วิชา การจัดการองค์การบริการสารสนเทศ

83 คาถามท้ายบท 1. งานธุรการมีความเกยี่ วข้องกับงานสารบรรณอย่างไร จงึ อธิบาย 2. ขอบเขตของงานธรุ การมอี ะไรบา้ ง จงอธิบายพร้อมยกตัวอย่างประกอบ 3. จงระบุคุณสมบัติของบุคลากรทจี่ ะปฏิบัตงิ านธุรการและงานสารบรรณไดอ้ ยา่ งมีประสทิ ธิภาพ 4. หนังสอื ราชการคืออะไร แบ่งออกเป็นก่ีชนิด อะไรบ้าง 5. หนังสอื ภายนอก หมายความวา่ อย่างไร จงอธิบาย 6. หนงั สอื ประชาสัมพันธ์แบ่งออกเป็นกช่ี นิด อะไรบ้าง 7. ชน้ั ความเร็วในการส่งหนังสอื มีกี่ระดับ อะไรบ้าง 8. หนังสือทัว่ ไปท่ีเป็นหนงั สือธรรม ไม่มีความสาคัญ และเปน็ เรอื่ งทเี่ กดิ ขึ้นเป็นประจา เกบ็ ไว้ อยา่ งน้อยก่ีปี 9. จงอธบิ ายขนั้ ตอนและวธิ ีการทาลายหนังสอื ในงานสารบรรณมาพอสังเขป 10. ใครคือผกู้ าหนดวา่ หนงั สือประเภทใดต้องจดั เกบ็ หรอื ทาลาย และใช้กฎเกณฑ์อย่างไร จงอธบิ าย

84

85 เอกสารอา้ งองิ กองเทพ เคลือบพณชิ กลุ , ปรญิ ญา อรจิราพงศ์ และสุรชัย อดุ รศาสตร.์ (2548). คู่มือสอบบรรจุ งานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบบั แกไ้ ขเพ่ิมเตมิ พ.ศ. 2548. กรุงเทพฯ: ภมู ิบณั ฑิต. จุฬาลงกรณ์มหาวทิ ยาลัย. (2559). เอกสารในระบบคุณภาพ. [ออนไลน์], แหล่งท่มี า HTTP: http://www.car.chula.ac.th/qa-office/qao/index.htm. นนทวทิ ย์ ภมู สิ ะอาด และ เปรมินทร์ อ่นุ มณ.ี (2559). คู่มือการใช้งานโปรแกรมธรุ การ (เอกสาร เข้า-ออก). อดุ รธานี: มหาวิทยาลยั ราชภัฏอดุ รธาน.ี (เอกสารอัดสาเนา). บูรณะศักดิ์ มาดหมาย. (2010). ระบบการจัดการสานกั งานอัตโนมตั .ิ Technology Promotion. 37(212): 073-078. ปาริชาติ เยพทิ กั ษ์ และ ธรี ะวฒั น์ จันทึก. (2559). การบรหิ ารจัดการข้อมลู ขององค์การในภาครฐั , Veridian E-Journal, Silpakorn University. 9(1): 16-26. ปยิ ะนุช สุจติ . (2551). การบรหิ ารจัดการสถาบนั บรกิ ารสารสนเทศ. กรงุ เทพฯ: คณะมนษุ ยศาสตรแ์ ละสงั คมศาสตร์ มหาวิทยาลยั ราชภฏั สวนสุนันทา. วันทนยี ์ แสนภักดี, พรทพิ ย์ วีระสวัสดิ์ และ ธดิ า พาหอม. (2553). การจัดการพัสดุและ สานักงาน. กรงุ เทพฯ: เอก็ ซเปอร์เนท็ . วศิ ปัตย์ ชยั ช่วย. (2559). แนวทางการจัดการเอกสารหนว่ ยงานของรฐั ทีส่ อดคล้องกับ พระราชบญั ญตั ิจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ พ.ศ. 2556. สารสนเทศศาสตร์. 34(2): 114-129. สานกั นายกรัฐมนตร.ี (2548). ระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ใน ราชกจิ จานุเบกษา เล่ม 122 ตอนพเิ ศษ 99ง, หนา้ 1-37. สานักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี. (2559). โครงการฟอนต์มาตรฐานราชการไทย. [ออนไลน์], แหลง่ ที่มา HTTP: http://www.sipa.or.th. Hong, K. S., Chi, Y. P.,Chao, L. R., & Tang, J. H. (2003). An integrated System Theory of Information Security Management. Information Management & Computer Security. 11(5): 1053-1068. Von Solms, B. & Von Solms, R. (2004). The 10 deadly sins of Information Security Management. Computer & Security. 23(5): 371-376.

แผนบริหารการสอนประจาบทท่ี 5 งานการเงนิ งบประมาณ และงานพสั ดุ เวลาเรียน 6 คาบ เนือ้ หา 1. ความหมายของงบประมาณและการจดั ทางบประมาณ 2. แหลง่ งบประมาณ 3. การใช้จา่ ยงบประมาณในองค์การบรกิ ารสารสนเทศ 4. หลักการตง้ั งบประมาณ การควบคมุ การใช้งบประมาณ 5. กลยุทธ์การจัดซ้ือ และความรู้ทว่ั ไปเกีย่ วกับงบประมาณ 6. ความหมายของพัสดุและงานพัสดุ 7. ประเภทของพสั ดุ 8. กระบวนการในการบริหารงานพัสดุ 9. ขอบเขตและข้นั ตอนการจัดหาพัสดุ 10. การตรวจรบั การควบคมุ การเกบ็ รักษา และการจาหน่ายพัสดุ วัตถุประสงคเ์ ชงิ พฤติกรรม เมอื่ นักศึกษาเรยี นจบบทน้ีแลว้ สามารถ 1. เมอ่ื ฟงั คาอธิบายแลว้ สามารถบอกความหมายของงบประมาณและการจัดทา งบประมาณได้ 2. บอกแหลง่ งบประมาณได้สาหรับองค์การบริการสารสนเทศได้อย่างนอ้ ย 3 แหลง่ 3. ชแ้ี จงหลกั การตง้ั งบประมาณ การควบคุมการใช้งบประมาณได้ 4. เม่ือกาหนดโจทย์ให้สามารถคานวณงบประมาณ และแก้ปัญหาและควบคุมการใช้ งบประมาณ กลยทุ ธ์การจัดซื้อ และความรูท้ ่วั ไปเกย่ี วกบั งบประมาณได้ 5. อธิบายความหมาย ประเภทของพสั ดุและงานพัสดไุ ด้อย่างถูกตอ้ ง 6. เมือ่ สาธติ ขัน้ ตอนงานพสั ดใุ ห้ดแู ลว้ มคี วามเข้าใจและมีทักษะในการปฏบิ ตั ิงานตาม ขอบเขตและขัน้ ตอนการจัดหาพัสดไุ ด้อยา่ งถูกต้อง

88 7. ตระหนักและเห็นความสาคัญของการปฏิบัติตามระเบียบในการตรวจรับ การควบคุม การเก็บรักษา และการจาหน่ายพสั ดุ วิธีสอนและกจิ กรรม 1. บรรยายและอภปิ ราย ประกอบเอกสารคาสอน และ Power point เนื้อหาบทท่ี 5 2. จดั กจิ กรรมกลุ่มโดยแบง่ กลมุ่ 3 กล่มุ เพ่ือบอกแหลง่ งบประมาณ และร่วมกนั อภปิ ราย หลกั การตง้ั งบประมาณ การควบคุมการใช้งบประมาณสาหรบั องค์การบริการสารสนเทศ ในกลมุ่ ย่อย ตามหวั ขอ้ ท่มี อบหมาย เม่ือเสรจ็ แลว้ ใหน้ าเสนอหนา้ ชน้ั เรียน 3. สาธติ ข้นั ตอนการดาเนินงานพัสดุเพอ่ื สร้างความเข้าใจในกระบวนการ และขนั้ ตอนการ ปฏิบตั ิ ให้ผศู้ กึ ษาบอกข้นั ตอนในการดาเนินงานพัสดุ และทดลองฝกึ ปฏิบตั ิรายบุคคล 4. ศกึ ษาหนังสือ ระเบียบสานักนายกรฐั มนตรวี ่าด้วยงานพัสดุ ในประเดน็ ความหมาย ประเภทของพสั ดุและงานพสั ดุ และร่วมกันสรปุ 5. กาหนดโจทย์ใหค้ านวณงบประมาณ และแก้ปัญหาและควบคมุ การใช้งบประมาณ กล ยทุ ธ์การจัดซ้ือ โดยทาใบงาน “การกาหนดและควบคุมงบประมาณ” 6. ประเมินผลการทดสอบฝึกปฏิบตั ิงานและทกั ษะสว่ นบุคคล 7. ทดสอบประเมนิ ผลรายบทโดยใช้แบบทดสอบ ส่อื การเรียนการสอน 1. เอกสารคาสอนวชิ า การจดั การองค์การบรกิ ารสารสนเทศ บทที่ 5 2. หนงั สอื ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานพสั ดุ 3. แผ่นดิสเก็ต Power point บทที่ 5 4. แผน่ ภาพ แผนภูมิ สมดุ ทะเบียนและอปุ กรณป์ ฏบิ ัติงานพสั ดุ 5. ใบงาน และแบบทดสอบ การวัดผลและประเมินผล 1. สังเกตความสนใจและการร่วมกิจกรรม 2. ประเมินผลงานท่ีมอบหมาย 3. ประเมนิ ผลจากการถามตอบ การอภปิ ราย 4. ตรวจแบบทดสอบ แบบประเมินผลการเรียน

89 บทท่ี 5 งานการเงิน งบประมาณ และงานพัสดุ เงินหรืองบประมาณเป็นปัจจัยสาคัญของทุกหน่วยงาน เพราะเป็นสิ่งท่ีจะนามาซ่ึงอาคาร สถานท่ี วัสดุครุภัณฑ์ อุปกรณ์ส่ิงอานวยความสะดวกต่างๆ รวมท้ังบุคลากร ดังน้ันเพ่ือให้การ ปฏิบัติงานขององค์การบริการสารสนเทศเป็นไปด้วยความเรียบร้อย สอดคล้องกับนโยบายแผนงาน ขององค์การ เป็นไปตามแผนปฏบิ ัติการตลอดจนโครงการและกิจกรรมต่างๆ ภารกิจสาคัญน้ีจึงตกอยู่ กับผู้บริหาร ท่ีจะต้องดาเนินการและจัดหาบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถมาปฏิบัติหน้าท่ีเกี่ยวกับ การเงินและงบประมาณ ผู้บริหารส่วนหนึ่งต้องประสบปัญหาอย่างมากในการบริหารจัดการการเงิน และงบประมาณ การใช้จ่ายเงินหรืองบประมาณท่ีมีอยู่ เพื่อการสรรหาสิ่งสนับสนุนท่ีหลากหลาย โดยเฉพาะพัสดตุ ่างๆ เพ่ือมาใช้อานวยความสะดวกการปฏิบตั ิงาน จงึ ต้องอาศัยความรู้ความเขา้ ใจ ท้ัง กฎหมายระเบยี บแนวปฏบิ ัติ และศิลปะในการบริหารเงินท่ีมีอยู่อย่างจากดั ให้เหมาะสม สอดคลอ้ งกับ ภาระงานที่ได้กาหนดไว้ และต้องเป็นไปตามแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพ การใช้งบประมาณอย่าง โปร่งใส สามารถตรวจสอบและติดตามผลได้ งานการเงินงบประมาณและงานพัสดุ จึงเป็นงานท่ี ผบู้ ริหารต้องเอาใจใสเ่ ป็นและใหค้ วามสาคญั เป็นพเิ ศษ งานการเงนิ และงบประมาณ งบประมาณเป็นปัจจัยสาคัญของผู้บริหารที่จะใช้ในการบริหารองค์การ นอกเหนือจาก ทรัพยากรบุคคลแล้ว งบประมาณเป็นเคร่ืองมือท่ีจะช่วยให้การดาเนินงานต่างๆ ขององค์การเป็นไป อย่างมีประสิทธิภาพ งบประมาณคือสิ่งสนับสนุนให้การปฏิบัติงานของบุคลากรเป็นไปอย่างราบรื่น รวดเร็ว การจัดสรรงบประมาณให้กับแผนกงานต่างๆ ในองค์การอย่างเหมาะสมและเพียงพอ จึงเป็น เหมือนการได้รับเคร่ืองมือสาคัญในการนาไปใช้ในการดาเนินงานให้สาเร็จลุล่วงไปตามเป้าประส งค์ที่ ไดก้ าหนดไว้ ความหมายของงบประมาณและการจดั ทางบประมาณ งบประมาณ คือ แผนอย่างละเอียดท่ีแสดงตัวเลขด้านการเงินเก่ียวกับการใช้ในการ จัดหาและดาเนินการด้านทรัพยากรต่างๆ ขององค์การ แสดงโครงการดาเนินงานภายในระยะเวลาท่ี กาหนด เพื่อใหบ้ รรลผุ ลตามเปา้ หมายทกี่ าหนดไว้ (ปิยะนุช สจุ ติ , 2551: 67) การจัดทางบประมาณ คอื กระบวนการปฏิบัติงานเกี่ยวกับการใช้งบประมาณหรือวงจร งบประมาณ ซ่ึงมีแนวทาง ขั้นตอน วิธีการ และรูปแบบที่สานักงานงบประมาณกาหนด ต้องจัดทา ปฏิทินงบประมาณและคู่มือปฏิบัติเกี่ยวกับการจดั ทาคาของบประมาณ การจัดทางบประมาณมหี ลาย

90 รูปแบบ เช่น แบบแสดงแผนงาน แบบแสดงรายการ แบบแสดงโครงการ แบบแสดงผลงาน เป็นต้น องค์การบริการสารสนเทศอาจเลอื กใช้รปู แบบใดนัน้ ข้นึ อยูก่ ับความเหมาะสม และวัตถุประสงค์ในการ ใช้งาน ท้ังนี้ต้องประกอบด้วยกระบวนการต่างๆ ได้แก่ การอนุมัติเงินประจางวด การโอนหรือ เปล่ียนแปลงงบประมาณรายจ่าย การกันเงินเหลื่อมปี และการควบคุมงบประมาณรายจ่าย สาหรับ แหล่งที่มาของงบประมาณในแต่ละองค์การ มีที่มาแตกต่างๆ กัน เช่น งบประมาณจากรายได้ งบประมาณจากคา่ บารุงการศึกษา งบประมาณจากการจดั สรรจากหนว่ ยงานสว่ นท้องถ่นิ เปน็ ตน้ แหล่งงบประมาณ งบประมาณหรือเงินขององค์การบริการสารสนเทศ มีท่ีมาจากแหล่งต่างๆ ดังน้ี (ปิยะ นุช สุจติ , 2551: 68-69) 1. เงินงบประมาณแผ่นดิน หมายถึง งบประมาณที่ได้รับการจัดสรรมาจาก หน่วยงานต้นสังกัด มักใช้ในหน่วยงานราชการ เช่น เงินท่ีห้องสมุดประชาชนท่ัวประเทศได้รับการ จัดสรรจากกรมการศึกษานอกโรงเรียน กระทรวงศึกษาธิการ มักจัดสรรมาเป็นรายปี ท่ีนิยมเรียกว่า งบประมาณประจาปี เพื่อให้เบิกจ่ายในหมวดค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้แก่ หมวดค่าวัสดุ หมวดค่าใช้สอย หมวดค่าตอบแทน หมวดค่าครุภณั ฑ์ หมวดค่าทด่ี ินและสิง่ กอ่ สรา้ ง เปน็ ต้น 2. เงินรายได้ ได้แก่ เงินท่ีเกิดจากการดาเนินกิจการใดๆ ของหน่วยงาน ซึ่งมีข้อ ปฏิบัติในการจัดเก็บท่ีชัดเจน เช่น เงินค่าธรรมเนียม เงินค่าปรับ เงินจากการจัดงาน การจัดกิจกรรม เปน็ ต้น 3. เงินบริจาค ได้แก่ เงินท่ีได้รับมาจากบุคคลที่มีจิตศรัทธา หรือนิติบุคคลที่มอบให้ หนว่ ยงานเพ่ือนาไปใช้ประโยชน์ตามจดุ มงุ่ หมายของผบู้ รจิ าค เช่น ศษิ ย์เกา่ พอ่ คา้ เปน็ ตน้ 4. เงินบารุงจากสมาชิก ได้แก่ เงนิ ท่ไี ด้รับจากการออกระเบียบขององค์การบรกิ าร สารสนเทศ โดยเรียกเก็บจากผู้สมัครเป็นสมาชิก เช่น เงินค่าสมาชิกห้องสมุด เงินค่าสมาชิกชมรม เปน็ ต้น การใช้จ่ายงบประมาณในองค์การบรกิ ารสารสนเทศ ผู้บริหารองค์การบริการสารสนเทศมีหน้าท่ีในการวางนโยบายการใช้งบประมาณที่มีอยู่ ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ให้สอดคล้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์การ โดยมีการเขียน แผนงาน โครงการไว้เป็นลายลักษณ์อักษร มรี ายละเอียดตา่ งๆ ที่สามารถตรวจสอบการใชจ้ ่ายได้อย่าง ชัดเจน และสามารถตดิ ตามผลการใชง้ บประมาณไดท้ กุ บาททกุ สตางค์ 1. ค่าใช้จ่ายตา่ งๆ ในองค์การบริการสารสนเทศ มตี ัวอยา่ งดังน้ี 1.1 เงนิ เดือน คา้ จ้าง ในองค์การบรกิ ารสารสนเทศขนาดใหญ่ ผู้บรหิ ารจาเป็นตอ้ งมี แผนรองรับค่าใช้จ่ายสาหรับเป็นค่าเงินเดือน หรือค่าจ้างสาหรับบุคลากรในองค์การ ตาแหน่ง ข้าราชการ พนักงานราชการ ลูกจ้าง ฯลฯ มีเงินเดือนค่าจา้ งที่แตกต่างกันและต้องมีจานวนเพ่ิมขึ้นใน

91 แต่ละรอบท่ีมีการประเมินผลการปฏิบัติงาน เช่น มีการประเมิน 2 รอบ การวางแผนงบประมาณท่ี จะต้องจ่ายรายเดือนบวกกับการเลื่อนเงินเดือนตามรอบการประเมิน เป็นสิ่งท่ีต้องทาอย่างถูกต้อง รอบคอบ 1.2 ค่าหนังสือและส่ือส่ิงพิมพ์ต่างๆ ผู้บริหารต้องคานวณค่าใช้จ่ายไว้ตลอดปี อาจ กาหนดไว้ประมาณร้อยละ 60-70 ของรายได้องค์การ โดยการแบ่งซื้อเป็นงวดๆ เช่นซื้อทุก 3 เดือน หรือซื้อภาคการศึกษาละ 1 คร้ัง เหตุผลท่ีต้องมีการแบ่งซ้ือส่ิงพิมพ์เป็นงวดๆ เนื่องจากหนังสือหรือ สิ่งพิมพ์ต่างๆ มีการตีพิมพ์ออกมาวางตลาดตลอดท้ังปี การแบ่งซ้ือเป็นงวดๆ ย่อมได้หนังสือท่ีใหม่ ทนั สมัยเข้ามาใหบ้ รกิ ารอย่างต่อเนอ่ื ง และยังสามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใชใ้ นบางชว่ งเวลา ทม่ี กี ารร้องขอ 1.3 ค่าวารสารและหนังสือพิมพ์ สิ่งพิมพ์ต่อเนื่องประเภทต่างๆ เป็นทรัพยากร สารสนเทศท่ีค่อนข้างใหม่ทันสมัย ออกต่อเนื่องตลอดท้ังปี ผู้บริหารจึงต้องคานวณค่าใช้จ่ายที่มีอัตรา การปรับเปลี่ยนราคาของวารสารหนังสือพิมพ์ไว้ล่วงหน้าด้วย อาจกาหนดไว้ประมาณร้อยละ 20-30 ของรายได้องค์การ โดยบวกเพ่ิมไว้รอ้ ยละ 20 ของราคาวารสารในปัจจุบัน ทั้งน้ีเพื่อให้สามารถจัดซื้อ วารสารและหนังสือมาให้บรกิ ารได้อยา่ งต่อเนื่อง ไม่เกดิ ปัญหาในเรื่องงบประมาณไม่เพียงพอ 1.4 ค่าวัสดุ อุปกรณ์ต่างๆ ในการปฏิบัติงานในแผนกงานต่างๆ เช่น งานซ่อม หนังสือ งานบริการยมื คืน งานสานักงาน เป็นตน้ วัสดุอุปกรณ์ที่ใช้ในการทางานในทุกวัน ต้องมีพร้อม สาหรับการปฏิบัติงานตลอดท้ังปี อาจกาหนดงบประมาณในการจัดซื้อไว้ประมาณร้อยละ 8 ของ รายได้องคก์ าร 1.5 ค่าครุภัณฑ์ โดยปกติผู้บริหารจะต้องมีแผนในการจัดหาครุภัณฑ์ไว้ล่วงหน้า อย่างน้อย 1 ปี เพราะราคาครุภัณฑ์ต่างๆ ค่อนข้างสูง การจะนางบประมาณที่มีอยู่มาแบ่งจัดซื้อทันที เป็นเร่ืองท่ีเป็นไปได้ยาก ครุภัณฑ์เช่น ตู้ช้ันหนังสือ โต๊ะ เก้าอี้ เคร่ืองคอมพิวเตอร์ ตู้จัดแสดงหนังสือ ใหม่ เป็นต้น ต้องมีการชี้แจงรายละเอียด หาแบบและคุณลักษณะเพื่อขออนุมัติงบประมาณไว้ ล่วงหนา้ อาจกาหนดงบประมาณไวร้ อ้ ยละ 20 ของรายได้องคก์ าร 1.6 ค่าใช้จ่ายในโครงการและกิจกรรมต่างๆ เป็นค่าใช้จ่ายท่ีต้องปรากฏใน แผนปฏบิ ัตกิ ารขององค์การ ผู้บริหารต้องวางแผนให้ครอบคลุมเพือ่ ให้สามารถเบิกใช้ไดต้ ามระยะเวลา ที่ต้องดาเนินตามโครงการ บางโครงการหรือกิจกรรมอาจไม่ได้ใช้งบประมาณ ทั้งน้ีข้ึนอยู่กับการ บรหิ ารจัดการขององค์การ 1.7 ค่าสาธารณูปโภค ค่าซ่อมบารุง เคร่ืองอานวยความสะดวกต่างๆ ในองค์การ บริการสารสนเทศอาจมีการชารุดเสียหายเนื่องจากการใช้งานอย่างต่อเนื่องตลอดทั้งปี เช่น ค่าซ่อม บารุงลิฟท์ ค่าบารงุ รักษาและซ่อมแอร์ ค่าลับใบมีดเคร่ืองตัดกระดาษ เป็นต้น การปฏิบัติงานเพ่ือการ ประสานงานจาเป็นต้องมคี า่ ใชจ้ ่ายค่าขนส่งพัสดไุ ปรษณีย์ คา่ โทรศพั ท์ เป็นตน้ รวมทั้ง คา่ น้า ค่าไฟฟ้า องคก์ ารต้องมีการจดั สรรงบประมาณไว้เพ่อื เปน็ ค่าใช้จา่ ยเหล่านี้อยา่ งเพียงพอ 1.8 คา่ ใช้จ่ายอน่ื ๆ สามารถจ่ายไดต้ ามระเบียบสานักนายกรฐั มนตรี

