Кадровое дело. Ознакомительный номер

Журнал издает ПРАКТИЧЕСКИЙ ЖУРНАЛ e.kdelo.ru ПО КАДРОВОЙ РАБОТЕ 9№ (201) СЕНТЯБРЬ 2019 26 За какие нарушения в работе с персданными вас будут штрафовать: Роскомнадзор обновил список претензий 17 Должностная инструкция кадровика — 2020: актуальные требования и функционал 80 Как перейти на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция 108 Зарплатное рабство отменили. За что теперь вас накажет ГИТ Все приложения к журналу на сайте pril-kdelo.ru



Кстати, об инструкциях В Трудовом кодексе вы не найдете ничего о должностной инструкции кадро- вика. Но вам этот необязательный документ просто необходим. Мы разрабо- тали актуальный документ с учетом требований профстандарта и последних изменений. Документ в статье на странице 17. Мы узнали, какие десять новых способов оштрафовать кадровика придумали чиновники Роскомнадзора. Помогли связи, которые я завел, еще когда работал инспектором в московской ГИТ. Готовую инструкцию, как исправить недочеты, за которые теперь штрафует Роскомнадзор, найдете в статье на странице 26. А еще у вас почти не осталось времени до перехода на электронные трудо- вые книжки. Что надо сделать уже сейчас, читайте в пошаговой инструкции от Валентины АНДРЕЕВОЙ на странице 80. Инструкцию помог составить экс-главред «Кадрового дела» Вячеслав ФИЛИППОВ, за что ему огромное спасибо! Всегда готовый вам помочь, Александр ПОПОВ, главный редактор

№ 9, сентябрь 2019 Содержание КАДРОВЫЕ НОВОСТИ Что готовят Изменят процедуру спецоценки.......................................................................................................................6 Уничтожать персданные придется по единым правилам.......................................................................6 Станет выгодно иметь медпункт в офисе.......................................................................................................6 Что приняли Новые штрафы за зарплатное рабство...........................................................................................................7 Новые наказания за нарушение режима труда и отдыха водителей...................................................7 Новый порядок выплаты пособия по уходу за ребенком.........................................................................7 Что разъяснили Должны ли проходить медосмотр те, кто работает за компьютером.................................................8 Можно ли установить инвалиду ненормированный рабочий день....................................................8 Должен ли работодатель оформлять СНИЛС дистанционным работникам.....................................8 Как выдать сотруднику деньги при экстренной командировке.............................................................9 Можно ли уволить работника, если условие об испытании есть только в приказе.......................9 Новые отчеты в Росстат: когда и по какой форме сдавать.....................................................................12 Расчет рабочего времени и полезные события в сентябре и октябре..............................................16 Должностная инструкция кадровика — 2020: актуальные требования и функционал...............17 ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ Первые шаги кадровика при приеме на работу военнообязанного..........................50 За какие нарушения в работе Дорожная карта с персданными вас будут штрафовать: Роскомнадзор обновил Когда работника список претензий.................................................26 можно уволить задним числом......................52 Пять недостатков в воинском учете, Перевод, перемещение в которых военкоматы обвиняют и изменение условий договора: кадровиков.............................................................42 когда какую процедуру применять...............60 Что важно знать кадровику о медосмотрах и медкнижках работников.................................70 Шпаргалка

Какие гарантии теперь КАДРОВОЕ ДЕЛО № 9, 2019 предоставлять сотрудницам: Издатель: Ольга Александровна Чубарева грядущие поправки в ТК Редакционный директор: Лидия Александровна Потапова и те, что уже действуют......................................72 Главный редактор: Александр Владимирович Попов Заместитель главного редактора: Юлия Девяткова ДОКУМЕНТООБОРОТ Редакция: Елена Бобович, Ирина Богомолова, Светлана Горячева, Ирина Обухова Как перейти на электронные Дизайнер: Евгения Чудова трудовые книжки: Менеджер по печати: Надежда Устинова пошаговая инструкция .....................................80 Адр­ ес ред­ ак­ции: 127015, Мос­ к­ва, Как закрыть сезон отпусков: ул. Новодмитровская, д. 5а, стр. 8 какие проверить документы Адр­ ес для писем: 127015, Москва, а/я 100, «Актион» и исправить ошибки...........................................92 Те­леф­ он: 8 (495) 788-53-01, e-mail: [email protected] Какие реквизиты Сотрудничество с журналом: кадровых документов директор по маркетингу Татьяна Потуданская: 8 (495) 788-53-01 надо оформлять по ГОСТу.............................. 100 Размещение рекламы: 8 (495) 730-55-14 Оформление подписки: ЗАРПЛАТА, ОТЧЕТНОСТЬ, ПОСОБИЕ по телефону 8 (800) 505-88-90 (по России звонок бесплатный); на сайте: kdelo.ru Зарплатное рабство отменили. Индекс: по каталогу «Роспечать» — 81903, 81902 (полугодовой); За что теперь вас накажет ГИТ......................108 по каталогу «Почта России» — П1481, П1431 (полугодовой); Как оформить работу по каталогу «Пресса России» — 61003, 61002 (полугодовой) во время детского отпуска, чтобы Подписано в печать 07.08.2019. Выход в свет 20.08.2019 не получить иск от ФСС и штраф ГИТ..........114 Печать офсетная. Печ. л. 8,0. Отп­ еч­ а­та­но в ООО ПО «Периодика». Вилки окладов незаконны. Адрес типографии: 105082, Москва, Спартаковская площадь, Чем заменить и можно ли оправдать.........120 д. 14, стр. 3 Тираж 40 250 экз. Заказ № 24826 В розницу цена свободная Жур­нал за­ре­гис­ т­рир­ ов­ ан Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций Сви­дет­ ель­ст­во о рег­ ис­ т­ра­ции ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015 12+ Пол­ное или час­ ­тич­ное восп­ рои­ з­вед­ ен­ ие или раз­мно­жен­ ие каким-ли­бо спосо­бом мат­ ер­ иа­ л­ ов, опуб­ли­ко­ванн­ ых в на­стоя­ ­щем из­да­нии, до­пус­ ­ка­ет­ся тольк­ о с пись­мен­ног­ о разр­ еш­ ен­ ия редак­ции жур­на­ла «Кадровое дело» Учредитель: ООО КФЦ «Актион», издатель: ООО «Актион кадры и право» Адрес издателя: 101000, Москва, Армянский переулок, д. 9, стр. 1, цокольный этаж, офис 11/18. Генеральный директор: Максим Владимирович Сухов

НОМЕР ЗА 5 МИНУТ ГЛАВНАЯ ТЕМА За какие нарушения 75 000 в работе с персданными вас будут руб. — штрафовать: Роскомнадзор обновил список претензий 26 максимальный штраф Роскомнадзора Роскомнадзор назвал десять ошибок в работе с персональ- ными данными, которые теперь будет искать в компаниях за одно нарушение в первую очередь. Это самые распространенные нарушения, за которые ваших коллег штрафовали в первом полугодии 2019-го. Кстати, три претензии новые, раньше кадровики с ними не сталкивались. Что это за ошибки и как избежать штрафа, узнаете из статьи. Должностная инструкция Когда работника кадровика — 2020: можно уволить задним актуальные требования числом и функционал Мы расспросили кадровиков и насчита- В Трудовом кодексе о должностной инструк- ли пять ситуаций, когда они увольняют ции не найдете ни единого упоминания. сотрудника прошедшей датой. Причины Но вам этот необязательный для работода- разные. В одних случаях нужно время, теля документ просто необходим. Зачем — чтобы получить необходимые докумен- узнаете в статье. Для вашего удобства мы ты, в других руководство пытается сэко- разработали актуальную должностную номить, а иногда и наказать работника. инструкцию для работника кадровой Предупреждаем, лишь в двух случаях из службы. При этом учли требования про- пяти увольнение задним числом безопасно. фессионального стандарта и изменения Из статьи узнаете, когда можно без риска 2019 года. Останется только учесть специ­ оформить увольнение задним числом, фику компании. 17 а когда этого лучше не делать. 52 Сайт Электронный журнал Высшая Школа «Кадровое дело» «Кадровое дело» Кадровика kdelo.ru e.kdelo.ru school.kdelo.ru 4 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

ВАЖНАЯ СТАТЬЯ Как перейти 80 4 на электронные трудовые книжки: месяца пошаговая инструкция осталось до перехода Чем ближе 2020-й, тем больше домыслов про то, чем на электронные трудовые  грозит кадровику переход на электронные трудовые книжки. Чтобы остановить спекуляции на этой теме, книжки мы подготовили первую пошаговую инструкцию, как перейти на электронные трудовые книжки. В ее осно- ве законопроекты о внесении изменений в ТК, КоАП, Закон о персучете и разъяснения Минтруда и ПФР. Зарплатное рабство Что важно знать отменили. За что теперь кадровику о медосмотрах вас накажет ГИТ и медкнижках работников Шпаргалка к приложению Менять зарплатный банк сотрудники теперь должны по новым правилам. Одно- Из шпаргалки на стра- временно ГИТ получили еще один повод нице 70 вы узнаете, кого вас оштрафовать. Если работник обвинит направлять на медосмо- вас в зарплатном рабстве, генеральный тры и каким сотрудникам директор лично заплатит 20 000 руб, ком- оформить медкнижку. пания — 50 000 руб., законы от 26.07.2019 Подробности — в при- № 221-ФЗ и № 231-ФЗ. Из статьи узнаете, ложении «Документы за что теперь будет наказывать ГИТ, если в кадровой службе. Что платите заработную плату на банковскую кадровику нужно знать карту, и какие документы оформить, чтобы о медосмотрах и мед- избежать неприятностей. 108 книжках сотрудников». Вебинары Сервисы Тематические seminar-kadry.ru s.kdelo.ru приложения e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 pril-kdelo.ru 5

КАДРОВЫЕ НОВОСТИ ЧТО ГОТОВЯТ Изменят процедуру спецоценки Компания сможет использовать плановую спецоценку в течение пяти результаты спецоценки, только рабочих дней после заключения дого- если специализированная органи- вора о ее проведении. Работодатель зация — оценщик до  начала работ получит от оценщиков номер и смо- внесет в государственную систему жет доказать ГИТ, что спецоценка учета (ФГИС) информацию о  спец- была реальной, а не фиктивной. оценке и ей присвоят уникальный Срок действия результатов спецо- номер. Сейчас в отдельных случаях ценки будут исчислять со дня внесения сведения о спецоценке в ФГИС не раз- сведений о них во ФГИС, а не со дня мещают или вносят ложные сведения утверждения отчета о спецоценке. уже после того, как оформили отчет Законопроект о  внесении изменений с результатами. в  Федеральный закон «О специальной По новым правилам оценщики оценке условий труда», sozd.duma.gov. должны будут зарегистрировать ru/bill/769142-7 Уничтожать персданные придется по единым правилам Роскомнадзор пообещал разработать низаций возникает вопрос, каких дей- порядок, как уничтожать персональ- ствий для этого достаточно. Работо- ные данные: датель из-за недостатка информации — если невозможно обеспечить может допустить ошибку и в резуль- правомерность обработки данных; тате получить предупреждение или — достигли цели обработки; штраф до 45 000 руб., ч. 5 ст. 13.11 КоАП. — человек отозвал согласие Законопроект «О внесении изменения на  обработку, и  сохранять данные в Федеральный закон “О персональных дан- больше не требуется. ных” в части уточнения требований к унич- Сейчас нет правил о том, как унич- тожению персональных данных», regulation. тожать персональные данные. И у орга- gov.ru/projects#search=&npa=93621 Станет выгодно иметь медпункт в офисе Компаниям придется вводить еще одну медицинские подразделения в ком- штатную единицу — медицинского паниях, чиновники обещают, что работника, и заводить электронные затраты на эти цели будут компен- медкарты на каждого сотрудника. сировать за счет средств ФСС. Зарплату Минздрав подготовил предложе- врачам предполагают отнести на счет ния по восстановлению и развитию ОМС. системы оказания медицинской Если документ примут, новый помощи на производстве. Чтобы сти- порядок будут вводить поэтапно мулировать работодателей открывать и на добровольной основе. 6 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

