E book Pengalaman RS Ui sebagai RS Rujukan Covid-19

tentang standar dan elemen penilaian pada masing-masing pokja. Kegiatan ini terlaksana selama 4 hari berturut-turut, yaitu tanggal 7 hingga 10 Februari 2020. Beberapa output dari kegiatan ini adalah temuan-temuan yang harus diperbaiki sebelum asesmen eksternal dilakukan. Temuan yang banyak terjadi masih bersifat teknis, misalnya masih terdapat beberapa dokumen yang belum diperbaharui sesuai format yang ditetapkan, beberapa dokumen masih dalam bentuk draft karena beberapa perkara yang belum diputuskan, dan beberapa dokumen juga ada yang belum diberi nomor. Rincian hasil asesmen internal dirangkum oleh KMKK RSUI berdasarkan pokja yang diasesmen. 4. Kegiatan Asesmen Eksternal oleh Tim Pendamping Akreditasi RSUI dari RSCM. Kegiatan asesmen eksternal terlaksana dengan pengawalan dari KMKK RSUI. Tim Asesor Eksternal, yang merupakan KMKK RSCM, melakukan kegiatan berupa telaah dokumen dan kunjungan lapangan layaknya “survei simulasi”. Metode ini dipilih agar RSUI berlatih cara menyiapkan diri dan mensimulasikan diri menghadapi para “surveyor”. Kegiatan ini terlaksana selama 3 hari, yaitu pada tanggal 14, 27, dan 28 Februari 2020. Kegiatan ini menghasilkan banyak masukan dari para “surveyor”. Rincian saran perbaikan telah dirangkum oleh KMKK RSUI untuk ditindaklanjuti oleh masing- masing unit pelayanan maupun unit penunjang pelayanan. B. Persiapan Kepanitiaan Selain menyiapkan tim inti (ketua pokja tiap standar/bab) serta dokumen dan implementasinya, RSUI melalui POKJA PPA juga menyiapkan tim panitia pendukung kegiatan survei, yang merupakan ahli di masing-masing bidang untuk menyiapkan hal- hal berikut: 1. Tim IT Menyiapkan koneksi internet yang kuat (sebaiknya menggunakan dedicated internet services dengan bandwidth yang cukup tinggi). 2. Tim SISMADAK dan KMKK mempersiapkan dokumen dan data mutu melalui SISMADAK (password diberikan kepada surveyor tujuh hari sebelum survei dilakukan). 3. Tim Pengembangan Bisnis dan Promosi Kesehatan mempersiapkan video-video pelayanan dan menyerahkannya ke surveyor tujuh hari sebelum survei dilakukan. R S U I | 150

4. Tim Sekretariat mengirimkan presentasi Direktur dalam bentuk Power Point tentang profil RSUI, PMKP dan program nasional, SKP, dan PPI tujuh hari sebelum survei dilakukan. 5. POKJA PPA menyiapkan pendamping masing-masing surveyor. Pendamping harus sudah siap dengan ponsel dan powerbank, jika ada survei yang dilakukan melalui video call di dalam ruangan. 6. Menyiapkan runner bagi setiap surveyor. Runner harus siap dengan ponsel dan powerbank, jika ada survei yang dilakukan melalui video call ke unit-unit yang hendak ditelusur. 7. Seluruh kegiatan diawasi dengan tetap memerhatikan physical distancing dan menggunakan masker selama survei berlangsung. Jelang pelaksanaan kegiatan POKJA PPA telah mempersiapkan kepanitiaan baru, yang mengubah komposisi kepanitiaan yang lama, mengingat kegiatan ini berlangsung secara daring. Sebagai gambaran, RSUI membentuk panitia pelaksana teknis yang terdiri dari: 1. Seksi acara: 3 orang 2. Pendamping teknis: minimal 6 orang 3. Runner: minimal 12 orang 4. Tim video: 8 orang 5. Tim IT: minimal 7 orang 6. Seksi konsumsi: 3 orang 7. Notula: minimal 6 orang Persiapan yang tidak kalah pentingnya adalah Tim Video, yang terdiri dari dua grup, yang