92 2. หลกั ในการตงั้ งบประมาณ การตั้งงบประมาณขององค์การบริการสารสนเทศในแต่ละปี ต้องมีการประชุมวางแผน ร่วมกันระหว่างผู้บริหารกับผู้ปฏิบัติงาน ต้องพิจารณาด้วยความรอบคอบและเป็นจริง ว่าจะใช้เป็น ค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง ผู้บริหารต้องศึกษาระเบียบปฏิบัติเกี่ยวกับการทางบประมาณ โดยปกติองค์การ ต้องมีเจา้ หน้าท่ีฝ่ายการเงินหรือฝ่ายวางแผนงบประมาณเป็นผู้รับผดิ ชอบโดยเฉพาะ หลักเบ้ืองต้นใน การต้ังงบประมาณ มีดงั นี้ 2.1 ต้ังให้สมเหตุสมผล มีสัดส่วนสอดคล้องกับงานที่มีอยู่ สามารถปฏิบัติได้จริง และ เกิดประโยชน์สงู สดุ 2.2 ตั้งใหใ้ กลเ้ คียงกับท่จี ะจ่ายจริงใหม้ ากท่ีสุด โดยการนาข้อมูลการใช้งบประมาณใน รอบปีที่ผ่านมาขององค์การมาใช้ประกอบการพิจารณาวางแผน และอาศัยการคาดคะเนอย่างมี หลักเกณฑ์ ใช้ข้อมูลจากการสืบราคา และคานงึ ถึงราคาทจี่ ะเพิ่มขึ้นในช่วงทมี่ ีการจัดซื้อจริง ในกรณีที่ ต้องมีการจัดซ้ือทรัพยากรสารสนเทศอย่างต่อเน่ืองเป็นระยะเวลายาวนาน อาจมีการอนุมัติการ เบกิ จา่ ยภายใต้ข้อตกลงกบั ผู้จาหน่ายโดยทาข้อตกลงร่วมกนั ไว้ล่วงหน้าเพอ่ื ใหไ้ ด้ทรัพยากรสารสนเทศ อย่างต่อเนอ่ื งและไมก่ ระทบกระเทือนกับงบประมาณทีก่ าหนดไว้แลว้ (Nardini, 2003: 133) 2.3 ต้ังงบประมาณไว้อย่างเหมาะสม งบประมาณท่ีกาหนดไว้มักต้องมีการ เปล่ียนแปลงตามเหตุการณ์ท่ีไม่สามารถคาดเดาได้ล่วงหน้าอยู่บ้าง ถ้าตั้งไว้มากจนใช้ไม่หมดใน ระยะเวลาที่กาหนดถือเป็นความบกพร่องในปฏิบัติงาน ถ้าต้ังไว้น้อยเกินไป งานก็ไม่สาเร็จลุล่วงและ ขาดประสิทธิภาพเท่าที่ควรจะเป็น นอกจากนี้การเปล่ียนแปลงอย่างรวดเร็วของค่าเงิน ภาวะ เศรษฐกิจท่ีทาให้ราคาสินค้าและบริการเพ่ิมขึ้น ก็อาจมีผลกระทบต่อการใช้งบประมาณขององค์การ ดังนน้ั ผู้บริหารจะตอ้ งมแี ผนงานทจ่ี ะรองรบั และแก้ไขสถานการณ์ได้อยา่ งทนั ทว่ งที 3. การควบคุมการใช้งบประมาณ องค์การบริการสารสนเทศท่ีสังกัดหน่วยงานราชการ ต้องปฏิบัติตามระเบียบสานัก นายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุด้วย วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2549 การปฏิบัติงานเก่ียวกับงบประมาณ การเงิน จึงต้องมีการทา บัญชี บนั ทึกรายรบั -รายจ่ายหรือทะเบยี นคุมการใช้เงินไว้เป็นหลักฐาน มีการทาทะเบียนแยกประเภท ให้ชัดเจน เช่น บัญชีเงินงบประมาณ บัญชีเงินบริจาค บัญชีรายได้ของห้องสมุด เป็นต้น โดยยึด ระเบียบการเงินอย่างเคร่งครัด ทั้งน้ีเพ่ือให้สามารถนามาใช้เป็นข้อมูลในการบริหารจัดการ ทา แผนงานงบประมาณ โครงการขององคก์ ารในปีตอ่ ไป และยังใชเ้ ปน็ หลักฐานอา้ งอิงในกรณีท่ตี อ้ งมีการ ตรวจสอบการใช้จ่าย ตลอดจนการเป็นการเก็บสถิติเพ่ือการรายงานผลการปฏิบัติงาน ว่าเป็นไปตาม แผนงานแผนการปฏิบัติงานท่ีได้กาหนดไว้ การใช้จ่ายงบประมาณจงึ ต้องทาด้วยความรอบคอบ และ เฉลย่ี ใช้ใหค้ รอบคลมุ ตลอดทง้ั ปภี ายในระยะเวลาที่กาหนด 4. ความรูท้ ัว่ ไปเก่ียวกับงบประมาณ 4.1 ปีงบประมาณ คือ ช่วงเวลาที่กาหนดให้ใช้งบประมาณที่จัดสรรให้ใช้รอบปีนั้นๆ ปีงบประมาณนับระยะเวลาต้ังแต่วันที่ 1 ตุลาคม ของปี ถึงวันที่ 30 กันยายน ของปีถัดไป โดยใช้ปี

93 พ.ศ. ถัดไปเป็นชื่อของงบประมาณนั้น เช่น งบประมาณ 2560 มีระยะเวลาตั้งแต่ 1 ตุลาคม พ.ศ. 2559 ไปสนิ้ สดุ วันท่ี 30 กนั ยายน พ.ศ. 2560 เป็นตน้ 4.2 เงินประจางวด คือ ส่วนหน่ึงของงบประมาณรายจ่าย ที่มีการแบ่งสรรการใช้จ่าย หรอื ก่อหนี้ผูกพนั ออกเปน็ งวดๆ 3 งวด ระยะเวลางวดละ 4 เดอื น ดงั น้ี งวดที่ 1 เดอื นตลุ าคม-มกราคม ของปีถัดไป งวดที่ 2 เดือนกุมภาพนั ธ์-พฤษภาคม งวดท่ี 3 เดือนมถิ ุนายน-กนั ยายน งวดท่ี 4 เดอื นกรกฎาคม-กนั ยายน 4.3 วธิ กี ารใช้จา่ ยเงินงบประมาณ ผู้บริหารองค์การบริการสารสนเทศตอ้ งปฏิบัตติ าม ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุอย่างเคร่งครัด เพื่อไมใ่ ห้เกดิ ข้อผิดพลาดหรอื ขอ้ บกพรอ่ ง ในการปฏิบัติงาน ต้องมีการดาเนินการตามวิธีการท่ีถูกต้องและมีการบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ให้สามารถตรวจสอบไดท้ ุกเมื่อ คา่ ใชจ้ ่ายตา่ งๆ ขององคก์ าร แบ่งเปน็ ประเภทได้ดงั น้ี 4.3.1 ค่าตอบแทน คือ รายจ่ายตอบแทนการปฏิบัติงานให้องค์การ เช่น ค่า วิทยากร ค่าเช่าบ้านข้าราชการ ประจาตาแหน่งผู้บริหาร เงินค่าจ้างทางานนอกเวลา ค่าเบี้ยประชุม กรรมการ เงินชว่ ยเหลอื การศึกษาของบตุ ร เป็นตน้ 4.3.2 คา่ ใช้สอย คอื รายจา่ ยเพ่ือให้ได้มาซ่ึงบรกิ าร เช่น ค่าพาหนะ คา่ ที่พัก ค่า เบ้ียเลย้ี ง ค่าเย็บหนังสือหรอื เข้าปกหนังสือ ค่าโฆษณาและเผยแพร่ ค่าจา้ งเหมาบริการ คา่ ธรรมเนียม ต่างๆ คา่ ใช้จ่ายในการตดิ ตงั้ โทรศพั ท์ คา่ เบี้ยประกัน เปน็ ตน้ 4.3.3 ค่าวัสดุ คือ รายจ่ายเพื่อซื้อของสิ้นเปลือง เปล่ียนหรือสลายตัวในระยะ เวลาอันสั้น รวมท้ังสิ่งของที่ซื้อมาเพ่ือบารุงรักษาหรือซ่อมแซมทรัพย์สิน เช่น ค่าหนังสือ วารสาร หนังสอื พมิ พ์ วสั ดุสานักงาน วสั ดุในการซ่อมบารุงหนงั สอื วสั ดใุ นการจัดนิทรรศการ วัสดุคอมพิวเตอร์ เป็นต้น รวมทั้งส่ิงของที่มีลักษณะคงทนถาวรและมีอายุใช้งานในระยะเวลา 1 ปีข้ึนไป แต่ราคาต่อ หน่วยไม่เกนิ 5,000 บาท 4.3.4 ค่าครุภัณฑ์ คือ รายจา่ ยเพ่ือซ้ือหรือแลกเปล่ียนสิ่งของที่มีลักษณะคงทน ถาวร มีอายุการใช้งานยาวนาน 1 ปีข้ึนไปและมีราคาเกิน 5,000 บาท เช่น โต๊ะ เก้าอี้ ตู้ ชั้น เครื่อง คอมพิวเตอร์ เคร่ืองสแกนเนอร์ เครื่องฉายภาพทึบแสง ประตูอัตโนมัติ เครื่องตัดกระดาษ กล้อง ถ่ายรูป เปน็ ตน้ 4.4 วิธีการซ้ือและวิธีจ้าง ผู้บริหารองค์การบริการสารสนเทศและผู้ปฏิบัติงานที่ เกี่ยวข้อง ได้แก่ เจ้าหน้าที่การเงิน เจ้าหน้าท่ีพัสดุ ต้องศึกษาระเบียบปฏิบัติเกี่ยวกับวิธีซื้อ วิธีจ้าง ให้ เข้าใจโดยละเอียด เพ่ือจะได้ปฏิบัติตามระเบียบได้ถูกต้อง การซ้ือ การจ้าง ตามระเบียบสานัก นายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยงานพัสดุ พ.ศ. 2535 และ พ.ศ. 2549 มี 6 วิธี ไดแ้ ก่ 4.4.1 วธิ ีตกลงราคา 4.4.2 วธิ สี อบราคา 4.4.3 วธิ ปี ระกวดราคา 4.4.4 วธิ พี ิเศษ 4.4.5 วิธกี รณีพเิ ศษ

94 4.4.6 วธิ ีประมูลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ การซ้ือหรือการจ้างในครั้งเดียวกันห้ามมิให้กระทาการแบ่งซ้ือแบ่งจ้าง โดยการ ลดวงเงินที่จะซ้ือหรือจ้างในครั้งเดียวกันเพ่ือให้วงเงินต่ากว่าท่ีกาหนดหรือให้อานาจส่ังซื้อสั่งจ้าง เปล่ียนไป หากการจัดซ้ือพัสดุประเภทชนิดเดียวกัน แม้ต่างขนาดและราคา เม่ือมีการประมาณการ ความต้องการในการใช้ของท้ังปีแล้ว จะต้องจัดซ้ือรวมในคร้ังเดียว เว้นแต่มีเหตุผลท่ีชัดเจนท่ี จาเป็นต้องแยกซ้ือที่ไม่ใช่เป็นการแบ่งซื้อแบ่งจ้าง เพื่อประโยชน์ในการบริหารพัสดุ จะต้องกาหนด เง่ือนไขในการดาเนินการจัดซ้ือโดยใชส้ ัญญาจะซ้ือจะขายแบบราคาคงที่ไม่จากัดปรมิ าณ เพ่ืออกใบส่ัง ซอื้ เปน็ คราวๆ ใหส้ อดคล้องกบั การใชง้ านจริง 5. กลยุทธก์ ารจัดซื้อ ผู้บริหารควรมีนโยบายในการจัดซื้อขององค์การ มีแหล่งจาหน่าย มีทรัพยากร สารสนเทศ มีงบประมาณท่ีจัดสรรไว้อย่างเพียงพอ และศึกษาระเบียบต่างๆ เก่ียวกับการจัดซื้อให้ เขา้ ใจ โดยเฉพาะการจัดซ้ือทรพั ยากรสารสนเทศอย่างต่อเน่ือง จะเป็นการรักษาระดับคุณภาพ คุณค่า ของผลิตภัณฑ์และบริการ มีความเคล่ือนไหวของปัจจัยในการให้บริการอย่างเหมาะสม เป็นการเสริม ศกั ยภาพในการแข่งขันให้กับองค์การ และทาให้องค์การดาเนนิ งานบรรลุวตั ถุประสงค์ตามท่ตี ้องการ 5.1 กลยุทธ์ในการจัดซื้อจึงต้องมีกระบวนการดังนี้ (สุรพจน์ สุวรรณพานิช, 2554: 166-168) 5.1.1 กาหนดนโยบายในการจัดซ้ือ โดยกาหนดประเภทของวัสดุอุปกรณ์หรือ ครุภัณฑ์ที่จะจัดซื้อ วิธีการเสนอแนะ ความรับผิดชอบในการจัดซ้ือ ลาดับข้ันในการขออนุมัติ และ กาหนดรายละเอียดต่างๆ เช่น หลักเกณฑ์การคัดเลือกผู้จาหน่าย อัตราส่วนท่ีใช้ในการพิจารณา จานวนที่ส่งั ซือ้ กาหนดระยะเวลาในการส่งั การรบั เป็นต้น 5.1.2 กาหนดส่ิงท่ีองค์การตอ้ งการ รายละเอียดรายการหนังสอื สือ่ รวมท้ังวสั ดุ อปุ กรณ์ต่างๆทีต่ ้องการ ไดแ้ ก่ ตารา คมู่ ือ วารสารทางวิชาการ นิตยสาร หนงั สือพิมพ์ สอื่ โสตทศั น์ สื่อ อิเล็กทรอนิกส์ ฐานข้อมูลออนไลน์ โต๊ะ เก้าอ้ี ช้ันวางหนังสือ เครื่องมือในการซ่อมหนังสือ คอมพวิ เตอร์ เป็นตน้ 5.1.3 กาหนดความต้องการ เป็นการประสานงานกับผู้มีส่วนเก่ียวข้องกับการ ใช้งานส่ิงท่ีจัดซ้ือเข้ามา เช่น ขอความร่วมมือจากอาจารย์ผู้สอนให้มีส่วนร่วมในการเลือกหนังสือ วารสาร ที่สอดคล้องกับความต้องการ เพ่ือให้มีส่ือที่ทันสมัย และใช้ประโยชน์ได้อย่างคุ้มค่าตรงกับ ความต้องการของผ้ใู ช้ 5.2 แนวทางในการจัดซอ้ื ทีด่ ี องค์ประกอบของความสาเร็จในการจัดซ้ือแต่ละครั้ง คือ การได้ส่ิงที่ต้องการท้ัง ปริมาณ คุณภาพ และในระยะเวลาท่ีกาหนดไว้ ด้วยค่าใช้จ่ายท่ีเหมาะสมและประหยัด จากแหล่ง จาหน่ายท่ีเป็นคู่ค้ามีสัมพันธภาพที่พร้อมจะช่วยเหลือและประสานความร่วมมือกันในการดาเนินการ ใหบ้ รรลวุ ตั ถุประสงคท์ ้งั สองฝา่ ย แนวทางในการจัดซ้อื ท่ดี ี มแี นวปฏบิ ตั ิดงั นี้ 5.2.1 ตรวจสอบความต้องการของผู้ใช้ให้ถูกต้องชัดเจน ท้ังในด้านปริมาณ คุณสมบัติ คณุ ภาพ และเวลา เพ่ือใหส้ ามารถนาไปใช้อยา่ งคมุ้ คา่

95 5.2.2 คัดเลือกผู้จาหน่ายหรือผู้ให้บริการท่ีมีคุณสมบัติตรงกับความต้องการ โดยประเมินจากหาทางเลือกท่ีเหมาะสมและดีที่สุด เพ่ือให้ได้สินค้า บริการ และความพร้อมตามท่ีได้ ตกลงกัน 5.2.3 ผู้จาหน่ายหรือแหล่งผลิตใดท่ีองค์การได้รับการบริการท่ีดี มีผลงานและ ความสัมพันธ์ที่น่าไว้วางใจ เช่ือถือได้ จะช่วยทาให้การจัดซ้ือครั้งต่อไปสะดวกรวดเร็ว ประหยัดท้ัง เวลาและแรงงานซ่งึ เป็นการลดตน้ ทุนในการซอื้ ได้ด้วย 5.2.4 หากสามารถทางานร่วมกับผู้ผลิตหรือผู้จาหน่ายในการผลิตหรือ สร้างสรรค์ทรัพยากรสารสนเทศ สอ่ื โสตทัศน์ หรือสื่ออิเล็กทรอนิกสต์ ่างๆ ได้ จะเป็นการประหยัดต้น ในการจดั ซื้อจดั หาได้มาก เพราะผู้ผลติ ผจู้ าหนา่ ยมคี วามพร้อมในด้านอุปกรณ์และเทคโนโลยีอยแู่ ล้ว 5.2.5 องคก์ ารบริการสารสนเทศควรสร้างหรือเขา้ ร่วมเครือขา่ ยความร่วมมือกับ หน่วยงานอ่ืนๆ ทั้งภาครัฐและเอกชน เพ่ือพัฒนาศักยภาพในการให้บริการ อาจจาเป็นต้องใช้ งบประมาณในการจัดซือ้ ในคร้ังแรก แต่ได้ผลประโยชน์คมุ้ ค่า และสามารถขยายบริการให้แก่ผ้ใู ช้ไดใ้ น วงกว้างมากยิ่งขึน้ เจา้ หนา้ ท่ีพัสดุ ข้ันตอนการซ้ือและการจา้ ง ทารายงานขอซ้ือ/จ้างพัสดุทวั่ ไป ทดี่ ิน ผบู้ ริหารองค์การ ใหค้ วามเห็นชอบ แต่งตั้งคณะกรรมการ ดาเนินการ ตกลงราคา ขออนุมตั ซิ ้อื /จา้ ง สอบราคา ประกวดราคา วธิ ีพิเศษ วธิ ีกรณีพเิ ศษ ทาสัญญา ตรวจรบั งด/ลด/ ค่าปรับ เบิกจ่าย บอกเลิก ภาพท่ี 5.1 ขัน้ ตอนการซอ้ื และการจ้าง ทม่ี า : (มหาวทิ ยาลยั ราชภฏั อดุ รธานี, 2551: 5)

96 วธิ ปี ฏิบัติในการส่ังซือ้ แต่ละคร้ัง ควรยึดหลักความงา่ ยเป็นสิ่งสาคัญ ควรตัดระบบขั้นตอนท่ี ยุ่งยากซับซ้อนอันเป็นสาเหตุให้การสั่งซ้ือล่าช้า และมีโอกาสผิดพลาดได้ง่าย การซื้อต้องอาศัยความ รวดเร็ว ถูกต้อง และทันต่อความต้องการใช้งานของบุคลากรในองค์การ ผปู้ ฏิบัติงานทุกคนต้องเขา้ ใจ ในระเบียบปฏิบัติ เพ่ือลดความขัดแย้งท่ีอาจจะเกิดขึ้น (คานาย อภิปรัชญาสกุล, 2553: 4-5) ในทุก ข้ันตอนจะต้องกาหนดอานาจหน้าท่ีความรับผิดชอบและขอบเขตการปฏิบัติงานของบุคลากรอย่าง ชัดเจน การปฏิบัติงานต้องยืดหยุ่นได้ ปรับให้เข้ากับสถานการณ์ นอกจากนี้ผู้บริหารหรือผู้ปฏิบัติงาน ในฐานะผซู้ ้ือหรือผู้จ้างต้องมีทักษะในการเจรจาต่อรอง เพื่อให้ได้ทรัพยากรที่จาเป็น เช่น บุคลากรท่ีมี คุณสมบัติตรงกับงานในจานวนท่ีเหมาะสม งบประมาณเพื่อจัดซ้ือทรัพยากรสารสนเทศ ส่ือ อเิ ล็กทรอนิกส์ วัสดุอุปกรณ์และเครอ่ื งอานวยความสะดวกต่างๆ การเจรจาต่อรองเป็นท้ังศาสตร์และ ศิลป์ ต้องมีความรู้ความเข้าใจ มีการเตรียมตัว รู้เขารู้เรา และมีการวางแผนที่ดี โดยต้องมี ความสามารถในการส่ือสารเพ่ือให้อีกฝ่ายให้ได้การรับรู้ที่ถูกต้องและเกิดข้อตกลงที่ดีและเป็น ประโยชน์ ผู้บริหารที่มีทักษะในการเจรจาต่อรอง รู้จักสังเกต ใช้เวลาฟังอย่างต้ังใจมากกว่าพูด ใช้ คาถามที่ดีเพื่อกระตุ้นให้ได้ข้อมูลเพิ่มเติม เป็นคาถามท่ีเป็นมิตรและผ่อนคลาย รวมท้ังความสามารถ ในการคาดเดาปฏิกิริยาตอบสนองของอีกฝ่ายหน่ึงได้ (สุรพจน์ สุวรรณพานิช, 2554: 177) ทักษะ เหล่าน้ียอ่ มจะสง่ ผลให้การใชจ้ ่ายงบประมาณขององค์การเปน็ ไปอย่างมีประสิทธภิ าพ งานพสั ดุ งานพัสดงุ านในส่วนหนึ่งของการใชง้ บประมาณในการสรรหาส่งิ สนับสนุนและอานวยความ สะดวกให้กับการปฏิบัติงานต่างๆ ในองค์การ มีความเกี่ยวเนื่องสัมพันธ์กับการใช้เงินใช้งบประมาณ ภายใต้กฎระเบยี บปฏิบตั ิทเ่ี คร่งครดั จึงต้องปฏิบัติงานด้วยความรอบคอบ และมีความรู้ความเข้าใจใน เรือ่ งตา่ งๆ ดงั น้ี 1. ความหมายของพัสดแุ ละงานพัสดุ พัสดุ หมายความว่า วัสดุ ครุภัณฑ์ ท่ีดินและสิ่งก่อสร้าง ท่ีกาหนดไว้ที่กาหนดไว้ใน หนังสือการจาแนกประเภทรายจ่าย ตามงบประมาณของสานักงบประมาณ กระทรวงการคลัง หรือ การจาแนกประเภทรายจ่ายตามสญั ญาเงนิ ก้จู ากต่างประเทศ (อธวิ ัฒน์ โยอาศรี, 2559ข: 2) งานพัสดุ หมายถึง การจัดทาเอง การซ้ือ การจ้าง การจ้างท่ีปรึกษา การจ้างออกแบบ และควบคุมงาน การแลกเปล่ียน การเช่า การควบคุม การจาหน่าย และการดาเนินการอ่ืนๆ ท่ี กาหนดไว้ในระเบียบ (อธิวัฒน์ โยอาศรี, 2559ข: 2; มหาวิทยาลัยราชภัฏอุดรธานี, 2551: 1) งาน พสั ดุจึงเป็นกระบวนการในการจัดหาวสั ดุ ครภุ ณั ฑ์ ท่ดี นิ และสิ่งกอ่ สรา้ งมาเพือ่ ใชป้ ระโยชน์ในองค์การ งานพัสดุในองค์การบริการสารสนเทศมักมีบุคลากรที่ทาหน้าที่เก่ียวกับการพัสดุหรือ เป็นบุคลากรท่ีได้รับการแต่งตั้งจากผู้บริหารองค์การให้มีหน้าที่ปฏิบัติงานเกี่ยวกับพัสดุ เรียกว่า เจ้าหน้าทพี่ ัสดุ โดยมี หัวหน้างานพัสดุ ซ่งึ ไดแ้ ก่ หัวหน้าหน่วยงานระดับกองหรอื ท่ีมฐี านะเทียบกองซึ่ง

