Кадровое дело. Ознакомительный номер

несчитаЖурнализдаетИзменения в работеЗарплата, отчетность, пособиеДокументы Штрафы за персональ- Ошибки в СЗВ-ТД. Сотрудникам разреши- ные данные выросли Как исправить, чтобы ли дополнить электрон- в разы. За что теперь не попасть на новый ные трудовые. Чем это накажут строже штраф грозит кадровику → 12 → 52 → 80 стажп№о4сПрактическийжурнал по кадровой работе Апрель 2021 ксветкнаеежнспечосисчНесчитайтестаж стажпосинформацию по справке СТД-ПФР. Где брать корректную →64



Слово редактора Новая опасность. Но вместе справимся! Кто бы мог подумать, но справка СТД-ПФР, оказывается, очень опасный документ! Я в этом убедилась, после того как выгрузила свою. В чем подвох и как на него советуют реагировать в ПФР и ФСС, читайте на странице 64. Вы же помните, что с января ошибки в СЗВ-ТД платные? Чтобы вы не тратили день- ги директора на штрафы, в статье на страни- це 52 мы показали, на какие проколы в отчете обращает внимание ПФР. Там же найдете под- сказки, как эти недочеты исправить. Кста- ти, не забудьте заглянуть на страницу 80. Там статья про то, чем обернется для вас новая возможность работников дополнить свои электронные трудовые книжки информа- цией о стаже. И еще одна опасность, о которой мы должны вас предупредить: с конца марта штрафы за персданные вырос- ли в разы. За что теперь по-крупному будет штрафовать Роскомнадзор — на странице 12. Ирина Богомолова, главный редактор Пишите: [email protected]

Кадровое дело № 4, апрель 2021 Содержание Изменения в работе Что приняли 8 Что разъяснили 10 Штрафы за персданные выросли в разы. 12 За что теперь накажут строже Многодетные получили новую льготу по отпускам. Три вопроса, которые кадровикам придется решать 20 Два новых совета от ГИТ про график отпусков в апреле. К чему прислушаться, а что пропустить 24 4 Прием, перевод, увольнение 30 36 этапа, которые Пять рискованных ситуаций в работе опасно пропускать с Почтой России: как избежать 40 при оформлении Прием на работу: как выкрутиться, 45 новичка если пропустили обязательные этапы 46 →36 Приучите работников читать документы перед подписанием. Две проблемы, которые удастся избежать Почему важно читать документы перед тем, как их подписывать Памятка работнику Сотруднику не нравятся условия труда на рабочем месте. Что предпринять, прежде чем уволить Зарплата, отчетность, пособие 52 58 Ошибки в СЗВ-ТД. Как исправить, чтобы не попасть на новый штраф Производственный календарь на 2021 год Шпаргалка

Когда с СЗВ-М можно опоздать 60 и еще две подсказки, как справиться с отчетом 64 Не считайте стаж по СТД-ПФР. Что не так со справкой и где брать 71 Почему придется верную информацию требовать оригинал трудовой у тех, кто пе- Если вы перешли на ЭТК решел на ЭТК Памятка для сотрудников 74 →64 Как не переплатить за работу в майские праздники Документы 80 88 Сотрудникам разрешили дополнить 94 электронные трудовые. Чем это грозит кадровику 100 106 Новые поправки в законах, которые нужно учесть в локалке: примеры формулировок 112 Работник требует документы: 118 когда выдавать, а когда отказать 120 Четыре документа, которые надо успеть оформить до майских Некадровый документ, за который Роскомнадзор штрафует кадры: как подстраховаться Как работать с отпусками в 2021-м: предостережения, которые выручат вас уже этой весной Что делать с сотрудником, который затягивает с решением по формату трудовой книжки Дорожная карта Работник так и не принес заявление с решением по трудовой. Когда наказать и можно ли простить Споры, проверки 124 Копии в личном деле и еще пять «безобидных» 132 ПВТР с гарантия- привычек, которые подведут кадровика 140 ми и компенсациями сотрудникам-донорам Как предоставлять гарантии донорам: →132 чиновники и суды поменяли практику Уловки ГИТ, чтобы работодатели платили штрафы даже без проверок

Кадровое дело № 4, апрель 2021 Номер за 5 минут 2 Главная тема фонда оказались Не считайте стаж по СТД-ПФР. замешаны в скандале Что не так со справкой и где брать верную информацию с электронными трудовыми История от первого лица. Главный редактор журнала Ирина Богомолова выгрузила с сайта ПФР свою справку о трудовой деятельности. Оказывается, в справки СТД- ПФР фонд подгружает периоды работы не только по тру- довому договору. Получается, что если по такой справке посчитать стаж для пособия, он окажется больше реаль- ного. Что теперь делать, узнаете из статьи →64 Изменения в работе Зарплата, отчетность, пособие Штрафы за персданные Ошибки в СЗВ-ТД. выросли в разы. За что Как исправить, чтобы теперь накажут строже не попасть на новый штраф Только с 1 марта кадровикам доба- Штраф в 500 руб. за ошибку в СЗВ-ТД вили обязанностей по работе кажется не слишком значительным с персданными и тут же с 27 марта в сравнении с новыми штрафами ужесточили ответственность почти до 500 000 руб. за некорректную рабо- за все нарушения в области обработ- ту с персданными. Но, как выясни- ки персданных. Большинство штра- лось, чиновники не предупредили фов удвоили, а также ввели штрафы еще об одном штрафе, который за повторные нарушения. Они обой- можно получить от ГИТ за рабо- дутся дороже в 6, а то и в 10 раз, чем ту с СЗВ-ТД. Да и типичных ошибок, первое нарушение. Максимальный которые напрягают специалистов штраф — до полумиллиона. При- Пенсионного фонда, стало боль- чем штрафы суммируются, поэтому ше, чем они предполагали. В статье можно заплатить и больше. За что узнаете, какого еще штрафа реально штрафует Роскомнадзор и как этого стоит опасаться и за какие ошибки не допустить, узнаете из статьи →12 придется платить →52

Памятка. Поче- ПВТР. Фор- Дорожная карта. му важно чи- мулировки Что делать с сотруд- тать документы по изменениям ником, который за- перед тем, как в работе с посо- тягивает с решением подписывать биями с 2021 года по формату трудовой →45 →88 →118 Документы Споры, проверки Сотрудникам разрешили Как предоставлять гарантии дополнить электронные донорам: чиновники и суды трудовые. Чем это грозит поменяли практику кадровику Споры с донорами часто заканчи- Работники получили возможность ваются в судах. Сотрудники требуют актуализировать свои электрон- больше дней отдыха, а работода- ные трудовые книжки. Чиновники тели не доплачивают сотрудникам добавили кадровикам три пробле- или увольняют за прогул. В ста- мы. В статье узнаете, как решить две тье узнаете, что нового в работе из трех и почему теперь нужно быть с донорами придумали чиновники аккуратнее с теми сотрудниками, кто из Минздрава, а также о чем спо- просит оригинал трудовой, чтобы рят суды с чиновниками из Роструда отдать ее в Пенсионный фонд →80 и Минтруда →132 Потерять трудовую книжку может не только кадровик, почта но отвечать за это придется именно ему Каких рискованных ситуаций в работе с Почтой России стоит избегать кадровику. Подсказки, что делать, если проблемы из-за почты уже есть →30

Журнал зарегистрирован Фе- апрель деральной службой по надзору в сфере связи, информационных ПН ВТ СР ЧТ ПТ СБ ВС технологий и массовых коммуника- ций. Свидетельство о регистрации 1 2 34 ПИ №ФС77-62263 от 03.07.2015 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Полное или частичное воспроиз- 19 20 21 22 23 24 25 ведение или размножение ма- 26 27 28 29 30* териалов допускается только с письменного разрешения редак- 1 Читайте свежий номер электронного журнала ции. В розницу цена свободная. 12+ (№ 4, 2021) на сайте e.kdelo.ru Печать офсетная. Печ. л. 8,0. Сдайте в центр занятости отчет Отпечатано в ООО ПО «Периоди- ка». Адрес типографии: 105082, 1 по вакансиям, а также информацию Москва, Спартаковская площадь, д. 14, стр. 3 о квотируемых местах для инвалидов Тираж 41 550 экз. Заказ № 26204. 8 Сдайте в Росстат отчет П-4 (НЗ) за I квартал Подписано в печать 15.03.2021 2021 года Выход в свет 25.03.2021 Участвуйте в вебинаре «Совместительство: Размещение рекламы: 8 (495) 730-55-14 9 какие ошибки чаще всего допускают кадровики Редакция и как их избежать» на seminar-kadry.ru Редакционный директор: 12 День космонавтики Лидия Александровна Потапова Сдайте в Росстат отчет П-4 за март Главный редактор: Ирина Вячеславовна Богомолова 15 или за I квартал 2021 года, сдайте в ПФР Заместитель главного редактора: отчет СЗВ-М и СЗВ-ТД за март 2021 года Роман Кондратюк Участвуйте в вебинаре «Подготовка к сезону Редактор: Елена Милано, Виктория отпусков — 2021. Что делать и каким Полякова 26 советам чиновников следовать опасно» Выпускающий редактор: на seminar-kadry.ru Алла Пинаева 28 Всемирный день охраны труда Художник: Ольга Сутемьева 1 Читайте свежий номер электронного журнала Верстка: Ольга Самарская (№ 5, 2021) на сайте e.kdelo.ru Корректор: Анна Цап 22 8 40 ч/нед 36 ч/нед 24 ч/нед Менеджер по печати: Надежда Устинова 175,0 157,4 104,6 Издатель: маи Ольга Александровна Чубарева ПН ВТ СР ЧТ ПТ СБ ВС Сотрудничество с журналом: Татьяна Саруханова, директор 12 по маркетингу, 8 (495) 788-53-01 3 4 5 6 7 89 10 11 12 13 14 15 16 Новодмитровская, 5а, стр. 8 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Оформление подписки 31 8 (800) 505-88-90 19 12 40 ч/нед 36 ч/нед 24 ч/нед Бесплатно в России 152,0 136,8 91,2 Почта России: П1481, П1431 * Предпраздничный день, на 1 час короче. Учредитель: ООО КФЦ «Актион» Издатель: ООО «Актион-МЦФЭР» Адрес: 127015, Москва, ул. Ново- дмитровская, д. 5а, стр. 8, этаж 5, комната 22 Адрес для писем: 127015, Москва, а/я 100, «Актион» Сайт: kdelo.ru Телефон: 8 (495) 788-53-01 Эл. почта: [email protected] Журнал издает Дизайн-макет создан в Бюро Горбунова в 2020 году

