FLIP ALF 2703-Excel 2013 mit Win8.1

MS Excel 2013 ECDL Tabellenkalkulation – Syllabus 5.0 mit Windows 8/8.1 Team ALGE Auflage 1 / August 2014 FARBAUSGABE Das ECDL-Logo ist ein eingetragenes Markenzeichen der ECDL-Foundation. ALGE EDV- Consulting GmbH ist ein von der Österreichischen Computer Gesellschaft (OCG) unabhängiges Unternehmen und insbesondere nicht gesellschaftsrechtlich mit dieser verbunden. Dieses Produkt kann genutzt werden, um KandidatInnen bei der Vorbereitung auf die ECDL-Prüfung zu unter- stützen. Weder die OCG noch ALGE EDV-Consulting GmbH gewährleisten, dass durch die Ver- wendung dieses Produkts das Bestehen der jeweiligen Prüfung sichergestellt wird. Die Verwendung des von der OCG genehmigten Lernmaterial-Logos auf diesem Produkt bedeutet, dass es unabhän- gig geprüft und seine Übereinstimmung mit den folgenden Vorgaben bestätigt worden ist: Das Produkt enthält in einem zumindest zufriedenstellenden Maß das gesamte Lernmaterial in Hinblick auf das Produkt ECDL Tabellenkalkulation, Syllabus-Version 5.0. Das Lernmaterial wurde nicht auf technische Richtigkeit überprüft und es wird nicht gewährleistet, dass der Endverbraucher die dazugehörigen ECDL-Prüfungen besteht. Alle in diesem Produkt enthaltenen Einstufungstests und/oder leistungsbezogenen Übungen beziehen sich einzig und allein auf dieses Produkt und sind oder implizieren keine Zertifizierung durch die OCG für die ECDL-Prüfungen.

ECDL Modul Tabellenkalkulation – Syllabus 5.0 MS Excel 2013/Windows 8 und Windows 8.1 Ergänzungsseiten Autor: Team ALGE 1. Auflage, August 2014 © ALGE EDV-Consulting GmbH Sdl Neugebäude Weg 8/239 A-1110 Wien Telefon: +43(01) 347 04 76 E-Mail: [email protected] Internet: www.alge-edv.at Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdrucks und der Vervielfältigung dieser Unterlage und von Teilen da- raus, sind vorbehalten. Ohne schriftliche Genehmigung von ALGE EDV-Consulting GmbH darf kein Teil dieses Dokuments in irgendeiner Form oder auf irgendeine elektroni- sche oder mechanische Weise einschließlich Fotokopien und Aufzeichnen für irgendeinen Zweck, auch nicht zur Unterrichtsgestaltung, vervielfältigt oder übertragen werden. Vertrieb: ikon VerlagsGesmbH Industriestraße B16 A-2345 Brunn/Gebirge Telefon: +43(0)2236/35600 Telefax: +43(0)2236/36262 E-Mail: [email protected] Internet: www.redmonds.cc Deckblattgestaltung: Ariane Kascha Druck: Morawa Lesezirkel GesmbH, www.mymorawa.com ISBN: 978-3-903027-03-9 Bestellnummer: ALF-2703

VORWORT Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser, mit diesem Lernmaterial für den Europäischen Computer Führerschein (ECDL) haben Sie eine gute Wahl getroffen! Die Österreichische Computer Gesellschaft (OCG) bestätigt mit der Approbation, dass dieses Lernmaterial den Qualitätskriterien der ECDL-Initiative ent- spricht. Der ECDL ist das weltweit führende Zertifikat für Kompetenz im IT-Anwendungsbereich. Der ECDL wird in 150 Ländern in 41 Sprachen umgesetzt, aktuell nehmen mehr als 13 Millionen Menschen am Programm teil. In Österreich wird der ECDL von der OCG ko- ordiniert und organisiert. Durch die ECDL-Initiative wurde ein international einheitliches Niveau für Computer- Kenntnisse festgelegt. Ein effizienter und sicherer Einsatz der Programme erfordert fun- dierte praxisrelevante Anwendungskenntnisse. Genau diese Kenntnisse sind daher eine we- sentliche Voraussetzung für beruflichen Erfolg am Arbeitsmarkt, für Erfolg in der Schule oder beim Studium. Ein ECDL-Zertifikat ist der international anerkannte Nachweis für Ihre Kenntnisse! Durch die flexible modulare Struktur des Zertifizierungsprogramms können Sie wählen, für welche Anwendungsbereiche Sie ein ECDL-Zertifikat erlangen möchten. Informieren Sie sich auf unserer Website www.ecdl.at über den ECDL, oder rufen Sie uns an – wir be- raten Sie gerne! Viel Freude beim Lernen und viel Erfolg bei der ECDL-Prüfung wünscht Ihnen Dr. Ronald Bieber Generalsekretär Wollzeile 1 | 1010 Wien Tel +43 1 512 02 35 - 0 E-Mail [email protected] URL www.ocg.at | www.ecdl.at | blog.ocg.at

Informationen zu dieser Lernunterlage Für das Arbeiten sollten Sie über das Betriebssystem Windows 8/8.1 verfügen und die An- wendungssoftware Microsoft® Office 2013 auf Ihrem Rechner installiert haben. Zum Erar- beiten der dargestellten Übungen gibt es unter http://www.redmonds.cc über den Link Downloadservice Dateien zum Herunterladen. Nachdem sich in Office 2013 das Menüband an die Größe und an die eingestellte Auflö- sung des Bildschirms anpasst, kann es vorkommen, dass manche Screen-Shots von Ihrem Monitorbild geringfügig abweichen. Der Rechtschreibung wird das Österreichische Wörterbuch zu Grunde gelegt. Formatierungskonventionen: In der vorliegenden Lernunterlage werden nachstehende Zeichen und Symbole verwendet: START /SCHRIFTART /FETT auf diese Weise werden Befehlsfolgen dargestellt: Register START /Gruppe SCHRIFTART /Schaltfläche FETT die Schreibweise wird auch für Befehlsfolgen innerhalb von Dialo- gen verwendet + die Darstellung entspricht den Eingabetasten auf Ihrer Tastatur und bildet Tastenkombinationen ab  die Abbildungen stehen für die entsprechenden Schaltflächen im Menüband oder in Dialogen  ergänzende Hinweise und Informationen zum Thema Z+ Hinweis auf Änderungen und Anpassungen des Betriebssystems zum Zeitpunkt der Drucklegung, siehe Anhang Seite 130 Aktionen, die zur Unterstützung des Lernens dienen, mit Übungsnummer, Übungsteil ab Seite 109. Die dazu erforderlichen Daten sind in den downloadbaren Übungsdateien enthalten. Themen und Übungen, die über den Inhalt des Lernzielkatalogs hinausgehen, wurden mit dem Zusatzstern gekennzeichnet. Viel Freude und Erfolg beim Arbeiten wünscht Ihnen das Autorenteam ALGE [email protected]

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 INHALT Der Aufbau dieser Lernunterlage ist der Gliederung des ECDL-Syllabus 5.0 ange- passt. Kapitel und Unterkapitel sind daher in der gleichen Nummerierung, wie sie im ECDL- Lernzielkatalog verwendet wird. 1 PROGRAMM VERWENDEN 5 1.1 Arbeiten mit einer Tabellenkalkulation ............................................. 5 1.1.1 Tabellenkalkulationsprogramm starten, beenden; Arbeitsmappe öffnen, schließen........................................................................................................................... 6 1.1.2 Neue Arbeitsmappe basierend auf der Standard-Vorlage erstellen....................... 17 1.1.3 Arbeitsmappe an einem bestimmten Ort eines Laufwerks speichern; Arbeitsmappe an einem bestimmten Ort eines Laufwerks unter einem anderen Namen speichern.......................................................................................................... 17 1.1.4 Arbeitsmappe in einem anderen Dateiformat speichern wie: Vorlage, Textdatei, für ein anderes Software-Produkt, für eine andere Software-Version.................. 19 1.1.5 Zwischen geöffneten Arbeitsmappen wechseln ...................................................... 20 1.2 Produktivitätssteigerung ...................................................................21 1.2.1 Basis-Optionen in der Anwendung einstellen wie: Benutzername, Standard- Ordner zum Öffnen und Speichern von Arbeitsmappen ...................................... 21 1.2.2 Verfügbare Hilfe-Funktionen verwenden................................................................. 22 1.2.3 Zoom-Funktionen verwenden ................................................................................... 23 1.2.4 Integrierte Symbolleiste ein-, ausblenden bzw. Multifunktionsleiste (Menüband) wiederherstellen, minimieren ...................................................................................... 23 2 ZELLEN 27 2.1 Eingabe, Auswahl............................................................................. 27 2.1.1 Verstehen, dass eine Zelle in einem Arbeitsblatt nur ein Datenelement enthalten sollte (zB Bezeichnung in einer Zelle, Wert in der benachbarten Zelle).............. 27 2.1.2 Gute Praxis bei der Erstellung von Listen kennen zB: leere Zeilen und Spalten im Hauptteil der Liste vermeiden, an die Liste angrenzende Zellen leer lassen.. 28 2.1.3 Zahl, Datum oder Text in eine Zelle eingeben ........................................................ 28 2.1.4 Einzelne Zelle, mehrere benachbarte Zellen oder mehrere nicht benachbarte Zellen, das gesamte Arbeitsblatt auswählen ............................................................. 29 2.2 Bearbeiten, sortieren ........................................................................ 32 2.2.1 Inhalt einer Zelle bearbeiten ....................................................................................... 32 2.2.2 Rückgängig / Wiederherstellen .................................................................................. 33 2.2.3 Suchen-Befehl verwenden........................................................................................... 34 2.2.4 Ersetzen-Befehl verwenden ........................................................................................ 34 Team ALGE Inhalt

