Упрощенка. Ознакомительный номер

Издает 26-2.ru Первый журнал для бухгалтеров по УСН e.26-2.ru Теперь главбух диктует, как оформлять первичку. Раздайте инструкции работникам с. 22 Как изменились правила по зарплате с 6 августа с. 70 Работник-иностранец: пошаговый алгоритм от приема до увольнения с. 80 Какие переводы с карты на карту на самом деле контролируют налоговики с. 104 Сентябрь 2019 9 Выходит раз в месяц



1 Наталья Бовша, главный редактор журнала «Упрощенка» Пора поменять правила для первички Главбух — главный в компании! Теперь закон однозначно закрепил, что все работники должны беспрекословно слушаться главбуха, чтобы учет был идеальным. Менеджер не сможет отмахнуться и сказать, что документы будут завтра. Но чтобы все заработа- ло, подправьте внутренние документы и раздайте инструкции (с. 22 и 32). Если, несмотря на все меры, вам так и не удалось избежать «опоздавшей» первички, разберитесь, когда учитывать расходы по просроченным документам (с. 38). Простой выход избавиться от бумажной волокиты — наладить электронный обмен с поставщиками и покупателями. Как это сделать, читайте на с. 44. С внутренней первичкой будьте осторожнее. Из-за небрежного оформления кассо- вых ордеров (с. 49) и путевых листов (с. 55) рискуете попасть на миллионные штра- фы! При работе с кассой заодно разберитесь, какие документы обязательно состав- лять, а от чего пора давно избавиться (c. 61). Узнайте также: — что учесть, когда будете выдавать зарплату в сентябре (c. 70); — как принимать иностранцев, чтобы точно без штрафов (c. 80); — какие переводы на карту на самом деле контролируют налоговики (c. 104).

4 №9, сентябрь, 2019 Содержание Обозреватель Интервью 6 Как поменяются правила по упрощенке в 2020 году Первым делом 10 Таблица изменений для главбуха Коротко 16 Упрощенцам разъяснили, как оформить документы при возврате товара 17 Компании получат новые сообщения о налогах 17 Чиновники разрешили отвечать на требование как угодно 18 Упрощенцы могут сэкономить на взносах 19 Учет доходов и расходов на УСН Тест 21 Проверьте свои знания Центральный вопрос Документооборот 22 Теперь главбух диктует, как оформлять первичку. Раздайте инструкции работникам 32 Три внутренних положения для работы с документами 38 Что делать с «запоздалыми» документами по товарам, работам и услугам 44 Преимущества ЭДО для малого бизнеса: опыт коллег 49 Небрежности в платежках и РКО, из-за которых упрощенцы попадают на деньги

5 55 Досадные ошибки в путевых листах, за которые штрафуют водителя и компанию 61 Какие документы необходимы при работе с наличными, а от чего можно отказаться 67 WhatsApp в помощь бухгалтеру Рекомендации Зарплата и кадры 70 Как изменились правила по зарплате с 6 августа 76 Четыре ситуации, когда аванс работникам надо считать по особым правилам 80 Работник-иностранец: пошаговый алгоритм от приема до увольнения 90 Как оформить справки о зарплате и почему опасно завышать доход Учет на УСН 98 Как использовать авто работника: арендовать или платить компенсацию Проверки и штрафы 104 Какие переводы с карты на карту на самом деле контролируют налоговики Приложение Календарь 110 Чек-лист важных дел главбуха в октябре 2019 года Разминка для мозгов 112 Гонки на самокатах

6 №9, сентябрь, 2019 Обозреватель Интервью Как поменяются правила по упрощенке в 2020 году Александр Косолапов, — Александр Ильич, в докладе об основных направлениях начальник отдела налоговой политики на 2020—2022 годы Минфин предла- налогообложения гает ввести переходный режим для налогоплательщиков малого бизнеса и сельского на упрощенке. В чем его суть? хозяйства Департамента налоговой и таможенной — Переходным режимом смогут воспользоваться политики Минфина компании и ИП на упрощенке, которые получили в тече- ние года доходы свыше 150 млн руб. либо средняя числен- ность превысила 100 человек. Сейчас налогоплательщик теряет право на УСН с начала квартала, в котором он пре- высил показатели. В  будущем компании и  ИП получат право после нарушения условий применять спецрежим некоторое время, возможно, до конца текущего налогово- го периода (календарного года) и в течение еще одного — следующего, но с уплатой налога по повышенным ставкам. При этом, если в  следующем налоговом периоде компа- ния или ИП вновь нарушит условия с учетом корректи- ровки, налогоплательщик утратит право на упрощенку до следующего налогового периода. — Насколько налогоплательщикам разрешат превысить лимиты по средней численности и доходу, чтобы остаться на упрощенке? И какой будет повышенная ставка для упро- щенки? — Эти вопросы ведомства еще обсуждают. КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ. Чиновники планировали допустить превышение налогоплательщиками лимита по доходам на упрощенке на 10 или 30 процентов от лимита, а по среднесписочной численности — на 10 или 30 работников. Но окончательного решения пока нет.

