E. Manual de Procesos Gestión de Colocación

REVISIÓN: 2017/07/10 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 2/6 CODIGO E.8-P-02 1. OBJETO Definir el orden de impresión de documentos de crédito, así como también la responsabilidad de revisar minuciosamente los datos y firmas de quienes intervienen en el crédito. 2. ALCANCE Desde que el socio una vez explicado las condiciones del otorgamiento de crédito, accede a la liquidación, hasta la impresión de documentos con la recepción de firmas. 3. DEFINICIONES Solicitud de crédito: Es la carta de presentación del socio que solicita un producto de crédito, su estado económico y de su(s) garante(s). Liquidación de crédito: es la acción de concretar el pago total de un crédito, ajustar el cálculo dependiendo del monto, interés, plazo y periodicidad de pago. Pagaré: Es un documento jurídico que extiende y entrega una persona a otra mediante el cual contrae la obligación de pagarle una cantidad de dinero en la fecha que figura en él. Tabla de Amortización: Son tablas matemáticas que son usadas para calcular cuál será el pago mensual del prestatario. Un calendario de amortización donde muestra el pago, los intereses y el desglose de capital, y el Saldo impago del préstamo para cada período de la duración del mismo. 4. REFERENCIAS Reglamento de Crédito y Cobranzas 5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Asistente Operativo Atención al Socio - cliente 6. DESCRIPCIÓN Este procedimiento da inicio cuando el socio aceptó todas las condiciones de otorgamiento del crédito y accede con el desembolso del dinero. Es obligación del Asistente Operativo que todo documento que se genere en este procedimiento y que sea considerado parte del crédito sea firmado por sus intervinientes igual a la cédula de identidad. Si por cualquier motivo hubo algún error o la firma de cualquier interviniente del crédito no es la misma de la cédula, en ese momento se debe volver a imprimir el documento pertinente e intentar nuevamente hasta que la(s) firma(s) sean las misma(s).

REVISIÓN: 2017/07/10 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 3/6 CODIGO E.8-P-02 - (Si por condiciones personales, uno de los intervinientes del crédito tiene dificultad para firmar, se debe brindar toda la ayuda y predisposición para que lo pueda realizar de la mejor manera.) El Asistente Operativo solicitará por cualquier medio al Siacredit la aprobación del crédito Nro.……… en el sistema financiero. - Tener disponible al menos dos esferos color azul para la firma en los documentos de la liquidación. Una vez aprobado en el sistema, se procederá con la impresión de documentos de la siguiente manera: IMPRESIÓN Y REVISIÓN DE DOCUMENTOS DE LIQUIDACIÓN 1. Solicitud de Crédito. Imprimir del sistema financiero el documento de Solicitud de Crédito en el que consta los datos personales del titular del crédito, la situación económica familiar, los datos del(los) garante(s) y su(s) conyuge(s). Al final hacer firmar al titular del crédito en el espacio: FIRMA DEL SOLICITANTE (Revisar que la firma sea igual a la cédula). 2. Informe Técnico (incluyendo tabla de Amortización). Imprimir del sistema financiero el documento: Informe Técnico en el que consta todos los datos del crédito (plazo, monto, tasa de interés y otros rubros), 3. Liquidación de crédito Imprimir del sistema financiero el documento de Liquidación de Crédito en el que constan los datos del crédito y costos de cobranza. Al final hacer firmar al titular del crédito en el espacio: RECIBE CONFORME (Revisar que la firma sea igual a la cédula). 4. Acta de Resolución de crédito Imprimir del sistema financiero el Acta de Resolución de Crédito (hoja tamaño A2) en el que consta de forma general el producto de crédito, fecha de liquidación, monto, tasa de interés, periodicidad de pago, Nro. De cuotas, y al último las firmas de las personas quienes aprobaron el crédito. 5. Tabla de Amortización (Solo la tabla) Imprimir 3 tablas de amortización del sistema financiero (1 para el expediente de crédito, 1 para Custodia de Tesorería y 1 para entrega al socio) en el que consta según el

REVISIÓN: 2017/07/10 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 4/6 CODIGO E.8-P-02 número de cuotas las fechas de pago y como disminuye el saldo del crédito en el tiempo. Al final hacer firmar al titular del crédito para adjuntar al expediente en conformidad. (Revisar que la firma sea igual a la cédula). 6. Tarjeta de Enrolamiento Imprimir la tarjeta de enrolamiento previamente diseñada por la Aseguradora, escribir todos los datos del asegurado así como también de los beneficiarios en caso de muerte. Explicar que la firma en esta tarjeta permite que el socio titular del crédito en caso de suscitarle una enfermedad grave o accidente mortal, pueda acceder a la cobertura del seguro y quedar sin deuda alguna para ninguna de las partes involucradas en el crédito otorgado. Llenar la CI del titular, la fecha de la liquidación y hacer firmar en el espacio ASEGURADO. 7. Adendum Informativo de Obligaciones del socio prestamista. La impresión de este documento así como el detalle se puede visualizar en el Procedimiento para Depósito Voluntario de Valores E.8-P-01. 8. Formulario de Bloqueo de Valores por Ahorro Este formulario permite que el socio titular del crédito conozca los valores que se mantendrán bloqueados en su cuenta de ahorro a la vista para reserva de pago de su última letra de crédito. Explicar este detalle al socio y hacer firmar en el espacio destinado para tal fin. 9. Si el Crédito a liquidar es mayor a $5000, FORMULARIO DE DECLARACIÓN DE LICITUD DE FONDOS (CONSEP) Si el crédito liquidado es mayor a $5.000, se deberá imprimir el formulario y explicar al socio que éste tiene como finalidad la declaración que el dinero recibido por la institución no será destinado a la realización o financiamiento de ninguna actividad ilícita. Explicar este detalle al socio y hacer firmar en el espacio destinado para tal fin. IMPRESIÓN Y REVISIÓN DE TÍTULOS DE VALOR 1. PAGARÉ Imprimir del sistema financiero el título de valor Pagaré en el que consta los datos personales del titular del crédito, los datos del(los) garante(s) y su(s) cónyuge(s), sus obligaciones contraídas con la Institución, autorizaciones y declaraciones.

REVISIÓN: 2017/07/10 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 5/6 CODIGO E.8-P-02 Al final hacer firmar al titular del crédito y su cónyuge en el espacio donde conste su nombre y número de cédula. (Anverso del pagaré). Al reverso del pagaré hacer firmar al (los) garante(s) del crédito y su(s) cónyuge(s) en el espacio donde conste su(s) nombre(s) y número(s) de cédula. (Revisar que las firmas sean igual a la cédula). 2. Contratos de garantías Llenar todos los datos en el contrato de garantías, imprimir y hacer firmar al socio en el espacio destinado para tal fin. Explicar al socio el valor calculado que se debitará por garantía de su crédito. Orden de archivo temporal de documentos de liquidación: Archivar los documentos de liquidación de crédito hasta fin de mes donde se realizará el procedimiento E.8-P-03 Legalizar Firmas con los niveles de aprobación. Se guardarán los documentos en el siguiente orden de archivo temporal utilizando un clip por cada crédito (no grapar): 1er Conjunto de Documentos para Tesorería: PAGARÉ Contrato de garantía (de ser el caso). Hipoteca y avalúo (de ser el caso) Certificado Depósito a Plazo Fijo (de ser el caso). 1 Copia legible de las cédulas de los firmantes. 1 Tabla de Amortización. 2do Conjunto de Documentos para Siacredit: Formulario de Resolución y Aprobación de Crédito. Solicitud de Crédito. Informe Técnico (incluye tabla de Amortización) Liquidación de crédito 1 Tabla de Amortización Acta de Resolución de crédito. Orden de archivo fijo de documentos de liquidación:

REVISIÓN: 2017/07/10 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 6/6 CODIGO E.8-P-02 El mismo día que se liquida el crédito se archiva los siguientes documentos de liquidación directamente al expediente de crédito, misma que debe regresar al archivador contenedor: Formulario de Declaración de Licitud de Fondos (CONSEP) Adendum Informativo de Obligaciones del socio prestamista. Tarjeta de Enrolamiento Archivar en la carpeta bene de Bloqueos y Desbloqueos el Formulario de Bloqueo de Valores por Ahorro. 7. REGISTROS Este procedimiento no requiere la elaboración de registros, formatos o formularios.

