2

คู่มอื การปฏบิ ัติงาน (Work Manual) การปฏบิ ตั งิ านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ และ การรบั – สง่ หนงั สอื ราชการ งานธุรการ สงิ หาคม 2560 สานักงานชลประทานท่ี 5 กรมชลประทาน

คมู่ ือการปฏบิ ตั ิงาน (Work Manual) การปฏบิ ัตงิ านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ และ การรบั – ส่ง หนังสือราชการ รหสั คมู่ อื สชป.5/ ธก.1/2560 หน่วยงานท่จี ัดทา ฝา่ ยบริหารท่ัวไป งานธรุ การ สานักงานชลประทานท่ี 5 พมิ พค์ ร้ังที่ 1 จานวน 1 เลม่ เดือน สิงหาคม 2560

คำนำ ตามที่กรมชลประทานได้อนุมัติแผนปฏิบัติการจัดการความรู้ ประจาปีงบประมาณ พ.ศ. 2560 (KM Action Plan 2017) ของสานัก/กอง เมื่อวันที่ 27 มิถุนายน 2560 โดยให้จัดทาคู่มือการปฏิบัติงาน (Work Manual) ให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน ตามรูปแบบและแนวทางที่สานักบริหารทรัพยากรบุคคลกาหนด เพอ่ื ให้การปฏิบัตงิ านสารบรรณเป็นมาตรฐานเดียวกนั การจัดทาคู่มือการปฏิบัติงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ มีวัตถุประสงค์เพ่ือใช้เป็นคู่มือในการ ปฏิบัติงานของเจ้าหน้าท่ีในสังกัด และเพื่ออานวยความสะดวกแก่ผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ทุกระดับ ใน สานักงานชลประทานที่ 5 ให้สามารถเข้าไปเยี่ยมชมติดตามเส้นทางการดาเนินงานและนามาใช้ ประกอบการปฏบิ ตั ริ าชการได้ถกู ตอ้ งและรวดเรว็ ย่ิงข้นึ ระบบงานสารบรรณ หรือระบบงานบริหารเอกสารเป็นระบบหนึ่งที่ได้พัฒนาและออกแบบมา เพื่อใช้แทนการปฏิบัติงานด้วยสมุดทะเบียนมาเป็นระบบหนึ่งในร ะบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของสานักงาน ชลประทานที่ 5 แต่ยังคงรักษาและยึดถือ รูปแบบ วิธีการ ไว้ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงาน สารบรรณ พ.ศ.2526 เป็นระบบท่ีใช้ควบคุมและติดตามเอสาร หนังสือราชการได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว เพ่ือมาใชใ้ นงานสารบรรณ ของหนว่ ยงานและเขา้ ใจถกู ตอ้ งตรงกัน สามารถใช้เป็นแนวทางปฏิบัติด้านงานสารบรรณ และการจัดระบบเอกสารมีประสิทธิภาพและเข้าใจในการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้ดีย่ิงข้ึน และ สามารถนาไปใช้ในการปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในปีต่อไปด้วย ผู้จัดทาหวังเป็นอย่างยิ่งว่าคู่มือฉบับน้ี จะเป็นประโยชนต์ อ่ ผู้รับผิดชอบในระบบสารบรรณของทุกหนว่ ยงานภายในสานักงานชลประทานที่ 5 ที่จะช่วย ใหม้ ีความเขา้ ใจในการใช้ระบบสามารถใชเ้ ป็นแนวทางในการดาเนินการได้อยา่ งถูกตอ้ งตอ่ ไป ท้ายทีส่ ดุ น้ีผู้จัดทาขอขอบคณุ ส่วนระบบคอมพวิ เตอร์และเครือข่าย ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและ การส่ือสาร ท่ไี ด้จดั อบรมการใชร้ ะบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ และเพอ่ื ให้คู่มือน้ีมคี วามสมบูรณ์ทางผู้จัดทาได้นา เนือ้ หามาใช้ในคู่มือเลม่ นเี้ พือ่ ให้มีความถกู ต้องยิ่งขน้ึ ตอ่ ไป จึงขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้ คณะผ้จู ัดทา งานธรุ การ ฝ่ายบริหารทั่วไป สานกั งานชลประทานท่ี 5

สำรบัญ หนา้ 1 วตั ถุประสงค์ 1 ขอบเขต 1 คาจากัดความ 1 หนา้ ทีค่ วามรบั ผดิ ชอบ 2 ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ 6 ขั้นตอนการปฏิบตั งิ าน 6 ระบบติดตามประเมนิ ผล 7 ระเบยี บและเอกสารทีเ่ ก่ียวข้อง 8 ผังกระบวนการรับ – ส่งหนงั สือราชการอิเล็กทรอนิกส์ 9 การเข้าระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ (ch.1-1 –ch.11-1) ภาคผนวก 10

1 คมู่ อื การปฏิบตั งิ าน ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ 1. วตั ถปุ ระสงค์ เพือ่ ให้ผใู้ ชร้ ะบบงานสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์มีความรู้ ความเขา้ ใจเก่ียวกบั ขน้ั ตอน วธิ ีการทางานของ ระบบงานสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์ และสามารถนาไปใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัตงิ านได้ 2. ขอบเขต 2.1 ลงทะเบียนรับหนังสือเขาจากหน่วยงานภายใน และภายนอกในฐานะสารบรรณกลางของสานักงาน ชลประทานท่ี 5 ดว้ ยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 2.2 พิจารณาตรวจสอบความถกู ต้องของหนังสือ คัดแยกหนังสือ หาข้อมูลประกอบการพิจารณาส่งั การของผู้บริหารเพื่อสง่ เร่ืองไปยังบุคคล/หน่วยงานทเ่ี ก่ียวข้อง 3. คาจากัดความ 3.1 ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง โปรแกรมรับ-สง หนังสือราชการผ่านระบบ เครือขา่ ย อนิ เตอรเนตเพอื่ ให้เกิดความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง ง่ายต่อการค้นหา ติดตามงาน ระหว่างสานักงานชลประทานท่ี 5 กับหน่วยงานที่เก่ียวข้อง 3.2 การบริหารงาน หมายถึง กระบวนการทางการบริหารงานด้านเอกสาร ได้แก่ การจัดทา การบันทึก การรับ – ส่งหนังสือราชการ การเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ข้อมูลข่าวสารกับหนว่ ยงานทเ่ี กีย่ วข้อง 3.3 หน่วยงานภายใน หมายถึง หนว่ ยงานภายในสานักงานชลประทานที่ 5 3.4 หน่วยงานภายนอก หมายถงึ หนว่ ยงานราชการภายนอก/หน่วยงานภาคเอกชน/บุคคลภายนอก 3.5 หน่วยงานทเ่ี กีย่ วขอ้ ง หมายถงึ หน่วยงานทสี่ ่งเร่อื งไปใหเ้ พื่อดาเนนิ การตามคาส่งั การ 4. หนา้ ทค่ี วามรับผิดชอบ 4.1 เจ้าหน้าทีธ่ รุ การ : ลงทะเบียนรบั – ส่งหนงั สือดว้ ยระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ 4.2 หวั หน้างานธุรการ : ควบคมุ กากับการปฏิบัติงานรบั – ส่งหนงั สือ 4.3 หัวหนา้ ฝา่ ยบริหารท่วั ไป : พจิ ารณากล่นั กลองเร่ือง เสนอผอู้ านวยการสานักงานชลประทานท่ี 5

2 ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรวี า่ ด้วยงานสารบรรณ 1. ระเบียบท่ีเก่ยี วขอ้ ง ปจั จบุ นั งานสารบรรณมรี ะเบียบท่ีเกี่ยวข้อง 2 ฉบับ ได้แก่ ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย งานสารบรรณ พ.ศ.2526 และ ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2548 ซึ่งเป็นการ เพมิ่ เติมคานยิ ามเก่ียวกับเอกสาร “อิเลก็ ทรอนกิ ส์” และคาว่า“ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” 2. ความหมายของงานสารบรรณ ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ให้ความหมายของ คาว่า “งานสารบรรณ” ไว้ว่า หมายถึง “งานท่ีเก่ียวข้องกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทา การรับ การส่ง การเก็บรกั ษา การยืม จนถึงการทาลาย” ซึง่ เป็นการกาหนดขั้นตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณ ว่าเก่ียวข้อง กับเรื่องอะไรบ้าง แต่ในทางปฏิบัติ การบริหารงานเอกสารท้ังปวง จะเร่ิมต้ังแต่การ คิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จด จา ทาสาเนา ส่งหรือสื่อข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเร่ือง เสนอ ส่ังการ ตอบ ทารหัส เก็บเข้าที่ ค้นหา ติดตามและทาลาย ท้ังน้ีต้องทาเป็นระบบท่ีให้เกิด ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้องและมี ประสทิ ธภิ าพ เพ่อื ประหยดั เวลา แรงงาน และคา่ ใช้จา่ ย 3. ความหมายของหนังสอื ราชการ หนงั สือราชการ คอื เอกสารทเี่ ปน็ หลกั ฐานในราชการ ได้แก่ 1. หนงั สอื ท่ีมไี ปมาระหว่างส่วนราชการ 2. หนังสอื ที่ส่วนราชการมีไปถึงหนว่ ยงานอ่นื ท่มี ใิ ช่ราชการ หรือบุคคลภายนอก 3. หนังสือท่หี น่วยงานอ่ืนทม่ี ิใชส่ ว่ นราชการ หรือบุคคลภายนอกมมี าถงึ ส่วนราชการ 4. หนงั สือที่หนว่ ยงานจัดทาข้ึนเพือ่ เปน็ หลักฐานในราชการ 5. เอกสารที่ทางราชการจัดทาข้ึนตามกฎหมาย ระเบียบ หรือ ข้อบังคบั 6. ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือท่ีได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (ระเบียบสานัก นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548 แก้ไขเพ่ิมเติม ข้อ 4 ให้เพ่ิมคานิยามว่า “อิเล็กทรอนิกส์” และคาว่า “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” ระหว่างนิยามคาว่า “หนังสือ” และ “ส่วน ราชการ” ในข้อ 6 แห่งระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 “อิเล็กทรอนิกส์” หมายความวา่ การประยุกตใ์ ชว้ ธิ ีการทางอเิ ลก็ ตรอน ไฟฟา้ คลนื่ แมเ่ หล็กไฟฟ้า หรอื วธิ ี อืน่ ใดในลักษณะคล้ายกัน และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง วิธีการทางแม่เหล็ก หรืออุปกรณ์ท่ีเกี่ยวข้องกับการ ประยุกต์ใช้วิธีต่างๆ เช่นว่าน้ัน “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือ หนงั สอื ผา่ นระบบสือ่ สารดว้ ยวิธีการทางอเิ ล็กทรอนกิ ส์” 4. ชนดิ ของหนงั สือราชการ การปฏบิ ตั งิ านสารบรรณ เปน็ การปฏบิ ัตงิ านเก่ียวกับหนงั สือราชการ 6 ชนดิ คอื 1. หนงั สอื ภายใน 2. หนังสือภายนอก 3. หนงั สอื ประทบั ตราแทนการลงช่ือ 4. หนังสือสั่งการ 5. หนงั สือประชาสมั พันธ์ 6. หนังสอื ทเ่ี จา้ หนา้ ทีท่ าขน้ึ หรอื รับไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการ

3 4.1 หนังสอื ภายใน คอื หนงั สอื ติดตอ่ ราชการทีเ่ ป็นแบบพิธนี ้อยกว่าหนงั สือภายนอก -ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดยี วกัน ใช้กระดาษบนั ทึก ขอ้ ความ 4.2 หนงั สอื ภายนอก คือหนงั สอื ติดตอ่ ราชการท่ีเปน็ แบบพิธี ใช้กระดาษครุฑ - ใชต้ ดิ ตอ่ ระหวา่ งส่วนราชการ - หนงั สอื ทส่ี ่วนราชการมีถึงหนว่ ยงานอืน่ ซ่ึงมิใช่ส่วนราชการ หรอื ทีม่ ถี งึ บุคคล ภายนอก ขอ้ แตกตา่ ง หนังสือภายใน กบั หนงั สือภายนอก หนงั สอื ภายใน หนงั สอื ภายนอก 1. ไป – มา ในเรื่องราชการ 1. ไป – มา เปน็ ทางราชการ 2. ติดต่อกับบคุ คลผดู้ ารงตาแหน่ง 2. ติดตอ่ ระหว่างตาแหนง่ ตอ่ ตาแหน่ง 3. ใชก้ ระดาษบันทึกขอ้ ความ 3. ใชก้ ระดาษตราครฑุ 4. ไม่ผูกมดั เปล่ียนแปลงได้ 4. สภาพหนังสือผกู มัดถาวรตลอดไป 5. ใช้บนั ทกึ แทน 5. รปู แบบหนงั สือเป็นแบบหนังสือลงนามเต็มฉบับ และแบบ ประทบั ตรา 6. คาข้ึนต้นใช้เรียน อ้างถึงหนังสือใสใน 6. คาขึน้ ต้น ประกอบด้วย เรือ่ ง เรยี น อ้างถึง สงิ่ ท่ีส่งมาดว้ ย ข้อความ 7. ใช้คาย่อของตาแหน่งหรือส่วนราชการ และ 7. ห้ามใช้อักษรย่อ ต้องใช้คาเต็มทั้งช่ือ ส่วนราชการ วัน วัน เดือน ปไี ด้ เดอื น ปี 8. ไมม่ ีคาลงท้าย 8. คาลงท้ายใชข้ อแสดงความนบั ถอื หรอื อืน่ ๆ แล้วแต่กรณี 4.3 หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของ หัวหน้าส่วน ราชการระดับกรมข้ึนไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจาก หัวหน้าส่วนราชการ ระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกากับตรา ใช้กระดาษครุฑ ใช้ได้ทั้งระหว่าง ส่วนราชการกับส่วน ราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบคุ คลภายนอก เฉพาะกรณที ่ีไม่ใช่เรอ่ื งสาคญั ได้แก่ - การขอรายละเอยี ดเพิ่มเติม - การสง่ สาเนาหนังสือ สิง่ ของ เอกสาร - การตอบรบั ทราบทไ่ี ม่เก่ียวกับราชการสาคัญหรอื การเงนิ - การแจง้ ผลงานท่ไี ด้ดาเนนิ การไปแล้วใหส้ ว่ นราชการทเี่ กี่ยวข้องทราบ - การเตือนเรอ่ื งท่คี ้าง - เรือ่ งซง่ึ หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมข้ึนไปกาหนดโดยทาเป็นคาส่ังให้ใช้หนังสือ ประทับตรา 4.4 หนังสือสั่งการ หนังสือส่ังการให้ใช้ตามแบบที่กาหนดไว้ในระเบียบ เว้นแต่จะมีกฎหมายกาหนดแบบ ไว้โดยเฉพาะ หนังสอื ส่ังการมี 3 ชนดิ ได้แก่ 1) คาสัง่ คือ บรรดาขอ้ ความทผ่ี บู้ งั คบั บัญชาสงั่ การให้ปฏบิ ัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษ ตราครุฑ 2) ระเบียบ คือ บรรดาข้อความท่ีผู้มีอานาจหน้าท่ีได้วางไว้โดยจะอาศัยอานาจของ กฎหมาย หรือไมก่ ไ็ ด้เพื่อถือเปน็ หลกั ปฏบิ ตั ิงานเป็นการประจา ใช้กระดาษครฑุ 3) ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอานาจกาหนดให้ใช้โดยอาศัยอานาจของ กฎหมาย ท่บี ัญญัตใิ ห้กระทาไดใ้ ชก้ ระดาษครุฑ

4 4.5 หนังสอื ประชาสัมพนั ธ์ หนังสือประชาสมั พันธ์ใช้ตามแบบที่กาหนดไว้ในระเบียบนี้เว้นแต่จะมีกฎหมาย กาหนดแบบไว้ โดยเฉพาะ หนงั สือประชาสัมพันธม์ ี 3 ชนดิ ได้แก่ 1) ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือแจ้งให้ทราบ หรือแนะ แนวทาง ปฏบิ ัตใิ ช้กระดาษครฑุ ในกรณที ่ีกฎหมายกาหนดให้ทาเป็นแจ้งความ ให้เปลยี่ นคาวา่ ประกาศเป็น แจ้งความ 2) แถลงการณค์ อื บรรดาข้อความท่ีทางราชการแถลงเพื่อทาความเขา้ ใจในกิจการ ของราชการ หรอื เหตุการณห์ รือกรณีใด ๆ ใหท้ ราบชัดเจนโดยท่วั กนั ใชก้ ระดาษครฑุ 3) ข่าว คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการเห็นควรเผยแพรใ่ หท้ ราบ 4.6 หนงั สือที่เจ้าหน้าที่ทาขน้ึ หรือรับไวเ้ ปน็ หลักฐานในราชการ หนังสือที่เจ้าหน้าท่ีทาข้ึนหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือหนังสือที่ทาง ราชการจัดทาข้ึน นอกเหนือจากทก่ี ลา่ วมาแลว้ หรอื ท่ีหน่วยงานอ่ืนใดซ่ึงมิใช่ส่วนราชการ หรือ บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และสว่ นราชการรับไว้เปน็ หลกั ฐานของทางราชการ มี 5 ชนดิ ไดแ้ ก่ 1) หนังสือรับรอง คือ หนังสือท่ีส่วนราชการออกให้เพ่ือรับรองแก่ บุคคล นิติ บุคคล หรือ หนว่ ยงาน เพอ่ื วตั ถุประสงค์อยา่ งใดอย่างหนง่ึ ให้ปรากฏแก่บคุ คลท่วั ไป ไม่จาเพาะเจาะจง ใช้ กระดาษครุฑ โดย ใชค้ าขึน้ ตน้ ว่า “หนงั สอื รบั รองฉบับนใี้ หไ้ ว้เพ่ือรบั รองว่า.............” 2) รายงานการประชุม คือ การบนั ทึกความคดิ เห็นของผ้มู าประชมุ ผู้เขา้ ร่วม ประชุม และมติที่ ประชมุ ไวเ้ ปน็ หลกั ฐาน 3) บนั ทึก คือข้อความท่ีผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือ ผู้บังคับบัญชา สั่งการแก่ ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ากว่าส่วนราชการ ระดับกรมติดต่อกันในการ ปฏบิ ตั ริ าชการ ใช้กระดาษบันทกึ ข้อความ 4) หนังสืออ่ืน คือ เอกสารที่เกิดข้ึนเน่ืองจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่เพื่อ เป็นหลักฐาน รวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง/ภาพ หรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อ เจ้าหน้าท่ี โดยลงรับเข้า ทะเบียนรับไว้แล้ว มีรูปแบบตามที่กฎกระทรวง ทบวง กรม กาหนดข้ึนใช้เว้นแต่ จะมีแบบตามกฎหมายเฉพาะ เร่ือง เชน่ โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สญั ญา หลกั ฐานการสบื สวน/สอบสวน และคาร้อง เปน็ ตน้ 5) หนังสือเวียน คือหนังสือท่ีมีถึงผู้รับจานวนมาก มีใจความอย่างเดียวกัน โดย ให้เพิ่มพยัญชนะ ว หน้าเลข ทะเบยี นหนังสือสง่ เร่ิมตัง้ แตเ่ ลข 1 เรยี งเป็นลาดบั ไปถึงสน้ิ ปีปฏิทนิ 5. ชนั้ ความเรว็ ของหนงั สอื 1) ดว่ นทส่ี ดุ ใหเ้ จ้าหนา้ ท่ปี ฏิบัตทิ ันทที ่ีไดร้ บั หนงั สือน้ัน 2) ด่วนมาก เจ้าหน้าทีป่ ฏิบตั โิ ดยเร็ว 3) ด่วน เจ้าหน้าท่ีปฏิบัตเิ รว็ กวา่ ปกติเท่าทจี่ ะทาได้ หนังสือที่จัดทาขึ้นโดยปกติให้มีสาเนาคู่ฉบับ เก็บไว้ท่ีต้นเร่ือง 1 ฉบับ และให้มีสาเนาเก็บไว้ท่ี หนว่ ยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบบั สาเนาคูฉ่ บับ ใหผ้ ู้ลงช่ือ ลงลายมือชื่อ หรือลายมือชื่อย่อ และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ผู้ตรวจ ลงลายมือ ช่ือหรอื ลายมือชอื่ ยอ่ ไวท้ ีข่ อบลา่ ง ดา้ นขวามอื ของหนงั สอื 6. ชั้นของหนงั สอื ลับ

5 1) ลับท่ีสุด ได้แก่ความลับท่ีมีความสาคัญท่ีสุดเกี่ยวกับข่าวสาร วัตถุหรือบุคคล ซ่ึงหาก ความลบั ดังกลา่ วท้งั หมดหรือเพยี งบางส่วนรั่วไหลไปถึงบคุ คลผูไ้ ม่มีหน้าท่ีไดท้ ราบ จะทาให้เกิดความเสียหายหรือ เป็นภยันตรายต่อความม่ันคง ความปลอดภัย หรือความสงบเรียบร้อยของประเทศชาติหรือ พันธมิตรอย่างร้ายแรงที่สุด 2) ลับมาก ได้แก่ ความลับท่ีมีความสาคัญมากเกี่ยวกับข่าวสารวัตถุหรือบุคคล ซึ่งถ้าหาก ความลับดังกล่าวหรือเพียงบางส่วนร่ัวไหลไปถึงบุคคลท่ีไม่มีหน้าที่ได้ทราบ จะทาให้เกิดความเสียหาย หรือเป็น ภยันตรายตอ่ ความมัน่ คง ความปลอดภัยของประเทศชาตหิ รอื พันธมิตรหรือความเรียบรอ้ ยภายใน ราชอาณาจักร อย่างร้ายแรง 3) ลับ ได้แก่ ความลับที่มีความสาคัญเก่ียวกับข่าวสาร วัตถุหรือบุคคล ซ่ึงถ้าหาก ความลับ ดังกลา่ วหรอื เพียงบางส่วนร่ัวไหลไปถึงบุคคลที่ไมม่ หี นา้ ท่ไี ดท้ ราบ จะทาให้เกิดความเสียหายต่อ ทางราชการหรือ เกียรตภิ ูมขิ องประเทศชาติหรือพนั ธมติ รได้ 4) ปกปิด ได้แก่ ความลับซ่ึงไม่พึงเปิดเผยให้ผู้ไม่มีหน้าท่ีได้ทราบ โดยสงวนไว้ให้ทราบ เฉพาะ บคุ คลทมี่ หี น้าที่ต้องทราบเพอื่ ประโยชน์ในการปฏิบัตริ าชการเทา่ น้ัน 7. การใชต้ ราครฑุ ตราครฑุ มาตรฐานมี 2 ขนาด - ตวั ครุฑสูง 3 เซนตเิ มตร - ตวั ครฑุ สูง 1.5 เซนตเิ มตร ตราช่ือส่วนราชการที่ใช้เป็นหนังสือประทับตรามีรูปวงกลมซ้อนกันเส้นผ่านศูนย์กลาง วงนอก 4.5 เซนติเมตร วงใน 3.5 เซนติเมตร ล้อมครฑุ 8. การเสนอหนงั สือ 8.1. การเสนอหนังสือ คือการนาหนังสือราชการท่ีเจ้าหน้าท่ีดาเนินการเสร็จแล้วเสนอต่อ ผ้บู ังคับบญั ชาเพอื่ พิจารณาตรวจแก้ไข บนั ทึก ส่งั การ ทราบ หรือลงนาม อย่างใดอย่างหน่ึงเพ่ือให้ราชการ น้ัน ๆ ดาเนินตอ่ ไปตามสายงานจนเสร็จสิน้ 8.2. วิธีเสนอหนังสือ เม่ือเจ้าหน้าที่ผู้รวบรวมเร่ืองเสนอซึ่งโดยปกติได้แก่เจ้าหน้าที่ สารบรรณ ควรแนะนาให้เจ้าหน้าที่แยกหนังสือท่ีจะเสนอออกเป็นประเภท ๆ เพื่อให้สามารถจัดลาดับ ความสาคัญของ หนังสือที่ต้องดาเนินการ เช่น เร่ืองด่วน เร่ืองเพื่อทราบ เรื่องสั่งการ เรื่องพิจารณา ถ้าสามารถทาได้ควรให้แยก แฟม้ เสนอตามประเภทเรอื่ งดงั กล่าวโดยเฉพาะเร่ืองด่วนควรแยกและเขียน ตัวอักษรด่วนปิดหน้าปกแฟ้มเสนอให้ เหน็ ชัดเจน 8.3. การตรวจเอกสารที่จะนาเสนอก่อนลงนาม ก่อนลงนามไม่ว่าจะเป็นหนังสือจาก ฝ่ายใดก็ ตามควรตรวจสอบเอกสารที่นามาเสนอทุกฉบบั ดงั น้ี 8.3.1 ความสะอาดเรยี บร้อยถูกต้องตามระเบียบงานสารบรรณแบบธรรมเนียมท่ีทาง ราชการกาหนด เช่น ถ้าเป็นหนังสือราชการภายนอกตรวจดูแบบว่าหนังสือราชการภายนอกวางรูปแบบอย่างไร ใช้คาย่อหรอื คาเตม็ ถา้ เปน็ คาสง่ั ดูแบบรปู คาสั่งให้ถูกต้อง เป็นต้น ตรวจสอบความ ถูกต้องตามพจนานุกรม วรรค ตอน ยอ่ หนา้ ให้ถูกต้องเหมาะสม 8.3.2 เจ้าหน้าท่ีผู้เกี่ยวขอ้ งตามสายงานพจิ ารณาเอกสารนั้นครบถว้ นหรือยงั 8.3.3 ถา้ เอกสารนั้นอา้ งองิ หลกั ฐานแบบธรรมเนยี มใดให้แนบหลักฐานนัน้ ๆ เสนอมา ด้วย 8.3.4 หากมีการแก้ไขข้อความใด ๆ จะเป็นตัวหนังสือหรือตัวเลขก็ตามให้ตรวจสอบ ให้ตรงกันทง้ั สองฉบบั 8.4 วิธีการจัดเข้าแฟ้มเสนอ เพื่อให้ง่ายต่อการพิจารณาหนังสือ ควรให้แยกแฟ้มเสนอ ออกเปน็ ประเภทต่าง ๆ มหี ลกั ง่าย ๆ ในการจดั เอกสารเข้าแฟม้ ดังน้ี