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 2.2.5 Zellbereich numerisch oder alphabetisch nach einem Kriterium in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren ...................................................................35 2.3 Kopieren, verschieben, löschen ........................................................36 2.3.1 Inhalt einer Zelle, eines Zellbereichs innerhalb eines Arbeitsblattes, von einem Blatt auf ein anderes Blatt, von einer Arbeitsmappe in eine andere Mappe kopieren..........................................................................................................................36 2.3.2 Ausfüllfunktion verwenden, um Daten zu kopieren oder Datenreihen zu erstellen...........................................................................................................................40 2.3.3 Inhalt einer Zelle, eines Zellbereichs innerhalb eines Arbeitsblattes, von einem Blatt auf ein anderes Blatt, von einer offenen Arbeitsmappe in eine andere Mappe verschieben.......................................................................................................45 2.3.4 Inhalt von Zellen löschen............................................................................................45 3 ARBEITEN MIT ARBEITSBLÄTTERN 47 3.1 Zeilen und Spalten ............................................................................47 3.1.1 Eine Zeile, mehrere benachbarte Zeilen oder mehrere nicht benachbarte Zeilen auswählen .......................................................................................................................47 3.1.2 Eine Spalte, mehrere benachbarte Spalten oder mehrere nicht benachbarte Spalten auswählen.........................................................................................................47 3.1.3 Zeile(n), Spalte(n) einfügen oder löschen..................................................................48 3.1.4 Spaltenbreite, Zeilenhöhe auf einen bestimmten Wert oder optimale Breite, optimale Höhe ändern .................................................................................................49 3.1.5 Spalten-, Zeilenüberschriften fixieren, Fixierung aufheben ...................................50 3.2 Arbeitsblätter ..................................................................................... 51 3.2.1 Zwischen Arbeitsblättern wechseln ...........................................................................51 3.2.2 Arbeitsblatt einfügen, löschen.....................................................................................52 3.2.3 Gute Praxis bei die Benennung von Arbeitsblättern kennen zB: aussagekräftige Namen statt Standardbezeichnung wählen...............................................................53 3.2.4 Arbeitsblatt innerhalb einer Arbeitsmappe kopieren, verschieben, umbenennen .........................................................................................................................................54 4 FORMELN 57 4.1 Arithmetische Formeln .....................................................................57 4.1.1 Gute Praxis bei der Erstellung von Formeln kennen zB Zellbezüge verwenden statt Zahlen einzugeben ...............................................................................................59 4.1.2 Formeln mit Zellbezügen und arithmetischen Operatoren erzeugen: Addition, Subtraktion, Multiplikation, Division ........................................................................60 4.1.3 Standardfehlermeldungen von Formeln kennen und verstehen: #NAME?, #DIV/0!, #BEZUG!...................................................................................................61 4.1.4 Relative und absolute Zellbezüge in Formeln verstehen und verwenden............63 Inhalt Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 4.2 Funktionen........................................................................................ 64 4.2.1 Einfache Funktionen verwenden wie: Summe, Mittelwert, Minimum, Maximum, Anzahl, Anzahl2, Runden ........................................................................................... 65 4.2.2 Wenn-Funktion verwenden mit den Vergleichsoperatoren: =,>,<...................... 69 5 FORMATIERUNG 73 5.1 Zahlen und Datumswerte................................................................. 74 5.1.1 Zellen formatieren, um Zahlen mit einer bestimmten Anzahl von Dezimalstellen, mit oder ohne Tausendertrennzeichen darzustellen ................... 75 5.1.2 Zellen formatieren, um Datumswerte in einer bestimmten Form darzustellen, um Zahlen mit einem bestimmten Währungssymbol darzustellen ....................... 76 5.1.3 Zellen formatieren, um Zahlen als Prozentwert darzustellen................................ 80 5.2 Zellinhalt............................................................................................81 5.2.1 Zellinhalte formatieren: Schriftart, Schriftgröße...................................................... 81 5.2.2 Zellinhalte formatieren: fett, kursiv, unterstrichen, doppelt unterstrichen .......... 81 5.2.3 Farbe des Zellinhaltes, des Zellhintergrunds ändern .............................................. 82 5.2.4 Format von einer Zelle auf eine andere Zelle, von einem Zellbereich auf einen anderen Zellbereich übertragen.................................................................................. 82 5.3 Ausrichtung und Rahmen ................................................................ 82 5.3.1 Inhalt einer Zelle oder eines Zellbereichs mit Zeilenumbruch versehen............. 83 5.3.2 Inhalte einer Zelle ausrichten: horizontal, vertikal; Orientierung von Zellinhalt ändern............................................................................................................................. 84 5.3.3 Zellen verbinden und den Inhalt über alle verbundenen Zellen zentrieren ........ 85 5.3.4 Rahmeneffekte wählen: Linienart, Farbe .................................................................. 85 6 DIAGRAMME 87 6.1 Erstellen ............................................................................................ 87 6.1.1 Verschiedene Arten von Diagrammen aus Daten in einer Tabelle erstellen: Säulen-, Balken-, Linien-, Kreisdiagramm ................................................................ 88 6.1.2 Diagramm auswählen................................................................................................... 90 6.1.3 Diagrammtyp ändern ................................................................................................... 90 6.1.4 Diagramm verschieben, löschen, Größe des Diagramms ändern ......................... 91 6.2 Bearbeiten......................................................................................... 93 6.2.1 Diagrammtitel hinzufügen, entfernen, ändern ......................................................... 93 6.2.2 Datenbeschriftung hinzufügen: Wert, Prozentsatz ................................................. 93 6.2.3 Hintergrundfarbe des Diagramms, Füllfarbe der Legende ändern ....................... 94 6.2.4 Farbe einer Datenreihe (Säulen, Balken, Linien, Kreissegment) ändern............. 95 Team ALGE Inhalt

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 6.2.5 Schriftgröße und -farbe des Diagrammtitels, der Achsen, des Legendentextes ändern .............................................................................................................................96 7 AUSDRUCK VORBEREITEN 97 7.1 Einstellungen ....................................................................................97 7.1.1 Seitenränder des Arbeitsblattes ändern: links, rechts, oben, unten .......................97 7.1.2 Papiergröße ändern, Seitenorientierung ändern: Hoch-, Querformat ..................99 7.1.3 Die Seiteneinrichtung ändern, damit der Inhalt des Arbeitsblattes auf eine bestimmte Anzahl von Seiten passt .........................................................................100 7.1.4 Text in Kopf-, Fußzeile eines Arbeitsblattes einfügen, bearbeiten, löschen......100 7.1.5 Felder in Kopf-, Fußzeile einfügen und löschen: Informationen zu Seitennummer, Datum, Zeit, Dateiname, Blattname ............................................101 7.2 Kontrollieren und Drucken ............................................................. 103 7.2.1 Texte, Zahlen und Berechnungen kontrollieren und korrigieren ........................103 7.2.2 Gitternetzlinien und Zeilen- oder Spaltenbezeichnung für den Ausdruck ein-, ausschalten ...................................................................................................................104 7.2.3 Spaltenüberschriften beim Druck eines Arbeitsblattes auf jeder Seite automatisch wiederholen ...........................................................................................105 7.2.4 Arbeitsblatt in der Seitenansicht kontrollieren .......................................................105 7.2.5 Einen bestimmten Zellbereich oder ein ganzes Arbeitsblatt, eine bestimmte Anzahl von Exemplaren, die gesamte Arbeitsmappe, ein ausgewähltes Diagramm drucken.....................................................................................................106 ANHANG 109 ÜBUNGSBEISPIELE ......................................................................................... 109 ÄNDERUNGEN WINDOWS 8 AUF WINDOWS 8.1 UPDATE 1 ............................. 130 Windows 8.1 Update ...............................................................................................................130 Start-Bildschirm ........................................................................................................................131 Desktop .....................................................................................................................................134 Taskleiste ...................................................................................................................................135 Desktop-Anwendungen ..........................................................................................................135 OneDrive und PC-Einstellungen...........................................................................................138 TASTENKOMBINATIONEN.............................................................................. 139 INDEX ......................................................................................................... 146 Die Nummerierung der Inhaltsangabe nimmt Bezug auf den jeweiligen Punkt des Lernzielkatalogs (Syllabus 5.0), den Sie unter http://www.ecdl.at/downloads-ecdl finden. Inhalt Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 1 PROGRAMM VERWENDEN Microsoft Excel 2013 ist der offizielle Name des Tabellenkalkulationsprogramms von Microsoft. In der vorliegenden Lernunterlage wird das Programm unter dem Be- triebssystem Windows 8 beschrieben. Dabei wird der Einfachheit halber die Bezeich- nung EXCEL verwendet. Zur Darstellung wurde die Office-Design-Farbe Dunkel- grau gewählt. Microsoft Excel (engl. [ˈmaɪ.kɹoʊ.sɒft ɪkˈsel], dt. meist [ˈɛksl̩ ] oder [ɛkˈsɛl]) ist das am weitesten verbreitete Tabellenkalkulationsprogramm. Excel gehört zur Microsoft-Office-Suite und ist sowohl für Microsoft Windows als auch für Mac OS verfügbar. Excel entstand als Nachfolger von Microsoft Multi-plan. Die aktuelle Version ist für Windows Microsoft Excel 2013 und für Mac OS Microsoft Excel 2011. Anwendungsmöglichkeiten und Bestandteile Wie die meisten Tabellenkalkulationen ermöglicht Excel umfangreiche Berech- nungen mit Formeln und Funktionen, unter anderem mit kaufmännischen, sta- tistischen und Datumsfunktionen. In geringem Umfang können Daten bearbeitet werden, wie kurze Texte verkettet oder logische Berechnungen (wenn…dann) durchgeführt werden. Abhängig von Inhalten und Werten in der Tabelle kann auf Inhalte an anderer Stelle der Tabellen zugegriffen werden. Die Ergebnisse können mit Hilfe von Sortier-, Gruppier- und Filterfunktionen sowie Pivot- Tabellen ausgewertet und in Diagrammen grafisch dargestellt werden. Tabellen oder Teile davon können gegen Layout- oder Inhaltsänderungen geschützt werden. Die Mindestvoraussetzungen, um in Teamarbeit an Tabellen arbeiten zu können, sind gegeben. Der Funktionsumfang von Excel kann durch Programmierung in Visual Basic for Applications (VBA) erweitert werden. VBA wurde mit Microsoft Excel 5.0 eingeführt und später in Word, Access und weitere Office-Programme integriert. Unter Macintosh enthielt Excel 2008 keinen VBA-Support, während die Vor- gänger- und Nachfolgerversionen diesen anboten. Excel ist zudem mit Visual Studio Tools for Office System (Windows) oder AppleScript (Mac) erweiterbar. Excel 4.0 hatte noch eine eigene Makrosprache. Aus dem Lexikon (de.wikipedia.org) … und nun zur Praxis 1.1 Arbeiten mit einer Tabellenkalkulation In der Praxis hat sich dieses Programm bei vielen Anwendungen für Kalkulation, Prognoserechnung, Budgetierung, Datenauswertung, Statistik aber auch in der Pla- nung oder im Berichtswesen bewährt und ist für die heutigen Anforderungen an die Datenverarbeitung nicht mehr wegzudenken. Team ALGE Seite 5

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Die Anwender und Anwenderinnen erstellen Einkaufslisten, Telefon- und E-Mail- Verzeichnisse, Kalkulationsblätter, ermitteln Finanzpläne für Investitionen, veröf- fentlichen Tabellen und Diagramme im Internet und verwenden EXCEL als inter- aktives Bindeglied zwischen Datenbanken und Berichtswesen. Vieles, was in den Tabellen und Diagrammen erstellt wird, kann durch Schaltflächen, Drehfelder oder Laufleisten bedienungsfreundlich unterstützt und automatisiert werden. Selbst pro- grammiererfahrene User finden in VBA (Visual Basic for Applications) ein Tool, das Office-Programmierung auf gehobenem Niveau ermöglicht. 1.1.1 Tabellenkalkulationsprogramm starten, beenden; Arbeitsmappe öffnen, schließen Programm starten Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung um EXCEL zu starten: Nach einer Standardinstallation von Windows 8 und dem MS Office Paket 2013 finden Sie EXCEL auf Ihrem Start-Bildschirm bzw. Alle Apps. Tippen oder klicken Sie auf die Windows-8-Kachel EXCEL 2013. Das Programm öffnet sich. Siehe Anhang Alternativ können Sie das Programm auch über den Desktop aufrufen. Dazu ist al- lerdings das Programm-Icon an die Taskleiste zu fixieren. 1. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die EXCEL-Kachel; Siehe Anhang Seite 6 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Siehe Anhang es öffnet sich am unteren Bildrand eine Leiste mit verschiedenen Schaltflä- chen. 2. Wählen Sie AN TASKLEISTE ANHEFTEN. 3. Die Programmschaltfläche EXCEL wird in der Taskleiste dauerhaft an- gezeigt. Weitere Alternativen:  Ihr Monitor zeigt den Start-Bildschirm. Tippen Sie die Buchstabenfolge Excel – damit wird das Suchen-Menü für Apps eingeblendet, im SUCHEN-Feld steht Ihr getippter Text und das Ergebnis kann im linken Teil des Fensters ausgewählt werden.  Das Programm wird auch geöffnet, wenn im Explorer-Fenster eine EXCEL-Datei mit Doppelklick aktiviert wird. 1. Es öffnet sich das Programm EXCEL 2013 und bietet im linken Teil des Fensters (Navigationsbereich) eine Liste der zuletzt verwendeten Arbeitsmappen an. Im rechten Teil des Fensters werden neben einer leeren Arbeitsmappe auch eine Reihe verschiedene Vorlagen angeboten. 2. Zur Erstellung einer neuen Arbeitsmappe wählen Sie mit einem Mausklick die Vorlage mit der Bezeichnung Leere Arbeitsmappe. Team ALGE Seite 7

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Öffnen von Dateien  Bestehende Arbeitsmappen kön- nen über das Menü DATEI ausge- Kap 1.xlsx wählt und geöffnet werden. Tabelle: 1. Klicken Sie auf das Menü Tabelle1 . DATEI 2. Wählen Sie ÖFFNEN. 3. Wenn die zu bearbeitende Datei auf Ihrem Computer oder einem Wechseldaten- träger gespeichert ist, so wählen Sie nun COMPUTER mit einem Doppelklick. 4. Der ÖFFNEN-Dialog bietet auf der linken Seite den Navigationsbereich an, über den Sie den Ablageort (Laufwerk; Bibliotheken) auswählen können, und auf der rechten Seite die darin befindlichen Ordner bzw. Dateien.  Siehe Anhang  5. Öffnen Sie den entsprechenden Ordner und wählen darin die Excel-Datei aus. 6. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche ÖFFNEN . Datei (Arbeitsmappe) schließen Eine Excel-Arbeitsmappe wird geschlossen, in dem im DATEI-Menü der Befehl SCHLIEßEN ausgewählt wird. Seite 8 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013  Wird eine Datei geschlossen, in der eine noch nicht gespeicherte Verände- rung vorgenommen wurde, so blendet Excel eine Info-Meldung ein, über den Sie die Speicherung vornehmen kön- nen. Programm schießen Jede Excel-Arbeitsmappe wird in einem separaten Programmfenster geöffnet. Wird daher eine Arbeitsmappe geschlossen, so schließt sich auch das Programm. Es kann also die Arbeitsmappe auch gleich mit der Schaltfläche SCHLIEßEN in der Titelleiste geschlossen und damit das Pro- gramm beendet werden. Weitere Hinweise auf das Speichern von Dateien erhalten Sie in Punkt 1.1.3 und 1.1.4 ab Seite 17. 1.1.1.1 Elemente des EXCEL-Bildschirms Wenn das Programm aufgerufen wird, er- scheint ein Pro- grammfenster mit einem Tabellenblatt. Mit der Maus kön- nen nun verschiede- ne Bereiche oder Schaltflächen ausge- wählt werden. Viele dieser Elemente werden mittels einer QuickInfo (eingeblendetes Textfeld unterhalb des Mauszeigers) beschrieben. Team ALGE Seite 9

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Das typische Aussehen des EXCEL-Bildschirms 2 1 9 4 3 5 7 6 8 Titelleiste In der Titelleiste (1) werden der Name der Mappe und die Applikation angegeben. An der linken Seite findet sich die Schnellzugriffsleiste. Am rechten Rand befinden sich die Schaltflächen für die Fensterdarstellung und die SCHLIEßEN-Schaltfläche, mit der Sie die Arbeitsmappe mit dem Programm beenden können. Schnellzugriffsleiste Die Schnellzugriffsleiste (2), enthält standardmäßig die Schaltflächen SPEICHERN, RÜCKGÄNGIG und WIEDERHOLEN. In diesen Bereich können weitere Schaltflächen hinzu- gefügt werden (zB Rechenoperatoren, siehe dazu Kap. 1.2.4, Seite 23). Das Datei-Menü Alle Befehle für das Management der Datei (Neu, Öffnen, Speichern, Drucken, Ei- genschaften...) sind über das Datei-Menü (3) aufrufbar. Menüband Das Menüband (4) - in der obigen Abbildung die des Registers EINFÜGEN - soll Ihnen dabei helfen, schnell die für eine Aufgabe notwendigen Befehle zu finden. Seite 10 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Die Befehle sind in Registerkarten (5) zusammengefasst. Jede Registerkarte be- zieht sich auf eine Art von Aktivität (zB hier Einfügen verschiedener Elemente in ein Tabellenblatt). Bearbeitungsleiste Die Bearbeitungsleiste (6) ermöglicht es Ihnen, den Inhalt der aktuellen Zelle zu schreiben oder zu verändern (editieren). Sie können Ihre Änderungen mit der -Taste (Eingabe) bestätigen oder mit der Taste (Ausstieg) verwerfen. Die glei- che Funktion besitzen die kleinen Schaltflächen, die während des Bearbeitens er- scheinen: für Annehmen und für Verwerfen. Im linken Feld der Bearbeitungsleiste befindet sich das Namenfeld (7). Darin wird die zum jeweiligen Zeitpunkt ausgewählte (aktivierte) Zelladresse bzw. ein Zell- Bereichsname angegeben. Statusleiste Über die Statusleiste (8) erhalten Sie Informationen über momentan ausgewählte Befehle. Sind Zellen markiert, die Zahlen enthalten, erscheinen deren Mittelwert, Anzahl und Gesamtsumme. Welche Informationen in der Statuszeile angezeigt wer- den, können Sie selbst bestimmen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf diesen Abschnitt und wählen Sie über die Liste des Kontextmenüs aus. An der rechten Seite der Statusleiste werden die Schaltflächen zur Auswahl der Ta- bellenansicht und der Skalierleiste für den Zoomfaktor angezeigt. In der rechten oberen Ecke jedes Fensters (9) befinden sich Schalt- flächen für MINIMIEREN, MAXIMIEREN/VERKLEINERN oder WIEDERHERSTELLEN und SCHLIEßEN. Team ALGE Seite 11

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 1.1.1.2 Elemente einer EXCEL-Tabelle Eine EXCEL-Arbeitsmappe besteht aus mehreren Tabellenblättern. Diese Mappe kann entweder als Vollbild oder als Fenster dargestellt werden. Die Fenster-Ansicht erreicht man durch Anklicken der Schaltfläche VERKLEINERN . Die Schaltfläche ermöglicht das Wegschalten oder das Reduzieren des Menübandes. 10 9 14 13 17 11 12 16 15 17 Titelleiste Die Titelleiste (10) zeigt den Namen der Arbeitsmappe an. Jede neu erstellte Map- pe bekommt automatisch den Namen Mappe mit einer fortlaufenden Nummer. Mit der Schaltfläche SCHLIEßEN beenden Sie die offene Arbeitsmappe und das Pro- gramm. Tabelle Der Bereich in der Mitte, der durch Gitternetzlinien unterteilt ist, ist die eigentliche Tabelle (11). Hier erfolgt die Arbeit mit EXCEL. Eine Tabelle ist in 16.384 Spalten mit den Bezeichnungen A bis XFD und 1.048.576 durchnummerierte Zeilen geteilt. Die Schnittstelle einer Spalte mit einer Zeile ist die Zelle (12). Sie ist die kleinste Einheit in der Tabelle. In ihr können Zahlen, Text, Formeln, Funktionen oder Da- tum (eine formatierte Zahl) eingeben werden. Jede Zelle wird nach ihrer Koordinate – zuerst Buchstaben (Spalte) dann Ziffer (Zeile) – benannt. Diese Position (Zelladres- se) wird in der Bearbeitungszeile im Namenfeld angegeben. Zusammenhängende Zel- len werden als Bereich bezeichnet. Ein Bereich wird durch die Zelladressen der je- weiligen diagonal gegenüberliegenden Eckpunkte – getrennt durch einen Doppel- punkt – beschrieben, zB A1:A5. Seite 12 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Zeilen- und Spaltenköpfe Die Zeilen- (13) und Spaltenköpfe (14) links bzw. oberhalb der Tabelle bestim- men die Position jeder einzelnen Zelle und werden andersfarbig dargestellt. Im Re- gister Seitenlayout werden diese Elemente als Zeilen- bzw. Spaltenüberschrift be- zeichnet. Blattregister Jede EXCEL-Arbeitsmappe kann mehrere Tabellenblätter enthalten. Das Blattre- gister (15) am unteren Rand enthält den Namen der jeweiligen Tabelle. Mit den Registerlaufpfeilen (16), links neben dem Blattregister, blättern Sie den Tabellen- stapel durch. Die Auswahl der Tabelle erfolgt durch Anklicken des Blattregisters. Bildlaufleisten Ist die Tabelle länger oder breiter als der gerade sichtbare Ausschnitt, nutzen Sie am besten die Bildlaufleisten (17) am rechten bzw. unteren Rand um an- dere Tabellenbereiche anzusteuern. Klicken Sie auf die Pfeiltasten, um zei- len- bzw. spaltenweise durch die Tabel- le zu blättern. Bewegen Sie die Schiebeleiste mit der Maus, so zeigt Ihnen die einge- blendete QuickInfo, an welcher Position das Bild beim Loslassen der Maustaste ste- hen bleibt. Kontext-Menü R Durch Klicken mit der rechten Maustaste erhalten Sie – je nachdem, welches Objekt oder welche Umgebung Sie angeklickt ha- ben – eine Sammlung häufig benötigter Be- fehle speziell zu diesem Objekt. Gleichzeitig blendet sich die Minisymbolleiste für Auswahl mit Schaltflächen zum raschen Formatieren ein. Nachstehend die Abbildung des Kontext- menüs für Zellen. Team ALGE Seite 13

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Schwarz dargestellte Befehle Diese Befehle werden sofort beim Anklicken ausgeführt, es erscheint kein weiteres Menü. Grau dargestellte Befehle Grau dargestellte Befehle können nicht durchgeführt werden. Beispielsweise wird der Befehl FILTER /ERNEUT ÜBERNEHMEN nicht verfügbar sein, wenn gerade kein Filter verwendet werden kann. Befehle mit drei Punkten am Ende An diesen Punkten erkennen Sie, dass der entsprechende Befehl nicht unmittelbar ausgeführt wird, sondern noch über weitere Optionen verfügt, die Sie im nachfol- genden Dialogfenster einstellen können. Befehle mit Pfeil Bei Auswahl eines solchen Befehls erscheint neben dem Menü eine weitere Befehls- auswahl. Der Befehl FILTER beispielsweise zeigt zugehörige Unterbefehle an. Befehle mit Symbol Wenn vor dem Befehl ein Symbol aufscheint, weist das darauf hin, dass dieser Be- fehl auch über eine Schaltfläche im Menüband aufrufbar ist. Seite 14 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 1.1.1.3 Dialoge Ein Dialog ist ein eingeblendetes Fenster, das Ihnen die Möglichkeit bietet, mittels bestimmter Einstellungen Aktionen zu wählen oder Eingaben zu machen. Dialoge können zur Formatierung von Zellen ebenso verwendet werden wie Sie die Eingabe der EXCEL-Grundeinstellungen darüber steuern können. Mit der Tastatur springen Sie durch Drücken der Tabulatortaste von einem Eingabeelement zum nächsten. Als Beispiel dient hier der Dialog SEITE EINRICHTEN mit dem Dialogregisterblatt Blatt im Register SEITENLAYOUT /Gruppe SEITE EINRICHTEN. Kontrollkästchen Textfeld Optionsfeld Kombinationsfeld Schaltfläche Team ALGE Seite 15

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Weitere Elemente in Dialogen Drehfeld Listenfeld 1.1.1.4 Allgemeine Programmvoreinstellungen /Excel-Optionen Im Menü DATEI befindet sich unter die Steuerzentrale von EXCEL. Über verschiedene Kapitel können in Dialogen die Grundeinstellungen des Programms verändert werden. Wählen Sie dazu im Navigationsbereich den ent- sprechenden Eintrag  Unter ALLGEMEIN kann der Benutzername eingetragen werden (siehe dazu Kap. 1.2.1, Seite 21).  Unter FORMELN werden die Regeln für die Formelberechnungen eingestellt.  Unter DOKUMENTENPRÜFUNG bzw. SPRACHE finden Sie AutoKorrektur und Recht- schreib-Einstellungen sowie die Sprachoptionen.  Unter SPEICHERN können Sie unter anderem den Standardspeicherort und Wie- derherstellungsoptionen einrichten (siehe dazu Kap. 1.2.1, Seite 21).  Weitere Bearbeitungsoptionen finden sich unter ERWEITERT. Seite 16 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 1.1.2 Neue Arbeitsmappe basierend auf der Standard-Vorlage erstellen Exceldateien werden als Map- pen gespeichert. Jede Mappe kann eine Vielzahl von Tabel- len enthalten. Um eine solche Mappe zu bearbeiten, muss diese vorerst angelegt werden. 1. Klicken Sie auf DATEI . 2. Wählen Sie den Eintrag NEU. 3. Mit einem Klick auf das eingeblendete Symbol LEERE ARBEITSMAPPE wird eine Mappe angelegt, die der Standard-Vorlage entspricht. In der Titelleiste scheint der vorläufige Name Mappe mit einer fortlaufenden Nummer auf. Dieser Name bleibt so lange er- halten, bis im Zuge der Speicherung ein anderer Name festgelegt wird. 1.1.3 Arbeitsmappe an einem bestimmten Ort eines Laufwerks spei- chern; Arbeitsmappe an einem bestimmten Ort eines Laufwerks unter einem anderen Namen speichern Speichern bedeutet, dass die Datei auf einen Datenträger (zB Festplatte, USB-Stick) geschrieben wird. Dabei können beim Speichern-Befehl bestimmte Einstellungen vorgenommen werden. Neben dem vom Anwender individuell vergebenen Dateinamen kann auch die für diesen Dateityp gebräuchliche Dateiendung angezeigt werden. Diese Dateierweite- rungen werden aber nur dann eingeblendet, wenn Sie in den ORDNEROPTIONEN Ihres Windows Explorers im Registerblatt ANSICHT das Kontrollkästchen deaktiviert haben. Dateityp Beschreibung Besonderheiten *.xlsx Standarddateityp in Office 2013 Kann von Excel-Vorversionen nur über Konvertie- *.xlsm rung bearbeitet werden. *.xls Datei in Office 2013 die Makros Wie oben; enthält die Datei Makros, ist dieser Typ enthält zwingend. *.xltx Standarddateityp in den Versionen Dateien können in Version 2013 jederzeit gelesen *.xltm bis Office 2003 und bearbeitet werden. Dateien können auch Mak- *.xlt ros enthalten. Mustervorlage in Office 2013 Speicherort: C:\\Users\\...\\Eigene Dokumente\\ Benutzerdefinierte Office-Vorlagen Mustervorlage mit Makros in Office Wie oben; Dateien enthalten Makros. 2013 Mustervorlage in den Versionen bis Speicherort: Office 2003 C:\\Users\\...\\AppData\\Roaming\\Microsoft\\Templates Team ALGE Seite 17

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Sie wollen eine Arbeitsmappe speichern. Sie gelangen über das Menü DATEI /SPEICHERN UNTER/COMPUTER/DURCHSUCHEN in das Dialogfenster SPEICHERN UNTER. Dort legen Sie den Speicherort fest. Microsoft gibt Ihnen als Standardspeicherort immer den Ordner Dokumente vor. Möchten Sie einen anderen Ordner, so wählen Sie diesen über den gewünschten Datenträger und des- sen Unterordner aus. Sollte noch kein passender Ordner dafür vorhanden sein, können Sie während des Speichervorganges direkt einen eigenen Ordner über die Schaltfläche NEUER ORDNER zur Ablage erstellen. Im nächsten Schritt geben Sie den Dateinamen ein. Standardmäßig wird Ihre Mappe mit dem Dateityp *.xlsx (Excel-Arbeitsmappe) gespeichert. Vergeben Sie im Feld Dateiname Ihrer Mappe einen aussagekräftigen Namen.   Standardspeicherort Siehe Zu vergebender Dateiname Anhang Auswahl des Dateityps Schließen Sie die Eingaben mit ab. Seite 18 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Ist eine Datei bereits einmal gespeichert worden, so sind Name, Speicherort, Dateityp  bereits festgelegt. Wenn sich bei einer neuerlichen Speicherung dieser Datei die beste- henden Eintragungen nicht ändern, so kann eine Schnellspeicherung über die Schaltfläche oder der Tastenkombination + vorgenommen werden. 1.1.4 Arbeitsmappe in einem anderen Dateiformat speichern wie: Vor- lage, Textdatei, für ein anderes Software-Produkt, für eine andere Software-Version 1.1.4.1 Speichern als Vorlage Wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe als Mustervorlage auch für weitere Exceldateien heranziehen möchten, so speichern Sie diese als Excel- Vorlage *.xltx ab. Dabei verwendet Microsoft automa- tisch den Speicherordner Benutzerdefinierte Office-Vorlagen. Damit ist gewährleistet, dass Ihre Vorlage nun unter der Kategorie PERSÖNLICH im DATEI-Menü/NEU zur Verfügung steht. 1.1.4.2 Speichern als Textdatei Benötigen Sie nur den textlichen Inhalt einer Excel-Arbeitsmappe, so genügt es, die Datei als *.txt zu speichern. Damit sind Sie in der Lage, Ihre Daten (ohne Formeln) auch in ein anderes Softwareprodukt einzubinden. 1.1.4.3 Speichern als Webseite Exceldateien können in einen Internetauftritt eingebunden werden. Dazu speichern Sie die Excel-Arbeitsmappe als *.html ab. Team ALGE Seite 19

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 1.1.4.4 Speichern für eine andere Software-Version Sollten Sie die Absicht haben, Ihre Excel-Arbeitsmappe auch anderen Personen zur Verfügung zu stellen, die nicht die aktuelle Excel-Version besitzen, so wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus. 1.1.5 Zwischen geöffneten Arbeitsmappen wechseln Um die Arbeit mit dem Tabellenkalkulationsprogramm auch bei komplexeren Auf- gaben möglichst einfach zu gestalten, können mehrere Arbeitsmappen gleichzeitig geöffnet werden. Jede dieser Mappen kann dann als eigenes Fenster am Bildschirm platziert werden. Durch einen Mausklick wird das jeweils zu bearbeitende Fenster aktiviert. Am etwas hervorgehobenen Rahmen und an der Intensität der Titelleiste erkennt man, welches Fenster gerade aktiv ist. Außerdem ist die Spalten/Zeilenmarkierung nur in der aktiven Tabelle hervorgehoben. Werden alle Fenster im Vollbildmodus (maximiert) dargestellt, dann kann über die Programmschaltfläche EXCEL in der Taskleiste die Liste der geöffneten Mappen ange- zeigt werden und dort durch Mausklick in die gewünschte Datei gewechselt werden. Das jeweils aktive Fenster kann über die dort angezeigte SCHLIEßEN-Schaltfläche auch geschlossen werden. Seite 20 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Im Vollbildmodus bietet Ihnen auch die Schaltfläche FENSTER WECHSELN im Register ANSICHT/FENSTER eine Liste an, über die zu einer anderen geöffneten Arbeitsmappe gewechselt werden kann. 1.2 Produktivitätssteigerung 1.2.1 Basis-Optionen in der Anwendung einstellen wie: Benutzername, Standard-Ordner zum Öffnen und Speichern von Arbeitsmappen Im Menü DATEI befindet sich unter die Steuerzentrale von EXCEL. Über verschiedene Kapitel können in Dialogen die Grundeinstellungen des Programms verändert werden.  Unter ALLGEMEIN werden die Anzahl der Tabellen (Arbeitsblätter) einer Arbeits- mappe eingestellt, die Standardschriftart und auch der Benutzername festgelegt. Team ALGE Seite 21

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013  Unter SPEICHERN können Sie unter anderem den Standardspeicherort und Wie- derherstellungsoptionen einrichten. Der Standardspeicherort wird vom jeweils verwendeten Betriebssystem vorge- geben und ist jener Ordner, der bei Öffnen und Speichern von Dateien an- geboten wird. Möchten Sie einen anderen Ordner dafür heranziehen, so ge- ben Sie den entsprechenden Pfad im Feld LOKALER STANDARDSPEICHERORT FÜR DA- TEI: ein. 1.2.2 Verfügbare Hilfe-Funktionen verwenden Als nützliche Unterstützung bei der Verwendung von EXCEL erweist sich die HILFE- Schaltfläche rechts in der Titelleiste. Nach Aufruf der Hilfe er- scheint ein Fenster, in dem Sie ein Stichwort in das Such- feld eingeben können. Nach einem Klick auf die LUPE werden verschiedene The- men aufgelistet, die diesem Stichwort entsprechen. Sie können nun die einzelnen Themen aufrufen, lesen, mit Hilfe der Schaltflächen zwi- schen Themen navigieren und auch ausdrucken. In vie- len Fällen wird auch eine kleine Mustertabelle angeboten, mit der das beschriebene Thema erarbeitet werden kann. Seite 22 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013  1.2.3 Zoom-Funktionen verwenden Nicht immer ist die Darstellung einer Tabelle auf dem Bildschirm so, wie sie für das jeweilige Bearbeiten einer Tabelle am geeignetsten ist. Manchmal soll eine Tabelle mit möglichst vielen Spalten angezeigt werden, dann wieder sollen für die Eingabe die Zellen größer dargestellt werden. Solche unterschiedlichen Größen lassen sich durch den Zoom des Bildschirms verän- dern. In der Statusleiste findet sich rechts die ZOOM-Leiste, über die beiden die Schalter + und – oder durch den Schieberegler lässt sich die Darstellung der Tabelle zwischen 10% und 400% der Normalgröße regeln. Über ANSICHT/ZOOM/ZOOM geben Sie im gleichnamigen Dialog Ihren konkreten Zoommodus ein. Die Einstellung des Zooms wirkt sich auf die Größe beim Dru- cken des Tabellenblattes nicht aus. Sie dient ausschließlich für die Darstellung am Bildschirm. 1.2.4 Integrierte Symbolleiste ein-, ausblenden bzw. Multifunktionsleis- te (Menüband) wiederherstellen, minimieren Das Menüband soll Ihnen dabei helfen, schnell die für eine Aufgabe notwendigen Befehle zu finden und einzusetzen.  Die Befehle sind in logischem Zusammenhang strukturiert und auf Regis- terkarten zusammengefasst (zB START, EINFÜGEN, SEITENLAYOUT …)  Jede Registerkarte bezieht sich auf eine Art von Aktivität (zB Formatieren und Darstellen einer Tabelle). Zur Verbesserung der Übersichtlichkeit werden einige Registerkarten nur bei Bedarf angezeigt. Beispielsweise wird die Registerkarte DIAGRAMMTOOLS nur angezeigt, wenn ein Diagramm ausgewählt ist.  Innerhalb der Registerkarten werden gleichartige Befehle gruppiert und mit Rahmen umschlossen. Diese Gruppen beinhalten neben den Schaltflächen für die Befehle auch Kombinationsfelder (zB SCHRIFTGRAD) und Verweisschalter zu Dialogfens- tern (zB SCHRIFTART, ZAHL…) oder separaten Aufgabenbereich (zB ZWISCHENAB- LAGE). Team ALGE Seite 23

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 1.2.4.1 Das Menüband minimieren Das Menüband kann nicht gelöscht werden. Um mehr Platz für den Tabellenbe- reich zu erhalten, kann es jedoch minimiert werden. Auch während das Menüband minimiert ist, kann es bereichsweise verwendet werden. Die Schaltfläche MENÜBAND LÖSEN im Menüband rechts außen, lässt das Menü- band zu einer schmalen Leiste, die nur die Registernamen enthält, reduzieren. Ein Doppelklick auf ein Register blendet das Menüband wieder voll ein. Einfacher geht es mit der Tastenkombination +.  Rechts in der Titelleiste finden Sie neben der Hilfe-Schaltfläche MENÜBAND-ANZEIGEOP- TIONEN . Über die Auswahlliste können Sie ebenfalls die Darstellung des Menübands organisieren. 1.2.4.2 Symbolleiste für den Schnellzugriff Zur raschen Aktivierung oft benötigter Schaltflächen, können diese in die Symbol- leiste für den Schnellzugriff eingebunden werden. 1.2.4.3 Anpassen der Symbolleiste für den Schnellzugriff Die Symbolleiste für den Schnellzugriff kann beliebig erweitert und verschieden platziert werden.  der Symbolleiste Schaltflächen hinzufügen  die Symbolleiste an zwei verschiedenen Positionen platzieren Hinzufügen eines Befehls zur Symbolleiste für den Schnellzugriff In der Symbolleiste für den Schnellzugriff sind ver- schiedene Schaltflächen aktivierbar bzw. kön- nen neu hinzugefügt werden. Vorgegebene Schaltflächen sind aus der DropDown-Liste auswählbar, zB SEITENANSICHT UND DRUCKEN. 1. Wählen Sie das Menü DATEI . 2. Klicken Sie auf . 3. Wählen Sie die Kategorie SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF. 4. Über das Kombinationsfeld Befehle auswählen aktivieren Sie ALLE BEFEHLE Seite 24 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 5. Suchen Sie in der Auswahlliste die hinzuzufügende Schaltfläche. 6. Klicken Sie die gesuchte Schaltfläche an und fügen Sie sie mit HINZUFÜGEN in die Schnellzugriffsleiste ein. 7. Klicken Sie auf . Auch über das Kontextmenü einer im Menüband vorhandenen Schaltfläche lässt diese IN DIE SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF HINZUFÜGEN. Schaltflächen können aus der Schnellzugriffsleiste entfernt werden, indem die entsprechen-  de Schaltfläche in der Liste Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen markiert wird und mit gelöscht wird. Symbolleiste für den Schnellzugriff platzieren. 1. Klicken Sie auf SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ANPASSEN. 2. Klicken Sie in der Liste auf UNTER DEM MENÜBAND ANZEIGEN. Ergebnis: Die Schnellzugriffsleiste ist unterhalb des Menübandes angeordnet und so noch leichter erreichbar. Team ALGE Seite 25

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Seite 26 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013  2 ZELLEN Jedes Tabellenblatt ist in Zellen aufgeteilt. Alle nebeneinander stehenden Zellen werden als Zeile, alle untereinander stehenden Zellen als Spalte bezeichnet. Am Be- ginn jeder Zeile findet sich die Zeilenüberschrift (Zeilenkopf) die in Ziffern durch- nummeriert sind, jede Spalte hat auf der Spaltenüberschrift (Spaltenkopf) einen Buchstaben bzw. eine Buchstabenkombination. 2.1 Eingabe, Auswahl Die Eingabe von Daten – Text oder Zahl – erfolgt immer in einer Zelle. Dabei wer- den von EXCEL die Eintragungen in denen Buchstaben enthalten sind grundsätz- lich als Text und Eintragungen die nur aus Ziffern bestehen als Zahl oder Zahlen- wert interpretiert. 2.1.1 Verstehen, dass eine Zelle in einem Arbeitsblatt nur ein Datenele- ment enthalten sollte (zB Bezeichnung in einer Zelle, Wert in der benachbarten Zelle) Jede Zelle kann mit nur einem Datentyp (Text oder Zahl) belegt werden. Dabei werden standardmäßig ein Text linksbündig und ein Zahlenwert rechtsbündig aus- gerichtet. Währung, Datum, aber auch Formeln und Funktionen werden als Zahlen- typ gespeichert und können für Berechnungen herangezogen werden. Zellinhalt = Text für Berechnungen ungeeignet Zellinhalt = Zahl für Berechnungen geeignet Zellinhalt = Text Wenn zB der Eintrag 5 Äpfel erfolgen soll, so muss die Zahl 5 in eine Zelle und die Bezeichnung Äpfel in die nebenliegende Zelle geschrieben werden. Nur dadurch wird es möglich sein, mit der Zahl eine Berechnung durchzuführen. Zellen in denen Texte aufscheinen, können in keine Berechnungsformel eingebunden werden (siehe Seite 59). Zahlen und Texte in einer Zelle – wie zB eine Artikelnummer 7719 SXY – werden im- mer als Text dargestellt. Eine Datumseingabe zB 15.5.1955 wird als Zahl gespeichert und kann daher für Berechnungen verwendet werden. Team ALGE Seite 27

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 2.1.2 Gute Praxis bei der Erstellung von Listen kennen zB: leere Zeilen und Spalten im Hauptteil der Liste vermeiden, an die Liste angren- zende Zellen leer lassen EXCEL erkennt automatisch zusammenhängende Zellbereiche. Das wird dadurch ermöglicht, dass die Zellen in denen Eintragungen erfolgen, als gemeinsamer Be- reich verwaltet werden, wenn sie durch leere Zeilen und leere Spalten umgeben sind. In der Abbildung sind das die Zeile 7 und die Spalte H. Es ist nicht sinnvoll, die Überschrift in der Zeile 1 von den Daten in den darunter- liegenden Zeilen durch eine eingeschobene leere Zeile zu trennen. Um eine opti- sche Hervorhebung dieser Überschriftenzeile zu erreichen, empfiehlt es sich, dafür eine Änderung der Zeilenhöhe vorzunehmen (siehe Seite 49). 2.1.3 Zahl, Datum oder Text in eine Zelle eingeben Das Beschreiben von Tabellen erfolgt immer in der jeweils aktivier- ten Zelle. Diese ist durch einen Rahmen gekennzeichnet. Die Eingabe erfolgt über die Tastatur und muss immer abgeschlos- sen werden. Jede Zelleintragung wird von EXCEL automatisch als Zahlenwert oder als Text erkannt und entsprechend ausgerichtet. 2.1.3.1 Eine Eingabe wird abgeschlossen  mit der -Taste  mit der -Taste im Ziffernblock  mit den Cursortasten  mit der Tabulatortaste  durch Anklicken der Schaltfläche in der Bearbeitungszeile Bei einer Zelleingabe mit wird der Cursor auf die darunter liegende Zelle ver- schoben. Sie können diese Einstellung ändern, indem Sie über das DATEI-Menü in der Kategorie ERWEITERT innerhalb der Gruppe Bearbeitungsoptionen das Kontrollkästchen Markierung nach dem Drücken der Eingabetaste verschieben deaktivieren. Seite 28 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013  Eingabe in eine Zelle Kap 2.xlsx 1. Öffnen Sie die Mappe Kap 2.xlsx aus Ihrem Arbeitsdateien-Ordner (siehe da- Tabelle: zu Informationen zu dieser Lernunterlage). Sie befinden sich auf dem ersten Tabel- Tabelle1 lenblatt (Tabelle1). 2. Der Cursor steht in einer leeren Zelle; tippen Sie den Text Umsatz und schließen Sie die Eingabe mit ab. Der Text wird in die Zelle übernom- men und die darunterliegende Zelle wird ausgewählt. 3. Tippen Sie in diese Zelle die Zahl 1000 und schließen Sie diese Eingabe mit der -Taste ab. Der Text wird in die Zelle übernommen und die Zelle rechts davon wird ausgewählt. 4. Tippen Sie in diese Zelle das Datum 15.5.1955 ein und schließen Sie diese Eingabe mit der Schaltfläche in der Bearbeitungszeile ab. Die Eingabe wird in die Zelle übernommen. Excel erkennt diesen Eintrag als Datum und weist ihm das standardmäßige Datumsformat zu. Weitere Datumsformatierungen werden im Kapitel 5.1.2, ab Seite 76 ausführlich besprochen. 2.1.3.2 Eine Eingabe wird nicht übernommen Soll eine Eingabe oder eine Korrektur nicht in die Zelle übernommen werden, so wird die Aktion  mit der -Taste oder  durch Anklicken der Schaltfläche in der Bearbeitungszeile ohne Übernahme abgebrochen. 2.1.4 Einzelne Zelle, mehrere benachbarte Zellen oder mehrere nicht benachbarte Zellen, das gesamte Arbeitsblatt auswählen Jede Art der Bearbeitung einer Zelle oder eines Bereiches erfolgt durch die gleiche Reihenfolge von Teilschritten. 1. Schritt Auswahl der zu bearbeitenden Zellen (Markierung) 2. Schritt Befehl, was mit diesem Bereich geschehen soll (Eingabe) 3. Schritt eventuelle Zusatzinformationen zu den Befehlen 4. Schritt Abschluss der Aktion (Bestätigung) Team ALGE Seite 29

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Daher ist es unbedingt erforderlich, die verschiedenen Möglichkeiten zu kennen, wie Zellen oder Zellbereiche ausgewählt werden können. Markiert ist die Zelle oder der Bereich, der von einem schwarzen Rahmen umgeben ist und in dessen rechter unterer Ecke sich ein kleines Quadrat (Ausfüllkästchen) be- findet. 2.1.4.1 Zellen markieren Um eine einzelne Zelle zu markieren, klicken Sie einmal mit der Maus auf die ge- wünschte Zelle. Sollen mehrere nicht zu- sammenhängende Zellen gemeinsam markiert wer- den, so wählen Sie die erste Zelle aus, halten die -Taste ge- drückt und wählen die wei- teren Zellen mittels Maus- klick aus. 2.1.4.2 Bereich markieren  Sie können einen ganzen Bereich von Zellen markieren, indem Sie an der Zelle, an der die Markierung beginnen soll, die Maustaste drücken und dann die Maus mit gedrückter linker Maustaste auf die Zelle ziehen, an der der markierte Bereich enden soll.  Manchmal ist es praktischer, Bereiche mit der Tastatur zu markieren. Die Pfeiltasten bewegen die Markierung um jeweils eine Zelle weiter. Halten Sie zusätzlich die -Taste gedrückt, während Sie mit den Cursortasten die Markierung zum Endpunkt erweitern. Seite 30 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013  +  Mit Maus und Tastatur können Sie einen zusammenhängenden Bereich markieren, indem Sie den Cursor zuerst auf die oberste linke Zelle des Be- reiches stellen, halten Sie die -Taste gedrückt und klicken dann auf die unterste rechte Zelle des Bereiches. 2.1.4.3 Zellauswahl über Namenfeld  Wenn in umfangreichen Listen oder Tabellen eine bestimmte Zelle ausgewählt wer- den soll, so kann das über die Eingabe im Namenfeld erfolgen. Dazu wird die ge- Kap 2.xlsx wünschte Zelladresse direkt in das Eingabefeld geschrieben. Tabelle: Sie stehen in einer beliebigen Zelle und wollen die Zelle AS400 auswählen. Tabelle1 1. Klicken Sie in das Namenfeld. 2. Überschreiben Sie den Inhalt mit AS400 und bestätigen Sie die Einga- be mit . Ergebnis: Sie gelangen direkt in die aus- gewählte Zelle. 2.1.4.4 Alle Zellen einer Tabelle Die gesamte Tabelle (Tabellenblatt) können Sie markieren, indem Sie auf die Schaltfläche an der Schnittstelle der Spal- ten- und Zeilenköpfe klicken. 2.1.4.5 Spalten und Zeilen markieren  Um eine Spalte bzw. Zeile in ihrer gesamten Länge (also bis zur Zeile 1.048.576 bzw. Spalte XFD) mit der Maus zu markieren, klicken Sie ein- mal auf den Spalten- bzw. Zeilenkopf. Mehrere Spalten oder mehrere Zei- len werden durch Ziehen in der Kopfleiste markiert. Möchten Sie mehrere nicht zusammenhängende Spalten bzw. Zeilen ge- meinsam markieren, so wählen Sie die erste Spalte/Zeile aus, halten die –Taste gedrückt und wählen die weiteren Spalten/Zeilen aus.  Die aktuelle Spalte markieren Sie über die Tastatur mit . + , die aktuelle Zeile mit + Team ALGE Seite 31

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 2.1.4.6 Weitere Möglichkeit zum Auswählen und Markieren Die erste und die letzte Zelle In die erste Zelle einer Zeile (Spalte A) kommen Sie über die Taste . Die erste Zelle des aktuellen Tabellenblattes (A1) erreichen Sie über die Tasten- kombination +. Die letzte Zelle einer Tabellenblatteintragung (in der am weitesten rechten Spalte und in der untersten Zeile) erreichen Sie mit +. Mit der Tastenkombination + gelangen Sie in die letzte beschriebene Zeile des aktuellen Eingabeblocks. Halten Sie bei diesen Aktionen jeweils auch die -Taste gedrückt, so wird von der Ausgangszelle bis zu dieser Zelle der Bereich markiert. 2.2 Bearbeiten, sortieren Sobald in den Zellen Eintragungen erfolgt sind, stehen diese zur weiteren Benut- zung zur Verfügung. Sie können als Basis einer Formel verwendet werden oder sie dienen zur Darstellung eines Diagramms und die Daten können sortiert oder gefil- tert werden. 2.2.1 Inhalt einer Zelle bearbeiten Leider können wir uns nicht darauf verlassen, bei der Erstellung von Tabellen keine Fehler zu machen. Daher stehen verschiedene Korrekturmechanismen zur Verfü- gung. Von Korrektur spricht man, wenn eine Zelleingabe bereits abgeschlossen wurde. 2.2.1.1 Überschreiben Soll der Zellinhalt überschrieben werden, geben Sie einfach die neuen Werte ein. Nach Übernahme der neuen Eingabe wird die bisherige Zelleintragung gelöscht. Seite 32 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 2.2.1.2 Editiermodus Soll in einer Zelle nur ein Teil der Eintragung korrigiert werden, so stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:  Klicken Sie doppelt auf die betreffende Zelle.  Wählen Sie die Zelle aus und klicken Sie danach mit der Maus in die Bear- beitungszeile.  Aktivieren Sie über die -Taste den Editiermodus. Danach verändern, löschen oder ergänzen Sie die bisherige Eintragung. Sie wollen die bestehende Eingabe in der Zelle (D1) von „Anzahl“ auf „Stückzahl“  ändern. Kap 2.xlsx 1. Öffnen Sie die Exceldatei Kap 2.xlsx und klicken auf das Tabellenblatt Zellinhalt 2.2.1. Tabelle: Zellinhalt 2.2.1 2. Klicken Sie doppelt auf die zu verändernde Zelle D1. 3. Verschieben Sie den Textcursor mit den Pfeiltasten oder durch Mausklick an die gewünschte Stelle. 4. Geben Sie die zusätzlichen Zeichen ein. 5. Löschen Sie überflüssige Zeichen links vom Textcursor, indem Sie die -Taste (Rücklösch-Taste) drücken; die Zeichen rechts vom Cursor werden mit der -Taste entfernt. 2.2.2 Rückgängig / Wiederherstellen Den zuletzt durchgeführten Befehl können Sie mit der Schaltfläche RÜCKGÄNGIG in der Schnellzugriffsleiste wieder ungeschehen machen. Über die DropDown- Liste können Sie mehrere Schritte auf einmal rückgängig machen. Zur Wiederherstellung eines zuvor rückgängig gemachten Schrittes verwenden Sie die Nachbarschaltfläche WIEDERHERSTELLEN Team ALGE Seite 33

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 2.2.3 Suchen-Befehl verwenden Je größer eine Tabelle ist, desto schwieriger kann das Suchen nach einem Inhalt einer bestimmten Zelle wer- den. Im Register START wird in der Gruppe BEARBEITEN der Befehl SUCHEN angeboten. In dem sich daraufhin öffnenden Dialog wird die zu suchende Zeichenfolge eingegeben. Mit der Schaltfläche wird die Zelle angezeigt, in der diese Zeichenfolge enthalten ist. Durch wiederholtes Klicken auf diese Schaltfläche werden nach und nach alle Zel- len angezeigt. Sollte keine Zelle mit diesem Inhalt gefunden werden, erfolgt eine entsprechende Meldung. 2.2.4 Ersetzen-Befehl verwenden Der SUCHEN-Dialog enthält noch eine weitere Registerkarte. Diese ermöglicht das Su- chen und Ersetzen bestimmter Textpassagen, Zahlen oder Formeln. Auch hier wird das Tabellenblatt bzw. der markierte Bereich durchsucht und die gefundene Eintra- gung kann durch eine andere Zeichenfolge ersetzt werden. Sie wollen den Zelleintrag „Stellage 3“ durch „Stellage 7“ ersetzen.  1. Öffnen Sie die Exceldatei Kap 2.xlsx und klicken auf das Tabellenblatt Auswahlliste 2.2.4. Kap 2.xlsx 2. Wählen Sie die Zelle A1. Tabelle: Da nur eine Zelle ausgewählt ist, wird das ganze Auswahlliste 2.2.4 Tabellenblatt durchsucht. Soll nur ein bestimm- ter Zellbereich durchsucht werden, so markie- ren Sie diesen Bereich. 3. Wählen Sie aus dem Register START in der Grup- pe BEARBEITEN den Befehl SUCHEN UND AUSWÄHLEN und im DropDown-Menü den Befehl ERSETZEN. 4. Tragen Sie in Suchen nach: den Suchbegriff Stellage 3 ein. 5. Tragen Sie unter Ersetzen durch: Stellage 7 ein. 6. Bestätigen Sie die Auswahl mit . Seite 34 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 7. Sie erhalten eine Vollzugsmeldung, bestätigen Sie diese mit . 8. Über die Schaltfläche SCHLIEßEN beenden Sie die Suchen-Ersetzen-Aktion. Ergebnis: Alle gesuchten Zelleninhalte wurden gefunden und durch die neue Ein- tragung ersetzt. 2.2.5 Zellbereich numerisch oder alphabetisch nach einem Kriterium in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren Oft sind die Daten innerhalb eines Zellbereichs nicht in der Reihenfolge, in der wir sie verwenden wollen. Die Sortierung erfolgt standardmäßig auf- oder absteigend in numerischer oder alphanumerischer Reihenfolge, je nachdem, ob Texte oder Zah- lenwerte in der zu sortierenden Spalte aufscheinen. Einen Zellbereich können Sie schnell auf- oder absteigend sortieren, indem Sie in- nerhalb dieses Bereichs eine Zelle in der Spalte anklicken, die die Sortierreihenfolge der Zeilen vorgibt. EXCEL erkennt den zusammenhängenden Datenbereich (siehe Seite 28), markiert diesen und führt eine zeilenweise Sortierung durch. Einen Datenbereich sortieren  1. Öffnen Sie die Exceldatei Kap 2.xlsx und klicken auf das Tabellenblatt Kap 2.xlsx Sortieren 2.2.5. Tabelle: 2. Klicken Sie in eine Zelle der Spalte Sortieren 2.2.5 Datum. 3. Wählen Sie Register START /Gruppe BEAR- BEITEN /Befehl SORTIEREN UND FILTERN EXCEL erkennt den Inhalt dieser Zelle als Datum und schlägt bereits die Datum- sortierung vor. 4. Wählen Sie NACH DATUM SORTIEREN (AUFSTEI- GEND). Team ALGE Seite 35

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Ergebnis: Die ganze Tabelle ist nach aufsteigendem Datum sortiert. Die Sortierung nach den Namen der Verkäufer oder nach der Höhe des Umsatzes erfolgt in gleicher Weise. EXCEL bietet die Sortierreihenfolge VON A BIS Z für Textin- halte oder NACH GRÖßE SORTIEREN bei Zahleninhalten an. 2.3 Kopieren, verschieben, löschen Mit den Befehlen /AUSSCHNEIDEN, /KOPIEREN, /EINFÜGEN aus dem Register START /Gruppe ZWISCHENABLAGE können Sie Ihre Tabelle nachträglich umbauen, Bereiche an andere Stellen verschieben oder in andere Tabellenblätter kopieren. Dabei nutzen Sie die Zwischenablage als Transportmittel für ausgeschnittene oder kopierte Daten. 2.3.1 Inhalt einer Zelle, eines Zellbereichs innerhalb eines Arbeitsblat- tes, von einem Blatt auf ein anderes Blatt, von einer Arbeitsmappe in eine andere Mappe kopieren Die Werte, die in einer Zelle eingetragen sind, können mit den bekannten Methoden in andere Zellen der gleichen Tabelle, aber auch in Zellen anderer Tabellen und so- gar in eine Tabelle einer anderen Arbeitsmappe kopiert werden. Kopieren bedeutet, dass der kopierte Wert danach 2 Mal zur Verfügung steht. Ist eine Zelle nur an der falschen Position, dann wird diese an die richtige Stelle verschoben. Sollte der Wert einer Zelle komplett aus der Tabelle verschwinden, dann wird dieser Inhalt gelöscht. Für den Kopier- bzw. den Verschiebevorgang kann der Weg über die Zwischenab- lage genutzt werden. Seite 36 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 2.3.1.1 Ausschneiden, Kopieren und Einfügen Für den Kopier- und Ausschneidevorgang sind im Register START /Gruppe ZWISCHEN- ABLAGE die Befehle AUSSCHNEIDEN, KOPIEREN und EINFÜGEN als Schaltflächen vorgesehen. Da die Bedienung über das Register oft umständlich ist, können diese Anweisungen auch über das Kontextmenü (Klick mit der rechten Maustaste) oder über die Tasta- tur mittels Tastenkombinationen (ShortCuts) erfolgen.  Schaltfläche Kontextmenübefehl  Tastenkombination im Register + AUSSCHNEIDEN + KOPIEREN + Mit AUSSCHNEIDEN oder KOPIEREN können Sie markierte Zellen in die Zwischenablage laden, um den Inhalt an anderer Stelle wieder EINFÜGEN zu können. Über die Zwi- schenablage transportieren Sie Daten nicht nur innerhalb der Tabelle, sondern auch  in andere Tabellen,  andere Arbeitsmappen und  andere Programme. An der Zielposition wird über den Befehl EINFÜGEN der Inhalt aus der Zwischenabla- ge geholt und in die Zelle(n) eingefügt. Wollen Sie eine Tabelle oder ein Diagramm in ein Word-Dokument einbinden, gehen Sie ebenfalls den Weg über die Zwischen- ablage. Zellen kopieren Die vorliegende Daten in den Zellen A1:B2 sollen in der Folge nach verschiedenen Versionen an eine andere Stelle kopiert werden. Team ALGE Seite 37

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013  1. Öffnen Sie die Exceldatei Kap 2.xlsx und klicken auf das Tabellenblatt Zellen kopieren 2.3.1. Kap 2.xlsx 2. Markieren Sie den zu kopierenden Bereich A1:B2. Tabelle: 3. Wählen Sie einen Kopierbefehl (versuchen Sie verschiedene Methoden). Um Zellen kopieren 2.3.1 den markierten Bereich erscheint ein Laufrahmen, der anzeigt, dass sich diese Auswahl in der Zwischenablage befindet. 4. Markieren Sie nun die Zielposition: klicken Sie dazu nur auf die linke, obere Zelle des Bereichs, in den die Kopie eingefügt werden soll - in unserem Fall auf A5. 5. Sie schließen den Vorgang mit EINFÜGEN oder einfach mit ab. Wenn Sie mit den Kopiervorgang abschließen, wird auch die Zwischenablage für diesen Vorgang geschlossen. Der Einfüge-Vorgang kann nicht noch einmal ausgeführt  werden. Wenn Sie einen Befehl EINFÜGEN (Schaltfläche, Kontextmenü oder Tastenkombination) verwenden, bleibt der aktuelle Eintrag der Zwischenablage erhalten. Sie sehen noch im- mer den Laufrahmen um die ausgewählten Zellen kreisen. Mit heben Sie den Laufrahmen auf. 2.3.1.2 Drag&Drop mit der Maus Eine elegante Möglichkeit, innerhalb einer Tabelle Inhalte von Zellen zu verschie- ben oder zu kopieren, bietet die Funktion \"Drag&Drop\". Dabei wird der markierte Bereich mit Inhalt und Formatierung bewegt.  Verschieben Bewegen Sie den Mauszeiger genau auf die Kap 2.xlsx Umrandung des markierten Bereiches. (Der Mauszeiger verwandelt sich zu einem Pfeil Tabelle: samt Vierfachpfeilen). Zellen kopieren 2.3.1 Bewegen Sie nun die Maus mit gedrückter linker Maustaste in Richtung Zielbereich. Danach lassen Sie die Maustaste wieder los. Der Inhalt des markierten Bereiches wurde an die neue Position verschoben. Kopieren Wenn Sie während des Verschiebens die -Taste gedrückt halten, werden die Inhalte nicht verschoben, sondern kopiert. Dies bekommen Sie durch das kleine Plus-Zeichen am Mauscursor angezeigt. Lassen Sie nach dem Ziehen in den Zielbereich zuerst die Maustaste los und dann erst die -Taste. Bei diesen Aktionen wird die Zwischenablage nicht angesprochen. Seite 38 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Drag&Drop mit Kontextmenü R Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, dass Sie bei einem Kopier- oder Verschiebevorgang keinen Fehler begehen, können Sie mit dem Kontextmenü eine zusätzliche Unterstüt- zung holen: Ziehen Sie die Zelle(n) wiederum mit der Maus an den gewünschten Zielort, diesmal aber mit der rechten Maustaste! Dort las- sen Sie die Maustaste los. Es öffnet sich ein Kontextmenü, in dem alle Optionen inklusi- ve ABBRECHEN aufgelistet sind. 2.3.1.3 Kopieren auf andere Tabellenblätter Das Kopieren eines Tabellenbereiches auf ein anderes Tabellenblatt erfolgt ebenso wie ein Kopiervorgang innerhalb des gleichen Tabellenblattes. In beiden Fällen wird der zu kopierende Zellbereich in die Zwischenablage gestellt und von dort über den Einfügebefehl auf den Zielbereich gebracht. Tabellenblätter der gleichen Arbeitsmappe Erfolgt das Einfügen aus der Zwischenablage innerhalb der gleichen Arbeitsmappe, so ist lediglich das entsprechende Tabellenblatt zu aktivieren, die Zielposition zu wählen und der Einfügebefehl durchzuführen. Wenn der Zielbereich des Kopiervorganges ein neues Tabellenblatt sein soll, dann muss dieses zuvor über die Blattregisterleiste in die Arbeitsmappe aufgenommen werden. Tabellenblätter in fremder Arbeitsmappe Erfolgt das Einfügen aus der Zwischenablage in ein Tabellenblatt einer fremden Arbeitsmappe, so wird bei der Festlegung der Zielposition zuerst die andere Ar- beitsmappe über die Taskleiste aufgerufen (siehe Kap 1.1.5, Seite 20). Danach aktivie- ren Sie das entsprechende Tabellenblatt und legen in diesem die Zielposition fest. An dieser Stelle erfolgt schließlich der Einfügebefehl. Team ALGE Seite 39

