Справочник кадровика

№7июль 2019 Журнал издает медиакомпания Как оформить пять кадровых документов по новой Методичке Росархива 72 28 56 94 Требования руководителей Где что плохо лежит 10 вопросов, которые и просьбы работников в отделе кадров: надо задать инспектору об отпуске: как выполнять Инструкция на внеплановой и когда отказать для самопроверки проверке ISSN 1609-3437 Электронная версия e.spravkadrovika.ru 07 9 771609 343195



СЛОВО РЕДАКТОРА  С п р а в о ч н и к   к а д р о в и к а   №7,   2 019    Учитесь говорить «нет» –  сотрудникам, которые просят в отпуске то, что им не положено  по закону, и обижаются, если им отказывают   с. 28 –  кандидатам на вакансии, если они не подходят компании,  но настроены решительно и даже агрессивно   с. 113 –  линейным руководителям, которые требуют нарушить правила,  пусть и в интересах компании   с. 28 –  руководителю, который хочет, чтобы вы выполняли  чужие задачи и отвечали за них   с. 134 –  и даже инспектору ГИТ, если он превышает полномочия  и нарушает процедуру проверки   с. 94 Конечно, просто сказать «нет» вы не можете. Для всех ситуаций  мы подобрали аргументы, а иногда альтернативные решения. Сможете отказываться от чужой работы и ненужных поручений,  освободите время и силы на важные дела. Изучите Методичку Росархива, чтобы по-новому оформлять кад- ровые документы   с. 72, и не забудете дополнить Инструкцию  по кадровому делопроизводству   с. 90 Без спешки оформите сотрудникам карты «Мир»   с. 12  И останется время, чтобы навести порядок в отделе кадров   с. 56

Содержание С п р а в о ч н и к   к а д р о в и к а    №   7,   и ю л ь   2019 НОВОСТИ Что делать, если в офисе жара . . . . . . . . .  41 Планы и обсуждения   . . . . . . . . . . . . . . . . .  6  О чем сотрудники должны сообщать  Изменения в законодательстве  . . . . . . . . .  8 заранее и как устроить, чтобы они  Календарь кадровика:   не забывали это делать  . . . . . . . . . . . . . . .  47 дела июля 2019-го  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10 Где что плохо лежит в отделе кадров.  Инструкция для самопроверки. . . . . . . . . . . . 56  ИЗМЕНЕНИЯ Роструд разъясняет:  как перевести сотрудника  Перейти на «Мир»:   на другую работу  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  62 почему придется это�сделать   и за что будут отвечать кадровики . . . . . .  12     Где ФСС платит пособия   ДОКУМЕНТЫ сотрудникам напрямую . . . . . . . . . . . . . . .  19  Как оформить пять кадровых   ШПАРГАЛКА документов по новой Методичке   Росархива . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  72  Отменили СНИЛС: готовые ответы   на пять вопросов кадровиков  . . . . . . . . . .  20 Инструкция по кадровому  делопроизводству: что�изменить,    ПРАКТИКА чтобы применять новую   Методичку в компании . . . . . . . . . . . . . . .  90  ОБРАЗЕЦ Требования руководителей и просьбы  работников об отпуске: как выполнять  и когда отказать . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  28 Все документы, формы, приказы    СПОРЫ, ПРОВЕРКИ этого номера вы можете скачать   на e.spravkadrovika.ru 10 вопросов, которые надо задать   инспектору на внеплановой   проверке . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  94  2

  № 7, 2019 Как отказать в приеме на работу, когда  это не связано с деловыми качествами  Учредитель: ООО КФЦ «Актион» кандидата  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  112  Издательство: ООО «МЦФЭР» ШПАРГАЛКА 129110, г. Москва, ул. Гиляровского, д. 57, стр. 1,   2-й этаж, комната 77 Как защититься от неугодного кандидата:  Издатель: Анна Александровна Голубева аргументы для отказа и суда . . . . . . . . . . . . 113 Редакция:  СПЕЦИФИКА Главный редактор – Анна Батура Заместитель главного редактора – Оксана Соколова Как принять на работу граждан   Эксперты – Дарья Романова, Зульфия Бурнашева Беларуси, Украины или Узбекистана:   Специалист по НПА – Юрий Шматов три нестандартные ситуации . . . . . . . . .  120  Выпускающий редактор – Ирина Демина   Верстка – Вадим Соболев Какие документы потребуются,  Дизайн-макет – Дмитрий Мацуев чтобы принять на работу   Адрес редакции: временно пребывающих   127015, г. Москва, ул. Новодмитровская, д. 5а, стр. 8 иностранцев    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  126  +7 (495) 937-90-82 Для писем: ШПАРГАЛКА 127015, г. Москва, а/я 100, «Актион»; [email protected] Отдел маркетинга: Как принять на работу   Руководитель – Наталья Молчановская безвизового иностранца: пошаговая  +7 (495) 937-90-82, [email protected] инструкция  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  127  Размещение рекламы: +7 (495) 660-17-18, 730-55-14 ШПАРГАЛКА Служба клиентской поддержки: +7 (495) 937-90-82 (многоканальный) Охрана труда:   Претензии по доставке направляйте  что придется делать кадровику,   по факсу +7 (495) 933-52-62, [email protected] а от чего надо отказаться . . . . . . . . . . . . .  134  Служба подписки   Кого компания должна направлять  8 (800) 511-98-64 на медосмотры  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  142  по России звонок бесплатный ШПАРГАЛКА Подписные индексы  «Роспечать» – 79844,   «Почта России» – П2592, «Пресса России» – 84970 Редакция не несет ответственности за содержание рекламных материалов.  Мнение редакции может не совпадать с мнением авторов. Распространение  материалов журнала только с письменного разрешения редакции. Свидетельство о регистрации СМИ: ПИ № 77-64204 от 31 декабря 2015 года,  выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных  технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором) Подписано в печать 14.06.2019. Дата выхода в свет 25.06.2019 Формат 84 Ч 108 1/16. Бумага мелованная. Усл. печ. л. 15,12.  Уч.-изд. л. 12,5. Тираж 70  000 экз. Изд. №  24704.  Цена свободная. 12+  Отпечатано в ООО ПО «Периодика» 105082, г. Москва,  Спартаковская площадь, д. 14, стр. 3, +7 (499) 267-44-57 © Актион-МЦФЭР, 2019 3

Номер одним  взглядом 13    ДОКУМЕНТЫ   Как оформить пять кадровых документов   по новой Методичке Росархива реквизитов    ГОСТ не ответил на все вопросы, как оформлять реквизиты  оформляйте по-новому  и составлять кадровые документы. Росархив сделал Методичку  с  учетом  Методички    по стандарту. Выбрали из нее новые разъяснения для пяти до- Росархива кументов, которые кадровики оформляют чаще всего   с. 72 Подробные правила, как оформить 13 реквизитов, два новых  перечня кадровых документов внесите в свою Инструкцию по кад- ровому делопроизводству. Сделали для вас образец   с. 90 ИЗМЕНЕНИЯ   ПРАКТИКА   Требования руководителей   Перейти на «Мир»:   и просьбы работников об отпуске:   почему придется это сделать   как выполнять и когда отказать и за что будут отвечать кадровики Вы не обязаны выполнять все требова- Детские пособия сотрудники смогут по- ния руководителей и просьбы сотрудников  лучать только на карты «Мир»: так реши- об отпуске. Узнайте, когда и как можете  ло Правительство. Планируют перевести  отказать и что должны делать, если отка- на эту карту все пособия по социальному  зать нельзя   с. 28 страхованию   с. 12 КАЛЕНДАРЬ НА ИЮЛЬ  пн вт ср чт пт сб вс Календарные Рабочие Вых. и праздн. 1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11   12  13  14  31 23 8 15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  40-час. 36-час. 24-час. 29  30  31  184 165,6 110,4 4

С п р а в о ч н и к   к а д р о в и к а  №7, и ю л ь 2019 59 р  егионов,   130  тыс. руб. –     7   дней   платят пособия   штраф, если  есть у вас,   сотрудникам   не переведете  чтобы написать   напрямую   работника по ме- отказ кандидату   из ФСС   с. 19 дицинским пока- на работу    с. 113 заниям   с. 62 2 1 На окне  ПРАКТИКА 1 нет решеток Где что плохо лежит   4 �,� м 6 2 На окне  в отделе кадров.   пло7щадь 3 нет жалюзи Инструкция для самопроверки �,� м2 3 Уборщица  Проверяющему иногда достаточно одного  в кабинете одна взгляда на ваш кабинет, чтобы найти на- рушения. Проверьте, как храните доку- 4 Документы  менты, защищаете персональные данные  в открытом доступе и соблюдаете санитарные правила   с. 56 �� см 5 Принтер слишком  5 близко к стене 6 Рабочие места  расположены  слишком близко 7 Мало пространства  на одно рабочее  место СПОРЫ, ПРОВЕРКИ   СПЕЦИФИКА   10 вопросов, которые надо   задать инспектору   Охрана труда:   на внеплановой проверке что придется делать кадровику,   а от чего надо отказаться На внезапной проверке по жалобе работ- ника не растеряетесь, если будете дей- Узнаете, как поделить обязанности  ствовать по нашему сценарию. Поймаете  со специал  истом по охране труда и пере- инспектора на нарушении процедуры –  стать делать чужую работу. Расскажем, как  сможете обжаловать результаты    с. 94 выполнить те задачи по охране труда, кото- рые мимо вас не пройдут   с. 134 ВАЖНЫЕ ДАТЫ ЭТОГО МЕСЯЦА 19   июля   15  День металлурга 28  День работника торговли Конференция   seminar.pro-personal.ru  Главные изменения и практические  25  День сотрудника   29  День Военно-Морского   рекомендации 2019 года органов следствия флота 5

НОВОСТИ  Планы и обсуждения Пять главных новостей  июля об отпуске  по уходу за ребенком,  пенсионном возрасте  и заемном труде  1   Введут гибкий отпуск  Сергей Рыбальченко, руководитель рабо- по уходу за ребенком чей группы по социальной политике Экс- пертного совета при Правительстве. Сотрудники смогут сами выбирать про- должительность отпуска по уходу за ре- В зависимости от того, какой отпуск  бенком. С таким предложением выступил  планирует сотрудник, работодатель пере- считает размер пособия. Например: если  ОТ ОФИЦИАЛЬНОГО ЛИЦА сотрудница возьмет отпуск не до полуто- ра лет, а всего на девять месяцев, ежеме-   Петр ТОЛСТОЙ,  сячно будет получать в два раза больше. вице-спикер Госдумы Такой вариант заинтересует сотруд- «Предлагаемые изменения имеют  ниц, у которых высокая зарплата и в дек- огромное значение для сотен тысяч  рете они много теряют, а также тех, у ко- наших граждан, которые собирают- го есть возможность отдать ребенка  ся заключить договоры с негосудар- в садик или с ним есть кому сидеть. ственными пенсионными фондами.   Теперь человек сможет сделать для  2   Снизят пенсионный возраст себя выбор, в каком возрасте начать  получать негосударственную пенсию.  Те, кто имеют право на негосударствен- Я считаю эту меру достаточно спра- ную пенсию, смогут выйти на нее на пять  ведливой». лет раньше: женщины в 55 лет, а мужчи- Источник:   ria.ru ны – в 60. Такой законопроект разработа- ло Правительство.  Сейчас для получателей негосудар- ственной накопительной пенсии нет  искл  ючений. Они имеют право выйти  6

