ใบงานอบรม-การใช้คอมพิวในงานอาชีพ

หน่วยท่ี 1 ความรู้ท่ัวไปเกย่ี วกบั คอมพิวเตอร์กบั งานบญั ชี ความรทู้ ัว่ ไปเกี่ยวกบั คอมพวิ เตอร์กบั งานบญั ชี สาระสาคัญประจาหนว่ ย ในสภาพการเปลย่ี นแปลงทางเทคโนโลยที รี่ วดเร็วและการแข่งขนั ทางธุรกจิ ที่ เกิดข้ึนอย่างมากมาย ธรุ กจิ จะต้องมรี ะบบขา่ วสารขอ้ มูล ตลอดจนการประมวณผลท่ี รวดเรว็ ทันตอ่ การใช้งาน เพือ่ ให้การตดั สนิ ใจของผ้บู รหิ ารเปน็ ไปอยา่ งถูกต้องและทันตอ่ เหตุการณ์ ซึ่งเป็นสิ่งทท่ี กุ คนตา่ งตระหนกั ดวี า่ ความรูด้ า้ นคอมพวิ เตอร์ เปน็ ปจั จยั สาคญั อย่างหนง่ึ ที่จะชว่ ยแก้ไขปัญหาในด้านระบบข่าวสารทรี่ วดเร็ว ถกู ตอ้ งและทนั ตอ่ การใชง้ าน ในการจดั ทาบัญชีด้วยระบบคอมพวิ เตอร์หรอื การจดั ทาบัญชีด้วยระบบ มือ ผจู้ ัดทาบญั ชตี อ้ งจดั ทาตามหลกั การบัญชที ร่ี บั รองโดยท่ัวไป (Generally Accepted Accounting Principles:GAAP) เนือ่ งจากหลักการบญั ชีไม่ได้ขึ้นอยู่กับ เทคโนโลยที เ่ี ปลย่ี นแปลงตลอดเวลา การจัดทาบญั ชีจะบนั ทกึ ตามหลักการและ มาตรฐานการบัญชี การบันทึกบัญชีด้วยคอมพวิ เตอร์จงึ นาเทคโนโลยีเขา้ มาช่วยในการ ประมวลผลทาให้การบนั ทกึ บัญชเี ป็นไปอยา่ งรวดเรว็ และมีขอ้ ผดิ พลาดนอ้ ยลง 1.1 ความหมายและความสามารถของคอมพวิ เตอร์ 1.1.1 ความหมายของคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์ มาจากรากศัพทว์ ่า Computare อันหมายถึง การนับหรอื การ คานวณ แต่ปัจจบุ ันมกี ารให้ความหมายอยา่ งกวา้ งขวาง เชน่ คอมพวิ เตอร์ คอื อปุ กรณท์ ี่ ประมวลผลขอ้ มลู ใหเ้ ปน็ ข่าวสาร ภายใต้การควบคุมของโปรแกรมทเี่ กบ็ ไวภ้ ายใน เครอื่ ง (Stored Program) หรอื คอมพวิ เตอร์ คอื อปุ กรณอ์ ิเลก็ ทรอนิกสท์ ม่ี ีความสามารถในการรบั ขอ้ มลู ไปเกบ็ ไว้ ภายในหนว่ ยความจา ดังนนั้ จงึ สรุปไดว้ ่า คอมพิวเตอร์ (Computer) คอื อุปกรณท์ างอเิ ลก็ ทรอนกิ สท์ ่ี ช่วยปฏบิ ตั ิงานทีเ่ กี่ยวกบั การคานวณไดอ้ ยา่ งรวดเร็ว ผลลพั ธท์ ี่ต้องการออกมาในรูปแบบ ต่างๆ มคี วามถูกต้องแมน่ ยาสงู เช่น การจดั เกบ็ ขอ้ มูล การเรยี งลาดบั ขอ้ มลู การ คานวณ การเปรยี บเทยี บ การวิเคราะห์ การแสดงผลลัพธ์ของขอ้ มูล โดยจะตอ้ งทางาน ควบคู่กบั โปรแกรมอื่นๆ เครอื่ งคอมพิวเตอร์แตล่ ะประเภทจะมีความสามารถท่แี ตกต่าง

กันกันไป ซึง่ คอมพวิ เตอรร์ ุ่นใหม่ที่ออกมาจะมีประสทิ ธิภาพมากกวา่ รนุ่ เดมิ ดังน้ันจึง เปน็ สาเหตทุ ธี่ รุ กิจจาเปน็ ตอ้ งนาคอมพวิ เตอรเ์ ข้ามาใชเ้ พ่อื ใช้งานตา่ งๆ 1.1.2 ความสามารถในการทางานของคอมพวิ เตอร์ 1) บนั ทึกข้อมูลได้ดี ถกู ต้องและมีประสทิ ธิภาพ 2) ลดความผิดพลาดของการปฏบิ ตั ิงานในการบันทกึ 3) ทางานซ้าๆ กันได้ หากมขี อ้ มลู เป็นจานวนมากในการประมวลผล 4) เกบ็ รวบรวมข้อมลู ไดป้ รมิ าณมหาศาลและสามารถเรยี กใชข้ อ้ มูลไดร้ วดเรว็ 5) ช่วยในการตดั สินใจใหก้ ับผู้บรหิ ารได้เป็นอยา่ งดี 6) ประมวลผลดว้ ยความเรว็ สูงและมคี วามแมน่ ยาสงู 7) ทางานตามคาสัง่ ได้อย่างถูกต้อง เชอื่ ถอื ได้ 1.2 องคป์ ระกอบของระบบคอมพวิ เตอร์ 1.12 ซอฟแวร์ (Software) ไดแ้ ก่ ชุดคาส่ังหรือโปรแกรมทจ่ี ัดเตรียมขนึ้ เพื่อควบคมุ อปุ กรณ์ตา่ งๆของคอมพวิ เตอรท์ ีท่ างานตามผใู้ ช้ต้องการ ซอฟตแ์ วร์แบง่ ออกเปน็ 2 ประเภท คือ ซอฟตแ์ วรร์ ะบบ(System Software) คือซอฟต์แวร์ท่ีบริษัทผู้ผลิตสรา้ งข้นึ มาเพอ่ื ใช้ จัดการกับระบบ หนา้ ท่ีการทางานของซอฟต์แวร์ระบบคอื ดาเนนิ งานพื้นฐานต่าง ๆ ของ ระบบคอมพิวเตอร์ เชน่ รับข้อมลู จากแผงแป้นอักขระแลว้ แปลความหมายให้ คอมพิวเตอรเ์ ข้าใจ นาขอ้ มลู ไปแสดงผลบนจอภาพหรือนาออกไปยงั เครอื่ งพมิ พ์ จัดการ ขอ้ มูลในระบบแฟ้มขอ้ มลู บนหน่วยความจารองไมไ่ ด้ การแสดงข้อความออกทางหน้าจอ เป็นต้น ซงึ่ ซอฟแวรร์ ะบบ ประกอบดว้ ย ระบบปฏบิ ตั ิการ ระบบปฏบิ ตั กิ าร หรอื ท่ีเรยี กยอ่ ๆ วา่ โอเอส (Operating System : OS) เปน็ ซอฟตแ์ วรใ์ ช้ในการดแู ลระบบคอมพิวเตอร์ เคร่ืองคอมพวิ เตอรท์ ุกเครอ่ื งจะต้อง

มซี อฟต์แวรร์ ะบบปฏบิ ัติการนี้ ระบบปฏบิ ตั กิ ารท่นี ยิ มใชก้ ันมากและเปน็ ทร่ี ู้จกั กนั ดเี ช่น ดอส การควบคมุ การทางานของฮาร์ดแวรใ์ หก้ ับซอฟแวรป์ ระยกุ ต์ ตวั อยา่ ง MS-DOS UNI WNIX WINDOWS 95 WINDOWS 98 XP เปน็ ตน้ ระบบปฏบิ ตั ิการมีหน้าที่ หลกั ๆ คือ •จัดการส่วนประกอบต่างๆ ของระบบคอมพวิ เตอร์ เชน่ การประมวลผลกลาง หน่วยความจา ทีเ่ กบ็ ข้อมูลสารองและเคร่ืองพมิ พ์ •จดั การในการส่วนการตดิ ตอ่ กบั ผ้ใู ช้ (User lnterface) •ให้บริการโปรแกรมประยุกตอ์ ืน่ เช่น การรับข้อมูลจากการแสดงผล (2) ตัวแปลภาษาคอมพวิ เตอร์ (Translator) เป็นซอฟตแ์ วรร์ ะบบท่หี นา้ ที่แปลภาษา คอมพวิ เตอรท์ ่ปี ารแกรมเมอรข์ ียนข้นึ อเพอื่ ทาให้สามารถตดิ ตอ่ กับเครอื่ งคอมพิวเตอรอ์ ื่น ได้ โปรแกรมทเี่ ขียนขนึ้ จะเป็นลักษณะเปน็ รหสั โดยโคสตามโครงสร้าง ภาษาคอมพวิ เตอรแ์ ต่ละประเภทมีหลกั การเขยี นไมเ่ หมอื นกัน เชน่ โปรแกรมระบบบัญชี สาหรับธุรกจิ ขนาดยอ่ ม ซ่ึงเขียนจากภาษาวิชวลเบสกิ (Visual Basic) ผ้ใู ช้ยังไม่สามารถ ใชง้ านไดจ้ นกวา่ จะผา่ นกระบวนการแปลภาษา เพ่ือให้เครอ่ื งคอมพิวเตอร์ตดิ ต่อกบั ระบบที่เขียนขึน้ ได้ ซง่ึ ตวั แปลภาษาบ่าออกได้ดงั น้ี • แอสเซมเบลอร์ (Assembler) เป็นตวั แปลภาษาซ่ึงเปน็ ภาษาระดบั ต่า (Low- levelanguange) ใช้เป็นภาษาเคร่อื ง ซ่งึ ตัวแปลภาษา แอสเซมเบลอรแ์ ต่ละตวั แตกตา่ ง กนั ขน้ึ อยกู่ บั ประเภทของคอมพวิ เตอรท์ ่นี ามาใช้งาน • อนิ เทอพรเี ตอร์ (lnerpreter) เป็นตัวแปลภาษาระดับสงู (high-level Language) ใหเ้ ป็นภาษาเครอื่ งทล่ี ะประโยคคาสง่ั แล้วเกดิ การปฏิบัติงานทันที ก่อนการ แปลประโยคถัดไป • คอมไพเลอร์ (compiler) เปน็ ตัวแปลภาษาระดับสงู (high-level Language) ให้ เป็นภาษาเครอื่ งโดยทาการแปลทงั้ โปรแกรม ซงึ่ จะเพ่อื บอกถึงขน้ึ แสดงงข้อความ หน้าจอภาพเพอ่ื บอกถงึ ขอ้ ผิดพลาดท่จี ะเกิดข้นึ และแก้ไขเพือ่ ให้โปรกรมประมวลผลได้ อย่างถูกตอ้ ง 2) ซอฟต์แวร์ประยกุ ต์ (Application) เป็นโปรเเกรมทเ่ี ขียนข้นึ เพอื่ ตอบสนองความตอ้ งการของแตล่ ะองคก์ รและสายงานวิชาชีพ แบง่ ออก เป็น 2 ประเภท คือ (1) ซอฟต์แวร์ประยุกต์ทว่ั ไป (General Software) วา่ งจาหน่ายเป็นชดุ รูปซอฟต์แวร์ ประยกุ ตท์ ม่ี ีใช้กันทั่วไป คอื ซอฟตแ์ วรส์ าเร็จ (package) ซึ่งซอฟต์แวรส์ าเร็จเป็น

ซอฟตแ์ วรท์ ใ่ี ชก้ นั สูงมาก ซอฟต์แวรส์ าเรจ็ เป็นซอฟตแ์ วรท์ ีบ่ ริษทั พฒั นาข้ึนแลว้ นา ออกมาจาหนา่ ย เพอื่ ใหผ้ ู้ใช้สามารถใชง้ านได้โดยตรง ไมต่ อ้ งเสยี เวลาในการพฒั นา ซอฟตแ์ วรค์ อมพิวเตอร์ เชน่ โปรแกรมตารางคานวณ โปรแกรมพิมพง์ าน โปรแกรม นาเสนอ โปรแกรมจัดการฐานขอ้ มลู (2) ซอฟต์แวรป์ ระยกุ ตเ์ ฉพาะงาน (application software )เป็นซอฟแวร์ทพี่ ฒั นาขน้ึ เพ่อื นาไปประยกุ ตใ์ ช้กับงานขององคก์ รใดองคก์ รหนงึ่ โดยเฉพาะ ออกแบบและสรา้ งขึ้น โดยผผู้ ลติ ซอฟแวรท์ ีม่ คี วามชานาญในดา้ นนัน้ ๆ หรือพัฒนาโดยฝา่ ยบคุ ากรฝา่ ย คอมพิวเตอรข์ ององค์กรกไ็ ด้ โดยผา่ นการวิเคราะห์ ออกแบบ ลงมอื สรา้ ง และทดสอบ โปรแกรมใหส้ ามารถทางานไดถ้ กู ตอ้ งกอ่ นจึงจะสามารถนามาใช้งานได้ เชน่ โปรแกรม คานวณภาษีของประชาชน เปน็ ต้น ซอฟตแ์ วรป์ ระเภทน้ี เป็นโปรแกรมสาหรบั ฝากถอน เงิน ของธนาคาร โปรแกรมกรช้อื ตั๋วรถไฟ โปรแกรมการชอื้ ตั๋วเคร่อื งบนิ โปรแกรม สินคา้ คงคลงั เปน็ ต้น 1.2.3 บคุ ลากรทางคอมพิวเตอร์ (PEOPLEWARE) ไดแ้ ก่ บคุ คลทเี่ กย่ี วขอ้ งกับการ ทางานของเครอ่ื งคอมพวิ เตอร์ มหี นา้ ทค่ี วบคมุ คาส่ังในการทางานของคอมพวิ เตอร์ ทางานตามท่กี าหนดไว้ บคุ คลเหล่าน้ี ประกอบด้วย นกั วิเคราะห์ระบบ ผูค้ วบคมุ โปรแกรมระบบ ผู้เขียนโปรแกรมประยกุ ต์ ผบู้ นั ทกึ ข้อมูล เป็นต้น 1.3การประมวลผลข้อมลู การประมวลผลข้อมูลหมายถงึ การกระทาขอ้ มลู ใดขอ้ มลู หนงึ่ เพอ่ื ให้รปู แบบทมี คี วาม สวยงามมากข้ึน สามรถนาไปใชป้ ระโยชน์ไดม้ ากขน้ึ สิง่ ทไี่ ดม้ าจากการประมวลผล เรียกวา่ สาระสนเทศ (lnformation) ข้อมลู (Data) สาหรบั การประมวลผลดว้ ยระบบมือ เปน็ วัตถุดิบท่ีสาคัญในการประมวลผล การประมวลผลขอ้ มลู แบ่งตามอปุ กรณไ์ ด้ 3 ประเภท ได้แก่ 1.การประมวลผลดว้ ยระบบมอื การประมวลผลดว้ ยมอื (Manual Data Processing) เปน็ วิธีการทใ่ี ช้มาตงั้ แต่อดตี โดยการนาอุปกรณ์งา่ ยๆ มาชว่ ยในการคานวณ เช่น ลูกคิด ปากกา ดนิ สอ เปน็ ตน้ การ ประมวลผลแบบน้ีเหมาะกับการคานวณทไ่ี ม่ ยงุ่ ยากซับซ้อน ซงึ่ มักพบในธุรกจิ ขนาดเล็ก ท่ีมปี ริมาณขอ้ มูลไมม่ ากนักสานกั งานต่างๆ เม่ือคานวณเรียบรอ้ ยแรว้ จะเกบ็ ขอ้ มลู ไว้ใน แฟ้ม เหมาะกับงานปรมิ าณไมห่ นกั มาก 2. การประมวลผลด้วยระบบเครอื่ งจักร

