Tata Kelola Keuangan untuk Perguruan Tinggi dengan Sistem Informasi Realisasi Anggaran

 Mengalokasikan sumberdaya  Mengkoordinasikan dan menyelia karyawan  Memonitor aktivitas perusahaan dan hasil-hasil pekerjaan. Jika diambil polanya, maka aktivitas di atas terdiri atas dua kegiatan, yaitu : perencanaan dan pengendalian. Seluruh aktivitas perencanaan dan pengendalian melibatkan pengambilan keputusan. Dalam kenyataan, kontribusi utama seorang manajer adalah pengambilan keputusan, disamping kepemimpinan dan motivasi terhadap karyawan. Pengambilan keputusan pada dasarnya merupakan suatu proses, oleh karenanya sering menyita waktu. Piramida Tingkatan Informasi dalam Organisasi Gambar berikut adalah skema mengenai tingkat kepentingan manajerial yang berbeda terhadap informasi. Terlihat bahwa terdapat kebutuhan dan permintaan informasi yang berbeda pada setiap tingkatan manajemen dalam suatu organisasi. 34 | Andry Priharta; dkk.

Gambar 2.1. Piramida Tingkatan Informasi dalam Organisasi  Manajemen tingkat atas, umumnya berkepentingan terhadap perencanaan dan pengendalian strategis jangka panjang. Laporan akuntansi manajemen tingkat atas berisi ikhtisar dan garis besar masalah. Dalam perguruan tinggi contohnya adalah, seorang wakil rektor bidang keuangan membutuhkan informasi jumlah penerimaan per semester setiap fakultas atau penerimaan yang berasal dari unit bisnis yang ada.  Manajer tingkat menengah, membutuhkan informasi yang lebih rinci, misalnya seorang kepala biro keuangan universitas membutuhkan data seperti seberapa besar cash yang dibutuhkan untuk perlaksanaan operasional setiap bulan, dan memastikan apakah pengeluaran tersebut telah tercantum dalam anggaran tahunan.  Manajer tingkat bawah, umumnya menerima informasi yang relevan pada sub unit tertentu. Pegawai yang di tingkat lebih Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 35

rendah, memproses data transaksi pendapatan dan penggajian, yang dengan demikian, secara konstan akan berhubungan dengan data rincinya. Enam Tahap Sistematis dalam Pengambilan Keputusan Pengambilan keputusan dapat dilakukan setelah manajemen memiliki informasi yang memadai, yang biasanya terbantu oleh adanya sistem informasi. Beberapa tahapan yang dilakukan dalam pengambilan keputusan adalah sebagai berikut: 1. Mengenal dan Mendefinisikan Masalah  Pengenalan dapat diperoleh karena tujuan tidak tercapai. Langkah selanjutnya adalah mendefinisikan masalah tersebut, dengan demikian diperlukan pengumpulan data. 2. Menentukan Rangkaian Tindakan Alternatif  Semua alternatif pemecahan masalah yang feasible harus didaftarkan. 3. Mengevaluasi Alternatif  Dalam evaluasi sangat memungkinkan hasil-hasil dihitung menurut kriteria, namun tidak berarti bahwa semua pengambilan keputusan harus dengan persamaan matematis. 36 | Andry Priharta; dkk.

4. Memilih Alternatif Terbaik  Dari seluruh alternatif yang ada dipilih alternatif terbaik sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada. 5. Pelaksanaan Keputusan  Setelah alternatif terbaik dipilih, selanjutnya adalah mengimplementasikan pilihan tersebut. 6. Analisis dan Pengendalian  Setelah keputusan dilaksanakan hasil yang diperoleh dibandingkan dengan hasil yang diharapkan. Perbedaan (selisih) tersebut dapat digunakan untuk melakukan tindakan perbaikan dan memperbaiki keputusan yang akan datang. B. Sistem Informasi Istilah “Sistem Informasi” menganjurkan penggunaan teknologi komputer di dalam organisasi untuk menyajikan informasi kepada pemakai. Beberapa jenis sistem informasi berbasis komputer : Electronic Data Processing (EDP)  Pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pengolahan data transaksi dalam suatu organisasi. Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 37