6 8.4.1 เรือ่ งไมย่ ่งุ ยากไม่มีปญั หาพิจารณาอย่างใด ๆ เช่นเพยี งลงชอ่ื เทา่ นั้น 8.4.2 เรื่องท่ีมีปัญหายุ่งยากจะต้องพิจารณาตรวจแก้หรือมีการตัดสินใจ ต้องเอาไว้ ทหี ลังหรอื แยกแฟม้ เสนอเพราะต้องใช้วธิ พี ิจารณา ตกลงใจ หรอื แกไ้ ข เพ่อื ให้สามารถสัง่ งานธรรมดา ไดก้ อ่ น 8.4.3 แยกแฟม้ เซน็ ทราบ เช่น สาเนาคาส่งั ประกาศ แจ้งความอนื่ ๆ ไวต้ ่างหาก 8.4.4 กรณีเร่งด่วนจัดเขา้ แฟ้มเสนอด่วนแล้วรีบเสนอทันทแี ละควรให้นาเสนอได้เสมอ ขั้นตอนการปฏบิ ตั ิ งานรับ – สง่ หนงั สือราชการอิเล็กทรอนกิ ส์ งานธรุ การ - รับหนังสือเขาจากหน่วยงานภายใน และภายนอกรมชลประทาน และลงทะเบยี นรบั หนังสือ โดย ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ซ่งึ จะใช้เวลาประมาณ 2 นาที - ตรวจสอบความถูกต้องและครบถ้วนของหนังสือ - ส่งเร่ืองให้บุคคล/หน่วยงานท่เี กย่ี วข้อง กรณีเปน็ งานประจาของหน่วยงานนั้น และมใิ ช่เป็น เร่อื งนโยบายหรือเรื่องสำคัญ หวั หนา้ ฝา่ ยบรหิ ารทัว่ ไป - พิจารณา กรองเร่อื งทธ่ี ุรการเสนอเพื่อให้บคุ คล/หนว่ ยงานที่เก่ยี วข้อง กรณเี ป็นเรอ่ื งท่ีมีการอ้างถึง หนงั สอื ท่ีเคยติดตอ่ กับหน่วยงานนัน้ มาแลว้ - พิจารณาเรื่องไปยงั บุคคล/หนว่ ยงานทเ่ี ก่ยี วข้องกรณีเปน็ เรอื่ งที่มีความเห็นว่าควรเสนอผ่าน หน่วยงานทรี่ ับผดิ ชอบโดยตรง เพ่ือให้หนว่ ยงานดังกลา่ วสรุปเรอ่ื งและเสนอความเหน็ เพ่ือประกอบการพิจารณา สงั่ การของผอู้ านวยการสานักฯ - เสนอความเห็นโดยการหาข้อมลู ที่เกย่ี วขอ้ ง/ประสานหน่วยงานท่ีเก่ียวข้องเสนอความเห็นต่อ ผูอ้ านวยการสานกั ฯ ผูอ้ านวยการสานกั ฯ - พิจารณาสัง่ การไปยังบุคคล/หน่วยงานท่ีเกย่ี วข้อง หัวหน้างานธรุ การ - ตรวจสอบคาส่งั การของผู้อานวยการสานกั ฯ บันทึกไว้ในระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ และคดั แยก หนงั สอื ตามคาสั่งการ เพ่ือส่งไปยังบคุ คล/หน่วยงานท่เี กย่ี วข้อง โดยผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ และจะ สง่ หนงั สือฉบับจรงิ ตามไปโดยเร็ว มาตรฐานงาน - ลงทะเบยี นรบั หนังสือด้วยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ แล้วเสร็จภายในเวลา 2 นาที - เรื่องที่มีกาหนดระยะเวลา ต้องดาเนินการสง่ ให้บุคคลท่ีเก่ียวทนั ภายในระยะเวลาท่ีกาหนดไวใ้ นหนังสือ การตดิ ตามประเมินผล - ดาเนนิ การตรวจสอบและประเมินผลการปฏิบัติงานตามมาตรฐานทีก่ าหนดไว้โดยหัวหนา้ ฝา่ ย บรหิ ารทว่ั ไป ทกุ 6 เดือน ระเบียบและเอกสารท่ีเกีย่ วข้อง - ระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และภาคผนวก (เพ่มิ เตมิ ) พ.ศ. 2543 - คาอธิบาย ระเบยี บงานสารบรรณเพ่มิ เตมิ พ.ศ. 2533

7 - ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรวี า่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2548 - ระเบียบว่าดว้ ยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ พ.ศ.2544 - ค่มู ือปฏบิ ตั ิงานด้านงานสารบรรณ ของกรมชลประทาน ฉบับปรบั ปรงุ พ.ศ. 2555 - คู่มือแนะนาการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ INFOMA – WEBFLOW ของศูนย์เทคโนโลยี สารสนเทศและการส่อื สาร กรมชลประทาน การสง่ หนังสือ หนังสือส่ง คอื เอกสารทส่ี ง่ ออกไปภายนอก มี 2 ลกั ษณะ ซึง่ มขี ัน้ ตอนการปฏบิ ัติ ดังน้ี 1. หนงั สอื สง่ ภายนอก - ตรวจสอบความถกู ต้อง ครบถว้ น ของหนังสือ - บรรจซุ องแลว้ ปิดผนึกจา่ หนา้ ซองถึงผู้รบั และผ้สู ง่ ใหช้ ัดเจน 2. หนังสือภายใน - ตรวจสอบความถกู ตอ้ งครบถ้วนของหนงั สือ - ส่งหนงั สือที่ออกเลขแล้ว ทางระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ - แจ้งเวียนหนังสือราชการต่าง ๆ ที่สั่งการแล้วทุกเร่ืองให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทางระบบ สารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ หากเป็นเร่ืองด่วน ให้ประสานทางโทรศัพท์ตรวจสอบการรบั หนงั สืออีกครัง้ การเขียนหนังสอื ราชการ การบันทึกและร่างหนังสือ ถือเป็นส่วนหน่งึ ของกระบวนการดาเนินงานสารบรรณทมี่ ี ความสาคัญ เป็นอย่างยง่ิ ผู้มีหน้าที่ปฏิบัติงานสารบรรณจึงจาเป็นต้องมีความรู ความเข้าใจ ในแนวทางปฏิบัติหลายประการ ซง่ึ จะช่วยให้ผลการปฏิบัติงานสารบรรณดาเนนิ ไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีหลักการ ดังนี้ 1. การบันทึกเพือ่ เสนอผู้บังคับบัญชา มี 3 ลักษณะ ดังนี้ 1.1 บันทึกย่อเร่ือง คือ การเรียบเรียงข้อความโดยเก็บแต่ประเด็นสำคัญๆ แต่ให้เข้าใจ ในเนอ้ื เร่ืองครบถ้วน ทจี่ ะส่ังงานโดยไม่ผิดพลาด หนังสือฉบับใดมีข้อความสาคัญไม่มากนัก หรือไม่อาจย่อสงให้สั้นได้อีก เสนอให้พิจารณาได้เลยแต่ควรขีดเส้นใต้เฉพาะที่ข้อความสาคัญน้ัน ๆ ไวด้วยก่อนบันทึกย่อเรื่องผู้บันทึกต้องอ่าน เร่ืองราวให้ละเอียดเสียก่อนแล้วจบประเด็นสำคัญของเรือ่ งเขียนเป็นข้อความสน้ั ๆ อาจไม่จาเป็นต้องเรียงลาดับ ข้อความตามหนังสือแต่ควรเรียบเรียงข้อความใหม่เพื่อให้เข้าใจงา่ ยข้ึน 1.2 บันทึกรายงาน คือ การเขียนข้อความรายงานเรอื่ งที่ตนปฏิบัติหรือประสบพบเหน็ หรือ สำรวจสืบสวนได้เสนอต่อผู้บังคับบัญชาควรเขียนให้ส้ัน พิจารณาเฉพาะข้อความที่จาเป็นต้องรายงาน แต่ถ้าเป็น รายงานเร่อื งทไ่ี ด้รบั มอบหมายให้ปฏิบัติตอ้ งรายงานทุกข้อทีผ่ ู้บังคบั บัญชาต้องการทราบหรือสนใจ 1.3 บันทึกความเห็น คือ การเขียนข้อความแสดงความรูสึกนึกคิดของตนทม่ี ีเกี่ยวกับเรื่องที่ เสนอเพ่ือช่วยประกอบการพิจารณาสั่งการของผู้บังคับบัญชา อาจบันทึกต่อท้ายเรื่องใดเรื่องหนึ่งหรือบันทึก ต่อท้ายเร่ืองย่อถ้าเป็นเร่ืองสั่งการได้หลายทาง อาจเขียนบันทึกความเห็นไว้ด้วยว่า ถ้าสั่งการทางใดจะเกิดผล หรอื ข้อดขี ้อเสียอยา่ งไร และถ้ามกี ารอา้ งกฎหมายและระเบยี บใดก็ควรจดั นาเสนอประกอบเรอ่ื งนนั้ ๆ ดว้ ย

ผงั กระบวนการรบั – ส่งหนังสือราชการอเิ ล็กทรอนิกส์ รายละเอียด 8 ระยะเวลา มาตรฐาน ผู้รับผิด ลาดับ ผังกระบวนการ คุณภาพ ชอบ งาน ปกติ ลา่ ช้า 2 นาที ไมส่ ามารถกาหนด ธุรการรบั หนงั สอื เข้าจากหน่วย พิมพ์ ธุรการ 1. ลงทะเบยี นรบั หนังสอื ดว้ ยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์ (กรณีระบบขัดขอ้ ง) งานภายนอก และลงทะเบยี นรับ รายงาน หนงั สือโดยระบบสารบรรณ ทกุ วนั อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ 2. ตรวจสอบความถกู ตอ้ งและ 2 นาที 5-10 นาที ธรุ การตรวจสอบความถกู ตอ้ ง พิมพ์รายงาน ธุรการ ความครบถว้ นของหนงั สอื (ประสานหน่วยงาน และความครบถ้วนของหนงั สอื ทุกวัน ท่ีเกีย่ วขอ้ ง) 3. คัดแยกหนงั สอื 3 นาที 30 นาที เจา้ หนา้ ท่ี ธุรการคัดแยกหนังสอื เปน็ งานประ พิมพ์รายงาน ธรุ การ เสนอ ฝา่ ย/ผู้อานวยการ ของงานธรุ การนาสง่ จาที่ทางธุรการดาเนนิ การ ทกุ วนั เอกสารไปยังหน่วย เอง หรือเสนอฝ่ายตา่ ง ๆ หัวหนา้ ฝ่ายบริหารทวั่ ไป งานต่าง ๆ ดาเนินการพิจารณา พจิ ารณาเสนอความเห็น 4. 3 นาที 1 ชม.(กรณหี ัวหน้า หัวหน้าฝา่ ยบรหิ ารทั่วไปพจิ ารณา พิมพ์ หัวหน้า เพื่อพจิ ารณาสง่ั การ ฝา่ ยบรหิ ารทว่ั ไป เสนอความเห็นผู้บรหิ าร เพ่ือ รายงาน ฝ่ายบริหาร ตดิ ราชการสาคัญ) พจิ ารณาส่ังการ ทกุ วัน ท่วั ไป 5. ผูอ้ านวยการสานกั งาน 3 นาที 1 ชม. (กรณี ผอู้ านวยการสานักฯ พมิ พ์ ฝา่ ย ชลประทานที่ 5 ส่งั การ ผูบ้ รหิ ารตดิ พจิ ารณาสัง่ การใหห้ นว่ ยงาน รายงาน บริหาร ให้ฝ่าย ราชการสาคญั ที่เก่ียวขอ้ งดาเนินการ โดย ทุกวัน ทัว่ ไป ผ่านทางงานธุรการ ฝา่ ย 5 นาที 1 ชม. บริหารทั่วไป ธรุ การ 6. งานธรุ การ ตรวจสอบ งานธรุ การ ตรวจสอบคาส่ัง พมิ พ์ คาส่ังการและคัดแยก การ และคดั แยกหนังสือตาม รายงาน หนงั สือตามคาสง่ั การ คาส่ังการเพอื่ ดาเนนิ การสง่ ให้ ทกุ วัน การ ผ้เู กยี่ วข้องตามคาสง่ั การ จัดเกบ็ /นาสง่ ไปรษณีย์หรอื เจา้ หนา้ ที่ นาส่งกรณีส่งภายในจงั หวดั