6 За какие Какой воз- Нужно ли в гра- нарушения раст ребенка фик отпусков штрафов выросли Роскомнад- лишит сотруд- на 2021 год минимум вдвое, зор штрафует ника удобного включать всех на полмиллиона отпуска новичков максимум — в 10 раз → 12 → 20 → 24 Изменения в работе

8 Изменения в работе Что приняли Удаленка или больничный В-третьих, в этот период рабо- для граждан старше 65 лет тодатель должен делать взносы теперь не обязательны за работника в ПФР. За всем этим должен следить работодатель, что- Мэр Москвы с 8 марта 2021 года бы не оказаться в суде. Новые прави- разрешил работодателям вернуть ла применяют для учителей, врачей, в офисы сотрудников старше 65 лет. спасателей. С 1 апреля перестали действо- вать временные правила оформле- Источник: постановление Правитель- ния больничных для тех, кому 65 лет ства от 04.03.2021 № 322 и больше, по всей России. Теперь работодатели могут вернуть сотруд- Не соблюдать правила ников этого возраста на рабочие пожарной безопасности места, оставлять их на удаленке станет опаснее и дороже они не обязаны. Но рекомендация беречь таких сотрудников и предо- Чиновники ужесточили ответствен- ставлять им возможность работать ность за нарушения правил пожарной дистанционно сохранилась. безопасности с 20 марта 2021 года. За повторное нарушение на объектах Источник: постановление Правитель- значительного, высокого и чрезвы- ства от 02.03.2021 № 300, Указ мэра чайно высокого риска должностно- Москвы от 05.03.2021 № 13-УМ му лицу грозит штраф до 20 000 руб., а организации — до 400 000 руб. Время учебы входит в стаж Деятельность компании за наруше- для досрочной пенсии ния могут и приостановить на срок до 30 суток Теперь в стаж работы, который дает сотруднику право на досрочную пен- Источник: Закон от 09.03.2021 № 36-ФЗ сию, будут включаться периоды уче- «О внесении изменений в КоАП» бы. Для этого необходимо соблюсти несколько условий. Во-первых, это 28% должны быть периоды, когда работ- ник проходил профессиональное обу- работников считает возможность ходить чение, в том числе дополнительное, в отпуск в удобное время принципиальной если это требуется для выполнения работы. Во-вторых, на время учебы при выборе работодателя за сотрудником должны сохранять Еще 15 процентов сотрудников готовы рабочее место и заработную плату. работать вообще без отпуска



10 Изменения в работе Что разъяснили Можно больше не следить, Его размер составит от 110 000 до сколько беременная 130 000 руб., ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП. Одна- работает за компьютером ко чиновники из Роструда пообе- щали, что инспектор учтет, мог ли Специалисты Минтруда подтвер- работодатель провести внеплановый дили, что работа за компьютером инструктаж и внеочередную про- не является вредной или опасной верку знаний. Если физически это в большинстве случаев. Санитарные сделать было невозможно, штраф правила СП 2.2.3670-20, в которых для компании заменят предупрежде- была указана обязанность сокра- нием. Проверяющих, которые будут тить время работы за компьютером назначать срок для устранения нару- беременным сотрудницам до трех шений, заставят учитывать, сколько часов в день, с января 2021 года боль- времени конкретному работодателю ше не действуют. Значит, беремен- потребуется, чтобы исполнить новые ные могут работать за компьютером требования по охране труда. весь день. Но если в медицинском заключении врачи указали, что рабо- Источник: письмо Роструда та за компьютером сотруднице про- от 20.01.2021 № 87-ТЗ тивопоказана, то придется менять ей условия труда. Можно наказать тех, кто не принес заявление Источник: письмо Минтруда от 25.02.2021 о выборе формата трудовой книжки № 15-0/ООГ-471 Можно получить Чиновники разъяснили, что работ- предупреждение, ники обязаны были до 31 декабря а не штраф, если не успели 2020 года выбрать, в каком виде — провести инструктаж традиционном бумажном или толь- по новым правилам охраны ко электронном — кадровики будут труда вести их трудовые книжки. Если заявление от сотрудника вы так После того как с 1 января 2021 года и не получили, можете привлечь его начали действовать новые правила к дисциплинарной ответственности, по охране труда, работодатели обяза- ст. 22, 192 ТК. Но сделать это будет ны провести внеплановые инструк- сложно. таж и проверку знания работниками этих правил. Если этого не сделать, Объявить замечание или выго- работодателям грозит штраф. вор тем, кто не принес заявление до 31 декабря 2020 года, уже нельзя.

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 11 Прошло больше месяца с момента, Из-за проблем с коллективом и дав- когда сотрудник не выполнил свою ления со стороны руководства она обязанность. Тех, кто на 31 дека- написала заявление, в котором бря 2020 года находился в отпуске, попросила уволить ее по собствен- в декрете или на больничном, нака- ному желанию. В заявлении работ- зать нельзя. ница указала причину — на нее оказывают психологическое давле- Подсказки, как получить заяв- ние, создают конфликтные ситуации ления от тех, кто в отдел кадров с ее участием. Работодатель сотруд- их так и не принес, найдете в статье ницу уволил, причем не через две на странице 120. недели, а раньше — в дату, которую она указала в заявлении. Сотрудни- Источник: письмо Минтруда от 12.02.2021 ца обратилась в суд с требованием № 14-2/ООГ-1202 признать увольнение незаконным, восстановить ее на работе, выпла- Нужно увеличить доплату тить компенсацию. Она пояснила, за совмещение некоторым что заявление об увольнении напи- работникам сала в надежде прекратить травлю со стороны руководителя и коллег, Чиновники напомнили, что совме- при этом реального намерения уйти щение — это не повод лишать с работы у нее не было. Судья первой работника надбавок и компенса- инстанции указал, что лучше заклю- ций, которые он должен получить. чить соглашение о дате увольнения, Ведь работа на условиях совмеще- если работник хочет уволиться рань- ния происходит в основное рабочее ше, чем пройдет две недели с даты, время. Значит, начислять компенса- когда он принес заявление. Суды под- цию, скажем, за работу в Северных держали работницу. Из ее заявления регионах — районный коэффициент было понятно, что она увольняет- и процентную надбавку — нуж- ся недобровольно. Были и другие но не только на зарплату, которую доказательства того, что работода- сотрудник получает по условиям тель нарушает ее права. В результате трудового договора, но и на те сум- сотрудницу восстановили на работе мы, которые компания платит ему и выплатили ей компенсацию за совмещение. Источник: определение СК по граж- Источник: письмо Роструда данским делам Верховного суда от 19.02.2021 № ПГ/01549-6-1 от 01.02.2021 № 14-КГ20-14-К1 Нужно смотреть, 14 что работник написал в заявлении на увольнение дней есть у работника после заявления об увольнении, чтобы передумать Работодатель нарушил трудовые пра- ва сотрудницы, а когда она пожа- ловалась в трудовую инспекцию и прокуратуру, стал ей мстить.

12 Изменения в работе Штрафы за персданные выросли в разы. За что теперь накажут строже Какие нарушения в области обработки персо- нальных данных подорожали в 10 раз. Когда компанию оштрафуют за обработку персдан- ных без согласия работника, даже если такое согласие есть. Почему политику обработки пер- сональных данных должны утверждать не все организации. Роман КОНДРАТЮК Только с 1 марта кадровикам добавили обязанностей Юрист, заместитель по работе с персданными — и тут же с 27 марта ужесто- главного редактора чили ответственность почти за все нарушения в области журнала «Кадровое обработки персданных. Большинство штрафов удвои- дело» ли, а также ввели штрафы за повторные нарушения. Они обойдутся дороже в 6, а то и в 10 раз, чем первое наруше- ние. Максимальный штраф — до полумиллиона. За что штрафует Роскомнадзор и как этого не допустить, узнае- те из статьи.

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 13 Обрабатываете персданные вне закона или не в тех целях, для которых их собирали Теперь работодателя оштрафуют на сумму до 100 000 руб., 24 если обрабатывает персданные в целях, которые отли- часа чаются от тех, что есть в законе, ч. 1 ст. 13.11 КоАП. будет у вас на то, До 27 марта максимальный штраф был вдвое меньше чтобы подготовиться и на первый раз можно было отделаться даже предуп- к внеплановой реждением. Теперь штрафа не избежать, а повторное нарушение обойдется компании штрафом до 300 000 руб., проверке то есть в шесть раз дороже, чем раньше. Роскомнадзора Обрабатывать персональные данные можно только в случаях, которые определяет закон. Для работодате- ля это два случая. Первый — обработка данных, кото- рая необходима, чтобы выполнить условия договора с сотрудником: трудового, ученического, о материальной ответственности и т. д. Второй — выполнение обязан- ностей для достижения целей, которые установил закон. Это случаи, когда вы передаете персданные сотрудников, например, в ПФР, налоговую и военкоматы, п. 2, 5 ч. 1 ст. 6 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных дан- ных», далее — Закон о персданных. Цели обработки персональных данных тоже нельзя определить произвольно — их ограничивает закон. При- чем перечень закрытый. Так, обрабатывать данные мож- но для соблюдения законов и иных нормативных актов, помощи в трудоустройстве, чтобы обеспечить личную безопасность работников, контролировать количество и качество их работы и обеспечивать сохранность иму- щества, п. 1 ч. 1 ст. 86 ТК, ч. 2 ст. 5 Закона о персданных. Самое распространенное нарушение, за которое штра- фуют по этой части статьи КоАП, — хранение копий личных документов сотрудников: паспорта, дипло- ма, военного билета и т. д. По мнению чиновников из Роструда, чтобы хранить копии личных документов, достаточно получить на это письменное согласие сотруд- ников, доклад Роструда за II квартал 2017 года. Одна- ко в Роскомнадзоре с таким подходом не согласны. Если при проверке в личных делах окажутся копии докумен- тов, организацию оштрафуют как раз по части 1 ста- тьи 13.11 КоАП. Причем оспаривать этот штраф в суде работодателям не удается уже восьмой год, постановле- ния ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № А53- 10287/2013, от 21.04.2014 № А53-13327/2013.

