PLANTILLA MANUAL DEL EMPLEADO CON CORRECCIONES

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 Plantilla para Manual de Empleado 1

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 Plantilla para Manual de Empleado El siguiente documento provee, de manera general, una guía para construir un manual de empleados. Para esto, se presenta una plantilla con las secciones comúnmente incluidas en un manual de empleados y una corta descripción del contenido a ser incluido en cada sección. Se debe tener en mente que esta información es provista a manera de guía y ejemplo, no tiene el propósito de ser considerado consejería legal y puede que no refleje la totalidad de los asuntos relacionados a su organización. Hay que destacar que antes de publicar un manual de empleados, se recomienda que el mismo sea verificado por un abogado para asegurar cumplimiento con leyes y regulaciones locales, estatales y federales. De igual manera, el contenido y presentación de este contenido debe ser modificado para ir a tono con la cultura organizacional y prácticas estándares de su industria, los ejemplos solo sirven como base. Nota: El texto en negritas e itálico representa descripciones o instrucciones. El texto normal representa ejemplo del contenido que debe ir en cada sección. 2

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 [NOMBRE DE LA COMPAÑÍA] MANUAL DE EMPLEADO [LOGO] Última enmienda: DD/MM/AAAA 3

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 TABLA DE CONTENIDO Mensaje de bienvenida 6 Introducción 7 Sobre nosotros 8 Misión 8 Visión 8 Valores 8 RELACIONES CON EL EMPLEADO 10 Relación de empleo 11 Definiciones 12 Deberes Generales de los empleados 13 POLÍTICAS Y NORMAS INSTITUCIONALES 14 Política sobre igualdad de oportunidad en el empleo 15 Política referente a la ley de americanos discapacitados | Americans with Disability Act (ADA) y el 16 acomodo razonable Política sobre discrimen 17 Política sobre orientación sexual e identidad de género 19 Política de represalias en el empleo 20 Política de puertas abiertas 21 Política para la prevención del hostigamiento sexual 22 Política programa de prevención de violencia en el lugar de trabajo 24 Política de acomodo para prácticas religiosas del empleado 25 Política de no solicitación y distribución 26 Política sobre el uso de internet y correo electrónico 27 Política sobre el uso de redes sociales 29 Política sobre el uso de teléfono celular 31 Política sobre uso de drogas y alcohol 32 Política de no fumar 33 Conflicto de interés 34 Empleo con otras organizaciones 35 Seguridad e higiene personal 36 Vestimenta y apariencia personal 38 Comportamiento general en el área de trabajo 40 Procedimiento de solución de problemas 41 Objetos perdidos y encontrados 42 Confidencialidad de información 43 Órdenes de protección 44 Visitas 45 Prohibición de armas de fuego y armas blancas 46 Política sobre conducta conflictiva e inapropiada 47 Eventos catastróficos 50 Sistema de vigilancia de cámaras de circuito cerrado 51 Teléfonos 52 PROCESOS ADMINISTRARIVOS: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL 53 Selección de candidatos idóneos 54 Clasificación de empleados 56 4

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de 58 59 Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 60 61 Expedientes de personal 62 Información personal 63 Evaluaciones 64 Escala salarial 68 Orientación 69 PROCESOS ADMINISTRARIVOS: CONDICIONES DE TRABAJO 70 Jornada de trabajo 71 Horario flexible 72 Trabajo remoto 73 Asistencia, ausencias y tardanzas 74 PROCESOS ADMINISTRARIVOS: COMPENSACIÓN 75 Días de pago 76 Deducciones de nómina 77 PROCESOS ADMINISTRATIVOS: TERMINACIÓN O RENUNCIA 78 Terminación de empleo 81 Entrevista de salida 84 BENEFICIOS: LICENCIAS 85 Licencia por vacaciones regulares 86 Licencia por enfermedad 87 Licencia por servicio de jurado 88 Licencia para testificar en caso criminal 89 Licencia militar sin sueldo 91 Licencia por maternidad y adopción 92 Licencia por período de lactancia o extracción de leche materna 93 Licencia médica familiar 94 Licencias por accidentes en el trabajo (fse) 95 Licencia deportiva especial 96 Licencia por funeral o duelo 97 Licencia por elecciones 98 Reinstalación después de una licencia 99 BENEFICIOS: SEGUROS 100 Seguro social choferíl 101 SINOT 102 Administración de compensación por accidentes automovilísticos (ACAA) 103 BENEFICIOS: BENEFICIOS ADICIONALES 104 Día de cumpleaños 105 Días feriados 105 Bono de navidad 105 NOTAS ACLARATORIAS 105 Separabilidad 107 Derogación y enmiendas 108 Vigencia Resumen ACUSE DE RECIBO Y CERTIFICACIÓN Acuse de recibo y certificación 5

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 MENSAJE DE BIENVENIDA En esta sección del Manual del Empleado se presentará una corta bienvenida a los Empleados. Lo siguiente es un ejemplo de la información que se debe incluir en esta sección. A nombre de la familia de [Nombre de la Compañía] (en lo sucesivo “la empresa” o “la compañía”), es para nosotros un placer darle la bienvenida y expresarle que nos enorgullece contar con usted como parte de nuestro equipo de trabajo. Le deseo éxito y prosperidad en su nuevo empleo, el cual espero sea mutuamente beneficioso para usted, y para la familia de [Nombre de la Compañía], pero más importante aún, para aquellos a quienes nos debemos: NUESTROS CLIENTES. El éxito la empresa descansará siempre, en que podamos brindar a nuestros clientes un servicio de calidad, con atención y esmero, más allá de lo que ellos esperan. Esta satisfacción a nuestros clientes no es posible obtenerla a menos que todos nosotros, los empleados de [Nombre de la Compañía] cooperemos unos con otros con cortesía, profesionalismo y con deseo de superación. Nuestra empresa depende de personas como usted para brindarles satisfacción total a nuestros clientes y ayuda incondicional a los compañeros de trabajo para que ellos puedan lograr sus objetivos. El objetivo de este Manual del Empleado es poder brindarle una guía a muchas de las preguntas que usted pueda tener con relación a beneficios, políticas u oportunidades que nuestra compañía le ofrece. Será muy beneficioso para usted que lea el mismo minuciosamente. Terminamos este mensaje con una nota que requiere atención: Su trabajo es importante y valioso para nuestros clientes y para el resto de la familia de [Nombre de la Compañía]. Nosotros esperamos que nuestros empleados vean su trabajo no sólo como un medio de obtener beneficios económicos para sustento, sino como una fuente de crecimiento profesional y personal. ¡Una vez más, bienvenido a nuestro equipo de trabajo y éxito! “BIENVENIDO A FORMAR PARTE DE NUESTRO EQUIPO” 6

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 INTRODUCCIÓN En esta sección se presenta una corta introducción al contenido del Manual del Empleado. Importante incluir, como parte de esta sección, las siguientes cláusulas: • Este manual no es, ni debe ser, interpretado como un contrato de empleo, su único propósito es de orientación. • [Nombre de la Compañía] se reserva el derecho de enmendar o eliminar, cuando así lo crea, el contenido de este Manual. De igual manera, de existir ambigüedad en alguna de las disposiciones del Manual o alguna de las reglas o políticas de [Nombre de la Compañía] se reserva el derecho de interpretar las normas. • [Nombre de la Compañía] se reserva el derecho de añadir, eliminar, enmendar o cambiar cualquier regla en cualquier momento. Cualquier adición, eliminación, enmienda o cambio, le será notificada con anterioridad a su vigencia para que pueda conocerla antes de su aplicación. Cualquier pregunta con relación a alguna sección en particular, deberá dirigirse a su Supervisor(a) o a su Departamento de Recursos Humanos. • [Nombre de la Compañía] no se obliga a continuar con las prácticas pasadas, usos y costumbres de la Institución que no hayan sido consideradas y específicamente incluidas en el presente Manual y/o las nuevas políticas que en lo sucesivo se pongan en vigor por la administración de [Nombre de la Compañía]. 7