9 การเขา้ ระบบสารบรรณ อเิ ลก็ ทรอนิกส์

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส บทที่ 1 INFOMA : WebFlow เริ่มตน การใชงานระบบสารบรรณ การเขาสูระบบงานสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส เขาระบบ Windows ตามปกติ จากนั้นเขา โปรแกรม Browser โดยจะตอ งเปน Internet Explorer Version 5.5 ขน้ึ ไป หลังจากเขาโปรแกรม Browser แลว ผใู ชสามารถเขาระบบโดยเรียกที่ URL : ดังนี้ URL: ระบบจะแสดงหนาจอ Login เขา ระบบงานสารบรรณ โดยผูใชส ามารถเลอื กปฐานขอ มูล หรอื ปของขอมูลสาร บรรณทต่ี องการเขาไปดําเนินการ โดยกดลกู ศรชีล้ ง เลอื กปทป่ี รากฏ จากน้ันปอ นชอื่ และรหสั ผาน ตามลําดบั เขา สรู ะบบสารบรรณ ซึ่งในการปอนรหัสผา น ระบบจะแสดงผลบนหนาจอเปน เครอ่ื งหมาย “ ดอกจนั ทร ” เพอื่ ความปลอดภัยในการใช งาน จากนนั้ ตอบ ตกลง เพื่อยนื ยนั เขาระบบ กรณที ่ี ผูใชป อนช่อื หรือ รหัสผา นไมถกู ตอ ง ระบบจะแจงขอ ความเตอื น เชน  ปอนชอื่ ผิด ระบบแจง “ ช่ือของทา นไมส ามารถเขา ระบบได “  ปอนรหสั ผิด ระบบแจง “ ทานใสรหัสผิด ไมส ามารถเขา ระบบได “ จากน้ันตอบ OK ระบบจะกลับมาหนา จอเดิม เพื่อใหผูใ ชป อนชอื่ และ รหัสผานอีกคร้งั Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.1-1

9 ภาคผนวก

ลาดบั ทางเดนิ หนงั สือรบั 10 เอกสาร/ข้อมูล ผส.ชป.5 พจิ ารณาส่งั การ/ทราบ เรียน ผส.ชป.5/ฝบท.ชป.5 งานธรุ การรับ ลงระบบ e-สารบรรณ หัวหน้างานธุรการ เกษียนหนงั สอื เรียน ฝบท.ชป.5 ฝบท.ชป.5 เกษยี นหนงั สอื นาเรยี น ผส.ชป.5 พจิ ารณา สง่ั การ/ทราบ งานธรุ การ แจ้งเวียนหนังสอื ทส่ี งั่ การ/ทราบ แลว้ ให้หน่วยงานท่ีเกย่ี วข้อง เกบ็ เอกสาร จบการทางาน

11 การออกเลขเอกสาร และสง่ ผ่านระบบสารบรรณ เรม่ิ รบั หนังสอื ที่ ผส.ชป.5/ฝบท.ชป.5 ลงนาม จากหน่วยงานต่าง ๆ ใน สชป.5 หนังสือราชการ งานธรุ การ บนั ทึกข้อความ (ครฑุ ) ฝา่ ยบรหิ ารทั่วไป ดาเนนิ การออก เลขท่ีหนังสอื ส่งทางไปรษณยี ์ ตน้ ฉบบั ตาม/ดว่ น ดาเนนิ การส่งหนังสือ หรือ FAX. ไปยงั หน่วยงานทเ่ี ก่ียวขอ้ งทาง e-สารบรรณ จบการทางาน

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 1 INFOMA : WebFlow เร่ิมตนการใชง านระบบสารบรรณ เริ่มตน ระบบงานสารบรรณ หลังจากปอ นชอ่ื และรหัสผา นถูกตอ ง ระบบจะตรวจสอบสิทธิการใชงาน (เชน ปกติ อานขอ มูลอยางเดียว) และระดับในการอา นเอกสาร รวมท้งั สิทธใิ นการสืบคน ขอ มลู เชน ดูเอกสารระดบั ปกติ,ลบั ,ลบั มาก ฯ จากนั้น ระบบ จะแสดงหนา หลักของระบบ ซึ่งประกอบดว ยเมนงู านตา งๆ และ ช่อื –หนว ยงานท่ีผูใชสังกดั ผูใช สามารถ ตรวจสอบความถกู ตองไดจ าก สว นที่ 2 ดงั ปรากฏในหนาจอ สวนที่ 1 เมนูหลัก สวนท่ี 2 รายละเอยี ดผใู ชง าน สว นที่ 3 สวนที่ 4 เมนูสง่ั การเอกสาร ต้งั คาการใชงาน ตรวจสอบชอ่ื และหนวยงานจากหนาหลกั ขณะเดียวกันระบบจะเปด โปรแกรมเตือนเอกสารใหม (Flow Alert) ซง่ึ จะปรากฏอยูท่มี ุมบนดานซา ย ของ จอภาพ ระบบจะแสดงจํานวนรายการ เอกสารใหมท่ียังไมลงทะเบียนรับใหท ราบ (สังเกตแถบสีฟา) ผใู ชสามารถ เลือกเวลาท่ีตองการใหร ะบบเตือนได การต้ังเวลาเตือน กรณีมเี อกสารใหมส ง มาทีห่ นวยงาน ผใู ช เลือกเวลาในการเตือนได โดยกดลกู ศรช้ีลง และเลอื กเวลาเตือน ตามที่กําหนด เชน 1 นาที, 3 นาท,ี 5 นาที หรอื หยดุ หากตองการปด หนา จอการเตือน แตยงั ตองใหโ ปรแกรมทาํ งานตามทตี่ ้ังเวลา ผใู ช สามารถปดชัว่ คราวโดยกดปุม (Minimize) หรอื กดปมุ เพื่อปด โปรแกรม โดยการปด จะไมส งผลกระทบไดๆ กับการทํางานในระบบ  หมายเหตุ ในกรณีท่ีปดโปรแกรมการเตือน ดวยการกดเคร่ืองหมาย ผใู ชส ามารถเรยี กโปรแกรม Flow Alert ไดอกี โดยกดปมุ Refresh (F5) หรอื กดเมนหู ลกั “หนาหลกั ” อีกครงั้ หน่งึ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.1-2

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทท่ี 1 INFOMA : WebFlow เรม่ิ ตนการใชงานระบบสารบรรณ หนา หลัก เปนหนา จอแรก หลังจากเขาสูร ะบบงานสารบรรณ ซง่ึ ถอื เปนเมนูหลัก ของระบบโดยมีสว นประกอบแบง ออกเปน 4 สว น ดังนี้ สวนที่ 1. เมนหู ลกั ประกอบดวยเมนหู ลกั ท้ังหมดของระบบ ซง่ึ จะแสดงอยดู านบน ในตาํ แหนง เดิมของทุกๆ หนาจอ ประกอบดว ย :-  หนาหลัก เลือกเมอื่ ตองการกลับมาหนาแรกหรือเมนูหลักของระบบ (หนา แรก)  คนหา เลอื กเพื่อเขา สหู นา จอ คนหาเอกสารในสมุดงานของหนว ยงาน  พมิ พรายงาน เลือกเพ่ือการพิมพรายงานรปู แบบตา งๆ (ประเภทรายงาน)  ออกจากระบบ ตอ งการออกจากระบบ โดยกลับมาหนา จอปอนชอ่ื และรหสั ผานใหม หนาคน หา ออกจากระบบ พมิ พร ายงาน Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.1-3

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 1 INFOMA : WebFlow เรม่ิ ตนการใชง านระบบสารบรรณ สวนท่ี 2. รายละเอยี ดผูใชง าน เชน แจง ชือ่ ผใู ช ,หนว ยงานท่สี ังกัด และชื่อองคกร หรือหนว ยธรุ กิจ สว นที่ 3. เมนสู ั่งการเอกสาร แบงเปน 7 เมนู คือ หนังสือรอดําเนนิ การ ประกอบดวยเมนยู อย  เอกสารรอลงทะเบยี น แสดงเรื่องซึง่ เปน รายการท่ีสงเขามา ใหม หรอื เรื่องเดมิ สงกลบั มา  เอกสารรอดาํ เนินการ แสดงเร่อื งที่อยูระหวางดําเนินการ  เอกสารสงคืน/เรยี กคนื แสดงเรอ่ื งที่ตองตรวจสอบ เนอ่ื งจาก มกี ารตีกลับคืนมาจากผูรบั ลงทะเบยี นรับสง  ลงรบั เอกสาร เขาสูหนาจอสําหรบั ปอนเอกสารรับเขา จาก ภายนอก หนวยงานของผใู ช  สราง/ทะเบียนเอกสารสง ภายใน สําหรบั ปอ นขอมูลของเร่ือง ที่ตอ งการออกเลขทเ่ี อกสารในหนวยงาน สาํ หรบั เวยี นภายใน องคกร หรือ ติดตอ ประสานงานในองคก ร (หัวหนา งาน ลงนาม)  สราง/ทะเบียนเอกสารสง ภายนอก สาํ หรบั ปอ นขอมลู เพอ่ื ออก เลขท่ีสง ออกภายนอกองคก ร (ผูบริหารลงนาม) คําส่ังพเิ ศษ  คําสง่ั พิเศษ สําหรบั การสงเอกสาร – ปด งาน เปน จาํ นวน มาก หรือพิมพรายงานสถิติ ทะเบียนรวม  เอกสารรับเขา สาํ หรับแสดงรายการของเอกสารท่ีเปนเร่ือง รับเขาจากภายนอก หรอื ลงรบั ผา นระบบ (รับเอกสารมาจาก หนว ยงานอ่ืน โดยรบั ตน ฉบับจากเมนเู อกสารรอลงทะเบียน)  เอกสารภายในหนวยงาน สาํ หรบั แสดงรายการของเรอื่ งท่ี หนว ยงานผูใชอ อกเลขท่ีสาํ หรับเวยี นภายใน หรือออกเอกสารใน นามหนว ยงาน (ลงนามโดยหวั หนา หนวยงาน)  เอกสารออกภายนอก สาํ หรบั แสดงรายการของเรอื่ งท่อี อก เลขที่สง ภายนอกทั้งหมด รายการสงเอกสาร  งานสง ถึง สาํ หรบั ตรวจงานทสี่ ง ไปหนว ยงานอื่นๆ หรือ ใชดึง เรือ่ งท่ีสง ไปหนวยงานอืน่ กลับมา เอกสารท่ีตองติดตาม  เอกสารท่ีตองติดตาม รวบรวมเอกสารทุกสถานะ (ระหวา ง ดําเนินการ สง ปด ตรวจสอบ)ทีก่ าํ หนดใหเ ปน เอกสารตองติดตาม ควบคุมระบบ  ผูควบคุมงาน เมนจู ัดการเก่ียวกับผใู ช, หนว ยงาน หรือการ ตัง้ คา ระบบเบื้องตน Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.1-4

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส บทที่ 1 INFOMA : WebFlow เรมิ่ ตน การใชง านระบบสารบรรณ สวนที่ 4. การต้งั คา การใชงาน สามารถปรับแตง การใชงาน และมเี ครอ่ื งมือ และการสลับเปลย่ี นตะกรา งานและ ฐานขอ มูล เพอ่ื อํานวยความสะดวกแกผ ใู ชง านในลักษณะ Single Log in  ปรับแตงการใชงาน การปรบั แตงจาํ นวนเร่ืองทตี่ อ งการใหแสดงภายใน 1 หนา รายการเอกสาร โดยผูใ ชเลือกจํานวนเรอ่ื งทต่ี องการ จากนัน้ เลอื ก หนาจอแสดงรายการเอกสาร ระบบจะแสดงจํานวนรายการตามทีเ่ ลือกไว  เปลี่ยนรหัสผา น สาํ หรบั การเปลยี่ นรหสั ผา นของผูใช  รายละเอียดผูใ ชงาน แสดงรายละเอียดชอ่ื -สกุล หนวยงาน สิทธิการใช งาน ชั้นความลบั เอกสารท่ไี ดร ับสิทธ์ิ โดยแสดงทกุ ตะกรางานทผ่ี ูใชมีสิทธิ์  ชวยเหลือ แสดงคูมือการใชงานของระบบ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.1-5

