Pedoman Tata Naskah Dinas dan Kearsipan

PERATURAN DIREKSI PT PLN BATUBARA NOMOR: 0003.P/DIRPLNBB/2020 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN PT PLN BATUBARA Menimbang DIREKSI PT PLN BATUBARA Mengingat Menetapkan : a. Bahwa sehubungan dengan adanya perubahan organisasi dan tata kerja PT PLN Batubara dan perkembangan teknologi informasi serta untuk memenuhi kebutuhan sarana komunikasi kedinasan menggunakan Naskah Dinas dan Kearsipan dan fasilitas elektronik di lingkungan PT PLN Batubara, maka dipandang perlu adanya ketentuan tentang pedoman tata naskah dinas dan kearsipan yang dilaksanakan secara seragam dan terpadu dalam usaha peningkatan kualitas, nilai, citra, dan reputasi positif perusahaan; b. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a di atas, maka perlu ditetapkan Peraturan Direksi PT PLN Batubara tentang Pedoman Tata Naskah Dinas dan Kearsipan di Lingkungan PT PLN Batubara. : 1. Peraturan Direksi PT PLN (Persero) No. 0088.K/DIR/2019 tanggal 17 Mei 2019 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas dan Kearsipan di Lingkungan PT PLN (Persero); 2. Anggaran Dasar PT PLN Batubara; 3. Keputusan Direksi PT PLN Batubara No. 013.K/DIRPLNBB/2016 tanggal 24 November 2016 tentang Pelayanan, Pengungkapan, dan Keterbukaan Informasi Publik di Lingkungan PT PLN Batubara; 4. Peraturan Direksi PT PLN Batubara No. 420.P/DIRPLNBB/2019 tanggal 20 November 2019 tentang Organisasi dan Tata Kerja PT PLN Batubara. MEMUTUSKAN: : PERATURAN DIREKSI PT PLN BATUBARA TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN PT PLN BATUBARA

Pasal 1 Maksud dan Tujuan Maksud ditetapkannya Peraturan ini adalah sebagai pedoman dalam pelaksanaan Tata Naskah Dinas dan Kearsipan di lingkungan PT PLN Batubara. Tujuan ditetapkannya Peraturan ini adalah sebagai sarana untuk menunjang komunikasi kedinasan di lingkungan PT PLN Batubara dan memberikan keseragaman dalam pengelolaan Naskah Dinas dan Kearsipan di lingkungan PT PLN Batubara. Pasal 2 Ruang Lingkup Ruang lingkup Peraturan ini meliputi: a. Asas Tata Naskah Dinas dan Kearsipan b. Pedoman Tata Naskah Dinas dan Kearsipan Pasal 3 Asas Tata Naskah Dinas dan Kearsipan Asas Tata Naskah Dinas dan Kearsipan terdiri dari: a. Asas Keamanan Semua jenis Naskah Dinas dan Kearsipan pada dasarnya bersifat tertutup, sehingga keberadaannya perlu dijaga kerahasiaan isinya. Oleh karena itu, seluruh komponen pegawai PT PLN Batubara dan mitra kerja tidak diperkenankan memberikan informasi kepada pihak-pihak yang tidak berkepentingan, baik secara tertulis maupun secara lisan dan/atau melalui media elektronik. b. Asas Pembakuan Naskah Dinas dan Kearsipan harus diproses dan disusun menurut tata cara yang telah ditetapkan, kecuali yang diatur secara khusus. c. Asas Pertanggungjawaban Secara administrasi, Naskah Dinas dan Kearsipan harus dapat dipertanggungjawabkan oleh seluruh komponen PT PLN Batubara dan mitra kerja sesuai dengan tugas dan fungsinya, baik dari sisi isi, bentuk/format, maupun prosedur penerbitannya. d. Asas Keterkaitan Informasi Naskah Dinas dan Kearsipan berawal dari tahap penciptaan, berlanjut ke tahap penggunaan, dan berakhir pada tahap pelestarian. Ketiga tahap ini terjalin dalam suatu rangkaian yang dikenal sebagai daur hidup kearsipan yang harus dikelola secara utuh sebagai sistem. Dengan demikian, seluruh kegiatan tata laksana naskah dinas merupakan bagian integral dari tata laksana kearsipan. Pasal 4 Pedoman Tata Naskah Dinas dan Kearsipan Ketentuan mengenai Pedoman Tata Naskah Dinas dan Kearsipan di Lingkungan PT PLN Batubara adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

Pasal 5 Pelaksanaan Penyesuaian Naskah Dinas dan Kearsipan berdasarkan Peraturan ini dilaksanakan selambat-lambatnya dalam jangka waktu 1 (satu) bulan sejak ditetapkannya Peraturan ini. Pasal 6 Ketentuan Penutup a. Segala sesuatu yang belum cukup diatur dalam keputusan ini akan dituangkan dalam Standar Operasional Prosedur yang dikoordinasikan oleh Sekretaris Perusahaan PT PLN Batubara. b. Dengan diberlakukannya Peraturan ini, maka ketentuan-ketentuan lain yang bertentangan dengan Peraturan ini dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. Peraturan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal 14 Februari 2020 PLT DIREKTUR UTAMA RUDY HENDRA PRASTOWO



PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN              PT PLN BATUBARA ƒƒ”–ƒǡʹͲʹͲ

LEMBAR PENGESAHAN Telah Disahkan Dokumen: PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN Oleh Direksi PT PLN Batubara 25 Januari 2016 Disahkan di Jakarta Pada Tanggal 14 Februari 2020 Rudy Hendra Prastowo PLT Direktur Utama 1 PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN

DAFTAR ISI Halaman Pengesahan ....................................................................................................................1 Daftar Isi ..............................................................................................................................................2 BAB I UMUM 1. Latar Belakang .....................................................................................................................3 2. Tujuan ....................................................................................................................................3 3. Istilah dan Definisi...............................................................................................................4 4. Referensi.................................................................................................................................5 BAB II TATA NASKAH DINAS 1. Jenis Naskah Dinas ............................................................................................................6 2. Sifat Naskah Dinas .......................................................................................................... 11 3. Standar Penerbitan Naskah Dinas ............................................................................ 11 4. Wewenang Penandatanganan Naskah Dinas ....................................................... 13 5. Standardisasi Naskah Dinas ........................................................................................ 15 6. Media Elektronik ............................................................................................................. 21 BAB III KEARSIPAN 1. Umum ................................................................................................................................. 23 2. Asas Pengorganisasian ................................................................................................. 23 3. Penggolongan Arsip ...................................................................................................... 23 4. Nilai Guna Arsip ............................................................................................................... 24 5. Perawatan Arsip ............................................................................................................................. 25 6. Pengelolaan Kearsipan .................................................................................................. 27 7. Jadwal Retensi Arsip ...................................................................................................... 28 8. Penyusutan Arsip ............................................................................................................ 29 9. Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Arsip ................................................................ 30 LAMPIRAN LAMPIRAN A – Tata Naskah Dinas ......................................................................................... 33 LAMPIRAN B – Kearsipan ........................................................................................................... 35 PT PLN BATUBARA 2

BAB I UMUM 1. Latar Belakang Arsip sebagai salah satu sumber informasi dan dokumentasi memiliki fungsi yang penting untuk mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan perusahaan, baik kegiatan bersifat administratif maupun manajerial. Oleh karena itu, arsip perlu dikelola secara tertib dan sistematis agar ketika dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Kegiatan pengelolaan arsip tersebut mencakup kegiatan penerimaan, penyimpanan, perawatan, sampai penyusutan. Apabila kegiatan pengelolaan tidak diimbangi dengan kegiatan penyusutan, maka arsip perusahaan dapat menumpuk sehingga tidak bisa menghemat ruangan, peralatan, dan perlengkapan. 2. Tujuan Pedoman Tata Naskah Dinas dan Kearsipan disusun sebagai panduan bagi seluruh pegawai di lingkungan PT PLN Batubara dalam rangka mewujudkan pengelolaan arsip yang terencana, tertib, dan sesuai peraturan yang berlaku, yang bertujuan untuk: ƒǤ Mendayagunakan arsip sebagai dokumentasi dan referensi; „Ǥ Mempercepat penemuan kembali arsip ketika dibutuhkan; …Ǥ Menunjang komunikasi kedinasan, baik secara konvensional maupun media elektronik di lingkungan PT PLN Batubara; †Ǥ Memberikan keseragamanan dalam penyusunan/pengelolaan naskah dinas dan kearsipan di lingkungan PT PLN Batubara. 3 PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN

3. Istilah dan Definisi Dalam Pedoman Tata Naskah Dinas dan Kearsipan, yang dimaksud dengan: a. Perusahaan adalah PT PLN Batubara. b. Bagian adalah satuan kerja di kantor PT PLN Batubara atau dapat ditentukan lain sesuai perubahan organisasi. c. Sekretariat perusahaan adalah Pengelola Kearsipan. d. Arsip adalah naskah-naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh seluruh Bagian di lingkungan PT PLN Batubara dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan perusahaan. e. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Perusahaan. f. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi, digunakan secara langsung dalam proses administrasi Perusahaan, dan disimpan di masing-masing Bagian. g. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, digunakan dalam pelaksanaan administrasi Perusahaan, dan disimpan oleh Pengelola Kearsipan di pusat arsip. h. Pusat Arsip adalah tempat penyimpanan Arsip Inaktif di lingkungan Perusahaan maupun di lokasi lain yang telah dipersiapkan Perusahaan. i. Daftar Rincian Arsip adalah daftar yang berisi data untuk mengidentifikasikan arsip Perusahaan yang akan disusutkan. j. Nilai Guna Arsip adalah identifikasi nilai arsip yang masih sering digunakan, jarang digunakan, tidak digunakan, atau memang sudah tidak lagi dibutuhkan. k. Penyusutan Arsip adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip Perusahaan yang disimpan dengan cara memindahkan Arsip Inaktif ke Pusat Arsip atau memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. PT PLN BATUBARA 4

4. Referensi a. Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Pokok-Pokok Kearsipan; b. Undang – Undang Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan; c. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan; d. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan; e. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip; f. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2012 Tanggal 9 Januari 2013 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah; g. Peraturan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 0088.P/DIR/2019 tanggal 17 Mei 2019 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas dan Kearsipan di Lingkungan PT PLN (Persero). 5 PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN

BAB II TATA NASKAH DINAS 1. Jenis Naskah Dinas Tata Naskah Dinas mengatur tata cara penerbitan naskah-naskah dinas sebagai sarana komunikasi kedinasan di lingkungan Perusahaan guna menyampaikan atau memperoleh data dan informasi yang cepat, tepat, dan lengkap. Naskah Dinas Perusahaan diberi nomor sesuai dengan ketentuan Perusahaan untuk mempermudah identifikasi atau pengenalan Naskah Dinas dalam rangka membantu terlaksananya kegiatan Tata Naskah Dinas dan Kearsipan. Nomor pada Naskah Dinas berbentuk Surat Ekstern, Faksimile, Nota Dinas, dan Surat Bentuk Khusus mencantumkan kode masalah. Daftar kode masalah secara lengkap terlampir pada Pedoman ini. Jenis-jenis Naskah Dinas yang diterbitkan oleh Perusahaan beserta format penomorannya yaitu sebagai berikut: a. Surat 1) Surat Keluar, merupakan Naskah Dinas yang diterbitkan oleh Perusahaan (ditandatangani oleh Direksi Perusahaan) yang ditujukan/dikirim kepada pihak eksternal, baik instansi pemerintah, perusahaan swasta, dan lain- lain. Format penomoran: NOMOR/KODE MASALAH/DIREKTORAT/TAHUN Contoh nomor: 100/MNJ.00.01/DIRUT/2020 Keterangan: DIREKTORAT= DIRUT/DITKEU-SDM/DITOP/DITBANG 2) Faksimile, merupakan Naskah Dinas yang diterbitkan oleh Perusahaan dengan format penulisan faksimile, yang ditujukan/dikirim kepada pihak eksternal dan dikirimkan secara elektronik melalui mesin faksimile. Format penomoran: NOMOR.Fax/KODE MASALAH/DIREKTORAT/TAHUN Contoh nomor: 100.Fax/KEU.03.01/DITKEU-SDM/2020 PT PLN BATUBARA 6

3) Nota Dinas, merupakan Naskah Dinas yang diterbitkan oleh Bagian kerja Perusahaan (ditandatangani oleh pejabat setingkat Manajer) yang ditujukan/ dikirim untuk Bagian kerja lain dalam lingkup internal Perusahaan. Format penomoran: NOMOR/KODE MASALAH/KODE JABATAN/TAHUN Contoh nomor: 100/MUM.00.01/SEKPER/2020 b. Surat Bentuk Khusus 1) Nota Kesepahaman atau Memorandum of Understanding (MoU), merupakan suatu bentuk perjanjian atau kesepakatan awal yang menyatakan langkah pencapaian saling pengertian antara dua pihak atau lebih untuk melangkah kemudian pada penandatangan suatu perjanjian. Format penomoran: NOMOR.Mou/KODE MASALAH/KODE JABATAN/TAHUN Contoh nomor: 100.Mou/EPI.02.03/SEKPER/2020 2) Surat Perjanjian (Pj), merupakan perikatan dalam bentuk tertulis yang memuat persetujuan antara dua pihak atau lebih mengenai suatu hal atau kegiatan tertentu, masing-masing pihak mempunyai hak dan kewajiban melakukan sesuatu berdasarkan isi perjanjian tersebut. Amandemen merupakan perubahan dari suatu perjanjian untuk melakukan perpanjangan atau pengurangan jangka waktu, perubahan volume, perubahan keuangan, dan/atau perubahan lainnya yang tercantum dalam perjanjian. Format penomoran: NOMOR.Pj/KODE MASALAH/KODE JABATAN/TAHUN Contoh nomor: 100.Pj/EPI.02.01/SEKPER/2020 3) Surat Perintah Kerja (SPK), merupakan surat yang memuat perintah kepada pihak lain untuk melakukan pekerjaan tertentu. Format penomoran: NOMOR.SPK/KODE MASALAH/KODE JABATAN/TAHUN Contoh nomor: 100.SPK/MUM.01.01/SEKPER/2020 7 PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN

4) Surat Kuasa (SKu), merupakan surat yang memuat pelimpahan wewenang dari pejabat tertentu sesuai kewenangannya kepada pejabat/pegawai/orang lain untuk dan atas namanya melakukan sesuatu perbuatan sesuai dengan yang dimaksudkan dalam surat kuasa dan tidak membebaskan yang bersangkutan dari tugas kedinasan sehari-hari kecuali ditentukan lain. Format penomoran: NOMOR.SKu/KODE MASALAH/KODE JABATAN/TAHUN Contoh nomor: 100.SKu/STH.00.01/SEKPER/2020 5) Surat Tugas (STg), merupakan surat yang memuat penugasan dari seorang pejabat yang berwenang kepada pejabat/pegawai bawahannya untuk melaksanakan suatu tugas pekerjaan yang ditentukan dan tidak membebaskan yang bersangkutan dari tugas kedinasan sehari-hari kecuali ditentukan lain. Format penomoran: NOMOR.STg/KODE MASALAH/KODE JABATAN/TAHUN Contoh nomor: 100.STg/ SDM.03.01/SEKPER/2020 6) Berita Acara (BA), merupakan surat yang memuat uraian tentang tindakan atau peristiwa yang dapat digunakan sebagai sarana pembuktian. Format penomoran: NOMOR.BA/KODE MASALAH/KODE JABATAN/TAHUN Contoh nomor: 100.BA/EPI.00.01/SEKPER/2020 7) Surat Keterangan (SKt), merupakan surat yang memuat keterangan tentang sesuatu atau seseorang pada saat tertentu dan posisi tertentu. Format penomoran: NOMOR.SKt/KODE MASALAH/KODE JABATAN/TAHUN Contoh nomor: 100.SKt/SDM.00.01/SEKPER/2020 8) Surat Pernyataan (SPn), merupakan surat yang memuat pernyataan mengenai kebenaran tentang sesuatu yang dibuat oleh pejabat/pegawai yang berwenang untuk suatu tujuan tertentu. Format penomoran: NOMOR.SPn/KODE MASALAH/KODE JABATAN/TAHUN Contoh nomor: 100.SPn/SDM.06.02/SEKPER/2020 PT PLN BATUBARA 8

9) Surat Laporan (Lap), merupakan surat yang memuat uraian hasil atau pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan penyampaian keterangan tertulis sehubungan dengan suatu masalah atau kegaiatan yang telah terjadi. Format penomoran: NOMOR.Lap/KODE MASALAH/KODE JABATAN/TAHUN Contoh nomor: 100.Lap/MNJ.03.01/SEKPER/2020 10) Surat Peringatan (SPt), merupakan surat yang memuat pemberitahuan yang sifatnya meperingatkan bahwa telah terjadi kealpaan/kelalaian/kekeliruan atau suatu hal yang berlawanan dengan peraturan yang berlaku. Format penomoran: NOMOR.SPt/KODE MASALAH/KODE JABATAN/TAHUN Contoh nomor: 100.SPt/SDM.06.02/SEKPER/2020 c. Produk Hukum 1) Peraturan (P), merupakan Naskah Dinas yang berisi/bersifat pengaturan yang diterbitkan oleh pejabat yang berwenang. Format penomoran: NOMOR.P/DIRPLNBB/TAHUN Contoh nomor: 100.P/DIRPLNBB/2020 2) Keputusan (K), merupakan Naskah Dinas yang berisi/bersifat penetapan yang diterbitkan oleh pejabat yang berwenang, termasuk Keputusan Direksi PT PLN Batubara di Luar Rapat Direksi (Sirkuler) apabila bersifat penetapan. Format Penomoran: NOMOR.K/DIRPLNBB/TAHUN Contoh nomor: 100.K/DIRPLNBB/2020 3) Instruksi (I), merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah dengan petunjuk teknis pelaksanaan suatu peraturan/kebijakan/ketetapan, baik yang bersumber dari peraturan yang lebih tinggi maupun berdasarkan suatu kebijakan Direksi. Format penomoran: NOMOR.I/DIRPLNBB/TAHUN Contoh nomor: 100.I/DIRPLNBB/2020 9 PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN

4) Edaran (E), merupakan Naskah Dinas yang memuat petunjuk/penjelasan tentang hal-hal yang harus diperhatikan dan dilaksanakan berdasarkan Peraturan/ Keputusan Direksi, bersifat umum dan berlaku tetap untuk seluruh atau sebagian satuan organisasi. Format penomoran: NOMOR.E/DIRPLNBB/TAHUN Contoh nomor: 100.E/DIRPLNBB/2020 5) Pengumuman (Pm), merupakan Naskah Dinas yang memuat suatu informasi atau penjelasan yang berlaku umum untuk waktu satu kali atau untuk waktu terbatas/tertentu sampai isi pengumuman itu diketahui dan/atau dilaksanakan oleh satuan organisasi dan/atau pihak lain di wilayah kerja satuan organisasi. Format penomoran: NOMOR.Pm/KODE JABATAN/TAHUN Contoh nomor: 100.Pm/SEKPER/2020 6) Pemberitahuan (Pt), merupakan Naskah Dinas yang pada dasarnya sama dengan Pengumuman, tetapi hanya berlaku di lingkungan kerja terbatas, dengan maksud untuk diketahui dan/atau dilaksanakan oleh pegawai dalam satuan organisasi. Format penomoran: NOMOR.Pt/KODE JABATAN/TAHUN Contoh nomor: 100.Pt/SEKPER/2020 Terdapat hirarki Kebijakan dan Produk Hukum Perusahaan, yaitu sebagai berikut (bagan hirarki terlampir pada Lampiran A Pedoman ini): 1) Level 1: Anggaran Dasar Perusahaan dan Keputusan RUPS 2) Level 2: Pedoman Tata Kelola Perusahaan (GCG Code), Board Manual, dan Pedoman Perilaku dan Etika Perusahaan (Code of Conduct) 3) Level 3: Peraturan Direksi, Instruksi Direksi, Keputusan Direksi, Edaran Direksi, Pengumuman, dan Pemberitahuan 4) Level 4: Standar Operating Procedure (SOP) 5) Level 5: Work Instruction (WI) PT PLN BATUBARA 10

2. Sifat Naskah Dinas a. Tingkat Keaslian: asli, tembusan, salinan, dan petikan b. Bobot Informasi: penting dan biasa c. Pengamanan Informasi: sangat rahasia, rahasia, terbatas (khusus), biasa d. Penyampaian: sangat segera, segera, biasa 3. Standar Penerbitan Naskah Dinas a. Penyusunan 1) Naskah Dinas disusun berdasarkan inisiatif, instruksi, atau disposisi dari Direksi atau pejabat yang berwenang sesuai fungsi dan tugas jabatannya sebagai keharusan pelaksanaan tugas jabatannya. 2) Naskah Dinas disusun oleh pejabat penandatangan atau oleh pejabat/pegawai yang ditunjuk. Apabila Naskah Dinas tidak dibuat oleh pejabat penandatangan, maka konsepnya harus disetujui oleh pejabat penandatangan. 3) Naskah Dinas yang disusun oleh suatu Bagian dan isinya menyangkut lebih dari satu Bagian, maka harus mendapat persetujuan oleh pejabat di Bagian-bagian terkait (dibuktikan dengan paraf) sebelum ditandatangani. 4) Naskah Dinas yang isinya Sangat Rahasia dan Rahasia: a) Konsep Naskah Dinas harus disusun sendiri oleh pejabat yang akan menandatangani atau pejabat/pegawai yang ditunjuk. b) Konsep Naskah Dinas Sangat Rahasia dan Rahasia yang sudah tidak lagi digunakan harus segera dimusnahkan. c) Kode “SR” untuk Sangat Rahasia atau kode “R” untuk Rahasia harus dicantumkan pada nomor Naskah Dinas yang berupa Surat atau Nota Dinas. 11 PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN

b. Pengetikan, Pembubuhan Paraf, dan Penandatangan 1) Konsep Naskah Dinas yang telah disetujui dan akan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diketik oleh pejabat/pegawai Bagian yang bersangkutan atau pejabat/pegawai yang ditunjuk. 2) Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang harus sudah mencantumkan paraf pejabat satu atau dua tingkat dibawah penandatangan. 3) Naskah Dinas berupa Surat Keluar, Faksimile, Surat Tugas, Surat Keterangan, Surat Pernyataan, Laporan, Surat Peringatan, dan Produk Hukum yang ditandatangani oleh Direksi dibuat sebanyak dua rangkap, satu rangkap tanpa paraf untuk dicap/stempel, satu rangkap dengan paraf manajer dan supervisor Bagian terkait tanpa cap/stempel untuk arsip sekretariat. 4) Naskah Dinas berupa Nota Dinas cukup dibuat sebanyak satu rangkap dengan paraf manajer dan supervisor Bagian terkait. 5) Pembubuhan Paraf diletakkan pada space yang sudah disediakan (terletak di pojok kanan bawah dengan tulisan “Paraf _________”). Produk Hukum harus memperoleh paraf dari pejabat yang menangani hukum. Pembubuhan paraf dimulai dari sisi paling kanan oleh konseptor dan semakin ke kiri diparaf oleh pejabat yang lebih tinggi sesuai hirarki jabatan struktural Perusahaan. 6) Setiap Naskah Dinas yang akan ditandatangani oleh pejabat penanda tangan harus diparaf pada setiap halaman Naskah Dinas dan setiap halaman Lampiran (jika ada lampiran). c. Penggandaan 1) Penggandaan Naskah Dinas harus sesuai kebutuhan dan dapat dilakukan dengan cara fotokopi atau pencetakan atau penggandaan softcopy dalam format pdf. 2) Penggandaan Naskah Dinas yang bersifat Sangat Rahasia atau Rahasia harus memperhatikan ketentuan tentang kerahasiaan Naskah Dinas. PT PLN BATUBARA 12

d. Pengiriman 1) Naskah Dinas yang bersifat Sangat Rahasia dan Rahasia disampaikan menggunakan amplop tertutup dengan mencantumkan kode SR atau R dan pada bagian depan amplop diberikan stempel bertuliskan “RAHASIA”. 2) Naskah Dinas berupa Nota Dinas dikirimkan secara online menggunakan aplikasi yang ditetapkan Perusahaan, kecuali lampiran berbentuk buku, compact disc, dokumen keuangan, dan lampiran lain yang tidak memungkinkan untuk disampaikan secara softcopy maka hardcopy dikirimkan langsung ke Bagian yang dituju dengan tetap mengirimkan dan memberikan keterangan pada aplikasi. 3) Dokumen untuk pihak eksternal dan Naskah Dinas berupa Surat Keluar dapat dikirim langsung oleh pegawai, petugas ekspedisi, atau melalui jasa pengiriman. Naskah Dinas berupa Faksimile dapat dikirim langsung dengan menggunakan mesin faksimile yang ada di Sekretariat. Dokumen yang dikirim langsung oleh pegawai atau petugas ekspedisi harus disertai dengan Tanda Terima Pengiriman Dokumen sebagai tanda bukti bahwa pihak eksternal yang dituju telah menerima dokumen yang dikirimkan, dengan format terlampir pada pedoman ini. 4. Wewenang Penandatanganan Naskah Dinas Wewenang penandatanganan Naskah Dinas merupakan wewenang yang dimiliki oleh pejabat tertentu untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan ruang lingkup, batasan kewenangan, dan tanggung jawab jabatannya. a. Wewenang Langsung Wewenang langsung merupakan wewenang penandatanganan Naskah Dinas yang dimiliki oleh pejabat tertentu untuk menandatangani Naskah Dinas yang berhubungan dengan hak dan kewajiban jabatannya. Matrik Kewenangan Langsung Penandatanganan Naskah Dinas terlampir pada Pedoman ini. 13 PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN

b. Wewenang Pelimpahan Wewenang pelimpahan merupakan wewenang penandatanganan yang dimiliki oleh pejabat untuk menandatangani Naskah Dinas berupa Surat karena mendapat pelimpahan wewenang dari pejabat atasannya atau pejabat setingkat untuk seluruh atau sebagian kewenangan guna kelancaran dan ketertiban alur komunikasi administrasi. Wewenang pelimpahan penandatangan dibagi menjadi sebagai berikut: 1) Pejabat Pelaksana Tugas (PLT), merupakan pegawai yang diberi tanggung jawab sebagaimana pejabat struktural definitif dengan kewenangan penuh karena pejabat struktural definitif berhalangan sementara atau pegawai yang belum lulus diklat penjenjangan yang dipersyaratkan untuk menjadi pemangku jabatan struktural yang berada pada level kompetensinya atau maksimal satu level di atas level kompetensi pegawai saat ini. 2) Pejabat Pelaksana Tugas Harian (PLH), merupakan pegawai yang ditunjuk/ diperintah untuk melaksanakan tugas jabatan struktural dengan kewenangan terbatas karena pejabat struktural definitif berhalangan sementara. 3) Atas Nama (a.n.), merupakan pelimpahan wewenang dari pejabat struktural yang berwenang kepada pejabat di bawahnya atas sebagian hak dan kewajibannya dengan cara penunjukan dari pejabat struktural yang berwenang kepada pejabat di bawahnya sesuai bidang tugasnya masing-masing. Sifatnya relatif tetap untuk sebagian kewenangan, dengan syarat pejabat struktural yang berwenang ada atau tidak ada di tempat, tanggung jawab pada pejabat struktural yang memberi kuasa, dan materi yang dilimpahkan adalah bidang tugas pejabat yang menerima pelimpahan wewenang. Atas Nama digunakan untuk menandatangani Naskah Dinas berupa Surat yang ditujukan antar satuan organisasi, kepada pihak ketiga, atau untuk penggunaan internal satuan organisasi yang bersangkutan. PT PLN BATUBARA 14

4) Kuasa, merupakan pelimpahan wewenang khusus dari pejabat struktural kepada pejabat lain, baik setingkat maupun pejabat/pegawai di bawahnya atau kepada pihak lain dengan cara penunjukan dari pejabat struktural yang berwenang. Sifatnya satu kali selesai untuk sebagian kewenangan, dengan syarat pejabat struktural yang berwenang ada atau tidak ada di tempat, tanggung jawab ada pada pejabat struktural yang melimpahkan sepanjang pelaksanaannya sesuai dengan materi kuasa, dan materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat struktural yang melimpahkan. Kuasa digunakan untuk menandatangani Naskah Dinas berupa Surat yang materinya mengenai sengketa di Pengadilan, yang berkaitan dengan transaksi di lembaga keuangan bank atau non bank, dan hal-hal lain sesuai ketentuan yang berlaku. 5) Untuk Beliau (u.b.), merupakan pelimpahan wewenang dari pejabat struktural kepada pejabat di bawahnya dalam hal pejabat struktural yang berwenang ada atau tidak ada di tempat, sedangkan suatu masalah harus diselesaikan saat itu juga. Sifatnya insidental untuk sebagian kewenangan, digunakan apabila materinya memang menjadi bidang tugas pejabat yang menerima pelimpahan sesuai batasan kewenangan yang berlaku, suatu masalah mendesak yang harus diselesaikan saat itu juga, termasuk tugas bawahan dari pejabat struktural yang berwenang, dan tanggung jawab ada pada pejabat yang menerima pelimpahan. Untuk Beliau digunakan untuk menandatangani Naskah Dinas berupa Surat yang ditujukan antar satuan organisasi atau kepada pihak ketiga. 5. Standardisasi Naskah Dinas a. Penggunaan Logo 1) Logo Perusahaan digunakan dalam Tata Naskah Dinas sebagai tanda pengenal atau identitas yang bersifat tetap dan resmi. 2) Penggunaan Logo Perusahaan perlu ditentukan secara umum pada kertas Naskah Dinas agar seragam dan sesuai ketentuan yang berlaku. 15 PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN

Tidak dibenarkan mencantumkan/menambahkan lambang, logo, dan/atau pesan lainnya. 3) Logo Perusahaan pada Naskah Dinas berupa Produk Hukum ditempatkan di bagian tengah atas, sedangkan Logo Perusahaan pada Naskah Dinas berupa Surat, Surat Kuasa, Surat Tugas, Surat Keterangan, Laporan, dan Surat Peringatan ditempatkan di bagian kiri atas. b. Tata Cara Penerbitan 1) Surat Eksternal dan Faksimile a) Pembuatan konsep oleh konseptor masing-masing Bagian. Pengesahan konsep dan pembubuhan paraf dilakukan oleh pejabat yang berwenang. b) Format Surat Keluar dan Faksimile terdiri dari kepala surat, batang tubuh/isi surat, dan kaki surat. Kepala Surat memuat identitas Perusahaan berupa logo, nama, alamat, kode pos, nomor telepon, nomor faksimile, dan alamat website Perusahaan. Dibawah identitas Perusahaan tercantum identitas surat berupa nomor, tanggal, lampiran (apabila ada), sifat, perihal, dan alamat surat yang dituju. Batang tubuh/isi surat memuat pembuka, isi pokok/uraian inti, dan penutup. Kaki surat memuat jabatan penanda tangan, tanda tangan, nama penanda tangan, tembusan (apabila ada), dan cap/stempel Perusahaan. Format Surat Keluar dan Faksimile tercantum pada Lampiran A Pedoman ini. c) Pemberian nomor dan cap dinas dilakukan oleh sekretariat. Pendaftaran nomor Surat Keluar dan Faksimile pada aplikasi dapat dilakukan melalui akun Sekretariat Umum atau Sekretaris Direksi penandatangan surat. d) Pengetikan alamat yang dituju pada amplop/sampul sampai dengan pengiriman dapat dilakukan oleh Sekretariat Bagian atau Sekretariat Umum. PT PLN BATUBARA 16

e) Penerbitan Surat Keluar sesuai dengan jumlah tujuan surat. Apabila surat memiliki alamat tembusan, maka surat digandakan dan beri cap/stempel basah kemudian dikirim ke alamat tembusan. Untuk Surat Keluar yang ditujukan kepada anak perusahaan dapat dibuat dalam satu surat. 2) Nota Dinas (Nodin) a) Pembuatan konsep Nodin oleh konseptor masing-masing Bagian. Pengesahan konsep dan pembubuhan paraf dilakukan oleh pejabat yang berwenang. b) Format Nota Dinas terdiri dari kepala Nodin, batang tubuh/isi, dan kaki Nodin. Kepala Nodin memuat informasi berupa logo Perusahaan, tulisan “NOTA DINAS”, nomor, pejabat yang dituju (kepada), pejabat penandatangan (dari), tanggal penerbitan, sifat, lampiran (jika ada), dan perihal. Batang tubuh/isi Nodin memuat pembuka, isi pokok/uraian inti, dan penutup. Kaki Nodin memuat tanda tangan, nama penanda tangan, dan tembusan (apabila ada). Format Nodin tercantum pada Lampiran A Pedoman ini. c) Pendaftaran nomor Nota Dinas pada aplikasi dapat dilakukan dengan menggunakan akun sekretariat masing-masing bagian/direktorat. 3) Surat Bentuk Khusus a) Dalam Surat Bentuk Khusus perlu dicantumkan identitas yang jelas mengenai jenis Naskah Dinas yang terkait sehingga informasi yang terkandung di dalamnya dapat dikenali dengan baik. b) Pendaftaran nomor Surat Bentuk Khusus pada aplikasi dapat dilakukan melalui Sekretariat Umum atau Sekretaris Direksi yang terkait dengan bagian pembuat surat (konseptor). c) Surat Bentuk Khusus dibuat dua rangkap, satu rangkap untuk konseptor/ pihak yang bersangkutan dan satu rangkap untuk Sekretariat Perusahaan. Format Surat Bentuk Khusus tercantum pada Lampiran A Pedoman ini. 17 PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN

4) Produk Hukum a) Pembuatan konsep oleh konseptor masing-masing Bagian. Pengesahan konsep dan pembubuhan paraf dilakukan oleh pejabat yang berwenang. b) Produk Hukum yang berupa Peraturan Direksi, Keputusan Direksi, Instruksi Direksi, dan Edaran Direksi harus dilampiri dengan Formulir Persetujuan Penandatanganan Produk Hukum Direksi Secara Sirkuler serta direview oleh pejabat yang mengelola hukum korporat. c) Pendaftaran nomor Produk Hukum pada aplikasi dapat dilakukan melalui Sekretariat Umum atau Sekretaris Direksi yang terkait dengan bagian pembuat surat (konseptor). d) Produk Hukum dibuat dua rangkap, satu rangkap untuk konseptor/ pihak yang bersangkutan dan satu rangkap untuk Sekretariat Perusahaan. Kecuali Produk Hukum berupa Surat Keputusan Direksi tentang kepegawaian yang ditujukan perorangan, maka satu rangkap untuk Bagian yang menangani kepegawaian dan satu rangkap untuk diserahkan ke yang bersangkutan. Format dokumen Produk Hukum tercantum pada Lampiran A Pedoman ini. e) Penggandaan dan pendistribusian Produk Hukum dilakukan oleh konseptor atau pegawai yang ditunjuk oleh pejabat yang berwenang. f) Dalam hal Produk Hukum memerlukan lampiran, maka dinyatakan dalam batang tubuh bahwa lampiran tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Produk Hukum terkait. Apabila lampiran lebih dari satu, maka setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka romawi. c. Standar Huruf Naskah Dinas dan Penggunaan Kertas Untuk menciptakan keseragaman dalam pelaksanaan Tata Naskah Dinas, maka standar huruf Naskah Dinas dan penggunaan kertas sebagai berikut: PT PLN BATUBARA 18

1) Naskah Dinas menggunakan jenis kertas HVS 70 mg berwarna putih berukuran A4 (210 x 297 mm) dengan tingkat keasaman (pH) 6,5 – 8,5. 2) Naskah Dinas menggunakan jenis huruf Arial ukuran 11, dengan jarak spasi before 0 dan after 0, dan line spacing at least at 12 atau 13 pt. Standar ukuran margin untuk Naskah Dinas yaitu sebagai berikut: a) Margin top: 2, bottom: 2, left: 2, right: 2 untuk Surat Keluar dan Faksimile. b) Margin top: 3, bottom: 2, left: 3, right: 2 untuk format Peraturan Direksi, Keputusan Direksi, Instruksi Direksi. c) Margin top: 3, bottom: 3, left: 3, right: 3 untuk format Nota Dinas, Surat Bentuk Khusus, Pengumuman, dan Pemberitahuan. d. Cap Dinas Cap dinas merupakan cap/stempel yang digunakan sebagai unsur sahnya Naskah Dinas. Ketentuan seputar cap dinas yaitu sebagai berikut: 1) Ada dua macam cap dinas, yaitu cap dinas Direksi dan cap dinas PLNBB. Cap dinas Direksi hanya digunakan untuk jabatan penanda tangan Direksi. Cap dinas PLNBB digunakan untuk jabatan penanda tangan satu atau dua level di bawah jabatan Direksi. Ukuran cap dinas tercantum pada Lampiran A Pedoman ini. 2) Warna tinta cap dinas yang digunakan adalah warna ungu. 3) Cap dinas dipegang oleh dan menjadi tanggung jawab Sekretariat Perusahaan. 4) Cap dinas dibubuhkan pada sebelah kiri dan mengenai sebagian tanda tangan. Apabila Naskah Dinas ditandatangani di atas materai, maka cap dinas harus dibubuhkan pada posisi kira-kira seperempat di atas materai sebelah kiri bawah. Apabila terdapat lebih dari satu penanda tangan, maka pembubuhan cap dinas pada pejabat penanda tangan dilakukan sesuai dengan hierarki atau pejabat penanda tangan yang pertama menandatangani Naskah Dinas. 19 PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN

e. Amplop Dinas Ada dua macam amplop dinas yang digunakan Perusahaan untuk mengirimkan Naskah Dinas keluar, yaitu amplop dinas besar dan amplop dinas kecil. Amplop dinas Perusahaan berbentuk persegi panjang, dengan ukuran amplop besar 34 x 23 cm dan amplop kecil 23 x 11,5 cm serta dapat ditentukan lain jika ada kebutuhan khusus. f. Formulir dan Agenda Penyelesaian Surat Ekstern, Faksimile, dan Nota Dinas 1) Formulir penerimaan dokumen masuk digunakan untuk menyampaikan surat dan juga sebagai bukti pengiriman serta penerimaan surat dari resepsionis kepada sekretariat umum atau pegawai yang dituju. 2) Agenda surat masuk digunakan untuk mencatat data surat masuk dengan menggunakan aplikasi yang ditentukan oleh Perusahaan. 3) Formulir pengendalian surat masuk atau lembar disposisi digunakan untuk mengendalikan dan/atau mengarahkan surat masuk, dengan menggunakan aplikasi yang sudah ditentukan oleh Perusahaan. Formulir ini memuat disposisi/instruksi dari pejabat yang berwenang atas isi surat/dokumen masuk. 4) Agenda surat keluar digunakan untuk mencatat data surat keluar dengan menggunakan aplikasi yang ditentukan oleh Perusahaan. 5) Formulir pengiriman Naskah Dinas keluar digunakan untuk mencatat surat yang dikirimkan ke pihak luar oleh petugas ekspedisi Perusahaan dan bisa juga untuk mencatat surat yang dikirimkan antar Bagian kerja Perusahaan. 6) Tanda Terima Pengiriman Dokumen, merupakan lembar pengantar yang memuat daftar surat/dokumen yang dikirim langsung oleh pejabat, pegawai, atau petugas ekspedisi Perusahaan kepada pihak eksternal sebagai tanda bukti bahwa surat/dokumen telah diterima pihak yang dituju. PT PLN BATUBARA 20

Jenis formulir dan agenda penyelesaian Surat yang tidak termasuk dalam kategori tersebut di atas tetap berpedoman pada ketentuan lain yang berlaku di Perusahaan. 6. Media Elektronik Media Elektronik merupakan sarana komunikasi kedinasan, baik formal maupun informal dengan menggunakan fasilitas teknologi informasi berupa electronic mail (e-mail), faksimile, website, video conference, aplikasi, dan media sosial. a. Electronic Mail (e-mail) E-mail digunakan sebagai sarana komunikasi kedinasan untuk menyampaiakan informasi yang sifatnya tidak secara langsung memuat unsur kebijakan dan/atau keuangan. E-mail tidak diberikan identitas sebagaimana halnya Naskah Dinas. Berita yang disampaikan melalui e-mail merupakan alat bukti yang sah. Format email yaitu to/kepada, from/dari, cc/tembusan, subject/perihal, content/isi berita, closing/ penutup, dan attachment/lampiran. b. Faksimile Faksimile merupakan sarana/alat komunikasi yang digunakan sebagai media pengiriman Naskah Dinas berupa Surat Keluar (bukan merupakan surat sangat rahasia atau rahasia) yang telah diterbitkan (telah diberi nomor, tanggal, ditandatangani, dan dibubuhkan cap dinas) sebelum surat asli dikirimkan ke tujuan. Oleh karena urgensinya, Surat Keluar dapat dikirimkan melalui faksimile. c. Website Website merupakan sistem aplikasi, sarana, dan alat komunikasi yang memanfaatkan jaringan komunikasi data berbasis internet yang digunakan untuk melayani pengiriman informasi atau naskah secara elektronik. 21 PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN

d. Konferensi Video Konferensi Video (Video Conference) adalah seperangkat teknologi telekomunikasi interaktif yang memungkinkan dua pihak atau lebih di lokasi berbeda dapat berinteraksi melalui pengiriman dua arah audio dan video secara bersamaan. e. Aplikasi Aplikasi adalah suatu perangkat lunak computer yang memanfaatkan kemampuan computer langsung untuk melakukan suatu tugas yang diinginkan pengguna. Contohnya, Aplikasi Korporat yang digunakan untuk menunjang proses surat menyurat adalah Aplikasi Manajemen Surat (AMS). f. Media Sosial Media Sosial adalah sebuah media online, dimana para penggunanya dapat dengan mudah berpartisipasi, berbagi, dan menciptakan isi meliputi blog, jejaring sosial, wiki, forum, dan dunia virtual. PT PLN BATUBARA 22