97 ปฏิบัติหน้าทฝี่ ่ายบริหารงานบุคคลกาหนด หรือข้าราชการอื่นซ่ึงได้รบั แต่งต้ังจากหัวหน้าส่วนราชการ ให้เปน็ หวั หนา้ เจา้ หน้าท่พี ัสดุ แลว้ แตก่ รณี (สานกั นายกรัฐมนตร,ี 2559; ศักดา วีรกลุ , 2559: 559) การบริหารงานพัสดุ จึงเป็นการดาเนินการเก่ียวกับการวางแผน การกาหนดความ ต้องการ การจัดหา การแจกจ่าย การบารุงรักษา และการจาหน่ายพัสดุ เพื่อให้การสนับสนุนการ ดาเนนิ งานขององค์การ 2. ประเภทของพัสดุ พัสดุทใ่ี ชใ้ นสานกั งานองคก์ ารบริการสารสนเทศสามารถจาแนกออกเป็นประเภทต่างๆ ดังนี้ (เพ็ญจันทร์ สังข์แก้ว, 2545: 92-93; วันทนีย์ แสนภักดีม พรทิพย์ วีระสวัสดิ์ และ ธิดา พาหอม, 2553: 16-18) 2.1 แบ่งตามลักษณะการใช้งาน ได้แก่ วัสดุสิ้นเปลือง เช่น วัสดุท่ีใช้แล้วหมดไป กระดาษ นา้ หมึก ด้ายเยบ็ หนังสือ เป็นต้น วัสดุทไี่ ม่สามารถกาหนดใช้หรอื ระบคุ วามส้ินเปลืองได้ เป็น วัสดุท่ีมีอายแุ ละสภาพการใชง้ านและจานวนการใชไ้ มส่ มา่ เสมอ เชน่ ท่ีเปน็ ชิ้นส่วนครุภัณฑ์ เปน็ ต้น 2.2 แบ่งตามความสาคัญของพัสดุ ได้แก่ พัสดุหลัก พัสดุรอง พัสดุย่อย และพัสดุ ชิ้นส่วนซ่อม พัสดุหลักเป็นพัสดุท่ีมีความสาคัญอย่างมากในการใช้ปฏิบัติงานในองค์การ ต้องใช้ งบประมาณในการจัดหาค่อนข้างสูง เช่น เคร่ืองจักรกล ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ เป็นต้น ส่วน พัสดุรองมีความสาคัญน้อยกวา่ เป็นพัสดุท่ใี ช้งานท่ัวไป เช่น โตะ๊ เก้าอ้ี เครื่องพมิ พ์ เป็นตน้ พัสดุย่อย เป็นพัสดุท่ีมีความสาคัญน้อย ไม่ต้องใช้เวลาในการจัดหามาก มีมูลค่าไม่มาก เช่น ไม้กวาด แปรงทา กาว เป็นต้น พัสดุช้ินส่วนคือวัสดุที่ใช้เป็นส่วนประกอบและเป็นอะไหล่เพ่ือการซ่อมบารุง เช่น ดอก สว่าน ใบมีดคัทเตอร์ แบตเตอร่ี เปน็ ต้น 2.3 แบ่งตามมูลค่า ได้แก่ พัสดุมลู ค่าต่า พัสดุมูลค่าปานกลาง พัสดมุ ูลค่าสงู และพสั ดุ มลู คา่ สูงมาก โดยพิจารณาจากราคาของพสั ดเุ ปน็ สาคญั 3. กระบวนการในการบรหิ ารงานพัสดุ งานพัสดุเป็นงานต้องดาเนินการอย่างต่อเน่ือง เพราะเป็นองค์ประกอบสาคัญในการ ปฏิบัติงานในทกุ ระดับขององค์การ การบริหารงานพัสดุอย่างมีประสิทธิภาพย่อมสง่ ผลตอ่ ภาพรวมใน การดาเนินงานขององค์การ ขั้นตอนในการบริหารงานพัสดุ มีข้ันตอนดังนี้ (วันทนีย์ แสนภักดี, พรทิพย์ วีระสวัสดิ์ และ ธิกา พาหอม, 2553: 18-21) 3.1 การวางแผนงานพัสดุ การวางแผนงานพัสดุเป็นการคาดการณ์ไว้ล่วงหน้าว่า องค์การต้องการใช้พัสดุประเภทใด จานวนเท่าใด เวลาใด ผู้บริหารองค์การต้องดาเนินการสารวจ ความต้องการพสั ดุแตล่ ะรายการ โดยพิจารณาจากแผนงานตา่ งๆ ว่าต้องใชพ้ สั ดุในปริมาณและเวลาใด และนามาจัดลาดับความสาคัญ เพ่ือวางแผนในการจัดตั้งงบประมาณ โดยคานวณออกมาเป็นตัวเงิน เพื่อจัดทางบประมาณรายจ่ายประจาปี ท่ีสอดคล้องกับแผนงานอ่ืนๆ ขององค์การ การวางแผนงาน พัสดุท่ีดีจะสอดคล้องกับความต้องการใช้ของบุคลากรในองค์การทั้งในด้านปริมาณ คุณภาพ และ ระยะเวลา ซึง่ ย่อมส่งผลดตี ่อการปฏิบัตงิ านในองคก์ ารดว้ ย

98 3.2 การจัดองค์การงานพัสดุ การจัดหา การควบคุม และการบารุงรักษาพัสดุเป็น งานที่มีความซับซ้อนและไม่มีวันเสร็จสิ้น ต้องอาศัยหน่วยงานเพ่ือรับผิดชอบดาเนินงานด้านพัสดุ โดยเฉพาะ เพื่อให้การดาเนินงานต่างๆ เป็นไปด้วยความเรียบร้อยและมีประสิทธิภาพ ผู้บริหารจึง ต้องมีการจัดโครงสร้างองค์การ และของงานพัสดุให้ชัดเจน อาจแบ่งเป็น งานด้านบริหาร งานบัญชี งานเอกสาร งานเกบ็ รักษา และงานซอ่ มบารุง เปน็ ตน้ 3.3 การจัดหาพัสดุ จุดประสงค์หลักในการจัดหาพัสดุเพ่ือให้ได้มาซ่ึงวัสดุ อุปกรณ์ ครุภัณฑ์ท่ีมีคุณภาพ นามาใช้เพ่ือการปฏิบัติงานในเวลาท่ีต้องการจากแหล่งจาหน่าย ด้วยราคาท่ี เหมาะสมและเป็นธรรม การจดั หาพัสดุทาไดห้ ลายวธิ ีไดแ้ ก่ การซอ้ื การจา้ ง การเช่า การผลติ เอง การ บริจาค การแลกเปล่ียน เป็นกระบวนการดาเนินการเพื่อให้ได้มาซ่ึงพัสดุ เพ่ือนามาใช้ในการบริหาร งานเทคนิค และงานบริการ การจัดหาพัสดุต้องปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยการพัสดุขององค์การ หาก เป็นหน่วยงานราชการมักใช้ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. 2535 เป็นคู่มือ ปฏิบัติงาน องค์การบริการสารสนเทศท่ีเป็นองค์การเอกชน อาจมีการปรับปรุงแก้ไขนาไปใช้เป็น แนวทางในการปฏบิ ตั ิตามความเหมาะสม 4. ขอบเขตและขั้นตอนการจัดหาพัสดุ ขอบเขตและข้ันตอนในการดาเนินงานจัดหาพสั ดุ มี 4 ขั้นตอน (ปิยะนุช สุจติ , 2551: 78-87; มหาวิทยาลัยราชภฏั อดุ รธานี, 2551: 8) คือ การดาเนินการจัดซื้อจัดจา้ ง การรับและจ่ายพสั ดุ การควบคุมพัสดุ และการจาหน่ายพัสดุ รายละเอียดดังตอ่ ไปนี้ 4.1 การจัดซื้อจัดจ้าง ตามระเบียบว่าด้วยการพัสดุ วิธีการจัดหาพัสดุที่สาคัญ คือ การจัดซอ้ื และการจดั จ้าง นอกจากนี้ยังมี การจ้างท่ปี รึกษา การจา้ งออกแบบ และการจัดเช่า ในที่นี้ จะกลา่ วถึง การจดั ซ้อื และการจัดจา้ ง โดยมีขั้นตอนต่างๆ ดังนี้ 4.1.1 บุคลากรท่ีเกี่ยวข้องกับการซื้อการจ้าง การดาเนินการจัดซื้อจัดจ้าง องคก์ ารจะตอ้ งปฏบิ ัติตามระเบยี บว่าด้วยการพัสดุ โดยมกี ารจดั ตั้งบุคคลหรอื คณะบุคคลเพ่อื ดาเนินใน การจัดซื้อ จัดจ้าง เพ่ือปฏิบัติหน้าท่ีในขั้นตอนต่างๆ ซึ่งประกอบด้วย (อธิวัฒน์ โยอาศรี, 2559: 9- 16) 4.1.1.1 หวั หนา้ ส่วนราชการ หรอื หวั หน้าองค์การ 4.1.1.2 หัวหน้างานพัสดหุ รอื หัวหน้าเจา้ หนา้ ที่พัสดุ 4.1.1.3 เจ้าหน้าที่พัสดุ 4.1.1.4 ผ้สู ่ังซ้อื หรือจา้ ง 4.1.1.5 ผู้ควบคมุ งาน 4.1.1.6 คณะกรรมการในการซื้อ ประกอบด้วยคณะกรรมการชุดต่างๆ ตามลักษณะการจดั ซื้อในแต่ละครั้ง เช่น คณะกรรมการเปิดซองสอบราคา คณะกรรมการรบั และเปิด ซองประกวดราคา คณะกรรมการพิจารณาผลการประกวดราคา คณะกรรมการจัดซื้อโดยวิธีพิเศษ คณะกรรมการจัดจ้างด้วยวิธีกรณีพิเศษ คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ คณะกรรมการตรวจการจ้าง คณะกรรมการดาเนินการประมูลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ และคณะกรรมการกาหนดราคากลาง เป็นต้น

99 4.1.2 การแต่งต้ังและประชุมคณะกรรมการ ผู้มีอานาจแต่งตั้งคือ หัวหน้าส่วน ราชการหรือผู้บริหารองค์การ โดยแต่งตั้งคณะกรรมการอย่างน้อย 3 คน ประกอบด้วยประธาน 1 คน และกรรมการอีก 2 คน ซึ่งอาจแต่งตั้งจากบุคคลภายนอกร่วมด้วยก็ได้ แต่ทุกคนตอ้ งมีตาแหน่งระดับ 3 ขึ้นไป การแต่งต้ังไม่จาเป็นต้องมีรูปแบบโดยแต่งต้ังเป็นคราวๆ ไปตามความจาเป็น หลักในการ แต่งต้ังกรรมการคือ ต้องไม่ตั้งซ้ากัน เช่น ห้ามกรรมการรับและเปิดซองประกวดราคาเป็นกรรมการ พิจารณาผลการประกวดราคา ห้ามกรรมการเปิดซองสอบราคาและกรรมการพิจารณาผลเป็น กรรมการตรวจรับ เปน็ ตน้ สว่ นการประชุมคณะกรรมการ ประธานและคณะกรรมการไม่น้อยกวา่ ก่ึง หนึ่งจึงถือว่าครบองค์ประชุม โดยประธานและกรรมการมีหน่ึงเสียงในการลงมติ มติกรรมการให้ถือ เสียงข้างมาก หากเสียงเท่ากันให้ประธานออกเสียงเพ่ิมเพื่อชี้ขาด ในการตรวจรบั งานคณะกรรมการ ตรวจรับพัสดุหรือคณะกรรมการตรวจรับการจ้างใช้มติเป็นเอกฉันท์ (กรรมการที่ไม่เห็นด้วยให้บันทึก ความเห็นแย้งไวเ้ ปน็ ลายลักษณอ์ กั ษร) 4.1.3 วิธีซ้ือและวิธจี า้ ง มี 6 วิธี จาแนกตามกรณีและเง่ือนไขดังนี้ 4.1.3.1 กรณใี ชว้ งเงนิ กาหนดวธิ ีการ มี 3 วิธี คือ 1) วิธีตกลงราคา เป็นการซ้ือหรือการจ้างครั้งหน่ึงซ่ึงมีราคา ไม่เกิน 100,000 บาท โดยทเ่ี จ้าหนา้ ที่พสั ดุต่อรองและตกลงราคากับผจู้ าหน่ายหรือผู้รบั จ้าง 2) วิธีสอบราคา เป็นการซื้อหรือการจ้างคร้ังหน่ึงซึ่งมีราคา เกิน 100,000 บาท แต่ไม่เกิน 2,000,000 บาท โดยมีการประกาศแจ้งความให้ผู้จาหนา่ ยหรือผู้รับจา้ ง ทสี่ นใจมายน่ื ซองสอบราคา แล้วทาการตัดสินใจเลอื กซื้อหรือจา้ งผ้มู ายืน่ ซองทเี่ หมาะสมท่สี ดุ 3) วิธีประกวดราคา เป็นการซื้อหรือการจ้างครั้งหน่ึงซ่ึงมี ราคาเกนิ 2,000,000 บาท โดยประกาศแจง้ ความให้ผู้จาหน่ายหรือผู้รับจ้างที่สนใจมาย่ืนซองประกวด ราคา โดยมีการย่ืนเงินประกันซองไว้ก่อน แล้วทาการตัดสินใจเลือกซ้ือหรือจ้างจากผู้ยื่นซองที่ เหมาะสมทส่ี ุด 4.1.3.2 กรณีใช้วงเงินและเง่ือนไขกาหนดวิธีการ 1) ซื้อโดยวิธีพิเศษ ได้แก่ การซื้อครั้งหนึ่งซ่ึงมีราคาไม่เกิน 100,000 บาท และมีเหตจุ าเปน็ ตามเงอื่ นไข 2) จ้างโดยวิธีพิเศษ ได้แก่ การจ้างครั้งหนึ่งซึ่งมีราคาไม่เกิน 100,000 บาท และมเี หตจุ าเปน็ ตามเง่อื นไข การซื้อหรือจา้ งดว้ ยวธิ ีพิเศษ โดยไมต่ อ้ งสอบราคา และมเี หตผุ ล หรือเง่ือนไขกรณีใดกรณีหน่ึง ดังน้ี เป็นพัสดุท่ีต้องจ้างช่างที่มีฝีมือเฉพาะหรือชานาญพิเศษ พัสดุท่ี จาเป็นต้องซ้ือจากต่างประเทศ พัสดุที่ต้องการซ้ือเร่งด่วน พัสดุท่ีใช้ในราชการปกปิดหรือลับ พัสดุที่มี ข้อจากัดในการใช้งานหรือจาเป็นต้องระบุย่ีห้อเป็นการเฉพาะ พัสดุที่เป็นที่ดินและส่ิงก่อสร้างซ่ึงต้อง ซ้อื เฉพาะแหง่ หรอื เป็นพัสดุทด่ี าเนนิ การซื้อหรือจ้างโดยวิธีอื่นแลว้ ไม่ไดผ้ ลดี 4.1.3.3 กรณใี ช้เง่ือนไขกาหนดวธิ กี าร 1) ซื้อโดยวธิ ีกรณีพิเศษ ได้แก่ การซอ้ื โดยไม่มวี งเงิน แต่มีเหตุ จาเป็นตามเงือ่ นไข

100 2) จ้างโดยวิธีกรณีพิเศษ ได้แก่ การจ้างโดยไม่มีวงเงิน แต่มี เหตจุ าเปน็ ตามเง่ือนไข การซอื้ หรือจ้างจากส่วนราชการ รัฐวสิ าหกจิ หรือหน่วยงานตาม กฎหมายว่าด้วยระเบียบบริหารราชการส่วนท้องถ่ิน หน่วยงานอื่นท่ีมีกฎหมายบัญญัติให้มีฐานะเป็น ราชการบรหิ ารสว่ นทอ้ งถน่ิ เป็นวิธีทีไมก่ าหนดงวดเงินซอ้ื หรือจา้ งในแต่ละครง้ั 4.1.3.4 กรณอี ืน่ ๆ 1) วิธปี ระมูลดว้ ยระบบอิเล็กทรอนกิ ส์ 4.1.4 ขน้ั ตอนการสัง่ ซื้อสั่งจา้ ง 4.1.4.1 เจา้ หน้าท่พี สั ดทุ ารายงานขอซ้ือขอจา้ ง 4.1.4.2 หัวหน้าส่วนราชการหรือผู้บริหารองค์การหรือผู้ได้รับมอบ อานาจ ที่มีอานาจสั่งซื้อส่ังจ้างให้ความเห็นชอบ และแต่งต้ังคณะกรรมการดาเนินการ ตามระเบียบ ปฏิบตั กิ ารซื้อหรือจ้างวิธตี า่ งๆ แล้วแตก่ รณี 4.1.4.3 ขออนมุ ตั ิซื้อหรอื จ้างจากหวั หน้าสว่ นราชการหรือผ้บู รหิ าร 4.1.4.4 ทาใบสัง่ ซื้อสงั่ จ้าง สง่ ใหผ้ จู้ าหนา่ ยเพอ่ื ให้จัดสง่ ของภายใน ระยะเวลาท่ีกาหนด 4.1.4.5 เจรจาซ้ือขาย วา่ จา้ ง ทาข้อตกลง และทาสัญญาไวเ้ ป็นหลักฐาน 4.1.4.6 ตรวจรบั พสั ดุ โดยคณะกรรมการทีไ่ ด้รับการแต่งตั้ง 4.1.4.7 ดาเนนิ การเบิกจ่ายตามระเบียบ 4.1.5 การจดั ซ้อื หรือจา้ งดว้ ยวิธีทางอเิ ลก็ ทรอนิกส์ (E-auction) การพัสดดุ ้วยวิธกี ารทางอิเลก็ ทรอนิกส์ หมายความวา่ การจัดหาพัสดุตาม ระเบียบตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และท่ีแก้ไขเพิ่มเติมด้วยวิธีการ ซ้ือหรือการจ้าง แต่ไม่รวมถึงการจ้างที่ปรึกษา การจ้างออกแบบและควบคุมงาน การซ้ือหรือจ้างด้วย วิธีพิเศษและวิธีกรณีพิเศษ ที่สามารถทาได้ตามระเบียบอื่น โดยกาหนดให้ผู้เสนอราคาได้เสนอราคา แข่งขันกันเองด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ภายในระยะเวลา ณ สถานท่ีกาหนด โดยไม่เปิดเผยตัวเลขท่ีมี การเสนอราคา (Sealed Bid Auction) โดยกาหนดให้การซ้ือหรือจ้างครั้งหนึ่งซึ่งมีราคาต้ังแต่ 2,000,000 บาทขึ้นไป ตามประกาศสานักนายกรัฐมนตรีเรื่อง แนวปฏิบัติจัดหาพัสดุด้วยวิธีตลาด อิเล็กทรอ นิกส์ (Electronic Market : e-market) และด้วยวิธีประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Bidding : e-bidding) กาหนดวธิ ีการจัดหาพัสดุ ออกเป็น 2 วิธี (ราชกิจจานุเบกษา เล่ม 32 ตอนพิเศษ 29ง หนา้ 1 วันที่ 4 กุมภาพันธ์ 2558 อา้ งถึงใน อธิวัฒน์ โยอาศรี, 2559ข: 35) คอื 4.1.5.1 วิธีตลาดอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Market : e-market) ได้แก่ การจัดหาพัสดุตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และท่ีมีการแก้ไข เพ่ิมเติมด้วยวิธีการซื้อหรือการจ้างที่มีรายละเอียดคุณลักษณะไม่ซับซ้อน เป็นสินค้าท่ีมีบริการท่ัวไป มีมาตรฐาน ซ่ึงกาหนดให้ส่วนราชการจัดซื้อสินค้าหรืองานจ้างท่ีกาหนดไว้ในระบบข้อมูลสินค้า (e-catalog) โดยให้ผู้จาหน่ายหรือผู้รับจ้าง เสนอผ่านระบบจัดซ้ือจัดจ้างภาครัฐด้วยอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Government Procurement : e-GP) ของกรมบัญชกี ลาง

101 4.1.5.2 วิธีประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Bidding : e- bidding) ได้แก่ การจัดหาพัสดุตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และที่มี การแก้ไขเพ่ิมเติมด้วยวิธีการซ้ือหรือการจ้างท่ีมีรายละเอียดคุณลักษณะที่ความซับซ้อน มีเทคนิค เฉพาะ หรอื เป็นสนิ ค้าหรอื บริการที่ไมไ่ ด้กาหนดไว้ในระบบขอ้ มูลสินค้า (e-catalog) โดยใหผ้ ู้จาหน่าย ผู้ให้บริการหรือผู้รับจ้าง เข้าย่ืนประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านทางระบบจัดซ้ือจัดจ้างภาครัฐด้วย อเิ ลก็ ทรอนิกส์ (Electronic Government Procurement : e-GP) ของกรมบัญชีกลาง สาหรับขั้นตอนการจัดหาพัสดุด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอกนิกส์ตาม ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีดว้ ยวีการทางอิเล็กทรอกนิกส์ มเี น้ือหาและรายละเอียดคอ่ นข้างมากและ มีความซับซ้อน จึงขอสรุปเป็นข้ันตอนปฏิบัติตามท่ีกรมบัญชีกลางกาหนดเพื่อให้เห็นกระบวนการ ดาเนนิ การทัง้ หมดดังน้ี 1) การจัดทาร่างขอบเขตของงาน (Terms of Reference : TOR) และ ร่างเอกสารประกวดราคา 2) การแต่งตงั้ คณะกรรมการประกวดราคา 3) การคัดเลือกผู้ให้บริการตลาดกลางอิเล็กทรอนิกส์ และกาหนดวัน เวลา และสถานท่เี สนอราคา 4) การจดั ทารายงานขอซ้ือหรอื ขอจา้ ง 5) การเผยแพร่เอกสารประกาศเชิญชวน และการให้หรือขายเอกสาร ประกวดราคา 6) การรับซองขอ้ เสนอทางดา้ นเทคนิค 7) การคัดเลอื กเบ้ืองต้นเพ่อื หาผมู้ สี ิทธเิ สนอราคา 8) การรายงานผลการพจิ ารณาและเจง้ ผลการคัดเลือกเบื้องตน้ 9) การอุทธรณ์ผลการคัดเลือกผมู้ ีสทิ ธเิ สนอราคาเบอื้ งตน้ 10) การแจ้งนัดหมายผ้มู ีสิทธเิ สนอราคา 11) การดาเนนิ การเข้าส่กู ระบวนการเสนอราคา 12) การพิจารณาผลและรายงานผลการเสนอราคา และอนุมัติสั่งซ้ือส่ัง จ้าง 13) การจดั ทาประกาศและเผยแพร่ผลการพิจารณาการเสนอราคา 14) การอุทธรณ์ผลการพจิ ารณา 15) การทาข้อผูกพนั ภายใน 3 วัน นับแต่วันแจ้งผลการเสนอราคา หัวหน้าส่วนราชการหรือ ผู้บริหารองค์การต้องแจ้งให้ผู้มีสิทธิเสนอราคาทุกรายทราบ หากไม่มีการอุทธรณ์ก็ดาเนินการทาข้อ ผูกพันหรือสัญญา การลงนามในสัญญาหรือข้อตกลงต้องได้รับการอนุมัติเงินประจางวดหรือผ่านการ พิจารณาจากหน่วยงานที่เกีย่ วข้องแล้ว หากผู้เสนอราคารายที่คัดเลือกซง่ึ ให้ราคาต่าสุดไม่มาทาสญั ญา ตอ้ งยกเลิกการประกวดราคาแลว้ เร่ิมกระบวนการจัดหาพัสดุใหม่ ไม่สามารถพิจารณาคดั เลือกผู้เสนอ ราคาต่ารายถดั ไปมาทาสญั ญาได้

