Macroproceso: COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO F. Gestión de Cobranza. ¨ARTESANOS LTDA¨ Actualización: Julio 2017 Versión: 02 Página: 1 de 14 MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN DE COBRANZA Código: F–MPC-01 El Consejo de Administración de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Artesanos Ltda., en conformidad con el Art. 38 de la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria, numeral 3 del Art. 34 del Reglamento General a la LOEPS, y numeral 3 y 5 del Art. 22 del Estatuto de la Cooperativa, emite el presente MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE COBRANZA ASPECTOS GENERALES ÁMBITO DE APLICACIÓN: El presente Manual de Procesos tiene como propósito contar con una guía clara y específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las diferentes actividades en la Gestión de Cobranza, así como el de servir como un instrumento de apoyo y mejora Institucional. Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones y los procedimientos a seguir para cada actividad, promoviendo el buen desarrollo administrativo basado en la normativa legal nacional e institucional con el desarrollo de procesos, subprocesos, procedimientos, sus respectivos diagramas de flujo y formatos actualizados. Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualización en la medida que se presenten variaciones en la ejecución de los procesos, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la Cooperativa, o bien en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo, con el fin de cuidar su vigencia operativa. OBJETIVOS: • Establecer los principios y directrices que permitan a la Cooperativa adoptar de manera efectiva un enfoque basado en procesos de la gestión de Cobranza de modo que sea un documento ágil y operativo de rápida consulta que facilite un adecuado entendimiento en el desarrollo de las actividades. • Estandarizar y formalizar los procesos haciendo uso de representaciones gráficas, descripción de los procesos y de las actividades que los conforman, así como sus respectivos procedimientos; de modo que pueda ser utilizado en la orientación y correcta ejecución de los procesos para la entrega de servicios satisfactorios a los socios.
Macroproceso: COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO F. Gestión de Cobranza. ¨ARTESANOS LTDA¨ Actualización: Julio 2017 Versión: 02 Página: 2 de 14 MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN DE COBRANZA Código: F–MPC-01 a) Definir de manera sistemática las actividades que componen el proceso de Cobranzas. b) Identificar la interrelación con otros procesos del Sistema de Gestión. c) Definir responsabilidades respecto al desarrollo del proceso. d) Analizar y medir indicadores de gestión. e) Centrarse en los recursos y métodos que permitan la mejora continua. f) Aplicar metodología de calidad respetando sus principios. g) Facilitar a los organismos de Control Auditoría Interna y Auditoría Externa evaluar la gestión de cobranza. ALCANCE: El presente manual abarca todos los procesos gobernantes, productivos y de apoyo de la Cooperativa “Artesanos”. Incluye la descripción de insumos, responsables, proveedores, clientes, actividades, medios y productos. USO DEL MANUAL: Tiene la imperiosa necesidad para el uso del personal involucrado en el proceso de Cobranzas comprendiendo actividades a desarrollar en cobranza preventiva, extrajudicial, prejudicial, judicial y castigo de la operación con sus diferentes procedimientos. IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL Las actualizaciones o implementación de nuevos procesos una vez aprobados por el Consejo de Administración / Gerencia General se darán a conocer a las jefaturas correspondientes hasta un máximo de quince días hábiles después de su aprobación y posteriormente la difusión a los niveles pertinentes será responsabilidad de cada uno con el acompañamiento directo/indirecto del responsable de Procesos. ACTUALIZACIONES: El personal que participa en el proceso de Cobranza a través de la Gerencia General, tiene la responsabilidad de sugerir, recomendar cambios o modificaciones al presente manual con la finalidad de que este sea un instrumento útil y actualizado. Será presentado al Consejo de Administración para su aprobación.
Macroproceso: COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO F. Gestión de Cobranza. ¨ARTESANOS LTDA¨ Actualización: Julio 2017 Versión: 02 Página: 3 de 14 MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN DE COBRANZA Código: F–MPC-01 Toda modificación al proceso o necesidad de incorporación debe ser comunicada a el/la Responsable Procesos a través del FORMATO SOLICITUD DE CAMBIOS O CREACIONES Anexo 1 quien convoque a los involucrados para analizar y efectuar los cambios. Las mejoras a los procesos serán incorporados de acuerdo a la necesidad y premura. CUSTODIA DEL MANUAL • El Manual de Procesos de Gestión de Cobranza será entregado a la Secretaría y estará bajo custodia de el/la Responsable de Procesos, en físico y medio magnético. • El documento será de uso exclusivo de la Cooperativa ¨Artesanos¨ y no podrá ser reproducido a terceros por ningún medio. • La distribución del manual de Gestión de Cobranzas será entregado a las jefaturas de la Administración Central siempre que sea por requerimiento para el desarrollo de sus actividades laborales. • El área de Cobranzas o cualquier funcionario podrá visualizar este documento mediante el ingreso a la página web institucional opción normativa interna. DEFINICIONES: Sistema de gestión: conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan de una organización para establecer políticas, objetivos y procesos, para lograr esos objetivos. Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos. Al contrario que el reproceso, la reparación puede afectar o cambiar partes del producto no conforme. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Macroproceso: COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO F. Gestión de Cobranza. ¨ARTESANOS LTDA¨ Actualización: Julio 2017 Versión: 02 Página: 4 de 14 MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN DE COBRANZA Código: F–MPC-01 Eficacia: grado en que las actividades planificadas se realizan y alcanzan los resultados planificados. Política: Intenciones y dirección de una organización expresadas formalmente por la alta dirección. Monitoreo: determinar el estado de un sistema (revisar, supervisar o observar), un proceso o una actividad. Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Medición: proceso para determinar un valor. Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de auditoría y evaluarlas de manera objetiva para determinar el grado en que se cumplen los criterios. Conformidad: Cumplimiento de un requisito Inconformidad: No cumplimiento de un requisito Correcciones: acciones para eliminar una no conformidad Acciones correctivas: acciones para eliminar la causa de una no conformidad y para prevenir la recurrencia. Mejora continua: actividad recurrente para mejorar el rendimiento Diagrama de Flujo: es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Procesos clave: Gestionan las actividades conducentes a la entrega del producto o servicio al usuario. De ellos depende la posibilidad de cumplir satisfactoriamente con sus requerimientos y expectativas. Son los que pertenecen a la cadena de valor. Procesos estratégicos: Gestionan la forma en que se toman decisiones sobre planificación y mejoras de la organización, y la relación de ésta con el entorno, siendo los responsables de
Macroproceso: COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO F. Gestión de Cobranza. ¨ARTESANOS LTDA¨ Actualización: Julio 2017 Versión: 02 Página: 5 de 14 MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN DE COBRANZA Código: F–MPC-01 analizar las necesidades y condicionantes. Permiten definir y desplegar las estrategias, políticas y objetivos de la organización. Procesos soporte: Proporcionan apoyo a los procesos clave para asegurar el buen funcionamiento de la Cooperativa. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS Para documentar los procesos de la Gestión de Cobranza se lo realiza mediante diagramas de flujo o flujogramas: DIAGRAMA DE FLUJO La Cooperativa Artesanos en el Sistema de Gestión por Procesos tiene diseñado el diagrama de flujo de los Procesos y Subprocesos que es una secuencia de símbolos unidos entre sí representados verticalmente (para leer de arriba abajo). El conjunto de símbolos que han utilizado en el diseño del proceso es el siguiente: Símbolos del Diagrama de Flujo:
Macroproceso: COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO F. Gestión de Cobranza. ¨ARTESANOS LTDA¨ Actualización: Julio 2017 Versión: 02 Página: 6 de 14 MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN DE COBRANZA Código: F–MPC-01 \" ! ! # # $ % # & ' # ( )! * # ! % + % ! ' ' ,
Macroproceso: COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO F. Gestión de Cobranza. ¨ARTESANOS LTDA¨ Actualización: Julio 2017 Versión: 02 Página: 7 de 14 MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN DE COBRANZA Código: F–MPC-01 MAPA DE PROCESOS Representación gráfica que identifica los procesos y sus principales interrelaciones, ofreciendo una visión en conjunto del sistema de gestión de la Cooperativa. Para lograr esta visión en conjunto, que nos permita tener presente todo lo que es vital y lo que no lo es, resulta necesario realizar una clasificación. Ésta se hará de acuerdo a la importancia estratégica para la calidad, dividiendo los procesos en tres niveles: proceso estratégicos, procesos productivos o claves y procesos de apoyo. Procesos Estratégicos: Son procesos destinados a definir y controlar las metas de la Cooperativa, sus políticas y estrategias. Permiten llevar adelante la organización. Están en relación muy directa con la misión/visión e involucran responsabilidad de los directivos y jefaturas de la institución. Procesos Clave (Productivos): Son procesos que permiten generar el producto/servicio que se entrega a los socios/clientes, por lo que inciden directamente en su satisfacción. En general, intervienen varias áreas funcionales en su ejecución y son los que pueden generar los recursos para la institución. Procesos de Apoyo (Soporte): Apoyan a los procesos productivos, es decir sus clientes son internos. Sin ellos, no serían posibles los procesos clave ni los estratégicos.