Sistem Informasi Manajemen (SIM)  Menyediakan informasi bagi pengambilan keputusan para manajer. Dalam banyak pengguna dari berbagai macam industri, terbagi lagi kedalam beberapa subsistem berikut ini: o Sistem Informasi Pemasaran  Ikhtisar pendapatan dan informasi biaya  Selera pelanggan, profil pelanggan, informasi produk pesaing. o Sistem Informasi Produksi  Ikhtisar persediaan dan informasi biaya.  Data bahan mentah, profil pemasok, informasi tentang teknik produksi baru. o Sistem Informasi Sumberdaya Manusia  Ikhtisar pajak upah dan gaji  Data peraturan pemerintah, informasi pasar tenaga kerja secara umum. o Sistem Informasi Keuangan  Ikhtisar arus kas, informasi pembayaran.  Tingkat bunga, profil pemberi pinjaman, informasi mengenai pasar kredit. 38 | Andry Priharta; dkk.

Decision Support Systems (DSS)  Mensyaratkan penggunaan model-model keputusan dan basis data khusus, dan benar-benar terpisah dari sistem pengolahan data. Contohnya, melaksanakan analisis “what if” dari data operasi atau anggaran, seperti taksiran penjualan berdasarkan karyawan pemasaran. Expert Systems (ES)  Sistem informasi berbasis pengetahuan yang memanfaatkan pengetahuannya tentang bidang aplikasi tertentu untuk bertindak seperti seorang konsultan ahli bagi pemakainya. ES berbeda dengan DSS karena DSS membantu pemakai dalam pengambilan keputusan, sementara ES membuat keputusan itu sendiri. Executive Information System (EIS)  Dibuat bagi kebutuhan informasi stratejik manajemen tingkat puncak, yang banyak sumbernya berasal dari luar sistem informasi organisasi. Contohnya adalah rapat, memo-memo, televisi, aktivitas periodik dan sosial. Tetapi sebagian informasi harus diproses melalui sistem informasi organisasi. Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 39

Sistem Informasi Akuntansi  Merupakan kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan.  Sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi. Mencakup siklus pemrosesan transaksi, penggunaan teknologi informasi, dan pengembangan sistem informasi.  Output yang dihasilkan SIA berupa dokumen dan laporan- laporan yang umumnya dinyatakan dalam istilah-istilah keuangan / financial. Sistem Informasi Anggaran Merupakan sebuah sistem informasi yang mencatat anggaran dan realisasi anggaran dari setiap unit kerja. Dalam implementasinya, sistem ini sangat terkait dengan sistem keuangan dan sistem informasi akuntansi. 40 | Andry Priharta; dkk.

Bab III Karakteristik dan Tugas Sistem Informasi A. Karakteristik Sistem Informasi Sistem informasi merupakan suatu sistem yang mengumpulkan, memproses, mengontrol dan mengolah data- data ekonomi yang berasal dari aktivitas operasional di dalam dan di luar organisasi. Output yang dihasilkan sistem informasi biasanya berupa dokumen dan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajemen. Sistem informasi memiliki karakteristik sebagai berikut : Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 41

 Berevolusi  Sistem informasi cenderung berkembang dan menjadi kian formal seiring dengan tumbuh dan kian kompleksnya perusahaan.  Perubahan-perubahan yang terjadi dalam system informasi memungkinkannya untuk beradaptasi dengan perubahan- perubahan yang terjadi dalam perusahaan dan lingkungannya.  Jaringan Komunikasi  Sistem informasi menyerupai suatu jaringan komunikasi yang memungkinkan mengalirnya informasi ke seluruh bagian di dalam dan bahkan di luar perusahaan.  Memiliki Tahap-Tahap Dalam Pengolahan Data  Sistem informasi mengubah input menjadi output dalam tiga tahap, yaitu : tahap input, tahap proses, dan tahap output.  Dalam setiap tahapan ini terdapat beberapa fungsi yang dilakukan, yaitu pengumpulan data, pemrosesan data, penghasilan informasi, serta manajemen dan pengendalian data. 42 | Andry Priharta; dkk.