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 SOBRE NOSOTROS En esta porción del documento se presenta información sobre la compañía. Se puede presentar una breve historia de esta, información sobre sus fundadores, localización, y cualquier otra información que usted crea los empleados deben saber sobre la compañía. Ejemplo: Compañía X es una empresa dedicada al análisis y visualización de datos establecida en el 2006. Desde nuestros inicios, compañía X ha estado a la vanguardia en nuevas y noveles maneras de analizar y presentar datos con el fin de pequeñas y medianas empresas puedan utilizar el poder de la información en sus procesos de toma de decisiones al igual que lo hacen las grandes empresas… MISIÓN En esta área se presenta la misión de la organización. La misión de su empresa debe reflejar lo que usted su meta con su empresa y sus servicios particulares. Aquí un ejemplo de una misión. Proveer servicios de excelencia en las áreas de análisis y visualización proveyéndole a los empresarios puertorriqueños una mejor manera de tomar decisiones a base de evidencia empírica. VISIÓN En esta área se presenta la visión de la organización. La visión de su empresa debe reflejar como usted visualiza a su empresa en el futuro. Aquí un breve ejemplo. Establecernos como empresa líder en el análisis y visualización de datos en Puerto Rico ayudando al crecimiento de otras empresas a través de mejores procesos de toma de decisiones. VALORES En esta área se presentan los valores de la organización. Usualmente se presentan en forma de lista enumerada y luego de cada valor se presenta una corta definición de que significa para la organización el valor en cuestión. Estos valores son los que se entienden deben guiar todos los esfuerzos de la organización y forman parte esencial del clima organizacional de la misma. Aquí un ejemplo. Seguridad – Durante el proceso de análisis de datos, la información de nuestros clientes será almacenada bajo los más estrictos estándares de seguridad, velando siempre por el bienestar y los intereses de nuestros clientes. Calidad – El procesamiento, almacenamiento, análisis y visualización de la información presentada por nuestros clientes será de la más alta calidad, igualando o sobrepasando las expectativas de nuestros clientes. 8

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 Eficiencia – El proceso a ser utilizado para nuestro análisis y visualizaciones será de la Más alta eficiencia, haciendo el mejor uso de los recursos a nuestra disposición. 9

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 RELACIONES CON EL EMPLEADO 10

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 RELACIÓN DE EMPLEO Este Manual, no pretende cubrir todas las facetas de la relación patrono-empleado. Este no constituye un contrato expreso o implícito de empleo entre la compañía y un empleado(a). Nada de lo que contiene este Manual debe crear una expectativa de empleo por un término específico. Las declaraciones presentadas en este manual son meramente declaraciones generales sobre las políticas de [Nombre de la Compañía]. [Nombre de la Compañía] se reserva, sin previo aviso y en cualquier momento, por cualquier razón, el derecho de: (a) modificar estas políticas, (b) aplicarlas en forma discrecional para esta empresa, o (c) suspender la aplicación de estas políticas. Ningún representante de [Nombre de la Compañía] tiene la autoridad de llegar a un acuerdo contrario a lo establecido anteriormente. Cualquier acuerdo de este tipo tiene que hacerse por escrito y estar respaldado por el director(a) ejecutivo(a), o un representante designado. Nadie tiene la autoridad de hacer declaraciones verbales de ningún tipo, en ningún momento, que comprometan legalmente a la compañía. El material contenido en este Manual no pretende confligir con o sustituir estatutos locales, estatales o federales que regulen las actividades afectadas por estas políticas y prácticas. Después de leer el contenido de este Manual, por favor firme y escriba la fecha en el recibo que aparece en la última página de este manual y entréguela al Departamento de Recursos Humanos o su Supervisor(a). 11

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 DEFINICIONES En esta porción del escrito se presentarán definiciones a los términos técnicos utilizados a través del manual. Algunos conceptos y definiciones utilizados comúnmente son los siguientes: 1- Empleado - Cuando en este Manual se utilice la palabra empleado, este concepto representará, en su acepción más amplia, tanto al hombre como a la mujer. Bajo ningún concepto, la palabra “empleado”, representará ni deberá entenderse como una preferencia por cuestiones de género. Tampoco se extiende el término empleado a relaciones de servicio con contratistas independientes a los cuales, aunque podrán ser de aplicación ciertas disposiciones relativas al comportamiento, no tendrán derecho a los términos, condiciones y beneficios de un empleado regular. 2- Despido - Suspensión indefinida o por un término que exceda tres (3) meses. 3- Despido por Justa Causa - Aquella razón que no esté motivada por razones legalmente prohibidas y que no sea producto del mero capricho. 4- Conducta Impropia – Infracción voluntaria del empleado a las normas o instrucciones del [Nombre de la Compañía] que no sean contrarias a la ley; actos ilegales o inmorales; o actos u omisiones que afectan adversa y significativamente los legítimos intereses de [Nombre de la Compañía] o el bienestar de otros, que se realiza de manera premeditada, intencional o con indiferencia de sus consecuencias adversas. La conducta impropia del empleado puede acarrear su despido, aun cuando el acto u omisión suceda luego de horas de trabajo. 5- Conducta Desordenada – Infracción que constituye conducta voluntaria del empleado que altera la paz, tranquilidad, el buen orden y el respeto que debe prevalecer en el buen ambiente de trabajo. La conducta desordenada del empleado también puede acarrear su despido, aun cuando el acto u omisión suceda luego de horas de trabajo. 12

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 DEBERES GENERALES DE LOS EMPLEADOS En esta porción del manual se presentan las responsabilidades generales de los empleados. Algunos ejemplos de responsabilidades comunes son las siguientes: (a) Cumplir con las responsabilidades y obligaciones de su puesto de trabajo, en conformidad a las normas, políticas y manuales de la Institución, la buena fe y diligencia. (b) Observar las medidas de seguridad e higiene establecidas por la Institución. (c) Abstenerse de incurrir en conducta impropia, desordenada, delictiva o inmoral que razonablemente pueda afectar los mejores intereses de [Nombre de la Compañía]. (d) Cumplir las órdenes e instrucciones del personal de supervisión en el ejercicio regular de sus facultades directivas. 13

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 POLÍTICAS Y NORMAS INSTITUCIONALES 14

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 POLÍTICA SOBRE IGUALDAD DE OPORTUNIDAD EN EL EMPLEO En esta porción se habla sobre la igualdad de oportunidad en el empleo. Esta porción es un requisito legal por las leyes anti-discrimen y en la misma se debe presentar la postura de la organización ante situaciones relacionadas a la igualdad de oportunidad. Lo siguiente es un ejemplo de la información que se debe incluir en esta sección. [Nombre de la compañía] tiene como política ofrecer igualdad de oportunidades en el empleo a nuestros empleados y solicitantes de empleo, sin considerar su raza, color, edad, sexo, origen nacional o social, impedimento físico, mental y/o sensorial, condición social, orientación sexual, identidad de género, creencias políticas o religiosas, por ser víctima o ser percibida como víctima de violencia doméstica, agresión sexual o acecho, por ser militar, ex militar, servir o haber servido en las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos o por ostentar la condición de veterano, por su información genética, así como cualquier clasificación protegida. Estamos comprometidos con esta política y evitamos cualquier patrón o práctica de empleo que no esté de acuerdo con nuestra política antidiscriminatoria. Se hará todo esfuerzo para ofrecer igualdad de oportunidades con respecto al reclutamiento, empleo, adiestramiento, traslado y ascensos utilizando solamente criterios válidos para tomar tales decisiones. Toda acción y programas de personal con relación a compensación, beneficios marginales, cesantías, programas educativos, recreativos y sociales, estarán basados en criterios válidos y objetivos. 15