102 4.2 การทาเอง หมายถึง การที่องค์การ หน่วยงาน หรือแผนกงานที่ต้องการใช้พัสดุ ดาเนินการผลิต ประกอบ หรือจัดทาพัสดุเอง ส่วนใหญ่เป็นประเภทครุภัณฑ์ โดยการท่ีมีบุคลากร ชานาญอยู่แล้ว มีอุปกรณ์เคร่ืองมือพร้อม และเมอื่ จัดทาเสร็จมีราคาถูกกวา่ และคุณภาพเท่าเทียมกับ ที่มีในท้องตลาด 4.3 การเช่าพัสดุ หมายถึง การจ่ายเงินให้แก่เจ้าของพัสดุ เพื่อจัดหามาใช้ประโยชน์ โดยมีระยะเวลากาหนดการเช่า เช่น เช่ารายเดือน เช่ารายปี เป็นต้น อาจเช่ามาใช้เป็นการชั่วคราว เน่ืองจากองค์การไม่มีพัสดุนั้น มีแต่ไม่เพียงพอ หรืออาจมีเป็นการช่ัวคราวแต่องค์การมีเหตุผลต้อง ดาเนินการเช่าเป็นกรณีเฉพาะ พัสดุที่เช่ามี 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ อสังหาริมทรัพย์ ได้แก่ ทรัพย์ที่ เคล่ือนที่ไม่ได้ เช่น ที่ดิน ส่ิงก่อสร้าง และสังหาริมทรัพย์ ได้แก่ ทรัพย์ท่ีสามารถนาหรือเคลื่อนท่ีไปได้ เช่น ครุภัณฑ์ รถยนต์ เป็นต้น การเช่าอสังหาริมทรัพย์ทุกชนิด ต้องทาตามระเบียบเคร่งครัด และขอ ทาความตกลงกบั กระทรวงการคลงั กอ่ นทกุ ครั้ง 4.4 การยืมและแลกเปลี่ยนพัสดุ เป็นการจัดหาพัสดุมาเพ่ือใช้ประโยชน์ในองค์การ เป็นการช่ัวคราว อาจยืมจากส่วนราชการ รัฐวิสาหกิจ หรือเอกชนก็ได้ มีข้อปฏิบัติที่สาคัญคือ การยืม พัสดุระหว่างราชการต้องกระทาโดยหัวหน้าส่วนราชการ ห้ามยืมพัสดุของส่วนราชการไปใช้ในกิจการ ท่ีมิใช่เพ่ือประโยชน์ของทางราชการ การยืมในหน่วยงานเดียวกันต้องได้รับอนุมัติจากหัวหน้า หนว่ ยงานทีร่ บั ผดิ ชอบพสั ดุนน้ั แนวปฏิบัติในการยืมพัสดุ มดี งั นี้ 4.4.1 บันทึกแจ้งความเป็นท่ีต้องใช้พัสดุใดเป็นการช่ัวคราว เสนอหัวหน้าส่วน ราชการหรือองคก์ าร 4.4.2 เม่ือหัวหน้าส่วนราชการหรืองค์การเห็นชอบและอนุมัติแล้ว ก็ทาหนังสือ ราชการสง่ ถึงส่วนราชการที่เปน็ เจ้าของพสั ดทุ ี่ต้องการยมื 4.4.3 เม่ือหัวหน้าส่วนราชการเจ้าของพัสดุอนุมัติให้ยืม เจ้าหน้าท่ีพัสดุส่งมอบ ให้แก่เจา้ หนา้ ท่ีของส่วนราชการผู้ยืม โดยทาหลักฐานการยืมและลงช่ือรบั ไว้เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อ ใชเ้ ป็นหลกั ฐาน โดยระบเุ หตผุ ลและกาหนดวนั ส่งคนื 4.4.4 เม่ือครบกาหนดการยืมให้ผู้ยืมหรือผู้รับหน้าที่แทน ดาเนินการทวงพัสดุ ภายใน 7 วนั 4.4.5 เจ้าหน้าที่พัสดุต้องตรวจสอบจานวน สภาพ รหัสหมายเลย ให้ถูกต้อง หากมกี ารชารดุ เสียหา ผู้ยมื ต้องซ่อมแซมแก้ไขให้คงสภาพเดิม กรณีเกิดการสูญหายตอ้ งชดใช้เป็นเงิน ตามราคาขณะท่ียืม หากเป็นการยืมพัสดุใช้สิ้นเปลือง ต้องรับคืนวัสดุในประเภท ชนิด และปริมาณ เดยี วกนั กบั ท่ียืมไป 5. การตรวจรบั พสั ดุ 5.1 คณะกรรมการตรวจรับพัสดุขององค์การบริการสารสนเทศจะต้องทาหน้าท่ีตรวจ รบั ส่ิงของใหถ้ ูกต้อง ครบถว้ น เป็นไปตามสัญญา การตรวจรบั โดยคณะกรรมการอย่างน้อย 3 คน ต้อง มีมติเป็นเอกฉันท์ จากนนั้ ทารายงานหัวหนา้ สว่ นราชการหรอื ผบู้ ริหารองค์การ หากมีข้อเห็นแยง้ จาก คณะกรรมการบางคนให้เสนอให้ทราบด้วย เมื่อผู้บริหารส่ังให้รับถือว่าถูกต้องครบถ้วน จึงรับไว้แล้ว มอบให้เจ้าหน้าท่ีพัสดุ และออกใบตรวจรับไว้เป็นหลักฐาน สถานท่ีตรวจรับพัสดุ อาจเป็นที่ทาการ

103 ของผู้ใช้พัสดุ หรือเป็นสถานท่ีซึ่งกาหนดไว้ในสัญญา หรือสถานที่อื่นที่ได้รับอนุมัติจากหัวหน้าส่วน ราชการหรอื ผ้บู ริหาร ในกรณีที่เป็นการปฏิบตั ิการตรวจรับพัสดุของผู้ควบคุมงานจากการจ้าง ผู้ควบคุม งานตอ้ งตรวจให้เป็นไปตามรูปแบบ รายละเอียด และขอ้ กาหนดในสัญญาทุกประการ ควบคุมงาน ณ สถานที่ท่ีกาหนดทุกวันทาการ จัดบันทึกสภาพการปฏิบัติงาน ข้อขัดข้อง ปัญหาหรืออุปสรรคท่ีอาจ เกิดขึ้นในขณะปฏิบัติงาน รายงานผลการปฏิบัติงานให้คณะกรรมการตรวจการจ้างใน 3 นับแต่วันส่ง งาน หากตรวจพบว่า รูปแบบรายละเอียดไม่เป็นไปตามข้อกาหนดในสัญญา หรือไม่มีความไม่ม่ันคง แขง็ แรงเป็นไปตามหลักวชิ าการช่างหรอื ไมป่ ลอดภัย ต้องมีการส่งั พักงาน 5.2 การบริหารสัญญา ผู้มีอานาจลงนามในสัญญาต้องดาเนินการตรวจรับพัสดุจาก การซ้ือหรือจ้างให้เป็นไปตามเงื่อนไขท่ีกาหนด หากพัสดุที่ได้รับไม่เป็นไปตามเงอ่ื นไขท่ีกาหนด ต้องมี การดาเนนิ การดงั น้ี 5.2.1 การปรับ เม่ือผู้จาหน่ายส่งมอบพัสดุไม่สามารถปฏิบัติตามสัญญาได้ ต้อง มกี ารปรบั โดยพิจารณาตามเงอ่ื นไขที่กาหนดไว้ในสัญญา คณะกรรมการตรวจรับต้องแจ้งให้ผู้จาหน่าย แก้ไขให้ถูกต้อง เพื่อให้มีการแก้ไขให้ถูกต้องและส่งมอบพัสดุตามกาหนดเวลา หากล่วงเลย กาหนดเวลาส่งมอบตามสัญญา การคิดคานวณค่าปรับต้องคิดนับแต่วันถัดจากวันครบกาหนดส่งมอบ ของสัญญา จนถึงวันท่ีผู้จาหน่ายนาพัสดุมาส่งมอบถูกต้องครบถ้วนตามสัญญา หากความล่าช้าเกิด จากการทาการของคณะกรรมการตรวจเอง อาจมีการพิจารณาลดหรืองดค่า ปรบั ให้แก่คสู่ ญั ญาได้ 5.2.2 การยกเลิกสัญญา เมื่อมีเหตุอันเชื่อได้ว่า ผู้รับจ้างทางานไม่แล้วเสร็จใน ระยะเวลาที่กาหนด เป็นอานาจหน้าท่ีของหัวหน้าส่วนราชการหรือผู้บริหารองค์การต้องดาเนินการ เพ่ือไม่ให้เกิดข้อเสียเปรียบและรักษาประโยชน์ขององค์การ การคิดค่าปรับกาหนดไว้เกินร้อยละ 10 ของวงเงินค่าพสั ดุ หรือคา่ จา้ ง เว้นแตจ่ ะยอมเสียคา่ ปรับโดยไม่มีเงือ่ นไข หรอื อาจมกี ารผ่อนปรนตาม ความจาเป็น การงด ลดค่าปรบั การขยายเวลา ให้กับผู้จาหนา่ ยพัสดุหรือผู้รับจ้าง โดยหัวหน้า ส่วนราชการหรือผู้บริหารองค์การจะพิจารณาตามจานวนวันท่ีมีเหตุเกินข้ึนจริง หากสาเหตุเกิดจาก ความผิดหรือความบกพร่องขององคก์ ารบริการสารสนเทศเอง หรือจากเหตุสุดวิสัยท่ีไม่อาจป้องกนั ได้ เช่น น้าท่วม รถติด อบุ ัติเหตุ ไฟไหมท้ ่ีไมเ่ กดิ จากความประเมินเลนิ เล่อของผรู้ ับจ้าง เปน็ ตน้ 5.3 ระยะเวลาในการตรวจรับพัสดุ ตรวจรบั ในวันทค่ี ู่สัญญานาพัสดุมาส่งมอบ และ ให้ดาเนินการให้เสร็จโดยเร็วท่ีสุดอย่างช้าไม่เกิน 5 วัน โดยนับต้ังแต่วันท่ีคู่สัญญานาพัสดุมาส่งมอบ ในบางกรณีอาจต้องมีการจ่ายเงินก่อนมีการตรวจรับพัสดุ โดยมีการระบุไว้ในเงื่อนไขต่างๆ ได้แก่ ส่ง มอบงานตามงวด ขอรับเงินก่อนมีการตรวจรับ เบิกจ่ายไปก่อนโดยยังไม่ต้องตรวจรับ จ่ายใน 3 วัน หัวหน้าส่วนราชการหรือผู้บริหารองค์การต้องกรอกข้อความและลงลายมือในแบบสัญญา โดยมี หนังสือค้าประกันของธนาคารในประเทศจากผู้จาหน่ายหรือผูร้ ับจ้าง เมื่อตรวจรับพัสดุเรยี บรอ้ ยแล้ว จึงคนื หนงั สือคา้ ประกนั ให้

104 6. การควบคมุ พัสดุ การควบคุมพัสดุเป็นการจัดให้มีวัสดุ อุปกรณ์ ครุภัณฑ์ สิ่งอานวยความสะดวกต่างๆ อย่างเพียงพอ เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติงานได้อย่างต่อเนื่องขององค์การ และเป็นการกากับดูแลไม่ให้ องค์การมีพัสดุมากเกินความจาเป็น การควบคุมพัสดุจึงต้องมีระบบข้อมูลเพื่อบันทึกเป็นหลักฐาน และควบคุมการใช้ โดยการลงบัญชีจานวนพัสดุแต่ละครั้งท่ีมีการรับและจ่าย แสดงรายละเอียดว่า พัสดุมีรายการใดบ้าง ระบุจานวน มูลค่า การแสดงสถิติข้อมูลเกี่ยวกับพัสดุมีความสัมพันธ์กับการใช้ งานของบุคลากรในองค์การ สามารถแสดงให้เห็นว่าหน่วยงานหรือแผนกต่างๆ ในองค์การมีการใช้ จา่ ยพัสดุใด มากน้อยเท่าใด และเป็นการรักษาพัสดุคงคลัง รวมถึงพัสดุที่คา้ งจ่าย เพ่ือรอการแจกจ่าย แก่หน่วยงาน แผนกงานต่างๆ ในองค์การ 7. การเก็บรกั ษาพัสดุ การเก็บรักษาพัสดุไว้ในสถานท่ีจัดเก็บหรือเรียกว่า คลังพัสดุ เพ่ือรอการนาไปใช้ ประโยชน์ในอนาคต มีจุดมุ่งหมายเพื่อเก็บรักษาพสั ดุให้มีสภาพที่พร้อมใช้ท้ังปริมาณและคณุ ภาพ เจ้า องค์การควรให้ความสาคัญในการเก็บอย่างเป็นระบบ ถูกวิธี และคงสภาพอย่างสมบูรณ์ใช้งานได้ทุก เม่ือ เจ้าหน้าที่พัสดุต้องมีความเอาใจใส่ในการบารุงรักษา หากผิดปกติต้องรีบดาเนินการแก้ไข ข้อบกพร่องอย่างรวดเร็วก่อนท่ีจะเสียหายมากย่ิงข้ึน ทั้งน้ีให้เป็นไปตามระเบียบปฏิบัติเก่ียวกับการ บรหิ ารงานตามหนา้ ท่ีของคลงั พสั ดุอย่างเคร่งครัด 8. การจาหนา่ ยพสั ดุ การจาหน่ายพัสดุ เป็นการปฏิบัติการในการจัดพัสดุต่างๆ โดยเฉพาะครุภัณฑ์ท่ีเกิน ความต้องการ หรือที่เหลือใช้ออกไปจากระบบการควบคุมและเก็บรักษา พัสดุบางรายการท่ีใช้งานมา นานอาจมีการเส่ือมสภาพ หมดประโยชน์ต่อองค์การ หากเก็บรักษาไว้ก็จะเสียค่าใช้จ่ายในการเก็บ รักษาและสิ้นเปลืองเน้ือท่ีเก็บในคลงั พัสดุ จึงต้องมีการพิจารณาจาหน่ายออกจากบัญชี โดยเจ้าหน้าท่ี พัสดุรายงานต่อผู้บังคับบัญชาตามลาดับ เพื่อพิจารณาส่ังการเพื่อให้ดาเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งกับ พัสดุที่ตอ้ งการจาหน่าย สรปุ เม่ือองค์การบรกิ ารสารสนเทศจะต้องเข้าสู่กระบวนการในการวางแผนขององค์การ การใช้ งบประมาณในการจัดซ้ือจัดจ้างเพ่ือสรรหาพัสดุท่ีจาเป็นต่อการปฏิบัติงานมาใช้ในองค์การ เป็นส่ิงที่ หลีกเล่ียงไม่ได้ การดาเนินงานเกี่ยวกับงบประมาณและพัสดุเป็นงานที่มีความละเอียดสลับซับซ้อน เป็นอย่างมาก การบูรณาการศาสตร์ในการการบริหารงานงบประมาณ การเงิน พัสดุ ตลอดจนระบบ การบริหารเอกสาร ตลอดจนข้อมูลสารสนเทศต่างๆ ให้ถูกต้องครบถ้วนเป็นส่ิงท่ีต้องให้ความสาคัญ องค์การจาเป็นจะต้องมีการเสริมสร้างความรู้แก่ผูป้ ฏบิ ัติงานและบุคคลอ่นื ที่เก่ียวข้องในหลายมิติ การ ฝกึ อบรมเพ่ือสร้างความเข้าใจในหลักเกณฑ์ กระบวนการ ขั้นตอน และแนวปฏิบัตทิ ี่เกี่ยวข้องกับเรื่อง

105 งบประมาณ การเงิน และพัสดุ การสรา้ งความสานึกในหน้าท่ีความรับผิดชอบ การจัดระบบงาน การ ปรับปรุงกฎระเบียบการบริหารจัดการ การจัดทาคู่มือการปฏิบัติงาน การจัดหน่วยงานในการ บรหิ ารงานดา้ นงบประมาณพสั ดุท่ีมีคุณภาพ รวมทงั้ การให้รางวัลและการลงโทษ ปัจจัยเหล่าน้ีจะช่วย ลดปัญหาและอุปสรรคท่ีจะเกิดข้ึนในองค์การ เพื่อให้การดาเนินการใช้งบประมาณและการใช้พัสดุ เป็นไปด้วยความเรียบร้อยและบรรลุวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน ก่อให้เกิดประสิทธิภาพ คุ้มค่า เพื่อ ประโยชน์สูงสดุ ต่อองค์การ

106 คาถามท้ายบท 1. งบประมาณมีความสาคัญต่อการบริหารจัดการองค์การบริการสารสนเทศอย่างไร จงอธิบาย 2. องค์การบรกิ ารสารสนเทศจะได้งบประมาณมาจากแหลง่ ใดบา้ ง จงบอกมาให้ครบ 3. ค่าใชจ้ า่ ยหลักทต่ี ้องวางแผนในการใชง้ บประมาณขององคก์ ารบริการสารสนเทศมีอะไรบ้าง จงยกตัวอย่างมา 5 ประเภท 4. วิธกี ารต้งั งบประมาณขององค์การบรกิ ารสารสนเทศควรคานงึ ถงึ สิง่ ใดบ้าง จงอธิบาย 5. ระเบียบปฏิบตั ิท่ีองค์การต้องยดึ และใชเ้ ป็นแนวทางในการดาเนินงานในการจัดซื้อจัดจ้าง หรือใชจ้ ่ายงบประมาณ คืออะไร ใครเป็นผกู้ าหนด 6. ปงี บประมาณ หมายความวา่ อย่างไร 7. การจัดซ้ือจดั จ้างขององค์การบรกิ ารสารสนเทศตามระเบียบฯ มีกว่ี ธิ ี อะไรบ้าง 8. การจัดซื้อท่ดี ีมีกระบวนการอย่างไร จึงอธิบาย 9. พัสดุ คืออะไร จงอธบิ ายและยกตัวอยา่ ง 10. ประเภทของพัสดุท่แี บง่ ตามลักษณะการใชง้ าน แบ่งออกเป็นกป่ี ระเภท อะไรบ้าง 11. การจดั ซอ้ื ทีว่ งเงนิ ตงั้ แต่ 2 ล้านบาทข้นึ ไป ต้องจัดซอื้ ดว้ ยวิธใี ด 12. E-auction คืออะไร จงึ อธิบาย 13. หากมีการยมื พัสดรุ ะหวา่ งหน่วยงาน เมื่อครบกาหนดการใหย้ มื แล้ว ผู้ยืมไม่สง่ คืน หนว่ ยงาน ทีใ่ หย้ มื ต้องดาเนินการอย่างไร ภายในระยะเวลาเทา่ ใด จึงอธิบาย 14. การเกบ็ รักษาพสั ดุขององค์การบรกิ ารสารสนเทศควรเกบ็ ในสถานท่ีใด และมีวธิ กี ารจดั เก็บ อยา่ งไร 15. สาเหตุทต่ี อ้ งจาหน่ายพัสดุออกมอี ะไรบ้าง จงอธบิ าย

107 เอกสารอา้ งอิง คานาย อภิปรชั ญากลุ . (2553). หลกั การจัดซื้อ. กรุงเทพฯ: ดวงกมล. เชิดชัย มีคา. (2550ก). คู่มือปฏิบัติงานพัสดุ. [ม.ป.ท.,ม.ป.พ.). ------------. (2550ข). คู่มือปฏิบัติงานพัสดุ เล่ม 2 ว่าด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์. [ม.ป.ท.,ม.ป.พ.). ปิยะนุช สุจิต. (2551). การบริหารจัดการสถาบันบริการสารสนเทศ. กรุงเทพฯ: คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา. มหาวิทยาลัยราชภัฏอุดรธานี. (2551). คู่มือปฏิบัติงานการบรหารงานพัสดุ ว่าด้วยการสอบ ราคาซื้อ ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. 2535 แก้ไข เพ่ิมเติมถึงฉบับท่ี 6 พ.ศ. 2545. อุดรธานี: สานักงานอธิการบดี. ------------. (2559). คู่มือการจัดสรรงบประมาณและการใช้จ่ายงบประมาณตามแผน ยุทธศาสตร์การพัฒนา และแผนปฏิบัติราชการ ปีงบประมาณ 2559. อุดรธานี: คณะกรรมการฝ่ายแผนงานและงบประมาณ. วันทนีย์ แสนภักดี, พรทิพย์ วีระสวัสด์ิ และ ธิกา พาหอม. (2553). การจัดการพัสดุและ สานักงาน. กรุงเทพฯ: เอ็กซเปอร์เน็ท. ศักดา วีรกุล. (2559). ประมวลคาวินิจฉัยตอบข้อหารือหรือปัญหาในการปฏิบัติงานด้านพัสดุ ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุด้วยวิธีการอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2549 ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และที่แก้ไขเพ่ิมเติม ระเบียบสานักนายรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. 2521 และแก้ไขเพ่ิมเติม. (ม.ป.ท.) สานักนายกรัฐมนตรี. (2559). ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ (ฉบับที่ 7) พ.ศ. 2552, ใน ราชกิจจานุเบกษา เล่ม 126 ตอนพิเศษ 52ง หน้า 1-3. สานักพัฒนามาตรฐานระบบพัสดุภาครัฐ. (2559). แนวทางการปฏิบัติตามระเบียบสานัก นายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2549. (2559). [ออนไลน์], แหล่งทม่ี า HTTP: http://web.cpd.go.th/finance/index.php/. สุรพจน์ สุวรรณพานิช. (2554). กลยุทธ์การจัดซ้ือและเทคนิคการเจรจาต่อรอง ใน การบริหาร ห้องสมุดแบบมืออาชีพ (หน้า 166-177). กรุงเทพฯ: สานักหอสมุด มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์. อธิวัฒน์ โยอาศรี. (2559ก). คู่มือปฏิบัติงานด้านพัสดุ. กรุงเทพฯ: กองพัสดุ กรมชลประทาน. ------------. (2559ข). คู่มือปฏิบัติงานด้านพัสดุสาหรับพัสดุมือใหม่. กรุงเทพฯ: กองพัสดุ กรม ชลประทาน. Nardini, Robert F. (2003). Approval Plans. In Encyclopedia of Library and Information Science (volume 1, p.133-138). Miriam A. Drake. (edited). 2nd ed. USA: Mared Dekker.

แผนบรหิ ารการสอนประจาบทท่ี 6 การส่ือสารองคก์ ร การรายงานและการประชาสมั พนั ธ์ เวลาเรียน 6 คาบ เนือ้ หา 1. ความหมายของการสอื่ สาร 2. การสื่อสารกบั การบริหารจดั การองค์การ 3. ประเภทของการส่ือสาร 4. วิธีการสอื่ สารในองค์การ 5. ส่อื และช่องทางการสื่อสารในองค์การ 6. การสื่อสารองคก์ ร 7. ความหมายของการประชาสมั พนั ธ์ 8. จดุ ม่งุ หมายโดยรวมของการประชาสมั พันธ์องค์การ 9. สือ่ ในการประชาสมั พันธ์ 10. ความหมายและความสาคญั ของรายงาน 11. ประเภทของรายงาน 12. สถติ ขิ ององคก์ ารบริการสารสนเทศ 13. รายละเอยี ดของรายงานและการจัดทา 14. หลกั การวางแผนการส่ือสาร การรายงาน และการประชาสัมพนั ธ์ วัตถุประสงคเ์ ชงิ พฤตกิ รรม เม่อื นกั ศกึ ษาเรียนจบบทน้ีแลว้ สามารถ 1. เมือ่ ฟังการบรรยายแล้วสามารถบอกความหมาย ประเภท วธิ กี าร และชอ่ งทางการ ส่ือสารในองคก์ ารได้อย่างถูกตอ้ ง 2. สามารถเปรยี บเทียบและบอกความสมั พันธ์ของการส่ือสารกบั การบริหารจดั การ องค์การได้ 3. ตระหนกั ถึงความสาคญั ของการสอื่ สารองคก์ ร โดยระบุคุณค่าความสาคัญได้อย่างน้อย 5 ข้อ

110 4. ยกตัวอยา่ งส่ือท่ใี ช้การประชาสมั พันธไ์ ด้อย่างหลากหลาย และสามารถเลือกนามาใช้ใน การประชาสัมพนั ธ์ได้อย่างเหมาะสม 5. มีทกั ษะในการใช้อปุ กรณ์และสือ่ ในการประชาสัมพันธ์อยา่ งนอ้ ย 5 ชนดิ 6. จดั ทารายงานประเภทต่างๆ ได้ทง้ั ส่อื ส่งิ พมิ พ์และสื่ออเิ ล็กทรอนกิ ส์ 7. เมอื่ กาหนดโจทย์ให้สามารถคานวณและนาเสนอสถติ ิขององค์การบริการสารสนเทศได้ 8. สรปุ หลกั การวางแผนการสื่อสาร การรายงาน และการประชาสัมพนั ธไ์ ด้อย่างถูกต้อง วธิ ีสอนและกจิ กรรม 1. บรรยายและอภิปราย ประกอบเอกสารคาสอน และ Power point เนอื้ หาบทท่ี 6 2. บรรยายเนื้อหา และซักถามความรู้เกยี่ วกบั การสื่อสารและการประชาสัมพันธ์ ให้ผู้ ศกึ ษาช่วยกันตอบ 3. แบ่งกลุ่มเป็น 4 กลุ่มย่อย เพ่ือร่วมกันอภิปรายประเด็น ความสัมพันธ์ของการสื่อสาร กบั การบรหิ ารจดั การองค์การ ความสาคัญของการสื่อสารองค์กร นาเสนอรายกลมุ่ 4. มอบหมายงานให้ไปศกึ ษาหนังสือ คู่มือ อนิ เทอร์เนต็ เพือ่ รวบรวมรปู แบบการผลติ สอ่ื ประชาสมั พนั ธแ์ ละรายงานขององคก์ ารบรกิ ารสารสนเทศ และนาเสนอผลการศึกษาคน้ คว้า 5. แบง่ กลุ่มจัดทารายงาน 2 กลุ่ม โดยผลิตสอื่ ประชาสัมพันธ์ สิง่ พิมพ์ 1 ชิน้ และส่ือ อิเล็กทรอนิกส์ 1 ชนดิ 6. สาธิตและแนะนาทักษะในการใชอ้ ุปกรณ์และส่ือในการประชาสมั พันธ์ชนิดต่างๆ ทดสอบการฝกึ ทักษะการใช้สื่อเพ่ือการประชาสัมพันธ์ 7. ตรวจผลงานสอ่ื และรายงาน 8. ทดสอบประเมินผลรายบทโดยใช้แบบทดสอบ ส่ือการเรยี นการสอน 1. เอกสารคาสอนวิชา การจัดการองค์การบริการสารสนเทศ บทท่ี 6 2. แผ่นดสิ เกต็ Power point บทที่ 6 3. วารสาร หนงั สือพมิ พ์ จุลสาร ส่อื สารมวลชน 4. ใบงาน “การผลติ สื่อประชาสัมพันธอ์ งค์การบริการสารสนเทศ” 5. สือ่ ส่ิงพมิ พ์ สือ่ อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ และเว็บไซต์