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru на пенсию, только когда достигнут обще- Сейчас перечень содержит 78 профес- го пенсионного возраста. В 2019-м такой  сий. Например, артист балета, драмы, ор- возраст 60,5 лет для мужчин и 55,5 лет  кестра, инженер, звукооператор. для женщин. Затем пенсионный возраст  будет постепенно повышаться, пока не до- Часть профессий из перечня вычерк- стигнет 65 и 60 лет соответственно. нут, несколько новых – добавят. Предла- гают убрать: инженер по качеству,  Чиновники считают, что такие условия  метрдотель, переводчик технической ли- делают негосударственные пенсии непри- тературы, шеф-повар, менеджер в обще- влекательными. Потенциальные вклад- ственном питании и гостиничном обслу- чики не хотят долго ждать и выбирают  живании. Включат: мастер по ремонту  другие способы обеспечить себе старость. технологического оборудования, опера- тор технологических установок, слесарь  3   Разрешат «одалживать»  по ремонту технологических установок,  персонал электромонтер по ремонту и обслужива- нию электрооборудования, инженер-про- Компании, у которых нет статуса частно- граммист, инженер по расчету режимов,  го агентства занятости, смогут временно  диспетчер. направлять своих сотрудников в другие  организации по договору о предостав- Напомним: квотируются только тру- лении труда работников. Законопроект  довые мигранты из «визовых» стран.  Минэкономразвития. На тех, кто может въезжать без визы,  перечень не распространяется. Направить работника можно будет  только с его согласия. До этого работода- 5   Запретят работать  тель должен предоставить ему информа- без аккредитации цию о принимающей стороне. С 1 июня 2020 года организации, которые  Условия труда у принимающей сто- обеспечивают отдых и оздоровление де- роны не должны быть хуже. Запретят  тей, не смогут работать, если их не вклю- направлять сотрудника на опасные ра- чат в специальный реестр. Кроме то- боты. Контролировать, чтобы принимаю- го, за это их могут еще и оштрафовать  щая сторона не нарушала права работни- на сумму до 3 млн руб. Законопроект под- ка, должен его работодатель. готовило Минпросвещения. Напомним: предоставлять персо- Чтобы попасть в реестр, компания  нал компании могут с 1 января 2016 го- должна будет предоставить сведения: да. Однако сделать это они могут только  –  о дате ввода в эксплуатацию зданий,  на условиях и в порядке, которые уста- навливает федеральный закон. Пока что  строений, сооружений; такой закон не приняли. Следовательно,  –  заключении санэпидемнадзора; сейчас «одалживать» сотрудников могут  –  результатах плановых и внеплановых  только частные агентства занятости. проверок по итогам предыдущего года; 4   Добавят профессий без квот  –  лицензиях на образовательную, ме- для иностранцев дицинскую деятельность, договорах  Минтруд актуализирует перечень про- с медорганизацией; фессий, по которым иностранцы смогут  –  доступности услуг для детей-инвали- работать в России без квот. дов. Подать сведения нужно будет до 1 мая  2020 года. 7

НОВОСТИ  Изменения в законодательстве О стажировке  на госслужбе,  справке о зарплате  и финансовой  поддержке компаний Как организовать стажировку  ность. Цель – обменяться опытом и раз- на госслужбе виться профессионально.  Что утвердили: правила, по которым нужно  Стажировки будут индивидуальными  организовывать стажировки на государствен- и в группах численностью не более 20 че- ной службе ловек. Минимальный срок для стажиров- Устраивайте служебные стажиров- ки – пять дней, максимальный – шесть  ки по новым правилам, если трудитесь  месяцев. На время стажировки за чи- на госслужбе. Правила утвердило Прави- новником нужно сохранять замещаемую  тельство. должность и платить ему денежное содер- жание.  Служащие будут проходить стажиров- ки в структурных подразделениях феде- После стажировки ее руководитель  рального или регионального госоргана,  не позднее чем через 20 рабочих дней  в том числе в котором замещают долж- представит отзыв о ее итогах. Сам гос- служащий обязан отчитаться о стажиров- 3  ке в кадровую службу госоргана, в кото- ром занимает должность, не позже чем  рабочих  дня      через 30 дней. Обратите внимание, на от- есть у вас, чтобы подготовить и выдать бывшему  чете должна быть подпись непосредствен- работнику справку о зарплате ного руководителя. 8 Постановление Правительства от 18.05.2019  № 618 «Об утверждении Положения о прохож- дении служебной стажировки государственными  гражданскими служащими Российской Федерации»  Вступило в силу 29 мая 2019 года

Как оформить справку  Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru о зарплате 19  Что утвердили: форму справки о среднем  заработке за последние три месяца регионов     могут получить господдержку за то, что привлекают  Выдавайте работникам справки о сред- работников из других субъектов РФ нем заработке за последние три месяца  по рекомендованной форме. Ее утвердил  Какие регионы получат  Минтруд. господдержку Справку предоставляют бывшему ра- Что изменили: список регионов, в которые  ботнику, чтобы он мог встать на учет  приоритетно привлекают трудовые ресурсы в службе занятости для поиска подходя- щей работы      Если п. 2 ст. 3 Закона от 19.04.1991 № 1032-1 Получить государственную поддерж- работу он найти не сможет, службе заня- ку смогут работодатели из Якутии, Бу- тости такая справка будет нужна, чтобы  рятии, Республики Коми, Забайкаль- посчитать пособие по безработице.  ского края и Еврейской автономной  области, которые участвуют в програм- Раньше вы оформляли справку  ме повышения мобильности трудовых  в произвольной форме. Теперь министер- ресурсов.  ство требует, чтобы вы включали в нее  сведения: Чтобы получить финансовую под- –  о бывшем работнике, которому выдали  держку, работодатель должен под- твердить, что участвует в программе.  справку; Полученные средства он может исполь- –  вашей компании и сроке, в течение ко- зовать, чтобы поддержать работников,  которые приехали трудиться из другого  торого он у вас работал; субъекта РФ.  –  условиях работы – полный или непол- Конкретные меры поддержки рабо- ный день/неделя; тодатель выбирает из перечня, который  –  средней зарплате за последние три ме- утверждают региональные власти. Ме- ры, которые выберет, должен будет со- сяца работы; гласовать с региональной службой заня- –  основаниях выдачи справки; тости. –  руководителе и главбухе, который вы-  Липецкая и Новосибирская области  дал справку. больше не будут регионами, которые  Нижнюю часть формы заполнять  участвуют в госпрограмме. не нужно. Ее заполнит сотрудник органа  службы занятости.  Распоряжение Правительства РФ   Можете составить справку и в произ- от 07.06.2019 № 1234-р «О внесении измене- вольной форме.  ний в Распоряжение Правительства РФ   Главное – включить в нее те же све- от 20.04.2015 № 696-р»  дения, что и в рекомендованной форме  Вступило в силу 7 июня 2019 года Минтруда. Только в этом случае служба  занятости не сможет ее не принять у ра- ботника.  Письмо Минтруда от 10.01.2019   № 16-5/В-5 9

Календарь кадровика:   дела июля 2019-го ИЮЛЬ 2 15 пн вт ср чт пт сб вс Подайте в Росстат форму № 1-ПР   Заполните и сдайте в бухгалтерию  1  2  3  4  5  6  7  за июнь 2019-го, если в этом месяце   табель учета рабочего времени   8  9  10  11  12  13  14  в компании была забастовка за первую половину июля 15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  3 Подайте в ПФР форму СЗВ-М   29  30  31  за июль 2019-го Подайте в Роструд форму № 1-КТС   за июнь 2019-го, если в этом месяце  Подайте в Росстат форму   был коллективный трудовой спор № П-4 за июнь 2019-го, если число   работников превышает 15 человек,  8 или за II квартал, если средняя  численность меньше 15 человек Подайте в Росстат форму   № П-4 (НЗ) за II квартал 31 Заполните и сдайте в бухгалтерию   табель учета рабочего времени   за июль КАЛЕНДАРЬ НА АВГУСТ  АВГУСТ 2 Подайте в Росстат форму № 1-ПР   15 Подайте в Росстат форму № П-4   пн вт ср чт пт сб вс за июль, если была забастовка за июль, если число работников   превышает 15 человек 1  2  3  4  5 Подайте в Роструд форму № 1-КТС   5  6  7  8  9  10  11  за июль, если был коллективный спор 15 Подайте в ПФР форму СЗВ-М за июль 12  13  14  15  16  17  18  30 Заполните и сдайте в бухгалтерию   19  20  21  22  23  24  25  15 Заполните и сдайте в бухгалтерию   26  27  28  29  30  31  табель учета рабочего времени   табель учета рабочего времени   за первую половину августа  за август

ИЗМЕНЕНИЯ Перейти на «Мир»:   почему придется   это сделать   и за что будут   отвечать кадровики   12 19Шпаргалка. Где ФСС платит пособия сотрудникам напрямую    ............................................................. 20Отменили СНИЛС: готовые ответы на пять вопросов кадровиков   .................................................  

ИЗМЕНЕНИЯ    Перейти на «Мир»:  почему придется  это сделать  и за что будут отвечать  кадровики ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ 3  Как перевести сотрудников  на карты «Мир»  1  Кому придется перейти  на карты «Мир»  4  Как объяснить сотрудникам,  почему их переводят на «Мир» 2  Какие выплаты сможете пере- числять только на «Мир»   12

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Детские пособия сотрудники смогут получить только на карту  1  «Мир» – так решило Правительство   постановление от 11.04.2019 № 419 В проек- те – перевести на эту карту все пособия по социальному страхова- с  нию. Узнаете, коснутся ли изменения вашей компании, что будет,  мая 2019 года  если перечислите пособия на другую карту, и как перевести со- вы должны перечислять  трудников на «Мир». пособия на «Мир» Кому придется завести карту «Мир» Бюджетные организации перешли на выплату зарплаты на кар- ты «Мир» еще до 1 июля 2018 года. Теперь завести эти карты при- дется и коммерческим компаниям. Заводите сотрудникам карту «Мир», чтобы платить на нее  детские пособия:  –  по беременности и родам; –  единовременное женщинам, которые встали на учет в медорга- низации в ранние сроки беременности; –  единовременное при рождении ребенка; –  ежемесячное по уходу за ребенком. Вы не обязаны переводить на карту «Мир» зарплату, отпуск- ные и остальные пособия. Исключение: сотрудники, которые под- верглись радиации. Они получают на «Мир» пособие по времен- ной нетрудоспособности. Остальным работникам, которые болели или ухаживали за не- трудоспособными членами семьи, перечисляйте пособия на при- вычные зарплатные карты Visa или MasterCard. Изменение касается компаний из регионов, в которых ФСС  платит работникам пособия напрямую. Таких сейчас 59   С. 19 Нужно ли перечислять пособия на карту «Мир» в регионах с за- четной системой, пока неясно. Однако специалисты ФСС счита- ют, что новые правила касаются всех работодателей. В регионах,  которые не участвуют в пилотном проекте Фонда, пособия пере- числяет сотрудникам работодатель, но в конечном счете оплачи- вает их бюджет. Безопаснее всего завести «Мир» и тем, кто не работает в регио- не из пилотного проекта Фонда. Если не согласны и готовы по- спорить, советуем все же узнать мнение местного отделения ФСС.  Образец запроса ниже   С. 14 Перечислять пособия на «Мир» нужно уже с 1 мая 2019 года.  Исключение: пособие по уходу за ребенком. Если до мая сотруд- ница получала его на другую карту, может продолжать ей поль- зоваться, пока ребенку не исполнится полтора года или пока  не истечет срок действия карты, но максимум до 1 июля 2020 го- да. После этой даты все детские пособия она сможет получить  только на карту «Мир». 13

