บทที่ 4 การจัดทำแผนงานโครงการ

บทท่ี 4 การจดั ทาแผนงาน/โครงการ

โครงสรา้ งของแผน แผนงาน... แผนงาน... แผนงาน... แผนงาน... โครงการ โครงการ กจิ กรรม กจิ กรรม กจิ กรรม กิจกรรม กิจกรรม กจิ กรรม

แผน (Plan) คอื แนวคดิ หรอื วิธีการท่ีไดก้ าหนดไว้ ประกอบดว้ ย  วตั ถปุ ระสงค์  นโยบาย  วิธีดาเนนิ การ  เป้ าหมาย  การใชท้ รพั ยากร  แผนงาน / โครงการ  การประเมนิ ผล

แผนมี 3 ลกั ษณะ คอื แผน (Plan) ต่อ แผนในลกั ษณะแกป้ ัญหา แผนในลกั ษณะที่กาหนดอนาคตที่ตอ้ งการ การแกไ้ ขปัญหาและการปรบั ปรงุ พฒั นาใหม้ ี ประสทิ ธิภาพดขี ้นึ

แผน (Plan) ต่อ แผนงาน (Programme) คอื กล่มุ ของโครงการท่ีดาเนนิ การภายใต้ วตั ถุประสงคห์ นง่ึ หรอื หลายวตั ถุประสงคข์ อง แผน

แผน (Plan) ต่อ  โครงการ (Project) คอื การนาเอากล่มุ ของกจิ กรรมต่างๆท่ีเกย่ี วขอ้ งสมั พนั ธ์กนั มา ดาเนนิ งานใหบ้ รรลเุ ป้ าหมายของแผนงาน

กระบวนการวางแผนงานในสถานบรกิ าร  การดาเนนิ การก่อนการวางแผน  การประเมินผล/ปรบั ปรงุ แผน  การวิเคราะห์ปัญหา และวางแผนใหม่  การปฏบิ ตั ิตามแผน  การกาหนดแผนงาน/โครงการ  การกาหนดค่าใชจ้ า่ ย  การกาหนดวตั ถุประสงค/์ เป้ าหมาย  การกาหนดวิธีดาเนนิ การ/ การปฏบิ ตั ิ/วิธีประเมินผล

ขน้ั ท่ี 1 การดาเนินการก่อนการวางแผน

ขนั้ ที่ 1 การดาเนนิ การก่อนการวางแผน (ต่อ) 1. ตงั้ และจดั องคก์ ารวางแผน มอบใหบ้ คุ คล หรอื กล่มุ บคุ คลรบั ผดิ ชอบ ตง้ั คณะกรรมการวางแผน

ขนั้ ที่ 1 การดาเนนิ การก่อนการวางแผน (ต่อ) 2. กาหนดวิธีการวางแผน เจา้ หนา้ ท่ีหรือคณะกรรมการ จะตWอ้ งคhดิ วyิเครจาะทะหาเ์ไกปยี่ ทวากไบมั (..ม6นั จาเWป็น W2Hho) ใครทา What จะทาอะไร...p&p,cW,thom ทาเพอื่ ใคร When จะทาเม่ือใด...วดป How ทาอย่างไร Where จะทาท่ีไหน..in&oHuot wmany,much..ทามากแค

6W……2H... ที่ผูจ้ ดั ทาโครงการหรอื ผูว้ ิเคราะหโ์ ครงการตอ้ งคานงึ ถงึ

Why 6W……2 (จะทาไปทาไม?).. จะตอ้ งวิเคราะหว์ ่า... โครงการนน้ั มีเหตผุ ลอยา่ งไรท่ีจะตอ้ งทา มีความจาเป็ นอยา่ งไรจงึ ตอ้ งทาโครงการน้ี ขอ้ มูลสภาพปัญหา ขอ้ มูลสภาพแวดลอ้ มทว่ั ไปเก่ียวกบั โครงการทน่ี าเสนอเพอ่ื ขออนุมตั โิ ครงการตอ้ งชดั เจน ครบถว้ น และเป็ นจริง

What 6W……2 (จะทาอะไร?)…จะตอ้ งวิเคราะหว์ ่า...  โครงการนน้ั มีวตั ถุประสงคแ์ ละเป้ าหมายชดั เจนหรอื ไม่  วตั ถุประสงคม์ ีความสอดคลอ้ งกบั นโยบายมากนอ้ ยเพยี งใด  กจิ กรรมใดบา้ งท่ีตอ้ งดาเนนิ การสอดคลอ้ งกบั วตั ถุประสงค์ และเป้ าหมายหรอื ไม่  มีการกาหนดแผน/แนวทางการดาเนนิ งานแต่ละกจิ กรรม/ ขน้ั ตอนอยา่ งชดั เจนหรอื ไม่

6W……2 When (จะทาเมื่อใด?).. จะตอ้ งวิเคราะหว์ ่า... โครงการนนั้ จะเรมิ่ ดาเนนิ งานและส้นิ สดุ แลว้ เสรจ็ เมื่อใด  ระยะเวลาและช่วงการดาเนนิ งานเหมาะสมหรอื ไม่ ระยะเวลา ของแต่ละกจิ กรรมสอดคลอ้ ง เหมาะสมหรอื ไม่

6W……2 where (จะทาที่ไหน?).. จะตอ้ งวิเคราะหว์ ่า...  สถานท่ีของการดาเนนิ งานโครงการอยูท่ ี่ใด  เป็ นแหล่งหรอื สถานท่ีเหมาะสมหรอื ไม่

who 6W……2 (ใครทา?).. จะตอ้ งวิเคราะหว์ ่า...  ใครบา้ งเป็ นผูท้ าโครงการนน้ั  ผูร้ บั ผดิ ชอบมีคุณสมบตั ิและความเหมาะสมหรอื ไม่  หากมหี ลายหน่วยงาน มกี ารกาหนดหน่วยงานหลกั หรือ เจา้ ภาพไวอ้ ยา่ งชดั เจน เหมาะสมหรือไม่ และมกี ารกาหนดบทบาท แต่ละหน่วยงานไวอ้ ยา่ งชดั เจนหรือไม่

whom 6W……2 (ทาเพอ่ื ใคร?).. จะตอ้ งวิเคราะหว์ ่า...  ผูท้ ี่ไดร้ บั ผลประโยชนจ์ ากโครงการเป็ นใคร  มีความตอ้ งการ จาเป็ น เหมาะสมหรอื ไม่  ความพรอ้ มของกล่มุ เป้ าหมาย สภาพแวดลอ้ ม วฒั นธรรม ประเพณปี ฏบิ ตั ิดา้ นสงั คมของกล่มุ เป้ าหมาย เป็ นอยา่ งไร

6W……2 How (ทาอยา่ งไร?).. จะตอ้ งวิเคราะหว์ ่า...  มีวิธีการดาเนนิ งาน หรอื บรหิ ารโครงการอย่างไร จงึ จะทา ใหโ้ ครงการบรรลเุ ป้ าหมาย  หรอื วตั ถุประสงคท์ ี่ไดก้ าหนดไว้ พจิ ารณาปัจจยั หลกั แห่งความสาเร็จ และกลยทุ ธก์ ารดาเนนิ งาน เพอ่ื ใหเ้ กิดประสทิ ธภิ าพและประสทิ ธิผลและความคมุ้ ค่า

How much 6W……2 (ใชเ้ งนิ เท่าไร?).. จะตอ้ งวิเคราะหว์ ่า...  ใชง้ บประมาณเท่าใด?  งบประมาณมไี หม?  แหล่งงบประมาณคอื ทไ่ี หน?

ขน้ั ท่ี 1 การดาเนนิ การก่อนการวางแผน (ต่อ) 3. การรวบรวมขอ้ มูล(ถา้ เป้ าหมายคือเด็กวยั เรียน,ครูและ บคุ ลากร) - นกั เรยี น (จานวน/ผลการตรวจสขุ ภาพ/การมาเรยี น/อายุ) - ครแู ละบคุ ลากร วุฒิ/ผลการตรวจสขุ ภาพ /วิชา/เพศ/อายุ - อาคารสถานที่ - วสั ดคุ รภุ ณั ฑ/์ อปุ กรณ์ - อปุ กรณก์ ารศกึ ษา/สอื่ การเรยี นการสอน - งบประมาณ - ฯลฯ

ขน้ั ที่ 2 การวิเคราะห์ปัญหา

ขน้ั ที่ 2 การวิเคราะหป์ ัญหา  งานดา้ นใดมีขอ้ บกพร่อง หรอื มีปัญหาอะไร  สงิ่ ใดอยู่ในสภาพไม่พงึ ประสงค์

ตวั อยา่ ง ปัญหาดา้ นสขุ ภาพ 1.กล่มุ เป้ าหมายขาดการออกกาลงั กาย 2.กล่มุ เป้ าหมายมีพฤติกรรมบรโิ ภคอาหาร 3ขย.ะกล่มุ เป้ าหมายมคี วามเส่ียงต่อโรคอ้วน 4. ฯลฯ

ตวั อย่าง ปัญหาดา้ นงานบคุ คลากร 1.บคุ คลากรมีความแตกแยก แบ่งเป็ นพรรคพวก 2.บคุ คลากรมาทางานสายเป็ นประจา 3.บคุ ลากรขาดขวญั และกาลงั ใจ 4. ฯลฯ

ขน้ั ท่ี 3 การกาหนดแผนงาน/โครงการ

ขน้ั ท่ี 3 การกาหนดแผนงาน/โครงการ จากปัญหาในขนั้ ท่ี 2  จะตอ้ งแกป้ ัญหา หรอื ทาใหป้ ัญหาลดลง  จะตอ้ งทา(กจิ กรรม) อย่างใดอยา่ งหนง่ึ  กจิ กรรมท่ีจะแกป้ ัญหาจะมีหลายกจิ กรรมรวมเป็ นชดุ กจิ กรรม  ชดุ กจิ กรรมน้ี เรยี กว่า โครงการ

ขน้ั ท่ี 3 การกาหนดแผนงาน/โครงการ ดงั นนั้ เราจงึ ตงั้ โครงการข้นึ มาเพอ่ื แกป้ ัญหา และพฒั นา ปรบั ปรงุ ใหม้ ีประสทิ ธิภาพดขี ้นึ โปรดสงั เกต ชอื่ โครงการกก็ าหนดมาจากตวั ปัญหานน่ั เอง

จากตวั อยา่ งปัญหา ในขน้ั ตอนที่ 2 จงึ มีชอ่ื โครงการ ดงั น้ี 1. โครงการพฒั นาการสง่ เสรมิ สขุ ภาพดว้ ยการออกกาลงั 2กา.ยขโอคงรปงรกะาชราปชรนบั หเมปู่ทลยี่.ี่ .น...พฤติกรรมการบรโิ ภคอาหารของ นกั เรยี นระดบั ประถมศกษา 3. โครงการสรา้ งเสรมิ บคุ ลกิ ภาพและพฒั นาการสอื่ สารของ บคุ ลากรดา้ นสาธารณสขุ ท่ีปฏบิ ตั ิงานในอาเภอ 4. ฯลฯ

สว่ นประกอบของโครงการ

สว่ นประกอบของโครงการ จาแนกได้ 3 สว่ น ดงั ต่อไปน้ี 1. ส่วนนา หมายถงึ ส่วนทีใ่ หข้ อ้ มูลเบ้อื งตน้ เกยี่ วกบั โครงการนนั้ ๆ 2. ส่วนเน้อื ความ หมายถงึ สว่ นที่เป็ นสาระสาคญั ของโครงการ 3. ส่วนขยายความ หมายถงึ ส่วนประกอบทใี่ หร้ ายละเอยี ดอน่ื ๆ เกย่ี วกบั โครงการ