7 Интервью — Кто сможет применять переходный режим — компании и ИП на объекте «доходы» или «доходы минус расходы»? — Все организации и ИП независимо от объекта на- логообложения — «доходы» или «доходы минус расходы». — Предположим, компания уже в  I квартале превысит лимит доходов для упрощенки. Она сможет оставаться на спецрежиме до конца года? — Да, компания сможет применять переходный ре- жим независимо от того, в каком квартале превысит лимит. — Когда будет готов законопроект с поправками в НК о пе- реходном режиме для упрощенки? — На данный момент проект согласуют в  ФНС и  Минэкономразвития. Есть вероятность, что в  Госдуму законопроект внесут в сентябре 2019 года. — Когда начнет действовать переходный режим? — Если поправки в  главу 26.2 НК  вступят в  силу с 1 января 2020 года, то организации и предприниматели смогут применять переходный режим с 2020 года. — Есть ли планы увеличить лимит доходов по упрощенке? — Лимиты поднимать не  будут, но  их проиндек- сируют. Индексацию ограничений по  доходам приоста- новили до  1 января 2020 года (п. 4 ст. 5 Федерального закона от  03.07.2016 № 243-ФЗ). Коэффициент-дефля- тор на  2020  год равен 1 (п. 4 ст. 4 Закона № 243-ФЗ). Но  Минэкономразвития установит новый коэффициент до 20 декабря 2019 года. Тогда с 2020 года лимит по дохо- дам увеличат на новый коэффициент-дефлятор. — Изменят ли  лимиты по  численности работников на упрощенке? — Нет. Проект основных направлений бюджетной, налоговой и таможенно-тарифной политики не предусма- тривает изменения лимита средней численности работни- ков на УСН. — Еще в прошлом году ФНС делилась планами отменить налоговую декларацию по УСН. Эти планы в силе? — Да. В рамках национального проекта от налого- вой отчетности освободят некоторых налогоплательщиков

8 №9, сентябрь, 2019 Обозреватель на  упрощенке. Условий два: нужно применять объект налогообложения «доходы», а также работать с онлайн- кассой. Компании и предприниматели, которые соблю- дают эти условия, не будут сдавать налоговые деклара- ции. — Когда изменения заработают? — Законопроект должен быть принят к  1 июля 2020 года. Поэтому изменения могут вступить в  силу не ранее 2021 года. КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ. Как мы выяснили, в ФНС рассчиты- вают, что с 1 июля 2020 года упрощенцы смогут уведомить ИФНС о том, чтобы налоговики сами считали доходы по данным онлайн-касс. Соот- ветственно, упрощенцы включат в декларацию доходы только за часть года, а за оставшийся период инспекторы сами посчитают налог. Но пока нет официального проекта, который отменяет отчетность. Как только ФНС подготовит проект приказа, мы расскажем об изменениях. — Сейчас в Госдуме рассматривают проект изменений в Налоговый кодекс, в том числе в главу 26.2 НК. Что поменяется в учете для компаний на упрощенке? — Изменится порядок учета расходов на  недви- жимость. Не потребуется документально подтверждать, что компания подала документы на  регистрацию прав на  объект. Законопроект упраздняет абзац 9 подпун- кта 3 пункта 3 статьи 346.16 НК (номер законопроекта 720839-7). — В этом же проекте есть поправки по учету субсидий на УСН. Что изменится? — Сейчас компании и бизнесмены учитывают суб- сидии в доходах пропорционально расходам, которые потратили, когда уже получили средства. По проекту аналогичные правила будут действовать, если субсидии получили на возмещение расходов в том же налоговом периоде. Законопроект № 720839-7 дополняет пункт 1 статьи 346.17 НК. Беседовала Наталья Бовша, главный редактор журнала «Упрощенка»