14 Изменения в работе Сколько хранить согласия на обработку персональных данных Храните согласия на обработку персональ- Срок зависит от того, после 2003 года завер- ных данных столько же, сколько личные шили по ним делопроизводство или до этой дела сотрудников. С прошлого года дей- даты, ст. 445 Перечня. Поэтому при провер- ствует новый перечень со сроками хране- ке к вам могут возникнуть вопросы, если ния документов, который утвердил Росархив в документах обнаружат данные, которые приказом от 20.12.2019 № 236, далее — Пере- обрабатывать без согласия нельзя, а устано- чень. Так, новый срок хранения согласия — вить, что именно было в тексте уничтожен- три года с момента, когда закончился срок ного согласия, не удастся. Таким образом, его действия, или даты, когда сотрудник его безопаснее включить согласие в состав лич- отозвал, ст. 441 Перечня. ного дела сотрудника и установить макси- Но не спешите выбрасывать согласия, если мальный срок его хранения. ограничили срок его действия датой уволь- Такие правила действовали и раньше, нения сотрудника. Ведь личные дела и боль- до 2020 года согласия нужно было хра- шинство документов по личному составу, нить 75 лет. С какой целью Росархив со- которые содержат персональные данные, кратил срок до трех лет — остается лишь хранят 50 или 75 лет. догадываться. Обрабатываете персданные без согласия или с нарушением состава сведений в согласии Новый штраф за обработку персданных без согласия или ошибки в нем вырос вдвое — до 150 000 руб. Появил- ся штраф и за повторное нарушение — до 500 000 руб., ч. 2 ст. 13.11 КоАП. Вы вправе обрабатывать персданные работни- ка и без его согласия, если действуете исключительно в рамках закона. Однако лучше не рисковать и получать согласия у всех сотрудников сразу при приеме на рабо- ту. Поскольку даже номер личного мобильного телефона и адрес электронной почты сотрудника закон получать не требует, а значит, уже для этого понадобится согласие. При этом информация о номере телефона и электронной почте понадобится, чтобы заполнять личные карточки Т-2 или отправлять расчетные листки работникам. Учтите, что штрафуют не только за то, что согласий на обработку персданных нет в принципе. Если в них не окажется обязательных сведений, компанию тоже оштрафуют — эти нарушения считаются равнозначными. В согласии на обработку проверьте Ф. И. О., адрес и паспортные данные сотрудника, наименование и адрес компании, цель обработки и перечень персданных, пере- чень действий с ними, срок действия и способ отзыва согласия, подпись сотрудника, ст. 9 Закона о персданных.

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 15 С 1 марта для передачи персональных данных нуж- но получать отдельное согласие на распространение. Отдельный штраф за то, что не оформите его, вво- дить не стали. Однако передача персональных дан- ных тоже считается обработкой. А значит, штрафовать за отсутствие согласия на распространение будут также по части 2 статьи 13.11 КоАП. Не опубликовали политику обработки персданных на сайте организации Штраф за то, что не опубликовали политику обработки персданных или опубликовали, но в закрытом доступе, тоже удвоили. Раньше можно было обойтись и пред- упреждением. Однако теперь за это — только штраф на сумму до 60 000 руб. по части 3 статьи 13.11 КоАП. Это нарушение обычно вводит в ступор работодателей, у которых нет официального сайта компании. Тогда воз- никает вопрос, где публиковать эту политику и зачем она вообще нужна. На самом деле все очень просто. Утверж- дать политику обработки персональных данных должны только те работодатели, которые собирают персональ- ные данные посетителей на своем официальном сайте. Например, если на сайте есть форма обратной связи или возможность регистрации. Поскольку в такой ситуа- ции вы собираете как минимум имена и электронные адреса посетителей сайта, которые тоже относятся к пер- сональным данным. Нужно ли вносить изменения в шаблон согласия на обработку персданных в связи с изменениями закона Да, нужно. В согласии на обработку пер- Теперь распространение персональных сональных данных обязательно указывают данных, которое по определению считает- перечень действий с ними. Обычно в не- ся частным случаем их передачи, возможно го просто переписывают все, что попадает только на основании отдельного письмен- под понятие обработки персональных дан- ного согласия сотрудника, ст. 10.1 Закона ных от сбора до уничтожения, в том числе о персданных. А значит, из согласия на об- передачу и распространение, п. 3 ч. 1 ст. 3 работку передачу и распространение необ- Закона о персданных. Так поступать больше ходимо исключить. Иначе компанию могут нельзя. С 1 марта распространять персдан- оштрафовать на сумму до 150 000 руб., ч. 2 ные так больше нельзя. ст. 13.11 КоАП.

16 Изменения в работе 2 Политику нужно опубликовать на сайте, причем в откры- том доступе. Еще до того, как посетитель сайта заре- рабочих дня как гистрируется или в иной форме отправит вам свои минимум будет персональные данные, у него должна быть возможность у вас на подготовку прочитать политику обработки персональных данных. Документ составьте с учетом рекомендации Роскомнад- документов зора от 27.07.2017. для проверяющих К работникам этот документ отношения не имеет. Для них вы обязаны утвердить положение о персональ- ных данных и ознакомить всех под подпись, ст. 86, 87 ТК. Сотруднику не предоставили информацию об обработке его персданных Если не предоставите сотруднику информацию об обра- ботке его персональных данных, теперь компанию оштрафуют на 80 000 руб., ч. 4 ст. 13.11 КоАП. Раньше можно было заплатить вдвое меньше или получить пре- дупреждение. За повторное нарушение отдельный штраф не установили. Сотрудник в любое время может запросить у вас информацию о том, как именно организация обраба- тывает его персональные данные. Полный перечень информации, которую может запросить сотрудник, есть в части 7 статьи 14 Закона о персданных. Поэтому если сотрудник обратится к вам с требованием предоста- вить информацию о том, как в компании обрабатывают его персданные, не отказывайте. На то, чтобы предоста- вить информацию об обработке и ознакомить с данными сотрудника, у вас есть 30 дней с момента, как получите запрос, ч. 1 ст. 20 Закона о персданных. Отказались уточнять, блокировать или уничтожать персданные Максимальный штраф за то, что не услышали работни- ка и отказались по его требованию уничтожать или бло- кировать его персданные, вырос больше чем в 10 раз, ч. 5 ст. 13.11 КоАП. Штраф за первое такое нарушение вырос вдвое — до 90 000 руб. Если проверяющие в течение года поймают компанию на такой же ошибке, то заплатить придется уже 500 000 руб. Проверяющие из ГИТ тоже ста- ли штрафовать строже, за что, читайте на странице 140.

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 17 Сотрудник может потребовать, чтобы его персдан- ные уточнили, заблокировали или уничтожили, если они окажутся неполными, устаревшими, неточными, если их получили незаконно. В частности, если сотруд- ник потребовал уточнить информацию о нем, сделать это нужно в течение семи рабочих дней со дня, когда он к вам обратится. Заблокировать данные на период проверки, пока уточняют правомерность их обработки, нужно немедленно. А уничтожить — в течение 10 рабо- чих дней, когда подтвердили неправомерную обработку, ч. 1—3 ст. 21 Закона о персданных. На какую сумму и за что штрафуют за нарушения обработки персданных с 27 марта 2021 года Нарушение Штраф за первое Штраф за повторное Основание, нарушение, тыс. руб. нарушение, тыс. руб. КоАП должност- организации должност- организации ному лицу ному лицу Обрабатываете 10—20 60—100 20—50 100—300 Часть 1 персданные в слу- ст. 13.11 чаях, которых нет в законе, если они несовместимы с целью обработки Обрабатываете перс- 20—40 30—150 40—100 300—500 Часть 2 данные без согла- ст. 13.11 сия сотрудника или с ошибками в нем Не опубликовали 6—12 30—60 6—12 30—60 Часть 3 или не предоставили ст. 13.11 неограниченный доступ к поли- тике обработки персданных Не предоставили 8—12 40—80 8—12 40—80 Часть 4 по требованию ст. 13.11 сотрудника инфор- мацию об обработке его персданных Отказались уточ- 8—20 50—90 30—50 300—500 Часть 5 нять, блокировать ст. 13.11 или уничтожать персданные по тре- бованию сотрудника Допустили неправо- 8—20 50—100 8—20 50—100 Часть 6 мерные действия ст. 13.11 с персданными из-за нарушений условий их сохранности

18 Изменения в работе Как поступить, если в организации вообще нет документов по работе с персональными данными Оформляйте все документы текущей датой. Если собираете информацию о физлицах Штрафа при проверке в этом случае все рав- на сайте организации, утвердите также по- но не избежать. Но есть шанс, что в течение литику обработки персональных данных года вас не проверят, тогда и оштрафовать и разместите ее на сайте в открытом до- не смогут, ст. 4.5 КоАП. ступе. Оформите допуск к персональным Если вообще не оформите документы, вас данным тех, кто по должности работает оштрафуют в любом случае. Поскольку такие с данными коллег. нарушения считают длящимися. Ведь их срок Получите обязательства о неразглашении начинают отсчитывать с момента, когда на- данных этих сотрудников. Оформить согла- рушение обнаружили, а не совершили. шение можете в виде отдельного документа Прежде всего утвердите положение о рабо- или заключить допсоглашения к трудовым те с персданными сотрудников и назначьте договорам. приказом ответственного за их обработку. Сообщите в Роскомнадзор о том, что начали Получите согласия на обработку персдан- обрабатывать данные, через портал персо- ных и отдельные согласия на их передачу. нальных данных или по почте. Не обеспечили сохранность персональных данных, и это привело к неправомерным действиям с ними Если в результате того, что работодатель не обеспе- чил сохранность персональных данных на бумажных носителях, доступ к ним получили те, кто не имел пра- ва работать с персданными, а данные изменили, забло- кировали, скопировали, предоставили, распространили или уничтожили, организацию ждет штраф до 100 000 руб. по части 6 статьи 13.11 КоАП. До изменений штраф был вдвое меньше. Речь идет о персональных данных, которые обрабатываете без средств автоматизации, то есть на бумаге. Дело в том, что работодатель обязан за свой счет обеспечить защиту персональных данных сотруд- ников от их неправомерного использования, п. 7 ч. 1 ст. 86 ТК. Кроме того, хранить документы нужно в сей- фах или шкафах, которые запираются на ключ. А чтобы не потерять документы, делопроизводство по которым уже завершили и не пользуетесь, лучше сразу создать архив, Правила, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Передавать персональные данные внутри органи- зации нужно на основании локального акта, а разрешать доступ к персданным всех работников можно только тем сотрудникам, которым эта информация необходима для работы, ст. 88 ТК