ЧТО ПРИНЯЛИ Новые штрафы он составит от 7000 до 10 000 руб. за зарплатное рабство Компания за нарушение заплатит от 20 000 до 50 000 руб. Компанию оштрафуют, если помешает соотруднику выбрать банк, на карту Такие же штрафы грозят должност- которого будет получать зарплату. ным лицам и компаниям, которые Президент подписал законы о том, эксплуатируют транспортное сред- в каком порядке работники теперь ство без тахографа, в  случае когда будут выбирать зарплатный банк он обязателен. и какой размер штрафа грозит ком- Федеральный закон от 26.07.2019 № 216-ФЗ пании, которая нарушит это право «О внесении изменений в Кодекс Россий- работника. ской Федерации об административных пра- вонарушениях». Вступает в силу 01.11.2019 Если работодатель воспрепятствует работнику сменить зарплатный банк, Новый порядок выплаты то  получит предупреждение или пособия по уходу штраф. Для должностных лиц штраф за ребенком составляет от 10 000 до 20 000 руб., для юридических лиц — от 30 000 до Ежемесячное пособие при рождении 50 000 руб. или усыновлении первого или второго ребенка сотрудники будут получать Еще одно нововведение — срок, по новым правилам. в течение которого сотрудник обязан сообщить работодателю, что хочет Во-первых, чиновники изме- сменить зарплатный банк. Подроб- нили срок выплаты. Получать посо- ности читайте на странице 108. бие работник будет, пока ребенку Федеральные законы от 26.07.2019 № 221- не исполнится три года. Раньше пла- ФЗ, № 231-ФЗ. Вступили в силу 06.08.2019 тили только до достижения ребенком возраста полутора лет. Новые наказания за нарушение режима Во-вторых, расширили круг лиц, труда и отдыха которые смогут получать пособие. водителей Выплату назначат, если среднеду- шевой доход семьи не  превышает С 1 ноября 2019 года компания, кото- 2-кратной величины прожиточного рая нарушает режим труда и отдыха минимума трудоспособного населе- водителей, заплатит штраф. Закон ния в субъекте России. Сейчас посо- касается не только профессиональ- бия назначают, если доход не выше ных перевозчиков, но и компаний, 1,5-кратной величины. которые используют транспорт для собственных нужд. В последние три года рождаемость падает. Депутаты утверждают, что Если неверно установите время цель закона  — поддержать семьи управления транспортным средством с детьми. и время отдыха водителя, то полу- Федеральный закон от 02.08.2019 № 305-ФЗ. чите штраф. Для должностных лиц Вступает в силу с 01.01.2020 e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 7

КАДРОВЫЕ НОВОСТИ ЧТО РАЗЪЯСНИЛИ Должны ли проходить ворах инвалидов III группы, если нет медосмотр те, кто запрета  ИПРА. работает за компьютером Уберите из трудовых договоров Работники, которые более половины сотрудников с инвалидностью I или рабочего времени трудятся за ком- II группы условие о ненормирован- пьютером, должны проходить обяза- ном рабочем дне. Иначе инспектор тельные предварительные при посту- ГИТ может оштрафовать компанию плении на работу и периодические на сумму от 50 000 до 100 000 руб., ч. 4 медицинские осмотры, п. 13.1 СанПиН ст. 5.27 КоАП. 2.2.2/2.4.1340-03. В СанПине исключе- Письмо Минтруда от  30.05.2019 №  14-2/ ний по условиям труда сотрудника ООГ-3899 нет. Такие разъяснения дал Минтруд. Должен ли работодатель Одновременно в ведомстве сооб- оформлять СНИЛС щили, что планируют исключить дистанционным из перечня вредных и опасных фак- работникам торов, которые влияют на здоровье сотрудника, электромагнитное излу- Сотрудник, с  которым компания чение от компьютера. Общественное заключает договор о  дистанцион- обсуждение по проекту уже закон- ной работе, может оформить доку- чилось. мент о регистрации в системе учета сам, а может попросить сделать это По мнению Роструда, работодатель работодателя. При этом не имеет зна- должен направлять таких сотрудни- чения, будет договор на бумаге или ков к врачам только в случае, когда в электронном виде. по результатам специальной оценки их условия труда признали вредными С 1 апреля 2019 года Пенсионный или опасными, письмо от 28.02.2017 фонд должен выдавать вместо стра- № ТЗ/942-03-3. ховых свидетельств СНИЛС документ, Письмо Минтруда от 12.07.2019 № 15-2/В-1828 который подтверждает, что сотрудник зарегистрирован в системе персони- Можно ли установить фицированного учета. инвалиду ненормированный Когда трудовой договор о дистан- рабочий день ционной работе заключается путем обмена электронными документами, Работникам с инвалидностью I или сотрудник получает документ с номе- II группы запрещено работать больше ром СНИЛС, в  том числе в  форме 35 часов в неделю, ст. 92 ТК. Для них электронного документа, самостоя- это предел рабочего времени. Поэтому тельно, ст. 312.2 ТК. Вместе с тем ПФР таким сотрудникам нельзя установить открывает индивидуальный лицевой ненормированный день. Это разъяс- счет на основании заявления лица, нил Минтруд. Такой режим работы поданного им лично, через работо- можете прописать в трудовых дого- дателя или через МФЦ. 8 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

Когда информацию в фонд подает Цифры работодатель, правильность сведений в анкете АДВ-1 сотрудник заверяет 57% личной подписью. Если работник не может подписать анкету, об этом граждан работают по профессии делают отметку. Затем анкету под- или смежной специальности писывает руководитель компании. Письмо ПФР от 28.06.2019 № 09-19/13246 Об этом говорит исследование Института Гайдара, РАНХиГС и Минэкономразвития. Как выдать сотруднику 45 процентов опрошенных заявили, что деньги при экстренной качественное образование дает хорошие командировке возможности в дальнейшем трудоустройстве по профессии. Более половины опрашиваемых Выдать работнику деньги для поездки граждан имеют образование, которое вынужда- во  внеплановую командировку ет выбирать на рынке труда специальности, в выходной или праздничный день которые не требуют особых компетенций. может уполномоченный сотрудник — раздатчик. На эти цели он получает 12,6% из  кассы организации деньги под отчет. Важное условие — с сотрудни- от ВВП составили «серые» ком, который будет выдавать деньги зарплаты в России за 2018 год на внеплановые командировки, необ- ходимо заключить договор о полной Это минимальный показатель за последние материальной ответственности. пять лет. Росстат утверждает, что сумма «серой» Письмо Минфина от 10.07.2019 № 02-06- зарплаты в 2018 году составила 13,07 трлн руб. 10/51195 Чтобы посчитать «серый» доход граждан, статистика сравнивает легальные доходы Можно ли уволить россиян с их расходами и сбережениями. работника, если условие об испытании есть 89% только в приказе россиян испытывают стресс на работе Условие об испытании нужно преду­ смотреть в трудовом договоре или Такую информацию сообщает портал Superjob. отдельном соглашении, которое 24 процента россиян утверждают, что стресс заключили до начала работы. Приказ связан с тем, что из-за аврального режима о приеме нельзя считать соглашением страшно допустить ошибку. 14 процентов сторон. Поэтому установить испытание считают источником стресса отношение только в нем нельзя. Также неправо- руководства, а еще 10 процентов — непрофес- мерно увольнять работника по итогам сионализм начальства. У 9 процентов стресс испытания на основе такого приказа. вызывают задержки зарплаты или ее размер. Апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 06.06.2019 9 по делу № 33-9728/2019 e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019

КАДРОВЫЕ НОВОСТИ Новые отчеты в Росстат: когда и по какой форме сдавать Из статьи узнаете: Что Росстат изменил в формах отчетов Какой отчет когда сдавать по новой форме Когда периодичность отчета зависит от численности сотрудников Росстат обновил формы отчетов о работниках, условиях труда и зарплате, приказ от 15.07.2019 № 404. Кроме того, изменил сроки, когда надо отчитаться. Обратите внимание! Ближайший отчет по новой форме нужно сдать в ноябре 2019 года. Если не сдадите или нарушите срок, компанию оштрафуют на сумму до 70 000 руб. При повторном нарушении — штраф до 150 000 руб., ст. 13.19 КоАП. О ЧЕМ ОТЧЕТ: о неполной занятости и движении работников Что изменилось Вновь созданные организации в текущем году теперь представляют отчет независимо от средней численности работников Кто сдает Все юрлица, кроме малых предприятий При какой — Если средняя численность работников за предыдущий год численности превышает 15 человек; — при любой, если организацию создали в текущем году По какой форме № П-4 (НЗ) Как часто Каждый квартал, до 8-го числа после отчетного отчитываться зн8ааачIпикрвнеаалряятс2а0ол2т20ч0ег2то0адгаодазаза////VкПкво.вс2.т0210а91-р9г-оойг о—ф—одродмо8е9оскдяатнввяаабйрртяяе22001290--ггоо; Когда сдавать первый раз по новым правилам 12 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

О ЧЕМ ОТЧЕТ: о численности и заработной плате работников Что изменилось — Последний день сдачи отчета перенесли на 10 дней позже; Кто сдает — суммы выплат теперь надо указывать в формате тысяч рублей с одним десятичным знаком после запятой; — графу «Фонд начисленной заработной платы» разделили на подграфы по видам работников Все юрлица, которые не cдают отчет по форме № П-4 При какой При любой численности По какой форме № 1-Т Как часто Раз в год, отчитываться до 30 января после отчетного года Когда сдавать 30 января 2020 года первый раз по новым правилам О ЧЕМ ОТЧЕТ: о состоянии условий труда и компенсациях на вредных работах Что изменилось В самом отчете прописали, кто его должен сдавать Кто сдает Юрлица, кроме малых предприятий, которые добывают полезные ископаемые, занимаются обработкой, транспортировкой, строитель- ством, обеспечивают электричеством и водоснабжением, собирают и уничтожают отходы, устраняют загрязнения, работают в области связи, информации, сельском хозяйстве, охоте и рыболовстве При какой При любой численности По какой форме № 1-Т (условия труда) Как часто Ежегодно, отчитываться до 21 января после отчетного года Когда сдавать 21 января 2020 года первый раз по новым правилам e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 13