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 POLÍTICA REFERENTE A LA LEY DE AMERICANOS DISCAPACITADOS | AMERICANS WITH DISABILITY ACT (ADA) Y EL ACOMODO RAZONABLE En esta porción se habla sobre la ley ADA. Esta porción es un requisito legal y en la misma se debe presentar la postura de la organización ante situaciones relacionadas a la ley ADA. Lo siguiente es un ejemplo de la información que se debe incluir en esta sección. [Nombre de la Compañía] tiene como política salvaguardar los derechos de aquellas personas que tengan un impedimento que, con o sin acomodo razonable, puedan desempeñar las funciones esenciales de su trabajo. Aquel empleado(a) que entienda que necesita un acomodo razonable, deberá solicitar el mismo a través de su Supervisor(a) inmediato al Departamento de Recursos Humanos, quien le orientará sobre el proceso a seguir. De igual manera, [Nombre de la Compañía] tiene como política el prohibir el acoso o discrimen a base de alguna discapacidad, física o intelectual o la solicitud y/o aprobación de algún acomodo razonable. Adicionalmente [Nombre de la Compañía] prohíbe las represalias contra empleados que solicitan acomodo razonable. Para reportar alguna práctica de hostigamiento, discrimen o represalia, se debe utilizar el procedimiento de quejas presentado más adelante. 16

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 POLÍTICA SOBRE DISCRIMEN Esta porción describe las políticas de la organización sobre el discrimen. Esta política es requisito legal y presenta la postura de la organización en torno a prácticas de discrimen. El siguiente es un ejemplo. Es nuestra política y práctica fomentar un ambiente de trabajo profesional y productivo que promueve la igualdad de oportunidad y se caracterice por el respeto mutuo. [Nombre de la Compañía] no condona, no tolera, no fomenta y prohíbe toda forma de discrimen de parte de ninguno de nuestros empleados o hacia ninguno de nuestros empleados por los supervisores, compañeros de trabajo, o terceros en nuestro lugar de trabajo, tales como suplidores, clientes o visitantes. [Nombre de la Compañía] ofrece igualdad de oportunidades. [Nombre de la Compañía] no tolerará el discrimen basado en género, embarazo, edad, raza, color, origen nacional o social, ciudadanía, condición social, matrimonio, o ideas políticas o religiosas, afiliación política, estatus como veterano, incapacidad mental o física, información genética, orientación sexual e identidad de género, por ser una víctima actual o percibida de violencia doméstica, acometimiento sexual o acecho, o estatus en cualquier grupo protegido par ley local, estatal o federal. Las decisiones sobre empleo se basan en los méritos, calificaciones, destrezas y rendimiento de la persona sin importar su raza, color, sexo, edad, incapacidad, condición de veterano, religión, origen nacional, ascendencia, orientación sexual o cualquier otra característica protegida por ley. Es la política y práctica de [Nombre de la Compañía] no discriminar en las áreas de reclutamiento, así como dar iguales oportunidades de progreso y selección del personal en sus programas de entrenamientos, compensación, oportunidades de promociones, descensos, traslados, cesantías o despidos, a todos sus empleados. Estamos comprometidos a evitar todo tipo de discrimen. Todos los empleados de [Nombre de la Compañía] son responsables de ayudarnos a estar seguros de que nuestro ambiente de trabajo ya sea en el lugar de empleo o en los eventos relacionados con el empleo, estén libre de comentarios o situaciones discriminatorias y se espera que asimismo se evite cualquier comportamiento o conducta que pudiera razonablemente interpretarse como una violación de esta política. Cualquier empleado que estime que él o ella ha sido un objeto de discrimen bajo esta política debe informar de inmediato la conducta o incidente inmediatamente a [Nombre de la Compañía]. Un empleado puede optar por discutir el incidente con su supervisor inmediato, el próximo nivel gerencial o a él (a) director (a) de Recursos Humanos. Todos los empleados que observen sospechen o han sido informados de un incidente discriminatorio debe informarlo inmediatamente al Departamento de Recursos Humanos o al director ejecutivo. Recursos Humanos investigará la querella pronta e imparcialmente. 17

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 Cualquier empleado, supervisor o gerente que luego de la debida investigación se encuentre que ha violado está política estará sujeto a la debida acción correctiva, dependiendo de las circunstancias, hasta e incluyendo una orientación, amonestación, suspensión sin sueldo y/o el despido. En caso de discrimen por personas que no estén empleados, la corporación tomará cualquier acción correctiva que sea razonable y apropiada de acuerdo con las circunstancias. Cualquier empleado, supervisor o agente que no refiera un acto de discrimen u hostigamiento sexual a su supervisor inmediato o próximo nivel jerárquico o al Departamento de Recursos Humanos, está sujeto a sanción disciplinaria. No se tolerará ninguna forma de represalia contra una persona que reporte, actúe como testigo o participe en la investigación de una querella por discrimen o de cualquier otra naturaleza. 18

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 POLÍTICA SOBRE ORIENTACIÓN SEXUAL E IDENTIDAD DE GÉNERO Esta porción describe las políticas de la organización sobre la orientación sexual e identidad de género. Dichas políticas deben ir a tono con las leyes estatales y federales pertinentes. El siguiente es un ejemplo. [Nombre de la Compañía] establece y mantiene políticas que prohíban la participación o permitan el hostigamiento verbal o físico, o la creación de un ambiente hostil en el empleo por razón de orientación sexual e identidad de género de los empleados y establece el procedimiento para atender querellas sobre este particular. 19

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 POLÍTICA DE REPRESALIAS EN EL EMPLEO Esta porción describe las políticas de la organización sobre las represalias en el empleo. Esta política es requisito legal y presenta la postura de la organización en torno a las represalias en el empleo. El siguiente es un ejemplo. Esta política se crea con el propósito de garantizar la tranquilidad laboral de todo empleado(a) que participe de una investigación, para que se sienta en la libertad de participar en investigaciones de [Nombre de la Compañía] y/o presentar quejas o querellas. [Nombre de la Compañía] ni sus empleados tomarán represalias contra ningún empleado(a) por querellarse o quejarse o por razón de su participación como testigo de investigación o querellas, quejas, incidentes o cualquier otro motivo que requiera una investigación interna. 20

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 POLÍTICA DE PUERTAS ABIERTAS Esta porción describe las políticas de comunicación y puertas abiertas. A pesar de que es buena práctica, no es requisito. El siguiente es un ejemplo. La intención de [Nombre de la Compañía] es que no haya malentendidos o diferencias entre los empleados con los directores y/o Supervisores. Dicho esto, se reconoce que pueden surgir situaciones que requieren atención. Si tiene alguna sugerencia, idea, pregunta o preocupación, debe discutirla con su Supervisor(a). La función de todo Supervisor(a) es que exista armonía en su equipo de trabajo y tratar de resolver satisfactoriamente cualquier malentendido o problema. Si el Supervisor no puede ofrecerle una solución satisfactoria, puede solicitar una entrevista con el director(a) de su Departamento. Si el Supervisor(a) o director(a) no pueden ofrecerle una solución a su problema podrá acudir directamente al director(a) de Recursos Humanos y/o cualquier otro miembro de la Administración. A estos efectos mantenemos nuestras puertas abiertas a la comunicación a todos los niveles de administración y servicios, de modo que toda controversia pueda resolverse justa y correctamente. 21

