เอกสารประกอบการอบรม การใช้โปรแกรม MICROSOFT WORD 2013 & EXCEL 2013 อาจารย์ฐานันท์ ตั งรุ จิกุล
การใช้งาน 2M0i1c3rosoft Word
คู่มืออบรมปฏิบตั ิการคอมพวิ เตอร์ 2 ความรู้เกย่ี วกบั งานเอกสาร โปรแกรม Microsoft Wordเป็ นโปรแกรมสาหรับสร้างและจดั การกบั เอกสารทุกรูปแบบ ไม่วา่ จะเป็ นบนั ทึกขอ้ ความ จดหมาย รายงาน ใบปะหนา้ แฟกซ์ ไปจนถึงการจดั ทาคูม่ ือและหนงั สือ โดยมีระบบอัตโนมัติ การจดั การหน้าเอกสาร เป็ นด้น ซ่ึงจะช่วยให้เราใช้เวลาน้อยลงในการ จดั รูปแบบต่าง ๆ โปรแกรม Microsoft Word 2013 เป็ นหน่ึงในโปรแกรม ชุด Office 2013 ที่ปรับปรุง ความสามารถให้มี,ประสิทธิภาพดีข้ึนกว่าเดิม อีกท้งั มีหน้าจอส่วนติดต่อผูใ้ ช้งาน (Inter Face ) ท่ี มุง่ เนน้ ผลลพั ธ์แบบใหม่จะแสดงเครื่องมือเมื่อผใู้ ชต้ อ้ งการในลกั ษณะที่มีการจดั เรียงและชดั เจนการ แสดงตวั อยา่ งเป็นภาพและคลงั ขอ้ มูล หรือภาพ (Gallery) ของลกั ษณะท่ีกาหนดไร้ล่วงหนา้ รูปแบบ ตารางอตั โนมตั ิและเน้ือหาอื่น ๆ จะช่วยให้เราใช้งาน Microsoft Word ได้อย่างมีประสิทธิภาพดี ยง่ิ ข้ึน สามารถเลือกขอ้ ความ ตาราง ลกั ษณะกราฟิ ก แบบอกั ษร หรือแมแ้ ต่องคป์ ระกอบของเน้ือหา ท่ีใชง้ านบ่อย ๆ ไดอ้ ยา่ งง่ายดาย เริ่มใช้งาน 1. คลิกปม Start บนแถบ Task bar 2. เลือก All Programs > Microsoft Office อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คู่มืออบรมปฏิบตั ิการคอมพวิ เตอร์ 3 3. เลือก Microsoft Office Word 2013 จะเปิ ดใหใ้ ชง้ านไดท้ นั ที ส่ วนประกอบของหน้ าจอโปรแกรม เม่ือเร่ิมเขา้ สู่การใชง้ านในโปรแกรม Word 2013 ส่ วนประกอบของหน้ าต่ างโปรแกรม แทบ็ เครื่องมือด่วน (Quick Access Toolbar) เป็นแถบเคร่ืองมือเพื่อใหส้ ามารถเรียกใชง้ าน ไดอ้ ยา่ งรวดเร็ว ผใู้ ชย้ งั สามารถเพิ่มป่ ุมคาสัง่ ท่ีใชง้ านบอ่ ยๆไวท้ ี่แถบน้ีไดด้ ว้ ย 1. ช่ือแฟ้ มและโปรแกรม (Title Bar) เป็นส่วนท่ีแสดงช่ือของโปรแกรมและช่ือไฟล์ เอกสารท่ีเรากาลงั ใชง้ านอยู่ 2. แถบคาสั่ง (Menu Bar) เป็นเมนูคาสั่งหลกั ของโปรแกรมซ่ึงแบง่ ออกเป็ นหมวดหมู่ เพือ่ ใหง้ ่ายต่อการใชง้ าน 3. แถบ Ribbon เป็ นแถบท่ีรวบรวมคาสั่งต่างๆ ของเมนูหรือทูลบาร์ เพ่ือใหผ้ ูใ้ ชเ้ ลือกใช้ งานง่ายข้ึน 4. แบบอกั ษร (Font) เป็ นแท็บกาหนดรูปแบบและลักษณะพิเศษให้กบั ตวั อกั ษรและ ขอ้ ความ 5. แถบไมบ้ รรทดั (Ruler) เป็นแถบแสดงมุมมองไมบ้ รรทดั 6. ป่ ุมปิ ด-เปิ ดไมบ้ รรทดั เป็นทางลดั สาหรับการเปิ ด-ปิ ด มุมมองไมบ้ รรทดั อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกลุ
คู่มืออบรมปฏิบตั ิการคอมพิวเตอร์ 4 7. เคอร์เซอร์แสดงตาแหน่งพมิ พ์ (Cursor) ตวั กะพริบเลก็ ๆ บนจอภาพ ทาหนา้ ท่ีบอกให้ เราทราบวา่ ตวั อกั ขระที่เราจะป้ อนตวั ต่อไปปรากฏอยทู่ ่ีใด 8. แทบ็ เล่ือน (Scroll Bar) แถบส่ีเหลี่ยมยาวท่ีอยรู่ ิมขวาสุดของโปรแกรมใชส้ าหรับเล่ือน ดูขอ้ ความบนจอภาพข้ึนหรือลง แนวต้งั หรือแนวนอนได้ 9. มุมมอง ยอ่ /ขยาย (View Bar) แสดงมุมมองในเอกสารแบบตา่ งๆ 10.แทบ็ สถานะ(Status Bar) แสดงสถานการณ์ทางานปัจจุบนั บนหนา้ จอ การจัดการกบั ข้อความ การพิมพ์เป็ นสิ่งท่ีสาคญั ท่ีสุดที่จะทาให้เอกสารฉบบั น้นั น่าสนใจ ก็คือการจดั รูปแบบท่ี สวยงาม ไม่ว่าจะเป็ นการจดั รูปแบบตวั อกั ษร หรือการจดั วางตาแหน่งขอ้ ความบนหน้ากระดาษ ดงั น้นั หากตอ้ งการให้เอกสารเหล่าน้นั ดูน่าสนใจ เราก็จาเป็ นจะตอ้ งทาการจดั รูปแบบเอกสารให้ สวยงามดว้ ยเช่นกนั ในที่น้ีจะเป็ นการแนะนาการจดั การกบั ไฟล์เอกสารต่าง ๆในเบ้ืองตน้ รวมถึง การปรับแตง่ ตวั อกั ษร ขอ้ ความ และยอ่ หนา้ ต่าง ๆ การสร้างเอกสารแบบเอกสาร (Templates) การสร้างเอกสารแบบเอกสารเป็นแมแ่ บบเอกสารที่โปรแกรมจดั เตรียมไวใ้ ห้ (มาพร้อมกบั การติดต้งั โปรแกรม)ใช้เป็ นแนวทาง สาหรับการสร้างงานเอกสารท่ีมีรูปแบบเฉพาะอย่าง เช่น แบบฟอร์มจดหมาย ประวตั ิยอ่ บนั ทึกขอ้ ความ ใบปะหน้า ซ่ึงเราสามารถนามาแกไขหรือเพ่ิมเติม ตามตอ้ งการไดภ้ ายหลงั การสร้างเอกสาร แบบใช้ Templates สามารถทาไดโ้ ดย 1. คลิกที่แทบ็ File ในหนา้ รายการ New 2. คลิกเพอื่ เลือกรูปแบบ Templates ตามตอ้ งการ อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกลุ
คู่มืออบรมปฏิบตั ิการคอมพวิ เตอร์ 5 Tips & Trick การต้งั ค่าบนั ทึกอตั โนมตั ิ File > Options > Save > AutoRecover > OK การตกแต่งข้อความ เม่ือพมิ พข์ อ้ ความในเอกสารเรียบร้อยแลว้ เพอ่ื ใหข้ อ้ ความน้นั ดูสวยงามข้ึน สามารถจดั ตกแต่งเพม่ิ ได้ มีข้นั ตอนดงั น้ี 1. Drag เมาส์คลุมขอ้ ความที่ตอ้ งการตกแต่ง จะปรากฏทลู บาร์ข้ึนโดยอตั โนมตั ิใหค้ ุณ เลือกใชไ้ ดเ้ ลย รายละเอียดของคาสงั่ บนแถบเคร่ืองมือด่วน 2. เลือกใชป้ ่ ุมคาส่ังจากแทบ็ ริบบอนเมนู Home ในกลุ่มคาสงั่ Font Key Ctrl - D อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกลุ
คูม่ ืออบรมปฏิบตั ิการคอมพิวเตอร์ 6 ทแ่ี ทบ็ Font ใช้กาหนดชนิดของตัวอกั ษร Latin text : เลือกชื่อ Font ท่ีตอ้ งการ ใชก้ บั Font ภาษาองั กฤษ Complex Script : เลือกช่ือ Font ที่ตอ้ งการ ใชก้ บั Font ภาษาไทย Font style : เลือกรูปแบบของตวั อกั ษร Size : เลือกขนาดของตวั อกั ษร Font color : สีของตวั อกั ษร Underline style : เลือกรูปแบบของตวั ขีดเส้นใต้ Underline color : สีของเส้นใต้ Effects : เทคนิคพเิ ศษของตวั อกั ษร Strikethrough ขีดกลางตวั อกั ษร Double Strikethrough ขีดกลางตวั อกั ษร 2 เส้น Superscript ตวั ยกข้ึน Subscript ตวั หอ้ ย Shadow ตวั อกั ษรแบบมีเงา อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คู่มืออบรมปฏิบตั ิการคอมพิวเตอร์ 7 Outline ตวั อกั ษรแบบโปร่ง Emboss ตวั นูน Engrave ตวั บุ๋ม Small caps ตวั พิมพใ์ หญ่ท่ีมีขนาดเลก็ All caps ตวั พิมพใ์ หญ่ท่ีมีขนาดเท่ากนั Hidden ซ่อนตวั อกั ษร Preview : แสดงตวั อยา่ ง Font ท่ีเลือกไว้ ทแี่ ทบ็ Character Spacing ใช้กาหนดระยะห่างระหว่างตวั อกั ษรโดยมีรายละเอยี ดดังนี้ Scale : ปรับอตั ราส่วนของตวั อกั ษร ปกติเป็น 100% Spacing : ปรับระยะห่างระหวา่ งตวั อกั ษร Normal แบบปกติ Expanded ขยายระยะห่างระหวา่ งตวั อกั ษรใหก้ วา้ งข้ึน Condensed บีบระยะห่างระหวา่ งตวั อกั ษรใหแ้ คบลง Position : ตาแหน่งของการวางขอ้ ความ Normal วางแบบปกติ Raised วางแบบเหลื่อมข้ึน Lowered วางแบบเหลื่อมลง 3. เม่ือกาหนดรายละเอียดต่างๆ เสร็จแลว้ คลิกป่ ุม OK การสร้างงานพมิ พ์แบบคอลมั น์ การจดั รูปแบบงานเอกสารคล้ายงานหนงั สือพิมพ์ มีการแบ่งขอ้ มูลในเอกสารออกเป็ น หลาย ๆ คอลมั น์ นอกจากงานหนงั สือพมิ พแ์ ลว้ จะเห็นลกั ษณะงานแบบน้ีในนิตยสาร หรือจะใชใ้ น การทาโบรชวั ร์กไ็ ด้ มีข้นั ตอนดงั น้ี 1. เลือกช่วงขอ้ มูลท่ีตอ้ งการจดั รูปแบบ หรือถา้ ยงั ไม่มีขอ้ มูลใหค้ ลิกเป็ น cursor ตาแหน่ง ที่ตอ้ งการจดั รูปแบบ 2. ที่ Ribbon เตา้ โครงหน้ากระดาษ จากน้ันเลือกคาสั่ง คอลัมน์ คลิกลูกศรลงของป่ ุม ทูลบาร์ เลือก จานวนคอลมั นท์ ่ีตอ้ งการลูกศรลง อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกลุ
คู่มืออบรมปฏิบตั ิการคอมพิวเตอร์ 8 3. การกาหนดรายละเอียดเพิม่ เติม คลิกเลือกคาส่งั คอลมั น์เพ่มิ เติม.../More Columns การทา Breaks Page การทาเอกสารส่วนมากเราจะจดั Page ใหอ้ ยแู่ นวต้งั แตถ่ า้ บงั เอิญวา่ ตอ้ งมีหนา้ หน่ึงตอ้ ง เป็นแนวนอน สามารถทาไดด้ งั น้ี 1. คลิกเมาส์ไปท่ีก่อนหนา้ ท่ีเราตอ้ งการจะทา Page Breaks > จากน้นั กด Breaks และ เลือก Next page อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกลุ
คูม่ ืออบรมปฏิบตั ิการคอมพิวเตอร์ 9 2. จากน้นั Cursor Mouse ของเรากจ็ ะมาอยหู่ นา้ ถดั ไป จากน้นั ใหก้ ด Page Layout > Orientation > Landscape 3. หนา้ ถดั ไปจะเป็นแนวนอน และ ทาข้นั ตอนแรกอีกคร้ังเพื่อใหห้ นา้ ถดั ไปเป็ นแนวต้งั อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คูม่ ืออบรมปฏิบตั ิการคอมพวิ เตอร์ 10 การสร้างและการจดั ตาราง ในโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ ดก็มี คาส่ังในการสร้ างตารางและจัดรู ปแบบตารางให้ สวยงามซ่ึงสามารถทางานไดส้ ะดวกและรวดเร็วยิ่งข้ึนรวมถึงสามารถจดั รูปแบบตารางในรูปแบบ ตา่ ง ๆ ไดอ้ ยา่ งสวยงาม การสร้างตารางในโปรแกรม Word ทาไดไ้ ม่ยากและมีหลายวธิ ีดว้ ยกนั ดงั น้ี 1. คลิกแทบ็ Insert เลือกคาสงั่ Table เลือกจานวนคอลมั นแ์ ละแถวท่ีตอ้ งการ 2. พิมพข์ อ้ ความแต่ละช่อง แลว้ กดป่ ุม Tab เพ่อื เลื่อนช่องถดั ไป ตารางรายการ ลาดบั รายการ ผเู้ บิก จานวน วนั ท่ี การตกแต่งตาราง 1. เลือกช่วงขอ้ มูลในตารางจะปรากฏแถบ Ribbon ช่ือ Table Tools 2. การตกแต่งตารางให้คลิกแท็บ Design และการปรับโครงสร้างตารางให้คลิกแท็บ Layout จะปรากฏป่ ุมทูลบาร์ตา่ งๆ ใหเ้ ลือกใชง้ านไดท้ นั ที อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกลุ
คูม่ ืออบรมปฏิบตั ิการคอมพิวเตอร์ 11 การผสานเซลล์ (Merge Cells) การนาเซลลห์ ลาย ๆ เซลลม์ ารวมกนั ใหก้ ลายเป็นเพียงเซลลเ์ ดียว เพ่ือจดั ทาหวั ตารางหรือ หวั เร่ือง ก่ึงกลางของตารางเรียกวา่ “การผสานเซลล์” ซ่ึงสามารถทาไดด้ งั น้ี - ลากคลุมหรือคลิกเลือกเซลลท์ ่ีตอ้ งการนามารวมกนั - คลิกท่ีคาสง่ั Merge Cell s ในแทบ็ Layout บน Table Tools ดงั ภาพ อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกลุ
คู่มืออบรมปฏิบตั ิการคอมพวิ เตอร์ 12 การทาซ้าหัวตาราง การ “ทาซ้าแถวส่วนหัวตาราง” เป็ นการต้งั ค่าใหห้ วั ตารางแสดงซ้าในหนา้ ถดั ไปท่ี มีการ ข้ึนหนา้ ใหม่ เช่น การทาตารางเอกสารรายช่ือผเู้ ขา้ ร่วมประชุม และมีผเู้ ขา้ ร่วมประชุมหลายท่านทา ให้ส่วนทา้ ยของตารางยาวไปจนข้ึนหน้าใหม่และทาให้หัวตารางท่ีได้กาหนดไวไ้ ม่แสดงด้วย มี วธิ ีการดงั น้ี 1. เปิ ดไฟล์ Word ที่มีตารางท่ีตอ้ งการทา จากน้นั คลกิ ท่ี หัวตาราง รายชื่อผเู้ ขา้ ร่วมอบรม ลาดบั ชื่อ – สกลุ เบอร์ติดต่อ เซ็นต์ชื่อ หมายเหตุ เชา้ บา่ ย 2. จากน้นั ไปท่ีแท็บ Table Tools (เครื่องมือตาราง) > Layout (เคา้ โครง) แลว้ คลิกเลือก ที่ Repeat Header Rows (ทาซ้าแถวส่วนหวั ) การแทรกวตั ถุและองค์ประกอบอน่ื ๆ การอธิบายเน้ือหาภายในงานเอกสารที่มีแต่ขอ้ ความจะง่ายข้ึนมากหากเรานาเอาการแทรก วตั ถุ เช่น รูปภาพหรือกราฟิ กตา่ งๆ มาใชป้ ระกอบจาทาใหเ้ อกสารน้นั สวยงามน่าดูยง่ิ ข้ึน อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คูม่ ืออบรมปฏิบตั ิการคอมพวิ เตอร์ 13 การแทรกภาพ (Insert Picture ) และการปรับแต่งภาพ การแทรกรูปภาพใส่ลงในเอกสารสามารถทาได้ 2 รูปแบบ คือ การแทรกภาพจากไฟล์ รูปภาพที่เรามีอยแู่ ละการแทรกรูปภาพสาเร็จของโปรแกรม Word หรือท่ีเรียกวา่ คลิปอาร์ต การแทรกภาพจากไฟล์รูปภาพทม่ี อี ยู่ 1. คลิกตาแหน่งท่ีจะวางรูป >> คลิกที่แทบ็ insert กลุ่ม illustrations 2. คลิกเลือกคาส่งั Picture (จะปรากฏหนา้ ตา่ ง insert Picture ข้ึนมาทนั ที) 3. คลิกเลือกช่ือไฟลร์ ูปภาพที่ตอ้ งการ 4. คลิกปม insert การแทรกรูปวาดหรือรูปทรง (Insert Shapes) รูปวาดหรือรูปทรง คือ รูปที่เราวาดเองโดยมีรูปทรงต่างๆเช่น รูปส่ีเหลี่ยม สามเหลี่ยม วงรี ทรงกระบอก ทรงปี ระมิด เป็ นตน้ หรือภาพวาดต่างๆ ในลกั ษณะท่ีเราแทรกเขา้ มาในงานเอกสาร ดว้ ยการใช้ เมาส์คลิกคา้ งแลว้ ลากไปจนกวา่ จะไดข้ นาดความกวา้ งและความสูงตามที่ตอ้ งการจึง ปล่อยเมาส์ หรือเรียกอีก อยา่ งวา่ “Shape” นนั่ เอง ซ่ึงเราสามารถทาไตต้ ามข้นั ตอนดงั น้ี 1. คลิกท่ีแทบ็ Insert กลุ่ม illustrations 2. คลิกเลือกคาสงั่ Shapes 3. คลิกเลือก Shape ใดๆ ทีละ 1 รูปแลว้ วาดในพ้ืนท่ีวา่ งเอกสาร สังเกตตวั ข้ีเมาส์จะ อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกลุ
คูม่ ืออบรมปฏิบตั ิการคอมพวิ เตอร์ 14 เปลี่ยนรูปร่างไปเป็น + 4. ลากเมาส์เพอ่ื วาดขนาดใหไ้ ดต้ ามท่ีตอ้ งการ การแทรกและปรับแต่ง SmartArt SmartArt เป็ นคาส่ังใหม่ที่มาแทนที่คาสั่ง Diagram แบบเดิมซ่ึงเพ่ิมเข้ามาต้ังแต่ในชุด Office 2007 เราใชค้ าส่ัง SmartArt สาหรับการสร้างงานกราฟิ กประกอบเอกสารประเภทแผนผงั ที่ มีความสวยงามและยงั มีเทคนิคลูกเล่นสาหรับการตกแต่งภาพอีกหลากหลาย เราสามารถเรียกใช้ คาส่ัง SmartArt ไดจ้ ากแทบ็ Insert > SmartArt การแทรก SmartArt วธิ ีการสร้าง SmartArt รูปแบบต่างๆสามารถทาไดด้ งั น้ี 1. คลิกท่ีคาส่ัง SmartArtในแทบ็ Insert กลุ่ม illustrations (จะปรากฏหนา้ ตา่ ง Choose a อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คูม่ ืออบรมปฏิบตั ิการคอมพิวเตอร์ 15 SmartArt Graphics ข้ึนมาทนั ที) 2. คลิกเลือกรูปแบบของ SmartArt เช่น แบบ List, Process, Cycle เป็นตน้ 3. คลิกเลือกรูปแบบของ SmartArt เช่น แบบ List, Process, Cycle เป็นตน้ 4. คลิกเลือกรูปแบบยอ่ ยของแต่ละแบบตามท่ีตอ้ งการ 5. คลิกปม OK 6. พิมพข์ อ้ ความท่ีตอ้ งการลงไปในแตล่ ะ Shape 7. ตกแต่งและจดั รูปแบบใหส้ วยงามยงิ่ ข้ึนโดยใชค้ าสง่ั ในแทบ็ Design และแทบ็ Format บน SmartArt Tools การสร้างไดอะแกรมและแผนผงั โครงสร้างองค์กร (Organization chart) 1. คลิกแทบ็ Insert เลือกคาสั่ง SmartArt 2. เลือกประเภทและรูปแบบยอ่ ยของไดอะแกรม คลิกป่ ุม OK 3. คลิกเป็น cursor แต่ละช่องแลว้ พิมพข์ อ้ ความที่ตอ้ งการ อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกลุ
คู่มืออบรมปฏิบตั ิการคอมพิวเตอร์ 16 4. ขณะท่ีทางานกับไดอะแกรมหรื อ Organization chart จะปรากฏแถบ Ribbon ชื่อ SmarArt Tools 5. การตกแต่งขอ้ ความให้คลิกแท็บ Format และจดั รูปแบบของไดอะแกรมให้คลิกแท็บ Design จะปรากฏป่ ุมทลู บาร์ ตา่ งๆ ใหเ้ ลือกใชง้ านไดท้ นั ที ผจู้ ดั การ หัวหนา้ ทป่ี รกึ ษา หัวหนา้ หวั หนา้ ฝ่าย ฝา่ ย ฝ่าย หัวหนา้ การเงนิ ฝา่ ย การตลาด สนิ เชอื่ บุคคล อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คูม่ ืออบรมปฏิบตั ิการคอมพิวเตอร์ 17 การแทรกข้อความศิลป์ (Insert WordArt) ขอ้ ความศิลป์ คือ รูปแบบของตวั อกั ษรที่ถูกออกแบบมาเพื่อเพ่ิมความงดงามมีชีวิตชีวา ให้กบั กลุ่มคาหรือขอ้ ความที่เราไดจ้ ดั ทาข้ึนสาหรับ ตกแต่งงานเอกสาร เราสามารถทาการแทรก WordArt ได้ใน 2 กรณีคือ กรณีที่พิมพ์ข้อความไว้ ก่อนแลว้ และกรณีที่เลือกแบบ WordArt ก่อนพิมพ์ ขอ้ ความ กรณีท่ีเลือกแบบ WordArt ก่อนพิมพข์ อ้ ความ 1. คลิกเลือกคาสง่ั WordArt ในแทบ็ Insert กลุ่ม Text 2. คลิกเลือกรูปแบบที่ตอ้ งการ 3. พิมพข์ อ้ ความตามตอ้ งการ (พมิ พข์ อ้ ความลงไปแทนท่ีคาวา่ “Your text here”) 4. คลิกไปยงั ตาแหน่งอื่นที่วา่ งอื่นๆเม่ือพิมพข์ อ้ ความเสร็จเรียบร้อย การสร้างกราฟ (Chart) 1. คลิกแทบ็ Insert เลือกคาสงั่ Chart 2. เลือกประเภทและรูปแบบยอ่ ยของกราฟ คลิกป่ ุม OK อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คูม่ ืออบรมปฏิบตั ิการคอมพวิ เตอร์ 18 3. พมิ พข์ อ้ ความและตวั เลขลงในตาราง 4. จะไดผ้ ลลพั ธ์ดงั รูป ร า ย ง า น ย อ ด ป ร ะ จา เ ดื อ น นา้ มนั นา้ ตาล ปลาประป๋ อง 6 5 4.4 3.5 5 4.3 3 4.5 2.5 4 2 1.8 2.8 3 2.4 เมษายน 2 2 1 0 กมุ ภาพนั ธ์ มีนาคม มกราคม อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คูม่ ืออบรมปฏิบตั ิการคอมพวิ เตอร์ 19 5. ตอ้ งการแกไ้ ขกราฟ ดบั เบิ้ลคลิกที่รูปกราฟ จะปรากฏแถบ Ribbon ช่ือ Chart Tools คลิกเลือกป่ ุมเครื่องมือจาก แทบ็ Design , Layout , Format Tips & Trick การบนั ทกึ PDF ไม่ให้ฟอนต์เพยี้ น เลือกชนิดไฟลเ์ ป็น PDF > คลิก Options (จะไดห้ นา้ ตา่ งใหม่ข้ึนมา) คลิกเลือกหนา้ PDF/A compliant > คลิก OK แลว้ ต้งั ช่ือบนั ทึกไฟลป์ กติ การกาหนดรายละเอยี ดหัวกระดาษ-ท้ายกระดาษ (Header-Footer) ในตาแหน่งของหวั กระดาษและทา้ ยกระดาษในเอกสารเราสามารถใส่ขอ้ ความต่าง ๆ ใส่ เลขหนา้ หรือรูปภาพลงไปได้ ซ่ึงสามารถทาไดต้ ามข้นั ตอนดงั น้ี 1. คลิกเลือกแทบ็ Insert กลุ่ม Header & Footer หรือ Double Click ตรงตาแหน่งของหวั กระดาษหรือทา้ ยกระดาษ อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คูม่ ืออบรมปฏิบตั ิการคอมพวิ เตอร์ 20 2. สามารถกาหนดรูปแบบหวั กระดาษ-ทา้ ยกระดาษไดท้ ่ี แทบ็ เครื่องมือ Header & Footer Tools ในการกาหนดรูปแบบต่างๆได้ คลิกเลือกตาแหน่งที่เราตอ้ งการใส่หวั กระดาษหรือทา้ ย กระดาษ หลงั จากน้นั ก็กาหนดรูปแบบตามที่ตอ้ งการ เช่น การพิมพข์ อ้ ความ การใส่รูปการใส่เลข หนา้ ถ้าต้องการเลือกรูปแบบสาเร็จรูป (Built-ln) เราสามารถเลือกได้เลยจากที่โปรแกรม กาหนดมา ถา้ เลือกรูปแบบ Blank สามารถกรอกขอ้ ความลงไปในส่วนประกอบของหวั กระดาษ หรือทา้ ย - กระดาษไดเ้ อง อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกลุ
คู่มืออบรมปฏิบตั ิการคอมพวิ เตอร์ 21 การปรับพนื้ ทข่ี องหวั กระดาษ-ท้ายกระดาษ พ้ืนท่ีในการแสดงหัวกระดาษ-ทา้ ยกระดาษ สามารถปรับยอ่ ขยายไดเ้ พื่อให้เหมาะสมกบั เน้ือหาโดย คลิกท่ีกลุ่ม Position แลว้ กาหนดระยะ - Header From Top : คือการกาหนดระยะของหวั กระดาษจากขอบดา้ นบน - Footer from Bottom : คือการกาหนดระยะของทา้ ยกระดาษจากขอบดา้ นล่าง การกาหนดให้หัวกระดาษ-ท้ายกระดาษให้ต่างกนั เม่ือใส่เน้ือหาส่วนหวั กระดาษ-ทา้ ยกระดาษแลว้ ส่ิงท่ีเรากาหนดจะไปปรากฏในทุก ๆ หนา้ ของ เอกสาร เราสามารถกาหนดใหห้ วั กระดาษ-ทา้ ยกระดาษในแต่ละส่วนต่างกนั ได้ โดยคลิก ที่ กลุ่ม Options แลว้ คลิก .... เลือกค่าที่ตอ้ งการ 1. Different First Page: คือการกาหนดใหห้ นา้ แรกไม่เหมือนหนา้ อ่ืน 2. Different Odd & Even: คือการกาหนดใหห้ นา้ คู่และหนา้ ค่ีต่างกนั การยกเลกิ หัวกระดาษ-ห้ายกระดาษ 1. คลิกปม Pleader หรือ Footer 2. เลือกคาลงั Remove Header หรือคาสง่ั Remove Footer อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คูม่ ืออบรมปฏิบตั ิการคอมพิวเตอร์ 22 Tips & Trick ต้งั คา่ ฟอนต์ ใหเ้ ป็ นคา่ ต้งั ตน้ ใน Word ไมต่ อ้ งเปลี่ยนฟอนตท์ ุกคร้ังท่ีพิมพเ์ อกสาร คลิก Font การสร้างจดหมายเวยี น การสร้างจดหมายเวยี นและพมิ พ์ซองจดหมาย จดหมายเวยี น คือ จดหมายที่มีเน้ือหาหรือขอ้ ความเดิมซ้าๆ กนั ทุกฉบบั และจดหมายแต่ละ ฉบบั จะมีขอ้ ความที่แตกต่างกันในเฉพาะบางส่วนเท่าน้ัน เช่น ชื่อผูร้ ับ ตาแหน่งงานหรือที่อยู่ ตวั อย่าง จดหมายประเภทน้ีไดแ้ ก่ จดหมายเรียนเชิญมาร่วมงานคืนสู่เหยา้ จดหมายเชิญประขุม ตวั แทนจาหน่ายแต่ละสาขา ๆลๆ ซ่ึงกรณีน้ีหากเราตอ้ งส่งจดหมายออกไปถึงทุกคนท่ีตอ้ งการอาจ ตอ้ งเสียเวลามากในการแกไ้ ข เพื่อใหท้ ราบถึงมีหลกั การสร้างข้นั ตอนการทางานและการเตรียมการ ตา่ งๆ ดงั น้ีคือ การสร้างไฟล์จดหมายหลกั (Main Document) สิ่งแรกท่ีตอ้ งทาก่อนสร้างจดหมายเวยี น ก็คือ การสร้างเน้ือความในจดหมายหรือการจดั ท่า เอกสารท่ีมีเน้ือหาเหมือนกนั ในแต่ละฉบบั ซ่ึงเราเรียกไฟลเ์ น้ือหาหรือจดหมายน้ีวา่ “เอกสารหลกั ” (Main Document) ทาไดด้ งั น้ี 1. พิมพ์ข้อความโดยให้เราเวน้ ที่ว่างเฉพาะส่วนที่ตอ้ งใส่ช่ือ ที่อยู่ หรือข้อมูลอ่ืนๆ ท่ี อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกลุ
คู่มืออบรมปฏิบตั ิการคอมพิวเตอร์ 23 จาเป็นของ ผรู้ ับ 2. บนั ทึกขอ้ มลู (Save) เตรียมข้อมูลรายชื่อและทอี่ ยู่ของผู้รับ 1. โดยการสร้างไฟลง์ าน excel บนั ทึกช่ือไฟลท์ ่ีอยู่ สร้างจดหมายเวยี น 1. เปิ ด word จากน้นั สร้างไฟลง์ านใหม่ จากน้นั ไปท่ีแถบ Mailings (ส่งจดหมาย) 2. ใหเ้ ราคลิกที่ Start Mail Merge (เร่ิมจดหมายเวยี น) จากน้นั เลือก Letters (จดหมาย) อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คู่มืออบรมปฏิบตั ิการคอมพวิ เตอร์ 24 3. แลว้ เราก็จะไดก้ ระดาษสาหรับพิมพข์ อ้ มูลในจดหมายหรือเปิ ดไฟล์ท่ีพิมพจ์ ดหมายที่ พมิ พไ์ วเ้ รียบร้อยแลว้ โดยเว้นว่างตรงข้อมูลช่ือผ้รู ับไว้ 4. เม่ือพมิ พข์ อ้ มูลเสร็จแลว้ ใหเ้ ราคลิกที่ Select Recipients (เลอื กผู้รับ) จากน้นั เลือก Use an Existing List (ใช้รายช่ือทม่ี ีอยู่) อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คูม่ ืออบรมปฏิบตั ิการคอมพิวเตอร์ 25 5. เลอื กไฟล์ Excel ที่เราทารายชื่อผรู้ ับไว้ จากน้นั คลิก Open 6. กรณีที่มากกวา่ 1 Sheet ใหเ้ ราเลือกตามท่ีเราใส่ขอ้ มลู ไว้ แลว้ คลิก OK 7. หลงั จากท่ีเราเพ่ิมรายชื่อผูร้ ับเขา้ มาแลว้ ให้คลิกท่ีบรรทดั ส่วนที่เราจะแทรกขอ้ มูลผู้ รับเขา้ ไป จากน้นั คลิกเลือก Insert Merge Field (แทรกเขตข้อมูลผสาน) อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกลุ
คู่มืออบรมปฏิบตั ิการคอมพิวเตอร์ 26 8. เสร็จแล้วเราสามารถกดดูตัวอย่างข้อมูลก่อนส่ังพิมพ์ได้ โดยคลิกที่ Preview Results (แสดงตวั อย่างผลลพั ธ์) ซองจดหมายเวยี น 1. ใหท้ าการสร้างไฟลง์ านใหม่ จากน้นั ไปที่แถบ Mailings (ส่งจดหมาย) 2. ให้เราคลิกที่ Start Mail Merge (เริ่ มจดหมายเวียน) จากน้ันเลือก Envelope Option (ซองจดหมาย) อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกลุ
คู่มืออบรมปฏิบตั ิการคอมพิวเตอร์ 27 3. ที่หน้าต่าง ตัวเลือกซองจดหมาย ภายใต้แถบ Envelope Option (ตัวเลือกซอง จดหมาย) กาหนดขนาดซอง และ ต้ังค่าฟอนต์และขนาดฟอนต์ ให้เรี ยบร้อย จากน้ันเลือก แถบ Printing Options (ตัวเลือกการพิมพ์) ให้กาหนดการใส่ซองเพ่ือส่ังพิมพ์ เสร็จแล้วคลิก ป่ ุม OK 4. ใหท้ าการใส่ขอ้ มูลผูส้ ่งใหเ้ รียบร้อย จากน้นั ในส่วนของผรู้ ับใหเ้ ราเลือกคลิกท่ี Select Recipients (เลอื กผ้รู ับ) จากน้นั เลือก Use an Existing List (ใช้รายช่ือทมี่ ีอยู่) 6. เลอื กไฟล์ Excel ที่เราทารายชื่อผรู้ ับไว้ จากน้นั คลิก Open อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คูม่ ืออบรมปฏิบตั ิการคอมพวิ เตอร์ 28 7. กรณีที่มากกวา่ 1 Sheet ใหเ้ ราเลือกตามที่เราใส่ขอ้ มลู ไว้ แลว้ คลิก OK 8. ใหค้ ลิกท่ีบรรทดั ส่วนท่ีเราจะแทรกชื่อผรู้ ับ และท่ีอยขู่ องผรู้ ับ จากน้นั คลิกเลือก Insert Merge Field (แทรกเขตข้อมูลผสาน) อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คูม่ ืออบรมปฏิบตั ิการคอมพวิ เตอร์ 29 9. คลิกท่ี Preview Results (แสดงตวั อย่างผลลพั ธ์) เพอ่ื ดูตวั อยา่ งก่อนพิมพ์ Tips & Trick Copy จากเวบ็ ไม่ให้ Font เพ้ยี น > คลิก Copy จากเวบ็ แลว้ นามาวางไวท้ ี่ Word > คลิกเมา้ ทข์ วา เลือก Merge Formatting อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกลุ
คูม่ ืออบรมปฏิบตั ิการคอมพิวเตอร์ 30 Tips & Trick การเปิ ดใชห้ นา้ ตา่ ง Navigation เพื่อความสะดวกในการขา้ มไปยงั หนา้ ต่าง ๆ ของเอกสาร 1 แถบเคร่ืองมือ View 2 คลิกเลือก ท่ี Navigation Pane อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกลุ
การใช้งาน 2M0i1c3rosoft Excel
คู่มืออบรมคอมพวิ เตอร์เชิงปฏิบตั ิการ 32 Microsoft Excel 2013 โปรแกรม Microsoft Excel เป็ นโปรแกรมหน่ึงที่อยู่ในชุด Microsoft Office มีจุดเด่นใน ดา้ น การคานวณเก่ียวกบั ตวั เลข โดยการทางานของโปรแกรมจะใชต้ ารางตามแนวนอน (Row) และ แนวต้งั (Column) เป็ นหลกั ซ่ึงเรียกโปรแกรมในลกั ษณะน้ีว่าตารางทาการ (Spread Sheet)ไฟลข์ อง Excel เปรียบเสมือนเอกสารหนงั สือ 1 เล่ม ที่ประกอบไปดว้ ยหนา้ หลาย ๆ หน้าเรียกว่าสมุดงาน (Workbook) โดยในแต่ละหน้าเรียกว่า แผ่นงาน (Worksheet) ในแต่ละแผ่นงานจะแบ่งออกเป็ น ตาราง ซ่ึงประกอบไปดว้ ยช่องตารางซ่ึงเป็ นส่วนที่ตดั กนั ของแถวและคอลมั น์เรียกวา่ เซลล์(Cell) ในแผ่นงานหน่ึง ๆ จะมีแถวท้งั หมด 1,048,576 แถว และ 16,384 คอลมั น์ โดยใช้ช่ือคอลมั น์เป็ น ตวั อกั ษรภาษาองั กฤษ ต้งั แต่ A จนถึง Z และ ตอ่ ดว้ ย AA จนถึง AZ, BA จนถึง BZ ไปจนถึง XFD พนื้ ฐานทค่ี วรทราบเกย่ี วกบั Microsoft Excel 2013 1. แถว (Row) หมายถึงแถวแนวนอน เร่ิมตน้ จานวนแถวจาก 1 ถึง 1,048,576 2. คอลมั น์ (Column) หมายถึงแถวแนวต้งั จะเร่ิมตน้ จาก A จนถึง Z และต่อดว้ ย AA ถึง AZ, BA ถึง BZ ถึง XFD 3. เซลล์ (Cell) เป็นจุดตดั ระหวา่ งแถวกบั คอลมั น์ (เพื่อใชเ้ รียกตาแหน่งของขอ้ มูล) เช่น A1,A2,B1 เป็นตน้ 4. มีความสามารถในการรวมเซลลห์ ลายๆ เซลลเ์ ขา้ ดว้ ยกนั 5. หลงั การต้งั ช่ือเซลลห์ ลายๆ เซลลส์ ามารถนาชื่อน้นั ไปคานวณไดด้ ว้ ย 6. การคานวณสามารถใชช้ ื่อเซลลเ์ ป็นตวั แปรในการส่งั คานวณได้ การเร่ิมใช้งานโปรแกรม เร่ิมใชง้ านโปรแกรม Microsoft Office Excel 2013 1. คลิกปม Start บนแถบ Task bar 2. เลือก All Programs เลือก Microsoft Office 2013 3. เลือก Excel 2013 4. เลือกรูปแบบเอกสารเซ่น Blank workbook หลงั ทาการเลือกรูปแบบเสร็จจะปรากฏ หนา้ ต่างการทางานของโปรแกรม Microsoft Office 2013 อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คูม่ ืออบรมคอมพวิ เตอร์เชิงปฏิบตั ิการ 33 ส่ วนประกอบของหน้ าต่างโปรแกรม หนา้ ต่างโปรแกรม Microsoft Excel มีส่วนประกอบหลกั ท่ีควรทราบ ดงั น้ี 1. Quick Access Toolbar เป็นแถบเคร่ืองมือใหค้ ุณเรียกใชง้ านไดอ้ ยา่ งรวดเร็ว ผใู้ ช้ สามารถเพ่มิ ป่ ุมคาสั่งที่ใชง้ านบ่อยๆ ไวบ้ นแถบเคร่ืองมือน้ีได้ 2. Title bar เป็นส่วนที่แสดง ชื่อไฟลข์ อ้ มลู และช่ือโปรแกรม Microsoft Excel ที่เปิ ดใช้ งานขณะน้นั กรณีท่ีเป็นการเขา้ สู่โปรแกรมคร้ังแรก และยงั ไมม่ ีการเปิ ดโฟลเดอร์ขอ้ มลู ใด ๆ โปรแกรมจะแสดงชื่อไฟลข์ อ้ มลู ให้ โดยเริ่มตน้ จาก “Book 1” เป็นตน้ ไป 3. Ribbon เป็นท่ีรวบรวมคาสงั่ ต่างๆ ของเมนูหรือทลู บาร์ เพอ่ื ใหผ้ ใู้ ชเ้ ลือกใชง้ านง่ายข้ึน 4. Name box ใชร้ ะบุตาแหน่งหรือช่ือเซลลใ์ นขณะที่คลิกเลือกเซลล์ 5. Formula bar ใชใ้ นการแสดงสูตรคานวณทางคณิตศาสตร์หรือสาหรับพมิ พข์ อ้ ความ ตวั เลข 6. Active cell สถานะของเซลลป์ ัจจุบนั ที่กาลงั ทางานอยู่ 7. Work Sheet ป้ ายช่ือ (Sheet) เป็นช่ือของแผน่ งานท่ีเลือกใชง้ านอยใู่ นขณะน้นั 8. Work Space พ้นื ที่ใชง้ านของโปรแกรม เป็ นพ้ืนท่ีท่ีใชส้ าหรับพมิ พข์ อ้ ความหรือ กรอกตวั เลขลงไปในแผน่ งาน 9. Column แถวแนวต้งั ของแผน่ งาน โดยมีช่ือหวั คอลมั นเ์ ป็นตวั อกั ษร A,B,C... ไปจนถึง XFD 10.Row แถวแนวนอนของแผน่ งาน โดยมีชื่อหวั แถวเป็นตวั เลข 1,2,3... ไปจนถึงแถว ที่ 1,048,576 อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คู่มืออบรมคอมพิวเตอร์เชิงปฏิบตั ิการ 34 การสร้างงาน กาหนดแผ่นงาน ขอ้ มูลต่างๆ ที่ป้ อนเขา้ ไปภายในแผน่ งานน้นั บางคร้ังอาจมีจานวนมากและมีประเภทของ ขอ้ มลู ที่แตกตา่ งกนั จนทาใหแ้ ผน่ งานไมเ่ ป็ นระเบียบและไม่สวยงาม ดงั น้นั จึงมีการจดั การแผน่ งาน ท่ีเหมาะสมเพ่ือความสะดวกในการใชง้ าน เช่น การยา้ ยแผน่ งาน การเพ่ิมแผน่ งานเปล่าและการต้งั ชื่อใหแ้ ผน่ งาน เป็นตน้ 1. วธิ ีเลอื กแผ่นงาน แผน่ งานท่ีอยภู่ ายใน (Workbook) บางคร้ังอาจมีจานวนหลายแผน่ งานวางเรียงรายซอ้ นกนั อยู่ และสามารถเปิ ดดูขอ้ มลู ต่างๆ ของแต่ละแผน่ งานได้ ดงั น้ี 1. นาเมาส์ไปคลิกแผน่ งานที่ตอ้ งการบริเวณดา้ นล่างของหนา้ ตา่ งโปรแกรม 2. แผน่ งานท่ีเลือกไวก้ ็จะเกิดการแอ็คทีฟ หรือทางานข้ึนมา โดยจะเห็นแทบ็ สีไดช้ ดั เจน กวา่ แทบ็ อ่ืนๆ การตรึงแนวหน้าจอ ทางเลือกของการแบ่งหนา้ จออีกอยา่ งวธิ ีหน่ึงคือการทาให้หนา้ จอส่วนหน่ึงไม่เคลื่อนไหว อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คู่มืออบรมคอมพวิ เตอร์เชิงปฏิบตั ิการ 35 ซ่ึงตา่ งจากการแบง่ หนา้ จอท่ีหนา้ จอทุกส่วนสามารถเคล่ือนไหวไดด้ ว้ ยการใช้ Scroll bar แต่การตรึง แนวหน้าจอจะทาให้ส่วนท่ีถูกตรึงไม่เคล่ือนที่ มีประโยชน์ในการทาให้ส่วนหัวของตารางคงท่ี ในขณะท่ีส่วนท่ีเติมขอ้ มูลเคล่ือนท่ีไปไดเ้ รื่อย ๆ การตรึงแนวทาไดท้ ้งั แนวนอนและแนวต้งั การตรึงแนวหน้าจอ 1. เลือกเมนู View -> Freeze Panes คลิกเลือก Freeze Panes การตรึงแนวจะตรึงแนวใน ตาแหน่งของเคอเซอร์โดยตรึงท้งั แนวนอนและแนวต้งั 1) ตรึงแถวบนสุด (Freeze Top Row) เป็นการตรึงแนว แนวนอนแถวบนสุด 2) ตรึงคอลมั นแ์ รก (Freeze First Column) เป็นการตรึงแนว แนวต้งั คอลมั นแ์ รก 2. การยกเลิกการตรึงแนว คลิกป่ ุมคาสั่ง Freeze Panes และคลิกป่ ุมคาสง่ั Unfreeze Panes อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกลุ
คูม่ ืออบรมคอมพวิ เตอร์เชิงปฏิบตั ิการ 36 รู้จักกบั ข้อมูลชนิดต่าง ๆ การจดั รูปแบบขอ้ มลู โดยการใชเ้ มนู มีข้นั ตอนดงั น้ี 1. เลือกช่วงขอ้ มลู ที่ตอ้ งการ 2. คลิกขวาเลือกคาสั่ง Format Cells จะปรากฏหนา้ ต่าง Format Cells Dialog ซ่ึงแบ่ง ออกเป็ นกลุ่มมีท้งั หมด 6 กลุม่ 1) เมนูกลุ่ม Number จดั รูปแบบตวั เลข 2) เมนูกลุ่ม Alignment การจดั วางขอ้ ความ 3) เมนูกลุ่ม Font ชนิดของตวั อกั ษร 4) เมนูกลุ่ม Border กาหนดเส้นขอบ 5) เมนูกลุ่ม Fill กาหนดสีพ้ืนและลาย 6) เมนูกลุ่ม Protection ป้ องกนั การแกไ้ ขขอ้ มูล เมนูย่อยกลุ่ม Number อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คู่มืออบรมคอมพวิ เตอร์เชิงปฏิบตั ิการ 37 ตัวอย่าง การแสดงตวั เลขใหเ้ ป็นแบบตา่ งๆ เช่นตอ้ งการใหแ้ สดงผลเป็นตวั เลขทศนิยม 2 ตาแหน่ง (1,000.00) มีข้นั ตอนดงั น้ี 1. คลิกเมนูยอ่ ย Number เลือก Category เป็นแบบ Number และกาหนดให้ Decimal Places เป็นเลข 2 2. หากตอ้ งการใหต้ วั เลขมีการใช้ comma คนั่ เม่ือถึงหลกั พนั ใหค้ ลิกทาเครื่องหมายถูก หนา้ use 1000 Separators (,) 3. หากตอ้ งการใหเ้ ซลลม์ ีการแสดงเลขจานวนลบในรูปแบบตา่ ง ใหค้ ลิกเลือกรูปแบบได้ ใน Negative Numbers 4. คลิก OK เพ่ือให้ Excel กาหนดคุณสมบตั ิใหก้ บั เซลล์ หรือ Cancel เพอ่ื ยกเลิก การป้ อนค่าตวั เลข ส่วนใหญ่นิยมป้ อนแต่ตวั เลขท้งั หมด ซ่ึงสามารถที่จะเปล่ียนรูปแบบ ของเซลล์น้ัน ๆ ไดใ้ นภายหลงั เช่น วนั ท่ี เวลา ขอ้ ความ ฯลฯ หรือถา้ ตอ้ งการจดั ขอ้ มูลให้อยู่ใน รูปแบบทางตวั เลขหรือทางการเงิน เช่น สกุลเงิน ค่าเปอร์เซ็นต์ จุลภาค เพ่ืม/ลดทศนิยม เป็ นตน้ ซ่ึง สามารถเรียกใช้ไดจ้ ากเมนู Home -> Number หรือคลิกขวาเลือกคาส่ัง Format Cells คลิกเมนูย่อย Number เลือก Category และเลือกขอ้ มลู เป็น Number หรืออ่ืน ๆ เมนูย่อยกลุ่ม Alignment ตวั อย่าง การจดั รูปแบบของขอ้ มลู ในเซลล์ ใหช้ ิดซา้ ย ชิดขวา อยตู่ รงกลาง การตดั คา หรือ ใหข้ อ้ ความ เอียงไปตามองศาที่ตอ้ งการเพอื่ ใหเ้ กิดความสวยงาม มีข้นั ตอนดงั น้ี คลิกเมนูยอ่ ย Alignment จะมีตวั เลือกท่ีจะพจิ ารณาดงั นี้ อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คูม่ ืออบรมคอมพิวเตอร์เชิงปฏิบตั ิการ 38 1. กลุ่ม Text alignment เป็ นการกาหนดใหก้ ารจดั วางขอ้ ความอา้ งอิงตาแหน่งการจดั ใน แนวนอน (Horizontal) และแนวต้งั (Vertical) โดยมีตวั เลือกคลิกเลือกได้ 2. กลุ่ม Orientation เป็ นการกาหนดให้ข้อมูลท่ีอยู่ในเซลล์มีการปรับเอียงเป็ นองศา ใดบา้ งจะอยใู่ นช่วง -90 ถึง 90 องศา 3. กลุ่ม Text control เป็ นการกาหนดให้รูปแบบของเซลล์ขอ้ มูลท่ีแสดงเป็ นแบบต่างๆ เช่น คลิก Merge Cell จะนาเซลล์ที่ทาแถบสีท้ังหมดรวมเป็ นเซลล์เดียวกัน Wrap Text จะปด ตวั หนงั สือท่ียาวๆ ใหน้ าเสนอหลายๆ บรรทดั ในเซลลเ์ ดียวกนั 4. คลิก OK เพ่ือให้ Excel กาหนดคุณสมบตั ิใหก้ บั เซลล์ หรือ Cancel เพอื่ ยกเลิก ตัวอย่าง การตดั คา เป็ นการตดั ตวั หนงั ลือที่มีขนาดยาว ให้สามารถแสดงไดห้ ลายบรรทดั ในเซลล์ เซลล์ เดียว เช่น เมื่อตอ้ งการป้ อนขอ้ มูลที่มีความยาวมาก ๆ และตอ้ งการนาเสนอขอ้ ความยาว ๆ น้นั โดยใหส้ ามารถ แสดงในช่องเซลลไ์ ดค้ รบถว้ นไม่ขาดหาย มีข้นั ตอนดงั น้ี 1. เลือกช่วงขอ้ มูลที่ตอ้ งการ 2. คลิกขวาเลือกคาสงั่ Format Cells จะปรากฎหนา้ ต่าง Format Cells Dialog 3. คลิกเมนู Alignment 4. คลิกเมนูย่อย Text Alignment เลือกตาแหน่งการจดั ในแนวนอน (Horizontal) เป็ น Center และ แนวต้งั (Vertical) เป็น Center อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คูม่ ืออบรมคอมพวิ เตอร์เชิงปฏิบตั ิการ 39 5. เมนูย่อย Text control คลิกทาเคร่ืองหายถูกหนา้ Wrap Text เพ่ือทาการตดั คาจากขอ้ ที่ ยาวๆ จาก บรรทดั เดียวใหส้ ามารถแสดงหลาย ๆ บรรทดั ในเซลลเ์ ดียวกนั 6. คลิก OK เพ่อื ให้ Excel กาหนดคุณสมบตั ิใหก้ บั เซลล์ หรือ Cancel เพอ่ื ยกเลิก 7. หรือใชเ้ ครื่องมือบนริบบอน เมนู Home -> Alignment เลือก Wrap Text การจัดรูปแบบตามเงอื่ นไข เม่ือตอ้ งการกาหนดเง่ือนไขในการจดั รูปแบบขอ้ มลู เช่น ตวั เลขของเงินเดือนพนกั งานให้ เป็นสีน้าเงินเฉพาะคนท่ีมากกวา่ 20000 ใหใ้ ชเ้ รื่องของ Conditional Formatting การ Highlight สีลงในเซลล์ท่ีตรงตามเง่ือนไขที่กาหนดแสดงขอ้ มูล เช่นใส่สีในเซลล์ ที่มีขอ้ มูลมลู มากกวา่ 300 โดยเลือกจากขอ้ มูลช่วง B2 ถึง B5 อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกลุ
คูม่ ืออบรมคอมพิวเตอร์เชิงปฏิบตั ิการ 40 การป้ อนข้อมูลอตั โนมตั ใิ นรูปแบบต่าง ๆ เป็น Tools ที่ใชง้ ่ายตอ่ การใชง้ านมากประหยดั เวลามาก ในการทาขอ้ มลู เพิ่มเติมข้ึนมาอีก คอลมั น์หรือแถว ใน Microsoft Excel โดยขอ้ มลู ของตวั เลขจานวนมากๆและตอ้ งการมาเรียงขอ้ มลู ใหอ้ ยใู่ น format แบบใหม่ท่ีเราตอ้ งการ การแยก ช่ือจริง – นามสกุล ออกจากกนั คลิกเมาส์ไวท้ ี่ Cell ท่ีเราพมิ พข์ อ้ ความท่ีเราต้งั เป็นตวั อยา่ ง > คลิก Tab : Data > คลิก Flash Fill (CTRL + E) อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คู่มืออบรมคอมพิวเตอร์เชิงปฏิบตั ิการ 41 โดยขอ้ มูลต่างๆเราไม่ตอ้ งทาการกรอกเลย Excel จะทาการกรอกใหต้ ามปกติ การเปลยี่ นตัวเลขฟอร์แมท ของเบอร์โทร ทาการพิมพข์ อ้ มูลท่ีถูกตอ้ งตามตวั อยา่ งหรือขอ้ มูลท่ี เราตอ้ งการ > เลือก Cell ขอ้ มลู ท่ีเราแสดงเป็นตวั อยา่ ง > แถบ Data > คลิก Flash Fill (CTRL+E) จะไดข้ อ้ มลู ดงั ภาพ อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกลุ
คูม่ ืออบรมคอมพวิ เตอร์เชิงปฏิบตั ิการ 42 การอ้างองิ เซลล์ข้ามแผ่นงาน การอ้างองิ การอา้ งอิงตาแหน่งของเซลลร์ ่วมกบั การใชฟ้ ังกช์ นั ในการคานวณ การอา้ งถึงตาแหน่งของ Excel สาหรับน่าขอ้ มูลมาคานวณ แบง่ ออกเป็น 3 แบบดงั น้ี 1. การอา้ งอิงแบบสมั พนั ธ์ (Relative Referencing) 2. การอา้ งอิงแบบสมบรู ณ์ (Absolute Referencing) 3. การอา้ งอิงแบบผสม (Mixed Referencing) 1. การอ้างองิ ตาแหน่งเซลล์ แบบสัมพนั ธ์ (Relative Referencing) การอา้ งอิงตาแหน่งขอ้ มูลโดยตาแหน่งของขอ้ มูลเมื่อทาการสาเนาไปให้เซลลอ์ ื่นแลว้ จะมี การเปลี่ยนแปลงตาแหน่งไปดว้ ยโดยท่ีสูตรไม่มีการเปล่ียนแปลง เช่น เซลลต์ น้ ฉบบั ที่มีสูตรสมการ ท่ีตอ้ งการทาสาเนา อยทู่ ่ีตาแหน่ง B6 ภายในเซลล์มีสูตรการรวมกนั ของขอ้ มูลที่ติดกนั 5 เซลล์ คือ ช่วง A1:A5 จะไดส้ ูตร คือ =Sum(Al:A5) อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกลุ
คู่มืออบรมคอมพวิ เตอร์เชิงปฏิบตั ิการ 43 2. การอ้างองิ แบบสมบูรณ์ (Absolute Referencing) การอา้ งอิงแบบสมบูรณ์ (Absolute Referencing) เป็ นการอา้ งอิงตาแหน่งโดยท่ีตอ้ งการ กาหนดใหต้ าแหน่งที่ตอ้ งการอา้ งถึงในสูตรไม่มีการเปล่ียนแปลงตาแหน่งไปเป็นตาแหน่งอ่ืนเม่ือทา การสาเนาไปวางยงั ตาแหน่งใดใน Worksheet ก็จะยงั คงอา้ งถึงตาแหน่งเดิมเสมอ ซ่ึงการอา้ งอิง ตาแหน่งแบบ Absolute น้ีจะตอ้ งมี การใชเ้ ครื่องหมาย $ มากาหนดใหส้ าหรับบอกให้ Excel ทราบ ว่า เม่ือใดที่มีเคร่ืองหมาย $ วางไวห้ น้าตาแหน่ง แถว (row) หรือวางไวห้ น้าตาแหน่งคอลัมน์ (column) แลว้ แสดงวา่ แถวหรือคอลมั น์น้นั จะไมม่ ีการเปล่ียนแปลงตาแหน่ง เช่น ตอ้ งการกาหนดให้ตาแหน่งของเซลล์เป็ นคอลมั น์ A เสมอไม่วา่ จะสาเนาไปวางยงั เซลล์ ใดๆ แตแ่ ถวสามารถเปลี่ยนแปลงได้ สามารถกาหนดได้ คือ $A1 ตอ้ งการกาหนดใหต้ าแหน่งของเซลลเ์ ป็นคอลมั นใ์ ดๆ ก็ไดแ้ ต่แถวตอ้ งการกาหนดให้เป็ น แถวที่ 2 เสมอไม่วา่ จะสาเนาไปวางยงั เซลลใ์ ดๆ สามารถกาหนดได้ คือ A$2 ตอ้ งการกาหนดใหต้ าแหน่งของเซลล์เป็ นคอลมั น์ A และแถวตอ้ งการกาหนดใหเ้ ป็ นแถวท่ี 1 เสมอ ไมว่ า่ จะสาเนาไปวางยงั เซลลใ์ ดๆ สามารถกาหนดไดค้ ือ $A$1 ประโยชน์ของการอา้ งอิงตาแหน่งแบบ Absolute เช่น ตอ้ งการบวกค่าคงที่ที่อยใู่ นตาแหน่ง B1 ใหก้ บั เซลล์ C1 ดงั น้นั จะไดส้ ูตรคือ =SUM(A1*B$1) เม่ือทาสาเนาไปสูตรของเซลล์ C1 ไปยงั เซลล์ C2 สูตรท่ีได้ในตาแหน่ง C2 คือ =SUM(A2*B$1) สังเกตในสูตรตาแหน่งท่ีไม่มีการใส่ เครื่องหมาย $ กากบั หนา้ ตาแหน่งคอลมั น์ หรือแถวจะไม่การเปลี่ยนแปลงตาแหน่งไปแต่ท่ีตาแหน่ง B1 ที่อา้ งอิงเป็นแบบ Absolute กย็ งั คงเป็นตาแหน่งเดิมไมม่ ีการเปลี่ยนแปลง 3. การอ้างองิ แบบผสม (Mixed Referencing) การคานวณต่าง Work Sheet จะมีลกั ษณะท่ีต่างจากการคานวณภายใน Work Sheet อยู่ ส่วนหน่ึงเท่าน้นั เม่ือตอ้ งการอา้ งข้อมูลที่อยู่ใน Work Sheet ไหนก็จะตอ้ งมีการอา้ งถึงช่ือ Work Sheet ที่จะนาขอ้ มูลมาคานวณโดยจะมีรูปแบบในการอา้ ง Worksheet ดงั น้ี อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกลุ
คู่มืออบรมคอมพวิ เตอร์เชิงปฏิบตั ิการ 44 ตัวอย่าง ตอ้ งการอา้ งอิงขอ้ มูลผลรวมในช่องเซลล์ F11 ของ Sheet1 ไปแสดงท่ีช่องเซลล์ A1 ของ Sheet2 1. คลิกเมาส์ที่ช่ือ Sheet2 ให้ Active 2. คลิกที่เซลล์ A1 ของ Sheet2 เพอ่ื ป้ อนสูตร โดยพิมพส์ ูตร =Sheet1!F11 3. กดปม enter เพ่ือจบการป้ อนสูตร กจ็ ะไดผ้ ลลพั ธ์แสดงท่ีช่อง A1 ของ Sheet1 หรือคลิกที่เซลล์ A1 ของ Sheet2 พิมพ์ = ลงในช่องเซลล์ A1 ของ Sheet2 จากน้นั ใหน้ าเมาส์ไปคลิก Sheet1 และนาไปคลิก เซลล์ D6 เสร็จแลว้ กดปม Enter จะปรากฏขอ้ มูลตวั เดียวกนั ระหว่าง F11 Sheet1 กบั A1 Sheet2 ถา้ มีการเปล่ียนขอ้ มูลใน D6 Sheet1 ขอ้ มูล A1 Sheet2 ก็จะเปล่ียนตาม สูตรคานวณ การช่วงข้อมูล (Range of Data) สาหรับการคานวณ การใช้เคร่ืองหมาย : (Colon) เพื่อระบุถึงช่วงของขอ้ มูลที่ต้องการ สาหรับการอ้างถึงช่วง ขอ้ มูล (Range) ที่ต้องการสาหรับนามาคานวณสามารถนาช่ือเซลล์และเคร่ืองหมาย : (Colon) มาใช้ ร่วมกนั มีรูปแบบดงั น้ี การคานวณ การใส่สูตรคานวณปกติน้นั สามารถใส่ลงในเซลลท์ ี่ตอ้ งการแสดงผลลพั ธ์ โดยพมิ พ์ เคร่ืองหมาย = แลว้ ตามดว้ ยรูปแบบการคานวณลงในเซลลน์ ้นั จากตวั อยา่ งน้ี ตาแหน่งเซลลอ์ ยทู่ ี่ D4 1. พิมพเ์ คร่ืองหมาย = แลว้ ตามดว้ ยตาแหน่งเซลล์ เช่น =C2*B2 เสร็จแลว้ กดปม Enter 2. ที่เซลล์ D2 จะแสดงผลลพั ธ์ และที่ Formula bar จะแสดงสูตรคานวณท่ีกาหนดไว้ อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คู่มืออบรมคอมพิวเตอร์เชิงปฏิบตั ิการ 45 การคานวณหาผลรวมโดยใช้ ฟังก์ชัน ถา้ ตอ้ งการหาผลรวมของตวั เลขหลายๆ ตาแหน่ง สามารถใชฟ้ ังกช์ นั ของการหาผลรวมเขา้ มาช่วยในการคานวณได้ ดงั น้ี 1. เลือกเซลลท์ ี่ตอ้ งการแสดงผลลพั ธ์ จากตวั อยา่ งน้ี ตาแหน่งเซลลอ์ ยทู่ ี่ F11 2. เมนู Home -> Editing คลิกป่ ุมคาส่งั AutoSum บนทูลบาร์ การสร้างสูตรด้วยฟังก์ชันทใี่ ช้งานบ่อยๆ โปรแกรม Excel จะทาการแบ่งชุดของสูตรคานวณตาม ประเภทการใชง้ าน ถา้ ผใู้ ชโ้ ปรแกรมตอ้ งการใช้ สูตรคานวณประเภท ใด คลิกเลือกป่ ุมน้ันได้เลย หรือคลิกป่ ุม Insert Function ก็ได้ สูตร คานวณท่ีนามา ยกตวั อย่างจะเป็ นสูตรท่ีใช้งานบ่อย ๆ เช่น Sum = ฟังก์ชนั หาผลรวม Average = ฟังก์ชนั หาค่าเฉลี่ย, Count Numbers = ฟังก์ชนั นบั จานวนขอ้ มูล, Max = ฟังก์ชนั หาค่าสูงสุด, Min = ฟังก์ชนั หาคา่ ต่าสุด อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกลุ
คูม่ ืออบรมคอมพวิ เตอร์เชิงปฏิบตั ิการ 46 ตวั อยา่ งฟังกช์ นั พ้ืนฐาน ชื่อฟังก์ชัน รูปแบบของฟังก์ชัน การนาไปใช้ SUM SUM(A1,A5,A8) ฟังกช์ นั สาหรับการหาผลรวมของกลุ่มตวั เลข SUM(A1:B10) SUMIF SUMIF(B1:B4,\">30\") ฟังกช์ นั สาหรับใชใ้ นการหาผลรวมของขอ้ มลู AVERAGE SUMIF(B1:B4,\"20\") แบบมี เง่ือนไข AVERAGE (B1:B4) ฟังกช์ นั สาหรับการหาคา่ เฉล่ียของกลุ่มขอ้ มูล COUNT COUNT (A1:B10) ฟังกช์ นั สาหรับใชน้ บั จานวนขอ้ มูล COUNTIF COUNTIF(Al:A15,\"A\") ฟังกช์ นั สาหรับใชน้ บั จานวนขอ้ มลู แบบมี COUNTIF(A1:A15,\">200\") เงื่อนไข BAHTTEXT BAFITTEXT(300) ฟังกช์ นั สาหรับการแปลงจานวนเป็ นขอ้ ความ BAFITTEXT(B10) ภาษาไทย IF IF(10>15,\"มากกวา่ \",\"นอ้ ยกวา่ \") ฟังกช์ นั สาหรับการพจิ ารณาเง่ือนไขตดั สินใจ IF(A2<B2,5%,1%) ทางตรรกะ MAX MAX (A1:B10) ฟังกช์ นั สาหรับการหาคา่ มากท่ีสุดในกลุ่มขอ้ มลู MIN MIN (A1:B10) ฟังกช์ นั สาหรับการหาคา่ นอ้ ยท่ีสุดในกลุ่มขอ้ มลู ROUND ROUND(20.6,0.5) ฟังกช์ นั สาหรับใชป้ ิ ดเศษเลขทศนิยมโดยวธิ ีที่ ROUND(B1,0.5) นิยมกนั คือ ถา้ นอ้ ยกวา่ .5 ให้ปิ ดลง นอกน้นั ให้ ปัดข้ึน ดงั น้นั 5.5 ก็ จะถูกปัดเป็น 6 FLOOR FLOOR(20.2,0.5) ฟังกช์ นั สาหรับใชป้ ัดเศษเลขทศนิยมทิ้ง DATE FLOOR(A1,0.5) DATE( 12,10,27) ฟังกช์ นั สาหรับการแปลงค่าปี , เดือน, วนั ให้ กลายเป็น ตวั เลขที่ Excel ที่นาไปคานวณได้ TODATE TODATE( 12,10,27) ฟังกช์ นั สาหรับการแสดงวนั เดือนปี ปัจจุบนั ของ ระบบออกมา NOW NOW(12,10,27) ฟังกช์ นั สาหรับการแสดงวนั เดือนปี และเวลา ปัจจุบนั ของระบบออกมา ตัวอย่าง การใชง้ าน ฟังกช์ นั IF การฟังก์ชนั IF ใชส้ าหรับการทางานที่มีการกาหนดเง่ือนไขเป็ นทางเลือก ถา้ เงื่อนไขเป็ น จริงจะให้ โปรแกรมทางานอยา่ งหน่ึงแต่ถา้ ตรวจสอบแลว้ พบวา่ เง่ือนไขเป็ นเทจ็ หรือไม่เป็ นจริงจะ อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คูม่ ืออบรมคอมพิวเตอร์เชิงปฏิบตั ิการ 47 ส่ังใหโ้ ปรแกรมทางานอีก อยา่ งหน่ึง เซ่น =IF(A1 > 50,’’ผา่ น”,”ไม่ผา่ น) หรือใช้ IF ซ้อนกนั หลาย ข้นั แต่ไมเ่ กิน 7 ข้นั เช่น =IF(B2 < 50,” กลุ่มออ่ น”, IF(B2 < 60,’’กลุ่มปานกลาง”, IF(B2 < 70,’’กลุ่ม เก่ง”,’’กลุ่มเก่งมาก”))) นอกจากน้นั ยงั สามารถใช้ คาสง่ั AND, OR, NOT ประกอบการต้งั เง่ือนไข การนาฟังก์ชนั IF แบบ 1 ข้นั มาใช้งานในการคานวณ เช่น ใชใ้ นการตดั สินใจในการเลือก ผลิตสินคา้ ใน การคานวณช่องเซลล์ C2 ใชเ้ รียกใชฟ้ ังกช์ นั IF หรือจะพิมพล์ งในช่องเซลล์ C2 โดย พิมพ์ =IF(B2<=100,\"ผลิต\",\"ไม่ผลิต\") และช่องเซลล์ C3 พิมพ์ =IF(B3<=100,\"ผลิต\",\"ไม่ผลิต\") จนถึง C7 หรือใชว้ ธิ ีการคดั ลอก (Copy) สูตรฟังกช์ นั ตวั อยา่ งฟังกช์ นั IF 2 ช้นั ในการคานวณช่องเซลล์ C2 จะใชฟ้ ังกช์ นั IF จากเมนูหรือจะพิมพล์ งในช่องเซลล์ C2 โดย พิมพ์ = IF(B2<=200,500, IF(B2<600,200,\"ไม่ผลิต,,)) และช่องเซลล์ C3 พิมพ์ = IF(B2<=200,500, IF(B2 <600,200,\"ไมผ่ ลิต\")) จนถึง C7 หรือใชว้ ธิ ีการคดั ลอก (Copy) สูตร อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คูม่ ืออบรมคอมพวิ เตอร์เชิงปฏิบตั ิการ 48 การใช้ฟังก์ช่ัน VLOOKUP : คน้ หาขอ้ มูลตามแนวคอลมั น์ VLOOKUP (lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup) ค่าตรรกะ มี 2 ค่า - ระบุเป็น True หรือ 1 หรือไม่ใส่ จะส่งค่าที่ตรงกนั หรือใกลเ้ คียงกนั กลบั มา - ระบุเป็น FALSE หรือ 0 จะส่งคา่ ที่ตรงกนั กลบั มาเทา่ น้นั ถา้ ไมพ่ บจะส่งค่า #N/A มา ตัวอย่าง : ตอ้ งการคน้ หารหสั สินคา้ โดยพิมพร์ หสั สินคา้ ในเซล B4 แลว้ ใหแ้ สดงช่ือสินคา้ น้นั ๆ ออกมาท่ีเซล C4 มีวธิ ีทากงั น้ี 1 คลิกเมาส์ท่ีเซล C4 2 พิมพส์ ูตรที่ช่องสูตร คือ = VLOOKUP(B4,H4:J12,2,FALSE) 3 พมิ พร์ หสั สินคา้ ท่ีตอ้ งการแลว้ โปรแกรมจะแสดงชื่อสินคา้ ในช่องรายการสินคา้ อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกุล
คู่มืออบรมคอมพิวเตอร์เชิงปฏิบตั ิการ 49 รู้จกั PivotTable PivotTable คือเคร่ืองมือใช้สาหรับการสรุปขอ้ มูลจานวนมาก รองรับการแสดงลพั ธ์ใน รูปแบบของกราฟ หรือข้อมูลตารางท่ีมีการสรุปผลลัพธ์ สามารถเลือกรูปแบบของรายงานได้ หลากหลาย ทาใหล้ ดเวลาในการจดั การขอ้ มูลไดม้ าก การใชง้ านไม่ยุง่ ยาก เพียงแค่เริ่มตน้ ดว้ ยการ บนั ทึกขอ้ มูลและเลือกคาสั่ง PivotTable จากน้ันเลือกรูปแบบของขอ้ มูล และรายงานตามท่ีเรา ตอ้ งการเทา่ น้นั วธิ ีการใช้งาน PivotTable สาหรับการเริ่มต้น 1. เปิ ดเอกสารหรือ sheet ท่ีมีขอ้ มูล 2. คลิกคลุมขอ้ มลู ท้งั หมด 3. คลิกเมนู Insert และเลือกคาสง่ั PivotTable 4. จะพบหนา้ ต่างใหม่ Create PivotTable (จะแสดงวา่ เราตอ้ งการสร้างจากขอ้ มูลไหน บา้ ง) 5. ท่ีคาส่ัง Choose where you want the PivotTable report to be placed เลือก New Worksheet ถา้ ตอ้ งการใหส้ ร้าง Sheet ใหม่ (แนะนาใหเ้ ลือกขอ้ น้ี) เลือก Existing Worksheet ถา้ ตอ้ งการให้แสดงผลลพั ธ์ใน Sheet ที่ตอ้ งการ อาจารยฐ์ านนั ท์ ต้งั รุจิกลุ
Search
