REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.02 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 7/10 CODIGO F.3-P-01 2 3 F3TG ! \" #$ % &' % &\" #$ % & (\" ) )*\" +(, 3 %#& ;! & 1 \" !\"\"%\"\"$% ' (\"$% ! % #& \"%\" !\"\" ! - \"/ ! % % \" (\"\" \"2 -#\" .#/ #\" / 0\" ; $% \" (\" ' (\"' \" 5& ! !(\" 2 \" \"%! \" % ) \" \" 63 7 8 3 7 9: ! \"%\" %\"\" \" %2 \" \" \"# $%\"\" ! \" % 1 \"% )\" \" ! \"\" <\" $% )\"! .%! '\"(\" #%% \" '\" 1 #\"\" \"\" 2 \"\"2 ' 3 #\"
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.02 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 8/10 CODIGO F.3-P-01 # 6 4 ! \"%\" 8 \"% %\"* ! \" ! & 1 =3 >;2 % \"%\" \" #& ! %\" 7( ?\" !\"\" % \" '. %\" \" ! 0 / 5 @ A B C ! \"! \"! \"\"%\"#(\" ! \" 2 ; $% \" \" ! \" % $% ! !% \" % )\" % % 1 \" % $% ! & 1 =3 > !\"2 \" \"%! \" ! \" % ! ) \"\" \" ! ! \" \" \" ! % !% &\" % %\" &' \" \" \" \" \" \" ' #\" %! .% \" ! 1 \" \"2 3 \" ! \"!.% % \" %2 4 \"\"' 0# ' 454) ' ;! '\"% 0
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.02 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 9/10 CODIGO F.3-P-01 7 / F4TG ! \" #$ % &' % & 8 (\" ) )*\" +(, / #3 #4# ###! *+ -\"56-\" *&3 77 # , # # # # *\" - - *+ 0*/ 4 , 3 # #8 4' , 4 #!#&3# , # # 7#9 ### :8#: # ' ## # # # 9 $ !34 $# #4 '7: # , ,# #&4 3 #'9 # , , ': ) , # # # #3 # # 7 ##8 ;,# 4$3#!&3## # 43## 7#,# 78 8 ' 3 #\"
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.02 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 10/10 CODIGO F.3-P-01 Anexo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
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.02 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 1/3 CODIGO F.3-P-02 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Adriana Rosero Comité de Gestión de Consejo de Administración Crédito Adriana Rosero Diego Buendía Consejo de Administración Paola Cuaspud F.3-P-02 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR COBRANZA TELEFÓNICA ANTICIPADA Revisión Fecha Modificaciones 00 2016/02/29 Emisión Inicial 01 2017/07/25 Actualización del procedimiento
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.02 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 2/3 CODIGO F.3-P-02 1. OBJETO Indicar el procedimiento a seguir para contrarrestar el crecimiento del monto de créditos en mora a través de llamadas telefónicas preventivas. 2. ALCANCE Este procedimiento abarca las tareas desde la obtención de la lista de socios a vencer la cuota, hasta gestión de cobranza vía telefónica. 3. DEFINICIONES Cobranza telefónica: Es aquella gestión que va más allá de una simple llamada, donde el objetivo es conseguir un acuerdo de pago con unas cantidades y fechas concretas, sin ambigüedades, con respuestas a las preguntas y a las objeciones más frecuentes con la seguridad necesaria para el gestor. 4. REFERENCIAS Reglamento de Crédito y Cobranzas 5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Asesor de Negocios. Pivot de Crédito 6. DESCRIPCIÓN Este procedimiento aplica de acuerdo a la lista de socios de créditos identificados en su cartera, donde se considera lo siguiente: • Listado de personas a llamar que reiteradamente incumplan con el pago. • Motivo de la Llamada (Anticipar el Pago). • Conocer la composición de la deuda (capital, intereses, gastos). Para efectivizar la gestión telefónica se realizará a través de los Asesores de Negocios y/o Pivot de Crédito quienes considerarán las siguientes pautas: PREGUNTAS QUE NO SE DEBEN REALIZAR: • Tiene ingresos? • Tiene trabajo? • Está vendiendo bien? • No tiene más dinero? • No puede conseguir más para este viernes? • No puede pedirle a ……………?
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.02 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 3/3 CODIGO F.3-P-02 El procedimiento para realizar llamada telefónica anticipada es el siguiente: Cobranza administrativa: 3 días antes de vencer la cuota (Llamada telefónica): Texto: saludo, presentación respetando el protocolo: Buen día (tardes, noches), por favor necesito comunicarme con (nombre del deudor), le saluda (nombre del funcionario) del departamento de cobranzas de la Cooperativa Artesanos. Por su seguridad la llamada está siendo grabada. Motivo: le recordamos que la fecha de pago de su cuota que mantiene con la institución, por el valor de (……..) se vence el día (………..). Evítese recargos por cobranza y realice su pago puntual. Despedida: Le agradecemos por su pago. (Mensaje de Texto): Texto: Estimado Sr. (a) (nombre del deudor), Cooperativa Artesanos, le recordamos que la cuota a pagar de su crédito es de (……..), fecha máxima de pago dd/mm/aa. Al finalizar la comunicación con el socio, se debe registrar la gestión realizada en la aplicación Siacredit utilizando el estado Llamada Telefónica y digitando el detalle requerido según el procedimiento F.1-P-01. 7. REGISTROS: Este procedimiento no requiere de registros.
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.02 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 1/3 CODIGO F.3-P-03 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Adriana Rosero Comité de Gestión de Consejo de Administración Crédito Adriana Rosero Diego Buendía Consejo de Administración Paola Cuaspud F.3-P-03 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR COBRANZA TELEFÓNICA ADMINISTRATIVA Revisión Fecha Modificaciones 00 2016/02/29 Emisión Inicial 01 2017/07/25 Actualización de la descripción.