berkolaborasi dalam kerja keras membuat video yang diminta oleh KARS/Tim Survei RSUI. Videographer terdiri dari 8 orang, sedangkan para talent berasal dari masing-masing unit terkait dengan video yang dibuat. Daftar video diminta pada tanggal 22 Mei 2020, dan harus diserahkan paling telat pada 2 Juni 2020. Permintaan ini menyebabkan Tim Video hanya memiliki waktu kurang dari dua minggu untuk menyiapkan 49 judul video. Sebagai bentuk kolaborasi yang kuat, script writer yang berasal dari masing-masing unit, mengacu pada standar akreditasi dan regulasi RS. Selain itu, dalam rangka membahas teknis kegiatan, RSUI menyelenggarakan 3 kegiatan rapat berbeda, yaitu: 1. Technical Meeting dengan KARS (pada H-5) R S U I | 151

Pertemuan ini dihadiri oleh tim teknis masing-masing unit, baik dari RSUI dan KARS. Pembahasan berupa pembuatan detail rundown kegiatan survei daring, serta hal-hal yang dibutuhkan selama kegiatan berlangsung. 2. Rapat Pleno (H-3) Dalam rapat ini, seluruh pihak terkait kegiatan survei daring diundang, baik managemen, tim akreditasi, tim panitia persiapan, juga tim teknis. Tujuannya agar setiap panitia saling berkenalan dan menerima informasi serta sosialisasi penyelenggaraan kegiatan ini. 3. Gladi Resik dan Tes Kesiapan IT (H-1) Sehari menjelang pembukaan survei, diselenggarakan pertemuan untuk memastikan bahwa seluruh perangkat, sumber daya, sarana, dan prasarana telah siap untuk pelaksanaan Survei Akreditasi perdana secara daring ini. C. Penyelenggaraan Penyelanggaraan kegitan Survei Daring pertama di dunia ini mendapat beberapa tantangan sejak awal persiapan, mengingat terbatasnya ruang gerak dan tuntutan pada masa pandemik. Namun, kondisi ini justru melahirkan kreativitas dan inovasi agar inti/semangat pelayanan yang paripurna tidak luntur walau keadaan memaksa semua pihak untuk mengikuti berbagai protokol demi keamanan dan keselamatan bersama. Sebagai langkah pertama pelaksanaan acara survei, dari segi tempat/ruangan pertemuan, RSUI harus menyediakan setidaknya tujuh ruangan yang berbeda. Hal ini dilakukan agar masing-masing surveyor dapat melaksanakan kegiatan dengan fokus dan tetap memerhatikan protokol Covid-19. Berikut ini ruangan-ruangan yang harus dipersiapkan: 1. Auditorium: Opening ceremony, konfirmasi meeting, exit confrence. 2. Ruang Medis 1: ARK, PAB, PROGNAS 3. Ruang Medis 2: PAP, AP, IPKP 4. Ruang Keperawatan 1: MKE, SKP, HPK 5. Ruang Keperawatan 2: MIRM, PPI 6. Ruang Management 1: TKRS, PMKP, KKS 7. Ruang Management 2: MFK, PKPO Setiap ruangan wajib dilengkapi berbagai fasilitas yaitu, komputer (Prosesor i5 memori min. 8 GB), monitor selebar 55 inci, kamera, perangkat audio, mikrofon. Selain itu, masing- masing komputer telah disiapkan dengan berbagai perangkat lunak dan data sistem yang akan R S U I | 152

digunakan, antara lain SISMADAK, Zoom Cloud Meetings, WhatsApp Web, Google Drive, sharing folder, dan SIMRS RSUI. Yang tidak kalah menariknya adalah Tim IT yang secara profesional memfasilitasi seluruh kegiatan dan kebutuhan Tim Akreditasi di masing-masing ruangan sehingga koneksi Internet berjalan lancar. Pertukaran data yang dikawal oleh tim yang andal dan selalu siap membantu pun menjadikan penyelenggaraan acara ini berjalan sukses. Hal unik pada Survei Daring ini, yang tidak terdapat pada survei konvensional, adalah Tim Runner. Runner