10 №9, сентябрь, 2019 Обозреватель Первым делом Таблица изменений для главбуха Что Подробнее Основание С какого меняется изменений числа ПРИНЯТЫЕ ЗАКОНЫ Всех Теперь работники обязаны выполнять все письмен- Федеральный С 26 июля работников ные указания главбуха. Речь о поручениях насчет того, закон 2019 года обязали как оформлять первичку, когда и кому их сдавать. от 26.07.2019 исполнять Подобное условие было в старой редакции Закона № 247-ФЗ пись- о бухучете, но с 2013 года абзац почему-то исклю- менные чили. Теперь чиновники вернули его с уточнением: поручения требования главбуха обязательны к исполнению, если главбуха они оформлены в письменном виде. В пояснительной записке к законопроекту было сказа- но, что поправка направлена на то, чтобы обеспечить полноту и достоверность показателей отчетности, а также полноту отражения данных в бухучете. Юристы считают, что новшество связано с поправка- ми в статью 15.11 КоАП, которые освободили бухгал- тера от штрафов за чужие ошибки (Федеральный за- кон от 29.05.2019 № 113-ФЗ). С 9 июня проверяющие не вправе наказывать бухгалтера, если он исказил отчетность по причине того, что сам не оформлял пер- вичку или получил документы с опозданием. В спор- ной ситуации письменное требование станет инстру- ментом, чтобы доказать невиновность главбуха. Подробнее об изменениях читайте на с. 22 В законе В Законе о бухучете прописали запрет исправлять Федеральный С 26 июля уточнили, отчетность, которую уже утвердили учредители (ч. 9 закон 2019 года когда нужно ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). от 26.07.2019 сдать ис- Это правило главбухи выполняли и ранее (п. 10 № 247-ФЗ правленный ПБУ 22/2010, утв. приказом Минфина от 28.06.2010 баланс № 63н). Пересмотреть отчетность можно, если нашли ошибки до того, как учредители утвердили отчет (п. 7 и 8 ПБУ 22/2010). Теперь в законе предусмотрели срок, чтобы передать инспекторам исправленный отчет. На это у компании будет 10 рабочих дней с даты корректировок либо с момента, как учредители утвердили отчетность, если утверждение обязательно (подп. «б» п. 1 ст. 3 Закона № 247-ФЗ)

11 Первым делом Что Подробнее Основание С какого меняется изменений числа Упростили Теперь при торговле на рынке больше не нужно офор- Федеральный С 12 августа порядок млять карточку продавца. До поправок все торговцы закон 2019 года торговли на розничных рынках обязаны были иметь такую от 02.08.2019 на рознич- карточку, которую выдавала компания, управляющая № 302-ФЗ ных рынках рынком. Документ содержал основные сведения о продавце. Ее оформляли, когда подписывали дого- вор о предоставлении торгового места. Несмотря на отмену карточки, продавцы, как и рань- ше, обязаны иметь договор о предоставлении торгового места (его копию), а также документ, удостоверяющий личность. Данные документы про- давцы обязаны предъявлять по требованию полиции, контрольных органов, а также сотрудников компании, управляющей рынком Работо- Сотрудники ГИБДД или Ространснадзора начнут Федеральный с 1 ноября дателей штрафовать работодателей, если водители во время закон 2019 года станут пути не делают перерывы на отдых либо управляют от 26.07.2019 штрафовать машиной без тахографа. Контролеры найдут наруше- № 216-ФЗ за пере- ние во время плановой проверки или когда устанавли- работку вают виновника ДТП. В этом случае они запрашивают водителей документы: путевые листы, задания, а также распе- или пере- чатки данных с тахографа. По ним видно, сколько возки без времени водитель провел в пути, когда делал оста- тахографа новки. В смену водители обязаны делать 15-минутные перерывы. Первый раз перерыв потребуется через четыре часа после выезда в рейс, далее — через каждые два часа (п. 19 Положения, утв. приказом Минтранса от 20.08.2004 № 15). Водитель не должен работать сверх норм — 8 часов в смену, 40 часов в неделю. При суммированном учете смена водителя может длиться 10 или 12 часов, если речь идет о води- теле руководителя или о международных перевозках (ст. 104 ТК, п. 7—11 Положения, утв. приказом № 15). Штраф за переработку: на водителя — до 2 тыс. руб., на работодателя — от 20 тыс. до 50 тыс. руб. (ч. 3 ст. 11.23 КоАП). Компанию накажут, если водители не могли соблюдать режим труда и отдыха по вине ру- ководителя. Например, сотруднику поручили добрать- ся до места назначения за слишком короткий срок. Еще одна поправка в КоАП вводит штраф за выпуск в рейс авто без тахографа. Его обязаны устано- вить в авто перевозчики грузов и пассажиров (п. 2 Порядка, утв. приказом Минтранса от 21.08.2013 № 273, п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ). Если в автомобиле нет устройства, компанию оштрафуют на сумму до 50 тыс. руб. (ч. 2 ст. 11.23 КоАП)