Gambar 3.1. Tahap-tahap Pengolahan Data  Input - Data : Data adalah input dalam system informasi, yang masih berbentuk fakta-fakta, angka atau symbol yang masih harus diproses agar dapat menghasilkan informasi.  Output - Informasi : Informasi adalah pengetahuan yang berarti dan berguna untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Informasi adalah data yang telah diproses sehingga menjadi lebih bernilai. Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 43

Gambar 3.2. Proses Pengolahan Data serta Informasi yang Dihasilkan  Tujuan Sistem Informasi  Memberikan informasi yang membantu tugas operasional sehari-hari.  Memberikan informasi yang membantu proses pengambilan keputusan.  Memberikan informasi sehubungan dengan pengelolaan sumber daya.  Menggunakan Sumber Daya  Sumber daya manusia, modal, alam.  Pemakai Informasi  Pemakai Internal, yaitu manajer dan karyawan dalam perusahaan. 44 | Andry Priharta; dkk.

 Pemakai Eksternal, yaitu pihak-pihak terkait di luar perusahaan seperti kreditor, supplier, konsumen, pemegang saham, serta pemerintah.  Tujuan  Setiap sistem diciptakan untuk mencapai satu tujuan atau lebih. Misalnya tujuan sebuah perusahaan adalah untuk menghasilkan laba.  Lingkungan  Sesuatu yang berada di luar dan di sekitar sistem disebut lingkungan.  Subsistem  Setiap sistem terdiri dari subsistem. Setiap subsistem memiliki peran khusus yang merupakan bagian dari sistem.  Saling Ketergantungan  Setiap sistem saling memiliki keterkaitan satu sama lain. Hubungan dari subsistem ke sistem dan ke supersistem membentuk suatu hirarki sistem.  Hubungan satu sistem ke sistem lain dalam tingkat hirarki yang sama akan membentuk suatu jaringan sistem (system network). Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 45

 Batasan-batasan  Setiap sistem menemui batasan-batasan baik internal atau eksternal yang membentuk konfigurasi atau kemampuan sistem. Batasan yang dijumpai suatu perusahaan misalnya berupa permintaan konsumen, tindakan pesaing, dan jumlah dana bank yang tersedia.  Kontrol  Agar dapat mencapai tujuan, maka setiap sistem harus mengatur subsistemnya. Untuk itu diperlukan control untuk mengoreksi setiap penyimpangan terhadap tujuan. Contohnya, budgetary control, quality control, dan inventory control. B. Tugas Sistem Informasi Sistem informasi dalam implementasinya memiliki tugas- tugas sebagai berikut : 1. Pengumpulan Data Tahap-tahap dalam pengumpulan data meliputi :  Tahap penangkapan data, menarik data ke dalam sistem.  Pencatatan data ke dalam formulir-formulir yang dikenal sebagai dokumen. 46 | Andry Priharta; dkk.

 Pengesahan (validated), tahap ini dilakukan untuk menjamin kecermatan.  Pengelompokan, tahap ini dilakukan untuk menempatkan katagori yang telah ditentukan sebelumnya.  Transportasi data, tahap ini adalah pemindahan tempat dari penangkapan ke pemrosesan. 2. Pemrosesan Data Langkah awal dalam tahap ini adalah pengabsahan dan pengelompokan tambahan data yang terkumpul. Bisa diikhtisarkan dengen menjumlahkan transaksi yang sejenis. Kadang-kadang data dialihkan ke dokumen atau media lain. Disamping itu, data juga bisa ditumpuk, selanjutnya data disortir atau dipilih, untuk menyusun data berdasarkan satu karajteristik atau lebih. Jika data bersifat kuantitatif, langkah perhitungan dan pembandingan sering dilakukan.  Manajemen Data a. Penyimpanan  Penyimpanan data dilakukan dalam arsip / file atau database dengan cara relatif permanen, atau bersifat sementara. b. Pemutakhiran Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 47

 Penyesuaian data yang tersimpan agar mencerminkan operasi peristiwa. c. Pengambilan Ulang  Usaha mengambil kembali data yang tersimpan untuk diproses lebih lanjut atau dijadikan informasi.  Pengendalian dan Pengamanan Data Salah satu tugas sistem informasi adalah melindungi dan menjamin keakuratan data dan informasi. Alat kendali dan cara pengamanan lainnya meliputi :  Otorisasi  Rekonsiliasi  Verifikasi 3. Pengadaan Informasi  Merupakan penyajian laporan atas data yang telah diproses, disimpan, atau keduanya. Informasi yang disajikan dapat berbentuk grafik, tabel, atau lainnya, dan disajikan secara fisis kepada pemakai. 48 | Andry Priharta; dkk.