Кадровое дело Реклама Вебинары 9 апреля Виктор Шиповский Какие ошибки чаще всего допускают Эксперт по трудовому кадровики при оформлении законодательству, совместительства и как их избежать преподаватель Высшей Школы Кадровика Как принять на работу совместителя, чтобы не нарушить его права еще до подписания трудово- го договора Есть ли способы оформить отпуск совместителю, чтобы не получить штраф Как уволить совместителя по дополнительным основаниям и когда это сделать не получится Что делать, если совместителя уволили с основного места работы Наталья Агуреева 26 апреля Советник Подготовка к сезону отпусков — 2021. государственной Что делать и каким советам гражданской чиновников следовать опасно службы Российской Федерации 1-го класса Должно ли быть уведомление об отпуске отдель- ным документом Накажет ли ГИТ, если в график отпусков не добав- лять новичков Какие отпуска можно заменить деньгами Можно ли оформить перенос отпуска по скану заявления Регистрация: seminar-kadry.ru

20 Изменения в работе Многодетные получили новую льготу по отпускам. Три вопроса, которые кадровикам придется решать Из каких документов, кроме личной карточки, уз- нать, есть ли у работника право на льготу по от- пускам. В каких случаях многодетный работник не сможет перенести отпуск на удобные даты. Ко- му придется вносить правки в ПВТР или положе- ние об отпусках задним числом. Виктория Полякова С 20 марта больше сотрудников могут требовать предо- Юрист, эксперт ставить им отпуск в удобное время. Теперь перечень тех, журнала «Кадровое кто будет заставлять кадровиков корректировать график дело» отпусков и бесконечно переносить их по своему усмотре- нию, расширился. Чтобы не добавить себе лишней рабо- ты, прочитайте эту статью до конца. Из нее вы узнаете, почему личная карточка Т-2 многодетных сотрудников поможет сориентироваться в работе по обновленной статье ТК. Также в ней вы найдете подсказки, как опре- делить, что работник льготу утратил, и в каких случаях можно отказать многодетному работнику в отпуске в удобное время и не нарушить при этом закон.

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 21 Какие многодетные с марта смогут требовать отпуск в удобное время Новыми льготниками стали сотрудники, у которых трое и больше детей в возрасте до 18 лет. Льгота будет дей- ствовать, пока младшему ребенку не исполнится 14 лет или старшему 18, если детей трое, ст. 262.2 ТК. Сотруд- ник, который попадает в категорию новых льготников, может выбирать, когда он пойдет в отпуск. Оформить или перенести отпуск на удобные работни- ку даты могут даже новички. В этом случае не действует правило работы не меньше шести месяцев для того, что- бы оформить свой первый отпуск, ч. 3 ст.122 ТК. Чиновники из Минтруда разъяснили, что даже льгот- ник должен отработать в компании шесть месяцев, пре- жде чем получить отпуск, письмо от 20.10.2018 № 14-2/ ООГ-9211. Но следовать такому совету опасно. Рискуе- те получить штраф от ГИТ до 50 000 руб., ст. 5.27 КоАП. Ссылка на письмо Минтруда не докажет, что кадровик, который нарушил права льготника, в этом не виноват. Какие документы проверить, прежде чем оформлять отпуск Основной документ, в котором содержится информа- цию о детях сотрудника, — личная карточка. Но не всег- да информация в ней актуальна. Поэтому если работник заявляет, что имеет льготу как многодетный, запросите у него свидетельства о рождении его детей. Нужно ли уведомлять работников о новой льготе Нет, вы не обязаны сообщать работнику Не ознакомите — ждите штрафа по ста- об изменениях в трудовом законодательстве. тье 5.27 КоАП до 50 000 руб. Если же в вашем Единственный случай, когда вам придется ЛНА написано, что работники ходят в от- поставить работника в известность о новой пуск по тем правилам, которые есть в ТК, норме, — если вы меняете ПВТР или поло- без конкретики, править локальный акт жение об отпусках, в котором прописывае- не нужно. Поэтому если на этот год вы уже те, кто теперь может взять отпуск в удобное график составили, то немедленно оповещать время. Правки в документ вносите так, что- работников о том, что готовы предоставить бы новая редакция ЛНА начала действовать им отпуск в удобное время, вы не обязаны. 20 марта 2021 года, именно с этой даты у ра- Но если работник, который с 20 марта полу- ботников появилась новая льгота. В этом чил статус льготника, придет к вам с таким случае сотрудника надо ознакомить с новой заявлением — вы должны будете перенести редакцией ЛНА под подпись, ст. 22 ТК. ему отпуск на те даты, которые он выбрал.

22 Изменения в работе Кроме того, информация о детях может содержаться в паспорте, но ориентироваться только на него нель- зя. Если работник меняет паспорт, а его ребенку уже исполнилось 14, сведения о нем в паспорте родителя не укажут. Пропишите в ЛНА, что работник, чтобы получить отпуск в удобное время, обязан предоставить доку- менты, которые подтверждают его право на эту льготу. Но не стоит требовать документы, если в личной кар- точке работника уже есть информация, что у него трое детей и их возраст позволяет сотруднику воспользо- ваться льготой. Как по возрасту детей определить, есть ли у многодетного право на льготу Работник-льготник 2-й ребенок 1-й ребенок 3-й ребенок 13 лет 14 лет 15 лет Работник больше не льготник Как только старшему ребенку со- трудника исполнится 18 лет, он теряет льготу. Исключение — в семье еще минимум трое детей до 18 лет 2-й ребенок 1-й ребенок 3-й ребенок 4-й ребенок 11 лет 18 лет 18 лет 2-й ребенок 1-й ребенок 3-й ребенок После того как младшему ребенку 14 лет 15 лет 17 лет исполнилось 14 лет, работник теряет право на льготу

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 23 Как часто льготник может переносить отпуск Льготники могут менять решения по от- Раньше суды поддерживали работодателей, пускам сколько угодно. Работодатели пы- определение ВС Республики Башкортостан тались судиться с теми сотрудниками, от 23.05.2018 № 33-9939/2018. Но теперь все которые пользуются правом на отпуск чаще за такое компанию штрафуют. в удобное время и бесконечно переносят Льготники могут изменить свои пожела- время отдыха. Суды так и не пришли к од- ния по отпуску, и работодатель должен их ному мнению, можно ли таким работникам выполнить, письмо Минтруда от 27.02.2020 отказать. № 14-2/ООГ-1439. При этом неважно, сколь- По мнению одних судей, если работник за- ко раз в год сотрудник просит перенести от- планировал даты отпуска, пользуясь льго- пуск, определение Воронежского областного той, то переносить отпуск больше не может. суда от 06.08.2019 № 33-4235/2019. Когда и кому можно отказаться переносить отпуск Только льготные категории работников имеют право пойти в отпуск в удобное для них время, ч. 4 ст. 123 ТК. Остальные должны отдыхать по графику, который обя- зателен и для работодателя, и для работника, ч. 1, 2 ст. 123 ТК. Переносить отпуск они могут только по согласованию с работодателем или в случаях, когда это сделать нужно. Например, работник заболел во время отпуска и хочет перенести часть отпуска, которую проболел, на другие дни. Продлевать отпуск при этом не готов. Когда работник теряет право на льготу и как отказать в предоставлении отпуска в удобное время Льгота перестанет действовать, если один из детей сотрудника стал старше и по закону его родитель больше не может брать отпуск в удобное время. Например, если младшему ребенку сотрудника исполнилось 14 лет, а так- же если одному из детей исполнилось 18 лет и несовер- шеннолетних детей у работника стало меньше трех. Если работник принес вам заявление, что хочет взять отпуск в удобное время, а вы убедились, что пра- ва на льготу больше нет, можете отказаться оформлять отпуск. Письменно отказывать не обязательно, доста- точно объяснить работнику, почему переносить отпуск по 10 раз за месяц он больше не может

24 Изменения в работе Два новых совета от ГИТ про график отпусков в апреле. К чему прислушаться, а что пропустить Для кого из ваших сотрудников график отпусков не имеет значения. Нужно ли составлять график отпусков, если организацию создали в апреле. Какие компании могут не утверждать график от- пусков, и ГИТ их не накажет. Елена Милано Чиновники из ГИТ и Роструда не устают давать сове- Юрист, ведущий ты о том, как составить график отпусков, кого в него эксперт журнала нужно включать, а о ком можно забыть. На этот раз «Кадровое дело» вопрос касается необычных задач по работе с графиком. В статье узнаете, к каким советам стоит прислушаться, а какие можете проигнорировать. Совет ГИТ: «Обязательно добавляйте всех новичков в график отпусков». Слушать или нет Вы наверняка график отпусков на 2021 год утвердили до 17 декабря 2020-го. Если это так и вы выполнили тре- бование закона, получается, что в график попали не все.

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 25 В нем нет сотрудников компании, которых вы приняли на работу позже этой даты. Можете включить их в график, который уже утверди- ли, если решите, что так работать с отпусками сотруд- ников вам будет удобнее. Такой совет дают и в ГИТ. По мнению проверяющих, график необходимо допол- нять по мере того, как будете принимать новых сотрудников, письмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193. Для того, чтобы вы могли дополнить график, новичок должен письменно подтвердить, в какие даты хочет взять отпуск в 2021 году. Поскольку он уже через полгода рабо- ты имеет право на отпуск, и отказать ему в этом нель- зя. Значит, и включать в график с датами по усмотрению работодателя бессмысленно. Можете взять с него заяв- ление и включить его отпуск в график. Заявление обяза- тельно сохраните — пригодится при проверке. Дополнить график отпусков можете в любой форме, требований к ней нет. Например, можно оформить при- ложение к нему в той же форме, в какой утвердили сам график, то есть в унифицированной или свободной. Помните, что вы имеете право не менять график отпу- сков и не вносить в него информацию о новичках. Закон не устанавливает такой обязанности. Это подтверждает Роструд в ответах на сайте «Онлайнинспекция.рф». Если приняли на работу сотрудника после того, как утвер- дили график отпусков, он просто напишет заявление на отпуск. Таких сотрудников включите в график, кото- рый будете утверждать только на следующий 2022 год. Помимо новичков, которые пишут заявления, чтобы пой- ти в отпуск, есть льготные категории работников. Что делать, если в графике отпусков ошиблись в днях отпуска В график отпусков включают не только Порядок, как внести изменения в график дни основного отпуска, но и допотпуск, ес- отпусков в случае, если нашли в нем ошиб- ли он положен сотруднику. Ежегодный от- ку, в законе четко не прописан. В прошлом пуск всегда не меньше 28 календарных дней, году Роструд в ответах на сайте «Онлайнин- а у льготников он может быть больше. Если спекция.рф» разъяснял, что если в графи- вдруг обнаружили, что в график отпусков ке отпусков изначально допустили ошибку, по ошибке внесли меньше дней, чем положе- то чтобы ее исправить, нужно утвердить но сотруднику, или наоборот больше, срочно график отпусков в новой редакции. Для это- вносите изменения в график. го издайте приказ.