(Mechanical Data Processing) เป็นววิ ฒั นาการมาจากการประมวลผลดว้ ยมอื แตย่ ัง ต้องอาศัยแรงงานคนในการทางานรว่ มกบั เครอื่ งจกั รกลในการประมวลผล เชน่ เครือ่ ง ทาบญั ชี (Accounting machine)เครื่องเจาะบัตร เครอ่ื งเรยี งบตั ร เครอ่ื งจักรในการ ประมวลผลขอ้ มลู เช่นเครือ่ งทาบัญชี (Accounting Machine) เครอ่ื งเจาะรูกระดาษ เครอื่ งแปลงขอ้ มูล 3.การประมวลผลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ (Electronic Data Processing : EDP) หมายถึงการนาคอมพวิ เตอรม์ าใช้ในการ ประมวลผล สว่ นใหญม่ กั จะใช้ กับข้อมูลทมี่ ปี รมิ าณมาก ต้องการความถูกต้องรวดเรว็ รวมทง้ั งานทีม่ กี ารประมวลผลทย่ี ่งุ ยากซบั ซ้อน การนาเอาคอมพวิ เตอร์ซงึ่ ประกอบไป ดว้ ยอุปกรณอ์ เิ ล็กทรอนกิ ส์จานวนมากมาย มาใชใ้ นการประมวลผลขอ้ มูลกาลังเปน็ ท่ี นยิ มและได้รบั ความเช่ือถอื อยา่ งมากในปัจจุบนั ช่งึ เราอาจเรียกการประมวลผลโดยใช้ คอมพิวเตอรน์ ว้ี า่ การประมวลผลข้อมูลแบบอเิ ลก็ ทรอนิกส์ (Electronic Data Processing: EDP)เนือ่ งจากคอมพวิ เตอร์สามารถประมวลผลขอ้ มลู จานวนมาก และให้ ผลลพั ธอ์ ย่างรวดเร็วทันตอ่ เหตุการณ์ ซึง่ นับเป็นปจั จยั สาคญั ในการดาเนนิ ธรุ กจิ และ ระบบงานท่ีตอ้ งอาศยั ขอ้ มูลในการวเิ คราะห์ อา้ งอิง และตัดสินใจ รวมทั้งโปรแกรม ระบบงานต่างๆ ก็ได้รับการพฒั นาเพอื่ รองรบั การประมวลผลจานวนมากได้อยา่ งมี ประสิทธภิ าพ การประมวลผลดว้ ยระบบคอมพิวเตอร์ เเบง่ ออกเป็น 2 ระบบคอื 3.1 ระบบการประมวลผลแบบกลมุ่ ระบบการประมวลผลแบบกลมุ่ ( Batch Processing System )ระบบน้ีในการประมวล ผล จะทาการรวบรวมขอ้ มลู ไวช้ ่วงระยะเวลาหนงึ่ กอ่ นท่จี ะนาขอ้ มลู เขา้ ประมวลผล โดย ตอ้ งทาการจัดแบง่ ข้อมลู ออกเปน็ กล่มุ ๆ แลว้ สง่ เขา้ ไปประมวลผลทีเดยี ว หลงั จากนน้ั จงึ สรปุ ผลท่ไี ด้ โดยเช่น ระบบจดั ทารายการเงินเดอื นของพนกั งาน ระบบการคดิ ดอกเบยี้ ของธนาคาร ฉะนน้ั จะเห็นไดว้ ่า การประมวลผลแบบนจ้ี ะไมม่ ีการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้กับ เคร่ืองคอมพิวเตอร์ขอ้ ดี ทาให้ได้ข้อมลู ทค่ี รบถว้ น เสยี คา่ ใช้จา่ ยนอ้ ย เหมาะกับงานที่ไม่ ต้องการความรวดเร็วของข้อมลู ข่าวสารเพอื่ ใชใ้ นการตดั สินใจ ขอ้ เสยี ข้อมลู ขา่ วสารทไี่ ด้ไม่ทนั ตอ่ การตัดสินใจ 3.2 ประมวลผลทันที ( Transaction-Oriented Processing System)ประมวลผล ทันที ไมต่ อ้ งรอรวบรวมสะสมขอ้ มูล โดยการประมวลผลแบบนี้ การปอ้ นข้อมลู เขา้ เคร่ือง คอมพวิ เตอร์สามารถป้อนจากทีใ่ ดก็ไดท้ ีม่ อี ุปกรณ์ตดิ ตอ่ กับหน่วยประมวลลก

ลาง (CPU) โดยตรง เชน่ การฝาก - ถอน เงินผา่ นทาง ATเงินดว้ ยระบบเคร่อื งเอทเี อม็ การจองต๋ัว ข้อดี ไดข้ อ้ มลู ทันสมยั เหมาะกบั งานท่ตี ้องการความรวดเรว็ ในการตดั สินใจ ข้อเสยี ต้องใชค้ ่าใช้จา่ ยสูง ในการตดิ ตง้ั จดั หา วสั ดุ อุปกรณ์ 1.4 ขอ้ ดีและข้อเสียของการประมวลผลด้วยระบบมือและด้วยระบบคอมพิวเตอร์ การประมวลผลดว้ ยระบบมอื และระบบคอมพวิ เตอรเ์ ป็นการสรุปการทางานตาม เป้าหมายทว่ี างไว้ โดยการสั่งการตามวนั เวลาทกี่ าหนด ซง่ึ กอ่ นการประมวลผลสามารถ จดั เตรยี มลาดับ คน้ หาและการจัดเก็บขอ้ มูลจานวนมากไดด้ ังน้ี 1.5 ขอ้ แตกตา่ งของการทาบญั ชีดว้ ยระบบมอื และระบบคอมพวิ เตอร์ การเปรียบเทยี บการจัดทาบัญชีท้ัง 2 ระบบ เพอื่ ให้ผู้ใช้นามาพจิ ารณาในการเลือกใชง้ าน ไดอ้ ยา่ งเหมาะสม สามารถสรุปข้อแตกต่างไดด้ ังตารางท่ี 1.1 ตัวอยา่ ง 1.1 ขอ้ แตกต่างของการทาบญั ชีดว้ ยระบบมอื และระบบคอมพวิ เตอร์

1.6 ประโยชนข์ องคอมพิวเตอร์กับงานบญั ชี การนาคอมพวิ เตอรม์ าใชก้ บั งานบญั ชี ชว่ ยทางานดา้ นเอกสาร การจัดเกบ็ การบนั ทึก ขอ้ มลู และการนาเสนอขอ้ มลู ทางการเงินมีความถูกต้อง นา่ เชื่อถอื ตรวจสอบไดท้ ันตอ ความตอ้ งการของผูบ้ รหิ าร จึงสรปุ ได้ดงั น้ี 1. ลดความผิดพลาดในการปฏบิ ัตงิ าน การทาบญั ชีด้วยระบบมอื อาจเกิดการทาการ ผดิ พลาด เชน่ การทกึ รายการ สองดา้ นไม่ เทา่ กนั การผา่ นรายการกับสมุดรายวันขัน้ ต้น ไปแยกบัญชที ่วั ไปไม่ถูกต้องเป็นต้น การใช้คอมพิวเตอรใ์ นการจัดทาบัญชจี ะลด ข้อผิดพลาด เพราะกระบวนการทางานของโปรแกรมจะมโี ครงสรา้ งละรแู บบท่ีทาให้ ตรวจสอบขอ้ ผิดพลาดได้งา่ ย 2. ลดปัญหาการจดั เก็บเอกสารรายงานตา่ งๆ จากขน้ั ตอนการทางานทลี่ ดลง สาเนา เอกสารอาจทาไมจ่ าเปน็ ต้องให้หลายใบ กอ่ นการออกรายงานตา่ งๆ สามารถตรวจสอบ ความถกู ต้อง รวมทง้ั สามารถออกรายงานเฉพาะรายงานที่จาเปน็ เทานน้ั จงึ ช่วยลด ปรมิ าณกระดาษ 3. สามารถสืบคน้ หาขอ้ มลู ไดอ้ ย่างรวดเรว็ และเก็บขอ้ มลู ได้ปริมาณมาก เนอ่ื งจากมี การจดั เกบ็ ข้อมูลอย่างเป็นระบบ โปรแกรมจงึ ตอ้ งเปน็ การสืบค้นขอ้ มลู ทีต่ อ้ งการได้

อย่างรวดเร็วจากฐานขอ้ มูล เช่น ขอ้ มลู ลูกหนี้ ข้อมูลเจา้ หน้าที ขอ้ มูลสนิ คา้ คงเหลอื เปน็ ต้น 4. สามารถทางานตามคาส่ังได้อย่างถูกต้อง นา่ เช่ือถอื คอมพวิ เตอรม์ โี ปรแกรม ตา่ งๆ ท่ีสามารถช่วยทาใหผ้ ้ทู าบญั ชีได้ทางานอยา่ งมปี ระสิทธิภาพ 5. เพมิ่ ประสทิ ธิภาพในการประมวลผล การนาคอมพิวเตอรน์ ามาใชท้ าให้ลดข้ันตอนใน การทางานเช่น การผ่านรายการ การจัดทางบทดลอง การประมวลผลขอ้ มูลทาได้ รวดเร็ว ถกู ต้องมคี วามแม่นยาสงู และทนั ตอ่ การใช้งาน และสามารถทาการประมวลผล เวลาใดกไ็ ด้ที่มคี วามจาเปน็ ต้องใชร้ ายงาน 6. ชว่ ยในการตัดสินใจของผู้บรหิ ารได้เป็นอยา่ งดี หากตอ้ งการทราบผลการดาเนินงาน ของกจิ การสามารถนาเสนอขอ้ มูลไดห้ ลากหลายรปู แบบ 7. เพ่มิ ประสิทธภิ าพในการแขง่ ขนั งานบางประเภทตอ้ งการความรวดเร็ว ในการทา ดว้ ยมีผลต่อรายไดข้ องกจิ การ ดังน้นั การนาโปรแกรมท่มี ปี ระสทิ ธิภาพมาใช้ในการ ทางานยอ่ มได้เปรยี บคู่แข่ง