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทที่ 1 INFOMA : WebFlow เริ่มตน การใชงานระบบสารบรรณ  การตดิ ตัง้ โปรแกรม สําหรบั ดาวนโ หลดโปรแกรมเสรมิ เชน Web Report, WebScan, WebViewer เปน ตน  เปลยี่ นฐานขอ มลู สาํ หรับเปลี่ยนการใชง านปฐ านขอมลู สารบรรณ โดยไม ตอ งออกจากระบบกอน  เปลยี่ นหนวยงาน สําหรบั เปล่ียนตะกราการทํางานในฐานขอมูลเดยี วกนั โดยไมตองออกจากระบบ ระบบจะแสดงช่ือตะกรา งานรองทมี่ ีสทิ ธ์ิ สามารถ กดเลือก แลวกดตกลงเพือ่ เขา ทํางานตะกรา น้ันๆไดเ ลย  เขา สหู นวยงานหลัก สาํ หรับเปลย่ี นมาทาํ งานตะกรา หลัก (หนว ยงานแรก ทเ่ี ขาสูร ะบบได) หมายเหตุ เมนู เปลยี่ นหนวยงาน และเขาสหู นว ยงานหลัก จะปรากฏเฉพาะชอ่ื ผูใชท เี่ ขา ระบบมา และมีสิทธิเ์ ขา ทาํ งานไดมากกวา 1 ตะกรางาน Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.1-6

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส บทที่ 1 INFOMA : WebFlow เริ่มตน การใชงานระบบสารบรรณ การเปลี่ยนรหสั ผา นของผใู ช ผูใชส ามารถสั่งเปล่ยี นรหัสใหมไ ดด วยตนเองจากเมนเู ปลย่ี นรหัสผา นของสวนตั้งคาการใชงาน เปลยี่ นรหัสผา น ผใู ชปอ นรหัสเกาทีใ่ ชเขาระบบมา จากนัน้ ปอนรหัสผานใหมท ตี่ อ งการ 2 คร้งั ใหต รงกนั เพ่ือยืนยนั แลว กด ปมุ ตกลง ระบบจะแจงขอความ และ เกบ็ ขอมลู รหสั ผา นใหมไวใ หท นั ที เมอ่ื ออกจากระบบ และเขาระบบมาใหมผ ใู ช จะตอ งปอ นรหสั ผา นใหมทีเ่ ปลี่ยนทันที Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.1-7

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทที่ 1 INFOMA : WebFlow เริม่ ตน การใชง านระบบสารบรรณ หนา แสดงรายการเอกสารจากเมนใู นหนา หลกั จากสวนสั่งการเอกสารในหนา หลกั ซ่งึ ประกอบดวยเมนสู ่ังการหลายเมนู ขออธบิ ายเมนทู แี่ สดงรายการเอกสาร ตา งๆ ในแตล ะเมนู ซ่ึงรวบรวมและแสดงเอกสารในลกั ษณะตางๆกัน ดงั น้ี 12 3 4 เมนหู นังสอื รอดําเนนิ การ เมนูหนงั สอื รอดําเนินการ รวบรวมงานรอดําเนินการใน ลกั ษณะตา งๆกัน เปน 3 เมนู คอื เอกสารรอลงทะเบยี น จะแสดงรายการท่หี นวยอน่ื ๆ สงเอกสารผา นระบบมาให (IN BOX) เชน งานธุรการสว นงานกลาง รบั เอกสารจากหนว ยงานอืน่ และสงเรอ่ื งมาให โดยระบบจะแสดงเฉพาะรายการใหม ท่ี ผูใชยงั ไมไ ดรับเลขทะเบียนเอกสาร สงั เกตจากชอง ทะเบยี น จะเปนเครื่องหมายรูปกระดาษ เพือ่ ใหผใู ชก ด เขา ไปดําเนินการรับเอกสารตนฉบบั จากระบบ (รับ/ใหเ ลขทะเบียนเอกสาร) หรือ เร่อื งเดิมที่เคยสง ใหห นวยงาน อ่ืนๆ และ หนว ยงานอนื่ ๆ นั้นไดรบั และ สงเรอ่ื งคืนมาให สังเกต ระบบจะรับเอกสารใหอตั โนมัติ โดยใหเ ปน เลข ทะเบียนเดมิ สงั เกตสถานะเปน แฟมปด Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.1-8

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 1 INFOMA : WebFlow เรม่ิ ตน การใชง านระบบสารบรรณ เอกสารรอลงทะเบียน หมายเหตุ รูปกระดาษ หมายถงึ เอกสารที่ยังไมล งทะเบยี นรับ “สีฟา” รายการทจี่ ะมีเอกสารฉบบั จรงิ สง มาใหดวย “สสี ม” รายการท่ีไมมเี อกสารฉบบั จริงสง มา โดยผสู งใหผูร บั อา นเอกสารแนบจากระบบ สัญลักษณ หมายถึง รายการนน้ั ยงั ไมไดเปดอา น (จากการกดดูรายละเอียด) สญั ลักษณ หากเปน สีแดง หมายถงึ งานที่เลยกําหนดระยะเวลาดาํ เนนิ การ ยงั ไมเ ปดอา น หมายถงึ รายการนั้นยังไมไดเ ปด อาน (จากการกดดูรายละเอียด) เอกสารระหวางดําเนินการ จะแสดงรายการท่ีรบั เขา มาในหนวยงาน ซึง่ เปนเรื่องท่ีมีเลขทะเบียนแลว หรอื เปนงานสราง/ทะเบียนเอกสารสงภายใน และอยูในระหวา งดาํ เนินการ ยังไมป ดงาน ยงั ไมจดั สงไปหนวยงานใดๆ ระบบจะแสดงขอมูล สังเกตสถานะเปน รปู นาฬิกา (กําลงั ดําเนินการ) เอกสารระหวา งดาํ เนนิ การ เอกสารสงคืน ระบบจะแสดงรายการทผ่ี ิดปกติ เพอ่ื ใหผใู ชเ ขาไปตรวจสอบ โดยสังเกตจาํ นวนเรอ่ื งทแี่ จงดาน ใตเ มนู สวนเร่ืองที่อยภู ายในเมนูน้ี เชน เปนเรอ่ื งท่มี าจากผใู ชสงเร่อื งใหหนวยงานที่ 2 และหนว ยงานท่ี 2 พิจารณา แลว วา เร่อื งไมเ ก่ียวของกบั หนวยงานของตนเอง เจา หนาที่หนวยงานท่ี 2 จะส่งั “ตีกลบั ” เอกสารคนื มา โดยสงั เกต สถานะของเรื่องจะเปน รปู ดาวสแี ดง Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. เอกสารสงคนื /ตีกลับ Ch.1-9

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทท่ี 1 INFOMA : WebFlow เริม่ ตน การใชงานระบบสารบรรณ เมนทู ะเบยี นรวม ประกอบดวย 3 เมนู ซง่ึ แตล ะเมนู จะแสดงเอกสารตาม ประเภทเมนทู ่เี ลอื ก เชน งานรับเขา , งานสรางสง ภายใน, หรือ งานสรางสงภายนอก ระบบจะแสดงเอกสารทุกสถานะ ทุกเรื่องของแตล ะประเภท ผูใชสามารถสงั เกตไดว าอยทู ี่เมนใู ดอยู จาก map ดานบน ดงั ภาพ เมนูเอกสารรับเขา รวมงานรับเขาทุกสถานะ (ระหวา งดําเนนิ การ สง ปด ตรวจสอบ ฯลฯ) เมนูเอกสารภายในหนวยงาน รวมงานสรางสง ภายในทุกสถานะ (ระหวางดาํ เนนิ การ สง ปด ตรวจสอบ ฯลฯ) สงั เกตไดจากสัญลักษณเ อกสารสรางสง ภายใน เมนเู อกสารออกภายนอก รวมงานสรา งสง ภายนอก สงั เกตไดจ ากสัญลักษณเ อกสารสรา งสงภายนอก Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.1-10

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส บทที่ 1 INFOMA : WebFlow เร่ิมตน การใชง านระบบสารบรรณ เมนรู ายการสง เอกสาร รวบรวมรายการเอกสารทุกประเภท (งานรบั เขา สรา งสงภายใน สรางสงภายนอก) ทผี่ ใู ชส ง ใหหนวยงานอื่น สําหรบั ตรวจสอบการ รบั เอกสาร การดําเนนิ งาน และสาํ หรบั ดึงเอกสารกลับ ทง้ั น้ี สถานะเอกสาร และเลขทะเบียนในหนาน้ี เปน ของหนว ยงานทผ่ี ใู ชส ง ให สังเกตไดจากชื่อหนว ยงานสงถึง จากภาพ จะสงั เกตเห็นวา เรอื่ งเดียวกนั สง ถงึ หลายหนวยงาน ระบบจะแสดงรายการเอกสารของผูรับทัง้ หมด เมนูรายการสงเอกสาร แสดงรายการเอกสารทสี่ ง ถงึ หนวยงานตางๆ แสดงสถานะเอกสาร และเลขทะเบียนของผูรับเอกสาร แสดงเอกสารทุกประเภทของผูใช สงั เกตสญั ลกั ษณป ระเภทเอกสารสรางสงภายใน สรางสง ภายนอก หากเปน เอกสารรบั เขา ไมม สี ัญลักษณ เมนูเอกสารที่ตองติดตาม รวบรวมเอกสารทกุ สถานะทีก่ าํ หนดใหเ ปนเอกสาร “ตดิ ตามการ ทาํ งาน” สามารถกาํ หนดไดจ ากเมนู แกไข, บนั ทึกงาน และเมนูสง เอกสารจะมีสัญลกั ษณ ตดิ ตามงาน ดงั ภาพ เมนเู อกสารท่ีตอ งติดตาม แสดงรายการเอกสารทุกประเภท ทุกสถานะที่กาํ หนดใหเปนเอกสารติดตามการทํางาน 3 หมายเหตุ หนาแสดงรายการเอกสารทุกเมนขู างตน ปกตจิ ะแสดงขอมูลใหมกอน แตผูใ ชส ามารถ ส่ังเรยี ง ขอมลู ตามคอลัมน ตามทผี่ ูใ ชต อ งการได โดยกดที่หัวคอลมั น ระบบจะเรียงจากนอยไปมาก และมากไปนอย ตาม การกดแตล ะครั้งท่สี ลบั กนั สงั เกตจากเครอื่ งหมายรูป สามเหลี่ยม ดานฐานอยดู า นลาง จะเรียงจากนอ ย ไปมาก  ดานฐานอยูดา นบน จะเรยี งจากมาก ไปนอย  Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.1-11

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส บทท่ี 1 INFOMA : WebFlow เรมิ่ ตนการใชงานระบบสารบรรณ หนา แสดงรายการเอกสารจากผลการคน หา เมนสู ั่งการเอกสารตางๆขางตน และหนาจอแสดงรายการเอกสารจากการคนหา จะแสดงรายการใน รปู แบบเดยี วกนั ซ่ึงผลการคนหา จะแสดงรายการเอกสาร ขึน้ อยกู บั เงื่อนไขในการคน หากไมร ะบปุ ระเภทเอกสาร (งานรับเขา สรางสงภายใน สรางสงภายนอก) ระบบจะแสดงรายการเอกสารทุกประเภท ดงั ภาพดานลา งนี้ (สังเกต วา เปน กําลังทํางานใน mode คน หา จากแถบเมนหู ลกั ท่เี นนที่ปุม “คนหา”) อธิบายรายละเอยี ดในหนา แสดงรายการเอกสาร รูปแบบการแสดงรายการเอกสารแตละรายการ แบง ออกคอลมั น 9 สว น ดังน้ี 2 5 6 78 9 4 13 1 สญั ลกั ษณเอกสารแนบ แสดงเปน icon ของเอกสารทแ่ี นบ เชน หากมเี อกสาร แนบเพิม่ เตมิ จะแสดงเปน สญั ลักษณ ทีเ่ ลขทะเบยี น ใหกดท่เี ลขทะเบียนเพ่อื ดูเอกสารแนบเพ่ิมเติม อธิบายเรื่องที่มเี อกสารแนบทา ยกบั เอกสารแนบเพิ่มเติม ในหนา จอแสดงรายการเอกสาร อาจพบบางรายการมีเอกสารแนบเพม่ิ เติมโดยระบบจะแสดงเคร่ืองหมาย รูปกระดาษพ้ืนสเี หลอื ง ในชองของเอกสารเลขท่ี ซ่งึ บางเรือ่ งอาจมที ั้งเอกสารแนบตนฉบับหรือตนเรือ่ ง หรือ อาจมี เอกสารแนบเพ่ิมเตมิ หรอื อาจมีเอกสารแนบทั้ง 2 ชนิด Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.1-12