12 №9, сентябрь, 2019 Обозреватель Что Подробнее Основание С какого меняется изменений числа Для марки- При продаже маркированных товаров надо применять Федеральный С 6 августа рованных кассу со специальным фискальным накопителем. закон 2019 года, товаров по- Такая касса должна формировать запросы о коде от 26.07.2019 но в законе требуется маркировки и уведомления о реализации маркирован- № 238-ФЗ есть пе- специаль- ного товара и передавать их в систему «Честный знак» реходный ная касса через оператора фискальных данных. Но обновлять период спешно накопители не нужно. Кассы со старыми нако- пителями можно применять, пока не закончится срок действия ключей фискального признака. То есть если зарегистрировали в июне 2019 года кассу с накопи- телем на 36 месяцев, то можно ее применять до июня 2022 года. ККТ со старыми накопителями можно регистрировать еще два года, то есть до 6 августа 2021 года. Еще одна поправка, что при продаже маркированных товаров на рынках и ярмарках и других местах, где компании раньше были освобождены от ККТ при тор- говле, придется применять кассу. Как нам разъяснили в ФНС, поправка касается продажи товаров, на кото- рые уже нанесена маркировка. То есть если продаете маркированную обувь на рынке, то нужно купить кассу Мало- Ежемесячное пособие на детей до 3 лет, которые ро- Федеральный С 1 января имущим дились после 1 января 2018 года, получат семьи, у ко- закон 2020 года семьям торых среднедушевой доход не превышает 2-кратный от 02.08.2019 с детьми прожиточный минимум трудоспособного населения № 305-ФЗ до 3 лет в регионе за II квартал года, предшествующего году дали допол- обращения за пособием. Сейчас дополнительное нительные пособие получают семьи на детей до полутора лет, пособия если среднедушевой доход не выше 1,5-кратного про- житочного минимума. Размер выплаты на ребенка равен прожиточному ми- нимуму на детей в регионе. Например, если в регионе прожиточный минимум за II квартал 2019 года для тру- доспособного населения составил 12 130 руб., а для детей — 11 004 руб., то в 2020 году в этом регионе выплата за ребенка составит 11 004 руб., но получать выплаты смогут семьи, у которых размер ежемесячно- го среднедушевого дохода не превышает 24 260 руб. Выплату назначат на один год, а потом надо обратить- ся с новым заявлением. Заявление нужно подать в ор- ган соцзащиты, если ребенок первый, или в ПФР — если ребенок второй. Гражданин, который претендует на пособие, дол- жен подтвердить свой доход. Поэтому работодатель выдает справку о размере зарплаты. Как оформить справку, смотрите в статье на с. 90

13 Первым делом Что Подробнее Основание С какого меняется изменений числа Станет Безнадежные долги физлиц перед фирмой освободи- Федераль- С 1 января больше ли от НДФЛ. Но речь идет не о любых долгах. Чтобы ный закон 2020 года доходов, доходы были освобождены от НДФЛ, есть условия: от 26.07.2019 которые — должник и кредитор не взаимозависимые; № 210-ФЗ не облага- — у сторон не было трудовых отношений за время ются НДФЛ долга; — погашенный долг не прикрывает материальную помощь; — за счет списания долга компания не гасит встреч- ное обязательство перед физлицом, например, за то- вары, работы или услуги. К примеру, если компания прощает долг физлица в связи с тем, что должна физлицу за товары, то при- дется исчислить НДФЛ. Но если компания ранее давала заем физлицу — не работнику и не смогла взыскать долг в течение трех лет, то при списании долга у физлица не возникает доходов. Еще одна поправка связана с тем, на какую дату исчи- слять НДФЛ, если безнадежный долг признается до- ходом. По новому правилу это день, когда обязатель- ство прекратилось в связи с тем, что долг признан безнадежным. Долг признается безнадежным, если: — истек срок давности взыскания; — пристав издал постановление об окончании испол- нительного производства; — пристав вернул документ, так как невозможно найти должника или у него нет имущества; — должник признан банкротом. По старым нормам у физлица возникал доход в день, когда долг списали с баланса. В итоге фирма могла не считать НДФЛ, потому что не списывала долг в учете, но фактически задолженность уже была безнадежной Граждане По общему правилу сейчас «физик» освобождается Федеральный С 1 января не будут от налога при продаже имущества, если владеет им закон 2020 года платить не менее пяти лет. Со следующего года НДФЛ не надо от 26.07.2019 налог платить при продаже любой единственной жилплоща- № 210-ФЗ с продажи ди, которой физлицо владело более трех лет. Сюда единствен- относятся квартиры, дома, комнаты, части и доли ного жилья, в жилье. Если продаете жилой дом и это ваше единст- которым венное жилье, то не нужно платить НДФЛ и при прода- владели же земли под домом. больше В кодексе есть уточнение, что при подсчете един- трех лет ственного жилья не учитывается недвижимость, которую физлицо купило за 90 календарных дней до продажи. Другими словами, если вы купили новую квартиру, у вас есть три месяца, чтобы продать ста- рую без уплаты налога

14 №9, сентябрь, 2019 Обозреватель Что Подробнее Основание С какого меняется изменений числа ПРОЕКТЫ Из МРОТ Новый проект запрещает учитывать компенсационные Законопроект С 1 января официаль- выплаты в составе зарплаты для целей ее сравне- № 762526-7 2020 года но исключат ния с МРОТ. Сейчас в зарплату включается как само компенса- вознаграждение за труд, так и все стимулирующие ционные и компенсационные выплаты. В частности, доплаты выплаты и надбавки за работу ночью, сверхурочно, северные надбавки (ст. 129 ТК). Ранее Минтруд пояснял, что до- платы за труд в ночное время, в выходные или празд- ники в пределах рабочего времени учитывают, когда сравнивают зарплату с МРОТ (письмо Минтруда от 04.09.2018 № 14-1/ООГ-7353). Но в этом году Конституционный суд пришел к выводу, что сверху- рочные, ночные и другие доплаты нужно начислять сверх минимума (постановление Конституционного суда от 11.04.2019 № 17-П). Поэтому теперь в кодексе закрепят, что из расчета МРОТ исключаются компен- сационные выплаты Спецре- Предельную ставку налога на имущество с кадастро- Законопроект С 1 января жимникам вой стоимости для упрощенцев, вмененщиков и ИП № 757476-7 2020 года снизят на патенте могут снизить с 2 до 0,5 процента. Регионы ставки не смогут устанавливать тариф выше этого значе- по налогу ния в течение трех лет — 2020, 2021 и 2022 годов. на имуще- Создатели законопроекта отмечают, что в прошлом ство году только 26 регионов установили показатель ниже 2 процентов, а в этом — 19. То есть регионы пред- почитают устанавливать максимальный тариф, в том числе для малого бизнеса Компании, С 17 февраля 2019 года компании должны сообщать Законопроект Точная дата которые в военкомат по месту своего учета о работниках, кото- № 620700-7 неизвестна не ведут во- рые уклоняются от воинского учета (п. 1 ст. 4 Феде- енный учет рального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ). Обычно их сотрудни- выявляют, когда принимают сотрудников на работу. ков, будут Если в организации работает уклонист и она не со- наказывать общит об этом, руководителя оштрафуют на сумму строже от 300 до 1000 руб. (ч. 3 ст. 21.4 КоАП). После того как новый закон вступит в силу, максимальный штраф увеличат до 5000 руб. Также компании отправляют в военный комиссари- ат списки молодых людей, которым 15, 16 и 17 лет (ст. 8 Закона № 53-ФЗ). Сейчас за нарушение этого требования предусмотрен штраф от 300 до 1000 руб. (ст. 21.1 КоАП). Когда поправки примут, максимум вырастет в три раза — до 3000 руб.



16 №9, сентябрь, 2019 Обозреватель Коротко Упрощенцам разъяснили, как оформить документы при возврате товара Письмо Минфина Продавец на УСН не должен выставлять корректировоч- от 16.07.2019 ный счет-фактуру, если покупатель на общей системе воз- № 03-07-09/52435 вращает товар. По общему правилу с 1 апреля 2019 года при воз- врате товара покупатель не  выставляет счета-фактуры. Корректировочный документ должен выставить прода- вец (постановление Правительства от 19.01.2019 № 15). Но  продавцов на  УСН изменения в  порядке возврата не касается. Упрощенцы не платят НДС и не ведут книгу продаж (п. 2 ст. 346.11 НК). Поэтому они не выставляют первичные счета-фактуры, когда продают товар. А раз нет первичного счета-фактуры, значит, не нужен и корректи- ровочный. Как покупатель должен оформить документы при возврате, зависит от того, по какому договору он возвра- щает товар. Вариант 1 — партнер вернул товар в рамках перво- начального договора. Например, в связи с пересортицей, браком или по другим причинам. Тогда при возврате по- купатель оформит возвратную накладную и поставит в ней стоимость товара из  первоначального документа на  от- грузку. То  есть покупатель должен записать стоимость товара без НДС, поскольку вы не включали налог в сто- имость имущества. Кроме того, партнер выставляет пре- тензию и  акт о  несоответствующем качестве, если товар бракованный. Счета-фактуры в данном случае не нужны. Вариант 2 — стороны заключили отдельный до- говор, по  которому покупатель продает купленный то- вар обратно. Это будет уже обратная реализация, поэ- тому бывший покупатель уже выступает как продавец. Вот в  этом случае он  оформляет накладную на  отгрузку и  счет-фактуру с  НДС, если является плательщиком на- лога (письма Минфина от 12.04.2019 № 03-07-09/26046 и от 08.04.2019 № 03-07-09/24636).

17 Коротко Компании получат новые сообщения о налогах Приказ ФНС от 05.07.2019 В 2021 году упрощенцы получат из инспекций новые со- № ММВ-7-21/337@ общения о  сумме транспортного и  земельного налогов. ФНС утвердила формы документов, которые будет на- правлять налогоплательщикам. С 1 января 2021 года налогоплательщики больше не будут отчитываться за транспорт и землю (п. 17 и 26 Федерального закона от 15.04.2019 № 63-ФЗ). Упрощен- цы в 2020 году последний раз сдадут декларации по транс- портному и  земельному налогам за  2019 год. Налоговая сама посчитает налоги и отразит в карточке учета расчетов с бюджетом. Сообщение с суммой налога инспекция от- правит налогоплательщику. Но если компания не хочет платить пени, то придет- ся рассчитать налог раньше, чем это сделают инспекторы. ИФНС вышлет сообщение в течение полугода после сро- ка уплаты налога. Сообщение об уплате инспекторы будут высылать по ТКС через оператора, через личный кабинет налогоплательщика  на сайте nalog.ru или по почте. На бу- маге документ отправят, если не  смогли прислать элек- тронно. Программа будет автоматически формировать со- общения на основании данных из ГИБДД и Росреестра. Если упрощенец не согласен с суммой налога, он вправе оспорить сумму. У организации есть 10 дней, чтобы пред- ставить в  налоговую пояснения и  документы, которые подтверждают сумму налога, право на пониженные став- ки и льготы (п. 6 ст. 363 и п. 5 ст. 397 НК в ред. Закона № 63-ФЗ). Инспекция рассмотрит пояснения и докумен- ты в течение месяца, и если найдет у себя ошибки, то пе- ресчитает налог и отправит новое сообщение (п. 7 ст. 363 и п. 5 ст. 397 НК в ред. Закона № 63-ФЗ). Если налоговая не примет доказательства, то вместо повторного сообще- ния она отправит требование об уплате налога. Чиновники разрешили отвечать на требование как угодно Письмо Минфина Упрощенец вправе выбрать, как направить в  инспекцию от 22.07.2019 пояснения или документы, которые налоговики запроси- № 03-02-08/54231 ли на  камеральной проверке. Если налоговая отправила требование по ТКС, налогоплательщик вправе отправить ответ почтой или отвезти лично.