КАДРОВЫЕ НОВОСТИ О ЧЕМ ОТЧЕТ: о просроченной задолженности по зарплате Что изменилось Поменяли год в строках № 09, 11 графы «Наименование показате- лей» 2018 год на 2019-й , в строке № 10 — 2017-й на 2018-й Кто сдает Все юрлица, кроме малых предприятий, если есть просроченная задолженность по зарплате При какой При любой численности По какой форме № 3-Ф Как часто Каждый месяц, отчитываться на 2-й день после отчетного Когда сдавать 3ннаафч1еивфнреаавялрясао2л0тяч22е00тг2ао0дпгаоодсоастоясндаивюанйЗотаябесресньвтеидеяднбеикряаь,бпоркоьтс2т0я1ба9рргьо,ойдаформе первый раз по новым правилам О ЧЕМ ОТЧЕТ: о численности и зарплате работников Что изменилось В самом отчете прописали, кто его должен сдавать Кто сдает Все юрлица, кроме малых предприятий По какой форме № П-4 Как часто Каждый месяц, до 15-го числа после отчетного, если: отчитываться — средняя численность работников превышает 15 человек; — зарегистрировались или прошли реорганизацию в текущем или предыдущем году; — есть лицензия на добычу полезных ископаемых. Каждый квартал, до 15-го числа после отчетного, если: — средняя численность работников не превышает 15 человек Когда сдавать 17 февраля 2020 года первый раз по начиная с отчета за январь 2020 года; новым правилам 15 апреля 2020 года начиная с отчета за I квартал 2020 года 14 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

О ЧЕМ ОТЧЕТ: о зарплате работников по профессиям и должностям Что изменилось — Сдавать отчет теперь надо на день раньше; — убрали один уровень образования — начальное профессиональное образование — из вкладыша к форме в графе № 6 «Образование» Кто сдает Все юрлица, кроме малых предприятий, финансовых и страховых организаций, госуправления и обеспечения военной безопасно- сти, деятельности общественных и экстерриториальных органи- заций При какой При любой численности По какой форме № 57-Т Как часто 1 раз в 2 года за нечетные годы, отчитываться до 29 ноября Когда сдавать 29 ноября 2019 года первый раз по по состоянию на 31 октября 2019 года новым правилам ЧИТАЙТЕ В ОКТЯБРЕ Ошибки, из-за которых в 2019-м кадровиков стали вызывать в суд Ирина ОБУХОВА, Редакция «Кадрового дела» изучила дела 2019 года и выбрала юрист, эксперт ошибки, по которым судьи потребовали объяснения лично журнала «Кадровое от кадровиков. Что это за нарушения и как выстроить позицию, дело» если придется выступать в суде, читайте в статье. Вы узнаете: • какие формулировки в трудовом договоре будут действовать даже после увольнения работника; • когда взыскание отменят, даже если сотрудник виноват; • в каком случае кадровик может безнаказанно потерять трудо- вую сотрудника; • можно ли уволить сотрудника по соглашению сторон, если он принес заявление об увольнении по собственному. e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 15

КАДРОВЫЕ НОВОСТИ СЕНТЯБРЬ ПН 2 9 16 23 30 Количество дней ВТ 3 10 17 24 календарных —­ 30 СР 4 11 18 25 рабочих —­ 21 ЧТ 5 12 19 26 выходных и праздничных —­ 9 ПТ 6 13 20 27 СБ 7 14 21 28 Количество рабочих часов ВС 1 8 15 22 29 40-часовая рабочая неделя ­— 168 36-часовая рабочая неделя ­— 151,2 24-часовая рабочая неделя ­— 100,8 1  — День знаний 3  — Вебинар «Личное дело. Что можно и нельзя хранить с учетом Закона о персданных» на сайте seminar-kadry.ru 13 — День программиста в России 14 — Всемирный день оказания первой медицинской помощи Кого из сотрудников вы должны отправить на медосмотр и кому оформить медкнижку, читайте на странице 70. 1 7 — Вебинар «Как увольнять декретниц и беременных. Новые разъяснения чиновников и судов» на сайте seminar-kadry.ru Какие еще гарантии нужно предоставить беременным и сотрудницам с детьми, читайте на странице 72. 18 — День HR-менеджера в России 2 0 — День рекрутера в России 28 — День работника атомной промышленности в России 1  — Читайте свежий номер электронного журнала (№ 10, 2019) на сайте e.kdelo.ru ОКТЯБРЬ ПН 7 14 21 28 Количество дней 8 15 22 29 календарных —­ 31 ВТ 1 9 16 23 30 рабочих —­ 23 СР 2 10 17 24 31 выходных и праздничных —­ 8 ЧТ 3 11 18 25 ПТ 4 12 19 26 Количество рабочих часов СБ 5 13 20 27 40-часовая рабочая неделя ­— 184 ВС 6 36-часовая рабочая неделя ­— 165,6 24-часовая рабочая неделя ­— 110,4 16 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

КАДРОВЫЕ НОВОСТИ Светлана ГОРЯЧЕВА, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело» Должностная инструкция кадровика — 2020: актуальные требования и функционал Из статьи узнаете: Как должностная инструкция спасет кадровика от штрафа Нужно ли использовать профстандарт, когда составляете инструкцию на кадровика Почему должностную инструкцию опасно делать приложением к трудовому договору В Трудовом кодексе о должностной инструкции не найдете ни единого упомина- 17 ния. Но вам этот необязательный документ просто необходим. Зачем — узнаете ниже. В конце статьи — актуальная должностная инструкция для кадровика с учетом требований профстандарта и изменений 2019 года. Останется только учесть специфику компании. Какая вам от должностной инструкции польза Должностная инструкция решает две задачи — фиксирует требования к пре- тенденту на должность и определяет обязанности по этой должности. Роструд подтверждает, конкретизировать должностные обязанности работника можно не только в трудовом договоре, но и в должностной инструкции. Условие о трудовой функции работника должно быть в каждом трудовом договоре, ст. 57 ТК. При этом, чтобы выполнить это требование, в договоре достаточно указать наименование должности. Однако этого мало, чтобы понять, какие обязанности должен выполнять работник, что от него требо- вать и за что можно наказать. Эту задачу решит должностная инструкция. Не думайте, что если ваш функционал детально не прописали, это вам на пользу, потому что начальству будет сложнее вас наказать. У такой неопределенности есть недостатки. Во-первых, раз в трудовом договоре нет конкретики, руководство может поручать широкий круг заданий. Во-вторых, e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019

КАДРОВЫЕ НОВОСТИ вы сами можете заблуждаться, что входит в ваш функционал, и делать больше, чем надо. В-третьих, в случае спора у вас не будет документа, кото- рый бы подтвердил вашу правоту. Далее рассмотрим, в чем состоят плюсы должностной инструкции для кадровика. На вас не станут перекладывать чужие обязанности без доплаты. Так как все ваши обязанности документально закрепили, их не смогут произвольно изменять. А увеличенный размер работ должны будут оплачивать. Не придется платить штраф. Если обязанности кадровика нигде не закрепили, а ГИТ оштрафовал его как должностное лицо, суд может отменить штраф. Пример Инспектор оштрафовал начальника отдела кадров за то, что сотрудников не озна- комили с результатами спецоценки, ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП. Суд освободил кадровика от наказания, так как инспектор не представил документ, который устанавливает ее обязанность знакомить сотрудников с результатами спецоценки, решение Заводского районного суда г. Кемерово от 01.12.2016 по делу № 12-906/2016. Сможете отказать неподходящим кандидатам. С помощью должностной инструкции вы сможете обоснованно отказать в приеме на работу в отдел кадров, если кандидат не имеет необходимых деловых качеств. Пример Вы  ищете человека на  должность специалиста отдела кадров. В  должностной инструкции есть требования о высшем образовании и умении работать с поис- ковыми системами и информационными ресурсами для мониторинга рынка труда. Если у соискателя нет таких знаний, ваш отказ будет обоснованным, ст. 64 ТК. Распределите работу внутри отдела. В одинаковой должности специалиста кадровой службы могут работать несколько человек. Поэтому должностные Почему должностную инструкцию нельзя делать приложением к договору Должностная инструкция — локальный акт. Работодатель вправе его изменять по своему усмотрению. Трудовой договор — соглашение работодателя и работни- ка. Его изменить можно только если обе стороны согласны. Сделаете должностную инструкцию приложением к договору, она потеряет статус локального акта. Чтобы скорректировать требования по должности или конкретизировать обязанности, вам понадобится согласие работника. Если инструкция не является приложением к договору, издайте приказ и ознакомьте работника под подпись. Будьте внимательны, когда корректируете обязанности — они не должны выходить за рамки трудовой функции работника. 18 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

инструкции помогут для каждого кадровика прописать определенный набор должностных обязанностей, конкретизировать и определить объем работ. Разделите выполняемую работу на подгруппы в соответствии со специ- фикой и однородностью. Должностные обязанности кадровика: организо- вывать прием на работу, оформлять кадровые документы, вести воинский учет, работать с трудовыми книжками и обеспечивать остальные участки работы, которые нужны конкретной компании. В зависимости от численности отдела кадров и количества работников организации распределите участки работы между специалистами по кадрам. Это распределение закрепите в должностной инструкции. Учитывайте при этом профстандарт и квалификационный справочник. В образце на страни- це 24 мы показали, какие задачи кадровика можно выделить как отдельные участки работы. Какие установить требования к квалификации Требования к квалификации кадровика закон не определяет. Работодатель вправе решить сам, какой уровень образования и опыт работы должен быть у сотрудника на этой должности. За основу можно брать квалификационные характеристики из Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, далее — ЕКС, и профстандарта, утв. приказом Минтруда от 06.10.2015 № 691н. Почему за основу должностной инструкции кадровика лучше брать проф- стандарт, а не ЕКС. Профстандарт разработали под актуальные требования работодателей. Пока что ЕКС действует параллельно с профстандартом, но со временем стандарт заменит справочник. Чтобы после этого не пришлось переделывать документы, когда разрабатываете или корректируете долж- ностные инструкции, берите за основу профстандарт. В  профстандарте и ЕКС требования к квалификации специалистов по ка- драм разные. Профстандарт предполагает среднее профессиональное об- разование для кадровика, который занимается исключительно кадровым Требования к кадровику вырастут Чиновники предлагают поднять 5-й уровень квалификации по 1-й обобщенной трудовой функции до 6-го и добавить высшее образование. Проект нового профстандарта «Специалист по управлению персоналом» подготовил Минтруд. В ведомстве изменения объясняют тем, что все профессиональные стандарты периодически актуализируют. «Специалист по управлению персоналом» — не ис- ключение. У кадровика-делопроизводителя становится больше обязанностей, и они требуют более глубоких знаний. Оформление кадровых документов автоматизируют, компании разрабатывают свои типовые формы документов с новыми требованиями к работникам, которые оформляют трудовые отношения. e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 19

КАДРОВЫЕ НОВОСТИ делопроизводством, а также дополнительное образование для непрофильных специальностей. ЕКС для специалиста по кадрам предусматривает высшее образование без требований к стажу работы, не конкретизирует направление образования и не говорит о том, требуется ли повышение квалификации и профессиональная переподготовка. Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом» делит всю работу кадровиков на восемь обобщенных трудовых функций и устанавливает три квалификационных уровня. Они определяют требования к образованию, знаниям и умениям, практическому опыту: 5-й уровень — для кадровиков-делопроизводителей, 7-й — для руководителей, и 6-й — для всех остальных работников кадровой службы. В чем профстандарт не поможет. Профстандарт говорит только об уровне образования, но  не уточняет, должно ли  оно быть профильным. Также стандарт не определяет, какое образование считать профильным. Поэтому у работодателя есть два варианта действия. Первый — принять на работу Квалификационные требования к кадровику по профстандарту «Специалист по управлению персоналом» Примерное Обобщенная трудовая Требования к квалификации Уровень название функция квалиф­ и­ должности Образование Стаж кации Специалист по Документационное обеспе- Среднее / допол- — 5 кадровому дело- чение работы с персоналом нительное про- производству фессиональное Специалист Деятельность по обеспече- Высшее (бакалав- — 6 по персоналу нию персоналом риат) / дополни- Деятельность по оценке тельное профес- и аттестации персонала сиональное Деятельность по развитию Высшее / допол- — персонала нительное про- Деятельность по орга- фессиональное низации труда и оплаты персонала Деятельность по организа- ции корпоративной социальной политики Начальник Операционное управление Высшее (специ- Не менее 7 отдела кадров персоналом и подразделе- алитет, ма- пяти лет нием организации гистратура) / Директор дополнительное Не менее по персоналу Стратегическое управление профессиональ- пяти лет на персоналом организации ное образование руководящих должностях 20 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