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทที่ 1 INFOMA : WebFlow เริม่ ตนการใชง านระบบสารบรรณ 2 สัญลกั ษณแสดงสถานะของเอกสาร เชน (เหลอื ง) รายการนนั้ ยงั ไมไ ดเปด อาน (จากการกดดูรายละเอียด) (แดง)งานท่เี ลยกําหนดระยะเวลาดําเนินการ ยังไมเปด อา น รายการน้นั ยงั ไมไดเ ปด อาน (จากการกดดูรายละเอียด) (ฟา ) งานระหวา งดาํ เนินการ ทลี่ งรับ – สรา งไว แตยงั ไมไดส งหรือยังไมป ด งาน (แดง)งานระหวางดาํ เนินการ ที่ลงรับ – สรางไว แตยงั ไมไ ดส ง หรือยังไมป ด งาน และเลยระยะเวลาดําเนนิ การ งานที่ปด งานแลว งานท่ีสงเรื่องตอไปแลว งานที่ยกเลกิ แลว งานอยรู ะหวา งตรวจสอบ งานท่ีถกู ดึงกลับ/ตีกลับ สัญลกั ษณตา งๆ ทีม่ ีเปลยี่ นไปตามขั้นตอนการทาํ งาน 1. เร่มิ จากเรือ่ งเขา มาใหม (สงมาจากหนว ยงานอนื่ ) ผูรับยงั ไมไดเ ปดจะเปนรปู แฟม ปด แตก รณีท่ี บนั ทกึ เร่ืองเอง จะเริ่มดวยสัญลักษณ รปู นาฬิกา (ตามขอ 3.) 2. เมอ่ื อา นเอกสาร หรือ เปดดูเอกสารแนบเรื่อง ระบบจะเปลย่ี นสัญลักษณเ ปน รูปแฟมเปด 3. เมื่อกดรับตนฉบับ หรือลงรับเอกสารโดยบันทึกเร่ืองเองแลว สถานะเอกสารจะเปลยี่ นเปน งานระหวา ง ดาํ เนินการ รปู นาฬกิ า 4. เมอ่ื ดําเนนิ การเอกสารเรยี บรอยแลว เชนบนั ทึกงาน คาํ สงั่ การเรียบรอ ยแลว > กรณีสงเอกสารตอใหหนวยงานอืน่ ระบบจะเปลยี่ นสัญลักษณ จากนาฬกิ าเปนเครือ่ งหมาย ถกู (สงเรอ่ื งตอไปแลว ) > กรณหี นว ยงานปฏบิ ัติงานเรอื่ งนน้ั เสรจ็ ส้นิ ลงโดยไมต องสงเร่ืองตอ ไปหนว ยงานอ่ืน เมื่อผใู ช ส่งั “ปดงาน” ระบบจะเปล่ยี นสัญลกั ษณ จากนาฬิกา เปน เคร่อื งหมายปดงาน 5. เมื่อสงเอกสารไปแลว > หากสงผิดและผสู ง ดึงเอกสารกลบั -กรณสี ง เอกสารมากกวา 1 รายการแลวดงึ กลับไมหมด ระบบจะคงสญั ลกั ษณส งไว -กรณีสง เอกสารมากกวา 1 รายการ แลวดงึ เอกสารกลับท้งั หมด ระบบจะเปลี่ยน สถานะเอกสารเปน งานระหวางดําเนินการเชน เดิม > หากสง ผดิ และผรู ับเอกสาร ตีกลบั เอกสาร ระบบจะแสดงรายการเอกสารตีกลับที่เมนู เอกสาร สงคืน/เรียกคืนของผูสง และเปลี่ยนสถานะเอกสารเปน สถานะ ตีกลับ (สแี ดง) 6. เม่อื สงเอกสาร หรอื ยังไมส ง เอกสาร แตตองการหยดุ การทาํ งาน โดยส่ัง “ตรวจสอบ” ระบบจะเปล่ียน สถานะเอกสาร จากสถานะเอกสารเดิม เปนสถานะเอกสาร ตรวจสอบ (สเี ขียว) หากตอ งการดาํ เนินการเอกสารตอ สามารถส่ัง “ส้ินสดุ การตรวจสอบ” แลวดาํ เนนิ การตอ ได 7. เมอ่ื สงเอกสาร หรือยังไมส ง เอกสาร แตต อ งการยกเลิกเอกสาร โดยสั่ง “ยกเลิก” ระบบจะเปล่ยี น สถานะเอกสาร จากสถานะเอกสารเดิม เปน สถานะเอกสาร ยกเลิก ท้งั นี้ เมอ่ื ยกเลิกเอกสารแลว จะไมสามารถคนื สถานะเอกสารเดิมไดอ กี Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.1-13

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทท่ี 1 INFOMA : WebFlow เร่มิ ตนการใชง านระบบสารบรรณ 3 สญั ลกั ษณแ สดงความดวนของเอกสาร เชน ไมมีสัญลักษณ ความดว น เปนปกติ ดวน ดวนมาก ดว นทีส่ ุด 4 สัญลักษณแ สดงประเภทของเอกสาร มี 3 ประเภท คือ ไมมีสญั ลักษณ หมายถงึ เอกสารรบั เขา หมายถงึ เอกสารสรางสงภายใน หมายถึง เอกสารสรา งสงออกนอกองคกร 5 เลขทะเบยี น แสดงเลขทะเบียนเอกสาร หรือหากยังไมล งรับเอกสาร แสดงเปน หรอื ผูใ ชสามารถกดเพือ่ เขา ไปสง่ั การ กบั เอกสารเรื่องท่เี ลือกกดได ไดแกการดูรายละเอียดเอกสาร บนั ทึกงาน สง เอกสาร ปด งาน ตรวจสอบ สิ้นสุดการตรวจสอบ ลบเอกสาร จัดเก็บเอกสาร และยมื คืนเอกสาร หนา รายละเอียดเอกสารและสัง่ การทาํ งาน เมื่อกดทีเ่ ลขทะเบยี น หรือรูปกระดาษจากหนาแสดงรายการเอกสาร 6 เอกสารเลขท่ี ผใู ชสามารถกดเพื่อเขาไป ตรวจสอบ,ติดตามข้ันตอนการทาํ งาน ตลอดจนอานคาํ สงั่ การ หรือบนั ทกึ การทํางานของแตละหนว ยงาน ที่เอกสารดําเนนิ การผา น หนาตดิ ตามเอกสาร เมือ่ กดท่เี ลขทเี่ อกสาร สําหรับตดิ ตามการรบั -สง เอกสาร สถานะการดาํ เนนิ งานของแตล ะหนว ยงาน Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.1-14

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทที่ 1 INFOMA : WebFlow เร่มิ ตนการใชงานระบบสารบรรณ 7 วันท่ี แสดงวนั ทีล่ งรับ-สราง (กรณีเปนเจาของผูส รางเอกสาร) หรอื วนั ที่สง เอกสาร (กรณไี ดร บั เอกสาร จากหนว ยงานอื่น) 8 เวลา แสดงเวลาทีล่ งรับ-สราง (กรณีเปน เจา ของผสู รางเอกสาร) หรอื เวลาสง เอกสาร (กรณีไดรบั เอกสาร จากหนวยงานอื่น) 9 เรอ่ื ง แสดงรายละเอยี ดของเอกสาร โดยแสดงเรื่อง และขอ มูล จาก – ถงึ ตามทก่ี รอกไวในการสราง เอกสาร อธิบายปุมการบนจอภาพ ภายใตเ มนูทีเ่ ลือก กดเพอ่ื เลอื กหนา ปมุ << หนา ท่ีแลว กดเม่อื ตองการกลบั ไปหนา ท่ีแลว มีเฉพาะหนาจอทีม่ ีรายการกวา 1 หนา ปมุ หนา ถัดไป >> กดเมอ่ื ตอ งการพลกิ หนา ถัดไป จากปจจุบนั อกี 1 หนา ไปหนา ท่ี XX ผูใ ชส ามารถ กดลกู ศรชี้ลงและ เลอื กหมายเลขหนาทตี่ องการเปด อา น Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.1-15

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การลงรบั เอกสาร การลงรับเอกสาร กรณีมเี อกสารสงเขา มาในหนวยงาน ซึ่งอาจเปนเอกสารจากหนวยงานอ่นื ๆ ภายในองคก ร หรือ เอกสารจากหนวยงานนอก องคกร เชน เอกสารเวียนจากภายนอก ซง่ึ การรับเอกสารสามารถรบั ได 2 วิธี 1. ปอนขอ มูลรายละเอยี ดเอกสารใหมทั้งหมด (จากเมนู ลงรับเอกสาร) 2. รบั เอกสารผานระบบ (รับเอกสารตน ฉบบั จากเมนู งานรอลงทะเบยี น/รอผูป ฏบิ ัติ) 1. การลงรบั เอกสาร โดยปอ นขอมลู รายละเอยี ดเอกสารใหม ท้งั หมด เอกสารจากภายนอกท่ีสงเขา มาใน องคก ร โดยผานหนว ยงานสารบรรณกลาง , หรอื เอกสารที่หนว ยงานภายนอก องคก ร สง ตรงมายังหนว ยงานภายใน (By Hand, By FAX) หรือ รับเร่ืองจาก หนวยงานท่ไี มมรี ะบบงานสารบรรณตดิ ต้ัง (ไมสง เอกสารผานระบบ) ผูใ ชสามารถลงรับเอกสาร โดยตอ งปอนขอ มูลรายละเอยี ดเอกสาร ที่ หนา หลัก | เมนลู งรบั เอกสาร หรือ เลือกจากทางลัดเมนดู า นบน (บรเิ วณสีฟาทแี่ สดงช่ือ-สังกดั ผใู ชงาน เมื่อไมไดอยูทีห่ นาหลกั ) หลังจากเลือก ระบบจะแสดงแบบฟอรม ใหปอ นรายละเอยี ด เพื่อใชเ ปน การอางอิง หรือ เรียกคนเอกสาร Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2-1

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การลงรับเอกสาร 2 1 34 2 2 การลงรับเอกสาร รายละเอียดเอกสาร ท่บี นั ทกึ (Document Index) ไดแก ประเภทเอกสาร เลือกประเภทเอกสารที่รบั เขาโดยกดลูกศรชลี้ ง กรณีลงทะเบยี นรับเอกสาร แยกเลม เลขทะเบยี น เลขทะเบียนรับเอกสาร เวน วา งไวห ากตองการให ระบบนับเลขทะเบียน ตอ ไปใหอ ตั โนมตั ิ หรอื ปอนเลขทะเบยี นทตี่ อ งการลงไปในชองรับขอมูลเอง ระบบจะรับเลขทะเบียน ที่ปอ น และ จะไมนับเลขทะเบียนเพิ่มขึน้ ให ซึ่งเลขทะเบียนทีป่ อน ควรเปน การปอนเลขทะเบียนยอนหลัง กรณีแทรกเลขทะเบียนเทานน้ั เลขทีเ่ อกสาร เลขที่เอกสารตามจรงิ (ท่ีปรากฏอยูในเอกสารตนฉบับ) สามารถปอ นได 50 ตวั อักษร หมายเหตุ สงั เกตทา ยชอ งเลขท่ีเอกสาร จะปรากฏ 1 สําหรับเลอื กรายการเรอื่ งที่เคยสําเนาตนแบบเกบ็ ไวก อ นหนา น้ี หากหนวยงานใดไมเ คยสําเนาตนแบบเรอื่ งเก็บไวจะไมป รากฏเครือ่ งหมายสี่เหลย่ี มใหเ ลือก ซ่ึงปุม สีเหลยี่ มจะปรากฏใน ทุกหนา จอของการสรางเอกสารเขา ระบบ ถอื เปนการชวยงานผูใชทํางานรวดเรว็ ยิ่งขึ้นโดย เร่ือง ทมี ีเนื้อหาคลายกันสามารถเลือกไดทันที หรืออาจเปลี่ยนเนือ้ หาบางสว นตามตองการภายหลัง วิธเี ลอื กตนแบบเรือ่ ง เร่ิมจากผูใช กดปุมส่ีเหลยี่ มทา ย ชอ งเลขท่ีเอกสาร ระบบจะแสดงรายการตน แบบเรอื่ งใหเลือก Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2-2

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การลงรบั เอกสาร กดปมุ สญั ลกั ษณ เพ่ือเลือกขอความตน แบบ จากนั้นผูใ ชเลอื กชือ่ เร่ืองทตี่ องการ สังเกตแถบสีนํา้ เงนิ จากน้ันกดปุม ตกลง เพือ่ ยืนยนั การเลือก หรือยกเลิก กรณที ี่ไมต องการ หรอื ลบรายการตน แบบเรื่อง รายการใดๆ ใหเลอื กรายการ กดปมุ ลบ ระบบจะลบรายการ ตน แบบเรื่องทไี่ มต อ งการออกจากระบบ ในการปอ นเลขที่เอกสาร ระบบจะทําการตรวจสอบเลขที่ เพอ่ื ตรวจสอบเอกสารซ้าํ ซอน จะสังเกตไดวา มหี นา ตางเลก็ ๆ แสดงในระยะเวลาส้นั ๆ และหากพบเอกสารซํ้า จะแสดงขอความ ดงั นี้ กรณีทปี่ อนเลขทีเ่ อกสารซาํ้ ระบบจะทาํ การตรวจสอบ และแสดงขอความ เชน นี้ กรณนี ี้ ระบบพบเอกสารที่หนว ยงานอนื่ ลงรับไวก อ นแลว โดยแสดงรายละเอยี ดของเอกสารอยางยอ เพอ่ื ใหผ ูใชง านตรวจสอบคอื เลขท่เี อกสาร Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2-3