18 №9, сентябрь, 2019 Обозреватель Отвечать на  требование по  ТКС обязаны те, кто должен сдавать декларацию по  НДС в  электронном ви- де (п. 3 ст. 88 НК). Упрощенец, который платит НДС как налоговый агент, может предоставлять ответ на требова- ние в бумажной форме. Ведь компании на спецрежимах, которые платят НДС только как агенты, могут отчитаться и на бумаге (п. 5 ст. 174 НК). Упрощенцы могут сэкономить на взносах Письмо Минфина Упрощенцы не должны начислять страховые взносы, если от 21.06.2019 платят физлицам стипендию по  ученическим договорам № 03-15-06/45624 и вознаграждение за работу на практических занятиях. Взносы начисляются на выплаты в рамках трудовых отношений или по гражданско-правовым договорам на вы- полнение работ или оказание услуг (п. 1 ст. 420 НК). Уче- нический договор не является трудовым, даже если работ- ник проходит обучение без отрыва от  основной работы. В отличие от работника, ученик не обязуется выполнить определенный объем работы (ст. 56 ТК). Это относится и к гражданско-правовому договору (п. 1 ст. 702 ГК). Раньше фонды пытались доначислить взносы, если фирмы оплачивали ученикам за  практические занятия. Но  судьи подтверждали, что такие выплаты взносами не облагаются, поскольку договор не предполагает выпол- нение трудовой функции либо определенных работ (по- становление Арбитражного суда Центрального округа от 25.02.2019 № Ф10-6133/2018). Заключить ученический договор компания может как с соискателем, так и с действующим работником, если планирует переобучить его (абз. 1 ст. 198 ТК). Если учит- ся работник, то  фирма заключает ученический договор в дополнение у трудовому (ст. 198 ТК). В договоре укажи- те наименование и обязанности сторон, какую квалифика- цию приобретет ученик, срок и размер оплаты в период ученичества (ст. 199 ТК). При этом необязательно назна- чать ученику наставника, обучение можно вести в других формах (ст. 202 ТК). Например, если учеников несколько, можно организовать курсы. Стипендия и вознаграждение по ученическому до- говору облагаются НДФЛ. От налога освобождены только стипендии студентов, физлиц, которые учатся по направ- лению службы занятости, и др. (п. 11 ст. 217 НК).

19 Коротко Учет доходов и расходов на УСН Вопрос Ответ Должен ли Да, должен. Доходы на УСН определяются так же, как и по упрощенец налогу на прибыль, а в статье 251 НК компенсация комму- учитывать в доходах нальных услуг не указана (письмо Минфина от 28.06.2019 платежи арендатора № 03-11-11/47805). «Коммуналку» можно не учитывать в дохо- за «коммуналку»? дах, только если вы заключили с арендатором дополнительно агентский договор на покупку таких услуг. Тогда вы включаете в базу только посредническое вознаграждение (письмо Мин- фина от 01.04.2019 № 03-11-06/2/22193). А сумма компенса- ции за коммунальные услуги будет необлагаемым доходом Вправе ли Да, вправе. В расходах при УСН вы вправе учесть нотариаль- упрощенец учесть ные услуги, но в пределах утвержденных лимитов (подп. 14 расходы на завере- п. 1 ст. 346.16 НК). Лимит — это госпошлина из НК или нота- ние доверенностей риальный тариф (ст. 333.24 НК, ст. 22.1 Основ законодатель- нотариусом? ства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1). Но на практике нотариус берет за оформление не только тариф, но и плату за услуги технического и правового характера. Затраты на пра- вовые услуги можно отнести к юридическим, их тоже можно списать на УСН (письмо Минфина от 28.06.2019 № 03-11- 11/47568). Подробнее о том, как учитывать расходы на нотари- уса, читайте в «Упрощенке», 2019, № 1, с. 99 Вправе ли Да, вправе, как расходы на командировку (подп. 13 п.1 упрощенец учесть ст. 346.16 НК). Но чтобы списать плату за жилье, расхо- расходы на съем ды нужно подтвердить (письмо Минфина от 27.06.2019 жилья при команди- № 03-11-11/47160). У работника, который снимал квартиру, ровке? должен быть договор с арендодателем и квитанция или распи- ска об оплате услуг Может ли Да, может, как расходы на обеспечение пожарной безопасно- упрощенец учесть сти (подп. 10 п. 1 ст. 346.16 НК, письмо Минфина от 12.07.2019 в расходах покупку № 03-11-11/52084). К таким расходам можно отнести обучение огнетушителей? пожарной безопасности, огнезащитные работы, ремонт и об- служивание огнетушителей и других средств тушения, монтаж и обслуживание противопожарной сигнализации. Полный спи- сок расходов на пожарную безопасность — в статье 24 Феде- рального закона от 21.12.1994 № 69-ФЗ Вправе ли Да, вправе (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК). В НК нет ограничения, упрощенец учесть что арендованное помещение должно находиться не террито- аренду нежилого рии РФ. Значит, можно учесть расходы на аренду зданий за ру- помещения бежом, если фирма использует помещения в бизнесе. Напри- за рубежом? мер, арендует склад или офис (письмо Минфина от 25.08.2019 № 03-11-11/46327)