кандидата с таким уровнем и профилем образования, которые подходят для выполнения задач на данной должности. Второй вариант — принять специ- алиста с подходящим уровнем образования, но неподходящим профилем, если он прошел профильную профессиональную переподготовку. Чтобы закрепить конкретные требования, понадобится должностная инструкция. Не советуем искусственно завышать требования по должности. Будет сложно подобрать подходящего кандидата, а потом его аттестовывать, под- бирать подходящую работу, если понадобится перевод, определять преиму- щественное право сохранить работу при сокращении и т.  д. В деловые качества претендента на должность входят не только его про- фессионально-квалификационные, но и личностные качества. По мнению Верховного суда, личностные качества в должностной инструкции — это профессиональные характеристики, к которым относят состояние здоровья, уровень образования, опыт работы по специальности, в данной отрасли, п. 10 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2. Такой подход Верховного суда отличается от того, что работодатели указывают в личных качествах, когда публикуют вакансию: «ответственность, обязательность, пунктуальность, стрессоустойчивость» и прочие характеристики человека. Что делать, если квалификация кадровика ниже, чем требует профстандарт. В отношении кадровиков требования профстандарта к уровню образования и стажу работы рекомендательные. Даже если работодатель на добровольной основе решил применять профстандарт, он не может уволить работника из-за того, что тот не соответствует профстандарту. Если у уже работающего кадровика уровень образования или опыт работы не соответствуют проф- стандарту, работодатель может его обучить. Если же кадровик не имеет специальной подготовки или стажа работы, но обладает достаточным практическим опытом и выполняет должностные обязанности качественно и в полном объеме, он может занимать должность, даже если формально не соответствует квалификационным требованиям. Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству, фрагмент … 2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ 2.1. Специалист отдела кадров должен иметь высшее образование по направлениям под- готовки «Управление персоналом» или «Юриспруденция» либо по иным специальностям, со- ответствующим функциям и конкретным задачам, необходимым для исполнения своих долж- ностных обязанностей. 2.2. Без предъявления требований к стажу работы. Требование о наличии определенного образования рекомендательное. Оценивайте также опыт и навыки кандидата. e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 21

КАДРОВЫЕ НОВОСТИ Чтобы подтвердить квалификацию сотрудника, советуем провести аттестацию. По ее результатам комиссия оформит протокол. Он и будет документальным подтверждением, что квалификация работника соответствует требованиям. Какой прописать функционал Указывайте функционал по блокам работы кадровика и его конкретным обязанностям. Это, прежде всего, инструкция, а четкие формулировки — ключ к быстрому пониманию задач. Не копируйте описание трудовой функции из профстандарта. Профстан- дарт содержит в себе обобщенную трудовую функцию. Она не совпадает на 100 процентов с обязанностями кадровика в конкретной организации. Обобщенная трудовая функция — это типовое описание профессии или должности, которое раскрывает основной набор трудовых функций. Используйте несколько обобщенных трудовых функций, когда состав- ляете должностную инструкцию. Требования к квалификации работника в таком случае определяйте по более высокому уровню. Пример Кадровик ведет документацию по учету и движению кадров и выполняет иные трудовые функции из обобщенной трудовой функции «Документационное обе- спечение работы с персоналом». Также он собирает информацию о потребно- сти организации в персонале из обобщенной трудовой функции «Деятельность по обеспечению персоналом». Вторая функция предполагает высшее образо- вание, а для первой достаточно среднего. В этом примере у кадровика должно быть высшее образование не ниже бакалавриата. Что из обобщенной трудовой функции включать в обязанности по кон- кретной должности, решайте исходя из специфики работы. Не завершайте перечень должностных обязанностей работника фра- зой: «выполнение иных распоряжений руководителя». Когда включаете Должностная инструкция начальника отдела кадров, фрагмент … 2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ 2.1. Начальник отдела кадров должен иметь высшее образование (специалитет, магистратура) по направлениям подготовки «Управление персоналом» или «Юриспруденция» либо по иным специальностям, соответствующим функциям и конкретным задачам, необходимым для испол- нения своих должностных обязанностей. 2.2. Опыт работы по специальности не менее пяти лет. У станавливайте требования с учетом реальных потребностей вашей компании. Пятилетний опыт работы, который предлагают ЕКС и профстандарты, не всегда необходим, чтобы выполнять обязанности началь- ника отдела кадров. 22 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

формулировку об «иных распоряжениях», трудовая функция перестает быть ясной и конкретной, а у ГИТ появляется возможность обвинить компанию в том, что она нарушает трудовое законодательство. Во-первых, работник должен знать, какие обязанности он будет выполнять. Во-вторых, работо- датель обязан предоставлять работу, обусловленную трудовым договором. Поэтому требование выполнить «иную работу», которую договор не преду- сматривает, будет нарушать ст. 60 ТК. Как поправить должностную инструкцию на 2020 год Поддерживайте должностную инструкцию в актуальном состоянии. Не ждите, пока устаревший профстандарт обновят после неоднократных обсуждений. Требования к квалификации и функционал работников должны соответ- ствовать потребностям компании, поэтому инструкции нужно обновлять. Должностная инструкция — отдельный локальный акт. Если должностную инструкцию оформили как отдельный документ и поправки не меняют условия трудового договора, то утвердите должностную инструкцию в новой редакции и письменно ознакомьте с ней работника. Устанавливаете новые обязанности или отменяете старые, применяйте порядок, предусмотренный ст. 74 ТК. Во всех случаях изменения должност- ной инструкции сама трудовая функция должна оставаться прежней. Иначе вы рискуете неправомерно перевести работника на другую должность. Должностная инструкция — приложение к трудовому договору. Если так получилось, что в трудовых договорах ваших сотрудников записано, что их должностные инструкции — часть договора, изменения в этот документ вносите по правилам ч. 1 ст. 74 ТК. Об изменениях по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, уве- домьте работника за два месяца, ч. 1 ст. 74 ТК. Согласится с изменениями — заключите допсоглашение к договору. Если откажется, можете расторгнуть трудовой договор по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК Закрепите три новые обязанности в должностной инструкции кадровика — 2020 1 2 3 Оформлять Уведомлять Сдавать приказ о предоставлении военкомат о заключении в ПФР сведения дополнительного трудового договора о трудовой деятельности с военнообязанным выходного дня работнику работников для диспансеризации без документов воинского учета по форме СЗВ-ТД e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 23

ОБРАЗЕЦ Должностная инструкция кадровика Перед вами должностная инструкция кадровика — 2020. В ней мы учли изменения в зако- нодательстве и требования профстандарта. Общество с ограниченной ответственностью «Парус» ООО «Парус» ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Парус» 24.09.2019 № 5 Маслов Л.М. Маслов Москва 24.09.2019 специалиста отдела кадров 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Специалист по кадровому делопроизводству … 3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ 3.1. Обеспечивает выполнение задач, поставленных перед отделом. 3.2. Ведет учет сотрудников ООО «Парус» в соответствии с унифицированными формами первичной документации. 3.3. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя ООО «Парус», а также другую установленную документацию по кадрам: — об отпусках различных видов; — о совмещении должностей, увеличении объема работ и расширении зон обслуживания; — о работе в выходные и праздничные дни; — о поощрениях и награждениях; — об изменении режима рабочего времени; — о наложении и снятии дисциплинарного взыскания; — об изменении учетных данных; — о направлении в командировку; — о направлении на обучение; — о предоставлении дополнительного выходного дня работнику для диспансеризации и другие. 3.4. Готовит кадровые документы для поощрения и награждения работников (представ- ления, ходатайства, проекты приказов). 3.5. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Пропишите основные виды документов, которые подготавливает работник, чтобы конкретизировать должностные обязанности. 24 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

3.6. Ведет поиск персонала, проводит собеседование. Специалист по работе 3.7. Подготавливает и направляет уведомления в государственные органы в случаях, с персоналом предусмотренных действующим законодательством. 3.8. Ведет трудовые книжки и вкладыши в них: Кадровик, ответственный за воинский — регистрирует в соответствующих журналах прием и выдачу трудовых книжек и вкла- учет в организации дышей в них; — своевременно вносит записи в трудовые книжки; — производит подсчет трудового стажа; — сдает в ПФР сведения о трудовой деятельности работников по форме СЗВ-ТД. 3.9. Организует и принимает участие в проведении профессионального тестирования и аттестации работников. 3.10. Осуществляет воинский учет и бронирование граждан, пребывающих в запасе; — осуществляет учет, движение и хранение в установленном порядке бланков строгой отчетности формы Ф4; — уведомляет военкомат о заключении трудового договора с военнообязанным без до- кументов воинского учета. 3.11. Подготавливает и согласовывает проекты приказов по воинскому учету и брониро- ванию граждан, пребывающих в запасе. 3.12. Ведет личные карточки формы Т-2 (ВУР): — оформляет на военнообязанных работников; — осуществляет сверку карточек формы Т-2 (ВУР) с военными билетами военнообязанных и с военными комиссариатами. 3.13. Подготавливает различные формы отчетности по воинскому учету. 3.14. Вносит актуальную информацию в программный комплекс. 3.15. Выдает справки о трудовой деятельности работников. 3.16. Контролирует соблюдение графика отпусков работниками. 3.17. Готовит документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив. 3.18. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и за соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка. 3.19. Обеспечивает выполнение требований нормативных (руководящих) документов по защите информации и персональных данных, ставших ему известными при исполнении должностных обязанностей, соблюдение конфиденциальности информации. 3.20. Консультирует работников по вопросам, входящим в компетенцию отдела. 3.21. Выполняет другие служебные поручения начальника отдела кадров в рамках уста- новленной трудовой функции. ... 5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ 5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет. Начальник отдела кадров Зосимова В.П. Зосимова С настоящей должностной инструкцией ознакомлена, один экземпляр на руки получила и обязуюсь хранить на рабочем месте. Панина А.Ю. Панина Пропишите обязанность Закрепите новые обязанно- У точните, что все поручения по сдаче отчетности, чтобы сти по воинскому учету руководства связаны закрепить ответственность в должностной инструкции конкретного работника при ответственного кадрового с исполнением трудовой неисполнении. работника. функции работника. e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 25

ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ Юлия ДЕВЯТКОВА, Ирина ОБУХОВА, юрист, заместитель юрист, эксперт журнала главного редактора «Кадровое дело» журнала «Кадровое дело» За какие нарушения в работе с персданными вас будут штрафовать: Роскомнадзор обновил список претензий Из статьи узнаете: Какие новые требования к компаниям появились у Роскомнадзора Почему всем полезно вести личные дела и какие документы нельзя в них хранить Должен ли кадровик отвечать за организацию работы с персданными Роскомнадзор назвал десять ошибок в работе с персональными данными, которые теперь будет искать в компаниях в первую очередь. Это самые рас- пространенные нарушения, за которые ваших коллег штрафовали в первом полугодии 2019-го. Кстати, три претензии новые, раньше кадровики с ними не сталкивались. Что это за ошибки и как избежать штрафа, узнаете из этой статьи. Не проводили внутренний аудит работы с персданными Компания нарушает закон, если не проверяет, как в структурных подраз- делениях обрабатывают персданные. Так считает Роскомнадзор. Закон прямо не обязывает работодателя проводить внутренний аудит работы с персданными. Он называет его одной из возможных мер, которые может принять компания, чтобы выполнить обязанности, п. 4 ч. 1 ст. 18.1 За- кона от 27.07.2006 № 152-ФЗ о персданных. Перечень таких мер организация вправе определить самостоятельно. Однако Роскомнадзор считает аудит прямой обязанностью работодателя и выдает предписание тем, кто его не проводит. По мнению проверяющих, компания должна разработать процедуру внутреннего контроля или аудита и периодически его проводить. Для этого 26 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