ส่วนประกอบของโครงการ (ต่อ)  สว่ นนาของโครงการ 1.1 ชอ่ื โครงการ (Project Title) 1.2 โครงการหลกั (Main Project) 1.3 แผนงาน (Plan) 1.4 ผูร้ บั ผดิ ชอบหรอื ผูด้ าเนนิ โครงการ (Project Respons 1.5 ลกั ษณะโครงการ (Project Characteristic) 1.6 หลกั การและเหตผุ ล (Reason for Project Dete 1.7 วตั ถุประสงค์ (Objectives)

ส่วนประกอบของโครงการ (ต่อ)  ส่วนเน้อื ความ 2.1 เป้ าหมายของโครงการ (Goal) 2.2 ขน้ั ตอนการดาเนนิ งาน (Work Procedure) 2.3 วนั เวลา และสถานท่ีในการดาเนนิ งาน (Duration and Pl

ส่วนประกอบของโครงการ (ต่อ)  สว่ นขยายความ 3.1 งบประมาณที่ใช้ (Budgets) 3.2 การประเมินโครงการ (Project Evaluation) 3.3 ผลท่ีคาดว่าจะไดร้ บั (Benefits)

แลว้ การเขยี นโครงการที่ ดี เขยี นอยา่ งไร

การเขยี นโครงการ

การเขียนโครงการ แบบประเพณีนิยม (Conventional Method) พรรณนา

• โครงการท่เี ขียนแล้วไม่ประสบความสาเร็จ มกั จะเข้าขา่ ยตอ่ ไปนี ้ 1. ปัญหาไมช่ ดั เจน อ่อนความสาคญั 2. หลกั การ + เหตผุ ล ไม่หนกั แนน่ 3. ขาดข้อมลู สนบั สนนุ อ้างอิง 4. ไม่ทนั กาล ไม่ทนั สมยั 5. วตั ถปุ ระสงค์ไม่ชดั เจน คลมุ เครือ 6. วธิ ีการเป็นไปได้ยาก ทาตามไมไ่ ด้ 7. ไมเ่ ห็นประโยชน์ที่ชดั เจน 8. แผน งบ เวลา ไมส่ มั พนั ธ์กนั ไม่สมเหตสุ มผล 9. การนาเสนอ/การเขียน • - ไมต่ อ่ เนื่อง • - ไมเ่ รียงลาดบั • - ไมก่ ระชบั • - ใช้ภาษาพดู เชน่ คณะผ้จู ดั ทาโครงการได้ปลกุ ปลา้ โครงการนี ้

• -โครงการอะไร = ชื่อโครงการ - ทาไมจงึ ต้องริเร่ิมโครงการ = หลกั การและเหตผุ ล - ทาเพอื่ อะไร = วตั ถปุ ระสงค์ - ปริมาณที่จะทาเท่าไร = เป้ าหมาย - ทาอยา่ งไร = วิธีดาเนนิ การ - จะทาเม่ือไร นานเท่าใด = ระยะเวลาดาเนินการ - ใช้ทรัพยากรเท่าไรและได้มาจากไหน = งบประมาณ แหลง่ ท่ีมา - ใครทา = ผ้รู ับผิดชอบโครงการ - ต้องประสานงานกบั ใคร = หน่วยงานท่ีให้การสนบั สนนุ - บรรลวุ ตั ถปุ ระสงค์หรือไม่ = การประเมินผล - เม่ือเสร็จสนิ ้ โครงการแล้วจะได้อะไร = ผลประโยชน์ที่คาดวา่ จะได้รับ

หลัก 5 W 1 H 5W =1. WHAT 1 H = HOW 2. WHY 3. WHEN 4. WHERE 5. WHO[M]