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.02 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 2/3 CODIGO F.3-P-03 1. OBJETO Indicar el procedimiento a seguir para contrarrestar el crecimiento del monto de créditos en mora a través de llamadas telefónicas. 2. ALCANCE Este procedimiento abarca las tareas desde la obtención de la lista de socios con cuota(s) vencidas hasta gestión de cobranza extrajudicial vía telefónica. 3. DEFINICIONES Cobranza Extrajudicial: es el proceso que realiza la institución para cobrar las deudas atrasadas de los socios deudores o garantes. 4. REFERENCIAS Reglamento de Crédito y Cobranzas 5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Asesor de Negocios. 6. DESCRIPCIÓN Este procedimiento aplica de acuerdo a la lista de socios de créditos identificados en su cartera, donde se considera lo siguiente: • Listado de personas a llamar que reiteradamente incumplan con el pago. • Motivo de la Llamada (Cuota vencida). • Detallar claramente el crédito en mora. • Conocer la composición de la deuda (capital, intereses, gastos). Para efectivizar la gestión telefónica a créditos con cuota vencida se considerará las siguientes pautas: PREGUNTAS QUE NO SE DEBEN REALIZAR: • Porqué entró en mora? • Tiene ingresos? • Tiene trabajo? • Está vendiendo bien? • No tiene más dinero? • No puede conseguir más para este viernes? • No puede pedirle a ……………? El procedimiento para realizar llamada telefónica extrajudicial es el siguiente:
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.02 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 3/3 CODIGO F.3-P-03 Cobranza Mora de 1 a 5 días. Texto: saludo, presentación respetando el protocolo: Buen día (tardes, noches), por favor necesito comunicarme con (nombre del deudor), le saluda (nombre del funcionario) del departamento …………… de la Cooperativa Artesanos. Motivo: el motivo de la llamada es para indicar que usted presenta retraso en el pago de su cuota de crédito por el valor de (........) Pregunta 1 ¿Su pago debe realizarse inmediatamente para evitar recargos por cobranza, que día lo va a realizar? Pregunta 2 Por favor indíqueme cuál es la causa de su falta de pago: olvido, pago de otras obligaciones, calamidad doméstica, otras. Acuerdo: (no superior a tres días laborables). - En caso de no existir acuerdo: le comunico que en los próximos días continuaran las gestiones de cobranza vía telefónica, visitas a domicilio, comunicación a su garante sobre el particular y cargos por cobranza autorizados por la resolución de la JRMF 165-2015-F - Si no se llegara a un acuerdo (6to al 10mo día): llamar al garante y comunicar de este hecho al deudor Le informo que nos hemos comunicado con sus garantes y por ello se han incrementado los cargos a la cuota por gestiones de cobranza, por lo tanto se le harán llegar notificaciones por escrito; además le informo que en caso de no pago de la cuota debemos reportar la información sobre su crédito a la central de riesgos. Agradecimiento en caso de existir acuerdo. Despedida. Aprovechar para ratificar el acuerdo que acaba de realizar en caso de existir. (Mensaje de Texto): Texto: Estimado Sr. (a) (nombre del deudor), Cooperativa Artesanos, le recordamos que su cuota de crédito esta vencida por el valor de (……..), fecha máx. de pago dd/mm/aa. Al finalizar la comunicación con el socio, se debe registrar la gestión realizada en la aplicación Siacredit utilizando el estado Llamada Telefónica y digitando el detalle requerido según el procedimiento F.1-P-01. 7. REGISTROS Este procedimiento no requiere de registros.
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COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO \"ARTESANOS\" Código: F.4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Pág. 1 de 1 MACROPROCESO: Gestión de Cobranza (F) PROCESO: Cobranza Extrajudicial (F.4) No. ACTIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Asesor de Asesoría de La cobranza extrajudicial inicia con el proceso predecesor donde se F.3 Negocios/ 1 Negocios/ determina que tipo de cobranza se va a ejecutar una vez que el crédito Cobranza Administrativa Funcionarios de Cobranzas se ha vencido. Cobranzas Seguir con el procedimiento F.1-P-01 para el Manejo de la Aplicación Siacredit. Revisar la agenda diaria de créditos pendientes por cobrar. Revisar el historial de cobro y compromisos realizados. Agendamiento de socios a visitar en fechas mayores del mes de Asesor de Asesoría de 2 Revisar agenda de visitas diaria Negocios/ revisión. Negocios/ Verificar socios reclasificados. Funcionarios de Cobranzas Zonas de la Ruta para trasladarse. Cobranzas Socios sin realizar gestión. En sí toda la información de los créditos a visitar. Definir el orden de visitas diarias de cada asesor de negocios a cargo. Organizar de acuerdo al sector la visita al titular/garante del crédito. Asesor de Asesoría de Diariamente hasta las 09:00 am deberá imprimir la hoja de ruta para Imprimir Hoja de Ruta Negocios/ 3 Negocios/ realizar las visitas en el transcurso del día luego de recibir la Registro F.4-A Funcionarios de Cobranzas aprobación del Coordinador. Cobranzas Asesor de Asesoría de En el Sistema Siacredit seleccionar y generar las notificaciones para Imprimir notificaciones del Negocios/ 4 Negocios/ ser entregadas en la visita a los socios en mora. Siacredit F.1-P-01 Funcionarios de Cobranzas Para mas detalle, seguir con el procedimiento F.1-P-01 Cobranzas Visitar a los socios/garantes del crédito que se encuentran en la Hoja Asesoría de de Ruta impresa, trasladarse a su dirección de domicilio o de ser el Asesor de Visitar al socio/garante del Negocios/ 5 Negocios/ caso a su trabajo. crédito Funcionarios de Cobranzas Las visitas realizadas en el trascurso del día que no se encuentren en la hoja de ruta, deberán ser incluidas como respaldo de su gestión. Cobranzas Seguir el procedimiento F.3-P-01 para notificar el retraso del pago Asesor de Entregar notificación de Asesoría de 6 cobranza extrajudicial Negocios/ dependiendo de los días transcurridos. Negocios/ Funcionarios de Esta notificación es el respaldo de la gestión realizada y el cobro F.3-P-01 Cobranzas adicional. Cobranzas Asesor de Receptar firma en la Hoja de Asesoría de Una vez visitado al socio/garante, hacer firmar en el Registro F.4-A en 7 Ruta Negocios/ la columna FIRMA como constancia de su gestión. Negocios/ Registro F.4-A Cobranzas Funcionarios de Cobranzas Al finalizar el día o hasta las 08:30 am del siguiente día, digitar en el Ingresar la gestión al Siacredit y Asesoría de módulo de cobranzas del Siacredit toda la gestión realizada en el día Asesor de 8 entregar Hoja de ruta Negocios/ de acuerdo a los estados detallados en el Procedimiento F.1-P-01. Negocios/ F.1-P-01 Cobranzas Entregar la hoja de ruta al Coordinador de Agencia para su control y Funcionarios de custodia temporal hasta el fin de mes. Cobranzas
Diariamente recibir de los funcionarios de negocios y cobranzas la hoja de ruta de la gestión realizada incluyendo las notificaciones Revisar y archivar documentos entregadas. Organizar de forma separada por funcionario en una ¨Cobranza Extrajudicial¨ Coordinación Coordinador de 9 carpeta BEN nombrada ¨Cobranza Extrajudicial¨ para ser entregada al Seguir el procedimiento de Agencia Agencia L.4.1-P-01 Pivot de Crédito al iniciar el siguiente mes. Seguir el procedimiento para la administración y custodia de documentos L.4.1-P-01 Si Crédito Calif. A3 (de 21 a 35 días): Coordinación Si el crédito durante el mes adquiere una calificación A3 (de 21 a 35 Coordinador de 10 días de mora), el Coordinador considerará esta particularidad para Listar socios para realizar de Agencia realizar el subcomité de mora con el Asesor de Negocios. Agencia Subcomité de Mora El Subcomité se reunirá cada vez que el Coordinador lo requiera según el listado de socios analizados. Se analizará si se han entregado notificaciones de cobranza de acuerdo Coordinador de Ejecutar Subcomité de mora Subcomité de Agencia 11 al procedimiento F.3-P-01, el monto adeudado, garantías, tiempo de F.4-P-01 Mora Asesor de mora, gestión de cobro realizado, etc. Negocios Seguir con el procedimiento F.4-P-01 para ejecutar el Subcomité de mora Elaborar informe del Subcomité de Mora donde se detalle el caso Elaborar informe del Subcomité 12 de Mora Subcomité de estudiado y las estrategias y métodos de cobro a ser aplicadas por el Asesor de Negocios Mora asesor correspondiente según el Formato F.2-B; adjuntando los Formato F.4-B documentos respectivos. (Elaborar acta por