสรปุ 1. ครูเจเลอื กทีจะใชภ้ าษาแบบสุภาพ แต่ไม่เปนทางการมากเกนิ ไป เชน่ - ขึนตน้ วา่ “Hi” - ใช้ I แทนตวั ผเู้ ขยี น; I hope you are well. เพือเปนการผ่อน คลายบรรยากาศ ไม่ใหม้ นั เครยี ด - ใช้ We แทนบริษัท ประมาณวา่ บริษัทฉนั ยงั ไม่ได้รบั เงินจาก บริษัทแก (แต่ฉนั กบั แกมันแคท่ าํ หน้าทตี รงนี / เรายงั ดีตอ่ กนั ) 2. อย่าเขยี นยาว เอาสนั ๆ เนน้ ๆ / ให้เขาเอาเวลาทอี า่ น email ของเรา ไปหาทางออกกบั ปญหาทีมันเกิดขึนดกี ว่า 3. เลอื กทจี ะไมใ่ ช้ศัพท์สงู หรือ ศัพทย์ าก เพราะมนั เปนแคก่ ารทวงถาม ไมไ่ ด้มายืนหมายศาล 4. สดุ ทา้ ย เรืองเงินทอง เปนเรืองละเอยี ดอ่อน ถ้าทาํ ได้ โทรคยุ กัน กอ่ น แลว้ ค่อยเขียนเปนลายลกั ษณอ์ ักษรไวท้ หี ลงั =============================================== < Business Email with ครเู จ >

- 92 - #การเขียน email มันไมใ่ ช่แคเ่ ขยี นทือๆ แลว้ กส็ ่งไปตามมีตามเกิด! #มนั เปนทงั ศาสตรแ์ ละศลิ ป #ศาสตร์กค็ ือหลักทางภาษา #ศลิ ปก็คือศิลปะในการสือสาร (communicate) #ศาสตรม์ นั สอนกันได้ #แต่ศลิ ปมันตอ้ งซมึ ซบั เพราะมนั ตอ้ งใชจ้ ติ วิทยาเข้ามา ร่วมด้วยเวลาทีจะสือสารอะไรออกไป หวงั วา่ คงจะเห็นภาพ #ครเู จ < Business Email with ครูเจ >

- 93 - #การเขียน email มนั จะมีเส้นบางๆ ระหวา่ งคนเขยี นได้ กบั คนทเี ขียนยังไมไ่ ด้ ซงึ มนั คอื “ความไมร่ ”ู้ ใครยังไมร่ ู้ ทนี มี ใี ห้เรียนรู้ ใครรอู้ ันนีแลว้ ข้ามได้ คอ่ ยเรยี นรู้ทียากกวา่ นี < Business Email with ครเู จ >

- 94 - 14 การเปรยี บเทียบ ระหว่าง แบบ Casual กับ แบบ Formal พร้อมตัวอยา่ ง !! ◾ #มนั คอื แคห่ นึงแบบจากการเขยี นได้เปนพันแบบ #แตถ่ า้ ใครยังไม่รซู้ กั แบบก็เอาอนั นีไปใชก้ ่อนได้ C for Casual F for Formal #1 C : What do you need? F : Please let us know your requirements. ◾ตวั อยา่ ง 'Please (kindly) let us know whether you agree with the suggested approach' =============================================== < Business Email with ครูเจ >

- 95 - #2 C : Thanks for your email on the 15th. F : Thank you for your email on the 15th. =============================================== #3 . C : Sorry, I can't make it. F : I am afraid that I will not be able to attend. ◾ตัวอย่าง Thank you for the invitation to the review meeting on the 12 May. Unfortunately, due to a prior commitment that I am unable to change, ✍I will not be able to attend the meeting.✍ =============================================== < Business Email with ครเู จ >

- 96 - #4 C : I'm sorry to tell you that... F : It is with regret that we advise you that... ◾ตัวอย่าง ✍It is with regret that we advise you that✍ our hotel is already fully booked for the requested period. =============================================== #5 C : I promise... F : I can assure you that... ◾ตัวอย่าง ✍I (We) can assure you that ✍ we will continue to take all the necessary steps to address any potential security issues. =============================================== < Business Email with ครูเจ >

- 97 - #6 C : Could you...? F : I was wondering if you would be able to ... ◾ตัวอยา่ ง ✍I was wondering if you would be able to ✍ tell me a bit about the hotel and the area please. =============================================== #7 C : Don't forget... F : We would like to remind you that ... ◾ตวั อยา่ ง ✍we would like to remind you that ✍your account is two months overdue. =============================================== < Business Email with ครเู จ >

