Справочник кадровика

Справочник кадровика №4, 2022 • pro-personal.ru Приказ о сокращении срока командировки Акционерное общество «Мир» № 35-к (АО «Мир») ПРИКАЗ 28.02.2022  О сокращении срока командировки Скородумова С.И. Главный технолог Скородумов С.И. был направлен в командировку 21 февраля 2022 года в г. Красно- дар для участия в переговорах и заключения контрактов на закупку посевных культур (приказ от 20.02.2022 № 29-к). С 1 марта 2022 года АО «Мир» вынуждено прекратить экономические и договорные отношения с прежними партнерами по этим контрактам. В связи с этим ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Сократить командировку в г. Краснодар главного технолога Скородумова С.И., запланированную на пе- риод с 21.02.2022 по 04.03.2022 и оформленную приказом от 20.02.2022 № 29-к, на 4 календарных дня. 2. Скородумову С.И. вернуться к месту работы на поезде, а также: – сдать авиабилеты на рейс Краснодар – Москва; – отменить бронирование номера в гостинице Krasnodar Marriott Hotel на остаток дней проживания; – представить в бухгалтерию авансовый отчет о расходах и вернуть в кассу неизрасходованные подот- четные суммы, а также представить в бухгалтерию документы, подтверждающие расходы на покупку железнодорожного билета. 3. Главному бухгалтеру Ивановой И.И. возместить Скородумову С.И. возможные расходы в связи с сокра- щением срока командировки, которые он подтвердит документами. 4. Начальнику отдела кадров Смирновой Н.Н. направить Скородумову С.И. письменное уведомление о сок­ ращении срока командировки и необходимости вернуться на работу, а также ознакомить его под подпись с настоящим приказом, как только он приступит к работе. Генеральный директор В.В. Хрусталев С приказом ознакомлены: … Главный технолог С.И. Скородумов 03.03.2022 Если сотрудник в установленный ленного для погашения задолженности, срок не вернет выданные ему деньги, ра- при условии, что работник не оспарива- ботодатель вправе удержать соответст- ет оснований и размера удержаний. По- вующую сумму из его заработной пла- мните, что общий размер всех удержаний ты ст. 137 ТК Такое решение руководитель при каждой выплате зарплаты не может должен принять не позднее одного ме- превышать 20% ст. 138 ТК Всю сумму, ско- сяца со дня окончания срока, установ- рее всего, получится взыскать не сразу 99

РАСЧЕТЫ Сотрудник умер или пропал без вести. Кому выдать трудовую и как рассчитаться с родственниками Чем поможет статья. Оформите нужные документы для прекращения трудового договора по специальному основанию и сделайте выплаты членам семьи сотрудника. Когда сотрудник умирает Вопрос 1. Какой или пропадает без вести, ра- документ нужен для ботодатель должен оформить прекращения договора документы, включая тру- довую книжку, и решить, ко- Трудовой договор прекраща- му из родственников выдать ют на основании свидетельства зарплату и другие выпла- о смерти. Документ содержит: ты, которые причитаются Ф. И. О., дату и место рожде- умершему. В статье – ответы ния, дату и место смерти, дату на вопросы кадровиков и бух- выдачи свидетельства о смер- галтеров. ти и др. 100

Медицинское свидетельство и справка Справочник кадровика №4, 2022 • pro-personal.ru о смерти для оформления кадровых доку- ментов не подойдут. –– доверенность для представителя рабо- тодателя на получение свидетельства; Кадровику необходимо связаться с родственниками работника и попросить –– запрос о выдаче повторного свидетель- у них свидетельство о смерти ст. 68 Закона ства о смерти. от 15.11.1997 № 143-ФЗ Если сотрудника признали В запросе укажите причину, поче- умершим по суду, то копию решения су- да. Только на основании этих документов му обращаетесь в ЗАГС: невозмож- можно оформить приказ о прекращении ность получить свидетельство о смерти трудового договора п. 6. ч. 1 ст. 84 ТК от родственников. Укажите, что свиде- тельство необходимо, чтобы прекратить В случае если у работника нет с работником трудовые отношения. родственников или они не выходят на связь, компания вправе через ЗАГС После того как получите свидетельство запросить свидетельство о смерти работ- о смерти, составьте акт. Это позволит вам ника ст. 9 Закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ зафиксировать эту дату на случай, если объявятся родственники и принесут до- Для этого в ЗАГС представляют: кумент. Это будет и дата составления –– копию трудового договора с умершим приказа о прекращении трудового догово- ра на основании п. 6. ч. 1 ст. 83 ТК. Датой работником п. 5 Перечня, утв. приказом Минюста прекращения трудового договора будет ;от 19.08.2016 № 194 дата смерти, которую указали в свиде- тельстве. Заявление на выплаты, которые положены умершему работнику Директору АО «Мир» Хрусталеву В.В. Степановой А.Н. ЗАЯВЛЕНИЕ На основании статьи 141 Трудового кодекса Российской Федерации прошу перечислить мне заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск, которые причитаются моему суп­ругу Степанову Валенти- ну Сергеевичу, и пособие на погребение. Также прошу выдать мне расчетный листок. Приложение: 1. Копия свидетельства о смерти Степанова В.С. серии VI-МЮ № 851374 от 02.03.2022. 2. Копия свидетельства о браке серии I-МЮ № 245852 от 01.07.1998. 3. Реквизиты банковской карты. А.Н. Степанова 101

РАС Ч Е Т Ы Вопрос 2. Как работника признают безвестно Безвестно отсутствующим отсутствующим признают, если в течение года по месту жительства Работодатель не может признать пропав­ работника нет данных шего сотрудника безвестно отсутствую­ о том, где он находится. щим и прекратить с ним трудовой до­ Объявляют умершим, если говор по этому основанию, тем более сведений нет в течение уволить его за прогул. пяти лет ст. 42, 45 ГК Только суд может признать граждани­ Датой прекращения трудового догово­ на пропавшим без вести или погибшим ра в таких обстоятельствах может быть при несчастном случае и определить пред­ выходной или нерабочий праздничный полагаемую дату смерти. Прекратить день. При этом приказ будет издан позже трудовой договор по п. 6. ч. 1 ст. 83 ТК даты прекращения трудового договора. можно только на основании судебного В приказе нужно поставить отметку, что постановления письмо Роструда от 05.09.2006 работника невозможно ознакомить с при­ казом. Это формальное требование, из ко­ № 1552-6 торого нет исключений даже в таких обстоятельствах. Родственник пропавшего может обра­ титься с заявлением  ст. 42 ГК Для этого: 1. Подать в полицию заявление о про­ ведении розыска и получить отрывной талон-уведомление, который подтвердит обращение ст. 12 Закона «О полиции», приказ МВД от 29.08.2014 № 736 Запрос в ЗАГС на получение свидетельства о смерти сотрудника ООО «Афиша» Таганский отдел ЗАГС г. Москва, Таганская ул., д. 44 125354, г. Москва, ул. Парковая, д. 56, стр. 1 тел.: (495) 456-12-32 ... ООО «Афиша» просит выдать повторное свидетельство о смерти Морозова Александра Петровича, 14.02.1974 г. р., для оформления прекращения трудового договора с ним по специальному основанию, предусмотренному п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Сотрудник работал в ООО «Афиша» с 21.03.2020, с 11.01.2022 не выходит на работу. Родственники Морозова А.П. утверждают, что он умер и требуют выдать им его зарплату и трудовую книж- ку. Информацию о дате его смерти и копию свидетельства о смерти родственники не предоставляют. Приложение: копия трудового договора от 21.03.2020 № 128-ТД. Директор В.В. Хрусталев 102

2. Получить справку из полиции, что Справочник кадровика №4, 2022 • pro-personal.ru разыскные мероприятия не дали положи­ тельного результата. Вместо пособия родствен­ ник умершего может по­ В ходе розыска сотрудника могут об­ лучить в ритуальной наружить в больнице, под стражей – службе услуги по погребе­ это уважительные причины отсутствия нию. Компания возместит на работе. только стоимость услуг ритуальной службе п. 5 3. Подать заявление в суд о признании сотрудника безвестно отсутствующим. ст. 9 Закона от 12.01.1996 № 8-ФЗ После того как получите постановле­ Документ умершего работника вы­ ние суда, оформите прекращение трудо­ дайте родственнику, который предоста­ вого договора. Днем прекращения трудо­ вит подтверждающие документы: вого договора в данном случае будет дата –– свидетельство о смерти работника или вступления в силу решения суда ч. 2 ст. 13, копию решения суда, если его призна­ ст. 210 ГПК, письмо Роструда от 05.09.2006 № 1552‑6 ли умершим или безвестно отсутствую­ щим; Вопрос 3. Как быть с трудовой –– справка о смерти работника; книжкой сотрудника –– документ, который подтверждает родство с сотрудником, например, сви­ Сначала в трудовую книжку нужно внес­ детельство о рождении – для детей, ти запись о дате и причине прекращения свидетельство о заключении брака – трудового договора. для супругов; –– паспорт родственника, который при­ Пример 1 шел в компанию за документами; «Трудовой договор прекращен в связи со смер‑ –– заявление о получении трудовой тью работника, пункт 6 части первой статьи 83 книжки в произвольной форме. Трудового кодекса Российской Федерации». Только после этого выдайте трудовую книжку под подпись или отправьте по поч­ Пример 2 те п. 38 Порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н «Трудовой договор прекращен в связи с при‑ Если работник отказывался от бумаж­ знанием работника безвестно отсутствующим, ной трудовой, то выдайте родственнику пункт 6 части первой статьи 83 Трудового ко‑ справку СТД-Р. декса Российской Федерации». Если работник пропал без вести, тру­ довую книжку выдают родственникам Заполните форму СЗВ-ТД и направьте по таким же правилам. Документ может отчет в ПФР не позднее следующего рабо­ понадобиться родственникам для оформ­ чего дня после издания приказа. Штра­ ления пенсии по потере кормильца. фа за просрочку не будет, поскольку день Если за трудовой книжкой никто прекращения трудовых отношений обо­ не придет, храните ее в обычном порядке с­н­ ованно не совпадает с датой издания до востребования п. 43 Порядка, утв. приказом Минтруда приказа. от 19.05.2021 № 320н Трудовую книжку выдайте члену се­ мьи работника, который подтвердит 103 родство и совместное проживание, или отправьте по почте по его заявлению.