cada caso revisado) Después de realizar el subcomité de mora, el crédito se reclasifica a B1 Gestionar créditos con Coordinación (de 36 a 50 días), la gestión de cobranza de estos créditos le Coordinador de 13 calificación B1 (De 36 a 50 días) de Agencia corresponde al Coordinador de agencia quien inicia con el informe del Agencia Subcomité con toda la información del caso. Al finalizar el día o hasta las 08:45 am del siguiente día, digitar en el Ingresar la gestión al Siacredit y módulo de cobranzas del Siacredit toda la gestión realizada en el día 14 custodiar Hoja de ruta Coordinación de acuerdo a los estados detallados en el Procedimiento F.1-P-01. Coordinador de Agencia de Agencia F.1-P-01 Custodiar sus hojas de ruta de forma temporal hasta el fin de mes para entregar al Pivot de Crédito Si el crédito se pone al día en sus pagos, regresar al proceso de F.2 Coordinación Coordinador de 15 Cobranza Preventiva para dar continuidad al crédito otorgado y no Cobranza Preventiva de Agencia Agencia perder la relación con el socio prestamista. Si Crédito Calif. B2 (de 51 a 65 Si el crédito que gestionó el Coordinador, al finalizar el mes adquiere días): Coordinación Coordinador de 16 una calificación B2 (de 51 a 65 días), se listará a los socios para Listar socios para realizar de Agencia Agencia Comité de Mora realizar Comité de Mora. El Coordinador de agencia previa presentación de los casos al Comité Recopilar documentos y Coordinación de mora, deberá recopilar todos los documentos del crédito incluyendo Coordinador de 17 validación de bienes (búsqueda) de Agencia la búsqueda referencial de bienes (si los tuviese) con el fin de Agencia determinar que el crédito tenga una recuperación a corto o largo plazo. Elaborar Informe del Comité de 18 Mora Coordinación Realizar el Informe del comité de mora previa reunión y presentación Coordinador de Formato F.4-C de Agencia del(los) casos. Utilizar el formato F.4-C Agencia
Se analizará si se han entregado notificaciones de cobranza de acuerdo al procedimiento F.3-P-01, el monto adeudado, garantías, tiempo de Gerente General Ejecutar Comité de mora Comité de mora, gestión de cobro realizado, etc. Jefe Financiero, 19 F.4-P-02 Mora La frecuencia para realizar el comité es de forma mensual con el fin de Coordinador de determinar si ameritan o no continuar con la Cobranza Prejudicial Agencia Seguir con el procedimiento F.4-P-02 para ejecutar el Comité de mora Gerente General Considerar la particularidad y características de cada socio en el Comité de Jefe Financiero, 20 Estudiar casos de cobranza incumplimiento de sus cuotas. Analizar el monto adeudado, garantías, Mora Coordinador de tiempo de mora, gestión de cobro realizado, etc. Agencia Gerente General De acuerdo a la especificidad de cada caso, definir las acciones para Comité de Jefe Financiero, 21 Definir estrategias de cobranza ejercer presión de cobro con el socio, garantes, de acuerdo a los Mora Coordinador de documentos de respaldo presentado por el coordinador por cada caso. Agencia Si el comité de mora determina dar incio a la recuperación del crédito por vía judicial, procederá a resolver las acciones necesarias para dar inicio a los trámites prejudiciales mediante: Obtención de los siguientes documentos: Inicio trámite prejudicial: * Certificado de Registro de la Propiedad (de ser el caso). Gerente General 22 F.5 Comité de * Certificado Mercantil (de ser el caso). Jefe Financiero, Cobranza Prejudicial Mora * Información Sumaria (de ser el caso) Coordinador de * Devolución de Endoso del Pagaré (de ser el caso) a cargo de la Agencia Tesorería. * Si es devolución de endoso de pagaré se solicitará Reconocimiento de Firmas a cargo del Asistente de Cobranzas Gerente General Si el comité determina que la recuperación del crédito se puede Reestructuración: Comité de Jefe Financiero, 23 realizar mediante una reestructuración, se continuará con el proceso E.3 Recibir solicitud de crédito Mora Coordinador de E.3 Recibir Solicitud de Crédito. Agencia Continuar con estrategias de Si el comité de mora determina que la gestión de cobro debe continuar Jefe Financiero, 24 cobranza Comité de o reforzar, se aplicará el procedimiento F.3-P-01 para ejecutar el tipo Coordinador de Mora F.3-P-01 de Cobranza. Agencia Seguir con la actividad anterior resuelta por el Comité. Coordinador de Coordinación Trasladarse hasta el lugar de domicilio o trabajo del socio y/o garantes 25 Ejecutar estrategias de cobro de Agencia/ u otros relacionados con el crédito en mora. Efectuar las estrategias Agencia/ Cobranza Funcionarios de planteadas por el comité. Cobranzas Si: La cuota fue pagada, el Recibir de Tesorería el pagaré del crédito cancelado, llamar al socio y crédito recuperado: Asistencia Asistente 26 entregar, recibir firma en el Registro de Entrega de Pagarés. Seguir Entregar Pagaré al Socio Operativa con el procedimiento L.4.1-P-01 Operativo prestamista Coordinador de No: Cuota no fue pagada, Proceso predefinido para Recuperar Cartera Prejudicial antes del inicio continuar con el Proceso de Cobranza de la demanda Agencia/ Funcionarios de Cobranza Prejudicial F.5 Cobranzas
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.01 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 1/5 CODIGO F.4-P-01 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Adriana Rosero Diego Buendía Consejo de Administración Paola Cuaspud F.4-P-01 PROCEDIMIENTO PARA EJECUTAR SUBCOMITÉ DE MORA Revisión Fecha Modificaciones 00 2017/07/25 Emisión Inicial
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.01 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 2/5 CODIGO F.4-P-01 1. OBJETO Determinar las actividades que se realizará en cada agencia para ejecutar un Subcomité de mora, revisar las condiciones del crédito y refuerzos necesarios para su recuperación temprana. 2. ALCANCE Este procedimiento establece la reunión con cada Asesor de Negocios cuyos créditos han estado en mora durante el mes con una calificación A3. (De 21 a 35 días). 3. DEFINICIONES No requiere especificación de definiciones. 4. REFERENCIAS Reglamento de Crédito y Cobranzas 5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Asesor de Negocios Coordinador de Agencia 6. DESCRIPCIÓN El Coordinador de Agencia como miembro del Subcomité de Mora, deberá considerar todos los créditos que durante el mes de gestión se clasifiquen a A3 para oportunamente aplicar las medidas de cobranza necesarias. RESPONSABLE ACTIVIDAD Coordinador de Agencia Listar los casos para realizar Subcomité de Mora de cada asesor de negocios a su cargo. Asesor de Negocios Preparar todos los documentos e información necesaria para evidenciar la gestión de cobranza realizada. Coordinador de Agencia Establecer un día y hora en la semana para realizar el subcomité con el Asesor en cuestión. Analizar si se han entregado las notificaciones de acuerdo al procedimiento F.3-P-01. Estudiar casos de Cobranza, considerar la particularidad y características de cada socio en el incumplimiento de su cuota. Analizar el monto adeudado, garantías, tiempo de mora, etc. Definir casos de cobranza para recuperar, establecer las acciones para ejercer presión de cobro con el socio, garantes, de acuerdo al asesor de negocios. Coordinar ruta de trabajo, fechas y horas del asesor de
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.01 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 3/5 CODIGO F.4-P-01 negocios durante la semana para que se visite. De ser necesario, acompañar al Asesor de Negocios y trasladarse hasta el lugar de domicilio o trabajo del socio y/o garantes u otros relacionados con el crédito en mora. Efectuar las estrategias planteadas. Asesor de Negocios Presentar el historial de cobranza que reporta el Sistema Siacredit donde consta todo el registro de la gestión realizada por el funcionario. Elaborar el informe del Subcomité de mora Registro 1 donde se detalle el punto de gestión de los créditos y cuáles se considera debe pasar a la cobranza del Coordinador/Oficial de Cobranzas. Si el Asesor de Negocios considera que aún puede ejercer presión y recuperar el crédito antes de pasar al Coordinador; a través del Registro 2. ¨Compromisos de Recuperación¨ detallará los códigos de los créditos a gestionar hasta el día 20 del siguiente mes y enviar al Jefe Financiero con fecha máxima 05 de cada mes. Nota: Realizar este procedimiento de Subcomité de Mora es un requisito para que el Coordinador reciba los casos y gestione la cobranza. 7. REGISTROS Registro 1: Informe del Subcomité de mora.