หน่วยที่ 2 ความรู้พื้นฐานการใช้โปรแกรมตารางงาน บทที่ 2 ความรพู้ ้ืนฐานเก่ียวกบั โปรแกรมตารางงาน (MICROSOFT EXCEL) สาระสาคัญประจาหนว่ ย โปรแกรมตารางงาน คือโปรแกรมประเภทสเปรทชีต ซึง่ โปรแกรมทีน่ ิยมใช้กนั คอื ทัวไป คือ โปรแกรม MICROSOFT EXCEL เพื่อทาการสร้างเวิร์กชตี ต่าง ๆ ขึน้ มาใช้งานน้นั เรามี ความจาเป็ นต้องรู้ถึง วิธกี ารเรียกใชง้ านโปรแกรม ส่วนประกอบของหน้าจอโปรแกรม การทางาน กับเวิร์กบ๊กุ และเวริ ก์ ชตี การใชง้ านเมนูและแถบเครื่องมอื ตลอดจนการออกจาก โปรแกรม MICROSOFT EXCEL อยา่ งถกู วิธี ทา ใหผ้ ู้ใช้งาน สามารถใช้งาน โปรแกรม MICROSOFT EXCEL ไดอ้ ยา่ งมปี ระสิทธิภาพ 1. ลักษณะทวั่ ไปของโปรแกรม EXCEL โปรแกรมตารางงาน หรอื โปรแกรมสเปรดชีต (SPREAD SHEET) หรือตารางคานวณ อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ เป็นโปรแกรมที่อานวยความสะดวกในการทางานเกี่ยวกับการคานวณขอ้ มลู แสดง ข้อมูลในลักษณะเป็นคอลัมน์ หรอื เป็นช่องตาราง ซ่ึงเราสามารถบนั ทกึ ข้อมูลตา่ ง ๆ โดยส่วนมาก มักจะเป็นตวั เลขลงในตารางสเ่ี หลี่ยมที่แบ่งออกเป็นช่องเล็ก ๆ มากมาย เรียกวา่ เซลล์ (CELL) พร้อม ท้ังสามารถใส่สูตรลงในเซลล์บางเซลล์เพื่อให้โปรแกรมทาการคานวณหา ผลลพั ธ์จากข้อมลู ท่ี โปรแกรม EXCEL ชว่ ยให้เราคานวณตวั เลขในตารางไดง้ า่ ย ๆ ตั้งแตค่ ณิตศาสตร์ขั้น พืน้ ฐานไป จนถึงสตู รทางการเงนิ ที่ซบั ซอ้ น และเรายงั สามารถใช้ EXCEL ในการจัดกลมุ่ ข้อมูล วิเคราะห์ ข้อมูล สรา้ งรายงาน และสร้างแผนภมู ิได้อกี ด้วย โปรแกรม EXCEL มีประโยชนก์ บั ผู้คนแทบทุกสาขาอาชพี ไม่วา่ จะเปน็ บญั ชี ซ่ึง สามารถ นา EXCEL มาช่วยคานวณรายรับรายจ่ายและงบการเงนิ ได้ นักวิเคราะห์การตลาด ทจ่ี ะ นา EXCEL มาชว่ ยในการสรุปข้อมูลแบบสอบถามจานวนมาก ๆ วศิ วกรท่สี ามารถนาข้อมลู จาก การ ทดลองมาให้ EXCEL สร้างเป็นแผนภูมลิ งในรายงานของตนเองได้ง่าย ๆ นักวางแผนสามารถ ทดลอง ไดว้ ่าจะเกิดเหตุการณอ์ ะไรถา้ ตวั แปรบางตวั เปลี่ยนไป แม้กระทงั่ ครูอาจารย์กย็ งั สามารถ คานวณ เกรดของนักศกึ ษาไดด้ ว้ ย และนอกจากท่กี ล่าวแล้ว EXCEL กย็ งั สามารถประยุกตใ์ ชก้ บั งานอนื่ ๆ ได้ อีกมากมาย 2. คุณสมบตั ขิ องโปรแกรม EXCEL โปรแกรม EXCEL มคี ณุ สมบัติ ดงั ตอ่ ไปน้ี

• สรา้ งและแสดงรายงานของขอ้ มูล ตวั อักษร และตัวเลข โดยมคี วามสามารถในการ จดั รปู แบบใหส้ วยงามนา่ อ่าน เชน่ การกาหนดสีพนื้ การใสแ่ รเงา การกาหนดลักษณะและสขี อง เส้นตาราง การจัดวางตาแหน่งของตวั อกั ษร การกาหนดรูปแบบและสีตัวอกั ษร เปน็ ตน้ • อานวยความสะดวกในดา้ นการคานวณต่าง ๆ เช่น การบวก ลบ คูณ หารตัวเลข และยงั มีฟงั กช์ นั่ ทใ่ี ช้ในการคานวณอกี มากมาย เข่น การหาผลรวมของตัวเลขจานวนมาก การหา ค่าทางสถติ แิ ละการเงิน การหาผลลพั ธ์ของโจทย์ทางคณิตศาสตร์ เปน็ ต้น • สร้างแผนภูมิ (CHART) ในรูปแบบตา่ ง ๆ เพือ่ ใชใ้ นการแสดงและการเปรียบเทียบ ขอ้ มูลไดห้ ลายรปู แบบ เช่น แผนภูมคิ อลัมน์ (COLUMN CHART หรือBAR CHART) แผนภูมิ เส้น (LINE CHART) แผนภมู ิวงกลม (PIE CHART) ฯลฯ • มรี ะบบขอความชว่ ยเหลือ (HELP) ที่จะคอยช่วยใหค้ าแนะนา ชว่ ยให้ผูใ้ ช้สามารถ ทางานไดอ้ ยา่ งสะดวกและรวดเร็ว เช่น หากเกิดปัญหาเก่ยี วกับการใช้งานโปรแกรม หรือสงสัย เกีย่ วกับวธิ ีการใช้งาน แทนท่ีจะต้องเปิดหาในหนงั สือค่มู ือการใช้งานของโปรแกรม ก็สามารถขอ ความช่วยเหลือจากโปรแกรมไดท้ นั ที • มีความสามารถในการค้นหาและแทนทขี่ อ้ มูล โดยโปรแกรมจะตอ้ งมี ความสามารถในการค้นหาและแทนทข่ี ้อมลู เพื่อทาการแก้ไขหรอื ทาการแทนที่ข้อมูลไดส้ ะดวก และรวดเรว็ การเข้าสูโ่ ปรแกรม MICROSOFT EXCEL 1. คลกิ ทป่ี ่มุ START 2. เลอื่ นเมาสไ์ ปชีค้ าสั่ง ALL PROGRAM 3. เลอื่ นเมาส์ไปท่ี MICROSOFT OFFICE 4. เลื่อนเมาสไ์ ปที่ MICROSOFT OFFICE EXCEL คลกิ ส่วนประกอบของโปรแกรม

- ปมุ่ เรียกว่า “OFFICE BUTTON” แสดงเมนทู ่ใี ชจ้ ัดการไฟล์ทั่วไป เชน่ NEW, OPEN, SAVE AS, PRINT และ PUBLISH เปน็ ต้น - QUICK ACCESS TOOLBAR แสดงปมุ่ คาส่ังท่ใี ช้บ่อยๆ โดยค่าเร่ิมต้นจะแสดง เคร่อื งมือ SAVE,UNDO ,และ REDO ซ่ึงเรา สามารถกาหนดเคร่ืองมือในสว่ นนเี้ องได้ - TITLE BAR แสดงชื่อเวิรก์ บคุ๊ ท่ีใชง้ านอยูแ่ ละช่อื โปรแกรม ในทนี่ คี้ อื MICROSOFT EXCEL - RIBBON เปน็ กลุม่ คาสัง่ ที่เก็บเคร่อื งมือออกเป็นหมวดหมู่ โดยแสดงเปน็ แทบ็ แทนท่กี าร เรยี กใช้เมนูคาสั่งต่างๆในเวอรช์ นั่ กอ่ นๆ - CONTEXTUAL TABS เปน็ แท็บพิเศษทจี่ ะแสดงเมอื่ ใสอ่ อบเจ็คลงในเวิรก์ ชีต เชน่ เมอ่ื แทรก WORD ART โปรแกรมจะแสดงDRAWING TOOL ดา้ นบนและมแี ทบ็ FORMAT ท่ใี ช้สา หรบั ตั้งคา่ WORD ART แสดงอยู่ดา้ นล่าง

- WORKSHEET เป็นแผ่นงานมลี ักษณะเปน็ ตาราง สาหรับพิมพ์ขอ้ ความ หรอื ตัวเลข โดย คา่ ท่ตี ้ังไวเ้ ม่อื เข้าใช้โปรแกรมจะมี 3 SHEET คือ SHEET1, SHEET2 และ SHEET3 สามารถเพ่มิ จานวน เวริ ์กชีตในเวิรก์ บุ๊คไดต้ ามต้องการ - VIEW SHORTCUTS ใชด้ ูมุมมองเอกสาร โดยจะแสดงมมุ มองของเอกสารในลกั ษณะต่างๆ - ZOOM และ ZOOM SLIDER เปน็ เคร่อื งมือย่อ-ขยายหน้าจอ โดยเลือกขนาดตาม เปอรเ์ ซ็นต์ทีต่ อ้ งการย่อ-ขยาย หรือเลือ่ นสไลเดอร์ที่เครอ่ื งมือ ZOOM SLIDER ตามความต้องการ การออกจากโปรแกรม MICROSOFT EXCEL 1. เลือกเมนู FILE (แฟม้ ) 2 เลอื ก EXIT (จบการทางาน) หรอื กดปุ่ม ทม่ี ุมบนขวาจอภาพ 1.3 การเรียกใช้งานโปรแกรม ไมโครซอฟทเ์ อกซเ์ ซล2007 การเรยี กใชงา้ นหรือเข้าสู่ โปรแกรมมีวธิ ีปฏบิ ตั ิไดห้ ลายวธิ ีดงั นี้ 1.3.1 การเรียกใชง้ านโปรแกรม โดยการคลกิ ปุ่ม START มีขัน้ ตอนดังนี้ 1) คลิกปมุ่ START คลกิ เลือก PROGRAM 2) คลิกเลอื ก MICROSOFT OFFICE

3) คลกิ เลือก MICROSOFT EXCEL 2007 พบแทบ็ HOME เป็ นแท็บแรกเสมอ ดงั นีภ้ าพที่ 2.3 2.3.2 INSERT (แทรก) เป็ นแทบ็ ทใ่ี ช้สาหรับแทบ็ ออ็ บเจก็ ต์หรือองค์ประกอบต่างๆ ลงไปบนชีต งานเพื่อใช้อ้างองิ ประกอบข้อมูลให้สมบูรณ์ยงิ่ ขนึ้ รวมถึงการเพม่ิ ความสวยงาม ด้วย เช่น กราฟ รูปภาพ อกั ษรศิลป์ หัวกระดาษท้ายกระดาษ สัญลกั ษณ์ต่างๆ เป็ นต้น ดงั ภาพ ที่ 2.4 2.3.3 PAGE LAYOUT (เค้าโครงหน้ากระดาษ) เป็ นแทบ็ ทใี่ ช้ปรับแต่ง กาหนดขนาด ชุดสี ตลอดจนจัดเรียงสิ่งต่างๆบนหน้าชีตงานให้เป็ นไปตามความต้องการ เช่น สีหรือแบบ ตัวอกั ษร การตงั่ ค่าหน้ากระดาษ พืน้ หลงั สมดุ งาน เป็ นต้น ดงั ภาพท่ี 2.5 2.3.4 FORMULAS (สูตร) เป็ นแทบ็ หลกั ทใี่ ช้สาหรับใส่สูตรคานวณและฟังชั่นก์สาเร็จรูปต่างๆ ลงในเซลล์ โดยแยกประเภทตามการใช้งาน เช่นฟังช่ันก์การเงนิ ฟังช่ันก์เกยี่ วกบั ข้อความ และ ฟังช่ันก์คณติ ศาสตร์ เป็ นต้น ดงั ภาพที่ 2.6

2.3.5 DATA (ข้อมูล)ใช้สาหรับติดต่อข้อมูลกบั ภายนอกโปรแกรม และทางานกบั ข้อมูลทมี่ ี จานวนมาก เพื่อให้มคี วามคล่องตัวในการใช้งานทม่ี ปี ระสิทธภิ าพเพม่ิ ขนึ้ เช่น การเรียงข้อมูล การกรองข้อมูลการจัดกลุ่มข้อมูลแหล่งข้อมูลอื่นๆ เป็ นต้น ดงั ภาพท่ี 2.7 2.3.6 REVIEW (ตรวจทาน)เป็ นแทบ็ ทร่ี วบรวมประโปชน์หลายๆ อย่างเข้าด้วยกนั ซึ่ง ประกอบด้วยการตรวจสอบความถูกต้องของตัวสะกด การแปลภาษา การแทก็ ข้อคดิ เห็น และ การป้องกนั ความปลอดภัยของชีตงาน ดงั ภาพท2ี่ .8 2.3.7 VIEW (มุมมอง)ใช้ปรับเปลย่ี นมมุ มองของชีตงานแบบต่างๆ ให้เหมาะสมกบั ลกั ษณะการ ทางานในขณะน้ัน เช่น การย่อ ขยาย การจัดเรียงหน้าต่างงาน การแยก การซ่อนแผ่นงานหรือ สมดุ งานเป็ นต้น ดังภาพท่ี 2.9 2.4 การทางานของโปรแกรม MICROSOFT EXCEL 2010 ป่ ุม OFFICE BUTTON เป็ นป่ มุ รวบรวมคาสั่งพืน้ ฐาน เช่น การสร้างสมดุ งานใหม่ การบันทกึ แฟ้มสมุดงาน การเปิ ด ปิ ดแฟ้มสมดุ งาน การพมิ งานพ์ การปรับค่าต่างๆ ใน EXCEL ดงั ภาพ ท่ี 2.10

2.4.1 การสร้างสมุดงานใหม่ เม่ือเปิ ดโปรแกรมขนึ้ มาทางาน โปรแกรมจะสร้างสมดุ งานขนึ้ มาให้โดยอตั โนมัติ โดยต้งั ชื่อ ว่า BOOK1 หรือ สมดุ งาน1 จะมแี ผ่นงานอยู่ภายใน จานวน 3 แผ่นงาน สามารถทางานกบั สมุด งานดงั กล่าว แต่หากต้องการสร้างสมดุ งานใหม่ ให้คลกิ แทบ็ เครื่องมือด่วน (QUICK ACCESS) เลือก 1.คลกิ ทป่ี ่ มุ OFFCE BUTTON 2.เลือกคาสั่ง NEW (สร้าง) 3.เลือก BLANK WORKBOOK (สมดุ งานเปล่า) ตามข้นั ตอนดังภาพ 2.11 2.4.2 การเปิ ดแฟ้มสมุดงาน หากต้องการเปิ ดแฟ้มสมุดงานเพ่ือทาการแก้ไขหรือป้อนข้อมูลเพม่ิ เติม สามารถทาได้โดย 1.คลกิ ทปี่ ่ มุ OFFCE BUTTON