bekerja sebagai “perpanjangan mata dan kaki” bahkan “tangan” para Surveyor. Selama kegiatan berlangsung, Tim Runner harus selalu standby mengikuti instruksi Surveyor, terutama saat acara telusur dan wawancara. Oleh karena itu, Tim Runner harus mengetahui tempat-tempat yang biasa ditelusuri oleh para Surveyor agar tidak memakan waktu dari satu tempat ke tempat lain. Berikut adalah hal yang perlu dipersiapkan agar Tim Runner dapat bekerja dengan baik pada hari acara: 1. Denah gedung, 2. komunikasi antar Runner agar dapat bekerja sama dengan kompak, dan 3. kolaborasi Runner dengan Pendamping agar telusur ruang terlaksana secara efektif dan tidak berbenturan dengan pokja dan surveyor lain. Terakhir, peran Tim Pendamping Surveyor, pencatat notula, dan sekretariat/pengarsipan tidak kalah penting. Terutama, dalam hal konfirmasi dan kelengkapan data yang diserahkan kepada surveyor, proaktif menanyakan kebutuhan surveyor, mencatat pembicaraan yang terjadi selama kegiatan, dan segara mencarikan dan membuat dokumen yang dibutuhkan dalam rangka perbaikan terhadap hasil temuan. KESIMPULAN RSUI telah melaksanakan rangkaian kegiatan Survei Akreditasi. Dalam persiapannya, RSUI telah berusaha semaksimal mungkin untuk mendapatkan hasil yang terbaik, dan akhirnya survei perdana ini menghasilkan nilai yang PARIPURNA. Hasil ini tentu diperoleh dengan kerja keras, kerja cerdas, dan kolaborasi yang sangat baik di antara seluruh unit di Rumah Sakit Universitas Indonesia. Sertifikat akreditasi memang membanggakan, tetapi bukanlah segalanya. Sertifikat akreditasi merupakan awal dari perjuangan yang harus dilakukan lebih keras lagi dalam rangka menjamin dan selalu berkomnitmen meningkatkan mutu RSUI agar mencapai visi yang diidam- idamkan, yaitu menjadi rumah sakit bertaraf internasional pada tahun 2030. R S U I | 153

Peran Tim Pendamping/Asesor Internal Dalam Penyiapan, Pelaksanaan dan Pasca-Akreditasi, serta Proses Continous Quality Improvement Oleh: Dr. Rr. Tutik Sri Hariyati, S.Kp., M.A.R.S., FISQua Komite Keperawatan RSUI Latar Belakang Upaya peningkatan mutu dalam sebuah organisasi dapat dilaksanakan, baik secara internal dan eksternal. Pelaksanaan pengawalan mutu secara internal kita kenal dengan istilah Quality Improvement (QI), atau Peningkatan Kualitas, dan secara eksternal salah satunya dengan dilaksanakan penilaian dan pengakuan dari organisasi ekternal melalui proses akreditasi. Quality Improvement merupakan serangkaian proses berkesinambungan yang dilaksanakan oleh setiap individu atau tim di dalam organisasi kesehatan dalam menyediakan layanan kesehatan yang aman dan bermutu bagi pasien, selalu menjamin peningkatan kinerja sistem dan pengembangan profesionalisme [1]. Bekerja ke arah QI akan memberikan pelayanan terbaik dan kepuasan pada pelanggan [2]. Sebuah organisasi yang melaksanakan QI akan menghasilkan peningkatan mutu secara berkelanjutan karena proses perbaikan dan peningkatan mutu terjadi di dalam tim, yang juga dikawal oleh tim eksternal/proses akreditasi. Hal yang terpenting adalah seluruh tim memahami pentingnya implementasi mutu dan keselamatan pasien. Regulasi Dalam Quality Improvement Rujukan yang menjadi dasar dalam implementasi Peningkatan Kualitas secara berkesinambungan meliputi: a. Undang-Undang no. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, b. Undang-Undang no. 