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.01 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 4/5 CODIGO F.4-P-01 !\"# $ % & '( \")*+ )\" # , \" ! ! \" # \" $ -,** , \" ' \" %&%'( )* + * # %&%'( )* + * . ' ,)\" / \") *\" 0 $ 1 &
REVISADO FINANCIERO VALIDACION HASTA EL 20 AGOSTO OBSERVACIONES 34 33 PENALIZACIÓN SUCURSAL OFICIAL_CREDIT O DETALLE DE COMPROMISOS DE RECUPERACION REVISIÓN: 2017/07/25 APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.01 CODIGO F.4-P-01 MES PA RA REA LIZA R GESTION 32 31 30 T IEMPO_VENCID DEMANDA_JUDI CART ERA_CAST O_DIAS T OT AL_DEUDA IGADA PAG: 5/5 JULIO 29 CIAL 28 T OT AL_VENCIDO MES DE EVA LUA CION: Recuerde que el Asesor de Negocios debe AGENDAR hasta el día 05 de cada mes los socios para realizar gestión en el SIG SIACREDIT que deben coincidir con los registros del presente reporte. 27 26 25 T OT AL_X_VENC CALIFICACI NO_DEVENGA ER ON “ARTESANOS” Ltda. Registro 2: Compromiso de recuperación antes de la gestión del Coordinador. 17 VALOR_ORIGINAL COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO COBRANZAS 4 NOMBRE 3 CODIGO_SOCIO Instrucciones: 19 NUMERO_OPE RACION A GENCIA 2 FECHA
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.01 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 1/6 CODIGO F.4-P-02 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Adriana Rosero Diego Buendía Consejo de Administración Paola Cuaspud F.4-P-02 PROCEDIMIENTO PARA EJECUTAR COMITÉ DE MORA Revisión Fecha Modificaciones 00 2017/07/25 Emisión Inicial
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.01 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 2/6 CODIGO F.4-P-02 1. OBJETO Determinar las actividades que se realizará en cada agencia para ejecutar un Comité de mora, revisar las condiciones del crédito y refuerzos necesarios para su recuperación temprana. 2. ALCANCE Este procedimiento cubre la elaboración de la lista de socios cuyos créditos se reclasificaron al finalizar el mes a una calificación B2. (De 51 a 65 días) y que por haber cumplido las gestiones de cobro establecidas en el procedimiento F.3-P-01 deben pasar a Cobranza Prejudicial, judicial, reestructura o refuerzo con el área de cobranzas. 3. DEFINICIONES No requiere especificación de definiciones. 4. REFERENCIAS Reglamento de Crédito y Cobranzas 5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Asesor de Negocios Coordinador de Agencia Asistente de Cobranzas Jefe de Negocios Jefe Financiero Gerencia General 6. DESCRIPCIÓN El Coordinador de Agencia como miembro del Comité de Mora una vez listado el grupo de créditos en mora que al finalizar el mes de gestión se clasifiquen a B2, realizará una búsqueda referencial de bienes del titular y garante(s) para presentar al Comité y cuáles serán sus estrategias de cobro. RESPONSABLE ACTIVIDAD Coordinador de Agencia Adjuntar el informe del Subcomité realizado anteriormente con el Asesor de Negocios (incluir anexos). Analizar si se han entregado las notificaciones de acuerdo al procedimiento F.3-P-01. Estudiar casos de Cobranza, considerar la particularidad y características de cada socio en el incumplimiento de su cuota. Analizar el monto adeudado, garantías, tiempo de mora, etc.
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.01 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 3/6 CODIGO F.4-P-02 Buscar referencias de bienes y garantías del crédito para ser recuperado (apoyarse en las páginas web). Definir casos de cobranza para recuperar, establecer las acciones para ejercer presión de cobro con el socio, deudor y garantes. Elaborar el informe del Comité de mora Registro 1 donde se detalle el punto de gestión de los créditos. Proponer si el/los crédito(s) por sus condiciones pueden acceder a una reestructuración, condonación de cargos por cobranza, cobranza prejudicial, judicial. Comité de Mora Al inicio de cada mes se efectuará el Comité de mora en la Administración Central para exponer los casos que el Coordinador de agencia gestionó y analizó previamente. Revisar los documentos necesarios: • Acta del Sub Comité de Mora (más anexos). • Acta del Comité de Mora. • Búsquedas de bienes • Estado judicial en la página web www.funcionjudicial.gob.ec Determinar si el caso amerita iniciar con el Proceso Prejudicial, de no ser así se formulará la Reestructuración, condonación de cargos por cobranza o refuerzo con el área de cobranzas. Nota: Todas las actividades realizadas en este procedimiento deberán ser registradas en el Sistema Siacredit, siguiendo el procedimiento F.1-P-01 7. REGISTROS Registro 1: Informe del Comité de mora. 1ra hoja
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.01 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 4/6 CODIGO F.4-P-02 !\" #$! % ##&\" !# !# # ' # # ! ' # ' !# ( ) ! $ ! # # % # ! # # ( \" ( ( \" ( %# %' % !# # \"# # ! \" ! ! #! # ! )\" !\" #$! !\" ' !\" (# % ##&\" !# !# # ' # # ! ' # ' !# ( ) ! $ ! # # % # ! # # ( \" ( ( \" ( %# %' % !# # \"# # ! \" ! ! #! # ! )\"
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.01 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 5/6 CODIGO F.4-P-02 2da hoja !\" #$! !\" ' !\" (# % ##&\" !# !# # ' # # ! ' # ' !# ( ) ! $ ! # # % # ! # # ( \" ( ( \" ( %# %' % !# # \"# # ! \" ! ! #! # ! )\" VERIFICACIÓN PREVIA: *+ , - + ./ \" -/ * * 1 * , - 1 + ./ - / 8 9 + : 1 *+ ./ *0 # + + # + 1 * ./ #/ 2 ./ % * 1 ) 1 % */2 # # ) # # ! # .8 3 4567
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.01 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 6/6 CODIGO F.4-P-02 3ra hoja: \"( ' #; \"( ' ! #; \"( ' #; \"( ' ! #; \"( ' #; \"( ' ! #;