нужно создать комиссию, которая будет анализировать документы, изучать процессы обработки персданных и давать рекомендации по их защите. Как избежать претензий. Разработайте положение о внутреннем аудите, ознакомьте с ним работников. Положение о внутреннем аудите организации работы с персданными ПОЛОЖЕНИЕ о внутреннем аудите соответствия обработки персональных данных в ООО «Каскад» Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам РФ 1. Настоящее Положение определяет процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, основания, порядок проведения внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных в струк- турных подразделениях ООО «Каскад» (далее — Общество) требованиям к защите персональных данных, установленным Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон «О персональных данных»), принятыми в соответствии с ним право- выми актами. … 4. Внутренний аудит соответствия обработки персональных данных в структурных подразделениях Общества требованиям к защите персональных данных (далее — внутренний аудит) осуществляется комиссией по проведению внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных в структурных подразделениях Общества требованиям к защите персональных данных (далее — комиссия) путем проведения проверок. Состав комиссии утверждается приказом Общества. 5. Проверки по предметам контроля, указанным в акте внутреннего аудита, согласно при- ложению к настоящим Правилам, могут осуществляться как непосредственно на рабочих местах исполнителей, участвующих в обработке персональных данных, так и путем направления запросов и рассмотрения документов, необходимых для осуществления внутреннего контроля. 6. Проверки соответствия обработки персональных данных, установленных требованиям, проводятся один раз в год в каждом структурном подразделении Общества. 7. План проведения внутреннего контроля на очередной год формируется директором по управ- лению персоналом до 15 декабря и утверждается Генеральным директором. 8. Утвержденный план очередности проведения внутреннего контроля доводится до струк- турных подразделений Общества. 9. Проведение внеплановой проверки организуется председателем комиссии, а в его отсутствие — заместителем председателя комиссии в течение трех рабочих дней с даты поступления письменного заявления субъекта персональных данных о нарушении правил обработки персональных данных. 10. Комиссия при проверке имеет право: — запрашивать у руководителей структурных подразделений Общества информацию и (или) документы, необходимые для осуществления внутреннего аудита; — требовать от уполномоченных на обработку персональных данных должностных лиц уточ- нения, блокирования или уничтожения недостоверных или полученных незаконным путем пер- сональных данных. … Пропишите, какие права будут У кажите периодичность, с кото- Отразите, когда и кто у комиссии по проведению аудита. рой будете проводить аудит. утверждает план аудита. e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 27

ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ После того как утвердите положение, составьте план аудита и создайте комиссию, которая будет его проводить. Состав комиссии утвердите приказом. По итогам аудита комиссия должна оформить заключительный доку- мент — акт или протокол. В нем отражают, в каком состоянии находится работа с персданными в компании, и дают рекомендации, что сделать, чтобы система обработки и защиты персданных соответствовала требованиям закона. Акт по итогам внутреннего аудита УТВЕРЖДАЮ Директор по информационным технологиям Романов А.Р. Романов 9 сентября 2019 г. АКТ внутреннего аудита соответствия обработки персональных данных в ООО «Каскад» требованиям к защите персональных данных 1. Результаты рассмотрения вопросов по предметам аудита: Предмет аудита Результат Примечание рассмотрения Документы, определяющие основания В целом соответ- Необходимо внести измене- обработки персональных данных ствуют требовани- ния в Политику обработки ям законодатель- персональных данных в соот- Утвержденные перечни информаци- ства ветствии с рекомендациями онных систем персональных данных, Роскомнадзора до 01.10.2019 эксплуатируемых в ООО «Каскад» Перечень утверж- ден, соответствует Своевременность мероприятий требованиям за- по уничтожению либо обезличиванию конодательства персональных данных, обрабатывае- Мероприятия про- мых в ООО «Каскад», в связи с достиже- водятся нием целей обработки или утраты не- обходимости в достижении этих целей Неправомерно Отсутствие неправомерно размещен- размещенных ных персональных данных граждан данных нет на официальном сайте ООО «Каскад» … 2. Предложения и замечания комиссии: Предложить юридическому отделу до 1 октября 2019 года доработать Политику обработки персональных данных в соответствии с рекомендациями Роскомнадзора. Подписи членов комиссии: … Оформите акт в произвольной У становите сроки для устранения форме. замечаний комиссии. 28 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

Не опубликовали политику обработки персданных Компания должна издать и опубликовать на сайте политику обработки персданных. Если работодатель не разместит документ в открытом доступе, должностное лицо накажут на сумму от 3000 до 6000 руб., организацию — от 15 000 до 30 000 руб., ч. 3 ст. 13.11 КоАП, п. 2 ст. 18.1 Закона о персданных. Как избежать претензий. Разработайте политику или актуализируйте ее по Рекомендациям Роскомнадзора от 27.07.2017. Не копируйте формулировки ведомства, ориентируйтесь на специфику вашей организации. Опубликуйте политику на сайте компании. Если его нет, сделайте до- кумент в бумажном виде доступным для всех заинтересованных лиц. На- пример, в торговом зале, при входе в организацию и т. п. Если сайтов несколько, разместите политику на всех. Роскомнадзор это проверяет. По функционалу сайтов текст делить не нужно. Не утвердили перечень лиц, которые имеют доступ к персданным Работодатель должен приказом утвердить перечень сотрудников, которым в связи с исполнением должностных обязанностей могут понадобиться персональные данные. Они должны получать только те данные, которые необходимы, чтобы выполнять конкретные трудовые функции, ст. 88 ТК. Не утвердите перечень — проверяющие выдадут предписание. Как избежать претензий. Издайте приказ об утверждении перечня лиц, которые имеют доступ к персданным. Обычно в перечень входят генераль- ный директор, его заместители, работники кадровой службы, бухгалтерии, службы безопасности, юридического отдела и т. д. Раньше некоторые инспекторы Роскомнадзора считали, что в приказе нужно указать Ф. И. О. конкретных работников, а не список должностей. Это создавало сложности, так как нужно было вносить изменения в приказ при приеме и увольнении работников. Сейчас разрешают закреплять как список работников, так и перечень должностей. Кто может иметь доступ к личным делам сотрудников Доступ к личным делам могут иметь только сотрудники, которым он необходим для выполнения трудовых функций. Личные дела содержат персональные данные работника. Приказом утвердите список лиц, которые будут иметь доступ к личным делам работников в компании. Укажите в приказе, что разглашение сведений из личных дел работников недопустимо и за это может последовать дисциплинарная, административная или уголовная ответственность. Ознакомь- те всех допущенных к личным делам сотрудников с приказом под подпись. e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 29

ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ Приказ об утверждении перечня лиц, допущенных к работе с персданными Общество с ограниченной ответственностью «Каскад» (ООО «Каскад») 03.09.2019 ПРИКАЗ № 19 Москва Об утверждении перечня должностей сотрудников, допущенных к работе с персональными данными работников ООО «Каскад» без использования средств автоматизации В соответствии со статьей 87 Трудового кодекса и во исполнение статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить перечень должностей сотрудников, допущенных к работе с персональными данными работников ООО «Каскад» без использования средств автоматизации. № Подразделение Должность Наименование документа, п/п содержащего персональные данные 1 Отдел кадров Начальник отдела, Личные карточки сотрудников, трудовые специалист книжки, приказы по личному составу, трудовые договоры 2 Бухгалтерия Главный бухгалтер, Индивидуальные сведения о трудовом стаже, ведущий бухгалтер, заработке (вознаграждении), доходе и начислен- бухгалтер ных страховых взносах застрахованного лица, расчетные (расчетно-платежные) ведомости; листки нетрудоспособности 3… 2. Начальнику отдела кадров Ивановой П.Р. ознакомить работников, занимающих должности, указанные в пункте 1, с настоящим приказом под подпись. Генеральный директор Максимов А.М. Максимов С приказом ознакомлены: П.Р. Иванова 03.09.2019 Иванова П.П. Васильева 03.09.2019 Васильева А.О Смирнова 03.09.2019 Смирнова В.П. Линцева 03.09.2019 Линцева Д.К. Плутонова 03.09.2019 Плутонова Л.Л. Павлова 03.09.2019 Павлова М ожно утвердить перечень должностей У кажите, к каким данным имеет доступ работник, или перечислить конкретных работников. занимающий ту или иную должность. 30 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

Не знакомите работников под подпись с законом о персональных данных Сотрудников, которые работают с персданными, нужно знакомить с поло- жениями законодательства о персональных данных. Это требует п. 6 ч. 1 ст. 18.1 Закона о персданных. Инспекторы Роскомнадзора теперь обращают на это внимание. Если не знакомите работников с законами о персданных, рискуете получить предписание. Как избежать претензий. Оформите лист ознакомления работников с поло- жениями законодательства о персональных данных и внутренними доку- ментами по вопросам обработки персональных данных. Другой вариант — включите положения в трудовой договор с работником. Знакомить работников с документами в электронном виде рискованно. В Роскомнадзоре считают, что в этом случае работодатель не выполняет свою обязанность надлежащим образом. Лист ознакомления работника с положениями законов и локальных актов по работе с персданными ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных, требованиями к защите персональных данных Подтверждаю, что ознакомлен(а) с действующими на момент подписания нижеперечис- ленными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами: — Федеральный закон от 27.07.2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных»; — глава 14 Трудового кодекса; — постановление Правительства от 06.07.2008 № 687 «Об утверждении Положения об осо- бенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»; — постановление Правительства от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к за- щите персональных данных при их обработке и информационных системах персональных данных»; … Текст нормативных правовых актов, локальных нормативных актов мною прочитан, со- держание понятно. № Фамилия, Должность Дата Подпись п/п инициалы работника ознакомления работника 1 Главный бухгалтер Скворцова П.И. Бухгалтер 09.09.2019 Скворцова 2 Малинина И.О. 09.09.2019 Малинина … Перечислите нормативные правовые акты и локальные Знакомьте с документами сотрудников, акты, с которыми ознакомили работника под подпись. которые работают с персданными. e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 31

ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ Собираете и храните лишние документы Роскомнадзор оштрафует, если обнаружит, что храните лишние документы, которые содержат персональные данные сотрудников. В группе риска копии паспортов, дипломов и свидетельств и другие бумаги с информа- цией о сотруднике. Как избежать претензий. Чтобы нужные документы у вас были всегда под рукой, а Роскомнадзор не обвинил в том, что собираете и храните лишние бумаги: 1. Ведите личные дела. По закону вести личные дела на работников обязаны на государственной и муниципальной службе. Кроме того, их обязательно заводят на педагогов — выписки из протокола аттестационной комиссии образовательная организация должна хранить в личных делах, п. 20 Порядка, утв. приказом Минобрнауки от 07.04.2014 № 276. Коммерческие компании, которые не занимаются образовательной де- ятельностью, оформлять личные дела на сотрудников не обязаны. Но мы советуем их вести — в случае проверки сможете сразу показать нужные документы. Не придется их искать по разным папкам, а инспектор не уви- дит лишнего. Кстати, вы не обязаны показывать инспектору ГИТ все документы, которые храните в личном деле. Он вправе запросить только те, что со- ответствуют тематике проверки. Например, если инспектор проводит внеплановую проверку по жалобе работника, то не может требовать от вас документы, которые не относятся к ее предмету. То есть, если сотрудник пожаловался в ГИТ на то, что его незаконно привлекли к дисциплинарной Документы под замком, ключ потеряли, ответственный на работу не пришел «Когда инспектор ГИТ просит нас продемонстрировать содержимое какой-либо папки, мы говорим, что там нет документов, которые касаются предмета проверки. Конечно, делаем это совершенно спокойным тоном, очень мягко и с уважением. А вообще, чтобы не провоцировать конфликт, заранее готовим для инспек- тора отдельный кабинет. Говорим, что так ему будет удобно и никто не побес- покоит. Туда приносим нужные документы и тем самым минимизируем риск, что инспектор увидит или услышит в кабинете отдела кадров что-то лишнее. Да и случайно зашедшим сотрудникам видеть инспектора ни к чему. Бывало, что инспектор все же заходил к нам в кабинет и просил показать содержимое папок. Когда понимали, что ситуация безвыходная и штрафа не миновать, говорили, что нет ключа от шкафа, а сотрудник, у которого он хранится, не явился на работу. Еще один вариант про запас — сказать, что ключ потеряли и чтобы его восстановить, нужно время. Взламывать шкафы инспек- тор точно не вправе». Из разговора с читателем «Кадрового дела» 32 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

ответственности, инспектор не сможет потребовать показать ему доку- менты по охране труда. Если инспектор ГИТ пришел в компанию с плановой проверкой, он так- же не может требовать документы, которые не соответствуют предмету проверки. Чтобы понять, какой предмет у проверки, попросите инспектора показать приказ о ее проведении. 2. Помещайте в личное дело только необходимые документы. Если при проверке Роскомнадзор обнаружит, что вы храните лишние документы, оштрафует компанию на 50 000 руб., ч. 1 ст. 13.11 КоАП. Не рассчитывайте на то, что сможете положить любые нужные вам в ра- боте документы в личное дело сотрудника, а когда он уволится — просто уничтожить дело. Обязанность вести личные дела на работников в компа- нии должна быть закреплена во внутреннем локальном акте, например в инструкции по кадровому делопроизводству. Если инспектор придет к вам с проверкой и увидит, что в локальном акте прописали обязанность вести личные дела, он может их затребовать на проверку. Ответить, что вы их не ведете, не получится. 3. Дополнительные документы храните в отдельной папке под замком. Вы можете вложить в нее документы, которые работник лично оформил и передал вам при трудоустройстве. Например, анкету сотрудника или его автобиографию. Их хранение не будет нарушать закон о персональных данных. В папке с документами сотрудника, который является инвалидом, в те- чение его работы в компании можете хранить копию справки медико-со- циальной экспертизы и ИПРА. Какие документы не вправе потребовать инспектор ГИТ Категория документа Пример Основание Документы, которые есть в элек- Среднесписочная численность ра- Пункт 8 ст. 15 За- тронных базах госорганов ботников за предыдущий год; кона от 26.12.2008 сведения о задолженности по упла- № 294-ФЗ те штрафов за нарушение законода- тельства Документы, которые ГИТ запра- Копия правил внутреннего трудо- Часть 5 ст. 12 За- шивала при проведении докумен- вого распорядка, копии приказов кона от 26.12.2008 тарной проверки перед выездной и другие документы № 294-ФЗ Документы, которые не относятся Документы по охране труда, если Пункт 3 ч. 1 к предмету проверки предметом проверки является нару- ст. 15 Закона шение сроков выплаты заработной от 26.12.2008 платы № 294-ФЗ Документы, которые не ведете, Личные дела работников коммерче- — потому что они не входят в число ской компании, журналы регистрации обязательных для работодателя приказов, должностные инструкции e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 33

ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ В папку работника можете положить копии документов, которые об- разуются в процессе его работы. Например, копию заявления о приеме, копии трудового договора и дополнительных соглашений к нему, приказа о приеме, переводе, увольнении. Также можете положить в папку копию заявления о выборе кредитной организации, куда будете перечислять заработную плату работника, приказа о поощрении сотрудника или при- влечении к дисциплинарной ответственности, его объяснительные и иные документы. Оригиналы документов храните в отдельных папках по тематике или в соответствии со сроками их хранения, которые устанавливает Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ об архивном деле. Оригиналы некоторых документов можете положить в личное дело работника. В папке работника можно хранить документы с результатами его аттеста- ции, а также свидетельства о повышении квалификации, если на обучение его направлял работодатель. Если по закону сотрудник, чтобы получить допуск к работе, обязан пройти предварительный или периодический медосмотр, а водитель еще и предрей- совый, то вы также можете хранить копии результатов таких медицинских осмотров в папке с его документами. В папку с документами сотрудника, который работает во вредных и опас- ных условиях труда, вложите копии медицинских заключений, которые подтверждают, что по состоянию здоровья он может трудиться в таких условиях. Будьте осторожны с копиями документов, которые содержат персональ- ные данные работника и не требуются компании по закону. Например, копии паспорта, документа с номером СНИЛС, диплома, свидетельства о за- ключении брака, рождении детей и т. д. Безопасный вариант их вообще не хранить, а уничтожать, после того как достигли цели, для которой они были нужны, например, оформили личную карточку работника по форме № Т-2. Понадобится информация — найдете в этой карточке. Разделите документы на две папки «Мы на каждого сотрудника ведем две отдельные папки. Одна — личное дело. Вторая — просто папка с его Ф. И. О. Нам спокойнее, когда есть копии всех документов на работника. Папки эти стоят в закрытом шкафу отдельно от личных дел, и проверяющим мы про них, конечно, ничего не говорим. В идеале вообще хранить документы из второй папки в электронном виде. Но начальство пока отказывается покупать сканер. Договоримся — будем переходить на электронный формат, чтобы не занимать место. Кстати, еще один плюс второй папки — не надо соблюдать сроки хранения и оформлять для передачи в архив. Это не личное дело». Из разговора с читателем «Кадрового дела» 34 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

Если будете запрашивать у работника копии этих документов, попросите сначала дать согласие на обработку персданных. Это поможет вам подстрахо- ваться, если проверяющий все же увидит папку с документами сотрудника. При этом Роструд подтверждает, что хранить копии личных документов работодатель может, если возьмет с сотрудников согласие на обработку и хранение персональных данных, доклад Роструда за II квартал 2017 года. В 2013—2014 годах было несколько дел, в которых Роскомнадзор признал незаконным хранение копий даже с согласия работника, а суд поддержал ведомство, постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.12.2013 № 15АП-16132/13, от 14.03.2014 № 15-АП-22502/13, ФАС Севе- ро-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013, от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013. В последние годы такой практики не было. В законе о персданных нет запрета на хранение копии документов работника с его письменного согласия и с конкретной целью, например, чтобы предоставить ему гарантии и компенсации. Но чтобы не провоцировать ситуацию, копии этих документов в личном деле все же лучше не хранить. 4. Уничтожайте ненужные документы с персданными вовремя. Полу- чили из документа информацию, которая вам нужна, зафиксировали ее в личной карточке или трудовом договоре — верните оригинал работнику или уничтожьте, если сделали копию. 5. Разбирайте папку, после того как сотрудник уволился. Порядок дей- ствий зависит от того, где храните личные документы бывшего сотрудника: в личном деле, которое нужно сдавать в архив, или в папке, которую в архив сдавать не надо. Если копии документов собрали в папку работника, в первую очередь проверьте, не затерялся ли среди них случайно оригинал документа, который нужно хранить после увольнения, например, заявления о приеме на работу или приказа об увольнении. Найдете оригинал, переложите его в папку, где храните документы с таким же сроком хранения или с такой же тематикой. Оставшиеся копии документов уничтожьте. Сроки хранения кадровых документов изменят Росархив меняет сроки хранения некоторых кадровых документов, в том числе и тех, которые работодатель может хранить в папке сотрудника, проект приказа от 08.07.2019 № б/н. Чиновники планируют уменьшить срок хранения документов о дисциплинарных взысканиях до трех лет. Сейчас срок хранения таких докумен- тов на два года больше. Кроме того, ведомство предлагает установить отдельные сроки хранения для заявлений работников о выдаче документов, которые связаны с их работой, а также уведомлений и предупреждений работников. Так, заявления работников о выдаче документов предлагают хранить один год, а уведомления и предупреж- дения работников — три года. e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 35

ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ Если храните документы в личном деле, после увольнения сотрудника подготовьте их для передачи в архив. Те, что хранить не надо, уничтожьте. Как уничтожать документы, которые содержат персданные сотрудников, пропишите в локальном акте. Используете неверный бланк согласия на обработку персданных Согласие на обработку персональных данных должно включать все обязатель- ные реквизиты, которые предусматривает закон, ч. 4 ст. 9 Закона о персданных. За некорректную форму согласия должностное лицо оштрафуют на сумму от 10 000 до 20 000 руб., компанию — от 15 000 до 75 000 руб., ч. 2 ст. 13.11 КоАП. Роскомнадзор в форме согласия находит четыре ошибки: — не указали адрес или данные паспорта работника; — не указали перечень персональных данных, на обработку которых компания получает согласие; — не указали способ, как работник может отозвать согласие; — указали несколько целей обработки персональных данных. Как избежать претензий. Разработайте шаблон согласия или внесите изме- нения в существующий, если не соответствует требованиям. Не получайте у работника универсальное согласие на все случаи. В до- кументе должна быть указана одна цель. Например, на передачу сведений в банк или запрос рекомендаций у прежнего работодателя. Шаблон согласия работника на обработку персональных данных №  выдан « »   года от паспорт серии зарегистрированного(ой) по адресу: СОГЛАСИЕ НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ Настоящим я, , представляю Работодателю (оператору) (ОГРН , ИНН ), зарегистрированному по адресу: , свои персональные данные с целью . Моими персональными данными является . Своей волей и в своих интересах выражаю согласие на осуществление Работодателем (оператором) любых действий в отношении моих персональных данных, которые необходимы или желаемы для достижения указанной цели, в том числе, выражаю согласие на обработку без ограничения моих персональных данных, включая... Настоящее согласие на обработку персональных данных действует с момента предоставления бес- срочно и может быть отозвано мной при представлении Работодателю (оператору) заявления в про- стой письменной форме в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации. «» г. 36 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