\" 5 % ,35 \" %! ! ! ' \" # 7 \" ! \" 7 \" % 7 \" \"'! % ! \" ! Macroproceso: F. Gestión de Cobranza. Actualización: Julio 2017 Versión: 02 Página: 9 de 14 Código: F–MPC-01 ! 23\"342 63\"342 \" \" 7 63\"346 \" % ! 83\"342 83\"346 83\"348 \" !7 93\"342 \" 7 93\"346 \" ! ¨ARTESANOS LTDA¨ COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN DE COBRANZA INVENTARIO DE PROCESOS La Cooperativa en su Macroproceso Gestión de Cobranzas tiene diseñado el siguiente inventario de Proceso, Subproceso y Procedimientos según el detalle: < - -3 ! \" ! ! %& ! \" ! < MACROPROCESO GESTIÓN DE COBRANZAS 2 6 8 9 : ; 7 @ -%,./ % 0+ /1
INDICADORES DE GESTIÓN COBRANZA: Un indicador es una magnitud asociada a una característica (del resultado, del desarrollo del proceso, de las actividades, de la estructura, etc.) que permite, a través de su medición en periodos sucesivos y por comparación, evaluar periódicamente dicha característica y verificar el cumplimiento de los objetivos establecidos. Se requiere establecer indicadores de la gestión operativa con la finalidad de medir, evaluar y revisar los propios procesos ya que si no se mide no se puede gestionar y por lo tanto, no se puede mejorar. MODELO DE FICHA TÉCNICA DE INDICADORES COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO \"ARTESANOS\" FICHA TÉCNICA Código: INDICADORES DE GESTIÓN ……….. Pág. 1 de 1 MACROPROCESO: Gestión ( ) Nombre del Indicador: …………………….. Tipo de Indicador: ………………………. Objetivo: ………………………………………………………………………………………………. Expresión Matemática: Unidades: Frecuencia de Medición: Fuente: Referencias Adicionales: Meta: Responsabilidad:
Macroproceso: COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO F. Gestión de Cobranza. ¨ARTESANOS LTDA¨ Actualización: Julio 2017 Versión: 02 Página: 11 de 14 MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN DE COBRANZA Código: F–MPC-01 Anexo 1: Formato Solicitud de Cambios o Creaciones Anverso: A 'A /! A A / \" - - , + - 5 % B - - ! - 0 < - , B C - 0 D - 0A 5 - 5 # ! A 5 /E D>%?A %-D 5%/,0>?A 0,0A A < A ! A ' # > ?A 5 %D0D, /,% A>F7 $ $ ? A \"A 5 + 2 ! , \" 6 ' 8 \"
Macroproceso: COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO F. Gestión de Cobranza. ¨ARTESANOS LTDA¨ Actualización: Julio 2017 Versión: 02 Página: 12 de 14 MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN DE COBRANZA Código: F–MPC-01 Reverso: ! ! A \" A GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGG GGGGGGGGGGGGGGGGG G G GGG ! A 5 ! A />5 ?A /> ?A ! A = A A5 > ? >?A )>?A ' AGGGGGGGGGGG ' AGGGGGGGGGGGG \" A \" # ! ! \" !
Macroproceso: COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO F. Gestión de Cobranza. ¨ARTESANOS LTDA¨ Actualización: Julio 2017 Versión: 02 Página: 13 de 14 MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN DE COBRANZA Código: F–MPC-01 DISPOSICIONES GENERALES El presente Manual de Procesos de Gestión de Colocación fue conocido, analizado y aprobado por el Consejo de Administración de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Artesanos Ltda., en Sesión Ordinaria del día 25 de julio del 2017, entra en vigencia a partir de la presente fecha y sustituye al aprobado el 25 de octubre del 2016. Ing. Lenin Meneses Srta. Daniela Romo PRESIDENTE SECRETARIA
Macroproceso: COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO F. Gestión de Cobranza. ¨ARTESANOS LTDA¨ Actualización: Julio 2017 Versión: 02 Página: 14 de 14 MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN DE COBRANZA Código: F–MPC-01 BITÁCORA DE DISTRIBUCIÓN Nro. Fecha: Funcionario Responsable: Firma: Ing. Jorge Paspuezán – 1 Agosto 2017 Gerente General Agosto 2017 2 Dra. Inés Cadena – Auditor Interno Agosto 2017 Srta. Daniela Romo 3 Secretaría Agosto 2017 4 Dra. Paola Cuaspud Jefe Financiero Agosto 2017 Ing. Diego Buendía 5 Analista de Crédito Agosto 2017 6 Ing. Karina Domínguez Oficial de Riesgos Agosto 2017 7 Agosto 2017 8 Agosto 2017 9 Agosto 2017 10 Agosto 2017 11
!\" ( ) # $ & & ' ( ) % & ( * + 0 - ./ ( 0/ 1 % / !4 * / * + 0 / 0 % !\" ,\" 3 ) -2/ ( ( ) ) 1 )/ % + * / !\" % !4 / %
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO \"ARTESANOS\" Código: F.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Pág. 1 de 1 MACROPROCESO: Gestión de Cobranzas (F) PROCESO: Administrar Sistema de Información Gerencial SIG-SIACREDIT (F.1) No. ACTIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Establecer lineamientos y Comité de El Comité define los lineamientos y condiciones generales para el Gerencia General 1 condiciones para el manejo del Gestión de manejo de la Aplicación tecnológica - Siacredit respecto al Módulo de Jefe Financiero Siacredit Crédito Cobranzas Analista de Crédito Se requiere ajuste: Comité de Si el Comité de Gestión de Crédito observa que la aplicación Gerencia General 2 Evaluar funcionamiento y Gestión de tecnológica requiere algún tipo de ajuste, se resolverá el cambio a Jefe Financiero ejecutar mejora Crédito ejecutar por el área de Sistemas para obtener resultados satisfactorios. Analista de Crédito Si se observa que la solicitud de cambio es factible, se procede a 3 Realizar cambio solicitado Sistemas realizar el cambio solicitado. De no ser así, explicar los motivos por el Jefe de Sistemas cuál dificulta, impide o tarda para su realización. Una vez puesta en marcha la aplicación