26 Изменения в работе Дополнение к графику отпусков Укажите номер и дату, когда Утвердите документ в том же порядке, составляли дополнение к графику в котором утверждали график отпусков Унифицированная форма № Т-7 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 Общество с ограниченной ответственностью Форма по ОКУД Код «Солнышко» (ООО «Солнышко») по ОКПО 0304021 (наименование организации) Мнение выборного профсоюзного органа УТВЕРЖДАЮ от « 01» апреля 20 21 г. № 3 учтено Руководитель Генеральный директор (должность) Номер Дата На Петров документа составления год (личная А.Н. Петров подпись) ГРАФИК ОТПУСКОВ 3 05.04.2021 2021 (расшифровка подписи) « 05 » апреля 20 21 г. Струк- Долж- Фамилия, Та- ОТПУСК Приме- турное ность имя, бель- чание подразде- (специ- коли- дата перенесение ление аль- отчество ный чест- отпуска ность, но- про- мер во заплани- фак- осно- дата фессия) ка- рованная ти- вание пред- по штат- лен- че- (доку- пола- ному дар- ская мент) гае- расписа- ных мого нию дней отпу- ска 1 2 3 45 6 78 9 10 Отдел Менед- Андреев 146 14 04.10.2021 Принят Иван на работу по работе жер Петрович 01.04.2021 с корпора- тивными клиентами Отдел Менед- Андреев 146 14 20.12.2021 Иван по работе жер Петрович с корпора- тивными клиентами Руководитель Руководитель Степанова И.В. Степанова кадровой службы отдела кадров (личная подпись) (расшифровка (должность) подписи) Пропишите в примечании, что сотрудника приняли позже даты, когда утвердили график отпусков

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 27 Льготнику отпуск предоставьте в удобное время. То есть Предоставьте отпуск в даты, которые он укажет в своем заявлении. Даже если льготнику по его в графике отпусков указали другие даты, отказать ему заявлению, даже если в отпуске не сможете, письмо Минтруда от 08.12.2020 в графике отпусков № 14-2/ООГ-17786. другие даты В удобное время могут пойти в отпуск работники, у которых трое и более детей в возрасте до 18 лет, пока младшему не исполнится 14, а также несовершеннолет- ние сотрудники, ст. 262.2, 267 ТК. Подробнее про новую льготу для многодетных читайте на странице 20. Сотруд- ница может пойти в ежегодный отпуск по заявлению перед отпуском по беременности и родам, сразу после него, а также после того, как закончится отпуск по уходу за ребенком, ст. 260 ТК. Сотрудник может взять ежегод- ный отпуск в период, когда его жена находится в отпу- ске по беременности и родам, даже если он не наработал стаж, ч. 4 ст. 123 ТК. На таких же условиях нужно пре- доставить отпуск работнику, который усыновил ребен- ка в возрасте до трех месяцев, ч. 3 ст. 122 ТК. Кроме того, отпуск в удобное время предоставляют тому, кто воспитывает ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, ст. 262.1 ТК. Такие гарантии предусмотрены и для других катего- рий работников в федеральных законах. Кроме того, компании и сами могут предусмотреть дополнительные льготы для своих сотрудников, если пропишут в коллек- тивном договоре или в ЛНА, кому еще и в каких случа- ях организация готова предоставить отпуск в удобное время. Четкого срока, в который работник должен предоста- вить вам заявление на отпуск, в законе нет. Рекомендуй- те сотрудникам писать и передавать в отдел кадров такое заявление заранее, чтобы бухгалтерия смогла рассчи- тать и оплатить отпуск не позднее, чем за три календар- ных дня до начала отпуска, ст. 136 ТК, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1. Совет ГИТ: «Если только создали компанию, одним из первых документов утвердите график отпусков» Инспектор ГИТ посчитает, что закон нарушили, если выяснит, что в компании не утвердили график отпусков или утвердили позже, чем  17 декабря прошлого года.

28 Изменения в работе Какие компании могут заменить график отпусков письменным соглашением Некоторые работодатели вообще не долж- Такие организации могут заменить график ны утверждать график отпусков. На- отпусков на письменное соглашение между пример, микропредприятия, в случае компанией и работником. Условие об этом если они отказались принимать локаль- они должны прописать в трудовом договоре ные нормативные акты, ст. 309.2 ТК, по типовой форме, которую утвердили по- письмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 становлением Правительства от 27.08.2016 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193. № 858. Тогда инспектор может привлечь организацию и ее должностных лиц к административной ответствен- ности, ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Мнения насчет того, как нуж- но действовать в случае, если организацию создали после даты, в которую нужно было утвердить график отпусков, разошлись. Одни считают, что составлять график отпусков на год, в котором только создали организацию, не нуж- но. Поскольку можно отправлять сотрудников в отпуск за первый год не по графику, а по их заявлениям. Для это- го сотрудникам достаточно отработать в компании пол- года. Утверждают график отпусков в этом случае только на следующий год. Если работник — льготник, то отпуск ему предоставят и до того, как он наработает стаж. Сторонники другой позиции советуют составлять график, даже если организация новая. Специалисты ГИТ недавно разъяснили, что компания должна соста- вить и утвердить график отпусков, даже если ее созда- ли в текущем году, письмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193. Однако письмо ГИТ — не нормативный акт, поэтому следовать их сове- ту компании не обязаны. Окончательное решение при- нимайте сами. Если составите график, у ГИТ к вам будет меньше вопросов. Кроме того, график удобен, ведь в нем мож- но предусмотреть очередность, по которой будете пре- доставлять ежегодные отпуска. Так сможете избежать конфликта, если, например, летом выяснится, что одно- временно в отпуск захочет пойти половина бухгалтерии. Но конкретные даты отпуска с сотрудниками, которые уже отработают полгода, все равно придется согласовать. Почему опасно оформлять отпуска только на рабочие дни, читайте на странице 112

Когда Почта Что делать, если Зачем работнику Можно ли России услож- забыли ознако- читать докумен- не ходить нит жизнь мить новичка ты до того, как на работу из-за кадровикам с ЛНА подпишет условий труда → 30 → 36 → 40 → 46 Прием, перевод, увольнение

30 Прием, перевод, увольнение Пять рискованных ситуаций в работе с Почтой России: как избежать Когда оформить сотрудника по совместитель- ству безопаснее, чем на основное место. Почему уведомлять о сокращении по почте нужно рань- ше, чем за два месяца. Конверты от каких писем безопаснее хранить, чтобы не получить штраф в 50 000 руб. Роман Кондратюк Даже несмотря на то, что сотрудники Почты России кор- Юрист, заместитель респонденцию теряют, задерживают или отправляют главного редактора не по тому адресу, эта организация зачастую все еще журнала «Кадровое остается единственным способом обменяться с работ- дело» ником документами. Особенно когда сотрудника нет на работе или он отказывается подписывать докумен- ты. При этом проверяющие из ГИТ оплошности Почты России не считают уважительной причиной, чтобы осво- бодить работодателя от штрафа или хотя бы снизить штраф. В этой статье — решения для проблем с докумен- тами и сотрудниками, которые возникают из-за особен- ностей в работе Почты России.

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 31 Прием на работу и трудовая книжка, которая все еще идет по почте Сотрудники, которые не перешли на электронные трудо- Не заключайте дого- вые, предоставляют работодателям при приеме на работу вор ГПХ, пока ждете бумажные трудовые книжки. При этом возможна ситуа- трудовую книжку ция, что вашего новичка уже уволили с прежней работы, новичка а трудовую книжку на руки он еще не получил. Напри- мер, сотрудник работал в обособленном подразделении организации, а его трудовую вели в головной организа- ции в другом городе, или сотрудник просто не стал заби- рать книжку и сам попросил отправить ее почтой, ч. 6 ст. 84.1 ТК. В такой ситуации принимать сотрудника на работу и ждать, когда он предоставит трудовую книж- ку, нельзя. Бумажная трудовая книжка тех, кто на электрон- ные не перешел, — обязательный документ при прие- ме на работу, ст. 65 ТК. Если примите на работу такого сотрудника без трудовой, создадите себе проблемы. Во-первых, сам прием без обязательного документа — нарушение, за которое могут оштрафовать на сумму до 50 000 руб., ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Во-вторых, даже если сотрудник позже принесет трудовую книжку, в кни- гу учета запись об этой трудовой внесете явно поз- же, чем устроили его на работу. При проверке за это отдельный штраф, скорее всего, не назначат, а вот уве- личить тот, что есть, скажем, с 35 000 руб. до 50 000 руб., такая оплошность может. Поэтому если согласитесь на такую авантюру, оставьте место в книге учета трудо- вых и наклейте стикер на строчку, которая должна быть пустой, пока не получите трудовую. Но это опасный вариант, поэтому рекомендуем сразу взять у сотрудни- ка заявление на новую трудовую книжку. Зачем оно вам, читайте дальше. Если попали в ситуацию, когда сотрудник утверждает, что его бумажная трудовая уже едет к нему почтой, не покупайтесь на его обещания принести документ в кадры, как только он заберет трудовую с почты. Объяс- ните работнику, что все документы он должен принести в отдел кадров до того, как оформите его на работу. Заключать с ним договор ГПХ на время, пока он не принесет трудовую книжку, опасно. Сейчас ГИТ легко может отследить отчисления, которые делает ком- пания, и после проверки признать договор ГПХ трудо- вым, а это уже штраф до 100 000 руб., ч. 4 ст. 5.27 КоАП.