BAB III KEARSIPAN 1. Umum Arsip merupakan informasi yang terekam, baik dibuat maupun diterima sebagai bukti nyata pelaksanaan kegiatan administrasi atau bukti transaksi organisasi. Penggunaan arsip dari segi aspek pertanggungjawaban administrasi maupun keterbukaan informasi harus memperhatikan ketentuan hukum yang berlaku. Oleh karena itu, arsip harus dikelola dengan tepat agar terjaga keseimbangan antara penciptaan, pemakaian, perawatan, penyimpanan, dan penyusutannya. 2. Asas Pengorganisasian Pengelolaan Arsip Perusahaan menggunakan asas sentralisasi terkendali, yaitu kebijakan pengelolaan arsip dimana kewenangan menciptakan dan mengendalikan Arsip Aktif diberikan kepada masing-masing Bagian dengan tetap mematuhi pedoman yang ditetapkan perusahaan, sedangkan kewenangan pengelolaan Arsip Inaktif diberikan kepada Sekretariat Perusahaan selaku Pengelola Kearsipan. 3. Penggolongan Arsip a. Berdasarkan Fisik 1) Arsip kertas (konvensional), adalah arsip yang ditulis/dicetak/digambar di atas kertas, baik yang dibuat maupun diterima. 2) Arsip media elektronik, adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam bentuk elektronik dengan peralatan khusus dan akan terus berkembang sejalan dengan teknologi informasi. Contoh: arsip film, video, gambar statik, rekaman suara, microfilm, peta, gambar kearsitekturan, chart, denah, dan gambar enjiniring. 23 PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN

b. Berdasarkan Fungsi 1) Arsip Dinamis, adalah arsip yang digunakan langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip Dinamis dibedakan menjadi Arsip Dinamis Aktif (frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus) dan Arsip Dinamis Inaktif (frekuensi penggunaannya telah menurun). 2) Arsip Statis, adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan keterangan dipermanenkan yang telah diverifikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung oleh perusahaan dan/atau Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). 3) Arsip Vital, adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak digantikan apabila rusak atau hilang. c. Berdasarkan Tingkat Perkembangan/Pembuatan Berdasarkan tingkat perkembangan/pembuatan, arsip dibedakan menjadi asli, tembusan, salinan, penggandaan (copy). 4. Nilai Guna Arsip Penentuan nilai guna arsip merupakan kegiatan untuk memilah antara arsip yang mempunyai nilai guna permanen dan sementara. Penentuan ini sangat menentukan dalam kegiatan penyusutan arsip. Nilai Guna Arsip meliputi: a. Nilai Guna Primer, adalah nilai guna arsip yang masih dipergunakan bagi kepentingan Perusahaan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan yang sedang berlangsung dalam jangka waktu tertentu. Nilai Guna Primer meliputi: 1) Nilai Guna Administrasi, adalah arsip yang memuat tentang tugas dan fungsi Perusahaan yang berisi informasi tentang rumusan, kebijaksanaan, ketentuan/ prosedur dalam rangka penyelenggaraan kegiatan administrasi Perusahaan. PT PLN BATUBARA 24

2) Nilai Guna Hukum, adalah arsip yang berisikan bukti-bukti berkekuatan hukum atas hak dan kewajiban Perusahaan, antara lain arsip yang berisi informasi tentang penetapan/keputusan, perjanjian, dan bahan bukti peradilan lainnya. 3) Nilai Guna Keuangan, adalah arsip yang berisikan hal ikhwal yang menyangkut transaksi-transaksi dan pertanggungjawaban keuangan, antara lain arsip yang berisi informasi tentang anggaran belanja Perusahaan, pertanggungjawaban keuangan, pembukuan, dan laporan pemeriksaan keuangan. 4) Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi, adalah arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai alat/hasil penelitian murni atau terapan, apabila data tersebut tidak dimanfaatkan secara langsung atau hasil penelitian itu tidak diterbitkan. b. Nilai Guna Sekunder, adalah arsip yang kegunaannya untuk kepentingan umum di luar Perusahaan dan dapat dijadikan bukti pertanggungjawaban Perusahaan secara nasional. Nilai Guna Sekunder meliputi: 1) Nilai Guna Kebuktian, adalah arsip yang mengandung fakta dan/atau keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang pendirian, pengembangan, pengaturan, dan fungsi Perusahaan. 2) Nilai Guna Informasional, adalah arsip yang dapat dipergunakan untuk referensi kepentingan penelitian dan kesejarahan. 5. Perawatan Arsip Perawatan arsip adalah kegiatan pemeliharaan dan pengamanan fisik arsip untuk menjamin kelestarian informasi agar terhindar dari segala kemungkinan yang merugikan seperti kerusakan, kehilangan, dan kebakaran. a. Perawatan fisik arsip adalah pemeliharaan langsung terhadap fisik arsip untuk menghindari dan menjaga arsip agar tidak mengalami kerusakan sebagai akibat dari: 1) Pengaruh biologis, antara lain jamur, bakteri, dan serangga. 25 PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN

2) Pengaruh zat-zat kimia yang terkandung di dalam ruang penyimpanan arsip, seperti pencemaran udara dan debu dapat mengakibatkan kerusakan arsip dan zat kimia dalam tinta mempengaruhi daya tahan fisik arsip. 3) Pengaruh fisik arsip, yang tergantung dari jenis dan mutu bahan serta derajat panas dan kadar kelembaban udara yang tidak stabil dapat mengakibatkan daya tahan arsip menurun. 4) Pengaruh lingkungan tempat penyimpanan arsip, dapat diatasi dengan menyediakan gedung atau ruangan arsip yang bebas dari kemungkinan banjir dan kebakaran, membebaskan dari gangguan rayap dan hewan lainnya, serta melengkapi tempat penyimpanan dengan sarana pengatur kestabilan derajat panas dan kelembaban udara. Perawatan fisik arsip yaitu dengan cara menghilangkan/mengurangi kadar keasaman, menyelenggarakan restorasi terhadap arsip yang mengalami kerusakan, melakukan laminasi untuk arsip yang dianggap bernilai guna tinggi, dan melakukan fumigasi secara periodik. b. Penyimpanan arsip dengan memperhatikan pengamanan nilai informasi dapat dilakukan dengan: 1) Wajib menjaga rahasia Perusahaan. 2) Tempat penyimpanan arsip tidak mudah dilihat dan dibaca orang yang tidak berhak mengetahui isinya. 3) Adanya pengaturan/tata tertib peminjaman dan penggandaan arsip sesuai dengan urgensi nilai informasinya. 4) Adanya identitas khusus bagi pengelola arsip. PT PLN BATUBARA 26

6. Pengelolaan Kearsipan Pengelolaan arsip merupakan kegiatan mengatur dan mengawasi proses penyimpanan hingga penyusutan arsip dalam rangka menyediakan layanan informasi yang cepat, tepat, dan akurat. Ruang lingkup pengelolaan kearsipan meliputi kegiatan mengelola dan mengolah arsip, baik secara fisik maupun isi informasi yang terkandung di dalamnya, sehingga arsip dapat berdaya guna terhadap pelaksanaan kegiatan di lingkungan Perusahaan. Pengelolaan arsip Perusahaan dilaksanakan secara terorganisir dalam struktur fungsi pengelolaan arsip mulai dari penciptaan Arsip Aktif di Bagian hingga proses penyimpanan Arsip Inaktif dan penyusutan arsip yang dikendalikan oleh Sekretariat Perusahaan sebagai Pengelola Kearsipan. Kegiatan pengelolaan kearsipan di lingkungan PT PLN Batubara terdiri dari: a. Pengelolaan Kearsipan pada masing-masing Bagian Tugas dan fungsi pengelolaan kearsipan pada masing-masing Bagian yaitu: 1) Mengelola Arsip Aktif pada masing-masing Bagian. 2) Melakukan penyortiran Arsip Aktif dan Arsip Inaktif di masing-masing Bagian. 3) Melakukan pengkoordinasian, pengawasan, dan pengendalian kearsipan di masing-masing Bagian. 4) Menyerahkan Arsip Inaktif masing-masing Bagian kepada Sekretariat Perusahaan. 5) Melakukan koordinasi terkait pengelolaan arsip kepada Sekretariat Perusahaan. b. Pengelolaan Kearsipan pada Sekretariat Perusahaan Tugas dan fungsi pengelolaan kearsipan pada Sekretariat Perusahaan yaitu: ͳȌ Melakukan pengelolaan dan pencatatan Arsip Inaktif di lingkungan perusahaan. ʹȌ Memberikan informasi terkait kode arsip kepada Bagian. ͵Ȍ Melakukan koordinasi dengan Pihak Eksternal. 27 PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN

ͶȌ Melakukan pengkoordinasian, pengawasan, pembinaan, dan pengendalian kearsipan di lingkungan PT PLN Batubara. ͷȌ Melakukan pengelolaan arsip dari penyimpanan hingga penyusutan. Petugas pengelola arsip di Bagian dan Sekretariat Perusahaan harus saling bekerja sama dan berkoordinasi agar tugas dan fungsi pengelolaan kearsipan di PT PLN Batubara dapat berjalan dengan tertib dan lancar. 7. Jadwal Retensi Arsip (JRA) a. Pengertian Jadwal Retensi Arsip Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar yang berisi kebijakan mengenai jangka waktu penyimpanan arsip, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Jadwal Retensi Arsip menunjukan hal- hal sebagai berikut: 1) Lamanya masing-masing arsip disimpan sebagai Arsip Aktif di masing- masing Bagian sebelum dipindahkan ke Sekretariat Perusahaan sebagai Arsip Inaktif. 2) Jangka waktu penyimpanan Arsip Inaktif setelah penyerahan dari masing- masing Bagian ke Sekretariat Perusahaan sebelum dimusnahkan. b. Penggunaan dan Susunan JRA Jadwal Retensi Arsip digunakan sebagai dasar kegiatan penyusutan arsip. Secara garis besar Jadwal Retensi Arsip memuat hal-hal sebagai berikut: ͳȌ Klasifiksi arsip adalah spesifikasi pengelompokan dokumen atau surat yang didasarkan pada Daftar Rincian Arsip. ʹȌ Jangka waktu penyimpanan merupakan jangka waktu penyimpanan arsip yang diperlukan pada saat aktif di Bagian dan inaktif di Sekretariat Perusahaan. ͵Ȍ Keterangan merupakan hal-hal yang menyangkut sifat nilai guna arsip, berupa vital (permanen), dinilai kembali, dan musnah. PT PLN BATUBARA 28

c. Prosedur Penggunaan JRA 1) Pemeriksaan Penyusutan arsip harus dilaksanakan secara teratur, dengan terlebih dahulu melihat JRA untuk menentukan apakah ada arsip yang akan disusutkan. Jika terdapat arsip yang melampaui jangka simpan dan tergolong Arsip Inaktif, maka masing-masing Bagian segera menginformasikan kepada Sekretariat Perusahaan. 2) Penyortiran Arsip Dokumen masing-masing bagian disortir/dipilah antara dokumen yang bernilai guna arsip dan dokumen yang tidak bernilai guna arsip (seperti sampul, amplop, dan lain-lain). Penyortiran arsip menjadi kewenangan masing-masing Bagian. 3) Membuat Daftar Rincian Arsip Arsip yang sudah melampaui jangka waktu penyimpanan harus dilakukan penyusutan dengan terlebih dahulu dibuat Daftar Rincian Arsip, yang terdiri dari: a) Daftar Rincian Arsip yang dipindahkan. b) Daftar Rincian Arsip yang bernilai guna permanen. c) Daftar Rincian Arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan. Daftar Rincian Arsip kemudian diserahkan kepada Sekretariat Perusahaan. 8. Penyusutan Arsip PT PLN Batubara sebagai Perusahaan yang terus berkembang, memiliki volume arsip yang semakin meningkat. Meningkatnya volume arsip Perusahaan menuntut pihak Pengelola Kearsipan untuk bertindak cepat dalam melakukan pengelolaan arsip, yang meliputi kegiatan penyimpanan, perawatan, pemeliharaan, pengamanan, dan penyusutan arsip. Dari kegiatan pengelolaan arsip tersebut, penyusutan merupakan usaha untuk mengatasi masalah penumpukan arsip yang tidak lagi dibutuhkan dengan cara melakukan pengurangan volume arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Penyusutan bertujuan untuk mengatasi masalah penumpukan guna meningkatkan daya guna dan hasil guna arsip dan 29 PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN

dimaksudkan agar volume arsip yang semakin meningkat tidak menimbulkan berbagai masalah terkait efisiensi, baik waktu, biaya, maupun tenaga. 9. Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Arsip Kegiatan penyusutan arsip dapat diartikan sebagai kegiatan pengurangan arsip di lingkungan Perusahaan melalui pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan arsip. Kegiatan penyusutan arsip dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. Persiapan Sebagai langkah persiapan, dilakukan penyortiran untuk memisahkan dokumen bernilai guna arsip dengan dokumen tidak bernilai guna arsip (non arsip). Persiapan penyusutan arsip setelah disortir yaitu sebagai berikut: 1) Arsip aktif yang telah masuk masa inaktif, masing-masing Bagian masih bisa menyimpannya. Apabila sudah tidak diperlukan, maka arsip tersebut dapat diserahkan ke Sekretariat Perusahaan sebagai Pengelola Kearsipan. 2) Non Arsip yang tidak diperlukan segera dimusnahkan secara langsung oleh masing-masing Bagian yang rinciannya sebagai berikut: a) Map, blanko/formulir yang sudah tidak berlaku, sampul, koran, majalah, undangan yang tidak berpengaruh langsung pada operasional, dan lain-lain dapat dimusnahkan oleh Bagian tanpa memakai Daftar Rincian Arsip. b) Duplikasi/tembusan yang naskah aslinya masih ada. b. Pemindahan Arsip Inaktif Pemindahan Arsip Inaktif ke Sekretariat Perusahaan merupakan suatu kegiatan yang harus dilaksanakan oleh masing-masing Bagian, dengan prosedur sebagai berikut: 1) Masing-masing Bagian membuat Daftar Rincian Arsip yang akan dipindahkan sebanyak dua rangkap. 2) Daftar Rincian Arsip yang akan dipindahkan harus diparaf oleh Supervisor, ditandatangani oleh Manajer, dan ditandatangani oleh Sekretaris Perusahaan. PT PLN BATUBARA 30

3) Daftar Rincian Arsip harus sesuai dengan fisik arsip yang akan dipindahkan. 4) Pemindahan dilakukan dengan melampirkan Daftar Rincian Arsip. Satu lembar utama disimpan oleh Sekretariat Perusahaan dan lembar kedua oleh Bagian. 5) Pemindahan Arsip Inaktif dari Sekretariat Perusahaan ke jasa penyimpanan arsip atau pihak ke-3 yang ditunjuk oleh perusahaan untuk mengelola Arsip Inaktif dilakukan oleh Pengelola Kearsipan dengan melampirkan Berita Acara. c. Pemusnahan Arsip Pemusnahan Arsip Inaktif sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku, untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan sehingga arsip yang dimusnahkan benar-benar sudah tidak mempunyai nilai guna lagi. Pemusnahan arsip sesuai Jadwal Retensi Arsip, langkah-langkahnya sebagai berikut: ͳȌ Pemusnahan arsip dengan jangka simpan kurang dari 10 tahun dan tidak dinyatakan dinilai kembali, langsung dilaksanakan oleh Sekretariat Perusahaan. ʹȌ Pemusnahan arsip dengan jangka waktu simpan 10 tahun atau lebih, ditetapkan dengan persetujuan Direksi dan mempertimbangkan pendapat Bagian terkait, dengan cara sebagai berikut: a) Sekretariat Perusahaan memberi informasi kepada Bagian terkait mengenai dokumen yang akan di usulkan untuk dimusnahkan atau disimpan kembali. b) Apabila Bagian terkait menyatakan arsip tersebut masih berguna, maka Sekretariat Perusahaan akan menyimpan kembali arsip. c) Sekretariat Perusahaan membuat usulan pemusnahan arsip kepada Direksi dengan melampirkan Daftar Rincian Arsip yang diusulkan musnah. d) Direksi memberi persetujuan pemusnahan arsip ke Sekretariat Perusahaan. e) Setiap pemusnahan arsip harus dibuatkan Daftar Rincian Arsip dan Berita Acara Pemusnahan Arsip masing-masing sebanyak dua rangkap. 31 PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN

f) Prosedur pemusnahan arsip: (1) Sekretariat Perusahaan menyeleksi Arsip Inaktif dan mencatat arsip yang telah habis jangka simpannya sesuai dengan JRA pada Daftar Rincian Arsip yang Dimusnahkan rangkap dua. (2) Sekretariat Perusahaan membuat surat usulan kepada Direksi, dengan melampirkan Daftar Rincian Arsip yang Dimusnahkan. Setelah disetujui oleh Direksi, dibuatkan Berita Acara Pemusnahan Arsip rangkap dua. (3) Pemusnahan arsip dilaksanakan secara total, sehingga tidak dikenali lagi baik bentuk fisik maupun informasinya, dengan cara pencacahan, pembakaran, atau peleburan zat kimia (bubur kertas). (4) Pelaksanaan pemusnahan arsip disaksikan oleh pejabat yang berwenang yang ditunjuk untuk melaksanakan pemusnahan tersebut. d. Penyerahan Arsip Arsip bernilai guna tinggi bagi kepentingan nasional wajib diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Tata cara penyerahan arsip ke ANRI: 1) Pemeriksaan terhadap arsip yang memiliki keterangan permanen dan jangka waktu simpannya sudah selesai sebagai arsip statis. 2) Pengelompokan arsip. 3) Pembuatan daftar arsip yang akan diserahkan ke ANRI. 4) Penyampaian surat pemberitahuan atau surat pengantar beserta daftar arsip yang akan diserahkan ke ANRI. 5) Pemeriksaan dan penilaian oleh tim verifikasi ANRI. 6) Penyerahan arsip disertai dengan penandatanganan Berita Acara Penyerahan. PT PLN BATUBARA 32