Siacredit del módulo de F.3 Negocios Cobranzas, el asesor de Negocios inicia con la Cobranza Asesor de Negocios Cobranza Administrativa Administrativa para determinar que gestión tramitará. Obtener de la aplicación Siacredit reportes diarios y revisar que la gestión que se realiza respecto a los procesos de Prospección de Consolidar información y 4 reportar diariamente Siacredit Crédito y Cobranzas, lo realicen conforme al manual de Pivot de Crédito F.1-P-01 procedimientos F.1-P-01 Enviar el reporte de gestión a las jefaturas de área y Coordinadores de Agencia para su conocimiento. Diariamente revisar la agenda de cobranza de los Asesores de Negocios: - Los socios agendados con compromiso de recaudación se deben Validar el agendamiento diario efectuar en el día acordado (no reagendar) 5 Siacredit Pivot de Crédito totalizado - El número de agendas en el día. - El asesor no debe tener socios en mora sin realizar gestión - Revisar los estados: No Encontrado, No visitado, Gestión Telefónica, es decir todos los acuerdos realizados y con su justificación. Comunicarse con el funcionario que reincide en los mismos errores y Si hubo errores: Realizar explicar de forma clara a fin que no se vuelva a repetir. 6 Siacredit Pivot de Crédito seguimiento de cambio Recomendar que se dé cumplimiento a lo establecido en el procedimiento F.1-P-01 De los reportes diarios realizados en la actividad 5 de este proceso, Consolidar errores e informar 7 mensualmente Siacredit reunir de forma mensual todos los errores realizados por los asesores Pivot de Crédito de negocios y enviar al Comité de Crédito para la toma de decisiones. F.1-A Utilizar el formato F.1-A El Comité de Crédito al visualizar el número de errores cometidos por Comité de Gerencia General Revisar reporte y tomar los funcionarios que realizan gestión en Crédito y Cobranzas, tomará 8 Gestión de Jefe Financiero decisiones correctivas decisiones correctivas a fin de que el uso de la aplicación Siacredit sea Crédito Analista de Crédito útil y la información generada comprobable. El primer día del mes Sistemas debe reiniciar la base de datos de Reiniciar base de información 9 Sistemas información del módulo de cobranzas - Siacredit con el fin de que se Jefe de Sistemas del módulo Siacredit registre un histórico de visitas y se inicie desde cero para el nuevo mes. Al segundo día del mes con la base de datos del módulo de cobranzas F.3 en cero, el Asesor de Negocios conjuntamente con el Coordinador Cobranza Administrativa Negocios inician nuevamente la Cobranza Administrativa para definir estrategias Asesor de Negocios de cobro a operaciones vencidas y por vencer.
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 1/14 CODIGO F.1-P-01 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Adriana Rosero Paola Cuaspud Consejo de Administración Edison Túquerres Adriana Rosero Diego Buendía Consejo de Administración Paola Cuaspud F.1-P-01 PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE LA APLICACIÓN SIACREDIT MÓDULO COBRANZAS Revisión Fecha Modificaciones 00 2016/05/23 Emisión Inicial 01 2017/07/25 Actualización del procedimiento
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 2/14 CODIGO F.1-P-01 1. OBJETO Especificar las actividades a realizar con el Sistema Siacredit a fin de consolidar la información respecto a la gestión que realizan los funcionarios de las agencias sobre colocaciones, captaciones y cobranzas. 2. ALCANCE Este procedimiento abarca las tareas desde el ingreso al Sistema, la organización de las visitas, el ingreso de la información de la gestión realizada, hasta el análisis y toma de decisiones. 3. DEFINICIONES SIACREDIT: Son las siglas de la Sección Integral de Análisis Crediticio, sus miembros se encargan del análisis del proceso de promoción, colocación y seguimiento a la gestión que realizan los funcionarios de las Agencias respecto a la recuperación de los créditos. Hoja de Ruta: Permite al funcionario planificar ordenadamente las visitas a los socios con cuotas vencidas, observar de manera eficaz las condiciones objetivas y subjetivas del deudor/garante para posterior análisis y toma de decisiones estratégicas de cobranzas. Administrador: Es el funcionario encargado de realizar las Hojas de Ruta de la gestión de cobranza tanto para el área de cobranza como para Asesores de Negocios. 4. REFERENCIAS Reglamento de Crédito y Cobranzas. Resoluciones JRMF – Tablas de Cobranza Extrajudicial 5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Analista de Crédito Pivot de Crédito Coordinador de Agencia Funcionarios de Cobranza Asesores de Negocios. 6. DESCRIPCIÓN INGRESO AL SISTEMA SIACREDIT Utilizar los navegadores Google Chrome o Internet Explorer. Ingresar a la barra de enlace digitando el siguiente link: http://10.90.1.128:8183/ Esta aplicación está vinculada con el Sistema Contable Financiero, por lo que el ingreso se ha diseñado conforme el usuario y contraseña de cada funcionario. Seleccionar Agencia a la que pertenece el funcionario, ingresar nombre y contraseña.
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 3/14 CODIGO F.1-P-01 Dar clic en ENTRAR MÓDULO GESTIÓN DE COBRANZA VENTANA PRINCIPAL Contiene el resumen de las visitas Agendadas pendientes por fecha tanto en Cobranza, Prospección de Crédito y Captaciones.