การวดั ผลและประเมนิ ผล 1. สงั เกตความสนใจและการรว่ มกจิ กรรม 2. ประเมนิ ผลจากงานที่มอบหมาย 3. ประเมินผลจากการถามตอบ การอภิปราย 4. ตรวจแบบทดสอบ แบบประเมินผลการเรยี น

112

บทที่ 6 การสอ่ื สารองค์กร การรายงานและการประชาสัมพนั ธ์ เน่ืองจากองคก์ ารบริการสารสนเทศแต่ละแห่งประกอบดว้ ยบุคลากรจานวนมากมารวมกัน อย่างเป็นระบบ ภายใต้โครงสรา้ งที่กาหนด มีแบบแผนในการปฏิบตั ิ เพ่ือดาเนินการตามภาระหน้าที่ท่ี ได้รับมอบหมาย เพ่ือช่วยให้องค์การบรรลุเป้าหมายที่กาหนดไว้ การสื่อสารจึงมีความสาคัญอย่างย่ิง ต่อทุกองค์การ เพราะการส่ือสารเป็นเหมือนสายใยชีวิตท่ีจะช่วยเก่ียวโยงบุคลากรทุกภาคส่วนให้เป็น อันหน่ึงอันเดียว และจุดมุ่งหมายที่เป็นหัวใจของการสื่อสารก็คือ เพ่ือช่วยให้องค์การทันต่อเหตุการณ์ อยู่เสมอ ช่วยถ่ายทอดความเช่ือต่างๆ สู่การปฏิบัติ และช่วยประสานความยุ่งยากซับซ้อนให้เข้าใจซึ่ง กนั และกนั (Aula & Mantere, 2008: 73) การสือ่ สารยงั จะเปน็ ชอ่ งทางที่จะสร้างความเขา้ ใจส่งไปยัง ผูม้ สี ่วนเก่ยี วข้องทง้ั ในและนอกองคก์ าร ในรปู แบบของรายงานและการประชาสัมพนั ธ์ ช่วยขับเคลอ่ื น ภารกิจต่างๆ ขององค์การให้ได้รับการสนับสนุน ส่งเสริม สร้างภาพลักษณ์อันดีให้กับหน่วยงาน ดังน้ันผู้บริหารตลอดจนผู้รับผิดชอบการสื่อสารองค์การ การรายงาน และการประชาสัมพันธ์ จึงต้อง ตระหนักถึงความสาคัญและมีกลยุทธ์ในการสร้างสรรค์กิจกรรมเพ่ือการส่ือสาร รายงาน และการ ประชาสัมพันธ์ขององค์การ และนามาใช้เป็นเคร่ืองมือท่ีจะช่วยให้องค์การประสบผลสาเร็จในการ ดาเนนิ งานได้อยา่ งงดงาม การสือ่ สารองค์กร 1. ความหมายของการสื่อสาร การส่อื สาร (Communication) หมายถงึ การรบั รู้และเข้าใจตรงกนั ระหวา่ งบคุ คลสอง ฝ่ายหรือมากกว่า โดยการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร ผ่านทางวัจนภาษา และอวัจนภาษา เป็นการ ถ่ายทอดข้อมูลข่าวสารแบบสองทาง (2 Way Communication) (รุ่งรัตน์ ชัยสาเร็จ, 2558: 4; คัตสึม,ิ 2551: 3) การสอ่ื สาร หมายถึง กระบวนการถ่ายทอดขอ้ มูล ขา่ วสาร และเร่ืองราวต่างๆ จากผสู้ ่ง สารไปสผู่ ู้รบั สาร โดยวิธกี ารใดวิธีการหนึ่ง ในสภาพแวดล้อมหนงึ่ ๆ จนเกิดการเรียนรคู้ วามหมายในสิ่ง ที่ถ่ายทอดร่วมกันและตอบสนองต่อกันโดยตรง ตามเจตนาของทั้งสองฝ่าย ซึ่งอาจมีลักษณะเป็นการ สือ่ สารระหวา่ งบคุ คลและการสอื่ สารขององค์การ (ทรงธรรม ธรี ะกลู , 2558: 2) การส่ือสาร เป็นกระบวนการที่ทาให้ข้อมูลข่าวสาร สารสนเทศ ถูกส่งผ่านจากบุคคล หน่ึงหรือหลายคน จากท่ีหนึ่งไปยังอีกที่หน่ึง เพื่อให้เข้าใจตรงกันหรือเพื่อให้ความคิดถูกเปล่ียนเป็น การกระทา โดยใช้วิธีการพูด การเขียน ภาษาท่าทาง การใช้สัญลักษณ์ (รัชนี อยู่ศิริ, 2551: 109; รตั ตกิ รณ์ จงวศิ าล, 2551: 216)

114 การสื่อสาร จึงหมายถึง การแลกเปล่ียนข้อมูลข่าวสาร สัญลักษณ์ สารสนเทศระหว่าง บุคคลหรือกลุ่มบุคคลหรือองค์การ โดยใช้ภาษาพูด ภาษาเขียน สัญลกั ษณ์ ท่าทางและการแสดงออก เพื่อถ่ายทอดความรู้ ข้อเท็จจริง ความคิด และประสบการณ์ โดยจุดประสงค์ท่ีจะสร้างความเข้าใจ และให้เกิดการตอบสนองอย่างใดอย่างหนึ่ง ได้แก่ ความรู้ ความคิด ความเข้าใจ ความรู้สึก หรือการ กระทาโดยประกอบไปด้วย ผสู้ ง่ สาร สาร ส่ือ และผ้รู ับสาร 2. การสอื่ สารกับการบรหิ ารจดั การองค์การ การสื่อสารเป็นองค์ประกอบที่มีความสาคัญกับการบริหารอย่างมาก เนื่องจาก บคุ ลากรที่ปฏิบัติหน้าท่ีในองค์การจะต้องมีความเข้าใจซึง่ กันและกัน องค์การที่จะประสบผลสาเร็จใน การดาเนินงานได้ต้องอาศัยบคุ ลากรที่รว่ มมือร่วมใจกนั ทางาน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายท่ีกาหนดไว้ การ ส่ือสารจึงเป็นเคร่ืองมือท่ีจะทาบุคลากรในแผนกงานต่างๆ เกิดการแลกเปล่ียนความรู้ ประสบการณ์ ความคิดเห็น ความเคล่ือนไหวในองค์การ รวมท้ังรับรู้ เร่ืองราว ข่าวสาร ความเคล่ือนจากภายนอก องค์การ หากแบ่งรูปแบบการสื่อสารในองค์การอย่างง่ายๆ แบ่งได้ 2 ลักษณะ คือ การสื่อสารภายใน และการสื่อสารภายนอก องค์การต่างมีโครงสร้าง มีวัตถุประสงค์ มีการแบ่งภาระหน้าท่ี และมีการ เปล่ียนแปลงอยู่ตลอดเวลา กระบวนการขับเคล่ือนองค์การให้ดาเนินไปในทิศทางที่เป็นเป้าหมาย สูงสุดตามท่ีองค์การมุ่งหวัง จึงจาเป็นต้องอาศัยการส่ือสารเป็นกลไกสาคัญในการช่วยสนับสนุน กระบวนการดังกล่าว สามารถสรุปบทบาทและความสาคัญของการส่ือสารที่มีต่อองค์การบริการ สารสนเทศได้ ดงั นี้ (รุง่ รัตน์ ชัยสาเรจ็ , 2558: 5; บรรจง พลไชย, 2554: 65) 1. การส่ือสารช่วยผลักดันภารกิจขององค์การให้ดาเนินการไปได้ด้วยดี ทาให้เกิด ความรว่ มมือกันระหวา่ งบุคลากรในองคก์ าร 2. การส่ือสารที่ดีช่วยขจดั ข้อมูลข่าวสารทีส่ ร้างความสบั สน ความขัดแย้ง หรือข่าวลือ ที่บั่นทอนเสถียรภาพขององค์การ ช่วยลดและแก้ปัญหาความไม่เข้าใจ หรือการเข้าใจผิดระหว่างกัน เปดิ โอกาสให้ทกุ คนไดแ้ สดงออกซง่ึ ความรู้ ความรสู้ ึก ความคิดเหน็ 3. การสื่อสารเป็นกุญแจสาคัญของผลสาเรจ็ ในการดาเนินงานขององค์การ เน่ืองจาก เกิดการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร แลกเปล่ียนความคิดเห็น ความรู้ ประสบการณ์ เป็นพลังสาคัญใน การขับเคลอื่ นองคก์ ารไปส่เู ป้าหมาย 4. การสื่อสารเป็นการส่งความรู้สึกท่ีดีท่ีสร้างและรักษามิตรภาพต่อกัน ทั้งระหว่าง บุคคลกับบุคคล ระหว่างบุคคลกับองค์การ และระหว่างองค์การกับองค์การ สร้างความรู้สึกเป็นหนึ่ง เดียวกนั ของทุกคนในองค์การ และสร้างความสมั พนั ธภาพอันดรี ะหว่างองคก์ ารกับบคุ คล ภายนอก 5. เป็นเคร่ืองมือของผู้บริหารในการบรหิ ารจดั การ เพราะการส่ือสารภายในองค์กรจะ ช่วยทาให้สามารถดาเนินงานได้สาเร็จลุล่วงไปด้วยดี ความร่วมมือจากบุคลากรในองค์การเป็นผลมา จากการสอื่ สารทีด่ มี ีประสิทธภิ าพของผู้บรหิ ารองค์การ

3. ประเภทของการส่อื สาร รูปแบบของการสื่อสารมีหลากหลายมิติ ทั้งการส่ือสารภายในองค์การและภายนอก องค์การ การสื่อสารระหว่างบุคคลกับการส่ือสารระหว่างองค์การ การส่ือสารแบบเป็นทางการ และ แบบไม่เป็นทางการ การสื่อสารจากบนลงล่างและจากล่างขึ้นบน การสื่อสารแบบทางเดียวและแบบ สองทาง การส่ือสารแบบเผชิญหน้าและการสื่อสารทางไกล การส่ือสารที่แบ่งตามขนาดเป็นกลุ่มเล็ก และกลุ่มใหญ่ ตลอดจนการส่ือสารโดยใช้บุคคล ส่ือสารมวลชน สื่ออเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ เป็นต้น ในองค์การ บริการสารสนเทศแต่ละแห่งจาเป็นต้องใช้การส่ือสารในรูปแบบที่หลากหลาย จึงจะสามารถใช้การ สื่อสารเป็นเคร่ืองมือในการขับเคลื่อนองค์การให้ดาเนินไปสู่เป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในที่น้ี จะกล่าวถึงประเภทของการส่ือสารที่เกี่ยวข้องกับองค์การบรกิ ารสารสนเทศในภาพรวม ดังน้ี (รุ่งรัตน์ ชยั สาเรจ็ , 2558: 6-12; Diggs-Brown, 2012: 176) 3.1 การสือ่ สารภายในบุคคล (Intrapersonal Communication) เปน็ การสอ่ื สารกับ ตัวเอง โดยเป็นกระบวนการคิดของปัจเจกบุคคล โดยธรรมชาติคนแต่ละคนมีบทบาททั้งเป็นผู้ส่งสาร และผู้รับสาร โดยกระบวนการส่ือสารจึงมีการแสดงความคิด ความรู้สึกภายในต่อตัวเอง ซ่ึงมีผลต่อ องค์การ เช่น การนึกคิดอยู่ในใจ การราพึงหรือเปล่งเสยี งพึมพากบั ตนเอง หรือในท่ีสุดอาจเป็นการคิด เพ่อื ตดั สินใจทาสงิ่ ใดส่งิ หนึ่งดว้ ยการสอื่ สารภายในตนเอง 3.2 การส่ือสารระหว่างบุคคล (Interpersonal Communication) เป็นการส่ือสาร แบบคู่ โดยบุคคลหนึ่งเป็นผู้ส่งสารและอีกคนเป็นผู้รับสาร โดยมี สารหรือข้อมูลที่ถ่ายทอดไปมา ระหว่างกัน อาศยั การเห็นภาพ ไดย้ ินเสยี ง เป็นช่องทางและปฏกิ ิริยาป้อนกลบั มีผู้ส่ือสารไม่เกนิ 3 คน ซึง่ จดั เป็นการสื่อสารในระดบั ทีก่ ่อให้เกดิ ประสทิ ธภิ าพสงู สดุ 3.3 การส่ือสารกลุ่มเล็ก (Small Group Communication) เปน็ การสอ่ื สารของกลุ่ม คนต้ังแต่ 3-4 คนข้ึนไป มีลักษณะเป็นทีมที่เน้นการสื่อสารเพ่ือพัฒนาคุณภาพในการดาเนินงานและ เป็นการผนกึ ความร่วมมอื ระหวา่ งกนั อาจอย่ใู นรูปคณะทางานหรือคณะกรรมการ 3.4 การส่ือสารกลุ่มใหญ่ (Large Group Communication) เป็นการส่ือสารของ กลุม่ คนท่ีมตี ั้งแต่ 10 คนขน้ึ ไป มกั มีวตั ถุประสงค์ร่วมกันท่ีชดั เจน เชน่ มหี ัวขอ้ หรือวาระในการประชุม มกั มลี ักษณะเป็นทางการ มลี าดบั ขน้ั ตอนมากกว่าการสือ่ สารในกลุ่มเล็ก มีบริบทซึ่งมีโครงสร้าง ลาดับ ชนั้ และจุดม่งุ หมายของกจิ กรรมการดาเนนิ งานทชี่ ดั เจน 3.5 การสื่อสารสาธารณะ (Face to Face Public Communication) มักเกิดข้ึน เม่อื ต้องมีการส่อื สารกับกลมุ่ ทมี่ ีขนาดใหญเ่ กินกวา่ ทกุ คนจะมารวมกนั ได้ทง้ั หมด การสื่อสารสาธารณะ จึงเน้นท่ีผู้ส่งสารเป็นหลัก โอกาสสาหรับปฏิกิริยาโต้กลับจากผู้รับสารจะมีจากัด มีลักษณะเป็น ทางการ และใช้เครื่องมือในการสื่อสารให้มองเห็นภาพ ได้ยินเสียงในลักษณะท่ีเกินจริง เช่น ใช้เครื่อง ขยายเสยี ง เครือ่ งฉายภาพ การเสนอเพาเวอรพ์ อยท์ คลปิ เสียงหรอื ภาพ เปน็ ต้น 3.6 การสื่อสารผ่านส่ือสารมวลชน (Mediated Mass Communication) เป็นการ ส่ือสารผ่านส่ือสาธารณะภายนอก ซึ่งเป็นมีลักษณะเป็นมวลชน คือ สามารถเผยแพร่ในวงกว้างและ หลากหลายช่องทาง มักเป็นการสื่อสารทางเดียว (One Way Approach) มีข้อจากัดในการแสดง ปฏิกิริยาป้อนกลับจากผู้รับสาร เช่น การสื่อสารผ่านวิทยุ โทรทัศน์ โทรศัพท์เคล่ือนท่ี สิ่งพิมพ์ ส่ือมวลชนออนไลน์ เปน็ ตน้

116 3.7 การส่ือสารผ่านสื่อออนไลน์ (Online Communication) เป็นการส่ือสารผ่าน เครือข่ายอินเทอร์เน็ตท่ีมีเครือข่ายทั่วโลก ทาให้เกิดการส่ือสารท่ีสามารถรับรู้ถึงปฏิกิริยาป้อนกลับได้ อย่างรวดเร็ว กลายเป็นการส่ือสารแบบสองทาง (Two Way Approach) โดยเฉพาะการใช้สื่อใหม่ (New Media) เช่น เครือข่ายสังคมออนไลน์ (Social Media Network) สอื่ มวลชนออนไลน์ (Online Media) ทาใหเ้ ขา้ ถงึ กลุ่มผูร้ ับสารได้จานวนมหาศาลและหลากหลาย ในทกุ ที่ ทกุ เวลา 4. วธิ ีการส่ือสารในองคก์ าร 4.1 การสือ่ สารดว้ ยวาจาหรือภาษาพูด ได้แก่ การติดต่อสื่อการโดยการพดู เป็น ขอ้ ความ เปน็ ประโยค ดว้ ยนา้ เสียงหนกั เบา มจี ังหวะจะโคน ด้วยความเร็วหรอื ความชา้ เช่น การ พูดภาษาถน่ิ อสี าน การส่งั การด้วยภาษาไทย การสนทนาดว้ ยภาษาอังกฤษ เป็นต้น 4.2 การสอ่ื สารดว้ ยกริ ยิ าท่าทางหรอื ภาษากาย ไดแ้ ก่ การสื่อสารโดยใชก้ ารแสดง ออกเพ่ือสื่อให้ผู้อน่ื เข้าใจ เชน่ การยมิ้ การไหว้ การพยักหนา้ การก้มโคง้ การแสดงออกทางสหี นา้ ทา่ ทาง การสมั ผัส และการใช้มือ เป็นต้น 4.3 การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรหรือภาษาเขียน ได้แก่ การสื่อสารโดยใช้ สญั ลกั ษณแ์ ละรปู ภาพตา่ งๆ ทมี่ นุษยส์ ร้างข้นึ เพือ่ ใชเ้ ปน็ ส่ือในการสง่ สาร เช่น ตวั หนงั สือ ภาพ กราฟิก สัญลักษณ์ รหัส สัญญาณ เป็นต้น ทาให้เกิดส่ือในรูปแบบต่างๆ เช่น หนังสือ แผนท่ี โปสเตอร์ ซดี รี อม ฐานข้อมลู เป็นต้น 5. ส่ือและช่องทางการส่ือสารในองคก์ าร ในกระแสโลกาภิวัตนท์ โี่ ลกมีการเปล่ยี นแปลงอยา่ งรวดเรว็ อยู่ตลอดเวลา โดยเฉพาะใน โลกยุคหลอมรวม (Convergence Era) การใช้สื่อเป็นช่องทางในการเข้าถึงผู้รับสารขององค์การ บริการสารสนเทศจึงเปล่ียนไปตามสถานการณ์ ด้วยเหตุท่ีเทคโนลยีเป็นตัวเลือกท่ีน่าสนใจ แม้ว่า จะต้องมีการลงทุนค่อนข้างสูง แต่หากเป็นการสร้างเสริมประสิทธิภาพขององค์การ ผู้บริหารจึงต้อง ติดตามความเคลื่อนไหวของส่ือและช่องทางการสื่อสารท่ีก้าวกระโดด และเลือกนามาใช้ให้กับ สถานการณ์ภายในองคก์ ารให้เหมาะสม สือ่ ทีไ่ ด้รบั ความนิยมและเปน็ ช่องสาคญั เพ่อื นามาใชส้ ่ือสารมี ดังน้ี 5.1 สื่อออนไลน์ (Online Media) เช่น เว็บไซต์ หนังสือพิมพ์ออนไลน์ วารสาร ออนไลน์ เว็บบล็อก เป็นต้น รวมทั้งส่ือสังคมออนไลน์ (Social Network) เช่น LINE, Facebook, Youtube, Instragram, Twitter, Google Group, MySpace เปน็ ต้น 5.2 กิจกรรมพิเศษ (Special Event) เช่น งานเปิดตัว การแถลงข่าว การจัดแสดง และนทิ รรศการ การจดั ประกวด การประชมุ สมั มนา เปน็ ตน้ 5.3 สื่อกระจายเสียงและแพร่ภาพ (Broadcast Media) เช่น วิทยุกระจายเสียง วิทยุ โทรทศั น์ โทรศพั ทเ์ คลื่อนที่ เปน็ ต้น 5.4 สื่อกลางแจ้ง (Out of Home Media/Mobile Media) เช่น ป้ายขนาดใหญ่ รถโฆษณา ปา้ ยประชาสัมพนั ธ์ เป็นต้น

5.5 สือ่ ส่ิงพิมพ์ (Print Media) เชน่ หนังสือ หนังสือพิมพ์ วารสาร นิตยสาร แผ่บพับ โปสเตอร์ เปน็ ตน้ 5.6 ส่ืออื่นๆ เช่น ไปรษณีย์ สื่อประกอบการจัดแสดง หุ่นจาลอง บอร์ด ป้ายห่วง บนรถฟ้า เปน็ ต้น พิมพ์บนเสือ้ ยืด หมวก เปน็ ตน้ การเลือกใชส้ ่ือแต่ละประเภทมาใช้ในการสื่อสารขนึ้ อยู่กับวัตถุประสงค์ กลุ่มเป้าหมาย ระยะเวลา งบประมาณ สถานการณ์และความต้องการของแต่ละองค์การ องค์การอาจผลิตขึ้นเอง ได้รับความอนุเคราะห์ หรือจัดซ้ือมาใช้ก็ได้ (Katz, 2014: 3) โดยพิจารณาถึงคุณสมบัติทางกายภาพ คุณภาพและประสิทธิภาพในการถ่ายทอดข่าวสารของส่ือชนิดนั้น ว่ามีความเหมาะสมมากน้อย เพียงใด ในการนามาใช้เพื่อการสื่อสารแต่ละคร้ัง ซึ่งจากผลการวิจัยพบว่า ปัจจัยสาคัญแห่ง ความสาเร็จในการจัดการองค์การคือ การสื่อสารในรูปแบบท่ีนาเทคโนโลยีใหม่มาใช้ จะสามารถช่วย ทาให้เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้ดีกว่ารูปแบบเดิม ท่ีนิยมใช้การสื่อสารในรูปแบบที่ไม่เป็นทางการ ซ่ึง ก่อให้เกิดความเสียหายในการประสานงาน เน่ืองจากปัญหาข้อความท่ีไม่ชัดเจนหรือเสียงที่ไม่ เหมาะสม การนาเทคโนโลยีใหม่มาใช้ส่งผลให้ผู้บริหารองค์การประสบผลสาเร็จในการรับมือกับ สถานการณ์ที่ต่างไปจากเดิม (Petra Duren, 2016: 398) ตัวอย่างจากงานวิจัยการให้บริการเว็บ (Web-based Services) ที่สนับสนุนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของผู้ใช้ในการใช้ห้องสมุด เช่น มีการเพิ่ม พื้นท่ีเก่ียวกับการทางานร่วมกัน (Workspace Sharing) เพ่ือให้ผู้ใช้แลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารและ สอ่ื สารโต้ตอบกนั ได้ (Alhoori et all., 2008 อ้างถงึ ใน สุธัญญา ดว้ งอนิ ทร์, 2556: 81) แสดงให้เห็น ว่า การบริการที่เข้าถึงความต้องการของผู้ใช้บริการคือส่ือและช่องทางท่ีดีที่สุด ที่สามารถนามา ประยกุ ต์ใช้กับองค์การบริการสารสนเทศได้เป็นอยา่ งดี 6. การสอื่ สารองคก์ ร การสื่อสารองค์กร (Corporate Communication) หมายถึง ภารกิจด้านการจัดการ ขององค์การที่จะช่วยกาหนดกรอบ สาหรับประสานกันอย่างมีประสิทธิผลของการสื่อสาร ท้ังภายใน และภายนอกท้ังหมด เพื่อมุ่งสู่เป้าหมายโดยรวม คือการสร้างและรกั ษาชื่อเสียงที่ดี ท่ามกลางผู้มีส่วน ได้สว่ นเสียกลมุ่ ต่างๆ ที่องคก์ ารตอ้ งพง่ึ พา (Cornelissen, 2014: 5) การสื่อสารองค์กร เป็นกระบวนการในการแลกเปล่ียนข่าวสารของหน่วยงานกับ บคุ ลากรทกุ ระดับภายในองคก์ าร ซ่ึงมีความสัมพันธ์กนั ภายใต้สภาพแวดล้อม บรรยากาศขององค์การ และสังคม ซง่ึ สามารถเปลี่ยนแปลงไปไดต้ ามสถานการณ์ (กิตตชิ ยั ไตรรัตนศิรชิ ัย, 2559: 4) การส่ือสารองค์กรมุ่งพิจารณาหลักการเฉพาะด้านต่างๆ รวมถึงแนวทางการสื่อสารกับ กลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอกองค์การอย่างประสานกัน และให้ความสาคัญแก่การ ดาเนนิ ภารกจิ ขององค์การที่เป็นภาพเดียวกนั (รุ่งรตั น์ ชัยสาเร็จ, 2558: 40) การสอื่ สารองค์กรแสดง นัยยะถึงการเสริมสร้างสานึกเกี่ยวกับอัตลักษณ์ขององค์การ รวมท้ังการนาเสนอภาพลักษณ์ของ องค์การอย่างมคี วามสอดคลอ้ งเชอ่ื มโยงกนั การส่ือสารองค์กรมีท่ีมาจากการประชาสัมพันธ์ (Public Relations) ซึ่งบทบาทหน้าท่ี ของงานประชาสัมพันธ์คือภารกิจส่ือสารกับสื่อมวลชน โดยอาศัยกลวธิ ีด้านส่ือมวลชนสัมพันธ์มาใช้ใน การเผยแพร่ข่าวสารสู่สาธารณะ (Cornelissen, 2014: 4) ซ่ึงต่างจากการส่ือสารองค์การท่ีมุ่งอธิบาย