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การลงรับเอกสาร วันท่ี และเวลาสรางเอกสาร หนว ยงานที่สรา งเอกสาร เรือ่ ง จาก และ ถึง ตามท่ีกรอกไวใ นชอ ง จาก-ถงึ ในการสรา งเอกสาร ผูใชส ามารถตรวจดูรายละเอยี ดของเอกสารและพจิ ารณาประกอบกบั เอกสารที่ไดรบั และจะทําการลงรับ เอกสารได หากพบวาเปนเร่ืองเดยี วกัน ผูใ ชส ามารถกดปมุ OK ในหนา จอนเี้ พอ่ื ลงรบั เอกสารโดยไมตอ งปอน รายละเอียดที่เหลือไดเ ลย หากตรวจสอบแลว ไมใชเ ร่อื งเดียวกนั ใหผใู ชก ด Cancel แลว ไปเปลย่ี นเลขทเ่ี อกสารใหตา งจากเดิม แลวปอ นรายละเอยี ดอื่นๆตอ ไปเพอื่ ลงรบั เอกสาร กรณที ป่ี อนเลขทีเ่ อกสารทม่ี ผี สู งมา และอยทู งี่ านรอลงทะเบียน หรือเคยลงรับเอกสารไปแลว ระบบจะ ทาํ การตรวจสอบ และแสดงขอ ความ เชน น้ี กรณีน้ี ระบบไมอนญุ าตใหลงรับเอกสารเดิมซํา้ ซอนอีกเนอื่ งจากเคยลงรับไปแลว โดยบอกเลขทะเบียน ท่ีเคยลงรบั ไวใหสามารถไปตรวจสอบดไู ด หากตรวจสอบแลว ไมใชเ รื่องเดียวกัน ใหท ําลกั ษณะเดยี วกับขางตน คอื ใหเปลย่ี นเลขทเี่ อกสารใหต างจากเดิม จาํ นวน ปอนจาํ นวนเลขทะเบยี นท่ีตอ งการสรา ง วันท่ี และ เวลารบั วนั /เวลารับเอกสาร ระบบจะขึ้นใหอ ตั โนมตั ิ ลงวนั ที่ 2 ปอ นวนั ที่ ท่รี ะบุในเอกสาร ระบบจะปรากฏวนั ท่ปี จจุบันใหก อ น ผใู ช สามารถเปลี่ยนแปลงโดยการ ปอ นวนั ทที่ ่ีตอ งการ หรือ เลือกวันที่จากปฏิทิน โดยกดปุมสี่เหลี่ยม ดานทายของชอ งวนั ที่ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2-4

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การลงรบั เอกสาร กดสัญลกั ษณ เพ่อื เลอื กปฏิทนิ อธิบายปมุ การทํางาน กด ลกู ศร เพื่อถอยหลงั ไปเดอื นที่ผา นมา กดลูกศร เพ่ือเล่อื นไปเดือนถดั ไป ตวั เลขตวั เขม แสดงวันทปี่ จจุบัน (วันทสี่ รางเอกสาร) จากน้ันเลอื กวันที่ โดยกดวันที่ทต่ี องการ ชน้ั ความเร็ว เอกสารเรื่องท่ปี อน หากตอ งการระบุความเรง ดวนในการทํางาน สามารถ เลือกไดโ ดยกดลูกศรช้ลี ง เพื่อเลอื ก ปกติ ดวน ดว นมาก ดวนทีส่ ุด ช้ันความลับ: เอกสารเรอ่ื งที่ปอนมกี ารระบุ ช้ันความลับในการเปด อา นเอกสาร เชน ปกติ ลับ ลับมาก ลับที่สุด Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2-5

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส บทที่ 2 INFOMA : WebFlow การลงรับเอกสาร หมวดเอกสาร : กาํ หนดหมวดหมู ของเอกสาร หากผูใชไ มกาํ หนด ระบบจะกําหนดใหเปน “ เอกสารทั่วไป ” อางถงึ : ปอนขอ มูลอา งถึง ทม่ี ีการ ระบุในเอกสารซง่ึ ปอนได 100 ตวั อักษร สงิ่ ทีส่ ง มาดว ย : ปอนรายละเอียดของ ส่ิงที่สงมาดวยปอนได 100 อักษร Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2-6

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทที่ 2 INFOMA : WebFlow การลงรบั เอกสาร จาก : ปอ นชอ่ื หนวยงานท่สี งมาให โดยปอนได 100 ตวั อกั ษร หรอื เลอื กรายชอ่ื หนว ยงาน โดย - กดปุม 3 ดา นทา ยชอ ง จาก เพ่อื แสดงรายช่อื หนว ยงานภายใน ท่ีใชร ะบบ สารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส INFOMA: WebFlow ปอนคําคนแลวกดปมุ คนหา หรอื กด ปมุ คนหาเลย ระบบจะแสดงช่อื หนว ยงานทัง้ หมด กดท่ีหนวยงานที่ตอ งการเพ่ือเลอื ก - กดปุม 4 ดา นทา ยชอ ง จาก เพ่ือแสดงรายช่อื หนว ยงานภายนอกทต่ี ดิ ตอ ดว ยบอย และไดสรา งช่ือไวใ นระบบ จากเมนู ควบคมุ ระบบ ผใู ชสามารถปอนคําคน แลวกดปมุ คนหา หรือกดปมุ คนหาเลย ระบบจะแสดงชื่อหนว ยงานทั้งหมด กดที่ หนวยงานทต่ี อ งการเพ่อื เลอื ก เลอื กหนว ยงานจากปมุ หนวยงานภายใน หรือปุมหนว ยงานภายนอก ถงึ : ปอนชื่อหนวยงานที่ระบุถึงในเอกสาร ปอ นได 100 ตวั อกั ษร หรอื เลือกรายชื่อหนวยงานจากปุม หรือ เหมือนกบั การทาํ งานหวั ขอ จาก เร่ือง : ปอ น ชอ่ื เรอ่ื งของเอกสาร สามารถปอนได 255 ตวั อักษร รายละเอียด : รายละเอียดเพ่ิมเติม หรือเน้อื เรือ่ งสรุป สามารถปอนได 2 ลา นตัวอักษร Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2-7

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส บทที่ 2 INFOMA : WebFlow การลงรับเอกสาร วิธกี ารนําสง : กดลกู ศรช้ีลงเพอื่ เลือกวธิ กี ารนาํ สง วตั ถปุ ระสงค : กดลูกศรชี้ลงเพ่อื เลือก วตั ถุประสงคของเร่ืองที่รบั มา นําเสนอ/ผูป ฏิบตั ิ : บนั ทกึ เพมิ่ เติมเกย่ี วกบั ผปู ฏบิ ตั ิงาน หรอื สงเรือ่ งเสนอผบู ังคับบญั ชา อายุเอกสาร : กาํ หนดอายุของเอกสาร หรือ กดปมุ สเ่ี หลีย่ มดา นทา ย ระบบจะแสดง ตดิ ตามผลการทํางาน ปฏิทนิ ใหเลือก ซึ่งหลกั การทํางานจะเหมือนการเลือกวนั ท่ีเอกสาร 2 ทีเ่ ก็บเอกสาร : ผบู นั ทึกทําสัญลกั ษณไ ว เพื่อใหส ะดวกตอการรวบรวมเอกสารตอง ดําเนินการเสร็จวนั ที่ ตดิ ตามภายใตเมนู เอกสารทตี่ องติดตามทห่ี นาหลัก หมายเหตุ : ผูบันทกึ ขอมลู สามารถปอน สถานท่เี กบ็ เอกสารตนฉบบั ตามจริงเพอ่ื ใชอ า งอิง : ปอน หรอื เลอื กวนั ท่ีเพื่อ กําหนดวนั ท่ี ท่ีตอ งดําเนนิ งานเสร็จ 2 : ขอ ความหมายเหตุ ทีต่ องการบันทึกเพมิ่ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2-8

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การลงรบั เอกสาร กดที่สญั ลักษณป ฏทิ ินที่ อายเุ อกสาร หรือ ดําเนนิ การเสร็จวันที่ เพ่ือใหร ะบบแสดงปฏทิ ินสําหรบั เลือกวนั ท่ตี อ งการ ปอนรายละเอยี ดเอกสารเทาท่ีมี หากไมมี สามารถเวนวางไว ยกเวน ขอ มูลในชองสแี ดง ซึง่ เปนขอมลู พน้ื ฐานของเอกสารแตล ะฉบับ เพ่ือประโยชนใ นการคนหาขอ มูลตอ ไป ปอ นรายละเอยี ดเอกสาร เม่ือปอน รายละเอยี ดจนสมบูรณแลว ระบบจะใหผใู ชเ ลือกดําเนนิ การตอ โดยเลือกปุม ทํางาน อธบิ ายปุม การทํางาน กดปุม สราง เพือ่ บนั ทกึ เรื่องเขาสูระบบ กดปมุ ยกเลิก เม่อื ตอ งการยกเลกิ เรอ่ื ง โดยระบบจะลา งขอ มูลตามชอ งปอ น ตา งๆ ใหว าง และอยูหนาจอการสรางเอกสารเดมิ เพ่ือรอผใู ชปอ นขอ มลู ใหม หรือ ดาํ เนินงานในหวั ขออ่ืนตอไป กดปมุ สรา งและเกบ็ ตน แบบขอความ เมื่อตองการบันทกึ เร่อื งเขา สูร ะบบ พรอ มท้ังใหระบบ เก็บรายละเอยี ดขอมลู ตน แบบไว ใชเลอื กเปนตนแบบในภายหลงั Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2-9

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การลงรับเอกสาร หมายเหตุ 1. การบนั ทกึ เรื่องใหม ระบบจะตรวจสอบ ชองปอ นขอมลู ท่ีจะตองมีขอ มลู ความ (สแี ดง) คือ ชองเลขที่ เอกสาร, ลงวันท,่ี จาก, ถึง, เรอ่ื ง สวนรายละเอยี ดอ่นื ๆ นอกจากนน้ั สามารถเวนวางไวไ ด 2. เรือ่ งทร่ี ับเขามา หากตรวจสอบพบวา ไมมีเลขที่เอกสารปรากฏในหนาหนงั สอื ผูใชจ ะตอ งกาํ หนด เลขที่เอกสารใหระบบกอนจะ บันทกึ ขอ มลู เขา สูระบบ โดยอาจปอนตามหลกั เกณฑท กี่ ําหนดไว เชน ทองดอี ุปกรณ25082547 (เอกสารจากบรษิ ัททองดอี ุปกรณแ ละอะไหลรถยนต จํากัด เอกสาร ลงวนั ที 25 สิงหาคม 2547 เมื่อกดปมุ สราง หรือสรางและเก็บตนแบบขอ ความแลว ระบบจะใหเลขทะเบียน และวันท่ี-เวลาลงรบั ดัง ภาพ ผูใชส ามารถเลือกแนบเอกสารตน ฉบับหรือไมกไ็ ด ในหนาน้ี สังเกต ข้นั ตอนการทาํ งาน ผลการลงรบั เอกสาร  กรณีท่ีตอ งการแนบเอกสาร (Attach File) สามารถเลอื กได 2 วิธี ตามชนดิ ของเอกสารท่ตี อ งการแนบ 1. แนบไฟลขอ มลู สําเรจ็ รปู ชนิดตางๆ ดวยวธิ ี Browse 2. แนบขอมูลทีเ่ ปน กระดาษ ดวยวิธี Scan  กรณี ไมตองการแนบเอกสาร ผูใชส ามารถเลือกขัน้ ตอนการทาํ งานตอ ได 2 วิธี ดังน้ี 1. กดปุม เมอื่ ตองการกลับไปหนาจอลงรับเอกสาร เพื่อปอนขอ มลู เรือ่ งใหมตอ ไป 2. กดปมุ เมอ่ื ตองการส่ังการตอ ไป กบั เรอ่ื งที่ลงรับนี้ใหเ ปนไปตาม ขัน้ ตอนท่ีตองการ เชน แกไขขอ มลู , บันทกึ การทาํ งาน, หรือ สง เอกสารตอ หมายเหตุ ผใู ชสามารถดูแผนผังขั้นตอนการทาํ งานในสว นรายละเอยี ดผูใชง านได เพอื่ เลือกกลับไปปอนเรอื่ งใหม หรือ ดําเนนิ การตอเพื่อดูรายละเอยี ด/แกไข บนั ทกึ การทํางาน แนบเอกสารเพม่ิ เติม สง งาน/ปด งานได Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2-10