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 POLÍTICA PARA LA PREVENCIÓN DEL HOSTIGAMIENTO SEXUAL Esta porción describe las políticas de la organización sobre el discrimen. Esta política es requisito legal y presenta la postura de la organización en torno a prácticas de discrimen. El siguiente es un ejemplo. Es responsabilidad de [Nombre de la Compañía] el ofrecer a sus empleados un ambiente de trabajo libre de hostigamiento sexual. El hostigamiento sexual en el empleo consiste, pero no está limitado a, cualquier tipo de acercamiento sexual no deseado, requerimientos de favores sexuales y cualquier otra conducta verbal o física de naturaleza sexual, ya sea a un individuo del mismo sexo o diferente, cuando se da una o más de las siguientes circunstancias: (a) Cuando el someterse a dicha conducta se convierte de forma implícita o explícita en un término o condición del empleo. (b) Cuando el sometimiento o rechazo a dicha conducta se convierte en fundamento para la toma de decisiones en el empleo o respecto del empleo que afectan al empleado. (c) Cuando esa conducta tiene el efecto o propósito de interferir de manera irrazonable con el desempeño del trabajo o cuando crea un ambiente de trabajo intimidante, hostil u ofensivo. El hostigamiento sexual puede adoptar diversas manifestaciones de actitud o conducta impropia, desde insinuaciones de tipo sexual –directa o indirecta- que van desde los actos más sutiles y disimulados de contacto físico hasta agresión sexual. A su vez, consiste en cualquier tipo de coerción sexual, acercamiento sexual no deseado como por ejemplo chistes, vestimenta inapropiada, solicitudes o requerimientos de favores sexuales, contacto físico, observaciones sexuales y tener imágenes de carácter sexual en el lugar de empleo y cualquier otra conducta verbal o física de naturaleza sexual. El hostigamiento sexual también incluye la conducta sexual no deseada basada en el sexo, comúnmente llamado como hostigamiento basado en el sexo o género. Este tipo de hostigamiento puede incluir apodos basado en el género, comentarios sexistas, bromas y asuntos motivados por el género del empleado. El objetivo es insultar y rechazar a las mujeres u hombres debido a su sexo. No constituirá hostigamiento sexual el acceso por parte del empleado a información de naturaleza sexual que surja dentro del contexto médico o de salud, cuando ello forme parte de sus funciones. Al evaluar lo anterior, se hará un análisis en contexto y razonabilidad. [Nombre de la Compañía] se compromete a brindar a sus empleados un ambiente de trabajo seguro y libre de hostigamiento sexual en el trabajo. Cualquier empleado o empleada quien crea que ha sido objeto de hostigamiento sexual, se sienta incómodo por conducta de naturaleza sexual en el empleo o sea testigo de conducta de naturaleza sexual o sus empleados que no es tolerada, debe reportar la situación al director/a de Recursos Humanos y/o director ejecutivo. Una vez se presente una querella, [Nombre de la Compañía] efectuará una investigación completa de la situación. Tras examinar la información y evidencia pertinente, se determinará si la conducta 22

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 querellada constituye hostigamiento sexual o no. El empleado que incurra en conducta constitutiva de hostigamiento o conducta impropia estará expuesto a acción disciplinaria que puede incluir el despido definitivo, independientemente se levante una queja de parte de la persona afectada. Asimismo, si un empleado acusa falsamente o sirve de testigo en una acusación falsa a otra persona de haber incurrido en conducta constitutiva de hostigamiento sexual, o viola la confidencialidad del proceso investigativo, estará sujeto a medidas disciplinarias que pueden incluir el despido. 23

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 POLÍTICA PROGRAMA DE PREVENCIÓN DE VIOLENCIA EN EL LUGAR DE TRABAJO Aquí se presentan los esfuerzos de la compañía para prevenir y lidiar con la violencia en el lugar de trabajo. El siguiente es un ejemplo. Cualquier empleado(a) que sea testigo o sea objeto de actos, conducta o comunicación violenta debe reportar inmediatamente tal acto. Todos los informes de incidentes serán tomados en serio y serán tratados apropiadamente y bajo estricta confidencialidad. [Nombre de la Compañía] no tomará represalias con empleado(a) alguno que denuncie situaciones de violencia o mobbing en el lugar de trabajo. Luego de investigado el evento, el Departamento de Recursos Humanos recomendará y tomará las acciones a seguir. 24

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 POLÍTICA DE ACOMODO PARA PRÁCTICAS RELIGIOSAS DEL EMPLEADO Esta porción describe las políticas de la organización sobre el acomodo para prácticas religiosas del empleado. Esta política es requisito legal relacionado al derecho de libertad religiosa. El siguiente texto es un ejemplo. Procedimiento: 1. El empleado(a) solicitará por escrito al director(a) de Recursos Humanos por conducto de su Supervisor(a) o director(a) del departamento, su interés en un acomodo para sus prácticas religiosas o para asistir a un servicio religioso. 2. En la solicitud el empleado(a) explicará cuál es la actividad religiosa, la frecuencia y el acomodo solicitado. [Nombre de la Compañía] se reserva el derecho de solicitar documentación adicional de la congregación a la cual pertenece el empleado(a). 3. Luego de la entrega de la solicitud de acomodo, el director(a) de Recursos Humanos, o en su defecto el Supervisor(a) o persona designada por la Administración, brindará una respuesta por escrito al empleado(a). En su defecto, se podrá coordinar una reunión con el empleado(a) para evaluar la petición y las alternativas de acomodo disponibles. 25

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 POLÍTICA DE NO SOLICITACIÓN Y DISTRIBUCIÓN Esta porción describe las políticas de la organización sobre la solicitación y distribución de material en el área de trabajo. Está política es opcional. El siguiente texto es un ejemplo, se puede modificar para aplicar la misma a su organización. En ánimo de prevenir posibles distracciones en nuestras operaciones y evitar interferir en las labores de nuestros empleados se deben cumplir las siguientes guías: • No está permitido que empleados soliciten o distribuyan literatura a otros empleados, o visitantes en áreas y horas laborables. El único lugar y tiempo en que se permite el que solicite o distribuyan literatura de índole alguna es en las áreas no laborables durante horas no laborables y a personas que no estén en su turno. De forma similar la solicitación o distribución de literatura por personal externo, no está permitida dentro de los predios de [Nombre de la Compañía]. Cualquier solicitud y distribución debe ser previamente autorizado por el Director(a) Ejecutivo(a). 26

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 POLÍTICA SOBRE EL USO DE INTERNET Y CORREO ELECTRÓNICO Esta porción describe las políticas de la organización sobre el uso de los sistemas de información pertenecientes a la compañía, particularmente el internet y el correo electrónico. Esta política no es requerida, pero si es útil para fomentar el buen uso de las redes sociales y establecer expectativas. El siguiente texto es un ejemplo de algunas de las provisiones que se pueden incluir. Se debe ser lo más específico posible y, de ser necesario, se debe buscar respaldo y cooperación del departamento de sistemas de información, tanto para el refinamiento de esta política como para hacerla valer. Todo el personal de la Institución, usuarios autorizados de los sistemas de información, deben seguir las orientaciones y restricciones descritas en la siguiente política. Es la responsabilidad de cada usuario seguir los siguientes principios: 1. El correo electrónico, como el equipo desde donde es enviado es propiedad de la Institución. 2. Solo se debe usar los recursos de Internet para propósitos autorizados. 3. Los mensajes que se envíen o se reciban no son confidenciales y [Nombre de la Compañía] tiene derecho a leer y recuperar los mismos. Ningún empleado debe tener algún tipo de expectativa de intimidad sobre la información transmitida mediante los sistemas de comunicación o equipos de la compañía. 4. El usuario se obliga a no utilizar los recursos de Internet para la realización de actividades contrarias a las leyes, a la moral, al orden público y en general, hacer uso conforme a las presentes condiciones generales. Se obliga asimismo a no remitir mensajes utilizando identidad falsa, así como a no ocultar en manera alguna el origen del mensaje. 5. Se prohíbe enviar, recibir o crear mensajes o documentos de contenido discriminatorio por raza, genero, credo, ideas políticas u origen social o nacional, o que puedan ser catalogados como hostigamiento sexual. 6. Se prohíbe utilizar los sistemas de [Nombre de la Compañía] para manejar o transmitir material que pueda ser catalogado como de discrimen, hostigamiento sexual, o que viole cualquiera de las reglamentaciones de [Nombre de la Compañía] o de las agencias que lo regulan. 7. Proteger el nombre de su usuario y contraseñas “User and Password.” 8. Está terminantemente prohibido prestar, divulgar o compartir las contraseñas con otros usuarios. De hacerlo, el usuario que lo haga será responsable de cualquier falta o violación que se cometa durante el uso de su contraseña. 9. No desarrollar y/o utilizar programas que puedan dañar o alterar los programas de nuestras computadoras u otras computadoras. 27