ทาทาไม (Why): หมายถึง หลกั การและเหตุผลท่ี 18 จะตอ้ งดาเนินการเรื่องน้นั โดยคานึงถึงความสมั พนั ธ์ ระหวา่ งขอ้ กาหนดเชิงกลยทุ ธ์กบั ปัญหาและสาเหตุ ทาอะไร (What): หมายถึงการคิดกิจกรรมที่จะตอ้ ง ปฏิบตั ิ โดยคานึงถึง เทคนิคท่ีถูกตอ้ งหรือเหมาะสม ของโครงการน้นั ทาท่ไี หน (Where): หมายถึง การกาหนดสถานท่ีใน การดาเนินงานท่ีเหมาะสม

19 ทาเมอื่ ไร (When): หมายถึง การกาหนดเวลาท่ีใชใ้ น การดาเนินงานหรือกิจกรรมต่างๆ ทาโดยใคร (Who): หมายถึง การกาหนดผ้รู ับผดิ ชอบ หรือองคก์ รท่ีเหมาะสมในการดาเนินงาน ทาเพอ่ื ใคร (Whom): หมายถึง กลุ่มคนหรือพ้นื ที่ เป้ าหมายท่ีตอ้ งการใหไ้ ดร้ ับประโยชน์ โดยคานึงถึง และระมดั ระวงั ผลกระทบที่จะเกิดข้ึนต่อผทู้ ่ีไม่ไดร้ ับ ประโยชน์

20 ข้อพจิ ารณาเก่ยี วกบั การกาหนดวธิ ีการ ทาอยา่ งไร (How): หมายถึง รูปแบบ กฎเกณฑแ์ ละ กรรมวธิ ี ในการดาเนินกิจกรรม รวมท้งั การใช้ Know how และมาตรฐานการดาเนินงาน ต่างๆ ใชจ้ ่ายเทา่ ไร (How much): หมายถึง การคิด คานวณค่าใชจ้ ่ายต่าง ๆ ในการดาเนินกิจกรรม ตามท่ีกาหนด

1.เหตุผลความจาเป็ น 2.จะทาอย่างไร 3.ทาเพ่อื อะไร ท่ตี ้องทา(ปัญหา) (วิธีแก้ปัญหา) (วตั ถุประสงค์) โครงการ 5.ทาท่ไี หน เม่ือไร 4.ทาเท่าไร ใครทา ได้อะไร (เป้ าหมาย)

โครงสรา้ งของโครงการ • ช่ือโครงการ • หลกั การและเหตผุ ล * • วตั ถปุ ระสงค์ * • เป้ าหมาย * • วิธีดาเนินงาน หรอื แผนงานยอ่ ยหรอื กจิ กรรมยอ่ ย • ระยะเวลาการดาเนินการ • สถานท่ีหรอื พ้ืนที่ดาเนินการ • งบประมาณ • ผรู้ บั ผิดชอบโครงการ หรอื หน่วยงานที่รบั ผิดชอบ • การติดตามและประเมินผล • ประโยชนท์ ี่คาดว่าจะไดร้ บั

ส่ วนประกอบของโครงการ จาแนกได้ 3 สว่ น ดงั ตอ่ ไปนี ้ 1. ส่วนนา หมายถงึ สว่ นที่ให้ข้อมลู เบือ้ งต้นเกี่ยวกบั โครงการนนั้ ๆ สว่ นนาของโครงการมงุ่ ตอบคาถามตอ่ ไปนี ้ คอื โครงการนนั้ คือโครงการอะไร เกี่ยวข้องกบั ใคร ใครเป็นผ้เู สนอ หรือดาเนินโครงการ โครงการนนั้ มีความเป็นมา หรือ ความสาคญั อย่างไร ทาไมจึงจดั โครงการนนั้ ขนึ ้ มา และมี วตั ถปุ ระสงค์อยา่ งไร