LAMPIRAN A TATA NASKAH DINAS 1. Lampiran A1 : a. Format Surat Keluar Ekstern Tunggal b. Format Surat Keluar Ekstern Tunggal dengan Lampiran c. Surat Keluar Kolektif ≤5 Tujuan d. Surat Keluar Kolektif >5 Tujuan 2. Lampiran A2 : Format Faksimile 3. Lampiran A3 : a. Format Nota Dinas b. Format Nota Dinas PLH 4. Lampiran A4 : Format MoU/Nota Kesepahaman 5. Lampiran A5 : a. Format Kontrak/Perjanjian b. Format Amandemen Kontrak/Perjanjian c. Format Perjanjian Kerjasama 6. Lampiran A6 : Format Surat Perintah Kerja 7. Lampiran A7 : Format Surat Kuasa 8. Lampiran A8 : Format Surat Tugas 9. Lampiran A9 : Format Berita Acara 10. Lampiran A10 : Format Surat Keterangan 11. Lampiran A11 : Format Laporan 12. Lampiran A12 : Format Peraturan Direksi 13. Lampiran A13 : Format Keputusan Direksi 33 PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN

14. Lampiran A14 : Format Instruksi Direksi 15. Lampiran A15 : Format Surat Edaran Direksi 16. Lampiran A16 : Format Pengumuman 17. Lampiran A17 : Format Pemberitahuan 18. Lampiran A18 : Tanda Terima Pengiriman Dokumen 19. Lampiran A19 : Matrik Kewenangan Penandatanganan Dokumen 20. Lampiran A20 : Hirarki Kebijakan dan Produk Hukum 21. Lampiran A21 : Formulir Pengendalian Surat Masuk 22. Lampiran A22 : Formulir Pengantar Persetujuan Penandatanganan Produk Hukum Direksi secara Sirkuler 23. Lampiran A23 : Format Daftar Hadir Rapat atau Pertemuan 24. Lampiran A24 : Format Notulen Rapat atau Pertemuan 25. Lampiran A25 : Format Judul Ordner a. Judul Ordner Besar b. Judul Ordner Kecil 26. Lampiran A26 : Format Keputusan Direksi Secara Sirkuler 27. Lampiran A27 : Format Notulen Rapat Direksi 28. Lampiran A28 : Bentuk/Model Cap Dinas 29. Lampiran A29 : Formulir Penerimaan Dokumen Masuk 30. Lampiran A30 : Buku Identitas Tamu 31. Lampiran A31 : Buku Pengiriman Naskah Dinas Keluar PT PLN BATUBARA 34

LAMPIRAN B KEARSIPAN 1. Lampiran B1 : Format Nota Dinas Usulan Persetujuan Pemusnahan Arsip kepada Manajer Bagian 2. Lampiran B2 : Format Nota Dinas Persetujuan Pemusnahan Arsip dari Manajer Bagian 3. Lampiran B3 : Format Nota Dinas Usulan Persetujuan Pemusnahan Arsip kepada Direksi 4. Lampiran B4 : Format Nota Dinas Persetujuan Pemusnahan Arsip dari Direksi 5. Lampiran B5 : Formulir Peminjaman Arsip 6. Lampiran B6 : Formulir Penyortiran Arsip yang akan Dipindahkan 7. Lampiran B7 : Berita Acara Pemindahan Arsip 8. Lampiran B8 : Daftar Rincian Arsip yang akan Dimusnahkan 9. Lampiran B9 : Berita Acara Pemusnahan Arsip 10. Lampiran B10 : Daftar Klasifikasi Kode Masalah Surat dan Jadwal Retensi Arsip 35 PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN

LAMPIRAN A



Jalan Warung Buncit Raya No. 10 Kelurahan Kalibata Lampiran A1a Kecamatan Pancoran, Jakarta Selatan 12740 Surat Keluar Ekstern Tunggal Telp.: (021) 29122118; (021) 29122182 fax : (021) 22792183 Website: www.plnbatubara.co.id Nomor : no/kode/direktorat/tahun ----sejajar---- x Januari 2020 Lampiran : xxx Sifat : xxx ----sejajar---- Kepada: Perihal : xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Yth. Direktur xxxxxxxxxxxxx PT xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Jalan xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx 3 spasi baris Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 1 spasi baris Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 1 spasi baris Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 2 spasi baris DIREKTUR xxxxxxxxxxxx 5 spasi baris Tembusan: ----sejajar---- xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 1 spasi baris 1. Direktur PT xxxxxxxxxxxx 2. Manajer PT xxxxxxxxxxxx 3. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Paraf: _______________

Jalan Warung Buncit Raya No. 10 Kelurahan Kalibata Lampiran A1b Kecamatan Pancoran, Jakarta Selatan 12740 Surat Keluar Ekstern Tunggal dengan Lampiran Telp.: (021) 29122118; (021) 29122182 fax : (021) 22792183 Website: www.plnbatubara.co.id Nomor : no/kode/direktorat/tahun ----sejajar---- x Januari 2020 Lampiran : 1 Berkas Sifat : xxxxxxx ----sejajar---- Kepada: Perihal : xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Yth. Direktur xxxxxxxxxxxxx PT xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Jalan xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx 3 spasi baris Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 1 spasi baris Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 1 spasi baris Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 2 spasi baris DIREKTUR xxxxxxxxxxxx 5 spasi baris Tembusan: ----sejajar---- xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 1 spasi baris 1. Direktur PT xxxxxxxxxxxx 2. Manajer PT xxxxxxxxxxxx 3. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Paraf: _______________

Jalan Warung Buncit Raya No. 10 Kelurahan Kalibata Kecamatan Pancoran, Jakarta Selatan 12740 Telp.: (021) 29122118; (021) 29122182 fax : (021) 22792183 Website: www.plnbatubara.co.id Apabila lampiran surat hanya satu Lampiran I lembar/jenis, maka cukup di tuliskan: Surat No. xxxxxxxxxxxxx Lampiran Tanggal xxxxxxxxxxxxxx Surat No. xxxxxxxxxxxxxxxx Tanggal xxxxxxxxxxxxxxxxx JUDUL LAMPIRAN xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxx Paraf: _______________

Jalan Warung Buncit Raya No. 10 Kelurahan Kalibata Kecamatan Pancoran, Jakarta Selatan 12740 Telp.: (021) 29122118; (021) 29122182 fax : (021) 22792183 Website: www.plnbatubara.co.id Lampiran II Surat No. Xxxxxxxxxxxxx Tanggal xxxxxxxxxxxxxx JUDUL LAMPIRAN xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxx Paraf: _______________

Jalan Warung Buncit Raya No. 10 Kelurahan Kalibata Lampiran A1c Kecamatan Pancoran, Jakarta Selatan 12740 Surat Keluar Ekstern Kolektif ≤ 5 Tujuan Telp.: (021) 29122118; (021) 29122182 fax : (021) 22792183 Website: www.plnbatubara.co.id Nomor : no/kode/direktorat/tahun ----sejajar---- x Januari 2020 Lampiran : xxxxxxx Sifat : xxxxxxx ----sejajar---- Kepada: Perihal : xxxxxxxxxxxxxxxxxxx 1. PT Xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx 2. PT Xxxxxxxxxxxxx …... 3. PT Xxxxxxxxxxxxx 4. PT Xxxxxxxxxxxxx 5. PT Xxxxxxxxxxxxx 3 spasi baris u.p. Yth. Direktur Keuangan 1 spasi baris Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 1 spasi baris Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 1 spasi baris Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 2 spasi baris DIREKTUR xxxxxxxxxxxx 5 spasi baris Tembusan: ----sejajar---- xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 1 spasi baris 1. Direktur PT xxxxxxxxxxxx 2. Manajer PT xxxxxxxxxxxx 3. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Paraf: _______________

Jalan Warung Buncit Raya No. 10 Kelurahan Kalibata Lampiran A1c Kecamatan Pancoran, Jakarta Selatan 12740 Surat Keluar Ekstern Kolektif ≤ 5 Tujuan Telp.: (021) 29122118; (021) 29122182 fax : (021) 22792183 Website: www.plnbatubara.co.id Nomor : no/kode/direktorat/tahun ----sejajar---- x Januari 2020 Lampiran : xxxxxxx Sifat : xxxxxxx ----sejajar---- Kepada: Perihal : xxxxxxxxxxxxxxxxxxx 1. Yth. Direktur xxx PT Xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx 2. Yth. Direktur xxx PT Xxxxxxxxxxxxx …... 3. Yth. Direktur xxx PT Xxxxxxxxxxxxx 4. Yth. Direktur xxx PT Xxxxxxxxxxxxx 5. Yth. Direktur xxx PT Xxxxxxxxxxxxx 3 spasi baris Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 1 spasi baris Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 1 spasi baris Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 2 spasi baris DIREKTUR xxxxxxxxxxxx 5 spasi baris Tembusan: ----sejajar---- xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 1 spasi baris 4. Direktur PT xxxxxxxxxxxx 5. Manajer PT xxxxxxxxxxxx 6. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Paraf: _______________