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 10.Se prohíbe el uso de cualquier tipo de equipo y/o tecnología inalámbrica para acceder, enviar, recibir o manipular de cualquier forma cualquiera de los componentes de la red de comunicaciones de [Nombre de la Compañía] y/o cualquiera de sus Sistemas de Información Electrónica. 11.Se prohíbe el uso de celulares personales en el área de trabajo, donde se puede grabar, acceder, enviar información confidencial. 12.No desarrollar y/o utilizar programas para acosar a otros, o para infiltrar una computadora, o un sistema de computadoras. 13.No llevar a cabo negocios ni actividades personales usando el correo electrónico. 14.No transmitir mensajes ofensivos o quebrantadores. 15.No transmitir materiales con derechos de autor o propiedad literaria. 16.No transmitir mensajes de naturaleza política o religiosa. 17.No copiar sin permiso materiales protegidos por derechos de autor. 18.No jugar apostando en el Internet. 19.No usar el Internet para actividades ilegales. 20.[Nombre de la Compañía] tomará las medidas disciplinarias correspondientes de acuerdo con el tipo de violación en que incurra un usuario. Las mismas pueden conllevar desde amonestación verbal hasta despido inmediato. 21.[Nombre de la Compañía] podrá radicar cargos criminales en casos donde las violaciones constituyan un delito federal o estatal aun cuando estas no estén descritas en este documento. 22.Se prohíbe la publicación de información en portales de redes sociales o foro alguno en violación a esta norma. 23.Se prohíbe la navegación en internet o utilización de redes sociales en horas laborables. 28

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 POLÍTICA SOBRE EL USO DE REDES SOCIALES Esta porción describe las políticas de la organización sobre el uso de redes sociales pertenecientes. Esta política no es requerida, pero si es útil para fomentar el buen uso de las redes sociales y establecer expectativas. El siguiente texto es un ejemplo de algunas de las provisiones que se pueden incluir. De manera general, se debe incluir una porción relacionada al uso de redes sociales dentro de horas laborales y una porción relacionada al uso de redes sociales fuera de horas laborales. Declaración de política A pesar de que [Nombre de la Compañía] no tiene interés en limitar la forma en que sus empleados, ejecutivos y administradores usan el internet y las redes sociales o se expresan en su tiempo libre, se hace necesario para la compañía establecer una guía para definir y promover el uso efectivo, prudente y responsable de los medios de comunicación electrónica por parte de su personal, en horas laborables o durante su tiempo libre. A continuación, identificamos aquellas normas que nuestros empleados deberán observar en todo momento. Política en horas laborables 1. Se prohíbe terminantemente el acceso a Internet durante horas laborables -- ni por computadoras ni celulares --- incluyendo, pero no limitado a Google, YouTube, Facebook, Twitter, Instagram, Messenger, WhatsApp, Snapchat, portales de noticias, radio, entre otras páginas o redes sociales. En el supuesto de que resulte necesario acceder alguno de esos portales o cualquier otro con relación a las funciones que específicamente usted desempeña, deberá obtenerse autorización por escrita y previa del supervisor y/o Departamento de Recursos Humanos. 2. Se prohíbe el acceder durante horas laborables o mediante equipo de la Institución a portales de internet o redes sociales para atender intereses personales o ajenos a sus funciones. Ello incluye el recurrir a redes sociales para publicar, comunicar, ver comunicaciones de otras personas o reacciones incluyendo “shares” y “likes” a través del internet y las redes sociales. 3. Está prohibido que los empleados tomen fotos o videos dentro de la Institución que capturen información confidencial de la compañía y que, además, publiquen, comuniquen o reaccionen a este tipo de información. 4. En caso de que un empleado advenga en conocimiento de que otra persona está violando esta norma, deberá informarlo al supervisor y/o a Recursos Humanos inmediatamente para llevar a cabo una investigación. Recuerde que el encubrir este tipo de falta, conlleva también una violación a la presente política y puede sujetarlo a sanciones disciplinarias incluso el despido. 29

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 La violación a cualquiera de estas prohibiciones puede conllevar acciones disciplinarias por parte de la institución, incluyendo el despido. Política fuera de horas laborables 1. Los empleados tienen que saber que son responsables de todo lo que publiquen, comuniquen o sus reacciones, incluyendo “shares” y “likes” a través del internet y las redes sociales. Por tanto, [Nombre de la Compañía] les solicita que antes de que publiquen, comuniquen o reaccionen a cualquier información en el internet o las redes sociales, reflexionen sobre el contenido de la información. 2. Todos los empleados deben tener presente, además, que pueden estar sujetos a acciones disciplinarias si la información que publican comunica o a la que reaccionan a través de la internet o las redes sociales afecta, por ser maliciosamente falsa, amenazante, intimidante, discriminatoria, obscena o ilegal, el desempeño del empleado, el desempeño de otros empleados, la relación con representantes de la Institución. Esto, independientemente de que la información sea publicada en o fuera de su jornada de trabajo. 3. Se exhorta a los empleados a tener presentes las políticas de la Institución en cuanto a discrimen, hostigamiento, confidencialidad y conducta ilegal al momento de publicar, comunicar o reaccionar a información a través del internet o redes sociales. La Institución no va a tolerar comentarios racistas, discriminatorios, hostigadores, amenazantes que inciten a violencia, intimidantes o que constituyan una violación a las políticas de trabajo de la Institución contra discrimen, hostigamiento u hostilidad por motivo de edad, raza, religión, sexo, etnicidad, nacionalidad, impedimento, o cualquier clase protegida, estatus o característica, o la confidencialidad de información que se nos exige como institución de salud. La violación a esta norma puede conllevar acciones disciplinarias por parte de la institución, incluyendo el despido. Cómo reportar una violación a la presente política Cualquier empleado o empleada que tenga preguntas y/o preocupaciones acerca de conductas potencialmente problemáticas que podrían implicar una violación a la presente política, debe de informar la situación a la directora de Recursos Humanos o su supervisor inmediato. [Nombre de la Compañía] realizará una investigación rápida, oportuna y objetiva de la queja. Además, se tomarán todas aquellas medidas necesarias y razonables para atender la situación de manera preventiva durante la investigación. El periodo de investigación y la fecha de determinación dependerán del caso, cantidad de testigos, disponibilidad de testigos para entrevistas, evidencia a ser evaluada, entre otros factores. De entender que algún empleado incurrió en actos afirmativos en violación a esta política o que encubrió, mintió o reusó cooperar con la investigación, estará sujeto a sanciones disciplinarias que pueden incluir su despido. 30

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 POLÍTICA SOBRE EL USO DE TELÉFONO CELULAR Esta porción describe las políticas de la organización sobre el uso del teléfono celular. Esta política no es requerida, pero establecer pautas sobre el uso de dispositivos móviles durante horas laborales y fomenta un menor comportamiento y mayor productividad. Aquí un ejemplo de lo que puede incluir esta política. El uso de teléfonos celulares y/o relojes inteligentes en horas o áreas de trabajo están terminantemente prohibido y estará sujeto a severas medidas disciplinarias que podrían implicar el despido. De tener alguna emergencia o situación familiar que requiera acceso a tu teléfono celular, debe comunicarse con su supervisor para poder hacer los arreglos pertinentes. No se le debe dar detalles a su supervisor de la situación sino explicarle la existencia de esta. De igual manera, de autorizarse el mantener su dispositivo móvil, este debe permanecer en modo de vibración. 31