РАС Ч Е Т Ы Вопрос 4. Какие выплаты Выдайте родственнику сотрудника на- и кто получит вместо умершего личные или переведите деньги на кар- работника ту по реквизитам, которые он укажет в заявлении. Обратиться за выплатами, которые при- читаются умершему сотруднику, могут Если бухгалтер перечислил деньги близкие родственники или его иждиве- на банковскую карту работника до то- нец ст. 141 ТК го, как стало известно о его смерти, пла- Выплатите деньги тому члену се- тить повторно обратившемуся члену се- мьи, который обратился в компанию пер- мьи не нужно. Если за деньгами никто вым и предоставил документы в течение не обратится, то невостребованные сум- четырех месяцев после смерти работни- мы в порядке наследования перейдут ка ст. 1113, п. 2 ст. 1183 ГК в собственность РФ ст. 1151 ГК Выдайте зарплату родственнику умер- шего даже если они не проживали вмес­ Вопрос 5. Кому выплачивать те. За отказ должностное лицо могут пособие на погребение привлечь к административной ответ- ственности Пособие на погребение выплачивает ра- постановление Девятого КСОЮ от 17.09.2021 ботодатель родственнику или человеку, который взял на себя обязанность похо- по делу №16-25856/2021 ронить умершего. Пособие выплачивают, если этот человек несет расходы на по- Если родственники не могут догово- гребение пп. 4, 5, 8 Временного порядка, утвержденного по- риться, кто должен получить деньги, они будут решать этот вопрос в суде. становлением ФСС от 22.02.1996 № 16, п. 1 ст. 10 Закона от 12.01.1996 Когда получите заявление и доку- № 8-ФЗ Чтобы получить пособие на погребе- менты, бухгалтер в течение недели дол- ние, нужно представить: жен рассчитать все выплаты, которые –– оригинал справки из ЗАГС о смерти; положены сотруднику: заработную пла- –– письменное заявление в произвольной ту, компенсацию за неиспользованный отпуск, премии, доплаты. форме о назначении пособия; –– документ, удостоверяющий личность. В расчет компенсации за неиспользо- ванный отпуск включайте и время бо- Работодатель издает приказ о выпла- лезни – по день смерти работника, так те пособия и выплачивает его в тот как период нетрудоспособности входит же день без удержания НДФЛ и взносов. в отпускной стаж ч. 1 ст. 121 ТК С 1 февраля 2022 года его сумма состав- ляет – 6964, 68 руб. Если умерший работник использовал отпуск авансом, то компенсации не бу- Возместить пособие на погребение дет, но и удержать деньги из причитаю­ можно через ФСС приложение № 9, утв. приказом ФСС щихся выплат нельзя  абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ от 04.02.2021 № 26 ФСС примет решение в течение Выплаты, которые сотруднику начис- 10 рабочих дней, как получит документы лили после смерти, не облагают и не позднее двух рабочих дней перечис- НДФЛ и взносами подп. 3 п. 3 ст. 44 НК, письмо Мин- лит деньги п. 13, п. 16 Положения от 30.12.2020 № 2375 фина от 24.04.2017 № 03-15-06/24374 104

Справочник кадровика №4, 2022 • pro-personal.ru Приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью работника Унифицированная форма № Т-8 Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 Форма по ОКУД Код 0301006 Общество с ограниченной ответственностью «Афиша» (ООО «Афиша») по ОКПО 12345667 (наименование организации) Номер документа Дата составления ПРИКАЗ 68-к 27.04.2022 о прекращении трудового договора с работником Прекратить действие трудового договора от « 21 » марта 20 20 г. № 128-тд , уволить « 15 » апреля 20 22 г. (ненужное зачеркнуть) Морозова Александра Петровича Табельный номер 121 (фамилия, имя, отчество) транспортный отдел (структурное подразделение) водитель (должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации) в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 (основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)) Трудового кодекса Российской Федерации Основание копия свидетельства о смерти Морозова А.П. от 15.04.2022 № 1-МЮ (документ, номер, дата): № 890705 (заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т. д.) Руководитель организации директор В.В. Хрусталев (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи) С приказом работник ознакомлен «» 20 г. Мотивированное мнение выборного (личная подпись) профсоюзного органа в письменной форме (от « » 20 г. № ) рассмотрено Ознакомить работника с приказом невозможно 27.04.2022 105



ПРАКТИКУМ Типовой шаблон трудового договора, который можно применять в 2022 году 108

ПРАКТИКУМ Типовой шаблон трудового договора, который можно применять в 2022 году ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ 3 Без чего обойтись можно, но лучше включить в договор 1 Сколько разделов должно быть в договоре 4 Как утвердить шаблон трудо- вого договора 2 Что обязательно предусмот- реть в трудовом договоре 108

Справочник кадровика №4, 2022 • pro-personal.ru Унифицированной формы трудового договора нет. Но закон требу- ет, чтобы в договоре были обязательные условия, а также те поло- жения, о которых договорились работодатель и работник. Основ- ные условия перечислены в ст. 57 ТК, но есть и другие статьи, положения которых нужно учитывать. Удобно и безопасно иметь в отделе кадров утвержденный шаблон трудового договора. Так вы не забудете включить в договор обязательные условия, а что- то сможете добавить по ситуации, а также будете придерживать- ся единых правил при оформлении любого договора. Условия, которые обязательно предусмотреть в трудовом договоре В договоре обязательно прописать условия оплаты труда, режи- ма работы и отдыха и социального страхования. Также требует- ся указать место работы, трудовую функцию, условия труда, да- ту начала работы, реквизиты работодателя и данные работника, внести информацию о срочности договора, пояснить, основная это работа или совместительство ст. 57, 58, 67, 282 ТК Если ограничиться только этими обязательными условиями, не расписывать права и обязанности, то в договоре будет шесть кратких разделов. Место работы. Укажите населенный пункт, в котором организа- ция находится. Так вы обозначите место работы сотрудника Об- зор Верховного суда от 26.02.2014, письмо Минтруда от 17.11.2017 № 14-2/В-1012 Трудовая функция. Укажите, на какую должность принимае- те сотрудника. Должностные обязанности можно не уточнять – прост­ о сошлитесь на должностную инструкцию апелляционное определение Челябинского областного суда от 01.06.2017 № 11-6788/2017 Условия труда. Укажите класс условий труда на рабочем месте, дайте ссылку на спецоценку. Если условия труда вредные, пропи- шите в договоре их характеристики, а также гарантии и компен- сации, которые вы предоставляете в связи с этим. Судебное решение. Условия труда на рабочем месте – обязательный пункт трудового договора Трудинспекция по жалобе работника проверила компанию, выявила наруше- ния трудового законодательства. В частности, в срочном трудовом догово- ре работодатель не отразил условия труда на рабочем месте. Трудинспекция назначила компании административное наказание по ч. 4 ст. 5.27 КоАП в ви- де штрафа 30 тыс. руб. Компания обратилась в суд с просьбой назначить на- казание, не связанное с выплатой штрафа. 109

П РА К Т И К У М Ссылалась на финансовое положение и на то, что является субъектом ма- лого предпринимательства. Две судебные инстанции отказались смягчить 110 наказание. Компания не соблюдала требований к оформлению докумен- тов при приеме работника, чем нарушила его трудовые права. Суды ука- зали, что правонарушение нельзя признать малозначительным. Статус ма- лого предприятия сам по себе не дает основания освободить нарушителя от админист­ративной ответственности. Решение Московского городского суда от 30.07.2020 по делу № 7-8845/2020 Дата начала работы. Если дату не установили, приступить к работе нужно на следующий после заключения договора день. Характер работы. Указывайте, если у сотрудника будет разъездн­ ая или подвижная работа. Оплата труда. Укажите размер оклада, тарифной ставки. Под­ робно прописывать порядок выплат надбавок и премий в тру­ довом договоре необязательно – сошлитесь на колдоговор или локальный акт. Это может быть, например, Положение о пре­ мировании. С таким актом обязательно ознакомьте сотрудника под подпись ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК, письмо Роструда от 19.03.2012 № 395-6-1 Режим работы. Если режим установлен в Правилах внутренне­ го трудового распорядка, достаточно сослаться на этот документ. Если режим работы и отдыха иной – пропишите его в договоре. Социальное страхование. Условие об обязательном пенсион­ ном, социальном, медицинском страховании – это обязательное условие трудового договора. Поэтому нужно прописать хотя бы об­ щую формулировку. Какими условиями желательно дополнить трудовой договор За основу можно взять типовую форму договора, разработан­ ную для микропредприятий и некоммерческих организаций пос­ тановление Правительства от 27.08.2016 № 858 По типовой форме удобно сверить, все ли обязательные условия учли в трудовом договоре организации. Место работы. Это условие можно уточнить, если прописать точный адрес и номер офиса или рабочего кабинета. Обязательно укажите подразделение и его местонахожде­ ние, если сотрудник будет работать в филиале или обособленном подразделении в другой местности абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК, письмо Минтруда от 17.11.2017 № 14-2/В-1012

Справочник кадровика №4, 2022 • pro-personal.ru Если организация часто переезжает или сотрудник будет ра­ ботать по разным адресам в одном населенном пункте, место ра­ боты не уточняйте. В этом случае напишите только название компании или название и населенный пункт. Иначе при смене адреса, по которому сотруднику нужно прийти на работу, придет­ ся каждый раз оформлять перевод и получать согласие сотрудни­ ка ст. 72.1 ТК Трудовая функция. Укажите должность, профессию или спе­ циальность в соответствии со штатным расписанием письмо Рос­ труда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 Когда сотруднику по должности положены компенсации, льготы или ограничения, то наименования этих должностей должны соответствовать квалификационным спра­ вочникам или профессиональным стандартам. Можно не уточнять должностные обязанности сотрудника, если есть должностная инструкция, достаточно будет на нее сос­ латься Еслиапелляционное определение Челябинского областного суда от 01.06.2017 № 11-6788/2017 же должностной инструкции нет, то подробно пропишите в трудо­ вом договоре обязанности, которые сотрудник должен выполнять. Дата начала работы. Укажите дату, с которой сотрудник дол­ жен приступить к трудовым обязанностям ч. 2 ст. 61 ТКДаты начала работы и заключения трудового договора могут не совпадать. В срочном трудовом договоре пропишите срок действия и осно­ вание срочности. Например, на время исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника, на время выполнения сезонных ра­ бот и т. п. Если этого не сделать, можно получить штраф от труд­ инспекции по ч. 4 ст. 5.27 КоАП решение Московского городского суда от 30.07.2020 по делу № 7-8845/2020 Характер работы. Если работа сотрудника подвижная или пос­ тоянно связана с разъездами, то условие о таком характере рабо­ ты обязательно включите в трудовой договор абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК Пример Разъездной характер имеют работы, при которых: –– у сотрудника нет стационарного рабочего места (например, водители); –– часть рабочего времени проходит в поездках от места расположения орга­ низации до места работы (например, сотрудник строительной организации). К работам с подвижным характером относят работы, которые: –– производятся в пути (проводник, стюардесса); –– предполагают частое перемещение сотрудников (специалист по наладке оборудования). Условие о командировках сотрудника включать в трудовой до­ говор необязательно. 111

П РА К Т И К У М Условия труда на рабочем месте. По результатам спецоценки условий труда отметьте безопасные, вредные, опасные условия – укажите класс (подкласс) условий труда на рабочем месте. Если спецоценку еще не провели, опишите рабочее место, перечислите используемое оборудование и особенности работы с ним письмо Мин- труда от 14.07.2016 № 15-1/ООГ-2516 Другие условия. Можно прописать в трудовом договоре и другие условия для предусмотренных законом случаев. А также допол­ нительные условия, например об испытании. Права и обязанности работника. Пропишите трудовые права и обязанности, которые предусмотрены законом и обя­ зательны для всех сотрудников. А также права и обязаннос­ ти, которые установили для конкретной должности. Если в организации утверждены должностные инструкции, то пра­ ва и обязанности можно не дублировать, а сделать ссылку на инструкцию. Если в трудовом договоре не указали какие-либо права и обя­ занности, которые есть в законе, это не лишает их и не освобож­ дает от них ни сотрудников, ни работодателей ч. 5 ст. 57 ТК e.budgetnik.ru Сервисы, конструкторы, База НПА расчетчики и образцов Мини-система знаний бухгалтера Экспертная Инструкции по работе «Учет в учреждении» поддержка с изменениями Обучение с поддержкой Быстрая подписка: преподавателя Реклама 8 (800) 511 98 66 proflit.ru 112