118 การส่ือสารกับกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ (Stakeholders) โดยบทบาทใหม่ที่กว้างกว่าครอบคลุม ภารกิจทุกอย่างท่ีอิงหลักการ ท้ังการออกแบบองค์การ การโฆษณาองค์การ การส่ือสารภายในกับ บคุ ลากร การบริหารจัดการประเด็นและภาวะวิกฤต สื่อมวลชนสัมพนั ธ์ นักลงทนุ สัมพันธ์ การสื่อสาร การเปลี่ยนแปลง และกิจการสาธารณะ ด้วยมุมมองของนักวิชาการและนักวิชาชีพด้านการ ประชาสัมพันธ์ท่ีเปล่ียนไปนี้ ปัจจุบันหน่วยงานส่วนใหญ่จึงนิยมใช้คาว่า การส่ือสารองค์การ แทนคา ว่า การประชาสัมพันธ์ และปรับเปล่ียนช่ือหน่วยงานจาก ฝ่ายประชาสัมพันธ์ สานักประชาสัมพันธ์ เปน็ ฝา่ ยส่ือสารองค์กร หรอื สานักสื่อสารองคก์ ร 6.1 ขอบเขตภารกจิ ของการสอื่ สารองค์กร การพัฒนากระบวนการในการสื่อสารองค์กร เป็นหน้าท่ีของผู้บริหารองค์การที่ ต้องมีความเข้าใจเกี่ยวกับขอบเขตภารกิจของงานสื่อสารองค์กร ซึ่งมีความเก่ียวพันกับหลากหลาย ภารกิจการดาเนินงานด้านการส่ือสารองค์กรต้องอาศัยความเช่ียวชาญจากหลายส่วนมาสนับสนุน ภายใต้ภารกิจการส่ือสารองค์กรโดยรวม องค์การควรให้ความสาคัญกับการสื่อสารองค์กรท้ังภายใน และภายนอก ควรเน้นเร่ืองการจัดการเก่ียวกับชื่อเสียงและแบรนด์หรือตราย่ีห้อขององค์การ และให้ ความสนใจเรื่องการดึงดูดและรักษาทรัพยากรบุคคลท่ีมีคุณภาพสูงไว้กับองค์การ แนวทางในการ ออกแบบภารกิจด้านการส่ือสารองค์กรท่ีดีที่สุด คือ เร่ิมต้นจากประเด็นท่ีครอบคลุมกว้างๆ มากที่สุด มาก่อน แล้วคอ่ ยนามาสู่การกาหนดขอบเขตภารกิจแคบๆ ทีส่ าคญั ๆ หลักสาคัญของการสื่อสารองค์การมี 7 ประการ (7C’s) (กิตติชัย ไตรรัตนศิรชิ ัย, 2559: 2) ได้แก่ 6.1.1 ความนา่ เชือ่ ถอื (Credibility) 6.1.2 บริบทและสถานการณ์ (Context) 6.1.3 มีเนอ้ื หาสาระ (Content) 6.1.4 ความสมา่ เสมอและความต่อเนอื่ ง (Continuity and Consistency) 6.1.5 ช่องทางข่าวสาร (Channel) 6.1.6 ความสามารถในการับ-ส่งขา่ วสาร (Capability) 6.1.7 ความชัดเจนแจ่มแจ้งของข่าวสาร (Calrity) กร ะบ ว น ก าร ใน การ สื่ อส ารอ งค์ ก ร เป็ น พื้ น ฐ าน ส าคัญ ใน ก าร ด าเนิ น งาน ข อ ง องค์การให้มีประสิทธิภาพ การพัฒนากลยุทธ์การสื่อสารองค์กรจาเป็นต้องอิงกลยุทธ์ขององค์การ เสมอ โดยมีแนวทางการดาเนินงานท่ีสาคัญตามลาดับคือ การกาหนดกลยุทธ์ที่มีประสิทธผลสาหรับ องค์การ การวิเคราะห์กลุ่มผมู้ ีสทิ ธ์ิหรือกลุ่มผู้เก่ียวขอ้ งต่างๆ การนาเสนอข่าวสารอย่างเหมาะสม และ การประมวลปฏกิ รยิ าตอบสนองของกลุ่มต่างๆ การดาเนินงานส่ือสารองค์กรในปัจจุบัน รวมทั้งยังต้อง ให้ความสาคัญกับการเปลี่ยนแปลงของเทคโลยีและส่ือ วิถีของการสื่อสาร และการมีปฏิสัมพันธ์ ระหว่างองค์การกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อให้สามารถสร้างการยอมรับได้อย่างแท้จริง (รุ่งรัตน์ ชัย สาเรจ็ , 2558: 59)

6.2 กลยุทธ์การส่อื สารองค์กร กลยุทธ์หรือกระบวนการการสื่อสารองค์กร เปน็ เคร่ืองมือท่ีจะนาไปสู่ความเข้าใจ ในการติดต่อประสานงานร่วมกันของบุคลากรทั้งในองค์การและนอกองค์การ ตลอดจนสร้าง สัมพันธภาพและส่งเสริมภาพลักษณ์ให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกภาคส่วน นอกจากจะต้องเข้าใจถึง ความแตกตา่ งระหว่างบุคคลแล้ว ต้องเขา้ ใจปัจจัยในกระบวนการสื่อสารท่ีดี ใชเ้ คร่ืองมอื ในการสอ่ื สาร ที่เหมาะสมทันสมัย สอดคล้องกับเป้าหมายของผู้รับสารควบคู่กันไปด้วย การเพิ่มประสิทธิภาพใน การส่ือสาร จึงเป็นภารกิจสาคัญประการหนึ่งท่ีผู้บริหาร จะช่วยจัดระบบการส่ือสาร การไหลของ ขอ้ มูลข่าวสารและลดความผิดพลาดและอปุ สรรคในการส่ือสาร การเพิม่ ประสทิ ธิภาพการส่อื สารดว้ ย การส่ือสารที่ดี สามารถทาได้ดังน้ี (Szilagyi & Wakkace, 1990: 502-504 อ้างถึงใน ทรงธรรม ธีระกลุ , 2558: 10-12) 6.2.1 การติดตามผลให้ให้ข้อมูลย้อนกลับ เป็นวิธีที่ใช้การตรวจสอบข้อมูลท่ี ส่งไปว่าผู้รับสารมีความเข้าใจตรงกับผู้ส่งสารเพียงใด เป็นการสื่อสารแบบสองทาง (Two way) ซึ่งอาจใช้วิธีการติดตามด้วยการพูดคุยสนทนา หรือใช้เอกสารในการติดตามผลและข้อมูลย้อนกลับ ผลจากการสังเกต การสัมภาษณ์หรือการสื่อสารยอ้ ยกลับจะทาให้ผู้บริหารทราบว่าการสอ่ื สารมีความ ถกู ต้องเพยี งใด 6.2.2 การใช้การส่ือสารหลายวิธี เป็นการนาวิธีการส่ือสารและช่องทางในการ สื่อสารหลายๆ วิธี มาใช้ในกระบวนการส่ือสาร ซึ่งจะทาให้การติดต่อส่ือสารมีความถูกต้องมากย่ิงขึ้น เช่น เม่ือมีการสั่งการด้วยเอกสารเป็นลายลกั ษณ์อักษรแล้ว ยังมกี ารประชุมเพ่ือสั่งการด้วยวาจา และ ใช้โอกาสในการพดู คุยสนทนาอย่างไมเ่ ป็นทางการด้วย ย่ิงจะทาให้การสอ่ื สารมคี วามถกู ตอ้ งมากย่ิงขนึ้ 6.2.3 ระยะเวลา องค์การหรือแผนกงานต่างๆ อาจนามาตรฐานด้านเวลามาใช้ ในการแก้ปัญหาการสื่อสารได้ ด้วยการกาหนดกาหนดเวลาไว้ล่วงหน้าว่า ต้องทางานหนึ่งให้แลว้ เสร็จ เมื่อใด เพื่อใชเ้ วลาเป็นเกณฑ์ในการจัดแบง่ เวลาและตดิ ต่อประสานงานระหว่างกันในการรายงานและ ส่ังการในองค์การ และแยกระหว่างงานประจากับงานจรซ่ึงจะช่าวยลดความกดดันด้านเวลา ย่อมจะ ทาให้การสอื่ สารมคี วามถูกต้องมากย่งิ ขึ้น 6.2.4 ให้ความสนใจกับภาษา ภาษาเป็นส่ิงสาคัญต่อการสื่อสารทุกรปู แบบ การ เลอื กใช้ศัพท์ ระดับของคา และความหมายของคา การเรียบเรียงคา ข้อความ ประโยค รวมท้ังภาษา ท่ีใช้ เป็นวิธีการหน่ึงที่จะช่วยลดความผิดพลาดในการสื่อสารได้ ทักษะการพูด การเขียน จึงมีความ จาเปน็ ต่อการส่ือสาร 6.2.5 ศูนย์กลางข้อมูล หากองค์การมีศูนย์กลางข้อมูลเป็นแหล่งกระจาย ข่าวสารโดยตรง ย่อมจะเป็นการสื่อสารที่รวดเร็ว ถูกต้อง และให้ข้อมูลข่าวสารที่น่าเชื่อถือมากที่สุด การมีศูนย์กลางข้อมูลยังช่วยสร้างความสัมพันธ์อันดีกับแหล่งข่าวหรือส่ือสารมวลชนในการเข้าถึง ขอ้ มูลขององค์การ มีความยืดหยุ่นเป็นกันเอง มากกว่าการสื่อสารจากผู้ปฏิบัติงานในแต่ละแผนกงาน ซ่งึ จะชว่ ยลดช่องระหวา่ งองคก์ ารกับผูม้ ีสว่ นได้สว่ นเสียขององค์การได้เปน็ อย่างมาก

120 6.2.6 การให้เท่าท่ีจาเป็น เป็นการวางระบบในการส่ือสารในองค์การให้มีการ สอ่ื สารในกรณีพิเศษและให้มีการรับข้อมูลเฉพาะที่จาเป็นเท่านั้น โดยการเสนอข้อมูลไปยังฝ่ายบรหิ าร เฉพาะท่ีต้องการ ขณะเดียวกันฝ่ายบริหารก็ให้ข้อมูลหรือส่ือสารกับผู้เกี่ยวข้อง เฉพาะที่จาเป็นต้องรู้ เทา่ นน้ั ซง่ึ จะทาให้ไม่มขี อ้ มลู มากเกินไปในการสื่อสาร 6.2.7 การใช้ธรรมเนียมปฏิบัติในการสื่อสาร เป็นการพยายามวางรูปแบบการ ปฏิบัติให้เป็นแนวทางเพ่ือใช้ในการสื่อสาร เช่น การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการสื่อสารต้องมี ธรรมเนียมปฏิบัติว่าควรใช้เครื่องมือประเภทใดกับสารชนิดใดได้บ้าง เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพ การส่ือสาร ลดกระบวนการในการปฏิบัติ หรือป้องกันความเสียหายที่อาจจะเกิดข้ึน เช่น การส่ง หนงั สือเวียนผ่านเฟซบุค๊ ไม่ต้องทาสาเนาตน้ ฉบบั สง่ ตามไป สง่ หนังสือดว่ นมากทางอีเมล์ ตอ้ งมีการส่ง ต้นฉบับตามไปทนั ที เปน็ ตน้ 6.2.8 การฟังอย่างต้ังใจ ทักษะการฟังเป็นส่ิงท่ีผู้รับสารอาจมองข้าม การฟัง อย่างต้ังใจน้ันผู้รับสารต้องคิด ไตร่ตรอง และการมีการสอบถามเพ่ือทาความเข้าใจข้อมูลข่าวสารท่ีผู้ ส่งสารส่ือถึง การต้ังใจฟังยังสร้างความรู้ท่ีดีระหว่างผู้สื่อสาร ทาให้เกิดการยอมรับซึ่งกันและกัน ซึ่ง ย่อมเป็นการพัฒนาความสมั พันธ์ท่ีดรี ะหว่างกัน การฟังอยา่ งต้ังใจจะทาให้ข้อมูลท่ีผู้ส่งสารต้องการจะ สง่ ถึงผูร้ บั อย่างครบถ้วน กลยุทธ์การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะต้องแสดงถึงจุดมุ่งหมายของการส่ือสาร และทิศทางสาหรับการดาเนินกิจกรรมการสื่อสารต่างๆ ขององค์การ ช่วยกาหนดตาแหน่งของ องค์การให้ชัดเจนภายในบริบททางตลาดขององค์การ โดยปรากฏในแผนงานหรือโครงการกิจกรรม แสดงใหเ้ หน็ มุมมองเชิงการจัดการขององค์การ ซึ่งสะท้อนให้เห็นภาพรวมขององค์การและตาแหนง่ ใน ตลาด ชว่ ยกาหนดแนวทางการใช้ทรัพยากรเพอื่ งานส่อื สารขององค์การทง้ั หมด การประชาสมั พนั ธ์ ช่ือเสียงขององค์การคือธงชัยแห่งความสาเร็จของภารกิจการส่ือสารองค์การทั้งหมด ชื่อเสียงเปรียบได้กับทุนหรือสินทรัพย์ท่ีมีคุณค่าและเป็นมูลค่ามหาศาลในปัจจุบัน ช่ือเสียงเป็นกุญแจ ทจ่ี ะช่วยไขสู่เป้าหมายขององค์การ นามาซ่งึ การเปน็ ที่รูจ้ ัก การยอมรบั ความเชือ่ มั่นไว้วางใจ ไปจนถึง ความร่วมมือและให้การสนับสนุนคืนแก่องค์การในหลากหลายรูปแบบ ภารกิจหน่ึงขององค์การ บริการสารสนเทศที่นามาซึ่งชอ่ื เสยี ง นอกจากผลงานขององค์การแล้ว คือการประชาสัมพันธ์ (Israel, 2012) การท่ีองค์การใดได้ดาเนินการจนประสบผลสาเร็จอย่างดีเยี่ยม แต่ไม่มีการประชาสัมพันธ์ ผลงานขององคก์ ารสสู่ าธารณชน นับเป็นความสูญเสียอย่างหนึ่งในการลงทุน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุค ทีม่ ีการแข่งขันกันระหวา่ งองค์การหรือหน่วยงานที่มภี ารกิจแบบเดียวกนั ผบู้ รหิ ารในทุกองค์การจะนิ่ง เฉยไม่ได้จะต้องนาการประชาสัมพันธ์มาใช้เป็นเครื่องมือในการสร้างภาพลักษณ์ การสร้างช่ือเสียง และเกียรติภูมิให้กับองค์การ การรายงานผลงานและคุณค่าขององค์การเพื่อแสดงถึงความรับผิดชอบ ต่อสังคม เพอ่ื นาธงชยั แห่งความสาเร็จไปปกั ไวใ้ นจุดทุกคนรู้จกั และอยู่ในตาแหนง่ ทน่ี ่าภาคภูมิใจ

1. ความหมายของการประชาสัมพันธ์ การประชาสัมพันธ์ (Public Relation) มาจากคาว่า Public แปลว่า สาธารณะหรือ ประชาชน Relation หมายถึง ความสัมพันธ์ รวมกันคือ การสร้างความสัมพันธ์กับสาธารณชน หรือ ตามความหมายในพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542 ให้ไว้ว่า การติดต่อสื่อสารเพ่ือ สง่ เสรมิ ความเขา้ ใจทถี่ กู ตอ้ ง การประชาสัมพันธ์ คือ การสร้างความสัมพันธ์และความเข้าใจอันดีระหว่างองค์การ หน่วยงาน สถาบันกับกลุ่มประชาชนเป้าหมายและสาธารณชน เพื่อหวังผลในความร่วมมือและ สนับสนุน รวมทั้งช่วยสร้างภาพลักษณ์ท่ีดีให้แก่องค์การ หน่วยงาน สถาบัน ทาให้ประชาชน กลุ่มเป้าหมายและสาธารณชนเกิดความนิยม เล่ือมใสศรัทธาต่อองค์การ หน่วยงาน สถาบัน (อภิชัจ พุกสวสั ดิ์, 2556: 6) การประชาสัมพันธ์ หมายถึง การติดต่อส่ือสารระหว่างหน่วยงาน หรือองค์การและ กล่มุ ประชาชนเป้าหมายเพ่ือสร้างความเข้าใจอันถกู ตอ้ งในอันท่ีจะสรา้ งความเชือ่ ถือ ศรัทธาและความ ร่วมมือ ตลอดจนความสัมพันธ์อันดี ซึ่งจะช่วยให้การดาเนินงานของหน่วยงานนั้นๆ บรรลุเป้าหมาย ตามทีต่ ้องการ (วมิ ลพรรณ อาภาเวท, 2553: 8) 2. จุดมุง่ หมายโดยรวมของการประชาสัมพนั ธอ์ งคก์ าร จากความหมายของการประชาสัมพันธ์ข้างต้น จะพบว่า การประชาสัมพันธ์เป็นการ ส่ือสารท่ีมีลักษณะการหวังผลว่า ผู้รับสารหรือผู้มีส่วนเก่ียวข้องต้องมีความเชื่อถือ ศรัทธา มีความ เข้าใจในองค์การ ตลอดจนมีสัมพันธภาพอันดีกับองค์การ นั่นหมายความว่า จุดมุ่งหมายของการ ประชาสัมพันธ์คือ เพ่ือส่งเสริมภาพลักษณ์ และชื่อเสียงให้กับองค์การ ซึ่งเป็นหลักการและแนวคิด สาคัญท่สี นบั สนนุ การสือ่ สารองค์กรในประเดน็ แรกๆ ดงั น้ี 2.1 ภาพลักษณ์องค์การ ภาพลักษณ์องค์การ (Corporate Image) คือ ภาพขององค์การในสายตาของ กลุ่มผู้เกี่ยวขอ้ งต่างๆ ซึ่งเกิดขึ้นจากการรับรู้ข่าวสารที่องค์การได้เผยแพร่ผ่านชื่อ ตราสัญลักษณ์ และ การนาเสนอตนเอง โดยครอบคลุมถึงการแสดงออก หรือสิ่งท่ีสะท้อนถึงอัตลักษณ์ขององค์การด้วย (Argenti, 2009: 81) ภาพลักษณ์เป็นภาพความรู้สึกในใจของกลุ่มผู้รับสารที่มีเก่ียวกับหน่วยงานใด หน่วยงานหนึ่ง ซึงครอบคลุมทั้งองค์ประกอบเกี่ยวกับนโยบายและการดาเนินงานขององค์การ ผู้บริหาร บุคลากร ตลอดจนคุณค่าท่ีองค์การน้ันสร้างข้ึน และส่งผลเกี่ยวเนื่องกับสังคมโดยผ่านทาง สนิ ค้า บรกิ าร กจิ กรรมสาธารณะ ผลการประกอบการ และอ่นื ๆ ภาพลกั ษณ์เป็นส่ิงบง่ บอกถึงการรับรู้ เกี่ยวกับองค์กรหรือบุคคลใดๆ บนพื้นฐานของคาพูดและการกระทาต่างๆ ขององค์การหรือของบคุ คล น้ันเป็นสาคัญ (Newsom, Turk & Kruckeberg, 2012: 36) ผู้ที่เกี่ยวข้องกับองค์การมักได้รับรู้ ภาพลักษณ์ขององค์การจากประสบการณ์สาคัญ 3 ส่วนคือ ส่ิงท่ีได้อ่านหรือพบเห็นเกี่ยวกับองค์การ ผ่านส่ือต่างๆ คาบอกเล่าของบุคคลอื่นเก่ียวกับปฏิสัมพันธ์ที่เคยมีกับองค์การ และสัญลักษณ์เชิง ประจักษ์ เก่ียวกับองค์การซึ่งตนเคยรับรู้หรือจดจาได้ การสร้างและการจัดการภาพลักษณ์ เพ่ือให้ เขา้ ถึงประสบการณ์ของกลุม่ เปา้ หมายดงั กลา่ ว มีเทคนิคดงั น้ี

122 2.1.1 การเร่ิมต้นท่ีบทบาทของผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหารต้องเป็นฝ่ายกาหนด ภาพลักษณ์องค์การที่ต้องการให้เกิดข้ึน โดยโยงไปถึงช่ือเสียงขององค์การที่ปรารถนาจะเห็นผลใน ระยะยาว 2.1.2 การจ้างบริษัทตัวแทนหรอื ที่ปรึกษาภายนอก ใหม้ าดาเนินการสือ่ สารเพ่ือ เสริมสรา้ งภาพลักษณ์ให้กับองคก์ ารโดยตรงเป็นวิธีท่ีมีประสิทธิภาพสูง เนื่องจากการสร้างภาพลักษณ์ องค์การตอ้ งอาศัยการวางแผนกลยุทธ์ และดาเนินการด้วยความเช่ียวชาญ ทาอยา่ งเสมอและตอ่ เนอื่ ง 2.1.3 การเป็นผู้ให้การสนับสนุน สามารถก่อให้เกิดอิทธิพลเชิงบวกต่อความรู้ สึกของสังคมได้เสมอ โดยเฉพาะการให้การสนับแก่องค์การสาธารณกุศล ท้ังในรูปของงบประมาณ แรงงาน สิง่ ของ หรอื ความชว่ ยเหลอื ในด้านอ่ืนๆ 2.1.4 การอาศัยวิธีการบอกต่อ การส่ือสารโดยการเล่าปากต่อปาก มีข้อ ได้เปรียบในเร่ืองความสัมพันธ์และความน่าเชื่อถือ การบอกต่อไม่ได้มีเพียงวิธีการเล่าเท่าน้ัน ปัจจุบัน เทคโนโลยีการสื่อสารในสังคมออนไลน์เป็นเคร่ืองมอื ที่มีประสทิ ธิภาพ ทีส่ ามารถสง่ ข่าวสารขอ้ มูลแพร่ สะพัดไปส่กู ารรับรขู้ องประชาชนได้ในวงกว้างในทุกที่ ทกุ เวลา 2.1.5 การซื้อสื่อโฆษณาองค์การ องค์การท่ีเล็งเห็นความสาคัญของการส่ือสาร องค์การและการประชาสัมพันธ์ ต้องมีการใช้งบประมาณเพ่ือเป็นค่าส่ือโฆษณาเพ่ือให้สามารถเข้าถึง ประชาชนในวงกว้างได้อย่างรวดเร็ว สื่อสิงพิมพ์ ส่ือสารมวลชน ส่ือออนไลน์ จึงเป็นช่องทางสาคัญใน การสง่ สารไปยังกลมุ่ เป้าหมายได้อย่างสะดวกและคุ้มค่ากับการลงทนุ 2.1.6 การประเมินภาพลักษณ์ขององค์การ การประเมินตรวจสอบภาพลักษณ์ อย่างสม่าเสมออย่างน้อยทุก 2 ปี จะช่วยให้องค์การได้รับทราบข้อมูลที่คุณค่าต่อการนามาปรับปรุง และพัฒนาองค์การ ช่วยให้ได้ปฏิกิริยาป้อนกลับเพื่อใช้ปรับกลยุทธ์การสื่อสาร แผนการสื่อสาร ตลอดจนเทคนิควธิ ีการเขา้ ถงึ กลมุ่ เปา้ หมายได้อยา่ งมีประสิทธิภาพยงิ่ ขึน้ ปัจจุบันองค์การบริการสารสนเทศต่างเห็นความสาคัญกับการสร้างภาพลักษณ์ สร้างความจดจา และสร้างความแตกต่าง แม้ว่าจะเป็นองค์การท่ีไม่แสวงหาผลกาไรก็ตาม การ วางแผนเร่ืองอัตลักษณ์ และจัดทาแบรนด์ห้องสมุด (Library Branding) เพ่ือให้ทุกส่ิงขององค์การไป กระทบความรู้สึกผู้ใช้ ทั้งช่ือห้องสมุด ช่ือบริการของห้องสมุด ตราสัญลักษณ์ การออกแบบสิ่งพิมพ์ สื่อสารสนเทศ เว็บไซต์ ให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน (นิตยา ชุ่มอภัย และ อัคริมา สุ่มมาตย์, 2558: 80) ส่วนประกอบเหล่านี้จะทาให้องค์การบริการสารสนเทศมีบุคลิกและสร้างความสัมพันธ์ในใจของ ผู้ใช้ และกลายเป็นสิ่งท่ีทาให้ผู้ใช้บริการรับรู้ถึงคุณค่าและเคร่ืองยืนยันคุณภาพขององค์การบริการ สารสนเทศ กลายเป็นภาพจาของผู้ใชต้ ลอดไป 2.2 ชอ่ื เสยี งขององคก์ าร ช่ือเสียงขององค์การมีส่วนสัมพันธ์กันอย่างมากกับภาพลักษณ์ขององค์การ เพราะภาพลักษณ์เป็นสิ่งท่ีถูกสร้างข้ึนโดยองค์การเพื่อแสดงตัวตนให้ผู้เก่ียวข้องได้ประจักษ์ ส่วน ชือ่ เสียงเป็นสิง่ ท่ีองค์การได้รับจากการดาเนินงานที่ต่อเน่ืองมาในระยะเวลายาวนาน ชื่อเสียงเป็นส่ิงที่ ทกุ คนและทุกองค์การต้องการ การสร้างชื่อเสยี งให้กับองค์การจึงเป็นรูปแบบหน่ึงของการสื่อสารและ การประชาสมั พันธท์ ่ไี ด้ผลดี