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 4/14 CODIGO F.1-P-01 Para Elaborar la Hoja de Ruta: - Asesores de Negocios Únicamente el Coordinador de agencia tendrá la opción para elaborar la Hoja de Ruta de los asesores a cargo desde el segundo día laboral del nuevo mes siguiendo las siguientes actividades: 1. El horario máximo para el agendamiento de visitas es hasta las 08:45. 2. En la ventana principal al lado izquierdo Seleccionar la opción Administrador 3. Aparecerá la ventana GENERACIÓN DE BANDEJAS PARA COBRANZA 4. En Fecha: seleccionar el día de ayer 5. Dar clic en la opción Buscar 6. Con el reporte de créditos vencidos y por vencer totalizado por agencia. Filtrar por OFICIAL_CREDITO 7. Visualizar el estado de la cartera del asesor 8. Ordenar de manera más comprensible y manejable del Administrador dando un clic en el campo por ejemplo: para ordenar por días de vencidos dar clic en DIAS MORA, para ordenar por calificación dar clic en CALIFICACION_ANT, para ordenar por sector dar clic en SECTOR, de manera que sea fácil el agendamiento de visitas. Observar que en el reporte aparece la columna Fecha REAGENDAMIENTO, éste estado permite al Administrador conocer si el asesor visitó al socio y si por causas justificables Reagendó la visita. Las visitas se darán prioridad a los casos que reclasificaron su estado comparando al mes anterior de la siguiente manera:
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 5/14 CODIGO F.1-P-01 NIVEL DE RIESGO CALIFICACIÓN RESPONSABLE A1 NORMAL A2 Asesores de Negocios A3 B1 POTENCIAL Coordinadores de Agencia B2 C1 Oficiales de Cobranzas DEFICIENTE C2 DUDOSO RECAUDO D PERDIDA E 9. Conjuntamente con el asesor de Negocios quien es el que conoce a los socios y su comportamiento, dar clic en el Check de todos los créditos a visitar. 10. Debajo de la ventana seleccionar al funcionario a quien agendará las visitas 11. Por último seleccionar la fecha cuando el funcionario visitará a los créditos anteriormente seleccionados. - Coordinadores de Agencia. Cada Coordinador de agencia tendrá la opción para elaborar su propia la Hoja de Ruta siguiendo las siguientes actividades: 1. Al segundo día laboral del nuevo mes, ingresar al siacredit en la ventana principal al lado izquierdo Seleccionar la opción Administrador 2. El horario máximo para el agendamiento de visitas es de 08:30 a 08:45. 3. Aparecerá la ventana GENERACIÓN DE BANDEJAS PARA COBRANZA 4. En Fecha: seleccionar el día de ayer 5. Dar clic en la opción Buscar 6. Con el reporte de créditos vencidos y por vencer totalizado por agencia. Filtrar por CALIFICACION_ANT 7. Visualizar el estado de la cartera que le corresponde cobrar. Las visitas se darán prioridad a los casos que reclasificaron su estado comparando al mes anterior, al Coordinador le corresponde visitar créditos con calificación B1 como lo indica la siguiente tabla: NIVEL DE RIESGO CALIFICACIÓN RESPONSABLE A1 NORMAL A2 Asesores de Negocios A3 B1 POTENCIAL Coordinadores de Agencia B2 DEFICIENTE C1 Oficiales de Cobranzas
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 6/14 CODIGO F.1-P-01 C2 DUDOSO RECAUDO D PERDIDA E 8. Hacer clic en el Check de todos los créditos a visitar. 9. Al final de la ventana seleccionar el nombre del Coordinador de agencia respectivo a quien se agendará las visitas. 10. Por último seleccionar la fecha cuando el Coordinador visitará a los créditos anteriormente seleccionados. - Oficiales de Cobranza Los oficiales de Cobranza tienen la opción para elaborar su propia Hoja de Ruta de acuerdo al cronograma de visitas a las Agencias que realizarán en el mes de la siguiente manera: 1. En la reunión del área de Cobranzas del primer día del nuevo mes establecerán el cronograma de visitas a las agencias ya que el Siacredit no es funcional en este día. 2. Al segundo día laboral del nuevo mes, ingresar al Siacredit en la ventana principal al lado izquierdo Seleccionar la opción Administrador 3. Aparecerá la ventana GENERACIÓN DE BANDEJAS PARA COBRANZA 4. En Fecha: seleccionar el último día del mes anterior. 5. Dar clic en la opción Buscar 6. Con el reporte que se genera, Filtrar por SUCURSAL y CALIFICACIÓN_ANT 7. Visualizar el estado de la cartera de la oficina según la calificación. 8. Ordenar de manera más comprensible y manejable del Administrador dando un clic en el campo por ejemplo: para ordenar por días de vencidos dar clic en DIAS MORA, para ordenar por calificación dar clic en CALIFICACION_ANT, para ordenar por sector dar clic en SECTOR, de manera que sea fácil el agendamiento de visitas. Considerar que los oficiales de Cobranzas deben realizar la gestión en créditos de acuerdo a la siguiente tabla (desde calificación C1 en adelante). NIVEL DE RIESGO CALIFICACIÓN RESPONSABLE A1 NORMAL A2 Asesores de Negocios A3 B1 POTENCIAL Coordinadores de Agencia B2 C1 Oficiales de Cobranzas DEFICIENTE C2 DUDOSO RECAUDO D PERDIDA E
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 7/14 CODIGO F.1-P-01 9. Dar clic en el Check de todos los créditos vencidos a visitar. 10. Al final de la ventana seleccionar como Funcionario de Cobranzas a: COBRANZAS ARTESANOS a quien agendará las visitas. 11. Por último seleccionar la fecha cuando el funcionario visitará a los créditos anteriormente seleccionados en este caso para el segundo día laboral del nuevo mes. El Agendamiento de Visitas para Oficiales de Cobranzas se realizará en su totalidad a su usuario único con el fin de poder realizar seguimiento acorde a la planificación mensual de visitas de los funcionarios de Cobranzas y su organización en la visita a la Agencia se realizará de forma diaria. Verificación y Autorización de la ruta de visitas: 1. Toda hoja de ruta de visitas debe tener la verificación del Coordinador de agencia en el caso de los Asesores de Negocios y del Pivot de Crédito en el caso de los Oficiales de Cobranzas. 2. Para esta actividad, los administradores (Pivot de Crédito y Coordinador de Agencia) ingresarán a la agenda de Visitas y dependiendo del funcionario darán el visto bueno para que puedan realizar la gestión en el día. 3. Considerar en la hoja de visitas: Las zonas o lugares donde se vayan a visitar no se crucen. La secuencia efectiva de la ruta de visitas. Para descargar la Hoja de Ruta de las visitas:
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 8/14 CODIGO F.1-P-01 1. El horario máximo para descargar la hoja de Ruta será desde las 08:45 a 09:00. 2. En la ventana principal al lado izquierdo Seleccionar la opción Agenda de Visitas 3. Aparecerá la ventana AGENDA – COBRANZAS 4. En Fecha: seleccionar el día para realizar las visitas es decir HOY. 5. Automáticamente se visualizará todos los créditos asignados a visitar en el día. 6. Para imprimir la Hoja de Ruta hacer clic en el cuadro Hoja de Ruta; automáticamente se descargará en formato PDF para proceder a la impresión. 7. A criterio del asesor/notificador se podrá imprimir las notificaciones establecidas según los días de mora, para esto dar clic en el cuadro de Notificaciones y dependiendo de la selección, se podrá imprimir su totalidad o lo seleccionado. Para ingresar la Gestión realizada por el asesor/notificador. Al finalizar el día en la Oficina o al iniciar el nuevo día hasta las 08:45 am todos los funcionarios que realizaron las visitas de cobranzas a los socios deberán ingresar la gestión realizada en el sistema; para esto seguirán las siguientes actividades: 1. En la ventana principal al lado izquierdo Seleccionar la opción Agenda de Visitas 2. Visualizamos toda la agenda del día, para ingresar la información de la gestión realizada por cada caso. 3. Hacer doble clic en la fila correspondiente al crédito visitado. 4. Aparecerá la ventana Edit Form donde contiene todos los campos a ingresar por el funcionario. 5. ID: no modificar. NOTIFICADOR: no modificar.