Справочник кадровика №4, 2022 • pro-personal.ru Информация о том, кому подчиняется сотрудник, не обя- зательная. Обычно подчиненность фиксируют в должностной инструкции. Включите в трудовой договор антикоррупционные обязанно- сти. Организации обязаны разрабатывать и принимать меры по предупреждению коррупции ст. 13.3 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ Если у вас есть Положение о противодействии корруп- ции, в трудовой договор можно включить следующее усло- вие: «Работник обязуется соблюдать требования Положения о противодейст­вии коррупции от 15 июня 2021 года». В трудовых договорах укажите конкретные обязанности работников в связи с реализацией политики противодействия коррупции. Права и обязанности работодателя. Включите в раздел ин- формацию из статьи 22 ТК. Кроме того, здесь можно преду- смотреть дополнительные права и обязанности работодателя. Например, обязанность обеспечить сотрудника добровольным ме- дицинским страхованием п. 2, 3 ст. 3 Закона от 27.11.1992 № 4015-1 Оплата труда и социальные гарантии. Укажите конкретные дни выплаты зарплаты, если они не прописаны в коллективном договоре или ПВТР. Например, пропишите, что за первую полови- ну месяца зарплата выплачивается пропорционально отработан- ному времени 20-го числа текущего месяца, за вторую половину месяца – пропорционально отработанному времени 5-го числа ме- сяца, следующего за расчетным ч. 6 ст. 136 ТК, письмо Минтруда от 23.09.2016 № 14-1/ООГ-8532 Судебное решение. Данные о размере оплаты труда работодатель обязан указать в трудовом договоре Московская Трудинспекция в ходе проверки ООО установила, что в наруше- ние требований абз. 5 и 6 ч. 2 ст. 57 ТК в заключенном с работником Г. тру- довом договоре от 21.12.2018 № 64, отсутствовали обязательные условия: –– об оплате труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (долж- ностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты); –– режиме рабочего времени и времени отдыха (при изменении режима ра- бочего времени дополнительное соглашение с Г. не заключалось). Инспекция привлекла компанию к административной ответственности по ч. 4 ст. 5.27 КоАП и назначила административный штраф в размере 50 тыс. руб. Судебные разбирательства подтвердили, что компания нарушила трудовое законодательство. Постановление Трудинспекции суды оставили в силе. Решение Московского городского суда от 12.02.2020 по делу № 7-1784/2020 Рабочее время и время отдыха. Даже если режим общий для всех, укажите его в договоре. Так вы исключите претензии про- 113

П РА К Т И К У М веряющих органов и обвинения в пренебрежении к законным обязанностям и интересам сотрудников решения Московского городского суда 114 от 22.07.2019 № 7-8240/2019, 7-8244/2019, 7-8245/2019 Социальное страхование. Работодатель может предоставлять сотрудникам больший объем гарантий, чем предусмотрено зако- ном. Если включили в состав социального пакета работников до- полнительное пенсионное или медицинское страхование, то усло- вия укажите в трудовом договоре абз. 17 ч. 2 ст. 57 ТК Иные условия. Включите в раздел любые дополнительные усло- вия, которые не ухудшают положение сотрудника ст. 8, 9 ТК Ответственность сторон трудового договора. Пропишите формы ответственности работодателя и сотрудника, например, материальную, дисциплинарную гл. 38, 39, ст.192 ТК Условие о полной материальной ответственности в трудовом договоре по общему правилу не будет иметь юридической силы, если не заключить отдельный договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности. Без этого до- говора сотрудник будет отвечать за причиненный ущерб только на общих основаниях ст. 242 и 243 ТК Изменение и прекращение трудового договора. Укажи- те в разделе условия об изменении трудового договора и порядке его прекращения. Например, чем оформляются такие изменения, в каких случаях их вносят. Пропишите порядок изменения работодателем условий трудо- вого договора в связи с изменением организационных или тех- нологических условий труда ст. 74 ТК Например, внедрение нового оборудования, технических регламентов, усовершенствование ра- бочих мест, введение новых режимов труда апелляционное определение Вер- ховного суда Республики Коми от 02.12.2013 № 33-6124/2013 При этом изменение системы оплаты труда не считается организационным изменением усло- вий труда. Здесь же пропишите порядок увольнения сотрудника, в том числе по собственному желанию ст. 80 ТК Что нужно указать в конце документа Заключительные положения. В этом разделе предусмотрите, как вы будете разрешать возможные трудовые споры и разногла- сия по вопросам соблюдения трудового договора ст. 352 ТК Можно отдельно указать конкретный суд, который будет рассматривать спор.

Справочник кадровика №4, 2022 • pro-personal.ru Адреса, реквизиты и подписи сторон. Для работодателя ука­ жите ИНН и сведения о представителе, который подписал трудо­ вой договор. Напишите, на основании чего он действует от имени работодателя, в том числе заключает трудовые договоры ч. 1 ст. 57 ТК Также пропишите: –– полное и сокращенное наименование работодателя ;п. 5 ст. 54 ГК –– адрес работодателя – фактический и юридический. Отметьте, что договор составлен в двух экземплярах: для ра­ ботника и работодателя. Так у трудинспекции при проверке не будет вопросов и сомнений ст. 67 ТК Предусмотрите место для подписей сторон трудового договора с расшифровкой. Подписать договор должны представитель рабо­ тодателя и сотрудник ч. 1 ст. 61 ТК Также проставьте отметку о том, что сотрудник получил свой экземпляр договора и попросите сотрудника расписаться и ука­ зать дату получения договора. Судебное решение. Подпись сотрудника на трудовом договоре под- тверждает, что он получил экземпляр договора Госинспекция труда в Пермском крае провела по жалобе работника про- верку ООО и выявила ряд нарушений трудового законодательства. В том числе на экземпляре трудового договора у работодателя отсутствовала подпись работника о получении им своего экземпляра договора. Генераль- ного директора ООО признали виновным и выписали административный штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Директор обжаловал решение инспекции в суде. Две судебные инстанции подтвердили вину директора и не нашли смягчаю- щих обстоятельств в деле. Директор выполняет организационно-распоря- дительные и административно-хозяйственные функции, поэтому отвечает за ненадлежащее исполнение своих обязанностей ст. 2.4 КоАП Решение Пермского краевого суда от 19.09.2019 по делу № 7-1996/2019(21-1163) Предусмотрите также место для дополнительной подписи со­ трудника. Он должен своей подписью на экземпляре работодате­ ля подтвердить, что получил договор ч. 1 ст. 67 ТК Сотрудник может собственноручно поставить отметку о получении второго экземп­ ляра трудового договора на экземпляре работодателя. А можно включить это в шаблон трудового договора и оформить так: «Экземпляр трудового договора получил, подпись, расшифровка подписи, дата получения». Скреплять печатью организации трудовые договоры с сотруд­ никами закон не требует. Но предусмотреть место для проставле­ ния печати в шаблоне договора работодатель вправе ст. 57 ТК Шаблон трудового договора утвердите приказом или оформите его в виде приложения к локальному акту, например к Правилам трудового распорядка  ч. 1 ст. 8 ТК 115

П РА К Т И К У М Краткий шаблон трудового договора с минимумом условий ТРУДОВОЙ ДОГОВОР №  Место составления  , в лице (полное и сокращенное наименование работодателя) , действующ (должность, Ф. И. О. представителя работодателя) на основании , именуем в дальнейшем (документ, подтверждающий полномочия) Работодатель, с одной стороны, и  (Ф. И. О.) именуем в дальнейшем Работник, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем: 1. Общие положения – трудовая функция; – место работы; – условия труда на рабочем месте; – срок трудового договора, если установили; – дата начала работы. 2. Права и обязанности сторон 3. Рабочее время и время отдыха 4. Оплата труда 5. Ответственность сторон 6. Гарантии и компенсации 7. Социальное страхование 8. Особые условия 9. Адреса и реквизиты сторон РАБОТОДАТЕЛЬ: РАБОТНИК: Полное наименование Сокращенное наименование Ф. И. О. Юридический адрес Дата рождения Фактический адрес Место жительства Телефон/факс Телефон Банковские реквизиты Паспортные данные ИНН/КПП Наименование должности Подпись Подпись Расшифровка представителя работодателя Дата Дата подписи М. П. Экземпляр трудового договора получил Подпись работника Расшифровка подписи Дата 116

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ Как работать с персональными данными сотрудников 118 Как построить оптимальный баланс рабочего времени   136...............................................................................................

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ Как работать с персональными данными сотрудников ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ 1 Какие документы нужны, 3 Когда надо уничтожить чтобы обрабатывать данные персональные данные сотрудников и как это сделать 2 Как хранить и защищать 4 Что грозит за неправиль- персональные данные ную работу с персональными данными 118

Справочник кадровика №4, 2022 • pro-personal.ru У работодателя должен быть определенный минимум докумен- тов, которые позволят выполнять требования законодательства и не ошибаться при обработке персональных данных. Любой работодатель – оператор персональных данных сотруд- ников. К персональным данным относятся имя и фамилия, пас- портные данные и другая информация, которая необходима при выстраивании трудовых отношений. В любом действии по от- ношению к работнику работодатель использует персональные данные. Закон называет это обработкой персональных данных и требует, чтобы работодатель соблюдал при этом определенные правила Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 86–88 ТК Например, собирать только необходимые данные, запрашивать их у самого сотрудни- ка, обеспечивать защиту данных при хранении. Шаг 1. Утвердите Положение о работе с персональными данными Нужен локальный акт, который регламентирует порядок хране- ния и использования персональных данных сотрудников. На- звать документ работодатель может по своему усмотрению, например Положение о работе с персональными данными работ- ников ст. 86 ТК Проверьте, что в Положении есть следующие разделы. «Общие положения». В этом разделе указывают, для чего при- нимают Положение, какие вопросы оно регулирует и когда всту- пило в силу. «Получение и обработка персональных данных». Здесь на- зывают необходимые документы и сведения, которые сотруд- ник должен представить о себе. Желательно предусмотреть сро- ки, в которые сотрудники извещают работодателя об изменениях в персональных данных. Такие обязанности сотрудников и сроки их исполнения помогут хранить актуальные сведения. ПРАВИЛА ДОПУСКА К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ УСТАНОВИТЕ В РЕГЛАМЕНТЕ Допускать сотрудников до пер­ в Регламенте допуска работни­ в документе сотрудников, которые сональных данных коллег можно ков к обработке персональных имеют доступ к персональным дан­ без их согласия. Порядок допуска данных. ным других сотрудников. к персональным данным сотрудни­ Создайте внутри организации пра­ Проводить аттестацию для допус­ ков закон не устанавливает. Поэто­ вила получения, передачи и хра­ ка к персональным данным закон му работодатель определяет его нения персональных данных. Пра­ не обязывает, но вы вправе закре­ сам и прописывает в локальном вила допуска к данным сведениям пить такой порядок в локальных акте организации, например установите в Регламенте. Назовите актах ст. 8 ТК 119