ИЗМЕНЕНИЯ  Бюджетные организации должны теперь платить на карты  «Мир» кроме зарплаты или денежного содержания еще и детские  пособия и пособие по временной нетрудоспособности тем, кто под- вергся радиации. Коммерческие компании, которые не успели завести сотрудни- кам «Мир» до 1 мая, пока не наказывают. Однако ситуация мо- жет измениться. Если банки получат указание от Центробанка,  будут блокировать платежки. Чтобы получить пособие, работни- ку придется идти в кассу банка. Если в течение 10 рабочих дней  не сделает этого, банк вернет деньги обратно – работодателю или  ФСС. Сотрудники могут письменно попросить сменить зарплатную  карту. Если заявят, что хотят получать все выплаты на «Мир»,  значит, будете переводить деньги на эту карту   ч. 3 ст. 136 ТК Запрос в ФСС Общество с ограниченной ответственностью «Афиша»          Филиал 1 ГУ – Саратовское  (ООО «Афиша»)             региональное отделение ФСС РФ Лесная ул., д. 40,           г. Саратов, 123456           Вавилова ул., д. 1/7, Тел.: (495) 546-45-22, факс: (495) 546-45-23           г. Саратов, 410012 ОКПО 23456789; ОГРН 1025493493843               ИНН/КПП 8807006559/880701221 28.06.2019 № 25/08-05 На №           от                         О выплате пособия по беременности и родам   Просим дать разъяснение по поводу выплаты пособия по беременности и родам Работница компании Морозова Анна Сергеевна с 08.07.2019 уходит в отпуск по беременности и родам.  Зарплату она получает на карту Visa, открытую в рамках зарплатного проекта в Саратовском отделении  № 8622 Сбербанка России.  Можно ли на эту карту перечислить ей пособие по беременности и родам или для его выплаты нужно  открыть работнице карту «Мир» (постановление Правительства РФ от 11.04.2019 № 419 «О внесении измене- ний в постановление Правительства РФ от 1 декабря 2018 г. № 1466»)? Генеральный директор                В.В. Хрусталев Исполнитель: Громова А.А., тел.: 8 (452) 11-11-11 14

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Как перевести сотрудников на «Мир» Заводить карту   «Мир» нужно  Прежде чем заводить сотрудникам дополнительную карту для  не всем сотрудни- детских пособий, узнайте, не оформили ли они «Мир» сами. Если  кам, а беремен- да, попросите реквизиты и можете перечислять детские пособия. ным и сотрудни- кам с детьми Если карты у работника нет, договаривайтесь с банком. Мно- гие соглашаются заводить несколько карт в рамках зарплатного  проекта. Корректировать договор и договариваться с банком о выпуске  новых зарплатных карт будет юрист или бухгалтер. У отдела кад- ров другие задачи. Вы должны уведомить работников, ответить  на вопросы, получить заявления на выпуск карты и выплату по- собия напрямую из ФСС. Шаг 1. Уведомите работников, что пособия будут на «Мир». Издайте приказ, где укажите банк, который выпустит карты  для пособий, сроки выдачи карт. Ознакомьте с ним работников  под подпись. Чтобы разъяснить, как будете переходить на карты  «Мир», повесьте памятку с ответами на частые вопросы на стенд  рядом с отделом кадров, выложите ее на корпоративный сайт или  разошлите по электронной почте. Если время позволяет, проведите собрание. Объясните сотруд- никам, почему им нужно завести дополнительную карту, ответь- те на их вопросы. Шаг 2. Соберите заявления на выпуск новой карты. Чтобы сотрудники получили карту для пособий, попросите их на- писать заявления, затем соберите их и отправьте в банк. Без них  новые карты банк не выдаст. Форму заявления ищите на сайте  банка, который выпустит карту. Вы не можете отказаться платить пособие из-за того, что ра- ботник не написал заявление на выпуск карты. За это компанию  оштрафуют до 50 тыс. руб.   ч. 6 ст. 5.27 КоАП Если работник откажется, объясните, что это не прихоть руко- водства, а новые правила. На другую карту вы не сможете пере- числить детские пособия. Придется перечислять деньги на счет  без привязки к карте, отправлять их почтовым переводом или  выдать наличными. Каждый из этих вариантов неудобный. Если  перечислите пособие на счет без привязки к карте, придется  переводить их на карточный счет. За почтовым переводом работ- ник пойдет на почту. Выдавать и получать деньги в кассе неудоб- но ни компании, ни сотрудникам. Аргументы не подействуют – попросите сотрудника письмен- но об этом заявить. Так вы сможете объяснить проверяющим  из ФСС, почему не завели карту «Мир», хотя этого требуют новые  правила. 15

ИЗМЕНЕНИЯ  Приказ о выплате пособий на карту «Мир» Укажите, какие выплаты   Платите работникам детские   Приложите к приказу график,  сотрудники будут получать   пособия на карту «Мир»,  по которому сотрудники получат  на «Мир» даже если в вашем регионе ФСС  дополнительную карту пока не платит пособия напрямую 28.06.2019    Общество с ограниченной ответственностью «Афиша» № 15к  (ООО «Афиша») ПРИКАЗ   г. Саратов О выплате пособий с помощью национальных платежных инструментов  (национальная платежная карта «Мир») В соответствии с Федеральным законом от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе»  и постановлением Правительства РФ от 11.04.2019 № 419 «О внесении изменений в постановление Прави- тельства РФ от 1 декабря 2018 г. № 1466»  ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Осуществлять с 01.07.2019 выплату пособий работникам, имеющим детей, в безналичном порядке пу- тем перечисления денежных средств на счета в Саратовском отделении № 8622 Сбербанка России, откры- тые работникам в рамках зарплатного проекта, с использованием расчетных и кредитных карт националь- ной платежной системы «Мир» (далее – НСПК «Мир»). 2. Установить, что порядок расчетов, предусмотренный пунктом 1 настоящего приказа, применяется в от- ношении расчетов ООО «Афиша» по выплате:  2.1. пособия по беременности и родам; 2.2. пособия по уходу за ребенком; 2.3. единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в медицинских организациях в ранние сро- ки беременности; 2.4. единовременного пособия при рождении ребенка. 3. Утвердить план-график по организации перевода расчетов с работниками в ООО «Афиша» на карты  НСПК «Мир» в соответствии с приложением. 4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Генеральный директор                В.В. Хрусталев 16

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Шаг 3. Соберите заявления в ФСС или реквизиты карты. Если компания в регионе с зачетной системой выплаты пособий,  заявления не собирайте. Достаточно, чтобы сотрудник сообщил  реквизиты карты, которую получил. Он может сделать это любым  способом, например принести распечатку из интернет- банка или  отправить реквизиты по электронной почте. Если же на новую карту работник хочет получать еще и зар- плату, не забудьте взять с него заявление. Образец ниже. Кроме  того, реквизиты карты в таком случае нужно будет указать в тру- довом договоре сотрудника. Если в вашем регионе ФСС платит пособия напрямую, собери- те с работников заявления на выплату пособия по специальной  форме   приказ ФСС от 24.11.2017 № 578 В заявлении по форме ФСС сотрудник должен указать рекви- зиты счета. Перед тем как передать заявление в Фонд, проверьте, что- бы работник указал в заявлении реквизиты карты «Мир». Номер  должен начинаться с цифры «2». Номера карт Visa и MasterCard  начинаются с цифр «4» и «5».  Указывать реквизиты новой карты в трудовых договорах со- трудников не нужно, потому что будете перечислять на нее  не зарплату, а детские пособия� Заявление с просьбой перечислять зарплату на карту «Мир»  Отдел кадров                                 Генеральному директору                                                                            ООО «Афиша»                                                                                                            В.В. Хрусталеву ЗАЯВЛЕНИЕ 28.06.2019 № 179 О смене реквизитов для выплаты              Громовой А.А.    заработной платы            Подготовить проект соглашения                к трудовому договору об изменении               банковских реквизитов работника                                 28.06.2019 Прошу перечислять причитающиеся мне денежные выплаты (выплаты по заработной плате, включая сти- мулирующие выплаты; выплаты компенсационного и социального характера и другие выплаты) на платеж- ную карту НПС «Мир» в рамках зарплатного проекта ООО «Афиша». Инспектор отдела кадров                      А.А. Степанова 17

ИЗМЕНЕНИЯ  Заявление в ФСС о выплате пособия на карту «Мир» Наименование банка2 Счет получател2 --- БИК2 № платежной карты, являющейся национальным платежным инструментом (при наличии)3 2202201515915139 Сведения о получателе пособия (оплаты отпуска): В I. Фамилия  СТ ЕПАНОВА Имя  АННА Отчество  АНДРЕ ЕВНА II. Дата рождения: 1 8 - 0 8 - 1 9 90 III. Сведения о документе, удостоверяющем личность: Паспорт  V Серия  2 3 4 5 Номер  4 5 6 7 8 3 Дата выдачи (дд-мм-гггг) 20 - 09 - 2018 Кем выдан  О Т Д Е Л Е Н И Е М УФМ С Р О С С И И ПО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ Л Е НИНС КОМ Р АЙОН Е 2Заполняется в случае перечисления пособия на банковский счет застрахованного лица. Не подлежит  обязательному заполнению в случае перечисления пособия с использованием платежной карты, яв- ляющейся национальным платежным инструментом. 3Заполняется в случае перечисления пособия на банковский счет застрахованного лица, предусмат- ривающий осуществление операций с использованием платежной карты, являющейся национальным  платежным инструментом. 18

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Где ФСС платит пособия  сотрудникам напрямую Минуя работодателей, ФСС выплачивает работникам пособие  в регионах, которые участвуют в пилотном проекте  постановление Правительства от 21.04.2011 № 294 59 – уже участвуют Присоединятся: 18 – в 2020 году ФСС платит пособие напрямую Карачаево-Черкесская  Республика Татарстан Республика Адыгея  Томская область Республика Марий Эл  Республика Белгородская область Республика Алтай Еврейская автономная  Республика Хакасия  Нижегородская область Ростовская область Республика Бурятия область Чеченская Республика  Астраханская область Самарская область Республика Калмыкия Кабардино-Балкарская  Чувашская Республика  Курганская область Республика Мордовия Алтайский край Республика Камчатский край  Новгородская область Брянская область Приморский край Республика Карелия Владимирская область  Новосибирская область Калининградская  Амурская область Республика Северная  Псковская область  Тамбовская область область Вологодская область Осетия – Алания Смоленская область  Хабаровский край Калужская область Магаданская область Республика Тыва Ненецкий автономный  Республика Крым Липецкая область Омская область Костромская область округ  г. Севастополь Ульяновская область Орловская область Курская область Чукотский автономный  Республика Ингушетия  округ  ФСС начал платить пособие напрямую ФСС начнет платить пособие напрямую c июля 2019 года с 2020 года Забайкальский край  Сахалинская область  Республика Коми  Саратовская область  Красноярский край  Архангельская область  Тульская область Республика Саха  Тверская область  Ставропольский край  Воронежская область  (Якутия)  Ямало-Ненецкий  Волгоградская область  Ивановская область  Удмуртская Республика  автономный округ  Иркутская область  Мурманская область  Кировская область  Республика  Ленинградская область  Пензенская область  Кемеровская область  Башкортостан  Тюменская область  Рязанская область  Оренбургская область  Республика Дагестан  Ярославская область © Справочник кадровика, 2019 Быстрая подписка по телефону 8 (800) 511 98 64 19