2.เลือกคาส่ัง OPEN (เปิ ด) 3.เลือกไดรฟ์ หรือโฟลเดอร์ทเี่ กบ็ ไฟล์เอกสารในช่องมองหาใน (LOOK IN) 4.คลกิ เลือกไฟล์เอกสารที่ต้องการ 5.คลกิ ป่ มุ OPEN (เปิ ด) ตามข้นั ตอน ดงั ภาพที่ 2.12 2.4.3 การบนั ทกึ แฟ้มสมุดงาน เมื่อทาการพมิ พ์ข้อมูลต่างๆและต้องการเกบ็ ไฟล์ข้อมูลให้ 1.คลกิ ทปี่ ่ ุม OFFICE BUTTON 2.เลือกคาส่ังบันทกึ (SAVE) หรือบนั ทึกแฟ้มเป็ น (SAVE AS) บันทึกข้อมูลเป็ น EXCEL 2003 จะมนี ามสกลุ เป็ น.XLS หรือ EXCEL 2007และ EXCEL 2010 จะมนี ามสกลุ เป็ น .XLSX 3.เลือกไดรฟ์ หรือโฟลเดอร์ทตี่ ้องการ บันทกึ แฟ้มในช่องบนั ทกึ ใน (SAVE IN) 4.พมิ พ์ช่ือแฟ้มสมดุ งานใช่องทแ่ี ฟ้ม (FILE NAME) ซ่ึงในการต้ังช่ือแฟ้ม สามารถต้ังชื่อได้ยาว ทส่ี ุด 255 ตัว 5.คลกิ ป่ ุมบันทกึ (SAVE) ตามข้นั ตอน ที่ 2.13

2.4.4 การปิ ดแฟ้มสมุดงาน หากไม่จาเป็ นต้องใช้งานกบั แฟ้มสมุดงานน้ันอกี ควรปิ ดแฟ้มเพ่ือให้พืน้ ทใี่ นหน่วยความจา ว่าง จะได้ใช้งานกบั งานอ่ืนๆได้เพมิ่ มากขนึ้ การปิ ดแฟ้มสมดุ งานทาได้โดย 1.คลกิ ทปี่ ่ มุ OFFICE BUTTON 2.เลือกคาส่ังปิ ด (CLOSE) ตามข้นั ตอนดงั ภาพ ท2่ี .14 2.4.5 การจกั เตรียม การกาหนดรหัสผ่านในการใช้งานเอกสารในสมุดงาน เพ่ือเพม่ิ ความปลอดภยั ในการเข้าใช้ งานโดย

1.คลกิ ทป่ี ่ ุม OFFICE BUTTON 2.เลือกคาสั่ง PROTECT WORKBOOK (จดั เตรียม) 3.เลือก ENCRYPT WITH PASSWORD (เข้ารหัสลบั เอกสาร)จะปรากฏกรอบ ข้อความ ENCRYPT DOCUMENT 4.พมิ พ์ PASSWORD (เข้ารหสั ผ่าน) ทตี่ ้องการแล้วคลกิ ป่ ุม OK 5.ทาการ REENTER PASSWORD (ยืนยนั รหสั ผ่าน) อกี คร้ัง แล้วคลกิ ป่ ุม OK หากต้องการ ยกเลกิ ให้เข้าไปลบรหัสผ่านแล้วคลกิ ป่ มุ OK ดงั ภาพที่ 2.15 2.4.6 การจดั การแผ่นงาน เม่ือเปิ ดสมดุ งานขนึ้ มาจะมแี ผ่นงาน (SHEET) อยู่ภายในซึ่งสามารถทางานและจดั การกบั แผ่นงาน (SHEET) ได้ดังนี้ 1.การเลือกแผ่นงาน ถ้าภายในสมดุ งานมแี ผ่นงานอยู่หลายแผ่นงาน เม่ือต้องกาทางานกบั แผ่น งานใดจะต้องทาการเลือกแผ่นงานน้ันก่อน หากต้องการเลือกหลายๆแผ่นงานทไ่ี ม่ติดกนั ให้กด ป่ มุ CTRL ค้างไว้ แล้วเลือกแผ่นงานทตี่ ้องการ

2.การเปลย่ี นชื่อแผ่นงาน หากผู้ใช้ต้องการเปลยี่ นช่ือแผ่นงานใหม่ ให้ดับเบลิ้ คลกิ ทป่ี ้ายช่ือแผ่น งาน หรือใช้ข้นั ตอน 1.คลกิ ขวาทปี่ ้ายช่ือแผ่นงานทต่ี ้องการเปลย่ี นช่ือ 2.เลือก RENAME (เปลยี่ นชื่อ) จะปรากฏแถบสีดา พมิ พ์ช่ือใหม่แทนทไ่ี ด้ทนั ที เช่น SHEET 3 เปลยี่ นช่ือเป็ น ใบกากบั ภาษี เป็ นต้น ดงั ภาพที่ 2.16 3.การแทรกแผ่นงาน หากต้องการเพมิ่ แผ่นงานให้เลื่อนเมาส์ไปยังตาแหน่ง SHEET TAB ที่ ต้องการแทรก 1.คลกิ เมาส์ขวา 1 คร้ัง ตรงทตี่ ้องการแทรกชีต 2.เลือก INSERT (แทรก)เลือก WORKSHEET(แผ่นงาน) หรือคลกิ เมาส์ทแี่ ผ่นงาน สุดท้าย ดงั ภาพท่ี 2.17 4) การย้ายและการตดั คดั ลอกแผ่นงาน 1. การย้ายแผ่นงานได้แก่ การย้ายแผ่นงานในสมดุ งานเดยี วกนั ทต่ี ้องการย้ายงาน

2.ลากเมาส์ย้ายแผ่นงานไปตาแหน่งทตี่ ้องการ 3.ปล่อยเมาส์ทคี่ ้างในตาแหน่งทตี่ ้องการตามข้ันตอน ดังภาพท่ี 2.18 (2) การคดั ลอกแผ่นงาน ได้แก่ การคดั ลอกแผ่นงานายในสมุดงาน เดยี วกนั และคดั ลอกแผ่นงาน ข้ามสมดุ งาน โดยคลกิ เลือกแผ่นงานทต่ี ้องการคดั ลอก 1. คลกิ เมาส์ขวาทชี่ ื่อแผ่นงาน 2. เลือกคาส่ัง MOVE OR COPY 3. เลือกชื่อสมดุ งานใหม่ แล้ววางข้อมูลทคี่ ดั ลอก 4. คลกิ เครื่องหมาย CREATE A COPY 5.คลกิ ป่ มุ OK ตามข้นั ตอน ดงั ภาพท่ี 2.19

5.)การลบแผ่นงาน หากแผ่นงานใดไม่ต้องการใช้งานแล้ว และต้องการลบแผ่นงานน้ันออกจาก สมดุ งานสามารถทาได้โดยการเลือกแผ่นงานทต่ี ้องการลบ 1. คลกิ เมาส์ขวาช่ือแผนงานทต่ี ้องการลบ 2.เลือกคาส่ัง DELETE (ลบ) 3 คลกิ ป่ มุ DELETE เพ่ือยืนยนั การลบ ดังภาพที่ 2.20 6) การแบ่งหน้าต่างแผ่นงาน การแยกหน้าต่างแผ่นงานออกเป็ นส่วนๆ จะช่วยให้สามารถทางาน ได้สะดวกและรวดเร็วขนึ้ โดยเฉพาะในการป้อนข้อมูลทมี่ จี านวนมาก การดูข้อมูลทอ่ี ยู่ห่างไกล กนั อาจทาให้ไม่สะดวกและเสียเวลา การแยกหน้าต่างออกเป็ นส่วนๆ จะช่วยในการเลื่อน ตาแหน่งเป็ นไปอย่างรวดเร็วโดย 1. นาเมาส์ไปว่างไว้ในเซลล์ทตี่ ้องการแยก 2. เลือกแทบ็ VIEW (มมุ มอง) 3. คลกิ ป่ มุ SPLIT (แยก) 4.จะปรากฎเส้นแบ่งหน้าต่างแผ่นงานเป็ น 2 ส่วน ทาตามข้นั ตอน ดังภาพ ท่ี 2.21

7) การตรึงแนวบนแผ่นงานถ้าข้อมูลในแผ่นงานมจี านวนมากเมื่อต้องการเพมิ่ หรือปรับข้อมูล จะต้อง เล่ือนหน้าจอขนึ้ ลง หรือเลื่อนไปทางซ้าย หรือขวา ทาให้ไม่สามารถเห็นหัวเรื่องหรือ ข้อความทเี่ กยี่ วข้องในเซลล์ทต่ี ้องการ เช่น ชื่อบุคคล แผนก ฝ่ าย เป็ นต้น เพอ่ื ให้ไม่สามารถเห็น ข้อมูลส่วนทจี่ าเป็ นจงึ แก้ปัญหานีไ้ ด้ด้วยการตรึงแนวข้อมูลบนแผ่นงาน ทาให้แถวหรือคอลมั น์ น้ันไม่ถูกเลื่อนไปด้วยในขณะทเ่ี ล่ือนดูข้อมูลอื่นๆ การตรึงแนวมี 2 ลกั ษณะ คือ 1.การตรึงแถวบนแผ่นงาน 2. การตรึงคอลมั น์บนแผ่นงาน การตรึงแนวท้งั สองลกั ษณะมลี าดบั ข้นั ตอนดังนี้ 1.นาเมาส์ไปวางไว้ทแี่ ถวหรือคอลมั น์ถดั ไป แล้วเลือกตรึงแนว 2. เลือกแทบ็ VIEW (มุมมอง) 3.คลกิ เลือก FREEZE PANES (ตรึงแนว) 4. ส่วนทถี่ ูกตรึงจะแสดงข้อมูลอยู่ตลอดเวลา เช่น ต้องการให้แสดงข้อมูล คอลมั น์ B แถวที่ 5 ต้องนาเมาส์ไปวางไว้ท่ี คอลมั น์ C แถวที่ 6 (C6) ข้อมูลหลงั จากตรึงแนวจะแสดงข้อมูล A1-B5 หรือทาตามข้นั ตอน ดังภาพที่ 2.22



หน่วยท่ี 3 การจัดรูปแบบและการใช้สูตรคานวณ หน่วยท่ี 3 การจกั การรปู แบบและการใชส้ ูตรคานวณ สาระสาคญั ประจาหน่วย โปรแกรมตารางงาน หรอื โปรแกรม MICROSOFT EXCEL 2010 จดั เป็นโปรแกรม ประเภทตารางคานวณ ท่ีใช้สาหรบั จดั การข้อมูลทเ่ี ป็นตัวเลข โดยสูตรในการคานวณไม่ว่าจะเปน็ สตู รคณติ ศาสตรพ์ ้นื ฐานหรือสตู รทางการเงินท่ีมคี วามซับซ้อน สามารถนามาประยุกตใ์ ชใ้ นการ บันทกึ บัญชีเเละออกเอกวสารต่างๆทางบญั ชีได้ การใชค้ าส่ังในการทางานของโปรเเกรม MICROSOFT EXCEL 2010 เชน่ การจดั รูปเเบบเซลล์ การคานวณโดยใชส้ ตู รอย่างง่าย การใช้ ฟงั ก์ชั่น การเชอื่ มโยงขอ้ มลู เป็นต้น ทาให้การทางานในเเตล่ ะสมุดงานมีความสะดวกรวดเรว็ เเละ สามารถตรวจสอบความถูกตอ้ งของข้อมลู ได้ 3.1 การจดั รปู แบบขอ้ มลู การบันทกึ ขอ้ มูลลงในเว็บไซต์ ไม่วา่ จะเป็นตัวเลขหรอื ขอ้ ความ เมอื่ ป้อนข้อมูลลงในเซลล์หาก เปน็ ข้อความจะแสดงชิดซา้ ยของเซลล์ ถา้ เป็นตัวเลขจะแสดงชดิ ขวาของเซลล์ ดงั น้นั ผู้ใชจ้ งึ สามารถกาหนดหรือปรับรูปแบบในการใช้งานไดต้ ามตอ้ งการ ซง่ึ โดยทวั่ ไปข้อมูลที่ป้อนนน้ั จะ กาหนดให้เป็นข้อมลู แบบทว่ั ไป (GENERAL) 3.1.1 รูปแบบขอ้ มูล การแสดขอ้ มลู ในเซลล์มีหลายประเภท ซ่ึงขึน้ อยูก่ ับความเหมาะสมของการใช้งานที่แตกต่าง กนั ซ่ึงในการจดั รูปแบบข้อมูลใหค้ ลิกแท็บ HOME คลกิ เลือก คลกิ แท็บ NUMBER จะปรากฏ ประเภทของการจัดรปู แบบขอ้ มลู ดงั ตารางที่ 3.1 ตารางที่ 3.1 ประเภทของการจัดรปู แบบข้อมลู รูปแบบ ความหมาย GENERAL NUMDER รูปแบบขอ้ มลู ทวั่ ไปที่ไม่ไดร้ ะบุเฉพาะเจาะจง กาหนดให้เปน็ ขอ้ มลู แบบตัวเลข สามารถเลอื ก แสดงเคร่ืองหมายคั่นระหว่างหลักพนั (ทุก 3