- 98 - #8 C : I need to... F : It is necessary for me to... ◾ตวั อย่าง ✍It is necessary for me to ✍go to Bangkok tomorrow to discuss a business contract in person.\" =============================================== #9 C : But... F : However, ... / Nevertheless, ... ◾ตัวอยา่ ง We had a small drop in sales last month. We are, ✍however, ✍ still above the plan. =============================================== < Business Email with ครูเจ >

- 99 - #10 C : Also... F : In addition... / Furthermore, ... ◾ตัวอย่าง Reading is an excellent way to increase your vocabulary. ✍Furthermore, ✍it can also help you improve your grammar. =============================================== #11 C : So... F : Therefore, .../Consequently,... ◾ตวั อย่าง Could you ✍therefore ✍please send me your price list?. I would also be grateful if you could include details of delivery and postage. =============================================== < Business Email with ครเู จ >

- 100 - #12 C : Sorry for... F : Please accept our sincerest apologies for... ◾ตวั อยา่ ง ✍Please accept our sincerest apologies for✍ the inconvenience you may have experienced in regard to the mistake that we made in the invoice of your operation. =============================================== #13 C : Re... F : With regard to... /With reference to... ◾ตัวอย่าง ✍With regard to✍ the discussion about our company vision, I’d like to hear Mr.James’ opinion. =============================================== < Business Email with ครเู จ >

- 101 - #14 C : See you next week. F : I look forward to meeting with you next week. =============================================== < Business Email with ครเู จ >

- 102 - #Model ไวเ้ ขยี น Email Number 1 #เรอื งการยนื ยันการสังซือ From: James To: Kru J Subject: Order Ref. No.1234 Dear Mr Kru J With reference to our telephone conversation today, I am writing to confirm your order for: #ใสช่ อื สนิ ค้า, Order Ref. No.1234 ◾ตามทคี ุยกันทางโทรศัพท์ ผมเลยสง่ เมลมาเพือยนื ยนั การสงั ซือ สินค้าตามรายการ ...... We will deliver the order to your premises on (+วนั ที เช่น 14 August.) ◾ทางเราจะจัดส่งไปยงั สาํ นักงานของคณุ ในวนั ที ... < Business Email with ครเู จ >

- 103 - If you have any questions regarding the order, please call us. ◾กรณีมขี ้อสงสัยเรืองสนิ ค้า กรุณาโทรติดต่อเราไดท้ กุ เวลา Best regards James =============================================== #Vocab “Premises” = the land and buildings owned by someone, especially by a company or organization. * ใช้ place แทนก็ได้ =============================================== < Business Email with ครเู จ >

- 104 - #Model ไว้เขยี น Email Number 2 #ตัวอย่าง 1 ขอ Catalogue From: James To: Mr Kru J Subject: Request for Catalogue Dear Mr Kru J I am writing in reference to your advertisement (+ ทีทลี ง โฆษณา เช่น on the internet ) ◾ ผมติดตอ่ มาเกียวกับทคี ณุ ลงโฆษณาสินค้าไวใ้ นอนิ เตอรเ์ นต Could you please send me a copy of your latest catalogue? I would also like to know if it is possible to make purchases online. ◾รบกวนช่วยจัดส่งแคตตาลอ็ กเวอร์ชาั นล่าสดุ และรายการสนิ คา้ ดัง กล่าวสามารถซือทางออนไลนไ์ ด้หรอื ไม่ I look forward to hearing from you. ◾ยังไงจะรอฟงคาํ แนะนําจากทางคุณ < Business Email with ครูเจ >

- 105 - Regards James =============================================== #Vocab “Latest” = newest or most recent or modern ใหมล่ ่าสดุ =============================================== < Business Email with ครูเจ >

- 106 - #ตัวอย่าง 2 ขอ Brochure From: James To: Kru J Subject: Request for Brochure Dear Mr Kru J I have received your email of 22 May requesting a copy of our corporate brochure. ◾ผมไดร้ ับอเี มลของวันที 22 พฤษภาคม ทีทางคุณขอโบรชวั รบ์ รษิ ัท ของเรามา As you requested, I have attached our brochure, together with our current price list. ◾ผมจึงถือโอกาสนีแนบโบรชัวบริษัทพร้อมใบรายการราคาสนิ คา้ ลา่ สุด มาใหด้ ว้ ย If you would like any further information, please contact us. ◾โปรดตดิ ต่อเราไดต้ ลอด หากทางคุณตอ้ งการข้อมูลทีนอกเหนือจากนี Regards James < Business Email with ครูเจ >