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การลงรับเอกสาร การแนบเอกสาร (Attach File) การแนบไฟลขอ มลู สําเรจ็ รปู ชนิดตา งๆ ดวยวธิ ี Browse ผใู ชสามารถสง่ั แนบไฟลข อ มูล อาจเปน ไฟลช นดิ .DOC, XLS, PPT, JPG, PDF เปน ตน ไปพรอมกบั เร่ือง ซึง่ ในขั้นตอนนีถ้ อื เปน การแนบเอกสารตน ฉบับ ผใู ชกดปุม Browse ระบบจะแสดงหนา จอ ใหผใู ชเ ลอื ก ไฟลขอ มลู ตามท่เี ก็บ (Location) ของขอ มลู ตนทาง เลอื กไฟลขอ มลู จากตน ทาง หลังจากไดไฟลขอมูลตน ทางแลว กดปุม Open เพื่อไปหนา จอผลลัพธ การบันทกึ ขอ มูลโดยระบบจะแสดง รายละเอยี ดของ แหลงที่เก็บไปขอ มลู (Directory) ตรวจสอบไฟลข อ มูล ผใู ชตรวจสอบความถูกตองของชื่อ และท่เี ก็บอีกครง้ั หากไมถูกตอ งสามารถ กดปุม Browse… เพื่อเขาไปเลือก ไฟลข อ มูลใหมอ ีกครงั้ และเม่อื ตองการแนบเอกสารผูใ ชตองกดปุม แนบเอกสาร อกี คร้งั เพ่ือยนื ยนั การสาํ เนา ขอมลู จากตนทางไปเกบ็ แนบพรอ มเรอื่ งในระบบสารบรรณ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2-11

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทที่ 2 INFOMA : WebFlow การลงรบั เอกสาร ระบบแจง ขอความผลการแนบเอกสาร กด OK ระบบจะแสดงหนาจอ รายละเอียดเอกสาร ซง่ึ ถอื วา การแนบ เอกสารเสร็จสมบรู ณ หรอื ตองการตรวจสอบเอกสารแนบ สามารถเปด อานจากหนาจอ รายละเอียด รายละเอยี ดเอกสาร หนาจอรายละเอียด ผใู ชสามารถตรวจสอบรายละเอียดตางๆ ทปี่ อ น หรือ เปด เอกสารสารแนบหลกั จาก ปรากฏในหนา จอ การแนบเอกสารชนิด กระดาษ ดว ยวิธีการ Scan กรณที ผี่ ูใชม ขี อมลู แนบเปน กระดาษ จะตอ งเลือกวธิ ีแนบ ดวยการกด ปมุ Scan ในหนา จอแสดงผล การสรา งเอกสาร Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2-12

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทที่ 2 INFOMA : WebFlow การลงรับเอกสาร ระบบจะแสดงหนา จอ การสง่ั สแกนเอกสาร ผูใช กดปมุ รปู Scan และ เลอื ก เมนู Scan New หรือ เลอื กกดจาก Menu ( Menu Scan | Scan New) ระบบจะแสดงหนา จอส่ังสแกนเอกสาร ตัวอยา ง สั่งแสกนเอกสาร หมายเหตุ ในขั้นตอนการสง่ั สแกนเอกสาร หนา จอท่ปี รากฏ จะแสดงหนา ตามย่หี อและรุนของ Scanner ท่ตี อพว งกบั ระบบ จากตวั อยางหนาจอ เปน Scanner Fujitsu รนุ M3091DC, M3092DC ซึ่งการใชงานสแกนเนอรร ุน อืน่ ๆ ถอื เปน สว นของมาตรฐานทั่วไป ผูใชอ าจจะตอ งทาํ ความเขา ใจกับ การใชในแตล ะรนุ ดวยตนเอง Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2-13

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การลงรบั เอกสาร เอกสารท่ีสแกนสวนใหญม กั เปน เอกสารขาว-ดํา ผูใชเ ลอื ก B&W (Text) สวนลกั ษณอนื่ ใหเ ลือกตามชนิดของ ภาพ Scanning Type สามารถเลอื กได 3 แบบ ดงั น้ี  Flatbed scan เลอื กสแกนแบบเปด ฝาถาย โดยควํ่าหนาท่ตี องการถา ยลงทบี่ นสวนกาอานภาพแบบที่  ADF scan เลือก การสแกนแบบ Auto Feeder สามารถถา ยไดครง้ั ละหลาย ๆ หนาเอกสาร  ADF & Duplex scan การสแกนแบบ Feed และ ถา ยทั้งดานหนา -หลังในการ Feed ครั้งเดียวกนั Resolution เลือกความละเอียดในการสแกน โดยทั่วไปกาํ หนดไวท ่ี 200 x 200 dpi ท้ังนขี้ ้นึ อยูกบั คณุ ภาพและ ความคมชัดของเอกสาร Frame Area เลือก พื้นท่ี ทตี่ อ งการ Scan โดยทัว่ ไปกําหนดขนาดไวที่ Size A4 document จากนั้นใหผใู ชก ดปมุ Scan เพอื่ ทาํ การถายภาพโดย ภาพที่ไดจ ะปรากฏบนจอภาพ และ ถาตองการ Scan ภาพตอ สามารถเลอื กไดจ าก Function Scan ดงั น้ี Appended Scanned Page เปน การสแกนตอทา ยจากภาพ ทีก่ าํ ลังแสดง Insert Scanned Page เปน การสแกนโดยการแทรก ในหนาทตี่ องการ Rescan Scanned Page เปน การสแกนโดยถายภาพสแกนใหมอกี ครัง้ โดยทบั หนาเอกสารท่ี ปรากฏเมื่อเลอื กรายละเอยี ดตาง ๆ เรยี บรอ ยแลว ใหผูใชก ดปมุ Scan ระบบก็แสดงภาพทท่ี ําการถายบนหนาจอ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. ภาพท่ีไดจากการสแกน Ch.2-14

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การลงรบั เอกสาร จากนัน้ ใหผ ูใ ชก ดปุม Transfer หรอื กดท่ี Menu File | Transfer เพื่อสงขอ มลู เก็บท่ี File Server หรอื Host สัง่ โอน (Transfer) โอนขอ มูลเก็บเขา ระบบ หลงั จากโอนขอมูลเรียบรอย ระบบจะกลับมาหนา จอ ผลลัพธการสรางเอกสาร ผใู ชต อ งกดปมุ แนบเอกสาร อกี ครงั้ เพือ่ ยืนยนั แนบเอกสาร ระบบจะแจงขอความการแนบเอกสาร และ แสดงหนาจอรายละเอียดเอกสาร ใหต รวจสอบความถูกตอง เปน การ แนบเอกสารเสร็จสมบูรณ สัญลักษณแ สดง แสดงรายละเอยี ดเอกสาร เอกสารแนบเปนภาพสแกน Ch.2-15 Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved.

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส บทที่ 2 INFOMA : WebFlow การแกไขเอกสารแนบ การแนบเอกสารแนบเรอื่ งเพ่ิมเตมิ (Attach File) เอกสารแตละเรื่องผูใ ชสามารถแกไ ขเอกสารแนบตน ฉบับ หรือ เพมิ่ เติมเอกสารแนบไดไ มจ ํากดั เอกสาร แนบ โดยผูใชกดมาที่หนารายละเอยี ดเอกสาร รายละเอียดเอกสาร ผูใชสามารถส่งั เพิ่มเตมิ เอกสารแนบทา ยได โดยผใู ชก ดปมุ A (Add) ในสว นเอกสารแนบทา ย ระบบจะแสดงหนา จอใหเพ่มิ เอกสารแนบ แนบเอกสารเพ่ิมเติม หมายเหตุ ผูใชท่ีเกี่ยวของกับเอกสารสามารถเพม่ิ เอกสารแนบไดต ลอดเวลา ยกเวนเอกสารที่อยใู น สถานะยกเลิกซึ่งเจาของเร่อื งยกเลกิ เร่อื ง แนบเอกสาร ผูใชเลอื กแนบเอกสาร แบบ Browse… หรือ Scan… อยางใดอยา งหนึง่ เชนเดิม หมายเหตุ ผใู ชส ามารถบันทึกขอ มลู หรอื หมายเหตุ ของการแนบเอกสาร (ชอง หมายเหตุ ผูใ ชต อ ง บันทกึ ชอ่ื ไฟลดวยทุกครั้ง) สวนตอนลาง เลขทเี่ อกสารทีเ่ กย่ี วของ ผูใ ชส ามารถบันทกึ เลขท่ีเอกสารทเ่ี กีย่ วขอ งได โดยกรอกแตเลขทีเ่ อกสาร หากใน ตะกรา งานของผใู ชมีเอกสารดังกลาว ระบบจะสรางการเชือ่ มโยงเอกสารให ใหสามารถกด link ขา มไปดู รายละเอยี ดและประวตั กิ ารรบั -สง – บนั ทึกงาน ส่งั การเอกสารได Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 16

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การแกไ ขเอกสารแนบ บนั ทกึ การปฏิบตั ิเอกสารแนบทั่วไป เปน ขอมลู ทแ่ี สดงถึงประวตั กิ ารแกไข /เปล่ียนแปลงเอกสารแนบ เฉพาะ แนบชุดน้เี ทา น้ัน (ซง่ึ จะกลาวถึงรายละเอียดตอ ไป) หากไมตอ งการแนบเอกสาร สามารถกดยกเลกิ แลวกดปมุ ดําเนนิ การตอ เมอื่ กรอกขอ มูลและแนบเอกสาร จากการ browse หรือ Scan แลว กดปุม เพ่ิมแนบ / หมายเหตุ ระบบ จะแสดงขอความดังนี้ ระบบจะแสดงรายการเอกสารแนบ ที่หนารายละเอียดดงั น้ี แนบเอกสาร ระบบสรา งการเชอ่ื มโยงเอกสาร สามารถกดเพื่อตดิ ตามเอกสารได ดังภาพ กดทเี่ ลขทเ่ี อกสารเพือ่ ตดิ ตามเอกสาร เชือ่ มโยงเอกสาร ระบบจะแสดงรายการเอกสารตนฉบับและเอกสารแนบเพิ่มเติม ทห่ี นาแสดงรายการเอกสาร ดังนี้ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 17

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การแกไขเอกสารแนบ การแกไขเอกสารแนบตนฉบับและเอกสารแนบเพ่ิมเตมิ การ แกไข หมายเหตุ หรือ เปล่ียนแปลงเอกสารแนบ ทัง้ เอกสารตน ฉบับและเอกสารแนบ ผแู กไ ข คือ ผูใชใ นตะกรา งานเดียวกบั ผูสรา งเอกสารกดท่ีอักษร E (Edit) เพ่อื สั่งแกไขเอกสารแนบ แกไขเอกสารแนบ กรณแี กไ ขเอกสารแนบตนฉบบั ผใู ชเ ปลยี่ นแปลงเอกสารแนบตนฉบับ โดยการ Browse หรือ Scan แลวกดปุม แนบเอกสาร หนา แกไ ขเอกสารแนบตนฉบบั กรณีแกไ ขเอกสารแนบเพมิ่ เตมิ ผใู ชเ ปล่ียนแปลงเอกสารแนบเพม่ิ เติม หรอื แกไขหมายเหตุ – เลขทีเ่ อกสารทเี่ กย่ี วของ จากนัน้ กดปมุ แกไ ข แนบ/หมายเหตุ ระบบแจง ผล และกลบั มาหนาจอรายละเอียดเอกสาร ซ่ึงในการแกไขรายการแนบ ระบบจะเกบ็ บันทกึ การปฏิบัติเอกสารทว่ั ไป เพ่อื ใหท ราบประวัติการแกไขแนบ ผูใชสามารถตรวจสอบประวัติ โดย กดอกั ษร E ดังปรากฏในภาพ ประวตั ิการเพม่ิ แกไ ขเอกสารแนบเพิ่มเติม Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. หนาแกไ ขเอกสารแนบเพิม่ เติม Ch.2- 18

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การแกไขเอกสารแนบ เม่อื กดปมุ แนบเอกสาร (กรณแี กไ ขเอกสารแนบตน ฉบับ) หรอื ปุม แกไ ขแนบ/หมายเหตุ (กรณีแกไข เอกสารแนบเพิ่มเติม) ระบบจะแสดงขอ ความแจง ดงั นี้ การลบเอกสารแนบตนฉบบั และเอกสารแนบเพ่มิ เติม การลบเอกสารแนบ ระบบพจิ ารณาใหผใู ชใ นตะกรางานเดยี วกับผูส รางเอกสารเปน ผสู ง่ั ลบเอกสารได เหมอื นกับหวั ขอแกไ ข โดยสงั เกตจาก อกั ษร E, D ทปี่ รากฏหนา รายการเอกสาร และเม่อื ผูใชม ีสิทธิลบเอกสาร ระบบจะแสดงอักษร D หนารายการผูใชก ดอักษร D (Delete) เพอื่ ส่ังลบเอกสาร ระบบจะถามใหย นื ยันคาํ ส่ัง หนา รายละเอียดเอกสาร กรณลี บเอกสารแนบตนฉบับ ผใู ชก ดปมุ E ท่หี นา รายละเอยี ดเอกสาร กดปุม Delete ระบบจะแสดงขอความแจง ดงั น้ี Ch.2- 19 Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved.