การเขียนเชิงธุรกิจ (Writing for business) by Deborah Dumaine, สินิทธิ

WRITING FOR BUSINESS

POCKET MENTOR SERIES การเขียนเชิงธุรกิจ แปลและเรียบเรียงจาก Pocket Mentor Series Writing for Business โดย : Deborah Dumaine ผู้แปล : สินิทธ์ิ อิศรเสนา Original work Copyright ©2006 Harvard Business School Publishing Corporation Published by arrangement with Harvard Business Review Press Unauthorized duplication or distribution of this work constitutes Copyright infringement. Thai translation rights ©2019 Expernet Co., Ltd. All rights reserved. จ�ำนวน 128 หน้า ราคา 130 บาท ISBN (E-Book) 978-974-414-466-9 สงวนลิขสิทธิ์โดย : บริษัท เอ็กซเปอร์เน็ท จ�ำกัด จัดท�ำโดย : บริษัท เอ็กซเปอร์เน็ท จ�ำกัด 2387 อาคารรวมทุนพัฒนา ถนนเพชรบุรีตัดใหม่ แขวงบางกะปิ เขตห้วยขวาง กรุงเทพฯ 10310 โทร. 0-2718-1821 (10 คู่สาย) e-mail: [email protected] http://www.expernetbooks.com 

“คู่มือพัฒนาทักษะผู้น�ำ” จากมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด (The Pocket Mentor Series) คู่มือฉบับกะทัดรัด เน้ือหากระชับเข้มข้นเล่มน้ีเป็นชุดคู่มือที่ทาง Harvard Business School ได้พัฒนาขึ้นมา เพ่ือเป็นท่ีพ่ึงพาแก่คนท�ำงาน และนักบริหารในทุกสถานการณ์ และทุกสถานท่ี ด้วยเครื่องมือที่ครบถ้วนสมบูรณ์ ซึ่งสามารถน�ำไปใช้ในการปฏิบัติ งานจริงได้โดยง่ายและได้ผล พร้อมแบบทดสอบตนเองและตัวอย่างจาก ชีวิตจริงที่จะเอื้อต่อการฝึกฝนและการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ทั้งที่โต๊ะท�ำงาน โต๊ะประชุม หรือแม้กระท่ังระหว่างการเดินทาง ส�ำหรับบุคคลที่จะก้าวเข้าสู่โลกของการบริหารจัดการและโลกธุรกิจ ยุคใหม่น้ัน จ�ำเป็นอย่างยิ่งท่ีจะต้องมีคู่มือพัฒนาทักษะผู้น�ำจากฮาร์วาร์ดใน ชุดน้ีไว้เป็นคู่ใจ 

สารบัญ หน้า 3 ค�ำน�ำส�ำนักพิมพ์ 11 บทน�ำ : การเขียนเชิงธุรกิจท่ีมีประสิทธิผล 13 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน 15 บทที่ 1 การเขียนที่มีประสิทธิผล หลักเกณฑ์พื้นฐานท่ีจะท�ำให้การเขียนของคุณ 16 บรรลุวัตถุประสงค์ท่ีต้องการ 18 อธิบายวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน 20 ยึดผู้อ่านเป็นศูนย์กลาง 20 เน้นข้อความส�ำคัญอย่างชัดเจน 22 พยายามเขียนให้ส้ันและเรียบง่าย 27 ทบทวนกลยุทธ์ในการส่งสาร 28 บทท่ี 2 ก�ำหนดขอบเขตงานเขียนของคุณ การก�ำหนดความกว้างและความลึกของหัวข้อ เพ่ือให้คุณ และผู้อ่านประหยัดทั้งเวลาและแรงงานที่ไม่จ�ำเป็น ขอบเขตที่กว้างและขอบเขตท่ีแคบ 

สารบัญ 5 บทท่ี 3 กลยุทธ์เพื่อเริ่มต้นการเขียน หน้า 31 กลยุทธ์ท่ีคุณสามารถน�ำไปใช้เพ่ือเริ่มต้นการเขียน ได้อย่างมีประสิทธิผล 32 33 การต้ังค�ำถาม 35 โครงร่างแบบธรรมเนียมนิยม 37 โครงร่างแบบระดมความคิด 39 การเขียนแบบอิสระ 41 บทที่ 4 การจัดโครงสร้างการเขียนอย่างเป็นระบบ 41 42 การน�ำเสนอข้อมูลอย่างเป็นระบบ เพื่อให้บรรลุ 43 วัตถุประสงค์ในการเขียน 44 หลักการจัดเรียงตามล�ำดับความส�ำคัญ หลักการจัดเรียงตามล�ำดับเหตุการณ์ หลักการเขียนแบบข้ันตอนและกระบวนการ หลักการสร้างแผนที่ความคิด หลักการเปรียบเทียบความเหมือน และความแตกต่าง 

6 การเขียนเชิงธุรกิจ หลักการเขียนจากหัวข้อเจาะจงไปสู่หัวข้อ หน้า ทั่วไป หรือจากหัวข้อท่ัวไปสู่หัวข้อเจาะจง 45 หลักการวิเคราะห์ 47 บทท่ี 5 การเขียนร่างเอกสารคร้ังแรก 53 รวบรวมประเด็นส�ำคัญและความคิดหลักท่ีจะน�ำเสนอท้ังหมด เริ่มต้นด้วยความผ่อนคลาย 55 เร่ิมเขียนในแต่ละส่วน 55 ข้อแนะน�ำส�ำหรับการเขียนเอกสารด้านเทคนิค 58 บทที่ 6 การจัดโครงสร้างย่อหน้า 61 การเขียนย่อหน้าที่ดี เพ่ือน�ำไปสู่หัวข้อและใจความที่ส�ำคัญ 62 จ�ำกัดจ�ำนวนหัวข้อในแต่ละย่อหน้า 63 เชื่อมโยงย่อหน้าอย่างสอดคล้อง 

สารบัญ 7 หน้า บทท่ี 7 ปรับปรุงแก้ ไขเนื้อหา 67 วิธีการปรับปรุงเน้ือหา โครงสร้าง ตรรกะ และข้อความ เพื่อให้งานเขียนมีประสิทธิผล ควบคุมข้อความให้ตรงประเด็น 68 ทบทวนเพื่อความชัดเจน 69 70 ล�ำดับข้อความส�ำคัญอย่างมีกลยุทธ์ 70 ลองตอบค�ำถามของผู้อ่านด้วยการต้ังค�ำถาม กับตัวเองว่า “ท�ำไม ” บทท่ี 8 แก้ ไขอย่างมีสไตล์ 73 ปรับงานเขียนให้โดดเด่น และมีเอกลักษณ์ 74 78 การออกแบบเพื่อให้ส่งผลต่อการอ่าน 79 ปรับโทนของคุณเพื่อให้เหมาะสมกับผู้อ่าน 79 ตรวจสอบให้ส้ันกระชับ 80 ให้ใช้ประโยคเชิงรุก ตรวจแก้ไขเพื่อความถูกต้อง 

8 การเขียนเชิงธุรกิจ บทท่ี 9 การเขียนอีเมล หน้า 85 วิธีการเขียนอีเมลเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ดีที่สุด ปัญหาที่พบบ่อย 86 เร่ิมจากหัวข้ออีเมล 87 พยายามให้มีเพียงหนึ่งหัวข้อต่ออีเมลหนึ่งฉบับ 88 90 ท�ำให้วัตถุประสงค์ของข้อความมีความชัดเจน 90 เขียนอีเมลให้กระชับ และใช้การแนบ เอกสารเพ่ิมเติม 91 ตระหนักว่าผู้อ่านเป็นใคร คงรูปแบบอีเมลให้เรียบง่าย 91 อ่านทบทวนนโยบายการรับ-ส่งอีเมลของบริษัท 91 รู้ว่าเม่ือไรไม่สมควรใช้อีเมล 92 ส่วนที่ 2 : เคล็ดลับและเคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 95 บทท่ี 10 เคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 97 ตารางเชิงปฏิบัติการที่จะช่วยคุณในการเขียนเชิงธุรกิจ ได้อย่างมีประสิทธิผล 

สารบัญ 9 หน้า บทที่ 11 แบบทดสอบความเข้าใจเก่ียวกับการเขียนเชิงธุรกิจ 111 นี่คือการทบทวนหลักการท่ีเป็นประโยชน์ท่ีได้ถูกน�ำเสนอ ในหนังสือเล่มนี้ ให้คุณท�ำแบบทดสอบนี้ก่อนและหลัง การอ่านหนังสือเพื่อดูว่าคุณได้เรียนรู้มากเพียงใด ค�ำตอบส�ำหรับแบบทดสอบ 117 แหล่งความรู้เพ่ิมเติม 121 รายช่ือบทความและหนังสืออ่านเพิ่มเติม หากคุณต้องการศึกษาบางหัวข้ออย่างลึกซึ้งมากยิ่งข้ึน แหล่งข้อมูลอ้างอิง 127 รายชื่อผู้เชี่ยวชาญที่ให้ความรู้ในการพัฒนาหนังสือเล่มน้ี เก่ียวกับผู้เขียน 128 



WRITING FOR BUSINESS บทน�ำ การเขียนเชิงธุรกิจที่มีประสิทธิผล นักธุรกิจจ�ำเป็นจะต้องใช้กลยุทธ์ท่ีใหม่ท่ีสุดและดีที่สุดเพื่อให้ธุรกิจ ประสบความส�ำเร็จ หนังสือเล่มนี้จะช่วยให้คุณพัฒนากระบวนการเขียนใน เชิงธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิผล เพ่ือให้คุณสามารถเขียนได้ ต้ังแต่บันทึกง่ายๆ ไปจนการเขียนข้อเสนอโครงการธุรกิจ และช่วยท�ำให้งานเขียนของคุณมีความ ชัดเจน ซ่ึงทักษะทางด้านการเขียนน้ีก็จะช่วยพัฒนาขีดความสามารถของ คุณในฐานะผู้จัดการได้เป็นอย่างดี โดยหนังสือเล่มน้ีประกอบด้วยข้ันตอน ท่ีปฏิบัติตามได้ง่ายเพ่ือให้คุณสามารถ  

 การเขียนเชิงธุรกิจ โน้มน้าวและจูงใจผู้อ่านได้เป็นอย่างดี เขียนเอกสารได้อย่างชัดเจน และตรงตามความต้องการ ของผู้อ่าน ส่ือสารข้อความได้อย่างมีประสิทธิผล เม่ือคุณน�ำกลยุทธ์ท่ีได้รับการพิสูจน์แล้วน้ีมาใช้ คุณก็จะเห็นผลอย่าง แตกต่างในงานเขียนของคุณท้ังทางด้านปริมาณและคุณภาพ ซึ่งจะท�ำให้คุณ สามารถรับมือกับเอกสารงานเขียนทางธุรกิจรูปแบบต่างๆ ได้เป็นอย่างดี 

WRITING FOR BUSINESS ส่ ว น ท่ี 1 การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน POCKET 



1WRITING FOR BUSINESS การเขียนท่ีมีประสิทธิผล หลักเกณฑ์พื้นฐานที่จะท�ำให้การเขียนของคุณ บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ 15 

16 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน WRITING FOR“ส่วนท่ียากของงานเขียนก็คือ ไม่ใช่เพียงเพื่อส่งผลกับผู้อ่านเท่าน้ัน B U S I N E S Sแต่ควรเป็นผลตรงตามที่ผู้เขียนต้องการอีกด้วย” โรเบิร์ต หลุยส์ สตีเวนสัน (Robert Louis Stevenson) ก ารเขียนเชิงธุรกิจ (business writing) อย่างมีประสิทธิผลน้ัน อาศัยหลักพ้ืนฐานเพียงไม่ก่ีประการ ซึ่งหากคุณสามารถน�ำ มาปฏิบัติ คุณก็จะสามารถจัดการกับงานเขียนรูปแบบต่างๆ ท่ีผ่านเข้ามาได้ อธิบายวัตถุประสงค์ ให้ชัดเจน ในการตั้งต้นเขียนเอกสารเชิงธุรกิจ ส่ิงแรกที่คุณควรท�ำคือถาม ตัวเองว่า “เราเขียนเอกสารน้ีขึ้นมาท�ำไม ?” โดยงานเขียนเชิงธุรกิจน้ัน เกิดข้ึนก็เพ่ือตอบสนองวัตถุประสงค์หลายประการ ดังน้ี 

บทท่ี 1 : การเขียนท่ีมีประสิทธิผล 17 เพื่ออธิบายหรือให้เหตุผล “เน่ืองจากราคาประมูลทุก รายการที่ผู้ขายปัจจุบันของเราเสนอมาล้วนสูงเกินไป เราจึงไม่เลือกใครและสรรหาผู้ประมูลรายใหม่แทน” น�ำเสนอข่าวสาร “ฝ่ายบริหารต้องการแจ้งให้พนักงานทุก ท่านทราบว่า ยอดขายผลิตภัณฑ์ใหม่ของเราในไตรมาสนี้ ท�ำได้เกินเป้า” มีอิทธิพลต่อผู้อ่าน “ฝ่ายวิศวกรรมท�ำงานได้เสร็จตาม ก�ำหนด” น�ำเสนอข่าวสารทั้งด้านดีและร้าย “โชคไม่ดีท่ีว่าเหตุ เพลิงไหม้เครื่องยนต์ท่ีท่านรายงานเกิดข้ึนหน่ึงวัน หลังจากวันหมดอายุประกัน” เพื่อให้เกิดการกระท�ำ “ฝ่ายออกแบบควรท�ำงานให้เสร็จ และส่งมอบข้อก�ำหนดสินค้าทุกรายการ ภายในวันท่ี 1 พฤษภาคม” ดังนั้น ให้คุณตั้งเป้าหมายงานเขียนไว้ในใจเสมอขณะเริ่มเขียน มี นักเขียนหลายคนที่มัวแต่วุ่นวายกับการเตรียมเอกสาร จนลืมว่าตนเองตั้ง ใจจะเขียนอะไร โดยวิธีหนึ่งที่จะหลีกเล่ียงปัญหาดังกล่าวก็คือ ให้เขียน วัตถุประสงค์ของการเขียนไว้แต่แรก และกลับไปเทียบดูเสมอเวลาท�ำงาน เมื่อคุณเขียนร่างงานเขียนเสร็จแล้วก็ให้ทบทวนเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตาม วัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้แต่แรกอย่างแท้จริง 

18 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน ยึดผู้อ่านเป็นศูนย์กลาง บริษัทต่างๆ คงไม่สามารถผูกสัมพันธ์กับลูกค้าได้หากไม่เข้าใจ ความต้องการและมุมมองของลูกค้าของตน คุณเองก็คงไม่สามารถส่ือถึง ผู้อ่านได้หากไม่เข้าใจในตัวผู้อ่าน ความปรารถนา และวิธีการท่ีพวกเขา เลือกรับข้อมูลข่าวสาร การคิด การวางร่าง การจัดการและแก้ไขงานเขียนในมุมมองของ ผู้อ่าน จะช่วยให้เกิดความชัดเจนและส่งผลให้เกิดการกระท�ำ หากผู้อ่าน เข้าใจข้อความท่ีคุณต้องการจะสื่อ และคิดตามได้ว่าขั้นตอนต่อไปจะเป็น อย่างไร งานของพวกเขาก็จะง่ายขึ้นมาก แล้วท�ำไมการให้ผู้อ่านเป็นศูนย์กลางจึงส�ำคัญ ? ลองคิดถึงเหตุ- การณ์จริงของบริษัทแห่งหน่ึงซึ่งล้มเหลวในการวิเคราะห์กลุ่มผู้รับสาร เม่ือ บริษัทจัดพิมพ์ไปรษณียบัตรง่ายๆ เพ่ือแจ้งเปล่ียนแปลงที่อยู่ส�ำนักงาน โดยลืมคิดในมุมมองของคนอ่าน บริษัทลืมให้ข้อมูลส�ำคัญท่ีสุดอย่างหน่ึง ในประกาศน้ี น่ันคือวันท่ีที่บริษัทจะเร่ิมเปลี่ยนใช้ท่ีอยู่ใหม่ แม้ลูกค้าจะ รู้ท่ีติดต่อใหม่ แต่ก็ไม่ทราบว่าเมื่อไรจึงจะควรติดต่อมาตามท่ีอยู่ใหม่นี้ 

บทที่ 1 : การเขียนที่มีประสิทธิผล 19 ถ้าเป็นคุณ คุณจะท�ำอย่างไร ? ? กรณีศึกษา : ท�ำอย่างไรให้คนสนใจอ่าน โรเจอร์จะต้องส่งบันทึกไปให้ฝ่ายขายภาคสนามเพ่ืออธิบาย ถึงแผนการที่ทางแผนกจะออกแค็ตตาล็อกประจ�ำฤดูใบไม้ผลิ ซ่ึงจะ ประกอบด้วยรายละเอียดสินค้าใหม่และสินค้าปัจจุบัน เขาอยากเตือน พนักงานถึงวันที่แค็ตตาล็อกจะจัดพิมพ์เสร็จและวันท่ีจัดส่ง โรเจอร์ อยากเตือนให้ฝ่ายขายส่งรายช่ือ ท่ีอยู่ของลูกค้าท่ีสมควรได้รับแค็ต ตาล็อกมาให้ แต่ตอนน้ีเขาก�ำลังติดขัดเกี่ยวกับโครงร่างของบันทึกที่ จะเขียน เขาควรจะเริ่มต้นด้วยย่อหน้าแสดงวัตถุประสงค์ของการจัด ท�ำแค็ตตาล็อกน้ี อธิบายจุดส�ำคัญๆ คุณลักษณะเด่น และสุดท้าย เขาอยากเตือนพนักงานขายซึ่งเป็นผู้อ่านบันทึกนี้ ให้ส่งรายการ ท่ีอยู่ของลูกค้าท้ังหมดภายในวันที่ 15 กุมภาพันธ์ “คงต้องเขียนสัก ครึ่งหน้าหรือราวๆ นั้นเพ่ือจะเล่าเร่ืองทั้งหมดน้ี” เขาคิด “สงสัยจัง ว่าคนอ่านจะอ่านจริงๆ สักกี่บรรทัด ?” ถ้าเป็นคุณ คุณจะท�ำอย่างไร ? คุณสามารถหาค�ำตอบได้ใน หัวข้อ “ส่ิงที่คุณสามารถท�ำได้” 

20 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน เน้นข้อความส�ำคัญอย่างชัดเจน เมื่อคุณสามารถระบุวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการเขียน รวมทั้ง พิจารณาถึงผู้อ่านอย่างถ่องแท้แล้ว ข้ันต่อไปก็ให้แยกข้อความส�ำคัญที่อยาก ให้ผู้อ่านจดจ�ำออกมาต่างหาก โดยข้อความหลักควรจะชัดเจนและกระชับ เพียงหน่ึงถึงสองประโยคเท่านั้น ตัวอย่างเช่น “เพื่อให้ทันก�ำหนดส่งมอบกับ ลูกค้า เราต้องออกแบบผลิตภัณฑ์ให้เสร็จภายในวันที่ 1 พฤษภาคม” ในหลายๆ กรณี ข้อความหลักจะจัดไว้ตอนต้นของเอกสาร ส่วนที่ เหลือจะเป็นรายละเอียด และตอบค�ำถามว่า “อะไรคือความหมายท่ีเราก�ำลัง พยายามน�ำเสนอ” และเพ่ือให้ผู้อ่านเข้าใจชัดเจนมากท่ีสุด ให้คุณก�ำหนดเพียงหน่ึงหัว ข้อส�ำคัญในเอกสารหนึ่งฉบับ ถ้าคุณเห็นว่ามีข้อความส�ำคัญ 2 ข้อความที่ ไม่เก่ียวข้องกันในเอกสารชิ้นเดียวกัน ขอให้แยกเขียนเป็นสองเร่ืองจะดีกว่า พยายามเขียนให้สั้นและเรียบง่าย ผู้อ่านท่ีงานยุ่งจะชอบอ่านข้อความที่กระชับ อันที่จริงย่ิงสั้นก็ยิ่งดี ตราบเท่าที่เอกสารน้ันยังคงให้ข้อมูลท่ีจ�ำเป็นครบถ้วน การคงเอกสารให้ ส้ันจะช่วยท�ำให้ข้อความส�ำคัญโดดเด่น และการประหยัดใช้ถ้อยค�ำก็ช่วยให้ ผู้อ่านไม่ต้องเสียเวลาท�ำความเข้าใจ ลองดูตัวอย่างต่อไปนี้ 

บทท่ี 1 : การเขียนท่ีมีประสิทธิผล 21 ตามท่ีหัวหน้าแนะน�ำ และด้วยความช่วยเหลือจากทีมท่ีปรึกษา ของบริษัท โจนได้เขียนจดหมายขอโทษลูกค้า 5 ท่านที่ไม่ พอใจและขู่จะฟ้องร้องบริษัท ในฐานะผู้เขียนเอกสารธุรกิจ ความท้าทายของคุณก็คือรู้ว่าเมื่อไร ประโยคท่ีเขียนจะมาถึงจุดท่ีก�ำลังดีและได้ผลดีท่ีสุด จากตัวอย่างท่ีกล่าว มา ความรู้เก่ียวกับผู้อ่านนับว่ามีประโยชน์ แต่คนอ่านจ�ำเป็นต้องทราบไหม ว่าเจ้านายของโจนแนะน�ำให้จัดท�ำจดหมายฉบับน้ีขึ้นหรือทีมที่ปรึกษาของ บริษัทท่ีเข้ามาเกี่ยวด้วย ผู้อ่านจ�ำเป็นจะต้องรู้หรือเปล่าว่ามีลูกค้าท่ีไม่พอใจ จ�ำนวน 5 คน หรือที่ว่าพวกเขาขู่จะฟ้อง ถ้าหากข้อมูลพวกน้ีไม่จ�ำเป็นลอง พิจารณาดูว่าจะตัดออกได้บ้างไหม คราวนี้ประโยคที่คุณแต่งก็จะอ่านว่า “โจนเขียนจดหมายขอโทษลูกค้าท่ีไม่พอใจ” เคล็ด ลับ ไม่ว่าพวกเขาก�ำลังอ่าน ก�ำลังมองคุณอยู่ หรือก�ำลังฟังคุณพูดก็ตาม ผู้อ่านหรือคนฟังอาจไม่ได้ก�ำลังสนใจคุณท้ัง 100 เปอร์เซ็นต์ก็ได้ เพราะฉะนั้นอย่าเพิ่มภาระให้พวกเขาด้วยข้อความเดิมๆ ที่แตกต่าง กันเพียงเล็กน้อย หรือรายละเอียดอ่ืนๆ ท่ีแย่งความสนใจจาก เน้ือหาหลัก จ�ำไว้ว่า ข้อความหลักจะต้องโดดเด่นกว่าส่วนอื่นเสมอ 

22 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน ทบทวนกลยุทธ์ ในการส่งสาร แม้แต่ข้อความที่ผ่านการเรียบเรียงมาอย่างดีก็อาจไม่ได้ผลเท่าท่ี ควร หากไม่ได้มาจากคนที่ถูกต้อง ณ เวลาที่ถูกต้อง และอยู่ในรูปแบบท่ี เหมาะสม ดังนั้นก่อนลงมือเขียน ลองคิดดูว่าใครควรเป็นคนเริ่มต้นการ ส่ือสารกันแน่ ข้อความนั้นควรมาจากคุณ จากหัวหน้าของคุณ หรือจาก ทีมงานทั้งหมด ข้อแตกต่างเหล่านี้ล้วนส่งผลกระทบกับผู้อ่านในระดับท่ี แตกต่างกัน สิ่งอ่ืนที่ควรพิจารณาก็คือคุณเขียนเอกสารธุรกิจนี้เร็วหรือช้าเกินไป ด้วยหรือเปล่า หากเร็วเกินไป คนรับก็อาจไม่พร้อมจะให้ความสนใจกับหัว ข้อที่คุณหยิบยกข้ึนมา หรือถ้าช้าเกินไป คุณก็จะเสียโอกาสท่ีจะให้ค�ำแนะน�ำ หรือป้องกันปัญหาได้ สุดท้ายรูปแบบงานเขียนของคุณก็ส่งผลกระทบที่แตกต่างเช่นกัน ดังน้ันเมื่อไรที่คุณเลือกรูปแบบ ขอให้คิดถึงวัตถุประสงค์ กลุ่มผู้ฟัง และ ข้อความที่คุณต้องการส่ือเสมอ ข้ันตอนในการวางแผนงานเขียน แสดงวัตถุประสงค์งานเขียนให้กระจ่าง วิเคราะห์ผู้อ่าน แยกแยะและกล่ันกรองประเด็นท่ีส�ำคัญ วางแผนกลยุทธ์การเขียน 

บทที่ 1 : การเขียนท่ีมีประสิทธิผล 23 ตัวอย่างเช่น เพื่อเผยแพร่ผลการส�ำรวจความพึงพอใจของผู้บริโภค คุณอาจส่งอีเมลสรุปรายงานน้ีไปให้กับทุกคนในบริษัท และให้รายละเอียด วิธีการเข้าถึงรายงานฉบับเต็มหากต้องการ คุณอาจเชิญฝ่ายบริหารและ บุคคลท่ีมีบทบาทส�ำคัญเข้าร่วมชมการน�ำเสนอผลการส�ำรวจด้วย การท่ีจะให้ได้รูปแบบการสื่อสารในอุดมคติน้ัน คุณต้องคิดให้รอบ ด้าน แม้ว่าคุณจะมีรูปแบบงานเขียนท่ีดีอยู่แล้ว คุณก็อาจพบว่าถ้าคุณใช้การ เจรจาเพื่อสนับสนุนงานเขียนเอกสารด้วย ก็จะน�ำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีเยี่ยมได้ คุณสามารถใช้แบบฟอร์ม “สรุปหลักเกณฑ์ในการเขียน” เพ่ือช่วย ให้งานเขียนเป็นไปตามหลักเกณฑ์ได้ เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ แบบฟอร์มสรุปหลักเกณฑ์ ในการเขียน ก่อนเร่ิมลงมือเขียนกรุณาตอบค�ำถามต่อไปนี้ วัตถุประสงค์ ท�ำไมเราจึงเขียนเอกสารชิ้นนี้ ? เราอยากให้ผู้อ่านท�ำอะไรต่อไป ? ยงั มตี ่อ 

24 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน ผู้อ่าน ใครคือผู้อ่านของเรากันแน่ มีมากกว่าหนึ่งรายหรือไม่ ? ผู้อ่านมีบทบาทอย่างไร เป็นผู้ตัดสินใจโดยตรง ผู้ที่มีอิทธิพล ผู้ปฏิบัติการ หรืออ่ืนๆ ? ผู้อ่านทราบอะไรบ้างเก่ียวกับหัวข้อท่ีเรากล่าวถึง ? คิดว่าผู้อ่านมีปฏิกิริยาอย่างไรกับข้อความหลักของเรา ยอมรับ เฉยๆ หรือต่อต้าน ? เราเตรียมเนื้อหาอะไรในงานเขียนให้กับผู้อ่านบ้าง ? ท�ำไมเขาจะต้อง อ่านหรือเห็นด้วยกับเรา ? ผู้อ่านจะน�ำเอกสารนี้ไปใช้ได้อย่างไร ? คนอื่นๆ ควรได้รับเอกสารนี้ด้วยหรือไม่ ? เน้ือหาหลัก หากผู้อ่านจะลืมทุกอย่างที่ได้อ่านจนหมด อย่างน้อยอะไรคือข้อความหลัก ที่เขาควรจะจ�ำได้ ? อะไรคือผลกระทบของข้อความหลัก ? ยงั มตี ่อ 

บทที่ 1 : การเขียนท่ีมีประสิทธิผล 25 กลยุทธ์ ควรส่งข้อความในรูปแบบเอกสาร หรือโทรศัพท์จึงจะได้ผลมากกว่า ? ช่วงเวลาท่ีเหมาะสม : เราส่งเอกสารเร็วไป หรือสายเกินไปเสียแล้ว ท่ีจะส่งเอกสาร ? รายนามผู้ท่ีเราจะน�ำส่งข้อมูล : ควรจ�ำกัดวงให้เหลือน้อยที่สุดไหม ? ถ้าหากมีคนอื่นสื่อสารข้อมูลเดียวกัน เราควรตรวจสอบหรือไม่ ? เลือกวิธีส่งข่าวสาร อีเมล การน�ำเสนอ โทรสาร การประชุมทางวิดีโอ เมลภายใน ส่งทางไปรษณีย์ อินทราเน็ต (เว็บไซต์ หรือแฟ้มใช้งานร่วม) พนักงานส่งเอกสาร อินเทอร์เน็ต อ่ืนๆ การประชุม © 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved. 

26 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน สิ่งท่ีคุณสามารถท�ำได้ ? คุณยังจ�ำปัญหายุ่งยากของโรเจอร์ได้ใช่ไหม ? น่ีคือส่ิงที่ผู้ฝึกสอนแนะน�ำ : น�ำเสนอข่าวสาร หากคุณเป็นโรเจอร์ คุณคงไม่พลาดท่ีจะใช้ย่อหน้าแรกของ บทความเพื่อเน้นเร่ืองส�ำคัญหรือหัวข้อท่ีต้องการ โดยกันส่วนท่ีเป็น รายละเอียดอ่ืนๆ ไว้ ในย่อหน้าถัดไป ตัวอย่างเช่น คุณอาจเร่ิมต้น ดังนี้ น่ีคือรายการแค็ตตาล็อกขายฉบับล่าสุดของฤดูใบไม้ผลิ เรามีแผนที่จะส่งแค็ตตาล็อกฉบับพิมพ์ล่วงหน้า (จ�ำนวน 25 ชุด) ไปให้คุณ ภายในวันท่ี 17 มีนาคม และลูกค้าควรจะได้ รับฉบับปกติ ประมาณวันที่ 30 มีนาคม แค็ตตาล็อกน้ีจะเป็น เครื่องมือขายท่ีทรงพลัง ทางเราจึงอยากให้แน่ใจว่า คุณมีราย ช่ือลูกค้าในการน�ำส่งของทางไปรษณีย์เป็นท่ีเรียบร้อย ขอให้ ส่งรายชื่อท้ังหมดภายในวันท่ี 1 มีนาคมด้วย เน่ืองจากผู้อ่านแทบทุกคนจะอ่านย่อหน้าแรกเสมอ ดังนั้น จึงควรจัดวางข้อความหลักไว้ท่ีย่อหน้าแรกน้ี 

2WRITING FOR BUSINESS ก�ำหนดขอบเขตงานเขียนของคุณ การก�ำหนดความกว้างและความลึกของหัวข้อ เพ่ือให้คุณและผู้อ่านประหยัดทั้งเวลาและแรงงานท่ีไม่จ�ำเป็น 27 

28 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน WRBIUTSIINNGESFSOR ก่ อนการลงมือเขียนเอกสารทางธุรกิจใดๆ คุณควร “ก�ำหนด ขอบเขต” ของงานเขียนเสียก่อน การก�ำหนดขอบเขตเร่ืองที่ จะเขียน หมายถึงพิจารณาว่าคุณจะเขียนถึงหัวข้อน้ันๆ กว้างและลึกเพียงใด หากคุณก�ำหนดขอบเขตเรื่องท่ีจะเขียนได้ดีแล้วละก็ จะช่วยทุ่นเวลาและการ ท�ำงานของท้ังคุณและผู้อ่านของคุณได้เป็นอย่างดี ขอบเขตท่ีกว้างและขอบเขตที่แคบ ในการก�ำหนดขอบเขตของงานเขียน คุณสามารถพิจารณาหัวข้อท่ี จะเขียนได้ทั้งอย่างกว้างๆ หรืออย่างแคบๆ ตัวอย่างเช่นการก�ำหนดขอบเขต ที่กว้างเกี่ยวกับจุดอ่อนในแผนกการตลาดของบริษัทอาจรวมถึง 

บทที่ 2 : ก�ำหนดขอบเขตงานเขียนของคุณ 29 ดูว่าฝ่ายการตลาดจะสามารถช่วยให้เป้าหมายของบริษัท บรรลุผลได้อย่างไร ประวัติพัฒนาการของฝ่ายการตลาด ทรัพยากรบุคคลของฝ่ายการตลาด ปัญหาเฉพาะด้านในเร่ืองผลการด�ำเนินงาน ปัญหาท่ีมีแนวโน้มว่าจะเกิดขึ้น ส่วนการก�ำหนดขอบเขตท่ีแคบจะเน้นเพียง 1-2 เรื่อง เช่น ทีมงานสองทีมที่ท�ำงานได้ต่�ำกว่ามาตรฐานที่ควรจะเป็น ก็คือ ฝ่ายสนับสนุนตัวแทนขายและฝ่ายโปรโมชั่น ค�ำแนะน�ำเพ่ือการปรับปรุงแก้ไข ในฐานะผู้เขียน คุณจะต้องประเมินว่าเอกสารท่ีเขียนควรจะกว้าง หรือแคบเพียงใด ตามแต่วัตถุประสงค์และผู้อ่านของคุณ ในกรณีที่เป็นราย งานด้านการตลาด คุณอาจเลือกวิธีก�ำหนดขอบเขตอย่างกว้างมากๆ เพ่ือ ให้ข้อมูลกับพนักงานท่ีได้รับมอบหมายน�ำไปปรับปรุงและเพ่ิมความเข้มแข็ง ให้กับแผนก ผู้อ่านเหล่าน้ันคงต้องการรับทราบรายละเอียดเก่ียวกับแผนก การตลาดให้ได้มากท่ีสุด 

30 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน แต่ในทางกลับกัน คุณอาจเลือกการก�ำหนดขอบเขตที่แคบในการ สื่อสารกับผู้บริหารอาวุโสด้านข้อเท็จจริงเกี่ยวกับพนักงานท่ีได้ค้นพบ กรณี น้ีผู้อ่านของคุณคงจะสนใจในหัวข้อที่เจาะจงมากข้ึนกับปัญหาท่ีคุณระบุและ ค�ำแนะน�ำต่างๆ จากคุณ และทั้งหมดนี้ก็คือการก�ำหนดขอบเขตน่ันเอง ! 

3WRITING FOR BUSINESS กลยุทธ์เพ่ือเริ่มต้นการเขียน กลยุทธ์ที่คุณสามารถน�ำไปใช้เพ่ือเริ่มต้นการเขียน ได้อย่างมีประสิทธิผล 31 

32 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน WRBIUTSIINNGESFSOR สํ าหรับหลายๆ คนแล้ว ส่วนหนึ่งท่ียากท่ีสุดส�ำหรับการเขียนก็ คือการเร่ิมต้น ซ่ึงก็มีหลายกลยุทธ์เพื่อแก้ปัญหาดังกล่าวเช่น การตั้งค�ำถาม วิธีหน่ึงในการเริ่มต้นก็คือให้เขียนค�ำถามที่ผู้อ่านอาจมีขึ้นเก่ียวกับ ประเด็นหรือหัวข้อของคุณ วิธีน้ีจะช่วยให้คุณแน่ใจได้ว่างานเขียนได้บอก เรื่องราวที่ผู้อ่านต้องการทราบ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้คุณคาดเดาถึง ปฏิกิริยาของผู้อ่านกับงานเขียนของคุณได้ 

บทที่ 3 : กลยุทธ์เพ่ือเร่ิมต้นการเขียน 33 ตัวอย่างเช่น เจนจะต้องเขียนบันทึกแนะน�ำการประชุมระหว่างแผนก ของพนักงานผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในการออกผลิตภัณฑ์ใหม่ เธอได้ลองต้ังค�ำถาม ต่อไปนี้ เพื่อคาดเดาว่าผู้อ่านสนใจเร่ืองอะไร ท�ำไมเราจึงจัดการประชุมครั้งใหญ่นี้ขึ้น ? ควรบรรจุหัวข้อใดไว้ในวาระการประชุม ? เราจะต้องเตรียมอะไรบ้างส�ำหรับการประชุม ? เมื่อเปลี่ยนค�ำถามเหล่าน้ีกลับมาเป็นข้อความยืนยัน เจนก็สามารถ ก�ำหนดรายการหัวข้อที่เธอต้องการจะกล่าวถึงในบันทึก ตัวอย่างเช่น “ใน การประชุมคร้ังแรกน้ี ช่วยกรุณาเตรียมแผนการด�ำเนินการของหน่วยที่ท่าน สังกัดมาด้วย” หากคุณใช้วิธีนี้ให้ลองพิจารณาด้วยว่า คุณมีความรู้เก่ียวกับความ สนใจของผู้อ่านและสิ่งท่ีพวกเขากังวลเพียงใด หากคุณไม่คุ้นเคยกับผู้อ่าน ก็ให้ลองร่างรายชื่อคนท่ีมีความคุ้นเคยกับพวกเขา เพ่ือช่วยเพ่ิมเติมรายการ ค�ำถามที่คาดว่าจะมีขึ้น โครงร่างแบบธรรมเนียมนิยม วิธีหนึ่งในการเริ่มต้น ได้แก่การใช้โครงร่างตามแบบธรรมเนียมนิยม วิธีนี้ดูจะได้ผลส�ำหรับคนท่ีสามารถจัดโครงสร้างเอกสารอย่างเป็นระบบ และ ยิ่งมีประโยชน์มากขึ้นกับผู้เขียนที่ไม่มีประสบการณ์ หรือผู้เขียนที่ต้องการ เขียนครอบคลุมหัวข้อที่ซับซ้อน 

34 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน โครงสร้างตามแบบธรรมเนียมนิยมมักใช้ตัวอักษร เลขโรมันกับเลข อารบิก เพื่อแสดงล�ำดับช้ันของข้อความ 1. ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ด้วยเลขโรมันแล้วจุด I. 2. อักษรตัวพิมพ์ใหญ่แล้วจุด A. 3. ตัวเลขอารบิกแล้วจุด 1. 4. อักษรตัวพิมพ์เล็กแล้วจุด a. 5. ตัวเลขอารบิกในวงเล็บ (1) 6. อักษรตัวพิมพ์เล็กในวงเล็บ (a) 7. เลขโรมันตัวพิมพ์เล็กในวงเล็บ (i) โดยทั่วไปแล้วหัวข้อหลักๆ 3 ระดับ (ตัวเลขโรมัน อักษรตัวพิมพ์ ใหญ่ และตัวเลขอารบิก) ก็เพียงพอแล้วส�ำหรับการแสดงล�ำดับข้ันในเอกสาร ธุรกิจส่วนใหญ่ เมื่อคุณมีโครงร่างแล้ว ให้ลองถามตัวเองว่า เราได้ลงรายการหัวข้อและหัวข้อย่อยที่ต้องการพูดถึง หมดหรือยัง ? เอกสารได้มีการจัดเรียงอย่างเหมาะสมหรือไม่ ? 

บทที่ 3 : กลยุทธ์เพื่อเริ่มต้นการเขียน 35 มีท่อนขึ้นต้น ท่อนกลาง และการลงท้ายอย่างชัดเจน หรือไม่ ? เม่ือคุณพอใจกับหลักเกณฑ์ ตรรกะ และความลื่นไหลของโครงร่าง แล้ว ก็ให้เริ่มเขียนเนื้อหาของแต่ละบรรทัดเพื่อสร้างเอกสารของคุณ โครงร่างแบบระดมความคิด โครงร่างแบบระดมความคิด เป็นเทคนิคที่ไม่มีรูปแบบตายตัวใน การจดบันทึกทุกสิ่งที่ผ่านเข้ามาในสมองอย่างรวดเร็ว การเช่ือมโยงทุกส่ิง เข้าด้วยกันอย่างอิสระนี้จะช่วยให้คุณเกิดความคิดสร้างสรรค์เพ่ิมขึ้น และ จะมีประโยชน์มากเป็นพิเศษเวลาคุณท�ำงานร่วมกับกลุ่ม เพราะวิธีนี้จะ ท�ำให้เราได้เห็นความคิดของทุกคนที่เข้าร่วมระดมความคิดต้ังแต่เริ่มต้น กระบวนการ ให้ลองท�ำตามขั้นตอนต่อไปน้ีเพ่ือรวบรวมความคิด 1. วาดวงกลมลงกลางกระดาษ 2. ให้เขียนวัตถุประสงค์ลงในวงกลม วัตถุประสงค์ก็คือสาเหตุ ท่ีคุณเขียนงานชิ้นนี้ พยายามรักษาวัตถุประสงค์ไว้ให้เรียบ ง่าย เร่ิมต้นด้วยค�ำว่า เพื่อ และให้ใช้ค�ำกริยาอย่างเช่น ชักชวน 3. เม่ือมีความคิดใหม่ๆ เพ่ิมเติมท่ีเก่ียวข้องกับวัตถุประสงค์ ให้เขียนเส้นตรงออกมาจากวงกลม ลักษณะเหมือนซี่ล้อรถ และเขียนความคิดก�ำกับเส้นไว้ 

36 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน 4. ถ้าหากความคิดหนึ่งก่อให้เกิดอีกความคิดหน่ึงต่อไปอีก ให้ ลากเส้นย่อยต่อจากเส้นหลัก และเขียนค�ำอธิบายความคิด ก�ำกับเส้นเพิ่มเติม 5. ถ้าหากความคิดใหม่แตกต่างจากหัวข้อเก่าอย่างส้ินเชิง ก็ให้ ลากเส้นใหม่ออกจากวงกลมตรงกลางโดยตรง 6. ให้พยายามคิดแตกกิ่งก้านออกไปเรื่อยๆ ท้ังจากตรงกลาง วงกลม และจากเส้นก่ิงท่ีลากออกมา กสาารมวาิเครถราใะนหก์คารวแาขม่งขัน การวิเคราะห์การตลาด การคแวขา่งมขแันตกต่าง ต �คลำาจ�ดเำ ักป้าดขหคนวมาาาดมยขตอลงาด เพ่ือสื่อสารเก่ียวกับ ต้นทุน ผลิตภัณฑ์ ใหม่ ค�ำอธิบาย การตลาด ัลกษณะตทบรารางร ิสกจุานภัยค้ณาภาฑ์พ วัตถุดิบ ค่าโสหุ้ย แผนภาพการระดมความคิดเก่ียวกับผลิตภัณฑ์ ใหม่ 

บทที่ 3 : กลยุทธ์เพ่ือเริ่มต้นการเขียน 37 เคล็ด ลับ การระดมความคิดน้ันเป็นเทคนิคท่ีก่อให้เกิดความคิด และช่วยแก้ปัญหา ซึ่งอาจน�ำไปใช้ โดยบุคคลหรือกลุ่มก็ได้ ให้ความสนใจกับการก�ำหนดประเภทความคิดหลักท่ีออกมาจาก วงกลมเป็นพิเศษ เม่ือคุณได้จัดการความคิดให้เป็นระบบแล้ว ความคิด เหล่านี้ก็จะกลายเป็นหัวข้อท่ีคุณต้องการกล่าวถึง การเขียนแบบอิสระ การเขียนแบบอิสระ เป็นวิธีการท่ีใช้จัดการกับการติดขัดในงาน เขียนได้เป็นอย่างดี เช่นเดียวกับโครงร่างแบบระดมความคิด การเขียน แบบอิสระน้ีก็ช่วยให้จินตนาการของคุณโลดแล่น เอ้ือต่อการแสดงความ คิดเยี่ยมๆ ไม่ว่าจะเป็นการเขียนบนกระดาษหรือการน�ำเสนอบนจอ กฎ ส�ำคัญท่ีสุดที่ควรจดจ�ำเก่ียวกับการเขียนแบบอิสระก็คือ “ไม่มีกฎเกณฑ์” ให้ลองท�ำตามขั้นตอนต่อไปน้ีในการเขียนแบบอิสระดู 1. เตรียมดินสอจรดกับกระดาษ หรือเตรียมนิ้วรอไว้ท่ีแป้น พิมพ์แล้วปล่อยใจให้โลดแล่นไป 2. จดบันทึกทุกอย่างท่ีเข้ามาในสมอง แม้ว่าหัวข้อนั้นจะไม่ เก่ียวกับเร่ืองท่ีคุณก�ำลังจะเขียนก็ตาม 

38 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน 3. ให้เขียนอย่างอิสระอย่างน้อย 10 นาทีเพ่ือให้ความคิด ล่ืนไหล 4. เมื่อไรท่ีติดขัดก็ให้เขียนถึงการติดขัดน้ันลงไปด้วย อย่า หยุดเขียน 5. อย่าเพ่ิงแก้ไขงานเขียน หากคุณท�ำงานอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ ก็ให้ลดแสงหน้าจอเสีย เพื่อป้องกันไม่ให้คุณแก้ไขงานก่อน เวลาอันควร เมื่อคุณเขียนอย่างอิสระเรียบร้อยแล้ว ให้ลองอ่านส่ิงท่ีเขียนลงไป เน้นประเด็นและความคิดส�ำคัญ และจัดระเบียบหัวข้อเหล่านั้นให้เหมาะ เช่นเดียวกับที่คุณจะท�ำในงานเขียนตามแบบธรรมเนียมนิยม หรือแบบระดม ความคิด วิธีการเขียนแบบ “นามธรรม” (abstract approach) นักเขียนมืออาชีพท่านหนึ่ง กล่าวถึงวิธีเร่ิมต้นงานเขียนของเธอว่า เม่ือฉันลงมือเขียนบทความ ระเบียบการ หรือรายงานเพิ่ม เติม ฉันมักจะเริ่มต้นด้วยการเขียนร่างประมาณ 1 หน้ากระดาษ ร่างนี้จะต้องย่อสาระบทความหรือหัวข้อวิจัย โดยกล่าวถึงการค้น คว้าหรือตัวอย่างท่ีฉันจะใช้เพ่ือสนับสนุนงานเขียน และกล่าวถึง ล�ำดับข้ันตอนของผลงานให้กับผู้อ่าน จากนั้นฉันก็จะขัดเกลาให้ ทุกอย่างปะติดปะต่อรวมกัน และเชิญชวนให้ผู้อ่านพูดว่า “น่ันเป็น อะไรท่ีน่าอ่านมากเลยนะ” ร่างงานเขียนนี้ในอีกทางหนึ่งก็จะเป็น เหมือนเข็มทิศท่ีชี้ถึงการพัฒนารายละเอียดของช้ินงานต่อไปให้ กับฉัน 

4WRITING FOR BUSINESS การจัดโครงสร้างการเขียน อย่างเป็นระบบ การน�ำเสนอข้อมูลอย่างเป็นระบบ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ในการเขียน  

 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน WRBIUTSIINNGESFSOR ไ ม่ว่าคุณจะเขียนอะไร สิ่งท่ีคุณเขียนควรได้รับการจัดโครง สร้างอย่างมีหลักเกณฑ์ ไม่เช่นน้ันคุณก็อาจไม่บรรลุวัตถุ- ประสงค์ที่ตั้งไว้ โดยการเลือกวิธีจัดโครงสร้างงานเขียนอย่างเหมาะสม คุณ จะสามารถท�ำให้ข้อความท่ีอยากจะส่ือชัดเจนยิ่งขึ้น ข้ันแรกให้ลองนึกถึงความต้องการและสิ่งที่ผู้อ่านคาดหวัง เลือกวิธี การน�ำเสนอโดยการตั้งค�ำถามและตอบค�ำถามนั้นอย่างเช่น อะไรคือข้อความท่ีเป็นหัวใจของงานเขียน ? ผู้อ่านของเรามีท่าทียอมรับหรือต่อต้าน ? ผู้อ่านอยากรู้เร่ืองอะไรโดยเร็วที่สุด ? 

บทท่ี 4 : การจัดโครงสร้างการเขียนอย่างเป็นระบบ  หลักการจัดเรียงตามล�ำดับความส�ำคัญ ผู้เขียนบางคนอาจใช้วิธี “วางใจความเรื่องไว้ตอนต้นงานเขียน” ส�ำหรับเอกสารภายในองค์กรหลายประเภท หากคุณวางข้อความที่ส�ำคัญไว้ ตอนต้นเอกสาร ผู้อ่านก็จะสังเกตเห็นได้เร็วกว่า เคล็ดลับในการจัดเรียงตามล�ำดับความส�ำคัญ เมื่อคุณเขียนให้ผู้อ่านมากกว่าสองคนข้ึนไปได้อ่าน ให้ลองคาดเดา ปฏิกิริยาของผู้อ่านคนท่ีส�ำคัญท่ีสุด ซึ่งมักจะเป็นผู้ที่มีอ�ำนาจตัด สินใจ แล้วจัดรูปแบบงานเขียนให้เหมาะกับประเภทของผู้อ่าน ส�ำหรับผู้อ่านท่ีมีท่าทียอมรับ ให้วางใจความส�ำคัญไว้ด้านบน ส�ำหรับผู้มีท่าทีไม่ยอมรับหรือต่อต้าน ให้เขียนถึงความเป็นมาก่อน จะลงไปที่ข้อความหลัก ให้ ใช้ช่วงต้นของงานเขียนจูงใจผู้อ่านว่า ค�ำแนะน�ำของคุณนั้นเป็นสิ่งท่ีดี หลักการจัดเรียงตามล�ำดับเหตุการณ์ วิธีจัดเรียงตามล�ำดับเหตุการณ์น้ันเป็นข้ันตอนในการพัฒนางานเขียน โดยอธิบายหัวข้อต่างๆ ตามล�ำดับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น 

 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน วิธีนี้เหมาะสมกับเนื้อหาอย่างเช่น ประวัติการพัฒนาผลิตภัณฑ์ โดย เม่ือคุณเลือกใช้วิธีน้ีพึงระลึกไว้ว่า ให้ยึดกับข้อเท็จจริง ล�ำดับขั้นตอน ให้ใช้วิธีออกแบบสื่อเพ่ือเน้นข้อความส�ำคัญ อย่างเช่น ข้อความหลัก ที่หากไม่เน้นก็จะถูกกลืนหายไปกับข้ันตอน การพัฒนางานเขียน หลักการเขียนแบบขั้นตอนและกระบวนการ วิธีการเขียนแบบข้ันตอนและกระบวนการจะเหมาะอย่างย่ิงกับการ ให้ค�ำแนะน�ำและใช้ในหนังสือคู่มือ ขั้นตอน อธิบายว่าใครท�ำอะไรและเกิดอะไรข้ึน (หรือจะเกิดอะไร ขึ้น) ตามล�ำดับขั้น ให้คุณใช้สรรพนามบุคคลที่ 3 เพ่ือกล่าวถึง ตัวอย่าง เช่น “ใบก�ำกับสินค้าจะเวียนไปที่แผนกซ่ึงก่อให้เกิดรายได้ก่อน เม่ือได้รับ อนุมัติแล้ว ก็จะส่งต่อไปยังผู้มีหน้าที่ส่ังจ่าย” กระบวนการ อธิบายถึงขั้นตอนการกระท�ำที่ผู้อ่านสามารถท�ำได้ จริงตามล�ำดับเพื่อไปให้ถึงเป้าหมาย กระบวนการก็คือชุดของข้ันตอนที่จัด ล�ำดับมานั่นเอง ส่วนการเขียนก็เช่นเดียวกับเวลาที่คุณเขียนต�ำรากับข้าว หรือค�ำแนะน�ำในการติดตั้งซอฟต์แวร์ คือให้ใช้ประโยครูปค�ำส่ัง (ท�ำน่ี ท�ำ 

บทท่ี 4 : การจัดโครงสร้างการเขียนอย่างเป็นระบบ  น่ัน) เพื่ออธิบายแต่ละขั้นตอน โดยใช้กริยา action (มุ่งเน้นการกระท�ำ) เช่น “จงประทับวันท่ีลงบนใบก�ำกับสินค้า” หรือ “ให้ฉีกส�ำเนาชุดสีชมพูมา เก็บไว้เป็นหลักฐาน” เม่ือคุณใช้หลักการเหล่าน้ี ขอให้ค�ำนึงถึงเคล็ดลับว่า ให้เขียนกระบวนการอย่างเป็นทางการลงในตาราง และก�ำหนดหมายเลขแต่ละข้ันตอน ให้น�ำเสนอขั้นตอนตามล�ำดับการเกิดเหตุการณ์อย่าง แม่นย�ำ หลักการสร้างแผนที่ความคิด หลักการสร้างแผนท่ีความคิดน้ันจะเป็นประโยชน์อย่างย่ิง ส�ำหรับ การท�ำรายงานเกี่ยวกับการเดินทาง ค�ำอธิบายเรื่องเครื่องจักรกล หรือการ ท�ำรายงานการขาย ให้ลองวาดภาพเป็นแผนท่ี 2-3 มิติ ที่ช่วยให้ผู้อ่านเข้า ใจหัวข้อของคุณเสมือนการพาพวกเขาท่องเที่ยวไปด้วยกัน ตัวอย่างเช่น ในการอธิบายถึงแผนก�ำหนดพ้ืนท่ีขายของบริษัท คุณ ควรจะอธิบายถึงโอกาสทางการขายในลอสแองเจลิส ต่อมาด้วยลูกค้าใหม่ท่ี นิวยอร์ก และความคาดหวังของเจ้าหน้าท่ีรัฐในกรุงวอชิงตัน ดี.ซี. 

 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน เมื่อคุณใช้หลักการดังกล่าว กรุณาค�ำนึงถึงเคล็ดลับดังต่อไปน้ี สร้างความเชื่อมโยงและชัดเจน ง่ายต่อการติดตาม เช่น จากซ้ายไปขวา จากบนลงล่าง จากนอกสู่ใน ใช้รายละเอียดเพื่อสร้างภาพการมองเห็นกับผู้อ่าน เมื่อคุณ เคล่ือนย้ายพวกเขาจากเรื่องหน่ึงไปสู่อีกเรื่องหน่ึง พยายามให้มีรูปประโยคที่หลากหลาย หลักการเปรียบเทียบความเหมือน และความแตกต่าง หลักการเปรียบเทียบความเหมือนและความแตกต่างอธิบายถึงแนว คิดต่างๆ ว่าเหมือนหรือต่างกันอย่างไร วิธีนี้เหมาะกับการศึกษาความเป็น ไปได้ ผลงานวิจัยและการวางแผนรายงาน ซึ่งวิธีนี้จะได้ผลดีย่ิงข้ึนหากคุณมี เป้าหมายที่จะประเมินข้อดีข้อเสียของสองทางเลือก ตัวอย่างเช่น เพ่ือส่ือ สารถึงข้อดีข้อเสียของท�ำเลท่ีมีศักยภาพ 2 ท�ำเล ซึ่งอาจเป็นที่ตั้งของส�ำนัก งานในเมือง โดยคุณอาจท�ำตามล�ำดับดังนี้ ท�ำรายการข้อดี ท�ำเล A และท�ำเล B ท�ำรายการข้อเสีย ท�ำเล A และท�ำเล B 