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 9/14 CODIGO F.1-P-01 ESTADO: modificar según la tabla de descripción de los estados siguientes: ¨No Visitado, No Asignado, Gestión Judicial, Llamada Telefónica, Agendado, Visitado, No Encontrado, Desagendado, Gestión Propia). HORA VISITA: ingresar la hora en la que se visitó al socio (formato 24 horas.) JUSTIFICACIÓN: Ingresar los campos con MAYÚSCULAS. ACUERDO: Ingresar los campos en MAYÚSCULAS, conforme la descripción de cada estado en la tabla siguiente. El acuerdo debe ser claro y concreto. Los campos Fecha de Acuerdo, Notificaciones, Reagendamiento, se describen a continuación como utilizarlos. Si se realizó Recaudación, los valores recaudados deben ser depositados en caja el mismo día e inmediatamente ingresar la gestión al Sistema ya que al siguiente día cambia su estado como SOCIO AL DÍA. Para identificar el funcionario de Cobranzas que realizó la gestión, en el campo justificación deberán ingresar las iniciales de su nombre. Ejemplo: Edgar Patricio Subia ingresar EPS y posteriormente el detalle de la justificación. \" # ! ! \" # $ %& # '\" # ( & \" & $ '')*&+ ,-
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 10/14 CODIGO F.1-P-01 $ % # & ' \" %& \" # ('./% - \" %& \" # ('./% - \" # &0 \" & \" # & 1' & 23 & &, '' & # 4# '\" # \"& \" 5 & %& # '\" # %& & $ %& # '\" # ( & \" & '') $ %& # '\" # *&+ - ! '( ! ) \" %& \" # ('./% - \" # & ! \" ! & 0&\" &' !) # 6 '' & # \"& \" 5 , '' 78\"6 '' & # 3 % & \" 5 , 9 '6( %& \":5\"- 5 && ; 3 & 6\" & ( 3 $ 0 3 ! 0 \"0 # 0 3 ' - %& & $ \" 3# & 3 %& && # ' $ 5 ,( & \" & '')*&+ ,-
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 11/14 CODIGO F.1-P-01 * # )+!\" # ), %( '& ! )( ! ) ! % - ! ' ) \" %& \" # ('./ \" %& \" # (' % - ./% - \" # & \" # & \" # ' ! \" ! \" # ; & 0&\" &' < !) , # 6 '' & # \"& \" 5 , '' 78\"6 '' & # 3 % & \" 5 , 9 '6( %& \":5\"- 5 && ; 3 & \" & ( 3 $ 0 3 ! 0 \"0 # 0 3 ' - $ %& # ' \" # , ( & \" & %& # '\" # '')* ( & \" & $ &+ ,- '')*&+ ,-
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 12/14 CODIGO F.1-P-01 Para el ingreso manual (Gestión Propia del asesor de negocios) En caso de que el asesor de negocios por gestión propia hizo cobranza a socios y clientes que no constaban en su agenda de visitas, deberán seguir las siguientes actividades: 1. En la ventana principal al lado izquierdo Seleccionar la opción AGENDAS / GESTIÓN DE COBRANZA/ Agenda de Visitas 2. Aparecerá la ventana AGENDA – COBRANZAS 1. En Fecha: seleccionar el día que se hizo la cobranza. 2. En la pestaña del lado izquierdo de la venta en la opción Agendamiento, seleccionar la opción Ingreso Manual, automáticamente se visualizará la siguiente ventana para ingreso de la cobranza al socio así:
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 13/14 CODIGO F.1-P-01 3. Seleccionar el modo de ingreso manual mediante Nro. Socio, Cédula, Apellidos y nombres, Nro Crédito y seleccionamos Buscar. 4. El sistema buscará mediante la variable y la información del socio en mora. 5. Dar doble clic en el socio buscado y automáticamente constará en la bandeja de visitas del día seleccionado anteriormente. 6. Posteriormente se deberá ingresar la gestión tal como lo indica el punto Para ingresar la Gestión realizada por el asesor/notificador, aplicando el estado de Gestión Propia. VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: El Pivot de crédito de forma diaria revisa la gestión a realizar y realizada por el Asesor de Negocios y Funcionarios de cobranza. Tiene la facultad de: - Agendar socios que no se encuentren en las bandejas del funcionario (rezagados). - Revisar que los compromisos realizados con los socios no tengan reagendamientos en un tiempo mayor a 5 días. - Realizar llamadas de verificación de la gestión ingresada por el funcionario. - Realizar por muestreo verificaciones físicas de las visitas con las notificaciones de cobranza. - Realizar por muestreo un cruce de información de los registros físicos con la información digitada en el Siacredit.
!\"#$% 4\"F8DD ' & ' & 8*6DD' F8,.*D,DD .> D. .D8? GD&+ REVISIÓN: 2017/07/25 APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 PAG: 14/14 CODIGO F.1-P-01 F/,DDD,DD F>,DDD,DD D?.>=/E>* B ! “ARTESANOS” Ltda. 5, ) +C &2 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO REGISTROS Registro 1: Formato Hoja de Ruta @ AB$@ B 7. 88.*=>?
\"# ! # $ $$ %% 2 345 ! % \" !# ''(& 1 !5 5\" % !# ''(& !5% 1\"! 3% 5!% % \" 5% ! + !! &''(& $ % %! ) * &''(& $1\"% % 0 6+% %$1\" )!% * % \" + !! $ !! % ) ! , \" # ./&( ((( !# 7/&( ((( !! ''( !+* , + ! ! - 1 ! ! !# #6 )! ! ! +! $ * 3 8 &''(& 0 ! %!5 !# &
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO \"ARTESANOS\" Código: F.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Pág. 1 de 1 MACROPROCESO: Gestión de Cobranza (F) PROCESO: Cobranza Preventiva (F.2) No. ACTIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Proceso predecesor para el desembolso del crédito al socio prestamista. E.8 Asesoría de Asesor de 1 Desde aquí inicia la cobranza preventiva para evitar que caiga en Liquidar crédito Negocios Negocios morosidad. De forma mensual el Oficial de Riesgos determina los socios a visitar Realizar lista de socios a visitar 2 Riesgos en el mes, considerando las variables mas significativas. Oficial de Riesgos en el mes Mas detalle seguir con el procedimiento F.2-P-01 Son visitas rutinarias donde el Asesor mantiene el contacto directo con el socio para conocer los cambios positivos o negativos del crédito otorgado, continuar con esta relación permitirá fidelizarlo y prevenir Efectuar seguimiento al crédito 3 otorgado Asesoría de que caiga en morosidad. Asesor de F.2-P-01 Negocios Para desarrollar este procedimiento el Asesor de Negocios podrá llevar Negocios incentivos a los buenos socios. Las actividades a desarrollar se encuentran detalladas en el procedimiento F.2-P-01 Si el Asesor de Negocios en la visita al socio observa que los datos que Actualizar información en el proporcionó al inicio del crédito cambiaron (domicilio, teléfonos, 4 Siacredit Asesoría de estado civil) entonces deberá actualizar la información en el Siacredit Asesor de F.1-P-01 Negocios Negocios digitando la mayor parte de información. Llevar un control mensual de inspecciones que realizan los Llevar un control mensual de 5 Riesgos funcionarios de las agencias así como también de las jefaturas para Oficial de Riesgos inspecciones conocer las novedades de dicha gestión. Si hay novedades: Si el Oficial de Riesgos encuentra novedades de las inspecciones, 6 Informar al CGC la gestión y Riesgos comunicará al Comité de Gestión de Crédito las novedades Oficial de Riesgos posibles alertas encontradas de la lista de todos los socios visitados en el mes. Analista de Comité de 7 Analizar Informe de inspecciones Gestión de El Comité recepta el informe de Riesgos respecto a las inspecciones y Crédito las novedades encontradas. Jefe Financiero Crédito Gerente General Determinar las acciones correctivas necesarias para la recuperación pronta del crédito, es decir: Comité de Dar inicio de demanda. Analista de 8 Determinar acciones correctivas Gestión de Utilizar la garantía de póliza. Crédito Crédito Devolución inmediata del crédito otorgado. Jefe Financiero Gerente General Intervención de los oficiales de Cobranza. Considerar todas las estrategias de cobro para que el crédito no venza. Al finalizar el día o hasta las 08:30 am del siguiente día, digitar en el No hay novedades: Asesoría de Asesor de 9 módulo de cobranzas del Siacredit la comunicación preventiva Ingresar la gestión al Siacredit Negocios Negocios realizada. Crédito en mora: Si la operación cae en mora, se deberá continuar con el siguiente 10 F.3 Asesoría de proceso F.3 Cobranza Administrativa para determinar la gestión de Asesor de Cobranza Administrativa Negocios cobranza a realizar. Negocios