Неправильно заполнили уведомление об обработке персональных данных Компания должна уведомить территориальный орган Роскомнадзора о том, что будет обрабатывать персданные. За неполные или недостоверные све- дения в уведомлении должностное лицо оштрафуют на сумму от 300 до 500 руб., компанию — от 3000 до 5000 руб., ст. 19.7 КоАП. Как избежать претензий. Чтобы внести в уведомление полные сведения, изучите устав, локальные акты, договоры и согласия на обработку персо- нальных данных. Не скачивайте готовый образец заполненного уведомления из интернета. Он не подходит — надо учитывать специфику компании. Будете составлять уведомление, используйте Методические рекомендации Роскомнадзора, утв. приказом от 30.05.2017 № 94, далее — Рекомендации № 94. Какие ошибки допускают кадровики, когда заполняют уведомление об обработке персданных Что забывают указать Пример Как исправить Для каких целей Не указали, что обрабатывают Посмотрите цели деятельности обрабатывают пер- персданные для организации компании в уставе, локальных актах сональные данные пропускного режима, подбора согласиях на обработку персональ- и обучения персонала ных данных, анкетах, договорах Какие персональные Не указали, что обрабатывают Отразите в тексте уведомления данные обрабаты- сведения о составе семьи полный перечень персональных вают работника, сведения о трудовом данных, которые собираете и общем стаже, сведения о занимаемой должности, све- дения о воинском учете, ИНН Чьи персональные Не указали категории: клиенты, Проанализируйте деятельность данные обрабаты- вают соискатели, уволенные работ- компании и отразите в тексте ники, родственники работников уведомления полный перечень и клиентов категорий субъектов персональных данных На каком основании Не указали, что обрабатывают Укажите все нормативные акты, обрабатывают пер- данные на основании Нало- на основании которых компания сональные данные гового кодекса, Гражданского обрабатывает персональные кодекса, различных федераль- данные. Также основаниями будут ных законов согласие на обработку персональ- ных данных и договоры Где находятся все Указали только адрес головного Укажите все адреса баз персональ- базы персональных офиса, но не отразили адреса ных данных, которые используете, данных филиалов в том числе, базы данных инфор- мационных систем, материаль­ных носителей персональных данных, сайтов, мобильных приложений e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 37

ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ Не сообщили в Роскомнадзор, что изменили сведения, которые указали в уведомлении Если сведения, которые вы указали в уведомлении о начале обработки перс­ данных, изменились, в Роскомнадзор нужно направить информационное письмо. Например, поменялся перечень обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, назначили нового ответственного за органи- зацию обработки персданных и т. п. Срок, чтобы отправить письмо, — 10 рабочих дней, ч. 7 ст. 22 Закона о персданных. Не сделаете этого или сделаете невовремя, оштрафуют как за непредставление уведомления: должностное лицо — на сумму от 300 до 500 руб., компанию — от 3000 до 5000 руб., ст. 19.7 КоАП. Информационное письмо Приложение № 2 к Методическим рекомендациям по уведомлению уполномоченного органа о начале деятельности по обработке персональных данных и внесении изменений в ранее представленные сведения Информационное письмо о внесении изменений в сведения об операторе в реестре операторов Общество с ограниченной ответственностью «Марокко» (полное и сокращенное наименования (ИНН, ОГРН), фамилия, имя, отчество (при наличии) Оператора) Живописная ул., д. 12, стр. 1, Москва, 117237 (адрес местонахождения и почтовый адрес Оператора) Регистрационный номер 10-0110002 (регистрационный номер записи в реестре) Основания изменений: назначение лица, ответственного за организацию обработки персональных данных ... Обработка вышеуказанных персональных данных будет осуществляться путем: (перечень действий с персональными данными, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных) Для обеспечения безопасности персональных данных принимаются следующие меры: Соколова Елена Ивановна, (495) 111-11-11, Живописная ул., д. 12, стр. 1 (описание мер, предусмотренных ст. ст. 18.1 и 19 Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных», в т. ч. сведения о наличии шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств; фамилия, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица, ответственных за организацию обработки персональных данных, и номера их контактных телефонов, почтовые адреса и адреса электронной почты) … З аполните сведения о компании, а также О тразите З аполните поля, укажите регистрационный номер записи основания в которых измени- в реестре. изменений. лись сведения. 38 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

Как избежать претензий. Направьте в Роскомнадзор информационное 39 письмо об изменении сведений в течение 10 дней. Форма информационного письма есть в Приложении № 2 к Рекомендациям № 94. Она практически такая же, как форма уведомления. Заполните те поля, в которых изменяются сведения. Внесите данные о компании и укажите территориальный орган Роскомнадзора, куда направляете письмо. Информационное письмо можете подать лично, направить почтой в элек- тронном виде через единый портал госуслуг. Заполнить письмо можно также на сайте Роскомнадзора. В 30-дневный срок Роскомнадзор рассмотрит письмо и внесет изменения в реестр операторов персональных данных, п. 4.2 Рекомендаций № 94. Инфор- мацию о внесении сведений размещают на сайте и Портале персональных данных Роскомнадзора. Не назначили ответственного за обработку персданных Роскомнадзор считает, что компания должна назначить одного ответствен- ного за организацию работы с персданными, даже когда штат большой и есть филиальная сеть. Если не выполнили обязанность, получите предписание. Ответственный должен подчиняться напрямую генеральному директору и иметь полномочия давать указания руководителям подразделений, ч. 2 ст. 22.1 Закона о персданных. В ведомстве не рекомендуют назначать кадро- вика или бухгалтера ответственным за организацию работы с персданными, если речь не идет о маленьких компаниях. Как избежать претензий. Назначьте ответственным директора по персоналу или по информационной безопасности. Такие сотрудники подчиняются напрямую руководителю организации, обладают достаточными знаниями. Не назначайте ответственным генерального директора. Инспекторы Роскомнад- зора считают, что директор сам не будет организовывать обработку персданных. Проверяющие посчитают, что работодатель не исполнил свою обязанность и не назначил ответственного. Проследите, что ответственному дали достаточно полномочий. О назна- чении ответственного издайте приказ в произвольной форме. Подробно его полномочия пропишите в трудовом договоре или должностной инструкции. Не утвердили перечень мест хранения персданных При проверке инспектор Роскомнадзора запросит приказ, которым вы утвер- дили перечень мест хранения материальных носителей персональных данных. Речь идет о делах, папках, журналах и т.  д. Во всех кабинетах, где обрабатываете персданные на бумаге, определите места хранения — сейфы или запираемые шкафы. Местом хранения может быть и само помещение, например архив организации. e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019

ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ Как избежать претензий. Утвердите приказом перечень мест, где храните материальные носители персональных данных Приказ об утверждении перечня мест хранения персданных Общество с ограниченной ответственностью «Каскад» (ООО «Каскад») 03.09.2019 ПРИКАЗ № 18 Москва Об утверждении перечня мест хранения материальных носителей персональных данных С целью исполнения требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональ- ных данных» и постановления Правительства от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» при обработке персональных данных в ООО «Каскад» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Определить перечень мест хранения персональных данных, обрабатываемых в ООО «Ка- скад» (Приложение 1). 2. Ознакомить сотрудников, допущенных к обработке персональных данных, с перечнем мест хранения. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ответственного за организацию обработки персональных данных Сидорова В.В. Генеральный директор Максимов А.М. Максимов С приказом ознакомлены: … Приложение 1 ПЕРЕЧЕНЬ мест хранения материальных носителей персональных данных № Подразделение Местонахождение Наименование документа, п/п содержащего персональные данные 1 Отдел кадров Ул. Живописная, 123, Личные карточки сотрудников, трудовые кабинет 1, шкаф, сейф книжки, приказы по личному составу, трудо- вые договоры 2 Бухгалтерия Ул. Живописная, 123, кабинет 2, шкаф Индивидуальные сведения о трудовом ста- же, заработке (вознаграждении), доходе и на- численных страховых взносах застрахован- ного лица, расчетные (расчетно-платежные) ведомости; листки нетрудоспособности … У кажите места хранения во всех кабинетах, где обрабатываете персданные. 40 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019



ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ Светлана ГОРЯЧЕВА, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело» Пять недостатков в воинском учете, в которых военкоматы обвиняют кадровиков Из статьи узнаете: За какие ошибки вас оштрафует военкомат, а за какие — ГИТ Зачем проверять, почему работника сняли с воинского учета Что делать, если соискатель не представил военный билет Штраф за нарушение требований воинского учета повышают в пять раз, а военкоматы уже усилили контроль над тем, как организации его ведут. Проверяющие считают, что работодатели должны активно выявлять укло- нистов, в том числе при приеме. При этом отказывать соискателю в приеме на работу, если у него проблемы с документами воинского учета, нельзя. За это уже штрафует ГИТ. Из статьи узнаете, какие ошибки в воинском учете находят в компаниях военкоматы и как избежать нарушений, чтобы исключить претензии контролирующих органов. Ставят на учет не всех военнообязанных Поставить на воинский учет вы обязаны лиц призывного возраста и воен- нообязанных. Призывники — это граждане мужского пола от 18 до 27 лет, которые должны состоять на воинском учете и не пребывают в запасе. Военнообязанные — мужчины, которые пребывают в запасе или не прошли военную службу, например, в связи с предоставлением отсрочек, и женщины с военно-учетной специальностью. Например, это медики, программисты, телефонисты, картографы, геодезисты, метеорологи. Полный перечень таких специальностей найдете в Приложении 2 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил 11.07.2017, далее — Рекомендации. 42 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

Проверьте, есть ли в паспорте соискателя отметка об отношении к во- инской обязанности, подп. «а» п. 30, п. 49 Положения о воинском учете, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719, далее — Положение о воинском учете. Откройте страницу 13 и найдите штамп «Военнообязан- ный». Вид штампа — прямоугольник размером 70×20 мм. В нем должна быть информация об отношении к воинской обязанности, дата и подпись сотрудника военкомата или органа внутренних дел, который внес штамп, образец на странице 44. Если отметка в паспорте есть, запросите документ воинского учета. На ос- новании военного билета или удостоверения гражданина, подлежащего призыву, внесите необходимые сведения в личную карточку по форме № Т-2. Не забудьте уведомить военкомат по месту жительства и регистрации сотрудников. Срок — две недели со дня приема на работу, подп. «а» п. 32 Положения о воинском учете. Используйте форму из приложения № 9 к Ре- комендациям, образец на странице 48. Если гражданин не годен к военной службе, именно такая отметка должна стоять в документе воинского учета. По результатам медицинского обсле- дования призывник получает категорию «Д». Военнообязанный, который достиг 27 лет, может быть снят с учета, если стал инвалидом или у него выявили серьезное заболевание. Не обращают внимания на различия в документах воинского учета Сотрудник может принести вам один из четырех документов воинского учета. Чем они отличаются друг от друга и что проверять в каждом из них, узнаете дальше. Приписное свидетельство. Если на работу устраивается призывник, он представит приписное свидетельство из военкомата — удостоверение граж- данина, подлежащего призыву на военную службу. Военкомат выдает его мужчинам с 1 января по 31 марта года, в котором им исполняется 17 лет, Кого из сотрудников не нужно ставить на воинский учет 1 2 3 ПРОХОДИТ ОТБЫВАЕТ ПРОЖИВАЕТ военную или альтернативную наказание в виде лишения постоянно за пределами гражданскую службу свободы России 6 5 4 ИМЕЕТ НЕ ИМЕЕТ ПРИЗНАН воинское звание офицера военно-учетной негодным и освобожден специальности — относится от исполнения воинской и пребывает в запасе СВР или ФСБ к женщинам обязанности e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 43

ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ или женщинам, после того как получили военно-учетную специальность, п. 34 Положения о воинском учете. Удостоверение гражданина, подлежащего призыву, или приписное сви- детельство — книжка в обложке голубого цвета с уникальным серийным номером. В ней военкомат фиксирует данные о категории годности граж- данина к военной службе. Посмотрите, принадлежит ли удостоверение соискателю. Сверьтесь с фотографией и паспортными данными. Печать военкомата должна за- ходить на фотографию. На первой странице удостоверения есть название военкомата, в котором соискатель состоит на учете, и категория годности к военной службе. Отметку о постановке на воинский учет ищите на 2-й или 3-й странице. Военный билет. Если на работу устраивается гражданин, пребывающий в запасе, он представит военный билет. Проверьте, чтобы в военном билете не было исправлений. Сверьтесь с фотографией и паспортными данными. В военном билете любого образца должна быть отметка, что гражданина приняли или сняли с воинского учета. Паспорт со штампом «Военнообязанный» на странице 13 44 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