ИЗМЕНЕНИЯ    Отменили СНИЛС:  готовые ответы на пять  вопросов кадровиков Чем поможет статья. Получите ответы на вопросы о СНИЛС, которые возникают  у всех кадровиков После отмены страховых сви- Что будет вместо  детельств обязательного пен- «зеленой карточки»  сионного страхования у кад- СНИЛС? ровиков появились вопросы,  как теперь работать с ПФР  ПФР будет по-прежнему при- и сотрудниками. Узнаете,  сваивать страховой номер  как работники подтвердят  индивидуального лицевого  регистрацию в ПФР, нужно  счета. Однако вместо привыч- ли обменивать пластиковые  ного свидетельства подтвер- карточки СНИЛС на другой  ждать регистрацию в системе  документ, и что будет, если  персонифицированного учета  работник потеряет старое  будет документ, который раз- свидетельство или сменит  работал ПФР. Полное назва- фамилию. ние документа: «Уведомление  20

о регистрации в системе индивидуально- Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru го (персонифицированного) учета», форма  АДИ-РЕГ. 1  Проект постановления находится  С  на заключительной стадии. Правление  апреля 2019 года  ПФР формирует окончательный вариант  ПФР перестал выдавать свидетельство СНИЛС документа. Поэтому мы решили показать  образец   с. 22 персонифицированного учета. Обращать- ся в ПФР и обменивать их на уведомле- Уведомление, которое предложил  ние не нужно. Кандидаты при приеме  ПФР, будет содержать те же сведения,  на работу могут принести вам «зеленую  что и страховое свидетельство: СНИЛС,  карточку» СНИЛС или уведомление ново- фамилию, имя и отчество гражданина,  го образца. Эти документы равнозначны. дату и место его рождения, пол и дату  регистрации в системе персонифициро- Новые правила регистрации в систе- ванного учета. ме персонифицированного учета связаны  с расширением влияния СНИЛС. Рань- В отличие от пластиковой карточ- ше этот номер оформляли только для  ки уведомление можно будет получить  работающ  их граждан ПФР. По нему учи- не только на бумаге, но и в электрон- тывали суммы, которые компания пере- ном виде. Уведомление в форме элек- числяла на индивидуальный пенсионный  тронного документа будет подписывать  счет работника в счет его будущей пенсии. должностное лицо ПФР. Бланк преду- сматривает место для усиленной квали- Сейчас по СНИЛС отслеживают стра- фицированной электронной подписи. ховые взносы, страховой стаж и�средства  накопительного пенсионного страхова- Документ можно будет получить  ния. Без этого номера нельзя оформить  в отделении ПФР либо по почте, а элек- полис ОМС, получить медицинские услу- тронное уведомление – по электронной  ги, оформить социальные пособия, ипо- почте. Работник сможет в любой момент  теку и другие виды кредитов, получить  скачать уведомление в личном кабинете  государственные или муниципальные  на сайте ПФР   п. 3 ст. 9 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ о пер- услуги, например, место в детском саду.  сонифицированном учете, подп. «в» п. 9 ст. 1 Закона от 01.04.2019 № 48-ФЗ  СНИЛС присваивают всем гражданам  РФ, в том числе несовершеннолетним,  Страховые свидетельства, которые вы- дали до 1 апреля 2019-го, продолжат дей- ствовать. Они по-прежнему подтверждают  регистрацию в системе индивидуального  ЕСТЬ ЛИ У РАБОТНИКА СНИЛС, ЕСЛИ ОН НЕ ОБРАЩАЛСЯ В ПФР Да, у работника может быть  номоченных органов, МФЦ. АДВ-1 в ПФР, предложите работ- СНИЛС, даже если он не обращал- Такая ситуация возникнет, если ра- нику проверить, есть ли у него  ся в ПФР, МФЦ либо не просил ра- ботник, у которого нет индивиду- СНИЛС. Для этого работнику нуж- ботодателя его оформить. ального лицевого счета, обратится  но обратиться в ПФР или МФЦ  Теперь СНИЛС могут присвоить  за государственной или муници- с паспортом. не только по обращению работни- пальной услугой    подп. 2 п. 1 ст. 6, п. 1   Если СНИЛС уже присвоили, ПФР  ка, но и на основании сведений,  ст. 12.1 Закона № 27-ФЗ  Поэтому прежде,  выдаст уведомление нового об- которые поступают в ПФР от упол- чем будете подавать анкету   разца. 21

ИЗМЕНЕНИЯ  и иностранцам независимо от их стату- Работник сам будет  са. Исключение касается только высоко- регистрироваться в ПФР? квалифицированных специалистов, кото- рые временно прибыли в РФ   п. 1 ст. 7 Закона  Если у работника нет лицевого сче- та в ПФР, зарегистрироваться в системе  от 15.12.2001 № 167-ФЗ, ст. 1 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ персонифицированного учета он может  самостоятельно либо через работодателя.  При поступлении на работу впер- Обратиться к компании работник впра- вые у большинства кандидатов уже есть  ве не только, если будет работать по тру- СНИЛС. Оформлять его по новым пра- довому договору. Он может потребовать  вилам придется иностранцам, которые  оформить СНИЛС и в случае, если с ним  впервые устраиваются на работу в Рос- заключают гражданский договор, на воз- сии, и военнослужащим, которые уволи- лись со службы и начинают работать. Уведомление о регистрации в системе персонифицированного учета, проект               Приложение 1               УТВЕРЖДЕНА               постановлением Правления Пенсионного фонда                Российской Федерации                от                       №         Форма АДИ-РЕГ  УВЕДОМЛЕНИЕ  о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета Страховой номер индивидуального  лицевого счета (СНИЛС)         Фамилия             Имя              Отчество (при наличии)          Дата рождения        Место рождения      Пол          Дата регистрации      Наименование должности          (расшифровка подписи)    работника территориального органа ПФР              (подпись)                           (заполняется только при получении формы АДИ-РЕГ в территориальном органе ПФР)      М. П.            22

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru награждение по которому начисляют  нифицированного учета, на бумаге или  страховые взносы. Отказать сотруднику  в форме электронного документа. В лю- в оформлении СНИЛС сможете, только  бом случае уведомление должно содер- если заключили с ним трудовой договор  жать СНИЛС, личные данные сотрудни- о дистанционной работе путем обмена  ка и дату регистрации в ПФР. электронными документами   ч. 4 ст. 312.2 ТК Когда сотрудник принесет вам но- Если работник решит оформить  мер СНИЛС, перепишите его в личную  СНИЛС самостоятельно, ему нужно обра- карточку и верните обратно. Копию до- титься в территориальный орган ПФР  кумента для личного дела не снимайте,  либо в МФЦ. Анкету застрахованного ли- иначе вас до 50 тыс. руб. оштрафует  ца АДВ-1 он может подать лично либо  Роскомнадзор   ч. 1 ст. 13.11 КоАП направить ее по почте   подп. 1 п. 1 ст. 6 Закона о пер- Когда регистрировать  сонифицированном учете работника в ПФР должен  кадровик? Что сотрудник принесет после  регистрации в ПФР? Зарегистрировать сотрудника в ПФР  вы обязаны, если при приеме на работу вы- Вместо страхового свидетельства работ- ясните, что у него нет СНИЛС   ч. 4 ст. 65 ТК,   ник принесет уведомление, которое под- ст. 15 Закона о персонифицированном учете Чтобы работ- твердит регистрацию в системе персо- 23

ИЗМЕНЕНИЯ  нику открыли индивидуальный лице- компании грозит штраф. За каждого со- вой счет, подайте в территориальный  трудника, которого не включите в отчет,  орган ПФР анкету застрахованного ли- заплатите 500 руб.   ч. 3 ст. 17 Закона о персонифициро- ца по форме АДВ-1 и опись документов  по форме АДВ-6-1. Формы анкет утверди- ванном учете  ло Правление ПФР   постановление от 11.01.2017 № 2п Что будет, если работник  Заполняйте анкету АДВ-1 на основа- потеряет СНИЛС или сменит  нии личных данных сотрудника. Сведе- фамилию? ния о работнике вносите печатными буква- ми. Не допускайте помарок и исправлений.  Если работник потеряет страховое сви- Использовать можете любые цвета шари- детельство, восстановить его уже не смо- ковой ручки, кроме красного и зеленого.  жет. По новым правилам ПФР больше  Анкету можете заполнить на компьютере  не выдает дубликат свидетельства. Когда  и потом распечатать   п. 4 приложения № 2 к постановле- ПФР открывает индивидуальный ли- цевой счет, он присваивает постоянный  нию Правления ПФР от 11.01.2017 № 2п страховой номер. Узнать его работник мо- жет в любое время в личном кабинете  Попросите работника заверить подпи- на сайте ПФР. Если вместо утраченной  сью данные в анкете АДВ-1   п. 5 Инструкции,   «зеленой карточки» захочет получить до- утв. приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н Распишитесь са- кумент со сведениями СНИЛС, ему надо  ми, если работник длительное время от- будет самостоятельно обратиться в ПФР  сутствует на работе, например, находится  либо в МФЦ. В этом случае работник по- в командировке больше месяца либо боле- лучит документ нового образца со сведе- ет. Укажите эту причину в анкете   ниями СНИЛС.  п. 8 Инструкции № 766н, письмо Минтруда от 17.05.2019 № 21-3/В-574 Если работник или лицо, которое рабо- Если между вашей компанией и ПФР  тает по гражданскому договору, на возна- граждение по которому начисляют стра- действует соглашение об обмене инфор- ховые взносы, сменит фамилию, сообщите  мацией в электронном виде, подпиши- об этом в ПФР   ч. 1 ст. 9 Закона о персонифицированном  те анкету усиленной квалифицирован- учете Пенсионный фонд изменит сведения  ной электронной подписью и направьте  о работнике в общей части индивидуаль- ее в форме электронного документа. ного лицевого счета. Вместо страхового  свидетельства ПФР выдаст документ но- ПФР откроет индивидуальный лице- вого образца с актуальными сведения- вой счет в течение пяти рабочих дней  ми о работнике. Под подпись передайте  со дня, как получит документы   п. 11 Инструк- его работнику. СНИЛС, который присвои- ли работнику при регистрации в системе  ции № 766н, п. 13 Административного регламента, утв. постановлением  персонифицированного учета, останется  прежним   п. 1 ст. 6 Закона о персонифицированном учете Правления ПФР от 12.02.2019 № 39п ПФР выдаст уведом- ление, которое подтвердит регистрацию  Поступайте также, если у работни- в системе персонифицированного учета.  ка изменятся другие сведения, которые  Передайте его работнику под подпись   включены в индивидуальный лицевой  счет, – имя или отчество работника, дата   абз. 4 п. 2 ст. 15 Закона о персонифицированном учете или место рождения, пол   п. 1 ст. 9 Закона о персо- Не затягивайте с оформлением  �нифицированном учете СНИЛС. Эти сведения вам понадобят- ся, чтобы составить ежемесячный от- чет по форме СЗВ-М. Сведения за июнь  вы должны подать в территориальный  орган ПФР не позднее 15 июля 2019- го, а за июль – 15 августа 2019-го. Не ука- жете в отчете СНИЛС нового сотрудника,  24