บทที่ 4 : การจัดโครงสร้างการเขียนอย่างเป็นระบบ  เคล็ดลับในการเปรียบเทียบความเหมือนและความแตกต่าง ถ้าหากคุณใช้หลักการน้ี ให้ค�ำนึงถึงเคล็ดลับดังต่อไปน้ี เมื่อคุณเปรียบเทียบของสองส่ิง ให้ระบุถึงสิ่งท่ีคุณคุ้นเคยมากกว่า ก่อน ใช้กราฟและตารางเพ่ือเปรียบเทียบข้อมูลทางเทคนิค อย่าปะปนข้อดีและข้อเสียไว้ ในส่วนเดียวกัน พยายามเช่ือมโยงการเปรียบเทียบของคุณโดยใช้วลีเช่น “ทางด้าน หนึ่ง” “ในอีกทางหนึ่ง” หลักการเขียนจากหัวข้อเจาะจง ไปสู่หัวข้อท่ัวไป หรือจากหัวข้อท่ัวไป สู่หัวข้อเจาะจง วิธีเขียนจากหัวข้อเจาะจงไปสู่หัวข้อทั่วไป หรือวิธีเขียนจากหัวข้อทั่ว ไปสู่หัวข้อเจาะจง จะเป็นประโยชน์กับการล�ำดับงาน การจัดการวัสดุอุปกรณ์ อบรม และการท�ำจดหมายบริการลูกค้า ค�ำถามหลักท่ีคุณควรถามตัวเอง ก็คือ “ผู้อ่านของเรามีความรู้เกี่ยวกับเร่ืองเหล่าน้ีแล้วแค่ไหน” เม่ือคุณได้ ค�ำตอบแล้ว ก็ให้เริ่มต้นจัดท�ำเอกสารด้วยข้อมูลท่ีผู้อ่านมีความคุ้นเคย 

 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณก�ำลังขอร้องให้หัวหน้าแผนกทุกคนทบ ทวนแก้ไขงบประมาณรายเดือน ในส่วนบันทึกท่ีคุณจะส่งไปให้แผนกบัญชี คุณอาจเลือกใช้วิธีการเขียนจากหัวข้อเจาะจงถึงหัวข้อทั่วไป เพราะทีมงาน ฝ่ายบัญชีเป็นผู้เรียกร้องให้มีการปรับปรุงงบประมาณ ดังนั้นเริ่มจากกล่าว ย้�ำถึงรายละเอียดของการปรับปรุงแก้ไข จากน้ันให้กล่าวถึงผลกระทบของ การปรับปรุงงบประมาณน้ีท่ัวท้ังทุกฝ่ายของบริษัท ส่วนแผนกอ่ืนๆ ให้ร่าง บันทึกส่วนตัวโดยเปลี่ยนจากท่ีมีค�ำอธิบายมากๆ กว้างๆ มาเป็นระบุเฉพาะ การเปลี่ยนแปลงที่แต่ละกลุ่มจะต้องท�ำในการปรับปรุงงบประมาณน้ี ควร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้อธิบายค�ำศัพท์หลักๆ ที่ผู้อ่านอาจจะไม่คุ้นเคย ด้วย เมื่อคุณใช้วิธีนี้ให้ค�ำนึงถึงหลักที่ว่า ให้ประเมินว่าผู้อ่านมีความรู้เกี่ยวกับหัวข้อท่ีเราอ้างถึงมาก น้อยเพียงใด ให้ข้ึนต้นเอกสารด้วยข้อมูลที่ผู้อ่านคุ้นเคย ใช้เทคนิคจากหัวข้อเจาะจงไปสู่หัวข้อทั่วไปกับผู้อ่านที่มี ความคุ้นเคยกับหัวข้อดีอยู่แล้ว ใช้เทคนิคจากหัวข้อท่ัวไปสู่หัวข้อเจาะจง ส�ำหรับผู้อ่านท่ีไม่ คุ้นเคยกับหัวข้อที่น�ำเสนอ จัดวางข้อความหลักไว้ตอนต้นบทความทุกคร้ังหากเป็นไปได้ 

บทท่ี 4 : การจัดโครงสร้างการเขียนอย่างเป็นระบบ  หลักการวิเคราะห์ ในการใช้หลักการวิเคราะห์ให้เริ่มจากตั้งสมมติฐานและใช้วิธีการ ทดสอบอย่างเข้มงวดเพื่อพิสูจน์ความจริงโดยกระบวนการต้ังค�ำถาม วิธีนี้ เหมาะอย่างย่ิงกับการท�ำรายงานด้านเทคนิค รายงานประจ�ำปี และการ วิเคราะห์ทางการเงิน เม่ือคุณใช้วิธีน้ีให้ค�ำนึงถึงสิ่งเหล่าน้ีเสมอ ควรดูให้แน่ใจว่าได้รวบรวมทุกด้าน ทุกมุมมอง ไว้ในสมมติ ฐานเรียบร้อยแล้ว เพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียความน่าเชื่อถือ หรืออย่างร้ายแรงท่ีสุดคือ การตัดสินใจผิดพลาดทางธุรกิจ วิเคราะห์ข้อมูลหาความเหมือน ความต่าง ความเช่ือมโยง ทางตรรกะ ส่ิงท่ีเก่ียวข้องและข้อแนะน�ำในการปฏิบัติ ปรับภาษาทางเทคนิคให้ง่ายขึ้น เพ่ือผู้อ่านที่ไม่ใช่นักเทคนิค โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อคุณเขียนรายงานของบริษัทท่ีคาด หมายให้บุคคลทั่วไปอ่าน แบบฟอร์ม “ค�ำแนะน�ำในการจัดโครงสร้างเอกสาร” จะช่วยอธิบาย ว่า การจัดระเบียบแบบใดจึงจะเหมาะสมที่สุดส�ำหรับการส่ือสารงานเขียนท่ี หลากหลาย 

 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ แบบฟอร์มค�ำแนะน�ำในการจัดโครงสร้างเอกสาร ให้ ใช้ค�ำแนะน�ำน้ีเพ่ือจัดโครงสร้างการเขียนในเอกสารของคุณ หลักการจัดโครงสร้าง ประเภทเอกสาร ลค�ำวดามับ ลเห�ำดตับุ- ข้ันแตลอะน แคผวนามที่ เปกราียรบ เจไาปะสจู่ง วิเคกราาระห์ ส�ำคัญ การณ์ กระบวน คิด เทียบ ททแ่ัั่ววลไไะปป การ เคหวมาือมน และ เจไาปะสจู่ ง แคตวกาตม่าง รายงานอุบัติเหตุ x x การวิเคราะห์ แนวโน้ม รายงานประจ�ำปี x x การตรวจสอบ x x จดหมายบริการ x x ลูกค้า การศึกษา x x ประชากร ยังมตี อ่ 

บทท่ี 4 : การจัดโครงสร้างการเขียนอย่างเป็นระบบ  หลักการจัดโครงสร้าง ประเภทเอกสาร ลค�ำวดามับ ลเห�ำดตับุ- ข้ันแตลอะน แคผวนามที่ เปกราียรบ เจไาปะสจู่ง วิเคกราาระห์ ส�ำคัญ การณ์ กระบวน คิด เทียบ ทั่วไป การ เคหวมาือมน ทแ่ัวลไะป และ ไปสู่ แคตวกาตม่าง เจาะจง ค�ำอธิบาย x x พยากรณ์ x x เศรษฐกิจ x การศึกษาความ x x เป็นไปได้ วิเคราะห์การเงิน x x x การค้นพบ x สถิติการเติบโต x x คู่มือ x x ค�ำแนะน�ำ x x รายงานจาก x x x x x ห้องทดลอง ยังมตี อ่ 