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ «Хранение персональных данных». В этом разделе Положения указывают способы и сроки хранения сведений о сотрудниках, а также меры защиты информации. Закрепляют круг лиц, кото- рые имеют доступ к персональным данным сотрудников, а также порядок такого доступа. «Использование персональных данных». В этом разделе рабо- тодатель закрепляет, для чего использует персональные данные и в каких пределах. «Передача персональных данных». Раздел должен предусмат- ривать возможность и порядок, по которому персональные дан- ные сотрудников работодатель передает по запросам госорганов, иных ведомств и организаций, а также физических лиц. «Гарантии конфиденциальности персональных данных». В этом разделе сотрудникам гарантируют сохранность их персо- нальных данных, а также определяют права сотрудников, если произойдет неправомерное разглашение сведений. Можно вводить иные правила. Например, прописать ответ- ственность за нарушение порядка обработки и защиты персо- нальных данных и указать ответственных. Положение о персональных данных утверждает руководитель. Если в организации есть профсоюз, нужно учитывать и его мне- ние ст. 372 ТК С Положением все сотрудники должны быть ознаком- лены под подпись. Тех, кого принимают на работу, – до подписа- ния договора ст. 86, ч. 3 ст. 68 ТК Шаг 2. Определите, какие сотрудники работают с персональными данными Работодатель должен назначить сотрудника, который будет от- вечать за организацию обработки персональных данных, и пере- числить всех сотрудников, которые имеют доступ к персональным данным для выполнения своих должностных обязанностей. Руководитель должен издать приказ о назначении сотрудника, который отвечает за организацию в компании обработки персо- нальных данных п. 1 ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ Ответственный за организацию обработки данных обязан: –– контролировать, как работодатель и сотрудники соблюда- ют Закон о персональных данных, в том числе требования к их защите; –– знакомить сотрудников с положениями Закона о персональ- ных данных, локальных актов по вопросам обработки данных, требований к их защите; –– организовывать прием и обработку обращений и запросов субъек­тов персональных данных или их представителей, контро- лировать прием и обработку таких обращений и запросов. 120

Справочник кадровика №4, 2022 • pro-personal.ru Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») ПРИКАЗ 10.02.2022 № 56 Москва О назначении ответственного за организацию обработки персональных данных Руководствуясь статьей 22.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Назначить ответственным за организацию обработки персональных данных сотрудников ООО «Альфа» начальника отдела кадров Громову Е.Э. 2. На время отсутствия Громовой Е.Э. ответственным по работе с персональными данными является инспек- тор по кадрам Кондратьев А.С. 3. Работнику, указанному в пункте 1 (п. 2) настоящего приказа, осуществлять режим обработки и защиты персональных данных работников. 4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой. Директор В.В. Хрусталев … Приказ о назначении сотрудников, которые имеют доступ к персональным данным О сотрудниках, которые имеют доступ к персональным данным В соответствии со статьей 88 Трудового кодекса Российской Федерации и статьей 22.1 Федерального за- кона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить перечень сотрудников, допущенных к работе с персональными данными работников ООО «Альфа»: – директор Хрусталев В.В.; – главный бухгалтер Глебова А.С.; – начальник отдела кадров Громова Е.Э.; – начальник отдела безопасности Моторин В.П.; – старший бухгалтер Зайцева В.Н.; – специалист отдела кадров Игнатьева И.А.; – начальник отдела продаж Капитонов С.М. (доступ к личным данным только работников своего подразделения); … 2. С работников, указанных в пункте 1 настоящего приказа, взять письменные обязательства о неразгла- шении персональных данных работников ООО «Альфа». 3. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на ответственного по работе с персональными данными ООО «Альфа» – начальника отдела кадров Громову Е.Э. … 121

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ Ответственному лицу необходимо представить, в частности, следующие сведения :ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ –– наименование (Ф. И. О.), адрес работодателя; –– цель обработки персональных данных; –– категории персональных данных; –– категории субъектов, персональные данные которых обрабаты- вают; –– правовое основание обработки персональных данных; –– перечень действий с персональными данными, общее описание способов обработки данных; –– описание мер по обработке данных, в том числе сведения о шифровальных средствах и др. Отдельным сотрудникам при выполнении трудовых обязан- ностей нужно получать персональную информацию. Например, бухгалтер получает данные о сотруднике для начисления ему заработной платы и т. д. В таких случаях работодатель может разрешить доступ к персональным данным. Но сотрудникам бу- дут доступны только те данные, которые необходимы для выпол- нения конкретных функций ст. 88 ТК В трудовых договорах сотрудников, которые получают доступ к персональным данным, нужно установить обязанность обеспе- чивать безопасность персональных данных при их обработке п. 3 Требований, утв. постановлением Правительства от 01.11.2012 № 1119 Утвердите перечень сотрудников, которые будут обрабатывать персональные данные либо у которых будет к ним доступ п. 13 Поло- жения, утв. постановлением Правительства от 15.09.2008 № 687 Для этого издайте приказ. Шаг 3. Получите обязательства о неразглашении Со всех допущенных к обработке персональных данных жела- тельно взять обязательство о неразглашении персональных дан- ных. Работодатель обязан защищать персональные данные сотруд- ника от их неправомерного использования или утраты  п. 7 ст. 86 ТК Поэтому оформите с сотрудниками, которые в силу своих должностных обязанностей имеют доступ к персональным дан- ным других работников, обязательство об их неразглашении. Можно не выпускать отдельный документ, а оформить допол- нительное соглашение к трудовому договору, в котором прописать обязательство не разглашать персональные данные. Привлечь к ответственности сотрудников, которые разгласи- ли такую информацию, можно, только если она стала известна им в связи с исполнением трудовых обязанностей и они обяза- лись не разглашать такие сведения п. 43 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2 122

Справочник кадровика №4, 2022 • pro-personal.ru Обязательство о неразглашении персональных данных ОБЯЗАТЕЛЬСТВО о неразглашении персональных данных Я, Громова Елена Эдуардовна (паспорт 45 15 145678, выдан 16.04.2007 ОВД района Черемушки г. Москвы, код подразделения 770-876), понимаю, что получаю доступ к персональным данным работников ООО «Аль- фа» и осуществляю их обработку в связи с исполнением своих должностных обязанностей. Я понимаю, что разглашение такого рода информации может нанести прямой и (или) косвенный ущерб работникам ООО «Альфа». В связи с этим даю обязательство при обработке персональных данных работ- ников ООО «Альфа» строго соблюдать требования действующего законодательства, определяющего поря- док обработки персональных данных, а также Положения о порядке обработки персональных данных ра- ботников ООО «Альфа». Я подтверждаю, что за исключением случаев и (или) при отсутствии условий, предусмотренных действую­ щим законодательством, не имею права разглашать сведения о работниках ООО «Альфа», относящиеся к ка- тегории их персональных данных, в частности сведения: – об анкетных и биографических данных; – образовании; – трудовом и общем стаже; – составе семьи; – паспортных данных; – воинском учете; – заработной плате; – социальных льготах; – специальности; – занимаемой должности; – наличии судимостей; – адресе места жительства, домашнем телефоне; – месте работы или учебы членов семьи и родственников; – содержании трудового договора; – содержании приказов по личному составу; – содержании личных дел и трудовых книжек работников; – содержании материалов, связанных с повышением квалификации и переподготовкой работников, их ат- тестацией, служебными расследованиями; – содержании отчетов, направляемых в органы статистики. Я предупреждена о том, что в случае нарушения мною требований действующего законодательства и (или) Положения о порядке обработки персональных данных работников ООО «Альфа», определяющих режим их обработки, в том числе в случае их незаконного разглашения или утраты, я могу быть привлечена к ответст­ венности, предусмотренной трудовым, административным и уголовным законодательством. С Положением о порядке обработки персональных данных работников ООО «Альфа» и гарантиях их за- щиты ознакомлена. Начальник отдела кадров Е.Э. Громова 10.02.2022 123

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ Шаг 4. Оформляйте согласия сотрудников на обработку и распространение персональных данных Собирать и обрабатывать персональные данные сотрудников можно только с их согласия. За отсутствие согласий есть адми­ нистративная ответственность для организации и должностных лиц. В рамках одной проверки Роскомнадзор может обнаружить несколько нарушений и взыскать сразу несколько штрафов. Закон выделяет два вида согласия: на распространение персо­ нальных данных и на любую другую их обработку. Идеально, если на каждый вид обработки персональных данных в каждой ситуа­ ции сотрудник оформляет отдельное письменное согласие п. 3 ч. 1 ст. 86 ТК, ст. 6, 10.1 Закона № 152-ФЗ Без письменного согласия сотрудника работодатель вправе со­ бирать персональные данные, которые относятся к его трудо­ вой деятельности. Например, в трудовом договоре нужно указать его паспортные данные – на это согласие не обязательно. Также не нужно письменное согласие, чтобы внести в личную карточку сведения об образовании работника на основании диплома, если работа по должности требует специальных знаний ч. 1 ст. 65 ТК Персональные данные, которые не относятся к трудовой дея­ тельности или которые можно получить только от третьих лиц, собирайте с письменного согласия работника п. 3 ч. 1 ст. 86 ТК, ст. 9 Зако- на № 152-ФЗ Например, попросите письменное согласие сотрудника, если хотите получить на него характеристику у его предыдущего работодателя. В согласии сотрудник должен указать личные данные, цель об­ работки персданных и их перечень, а также срок, в течение кото­ рого действует согласие ст. 9 Закона № 152-ФЗ Если собираетесь передавать персональные данные сотрудни­ ка неограниченному кругу лиц, возьмите у него письменное сог­ ласие на распространение персональных данных, согласие на об­ работку в этом случае не подойдет ст. 88 ТК, ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ, приказ Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18 В согласии должна быть графа, где работник указывает, какую информацию о себе он разрешает распространять, а какую – нет. Пример Сотрудник согласен, чтобы на сайте компании разместили его фотографию, имя и должность, но дату рождения хочет оставить в тайне. В таком случае в согласии на распространение напротив даты рождения он напишет «нет» или «не согласен». Нельзя самовольно передавать персональные данные, которые сотрудник не указал в согласии ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ 124

Справочник кадровика №4, 2022 • pro-personal.ru Согласие работника на обработку персданных СОГЛАСИЕ на обработку персональных данных Настоящим я, Кондратьев Александр Сергеевич, в соответствии со статьей 9 Федерального зако- на от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», предоставляю работодателю – ООО «Альфа» (ОГРН 1234567890123, ИНН 7708123456), зарегистрированному по адресу: 125008, Москва, ул. Михалковская, д. 20, свои персональные данные в целях: – обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов; – содействия в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе; – заключения и регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений; – обеспечения личной безопасности; – контроля количества и качества выполняемой работы; – обеспечения сохранности имущества работодателя; – исчисления и уплаты предусмотренных законодательством РФ налогов, сборов и взносов на обязатель- ное социальное и пенсионное страхование; – представления работодателем установленной законодательством отчетности в отношении физических лиц; – предоставления налоговых вычетов. Я выражаю свое согласие на осуществление работодателем – ООО «Альфа» автоматизированной, а так- же без использования средств автоматизации обработки персональных данных, включая сбор, запись, систе- матизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, обезли- чивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных. Перечень моих персональных данных, на обработку которых я даю согласие: – фамилия, имя, отчество; – пол и возраст; – дата и место рождения; – гражданство; – паспортные данные; – адрес регистрации по местожительству и адрес фактического проживания; – номер телефона (домашний, мобильный); – почтовые и электронные адреса; – данные документов об образовании, квалификации, профессиональной подготовке, сведения о повыше- нии квалификации; – семейное положение, сведения о составе семьи, которые могут понадобиться работодателю для предо- ставления мне льгот, предусмотренных трудовым налоговым законодательством; – сведения о воинской обязанности; сведения о трудовом стаже, предыдущих местах работы, доходах с предыдущих мест работы; – страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС); – идентификационный номер налогоплательщика (ИНН); – информация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к моей трудовой деятельнос­ ти в ООО «Альфа». Настоящее согласие дано мною добровольно и действует со дня его подписания до дня отзыва согласия в письменной форме. … 125