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran, c. Undang-Undang no. 36 Tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan, d. Undang-Undang no. 38 Tahun 2014 tentang Keperawatan, e. Peraturan Menteri Kesehatan no. 11 Tahun 2017 tentang Keselamatan Pasien, f. Peraturan Menteri Kesehatan no. 27 Tahun 2017 tentang Pedoman Pencegahan dan Pengendalian Infeksi, g. Peraturan Menteri Kesehatan no. 4 Tahun 2018 tentang Kewajiban Pasien dan Rumah Sakit, h. Peraturan Menteri Kesehatan no. 3 Tahun 2020 tentang Perijian dan Klasifikasi RS, i. Peraturan Menteri Kesehatan no 12 Tahun 2020 tentang Akreditasi RS, dan j. Buku Standar Nasional Akreditasi RS Edisi 1.1. R S U I | 154

Penjaminan dan Implementasi Continously Quality Improvement Tujuan dari penjaminan dan implementasi Continously Quality Improvement (CQI) adalah sebagai berikut: a. Meningkatkan mutu dan menjamin keselamatan pasien, b. Melindungi keselamatan staf dan organisasi, dan c. Meningkatkan kepuasan pelanggan eksternal dan internal. Menurut Wibowo (2020), mutu mempunyai 7 dimensi, yaitu 1) Efisien yang berarti melaksanakan optimalisasi sumber daya yang tersedia, tetapi harus 2) Efektif, yaitu menyediakan pelayanan kesehatan yang berbasis bukti, dan 3) Tepat waktu, yang berarti memberikan pelayanan secara tepat waktu. Dimensi berikutnya adalah 4) Aman, yang maksudnya adalah meminimalkan adanya kerugian (harm), cedera, dan kesalahan medis yang dapat dicegah. Pelayanan yang bermutu juga harus 5) Adil, 6) Beriorientasi pada pasien dan bersifat 8) Integrasi, yaitu menyediakan pelayanan yang terkoordinasi, lintas fasilitas pelayanan, serta menyediakan pelayanan kesehatan untuk seluruh siklus kehidupan [3]. Akreditasi Rumah Sakit Sesuai PMK 12 Tahun 2020, Akreditasi Rumah Sakit yang selanjutnya adalah pengakuan terhadap mutu pelayanan rumah sakit, setelah dilakukan penilaian bahwa rumah sakit telah memenuhi standar akreditasi. Pengaturan akreditasi bertujuan untuk: a. Meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit dan melindungi keselamatan pasien. b. Meningkatkan perlindungan bagi masyarakat, sumber daya manusia di rumah sakit dan rumah sakit sebagai institusi. c. Mendukung program pemerintah di bidang kesehatan. d. Meningkatkan profesionalisme rumah sakit Indonesia di mata internasional. Terdapat standar-standar dalam Akreditasi Rumah Sakit sesuai SNARS 1.1., yang meliputi: A. Kelompok Standar Manajemen Rumah Sakit 1. Tata Kelola Rumah Sakit (TKRS) 2. Kompetensi dan Kewenangan Staf (KKS) 3. Perbaikan Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP) 4. Manajemen Fasilitas & Keselamatan (MFK) 5. Pencegahan & Pengendalian Infeksi (PPI) R S U I | 155

6. Manajemen Informasi dan Rekam Medis (MIRM) B. Kelompok Sasaran Keselamatan Pasien, terdiri dari: 1. Sasaran 1: Identifikasi pasien dengan benar 2. Sasaran 2: Meningkatkan komunikasi yang efektif 3. Sasaran 3: Meningkatkan keamanan obat-obatan yang harus diwaspadai (high alert medication) 4. Sasaran 4: Memastikan lokasi pembedahan, prosedur, dan pembedahan yang benar pada pasien 5. Sasaran 5: Mengurangi risiko terkait pelayanan kesehatan 6. Sasaran 6: Mengurangi risiko cedera pasien akibat jatuh C. Kelompok Pelayanan Berfokus Pada Pasien, terdiri dari: 1. Akses ke RS dan Kontinuitas Pelayanan (ARK) 2. Hak Pasien dan Keluarga (HPK) 