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COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO \"ARTESANOS\" Código: F.5 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Pág. 1 de 1 MACROPROCESO: Gestión de Cobranza (F) PROCESO: Cobranza Prejudicial (F.5) No. ACTIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Proceso predecesor donde el Comité determina el inicio de la cobranza F.4 Funcionarios de 1 Cobranza prejudicial ya que se han agotado todas las estrategias de cobranza Cobranza Extrajudicial Cobranza extrajudicial En una hoja membretada de la cooperativa, se ingresará al Siacredit para generar e imprimir la notificación previa al cobro Legal. Generar e imprimir Notificación 2 Previa al Cobro Legal Cobranza Esta notificación debe tener la firma de un funcionario del área de Funcionarios de cobranzas. F.3-P-01 Cobranza Para mas detalle de la notificación se puede observar en el procedimiento F.3-P-01 Llevar y entregar cartas personalmente a cada socio y garante del crédito. Entregar Notificación a deudor y Explicar las razones, causas y consecuencias de dicha entrega. Receptar la Funcionarios de 3 Cobranza garantes copia debidamente firmadas como evidencia de la gestión para inicio de Cobranza acciones judiciales. Si se llega a un acuerdo con el socio o el garante, se deberá elaborar compromiso prejudicial de pago con fechas y valores a depositar. Si logra acuerdo: Elaborar Si el socio entrega un abono, el Gestor de Cobranzas deberá entregar un 4 Compromiso Prejudicial de Pago Cobranza comprobante de recaudación y depositar en Cajas, por lo que deberá seguir Funcionarios de Ver procedimiento F.3-P-01 Cobranza con el procedimiento I.2.2-P-04 Control de Comprobantes y Depósitos de Valores de Recaudación Registrar la gestión en el 5 SIACREDIT Cobranza Ingresar a la Aplicación siacredit y registrar la gestión realizada. Funcionarios de Seguir con el procedimiento F.1-P-01 F.1-P-01 Cobranza Después de haber realizado un compromiso de pago, se observa que el Se requiere condonación: 6 Condonar cargos por cobranza. Cobranza socio puede acceder a una condonación de cargos por cobranza para la Funcionarios de cancelación total del crédito, se deberá seguir con el procedimiento F.5-P- F.5-P-01 Cobranza 01. Condonar cargos por cobranza. Recibir el dinero con el debido Comprobante de Pago que presente el Recibir Depósito a Caja Operativa Gestor de cobranzas por la Gestión realizada. Recibidor I.2.2 Pagador Seguir proceso I.2.2 Recibir Depósito a Caja. No se logra acuerdo: Buscar bienes de los titulares y garantes del crédito 5 Buscar bienes muebles e Cobranza Bienes inmuebles por medio del Municipio de cada cantón. Asistente de inmuebles Bienes muebles (vehículo) por medio de la agencia Nacional de Tránsito Cobranza Analizar el caso y proponer estrategias de cobro mediante reestructuración, No tiene bienes: Analizar caso y Asistente de 6 Cobranza subrogación del crédito o mediante factibilidad de iniciar demanda sin aplicar estrategias de cobro. Cobranza medidas cautelares para posterior insolvencia. Ingresar al Sistema Financiero y cargar todos los gastos realizados en la Asistente de 7 Cargar Gastos al Socio Cobranza gestión de búsqueda de bienes tanto de titulares y garantes. Cobranza Dudosa Recuperación sin bienes: Si se analiza que el crédito es irrecuperable por jucio ejecutivo, se 8 Juicio Especial (Insolvencia) Cobranza procederá a dar inicio al Procedimiento F.6.2-P-05 para Juicio Especial Asistente de Procedimiento F.6.2-P-05 Insolvencia del socio. Cobranza
Dudosa recuperación sin bienes: Cobranza Si se determina que el crédito no podrá ser recuperado, se procederá al Asistente de F.7 Castigo de Crédito debido castigo acorde a los plazos establecidos en la normativa interna. Cobranza Para bienes inmuebles solicitar Certificado(s) de Gravámen del Registro de Si tiene bienes: Solicitar Asistente de 9 Cobranza Propiedad. Certificado(s) Cobranza Para bienes muebles (vehículo) solicitar Certificado(s) Único Vehicular Ingresar al Sistema Financiero y cargar todos los gastos realizados en la Asistente de 10 Cargar Gastos al Socio Cobranza gestión de búsqueda de bienes tanto de titulares y garantes. Cobranza Si el socio no muestra voluntad para arreglos prejudiciales, armar una Elaborar carpeta de demanda carpeta que contenga los documentos necesarios para empezar la demanda Asistente de 11 Cobranza Seguir procedimiento F.5-P-02 por juicio ejecutivo para la recuperación del dinero colocado y que no ha Cobranza sido recuperado. Seguir el procedimiento F.5-P-02 Cobranza Recibir y revisar todos los documentos de la carpeta para iniciar trámite de Asistente de 12 Revisar documentos de la Carpeta judicial demanda. Cobranza judicial Si documentos correctos: Si los documentos de la carpeta de demanda son los correctos, continuar 13 F.6.1 Aplicar Demanda Judicial Cobranza Asistente de Ejecutiva judicial con el proceso F.6.1 Aplicar Demanda Judicial Ejecutiva Cobranza judicial
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.01 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 1/7 CODIGO F.5-P-01 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Adriana Rosero Paola Cuaspud Consejo de Administración F.5-P-01 PROCEDIMIENTO PARA CONDONAR CARGOS POR COBRANZA Revisión Fecha Modificaciones 00 2017/07/25 Emisión Inicial
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.01 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 2/7 CODIGO F.5-P-01 1. OBJETO Determinar las actividades que se realizará para condonar los cargos por cobranza 2. ALCANCE Este procedimiento cubre las actividades desde que se determina que el socio que ha mantenido su obligación de pago de crédito en mora por mucho tiempo, voluntariamente se acerca a la oficina para presentar su deseo de cancelar la totalidad de su crédito, hasta la presentación y autorización de la solicitud de condonación de los cargos generados por cobranza. 3. DEFINICIONES Condonación: La condonación, remisión o perdón de la deuda es el acto por el que un acreedor expresa su voluntad de extinguir total o parcialmente las obligaciones que tiene un deudor hacia su acreedor. 4. REFERENCIAS Reglamento de Crédito y Cobranzas 5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Asesor de Negocios Coordinador de Agencia Funcionarios de Cobranzas Contador General Jefe Financiero Gerencia General 6. DESCRIPCIÓN El funcionario determina que el socio desea cancelar la totalidad de su deuda vencida pero con tal depósito no le alcanza a cubrir la totalidad de la deuda, es entonces donde determina que para cancelar la deuda se puede acceder a la condonación de los cargos por cobranza. Seguir con las siguientes actividades para solicitar condonación: RESPONSABLE ACTIVIDAD Asesor de Negocios Solicitar al socio: Coordinador de Agencia - Copia de cédula de identidad y papeleta de Funcionarios de Cobranzas votación. - Oficio de Solicitud del socio donde explique los motivos por el cuál se retrasó en el pago de su obligación. Registro 1. Elaborar el cálculo autorización de condonación de cargos por cobranza. Registro 2.