Солдатам, матросам, сержантам, старшинам, прапорщикам и мичманам военный билет выдают с обложкой красного цвета. Офицерам запаса — с зеленой. «Белый билет», который получают граждане, признанные негодными к военной службе, — того же образца, что и у других военнообязанных. Это неофициальное название возникло в дореволюционной России, когда по- добной категории лиц выдавали билет с пустыми «белыми» страницами. Временное удостоверение. Когда гражданину не хватает документов, чтобы оформить военный билет, или нужно убедиться в его подлинности, ему выдают временное удостоверение. Сверьтесь с фотографией, паспортными данными владельца и проверьте срок. Временное удостоверение выдают на один месяц. Справка взамен военного билета. Военкоматы выдают справки вместо военного билета молодым людям, которые достигли возраста 27 лет, но не оформили отсрочку или не были освобождены от срочной службы. Cправка является способом оформления гражданина при постановке на учет. В справке Воинский билет со штампом военного комиссариата в графе «Принят на воинский учет» e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 45

ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ указывают фамилию, имя и отчество гражданина, дату и место его рождения, образование, гражданскую специальность и наличие спортивного разряда, семейное положение и др. Вы можете принять обладателя справки на работу. Для их трудоустрой- ства в коммерческую организацию нет препятствий. Ограничения есть только в прохождении государственной и муниципальной службы, п. 1.1 ст. 4 Закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ о воинской обязанности и военной службе. Не проверяют причину снятия с воинского учета То, что у работника есть отметка о снятии с учета, еще не означает, что он перестал быть военнообязанным. Обратите внимание на причину. Если гражданин достиг предельного возраста пребывания в запасе или сняли с учета по состоянию здоровья, проверьте эту информацию. Военкомат о снятии с учета вносит запись в военный билет. У офицера запаса — в пункт 26 «Отметки об освобождении от исполнения воинской обязанности» и в пункт 27 «Снят с воинского учета по достижении предель- ного возраста пребывания в запасе». У солдата, матроса, сержанта, стар- шины, прапорщика и мичмана — в раздел X «Отметки об освобождении от исполнения воинской обязанности». В такой ситуации мужчина будет снят с воинского учета. Проверьте предельный возраст пребывания в запасе соискателя, даже если он добросовестно предъявил военный билет с отметкой о принятии на учет. Вам поможет таблица на странице 47. Когда кандидат достиг предельного возраста, направьте его в военкомат, чтобы там проставили отметку о снятии. Если гражданина сняли с воинского учета из-за смены места жительства или временного пребывания, направьте его в военкомат по новому адресу. Возьмите расписку, что сообщили ему о необходимости исправить наруше- ние. Военные комиссариаты не вправе отказывать гражданам в постановке на учет при отсутствии регистрации по месту пребывания. Отказывают кандидату в трудоустройстве из-за того, что нет документа воинского учета Нельзя отказывать гражданину в приеме на работу, из-за того что у него нет документа воинского учета. Такая ситуация может быть по разным причи- нам. Гражданин мог избегать походов в военкомат, потерять или испортить документ или не знать о том, что он обязателен при трудоустройстве. Устроиться на работу без военного билета или приписного свидетельства можно. Отказывать в приеме по основаниям, не связанным с деловыми качествами работника, нельзя, ст. 64 ТК. Если не возьмете соискателя на работу и мотивируете это тем, что у него нет военного билета, ГИТ и суд признают ваши действия незаконными. Не отказывайте работнику в приеме из-за отсутствия отметки о поста- новке на воинский учет, если его деловые качества вас устраивают. Но по- ясните соискателю, что для работодателя рискованно заключать трудовой 46 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

договор с кандидатом без документов воинского учета. Именно по этому документу кадровик понимает, освободился ли гражданин от призыва или служил ранее. Работника, который уклоняется от постановки на учет, могут призвать на службу в армию в любое время, и компании придется искать замену. Возьмите с работника письменное объяснение, почему он не представил документ воинского учета, и попросите указать срок, когда он обещает при- нести. Вложите объяснение в личную карточку. Передайте сведения о за- ключении трудового договора без документов воинского учета в военкомат. Выдайте работнику направление в военкомат. Используйте бланк из со- вместного приказа Минобороны, МВД, ФМС от 10.09.2007 № 366, № 789, № 197. Таблица возрастов граждан, пребывающих в запасе, подлежащих снятию с воинского учета в связи с достижением предельного возраста пребывания в запасе* Подлежат Женщины в возрасте Мужчины в возрасте снятию с воинско- 45 лет 50 лет 50 лет 60 лет 65 лет 65 лет 70 лет го учета (год Солдаты, Офице- Солдаты, Млад- Майоры, Полков- Высшие снятия матросы, ры матросы, шие офице- с воинско- сержанты, сержанты, офице- капита- ники ры го учета) старшины, старшины, ры прапорщи- прапорщи- ны 3 ранга, капита- ки и мич- ки и мичма- маны ны подполков- ны 1 ран- ники, га капита- ны 2 ранга 2019 1974 1969 1969 1959 1954 1954 1949 2020 1975 1970 1970 1960 1955 1955 1950 2021 1976 1971 1971 1961 1956 1956 1951 2022 1977 1972 1972 1962 1957 1957 1952 2023 1978 1973 1973 1963 1958 1958 1953 2024 1979 1974 1974 1964 1959 1959 1954 2025 1980 1975 1975 1965 1960 1960 1955 2026 1981 1976 1976 19 66 1961 1961 1956 2027 1982 1977 1977 1967 1962 1962 1957 2028 1983 1978 1978 1968 1963 1963 1958 2029 1984 1979 1979 1969 1964 1964 1959 2030 1985 1980 1980 1970 1965 1965 1960 2031 1986 1981 1981 1971 1966 1966 1961 * П риложение № 1 к Порядку заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» личных карточек на военно- обязанных и призывников Методических рекомендаций. e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 47

ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ Сведения о приеме лица, подлежащего воинскому учету Общество с ограниченной ответственностью Военному комиссару (руководителю) «Омега» (ООО «Омега») Васильеву И.А. Юр. адрес: 127000, Москва, Ярославское ш., д. 35 Военного комиссариата Ярославского района ОКПО 27905025 ИНН/КПП 7704563456/770806781 СВАО г. Москвы ОГРН 1045012461022 (наименование военного комиссариата, органа местного самоуправления) Сведения о гражданине, подлежащем воинскому учету, и принятии (поступлении) его на работу (в образовательную организацию) или увольнении (отчислении) его с работы (из образовательной организации) Сообщаю, что гражданин Никитин Александр Евгеньевич (фамилия, имя, отчество) подлежащий воинскому учету, воинское звание рядовой 19 74 года рождения, ВУС №  113194 А (полное кодовое обозначение) проживающий по адресу: г. Москва, Ярославское ш., д. 130, кв. 85 принят (поступил), уволен с работы (отчислен из образовательного учреждения) (ненужное зачеркнуть) Общество с ограниченной ответственностью «Омега» (ООО «Омега») (полное наименование организации, образовательной организации, г. Москва, Ярославское ш., д. 35 юридический адрес организации (образовательной организации)) на должность Менеджер по продажам по адресу: г. Москва, Ярославское ш., д. 35 (указывается фактический адрес местонахождения организации) на основании приказа №  8-п от « 15 » сентября 20 19 г. Руководитель организации (образовательной организации) Генеральный директор Ломов А. Ломов (должность) (подпись) (инициал имени, фамилия) Ответственный за военно-учетную работу Начальник отдела кадров 8 (495) 9612427 О. Зорькина (должность) (телефон) (инициал имени, фамилия) 48 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

Так рекомендует делать Минобороны. Данная форма была предназначена для подразделений МВД, ранее — ФМС, поэтому бланк содержит некоторые строки, которые вы не сможете заполнить. Наказывают работника, который так и не принес документ воинского учета Вы не вправе наказывать сотрудника, который не принес вам документы воинского учета. Взыскание работодатель может применить, только если сотрудник совершил дисциплинарный проступок. Например, нарушил законодательство, правила внутреннего трудового распорядка, должност- ную инструкцию, не выполнил или некачественно выполнил обязанности по трудовому договору, ст. 192 ТК, п. 35 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2. Документ воинского учета не влияет на возможность и качество рабо- ты. Если противоправные действия работника не связаны с его трудовыми обязанностями, привлечь его к дисциплинарной ответственности нельзя. Кроме того, документ воинского учета предоставляют при трудоустройстве до заключения договора, то есть до того, как у соискателя возникли трудовые обязанности, ст. 16 ТК. Таким образом, обязанность представить документ воинского учета не от- носится непосредственно к трудовым обязанностям работника. Если он не представил военный билет даже через длительное время после приема на работу, применить дисциплинарное взыскание к нему нельзя Уведомление военкомата о приеме на работу военнообязанного без документов воинского учета Общество с ограниченной ответственностью «Омега» В военный комиссариат (ООО «Омега») Савеловского района г. Москвы 22 сентября 2019 г. № 1 УВЕДОМЛЕНИЕ Общество с ограниченной ответственностью «Омега» сообщает о  заключении трудового договора от 22 сентября 2019 г. № 1 с гражданином Андреевым Николаем Ивановичем, 1991 г. р., зарегистрированным по адресу: Петровско-Разумовский пр-д, д. 5, кв. 6. При приеме на работу Андреев Н.И. документ воинского учета не представил, ссылаясь на дли- тельное оформление военного билета (утерю военного билета, отсутствие бланков и т. п.). Директор Ломов А.С. Ломов Ответственный за ВУР Начальник отдела кадров Зорькина О.Ю., 8 (495) 123-45-67 e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 49

Первые шаги кадровика при приеме на работу военнообязанного ПровПерьотвее,реьсттеь, леиствьвлоиевннвоменбниолметбеилете отметоктамоетпкоасотапноосвткаенонваквеонианвскоиийнский учет пучоемтепсотумжеситтуежльисттевлаьства СверьСтвееортьмтетоктумветвкоуенвнвооменбниолметбеилете ВоеннВыойенбниылйетбилет с паспсопратсопмортом или сприалвиксупврзаавмкеунввзаомененовгооенного билетаб, иврлетмае,нвнроеемеуднонсотеоувдеорсетноивее,рение, выданнвоыедавнзанмоенввзаомененовгооебнинлоеготабилета КакойКадкоокйумдоекнутмент НичегНоичего УведоУмвеьдтеомвоьтеенквоменакт,омат, воинвскооигноскуочеготаучета не прнеедсптраевдислтавил что пчртионпярлинняалрианбаотруаботу вам пвраимнперс инес гражгдраанжиднан, уинкоа,тоуркогтоорноегто нет новинчовк?ичок? докумдоекнутомвенвтооивнвскооигноскуочеготаучета ГраждГранаижндуанину УведоУмвеьдтеомвоьтеенквоменактомат от 18одто1287длоет2?7 лет? о приоепмреинеамреанбаотруаботу УдостУодвоесртеонвиеерегрнаижедгранаижндаа,нина, гражгдраанжиднанина подлежпаощдлеегожапщриезгоывпурниазыввоуеннаувюоенную службусл(пуржибпуи(спнроиепсивсиндоетсевлиьдсетвтеол) ьство) 50 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019