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ Вы должны передавать данные в ПФР, налоговую, военкомат, по запросу правоохранительных органов и пр. В этих случаях разрешения работника не требуется ст. 6, 10.1 Закона № 152-ФЗ Срок действия согласия необязательно указывать конкретной датой. Можно указать с помощью события, например «до отзы- ва в установленном законом порядке» п. 9. Требований, утв. приказом Роскомнадзо­ ра от 24.02.2021 № 18 Сотрудник может в любое время отозвать согласие. В такой си- туации нужно немедленно прекратить публикацию и передачу информации о сотруднике пп. 12, 13 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ Вы вправе про- должить обрабатывать персональные данные без согласия сотруд- ника, если они связаны с его трудовой деятельностью или закон разрешает обрабатывать их без согласия сотрудника. Шаг 5. Организуйте хранение персональных данных и обеспечьте их защиту Как хранить персональные данные, зависит от вида данных. Для информации на бумаге и в электронном виде правила разли- чаются. КАКАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ В РАБОТЕ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ Есть четыре вида ответственности ущерб ст. 238 ТК Вы вправе взыс­ до 100 тыс. руб., а директора – за нарушения в работе с персо­ кать с него этот ущерб в размере от 10 тыс. до 20 тыс. руб. ч. 1 нальными данными: дисциплинар­ среднего заработка. В некоторых ная, материальная, администра­ случаях сотрудник отвечает в пол­ ст. 13.11 КоАП тивная и уголовная. ном размере, например за умыш­ К дисциплинарной ответствен- ленные действия ст. 243 ТК Уголовную ответственность ности привлекают сотрудников Административными штрафами за нарушения в работе с персо­ компании, которые отвечают за ра­ за нарушение работы с персональ­ нальными данными могут при­ боту с персональными данными. ными данными наказывает Роском­ менять к директору, должност­ За незначительное нарушение мо­ надзор ст. 13.11 КоАП За каждое нару­ ным лицам и сотрудникам жете объявить замечание или вы­ шение штрафуют отдельно. говор ст. 192 ТК Если сотрудник Например, если не получить компании  ст. 137 УК разгласил персональные данные письменного согласия сотрудни­ коллег, его можно уволить подп. «в» ка, штраф для организации Уголовная ответственность насту­ 30–150 тыс. руб., для директора – пит, если незаконно собрать или п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК 20–40 тыс. руб. ч. 2 ст. 13.11 КоАП распространить сведения о част­ А если обрабатывать персональ­ ной жизни сотрудника, которые Материальная ответствен- ные данные, когда не преду­ составляют его личную или семей­ ность наступает, если сотрудник сматривает закон, организацию ную тайну. нарушил правила работы с пер­ оштрафуют на сумму от 60 тыс. Кроме того, сотрудник, персональ­ сональными данными и причинил ные данные которого разгласи­ компании прямой действительный ли, вправе взыскать с компании компенсацию морального  вреда ч. 2 ст. 24 Закона № 152-ФЗ 126

Справочник кадровика №4, 2022 • pro-personal.ru Протокол о проведении внутренней проверки условий обработки персональных данных ПРОТОКОЛ проведения внутренней проверки условий обработки персональных данных Дата проведения заседания: 19 марта 2022 года в 14:00. ПРИСУТСТВОВАЛИ: 1. Львов Александр Владимирович (председатель комиссии). 2. Глебова Алла Степановна (член комиссии). 3. Громова Елена Эдуардовна (член комиссии). 4. Рябов Олег Евгеньевич (член комиссии). ПОВЕСТКА ДНЯ Настоящий протокол составлен в том, что 19 марта 2022 года ответственным за организацию обработки персональных данных (комиссией по внутреннему контролю) проведена проверка соблюдения порядка ра- боты со средствами защиты информации. Проверка осуществлялась в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установлен- ными Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и локальными актами ООО «Альфа» и Планом внутренних проверок условий обработки персональных данных в организации, утвержденным приказом директора ООО «Альфа» от 01.03.2022 № 10. В ходе проверки проверено: соблюдение условий хранения и использования сотрудниками ООО «Альфа» технических, программных и организационно-технических средств защиты информации. Выявленные нарушения: нарушений не выявлено. Меры и сроки устранения нарушений: отсутствуют. … Порядок хранения персональных данных и требования к мес­ там хранения закрепите в локальном акте, например в Положе­ нии о порядке хранения и защиты персональных данных поль­ зователей. Перечень мест, где будете хранить персональные данные, утвердите приказом. Как хранить персональные данные на бумаге. Бумажные документы с персональными данными храните в сейфах или ме­ таллических несгораемых шкафах с замками. Также можно хра­ нить документы в специально оборудованных помещениях. Как их устроить, смотрите в Правилах, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. 127

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ Определите режим доступа в помещения, где хранят персо- нальные данные. Также установите перечень лиц, которые имеют право доступа в такие помещения п. 13 Положения, утв. постановлением Правительства от 15.09.2008 № 687 В оригиналах храните трудовые книжки, трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы и т. д. Персональные данные, которые обрабатываете в разных целях, храните отдельно друг от друга п. 14 Положения, утв. постановлением Правительств­ а от 15.09.2008 № 687 Как хранить персональные данные в электронном виде. В электронном виде документы храните так, чтобы посторонние лица не могли получить к ним доступ. Проконсультируйтесь с ИТ-специалистами – они подскажут, как правильно хранить до- кументы в электронном виде с учетом специфики вашей компа- нии. Требования к защите персональных данных при их обра- ботке в информационных системах Правительство установило постановлением от 01.11.2012 № 1119. Проследите, чтобы доступ к базе получили только сотрудники с правом обрабатывать персональные данные. Для каждого тако- го сотрудника создайте индивидуальный логин и пароль. Дополнительное соглашение к трудовому договору ООО «Альфа», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице директора Хрусталева Виктора Вадимови- ча, действующего на основании Устава, с одной стороны и менеджер по работе с клиентами Тимофеев Сер- гей Сергеевич, именуемый в дальнейшем Работник, с другой стороны договорились внести в трудовой дого- вор Работника следующие изменения: 1. Дополнить пункт 2.3 договора «Обязанности Работника»: «Работник, допущенный в установленном порядке к обработке персональных данных, обязан выполнять требования по обработке персональных данных и обеспечению конфиденциальности персональных дан- ных сотрудников ООО “Альфа”, установленные Положением об обработке персональных данных работни- ков ООО “Альфа”, Положением о порядке хранения и защиты персональных данных пользователей, Поли- тикой защиты и обработки персональных данных ООО “Альфа”». Работник, виновный в нарушении норм, регулирующих обработку и обеспечение конфиденциальности персональных данных сотрудников ООО «Альфа», привлекается к дисциплинарной и материальной ответ- ственности в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами. 2. Все другие условия договора считать неизменными и обязательными для исполнения сторонами. 3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу 20 марта 2022 года. Оба экземпляра имеют равную юридиче- скую силу. … 128

Справочник кадровика №4, 2022 • pro-personal.ru Программа автоматически сохранит информацию о лице, кото­ рое обработало персональные данные в электронной базе. Созда­ вайте каждую неделю резервную копию электронной базы и хра­ ните на флешке или внешнем жестком диске. Для защиты персональных данных вы можете привлечь сто­ роннюю организацию. Проследите, чтобы у нее была лицензия на осуществление деятельности по защите конфиденциальной информации п. 17 Требований, утв. постановлением Правительства от 01.11.2012 № 1119 Хранить электронные копии личных документов сотрудников незаконно. Если Роскомнадзор при проверке обнаружит сканы, например, паспортов, дипломов и военных билетов, компанию оштрафуют так же, как если бы вы хранили эти копии на бумаге. Храните персональные данные граждан РФ только на российс­ ких серверах. Для этого серверы должны физически находить­ ся в России Еслип. 5 ст. 18 Закона № 152-ФЗ, подп. 7 п. 4 ст. 16 Закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ Роскомнадзор обнаружит, что сервер с вашим сайтом располо­ жен за рубежом, сайт заблокируют, а вам могут выписать штраф. За нарушение правил локализации персональных данных опера­ тора внесут в реестр нарушителей и оштрафуют по ч. 8 или 9 ст. 13.11 КоАП. Максимальный штраф для компании за первое нарушение – 6 млн руб., за повторное – 18 млн руб. Шаг 5. Организуйте контроль обработки персональных данных Разработайте документы внутреннего контроля обработки персо­ нальных данных – инспекторы могут проверить, есть ли в отделе кадров такие документы. Правила внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных. Пропишите, как следует выявлять и предотвращать нарушения законодательства при работе с пер­ сональными данными, а также цели, основания и виды внутрен­ него контроля соответствия обработки персональных данных тре­ бованиям к их защите. Укажите предмет внутренних проверок, порядок их проведения и оформления результатов. План внутреннего контроля. Составьте план в произволь­ ной форме. Укажите в нем перечень внутренних проверок, сроки их проведения и исполнителей. Пример Разделы плана могут быть такими: «Контроль соблюдения организационно-режимных требований в помеще- ниях, в которых осуществляется обработка персональных данных». 129

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ «Контроль доступа к приложениям информационных систем, в которых осу- ществляется обработка персональных данных». «Контроль порядка обращения с носителями персональных данных». «Проверка выполнения запросов субъектов персональных данных». «Контроль выявления и нейтрализации режима обработки персональных данных». «Контроль соблюдения требований режима обработки персональных данных». «Контроль соблюдения пользователями информационных систем парольной политики». «Анализ и пересмотр имеющихся угроз безопасности персональных данных». «Обучение и проверка работников по вопросам обеспечения безопасности персональных данных». Оформляйте результаты проверок протоколами. Шаг 6. Закрепите порядок уничтожения персональных данных Уничтожайте персональные данные в трех случаях: –– когда истек срок хранения документа с такими данными. Сро- ки хранения устанавливает приказ Росархива от 20.12.2019 № 236; –– если достигли цели, для которой собирали данные; –– если обрабатываете данные неправомерно или не можете обес- печить правомерную обработку. Например, обнаружили, что сотрудник не давал согласия на обработку данных. У вас есть 30 календарных дней, чтобы уничтожить персональ- ные данные после того, как истек срок хранения или вы достигли цели обработки п. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ Уничтожьте данные в течение 10 рабочих дней с даты, когда выявили незаконную обработку. Об уничтожении уведомьте сотрудника, а также Роскомнад- зор, если сотрудник направлял обращение о неправомерной обра- ботке через это ведомство п. 3 ст. 21 Закона № 152-ФЗ Как уничтожать персональные данные, закон не определя- ет. Порядок разработайте сами и закрепите в локальном акте, например в Положении о порядке уничтожения персональных данных. Пропишите, с какой периодичностью и какими способами буде- те уничтожать носители с персональными данными. Создайте комиссию по уничтожению данных. Ее задача – ото- брать носители персональных данных, которые нужно уничто- жить. Утвердите приказом состав и полномочия комиссии. От- ветственный за уничтожение документов обязан уничтожать персональные данные в присутствии членов комиссии. 130