32 Прием, перевод, увольнение Как в книге учета трудовых внести запись, что трудовую книжку сотрудника отправили по почте Как заполнить книгу учета трудовых в такой Дата должна соответствовать той, когда от- ситуации — в правилах не сказано. Но безо- правили письмо. Когда с почты придет уве- пасный способ внести информацию в книгу домление с подписью сотрудника, эту дату учета есть. В графе 13 книги сделайте отмет- и реквизиты документа укажите в графе 12 ку «Отправлена по почте» и укажите дату. книги учета трудовых. Вы можете завести сотруднику новую трудовую, если он не впервые устраивается на работу и не отказался от бумажной трудовой, ст. 65 ТК. Сложность в том, что чиновники не защитили работодателя и потребовать от работника справку СТД-ПФР возможности не дали. А это бы очень помогло спастись от штрафа в 50 000 руб. Ведь если окажется, что ваша компания — первое место работы сотрудника, значит, завести ему бумажную трудо- вую уже нельзя. Ждать, пока сработает почта, если трудо- вую действительно отправили, — не вариант. С другой стороны — откажетесь заводить трудовую книжку новичку, который принес об этом заявление, он может нажаловаться в ГИТ, и вот он — тот же штраф в 50 000 руб. по части 1 статьи 5.27 КоАП. Какой документ приносить — трудовую или справки о трудовой деятель- ности, сейчас решает сам работник. Судебной практи- ки пока нет и нельзя сделать вывод о том, кого в такой ситуации поддержат суды — сотрудника, который решил устроиться на работу, не дожидаясь трудовой, или рабо- тодателя, который пошел сотруднику навстречу и принял его без обязательного документа. Есть более сложный вариант, как решить пробле- му, но на него пойдут не все. Оформите сотрудника по совместительству. В таком случае его трудовая вам не нужна и доказывать, что у него есть основная работа, сотрудник не должен. Исключение — если вы собирае- тесь оформить новичка на работу с вредными или опас- ными условиями труда, тогда справка с основной работы нужна, ст. 283 ТК. Как только работник получит трудо- вую, сможете уволить его как совместителя и принять на основное место или оформить переход без увольнения. Чтобы сотрудник получал больше, можете доплачивать ему до суммы оклада премиями или оформить доплату за увеличение объема работ, ст. 60.2 ТК.

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 33 Централизованное делопроизводство и прием в обособленное подразделение При централизованном делопроизводстве все кадро- вые документы оформляют в головной организа- ции, а с сотрудником взаимодействуют по почте или через курьерскую службу. Так, если отправите лич- ную карточку и лист ознакомления с ЛНА после прие- ма сотрудника на работу, нарушите закон. Поскольку с локальными актами сотрудника нужно ознакомить до того, как подпишите с ним трудовой договор, ч. 3 ст. 68 ТК. Страницу 2 личной карточки он подписывает в первый же день работы. Поскольку хранить копии лич- ных документов сотрудника нельзя, и именно в личной карточке сразу отражают всю информацию о нем, а доку- менты возвращают. Организуйте работу иначе. Сначала пусть сотрудник в обособленном подразделении подпишет все докумен- ты со своей стороны, а затем отправит их вам почтой. В такой ситуации дату приема на работу лучше указать в договоре позже, чем дату, когда сотрудник его под- пишет. Ведь если к вам придет инспектор с проверкой и обнаружит, что вы приняли сотрудника без трудово- го договора, оштрафовать могут на сумму до 100 000 руб., ч. 4 ст. 5.27 КоАП. Доказывать, что документы сотрудник подписал и они уже едут к вам почтой, устанете. Инспек- тор все равно не поверит. Какую форму делопроизводства выбрать в организации с обособленными подразделениями Есть три формы делопроизводства: цен- При смешанном делопроизводстве оформ- трализованное, децентрализованное ляют часть документов в обособке, а осталь- и смешанное. ные — в головной организации. Например, При централизованном все кадровые до- трудовые книжки может вести головная ор- кументы оформляют и хранят в головной ганизация, а трудовой договор, допсоглаше- организации. Такой вариант создает пробле- ния и приказы может оформлять кадровик мы при взаимодействии с сотрудником еще или руководитель филиала. Поскольку со дня его приема на работу. Поскольку все в этих документах сотрудники сразу должны документы с подписью сотрудника посту- проставлять свои подписи. пают в отдел кадров с задержкой. При децентрализованной форме все до- Если в этот момент придет проверка, кументы оформляют в подразделении. не факт, что инспектор даст возможность Вариант самый безопасный при условии, дождаться документов — может сразу что готовы доверить кадровые документы оштрафовать за то, что их нет. руководителю обособки.

34 Прием, перевод, увольнение Копии документов и заявление на их выдачу почтой Сотрудник может попросить выдать ему копии доку- ментов, которые связаны с его работой. На их подготов- ку у вас есть три рабочих дня, ст. 62 ТК. При этом закон не запрещает присылать такое заявление по почте. Тог- да у вас на руках окажется заявление, выполнить просьбу из которого вы уже не успели. Если ведете журнал входящей корреспонденции, про- блем нет. Регистрируете заявление текущей датой и отсчитываете три рабочих дня от нее. Но если не ведете этот необязательный журнал, сохра- ните уведомление о вручении вам письма с заявлением. На документе будет стоять дата, когда получили письмо. В случае когда работник не стал тратиться на пись- мо с уведомлением, придется сохранить конверт, в кото- ром пришло заявление. На нем будут стоять отметки с датами, когда письмо отправили и когда оно приехало в почтовое отделение по месту нахождения компании. Дату сокращения Срок доставки письма и уведомление в уведомлении, ко- о сокращении торое отправили почтой, указывайте Уведомление о сокращении сотрудника можно вручить с учетом доставки ему не только лично, но и отправить по домашнему адре- су почтой. Закон этого не запрещает, ст. 180 ТК. В такой ситуации указывать дату увольнения через два меся- ца с даты, когда отправили письмо, нельзя. Рассчитайте максимальный срок, когда до сотрудника дойдет пись- мо. И уже к этому сроку прибавляйте два месяца. Иначе велика вероятность, что суд признает увольнение сотруд- ника незаконным из-за нарушения сроков. Пример Работодатель отправил Иванову уведомление о сокращении по почте. Сотрудник получил письмо 14 августа, а сократи- ли его 1 октября. Суд первой инстанции Иванову отка- зал — сотрудник поздно обратился с иском. Судьи второй инстанции поддержали Иванова — работодатель отправил письмо в такой срок, что он узнал о сокращении меньше чем за два месяца. Значит, кадровик нарушил процедуру. Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 20.01.2020 № 88-567/2020 по делу № 2-115/2019

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 35 С какой даты нужно отсчитывать срок предупреждения об увольнении, которое получили от сотрудника по почте Отсчитывайте срок со следующего дня по- На дату, когда фактически получили заявле- сле даты, которой сотрудник написал заяв- ние, внимания не обращайте. Это касается ление. Дело в том, что сотрудник вправе и ситуации, когда день увольнения уже про- предупредить вас за две недели и уволиться шел. В этом случае приказ издайте текущей по собственному желанию. При этом 14 дней датой, а дату увольнения укажите по заявле- нужно отсчитывать со следующего дня после нию. То есть она будет раньше даты приказа. того, как сотрудник подал заявление, ст. 80 Пусть и не по вашей вине, но вы задержи- ТК. Закон также не запрещает направить те зарплату, поэтому скажите бухгалтеру, заявление почтой. Поэтому если получите что зарплату сотруднику нужно выплатить заявление таким способом, ориентируйтесь с компенсацией, ст. 236 ТК. Оштрафовать на дату, когда сотрудник написал заявление. при проверке за такую задержку не смогут. Определение Верховного суда от 11.07.2014 № 78-КГ14-12 Увольнение по фото и оригинал, который идет по почте Сотрудник может уволиться по собственному жела- нию, об этом он предупреждает работодателя как мини- мум за две недели в письменной форме. То есть подает заявление на бумаге, которое может написать полно- стью от руки, напечатать на компьютере и подписать или заполнить шаблон, который разработал работо- датель, ст. 80 ТК, определение Конституционного суда от 22.03.2011 № 394-О-О. Равнозначным письменному заявлению считается электронное, но лишь при условии, что сотрудник подпишет его электронной цифровой под- писью, ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Увольнять сотрудника по скан-копии и ждать, что он пришлет оригинал почтой, рискованно. Вариант взаи- модействия путем обмена электронными образами доку- ментов допускали в период первой волны пандемии, когда и кадровики, и сотрудники сидели дома, письмо Минтруда от 27.03.2020 № 14-4/10/П-2741. На возможность именно увольнять сотрудников по скан-копиям заявле- ний в то же время указывал и Роструд на сайте «Онлай- нинспекция.рф». Если уволите сотрудника по фото или скан-копии заяв- ления, а оригинал в итоге не получите, увольнение при- знают незаконным. Тогда придется оплатить сотруднику вынужденный прогул, а компанию могут еще и оштрафо- вать на сумму до 50 000 руб., ч. 1 ст. 5.27 КоАП

36 Прием, перевод, увольнение Прием на работу: как выкрутиться, если пропустили обязательные этапы Почему заявления о приеме скорее вредят, чем помогают. За подпись сотрудника на каком доку- менте вас оштрафуют. Как схитрить, если не озна- комили с ЛНА новичка вовремя. Роман Кондратюк Мы провели опрос, и оказалось, что 83 процента кадрови- Юрист, заместитель ков прекрасно знают, как оформлять новичков на работу, главного редактора но все равно делают это неправильно. Причем практиче- журнала «Кадровое ски все нарушители признались, что пропускают этапы дело» процедуры не по злому умыслу, а из-за аврала на работе. В статье вы найдете подсказки, как выкрутиться из ситуа- ции, когда нарушение уже случилось и его надо как-то исправлять. Забыли взять заявление Забыли получить от новичка заявление о приеме на работу — не переживайте. Это не проблема.

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 37 По правилам Трудового кодекса процедура приема на работу с заявлением вообще не связана. Такую «ошиб- ку» можно не исправлять. Ознакомьте работника с ЛНА, заключите договор и издайте приказ — этого достаточно, ст. 68 ТК. Практика брать заявления о приеме на работу у всех сотрудников есть на госслужбе. Поскольку заявление о приеме на работу обязан писать только государствен- ный или муниципальный служащий, ч. 2 ст. 26 Зако- на от 27.07.2004 № 79-ФЗ, ч. 3 ст. 16 Закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ. По аналогии заявления у сотрудников запраши- вают и кадровики других организаций. Однако их работ- ники писать заявления о приеме на работу не обязаны. Если же обязанность брать заявления на прием уста- новили в локальных актах — это нормальная практика. Но учтите, что отказать в приеме на работу сотруднику, который заявление писать откажется, нельзя. В ситуации, когда закрепили обязанность писать заявление на прием в ЛНА, но забыли его у сотрудника вовремя запросить, можно договориться, чтобы он написал заявление датой приема на работу, но в другой день. В отличие от других документов заявление на прием не обязательно, поэтому за то, что оформите его задним числом, вас не накажут. Если сотрудник откажется писать заявление после приема на работу, ничего страшного. При проверке его инспектор все равно не запросит, а значит, и оштрафо- вать не сможет. Не ознакомили с ЛНА, а в журнале не осталось места Если выбрали способ знакомить сотрудников с локаль- ными актами именно в специальном журнале — это действительно проблема. Вообще, способов ознакомить сотрудников с ЛНА — три. И именно этот факт позво- ляет исправить ошибку тоже несколькими способами. Когда в журнале ознакомления с ЛНА уже расписался следующей датой другой сотрудник, вписывать туда того, кто подпись вовремя не поставил, уже нельзя. Причина в том, что даже если сотрудник укажет, что ознакомился с ЛНА в дату приема на работу, но до этой записи будет другая — более поздняя, вас, скорее всего, оштрафуют. Поскольку будет очевидным, что запись внесли задним числом.