Bab IV Komponen dan Manfaat Anggaran A. Komponen Anggaran Penganggaran memainkan peran kunci dalam perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan. Anggaran juga meningkatkan komunikasi dan koordinasi, sebuah peran yang semakin penting ketika suatu organisasi semakin besar ukurannya. Anggaran dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu : Anggaran Induk (Master Budget) Merupakan rencana keuangan komprehensif bagi organisasi secara keseluruhan. Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 49

Anggaran Operasional (Operational Budget) Mendeskripsikan aktivitas yang menghasilkan pendapatan bagi perusahaan. Hasil akhirnya berupa suatu performa atau perkiraan laporan laba-rugi. Anggaran Keuangan (Financial Budget) Merinci aliran masuk dan keluar kas serta posisi keuangan secara umum. Hasil akhirnya adalah berupa performa neraca Komponen anggaran yang lazimnya terdapat dalam pengelolaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut : Anggaran Operasional, Investasi dan Pendanaan Gambar 4.1. Komponen Anggaran 50 | Andry Priharta; dkk.

B. Manfaat Anggaran Pengukuran efektifitas dan efisiensi akan membantu manajer dalam menilai operasi mereka. Ukuran yang biasa dipakai untuk menilai efektifitas adalah selisih hasil usaha atau laba, yaitu besarnya perbedaan antara hasil operasi/laba sesungguhnya dengan yang ada pada anggaran. Operasi dinilai efisien jika perusahaan tidak membuang sumber daya dengan percuma. Anggaran sebaiknya dibuat ketika manfaat yang diharapkan melebihi ekspektasi biayanya. Manfaat anggaran meliputi :  Mendorong analisis strategi dan perencanaan;  Memberikan kerangka kerja untuk menilai kinerja;  Memotivasi manajer dan karyawan;  Meningkatkan koordinasi dan komunikasi diantara sub unit dalam perusahaan;  Menyediakan informasi yang dapat digunakan untuk memperbaiki pembuatan keputusan;  Menyediakan standar untuk evaluasi kinerja. Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 51

52 | Andry Priharta; dkk.

Bagian 3 : Praktik Sistem Informasi Realisasi Anggaran Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 53

54 | Andry Priharta; dkk.

Bab V Berbagai Pengguna dan Alur Proses A. Pengguna Yang Terlibat Dalam pelaksanaan anggaran pada sebuah perguruan tinggi, tentu melibatkan banyak pihak. Pembahasan dalam buku ini memberi contoh pelaksanaan anggaran dengan sistem sentralisasi, dimana Unit Kerja Rektorat dalam hal ini Biro Keuangan menjadi pusat penyelenggaraan anggaran dalam sebuah perguruan tinggi. Selanjutnya terdapat berbagai unit kerja (fakultas dan unit kerja lainnya di perguruan tinggi) yang bertindak sebagai pengguna anggaran, yang harus menyusun, merealisasikan, dan mempertanggungjawabkan anggaran. Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 55

Berikut dijelaskan beberapa istilah dan pengertian terkait dengan sistem anggaran, yang menggunakan aplikasi Sistem Informasi Realisasi Anggaran (SIReal) versi 2.1. Sistem ini telah diimplementasikan sejak tahun anggaran 2019/2020 di salah satu perguruan tinggi swasta di Jakarta. Untuk praktek atau simulasi secara langsung, pembaca dapat menghubungi email penulis untuk mendapatkan aplikasi ini. 1. Sistem Informasi Realisasi Anggaran (SIReal) adalah sebuah sistem Informasi yang mencatat Anggaran dan Realisasi Anggaran dari setiap unit kerja yang ada di sebuah perguruan tinggi. 2. Unit Kerja merupakan bagian yang melakukan pengajuan realisasi anggaran, terdiri atas Fakultas, Biro, Lembaga, Unit Pelaksana Teknis yang ada di perguruan tinggi. 3. Inputer adalah Pegawai yang ditunjuk untuk melakukan penginputan pengajuan anggaran yang berupa kegiatan atau pembelian barang dan jasa. Petugas inputer diberikan kepada pegawai tingkat pelaksana. 4. Persetujuan 1 adalah Pejabat yang berwenang untuk memberikan persetujuan atas pengajuan kegiatan atau pembelian barang dan jasa di unit kerja bersangkutan. Pejabat Pemberi Persetujuan 1 diberikan kepada Dekan atau 56 | Andry Priharta; dkk.