3. Asesmen Pasien (AP) 4. Pelayanan dan Asuhan Pasien (PAP) 5. Pelayanan Anestesi dan Bedah (PAB) 6. Pelayanan Kefarmasian dan Penggunaan Obat (PKPO) 7. Manajemen Komunikasi dan Edukasi (MKE) 8. Program Nasional (Prognas) D. Kelompok Program Nasional, terdiri dari: 1. Menurunkan angka kematian ibu dan anak. 2. Menurunkan angka kesakitan HIV/AIDS. 3. Menurunkan angka kesakitan TB. 4. Panitia Pengawas Resistensi Antibiotik (PPRA) 5. Pelayanan Geriatri Integrasi Pendidikan Kesehatan dalam Pelayanan RS (IPKP) Proses penilaian standar saling terkait dan tidak terkotak-kotak dalam satu standar atau dikenal dengan SEMILA. SEMILA adalah model keterkaitan dan integrase dari tiap standar yang memperhatikan Standar, Elemen penilaian, Maksud dan Tujuan, Instrument, Link antar Standar, dan Acuan yang berupa regulasi dan sumber terkait. Metode penilaian akreditasi RS yang menggunakan pendekatan REDOSW, maksudnya adalah R regulasi, yaitu dokumen pengaturan yang disusun oleh RS untuk menjadi acuan dari R S U I | 156

implementasi, regulasi dapat berupa pedoman, panduan, standard operating prosedure, keputusan direktur, dan/atau program; D adalah dokumen bukti proses kegiatan atau pelayanan yang dapat berbentuk laporan, notula rapat, bukti audit, supervisi, bukti sertifikat, rekam medis, dan bukti kegiatan lain; O adalah observasi bukti pengalamatan kegiatan, kondisi lapangan yang diperoleh melalui penglihatan dan pengamatan; S adalah simulasi berupa peragaan kegiatan yang dilakukan oleh staf rumah sakit; W adalah tanya jawab yang dilaksanakan kepada staf klinis, staf nonklinis, pasien, maupun keluarga. Tim Sukses Akreditasi Akreditasi merupakan pengawalan mutu dari sisi eksternal. Pada dasarnya, CQI itu sendiri merupakan tugas utama tim yang harus bahu-membahu untuk mewujudkan mutu dan keselamatan sesuai tugas dan kewenangannya. Gambar 35 menunjukan pentingnya kolaborasi yang baik antara direktur/pimpinan dan jajarannya dengan staf, serta dengan unsur komite, antara lain Komite Mutu dan Keselamatan, Komite PPI, Komite PPRA, Komite Medis, Komite Keperawatan, dan Komite Nakes lain. Gambar 35. Pengawalan Mutu adalah Tanggung Jawab Seluruh Unsur Organisasi Di samping unsur dalam organisasi RS, di tengah persiapan pelaksanaan akreditasi, umumnya seluruh staf RS sangat sibuk dengan membuat banyak pokja. Pokja umumnya diberikan tanggung jawab untuk menyiapkan satu standar. Pokja ini sejatinya hanyalah tim ad hock yang tidak bisa bekerja sendiri sesuai tugas murni yang dibebankan ke POKJA karena sistem SEMILA, maka harus ada yang menjadi pendamping yang berfungsi dalam mengawal dan memberikan masukan terkait link antarstandar, baik pada unsur regulasi, dokumentasi, dan juga implementasi yang akan dikonfirmasi dengan observasi, simulasi, dan wawancara. Tim Pendamping bisa sekaligus menjadi asesor internal yang bertugas menilai kesiapan regulasi, dokumentasi, maupun kesiapan lingkungan, fasilitas, dan staf dalam simulasi dan R S U I | 157