Справочник кадровика №4, 2022 • pro-personal.ru Регламент о допуске к персональным данным №1 РЕГЛАМЕНТ 12.04.2022  Москва О допуске работников к обработке персональных данных 1. Общие положения 1.1. Регламент допуска работников к обработке персональных данных других работников ООО «Альфа» разработан в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ и ины- ми нормативно-правовыми актами, действующими на территории РФ. 1.2. Настоящий Регламент определяет порядок допуска работников к обработке персональных данных других работников и гарантии конфиденциальности сведений о работнике, предоставленных работником работодателю. 1.3. Цель настоящего Регламента – защита персональных данных работников ООО «Альфа» от несанк- ционированного доступа и разглашения. Персональные данные работников являются конфиденциальной, строго охраняемой информацией. 1.4. Настоящий Регламент вступает в силу с 16 апреля 2022 года. 2. Виды допуска к обработке персональных данных работников 2.1. Допуск работников к обработке персональных данных других работников подразделяется на полный и частичный. 2.2. Полный допуск к обработке персональных данных работников имеют директор ООО «Альфа», его за- меститель, главный бухгалтер, а также работники отдела кадров. 2.3. Частичный допуск к обработке персональных данных работников имеют: – руководители всех уровней – к обработке персональных данных подчиненных им работников; – работники бухгалтерии – к обработке тех данных, которые необходимы для выполнения их непосред- ственных должностных обязанностей. 2.4. Лицам, не указанным в пункте 2.3 настоящего Регламента, частичный допуск к обработке персональ- ных данных других работников может быть предоставлен на основании письменного разрешения директора ООО «Альфа» или его заместителя. 3. Порядок допуска работников к обработке персональных данных  3.1. Лица, указанные в пунктах 2.2, 2.3 настоящего Регламента, допускаются к обработке персональных данных других работников с соблюдением общей процедуры оформления работы с персональными данны- ми, предусмотренной действующим законодательством и локальными актами ООО «Альфа», без дополни- тельного оформления. 3.2. Лица, указанные в пункте 2.4 настоящего Регламента, заинтересованные в частичном допуске к об- работке персональных данных других работников, направляют директору ООО «Альфа» или его заместите- лю мотивированное ходатайство, в котором излагают: 131

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ – цель допуска к обработке персональных данных других работников; – перечень персональных данных, допуск к обработке которых необходим; – обоснование необходимости и целесообразности допуска к обработке персональных данных других ра­ ботников. 3.3. Ходатайство подлежит рассмотрению в течение трех рабочих дней. По результатам рассмотрения хо­ датайства директор ООО «Альфа» или его заместитель издает распоряжение о допуске работника к обра­ ботке персональных данных других работников либо принимает решение об отказе в допуске с указанием причин отказа. 4. Порядок прекращения допуска работников к обработке персональных данных 4.1. Допуск к обработке персональных данных работников прекращается: – при увольнении работника, имеющего допуск; – при переводе работника, имеющего допуск, на должность, выполнение работ по которой уже не требует допуска к обработке персональных данных. 4.2. Допуск к обработке персональных данных у лиц, указанных в пункте 2.4 настоящего Регламента, мо­ жет быть дополнительно прекращен по письменному решению директора ООО «Альфа» или его заместителя. 5. Заключительные положения 5.1. В случае изменения действующего законодательства РФ, внесения изменений в нормативные докумен­ ты по защите персональных данных настоящий Регламент действует в части, не противоречащей действую­ щему законодательству до приведения его в соответствие. Начальник отдела кадров Е.Э. Громова Выделите помещение, в котором будете уничтожать персо- нальные данные. Чтобы уничтожить персональные данные, нуж- но физически уничтожить бумажный документ с такими данны- ми. Например, измельчить бумажный документ в шредере или сдать на уничтожение в специализированную организацию. Пер- сональные данные на электронном носителе можно либо стереть с носителя, либо уничтожить сам носитель информации п. 8 ст. 3 За­ кона № 152-ФЗ После уничтожения носителей с персональными данными комиссия составляет акт о прекращении обработки персональ- ных данных или фиксирует уничтожение в специальном журна- ле. В акте укажите: дату, место и время уничтожения носителей персональных данных; должности, фамилии, инициалы членов комиссии; вид и количество уничтожаемых носителей; причину и способ уничтожения  132

Справочник кадровика №4, 2022 • pro-personal.ru Положение об уничтожении персональных данных Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» УТВЕРЖДАЮ (ООО «Альфа») Директор ООО «Альфа» ПОЛОЖЕНИЕ В.В. Хрусталев 10.02.2022 № 3 10.02.2022 Москва о порядке уничтожения персональных данных 1. Общие положения 1.1. Настоящее Положение о порядке уничтожения персональных данных в ООО «Альфа» (далее – По- ложение) устанавливает периодичность и способы уничтожения носителей, содержащих персональные дан- ные субъектов персональных данных. 1.2. Целью настоящего Положения является обеспечение защиты прав и свобод обучающихся и работни- ков при обработке их персональных данных в ООО «Альфа» (далее – Общество). 1.3. Основные понятия, используемые в Положении: – субъект персональных данных – работник и (или) иное лицо, к которому относятся соответствующие пер- сональные данные; – работник – физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с Обществом; – персональные данные – информация, сохраненная в любом формате, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), ко- торая сама по себе или в сочетании с другой информацией, имеющейся в Обществе, позволяет иденти- фицировать личность субъекта персональных данных; – обработка персональных данных – действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систе- матизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных; – уничтожение персональных данных – действия, в результате которых невозможно восстановить содер- жание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных; – носители персональных данных – как электронные (дискеты, компакт-диски, ленты, флеш-накопители и др.), так и неэлектронные (бумажные) носители персональных данных. 1.4. Настоящее Положение разработано на основе федеральных законов от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об ин- формации, информационных технологиях и о защите информации», от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональ- ных данных» и других нормативных правовых актов. 2. Правила уничтожения носителей, содержащих персональные данные 2.1. Уничтожение носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, долж- но соответствовать следующим правилам: – быть конфиденциальным, исключая возможность последующего восстановления; – оформляться юридически, в частности, актом о выделении документов, содержащих персональные дан- ные субъектов персональных данных, к уничтожению и актом об уничтожении носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных; – должно проводиться комиссией по уничтожению персональных данных; – уничтожение должно касаться только тех носителей, содержащих персональные данные субъектов пер- сональных данных, которые подлежат уничтожению в связи с истечением срока хранения, достижением цели обработки указанных персональных данных либо утратой необходимости в их достижении, не до- пуская случайного или преднамеренного уничтожения актуальных носителей. 133

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ 3. Порядок уничтожения носителей, содержащих персональные данные 3.1. Персональные данные субъектов персональных данных хранятся не дольше, чем этого требуют це­ ли их обработки, и подлежат уничтожению по истечении срока хранения, достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении. 3.2. Носители, содержащие персональные данные субъектов персональных данных, уничтожаются в спе­ циально отведенном для этих целей помещении комиссией по уничтожению персональных данных, утверж­ денной приказом директора Общества (далее – Комиссия). 3.3. Носители, содержащие персональные данные субъектов персональных данных, уничтожаются Комис­ сией в срок, не превышающий 30 дней с даты истечения срока хранения, достижения цели обработки персо­ нальных данных либо утраты необходимости в их достижении. 3.4. Комиссия производит отбор бумажных носителей персональных данных, подлежащих уничтожению, с указанием оснований для уничтожения. 3.5. На все отобранные к уничтожению документы составляется акт о выделении документов, содержа­ щих персональные данные субъектов персональных данных, к уничтожению. 3.6. В актах о выделении документов, содержащих персональные данные субъектов персональных дан­ ных, к уничтожению и актах об уничтожении носителей, содержащих персональные данные субъектов пер­ сональных данных, исправления не допускаются. 3.7. Комиссия проверяет наличие всех документов, включенных в акт о выделении носителей, содержа­ щих персональные данные субъектов персональных данных, к уничтожению. 3.8. По окончании сверки акт о выделении документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, к уничтожению подписывается всеми членами Комиссии и утверждается проректо­ ром по направлению. 3.9. Носители, содержащие персональные данные субъектов персональных данных, отобранные для унич­ тожения и включенные в акт, после проверки их Комиссией передаются ответственному за уничтожение до­ кументов в помещении отдела кадров. 3.10. Уничтожение носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, произ­ водится после утверждения акта в присутствии всех членов Комиссии, которые несут персональную ответ­ ственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте носителей. 3.11. Уничтожение персональных данных, если это допускается материальным носителем, может произ­ водиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, выма­ рывание). 3.12. Уничтожение носителей, содержащих персональные данные, осуществляется в следующем порядке: – уничтожение персональных данных, содержащихся на бумажных носителях, осуществляется путем измель­ чения на мелкие части, исключающие возможность последующего восстановления информации. Измель­ чение осуществляется с использованием шредера (уничтожителя документов), установленного в помеще­ нии отдела кадров, либо документы передаются на переработку (утилизацию) организациям, собирающим вторсырье (пункты приема макулатуры); – уничтожение персональных данных, содержащихся на машиночитаемых носителях, осуществляется пу­ тем нанесения им неустранимого физического повреждения, исключающего возможность их использо­ вания, а также восстановления данных. Вышеуказанное достигается путем деформирования, нарушения единой целостности носителя; – подлежащие уничтожению файлы с персональными данными субъектов персональных данных, распо­ ложенные на жестком диске, удаляются средствами операционной системы компьютера с последующим «очищением корзины»; – в случае допустимости повторного использования носителя CD-RW, DVD-RW применяется программное удаление («затирание») содержимого диска путем его форматирования с последующей записью новой информации на данный носитель. 134