Wakil Dekan (untuk Fakultas), Wakil Rektor (untuk Biro, Lembaga, dan Unit Kerja yang ada di bawahnya), Kepala Satuan Pengawas Internal (SPI), Kepala Badan Penjamin Mutu (BPM), Kepala Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Pengajaran (LP3), dan Kepala Badan Kajian Perencanaan dan Pengembangan (BKPP). 5. Persetujuan 2 dan Persetujuan 3 adalah Komite Anggaran yang diberi kewenangan berdasarkan Surat Keputusan Rektor untuk menilai kelayakan dan menentukan skala prioritas penggunaan anggaran, serta memberi persetujuan atas penggunaan anggaran yang diajukan oleh Unit Kerja. 6. Biro Keuangan adalah Unit Kerja yang melaksanakan pencairan anggaran yang telah disetujui oleh Komite Anggaran. 7. Realisasi Anggaran adalah pembelanjaan barang ataupun pembayaran jasa dari rangkaian kegiatan yang sudah dilakukan oleh Unit Kerja. Unit Kerja berkewajiban memberikan laporan pertanggungjawaban dengan mengisi Formulir Realisasi yang ada dalam aplikasi, dan mengirimkan dokumen asli kepada Biro Keuangan Universitas. Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 57

Pelaporan realisasi dan dokumen asli yang diterima oleh Biro Keuangan selanjutnya akan diverifikasi oleh Petugas yang ditunjuk. Kelengkapan laporan yang diterima selanjutnya akan mengakhiri satu rangkaian kegiatan pengajuan. 8. Super User adalah pihak yang ditunjuk sebagai admin pengelola aplikasi dan database Sistem Informasi Realisasi Anggaran, untuk melakukan perubahan atau penyesuaian data sesuai dengan kebutuhan pengguna, serta melakukan pengaturan tanggal pengajuan anggaran dan tanggal persetujuan anggaran. B. Waktu Pelaksanaan Realisasi Anggaran 1. Sistem Informasi Realisasi Anggaran Perguruan Tinggi mulai diimplementasikan sejak awal tahun akademik berjalan. 2. Proses pengajuan kegiatan atau pembelian barang dan jasa dibagi dalam 3 (tiga) tahap dalam satu bulan. Pelaksanaan pengajuan dilakukan sebagai berikut : Tahap Satu Tanggal 1 sampai 5 : Pengajuan Operasional Tahap Satu 58 | Andry Priharta; dkk.

Tanggal 6 sampai 10 : Pemberi Persetujuan dan Pencairan Operasional Tahap Satu Tahap Dua Tanggal 11 sampai 15 : Pengajuan Operasional Tahap Dua Tanggal 16 sampai 20 : Pemberi Persetujuan dan Pencairan Operasional Tahap Dua Tahap Tiga : Pengajuan Penggajian Tanggal 21 sampai 23 : Pemberi Persetujuan dan Tanggal 24 sampai 25 Pencairan Penggajian 3. Laporan Pertanggungjawaban atas pengajuan yang sudah dilaksanakan selambat-lambatnya selama 14 (empat belas) hari kerja sejak anggaran dicairkan. C. Alur Proses Anggaran Berikut disajikan alur proses pelaksanaan anggaran, yang akan melibatkan berbagai pihak terkait, yaitu Unit Kerja (Fakultas, Lembaga, atau Rektorat), Komite Anggaran, Biro Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 59

Keuangan, Biro Umum, serta Aplikasi sebagai alat bantu penyelenggaraan anggaran. Gambar 5.1. Alur Proses Pelaksanaan Anggaran 60 | Andry Priharta; dkk.

Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 61

62 | Andry Priharta; dkk.

Bab VI Penggantian Password dan Pengajuan Anggaran A. Proses Penggantian Password Aplikasi Sistem Informasi Realisasi Anggaran (SIReal) pada saat pertama kali akan memberikan user dengan password standar, yaitu 123. Untuk selanjutnya agar pengguna mengubah password dan menjaga kerahasiaan password. Tahapan dalam penggantian password dapat dijelaskan sebagai berikut: Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 63

Berikut ini adalah cara perubahan password oleh pengguna aplikasi ini : 1. Klik Change Password 2. Saat muncul Kotak Nomor Pin Tidak Terdaftar klik tombol OK. 3. Kemudian muncul Change Password, kemudian pilih nama atau ketikan nama pada Text Box. 4. Pada kolom Old Password ketikan password standardnya (123) 5. Pada kolom New Password, isi Password Baru yang mudah diingat dan boleh kombinasi number dan abjad. 64 | Andry Priharta; dkk.

B. Proses Pengajuan Anggaran Klik Modul SIReal yang sudah diinstal sehingga akan menampilkan Formulir LOGIN seperti Gambar 6.2. masukan PIN yang sudah diubah, kemudian tekan tombol ENTER, dan Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 65

masukkan Password klik LOGIN untuk masuk ke menu utama Daftar Pengajuan Pengadaan Barang/Jasa. Klik tombol Buat Klik tanda panah ke bawah Pengajuan Baru untuk untuk memfilter Nama membuat pengajuan Unit sehingga hanya akan menampilkan Nama Unit realisasi anggaran. yang dipilih. Buat Pengajuan Baru, kemudian klik tombol proses . Setelah klik tombol proses Nama Unit, Periode Anggaran, Tanggal Pengajuan, Jam Pengajuan, Diajukan Oleh akan terisi secara otomatis. Formulir pengajuan terdiri dari dua (2) jenis Kategori pengajuan : 1. Kategori Pengajuan Formulir : Digunakan untuk kegiatan Khusus di pilih (Tidak) 2. Kategori Pengajuan Khusus : Digunakan untuk kegiatan Khusus di pilih (Ya)  Kategori Pengajuan Formulir : Kategori Pengajuan adalah pengajuan seperti pengadaan alat kantor Meja, Kursi, Atk, Cetak Brosur, Cetak Kop Surat, Pembelian Komputer, 66 | Andry Priharta; dkk.

Pembelian Lapto, Pembayaran Gaji Karyawan dan lain sebagainya.  Kategori Pengajuan Khusus : Kategori Pengajuan Khusus adalah pengajuan yang didalamnya terdapat beberapa kegiatan seperti :  Perjalanan Dinas : yang dalam Perjalanan Dinas terdapat beberapa kegiatan : Biaya Tiket Pesawat, Biaya Penginapan / Hotel, Uang Saku, dll  Seminar : Honor untuk Narasumber, Pembuatan Sertifikat, Konsumsi  Ujian Awal Semester (UAS) : Honor Pengawas, Konsumsi dll  Ujian Tengah Semester (UTS) : Honor Pengawas, Konsumsi dll Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 67

Setelah klik tombol Proses user bisa mengajukan anggaran dengan cara memilih di Deskripsi Barang/Jasa dan klik, akan menampilkan daftar nama barang/jasa yang sudah ada di master produk. Bila Nama Barang/Jasa belum ada di list dan di master produk dapat langsung ditambahkan dengan cara Klik 2 kali di kolom deskripsi dan menampilkan Master Produk Detail seperti pada gambar 6.4. Pada formulir master produk detail, Text Box didepan Nama Produk bisa diisi dengan Nama kegiatan dan pembelian Barang / Jasa. Pada Ketegori Produk bisa dipilih ke dalam kategori apa nama produk tersebut seperti : 1. Gaji, Operasional atau Investasi. 2. Satuan Unit bisa di isi Lot, Pcs, Lembar, Box, Unit dan lain lain. 3. Harga satuan adalah harga satuan dari barang yang akan dijadikan master produk. 4. Nama vendor bisa dipilih dengan klik tanda panah ke bawah, dan jika nama vendor belum ada bisa ditambahkan dengan klik dua (2) kali pada kolom nama vendor untuk menampilkan Master Vendor Detail. 68 | Andry Priharta; dkk.