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.01 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 3/7 CODIGO F.5-P-01 Elaborar los documentos anexos: - Liquidación de cartera - Estado económico del socio. - Copia de cédula y papeleta de votación. - Comprobante(s) de depósito(s). - Solicitud de retiro del socio en donde se solicitará exclusivamente el cierre de la cuenta de certificados de aportación. Registro 3. Escanear y enviar al Jefe Financiero para su revisión. Jefe Financiero Revisar la solicitud con todos los documentos anexos, determinar si es factible la condonación de valores dependiendo del compromiso de pago que haya realizado el socio para cancelar su deuda. De considerarse aceptada la solicitud, determinar los valores a ser utilizados para el pago de la deuda. Sellar y firmar en señal de revisión. Gerente General Revisar la solicitud con todos los documentos anexos, determinar si es factible la condonación de valores dependiendo del compromiso de pago que haya realizado el socio para cancelar su deuda. De considerarse aceptada la solicitud, sellar y firmar en señal de aprobación. Secretaría Desbloquear los valores autorizados por la Jefatura Financiera. Contador General Ejecutar la transacción en el sistema financiero acorde a las instrucciones establecidas para cancelar totalmente la deuda. Cajero Financiero Realizar el pago del crédito con los valores disponibles, imprimir comprobantes y adjuntar en los documentos generados por condonación de valores. Seguir con el proceso I.1.8 Cerrar Cuentas. (Dependerá de la solicitud de retiro que cuentas se va a cerrar). 7. REGISTROS Registro 1: Solicitud de condonación de cargos por cobranza
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.01 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 4/7 CODIGO F.5-P-01 Lugar, __ de ________ del 2017. Ingeniero. Jorge Paspuezán GERENTE GENERAL COAC ¨ARTESANOS¨ LTDA. De mi consideración. YO, …………………………………………………….. con número de cédula …………….. socia de la Cooperativa con número ……………, perteneciente a la agencia……………, me dirijo a Usted muy comedidamente para manifestar lo siguiente: (detallar los motivos por el que se retrasó en el pago de su obligación de crédito) ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….…………… ………………………. Por los motivos antes mencionados y con la finalidad de cancelar totalmente mi crédito, me permito solicitar: 1. Autorizar el débito de $________ de mi cuenta ahorro a la vista número…………….. 2. Autorizar el débito de $________ de mi cuenta Certificados de Aportación número…………… Por la atención que se digne dar a la presente y esperando que la respuesta sea favorable, anticipo mis agradecimientos. Atentamente: Firma: Nombre Socio(a): CI:
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.01 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 5/7 CODIGO F.5-P-01 Registro 2: Cálculo y autorización de condonación de cargos por cobranza Oficina: ADMINISTRACION CENTRAL Para: Ing. Jorge Paspuezán – Gerente General Dra. Paola Cuaspud – Jefe Financiero De: Fecha: __ de ________ del 2017 Referencia: Cálculo y Autorización de Condonación de Valores Por medio del presente me permito poner en su conocimiento que el Sr(a) ………………………………………………………………….. con número de socio …………… perteneciente a la agencia ………………….. mantiene una operación de crédito con vencimiento desde __ -__-201_. Los motivos de retraso en el pago de las obligaciones de crédito se menciona en la solicitud presentada por el(la) socio(a) que se adjunta a la presente. Con estos antecedentes, se analizó la posibilidad de condonación de valores para cancelar la totalidad de la deuda, por lo que se solicita se autorice lo siguiente: • Desbloquear los valores de ahorro a la vista. • Desbloquear los valores de Certificados de Aportación. CÁLCULO DE LA OPERACIÓN: SOCIO(A): …………………………………… CAPITAL VENCIDO INTERÉS INTERÉS MORA DERECHOS DE LIQUIDACIÓN RUBROS COSTOS JUDICIALES HONORARIO ABOGADO 12% IVA P x MORA TOTAL (-) REBAJA INTERÉS EN MORA ENCAJE AHORROS A LA VISTA RUBROS
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.01 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 6/7 CODIGO F.5-P-01 AHORRO PROGRAMADO P x MORA CERTIFICADOS DE APORTACIÓN TOTAL DEDUCCIONES: TOTAL A PAGAR: SALDO CUENTA:………………. Según el análisis realizado, es necesario considerar que: 1. El(la) socio(a) tiene __ meses en mora. 2. Con este procedimiento se cancela la totalidad del crédito. Anexos adjuntos: 1. Solicitud del socio 2. Liquidación de cartera 3. Estado económico del socio. 4. Copia de cédula y papeleta de votación. 5. Comprobante(s) de depósito(s). 6. Solicitud de retiro del socio. Atentamente: Firma: Nombre funcionario: REVISADO POR: AUTORIZADO POR: PROCESADO POR: Jefatura Financiera Gerencia General Contador General
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.01 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 7/7 CODIGO F.5-P-01 Registro 3: Solicitud de retiro de socio #23 45 4 4 % # % 6#0 # # ' %#0 *% & % 5% ) # *% #% +, !-)# .# / % . % ) - & # &# #0 #% 1 # ## #0 4 -#*% -# %#0 # # # -% #% \" &# #0 7 - ! \" # # $% & \" '\" ( &\"
REVISIÓN: COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: VERSION: No.01 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 1/3 CODIGO F.5-P-02 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Daniela Paspuezán Damián Vásquez Consejo de Administración Adriana Rosero Maricela Pozo Consejo de Administración Adriana Rosero F.5-P-02 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR CARPETA DE DEMANDA Revisión Fecha Modificaciones 00 2012/12/13 Emisión Inicial 01 2014/11/26 Actualización de la Descripción. 02 2016/10/10 Actualización de la Descripción. 03 2017/08/02 Actualización de la Descripción.