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Анкета застрахованного лица по форме АДВ-1 Утверждена постановлением  Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 11.01.2017 № 2п Форма АДВ-1  Код по ОКУД  АНКЕТА ЗАСТРАХОВАННОГО ЛИЦА Заполняется застрахованным лицом печатными буквами. Фамилия     .С  .Т  .Е  .П  .А  .Н  .О  .В  .А  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .   .  .  .  .  .  .  .  Имя      .М  .А  .Р  .И  .Я  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .   .  .  .  .  Отчество      .А  .Л  .Е  .К  .С  .Е  .Е  .В  .Н  .А  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .   .  .  .  .  Пол     .Ж . (м/ж)                      Дата рождения    «.1 .5  .»   .И  .Ю .Л  .Я  .  .  .  .  .  .1  .9  .9  .9  . года                     Место рождения:                     город (село, дер., ...)    .М  .О  .С  .К  .В  .А  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  район               .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  область (край, респ., ...)  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  страна             .Р  .О  .С  .С  .И  .Й  .С  .К  .А  .Я  .  .Ф  .Е  .Д  .Е  .Р  .А  .Ц  .И  .Я  .  .  .  Гражданство             .Р  .О  .С  .С  .И  .Я  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  Адрес постоянного места жительства                       Адрес   индекс     .1  .2  .3  .4  .5  .6  .    адрес   .Г  .О  .Р  .О  .Д  .  .М  .О  .С  .К  .В  .А  .  регистрации           .У  .Л  .И  .Ц  .А  .  .К  .У  .Й  .Б  .Ы .Ш .Е  .В  .А  .  .Д  .О  .М  .  .5  .  .  .            .К  .В  .А  .Р  .Т  .И  .Р  .А  .  .3  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  Адрес места  индекс     .  .  .  .  .  .  .    адрес   .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  жительства          .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  фактический          .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .            (заполнять при отличии от адреса регистрации)           Телефоны    .8  .9  .1  .1  .1  .2  .3  .4  .5  .6  .7  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .      (домашний и (или) рабочий)           Документ, удостоверяющий личность                       Вид документа   .П  .А  .С  .П  .О  .Р  .Т  .  .Р  .О  .С  .С  .И  .И  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .      (указать название документа: паспорт, удостоверение личности и другие      документы, удостоверяющие личность)                Серия, номер    .4  .1  .0  .0  .  .1  .1  .2  .2  .3  .3  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  Дата выдачи      «2  .0  .»   .А  .П  .Р  .Е  .Л  .Я  .  .  .  .2  .0  .1  .3  . года                     Кем выдан    .О  .Т  .Д  .Е  .Л  .О  .М  .  .О  .У  .Ф  .М  .С  .  .Г.  .  .М  .О  .С  .К  .В  .Ы .  .  .  .  .      .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .               Дата заполнения                                     Личная подпись     «.1 .5  .»  .И  .Ю .Л  .Я  .  .  .  .  .  .2  .0  .1  .9  . года           застрахованного лица     25



ПРАКТИКА Требования   руководителей  и просьбы   работников   об отпуске:   как выполнять   и когда отказать   28 Что делать, если в офисе жара    41 ......................................................................................................................................................................................... Ои  кчаекм  уссоттрроуидтньи, кчит одбоыл жонниы  нсео озбащбыатвьа лзиар эатное дее  лать    47 ................................................................................................................ 56Где что плохо лежит в отделе кадров. Инструкция для самопроверки   ....................................................   62Роструд разъясняет: как перевести сотрудника на другую работу   ......................................................  

ПРАКТИКА    Требования  руководителей  и просьбы работников  об отпуске:  как выполнять  и когда отказать ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ 3  Безопасно отзовете сотруд- ника из отпуска и решите,  1  Подберете оптимальный  когда он в него уйдет снова способ заменить сотрудника,  который ушел в отпуск 4  Предоставите отпуск перед  увольнением  2  Продлите или перенесете  отпуск на другие даты  28

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Сотрудники и в отпуске звонят в кадры и пишут заявления. Ли- нейные руководители требуют, чтобы вы нашли отпускникам за- мену или вызвали их на работу. Вы не обязаны выполнять все тре- бования руководителей и просьбы работников. Узнаете в статье,  когда можете отказать, и как действовать, если отказать нельзя. Требования руководителей Линейные руководители ставят вам задачи не пускать сотрудни- ков в отпуск по графику, срочно отозвать из отпуска тех, кто уже  отдыхает, заменить отсутствующих или распределить их обязан- ности. Вы должны оформить документы и выполнить процедуры.  Но не спешите выполнять любые требования руководства. Приве- дем аргументы, если распоряжения выполнить нельзя. «Я нашел, кто будет работать за Петрова.  Оформляйте» Нужно выполнять? Да, если кандидат, которого нашел руково- дитель, согласен выполнять обязанности основного сотрудника.  Как оформить. С теми, кто не состоит в штате, заключите сроч- ный трудовой договор. Сотрудника временно переведите, оформи- те внутреннее совместительство либо совмещение должностей. Срочный трудовой договор заключайте на период временного  отсутствия основного сотрудника. Он закончится событием: выхо- дом основного сотрудника на работу   абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК В договоре пишите: «Трудовой договор заключается для испол- нения обязанностей специалиста по продажам Петрова Олега  Владимировича до его выхода на работу из ежегодного отпуска».  Когда основной сотрудник выйдет на работу, оформите увольне- ние временного. Уведомлять заранее о том, что срок договора ис- текает, закон не требует   ч. 1 ст. 79 ТК Если решите досрочно расстаться с временным сотрудником,  договаривайтесь с ним об увольнении по соглашению сторон. Временный перевод применяйте, если хотите, чтобы сотрудник  замещал отсутствующего коллегу полный рабочий день. Получи- те согласие сотрудника и заключите с ним дополнительное согла- шение к трудовому договору. Предусмотрите все условия времен- ной работы, включая оплату. В период временного перевода сотрудник должен получать зар- плату по новой должности. Если зарплата окажется ниже, обсуди- 29

ПРА К Т И К А те, как будете оплачивать работу. Есть три варианта: сохранить  за сотрудником прежний оклад, установить новый оклад и допла- 30 чивать до прежнего оклада либо до среднего заработка по преж- нему месту работы. Если временный перевод оформите в середине месяца, добавь- те дополнительную строку в табеле. Со следующего месяца отме- чайте рабочее время сотрудника только по новой должности. Не указывайте в документах дату, когда истекает срок времен- ного перевода, то есть последний день отпуска основного сотруд- ника. Он может не выйти на работу сразу из отпуска, например,  из-за болезни. Тогда возникнет ситуация, когда срок временно- го перевода подошел к концу, а необходимость замещать сотруд- ника еще осталась. Если не предоставите сотруднику прежнюю  должность, временный перевод трансформируется в постоянный.  Решите продлить временный перевод – придется оформлять до- полнительные документы. Чтобы этого избежать, срок перевода  связывайте с событием: выходом сотрудника на работу   ч. 1 ст. 72.2 ТК Досрочно отменить временный перевод сможете только по со- глашению с работником. Совместительство оформляйте, если нужно, чтобы сотрудник  выполнял обязанности коллеги, который ушел в отпуск в свобод- ное от основной работы время. Заключите с замещающим сотрудником срочный трудовой до- говор по совместительству. Рабочий день совместителя не дол- жен превышать четырех часов   ч. 1 ст. 284 ТК Зарплату устанавли- вайте пропорционально отработанному времени. В табеле ведите  учет рабочего времени в двух строках: по основной должности  и по внутреннему совместительству. Досрочно отменить допработу сможете, если сотрудник согла- сится расторгнуть трудовой договор по совместительству по согла- шению сторон. Совмещение устанавливайте, если хотите, чтобы сотрудник  в течение рабочего дня одновременно со своей основной рабо- той выполнял обязанности коллеги, который ушел в отпуск. Как  оформить, читайте в следующем разделе. «Петров до отпуска не успел сделать работу.  Распределяйте» Нужно выполнять? Да, работу, которую сотрудник не успел сде- лать до отпуска, можете передать его коллеге либо распределить  между несколькими работниками. Главное – получить их согла- сие на дополнительную работу и договориться о доплате.

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Как оформить. Если хотите, чтобы сотрудники выполняли доп- работу наряду со своей основной работой – оформите совмещение.  Заключите с каждым допсоглашение к трудовому договору. Опре- делите в нем содержание и объем поручаемой работы, срок и до- плату   ч. 2 ст. 60.2 ТК Размер доплаты каждому сотруднику устанавли- вайте с учетом объема, содержания и характера дополнительной  работы. Срок, в течение которого сотрудники будут выполнять допра- боту, связывайте с конкретной датой либо событием – выходом  основного сотрудника на работу. Досрочно отменить допработу сможете в любое время. Глав- ное – предупредить об этом сотрудников за три рабочих дня. Ана- логично могут сделать работники   ч. 4 ст. 60.2 ТК «Петров срочно понадобился на работе.  Вызывайте» Нужно выполнять? Да, если сотрудник, который ушел в отпуск,  согласился выйти на работу, например, дал предварительное со- гласие по телефону либо по электронной почте. Не выполняйте  требование руководителя, если он хочет отозвать из отпуска не- совершеннолетнего, беременную или сотрудника, который занят  на вредной или опасной работе. Даже если сотрудник согласился,  такой отзыв будет незаконным. Как оформить. Издайте приказ об отзыве из отпуска. Укажите  в нем дату выхода сотрудника на работу. Ознакомьте сотрудника  с приказом под подпись сразу, как появится на работе. Закон не требует, чтобы согласие работника было письменным   ч. 2 ст. 125 ТК Чтобы исключить спор с работником и претензии ГИТ,  рекомендуем также попросить сотрудника дать письменное со- гласие на отзыв из отпуска. Виза ознакомления в приказе эту  роль не выполняет. МОЖНО ЛИ ОТОЗВАТЬ ИЗ ОТПУСКА НА ОДИН ДЕНЬ Вы можете отозвать сотрудника  сразу же, как выполнит работу. ло, перед тем как отозвать сотруд- из отпуска только на рабочий день. Свое решение он должен согла- ника из отпуска, обсудите с ним,  Оставшуюся часть отпуска сотруд- совать с вами, самовольно уйти  когда он хочет использовать оста- ник может использовать в удобное  в отпуск нельзя. Поступит так –  ток. Сотрудники могут не знать,  для него время в течение рабоче- формально получите право уво- что о датах надо договориться,  го года или присоединить к отпуску  и считать, что их отозвали толь- лить его за прогул   подп. «д» п. 39 поста- ко на день, чтобы они выполнили  за следующий год      ч. 2 ст. 125 ТК срочную работу. новления Пленума Верховного суда  от 17.03.2004 № 2  Он может решить использовать его  Чтобы таких ситуаций не возника- 31