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013  2.3.2 Ausfüllfunktion verwenden, um Daten zu kopieren oder Datenrei- hen zu erstellen Kap 2.xlsx In EXCEL können wiederholende Eingaben automatisch ausgefüllt werden. Dieses Tabelle: automatische Ausfüllen ermöglicht das Erstellen einer Datenreihe gemäß der Re- Ausfüllen 2.3.2 gelmäßigkeit dieser Reihe. Dazu setzen Sie den Mauszeiger auf das kleine Quadrat (Ausfüllkästchen) in der rechten unteren Ecke des Markierungsrahmens. Der Mauszeiger verwandelt sich dabei in ein dünnes Fadenkreuz. Durch Ziehen an diesem Ausfüllkästchen wird eine Reihe erstellt. Nach Beendigung des Ausfüllvorganges erscheint ein Smarttag, mit dem Sie noch individuelle Änderungen des Ausfüllvorganges vornehmen können. 2.3.2.1 Ausfüllen von bekanntem Zellinhalt Eine Zelleingabe, die EXCEL bekannt ist, zB “Jänner” in B1, wird durch Ziehen mit dem Ausfüllkästchen in die Ziehrichtung entsprechend ihrer Reihenfolge fortge- führt. 2.3.2.2 Ausfüllen einer Reihe Werden in zumindest zwei aufeinander folgende Zellen Zahleneingaben gemacht und diese Zellen gemeinsam markiert, so erkennt EXCEL daraus eine lineare Reihe und führt diese Reihe fort. 2.3.2.3 Ausfüllen einer Formel oder eines Textes Seite 40 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Wenn in einer Zelle eine für EXCEL nicht bekannte Eingabe steht, wird durch Zie- hen des Ausfüllkästchens der Zellinhalt (Text, Zahl oder Formel) kopiert. 2.3.2.4 Ausfüllen mit Smarttag-Auswahl Der nach einer Auto-Ausfüllaktion aufscheinende SMARTTAG bietet bei Bedarf weitere Auswahlmöglichkeiten speziell für diese Aktion. Diese Einrichtung kann über /ERWEITERT aktiviert oder deaktiviert wer- den. Das geschieht in der Gruppierung Ausschneiden, Kopieren und Einfügen über die Kontrollkästchen Schaltfläche für Einfügeoptionen anzeigen, wenn Inhalt eingefügt wird. 2.3.2.5 Ausfüllen mit der rechten Maustaste Mittels der rechten Maustaste ziehen Sie das Ausfüllkästchen der auszufüllenden Zelle. Nach Auslassen der Maustaste erscheint das Kon- textmenü zur individuellen Festlegung. Die dar- gebotenen Möglichkeiten sind gleich den optio- nal auswählbaren Ausfüllvarianten des Smarttags. Team ALGE Seite 41

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Kontextmenü-Befehle – SmartTag-Optionen In der nachstehenden Tabelle finden Sie die Möglichkeiten der Kontextmenübefeh- le und den Optionen aus dem Smarttag: Befehl Bedeutung Zellen kopieren Kopiert Zellinhalt und dessen Formatierung Datenreihe ausfüllen Setzt die im Eingabefeld begonnene Reihe fort zB Montag, Dienstag, ... oder 10, 11, 12, 13, ... Nur Formate ausfüllen Formate werden kopiert Ohne Formatierung Zellinhalt (ohne Format) wird kopiert ausfüllen Tage ausfüllen Setzt die im Eingabefeld begonnene Datumseingabe tageweise fort Wochentage ausfüllen Setzt die im Eingabefeld begonnene Datumseingabe tageweise fort – jedoch nur die Wochentage Montag bis Freitag Monate ausfüllen Setzt die im Eingabefeld begonnene Datumseingabe monatsweise fort Jahre ausfüllen Setzt die im Eingabefeld begonnene Datumseingabe jahrweise fort Linearer Trend Führt die begonnene Zahlenreihe (mindestens 2 Zellen) durch Be- rechnung des arithmetischen Trends fort, zB 1, 2, 3, 4, 5, … Exponentieller Trend Führt die begonnene Zahlenreihe durch Berechnung des geometri- schen Trends fort, zB 1, 2, 4, 8, 16, ... Blitzvorschau Der Spalteninhalt orientiert sich nach den Inhalten der links ste- henden Spalte. Reihe ... Über ein Dialogfeld werden die Optionen zur Berechnung der Reihe eingegeben.  Verschiedene Ausfüllversionen Kap 2.xlsx Öffnen Sie die Exceldatei Kap 2.xlsx und klicken auf das Tabellenblatt Datenreihe 2.3.2. Benutzen Sie die Funktion AutoAusfüllen für Tabelle: a) eine Reihe der Wochentage beginnend mit Donnerstag Datenreihe 2.3.2 b) eine Reihe mit Monatsabkürzungen (mit 3 Buchstaben: Jän, Feb …) c) eine Zahlenreihe beginnend mit 50 und jeweils um 5 weniger Seite 42 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013  d) eine Reihe von Jahreszahlen für die Jahre 2000 bis 2013 Kap 2.xlsx (verwenden Sie das Kontextmenü – rechte Maustaste – Datenreihe ausfüllen) Tabelle: Ausfüllen besonderer Datumsreihen Kalender 2.3.2 Tagesreihe ausfüllen 1. Wechseln Sie auf das Tabellenblatt Kalender 2.3.2. 2. Geben Sie in die Zelle A4 das Datum 1.1.2013 ein. 3. Ziehen Sie den Ausfüllpunkt bis zur Zeile 19 herunter. 4. Kontrollieren Sie das Ergebnis. Monatsreihe ausfüllen 1. Wechseln Sie in die Zelle B4 und geben nochmals das Datum 1.1.2013 ein. 2. Ziehen Sie den Ausfüllpunkt bis zur Zeile 19 herunter. Wenn Sie die Maustaste auslassen, wird ein Smarttag (Optionsschaltfläche) eingeblendet. 3. Klicken Sie die Schaltfläche an und wählen Sie aus der Liste den Eintrag MONATE AUSFÜLLEN. 4. Kontrollieren Sie das Ergebnis. Wochentage ab aktuellem Datum ausfüllen Sie wollen eine Datumsreihe mit den Wochentagen ohne Samstag und Sonntag er- stellen. 1. Wechseln Sie in die Zelle C4 und geben Sie das aktuelle Tagesdatum ein. Verwenden Sie dazu die Tastenkombination +. Damit wird das jeweils aktuelle Datum aus dem Betriebssystem entnommen. Es ist nicht dynamisch, d.h., diese Eingabe verändert sich danach nicht. 2. Ziehen Sie den Ausfüllpunkt bis zur Zeile 19 herunter. Wenn Sie die Maustas- te auslassen, wird eine Optionsschaltfläche eingeblendet. Team ALGE Seite 43

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 3. Klicken Sie die Schaltfläche an und wählen Sie aus der Liste den Eintrag WOCHENTAGE AUSFÜLLEN. Ergebnis: Die Tage stehen untereinander, allerdings ohne Samstage und Sonntage. Z+ 2.3.2.6 Benutzerdefinierte „Ausfüllen”-Listen Woher weiß nun EXCEL, dass eine Eingabe bekannt ist oder dass sie nicht bekannt ist? Dazu legen Sie in den Optionen eine benutzerdefinierte Liste an. 1. Klicken Sie auf das Menü DATEI und anschließend auf 2. Klicken Sie auf die Kategorie ERWEITERT, und klicken Sie dann in der Gruppe ALLGEMEIN auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Listen bearbeiten... 3. Wählen Sie im Feld Benutzerdefinierte Listen die Liste aus, die Sie bearbeiten oder löschen möchten, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus: Zum Bearbeiten der Datenreihe nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Feld Listeneinträge vor, und klicken Sie dann auf HINZUFÜGEN. 4. Um eine neue Liste hinzufügen markieren Sie im Listenfeld Benutzerdefinierte Listen den Eintrag Neue Liste und klicken dann in das Listenfeld Listeneinträge:. Geben Sie hier die Bezeichnungen (zB Filialstandorte) in der gewünschten Reihenfolge – jeweils getrennt durch -Taste ein. Klicken Sie dann auf HINZUFÜGEN. 5. Bestätigen Sie Ihre neue Liste mit . Selbst erstellte Datenreihen können Sie über die Schaltfläche LÖSCHEN wieder entfer- nen. Seite 44 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 2.3.3 Inhalt einer Zelle, eines Zellbereichs innerhalb eines Arbeitsblat- tes, von einem Blatt auf ein anderes Blatt, von einer offenen Ar- beitsmappe in eine andere Mappe verschieben Daten von einer Tabelle (Arbeitsblatt) auf eine andere zu verschieben, wird ebenso wie beim Kopiervorgang über den Weg der Zwischenablage erledigt, wie dies bereits im Kapitel 2.3.1, Seite 36 ausführlich besprochen wurde. Zu beachten ist dabei im- mer, dass die Reihenfolge der Arbeitsschritte entsprechend eingehalten werden. Verschieben in der gleichen Mappe 1. Markieren der zu verschiebenden Zellen. 2. Auswahl des Befehls AUSSCHNEIDEN oder oder +. 3. Auswahl der Zieltabelle oder +. 4. Auswahl der Zielzelle. 5. Bestätigung des Einfügevorgangs mit Verschieben in eine andere Mappe  Ebenso wie in der vorigen Darstellung werden die Schritte 1 und 2 durchgeführt. Bei der Auswahl der Zielposition ist jedoch zuerst die Mappe zu aktivieren und dann erst die Tabelle, in der sich die Zielzelle befindet. Siehe dazu die Ausführungen im Kap. 2.3.1, Seite 39. Es ist einfacher, die Mappe mit der Zieltabelle bereits vor dem Beginn der Verschiebe- aktion zu öffnen, um dadurch schneller auf diese wechseln zu können. 2.3.4 Inhalt von Zellen löschen Wenn Sie den gesamten eingetippten Zellinhalt (auch Formeln) wieder löschen wol- len, drücken Sie einfach die -Taste oder im Register START /Gruppe BEARBEITEN/ Befehl LÖ- SCHEN. Mittels -Taste wird nur der Zellinhalt (Texte, Zahlen und Formeln) nicht jedoch  die zu dieser Zelle gehörende Formatierung gelöscht! Team ALGE Seite 45

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