REVISIÓN: COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: VERSION: No.01 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 2/3 CODIGO F.5-P-02 1. OBJETO Normar el orden y los documentos que contiene la carpeta de demanda para la recuperación judicial. 2. ALCANCE Desde espera a respuesta del socio ante notificación judicial hasta entrega de carpeta en despacho de abogado de la cooperativa. 3. DEFINICIONES Cartera en mora: Monto de colocaciones cuyos plazos ya se han cumplido sin que se haya recibido el depósito por el pago de la cuota del crédito. Demanda Judicial: Se define como un acto procesal de parte del demandante (cooperativa) que solicita una tutela jurídica para iniciar el proceso judicial de recuperación de cartera. 4. REFERENCIAS • Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario. • Reglamento de Crédito y Cobranzas 5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD • Asistente de Cobranzas extrajudicial • Asistente de Cobranzas judicial • Coordinador de Agencia • Jefe Financiero • Gerente General 6. DESCRIPCIÓN Si el socio no ha dado respuesta a la notificación para inicio de trámite legal que previamente ha sido entregada; y con la determinación del Comité para inicio de trámite judicial, el Asistente de Cobranzas extrajudicial conjuntamente con el Coordinador de Agencia se encargará de elaborar la carpeta de demanda que contiene los siguientes documentos y en el orden que se indica: • Actas de Subcomité de mora con sus anexos. • Acta de Comité de Mora con sus anexos. • Notificaciones de cobranza extrajudicial • Copia de Pagaré. En el caso de que el pagaré se encuentre endosado a un tercero, se debe solicitar a Tesorería seguir el procedimiento F.6.1-P-01 para el desendoso. • Copia de Escritura de Hipoteca (si el crédito es Hipotecario) adjuntar original de la copia primera de la escritura de constitución de hipoteca o prenda, con el
REVISIÓN: COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: VERSION: No.01 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 3/3 CODIGO F.5-P-02 correspondiente certificado de gravamen actualizado emitido por el registro de la propiedad o registro mercantil y avalúo catastral emitido por el Municipio correspondiente. • Tabla de Amortización firmado por el Socio. • Liquidación de Cartera de Crédito demandado del Socio y certificado por secretaría. • Certificados de Gravamen titular o garante. • Direcciones de los demandados (titular y garantes) • Avalúo Catastral o Certificación de encontrarse registrado en el Municipio (obligatorio) • Croquis domicilio de titulares y garantes (obligatorio). (Hojas de croquis georeferencial y foto de domicilio) • Impresión de consultas de procesos en sistema judicial • Certificado Único Vehicular (MOVIDELNORT) La responsabilidad de la recopilación de estos documentos está a cargo del Asistente de Cobranzas Extrajudicial el cuál en un plazo de 05 días laborables contados desde la sesión del Comité de Mora entregará al Asistente de Cobranzas legal para su revisión y posterior elaboración del Acta Entrega al abogado externo. Los costos que demanden la búsqueda de certificados de bienes de titulares y garantes gestionará en Contabilidad el Asistente de Cobranzas Extrajudicial. La demanda es elaborada por el abogado externo, posteriormente revisará y firmará la Gerencia para presentar a la Unidad Judicial correspondiente. Nota: Todas las actividades realizadas en este procedimiento deberán ser registradas en el Sistema Siacredit, siguiendo el procedimiento F.1-P-01 7. REGISTROS Este procedimiento no requiere registros o formatos preestablecidos.
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COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO \"ARTESANOS\" Código: F.6.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Pág. 1 de 1 MACROPROCESO: Gestión de Cobranza (F) PROCESO: Cobranza Judicial (F.6) SUBPROCESO: Aplicar Demanda Judicial Ejecutiva (F.6.1) No. ACTIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Este proceso tiene como predecesor la Cobranza F.5 Cobranza Prejudicial Prejudicial siempre que se entregue al Asistente de Asistente de Predecesor de este proceso. Cobranza Cobranzas la carpeta para iniciar demanda con todos Cobranza los documentos necesarios. Una vez revisada la carpeta para dar inicio a la demanda, el Asistente de cobranzas judicial es el único Solicitar entrega de Pagaré y trámite para autorizado deberá solicitar el pagaré original a 1 desendoso Cobranza Tesorería. Asistente de F.6.1-P-01 En caso de que éste se encuentre endosado a terceros, Cobranza judicial seguir el procedimiento F.6.1-P-01 para Solicitar devolución del Pagaré endosado. Solicitar a Secretaría los siguientes documentos: Agregar Documentos del Representante - Certificación de Directiva (Nombramiento) Asistente de 2 Cobranza Legal - Copia del RUC b/n. Cobranza judicial - Copia de Cédula del Representante Legal b/n. Con la Solicitud de pagaré enviado de la Agencia correspondiente y con la(s) copia(s) del Acta de Agregar Copia del Pagaré entregado por Comisión de Mora, entregar y solicitar a Tesorería el Asistente de 3 Cobranza Tesorería pagaré original, sacar copias y adjuntar a la carpeta de Cobranza judicial demanda. Custodiar el pagaré original en el archivo correspondiente. Elaborar Acta Entrega-Recepción de los Documentos Elaborar Acta Entrega-Recepción para Inicio de Demanda, detallar toda la información de 4 Trámites Legales Cobranza titulares y garantes del crédito, Firmar y hacer firmar al Asistente de Formato F.6-A Cobranza judicial Jefe de Negocios/Gerente General. Entregar carpeta de socio(s) al abogado para inciar el 5 Entregar carpeta al Abogado Cobranza proceso judicial. Recibir firma de entrega en el Acta Asistente de Cobranza judicial elaborada en la actividad 4 Elaborar demanda ejecutiva escrita de acuerdo a lo No aplica Tercería Coadyuvante: Elaborar Asesoría estipulado en el COGEP, su redacción y entrega 6 Abogado Externo Demanda Ejecutiva Jurídica dependerá de la cantidad de casos entregados y la disponibilidad del Abogado. Asesoría Entregar demanda ejecutiva al Asistente de Cobranzas 7 Entregar Demanda Ejecutiva firmada Abogado Externo Jurídica judicial debidamente firmada para su revisión. Revisar escrito de demanda y si no existen errores hacer Asistente de 8 Revisar y hacer firmar con Gerencia Cobranza firmar a Gerencia. Cobranza judicial Gerencia Revisar escrito de demanda con todos los documentos 9 Revisar Demanda, aprobar y firmar Gerente General General adjuntos, aprobar y firmar.
En caso de encontrar que sea el socio o garante del crédito vencido tiene bienes que se encuentren en trámite judicial y el estado se encuentre en sentencia Si aplica Tercería Coadyuvante: Seguir el Asistente de 10 Cobranza ejecutoriada, se podrá aplicar tercería coadyuvante. procedimiento F.6.1-P-02 Cobranza judicial Seguir el procedimiento F.6.1-P-02 y continuar con el proceso F.6.2 Seguimiento a la Demanda Judicial Ejecutiva para el Agendamiento de Citaciones F.6.2 Continuar con el proceso F.6.2 Seguimiento a la Seguimiento a la Demanda Judicial Gerencia Demanda Judicial Ejecutiva para la carpeta de inicio de Gerente General General Ejecutiva la demanda presentada o por tercería. Si con tercería coadyuvante se logró Mediante escrito del abogado solicitar desistimiento de Asistente de 11 Cobranza recuperar la deuda: Solicitar desistimiento la demanda al juez. Cobranza judicial Al no recuperar la deuda con tercería coadyuvante, el No se logró recuperar la deuda con Asistente de Cobranzas judicial pondrá en tercería coadyuvante: Asistente de 12 Cobranza conocimiento del Gestor de Cobranzas para que realice Búsqueda de bienes para nueva demanda Cobranza judicial F.5 Cobranza Prejudicial la búsqueda de otros bienes. Regresar al proceso F.5 Cobranza Prejudicial
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 1/4 CODIGO F.6.1-P-01 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Daniela Paspuezán Damián Vásquez Consejo de Administración Karina Domínguez Adriana Rosero Maricela Pozo Consejo de Administración Adriana Rosero Maricela Pozo Consejo de Administración F.6.1-P-01 PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR ENTREGA DE PAGARÉ Y TRÁMITE PARA DESENDOSO Revisión Fecha Modificaciones 00 2012/12/26 Emisión Inicial 01 2016/08/11 Actualización. 02 2017/07/25 Actualización del procedimiento
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 2/4 CODIGO F.6.1-P-01 1. OBJETO Definir los pasos a dar para recuperar un pagaré, necesario para la recuperación de cartera judicial; que haya sido entregado como garantía a otra institución financiera. 2. ALCANCE Desde la solicitud de pagaré a tesorería mediante memorándum, hasta la firma de acta entrega y recepción de pagaré por parte del Asistente de Cobranzas 3. DEFINICIONES Pagaré: Un pagaré es un documento contable que contiene la promesa incondicional de una persona (denominada suscriptora o acreedor), de que pagará a una segunda persona (llamada beneficiario o deudor), una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo. Pagaré endosado: El endoso es la forma de transmitir los títulos de crédito, en este caso el pagaré. Y se refiere a que el beneficiario o acreedor del documento (la cooperativa) lo transmite a otra persona sin que requiera el consentimiento del deudor (socio deudor de crédito). El endoso presupone igualmente la entrega física del documento al endosatario. Endoso en garantía: que hace las veces de prenda, es decir, el endosante da en garantía o prenda el documento a favor del endosatario porque tiene una obligación que cumplir. Endosante: o tenedor del pagaré, es la persona beneficiaria del título de crédito que por medio del endoso lo transmite a otra. Endosatario: es la persona, el tercero, que por medio del endoso adquiere un título de crédito. Notariado: Dicho de una cosa: Autorizada ante notario o abonada con fe notarial. 4. REFERENCIAS • Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario. • Código Orgánico General de Procesos. • Reglamento de Crédito y Cobranzas. 5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD • Asistente de Cobranza judicial • Tesorero(a) • Gerente 6. DESCRIPCIÓN Una vez revisada la carpeta para dar inicio a la demanda, el Asistente de cobranzas judicial es el único autorizado que puede solicitar el pagaré original a Tesorería mediante un memorando donde conste el detalle del mismo.