ПРА К Т И К А Подпись сотрудника означает лишь то, что он ознакомился с со- держанием приказа. Попросите в порядке исключения, чтобы со- трудник написал в приказе, что предварительно был согласен на от- зыв. Если есть возможность, направьте сотруднику письменное  предложение об отзыве из отпуска до того, как издадите приказ. Обсудите с работником, когда он отгуляет неиспользован- ные в связи с отзывом дни отпуска. Их вы обязаны предоставить  по выбору сотрудника в удобное для него время в течение рабоче- го года или присоединить к отпуску за следующий год     ч. 2 ст. 125 ТК В табеле отмечайте рабочее время с первого дня работы сотруд- ника после отпуска. В графике отпусков укажите фактические  даты отпуска сотрудника. В графе «Примечание» напишите, что  работника отозвали из отпуска, укажите реквизиты приказа. Предложение работнику дать свое согласие на отзыв из отпуска Общество с ограниченной ответственностью        Финансовому директору       Морозову В.Н.  «Афиша» (ООО «Афиша»)          ПРЕДЛОЖЕНИЕ            15.07.2019 № 22      Об отзыве из отпуска             Громовой А.А.        Подготовить проект приказа об отзыве          Морозова В.Н. из отпуска                                    15.07.2019 Уважаемый Валентин Николаевич! В связи с предстоящей налоговой проверкой в ООО «Афиша» просим Вас досрочно выйти из отпуска  15.07.2019. Неиспользованная в связи с этим часть ежегодного отпуска продолжительностью семь календарных дней  будет предоставлена по Вашему заявлению в удобное для Вас время в течение текущего рабочего года ли- бо присоединена к отпуску за следующий год. Напоминаем, что Вы вправе отказаться от отзыва из отпуска. Данный отказ не влечет применения мер  дисциплинарной ответственности. Генеральный директор                   В.Н. Тимофеев С предложением ознакомлен Финансовый директор      Согласен на отзыв из отпуска      В.Н. Морозов                      15.07.2019 32

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru В разделе VIII «Отпуск» личной карточки сделайте отметку  о датах отпуска. В�4-й графе таблицы укажите количество ка- лендарных дней отпуска, которые фактически использовал ра- ботник, а в�5-й и 6-й графах – начала и�окончания отпуска.  В�7-й графе сошлитесь на�график отпусков, приказы о�предостав- лении отпуска и об отзыве из отпуска. «Петров нужен на работе. В отпуск не отпускайте» Нужно выполнять? Да, если отпуск запланирован в графике,  но сотрудник согласен перенести его на другие даты или даже  на другой рабочий год. Предложение работнику дать свое согласие на перенос отпуска Общество с ограниченной ответственностью        Финансовому директору       Морозову В.Н. «Афиша» (ООО «Афиша»)          ПРЕДЛОЖЕНИЕ              Громовой А.А.   Предоставить отпуск Морозову В.Н. в даты, 15.07.2019 № 22      указанные работником                                  15.07.2019 О переносе отпуска                              Уважаемый Валентин Николаевич! В связи с предстоящей внеплановой налоговой проверкой в ООО «Афиша» просим Вас не уходить в отпуск,  запланированный по графику отпусков с 19.07.2019. В случае вашего согласия отпуск будет предоставлен по Вашему заявлению в удобное для Вас время  в течение текущего рабочего года с 20.09.2018 по 19.09.2019 либо присоединен к отпуску за следующий ра- бочий год. Напоминаем, что Вы вправе отказаться от переноса отпуска на другие даты по производственной необ- ходимости. Данный отказ не влечет применения мер дисциплинарной ответственности. Генеральный директор                   В.Н. Тимофеев С предложением ознакомлен Финансовый директор  Согласен на перенос отпуска на 01.08.2019      В.Н. Морозов                      15.07.2019 33

ПРА К Т И К А Не выполняйте требование руководителя, если сотрудник идет  в отпуск в даты, которые запланированы в графике и не согласен   его перенести. График отпусков обязаны соблюдать не только ра- ботники, но и компания   ч. 2 ст. 123 ТК  Учтите, что в отдельных случаях время использования отпуска  закон привязывает к�событию. Например, совместитель использу- ет отпуск одновременно с�отпуском по�основному месту работы    ст. 286 ТК  В подобных ситуациях вы не можете переносить отпуск,  даже если сотрудник на это согласен. Вы должны отправить сотрудника в отпуск, если он идет отды- хать не по графику, но договорился с руководством о других да- тах. В этом случае изменить даты отпуска можно, только если за- ново договориться с работником о переносе. Как оформить. Когда получите требование руководителя о том,  что сотрудника надо задержать на работе, выясните его мнение.  Для этого направьте предложение перенести отпуск на другие да- ты. Объясните производственную необходимость, попросите со- трудника назвать другие даты, которые ему удобны. После внесите планируемые даты отпуска в график отпусков  и объясните, почему переносите отпуск в графе «Примечание». Если договориться не смогли, издайте приказ об отпуске. Поду- майте с руководителем, кто из коллег сможет выполнять работу  временно отсутствующего работника. Как это оформить   с. 29 Заявление о предоставлении неиспользованной части отпуска Финансовый департамент          Генеральному директору ООО «Афиша» ЗАЯВЛЕНИЕ              Тимофееву В.Н. 29.07.2019 № 28             О предоставлении неиспользованной части отпуска                      Громовой А.А.                      Подготовить проект приказа               о предоставлении отпуска Морозову В.Н.                                      29.07.2019 В связи с отзывом меня 15.07.2019 из ежегодного оплачиваемого отпуска прошу предоставить мне неис- пользованную часть отпуска продолжительностью семь календарных дней с 01.08.2019. Финансовый директор                 В.Н. Морозов 34

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Просьбы работников Сотрудники просят предоставить отпуск в другое время. Другие  не торопятся выходить из отпуска и требуют его продлить. Какие  просьбы вы обязаны выполнить, а когда можете отказать? «Мне не удобно идти в отпуск по графику.  Переносите» Нужно выполнять? Нет, если у сотрудника нет права на отпуск  в удобное для него время. Как оформить. Если непосредственный руководитель сотруд- ника не согласен перенести отпуск на другие даты, на заявлении  руководитель компании поставит резолюцию «Отказать». Объ- ясните сотруднику, что он должен следовать графику отпусков.  За две недели уведомите его о дате начала отпуска. Издайте при- каз и ознакомьте с ним сотрудника под подпись. Откажется – со- ставьте акт. Не допускайте сотрудника на территорию компании  с первого дня отпуска. Если у сотрудника есть право на отпуск в�удобное для него  время, удовлетворите его просьбу. Откажете – нарушите права  работника. Тот факт, что мнение работника уже учли, когда со- ставляли график отпусков на 2019 год, значения не�имеет. Работ- ник может в любой момент передумать и пойти в отпуск в другие  даты   ч. 4 ст. 123 ТК «Я в отпуске болел и на работу не выйду.  Продлевайте» Нужно выполнять? Да, если сотрудник болел или получил  травму во время отпуска. Уточните у сотрудника, на сколько  дней ему оформили больничный лист. Как оформить. Если сотрудник не вышел на работу, отпуск ав- томатически продлевается на период болезни   ч. 1 ст. 124 ТК МОЖНО ЛИ НАКАЗАТЬ, ЕСЛИ РАБОТНИК НЕ СООБЩИЛ О БОЛЕЗНИ Сотрудника можно наказать  Чтобы оперативно получать ин- обязаны уведомлять отдел кадров  за то, что не сообщил о своей бо- формацию о состоянии здоровья  и согласовывать решение продлять  лезни во время отпуска, если про- работника, введите в ПВТР прави- или переносить отпуск с непосред- писали такую обязанность в ПВТР. ло: во время отпуска работники  ственным руководителем. 35

ПРА К Т И К А Заполняйте гра- До тех пор, пока работник не представит вам больничный лист,  фик отпусков  формально причина его отсутствия остается неизвестной. Поэто- и личную карточ- му в первый рабочий день после отпуска составьте акт, а в табеле  ку только по- поставьте код «НН». сле того, как со- трудник выйдет  Когда сотрудник принесет больничный, проверьте причину не- из отпуска трудоспособности. Если работник болел сам, увидите в больнич- ном код 01. На основании этого документа скорректируйте табель.  Период болезни отметьте буквенным кодом «Б», а отпуск – «ОТ». В�графике отпусков и личной карточке укажите фактические  даты отпуска и�реквизиты больничного листа.  «Я в отпуске сидел с больным ребенком.  Продлевайте» Нужно выполнять? Нет, вы не должны продлевать или перено- сить дни отпуска сотрудника, которые совпали с болезнью его ре- бенка, на другие даты. Как оформить. Сообщите сотруднику, что он обязан выйти  на работу сразу после того, как закончится отпуск. Уход за боль- ным ребенком не основание, чтобы продлить отпуск. Если боль- ничный лист сотруднику оформили в пределах отпуска, пособие  не платите. Убедиться, что лист нетрудоспособности сотрудник  получил, потому что ухаживал за больным ребенком, помогут  коды на больничном – 09, 12 или 13. Табель не корректируйте.  В графике и личной карточке укажите фактические даты отпус- ка сотрудника. Если же ребенок продолжает болеть, сотрудник может офор- мить больничный лист с первого дня, когда должен был присту- пить к работе. Если скроет, что находится в отпуске и ему боль- ничный оформят раньше, – пособие все равно выплачивайте  только с первого рабочего дня   п. 40 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утв. при- казом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н До тех пор, пока сотрудник не принесет больничный, в табе- ле отмечайте дни отсутствия на работе буквенным кодом «НН».  Когда сотрудник принесет больничный, скорректируйте табель. КАК ЗАПОЛНИТЬ РАЗДЕЛ ОБ ОТПУСКЕ В ЛИЧНОЙ КАРТОЧКЕ Если в разделе VIII личной карточ- те, что это дополнение к личной  зиты его трудового договора. ки закончилось место, допеча- карточке сотрудника. Укажите об- Вложите листы в личную карточ- тайте таблицу «Отпуск» на отдель- щие сведения, как в первой стро- ку и скрепите их так, чтобы не по- ном листе бумаги. Перед номером  ке личной карточки: фамилию,  терять, пока сотрудник работает  и заголовком раздела напиши- имя, отчество сотрудника и рекви- в компании. 36