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 POLÍTICA SOBRE USO DE DROGAS Y ALCOHOL Esta política presenta la postura de la organización ante el uso de alcohol y drogas. A grandes rasgos, no se permite que los empleados trabajen bajo la influencia del alcohol ni de drogas, particularmente drogas ilícitas. En el caso de la marihuana medicinal, existen ciertas provisiones legales que deben ser estudiadas y a base de esto, presentar una postura organizacional referente al tema. Aquí u ejemplo de que puede ser incluido en esta sección. [Nombre de la Compañía] es una organización libre de drogas y alcohol. A pesar de que se entiende que cada empleado tiene total libertad de tomar sus propias decisiones, se espera que dentro de los predios de [Nombre de la Compañía] y durante horas laborales, los empleados se abstengan del uso de drogas y alcohol. De igual manera, se espera que los empleados lleguen al trabajo libre de los efectos de estas sustancias. 32

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 POLÍTICA DE NO FUMAR Esta política presenta la postura de la organización ante el fumar. Se debe recordar que hay leyes, tanto estatales como federales que prohíben el fumar en diferentes espacios y proveen diferentes provisiones para aquellos que si desean fumar. Aquí un ejemplo de la política Se prohíbe terminantemente fumar dentro de los predios de [Nombre de la Compañía]. La venta, distribución, o uso de productos de tabaco no está permitido. Se prohíbe fumar dentro y en los alrededores de los edificios de la empresa. Todos los directores, Gerentes y Supervisores son responsables de velar por el cumplimiento de la Política de No Fumar establecida. En caso de violaciones a esta Política, investigarán y realizarán informes de cumplimiento e iniciarán las medidas disciplinarias correctivas que procedan. Todos los empleados deberán cumplir con la Política de No Fumar y deben velar que tanto los clientes y empleados cumplan con esta. 33

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 CONFLICTO DE INTERES Esta porción describe las políticas de la organización sobre el conflicto de interés. Esta política puede no aplicar a todas las compañías dependiendo de la naturaleza de estas, pero tenerla resulta una reacción proactiva ante la posibilidad de elementos que promuevan el conflicto de interés. El siguiente texto es un ejemplo: [Nombre de la Compañía] espera que sus empleados desempeñen las responsabilidades asignadas y se conduzcan de manera en la cual no conflija con los intereses de la compañía. Esperamos que usted, como empleado(a) nuevo, esté libre de intereses personales y acciones, las cuales puedan estar en conflicto con las metas o perspectivas de nuestra Institución. En general, situaciones que generan conflicto de intereses incluyen directa o indirectamente la posesión de algún interés con una compañía, suplidor o competidor, recibir comisión, cuotas, préstamos, regalos de valor de un comprador o suplidor, envolverse en negocios que podrían ser considerados como conflicto de intereses, divulgar información de [Nombre de la Compañía] a personas no autorizadas. Si existiera la posibilidad de conflicto de intereses, deberá informarlo a su Supervisor(a). Este le informará sobre la acción a tomar para eliminar el problema y al mismo tiempo proteger sus intereses, así como los de la Institución. Las siguientes guías deberán ser observadas para llevar a cabo ciertas actividades personales. ▪ Si un empleado(a) es dueño directo o indirectamente, o tiene intereses en compañías, o empresas que provean servicios o productos similares a los nuestros, debe proveernos dicha información inmediatamente y por escrito. ▪ Ningún empleado(a) deberá divulgar información relacionada a los planes o actividades de la compañía a persona alguna. ▪ Ningún empleado(a) aceptará regalos de ninguna persona envuelta en negocios con la compañía o que vislumbre tener negocios con el mismo. ▪ Cualquier empleado(a) que se encuentre en una posición donde se le pueda cuestionar su objetividad debido a intereses financieros, familiares o relaciones personales debe notificar dicho hecho de inmediato a la gerencia o administración. ▪ Cualquier empleado(a) que sostenga una relación sentimental, familiar o de amistad cercana con un tercero que pueda generar conflictos o donde se le pueda cuestionar su objetividad debe notificar dicho hecho de inmediato a la gerencia o administración. Esto incluye el mantener relaciones entre compañeros de trabajo solteros donde una de las partes en dicha relación ejerce una posición de supervisor o pudiera capacidad de brindar beneficios o concesiones no autorizadas al otro. ▪ Ningún empleado(a) aceptará una oferta de empleo para trabajar en ninguna capacidad, incluyendo en calidad de empleado/a ni de contratista con los clientes a los cuales [Nombre de la Compañía] le brinda servicio. 34

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 EMPLEO CON OTRAS ORGANIZACIONES Esta porción describe las políticas de la organización sobre el empleo con otras organizaciones. Esta política puede no aplicar a todas las compañías dependiendo de la naturaleza de estas, pero importante establecer pautas para segundos y terceros empleos, de la compañía tener algunas. Aquí un ejemplo. [Nombre de la Compañía] desalienta el que sus empleados participen en empleo y actividades de negocios externos. El conflicto que genera varias cargas de trabajo simultáneas puede interferir con la habilidad del empleado(a) para desempeñar su trabajo de una manera satisfactoria. Los empleados deberán discutir con su Supervisor(a) inmediato dicha situación y recibir la aprobación de este por escrito antes de aceptar emplearse o participar en negocios externos. En estos casos, se tomarán todas las precauciones para asegurarse que no exista un conflicto de intereses. 35

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 SEGURIDAD E HIGIENE PERSONAL Esta porción describe las políticas de la organización sobre la seguridad e higiene personal en el área de trabajo. El siguiente listado es un ejemplo de las reglas que se pueden establecer. Con el fin de cumplir con un ambiente de trabajo libre de riesgos y accidentes, las siguientes reglas de seguridad e higiene personal se aplicarán en todos los departamentos. 1. Seguridad a. Reporte toda lesión y enfermedad inmediatamente. b. No fume dentro ni en los alrededores de la propiedad. c. No asista a su trabajo bajo los efectos de sustancias controladas y alcohol que puedan afectar la capacidad de realizar de manera segura sus funciones. d. Los juegos de mano pueden ocasionar lesiones y una imagen inadecuada de nuestros servicios. Por lo tanto, los mismos no son permitidos. e. Mantenga su sitio de trabajo limpio y en orden, libre de objetos que puedan causar accidentes. f. Reporte toda condición insegura o dañina a la salud que vea. g. Siga todas las instrucciones de seguridad que se publiquen en los distintos departamentos. h. Exija de sus compañeros su más estricto cumplimiento con estas directrices para garantizar el bienestar de empleados, clientes, y público en general. i. Piense antes de proceder. Ante una duda, pregunte y manténgase alerta. 2. Higiene personal a. Lávese las manos antes de ingerir cualquier alimento. b. Lavarse las manos luego de utilizar el servicio sanitario. c. Cuide su aseo personal y utilice ropa limpia siempre. d. No ingiera comidas en áreas no apropiadas para ello. e. Se requieren niveles de buena higiene personal. Se espera que se bañe o duche a diario y use un desodorante adecuado. 36

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 f. El cuidado dental también es esencial para una buena apariencia. Cepille sus dientes y visite regularmente a su dentista. g. Notifique a su supervisor(a) cualquier problema que tenga con su salud. h. Observe discreción en el uso de perfumes o colonias, ya que su uso excesivo puede ser desagradable o afectar a sus compañeros. 37