2.2.1 ความหมายของช่อื เสยี งองคก์ าร ช่ือเสียงขององค์การ (Corporate Reputation) คือ ผลรวมของ ภาพลักษณ์ด้านต่างๆ ขององคก์ าร ที่มอี ยู๋ในใจของกลุ่มต่างๆ ที่เก่ียวขอ้ งกบั องค์การ โดยช่ือเสยี งเป็น ส่ิงท่บี ่งบอกถึงการรับรู้ เกี่ยวกบั การกระทาในอดีต และสงิ่ ท่ีคาดหวังเกยี่ วกับองค์การ ซ่ึงบ่งชีถ้ ึงความ ดึงดูดใจโดยรวม สาหรับผู้มีส่วนเก่ียวข้องกลุ่มหลักๆ เมื่อนาไปเปรียบเทียบกับคู่แข่งรายอ่ืนๆ (Fombrun, 1996: 376) 2.2.2 ความสาคญั และประโยชน์ของชอื่ เสียงตอ่ องค์การ องค์การที่ตระหนักถึงคุณค่าของชื่อเสียง ผู้บริหารจึงต้องทุ่มเทอย่าง จริงจังในการสร้าง รักษา และปกป้องช่ือเสียงขององค์การ ผู้เช่ียวชาญด้านการส่ือสารองค์กรอธิบาย ความสาคัญของช่ือเสียงท่ีแข็งแกร่งขององค์การมีความสาคัญอย่างย่ิง เนื่องจากเหตุผลต่อไปนี้ (Argenti, 2009: 83-84) 2.2.2.1 ชื่อเสียงที่แข็งแกร่งในเชิงบวกช่วยดึงดูดความสนใจได้ง่าย และ ช่วยขยายโอกาสในการแข่งขันขององคก์ ารทกุ ด้าน 2.2.2.2 ช่ือเสียงที่แข็งแกร่งในเชิงบวกช่วยให้องค์การรับมือกับวิกฤต ต่างๆ ไดง้ า่ ยย่ิงข้นึ 2.2.2.3 สภาพแวดล้อมหรือสงั คมภายนอกองค์การที่เปล่ยี นแปลงไป ทา ใหอ้ งคก์ ารต่างๆ ต้องหันมาให้ความสาคัญกบั การสรา้ งชือ่ เสียงที่แข็งแกร่งอย่างจริงจัง 2.3 ความรบั ผิดชอบต่อสังคมขององค์การ 2.3.1 ความหมายของความรบั ผิดชอบต่อสังคมขององค์การ ความรับผดิ ชอบต่อสงั คมขององค์การ มักเรยี กยอ่ ๆ ว่า CSR (Corporate Social Responsibility) คือ พันธะสัญญาต่อเนื่องซึ่งองค์การได้ให้ไว้เพื่อเอื้อประโยชน์ต่อการพัฒนา ควบคู่ไปกับการช่วยยกระดับคุณภาพชีวิตของแรงงานและครอบครัว ตลอดจนชุมชนท้อง ถิ่นและ สังคมโดยรวม (The World Business Council for Sustainable Development (WBCSD), 2016: 2) ความรบั ผดิ ชอบต่อสังคม คอื บทบาทหนา้ ท่ีท่อี งค์การมีต่อสงั คมในการพฒั นาสงั คมใหด้ ขี ึ้น โดยการพัฒนาคุณภาพชีวติ ของคนในสังคม หรือการพัฒนาแก้ไขปัญหาสิ่งแวดล้อมให้ดคี วบคู่กนั ผา่ น การดาเนินงานที่ดี สามารถนาเอาทรัพยากรที่องค์การมีอยู่มาใช้ในการพัฒนา และช่วยเหลือสังคมได้ อย่างมีประสิทธิภาพ โดยสามารถเป็นการสนับสนุนช่วยเหลือในรูปแบบตัวเงิน หรือไม่ใช่ตัวเงิน (Kotler & Lee, 2005: 7) 2.3.2 ความสาคญั ของ ซีเอสอาร์ ตอ่ องคก์ าร องค์การในปัจจุบันให้ความสาคัญกับซีเอสอาร์และนามาประยุกต์ใช้กับ แผนการดาเนินงานขององค์การมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งองค์การด้านธุรกิจ การนาเอาแนวคิด ความรับผิดชอบต่อสังคม มาผสมผสานเขา้ กับกระบวนการผลติ สินคา้ และบรกิ ารขององค์การ รวมทั้ง กระแสสงั คมท่ีเปล่ียนแปลงไป ตลอดจนความคาดหวังท่ีเพิม่ ข้ึนของผู้มสี ว่ นเกยี่ วขอ้ ง สง่ ผลใหอ้ งคก์ าร ให้ความสนใจในการทาซีเอสอาร์กันอย่างจริงจัง เพราะไม่แต่เพียงเพ่ือสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับ องค์การเท่าน้ัน แต่ยังสามารถนาไปสู่การพัฒนาองค์การได้อย่างย่ังยืนได้อีกด้วย จากความหมายของ ความรับผิดชอบต่อสังคมขององค์การ ไม่ใช่แค่การทา “ดี” เพ่ือแสดงออกว่าเป็นองค์การท่ีมีความ

124 รับผิดชอบต่อสังคมเท่าน้ัน แต่หมายความรวมถึง การพัฒนาอย่างยั่งยืน (Sustainable Development) ควบคู่กันไปด้วย ซึ่งหมายความว่า องค์การจะต้องดาเนินงานและกิจกรรมให้เกิด ความยัง่ ยืนใน 3 ดา้ น ได้แก่ 2.3.2.1 ด้านเศรษฐกิจ คือ การทาธุรกิจและเศรษฐกิจของประเทศ เตบิ โตไปพรอ้ มกัน 2.3.2.2 ด้านสังคม คือ การช่วยเหลือเก้ือกูลสังคมรอบข้าง พัฒนา คุณภาพชีวติ ของคนในสังคมใหด้ ขี ึ้น 2.3.2.3 ด้านสิ่งแวดล้อม คือ การดูแลรักษาส่ิงแวดล้อม โดยมี กระบวนการผลิตที่เป็นมิตรกับสงิ่ แวดล้อม นอกจากนอี้ งคก์ ารจะต้องดาเนินกจิ การด้วยความโปร่งใส ตามหลัก ธรรมาภิบาลซงึ่ จะนาไปสู่ความย่ังยนื ขององคก์ ารในระยะยาว (ชนนิกานต์ เสริตานนท,์ 2559: 63; สถาบนั ธรุ กิจเพ่ือสังคม, 2556: 5) 2.3.3 รปู แบบของความรับผดิ ชอบต่อสงั คม ตามแนวคิดของ คอทเลอร์ และลี ได้แบ่งรูปแบบความรับผิดชอบต่อ สงั คมไว้ 6 รปู แบบ (Kotler & Lee, 2005) ดังนี้ 2.3.3.1 การส่งเสริมการรับรู้ประเด็นปัญหาทางสังคม เป็นรูปแบบท่ี องค์การให้ความช่วยเหลือในด้านท่ีองค์การดาเนินอยู่ เช่น การสนับสนุนเรื่องเงนิ การนาทรัพยากรที่ มีอยู่ในองคืการมาใช้ในการเพ่ิมความตระหนักรู้ ความสนใจของคนในสังคมให้เห็นถึงความสาคัญของ ประเด็นทางสังคมนนั้ ๆ 2.3.3.2 การตลาดที่เก่ียวโยงกับประเด็นทางสังคม เป็นรูปแบบที่องค์ การให้ความช่วยเหลือ ด้วยการหักส่วนต่างจากจานวนรายได้ท้ังหมดของยอดจาหน่ายสินค้าและ บรกิ ารในชว่ งเวลาหนง่ึ ใหก้ บั หนว่ ยงาน มลู นิธิหรือองคก์ ารท่ไี มห่ วงั ผลกาไรเพื่อสรา้ งประโยชนร์ ่วมกนั 2.3.3.3 การตลาดเพ่ือมุ่งแก้ไขปัญหาสังคม เป็นรูปแบบที่องค์การให้ ความช่วยเหลือโดยมีวตั ถุประสงค์เพื่อพัฒนาปรับเปลีย่ นพฤติกรรมของคนในสังคม 2.3.3.4 การบริจาคเพ่ือการกุศล เป็นรูปแบบที่องค์การให้ความ ช่วยเหลือสงั คมดว้ ยการบรจิ าคเงิน สงิ่ ของหรือบริการขององค์การแก่สงั คม 2.3.3.5 การเป็นอาสาสมัครเพื่อชุมชน เป็นรูปแบบที่องค์การสนับสนุน ส่งเสริมให้บุคลากรและผู้มีส่วนเกี่ยวข้องต่างๆ อุทิศเวลาเข้าร่วมเป็นอาสาสมัครเพ่ือช่วยเหลือสังคม หน่วยงาน มูลนิธิ หรอื องคก์ ารท่ีไม่หวงั ผลกาไร 2.3.3.6 การดาเนินธุรกิจอย่างรับผิดชอบต่อสังคม เป็นรูปแบบท่ี องค์การดาเนินงานโดยต้ังอยู่บนพ้ืนฐานความรับผิดชอบต่อสังคม ต้ังแต่กระบวนการผลิตและการ ดาเนนิ งาน เพ่อื พัฒนาคณุ ภาพชวี ิตของคนในสังคมและสงิ่ แวดลอ้ มให้ดีขน้ึ เพื่อให้การดาเนินงานเพ่ือแสดงความรับผิดชอบต่อสังคมขององค์การ แต่ละองค์การ ควรใช้ความถนัดและความเชี่ยวชาญของตนเอง ในการพัฒนาสังคมและส่ิงแวดล้อม พร้อมสร้าง คุณประโยชน์และคุณค่าร่วมกันได้อย่างยั่งยืนและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น (พิพัฒน์ ยอดพฤติการ, 2557: 74) แนวคิดน้ีเป็นพัฒนาการล่าสุดท่ีเกิดขึน้ ในการดาเนินงานด้านความรับผิดชอบต่อสงั คมของ

องค์การ ซ่ึงเรียกว่า CSV (Creating Shared Value) เพ่ือแสดงให้เห็นว่า องค์การมีการสร้างและ แบ่งปันคุณค่าระหว่างองค์การกับสังคม มากกว่าการนาคุณค่าท่ีองค์การมีอยู่ไปช่วยเหลือสังคมแต่ เพยี งอย่างเดยี ว (ชนนกิ านต์ เสริตานนท์, 2559: 64) ดังตัวอย่างบริษัทบุญรอดบริวเวอรีรว่ มกับชมรม อาสาสัญจรของมหาวิทยาลัยราชภัฏอุดรธานี จัดโครงการสิงห์-ราชภัฏ เพื่อพัฒนาท้องถิ่นดังภาพท่ี 6.1 ภาพท่ี 6.1 ตวั อย่างโครงการสิงห์ – ราชภัฏ ค่ายอาสาเพ่ือพัฒนาท้องถ่ิน 3. สอ่ื ในการประชาสัมพันธ์ สื่อท่ีใช้ในการประชาสัมพันธ์มีหลายรูปแบบ ซึ่งครอบคลุมท้ังส่ือสิ่งพิมพ์ ส่ือโสตทัศน์ สือ่ อิเล็กทรอนกิ ส์ ส่ือออนไลน์ สอื่ สังคมออนไลน์ ท้ังสื่อบุคคล ส่ือคาพูด สอ่ื สารมวลชน สื่อที่องค์การ ผลิตและเผยแพร่เอง เป็นต้น รวมทั้งประเภทกิจกรรมและบริการตามรายละเอียดท่ีได้กล่าวไว้ใน หวั ข้อ สอื่ และชอ่ งทางการสื่อสารองค์กร ส่อื แต่ละประเภทมีขอ้ ได้เปรียบข้อเสียเปรียบ ข้อเด่นข้อด้อย แตกต่างกัน การตัดสินใจเลือกใช้สื่อในการประชาสัมพันธ์จึงต้องคานึงถึงความเหมาะสมกับ กลุ่มเป้าหมาย วัตถุประสงค์ ความมุ่งหมายที่ต้องการ เพื่อให้สามารถใช้รูปแบบท่ีแตกต่างกันของสื่อ มาใช้ประโยชน์ในการสื่อสารกบั กลุ่มเป้าหมายได้อย่างเหมาะสมและประสบผลสาเรจ็ ตามจุดม่งุ หมาย ที่ต้องการ การพิจาณาเลือกรูปแบบในการเผยแพร่ต้องมีความสอดคลอ้ งเหมาะสมกับเนื้อหาข่าวสารท่ี ต้องการเผยแพร่ ในยุคส่ือสังคมออนไลน์มีความก้าวหน้าและได้รับความนิยมอย่างกว้างขวาง การนา ส่ือรูปแบบใหม่มาประยุกต์ใช้ในการประชาสัมพันธ์ เช่น การประชาสัมพันธ์ผ่านบล๊อก (Blog) ชุมชน ออนไลน์ (Online Community) สื่อหรือเว็บไซต์ประเภทแบ่งปัน (Media and Sharing) เป็นต้น

126 จึงส่งผลต่อประสิทธิผลและประสิทธิภาพของการประชาสัมพันธ์ (อภิชัจ พุกสวัสด์ิ และ กุลทิพย์ ศาสตระรุจ,ิ 2556: 33-36; วิมลพรรณ อาภาเวท, 2553: 238-239) การสื่อสารและประชาสัมพันธ์คือส่วนหน่ึงของความรับผิดชอบต่อสังคม ความ รับผิดชอบต่อสังคมเป็นเครื่องมือช้ันดีในการส่ือสารและประชาสัมพันธ์องค์การ สถาบันธุรกิจเพ่ือ สังคม (2556) กล่าวว่า “การส่ือสารซีเอสอาร์เปรียบเสมือนดาบสองคมที่ผู้สื่อสารต้องใช้อย่าง ระมัดระวัง” หมายความว่า การดาเนินการกิจกรรมความรับผิดชอบต่อสังคมจะต้องประกอบด้วย สองส่วนคือ การลงมีปฏิบัติ และการสื่อสารกิจกรรมดังกล่าวให้สังคมได้รับทราบ จะทาเพียงอย่างใด อย่างหน่ึงหรือทาอย่างหน่ึงอย่างใดมากเกินไปไม่ได้ การที่องค์การบริการสารสนเทศจะนามาใช้เป็น ส่วนหนึ่งในการส่ือสารองค์การหรือประชาสัมพันธ์องค์การ ควรมีวางแผนและกาหนดประเด็นทาง สังคมท่ีต้องการ และความสามารถหลักท่ีองค์การมี จากนั้นทาการส่ือสารกิจกรรมออกไปในรูปแบบ ต่างๆ เช่น การโฆษณาผ่านสื่อสารมวลชน การประชาสัมพันธ์ผ่านเว็บไซต์ตามบริบทและช่องทางท่ี เหมาะสมกับผู้ใช้บริการ ผู้มีสว่ นเกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกองคก์ าร ตลอดจนสาธารณชนที่เป็น กลมุ่ เป้าหมาย เพือ่ ประชาสัมพันธ์กจิ กรรมและผลงานขององคก์ าร ความสาเร็จในการดาเนินกิจกรรม ความรับผิดชอบต่อสังคมหรือซีเอสอาร์ นอกจากองคก์ ารบริการสารสนเทศจะได้ผลงานในเชงิ ปริมาณ จากกจิ กรรมที่ได้ดาเนนิ การแล้ว ยังสง่ ผลให้ไดร้ ับทัง้ ภาพลักษณแ์ ละชอื่ เสยี งควบคู่กนั มาอกี ดว้ ย การรายงาน หลักการขององค์การโดยทั่วไปมักกล่าวเสมอว่า “การกระทา พูดได้ดังกว่าถ้อยคา” (Actions Speak Louder than Words) แม้องค์การใดจะพยายามจัดกิจกรรมส่ือสารองค์การด้วย การประชาสัมพันธ์ สร้างภาพลักษณ์ จัดกิจกรรมความรับผิดชอบต่อสังคม หรือสร้างชื่อเสียงด้วยสื่อ ใดๆ ก็ตาม หากองค์การปราศจากนโยบายและกระบวนการดาเนินงานเพื่อปรับปรุงสมรรถนะของ องค์การอย่างจริงจัง ก็ยากท่ีจะยกระดับให้องค์การเป็นที่ยอมรับและมีชื่อเสียงได้ตามต้องการ ผลงานเชิงประจกั ษ์คือ หลักฐานทสี่ ามารถจับต้องสมั ผัส พิสูจน์หรือตรวจสอบได้ การปฏิบตั ิงานต่างๆ ตามภารกิจหน้าท่ีขององค์การบริการสารสนเทศ จะเป็นหลักฐานสาคัญที่จะยืนยันให้ผู้ใช้บริการ ผู้มี สว่ นไดส้ ว่ นเสีย ผเู้ ก่ยี วข้องหรอื สาธารณชนให้ได้รับรแู้ ละเข้าใจ จากการรายงานทเี่ ป็นระบบ มีรูปแบบ ที่ชัดเจน เข้าใจง่าย ซ่ึงจะสามารถสร้างความเข้าใจให้กับผู้เก่ียวข้องและกลุ่มเป้าหมายได้อย่างมี ประสิทธิภาพและท่ัวถึง 1. ความหมายและความสาคัญของรายงาน รายงานองค์การบริการสารสนเทศ หมายถงึ การสรุปผลการดาเนนิ งานด้านตา่ งๆ ของ องค์การบริการสารสนเทศ เพ่ือให้ผู้บังคับบัญชา ผู้เกี่ยวข้อง หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ตลอดจน ประชาชนท่วั ไปไดท้ ราบ การทารายงานมีความสาคญั และประโยชน์ ดงั น้ี 1.1 ใช้รายงานความก้าวหน้าในการปฏิบัติงาน การดาเนินงานของแผนก ฝ่าย หรือ องค์การแก่ผู้บังคบั บัญชาหรอื ผ้มู สี ่วนได้สว่ นเสยี เพ่ือประโยชนใ์ นการบริการจัดการ

1.2 ใช้ตรวจสอบและประเมินผลการปฏิบัติงานของแผนก ฝ่าย ผลการดาเนินงาน ขององค์การ ว่าสามารถดาเนินการได้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ บรรลุเป้าหมายตามท่ีกาหนดไว้ หรอื ไม่ เพยี งใด 1.3 ใช้เป็นข้อมูลให้กับผู้บริหาร ผู้ปฏิบัติงาน และผู้เกี่ยวข้องได้ทราบเพื่อนาไปใช้ ประโยชน์ในการปรับปรุง พฒั นา แก้ไขข้อบกพร่อง ปัญหา อุปสรรคที่มใี หด้ ยี ิง่ ขึ้น 1.4 ใช้เป็นข้อมูลสาหรับวางแผน กาหนดนโยบายและแผนงาน โครงการ กิจกรรม ขององคก์ าร ให้สอดรับกับสถานการณท์ ่จี ะเกดิ ขึน้ ในอนาคต 1.5 ใช้เป็นส่ือในการประชาสัมพันธ์องค์การ รายงานผลการดาเนินการขององค์การ ให้แก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และสาธารณชนทั่วไป ตามพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสาร และช่วยส่งเสริม ภาพลกั ษณ์ และสร้างชือ่ เสยี งให้กับองค์การ 2. ประเภทของรายงาน รายงานผลการดาเนนิ งานขององค์การบรกิ ารสารสนเทศโดยทั่วไป มี 3 ประเภท ดงั นี้ 2.1 รายงานประจาเดือน เป็นรายงานผลการปฏิบัติงานเสนอต่อผู้บังคับบัญชาช้ันต้น เพ่ือให้ทราบความเคล่ือนไหวของการดาเนินงาน โดยรายงานสิ่งท่ีแผนกงาน ฝา่ ย หรือองค์การปฏิบัติ อยู่เป็นประจา ประกอบด้วยข้อมูลซึ่งเป็นสถิตติ ่างๆ แสดงข้อมูลเชิงปรมิ าณและคณุ ภาพในการปฏิบัติ ของงาน เช่น สถิติการเข้าใช้บริการ สถิติการยืม-คืนทรัพยากรสารสนเทศ สถิติการวิเคราะห์และทา รายการทรัพยากร สถิติการซ่อมและเข้าปกหนังสือใหม่ สถติ ิการจัดกิจกรรมส่งเสรมิ การอ่านและการ ใช้ห้องสมดุ เปน็ ตน้ 2.2 รายงานประจางวด เป็นรายงานผลการดาเนินงานขององค์การบริการสารสน เทศในแต่และงวด ซ่ึงแบ่งตามช่วงระยะเวลการใช้งบประมาณประจาปี ว่าเป็นไปตามแผนงานและ โครงการท่ีกาหนดไว้หรือไม่ เพียงใด มีปัญหาหรืออุปสรรคอย่างไร โดยมีการวิเคราะห์ข้อมูลทั้งเชิง ปริมาณและคุณภาพ เพ่ือให้เห็นผลการดาเนินงานในแต่ละช่วงเวลาที่ปฏิบัติงาน รายงานประจางวด จัดทาปีละ 3 ครั้ง งวดละ 4 เดือน ได้แก่ งวดท่ี 1 ระหว่างเดือนตุลาคม-เดือนมกราคม งวดที่ 2 ระหว่างเดือนกุมภาพันธ์ – เดือนพฤษภาคม งวดท่ี 3 ระหว่างเดือนมิถุนายน-เดือนกันยายน การ รายงานประจางวด ควรมีการสรุปและเสนอแนวทางในการปรับปรุงแก้ไขปัญหาท่ีเกิดข้ึนจากการ วิเคราะห์ผลการดาเนินงาน เพื่อประโยชน์ในการนาไปปรับปรุงงานให้มีประสิทธิภาพย่ิงข้ึนในงวด ต่อไป 2.3 รายงานประจาปี เป็นรายงานสรุปผลการดาเนินงานด้านต่างๆ ขององค์การ บริการสารสนเทศในรอบปีหนึ่งๆ อาจจัดทารายงานในรอบปีปฏิทิน ปีการศึกษา หรือปีการ ประเมินผล เช่น ประเมินผลการประกันคุณภาพภายใน ระหว่าง 1 มิถุนายน-31 พฤษภาคม ของปี ถัดไป เป็นต้น ท้ังนี้ข้ึนอยู่กับองค์การแต่ละแห่งว่าจาเป็นต้องทารายงานประจาปีเพ่ือรายงานผลตาม แผนยทุ ธศาสตรใ์ ดขององค์การ