wawancara. Hasil dari pendampingan dapat menjadi self asessment yang menjadi perkiraan kesiapan dalam akreditasi. Tugas Pendamping/Asesor internal akan sangat mudah, apabila team building telah dibentuk oleh jajaran manajemen sehingga Tim Pendamping bisa langsung melaksanakan pengecekan kelengkapan dan kesesuaian kebijakan. Hal-hal yang diperiksa dan dipastikan adalah “Apakah kebijakan sudah mendapat legalisasi?”, “Apakah sudah ada bukti sosialisasi, evaluasi pemahaman, serta implementasinya?”. Penting bagi asesor internal untuk menguasi standar sehingga asesor internal yang dianjurkan adalah orang yang telah mendapatkan pelatihan asesor atau yang mempunyai kedudukan sebagai surveyor. Dengan pemahaman REDOWSKO dan SEMILA yang baik, maka asesor internal dapat melakukan pengecekan kesesuaian, verifikasi dan membuat self asesmen. Tugas Asesor/Pendamping ini dapat dilihat dalam Gambar 36. Gambar 36. Peran Pendamping Internal RSUI Apakah Pendamping Internal selesai tugasnya setelah proses akreditasi? Seharusnya tidak karena proses penjaminan mutu tidak pernah selesai. Justru mempertahakan mutu pasca- akreditasi adalah hakikat yang sebenarnya dalam penjaminan mutu ini. Perlu kejelasan tugas dan peran fungsi asesor yang ditetapkan oleh Direktur agar pengawalan mutu tidak berhenti setelah mendapatkan sertifikat akreditasi. Pendamping bekerja sama dengan Komite Mutu Dalam terus menjamin kesesuaian implementasi pelayanan sesuai regulasi yang ditetapkan, juga terus melaksanakan Program Perencanaan strategis/PPS yang menjadi gap yang harus diperbaiki pasca-akreditasi. Setiap kegiatan persiapan, implementasi, dan pengawalan pasca-akreditasi harus didokumentasikan dengan baik agar menjadi peta jalan R S U I | 158

dari peningkatan mutu. Kejelasan peran dan fungsi pendamping, mekanisme bekerja, mekanisme koordinasi dengan struktural, serta komite-komite harus diperjelas agar peran dan fungsi pendamping dapat berjalan sesuai siklus Continuous Quality Improvement. Kesimpulan Akreditasi merupakan bentuk pengakuan terhadap mutu pelayanan rumah sakit, setelah dilakukannya penilaian menyeluruh bahwa rumah sakit telah memenuhi standar akreditasi yang bertujuan untuk meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit dan melindungi keselamatan pasien. Peningkatan mutu dan keselamatan pasien menjadi tugas dari keseluruhan unsur di RS, yang meliputi direktur dan jajaran, serta staf klinis dan nonklinis. Para komite terdiri dari Komite Mutu, Komite Medis, Komite Keperawatan, Komite Tenaga Kesehatan Lain, Komite PPI dan Komite PPRA. Semuanya perlu saling kerja sama sehingga dapat meraih akreditasi yang tidak hanya sertifikat, tetapi juga secara quality improvement—yang merupakan tujuan utama. Peran Pendamping adalah melaksanakan pengecekan kelengkapan dan kesesuaian kebijakan, jika kebijakan sudah mendapat legalisasi, sudah ada bukti sosialisasi, dan evaluasi pemahaman serta implementasinya, verifikasi, dan membuat self-asessment. Perlu ada tindak lanjut kejelasan peran dan fungsi pendamping pasca-akreditasi agar perannya sejalan dengan konsep peningkatan mutu yang tidak pernah berhenti, tetapi selalu menuju ke arah perbaikan. Daftar Pustaka 1. Hariyati, RTS., et.al. 2018. Manajemen Risiko bagi Manajer Keperawatan Dalam Meningkatkan Mutu dan Keselamatan. Jakarta: Raj Grafindo. 2. Pheng, LS., & Rui, Z. 2016. Service Quality for Facilities Management in Hospitals. Singapura: Springer. 3. Wibowo, B. Akreditasi di Masa New Normal. Presentasi Workshop KARS: Jakarta. 4. Peraturan Menteri Kesehatan No. 12 Tahun 2020 tentang Akreditasi RS. 5. Komisi Akreditasi Rumah Sakit. 2018. Buku Standar Nasional Akreditasi RS Edisi 1.1. Jakarta: KARS. R S U I | 159