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru «Во время отпуска я был на сборах. Переносите» Нужно выполнять? Да, если работник принес справку из воен- комата о том, что был на сборах. Ежегодный отпуск можно про- длить или перенести на�другие дни, как пожелает работник. Как оформить. Если работник хочет перенести ежегодный  отпуск на другое время, попросите его написать заявление. К не- му он должен приложить справку из военкомата, которая под- твердит, в какие даты сотрудник фактически был на сборах. На основании этих документов скорректируйте табель. Период,  когда сотрудник был на сборах и проходил медкомиссию, отметь- те в табеле буквенным кодом «Г». Можете придумать собственный  код для военных сборов, например, «ВС». В графике и личной карточке укажите фактические даты  отпуска, сошлитесь на справку из военкомата. Вложение в личную карточку с дополнительными строками об отпуске Акционерное общество «Мир» (АО «Мир») ДОПОЛНЕНИЕ 03/2013-ТД 10.03.2015 к личной карточке работника Трудовой договор номер дата Фамилия Морозова Имя Анна Отчество Семеновна VIII. ОТПУСК Вид отпуска   Период работы Коли чество  Дата (ежегод ный, учебн  ый,  с по кален- начала оконча- Основа ние без сохран  ения  дарных дней  ния заработ ной платы  отпуска 7 Приказ  и др.) 23 4 5 6 от 24.06.2019  1 10.03.2019 09.03.2020 14 01.07.2019 14.07.2019 № 142-о Ежегодный оплачиваемый 37

ПРА К Т И К А Время, которое сотрудник отсутствовал на�работе из-за воен- ных сборов и�связанного с�ними медосмотра, оплачивают  по среднему заработку   пп. 1, 2 ст. 6 Закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ о воинской обязанности   и военн  ой службе Однако эти расходы компании возмещает военкомат. Чтобы получить компенсацию, направьте заявление в воен- комат по месту нахождения компании. Укажите в�нем расходы  и�банковские реквизиты компании,�приложите заверенные ко- пии подтверждающих документов   п. 5 Правил, утв. постановлением Правительства  от 01.12.2004 № 704 Заявление, которое составите на�официальном бланке,  отдайте на подпись руководителю компании, поставьте печать,  если она есть. Расскажите сотруднику, что он также имеет право на выпла- ты от�воинских частей – оклад по�воинской должности и�воинско- му званию с�учетом районных коэффициентов и�компенсацию  командировочных расходов при проезде до�места проведения  воен ных сборов   ст. 13 Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ о статусе военнослужащих «После отпуска на работу не выйду. Увольняйте» Нужно выполнять? Да, если сотрудник написал заявление  об увольнении, а срок предупреждения истек во время отпус- ка. Если же срок предупреждения об увольнении истечет, когда  отпуск закончится, сотрудник должен выйти на работу. Если сотрудник попросит отпуск с последующим увольнени- ем, отказать не получится, если он имеет право на отпуск в удоб- ное время либо просит отпуск по графику. Откажете – сотрудник  перепишет заявление. Вместо одного принесет два заявления:  о ежегодном отпуске и об увольнении. КАКИЕ ГАРАНТИИ РАБОТНИК ПОЛУЧАЕТ НА ВРЕМЯ ВОЕННЫХ СБОРОВ Компания             Военная часть Освобождает  Сохраняет  Возмещает транспортные  Оплачивает работу от работы средний заработок и командировочные расходы © Справочник кадровика, 2019 Быстрая подписка по телефону 8 (800) 511 98 64 38

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Как оформить. Если сотрудник подал заявление об увольнении  во время отпуска, зарегистрируйте его. Со следующего дня отсчи- тайте две недели. Если срок предупреждения истечет во время  отпуска, сотрудник вправе не выходить на работу после отпуска.  В день увольнения издайте приказ. На том месте, где сотруд- ники обычно ставят свою подпись, сделайте отметку, что не- Заявление в военкомат о возмещении расходов на выплату среднего заработка Публичное акционерное общество «Альфа»       Объединенный военный комиссариат (ПАО «Альфа»)             Тверского района ЦАО г. Москвы Лесная ул., д. 40            (ОВК Тверского района) Москва, 116523              Мантулинская ул., д. 24, Тел.: (495) 546-45-22, факс: (495) 546-45-23      Москва, 123100 ОКПО 23456789; ОГРН 1025493493843 ИНН / КПП 8807006559 / 880701221 31.07.2019 № 14/071  9 На № ____ от _______ О возмещении расходов за период  прохождения военных сборов   На основании пункта 7 статьи 1 Закона от 28.03.98 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»  просим Вас компенсировать расходы ПАО «Альфа» на выплату среднего заработка бренд-менеджеру отде- ла маркетинга Степанову В.П. за время прохождения им военных сборов (с 15.07.2019 по 28.07.2019) в сумме  20 980 (Двадцать тысяч девятьсот восемьдесят) рублей 38 копеек.  Данную сумму просим перечислить по следующим реквизитам: ПАО «Альфа» (ИНН 8807006559, КПП 880701221) Расчетный счет компании № 40702810021400000012 в АКБ «КомБанк», г. Москва (БИК 044501001, корр.  счет № 30101810400000000222). Приложения: 1. Копия платежной ведомости за июль 2019 года.  2. Копия справки о прохождении Степановым В.П. военных сборов с 15.07.2019 по 28.07.2019.  3. Копия повестки МТ № 412500021 от 01.07.2019.  4. Бухгалтерская справка с расчетом среднего заработка Степанова В.П. за время прохождения им воен- ных сборов.  5. Расчет страховых взносов, начисленных на средний заработок Степанова В.П. и перечисленных в фонды.  6. Копии платежных поручений на перечисление страховых взносов, начисленных на средний заработок. Генеральный директор                 В.В. Хрусталев 39

ПРА К Т И К А возможно ознакомить с приказом под подпись   ч. 2 ст. 84.1 ТК Рас- считайтесь с сотрудником   ст. 84.1 ТК�Если он использовал отпуск  40 авансом, удержите из�его зарплаты отпускные за�неотработанные  дни   абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК Внесите запись об увольнении в трудовую книжку. Направьте  сотруднику уведомление о необходимости забрать трудовую или  дать согласие на отправку ее по почте. В графике отпусков укажите фактические даты отпуска, дату  увольнения и�реквизиты заявления работника. Если деньги выдаете в кассе, уведомите сотрудника и о необ- ходимости получить расчет. Деньги в кассе можете держать  не больше пяти рабочих дней   п. 6.5 Указа Банка России от 11.03.2014 № 3210-У Если сотрудник просит отпуск с последующим увольнением,  а руководство против, в заявлении директор должен поставить  визу «Отказать». Вы не обязаны идти навстречу работнику, кото- рый перед увольнением просит предоставить отпуск. Удовлетво- рить просьбу вам придется в двух случаях. Во-первых, сотрудник  имеет право на отпуск в удобное для него время. Во-вторых, со- трудник просит отпуск в даты, которые запланированы в графи- ке. Издайте приказ об отпуске и выплатите отпускные за четыре  дня до отпуска   СК № 6, 2019, с. 34 В последний рабочий день накану- не отпуска оформите приказ об увольнении, выдайте трудовую  книжку и произведите окончательный расчет. «Хочу прервать отпуск. Вызовите меня на работу» Нужно выполнять? Нет, по закону сотрудник не может прер- вать отпуск по собственной инициативе. Но если руководитель  не против, сотрудник может выйти на работу. Только объясни- те ему, что остатки отпуска он будет использовать не тогда, когда  ему удобно, а когда это будет возможно с учетом рабочих нужд. Как оформить. Попросите работника написать заявление о вы- ходе на работу из отпуска раньше запланированной даты. На это  заявление сошлетесь в графике, когда будете объяснять, почему  запланированные даты не совпали с фактическими и почему ра- ботник не полностью использовал отпуск. Приказ об отзыве работника из отпуска издавать не надо, так  как это не компания прерывает отпуск сотрудника по произ- водственной необходимости, а работник сам просит выйти на ра- боту раньше. Приказ об отпуске тоже не меняйте. Он законный,  на момент ухода сотрудника в отпуск его содержание было ак- туальным. В ближайшую дату выплаты зарплаты бухгалтерия  скорректирует выплаты с учетом отпускных, которые сотрудник  уже получил 

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Что делать,  если в офисе жара Чем поможет статья. Узнаете, какая температура должна быть в офисе, чтобы ра- ботать комфортно, что предпринять, если она превышает норму, и как это отразится  на зарплате сотрудников. За комфортные условия  Какая температура  в офисе отвечает работода- должна быть тель. Он должен обеспечи- вать условия работы, которые  Какой должна быть темпера- соответствуют требованиям  тура в офисе, влажность воз- охраны труда и безопасности  духа и другие показатели,  производства      ст. 163, 212 ТК найдете в СанПиН 2.2.4.3359- Компанию, которая застав- 16 «Санитарно-эпидемиоло- ляет сотрудников работать  гические требования к физи- в жарком помещении, могут  ческим факторам на рабочих  оштрафовать на 80 тыс. руб.   местах».  ст. 5.27.1 КоАП Оптимальная температу- ра в�офисе зависит от�времени  41

ПРА К Т И К А   гут находиться в�офисе полный рабочий  день, но�их�работоспособность снизится.  33°С  Теплое время�– это когда среднесуточная  температура наружного воздуха превы- и  выше  –  шает 10 °C.  температура  в  офисе,  при  которой  СанПиН  запрещает  работать Предельное время, которое сотрудни- ки могут находиться в�офисе, зависит  года. В�теплое и�холодное время она раз- от�температуры воздуха на�рабочем месте  личается всего на 1 градус.   СанПиН 2.2.4.3359-16 Летом для офисных сотрудников, ра- Чем она выше, тем меньше время пре- бота которых�не�связана с�физическим  напряжением, оптимальная температура  бывания сотрудника на рабочем месте.  в�офисе�должна быть 22–25 °C, относитель- Каждые полградуса сокращают время  ная влажность воздуха – не�выше 40–60%. на�полчаса�– час. Допустимая температура воздуха  Например: если температура возду- в�теплое время�– до�28 °C. При таком по- ха в офисе поднялась до�29 °С, сотруд- казателе по�закону сотрудники еще мо- ник не�должен непрерывно находить- ся на�рабочем месте больше 6 часов, при  32 °С�– больше 2 часов. СанПиН запре- щает работу при критической отметке  в�33 °С�и�выше. КАК ДОЛГО СОТРУДНИКИ МОГУТ БЫТЬ НА РАБОТЕ В ЖАРУ Разрешенная продолжительность пребывания на рабочих местах при температуре воздуха  выше допустимых величин oС + 0 часов 33 1 час 32,5 2 часа 32 2,5 часа 31,5 3 часа 4 часа 31 30,5 5 часов 5,5 часа 30 29,5 28,5 6 часов 28 7 часов 22–27,5 8 часов Любое время © Справочник кадровика, 2019 Быстрая подписка по телефону 8 (800) 511 98 64 42

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Как измерить температуру  Какие меры принять, если  температура превышает норму  Если сотрудники обратились к вам с жа- лобой на слишком высокую температуру  Если по результатам измерений выясни- в помещении, доведите эту информацию  те, что температура в офисе выше нормы: до руководства. –  оборудуйте помещение кондиционера- Издайте приказ о создании комиссии,  которая будет проводить измерения  ми, вентиляторами, жалюзи, кулера- и зафиксирует их в протоколе   ст. 11 Закона  ми, увлажнителями воздуха и т. д.; –  временно предоставьте для работы  от 30.03.1999 № 52-ФЗ другое помещение; –  займите сотрудников в рамках трудо- В протоколе члены комиссии приводят  вой функции на�другом участке рабо- схемы размещения участков, где измеря- ты, где нет таких температур. ют параметры микроклимата и отражают  Если ни одна из этих мер не помог- сведения: о производственном объекте,  ла, скорректируйте график работы и со- размещении технологического и санитар- кратите время пребывания сотрудни- но-технического оборудования, источни- ков на рабочих местах. Не путайте время  ках тепловыделения, охлаждения и вла- пребывания в офисе с продолжитель- говыделения и т. д. ностью пребывания на�рабочем месте.  Ко времени пребывания в офисе относят  Дальнейшие действия работодателя  зависят от результатов измерения.  КАК ОРГАНИЗОВАТЬ РАБОЧЕЕ МЕСТО В ЖАРУ 3 1 1 Жалюзи 4 2 Увлажнитель  воздуха 2 3 Кондиционер 4 Кулер 5 5 Вентилятор © Справочник кадровика, 2019 Быстрая подписка по телефону 8 (800) 511 98 64 43