ส่ วนนาของโครงการประกอบด้วยหัวข้อต่อไปนี้ • 1.1 ช่ือโครงการ ( Project Title ) • 1.2 โครงการหลกั ( Main Project ) • 1.3 แผนงาน( Plan ) • 1.4 ผ้รู ับผิดชอบ หรือผ้ดู าเนินโครงการ( Project Responsibility) • 1.5 ลกั ษณะโครงการ( Project Characteristic ) • 1.6 หลกั การและเหตผุ ล (ความเป็ นมาและความสาคญั ของโครงการ) (Reason for Project Determination) • 1.7 วตั ถปุ ระสงค์(Objectives)

• 2. ส่วนเนือ้ ความ หมายถงึ สว่ นที่เป็ นสาระสาคญั ของโครงการ ได้แก่ วธิ ีดาเนินการซง่ึ กลา่ วถึงลาดบั ขนั้ ตอนตา่ ง ๆ ในการปฏบิ ตั งิ าน รวมทงั้ พืน้ ท่ีการปฏิบตั ิงาน ซงึ่ ครอบคลมุ ปริมาณ และคณุ ภาพ ตลอดจนการดาเนินงานตาม วนั เวลา และสถานท่ี สว่ นเนือ้ ความของ โครงการประกอบด้วย หวั ข้อตอ่ ไปนี ้ 2.1 เป้ าหมายของโครงการ (Goal) 2.2 ขนั้ ตอนการดาเนนิ งาน( Work Procedure) 2.3 วนั เวลา และสถานที่ในการดาเนินงาน ( Duration and Place)

• 3. ส่วนขยายความ หมายถงึ สว่ นประกอบท่ีให้รายละเอียดอื่น ๆ เก่ียวกบั โครงการได้แก่ ประโยชน์ หรือผลท่ีคาดวา่ จะได้รับงบประมาณ ดาเนนิ การ หรือแหลง่ เงินทนุ สนบั สนนุ ตลอดจนการตดิ ตามและ ประเมินผล สว่ นขยายเนือ้ ความของโครงการ ประกอบด้วยหวั ข้อ ตอ่ ไปนี ้ 3.1 งบประมาณท่ีใช้( Budgets) 3.2 การประเมินโครงการ ( Project Evaluation ) 3.3 ผลที่คาดวา่ จะได้รับ( Benefits)

การเขียนโครงการ ๑. ช่ือโครงการ ๑. ชัดเจน กระชับ และไม่ยาวเกนิ ไป ๒. เข้าใจง่าย ๓. ส่ือถงึ กจิ กรรม หรือผลลัพธ์หรือเป้ าหมาย ๔. ความต้องการหรือปัญหาท่ตี ้องการแก้ไข ๕. แสดงลักษณะของส่งิ ท่จี ะทา ๖. นากลุ่มเป้ าหมายมาพจิ ารณาด้วย ๗. ถ้อยคากนิ ใจ

โครงสร้างของช่ือโครงการ • 1. ช่ือโครงการ สว่ นใหญ่มาจากงานที่ต้องการปฏบิ ตั ิ โดยจะต้องมีความ ชดั เจนเหมาะสมเฉพาะเจาะจง กะทดั รัด และสอ่ื ความหมายได้อยา่ งชดั เจน เช่น • โครงการฝึกอบรมธรุ กิจขนาดกลางและขนาดเลก็ • โครงการฝึกอบรมเชิงปฏิบตั ิการเขียนแผนและโครงการ • โครงการสง่ เสริมระบบการผลติ แบบยง่ั ยนื ตามแนวพระราชดาริ • โครงการสง่ เสริมการปลกู พชื สมนุ ไพร • อยา่ งไรก็ดบี างหนว่ ยงานนอกจากจะมชี ื่อของโครงการแล้ว ผ้เู ขียนโครงการ อาจระบชุ ่ือของแผนงานไว้ด้วยก็ได้ ทงั้ นีเ้พื่อให้เกิดความชดั เจนมากยิ่งขนึ ้ และเป็นการชีใ้ ห้ทราบวา่ โครงการท่ีกาหนดขนึ ้ อยใู่ นแผนงานอะไร