CURRENCY หลัก) หรือไม่แสดงก็ได้ แสดงคา่ ติดลบเปลยี่ น สตี ัวอักษรเมอื่ ตดิ ลบและกาหนดจดุ ทศนิยมได้ ACCONTING ตัวเลขมีเคร่อื งหมายสกลุ เงนิ นาหนา้ มี DATE เครือ่ งหมาย, ค่นั ทุก 3 หลัก และวางชดิ ขวา TIME เซลล์ พรอ้ มเรยี งจดุ ทศนิยมให้พร้อมตรงกัน PERCENTAGE เสมอ FRACTION TEXT ตัวเลขมีการระบุสกุลเงิน มีการแสดง SPACIAL เครื่องหมายสกุลเงนิ นาหน้า มี เครื่องหมาย , คัน่ ทกุ 3 หลกั สามารถกาหนด CUSTOM หลักทศนยิ มได้การวาง แบบ ACCONTING ดว้ ยตวั เลขชดิ ขวาและ เคร่ืองหมายสกลุ เงนิ ชิดซา้ ย ของเซลลโ์ ดย อัตโนมตั ิ แสดงขอ้ มลู แบบ วัน เดือน ปี โดยสามารถ แสดงแบบย่อและแบบเตม็ แสดงเวลาในรูปแบบต่างๆ ข้อมูลท่แี สดงเปน็ เปอรเ์ ซน็ ต์ แสดงข้อมูลเลขรูปแบบทางวทิ ยาศาสตร์ แสดงขอ้ มลู เปน็ ตวั อักษร ถึงแมจ้ ะใส่ตัวเลข เตม็ ก็ตาม เป็นการแสดงข้อมูลลักษณะพิเศษมักใช้กับ ฐานข้อมูลเช่น เบอร์โทรศัพท์ รหัสประจาตัว รหัสไปรษณยี ์ เป็นตน้ โดยสามรถกรอกข้อมูล ตัวเลข ที่ทาดว้ ยเลข 0 ได้ ขอ้ มูลพเิ ศษทีส่ ามารถกาหนดเพมิ่ เตมิ ได้ 3.1.2 ข้ันตอนการปรับแตง่ เซลล์ ขนั้ ตอนในการปรบั แต่งข้อมูลให้มคี วามเหมาะสมกับความต้องการ มีดังนี้ 1. แดรก็ เมาส์เลือกเซลล์ที่ต้องการปรบแตง่ ข้อมูล 2. คลกิ แทบ็ HOME 3. คลิกเลือก FORMAT CELLS(จดั รปู แบบเซลล์) หรือปุ่ม ดังภาพที่ 3.1

3 คลกิ เลอื ก FORMAT CELLS (จดั รูปแบบเซลล์) (1) รปู แบบตัวเลข (NUMBER) เม่ือเลือก FORMAT CELLS (จัดรปู แบบเซลล์) จากนน้ั มีขัน้ ตอนดังน้ี 1) คลกิ แทบ็ NUMBER เลือกช่อง CATEGORY คลิกเลอื ก CURRENCY 2) คลกิ เลอื ก DECIMAL PLACEC (ตาแหน่งทศนิยม) ตามทต่ี ้องการและทางานเลือกรปู แบบสกลุ เงนิ 3) คลิกปุ่ม OK ดงั ภาพท่ี 3.2 ในขัน้ ตอนท่ี 4-5 เม่ือคลิกแทบ็ NUMBER จะเปน็ การจดั รูปแบบชนิดตา่ งๆ ของข้อมลู เช่น รปู แบบวนั เดือน ปี เปอร์เซน็ สกลุ เงนิ ข้อความพิเศษ เปน็ ต้น การจดั รูปแบบอนื่ นัน้ เปน็ ตัวเลขที่ ไมใ่ ชใ้ นคานวณ กรณถี า้ ต้องการกรอกข้อมลู หมายเลขโทรศัพท์ เลขบัตรประจาตัวประชาชน ควร เลือกรูปแบบตวั เลขชนิดพเิ ศษ ดงั ภาพท่ี 3.3

2) รูปแบบการจดั วางขอ้ ความ (ALIGNMENT) เมื่อเลือก FORMAT CELLS (จัดรูปแบบเซลล์) 1) คลิกแทบ็ ALIGNMENT เลือกชอ่ ง TEXT CONTROL 2) คลกิ เลือก WRAP TEXT (ตัดข้อความ) หรือเลือกรปู แบบอ่นื 3) คลิกปุ่ม OK ดังภาพท่ี 3.4 3.2 การสร้างแบบฟอรม์ ทางบัญชี กิจการที่ใชโ้ ปรแกรม MICROSOFT EXCEL นน้ั สามารถใชโ้ ปรแกรมในการจดั ทาเอกสาร การคา้ และแบบฟอรม์ ทางบญั ชี ซึ่งถูกตอ้ งตามหลักบัญชที ่ยี อมรับโดยท่วั ไป ซง่ึ ในการตีเสน้ ขอบให้คลกิ แทบ็ HOME คลิกเลอื ก หรือคลกิ เมา้ ส์ขวาเลอื ก FORMAT CELL เลอื กแท็บ BORDER โดยมีขน้ั ตอนในการตกี รอบตารางแบบฟอร์มตา่ งๆ ดงั ภาพท่ี 3.5 1. แดร็กเมาส์เลือกเซลลต์ ารางทตี่ ้องการปรับแต่ง 2. คลิกลูกศรทปี่ มุ่ BORDERS (เสน้ ขอบ) 3. คลกิ เลอื ก MORE BORDERS(เสน้ ขอบอ่ืน)

4. คลกิ เลือก LINE STYLE (รูปแบบเสน้ ) ว่าจะตีเสน้ คู่ เส้นเดี่ยว หรอื เสน้ ประ 5. เมื่อเลอื กเส้รตแี ลว้ ให้นาเมาสม์ าคลิกตามกรอบ DIAGRAM หรือคลกิ ทป่ี ุ่ม BUTTON ท่ี ตอ้ งการ 6. คลิกปุม่ OK

3.3 การใชส้ ูตรคาควณ โปรแกรม MICEOSOFT EXCEL ใชใ้ นการคานวณและทาการเชื่อมโยงขอ้ มูล (LINK) ได้ใน ชีตเดยี วกนั ระหวา่ งชตี หรือระหวา่ งไฟล์ หลกั การทางานที่สาคญั คือ ทกุ ชตี ทกุ ไฟลท์ ี่ถกู เปดิ ขึ้นมา ใชง้ านพรอ้ มกนั ไม่วา่ กช่ี ีต กไ่ี ฟล์จะถอื เสมอื นว่าเปน็ เซลลท์ ี่อยใู่ นหนา้ เดียวกัน เพยี งตาถกู แบ่ง ออกเป็นตา่ งชีตหรือต่างไฟล์

3.3.1 สตู รคานวณแบบ FORMULA เป็นสูตรคานวณอยา่ งง่ายไมซ่ ับซอ้ นโดยใช้เคร่ืองหมายทาง คณิตศาสตร์ เชน่ +(บวก) -(ลบ) *(คูณ) /(หาร) และ ^(ยกกาลัง) สูตรคานวณขึ้นต้นดว้ ยเครอ่ื งหมาย = เสมอ ตามดว้ ย คา่ ตวั แปร 2 หรอื มากกว่าสองตัวแปร แตล่ ะตัวถกู คนั่ ด้วยตัวดาเนนิ การซึ่งอาจจะป็นค่าคงท่ี ข้อความตาแหน่งเซลล์ ช่ือเซลล์หรือฟงั ก์ช่ันก็ได้ โดยใชต้ ัวดาเนนิ การมาประมวลผลให้ได้ผลบน เซลล์ท่ีเลือกไว้ ตัวอย่าง =4*20 หมายถึง นา 4 ไปคูณกบั 20 =A2*B2 หมายถึง นาคา่ ตวั เลขที่เก็บในเซลล์ A2 ไปคูณกับค่าตัวเลขในเซลล์ 3.3.2 สูตรคานวณแบบ FUNCTION การสร้าสตู รคานวณดว้ ยฟงั ก์ชั่นในการคานวณต่างๆท่ไี ด้ ออกเเบบเเละติดต้ังมาในโปรเเกรม EXCEL เรียบร้อยเเล้ว 3.3.3 องคป์ ระกอบภายในสูตรคานวณ 1. ตัวควบคมุ คือ เครอ่ื งหมาย ( ) ใชจ้ ัดลาดับก่อนหลังของการดาเนินการ 2. ตวั ดาเนินการ คอื คอื เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์เพื่อใช้ในการคานวณ เช่น+ (บวก) - (ลบ) *(คณุ ) / (หาร) และ ^(ยกกาลัง) ดงั ภาพท่ี 3.18-3.21 เคร่อื งหมาย ความหมาย ตวั อยา่ ง % เปอร์เซนต์ 5% ^ เลขยกกาลัง * การคณู 4^3(หรอื 4*4*4) / การหาร 2*5 + การบวก 10/2 - การลบ 12+5 5-3 ตารางที่ 3.3 ตวั ดาเนินการเปรียบเทียบ (COMPARISON OPERATORS) เคร่ืองหมาย ความหมาย ตวั อยา่ ง

= เทา่ กับ A1=C1 > มากกว่า A1>C1 < น้อยกวา่ A1<C1 ≥ มากกว่าหรือเท่ากบั A1≥B1 ≤ นอ้ ยกว่าหรอื เท่ากบั A1≤B1 <> ไมเ่ ท่ากบั A1<> B1 ตารางที่ 3.4 ตวั ดาเนินการขอ้ ความ () เคร่ืองหมาย ความหมาย ตัวอยา่ ง “การบญั ชีกับ & “คอมพิวเตอร์ & เชือ่ มหรือคานา 2 คา มาต่อกันทาให้ ผลลัพธ์เป็นการบัญชีกับคอมพวิ เตอร์ เกดิ ค่าข้อความตอ่ เนอ่ื งทีเ่ ป็นขอ้ เดยี ว ภาพท่ี 3.20 เเสดงตวั อยา่ งการคานวณ โดยใชต้ วั ดาเนนิ การการข้อความ เครอื่ งหมาย ความหมาย ตัวอยา่ ง B1:B5 : (โค ตวั ดาการชว่ ง โดยอ้างอิงเป็นชว่ ง SUB(B1:B5,C1:C5) ลอน) ระหว่างจุด SUB(B1:B5 A5:D8) ในตัวอย่างนี้ B5 , B6 และ B7 , (จลุ ภาค) อา้ งองิ ทีห่ น่งึ กับจดุ อา้ งอิงทีส่ อง อยู่ในชว่ งของทง้ั สอง (ช่องวา่ ง ตวั ดาเนินการสว่ นร่วม ซ่ึงเป็นตัวรวม เดยี ว) การอา้ งองิ หลายๆชุดเข้าด้วยกัน ตัวดาเนินการสว่ นร่วม ซึง่ เป็นตวั สรา้ ง การอา้ งองิ ไปยงั เซลลท์ ี่มอี ยู่ในช่วงการ อา้ งอิงทง้ั สองชุด

3.4 การเชือ่ มโยงข้อมลู 3.4.1 การเชอ่ื มโยงข้อมลู กับสมดุ งานเเบบย้อนปลายทางกลับไปหาต้นทาง 1 คลกิ ที่ SHEET1 ของไฟล์ CARCATALOG ทตี่ ้องการหาผลลัพธ์ในการคานวณ คลกิ เลอื ก เซลล์ ทจ่ี ะใสส่ ูตร เเละพิมพ์เครือ่ งหมาย= 2 คลิกที่ SHEET CARPRICE ของไฟลเ์ ดียวกนั แล้วคลิกเลือกเซลล์ที่จะนามาใส่สูตร 3 คลิกท่หี นา้ ตา่ งไฟล์ WORKSHEET อนื่ ที่ต้องการอ้างอิงมาใชใ้ นสูตร เช่น CARLIST (ตอ้ ง เปิดรอไวก้ อ่ น) 4 คลกิ ที่ WORKSHEET ราคารถใหม่ของไฟล์ CARLIST แลว้ คลิกเลอื กเซลลท์ ี่จะนามาใช้ใน สตู ร 5 คลิกท่ี ENTER เพ่ือจบสตู ร แลว้ ไดผ้ ลลพั ธจ์ ากการคานวณ

3.4.2 ข้อควรระัวงั ในการรักษาสูตร LINK 1 ตอ้ งเปิดไฟลท์ กุ ไฟล์ท่ี LINK กนั เสมอเพือ่ ให้ EXCEL จดั การแกไ้ ขสูตร LINK ท่ีเซลล์ ปลายทาง

2 ตอ้ งบนั ทกึ ไฟล์ตน้ ททางกอ่ นไฟลป์ ลายทาง เพอ่ื ให้ส่วนของสูตรในไฟล์ปลายทางส่วนทีเ่ ปน็ ชื่อไฟลห์ รือช่อื โฟลเดอร์ที่เกบ็ ไฟลต์ ้นทางถูกแกไ้ ขตามชือ่ ไฟล์ตน้ ทางใหมห่ รือชื่อโฟลเดอร์ใหม่ ไมไ่ ดเ้ ปลี่ยนชื่อไฟล์หรอื ย้ายโฟลเดอร์จะทาการบนั ทึกไฟล์ใดกอ่ นก็ได้