Справочник кадровика №4, 2022 • pro-personal.ru 4. Порядок сдачи макулатуры 4.1. Документы по истечении срока хранения, достижении целей обработки или в случае утраты необхо- димости в их достижении подлежат уничтожению путем сдачи организациям, собирающим вторсырье (пунк- ты приема макулатуры). 4.2. Выделенные документы по акту о выделении документов, содержащих персональные данные субъек- тов персональных данных, к уничтожению передаются к уничтожению в упакованном виде. 4.3. Документы, подлежащие вывозу, не должны содержать бумагу и картон, не пригодные для перера- ботки; бумагу и картон, покрытые полиэтиленом и другими полимерными пленками; материал, выделяющий ядовитые и токсичные вещества. 4.4. Документы, подлежащие вывозу, не должны содержать: – тряпье, веревку, шпагат из лубяных волокон и полимеров; – металлические и деревянные изделия, кусочки стекла и керамики, камень, уголь, слюду, целлофан, цел- лулоид, полимерные материалы в виде изделий (пленок, гранул), пенопласт, искусственную и натураль- ную кожу, клеенку, битум, парафин, остатки химических и минеральных веществ и красок; – влажность документов, подлежащих вывозу, должна быть не более 10 процентов. 4.5. Сдача оформляется приемо-сдаточными накладными, данные которых (дата сдачи, номер накладной, вес сданной макулатуры) указываются в акте о выделении документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, к уничтожению. 4.6. Погрузка и вывоз документов осуществляются под контролем лица, ответственного за обеспечение сохранности документов структурного подразделения. 4.7. Отобранные к уничтожению документы перед сдачей на переработку в качестве макулатуры должны в обязательном порядке измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста. 5. Порядок оформления документов об уничтожении персональных данных 5.1. Об уничтожении носителей, содержащих персональные данные, Комиссия составляет и подписывает акт об уничтожении носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, кото- рый утверждается директором Общества. 5.2. Акт об уничтожении носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, составляется по установленной форме. В акте указываются: – дата, место и время уничтожения; – должности, фамилии, инициалы членов Комиссии; – вид и количество уничтожаемых носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных; – основание для уничтожения; – способ уничтожения. 5.3. Факт уничтожения носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, фиксируется в журнале учета документов, переданных на уничтожение. Данный документ является докумен- том конфиденциального характера и вместе с актами хранится в помещении отдела кадров в течение одного года. По истечении срока хранения акт о выделении документов, содержащих персональные данные субъек- тов персональных данных, к уничтожению и акт об уничтожении носителей, содержащих персональные дан- ные субъектов персональных данных, передаются в архив ООО «Альфа» на хранение. 6. Ответственность руководителей структурных подразделений 6.1. Ответственным лицом за организацию хранения документов является руководитель отдела кадров. 6.2. Руководитель структурного подразделения может быть привлечен к административной ответствен- ности за нарушение требований по организации хранения документов, содержащих персональные данные. Начальник отдела кадров Е.Э. Громова … 135

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ Как построить оптимальный баланс рабочего времени Чем поможет статья. Выявите непродуктивные затраты рабочего времени, их при- чины и определите возможности оптимизировать трудовые процессы, пересмотреть должностные инструкции, изменить численность персонала. В нынешних условиях для Чтобы оптимизировать затра- бизнеса важно уменьшить ты на производство и управ- зат­раты. Продуктивность ра- ление, используйте наиболее боты снижается, например, эффективный способ – выяви- когда квалифицированные те источники потерь рабоче- специалисты тратят время го времени, установите, где на несвойственную их долж- можно увеличить производи- ности работу или часть со- тельность труда и снизить не- трудников вынужденно пере- производительные затраты, рабатывает, в то время как определите оптимальную чис- другая часть существенно ленность персонала. Поможет недогружена. баланс рабочего времени. 136

Справочник кадровика №4, 2022 • pro-personal.ru Постройте оптимальный баланс рабо- довательно записывает в наблюдатель- чего времени в четыре этапа: ном листе все без исключения действия –– исследуйте трудозатраты и загружен- сотрудника и отмечает, сколько на это со- трудник тратит времени. Отмечают все ность оборудования; перерывы в работе. Метод позволяет –– проанализируйте затраты рабочего вре- выявить потери времени, установить причины этого и разработать конкрет- мени и организацию труда, сост­ авьте ные мероприятия по их устранению. фактический баланс рабочего времени; При самофотографии сотрудник са- –– перераспределите работы между со- мостоятельно фиксирует все свои трудниками и определите оптималь- действия. ное соотношение численности; –– скорректируйте баланс рабочего вре- Чтобы достоверно оценить деятель- мени. ность сотрудника, сделайте фотографии нескольких рабочих дней или полной Этап 1. Исследуйте рабочей недели. трудозатраты и загруженность оборудования Пример. Фотография рабочего дня бух- галтера по расчету заработной платы Чтобы выяснить, как загружено обору- В ООО «Альфа» приняли решение составить дование, сколько времени тратят сотруд- фотографию рабочего дня бухгалтера Дежне- ники на выполнение производственных вой. Цель наблюдения – определить факти- процессов и чем они вообще занимают- ческие затраты рабочего времени сотрудника ся в рабочее время, применяют несколько и выявить его потерю. Наблюдателем назначи- методов исследования: ли менеджера по персоналу Игнатьеву. –– фотографию рабочего времени; Фотографирование провели 3 марта 2022 года. –– самофотографию рабочего дня; По итогам Игнатьева составила карту фотогра- –– хронометраж рабочего времени; фии рабочего дня. Игнатьева и непосредствен- –– метод моментных наблюдений; ный руководитель Дежневой – главный бухгал- –– метод экспертной оценки. тер Зайцева проанализировали информацию, разработали и провели следующие мероприятия. Выберите один из них или несколько. 1. Рекомендовали Дежневой сократить затра- Фотография рабочего времени. Это ты времени на личные нужды – на основа- метод, при котором независимый специа- нии коэфф­ ициента потерь рабочего времени лист в течение всего рабочего дня после- по этой причине 3,1%. КАК ПРОВОДИТЬ ХРОНОМЕТРАЖ Хронометражные замеры ответ- При выборочном измеряйте нормы Проводите хронометраж в пер- ственные сотрудники проводят только отдельных элементов опе- вой и во второй половине дня, в естественных рабочих условиях рации. Их длительность не должна чтобы учесть влияние на произ- с помощью секундомера. Результаты превышать 10 с. При сплошном за- водительность естественной замеров фиксируют в бланке хроно- меряют время выполнения от начала утомляем­ ости сотрудников. Рас- метража (произвольной формы). до окончания операции. Применяют пределите количество замеров Можно проводить как выборочный, такой способ для операций, элемен- равномерно по всем временным так и сплошной хронометраж. ты которых длятся более 10 с. отрезкам. 137

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ 2. Сделали техническое обслуживание компью- –– размещение диагностируемого компьютера тера Дежневой – чтобы уменьшить коэффи- на рабочем столе; циент потерь времени по организационно- техническим причинам (9,4%). –– подготовка инструментов; 3. Сократили перечень вопросов, по которым –– диагностика неисправности компьютера; бухгалтер Дежнева обязана консультировать –– переустановка поврежденных элементов сотрудников. 4. Переложили на менеджера по персоналу Иг- компьютера; натьеву обязанности принимать, анализиро- –– тестирование готового компьютера; вать и контролировать табели учета рабочего –– передача готового компьютера на приемку. времени и готовить их к счетной обработке. Эти операции нормировщик внес в бланк хро- нометража. Измерения производились в тече- Хронометраж. Это метод изучения за- ние четырех дней. Нормировщик подсчитал трат времени на выполнение регулярно среднее значение на каждую операцию и под- повторяющихся ручных и машинно-руч- вел итоги. Так, например, среднее количество ных работ, которые можно разбить на эле- минут, которые мастер тратит на операцию ментарные операции. При этом исследова- по переустановке поврежденных элементов, нии замеряют, сколько времени работник получилось равным 40 мин. выполняет каждую операцию, чтобы определить трудоемкость работ и устано- Хронометраж лучше использовать вить нормы выработки или времени, рас- при расчете затрат времени на одну опе- считать расценки на товар, тарифные рацию у представителей рабочих про- ставки при сдельной оплате труда. фессий, а фотографию – для понимания структуры рабочего дня и определения Пример. Хронометраж рабочего дня количества рационально и нерациональ- Нормировщик разбил работу мастера по ре- но использованного времени у руководи- монту компьютеров Сидорова А.С. в течение телей и специалистов. рабочего дня на операции: Метод моментных наблюдений. Это статистический способ получить усреднен- КАК ПРОВЕСТИ МОМЕНТНЫЕ НАБЛЮДЕНИЯ Для этого метода важно коли- тервалы в темпе обычной ходьбы, 2. Проходить по заранее намеченно- чество наблюдений – челове- останавливаться у каждого ра- му маршруту равномерным шагом. ко-моментов. бочего места по маршруту и фик- 3. Регистрировать происходя- Составьте маршруты наблюда- сировать текущее состояние щее только в фиксажных точках, телей так, чтобы включить в про- в бланке наблюдений. например, на рабочих местах. цесс всех работников цеха, отде- Затраты времени рабочих без пос­ 4. Выполнять весь объем наблю- ла. Содержание работ при этом тоянных рабочих мест фиксируют дений, доводить обходы до конца. не имеет значения. в моменты встречи с ними наблю- Если обход прервался, начинать Начните исследование в момент дателя во время обхода участка следующий с первого места. начала рабочего дня или смены по установленному маршруту. При анализе результатов подсчи- и закончите в момент окончания Наблюдатель должен соблюдать тывают количество отмеченных рабочего дня или смены. Наблюда- четыре правила: моментов по каждому виду затрат тели должны проходить по марш- 1. Начинать каждый обход в точно и устанавливают их удельный вес руту через равные временные ин- назначенное время. в общем количестве моментов. 138

Справочник кадровика №4, 2022 • pro-personal.ru Пример свойственных работ по должностям в ООО «Альфа» Должность Свойственные должности работы Инженер Работы административного характера: участие в планерках, обсуждение производственных вопросов с механиками цехов и т. д. Разработка текущих и перспективных планов деятельности службы. Контроль планов, деятельности цехов и подчиненных лиц. Работы, требующие повышенной ответственности: решение вопросов с отделами предприятия по зак­ лючаемым договорам, проверка актов о выполненных работах подрядными организациями и т. д. Контроль теоретической подготовки инженерно-технических работников (прием экзаменов у ИТР и т. д.). Разработка, утверждение и корректирование документов, регулирующих деятельность службы: по­ ложения, инструкции, регламенты и т. п. Исследования, анализ, обобщение, сложные технические расчеты Техник Сбор и подготовка данных для работ инженерного характера (предварительная проверка отчетов и т. д.). Составление технической документации (графиков, паспортов и т. д.). Работы по контролю, требующие технических знаний для фиксации фактов отклонений в эксплуата­ ционных работах. Работы, для которых существуют общепринятые стандартные методы выполнения Секретарь Делопроизводство. Машинописные работы. Простые вычисления. Копирование. Первичный учет и контроль, хозяйственное обслуживание. Курьерская связь ные данные о фактической загруженнос­ Метод моментных наблюдений эко­ ти рабочих и оборудования. Его применя­ номически более эффективен, чем фото­ ют и на производстве, и в офисе. графия рабочего времени, так как при меньших затратах позволяет получить Суть метода в том, что наблюдатель близкие по достоверности результаты. перемещается по заранее намеченно­ Для этого нужно охватить наблюдением му маршруту от одного рабочего места достаточно большое количество моментов. к другому и фиксирует работу, которую сотрудник выполняет в данный момент. Пример. Исследование рабочего времени Маршрут повторяется определенное ко­ моментными наблюдениями личество раз. В ООО «Альфа» в отделе продаж провели ис­ следование затрат рабочего времени методом Каждый обход должен начинаться точ­ моментальных наблюдений. Длительность наб­ но в установленный момент. Наблюда­ людений – неделя. тель обязан пройти его от начала до кон­ Результаты исследования представили в ви­ ца без перерывов. Его нельзя прерывать де таблиц и диаграмм. В них перечислили ви­ или не доводить до конца, но возможна ды деятельности для каждой группы сотруд­ и случайная последовательность фикса­ ников и указали количество зафиксированных ции затрат рабочего времени на тех или иных местах. 139