128 3. สถติ ิขององค์การบริการสารสนเทศ ส่ิงสาคัญท่ีนามาใช้ประมวลผลและสรุปในรายงานทุกประเภทขององค์การบริการ สารสนเทศก็คือ ผลการดาเนินงานต่างๆ ขององค์การ ภายใต้แผนกฝ่ายท่ีมีการจัดโครงสร้างองค์การ ตามภารกิจหน้าที่ ความรับผิดชอบ ผลการดาเนินงานประกอบด้วย รายละเอียดการปฏิบัติงานท่ีมี ข้อมูลเชิงสถิติ ตัวเลข ที่แสดงปริมาณและคุณภาพในการปฏิบัติงาน ซ่ึงต้องมีการเก็บบันทึกรวบรวม ไว้อย่างเป็นระบบ เพื่อใช้มาเป็นข้อมูลในการวิเคราะห์ สรุป และประเมินผลในรายงาน และยัง สามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในการนาไปใช้ในการวางแผนด้านบุคลากร งบประมาณ ทรัพยากร พัสดุ ครภุ ณั ฑ์ สง่ิ อานวยความสะดวก ตลอดจนการบรหิ ารจดั การขององค์การได้ดว้ ย 3.1 ประโยชน์ของสถิติ 3.1.1 ใชเ้ ปน็ เคร่ืองมือสาหรับควบคุมการปฏบิ ตั งิ านของบุคลากร 3.1.2 ใชเ้ ปน็ เคร่ืองวดั คุณภาพการปฏบิ ัติงานของบุคลากรแตล่ ะคน และ เปรยี บเทียบผลการปฏิบัติงานของแตล่ ะบคุ คลท่ปี ฏิบตั ิงานประเภทหรอื ชนิดเดียวกนั 3.1.3 ใช้ตรวจสอบ ตดิ ตามและประเมินผลความกา้ วหน้าของงาน 3.1.4 ใชเ้ ป็นข้อมูลประกอบการพจิ ารณาปรบั ปรุงแก้ไขการปฏบิ ัตงิ าน 3.1.5 ใช้ประกอบการรายงานผลการปฏิบัติงานให้ผู้บังคับบัญชาทราบ และ รวบรวมเพอื่ สรปุ รายงานแก่ผู้บริหารระดับสงู ผู้มีส่วนไดส้ ่วนเสยี ผเู้ ก่ยี วขอ้ งและสาธารณชน 3.2 การเกบ็ สถิติ องค์การบริการสารสนเทศมีการจัดองคก์ ารที่แตกต่างกัน การเกบ็ สถิติหรอื ขอ้ มูล ทีจ่ ะนาไปใช้ประโยชน์ในภาพรวม มรี ายละเอียดสังเขป ดังน้ี 3.2.1 เก็บสถิติงานเทคนิคในทุกข้ันตอนของการปฏิบัติงาน ได้แก่ สถิติการ พัฒนาทรัพยากร การวิเคราะห์หมวดหมู่และทารายการ การเตรียมและจัดชั้น สถิติการใช้บริการทุก ประเภท ท้ังสถิติผู้ใช้บริการและทรัพยากรที่ใช้ สถิติการจัดกิจกรรม โครงการต่างๆ สถิติด้าน งบประมาณ รายรับ รายจ่าย เป็นต้น 3.2.2 ควรเก็บสถิติทุกวันทาการ และมีการรวบรวมเป็นรายสัปดาห์ รายเดือน รายไตรมาสหรือรายงวด รายปี เพื่อนามาวิเคราะห์ คานวณหาค่าทางสถิติ ท่ีนาไปใช้ประโยชน์ได้ อย่างสะดวกรวดเร็ว 3.2.3 ควรมีการจัดทาแบบฟอร์มหรือระบบสารสนเทศเพื่อจัดเก็บข้อมูลสถิติ ต่างๆ โดยนาเทคโนโลยสี ารสนเทศมาชว่ ยในการจัดเกบ็ และคน้ คนื 3.2.4 สรุปผลข้อมูลสถิติต่างๆ ให้สามารถอ่านเข้าใจได้ทันทีโดยใช้แผนภูมิหรือ กราฟ แสดงและเปรียบเทียบข้อมลู ใหเ้ หน็ ได้ชัดเจน และสามารถนามาใชใ้ นการประชาสมั พันธ์ได้ดว้ ย 4. รายละเอยี ดของรายงานและการจัดทา เน้ือหาของรายงานประจาปีเป็นภาพรวมในการดาเนินงานครอบคลุมทุกภารกิจทุก องค์ประกอบขององค์การ ต้องมีการนาเสนอผลการวเิ คราะห์ สรุป และประเมินผล ตลอดจนแนวทาง ในการปรับปรุงแก้ไขและพัฒนาไว้ด้วย ส่วนใหญ่รายงานประจาปีแต่ละประเภทมีรูปแบบในการ นาเสนอทแี่ ตกต่างกัน

ตัวอย่าง รายละเอียดของรายงานประจาปี ของสานักวิทยทรัพยากรจุฬาลงกรณ์ มหาวิทยาลัย มีรายละเอียดต่างๆ ได้แก่ ประวัติและพัฒนาการ โครงสร้างองค์การ คณะกรรมการ บริหาร บุคลากร งบประมาณและรายงานการเงิน แผนยุทธศาสตร์สานักวิทยทรัยพากร แผนงาน ยุทธศาสตร์ประจาปี ผลการดาเนินงานประจาปี (ของศูนย์และแผนกงานต่างๆ) การให้บริการ วิชาการ ความรว่ มมือทางวิชาการ การทานุศิลปวัฒนธรรม ความภูมิใจและความรับผิดชอบต่อสังคม การดาเนินงานประชาสัมพันธ์ ระบบประกันคุณภาพ การพัฒนาบุคลากร ข้อมูลทางกายภาพ ภาพ กิจกรรม นอกจากจะมีการจัดทาเป็นสิ่งพิมพ์แล้วยังการเผยแพร่ผ่านเครือข่ายออนไลน์ ยังส่งผลให้ สามารถเผยแพร่ไปยังกลมุ่ เปา้ หมายไดอ้ ยา่ งกว้างขวางมากยง่ิ ขนึ้ ดงั ตัวอย่าง ภาพที่ 6.2 ภาพที่ 6.2 การจัดทารายงานประจาปีฉบบั ออนไลน์ ทมี่ า : (จฬุ าลงกรณ์มหาวิทยาลัย, 2559) ปัจจุบันองค์การบริการสารสนเทศส่วนใหญ่ มีการนาระบบห้องสมุดอัตโนมัติมาใช้ใน การปฏิบัติงาน ในระบบห้องสมุดอัตโนมัติจะมีโมดูลสาหรับการทารายงานและสถิติ (Report Management Module) ของห้องสมุดได้โดยสะดวก โดยแยกรายงานตามระบบการทางาน เช่น ระบบงานจัดซื้อ-จัดหา ระบบงานจัดทารายการ ระบบการยืม-คืน ระบบงานวารสารและ สิ่งพิมพ์ต่อเนื่อง ระบบงานสมาชิก เป็นต้น (หอสมุดกลางมหาวิทยาลัยขอนแก่น, 2559) สามารถ รายงานทั้งแบบรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน รายปี หรือรายสะดวกตามแต่จะกาหนดช่วงเวลาให้ ออกรายงาน ห้องสมุดที่ไม่มีอาจนาโปรแกรมคานวณทางสิถิติหรือระบบฐานข้อมูลมาใช้เพื่อให้การ จดั การกับข้อมลู จานวนมากถกู ตอ้ งและน่าเชอ่ื ถือ

130 หลกั การวางแผนการส่ือสาร การรายงานและการประชาสมั พนั ธ์ การวางแผนการสื่อสาร การรายงานและการประชาสัมพันธ์ผลการดาเนินงานต่างๆ ของ องค์การบริการสารสนเทศ มีหลักการและกระบวนการในการดาเนินงานแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับ วัตถุประสงค์และเป้าหมายของแต่ละองค์การ บางโครงการบางกิจกรรมอาจไม่จาเป็นต้องมีการ วางแผนไว้อย่างเป็นทางการ แต่หากองค์การให้ความสาคัญในการจัดการและมีระบบการปฏิบัติงาน เป็นขั้นตอน ย่อมจะทาให้การสื่อสาร การประชาสัมพันธ์และการรายงานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น หลักการและข้ันตอนในการวางแผนการสื่อสาร การรายงาน และการประชาสัมพันธ์ สรุปพอสังเขป ไดด้ งั น้ี (สุมน อยสู่ นิ , 2545: 38-40) 1. ศึกษาบริบทและสภาพปัญหา เพื่อให้เข้าใจภูมิหลัง สภาพ สถานการณ์และปัญหาที่มี อยใู่ นองค์การว่าเป็นอย่างไร เพอื่ ให้จะได้นาข้อมูลมาวิเคราะหแ์ ละใชป้ ระกอบในกาหนดวิธีการส่อื สาร ประชาสัมพันธ์ได้อย่างถูกต้องเหมาะสม อาจศึกษาจากเอกสาร การเปิดรับความคิดเห็นจากบุคลากร ในองค์การ การเปดิ รับขา่ วสารจากสือ่ สารมวลชน การสารวจ การสมั ภาษณ์ เปน็ ตน้ 2. กาหนดวตั ถุประสงค์ เพือ่ ให้ทราบทศิ ทางของแผนว่ามจี ุดมุง่ หมายในเร่ืองใด มขี อบเขต และใช้วิธีใด เป็นการแสดงเจตนารมณ์ขององค์การท่ีจะดาเนินการเพ่ือแก้ปัญหาหรือเพื่อส่งเสริม สนับสนุนการส่ือสารและการประชาสัมพนั ธ์ในองค์การอย่างไร 3. กาหนดเป้าหมาย เพ่ือให้วัตถุประสงค์สาเร็จโดยมีสามารถตรวจสอบหลักฐานจากผล การดาเนินงานได้ เป้าหมายท้ังด้านปริมาณและคุณภาพ คือสิ่งที่นามาใช้ในการยืนยันว่าการ ดาเนินงานตามแผนประสบผลสาเรจ็ หรือไม่อย่างไร 4. กาหนดกลุ่มเป้าหมาย กลุ่มเป้าหมายจะทาให้ทราบรายละเอียดเก่ียวกับ เพศ วัย การศึกษา อาชีพ รายได้ ภูมิลาเนา เชื้อชาติ เผ่าพันธ์ุ พฤติกรรม เป็นต้น ตัวแปรต่างๆ เหล่านี้เป็น ปัจจัยสาคัญที่มีผลต่อการวางแผนการสื่อสารและการประชาสัมพันธ์ให้สอดคล้องและบรรลุ วตั ถุประสงค์ 5. กาหนดกลยุทธ์ในการใช้ส่ือ เพื่อเลือกประเภทของสื่อท่ีจะใช้สาหรับการเผยแพร่ ข่าวสาร เลือกวิธีท่ีเหมาะสมและสอดคล้องกับพฤตกิ รรมการรับสาร ความสามารถรับรู้ การใช้ส่ือของ กลุ่มเป้าหมาย ให้สอดคล้องกับงบประมาณและระยะเวลาทจ่ี ะดาเนินการตามแผนงาน 6. กาหนดงบประมาณ เพือ่ ให้ทราบค่าใช้จา่ ยรวมทั้งสงิ่ สนับสนนุ ในการดาเนินการส่ือสาร และการประชาสัมพันธ์ ซ่งึ อาจต้องใชเ้ ป็น ค่าจา้ ง คา่ ตอบแทน คา่ วสั ดอุ ุปกรณ์ ค่าผลติ สอื่ เป็นต้น 7. กาหนดวิธีการติดตามและประเมินผล เพื่อให้มีการติดตามผลการดาเนินการส่ือสาร และการประชาสัมพันธ์ ต้องมีการแต่งตั้งผู้รับผิดชอบ รวมท้ังระยะเวลาและวิธีการติดตามและ ประเมนิ ผลไว้อย่างชดั เจน อาจใชก้ ารสมั ภาษณ์ การสังเกต แบบสอบถาม เปน็ ตน้ 8. ดาเนินการตามแผน การปฏิบัติงานตามแผนงาน โครงการ หรือกิจกรรมเพ่ือการ สื่อสารและการประชาสัมพันธ์ต้องมีคณะกรรมการ คณะทางานที่รับผิดชอบ ท้ังส่วนที่เป็นบุคลากร ภายในองค์การหรือภายนอกองค์การ บางกรณีอาจจาเป็นต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญ เช่น นักประชาสัมพันธ์ บริษัทโฆษณา ผู้ผลิตส่ือประชาสัมพันธ์ เป็นต้น เพื่อให้การดาเนินงานเป็นไปตามวัตถุประสงค์และ เปา้ หมายที่องค์การตอ้ งการ

9. ติดตามและประเมินผล การดาเนินการส่ือสารและประชาสมพันธ์ให้ประสบผลสาเร็จ ต้องอาศัยการติดตามและประเมินผลอย่างใกล้ชิดในทุกระยะ ทั้งก่อนดาเนินการ ระหว่างดาเนินการ และหลังดาเนนิ การ ซ่ึงจะสามารถตรวจสอบความคืบหนา้ และประเมินประสิทธิภาพในการดาเนินงาน ได้ในทุกข้ันตอน ซึ่งจะทาให้สามารถปรับปรุง แก้ไขปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว และส่งผล ให้ผลการปฏิบัติงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้องค์การประสบผลสาเร็จในการส่ือสารและ ประชาสมั พันธ์ สรุป สอื่ ทท่ี นั สมยั ในยุคทก่ี ระแสสงั คมออนไลนข์ ยายครอบคลุมอยู่ทุกภาคสว่ นทุกองคก์ าร ทาให้ การเข้าถึงของผู้ใช้บริการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้เกี่ยวข้อง ตลอดจนสาธารณชนเป็นเรื่องง่ายและ สะดวกรวดเร็วยง่ิ ขึ้น สง่ ผลให้การสื่อสาร การประชาสมั พนั ธ์ ตลอดจนการรายงานผลการดาเนินงาน ต่างๆ ขององค์การบริการสารสนเทศมีประสิทธิภาพมากย่ิงข้ึนด้วย องค์การใดสามารถบริหารจัดการ และดาเนินการด้วยการนาทฤษฎีหลักการในการจัดการใหม่ๆ มาใช้ใหเ้ กิดประโยชน์ ตลอดจนการนา เทคโนโลยีสารสนเทศ เทคโนโลยีในการสื่อสาร มาประยุกต์ใช้อย่างเหมาะสม โดยเฉพาะส่ือใหม่ๆ ภายใต้ใต้กระแสสื่อสังคมออนไลน์ ย่อมจะสร้างความเข้าใจ การยอมรับ การให้ความร่วมมือ การ สนับสนนุ และนามาซง่ึ ความสาเร็จให้กับองค์การ สง่ ผลให้เกิดภาพลกั ษณ์ ช่ือเสียง และได้รับการช่ืน ชมจากสาธารณชนทั่วไป ทั้งยังเป็นส่ิงแสดงให้เป็นว่า องค์การบริการสารสนเทศน้ันมีความมุ่งม่ันใน การอยู่ร่วมกับสังคมด้วยแนวทางเพื่อความยั่งยืน มิใช่เพื่อสร้างภาพลวงตาให้เกิดข้ึนเพียงชั่วคร้ัง ชวั่ คราว

132 คาถามทา้ ยบท 1. การสอ่ื สารมีความสาคญั ต่อองค์การบริการสารสนเทศอย่างไร จงอธิบาย 2. การส่ือสารมีกี่ประเภท อะไรบา้ ง จงอธบิ ายและยกตวั อย่างประกอบ 3. สอื่ ทใ่ี ช้ในการส่อื สารมีอะไรบ้าง จงยกตวั อย่างมา 5 ประเภท 4. จงอธิบายวิธกี ารในการส่ือสารทีม่ ปี ระสทิ ธิภาพมาพอสังเขป 5. Public Relation คืออะไร มีความสาคญั อยา่ งไร 6. ภาพลกั ษณ์ขององคก์ ารคอื อะไร มีความสาคัญต่อองคก์ ารบริการสารสนเทศอย่างไร 7. จงระบเุ ทคนิคในการสร้างภาพลักษณ์ใหก้ บั องคก์ ารมาอย่างนอ้ ย 5 วิธี 8. ระหวา่ งชอ่ื เสยี งกบั ภาพลักษณ์ขององค์การ ท่านเหน็ ว่าอะไรสาคญั กว่ากันเพราะเหตุใด 9. CSR คืออะไร มีความสาคญั ตอ่ องค์การอยา่ งไร 10. จงอธบิ ายพร้อมยกตัวอยา่ งการทา CSR ดา้ นสังคมขององค์การบรกิ ารสารสนเทศมา 1 ประเด็น 11. ท่านมวี ิธที ่จี ะนา Facebook ไปใช้ในการสื่อสารองค์การ หรือการประชาสมั พันธ์องค์การบริการ สารสนเทศอยา่ งไร จงอธิบาย 12. “การกระทา พดู ไดด้ ังกวา่ ถ้อยคา” ท่านมีความคดิ เห็นกบั ประโยคน้อี ยา่ งไร เพราะเหตุใด 13. รายงานแบ่งออกเปน็ กีป่ ระเภท อะไรบา้ ง 14. สถติ ทิ ปี่ รากฏในเอกสารรายงานมปี ระโยชนต์ อ่ ผู้บรหิ ารองค์การอย่างไร 15. องค์การบรกิ ารสารสนเทศควรเกบ็ สถิติใดบา้ ง เพราะเหตุผลใด

เอกสารอา้ งอิง กัลยา ตนั จะโร และ พิมพ์ราไพ เปรมสมิทซ.์ (2555). การใชส้ ื่อสังคมเพ่อื การประชาสัมพันธ์ หอ้ งสมดุ มหาวทิ ยาลัย. บรรณารักษศาสตร์. 32(2): 39-55. กติ ติชัย ไตรรัตนศิริชัย. (2559). ยทุ ธศาสตร์การสอื่ สารองค์กร. [ออนไลน์], แหลง่ ทมี่ า HTTP: http://gad.kku.ac.th/main/knowledge/Newpr_plan_2554-2558.ppt. คัตสึมิ, นิชิมรู ะ. (2551). สอื่ สารจากมีตรรกะชนะ (ใจ) ทุกสถานการณ์ จาก Logical Communication, แปลโดย ประวตั ิ เพียรเจรญิ . กรุงเทพฯ: สมาคมสง่ เสรมิ เทคโนโลยี (ไทย-ญีป่ ุน่ ). ชนนกิ านต์ เสรติ านนท.์ (2559). ซีเอสอาร์กบั นวตั กรรมการสอื่ สาร. การประชาสัมพนั ธ์และ การโฆษณา. 9(1): 59-72. ทรงธรรม ธรี ะกลู . (2558). การสื่อสาร : กลยทุ ธ์ส่คู วามสาเรจ็ ขององคก์ ร. [ออนไลน์], แหล่งทม่ี า HTTP: http://www2.tsu.ac.th/grad/…./06042009การส่ือสาร%20กลยทุ ธ์ สคู่ วามสาเรจ็ .doc. นติ ยา ชมุ่ อภยั และ อคั ริมา สุ่มมาตย์. (2558). กลยทุ ธก์ ารสร้างแบรนดข์ องสานักหอสมดุ และ ทรัพยากรเรียนรู้ มหาวิทยาลัยขอนแก่น. อินฟอร์เมช่ัน. 22(1): 79-87). บรรจง พลไชย. (2554). การส่ือสารเพื่อบริการสารสนเทศ. บรรณศาสตร์ มศว. 4(1): 63-70. พิพฒั น์ ยอดพฤตกิ าร. (2557). CSV กลยทุ ธส์ คู่ วามยง่ั ยืน. MBA. 183(2): 74-75. รงุ่ รตั น์ ชัยสาเรจ็ . (2558). การส่อื สารองคก์ ร : แนวคิดการสร้างชอ่ื เสียงอย่างย่ังยนื . กรงุ เทพฯ: โรงพิมพ์แห่งจุฬาลงกรณม์ หาวทิ ยาลยั . วิมลพรรณ อาภาเวท. (2553). หลักการโฆษณาและการประชาสมั พนั ธ์. กรงุ เทพฯ: โอเดยี นสโตร์. สถาบนั ธรุ กจิ เพื่อสงั คม. (2556). ความรับผดิ ชอบต่อสังคมเพื่อความยั่งยืนขององคก์ ร. พมิ พ์ครง้ั ท่ี 2. กรุงเทพฯ: สถาบนั ธุรกจิ เพื่อสังคม ตลาดหลักทรพั ย์แหง่ ประเทศไทย. สธุ ัญญา ด้วงอนิ ทร.์ (2556, กนั ยายน-ธนั วาคม). การประยกุ ตใ์ ชเ้ คร่อื งมอื ทางสงั คมกับหอ้ งสมดุ ดจิ ทิ ัล. สารสนเทศศาสตร.์ 31(3): 78-95. สุมน อยสู่ ิน. (2545). การสื่อสารและการประชาสัมพันธ์สถาบันบริการสารสนเทศ. ใน ประมวล สาระชดุ วิชาการจดั การขัน้ สูงสาหรับสถาบนั บรกิ ารสารสนเทศ หน่วยที่ 1-8. (หนา้ 1-48). นนทบรุ ี: คณะวชิ าศิลปศาสตร์ มหาวิทยาลยั สโุ ขทัยธรรมาธิราช. หอสมดุ กลางมหาวทิ ยาลยั ขอนแกน่ . (2559). ระบบงานจัดทารายงานและสถติ ิ (Report Management Module. [ออนไลน์], แหลง่ ทีม่ า HTTP: https://library.kku.ac.th. อภิชัจ พกุ สวัสดิ์. (2556). การประชาสัมพนั ธเ์ พือ่ การสร้างภาพลกั ษณ์. พมิ พค์ ร้ังท่ี 2. กรงุ เทพฯ: สานักพิมพแ์ ห่งจฬุ าลงกรณม์ หาวทิ ยาลัย. อภิชจั พกุ สวัสด์ิ และ กลุ ทพิ ย์ ศาสตระรจุ .ิ (2556). การประชาสัมพนั ธภ์ ายใต้กระแสสอ่ื สังคม ออนไลน.์ การประชาสมั พนั ธแ์ ละโฆษณา. 6(2): 24-38.

134 Argenti, P. A. (2009). Corporate Communication. 5th ed. New York, NY: McGraw- Hill. Aula, P. & Mantere, S. (2008). Strategic Reputation Management : Towards a Commpany of Good. New York: Routledge. Diggs-Brown, B. (2012). Strategic Public Relations : An Audience-Focused Approach. International edition. Boston, MA: Wadsworth Cengage Learning. Fombrun, C. J. (1996). Reputation : Realizing Value from the Corporate Image. Boston. MA: Havard Business School Press. Israel, Odede. (2012). Public Relations Activities in and Academic Library : The Roles of the Reference Librarian. [Online], Available HTTP: http://DOI: 10.5923/j.library .20120102.04. Katz, H. (2014). The Media Handbook : Complete Guide to Advertising Media Selection, Planning, Research, and Buying. 5th ed. New York, NY: Routledge. Kotler, P. & Lee, N. (2005). Corporate Social Responsibility : Doing the most good for your company and your cause. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons. Newsom, D., Turk, J. D. & Kruckeberg, D. (2012). This is PR : The Realities of Public Relations. 11th ed. CA, USA: Wassworth. Petra, Duren. (2016). Change communication can be so simple The empathic change communication style. Library Management. 37(8/9), 398-409. [Online], Available HTTP: https://doi.org/10.1108/LM-01-2016-0006. The World Business Council for Sustainable Development (WBCSD). (2016). Corporate Social Responsibility (CSR). [Online], Available HTTP: http:// www.wbcsd. Org/work-program/business-role/previous-work/corporate- social-responsibility.aspx.