Si el socio desea pagar anticipadamente el crédito con el saldo menor a Pago anticipado <10.000: Asesoría de 10.000, continuar con el proceso de Gestión Operativa I.2.2 Recibir Asesor de 11 I.2.2 Recibir Depósitos a Caja Negocios Depósitos a Caja para que realice el depósito y cancelación total de la Negocios operación. Pago anticipado >10.000: Si el socio desea pagar anticipadamente el crédito con el saldo mayor a Seguir el procedimiento para Asesoría de Asesor de 12 10.000, se deberá seguir con el procedimiento F.2-P-02 para Precancelar Crédito Negocios Negocios F.2-P-02 Precancelar crédito. Si el crédito fue recuperado totalmente, al buen socio pagador se puede Asesoría de Asesor de 13 Ofrecer renovación de crédito ofrecer renovación de su crédito y el acceso a nuevos productos de la Negocios Negocios institución. No desea renovar: Entregar Si el socio después de la oferta no desea renovar su crédito, se debe Pagaré al Socio y registrar Asistencia recibir el pagaré de Tesorería y llamar al socio para su entrega, recibir Asistente 14 recepción. Operativa firma en el Registro de Entrega de Pagarés según el procedimiento Operativo Seguir procedimiento L.4.1-P-01 L.4.1-P-01 Desea renovar: Si el socio después de la oferta desea acceder a la renovación de su 15 E.3 Asesoría de crédito, se iniciará con el proceso normal para realizar un crédito, es Asesor de Recibir solicitud de crédito Negocios decir con E.3 Recibir Solicitud de crédito Negocios
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 1/4 CODIGO: F.2-P-01 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Adriana Rosero Diego Buendía Consejo de Administración Paola Cuaspud F.2-P-01 PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR SEGUIMIENTO AL CRÉDITO OTORGADO Revisión Fecha Modificaciones 01 2017/07/25 Emisión Inicial
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 2/4 CODIGO: F.2-P-01 1. OBJETO Establecer las actividades a seguir para que el Asesor de Negocios mantenga relación continua con el socio y verifique que el otorgamiento del crédito fue efectivo para la actividad que se solicitó al inicio del crédito. 2. ALCANCE Desde el desembolso del crédito hasta el informe de actividades con las posibles novedades detectadas en el seguimiento continuo del crédito. 3. DEFINICIONES Ninguna 4. REFERENCIAS Reglamento de Crédito y Cobranzas 5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Asesor de Negocios Coordinador de Agencia Analista de Crédito. Oficial de Riesgos Auditor Interno Comité de Gestión de Crédito 6. DESCRIPCIÓN Este procedimiento permite a los funcionarios realizar visitas rutinarias al socio prestamista para mantener una relación continua, informarse sobre el estado económico que se encuentre el socio y fidelizarlo para trabajar con nosotros. Las siguientes actividades se desarrollarán para efectuar el Seguimiento al crédito otorgado: Cargo Actividad Oficial de Riesgos Determinar mensualmente a través de una muestra estadística el listado de socios que deben ser visitados por el asesor o por el Oficial de Riesgos procurando evitar conflicto de intereses. Para esta actividad se considerará: - Créditos excepcionados - Periodicidad, - Monto - Segmento - Sector - Actividad económica
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 3/4 CODIGO: F.2-P-01 - Destino del crédito (para Vivienda las visitas serán una vez al año). Asesor de Negocios De forma continua visitar al socio en su domicilio o actividad Analista de Crédito. económica para mantener una relación comercial de largo Oficial de Riesgos plazo. Auditor Interno Indagar si el socio cambió sus condiciones económicas después de haber recibido el crédito. Para realizar estas visitas se considerará el listado de socios emitido por el Oficial de Riesgos. Imprimir el formato 1: Inspección del destino de crédito. Trasladarse al domicilio o actividad económica del socio prestamista. Llevar incentivos a los buenos socios Buscar referidos del socio (familiares, amigos, etc.) Verificar Estado de las Garantías. Analizar el cambio de situación del socio con el crédito (le fue mejor o peor?). Ofrecer los productos institucionales. Llenar toda la información levantada en la inspección en el formato 1. Entregar el formato al Oficial de Riesgos con sus observaciones encontradas y planteamiento propio de medidas correctivas de ser el caso. Nota: Este procedimiento puede ser aplicado según el nivel de riesgo por las jefaturas de la institución, aplicando para esto sus propios formatos, recursos y herramientas que ayuden al levantamiento de información. 7. REGISTROS Registro 1: Inspección del destino de crédito.
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 4/4 CODIGO: F.2-P-01 !!# $ % $ $ ! &$ ) ' % ! ( \" # $% & ' ( - / ( . ! 0 ,- #. / 0 ,- #. 0 1 2 ( $ *% ) !\" +$) +$) +$) + .+ 0
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 1/4 CODIGO: F.2-P-02 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Adriana Rosero Inés Cadena Consejo de Administración Adriana Rosero Diego Buendía Consejo de Administración Paola Cuaspud F.2-P-02 PROCEDIMIENTO PARA PRECANCELAR CRÉDITO Revisión Fecha Modificaciones 00 2016/10/19 Emisión Inicial 01 2017/07/25 Actualización del monto para precancelar y formatos
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 2/4 CODIGO: F.2-P-02 1. OBJETO Establecer las actividades a seguir para que el socio realice el pago anticipado de su crédito. 2. ALCANCE Desde la solicitud del socio para precancelar el crédito hasta la revisión y autorización por las jefaturas correspondientes. 3. DEFINICIONES Precancelación (pago anticipado): Es la cancelación antes de tiempo del crédito en una cantidad monetaria que de por terminada la deuda contraída. 4. REFERENCIAS Resolución No. 11-2014-F Resolución 164 F Reforma a la Resolución 11-2014-F. Reglamento de Crédito y Cobranzas 5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Asesor de Negocios Coordinador de Agencia Oficial de Cumplimiento 6. DESCRIPCIÓN La Precancelación de crédito se aplicará dependiendo si el socio efectuó el depósito o desea depositar para cancelar, renovar, reestructurar o refinanciar su crédito. Las siguientes actividades se desarrollarán para efectuar la Precancelación de crédito: Cargo Actividad Asistente Operativo/ Recibir solicitud verbal del socio para realizar el pago Asesor de Negocios/ anticipado del crédito vigente. Coordinador de Si el monto para precancelar el crédito es superior a agencia $10,000.00, se deberá solicitar los documentos detallados en la siguiente actividad y seguir con el procedimiento, caso contrario solicitar al socio el depósito y realizar el pago total de la deuda vigente. Solicitar al socio los siguientes documentos: - Copia de cédula y papeleta de votación actualizada. - Declaración y autorización de pre cancelación de crédito del socio. Registro 1 - Declaración de Origen Lícito de fondos (CONSEP). - Justificativos obligatorios. Firmar como recepción de la documentación en el espacio
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 3/4 CODIGO: F.2-P-02 correspodiente Verificar la información que declare el socio respecto al origen de los recursos y reforzar las medidas de investigación, especialmente si tuvieran dudas de la veracidad de la información, firmar en el espacio de verificación correspondiente Asistente Operativo Escanear y enviar todos los documentos generados al Oficial de Cumplimiento para su respectivo análisis y aprobación. Autorización: Cargo Actividad Oficial de Revisar la solicitud de Precancelación de crédito y los Cumplimiento documentos adjuntos. Analizar e identificar las fuentes de repago del socio, si se tuviere dudas acerca de la veracidad de la información se realizará el procedimiento de Debida Diligencia y reforzar las medidas de control. Autorizar la Precancelación del crédito y mediante correo electrónico responder al Asistente Operativo y Coordinador de Agencia. 7. REGISTROS Registro 1: Declaración y autorización de pre cancelación de crédito del socio.