5. Jika Master Produk Detail sudah di isi kemudian klik tombol simpan untuk menyimpan master produk kemudian klik tombol ajukan untuk persetujuan. Gambar 6.5 menampilkan proses Input Deskripsi Nama Barang/Jasa dan mengisi jumlah yang akan diajukan. Contoh Gambar 6.5 menampilkan Deskripsi Barang/Jasa serta Jumlah yang diajukan sebagai berikut : 1. Alat Tulis Jumlah Diajukan 20 Satuan Lot 2. Barang Cetak Jumlah Diajukan 15 Satuan RIM 3. Cetak Brosur status dibatalkan Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 69

Gambar 6.6. Tampilan Master Produk Detail Setelah Nama Produk, Kategori Produk, Satuan Unit, Harga Satuan, Nama Vendor klik tombol Simpan untuk menyimpan Nama Produk. Catatan:  ID Produk dan Kode Produk akan terisi secara otomatis  Spesifikasi diisi lengkap, contoh : pembelian komputer (Windows 10, Hard Disk 1 Tera, Ram 8 Giga, dll) 70 | Andry Priharta; dkk.

Gambar 6.7. Tampilan Master Vendor Detail Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 71

Saat akan menambahkan nama vendor pada Master Vendor detail nama vendor wajib di isi dan status aktif wajib di checklist kemudian klik tombol simpan untuk menyimpan nama vendor ke dalam database vendor. Kategori lain yang berhubungan dengan vendor seperti jenis produk, keterangan, no telp, no fax, alamat vendor, kota, provinsi, kodepos, email, wedsite, dan lain – lain, harap diisi dengan lengkap. Gambar 6.8 adalah tampilan pengajuan yang sudah diisi lengkap oleh petugas yang melakukan pengajuan dari masing- masing unit kerja. 72 | Andry Priharta; dkk.

Bab VII Proses Persetujuan A. Proses Persetujuan 1 Pengajuan yang sudah diisi lengkap oleh petugas yang melakukan pengajuan dari masing-masing unit kerja, selanjutnya akan meminta persetujuan kepala unit kerja. Ini merupakan persetujuan pertama, yang dilakukan oleh Wakil Dekan atau Dekan di unit kerja fakultas, atau oleh Wakil Rektor di unit kerja rektorat. Tahapan persetujuan pertama dapat dilakukan seperti dijelaskan berikut ini : Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 73

Gambar 7.1. Tampilan Login Dekan/Wadek/Warek Klik Modul SIReal yang sudah diinstal di Desktop sehingga akan menampilkan LOGIN seperti tampilan di atas, masukan PIN kemudian tekan tombol ENTER, dan masukkan Password klik LOGIN untuk masuk ke menu utama Daftar Pengajuan Pengadaan Barang/Jasa yang harus setujui oleh Dekan/Wadek/Warek masing-masing unit kerja. 74 | Andry Priharta; dkk.

Untuk melakukan proses Persetujuan oleh Dekan/Wadek/Warek klik …/PR/0210 dua (2) kali, sehingga akan menampilkan formulir Persetujuan Pengadaan Barang / Jasa Unit Kerja. Jumlah yang di isi adalah kolom di setujui, dapat diisi sama ataupun dikurangi oleh pemberi persetujuan dengan pertimbangan kebutuhan dan anggaran yang dimiliki. Contoh Alat Tulis yang diajukan adalah 20 Lot dan yang disetujui oleh Dekan adalah 15 seperti Gambar 7.3. dibawah ini: Gambar 7.4 adalah tampilan saat pembatalan jenis pengajuan yang dilakukan oleh pemberi persetujuan 1. Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 75

Gambar 7.5 adalah pembatalan semua jenis pengajuan yang sudah diinput, pembatalan dapat dilkukan oleh pemberi persetujuan 1. 76 | Andry Priharta; dkk.