หน่วยท่ี 4 การจัดทาบญั ชีด้วยโปรแกรมตารางงาน บทที่ 4 การจัดทาบญั ชีดว้ ยโปรแกรมตารางงาน สาระสาคญั ประจาหนว่ ย ในปัจจบุ ันการนาโปรแกรม Microsoft Excel มาใช้ในการจดั ทาบัญชี ได้รับความนิยมเป็น อยา่ งมาก เน่อื งจากกิจการสว่ นใหญ่จะใชโ้ ปรแกรม Microsoft Office ในสานักงานอยูแ่ ล้ว เชน่ งานด้านการเงนิ การบัญชี การจดั การขอ้ มลู และการนามาเสนอข้อมลู ของธุรกิจที่มขี นาด ไม่ใหญ่มากนัก ดังนั้นการประยุกใชโ้ ปรแกรม Microsoft Excel กับงานบญั ชีทีเ่ กีย่ วขอ้ งกับ ข้อมูลทม่ี ปี ริมาณมาก ลักษณะของการทางานเป็นงานทีท่ าซา้ ๆมกี ารคานวณตัวเลข จึงทาให้ไมม่ ี ตน้ ทุนแตอ่ ยา่ งใด การจัดทาบัญชีดว้ ยโปรแกรม Microsoft Excel สามารถจดั ทาได้ครบ กระบวนการทางบัญชีทุกข้ันตอน ตัง้ แตก่ ารบนั ทึกรายการในสมุดรายวนั ขนั้ ต้น ผ่านรายการไป บญั ชแี ยกประเภททว่ั ไป จัดทางบทดลองและงบการเงิน มคี วามสะดวก รวดเร็วและเพิม่ ประสิทธภิ าพในการทางานเป็นอยา่ งดี 4.1 วงจรการจดั ทาบัญชี วงจรการจดั ทาบัญชี (The Accounting Cycle) เปน็ ข้ันตอนทางการบัญชี เรม่ิ ตน้ จาก เมอื่ กิจการเริม่ งวดบญั ชใี หม่เกิดรายการบญั ชี (Accounting Transaction) หรือเรียกอกี อย่างว่า รายการค้า (Business Transaction) ซง่ึ เป็นรายการที่ก่อให้เกิดการแลกเปลีย่ นหรอื โอนเงนิ หรอื สิง่ ทีมีมูลค่าเป็นตวั เงินระหว่างกจิ การกบั บุคคลอ่นื นามาวิเคราะห์แล้วบันทึกรายการในสมดุ รายวันข้ันตน้ จากน้นั ผ่านรายการไปยังบญั ชแี ยกประเภทท่ีเกย่ี วขอ้ ง จดั ทางบทดลอง เมอื่ ส้นิ งวด จะทาการปรับปรุงรายการ ปิดบญั ชีและสรปุ ผลออกรายงานงบการเงินจงึ สามารถสรุปขัน้ ตอน ของวงจรการจดั ทาบญั ชี ได้ดงั น้ี ข้ันท่ี 1 การรวบรวมเอกสารขนั้ ต้น (Source Document) การบันทกึ รายการคา้ จะต้องมีเอกสารข้ันต้นเพือ่ ใชเ้ ป็นหลกั ฐานประกอบการบันทกึ เช่น การ บนั ทึกรายการซอื้ สินคา้ มาเพือ่ ขาย เอกสารขน้ั ต้นคอื ใบขอซอ้ื ใบส่งั ซ้ือ ใบรับสินค้า ใบกากับ สนิ คา้ ใบแจ้งหนจ้ี ากผ้ขู าย สว่ นการบนั ทึกรายการจา่ ยเงนิ ค่าสนิ ค้า เอกสารข้นั ตน้ คือ ใบเสร็จรบั เงนิ รับเงนิ จากผู้ขายสาเนาเช็คและตน้ ข้วั เช็ค เป็นต้น ขัน้ ที่ 2 บันทกึ รายการค้าลงในสมดุ รายวนั ขน้ั ต้น (Book of Original Entry) การนาขอ้ มลู ที่บันทกึ ในเอกสารขัน้ ต้นไปทาการวเิ คราะห์และจดั ประเภทของขอ้ มูลโดยใชพ้ ังบันชี จาแนกวา่ อยูใ่ นหมวดสินทรพั ย์ หนี้สิน สว่ นของเจ้าของ รายได้ หรอื ค่าใช้จ่าย หลงั จาก วเิ คราะหแ์ ละจดั ประเภทรายการค้าตามผังบญั ชแี ล้ว จึงทาการบนั ทึกรายการค้าลงในสมดุ รายวัน ขั้นต้น เชน่ สมุดรายวันท่ัวไป สมดุ รายวันซ้อื สมุดรายวันขาย สมดุ รายวันรับเงิน สมุดรายวนั จ่ายเงิน สมุดรายวันส่งคืนสินคา้ หรอื สมุดรายวันรบั คนื สนิ ค้า เป็นต้น

ขนั้ ที่ 3 ผา่ นรายการไปยังบญั ชีแยกประเภททว่ั ไป (Post to Ledgers) การนาข้อมลู ที่บนั ทกึ ลงในสมุดรายวันขั้นต้นผา่ นรายการไปยงั บัญชแี ยกประเภทท่ัวไปที่ เกี่ยวขอ้ ง เชน่ กรณีขายสินคา้ เป็นเงินเชือ่ จะบนั ทกึ ในสมุดรายวนั ผา่ นไปยงั บญั ชแี ยกประเภท ย่อยลกู หนี้ และวนั ส้นิ เดือนจงึ ผ่านไปบญั ชแี ยกประเภททวั่ ไป บญั ชีขายสินคา้ และบัญชลี ูกหน้ี ดว้ ยยอดรวม เปน็ ตน้ ขั้นที่ 4 จดั ทางบทดลอง (Preparation of Balance) เม่ือสนิ้ สุดรอบระยะเวลาท่ีกาหนดไว้ เช่น 3 เดือน 6 เดือนหรอื 1 ปี กจิ การจะนายอดคงเหลือใน บัญชีแยกประเภททว่ั ไปทุกบัญชีทีไ่ ด้ทาการจัดเรียงลาดบั ตามรหัสบญั ชีที่ระบุไวใ้ นผงั บัญชี นามา จดั ทางบทดลองเพื่อเปน็ กาตรวจสอบการลงบัญชวี ่า จานวนเงนิ ทางด้านเดบิต (Debit) และ จานวนเงินทางดา้ นเครดิต (Credit) ผา่ นรายการมาอย่างถูกต้อง ขั้นที่ 5 จัดทางบการเงนิ (Preparation of Financial Statements) การนาตวั เลขในงบทดลองมาจดั ทางบกาไรขาดทนุ และงบแสดงฐานะการเงนิ เป็นการสรุปผลการ ดาเนินงาน และการแสดงฐานะทางการเงนิ ของกิจการ เพอื่ ให้งบการเงนิ มคี วามถูกตอ้ งตรงความ เปน็ จรงิ กิจการจึงควรตรวจสอบความถกู ต้องของการบันทึกบัญชี ณ วันส้ินงวด กอ่ นทาการ สรปุ ผลการดาเนินงาน เพื่อนาเสนอตอ่ ผูบ้ ริหารและบุคบลภายนอกใช้ในการวางแผน 4.2 สมดุ บญั ชี การเลือกใช้สมุดรายวนั ในการบันทึกบัญชีของกิจการ ส่วนใหญ่ใช้สมดุ รายวนั ท่วั ไปในการบันทึก บญั ชสี ว่ นสมุดรายวันเฉพาะขึน้ อยูก่ ับกิจการทจี่ ะเลอื กใชเ้ พอื่ ความสะดวก ลดขัน้ ตอนในการ บันทกึ รายการทเี่ กิดข้ึนประจาซ้าๆ หลงั จากน้นั จึงผ่านรายการไปบญั ชแี ยกประเภททั่วไป 4.2.1 สมดุ บันทึกรายการขั้นตน้ (Book of Original Entry) สมุดรายวันข้นั ตน้ เปน็ สมุดบนั ทึกทใี่ ช้บันทกึ รายการค้า ตามลาดับวนั ที่เกดิ รายการทงั้ หมด ของกจิ การ ซ่งึ กิจอาจใช้สมุดรายวนั ท่ัวไปเพียงเล่มเดยี ว หรอื สมดุ รายวนั หลายเล่มขึน้ อยู่กับ รายการคา้ ท่ีเกิดข้ึนมามากนอ้ ยเพียงใด สมุดรายวนั ขั้นตน้ แบง่ ออกเปน็ 2 ประเภท ได้แก่ 1) สมุดรายวนั ท่วั ไป (General Journal) คือสมดุ ที่ใชบ้ นั ทกึ รายการท่ไี ม่สามารถบนั ทึกในสมดุ รายวนั เฉพาะได้ เชน่ รายการเปดิ บญั ชี การซ้อื สินทรัพย์เปน็ เงินเชอ่ื รายการปรับปรงุ และการ แก้ไขขอ้ ผดิ พลาด เปน็ ต้น หากกิจการใชส้ มุดรายวนั ท่วั ไปเพียงเล่มเดยี วจะตอ้ งนารายการค้าที่ เกดิ ขึ้นทุกรายการบนั ทกึ ในสมุดรายวันไปเล่มน้ี 2) สมุดรายวันเฉพาะ (Special Journal) คือ สมุดท่ีใช้บนั ทึกรายการเฉพาะเร่ืองใดเรอ่ื งหน่ึงใน กรณีที่กจิ การมีรายการค้าเกดิ ขนึ้ จานวนมาก และมรี ายการเกดิ ข้ึนซ้ากันบอ่ ยๆ การใชส้ มดุ รายวัน เฉพาะในการบันทึกบญั ชีทาให้สะดวก ลดข้นั ตอนการบนั ทึกบญั ชี ดงั นี้ ตาราง 4.1 แสดงการใชส้ มดุ รายวนั เฉพาะ สมดุ ลกั ษณะรายการค้า รายวนั

สมุดรายวันซือ้ สินคา้ (Purchase Journal) ซอ้ื สนิ ค้าเป็นเงินเช่อื สมดุ รายวันขายสนิ ค้า (Sales Journal) ขายสนิ ค้าเป็นเงนิ เชือ่ สมดุ รายวนั รับเงิน (Cash Receipts รับเงินทกุ รายการทั้งเงินสดและฝาก Journal) ธนาคาร สมดุ รายวนั จ่ายเงิน (Cash Payments จา่ ยเงนิ ทกุ รายการทงั้ เงนิ สดและฝาก Journal) ธนาคาร สมุดรายวนั ส่งคืนสนิ ค้า สง่ คืนสนิ คา้ ท่ีซือ้ เป็นเงนิ เชื่อ (Purchase Returns and Allowance Journal) สมุดรายวนั รับคนื สินค้า รบั คืนสนิ คา้ ท่ีขายเป็นเงินเชอ่ื (Sales Returns and Allowance Journal) 4.2.2 สมุดบันทึกรายการแยกประเภท สมดุ บญั ชแี ยกประเภททัว่ ไปจะเปน็ การรวบรวมรายการประเภทเดียวกันไวใ้ นบญั ชี เดียวกนั แบ่งออกเป็น 2ชนิด คือ 1) สมุดบัญชแี ยกประเภท (General Ledger) เปน็ บัญชีหลักที่กิจการตอ้ งจดั ทาโดยการแยกบญั ชี เป็นหมวดหมู่ ได้แก่ สนิ ทรัพย์ หน้สี นิ ส่วนของเจ้าของ รายไดแ้ ละค่าใชจ้ า่ ย 2) สมดุ แยกบัญชแี ยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger) เปน็ บญั ชีที่ใหร้ ายละเอยี ดของข้อมูล มากขน้ึ ซึง่ กิจการจะจัดทาหรอื ไมก่ ไ็ ด้ (1) สมุดบันทึกแยกประเภทยอ่ ยลูกหนี้ คือ สมดุ บัญชีทใ่ี ห้รายละเอยี ดเกีย่ วกบั ลกู หนแ้ี ต่ละ ราย โดยทั่วไปใช้กรณีที่กิจการมลี กู หนีก้ ารค้าจานวนมาก (2) สมดุ บัญชแี ยกประเภทยอ่ ยเจา้ หนี้ คือ สมุดบัญชที ใี่ หร้ ายละเอยี ดเกี่ยวกับเจ้าหนแ้ี ต่ละ ราย โดยท่ัวไปใช้กรณีท่กี ิจการมีเจ้าหนกี้ ารค้าจานวนมาก 4.3 การบนั ทกึ บัญชีของธรุ กิจบรกิ าร ธรุ กิจบริการ (Service Business) เปน็ ธรุ กิจท่ีให้บรกิ ารโดยไม่มีสนิ ค้าจาหนา่ ย เชน่ ร้าน เสริมสวย ร้านนวดแผนโบราณ กิจการรับทาบัญชี โรงภาพยนต์ ธุรกิจโรงแรม ธุรกิจท่องเท่ยี ว เป็น ตน้ ธรุ กจิ บรกิ ารมีหน้าที่บริการลูกค้า รายไดข้ องกจิ การ คือ รายไดจ้ ากการให้บรกิ าร ส่วน ค่าใชจ้ า่ ย คอื ตน้ ทุนในการใหบ้ รกิ ารและค่าใชจ้ า่ ยในการดาเนินงาน การบันทกึ บญั ชีของธุรกิจบรกิ าร เพอ่ื ให้เข้าใจถึงลาดบั ขั้นตอน ในการใช้ โปรแกรม Microsoft Excel จงึ เรม่ิ จากตารางการวิเคราะห์สมดุ รายวนั ท่ัวไป บัญชีแยกประเภทท่ัวไปและจัดทางบทดลองโดย ผทู้ าบัญชสี รา้ งแบบฟอรม์ ตารางวิเคราะห์ สมุดรายวันทัว่ ไป และบญั ชีแยกประเภททั่วไป ในแตล่ ะ แผน่ งานจัดเก็บขอ้ มูลที่สมุดงานเดียวกนั เพือ่ ใช้ในการเชอ่ื มโยงขอ้ มูลในการบนั ทึกบญั ชี