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 4/4 CODIGO: F.2-P-02 Ibarra, __ de Noviembre de 201_ Ing. Jorge Paspuezán GERENTE GENERAL COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO ARTESANOS Ltda. Presente.- De mi especial consideración: YO……………………………………………………….. Como socio de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Artesanos Ltda., con cédula N°…………….. y socio de socio N° …………… realizaré la pre cancelación de mi crédito, con número…………… Por el siguiente motivo ………………………………………………………………………………………………...………….…… ………………………………………………………………………………………………………………... ……………………………………………….………………………………………………………….…… …………………………………………………………………………………………………………..……. ……………………………………………………………………………………………………….………… …………………………………………………………….…………………………………….…………… Por tal razón declaro que el origen del dinero entregados a la Cooperativa Artesanos para la pre cancelación proviene de actividades lícitas y que de ninguna manera están relacionados con actividades ilegales vinculadas con el lavado de activos o el financiero de terrorismo u otros delitos, de esta manera autorizo a la Cooperativa a realizar la investigación pertinente por cualquier medio de mi declaración. Atentamente: Firma C.I……………………………… Recibido por: Verificado por: Autorizado por: Negocios Coordinación Agencia Cumplimiento
\" !\" # $ $$ + $ $.$/ 0 \"# \"1 ' \" +(()+ 3 \"0' \" (()+ % % &\" /' ! % \" \"' (()* . +2 . \" % % &\" (() $! %! %\" +(()+ * ,\"% - 4 530\"% +
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO \"ARTESANOS\" Código: F.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Pág. 1 de 1 MACROPROCESO: Gestión de Cobranza (F) PROCESO: Cobranza Administrativa (F.3) No. ACTIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Proceso predecesor donde el pivot verifica continuamente que se F.1 1 Siacredit realice gestión en el SIG Siacredit, desde aquí inicia la cobranza Pivot de Crédito Administrar SIG SIACREDIT Administrativa para la recuperación del crédito. El pivot de crédito diariamente revisa las cuotas de crédito vencidas y Revisar Cuotas de crédito 2 vencidas y por vencer Siacredit por vencer, la calificación de cada uno y si la base se encuentra Pivot de Crédito debidamente agendada. F.1-P-01 Seguir con el procedimiento F.1-P-01 Ejecutar tipo de cobranza Asesoría de Dependiendo del crédito el Asesor de Negocios determina el tipo de Asesor de 3 F.3-P-01 Negocios cobranza a realizar, seguir con el procedimiento F.3-P-01. Negocios Esta actividad deberán realizar al iniciar la jornada laboral hasta las 09:00 am por el Asesor de Negocios únicamente en las cuotas de crédito que están por vencer. Efectuar comunicación preventiva, mediante llamada telefónfica, 3 días antes del vencimiento mensaje de texto o servicio electrónico con 3 días previos antes de que Realizar Cobranza telefónica Asesoría de Asesor de 4 llegue la fecha de pago acordada. Seguir el procedimiento para anticipada Negocios comunicación F.3-P-02 Negocios F.3-P-02 Este recordatorio debe realizarse a todos los socios que reiteradamente no pagan con puntualidad sus cuotas de crédito. (En la llamada no contemplar el pago en un día diferente a lo establecido en la tabla de amortización.) Esta actividad deberán realizar al iniciar la jornada laboral hasta las De 1 a 5 días de vencido: 09:00 am por el Asesor de Negocios a las cuotas de crédito que están Realizar Cobranza telefónica Asesoría de de 1 a 5 días de vencido. Asesor de 5 Administrativa Negocios Efectuar comunicación mediante llamada telefónfica, mensaje de texto Negocios F.3-P-03 o servicio electrónico con 1 a 5 días de vencida la cuota de crédito siguiendo el procedimiento F.3-P-03 Al finalizar el día o hasta las 08:30 am del siguiente día, digitar en el módulo de cobranzas del Siacredit la comunicación preventiva de Ingresar la gestión al Siacredit Asesoría de Asesor de 6 acuerdo a los estados detallados en el Procedimiento F.1-P-01. F.1-P-01 Negocios Negocios Con la finalidad de ingresar el detalle de la respuesta del socio al Sistema y estar pendiente del acuerdo en las próximas fechas. Si el socio después de aplicar los procedimientos de llamada telefónica Socio al día: 7 F.2 Asesoría de cancela su cuota de crédito para estar al día, se regresa al proceso Asesor de predecesor F.2 Cobranza Preventiva para dar continuidad al crédito y Cobranza Preventiva Negocios Negocios evitar que caiga en mora. Socio no al día: En caso de que el socio no canceló su cuota de crédito en la fecha 8 F.4 Asesoría de establecida en la tabla de amorticación, se continúa con el proceso F.4 Asesor de Negocios Negocios Cobranza Extrajudicial Cobranza Extrajudicial
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.02 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 1/10 CODIGO F.3-P-01 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Daniela Paspuezán Fernando Puedmag Consejo de Administración Damián Vásquez Daniela Paspuezán Jorge Paspuezán Paola Cuaspud Adriana Rosero Karina Domínguez Néstor Jaramillo Adriana Rosero Comité de Gestión de Consejo de Administración Crédito Adriana Rosero Diego Buendía Consejo de Administración Paola Cuaspud F.3-P-01 PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR TIPO DE COBRANZA Revisión Fecha Modificaciones 00 2012/12/05 Emisión Inicial 01 2014/02/21 Actualización de Definiciones 02 2014/11/26 Actualización Ruta para Gestión de Cobranzas 03 2016/02/29 Actualización de Notificaciones 04 2017/07/25 Actualización de Notificaciones
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.02 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 2/10 CODIGO F.3-P-01 1. OBJETO Ordenar el tipo de notificación cobranza que se debe aplicar en consideración al tiempo transcurrido para el pago de la cuota de crédito. 2. ALCANCE Este procedimiento abarca las tareas tres días antes que se venza la cuota de crédito hasta determinar cuáles son las acciones para recuperar integralmente al crédito. 