- 107 - =============================================== #Vocab . “Together with ” = in addition to; and also ดว้ ยกันกบั + (คาํ นาม) =============================================== < Business Email with ครเู จ >

- 108 - #Model ไว้เขยี น Email Number 3 #ตวั อยา่ ง 1 ขอนัดเวลาโทรคุย Subject: Call with Kru J Hi Arthur, Further to today's phone call with Kru J, He now wants to set up another call with you on 23 May at 11.30 am. The call should last about an hour. Would you please let me know if the timing fits in with your schedule? ◾ตามทีได้คณุ โทรคยุ กบั ครูเจวันนี แกอยากจะนดั โทรคยุ กบั คณุ อีก ครงั วันที 23 พฤษภาคม ตอน 11.30 นา่ จะคยุ ราวเกอื บชวั โมง ยงั ไง แจง้ กลับหน่อยถ้าคุณไม่ตดิ อะไร If the schedule is OK, which number shall I ask him to call you on? ◾ถา้ okตามนัน จะให้ครเู จโทรไปเบอรไ์ หน รบกวนแจง้ ผมดว้ ย Could you let me know today as I said I'd get back to them before 5? ◾ช่วยเฟมกลับวนั นี ก่อน 5 โมงนะครบั Regards James < Business Email with ครูเจ >

- 109 - #ตวั อย่าง 2 ขอสอบถามเรือง workshop Subject: Quality Control Workshop Dear Arthur I am writing to inquire whether your company could offer a workshop on Quality Control for our managers. ◾ผม ตดิ ต่อมาสอบถามเรือง workshop สาํ หรบั ผู้จัดการบริษัทของเรา The Quality Control training workshop (Ref.: ABC / 123) detailed in your corporate brochure might be suitable for us. I would like to know if it is possible for you to offer a 3-day training workshop starting before June 2020, for a group of 10. ◾ ทางเรารูส้ ึกสนใจ Q.C. workshop ทีมีในโบรชวั ของคณุ เลย อยากจะถามว่า พอจะส่งรายละเอียดตามรายการนใี หห้ นอ่ ยได้มยั ; กอ่ น เดือน มถิ นุ ายน 2020,จาํ นวน 3 วัน , ผู้เขา้ รว่ ม 10 ทา่ น In addition, could you send us some background information about the trainer you would use to conduct the workshop? ◾รบกวนชว่ ยนาํ เสนอประวตั วิ ทิ ยากรให้ด้วย I am looking forward to hearing from you. ◾จะรอการตดิ ต่อ กลบั จากทางคณุ Best regards James < Business Email with ครูเจ >

- 110 - #ตวั อยา่ งที 3 เรือง invoice Subject: Invoice #12345 Dear Arthur I am writing in connection with the invoice (#12345) which you emailed me yesterday. I'd just like to know if the client is aware of the 'extra charges' you have applied to his account. ◾ผมสง่ อีเมลมาถามเรืองinvoice#12345ทคี ุณ เมลมาเมอื วาน ผมอยากรวู้ า่ ลูกคา้ รแู้ ล้วหรือยงั เกยี วกับเรืองคา่ ใชจ้ ่าย สว่ นเกินอืนๆทนี อกเหนอื จากค่าสินคา้ Could you also tell me if the client is entitled to a 15% discount? I believe this size of discount only applied to customers who had been with us for more than three years. ◾ยงั ไงช่วยแจ้งผมด้วยว่าลกู คา้ ได้รับสทิ ธสิ ่วนลด 15% นหี รอื ไม่ เพราะผมเขา้ ใจว่า ส่วนลดทีเยอะขนาดนีจะมอบให้กบั คนทีเปนลูกคา้ ของ เรามากกว่า 10 ปเทา่ นนั Please would you confirm these issues as soon as possible? ◾ชว่ ยดูเรืองนีใหด้ ่วนหนอ่ ยนะครบั Regards James < Business Email with ครเู จ >

- 111 - Model ไวเ้ ขยี น Email Number 4 #เรืองการตอบปฏิเสธข้อเสนอขาย Subject: Supplier in Hong Kong Arthur Following our meeting last week, I am sorry to let you know that we’ve decided to use another supplier. ◾ตามทีไดค้ ยุ กันอาทติ ยท์ แี ล้ว ทางเราเสียใจทีตอ้ งแจง้ ว่าเราตัดสนิ ใจ ใช้บริการอีกจา้ วนงึ ไปแล้ว Although the other supplier was slightly more costly, they were able to guarantee us shorter and more reliable delivery times. As you know, this was the main concern we had with your proposal. ◾แม้อีกจา้ วจะราคาสงู กว่าหนอ่ ย แต่เขาพร้อมกวา่ ในเรอื งของการสง่ ของ ซงึ คุณกท็ ราบอยู่ วา่ เราใหค้ วามสาํ คญั กบั เรอื งนมี าก If, however, you are able to resolve the problems you have with shipping from your China factory, we would be willing to consider you again in the future. ◾ แตถ่ ้าหากวา่ คุณสามารถแกป้ ญหาเรอื งการจัดส่งกบั โรงงานทจี นี ได้ ทางเราก็ยินดีทีจะพิจารณาขอ้ เสนออกี ครังนงึ < Business Email with ครูเจ >

- 112 - Thank you for your time. ◾ ขอบคณุ Best regards James Pongtana =============================================== #Vocab ✍ slightly more costly = ราคาแพงกวา่ หนอ่ ย ✍ reliable = ซงึ เชอื ถือได้ ✍ The main concern = จุดทีเราใหค้ วามสาํ คญั ✍ We would be willing to + v.1 = ทางเรากเ็ ตม็ ใจ(ยนิ ดี) ทีจะ .... =============================================== < Business Email with ครูเจ >

- 113 - =============================================== #Note ✍ I am sorry to let you know that... > ไวแ้ จง้ ข่าวร้าย =============================================== #Pattern ✍ paragraph แรก คอื วัตถุประสงคข์ อง email ✍ paragraph ที 2 คอื รายละเอียด + เหตุผล ของ paragraph ที 1 ✍ paragraph ที 3 คอื การ keep ความสัมพันธ์ทีดตี อ่ กัน ไม่ให้ Tone ของ email มนั โหดเกิน ✍ paragraph ที 4 คือ การปดแบบ บวกๆ และ รักษานําใจกัน =============================================== < Business Email with ครเู จ >

- 114 - #Model ไวเ้ ขยี น Email Number 5 #สง่ ของช้า_อ้างกบั ลูกค้ายังไงดี ( “เชือสิ ! มันต้องมีสักครงั ล่ะน่า” ) From: James To: Arthur Subject: Late Delivery of Order No. 1234 Dear Mr Arthur Thank you for your email of 26 May regarding the delay in delivery of your order for + ชอื สินคา้ . I appreciate your bringing this matter to my attention.. ◾ขอบคุณทีสง่ อีเมลมาแจง้ ใหท้ างเราทราบเรืองความลา่ ชา้ ในการสง่ สินค้า I have checked the matter with our distribution officer who informed me that we have been experiencing a number of problems with the new transport company. I am afraid that the delay in delivery was due to their unreliability.. ◾ผมไดท้ าํ การเชค็ ปญหาทีเกดิ ขนึ กับศูนยก์ ระจายสนิ ค้าและได้ทราบมา ว่า ทางเรากาํ ลงั ประสบปญหาอย่างมากกบั บริษัทขนสง่ จา้ วใหมท่ ีเราใช้ บรกิ ารอยู่ ผมเกรงวา่ ความลา่ ชา้ นอี าจเนอื งมาจากสาเหตุดงั กลา่ ว < Business Email with ครูเจ >

- 115 - I really must apologize for the inconvenience you have been caused. I assure you of a more reliable delivery service in the future.. ◾ผมตอ้ งขออภยั กับปญหาทเี กิดขึน ในอนาคตผมจะจัดการเรืองขนส่ง ใหม้ ีความแนน่ อนมากขนึ กวา่ นี Meanwhile, I can arrange for the replacement orders to be delivered to your factory by messenger within two days.. ◾ในระหว่างนี ทางผมจะจดั การส่งสินค่าทดแทนไปให้ก่อนภายใน 2 วัน If this arrangement is acceptable to you, please contact me as soon as possible. . ◾ถ้าทางคณุ ตกลงตามเงอื นไขนี ช่วยประสานกลบั มาทีผมโดยด่วนทีสดุ Best regards James Pongtana =============================================== #Vocab ✍ a number of problems = ปญหาหลายอย่าง ✍ unreliability = ความไมช่ ดั เจน ✍ acceptable = สามารถยอมรับได้ =============================================== < Business Email with ครูเจ >

- 116 - =============================================== #Note ✍ I appreciate your bringing this matter to my attention. > ไมต่ ้องไปแปล มนั เปนแคส่ ว่ นประกอบ #เวลาจะขอโทษ =============================================== #Pattern ✍ paragraph แรก คือ small talk ไปก่อน ✍ paragraph ที 2 คือ บอกว่า ปญหาอยู่ตรงไหน ✍ paragraph ที 3 คอื ขอโทษ และ ขอโอกาส ✍ paragraph ที 4 คือ เสนอทางเลือก (แนวทางแก้ปญหา) ✍ paragraph ที 5 คอื call to action : จะเอายงั ไงกบ็ อกมา =============================================== < Business Email with ครเู จ >

- 117 - แบบการเขียน email ทจี ะทําให้รปู แบบมัน ออกมาดดู ี ในการเขียน email แบบสง่ ภายในบริษัทกนั เอง หรอื Internal email ใหจ้ าํ 7 คํานไี ว้นะครับ 1. Subject 2. Greeting 3. Brief Pleasantry 4. Purpose 5. Call to action 6. Sign-Off 7. Signature มาลองดตู วั อย่างกอ่ น ไว้คอ่ ยขยที ีหลงั . . . ������ ������ ������ < Business Email with ครูเจ >

- 118 - #Subject: Marketing Report Revisions Needed #Greeting: Hi Arthur, #Brief_Pleasantry: I hope you’re having a good day. ◾ ผมหวังวา่ คณุ สบายดีนะ #Purpose: Thanks for pulling together the marketing report. I reviewed it this morning and would like you to add a slide about our conversion objectives. ◾ ขอขอบคณุ สําหรบั รายงานด้านการตลาดนะ ผมลองตรวจดูแล้วเมือ เชา้ นี และผมอยากขอใหค้ ณุ ชว่ ยเพิมสไลด์เกยี วกบั วตั ถุประสงค์เรือง การ conversion #Call_to_Action: Would you please add the slide and send it to me by 3pm tomorrow? ◾ รบกวนช่วยเพิมสไลดต์ ามทีขอและส่งให้ผมอกี ทกี อ่ นบ่าย 3 วนั พร่งุ นนี ะครับ #Sign-Off: The report is looking really good. I appreciate all your hard work. ◾ รายงานทีคณุ ทาํ มนั ok มากเลย ผมขอบคณุ คณุ มากทชี ่วยจัดการให้ #Signature: James < Business Email with ครูเจ >

- 119 - #สรปุ 1. Subject = หวั ขอ้ ขอกระชับๆ 2. Greeting = คําทกั ทาย เวลาใช้ต้องคํานงึ ถึงสถานะระหวา่ งกัน เชน่ นาย/ลกู นอ้ ง , เพือนรว่ มแผนก 3. Brief Pleasantry = เกรินทักทายสว่ นตวั เล็กน้อยก่อนฮคุ เขา้ เรือง 4. Purpose : เขียนมาทําไม ระบุให้ชัด อย่ายืดเยือ 5. Call to action : จะขอใหท้ าํ อะไรตอ่ (ลงิ คจ์ าก purpose) 6. Sign-Off : จะขอช่วยเขา ก็หาคาํ พู ดอวยเขาหน่อย 7. Signature : ชือผูส้ ง่ email #มนั คือรปู แบบทหี ลักสตู รมนั บอกว่าเหมาะสม #แตไ่ ม่ได้หมายถึง_ไมไดใ้ ช้แบบนี_แลว้ จะผดิ #สดุ ทา้ ย...มนั ก็อยทู่ ีวัฒนธรรมของแต่ละองค์กร และรูปแบบเดมิ ๆ ทใี ช้ กันมา #แค่จะบอกว่าแบบนีมันถือวา่ สภุ าพ หรอื formal #ลองนําไปปรับใชแ้ ลว้ แต่ความเหมาะสมกนั นะครับ ������ =============================================== < Business Email with ครูเจ >

- 120 - รวบรวมประโยคไว้เขยี น email ตามงาน #อยา่ ลืมตวั ต้นแบบทีเขียนไว้ให้ แล้วลองเอาประโยคพวกนีไปปรบั ดูนะครบั ◾เกรินแบบกันเอง (Purpose) * I’m writing to let you know about order numbers…. * I have some information for you about… * I wanted to update you about… * We’re writing regarding…. * We’re contacting you regarding your order number … ◾เกรินแบบทางการ (Purpose) * The purpose of this email is to update you on the status of…. * This is to inform you about the delivery of… * Following is the status of order… * Please find attached a summary of … * This is to inform you that the delivery of ______ has been scheduled ◾ ไว้แจง้ เรอื งดีๆ (Purpose) * I am pleased to inform you that…. * I have some good news about your delivery of… * I have spoken with the forwarder and am happy to say that… < Business Email with ครเู จ >

- 121 - ◾ไว้แจ้งอะไรทีเปนปญหาอยู่ (Purpose) * Unfortunately, the shipment has been delayed until… * Unfortunately, the material you ordered is no longer available. * I/We regret to inform you that…” * I am afraid we are not able to… * Please accept my /our apologies for this misunderstanding / delay / inconvenience. * We’re deeply sorry that … * Due to the airline employees’ strike, the order is grounded in...... * It has come to our attention that the deadline that was agreed to cannot be met. ❗อยา่ ลมื ให้แนวทางแกป้ ญหาไปด้วย * We apologise for this inconvenience. We hope the strike will be resolved by Friday and that the shipments will return to normal by the following Monday. * Although we cannot provide the items xyz123 you requested, we can offer the item abc456, which are comparable. < Business Email with ครเู จ >

- 122 - ◾ไว้ปดท้าย (Greeting at the end) * If you have any further questions, feel free to contact me. * If you have any other questions, please don’t hesitate to contact me. * Please contact me with any questions you might have about this. * Please let me know how I can assist you with any other questions. =============================================== < Business Email with ครูเจ >

- 123 - #เกรด็ การเขยี น email ธรุ กจิ กับครเู จ ◾ตวั อย่าง Email 10 แบบ สําหรบั Customer Service : ใช้ไดเ้ กือบ ทกุ สถานการณ์ สรุปโดย : ������ ครูเจ Real Life English ������ ✍ สิงทตี อ้ งทราบสาํ หรบั งาน CUSTOMER SERVICE เวลาเขียน email ลูกค้าไม่ไดอ้ ยากคุยกบั Bot : พยายามหลกี เลียงการตัง Automatic Reply ลกู ค้าไม่ได้อยากคุยกับ เจ้าหน้าทีของรัฐ หรอื หน่วยงาน ราชการ : อย่าใชค้ าํ ทีมันดูเปนทางการมากจนเกินไป จุดประสงค์ของการส่ง email หาลกู คา้ สาํ หรบั Customer Service คอื การสรา้ งความสมั พันธ์ทีดอี ยา่ งต่อเนืองกับลกู คา้ : การเลือกใช้ถ้อยคําทีดูเปนมิตร จรงิ ใจ จะส่งผลดกี วา่ ♥ หวั ใจของการเขยี นemailทีต้องจาํ ไว้ คือ : “The right words can create a huge impact.” < Business Email with ครเู จ >

- 124 - 1. ตัวอยา่ ง Email เวลาสง่ แบบสอบถามความคดิ เห็น (questionnaires) Hi [ชือลกู ค้า], Thanks for your recent purchase with us. Hope you are enjoying using our product. Could you do us a small favour by letting my team know how satisfied you are with the product? You can also use this survey to fill out your grievances if any. It will be a short survey form so that you aren’t inconvenienced. We appreciate your time and for choosing us. Great day ahead. Thanks, [ชือผสู้ ่ง] |Attachment: Questionnaire| ✍ คําศัพท์ ◾grievance = a complaint or a strong feeling that you have been treated unfairly ความรสู้ ึกไมพ่ อใจกบั การบรกิ าร < Business Email with ครูเจ >

- 125 - 2. ตวั อย่างEmail เวลาตอบกลบั an angry customer (ลกู ค้าหงดุ หงดิ ) Hi [ชอื ลูกค้า], I am extremely sorry that you had such a terrible experience with us. We care about serving our customers and we have always believed that we leave no stone unturned to make it possible. Unfortunately, it seems like that’s not the case as we couldn’t keep you happy. I hate to let you go, but is there anything that we could have done to make your experience with us better. We understand how upset you would be and I would like to apologize again for the trouble that you had to go through. We wish you all the best. Let us know if we can be of assistance in any way. Regards, [ชือผู้ส่ง] ✍ สาํ นวน ◾To leave no stone unturned = to do everything you can to achieve a good result, especially when looking for something สาํ นวนนีแปลวา่ “พยายามอย่างสุดความ สามารถ, พยายามทาํ ทกุ อย่างเท่าทีจะทาํ ได้” อาจจะเพือคน้ หาบาง อย่างหรือเพือให้บางอย่างได้ผลลัพธอ์ อกมาตามตอ้ งการ < Business Email with ครเู จ >

- 126 - 3. ตวั อย่าง Email สาํ หรับตามลกู คา้ (Customer follow-up) Hi [ชอื ลูกคา้ ], Thanks for reaching out to us. We understand that you are interested in Product A based on the form that you filled. I have attached a few documents that will help you get a detailed understanding of the product. Based on your industry, I have sent a special report which will help you understand how our product A will be specifically helpful for your business. Would love to discuss further over a call. You can choose a time based on your availability next week and we can schedule the call. In the meantime, let us know if you have any other questions. Regards, < Business Email with ครูเจ >

- 127 - 4. ตัวอย่าง Email เวลา Refund Hi [ชือลกู คา้ ], As requested by you, we have processed your refund and it should reflect in your bank account in the 2-3 business days. We are sad to see you go, but we hope that we could work together in the future where our product will be useful for your business. If you are still on the lookout for other options, please do let me know, as I’d be able to help you choose other options that might be the right fit for you. Please do stay connected. Have a great day. Thanks, [ชอื ผู้สง่ ] < Business Email with ครเู จ >

- 128 - 5. ตัวอยา่ ง Email สําหรับ happy customers Hi [ชอื ลูกค้า], Everyone at the office here is thrilled that you are happy with us. We couldn’t be more excited, this means a lot to us. The promise is to keep you happy and we are gladdened that we could accomplish it. Would you be kind enough to share your experience with us on this survey including a review that you can post on these social media websites? Our prospects would find reviews extremely helpful when they are searching for a similar product. If you are interested, we could rope you in on our loyalty program that is exclusive to special customers like you. Reply with a ‘Yes’ and I’ll send you more details. Cheers, [ชือผสู้ ่ง] < Business Email with ครูเจ >

- 129 - 6. ตัวอยา่ ง Email สําหรบั ลกู ค้าเรืองมาก Hi [ชือลกู คา้ ], Thanks for reaching out to us with your queries. We would love to solve your issue and we think phone calls are the best way to go about it. Would you love to get on a call with us to discuss? Please do get back to us with your available timings and kindly leave a number so that we can call. We look forward to taking care of your issues. Thanks for choosing us. Regards, [ผสู้ ่ง] < Business Email with ครเู จ >

- 130 - 7. ตัวอย่าง Email สําหรับ ลกู คา้ ทีกรณุ าส่ง feedback กลับมาหาเรา Hi [ชือลกู ค้า], Thanks for choosing us and we are extremely glad about that. We are extremely grateful that you took the time to send us feedback about our product. We read through it and some of these suggestions seem insightful. I will pass it on to our product team to see if they could incorporate this in the upcoming versions. We will surely keep you apprised of it. Would you be kind enough to fill your comments in this feedback survey since we use it to keep track of customer’s comments? Looking forward to hearing more from you. Thanks, [ชอื ผสู้ ่ง] < Business Email with ครูเจ >

- 131 - 8. ตัวอย่าง Email สําหรับ ลูกคา้ ทหี ายเงียบไปเลย (MIA : Missing In Action) Hi [ชอื ลูกคา้ ], We haven’t heard from you in a while and we are worried. Hope all is well at your end. We see that you haven’t used our product of late. Would you like to talk to us about it? Maybe you would be able to use our product better after the call. Is there any way we could be of help in using our products better? Thanks, [your name] < Business Email with ครเู จ >

- 132 - 9. ตัวอยา่ ง Email สําหรบั support ดา้ นเทคนคิ Hi [ชือลูกค้า], Thanks for reaching out to us with your query. Before we dive deep into it, can you give us more information about the issue you are facing here? When did you see this issue first? Has it been recurring? Did you get assistance from anywhere else? Based on the above answers, I will get back to you with a resolution. Thanks, [ชอื ผสู้ ง่ ] < Business Email with ครูเจ >

- 133 - 10. ตัวอย่าง Email สาํ หรับ welcome ลูกค้าใหม่ Hi [ชือลูกค้า] , We are thrilled to have you on board! I am glad that you chose to work with us and I’d like to take this opportunity to thank you on behalf of everyone at (ใสช่ อื บรษิ ทั ). You can use this link to get a deeper understanding of our products, how other companies use (ใส่ชอื สนิ คา้ ) and what you can do to make it work for you. Subscribe to our blog and newsletter to learn more tricks on how to use our product to its best abilities. If you want to know more, feel free to get in touch with me. I’m always there to help. Thanks, < Business Email with ครูเจ >

- 134 - Business Email by Prof Davids Richards สําหรับการเขียน Business Email #อ่านไป 108 หน้า สรปุ มาได้ 5 เรืองหลกั ๆ ทีมา : Business Email by Prof Davids Richards สรุปโดย : ครูเจ : Real Life English 1. เลือกบรบิ ทใหเ้ หมาะสม กอ่ นการเขียน ต้องเขา้ ใจ 2 สิงนกี ่อน เพือจะได้เลือก ระดบั และบรบิ ทของถ้อยคาํ ใหม้ นั เหมาะสม 1. เราส่งถงึ ใคร / ใครคอื คนอา่ น 2. วัตถุประสงค์ในการเขียน / เขยี นไปเพืออะไร INFORMAL TONE คือ แบบไมเ่ ปนทางการ มันจะ personal, simple, and direct. หรือ มีความเปนกนั เอง เรยี บงา่ ย ตรงไปตรงมา < Business Email with ครูเจ >

- 135 - ลกั ษณะแบบนมี ันจะประกอบไปดว้ ยหลกั ดา้ นลา่ ง ◾Prefer the active voice to the passive voice นยิ มใช้ active voice มากกวา่ passive voice ◾Use shorter sentences เลือกใช้ประโยคแบบสันๆ เนน้ กระชบั ◾Use personal pronouns (I, we, they, etc.) ใช้สรรพนามได้ตามสะดวก ◾Use elements of conversation สามารถใชบ้ รบิ ทเวลาคุยกันไดแ้ ม้จะเปนการเขยี น Note : แต่พวกคําสแลง สํานวนและรูปแบบย่อ (I‘m, She‘d) ไมค่ วร เอามาใชน้ ะ FORMAL TONE คือ แบบทางการ มนั จะ “ตรงกนั ขา้ มกบั ดา้ นบน” < Business Email with ครูเจ >

- 136 - ลักษณะแบบนมี ันจะประกอบไปดว้ ยหลกั . ◾Use passive voice to achieve a more objective focus เลอื กใช้ passive voice เพือให้สือสารไดเ้ ขา้ เปา ตรงประเด็นมาก ขนึ ◾Avoid using personal references (I, you, we, etc.) unless they are necessary ไม่ใชค่ าํ สรรพนาม ยกเว้นวา่ “จาํ เปนจริงๆ” ◾Focus on what is done rather than who did it จะให้นาํ หนักไปที เกดิ อะไรขึน มากกว่า ใครทําอะไร ◾Use precise words and expressions เลอื กใชค้ าํ ศัพทห์ รอื สาํ นวนแบบพิถพี ิถนั < Business Email with ครเู จ >

- 137 - ✍ ตัวอยา่ งแบบเปรียบเทียบ 1 ������FORMAL: Your participation is requested this Thursday at 3 p.m. in the conference room to discuss future voluntary activities. We will talk about getting more involved as a company with the local community. Everyone’s ideas will be appreciated. ⚫INFORMAL: Please join us on Thursday at 3 p.m. in the conference room. We will be talking about future voluntary activities that we can do in the local area. All ideas are welcome! < Business Email with ครูเจ >

- 138 - ✍ ตัวอย่างแบบเปรยี บเทียบ 2 ������FORMAL: Your attendance is required at the company-wide staff meeting this afternoon at 3.30 p.m. Our board of directors will be expecting everyone to be present. To make certain everyone is notified, we will leave voice-mail messages and make personal visits. Your attendance is important for the well-being of our organisation! ⚫INFORMAL: We will be having an urgent meeting at 3.30 p.m. today. Our board of directors is in town and your attendance is expected. Please don’t let us down. We will also leave voicemails and make personal visits to everyone concerned. We look forward to seeing you there. Whatever tone you use, always be clear and concise. < Business Email with ครูเจ >

- 139 - 2. ใหใ้ ช้ Passive Voice เมอื จาํ เปน ตวั อย่าง Active Voice Mr James called me. ตัวอยา่ ง Passive Voice I was called by Mr James. Use the wordier passive structure only when the identity of the ―actorǁ is unknown or is less important than the receiver or the act itself. ให้ใช้โครงสร้าง passive - เมอื เราเน้นอนั ไหนมากกวา่ - เมือเราไม่สามารถระบุตวั ตนหรอื ชือของคนๆนันได้ < Business Email with ครูเจ >

- 140 - ✍ ตัวอย่างที 1 PASSIVE: (ใช้เพือเน้นไปที All products มากกวา่ ) All products have been discounted by the supplier. ACTIVE: (ใชเ้ พือเน้นไปที supplier มากกว่า) The supplier has discounted all products. ✍ ตวั อย่างที 2 PASSIVE: (ประธานไมไ่ ด้ถูกระบไุ ว้ – เชน่ สัมภาษณ์โดยใคร?) The interview was conducted in ten minutes. ACTIVE: (ประธานถกู ระบไุ วช้ ดั เจน – เช่น สัมภาษณ์โดย James) James conducted the interview in ten minutes. < Business Email with ครูเจ >