ตัวอยา่ งที่ 4.1 รายการค้าท่เี กิดข้ึนของรา้ นสมใจ ซอ่ มบริการ ระหวา่ งเดอื นมีนาคม25xx ให้บนั ทกึ รายการค้าในแบบฟอร์ม และการใช้เช่ือมโยงขอ้ มลู ในแต่ละแผน่ งาน 1. ตารางวิเคราะห์ 2. บนั ทึกรายการในสมุดรายวนั ทั่วไป 3. ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทท่ัวไป ลาดบั ข้นั ตอนการบนั ทึกบัญชขี องร้านสมใจซ่อมบรกิ าร (1) การบันทกึ รายการคา้ ในตารางวิเคราะห์ 1) เปดิ สมุดบัญชแี บบฟอร์ม โดยใชค้ าสั่ง Open จากป่มุ Office Button หรอื ไอคอน หรือ สร้าง (New) 2) จดั พิมพ์รายการค้าในชอ่ งรายการค้าและทาการวเิ คราะหร์ ายการสินทรัพย์ หนสี้ นิ และ สว่ นของเจา้ ของ โดยใส่เคร่ืองหมาย - (ลดลง) หรือ + (เพ่มิ ข้ึน) ดา้ นหน้าชอื่ บัญชพี ิมพด์ ว้ ย ตวั อกั ษรและตวั เลขคนละ่ เซลล์ การบนั ทึกบัญชดี า้ นเดบิต ใหพ้ มิ พ์ตัวเลขในเซลล์ I5-I6 แลพด้าน เครดิตให้ใสเ่ ครอ่ื งหมาย = I5+I6 แลว้ Enter 3) การจัดเก็บสมดุ งานโดยเปลย่ี นช่อื ใหม่และตอ้ งการจัดเก็บในโฟลเดอร์เดยี วกนั หรอื โฟลเดอรอ์ ่นื โดยคลกิ ทป่ี มุ่ Office Button เลอื กคาสงั่ Save As (บันทกึ เปน็ ) (2) ตารางการวิเคราะหร์ ายการคา้ การวิเคราห์รายการ ตวั อยา่ งท่ี 4.1 วนั ที่ 1 มี.ค ผลการวเิ คราะห์การคา้ สนิ ทรัพย์ (เพิม่ )+ เงนิ สด +เครื่องมือและอปุ กรณ์ และส่วนของเจ้าของ (เพม่ิ )+ทุน-นายสมใจ การบนั ทึกบญั ชี เดบติ เงิน สด 150,000 (เซลลI์ 5) เคร่อื งมอื และอุปกรณ์ 5,000 (เซลลI์ 6) เครดิต ทุน-นายสมใจ (เซลล์ J7) ให้ใส่เคร่อื งหมายเท่าเครอื่ งหมาย =I5+I6 แลว้ Enter จะปรากฎตัวเลข 155,000 ดัง ภาพท่ี4.2 (3) การบันทกึ รายการในสมุดรายวันท่ัวไป

การบันทึกรายการในสมุดรายวันท่ัวไป ตัวอย่างที่ 4.1 รายการวนั ที่ 1ม.ี ค. การบันทึก บัญชี เดบิต เงินสด150,000 (เซลล์ F4) เครอื่ งมอื และอุปกรณ์ 5,000(เซลลF์ 5) เครดิต ทนุ -นาย สมใจ 155,000 (เซลลG์ 6) การใส่จานวนเงินในเซลล์ F4 ใหเ้ ชือ่ มโยงข้อมลู มาจากตารางวิเคราะห์รายการคา้ โดย วาง Cursor ไวท้ เี่ ซลล์F4 แลว้ คลิกเม้าสไ์ ปที่แผ่นงานตารางวิเคราะห์รายการค้า I5 ใส่เเครือ่ งหมาย = แลว้ กด Enter ตวั เลข 150,000 จะปรากฎที่เซลล์ F4 ดา้ นเครดิตให้ใส่เคร่อื งหมาย = F4+F5 แล้ว Enter ตวั เลข 155,000จะปรากฎท่ีเซลล์ G6 ดังภาพท่ี 4.3 (4)การผา่ นรายการ ไปบญั ชแี ยกแยกประเภทท่วั ไป การผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไปบญั ชแี ยกประเภททัว่ ไป ตวั อย่างที่ 4.1 รายการวันท่ี 1 มี.ค. การบันทกึ บญั ชีเดบติ เงนิ สด 150,000 (เซลล์ G6) 4.1 ด้านเดบิต บญั ชแี ยกประเภทเงินสด ช่องรายการ ใหพ้ ิมพช์ ่อื ทุน-นายสมใจ ส่วนตวั เลขให้ เชอื่ มโยง ขอ้ มลู มาจากสมดุ รายวันท่ัวไป โดยวาง Cursor ไว้ท่ีบัญชีแยกประเภท เงินสด (เซลล์ E4) ใส่ เครอื่ งหมาย = แล้วคลิกเม้าสไ์ ปท่ีแผ่นงานสมุดรายวันทวั่ ไปเซลล์ F4 แล้ว กด Enter ตวั เลข 150,000 จะปรากฎที่เซลล์ E4 ดังภาพที่ 4.4 4.2 ด้านเครดติ บญั ชีแยกประเภทบัญชีทนุ ชอ่ งรายการพิมพ์ชอื่ เงินสด และบัญชีเคร่อื งมอื และ อปุ กรณ์สว่ นตวั เลขให้เช่ือมโยงขอ้ มูลมาจากสมุดรายวันท่วั ไป โดยวาง Cursor ไวท้ ่ีบญั ชแี ยก ประเภททนุ เซลล์ J62 ใส่เคร่ืองหมาย = คลกิ เมาส์ทีแ่ ผน่ งานสมดุ รายวนั ท่ัวไป

4.4 การบันทกึ บญั ชีของธุรกจิ ธรุ กิจซ้ือขายสินคา้ (Merchandising Business) เป็นธุรกจิ ทไ่ี มไ่ ดม้ ีการผลติ สนิ ค้า แต่ จะซ้ือขายสนิ ค้าสาเร็จรปู จากแหล่งตา่ งๆมาเพ่ือจาหน่าย เช่น ร้านขายเส้ือผา้ สาเร็จรปู ร้านขาย แวน่ ตา รา้ นขายอุปกรณก์ ีฬา ร้านสะดวกซอ้ื หา้ งสรรพสนิ คา้ เปน็ ต้น รายได้ของกจิ การ คือ รายได้จากการขายสินค้า ส่วนคา่ ใช้จ่ายคือ ตน้ ทนุ ท่ีขายและคา่ ใชจ้ า่ ยในการดาเนินงาน การบนั ทึกบัญชีของธรุ กจิ ซ้ือขายสินคา้ ในการใช้โปรแกรม (Microsoft Excel) เนื่องจากเป็นการบันทึกรายการโดยใชส้ มุดรายวันหลายเลม่ ผู้ทาบัญชีจึงตอ้ งเลือกใชส้ มดุ รายวนั เลม่ ใดเลม่ หนึ่งแลว้ บนั ทึกบัญชแี ยกประเภทย่อย บญั ชีแยกประเภททั่วไปและจัดทางบ ทดลอง การสร้างสมดุ รายวนั ท่วั ไป สมุดรายวันเฉพาะบญั ชีแยกประเภทยอ่ ยลูกหน้ี-เจา้ หนี้รายตวั บัญชีแยกประเภททัว่ ไป และงบทดลองในแตล่ ะแผ่นงานจัดเก็บข้อมูลท่สี มุดงานเดียวกัน เพือ่ ใช้ใน การเชือ่ มโยงขอ้ มลู ในการบนั ทกึ บัญชี ตวั อยา่ งท่ี 4.2 รายการคา้ ของรา้ นกิจไพศาลเมื่อวันท่ี 1 มกราคม 25XX ซึ่งเปน็ วันเร่ิมงวดบญั ชี มีสนิ ทรพั ย์ หนี้สินและทุน ดังน้ี ชอ่ื บัญชี เดบิต เครดิต เงินสด 26,720.00 เงนิ ฝากธนาคาร 125,000.00

ลกู หน-้ี นายรุ่ง 8,255.00 ลูกหน-ี้ นายรัตน์ 3,745.00 สนิ ค้าคงเหลอื 50,000.00 เครือ่ งใชส้ านักงาน 9,000.00 เครื่องตกแตง่ 12,000.00 เจา้ หน-้ี นายสม เจา้ หน-้ี นายเสมอ 1,500.00 เจา้ หน้สี รรพากร 2,000.00 เงินประกนั สังคมคา้ งจ่าย 1,200.00 ภาษเี งนิ ได้คา้ งจ่าย เงนิ กู้-นายประกอบ 640.00 ทนุ -นายไพศาล 700.00 20,000.00 208,680.00 ให้บนั ทกึ รายการคา้ ในแบบฟอรม์ และใช้การเชอ่ื มโยงขอ้ มูลในแตล่ ะแผ่นงาน 1. บนั ทกึ รายการในสมดุ รายวนั ทั่วไปและสมุดรายวันเฉพาะ 2. ผ่านรายการไปบัญชแี ยกประเภทเจา้ หนี้/ลูกหนี้รายตัว 3. ผ่านรายการค้าไปบัญชแี ยกประเภททั่วไป ข้นั ตอนการบัญชแี ละการเชื่อมโยงขอ้ มลู 1. เปิดสมดุ งานแบบฟอรม์ โดยใชค้ าสงั่ Open จากปมุ่ Office Button หรอื ไอคอน หรอื สรา้ งใหม่ 2. การจัดเกบ็ สมดุ งาน คลิกปุ่ม Office Button เลอื กคาสัง่ Save As(บันทึกเป็น) โดย เปลีย่ นชอื่ ใหมแ่ ละจดั เกบ็ ในโฟลเดอร์เดียวกัน หรือโฟลเดอร์อนื่ 3. การบันทกึ บญั ชใี นสมดุ รายวนั 3.1 สมดุ รายวันท่วั ไป ให้บันทึกรายการเริ่มงวดบัญชีตามตัวอย่างที่ 4.2 รายการวนั ที่ 1 มกราคม วิเคราะหร์ ายการคา้ ตามสมการบัญชี สินทรัพย์ =หน้สี ้นิ + ทนุ และบันทกึ บัญชีเงนิ สด และบญั ชอี ืน่ ๆ ทุกบญั ชี(สาหรับบัญชลี ูกหน้แี ละบญั ชีเจา้ หนี้ให้บันทกึ ในบญั ชีเจ้าหน้ใี หบ้ ันทกึ ใน บญั ชีลกู หนก้ี ารคา้ และเจ้าหน้กี ารค้าดว้ ยยอดรวม) และบันทึกจานวนเงินดา้ นเดบติ และเครดติ สว่ นบัญชีทุน-นายไพศาลใส่เคร่ืองหมาย=SUM(F4:F9) จะปรากฏท่เี ซลล์ G15 ดังภาพ

การผ่านบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไปของรา้ นสมใจ ซอ่ มบริการ การผ่านบนั ทกึ รายการในสมุดรายวนั ทัว่ ไปของร้านสมใจ ซอ่ มบรกิ าร (ตอ่ )



4.5 การหายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภททั่วไป การสรปุ ยอดคงเหลือของบัญชีต่าง ๆ ทุกบญั ชีในสมุดบัญชีแยกประเภทท่ัวไปเปน็ การหายอด คงเหลือดว้ ยดนิ สอ (Pencil Footing ) เรยี กว่าการหายอดดลุ ด้านเดบติ และยอดดลุ ด้าน เครดิต ซง่ึ หมวดบัญชสี นิ ทรัพย์และคา่ ใชจ้ า่ ยมยี อดดลุ ดา้ นเดบติ ส่วนหมวดหน้ีสนิ สว่ นของ เจา้ ของและรายไดม้ ยี อดดลุ ด้านเครดติ มีวธิ ีหายอดดุลด้วยดนิ สอ พอสรปุ ไดด้ งั น้ี 4.5.1 บัญชที ี่บันทกึ ทางดา้ นเดบิตและเครดติ หลาย ๆ รายการให้รวมยอดจานวนเงนิ แต่ละดา้ น แล้วเขียนยอดรวมไวบ้ รรทัดสุดทา้ ยของรายการน้นั ๆ ดว้ ยดินสอ จากนั้นหาผลตา่ งวา่ ดว้ นใดมาก ว่าใหเ้ ขยี นผลตา่ งไว้ในชอ่ งรายการดว้ ยดนิ สอดา้ นทม่ี ีจานวนเงินมากกว่า 4.5.2 บญั ชีท่ีบนั ทกึ รายการทางด้านเดบิตและเครดิตเพียงด้านละหนง่ึ รายการให้เขียนผลตา่ งของ ยอดจานวนเงนิ ด้วยดินสอไวใ้ นชอ่ งรายการของด้านที่มีจานวนเงินมากกว่า 4.5.3 บัญชีท่ีบันทึกดา้ นหนึ่งดา้ นใดเพียงด้านเดียว ใหร้ วมยอดเงินแลว้ เขียนดว้ ยดนิ สอไวใ้ ตจ้ านวน เงินรายการสดุ ท้ายของด้านนน้ั ด้วยดนิ สอ 4.5.4 บัญชที มี่ ีรายการเพียงรายการเดียวไมจ่ าเปน็ ต้องรวมยอดเงิน จากการหายอดคงเหลอื ด้วยดินสอ เมอ่ื จดั ทาบัญชีดว้ ยโปรแกรม Microsoft Excel จงึ ใช้ สตู รในการคานวณดังน้ี 1) หาผลรวมโดยเล่ือนเมาสไ์ ปคลิกบรรทดั สดุ ท้ายของบัญชีทีจ่ ะหายอดรวม ตวั อย่างเช่น บัญชีเงินสด ดา้ นเดบิตโดยใช้สตู ร =SUM(E4:E7) 2) หาผลรวมทางด้านเครดิต ด้วนวิธีเดียวกัน โดยใชส้ ตู ร =J4 หรือคลิกไอคอน 3) หาผลต่างระหว่างผลรวมดา้ นเดบติ และเครดติ และนาผลลพั ธ์ไปไว้ทางดา้ นทม่ี ีจานวนท่ี มากกว่าชอ่ งรายการ โดยใช้สูตร =E8-J8 (ผลตา่ งอยู่ทางด้านเดบติ เนอ่ื งจากเป็นบญั ชีหมวด