3. DEFINICIONES Gestión de Cobranza: Es el conjunto de acciones coordinadas y dosificadas en el tiempo, conducentes a convertir un Activo Exigible en un Activo Líquido, conservando, en los casos que lo ameriten, la voluntad del cliente para futuras negociaciones y así mantener la relación de largo plazo con la institución. Día de mora: Día en que hay una dilación o tardanza en cumplir una obligación, por lo común la de pagar cantidad líquida y vencida. Notificación: Documento en que consta una resolución comunicada. Escrito breve en que se informa o notifica alguna cosa (días de mora y pedidos de pago en este caso) Gastos de Cobranza: Los que se originan por la gestión del cobro de algún documento o cuenta. Valor vencido: Se trata de un valor, o cuota que debiendo ser cancelado en una fecha determinada, no ha sido pagado. Acciones Extrajudiciales: Negociación para la consecución de acuerdos de pago, proponiendo soluciones alternativas y/o realización de contratos o compromisos para solución del conflicto. Acciones antes de abrir un juicio. 4. REFERENCIAS Reglamento de Crédito y Cobranza 5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Asesor de Negocios Coordinador de Agencia Funcionarios del área de Cobranzas Jefe de Negocios. 6. DESCRIPCIÓN Este procedimiento inicia con una comunicación anticipada antes del vencimiento de la cuota de crédito según la tabla de amortización. Al igual que después de detectar el incumplimiento de una cuota de pago de crédito, se procede a insistir al socio para la cancelación de la cuota(s) adeudada(s) mediante la entrega de notificaciones formales escritas, tanto al deudor como al garante, las mismas que
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.02 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 3/10 CODIGO F.3-P-01 dependiendo del caso serán utilizadas por los funcionarios responsables de la gestión de la manera más práctica de modo que en cada caso que se utilice las herramientas de cobro sean encaminadas a la recuperación efectiva y rápida de valores. Las notificaciones se detallan de acuerdo al siguiente orden: Después de detectar el incumplimiento de una cuota de pago de crédito, se procede a insistir al socio para la cancelación de la cuota(s) adeudada(s) mediante la entrega de notificaciones formales escritas, tanto al deudor como al garante, de acuerdo al siguiente orden: Tiempo Actividad Responsable Tipo de Aviso / Notificación Código 3 días de anticipación Recordar el vencimiento de la cuota Telefónica SMS o correo electrónico. Pivot de Crèdito De 1 a 3 Notificar el no registro de pago de la cuota Telefónica SMS o correo electrónico. - \". %// \" /0 Cobro De 4 a 5 Contactar personalmente y buscar acuerdo de pago con el socio. Verbal Asesor de Negocios Cobro De 6 a 10 Visitar al socio. Si no se logra acuerdo: Llamar al garante. Verbal Visitar al socio y garante: Entregar Primera Notificación de De 11 a 20 F1TG cobranza. Asesor de Negocios Cobro De 21 a 25 Visitar al socio y garante junto con el Coordinador de Agencia Telefónica SMS o servicio electrónico. Coordinador de Verbal Visitar al socio y garante: Entregar Segunda Notificación de Agencia De 26 a 35 (Subcomité) F2TG cobranza. Visitar al socio y realizar Negociacion para solucionar: De 36 a 40 Reestructura o refinanciamiento + - \".*1 \"2+ // Coordinador Visitar al socio y garante: Entregar ULTIMA NOTIFICACION , # ,), Cobro De 41 a 50 de cobranza. Verbal Coordinador de Visitar a socio o garante con quien se haya establecido el Agencia De 51 a 65 !\" # $% & compromiso para dar seguimiento y ejecutar la solución del caso Oficial de Cobranzas (Comité) Visitar al socio y garante: Entregar NOTIFICACION PREVIA De 66 a 80 ' ( AL COBRO LEGAL de cobranza. - \".\"*2+ // Oficial de Cobranzas Entregar a socio deudor y garante comunicado previo al inicio de De 81 a 95 #)#( acciones legales. De 96 a 125 Formulario de seguimiento a morosos Iniciar acciones judiciales Asistente de Cobranzs 2+ // Recopilacion de documentos del expediente de crédito * Mayor a 125 Los avisos y notificaciones de cobranza en la recuperación efectiva deberán firmar y acompañar los involucrados en el proceso. * En cada contacto, visita o notificación que se entregue a partir del Segundo Aviso de Cobranza debe recolectar un “Compromiso de Pago” firmada por las personas involucradas en el crédito, mismo que servirá como respaldo de que la gestión de cobro se llevó a cabo y registrado el la Hoja de Seguimiento la cuál debe ser adjunta en la carpeta de crédito. Tiempo Actividad Miembros Producto Día 21 Presentación al Coordinador de Créditos con a 35 Subcomité de Mora agencia calificación A3 que Asesor de Negocios pasarán a gestión del Coordinador. Día 51 Presentación al Coordinador de Créditos que requieran a 65 Comité de Mora Agencia, Jefe de refuerzo de cobranzas y Negocios o su aplicar otras medidas de
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.02 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 4/10 CODIGO F.3-P-01 delegado, Gerencia recuperación. General. • A partir del Segundo Aviso de Cobranza debe recolectar un “Compromiso de Pago (Extrajudicial)” firmada por las personas involucradas en el crédito, mismo que servirá como respaldo de que la gestión de cobro se llevó a cabo. Ver cartas modelo en el punto 7 de este procedimiento. 7. REGISTROS
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.02 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 5/10 CODIGO F.3-P-01 F1TG ! \" #$ % &' % &\" #$ % & (\" ) )*\" +(, %#& ! \" \"# $% #&% \"%\" \" ! % % $% \"% #\"! #% ! %' (\"!\"\" -#\" .#/ #\" / 0\" ! \"\" ' )\"# % \" *% %(\" +,-' ' .%\"/ ! $% $%%! '\" 0 \" #& \" ' 0(\"% 1$% \" \"%\" ! \"! % ) ! \"\" 1#%% \"! ) '\"#%\"! # \" ! 2 % \" \"%\"! \"1# ' !%2 \"\" ' 3 #\"
REVISIÓN: 2017/07/25 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.02 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 6/10 CODIGO F.3-P-01 1 # F2TG ! \" #$ % &' % &\" #$ % & (\" ) )*\" +(, # %#& ! \" \"# $% #&% \"\"!\"\" ! ! % \" \"% $% \"% #\"! #% !%-/%-/ \"-/ -#\" .#/ #\" / 0\" 4 \"\"\" $% \" (\"%' (\"\" 5& ! !(\" 2\" %\"%! \" % ) \" \"63 7 837 9: ! \"%\"%\"\" \"%% \"2 \"\" \"\"%1%-/ \"-/1$% \"%)\"\" \" ! !%%2 \"\"2 ' 3 #\"
Search
Read the Text Version
- 1
- 2
- 3
- 4
- 5
- 6
- 7
- 8
- 9
- 10
- 11
- 12
- 13
- 14
- 15
- 16
- 17
- 18
- 19
- 20
- 21
- 22
- 23
- 24
- 25
- 26
- 27
- 28
- 29
- 30
- 31
- 32
- 33
- 34
- 35
- 36
- 37
- 38
- 39
- 40
- 41
- 42
- 43
- 44
- 45
- 46
- 47
- 48
- 49
- 50
- 51
- 52
- 53
- 54
- 55
- 56
- 57
- 58
- 59
- 60
- 61
- 62
- 63
- 64
- 65
- 66
- 67
- 68
- 69
- 70
- 71
- 72
- 73
- 74
- 75
- 76
- 77
- 78
- 79
- 80
- 81
- 82
- 83
- 84
- 85
- 86
- 87
- 88
- 89
- 90
- 91
- 92
- 93
- 94
- 95
- 96
- 97
- 98
- 99
- 100
- 101
- 102
- 103
- 104
- 105
- 106
- 107
- 108
- 109
- 110
- 111
- 112
- 113
- 114
- 115
- 116
- 117
- 118
- 119
- 120
- 121
- 122
- 123
- 124
- 125
- 126
- 127
- 128
- 129
- 130
- 131
- 132
- 133
- 134
- 135
- 136
- 137
- 138