ПРА К Т И К А   не только саму работу на рабочем месте,  тельность рабочего дня и входят в опла- но и перерывы на обед, перекуры, заня- чиваемое время. тость в другом помещении и т. д. Способ 2. Объявите простой. Оформи- те его приказом по основной деятельно- Пример сти, с которым ознакомьте работников  Юрист компании часть времени проводит в ка- под подпись. бинете за компьютером. Кроме того, перио- дически общается с контрагентами в пере- Время простоя работникам придется  говорной или выезжает к ним в офис, ходит  оплатить. Если в нарушении микрокли- на судебные процессы, к нотариусу, различные  мата виновата компания, оплачивайте  госорганы. То есть непосредственно на своем  простой в размере не меньше 2/3 средней  рабочем месте в кабинете в течение рабочего  зарплаты   ч. 1 ст. 157 ТК Если причины жары  дня может проводить не больше 4 часов. в офисе не зависят от работодателя и со- трудников, простой оплачивайте в раз- Продолжительность пребывания  мере не менее 2/3 тарифной ставки или  на рабочем месте – это время, когда со- оклада, которые рассчитаете пропорцио- трудник находится на нем непрерывно. нально времени простоя   ч. 2 ст. 157 ТК Пример По общему правилу во время простоя  Секретарь руководителя находится на своем  сотрудники должны находиться на рабо- рабочем месте в одном помещении весь рабо- чих местах. Но в рассматриваемой ситуа- чий день. Но у нее есть перерыв на обед. Вре- ции это противоречит цели освобождения  мя с 9:00 до 13:00, которое она занята с момен- от работы и не спасет сотрудников от жа- та прихода на работу до обеденного перерыва,  ры. Поэтому договоритесь с работниками,  и с 14:00 до 18:00 и есть наш показатель. что они придут на работу, когда вы сооб- щите им о том, что температура в рабо- Скорректировать график работы може- чих помещениях стала оптимальной.   те двумя способами. Договоритесь и о способах оповещения. Способ 1. Введите дополнительные пере- Если сотрудники не приступят к рабо- рывы. Для этого издайте приказ по основ- те на следующий рабочий день после то- ной деятельности, с которым ознакомьте  го, как вы сообщите им о том, что тем- работников под подпись. пература на рабочих местах позволяет  работать, их можно будет привлечь к от- Пропишите в нем, что во время допол- ветственности за прогул.  нительных перерывов сотрудники мо- гут покидать рабочее место и находить- Составьте акт о том, что сотрудни- ся в более комфортных условиях. Такие  ки не явились на работу, запросите пись- перерывы не увеличивают продолжи- менные объяснения, время отсутствия  на работе по неуважительной причине  не оплачивайте  МОЖЕТ ЛИ СОТРУДНИК ИЗЗА ЖАРЫ САМОВОЛЬНО УЙТИ С РАБОТЫ Нет, самовольно покинуть рабочее  ния по охране труда, а климатиче- полнять работу   ст. 219, 220 ТК время сотрудник не может. Это на- ская обстановка на рабочем месте  рушение дисциплины труда. Если  угрожает жизни или здоровью со- Об этом он должен предупредить  компания не соблюдает требова- трудника, он вправе отказаться вы- работодателя в письменном виде   ч. 1 ст. 379 ТК 44

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Приказ о введении дополнительных перерывов  11.06.2019    Публичное акционерное общество «Альфа»   № 45-к (ПАО «Альфа») ПРИКАЗ          Волгоград  О дополнительных перерывах В связи с увеличением температуры в офисных помещениях ПАО «Альфа» выше нормы, предусмотрен- ной СанПиН 2.2.4.3359-16, на 2 °C (акт от 10.06.2019 № 49-а), ПРИКАЗЫВАЮ: 1. С 11 июня 2019 года установить два дополнительных получасовых перерыва – с 11 ч 30 мин до 12 ч 00 мин  и с 15 ч 30 мин до 16 ч 00 мин, которые включаются в рабочее время и оплачиваются. 2. Сотрудники ПАО «Альфа» могут покидать рабочие места во время дополнительных перерывов. 3. Начальнику отдела кадров Громовой А.А. 11 июня 2019 г. уведомить персонал о дополнительных перерывах. 4. Начальнику отдела охраны труда Тимофееву Д.А. уведомить генерального директора об улучшении  микроклимата, как только замеры подтвердят соответствие температуры в офисных помещениях СанПиН. 5. Контроль исполнения настоящего приказа возлагаю на начальника отдела охраны труда Тимофеева Д.А. Приказ об объявлении простоя  11.06.2019    Публичное акционерное общество «Альфа»   № 45-к (ПАО «Альфа») ПРИКАЗ          Волгоград  Об объявлении простоя В связи с увеличением температуры в офисных помещениях компании выше нормы, предусмотренной  СанПиН 2.2.4.3359-16, на 5 °C до +34 °C (акт от 10.06.2019 № 49-а) ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Объявить простой с 11 июня 2019 года до дня, когда температура в офисных помещениях будет соот- ветствовать СанПиН (ст. 72.2 Трудового кодекса Российской Федерации). 2. Сотрудники компании могут покинуть рабочие места на период простоя. Они обязаны приступить к ра- боте со следующего рабочего дня после уведомления об окончании простоя.  3. Главному бухгалтеру Глебовой М.М. оплатить время простоя всем сотрудникам в размере двух третей  средней заработной платы. 4. Начальнику отдела кадров Громовой А.А. 11 июня 2019 года уведомить персонал о простое и способе  их уведомления об окончании простоя, а также обязанности приступить к работе со следующего рабочего  дня после уведомления. 5. Начальнику отдела охраны труда Тимофееву Д.А. уведомить генерального директора об улучшении  микроклимата, как только замеры подтвердят соответствие температуры в офисных помещениях СанПиН. 6. Контроль исполнения настоящего приказа возлагаю на начальника отдела охраны труда Тимофеева Д.А. 45



Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru О чем сотрудники  должны сообщать  заранее и как устроить,  чтобы они не забывали  это делать Чем поможет статья. Узнаете, о чем сотрудники обязаны заранее вас предупредить,  что вам делать, чтобы они выполняли эти обязанности и как наказать за забывчивость. Ваши коллеги считают, что  Работник обязан  работник обязан обо всем уве- уведомить по закону домлять отдел кадров: о том,  что увольняется, планирует  Работник обязан заранее уве- пойти сдавать кровь или да- домить, что планирует уво- же что планирует женить- литься, досрочно прекратить  ся и завести детей. На самом  совмещение, пройти диспан- деле это не так. Об одних ве- серизацию, сменить зарплат- щах сотрудник обязан вас  ную карту. Полный перечень  оповестить по закону, другие  ситуаций, когда по ТК со- должен рассказывать, толь- трудник должен заранее сооб- ко если предусмотрите такое  щать о чем-то в отдел кадров,  правило в ПВТР. Об осталь- в шпаргалке   pro-personal.ru ном предупреждать не обя- зан, даже если закрепите  Об увольнении. Работник  обязанность в его трудовом  обязан письменно заявить  договоре. о своем увольнении не ме- 47

ПРА К Т И К А   нее чем за две недели   ч. 1 ст. 80 ТК Исклю- Об отмене совмещения. Если работ- чение – сотрудники, для которых закон  ник временно совмещает несколько долж- установил иные сроки. Например, если  ностей, он может передумать и досрочно  работник решил уволиться в период ис- отказаться выполнять дополнительную  пытания, предупредит вас всего за три  работу. Об этом должен письменно преду- дня   ч. 4 ст. 71 ТК предить вас не позднее чем за три рабо- чих дня   ч. 4 ст. 60.2 ТК Раньше двух недель вы обязаны отпус- тить сотрудника, если у него есть уважи- Если предупредит позже и откажется  тельная причина. Он выходит на пенсию,  выполнять допобязанности, сможете его  поступил в вуз на дневное отделение или  наказать: объявить замечание или вы- переезжает в другой город.  говор. Но мы не советуем вам так посту- пать. Заставить сотрудника выполнять  Об остальном надо договариваться.  допработу и дальше вы все равно не смо- Если директор не согласен уволить без  жете. Проще сразу же снять с сотруд- «отработки», отказывайте сотруднику.  ника обязанности по другой должности,  В резолюции на заявлении директор дол- даже если он предупредил о своем отка- жен написать «Отказать», поставить под- зе накануне, чем запускать процедуру  пись и дату. Устно объясните сотруднику,  дисципл  инарной ответственности. что работодатель не согласен уволить его  О диспансеризации. Чтобы получить  раньше, чем истечет срок предупрежде- свободный день для диспансеризации,  ния, и предложите написать новое заяв- работник должен заранее подать заявле- ление без даты или с датой, до которой  ние и указать в нем дату, когда планиру- есть хотя бы 14 дней. ет ее пройти. Соглашаться с этой датой  вы не обязаны   ч. 3 ст. 185.1 ТК Указать в резолюции, что уволите ра- ботника через две недели, нельзя. Если  Если руководство не устроит дата, объ- директор укажет другую дату увольне- ясните это сотруднику. Когда договори- ния в резолюции и вы прекратите трудо- тесь, попросите работника забрать заяв- вой договор не в тот день, о котором про- ление и написать новое. Не договоритесь  сит работник, суд признает увольнение  о дате, сотрудник откажется писать новое  незаконным. заявление – отказывайте, укажите при- чину и предложите выбрать другой день. Cудебное решение. Если не согласны уво- лить работника досрочно, уволить через  Уйти в поликлинику без предупрежде- две недели нельзя ния, чтобы пройти диспансеризацию, со- Тимофеев служил в управлении МВД. Он подал  трудник не вправе. Сделает так – сможе- рапорт об увольнении по собственному жела- те наказать его за прогул. нию до истечения месячного срока предупреж- О реквизитах зарплатной карты.  дения. Работодатель ему отказал и не уволил  Если работник хочет сменить зарплат- даже после того, как истек срок. Тимофе- ный банк, сообщить новые реквизиты ра- ев обратился в суд с требованием принудить  ботодателю он должен не позднее чем  работо дателя уволить его со службы. за пять рабочих дней до дня выплаты за- Суд ему отказал. Досрочно уволиться работ- работной платы   ч. 3 ст. 136 ТК Сделает это  ник может, только если дату увольнения согла- позже, рискует не получить деньги во- совал работодатель. Если руководитель не сог- время. Вы не успеете перевести деньги  ласен уволить сотрудника с даты, которую  на новые реквизиты. он указал в заявлении, увольнять после срока  предупреждения он не вправе.  48