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 VESTIMENTA Y APARIENCIA PERSONAL Esta porción describe las políticas de la organización sobre la vestimenta y apariencia personal. Debido a que la naturaleza y cultura de la organización juegan un papel importante en estas normas, se proveerán solo algunos ejemplos. 1. Los empleados reclutados en su proceso de orientación a nivel Institucional serán orientados sobre la política Institucional. 2. El director(a) y/o Supervisor(a) reorientará a su personal de la norma específica de la vestimenta requerida en su área en el proceso de orientación. 3. Cada departamento o servicio establecerá una norma de vestimenta y/o uniformes para su departamento basada en la política Institucional establecida. 4. De un empleado(a) no cumplir con la norma el director(a) y/o Supervisor(a) solicitará al empleado(a) el que corrija su vestimenta y/o apariencia documentando su gestión y enviándola al Departamento de Recursos Humanos. De ser necesario el empleado(a) será referido al departamento de Recursos Humanos. Vestimenta Identifique aquí si hay algún tipo de vestimenta que no es permitida, qué vestimenta se recomienda o requiere y otros detalles relacionados a como vestirse en el área laboral o mientras se llevan a cabo acciones relacionadas al trabajo. Aquí un ejemplo. [Nombre de la Compañía] proveerá uniformes a los empleados (as) a quienes se le exija su uso y se le asigne como beneficio. Se requiere de los empleados nitidez y limpieza al vestir. Si en sus tareas se requiere el uso de uniforme, éste estará completo según establecido, limpio, planchado y en buenas condiciones. El uniforme debe ser utilizado en todo momento mientras se encuentre brindando servicios. A los empleados que se les requiera uniforme, deben utilizar vestimenta business casual. Se observarán las siguientes reglas: • No se permitirán pantalones cortos. • No se permitirán pantalones rotos. • No se permitirá ropa sucia o manchada. • No se permitirán chanclas o sandalias Apariencia En esta porción de la política se discute los requisitos de apariencia física para los empleados como corte de cabello, colores de cabello, prendas y ornamentos, tatuajes, uñas, etc. Aquí un ejemplo. La imagen de [Nombre de la Compañía] esta estrechamente atada a la imagen de sus empleados. 38

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 Por lo cual, es importante que estos presenten una apariencia nítida y limpia. A pesar de que [Nombre de la Compañía] protege y fomenta la individualidad de cada empleado, también se espera el cumplimiento con los siguientes requisitos básicos: • Cuide su aseo personal. • A pesar de que no se restringen los cortes y colores de cabello, se requiere que el mismo esté limpio y peinado. • De utilizar barba o bigote, debe estar limpia y arreglada. • El “piercing” en áreas del cuerpo expuestos al público no será permitido. • Los tatuajes estarán cubiertos mientras se encuentre laborando. 39

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 COMPORTAMIENTO GENERAL EN EL ÁREA DE TRABAJO Esta porción describe las expectativas de comportamiento para los empleados en el área de trabajo. Al ser estas normas altamente subjetivas y estar atadas a las particularidades de la organización, solo se proveerán algunos ejemplos guías. Las demás normas deben ser establecidas por los directivos de la organización. Como empleado de [Nombre de la Compañía], debe usted mantener las mejores normas de conducta y cortesía con sus compañeros de trabajo, clientes y visitantes. Se prohíben los juegos de azar, barajas, dominós. Queda además terminantemente prohibido pelear, incitar a violencia, discutir acaloradamente, mantener actitudes o a amenazar a compañeros de trabajo, clientes o visitantes de [Nombre de la Compañía], incluyendo cualquier conducta que pueda interferir razonablemente con las relaciones entre empleados o empleados y visitantes. 40

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 PROCEDIMIENTO DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS En esta sección del manual se presentan las expectativas y provisiones de la empresa en cuanto a la solución de problemas. Un ejemplo de esta política se presenta a continuación. Cada Supervisor(a) es responsable de atender y resolver los problemas y situaciones surgidas relacionadas con su trabajo. Sin embargo, pueden ocurrir situaciones donde la solución que ofrezca su Supervisor(a) no sea la mejor o la más conveniente. Si no está satisfecho(a) luego de haber expuesto sus preocupaciones o situaciones a su Supervisor(a), [Nombre de la Compañía] provee una política que le da la libertad de llevar su problema al próximo nivel jerárquico de la organización. Su Supervisor(a) inmediato hará los arreglos para que hable con el Supervisor(a) del próximo nivel, o usted mismo puede hacerlo sin que su Supervisor(a) inmediato tenga que intervenir. Si aún no está satisfecho(a), puede comunicarse con el Departamento de Recursos Humanos, quien le atenderá y ayudará. Oportunamente recibirá contestación y el Supervisor(a) del departamento podrá reunirse con usted y el Director(a) de Recursos Humanos. Este procedimiento se establece para poder resolver los problemas de acuerdo con sus prioridades. En adición a esto, se mantiene una política de puertas abiertas, la cual le da la oportunidad de traer situaciones poco comunes ante cualquier miembro de la Administración. 41

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 OBJETOS PERDIDOS Y ENCONTRADOS Como organización, no es requerido tener una norma de objetos perdidos y encontrados. Sin embargo, el tenerla promueve la confianza en los empleados y previene problemas de acusaciones hurto y demás. A continuación, un ejemplo. Todo objeto o pertenencia encontrada que no sea de su pertenencia debe ser entregada al Supervisor(a) y/o Director(a) del Departamento, Supervisor(a) General, Seguridad o Departamento de Recursos Humanos de manera inmediata. La responsabilidad del empleado(a) es custodiar su propiedad, la de los clientes la y de la compañía. Cualquier artículo personal perdido dentro de o alrededor del lugar de trabajo debe ser reportado inmediatamente al Supervisor(a), quién procederá a tomar la acción pertinente de acuerdo con el caso. Bajo ningún concepto se deberá retener artículos perdidos bajo la posesión de un empleado(a) debiendo ser entregado inmediatamente al Departamento de Recursos Humanos. Procedimiento para artículos encontrados: En esta sección se debe detallar el proceso a seguir si alguien encuentra un objeto perdido y cual será el proceso para encontrar el/la dueño del objeto y devolverlo. De igual manera se debe indicar por cuanto tiempo se mantendrán los objetos en custodia y que se hará con los objetos que no sean reclamados. En casos especiales: 1. Objetos que serán trabajados únicamente por personal de Seguridad o la policía y que personal de [Nombre de la Compañía] no pueden manejar serán, pero no se limitan a: a. Armas de Fuego b. Armas Blancas c. Drogas d. Cualquier otro material que pueda estar relacionado con actividades delictivas o ilegales. 2. Reporte inmediatamente a Seguridad o la policía cualquier hallazgo considerado bajo casos especiales y mantenga estricta confidencialidad. 3. Personal de Seguridad ocupará los objetos reportados y manejará los mismos siguiendo los procedimientos establecidos para cada caso. [Nombre de la Compañía] no asumirá responsabilidad alguna por artículos personales perdidos o robados en sus facilidades. 42

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 CONFIDENCIALIDAD DE INFORMACIÓN Las normas de confidencialidad de información varían grandemente de organización en organización. Por esto, cada organización debe estudiar la naturaleza de la información que maneja y determinar normas para proteger la misma de la manera adecuada. Dicho esto, se proveerán algunos ejemplos generales. Los empleados de [Nombre de la Compañía] se comprometerán y estarán de acuerdo en: • No divulgar información privada y confidencial de los clientes, empleado(a)s o de la compañía. • Las excepciones a la anterior son por requisitos de ley. • Proteger los procesos de seguridad establecidos en [Nombre de la Compañía]. • La violación a estas normas podría resultar en acciones disciplinarias incluyendo terminación de empleo. • Mantener discreción para asegurarse que conversaciones que incluyan información confidencial no puedan ser escuchadas por personas que no tengan necesidad de conocerla. • Notificar a su Supervisor(a) y/o al Director(a) de Seguridad y Privacidad de cualquier uso inapropiado de divulgación de información. • No compartirá, ni divulgará claves de acceso, contraseñas u otra información sensitiva con ninguna otra persona en o fuera de la compañía. • Firmará el acuerdo de confidencialidad y seguridad de información al finalizar el proceso de orientación. 43