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ моментов наблюдений и приходящийся на них При этом ассистентам менеджеров по прода­ процент рабочего времени. жам дополнительно вменили в обязанность Анализ показал, что менеджеры работают интен­ первичный поиск контактов потенциально ин­ сивно, на перерывы в работе у них уходит всего тересных компании клиентов. лишь 6% рабочего времени – около получаса в течение рабочего дня, что соответствует сани­ Метод экспертной оценки – опыт- тарным требованиям при работе за компьютером. но-статистический. Время на выполнение Плюс у них сокращено время обеда. При этом тех или иных работ определяют на осно- большую часть рабочего времени менеджеры ве мнений и оценок экспертов. Результаты тратят на обработку заявок от текущих клиен­ такой оценки, а также данные о плановом тов и только 5% – на поиск новых клиентов. объеме работ позволяют рассчитать трудо- Этого недостаточно, так как привлечение но­ емкость работ и необходимую численность вых клиентов является одной из ключевых за­ персонала. Экспертные оценки бывают дач менеджеров. индивидуальными и коллективными. Ассистенты менеджеров по продажам явно недостаточно загружены работой. Время пере­ Достоинство экспертного метода – рывов на отдых в их работе составляет 15%, прос­тота и быстрота применения. Он ред- в то время как оптимальным считается 3–8%. ко вызывает сопротивление со стороны Чтобы повысить эффективность работы отдела сотрудников и руководителей. Основной продаж, решили разделить менеджеров на две недостаток – низкая точность оценок. группы: –– специалисты по активным продажам Результат нормирования экспертным методом показывает первоначальную с основной задачей искать и привлекать предположительную численность персона- в компанию новых клиентов; ла, которая необходима для выполнения –– специалисты по сопровождению продаж, ко­ работ. Если нужно задать нормы времени торые обслуживают заявки текущих клиентов. на выполнение работ, экспертный метод лучше использовать как дополнительный. КАК СДЕЛАТЬ ФОТОГРАФИЮ И САМОФОТОГРАФИЮ ВРЕМЕНИ Составьте перечень того, что де­ вида работы «прием и регистра­ с клиентом организации по воп­ лает сотрудник в течение рабочего ция документа в системе» едини­ росу брака, звонок переведен дня. Каждому виду деятельности ца измерения – «документ», для на отдел продаж» и т. д. присвойте шифр или порядковый «консультации клиента по телефо­ Каждое действие наблюдатель за­ номер. Например, если сотруд­ ну» – «телефонный звонок». писывает в бланк – карту фотогра­ ник занят наведением порядка Установите, как наблюдатель фии рабочего дня. Карту составьте на столе, считайте это обслужива­ должен записывать деятельность в произвольной форме. нием рабочего места и обозначь­ контролируемого сотрудника: По окончании наблюдений рас­ те «ОБ». Если специалист решает –– постоянно – отмечать время на­ пределите действия сотрудни­ производственную задачу, это опе­ ка по группам – видам деятель­ ративное время – «ОП». Переры­ чала и окончания действия; ности. вы на отдых и личные нужды мож­ –– периодически – с определен­ При самофотографии сотрудник но обозначить «ОТЛ». сам учитывает затраты рабочего Выберите для видов работ учет­ ным интервалом. времени на текущие задачи, фик­ ную единицу – в чем сотрудник Определите, как глубоко детализи­ сирует потери рабочего времени будет вести учет. Например, для ровать замеры. Например: «бесе­ и их причины. да по телефону с клиентом органи­ зации» или «беседа по телефону 140

Справочник кадровика №4, 2022 • pro-personal.ru Пример фактического баланса рабочего времени в подразделении ООО «Альфа» Виды работ и затраты времени Категории сотрудников Свойственные инженеру Инженеры Техники Секретари Свойственные технику Свойственные секретарю %ч %ч %ч Время на отдых, личные надобности, подготовку и уборку рабочего места ИТОГО 49,0 3165,4 0 0 00 39,8 2571,1 0 0 00 7,3 471,6 0 0 92 321,3 3,9 251,9 0 0 8 27,9 100 6460 0 0 100 349,2 Вывод: инженеры выполняют свойственные должности работы менее половины рабочего времени. Большую часть времени они заняты работами, требующими более низкой квалификации и меньшей оплаты. Трудовой потенциал инженеров используется не в полной мере, затраты их труда необходимо оптимизировать. Экспертную оценку часто использу­ приятия, чтобы повысить производитель­ ют, когда невозможно провести исследо­ ность труда. вания и наблюдения. Например, чтобы определить количество сотрудников для На основании результата исследова­ выполнения новых работ, нет времени ний составьте перечень всех работ, кото­ на исследования либо полный цикл ра­ рые выполняют сотрудники, и проверьте, бот занимает длительный период, кото­ насколько они свойственны должности. рый экономически нецелесообразно охва­ Для этого изучите документы, в которых тывать исследованиями. описаны требования и функциональные обязанности должности: должностные Этап 2. Проанализируйте инструкции, квалификационные спра­ затраты рабочего времени вочники. Выявите, какие работы входят, и организацию труда а какие не входят в данный перечень обя­ сотрудников, составьте занностей по должности. фактический баланс рабочего времени Сотрудники не обязаны выполнять ра­ боты, которые не входят в регламентиро­ После того как собрали результаты наб­ ванный перечень, не свойственны долж­ людений, проанализируйте их. Вы выяс­ ности. Время, которое тратят сотрудники ните, все ли затраты рабочего времени на эти работы, считают потерянным, не­ необходимы и рациональны при сущест­ продуктивным. вующей организации труда. А так­ же выявите потери рабочего времени, Из результатов исследований возьми­ их причины и сможете разработать меро­ те фактические затраты рабочего време­ ни по каждой должности и распределите их по видам работ. Это позволит оценить, сколько сотрудник тратит рабочего време­ ни, чтобы выполнить работы по должности. 141

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ Пример расчета численности сотрудников ООО «Альфа» Виды работ и затраты времени Категории сотрудников Инженеры Техники Секретари Балансы рабочего времени Факт Проект Факт Проект Факт Проект ч %ч ч %ч ч %ч Свойственные инженеру 49,0 3165,4 2123,3 00 00 Свойственные технику 39,8 2571,1 00 2035,5 0 0 Свойственные ВТП 7,3 471,6 00 92 321,3 436,8 Время на отдых, личные надобности, 3,9 251,9 6% = 127,4 0 0 6% = 122,1 8 27,9 6% = 26,2 подготовку и уборку рабочего места ИТОГО 100 6460 2250,7 00 2157,6 100 349,2 463,0 174,6 174,6 Полезный фонд рабочего времени (мес.) 174,6 12,4–12 2 Фактическая численность работников 37 0 2,7–3 Необходимая численность работников 12,9–13 Необходимая численность сотрудников: – инженеров – 13 чел.; – техников – 12 чел.; – ВТП (секретари) – 3 чел. Оформите фактический баланс рабоче- Этап 3. Перераспределите го времени в таблице. работы и определите оптимальное соотношение Пример численности В одном из подразделений ООО «Альфа» ра- ботают 37 инженеров и 2 секретаря. Техников Перераспределите работу между сотруд- в подразделении нет. Из должностных инструк- никами так, чтобы сложность работы ций инженера и секретаря, а также описания максимально соответствовала квалифи- должности техника в квалификационном спра- кации и должности. вочнике определили свойственные должностям группы работ. Перечень свойственных работ Скорректируйте фактические затраты оформили в таблице. времени из самонаблюдений на процен- Работы, которые реально выполняют сотрудни- ты, которые учитывают их завышение ки, сравнили с перечнем свойственных работ. при заполнении карт самофотографий. Выявили, какие работы несвойственны долж- ностям. Полученные сведения учли при по- Пример. Корректировка данных самона- строении оптимального баланса рабочего вре- блюдений по итогам фотографий мени сотрудников. В ООО «Альфа» провели фотографии рабоче- го времени и установили фактическую трудо- 142

Справочник кадровика №4, 2022 • pro-personal.ru емкость работ, свойственных трем категориям должны сок­ратиться на 409 ч, у техников – сотрудников: на 407 ч, сек­ретарей – на 253 ч. –– инженеры – 80% от затрат времени, зафик- Проектируемая трудоемкость работ: –– инженеры: 2532,3 – 409 = 2123,3 (ч); сированных в картах самофотографий рабо- –– техники: 2442,5 – 407 = 2035,5 (ч); чего дня; –– секретари: 689,8 – 253 = 436,8 (ч). –– техники – 95%; Разница между проектируемой и фактической –– секретари – 87%. трудоемкостью говорит о том, что увеличить После корректировки фактическая трудоем- производительность труда сотрудников воз- кость по данным группам работ составит: можно. –– инженеры: 3165,4 × 0,8 = 2532,3 (ч); –– техники: 2571,1 × 0,95 = 2442,5 (ч); Возьмите данные из проектируемого –– секретари: (471,6 + 321,3) × 0,87 = 689,8 (ч). баланса рабочего времени и рассчитайте, сколько требуется сотрудников каждой После корректировки определите, категории: где можно сократить трудоемкость, ка- кими мероприятиями и на сколько. Необходимая Трудозатраты по проектируемо- Проектируе­мые затраты времени на под- численность му балансу рабочего времени (ч) готовительно-заключительные работы, сотрудников обслуживание рабочего места, на отдых (явочная) Полезный фонд рабочего време- и личные надобности установите по нор- ни сотрудников в периоде мативам. Технологические перерывы рас- считайте по технологическим инструк- Результаты оформите в таблице. циям и регламентам работ. Если нет нормативов или регламентов, величину Этап 4. Скорректируйте баланс проектируемых затрат времени опреде- рабочего времени лите по результатам фотографий рабоче- го времени передовых рабочих: вычтите Чтобы максимально загрузить сотрудни- из фактических затрат устранимые поте- ков, скорректируйте проектный баланс ри и нерациональные затраты времени. рабочего времени. Долю времени на отдых и личные на- Оптимальные соотношения числен- добности рассчитывайте в процентах ности сотрудников определяют исходя от проектируемой трудоемкости работ. из условия, что все сотрудники выполня- Для всех групп сотрудников стандартно ют только свойственные должности рабо- принимают время на отдых равным 6% ты. Однако на практике совместить это от проектируемой трудоемкости работ. условие с полной загрузкой исполнителей получается не всегда. Проектируемая Пример. Корректировка планируемой тру- трудоемкость работ по должности может доемкости после совершенствования ор- оказаться некратной фонду рабочего вре- ганизации труда мени одного сотрудника. На основании анализа скорректированных данных исследования труда сотрудников одно- Выбирайте тот вариант соотноше- го из подразделений ООО «Альфа» ния должностей, при котором получится HR-специал­ исты и руководитель подразделе- сэкономить на заработной плате, мини- ния предложили мероприятия по совершен- мизировать общие затраты на выполне- ствованию организации труда. В результа- ние всех работ и при этом наиболее пол- те затраты времени по работам у инженеров но загрузить работников в соответствии с их квалификацией 143





Реклама жбеуДрслнпяаллчааиттуначтоаеселт!еийе ВЕБИНАРЫ. Смотрите вебинары и видеотренинги на сайте  seminar.pro-personal.ru Онлайн-обучение для специалистов по кадрам и охране труда https://seminar.pro-personal.ru Все участники семинаров получают:   Возможность решить  рабочий вопрос   Подробную презентацию  лекторов   Именной сертификат  участника По всем вопросам: 8 495 937 90 82