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 3/4 CODIGO F.6.1-P-01 Si el pagaré que el Asistente de cobranza judicial requiere para la demanda y recuperación de cartera judicial es uno que se encuentra endosado a otra institución como garantía en pago de cierta obligación de la cooperativa, se debe seguir el siguiente procedimiento: Responsable Tarea Detalles 1 Asistente de Solicitar, mediante memorándum Incluir en memo: número Cobranzas el pagaré que corresponde al caso de socio, nombre, judicial judicial agencia, valor y fecha de concesión. 2 Tesorera(o) Revisar en inventario de pagarés Si está disponible en su archivo pasar a la tarea 12 de este cuadro. 3 Tesorera(o) Si el pagaré se halla endosado a En este plazo se un tercero, el trámite para solicitar comunicará al Asistente la devolución será máximo de 03 de Cobranzas Judicial el días. procedimiento a seguir y las fechas tentativas de retorno del pagaré. Debiendo realizar el seguimiento a la solicitud en un tiempo plazo de 10 días posteriores para agilitar el trámite. 4 Tesorera(o) Contactar al endosatario para Pedir instrucciones para solicitar devolución. hacer la solicitud. Datos específicos que el endosatario necesite, formatos, etc. 5 Tesorera(o) Elaborar Oficio solicitando De acuerdo a las levantamiento de endoso. características que requiere el endosatario. 6 Tesorera(o) Solicitar revisión y firma de la Gerencia General en el trámite. 7 Tesorera(o) Adjuntar a oficio documentos y Si es necesario, adjuntar anexos necesarios otro pagaré equivalente al que se está solicitando para reponerlo. 8 Tesorera(o) Sellar en un sobre manila y etiquetar con dirección y detalles de envío 9 Tesorera(o) Entregar a secretaria para realizar el envío por el servicio de correspondencia.
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 4/4 CODIGO F.6.1-P-01 10 Tesorera(o) Comunicarse con el endosatario para conocer el estado de la solicitud. 11 Tesorera(o) Recibir pagaré con levantamiento Luego de esperar el del endoso. proceso necesario por parte del endosatario 12 Tesorera(o) Redactar Acta-Entrega por duplicado para cumplir con solicitud. 13 Asistente de Firmar acta-entrega y tomar la Cobranzas copia. judicial 14 Asistente de Realizar trámite de Trasladarse a la ciudad Cobranzas reconocimiento Firma y Rúbrica de Quito para firma del judicial del último endosatario en una de Representante Legal de las Notarías. la Institución en la que estuvo endosado. Nota: Todas las actividades realizadas en este procedimiento deberán ser registradas en el Sistema Siacredit, siguiendo el procedimiento F.1-P-01 7. REGISTROS Este procedimiento no requiere registros o formatos preestablecidos.
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 1/3 CODIGO F.6.1-P-02 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Adriana Rosero Maricela Pozo Consejo de Administración Adriana Rosero Maricela Pozo Consejo de Administración F.6.1-P-02 PROCEDIMIENTO PARA APLICAR TERCERÍA COADYUVANTE Revisión Fecha Modificaciones 00 2016/10/07 Emisión Inicial 01 2017/07/25 Actualización del procedimiento
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 2/3 CODIGO F.6.1-P-02 1. OBJETO Establecer las actividades a realizar en el proceso de demanda aplicando tercería coadyuvante es decir con la intervención de un tercero a una demanda en trámite. 2. ALCANCE Desde la búsqueda de bienes que se encuentren con prohibición de enajenar en favor de un tercero, hasta el ingreso de la demanda. 3. DEFINICIONES Prohibición de Enajenar: Es una limitación de transferencia de un derecho o dominio de un patrimonio. Tercería Coadyuvante: es la acción promovida por un tercero que se ve perjudicado por el embargo trabado sobre un \"bien que es de su propiedad\" o que interviene para exigir el \"pago preferencial\" de su crédito con el producido de la venta del bien embargado. 4. REFERENCIAS Código Orgánico General de Procesos 5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Asistente de Cobranzas judicial. Asistente de Cobranzas 6. DESCRIPCIÓN A continuación se describen los pasos a seguir en caso de encontrar un bien inmueble de propiedad de cualquier persona que interviene en el crédito vencido el cuál se encuentra en demanda judicial. Cargo Actividad Cobranzas Revisar en la página de la Unidad Judicial si el(los) socio(s) en Negocios mora tienen juicios en contra seguido por alguna institución. Coordinadores de El juicio que esté planteado por la institución deberá al menos Agencia estar con sentencia ejecutoriada con la finalidad de garantizar el cobro mediante tercería y optimizar tiempos. Realizar la búsqueda de bienes y obtener Certificado de Gravamen. Determinada la prohibición existente seguida por el actor o una tercera persona, seguir con la siguiente actividad. Procedimiento para elaborar carpeta de demanda. Asistente de Revisar los documentos contenidos en la carpeta de demanda. Cobranzas judicial Elaborar Tercería Coadyuvante conjuntamente con el Abogado Externo.
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 3/3 CODIGO F.6.1-P-02 Esperar al menos 15 días para la calificación de la tercería presentada por parte del juez. En este tiempo se espera la respuesta de los demandados cuando: - No existe casillero judicial fijado por los demandados (no respondieron a la notificación de la tercería). Esperar Orden del Juez para las citaciones. - Si existe casillero judicial fijado por los demandados (respondieron a la notificación de la tercería) Continuar con el proceso de Trámite por demanda ejecutiva. Nota: Todas las actividades realizadas en este procedimiento deberán ser registradas en el Sistema Siacredit, siguiendo el procedimiento F.1-P-01 7. REGISTROS Este procedimiento no requiere de registros o formularios.
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