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 ÓRDENES DE PROTECCIÓN Esta política relacionada con el apoyo a las órdenes de protección es requisito legal y responsabilidad de la compañía ya que, como parte de las protecciones establecidas por ley, los empleadores deben apoyar las provisiones de ordenes de protección. A continuación, un ejemplo. Dicho esto, se debe establecer un Protocolo de Violencia Doméstica en el lugar de trabajo que especifique como se trabajarán estas situaciones. Los empleados que tengan órdenes de protección contra cualquier miembro de la familia o personas deben notificar a su Supervisor(a), Director(a) de Seguridad Interna y al Departamento de Recursos Humanos. La información suplida por el empleado(a) será manejada discretamente y se mantendrá tan confidencial como sea posible. Favor de referirse al Protocolo de Violencia Doméstica en el lugar de trabajo. 44

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 VISITAS La norma de visitas en el lugar de trabajo establece quien y cuando los empleados pueden recibir visitas. Estas políticas varían grandemente a base de las particularidades de la compañía, pero deben ser plasmadas claramente para establecer expectativas para los empleados. Aquí un ejemplo de que puede ser descrito en esta política. Por razones de seguridad, las visitas de familiares y amigos en las áreas de trabajo y en horas laborables están terminantemente prohibidas. Está terminantemente prohibido entrar o permitir la entrada de personas a áreas restringidas sin la debida autorización. Los empleados no están autorizados a estar en los predios o en la facilidad de [Nombre de la Compañía] fuera de sus horas laborables, excepto aquellos que estén debidamente autorizados y/o para recibir servicios. 45

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 PROHIBICIÓN DE ARMAS DE FUEGO Y ARMAS BLANCAS Por razones legales y de seguridad, no se aceptan armas de fuego o armas blancas en el área de trabajo, amenos que el trabajo en particular lo requiera. En esta sección del manual de empleado se detalla la política de la organización respecto al uso autorizado y no autorizado de armas en el lugar de trabajo. Aquí un ejemplo de esta política. La Administración de [Nombre de la Compañía], como parte de su política para proveer un ambiente libre del riesgo que representa un arma de fuego o un arma blanca para clientes, visitantes y personal, establece que no permitirá la entrada de armas de fuego o armas blancas a la empresa, excepto a: 1. Personal de guardias de seguridad contratado por la Institución que tenga el permiso de posesión y portación, de acuerdo con las leyes y regulaciones vigentes en Puerto Rico y debidamente autorizados por la Administración. 2. Policía Estatal, Municipal u otro funcionario de la Ley que esté en el cumplimiento de sus funciones y de acuerdo con la Ley y Reglamento de la Policía de Puerto Rico y/o Ley de Armas de Fuego de Puerto Rico. En situaciones donde ocurran eventos en los cuales el flujo de policías u otro personal que represente la Ley sea en exceso (ej. Custodiando víctima o herido), se hablará con el encargado o jefe del grupo para que solamente se quede el personal necesario para vigilar, y los demás policías o representantes de la Ley esperen fuera del área. La Institución no retendrá en su poder ningún arma. 46

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 POLÍTICA SOBRE CONDUCTA CONFLICTIVA E INAPROPIADA En la siguiente política, la organización expone su intención y deseo de disminuir las conductas conflictivas e inapropiadas. Con usted fin se expresan las conductas deseadas y las conductas no deseadas. A continuación, un ejemplo. La Institución ha diseñado un mecanismo uniforme para guiar los procesos de intervención y manejo en las situaciones en que se evidencie conducta conflictiva e inapropiada. Toda situación que refleje evidencia de conducta conflictiva e inapropiada será manejada de conformidad a la política establecida. Conducta conflictiva e inapropiada es aquel comportamiento reflejado por una persona que labora en la organización que resulta ser intimidante a otros. Se define también como aquella conducta inapropiada (verbal o no verbal) que envuelve el uso de lenguaje rudo, amenazante, y en algunos casos contacto físico, bromas ofensivas, acoso sexual, actos discriminatorios, fallar en cumplir (conducta crónica) con las normas y procedimientos de la organización, uso de sobrenombres, críticas constantes y excesivas, sabotaje, comentarios que afecten la imagen, desalentar o persuadir a compañeros a no ofrecer información o retro- comunicación, arrojar, tirar o destruir objetos o propiedad de [Nombre de la Compañía]. Incluye también aquel comportamiento que interfiera con la habilidad de otros, en cuanto a llevar a cabo sus deberes de forma efectiva, o que afecte la confianza del cliente en la organización o la confianza en cualquier miembro del equipo de trabajo. Procedimiento: 1. La Institución establece que los empleados observarán conductas que reflejen profesionalismo y cooperación y no promuevan conductas conflictivas e inapropiadas. 2. Las prácticas correspondientes que promueve la Institución son: • Aspectos de conducta general • Asistencia/Puntualidad • Cooperación, calidad de trabajo, trabajo en equipo • Seguridad y protección de la propiedad y de las operaciones • Conducta hacia compañeros de trabajo y otros • Relaciones públicas e imagen de la Compañía De igual forma, se hace referencia a: • Salud y Seguridad • Área de Trabajo libre de drogas y alcohol • Hostigamiento Sexual • Discrimen y Hostigamiento • No fumar • Prevención de pérdidas • Lealtad • Trato a visitantes, clientes y empleados 47

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 • Cumplimiento de normas y procedimientos de la Institución 3. La Institución no promueve conductas que reflejen, lo que incluye: • Uso de lenguaje ▪ Profano ▪ Lesivo ▪ Despectivo ▪ Demandante ▪ Denigrante ▪ Intimidante ▪ Burlón ▪ Difamatorio ▪ Discriminatorio • Conductas violentas/agresivas ▪ Física ▪ Verbal • Acoso sexual 3.1 Conductas conflictivas o inapropiadas relacionadas a no cumplimiento de las normas y procedimientos: • Asistencia/Puntualidad • Cooperación • Ejecutoria • Trabajo en Equipo • Seguridad y protección de la propiedad 3.2 Conductas conflictivas o inapropiadas relacionadas a lealtad, honestidad y compromiso: • Relaciones públicas e imagen de la Compañía • Ventas, colectas y no solicitación • Divulgación de información 3.3 Conductas conflictivas o inapropiadas relacionadas a clientes y compañeros: • Trato y cortesía • Protección de derechos • Abuso, maltrato y hostigamiento 48

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 3.4 Conductas conflictivas o inapropiadas relacionada a prácticas de salud y seguridad en el área de trabajo: • Uso de equipo • Uso de uniforme • Prevención accidentes • Manejo adecuado de productos 3.5 Conductas conflictivas o inapropiadas relacionadas a prácticas de no cumplimiento con las siguientes políticas: • Área de trabajo libre de drogas y alcohol • Prevención de hostigamiento sexual • Prevención de discrimen y hostigamiento en el empleo • Área de trabajo libre de humo • Prevención de pérdidas 1. La Institución, a través del Departamento de Recursos Humanos, de conformidad al Programa de Disciplina Progresiva establecido manejará aquellos casos de conducta conflictiva o inapropiada notificados o informados. 2. La Institución, en aquellos casos de conducta conflictiva e inapropiada, luego de orientación, adiestramiento y consejería y que reflejen reincidencia en la misma conducta, se seguirá el procedimiento disciplinario que corresponda según la infracción, gravedad de la conducta, potencial de agravio, historial del empleado, entre otras. La sanción podría incluir desde una amonestación verbal hasta la suspensión permanente empleo y sueldo en primer paso. 49

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 EVENTOS CATASTRÓFICOS En esta sección se detallada la postura de la organización ante un evento catastrófico o emergencia. Aquí se pueden detallar posturas de comunicación y procesos para regresar al trabajo entre otras cosas. El siguiente es un ejemplo de una política de eventos catastróficos. En caso de ocurrir un evento catastrófico o casos de emergencias, tales como; falta de energía eléctrica, inundaciones, huracán o cualquier otra emergencia, el empleado(a) deberá mantenerse en contacto con el Supervisor(a) o persona encargada del área donde labora para saber si debe presentarse a trabajar. 50