38 Прием, перевод, увольнение Нужно ли вести журнал регистрации трудовых договоров Нет, не нужно. Все журналы учета и ре- О том, что такой журнал должен быть, на- гистрации делятся на обязательные и фа- писано в Правилах, утв. постановлением культативные, то есть необязательные. Правительства от 16.04.2003 № 225. Журнал Обязательными считаются те, которые регистрации трудовых договоров не обяза- требует вести закон. Это, например, книга тельный. Поэтому, если не установите такую учета движения трудовых и вкладышей, при- обязанность в локальных актах сами, жур- ходно-расходная книга по учету их бланков. нал можете не вести. Соответственно, сотрудника ознакомили с локальны- ми актами позже приема на работу и требования закона не выполнили. Про журнал в такой ситуации забываем. Есть второй способ ознакомить сотрудников с ЛНА — оформить листы ознакомления к ним. Даже если раньше их не использовали, можете оформить сейчас и вписать туда одного сотрудника, которого пропустили в журнале. Пусть вас это не смущает. Ведь закон не требует выбрать один из способов знакомить сотрудников с локальны- ми актами. Поэтому можно одновременно вести журнал и оформлять листы ознакомления. Третий способ — прописать, что сотрудник прочитал ЛНА, прямо в его трудовом договоре. Только до основ- ной подписи сотрудника в трудовом договоре, то есть до реквизитов. О том, как приучить работников читать документы до того, как они их подписывают, читайте в статье на странице 40. Забыли взять подпись работника, что получил свой экземпляр договора Договор без подписи сотрудника о том, что свой экзем- пляр он получил, обойдется в 100 000 руб. Тот факт, что сотрудник получил свой экземпляр трудового договора, подтвердит лишь запись об этом и подпись сотрудника в вашем экземпляре, ст. 67 ТК. Других вариантов в зако- не нет. Соответственно, если нет подписи о том, что сотрудник получил свой экземпляр, наказать могут по части 4 ста- тьи 5.27 КоАП, то есть за то, что трудовой договор офор- мили некорректно. Исправить ошибку можно только одним способом — попросить сотрудника расписаться.

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 39 Внесли запись о приеме в трудовую книжку, в которой нет записи об увольнении прежнего работодателя Если сотрудник утверждает, что он уволен и работо- датель просто не внес запись, верните ему трудовую книжку. Попросите обратиться к прежнему работодате- лю, чтобы тот исправил свою ошибку. В случае если это невозможно, например работодатель находится в дру- гом городе, с письменного согласия сотрудника може- те отправить запрос его прежнему работодателю. Если тот отправит заверенную копию приказа об увольне- нии сотрудника или архивную справку, которая под- твердит факт увольнения, сможете внести сначала свою запись о приеме на работу, а затем пропущенную запись об увольнении сотрудника. Когда прежний работодатель сотрудника ликвидиро- ван, обращаться нужно в государственный или муници- пальный архив. Там могут подтвердить, что сотрудника действительно уволили. На основе документов из архива тоже сможете внести пропущенную запись об увольне- нии в его трудовую книжку, п. 27 Правил, утв. постанов- лением Правительства от 16.04.2003 № 225. Прежде чем вносить в трудовую книжку запись о прие- ме на работу, проверьте, есть ли в ней запись об уволь- нении от предыдущего работодателя. Используйте этот совет всегда, кроме случаев, когда принимаете на рабо- ту совместителя. При этом трудовую книжку приносить он не должен, даже если от нее не отказался. К каким проблемам готовиться, после того как стаж из бумаж- ных трудовых книжек перенесут в электронные, узнаете на странице 80 Можно ли принять трудовую книжку, в которой нет печати на титульном листе и подписи ответственного за ее ведение Да, можно. Если на титульном листе нет пе- Посоветуйте сотруднику обратиться к преж- чати и подписи кадровика, это не значит, нему работодателю, чтобы тот исправил что документ недействительный и вносить ошибку. Но если сотрудник откажется, в него записи нельзя. Это подтверждают то это не будет основанием, чтобы не брать и суды, апелляционное определение Мо- его на работу. В статье на странице 40 узнае- сковского городского суда от 14.09.2012 те, почему вам важно, чтобы сотрудник чи- № 11-15938/2012. тал документы, которые подписывает.

40 Прием, перевод, увольнение Приучите работников читать документы перед подписанием. Две проблемы, которые удастся избежать На что может повлиять простая опечатка в доку- ментах, если ее не заметят кадровик и работник. Что будет, если условия в приказе о приеме отли- чаются от условий в трудовом договоре. С каким документом ознакомить работника до того, как он прочитает документы о приеме. Елена Милано Когда работник приходит в отдел кадров, чтобы подпи- Юрист, ведущий сать документ, в 99 процентах случаев он не вчитывает- эксперт журнала ся в ту кадровую бумагу, на которой ставит подпись. «Кадровое дело» Это одна из причин, по которой вам позже приходится в спешке править свои ошибки или проводить разъясни- тельную беседу с теми, кто документ подписал, но сразу не прочитал. В статье узнаете, почему важно, чтобы даже самый занятой сотрудник прочитал свой трудовой дого- вор перед тем, как его подписывать, а еще выясните, как из-за одной вашей ошибки, которую не заметит сотруд- ник, у него будут проблемы с зарплатной картой и поли- сом ДМС.

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 41 Реальный штраф за техническую ошибку Конечно, за то, насколько корректно составлен кадровый Перечитывайте доку- документ, и за ошибки в нем в первую очередь отвечает менты сами. Свалить кадровик. Но будет отлично, если до того, как работ- вину на работника ник подпишет документы, которые вы ему подготови- за ваши оплошности ли, он их тоже внимательно прочитает. Ведь это и в его не получится интересах. Например, если вы внесете в кадровую про- грамму личные данные работника с ошибкой, а потом передадите документы, которые заполните на основании сведений из программы, в банк или в страховую компа- нию, банковскую карту или полис ДМС с ошибкой полу- чит работник. И ему потом придется ждать, пока будут готовы новые документы. Этого можно избежать, если работник проверит, верно ли вы указали его данные в документах о приеме. Если он заметит в них ошибку, можно будет тут же внести исправления в систему и рас- печатать документы заново. Соответственно, и в блан- ки для банка и страховой компании сведения попадут корректные. Из-за ошибки, которую допустит кадровик, могут появиться и более серьезные проблемы. Например, если отправите в ПФР отчет СЗВ-ТД с неверным номе- ром СНИЛС или другой ошибкой в личных данных кого-то из работников. В результате получится, что сведения в пенсионный фонд подали в искаженном виде, а за  то вашему директору грозит штраф от 300 до 500 руб., ст. 15.33.2 КоАП. За какие ошибки ПФР чаще всего штрафует, когда проверяет отчет СЗВ-ТД, узнаете на странице 52. Если кадровик не внесет в приказ о приеме и трудо- вой договор информацию о региональных надбавках за работу в районах Крайнего Севера и никто эту ошибку вовремя не обнаружит, работник, который в результате недополучит деньги, может побежать жаловаться в про- куратуру и ГИТ. Внеплановая проверка и штраф ГИТ — моменты не самые приятные, поэтому настаивайте на том, чтобы работник внимательно читал документы перед тем, как подписать их. Повезет, если сотрудник обратит ваше внимание, что в приказе о приеме, который вы дали ему на подпись, нет некоторых условий, которые есть в трудовом дого- воре. В таком случае поторопитесь исправить документ, а то получится, что приказ о приеме и трудовой договор работника не соответствуют друг другу.

42 Прием, перевод, увольнение Если такое несоответствие обнаружит ГИТ при проверке, может выписать штраф компании на сумму от 30 000 до 50 000 руб., ст. 5.27 КоАП. Если включите условие об испытании в приказ о приеме на работу, а в трудовой договор его внести забудете, то испытания у работника, считайте, нет. В случае если уволите работника с таки- ми документами в связи с тем, что не прошел испытание, суд решит, что увольнение незаконное, и восстановит его на работе. Если ни кадровик, ни сотрудник не заметят сразу, что в приказ и трудовую книжку неверно вписали основа- ние увольнения, впоследствии сотрудник может решить оспорить увольнение. Если работник подаст в суд, а в приказе будут ошибки, суд может признать приказ незаконным и заставить компанию выплатить бывше- му работнику средний заработок за время вынужденно- го прогула и компенсировать моральный вред, ст. 394 ТК. Какие ошибки в трудовых книжках сотрудников прове- рить и исправить сейчас, узнайте в статье на странице 80. Сотрудник откажется исполнять обязанности и будет прав Если внесете в трудовой договор или должностную инструкцию работника лишние обязанности, в интересах работника заметить их сразу, до того, как он подпишет такой договор. Не прочитает и подпишет — не исключе- но, что придется выполнять больше обязанностей, даже если не обговаривали их, когда устраивался в компанию. Что делать, если заметили ошибку в приказе после того, как ознакомили с ним работника Чем скорее исправите ошибку в приказе, Составить его можете в свободной форме. тем меньший ущерб она принесет. Жела- Укажите в приказе реквизиты старого до- тельно исправить ее, пока на основании кумента, пропишите, какие именно изме- этого приказа не совершили какие-нибудь нения в него вносите и на основании чего. действия. Например, внесли запись в тру- Ознакомьте с новым документом сотрудни- довую книжку о приеме не на ту должность. ка под подпись. Если отменили ошибочный Но ситуации бывают разные. Если вариант и издали новый приказ о приеме на рабо- перепечатать приказ уже использовать ту, постоянном переводе или увольнении, не получится, выход есть. Издайте новый не забудьте внести реквизиты нового при- приказ о внесении изменений или об от- каза в трудовую книжку и личную карточку мене того, в котором обнаружили ошибки. работника.