REVISIÓN: 2017/07/10 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 1/3 CODIGO E.8-P-03 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Adriana Rosero Paola Cuaspud Consejo de Administración Diego Buendía E.8-P-03 PROCEDIMIENTO PARA LEGALIZAR FIRMAS CON NIVELES DE APROBACIÓN Revisión Fecha Modificaciones 00 2017/07/10 Emisión Inicial

REVISIÓN: 2017/07/10 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 2/3 CODIGO E.8-P-03 1. OBJETO Definir el procedimiento para legalizar las firmas en los documentos de liquidación de crédito, los niveles de aprobación correspondientes y las fechas máximas de ejecución. 2. ALCANCE Desde que el Asistente Operativo realizó el desembolso del dinero con las respectivas firmas en los documentos de la liquidación, hasta la legalización de firmas con los diferentes niveles de aprobación. 3. DEFINICIONES Solicitud de crédito: Es la carta de presentación del socio que solicita un producto de crédito, su estado económico y de su(s) garante(s). Liquidación de crédito: es la acción de concretar el pago total de un crédito, ajustar el cálculo dependiendo del monto, interés, plazo y periodicidad de pago. Pagaré: Es un documento jurídico que extiende y entrega una persona a otra mediante el cual contrae la obligación de pagarle una cantidad de dinero en la fecha que figura en él. Tabla de Amortización: Son tablas matemáticas que son usadas para calcular cuál será el pago mensual del prestatario. Un calendario de amortización donde muestra el pago, los intereses y el desglose de capital, y el Saldo impago del préstamo para cada período de la duración del mismo. 4. REFERENCIAS Reglamento de Crédito y Cobranzas 5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Asistente Operativo Atención al Socio – cliente Asesor de Negocios Coordinador de Agencia 6. DESCRIPCIÓN La legalización de firmas de documentos de crédito se inicia desde el 01 de cada mes donde se deberá: CARGO ACTIVIDAD Asistente Operativo Conservar en una carpeta temporal los documentos de liquidación de crédito de forma ordenada. Identificar los 2 conjuntos de documentos (Conforme al procedimiento E.8-P-02) para legalizar firmas:

REVISIÓN: 2017/07/10 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO APROBACIÓN: 2017/07/25 VERSION: No.00 “ARTESANOS” Ltda. PAG: 3/3 CODIGO E.8-P-03 El 1er grupo no requiere legalización en la Agencia. El 2do grupo requiere legalización en la misma Agencia. Con el 2do grupo de documentos se inicia identificando el crédito a qué Asesor de Negocios pertenece. Notificar y llamar al Asesor de Negocios para que realice la legalización en cada documento y formulario correspondiente. (Deberá realizar en el mismo puesto, no trasladar los documentos). Asesor de Negocios Recibir documentos y formularios de la liquidación, firmar y sellar en el espacio correspondiente. Asistente Operativo Notificar y llamar al Coordinador de Agencia para que realice la legalización en cada documento y formulario correspondiente. (Deberá realizar en el mismo puesto, no trasladar los documentos). Coordinador de Recibir documentos y formularios de la liquidación, firmar y Agencia sellar en el espacio correspondiente. Asistente Operativo Recibir y revisar que todos los documentos estén firmados por los funcionarios. Realizar e imprimir el formato H.4-A Actas Entrega Recepción de Títulos y Documentos revisando cada documento. Hasta el 05 del mes enviar mediante valija o entregar personalmente al Siacredit los dos conjuntos de documentos para que realicen legalización de firmas. Esperar devolución de documentos del Siacredit Recibir documentos y archivar cada uno en el expediente de crédito siguiendo el orden establecido en el E.5.2-P-02 Procedimiento para ordenar documentos del expediente de crédito Todo expediente de crédito está bajo responsabilidad y custodia del Asistente Operativo. 7. REGISTROS Este procedimiento no requiere la elaboración de registros, formatos o formularios.