Catatan :  Dekan/Wadek/Warek memiliki kewenangan untuk merubah jumlah dan harga yang diajukan.  Dekan/Wadek/Warek dapat membatalkan jenis pengajuan yang diajukan.  Pembatalan jenis pengajuan bisa dilakukan dengan cara checklist pada kolom paling pojok sebelah kanan. Setelah dilakukan proses persetujuan oleh Dekan/Wadek/Warek maka Status yang tadinya Diajukan berubah menjadi Disetujui 1, seperti Gambar 7.6., untuk diproses selanjutnya di rektorat. Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 77

B. Proses Persetujuan 2 Setelah kepala unit kerja memberikan Persetujuan 1, selanjutnya pengajuan anggaran akan meminta Persetujuan 2 yang akan dilakukan oleh Komite Anggaran 1. Tahapannya adalah sebagai berikut : Setelah user memasukan PIN dan Password kemudian Klik Login untuk masuk ke Daftar Pengajuan Barang/Jasa seperti pada gambar 7.8. dibawah ini: 78 | Andry Priharta; dkk.

Untuk melakukan proses Persetujuan oleh Komite Anggaran 1 klik …/PR/0210 dua (2) kali, sehingga akan menampilkan Persetujuan Pengadaan Barang / Jasa Unit unit kerja. Saat proses Persetujuan, Komite Anggaran 1 bisa merubah jumlah jumlah atau harga yang sudah disetujui oleh Dekan/Wadek/Warek. Jika terjadi perubahan, maka user yang merubah wajib memberikan alasan perubahan. Komite Anggaran juga bisa membatalkan secara keseluruhan Pengajuan atau membatalkan jenis pengajuan yang dianggap tidak sesuai kebutuhan seperti gambar 7.9. dibawah ini. Pembatalan jenis dilakukan dengan cara checklist pada kolom paling pojok sebelah kanan. Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 79

Bila jumlah sudah disetujui oleh Komite Anggaran 1 diisi kemudian klik tombol simpan untuk menyimpan persetujuan anggaran oleh Komite Anggaran 1. Gambar 7.10. Tampilan Setelah Proses Persetujuan Komite Anggaran 1 80 | Andry Priharta; dkk.

C. Proses Persetujuan 3 Setelah pengejuan anggaran memperoleh Persetujuan 2 yang dilakukan oleh Komite Anggaran 1, tahap berikutnya adalah Persetujuan 3 atau Approval oleh Komite Anggaran 2. Tahapan yang dilakukan oleh Komite Anggaran 2 adalah sebagai berikut : Tahun Anggaran akan terisi secara otomatis, Masukan PIN dan password kemudian klik Login Gambar 7.11. Tampilan Login Komite Anggaran 2 Setelah user memasukan PIN dan Password kemudian Klik Login untuk masuk ke Daftar Pengajuan Barang/Jasa seperti pada Gambar 7.12 dibawah ini : Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 81

Untuk melakukan proses Approval oleh Komite Anggaran 2 klik …/PR/0210 dua (2) kali, sehingga akan menampilkan Persetujuan Pengadaan Barang/Jasa unit kerja. Saat proses Persetujuan 3, Komite Anggaran 2 dapat merubah jumlah atau harga yang sudah disetujui oleh Persetujuan 1 dan 2. Jika terjadi perubahan, komite anggaran 2 wajib memberikan alasan kenapa dilakukan perubahan baik pada jumlah atau harga yang sudah diajukan dan sudah disetujui pemberi persetujuan 1 dan 2. Komite Anggaran 2 juga bisa membatalkan secara keseluruhan Pengajuan atau membatalkan Jenis Pengajuan yang dianggap tidak sesuai kebutuhan, seperti gambar 7.13. dibawah ini.  Pembatalan jenis pengajuan bisa dilakukan dengan cara checklist kotak pada kolom paling pojok sebelah kanan. 82 | Andry Priharta; dkk.

Gambar 7.13. Tampilan Cara Perubahan jumlah dan harga oleh Komite Anggaran 2 Bila jumlah yang harus disetujui oleh Komite Anggaran 2, kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpan persetujuan anggaran oleh Komite Anggaran 2. Gambar 7.14. Tampilan setelah disetujui Komite Anggaran 2 Tata Kelola Keuangan Perguruan Tinggi .............. | 83