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 43 Приказ о внесении изменений в документы об увольнении работника Укажите, почему издали отменяющий приказ … В связи с тем, что при составлении приказа от 04.04.2021 № 15 была допущена тех- ническая ошибка Приказываю: 1. Внести в приказ от 04.04.2021 № 15 об увольнении кладовщика Петрова Анто- на Николаевича изменения и пункт приказа об основании расторжения трудово- го договора изложить в следующей редакции: по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. 2. Внести соответствующие исправления в трудовую книжку и личную карточку по форме Т-2 кладовщика Петрова Антона Николаевича. 3. Остальные положения приказа от 04.04.2021 № 15 оставить без изменений. … Основание: докладная записка заведующего складом Павлова В.С. от 04.04.2021 … Пропишите, какие Укажите, что нужно внести исправления в трудовую книж- изменения нужно внести ку и личную карточку, если внесли изменения в приказы в предыдущий приказ о приеме на работу, постоянном переводе или увольнении Ведь если кадровик компании случайно внесет в трудо- вой договор условие, о котором ранее не договаривались с работником, но оно не противоречит ТК, его можно будет применять после того, как директор и сотрудник подпишут договор. Закон вы так не нарушите, но сотруд- ник будет явно недоволен. Еще один важный момент, на который работнику стоит обратить внимание — условие о графике работы и режи- ме рабочего времени. Соблюдать режим работы — тоже одна из ключевых обязанностей сотрудника. Если про- читает условие об этом в документах невниматель- но, а потом будет регулярно приходить на работу позже или уходить с нее раньше, чем должен был, — избежать дисциплинарного взыскания будет сложно. Отговорки работника о том, что невнимательно про- читал условия или что ему при приеме обещали гибкий график работы, не помогут.

44 Прием, перевод, увольнение Как убедить линейного руководителя выделить работнику время на чтение документов Для того чтобы сотрудник мог внима- Поэтому лучше сразу согласуйте с ли- тельно ознакомиться с документами, ему нейниками время, которое они выделят нужно не только желание, но и время. Ру- своим подчиненным для того, чтобы оз- ководители обычно просят сотрудников накомиться с ЛНА компании и другими не задерживаться подолгу в отделе кадров, документами. Ведь ознакомить с ними со- и они ставят подписи в документах, не чи- трудника — обязанность работодателя, тая их. ч. 3 ст. 68 ТК. Насколько условие, которое прописали в приказе и тру- довом договоре сотрудника, соответствует штатно- му расписанию компании, конечно, должен проверить кадровик. Но он может не знать, что новый сотрудник и его линейный руководитель договорились на собе- седовании о большей зарплате, а линейник мог про- сто забыть донести эту информацию до отдела кадров. Поэтому обратите внимание работника на размер зар- платы, который указали в документах о его приеме. Так сразу сможете избежать конфликта. Посоветуйте работнику внимательно ознакомиться и с локальными нормативными актами, а не ставить под- писи об ознакомлении с ними автоматически. Ведь все условия, которые содержат ЛНА компании, ему тоже придется соблюдать, например чтобы получить премию или избежать дисциплинарного взыскания. Выдавать или нет работнику копии локальных нормативных актов в случае, если он у вас запросит эти документы, читайте на странице 94. Разъясните работнику, что время, которое он исполь- зует для того, чтобы ознакомиться с документами, будет оплачено сотруднику так же, как рабочее. Если его бес- покоит этот момент, то он может читать и не особо торопиться. Лучше сразу подсказать сотруднику, на что особенно ему нужно обратить внимание в документах, которые ему дали подписать. Удобно и наглядно будет, если вы разработаете небольшую памятку о том, поче- му важно внимательно читать документы перед тем, как ставить под ними свою подпись, или добавите эту инфор- мацию на корпоративный портал. Мы составили для вас примерный образец

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru Памятка работнику Почему важно читать документы перед тем, как их подписывать Коллега! Обратите внимание на некоторые моменты, кото- рые Вам необходимо учитывать при подписании кадровых документов: Подписывайте любой документ, который получите в от- 1 деле кадров, только после того, как внимательно его прочитаете Если после того, как прочитаете документ, у Вас возник- 2 нут вопросы, обсудите их со специалистом отдела ка- дров, а при необходимости и со своим руководителем Сотрудники нашей кадровой службы очень вниматель- но относятся к подготовке документов, но просим и Вас 3 проверить, верно ли мы внесли в них Ваши личные дан- ные: Ф. И. О., дату рождения, данные СНИЛС, ИНН, па- спортные данные, информацию о месте регистрации В документах о приеме на работу обратите внимание на должность, подразделение, дату приема, условия 4 об испытательном сроке, режиме рабочего времени, размере должностного оклада и надбавок, если Вам их установил работодатель Правила внутреннего трудового распорядка, положе- ние о премировании и другие локальные норматив- 5 ные акты компании тоже читайте внимательно, так как Вам нужно будет соблюдать условия, которые в них прописаны

46 Прием, перевод, увольнение Сотруднику не нравятся условия труда на рабочем месте. Что предпринять, прежде чем уволить Может ли сотрудник выбирать, на каком рабо- чем месте трудиться. Когда придется проводить спецоценку по требованию сотрудника. Когда увольнять работника, который отказался работать без СОУТ. Виктория Полякова Сотрудник не может выбрать себе рабочее место и тем Юрист, эксперт более отказаться приходить на работу из-за того, что оно журнала «Кадровое ему не понравилось. Но это лишь в теории. На самом дело» деле новички стали капризными, и судам теперь при- ходится разбираться, может ли сотрудник отказать- ся трудиться на рабочем месте, которое определил работодатель, и требовать внеплановую спецоценку условий труда. В статье узнаете, в каких случаях работ- ника за такие капризы можно уволить и нужно ли еще до заключения договора показывать новичку карту СОУТ его рабочего места.

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 47 До заключения договора объясните работнику, что выбрать рабочее место он не сможет Работодатель вправе самостоятельно определять рабо- Не указывайте рабо- чее место сотрудника. Можете прислушаться к его чее место сотрудника пожеланиям, например поставить рабочий стол у окна в трудовом договоре или поближе к двери. Но учитывать эти предпочтения вы не обязаны. Обязательным условием трудового договора считается только место работы — то есть наименование организа- ции, ее организационно-правовая форма и местона- хождение в пределах населенного пункта, ст. 57 ТК, Обзор судебной практики, утв. Президиумом Верховно- го суда от 26.02.2014. Например, можете написать так: «ООО “Ромашка”, г. Москва». В качестве места работы в структурном подразделе- нии, которое расположено в другой местности, укажите наименование структурного подразделения и его место- нахождение, письмо Минтруда от 17.11.2017 № 14-2/В-1012. Пример: «Владимирский филиал ООО “Ромашка”, г. Вла- димир». Также в трудовом договоре обязательно укажите, какими будут условия труда на рабочем месте, ст. 57 ТК. Само рабочее место, то есть конкретный этаж, офис, стол, работодатель подбирает новичку самостоятельно. Обычно кадровик или руководитель провожают сотруд- ника и показывают ему, где находится его рабочее место. Но если вы чувствуете, что с работником назревает кон- фликт, предоставьте ему под подпись приказ или уведом- ление о том, где он должен находиться при выполнении работы. Если работник откажется находиться на рабочем месте и будет отсутствовать более четырех часов подряд, сможете доказать, что сотрудник совершил прогул. Мало кто из кадровиков указывает рабочее место в трудовом договоре или дополнительном соглашении с работником. Лучше этого не делать, иначе создади- те себе проблему: при необходимости изменить рабочее место придется заранее получать согласие работни- ка, ст. 72 ТК. А если решите изменить рабочее место по своей инициативе, придется уведомлять сотрудника об этом за два месяца. Причем без причины этого сде- лать не удастся. Должны быть реальные организацион- ные или технологические изменения. Тот факт, что такие изменения были, в случае спора с сотрудником придется доказывать в суде или в трудовой инспекции, ст. 74 ТК.

48 Прием, перевод, увольнение Должен ли работодатель провести СОУТ, если работник этого требует Нет, обязанности провести СОУТ по тре- Дело в том, что основанием для срочной бованию работника у работодателя нет. Ра- спецоценки обращение сотрудника не счи- ботник вправе обратиться к работодателю тается. Об этом 10.09.2020 на сайте «Он- с предложением проверить, есть ли на его лайнинспекция.рф» напомнил Роструд. рабочем месте потенциально вредные Не путайте обращение одного работника или опасные производственные факторы, с предложением профсоюза провести вне- п. 2 ч. 1 ст. 5 Закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ плановую спецоценку. Если профсоюз на- «О спецоценке», далее — Закон о спецоцен- правит такое предложение и обоснует его, ке. Но работодатель не обязан реагировать спецоценку придется проводить, п. 7 ч. 1 на такое предложение сотрудника. ст. 17 Закона о спецоценке. В первый день работы ознакомьте сотрудника с картой СОУТ и опишите условия труда на его рабочем месте Сотрудник не вправе отказываться трудиться на рабо- чем месте, которое определил работодатель. Однако закон позволяет сотруднику отказаться работать, если из-за нарушения норм охраны труда находиться на рабо- чем месте опасно для его жизни или здоровья, ст. 219 ТК. Сотрудник должен письменно сообщить работодателю, что отказывается работать, так как сомневается в безопа- сности условий труда. Чтобы минимизировать риск таких отказов, ознакомьте работника под подпись с кар- той СОУТ. Отказаться подписывать документ новичок не может, так как это его обязанность, п. 4 ч. 2 ст. 4, ч. 2 ст. 5 Закона о спецоценке. В случае если рабочее место новое и спецоценку еще провести не успели, сориентируйте сотрудника насчет сроков, когда будете проводить мероприятия, чтобы оце- нить условия труда на рабочем месте. Если изначаль- но понимаете, что они будут вредными или опасными, скажите об этом работнику. В таком случае компенса- ции за работу в таких условиях изначально пропиши- те в договоре. Если вы все же получили от сотрудника заявление об отказе трудиться на новом рабочем месте, так как он считает его опасным, придется провести специальную оценку условий труда. Если СОУТ подтвер- дила, что условия труда допустимые и не противоречат условиям трудового договора, работник обязан присту- пить к выполнению должностных обязанностей.