สินทรพั ย์) สาหรับบญั ชีท่มี ียอดคงเหลือดา้ นเครดติ ก็ใชว้ ิธเี ดยี วกัน เชน่ บัญชีเจา้ หนี้การคา้ โดยใช้ สตู ร =J64-E64 ดงั ภาพท่ี 4.26-4.27 4.6 การจดั ทางบทดลองดว้ ยโปรแกรม Microsoft Excel งบทดลอง (Trial Balance) เปน็ งบท่ีพสิ ูจนค์ วามถูกตอ้ งของขอ้ มูลทางการบัญชวี ่าได้ บนั ทกึ รายการตามหลักบัญชีคู่ ซึ่งจากการบันทึกรายการในสมุดรายวนั ท่วั ไปทุกรายการ ตอ้ งประกอบด้วยดา้ นเดบติ และดา้ นเครดติ การบนั ทกึ จานวนเงนิ ด้านเดบติ ไว้ในบัญชี หนึ่งเท่ากับจานวนเงนิ เครดิตไวอ้ กี บญั ชีหนงึ่ ดงั น้นั ยอดรวมของรายการเดบิตในบัญชี ต่างๆจึงต้องเทา่ กับยอดรวมของรายการเครดิตในบัญชตี า่ งๆซงึ่ การทผี่ ลรวมของบัญชี ด้านเดบติ และดา้ นเครดติ เทา่ กัน อาจมกี ารบันทกึ บญั ชีบางบญั ชที ี่ไม่ถกู ต้อง แต่บนั ทึก บัญชีท้ังด้านเดบิตและดา้ นเครดติ ด้วยจานวนเงนิ ทเี่ ท่ากนั เชน่ ซ้อื หมึกพิมพ์ 2 กลอ่ ง เปน็ เงิน 2,500 บาท ตารางที่ 4.2 การเปรยี บเทยี บการบนั ทึกบญั ชกี บั การบันทกึ บัญชที ถ่ี ูกตอ้ ง บนั ทกึ บญั ชี บันทกึ บัญชีทถ่ี ูกต้อง เดบิต เครอื่ งใชส้ านกั งาน 2,500 เครดิต เงนิ สด 2,500 เดบิต วสั ดุส้นิ เปลอื ง 2,500 เครดิต เงนิ สด 2,500 จะเหน็ ว่า วสั ดสุ น้ิ เปลอื ง เป็นบญั ชีประเภทสน้ิ ทรพั ย์หรือคา่ ใชจ้ า่ ย เมอ่ื มยี อด เพ่ิมขึน้ บันทึกทางดา้ นเดบติ เชน่ เดียวกบั บัญชเี คร่ืองใช้สานักงานจึงทาให้งบทดลองลง ตัว

การจดั ทางบทดลองตอ้ งระบวุ า่ เป็นงบทดลอง ณ วันหนึง่ วนั ใด เมอ่ื สน้ิ รอบ ระยะเวลาหนึ่ง เชน่ 3 เดือน 6 เดอื น 1 ปี โดยการรวบรวมยอดคงเหลอื เดบิตและยอด คงเหลือเครดิตในสมดุ บญั ชีแยกประเภททัว่ ไปไวด้ ว้ ยจานวนเงินทเ่ี ทา่ กนั ขนั้ ตอนในการทางบทดลอง มดี งั นี้ 1.เปิดสมดุ งานท่สี รา้ งแบบฟอร์มต่างๆ และเพมิ่ แผน่ งานชื่อ “งบทดลอง” 2.พมิ พช์ อ่ื บญั ชีและเลขท่บี ัญชี ในชอ่ งช่อื บญั ชแี ละเลขท่ีบัญชี 3.นายอดคงเหลือไปใสไ่ ว้ในช่องเดบิตหรือเครดติ โดยนามาจากยอดคงเหลือในบญั ชี แยกประเภทท่ัวไป ตวั อยา่ งเชน่ บัญชีเงินสดนาเมาส์วางไวท้ ี่ช่องจานวนเงินด้านเดบิต ใส่เครอื่ งหมาย = คลิกเมาสท์ แ่ี ผ่นงานแยกประเภทเลอื กบญั ชีเงินสด วางเมาสไ์ ว้ท่ีชอ่ ง รายการ จานวนเงนิ ยอดคงเหลือ (C8) แลว้ กด Enterทาการเชอ่ื มโยงลักษณะเดยี วกัน 4. หายอดรวมทางด้านเด D29 โดยใชส้ ตู ร = S บติ ท่ี 5. หายอดรวมด้านเครดิตที่ E29 โดยใช้สูตร =SUM(E6:E27) ดงั ภาพที่ 4.29

หน่วยท่ี 5 การปรับปรุงบัญชีและกระดาษทาการ การปรบั ปรงุ บัญชี และกระดาษทาการ สาระประจาหน่วย เน่ืองจากรายการบันทึกบัญชีระหว่างงวดอาจมรี ายการเป็นช่วงระยะเวลาท่ี เกีย่ วข้องกบั ปีถดั ไป หรอื บางรายการไม่มีการบนั ทึกบัญชีในงวดบัญชีน้ันๆนกั บัญชจี ึงต้องมีการปรับปรงุ รายการก่อนนาตวั เลขไปจัดทารายงานทางการบญั ชี การจัดกระดาษทาการงบทดลองหลงั รายการปรบั ปรงุ จงึ เปน็ การสรุปยอด คงเหลือบญั ชีต่างๆ เม้อื สนิ้ ขอบระยะเวลาหนึง่ เปน็ การพิสจู น์ยอดความถกู ตอ้ ง ของการบันทึกบัญชี ซึ่งข้ันตอนดังกลา่ วสามารถใชโ้ ปรแกรม Microsoft Excel ช่วยในการคานวณได้อยา่ งรวดเรว็ และถกู ตอ้ ง 5.1 รายการปรับปรุง รายการปรบั ปรงุ (Adjusting Entry) หมายถงึ การบันทึกรายการ เพื่อแกไ้ ข การปรับปรุงรายได้และคา่ ใช้จา่ ยของกิจการใหม้ คี วามถกู ตอ้ งตามเกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis) ในการส้ินสดุ งวดบัญชเี นื่องจากทางการปฏบิ ัติการบันทกึ รายได้ และคา่ ใช้จ่ายเมื่อไดร้ ับหรือจา่ ยเงนิ จรงิ การปรบั ปรงุ รายการต่างๆทาให้ผลการ ดาเนนิ งานของกจิ การมีความถกู ตอ้ งกับความเปน็ จริง และสง่ ผลกบั สินทรัพย์ หน้สี ินในงบแสดงฐานะการเงินของกจิ การด้วย ประเภทการปรับปรงุ ได้แก่ 5.1.1 รายได้รบั ล่วงหนา้ (Deferred Revenue) เปน็ รายไดท้ ่กี จิ การได้รับเงินในงวดบัญชีปจั จุบนั แตม่ ีรายรบั บางส่วน เปน็ กิจการรายได้ของงวดบญั ชี ถัดไป จึงจะเปน็ หน้ีสนิ ทก่ี ิจการมภี าระในการ บรกิ าร วธิ กี ารบนั ทึกบญั ชเี มื่อรบั เงินเปน็ เป็นรายไดร้ ับล่วงหนา้ มี 2 วิธีได้แก่ วธิ ที ี่ 1 บันทึกการรับเงนิ เป็นหนี้สนิ ท้ังจานวนเงนิ ในบัญชรี ายไดร้ ับลว่ งหนา้ วธิ ีที่ 2 บันทกึ การรบั เงินเป็นรายไดท้ ง้ั จานวนเงนิ ในบัญชีรายได้

ตัวอย่างท่ี 5.1 5.1.2 รายได้คา้ งรบั (Accrued Revenue) รายไดค้ า้ งรบั คือ รายได้ของกิจการท่เี กิดข้นึ แล้วในงวดบญั ชีปัจจุบนั แต่ยงั ไม่ไดร้ ับ เงนิ ซ่ึงกิจการจะไดร้ ับในงวดบญั ชตี อ่ ไป ดังน้ันจึงถอื รายไดท้ เี่ กดิ ขึ้นนเี้ ปน็ สินทรัพย์ของ กจิ การในงวดบัญชปี ัจจุบัน โดยกจิ การจะทาการปรับปรุงรายการกาหนดเป็นทรพั ยส์ นิ ของกิจการ 5.1.3 ค่าใช้จา่ ยล่วงหน้า ( Prepaid Expenses ) คา่ ใช้จ่ายจ่ายลว่ งหน้า คือ คา่ ใช้จ่ายทก่ี จิ การได้จ่ายเงินออกไปในงวดบญั ชีปัจจบุ นั แต่ ได้รวมคา่ ใชจ้ า่ ยของงวดบญั ชีปีหน้าสว่ นหนง่ึ ไวด้ ้วย ซงึ่ จะใชป้ ระโยชน์ในงวดบัญชีปี หน้า โดยกิจการจะทาการปรับปรุงรายการน้ี ณ วนั สนิ้ งวด ( Prepaid Expenses ) ตัวอยา่ ง 5.3 เมอ่ื วนั ที่ 1สิงหาคม กิจการคา่ เชา่ โฆษณา 9,000 สาหรับระยะเวลา 6 เดอื น วิธที ี่ 1 บนั ทกึ การจา่ ยเงินเปน็ สนิ ทรพั ยท์ ั้งจานวน ในบญั ชคี ่า ใชจ้ ่ายลว่ งหน้า สมุดรายวันทว่ั ไป พ.ศ. 2556 รายการ เลขที่ เดบิต เครดิต เดือน วนั ที่ บญั ชี ส.ค. 1 ค่าโฆษณาล่วงหนา้ 109 9,000 - เงนิ สด 101 9,000 - คา่ ใชจ้ า่ ยโฆษณาระยะเวลา6เดอื น 5.1.4 ค่าใช้จา่ ยค้างจา่ ย คา่ ใชจ้ า่ ยคา้ งจา่ ย คอื คา่ ใชจ้ า่ ยทีเ่ กิดขึน้ แลว้ ในงวดบญั ชีปจั จบุ ัน แต่ยงั ไม่ไดจ้ า่ ยเงิน ซงึ่ กจิ การจะจ่ายในงวดบัญชตี ่อไป ดงั นน้ั จึงถือคา่ ใช้จา่ ยท่เี กดิ ข้ึนนี้เปน็ หน้ีสนิ ของ กจิ การในงวดบญั ชปี จั จุบนั โดยกิจการจะทาการปรับปรงุ รายการนี้ ตวั อยา่ ง 1.

กิจการได้รบั บลิ ค่าโฆษณาจากบรษิ ทั สอื่ โฆษณา สาหรบั เดือน ธันวาคม จานวน 10,000 บาท กิจการยงั ไมไ่ ดจ้ า่ ย ดงั นั้น ณ วนั สน้ิ งวด กจิ การตอ้ ง บันทกึ รายการปรบั ปรุงโดย ว.ด.ป รายการ เลขที่ เดบิต เครดิต บญั ชี ธ ค 31 ดอกเบี้ยจา่ ย 501 ดอกเบี้ยค้างจา่ ย 202 360 ปรับปรุงดอกเบย้ี คา้ งจา่ ย 3เดือน 12,000X 12/100X 3/12 360 5.1.5 ค่าเส่อื มราคา ( Depreciation ) ค่าเสอื่ มราคา คอื คา่ ใช้จา่ ยทต่ี ดั จากมูลคา่ ของสนิ ทรพั ย์ ที่กจิ การใชป้ ระโยชน์ประจา งวดทั้งน้เี พราะสนิ ทรพั ย์ประเภทอาคาร อปุ กรณ์ เครอื่ งจักร รถยนต์ เป็นสินทรพั ย์ท่ี มไี ว้ใชง้ านเป็นระยะเวลายาวนานและมักจะมมี ลู คา่ สูง จึงมีการประมาณประโยชน์จาก สนิ ทรพั ยเ์ หลา่ น้ีเฉลย่ี เปน็ ค่าใชจ้ า่ ยแตล่ ะงวด งวด โดยการคานวณค่าเสอ่ื มราคามีหลาย วธิ ีในทน่ี ้กี ล่าวถึงการคานวณดว้ ยวธิ เี สน้ ตรง (Straight Ling Method) คา่ เสือ่ มราคา = (ราคาทุน-ราคาซาก) อายุการใช้งาน ตัวอย่าง 5.5 กจิ การชื้อเครอื่ งตกเเต่งราคา 62,000 บาท เมอื่ วนั ที่ 1 มนี าคม 2556 คาดว่าใช้งานได้10 ปี ประมาณราคาซาก 2,000 บาท แสดงการ คานวณคา่ เส่ือมราคา คา่ เสอื่ มราคาปี 2556 1 มนี าคม -30 ธนั วาคม 2556 =(62,0000-2,000) * 10 = 5,000 บาท 10 12

5.1.6 วสั ดุสานักงานทใ่ี ชไ้ ป ( Supplies Used Expense ) วสั ดสุ น้ิ เปลอื ง เป็นสนิ ทรัพย์หมุนเวยี น ที่มลี กั ษณะใชแ้ ลว้ หมดไป และมมี ลู คา่ ตอ่ หน่วยต่า เช่น กระดาษ ปากกา ยางลบ ลวดเสยี บ โดยจะเรยี กวัสดุเหล่านีต้ าม ลกั ษณะการใช้งาน เชน่ วัสดุสานักงาน ในการจดั หาวัสดุสนิ้ เปลอื งมาใช้มักจะซือ้ ปรมิ าณมาก และมีการควบคุมโดยใช้หลักฐานการเบิกจา่ ย และ ณ วนั สนิ้ งวดจะมกี าร ตรวจนับวัสดสุ ิน้ เปลอื งคงเหลอื เพอ่ื จะไดท้ ราบวา่ ได้ใช้วสั ดสุ ิน้ เปลอื งเป็นจานวนเท่าใด เพอ่ื คานวณหาวัสดสุ านกั งานใชไ้ ปกบั บนั ทึกค่าใช้จ่ายในงวดบัญชีปจั จบุ ัน วธิ กี ารคานวณวสั ดสุ านกั งานใช้ไป วสั ดสุ านกั งานใช้ไป= วสั ดสุ านักงานตน้ งวด+ วสั ดุสานกั งานระหว่าง งวด-วัสดสุ านักงานสิ้นงวด =3,500 + 15,000 - 2,400 =13,600 บาท บันทึก รายการปรบั ปรงุ ในวนั ท่ี 31 ธันวาคม 2556 สมุดรายวนั ท่วั ไป พ.ศ. 2556 รายการ เลขที่ เดบติ เครดิต บญั ชี เดอื น วนั ที่