21 Тест Проверьте свои знания Ответьте на вопросы теста, чтобы проверить свои знания. Подсказки к ответам вы найдете в статьях текущего номера. 1Какой максимальный доход может 4Что нужно сделать, если вы указали получить компания за 2019 год, что- не тот код ОКТМО в налоговом пла- бы не лишиться права на УСН? тежном поручении? А. 100 млн руб. А. Заплатить налог еще раз. Б. 112,5 млн руб. Б. Написать заявление в ИФНС об уточне- В. 150 млн руб. нии платежа. Г. 200 млн руб. В. Написать письмо в банк об уточнении платежа. Подсказки в статье на с. 6. Г. Ничего не делать, налоговики сами зачис- лят платеж, куда надо. 2Кто вправе не устанавливать лимит остатка наличных в кассе? Подсказки в статье на с. 49. А. Только индивидуальные предпринимате- 5В каком случае в путевом листе ли на УСН. обязательно указывать маршрут Б. ИП и компании на УСН. В. ИП и малые предприятия, в том числе поездки? микрокомпании. Г. Лимит остатка наличных обязателен для А. Ездили по одному и тому же городу всех упрощенцев. или иному населенному пункту. Б. Ездили в другой город или область. Подсказки в статье на с. 32. В. Проехали больше 100 км в день. Г. В любом. 3Организация на УСН по ошибке не учла расходы, которые относят- Подсказки в статье на с. 55. ся к прошлому году. В прошлом году 6Работник хочет получать зарплату не на карту, а наличными. В каком получили убыток. В каком году учесть случае вы вправе ему отказать? расходы? А. В любом. А. В прошлом году. Б. Ни в каком. Б. В текущем году. В. Если работник не является резидентом В. На выбор бухгалтера: в прошлом или те- нашей страны. кущем году. Г. Если выплата в пользу работника больше Г. В текущем году, если по итогам года будет 100 тыс. руб. прибыль. Подсказки в статье на с. 70. Подсказки в статье на с. 38. Правильные ответы: 1В, 2В, 3А, 4Б, 5Г, 6В.

22 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос Документооборот Полина Лисицына, эксперт журнала «Упрощенка» Теперь главбух диктует, как оформлять первичку. Раздайте инструкции работникам Вы каждый день напоминаете менеджерам и другим работникам про пер- вичку, а в ответ получаете лишь обещания. Знакомо? Теперь главбух дает обязательные распоряжения насчет первичных документов. Но чтобы все слушались, утвердите необходимые приказы и инструкции и ознакомьте работников. *Пункт 3 статьи 9 Федерального Что изменилось в работе бухгалтера закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ С 26 июля 2019 года в законе четко закрепили, что все ра- в редакции Федерального за- ботники обязаны выполнять письменные указания главбу- кона от 26.07.2019 № 247-ФЗ. ха насчет того, как оформлять первичку, когда и кому сда- вать документы*. Если главного бухгалтера в штате нет, значит, работники должны исполнять требования обыч- ного бухгалтера или специалиста, который ведет учет по договору услуг. Подобное правило было в старой редакции закона о бухучете, но с 2013 года абзац исключили. Теперь чи- новники вернули его с уточнением: требования главбуха обязательны к исполнению, если они оформлены в пись- менном виде. Сейчас в Положении по бухучету тоже есть анало- гичное правило (п. 12 Положения, утв. приказом Минфи- на от 29.07.1998 № 34н). Но не все компании им поль- зуются. В  итоге менеджеры и  другие работники никак не доносят правильную первичку.

23 Документооборот Как оформить письменные требования главбуха В поправках к закону не сказано, в каком виде оформить письменные требования — в виде приказа директора или какого-то иного документа. Не издавайте отдельный приказ. Вы обязаны утвер- ждать правила документооборота и технологию обработ- ки учетной информации как приложение к учетной поли- тике (п. 4 ПБУ 1/2008). Поэтому если у вас нет порядка организации документооборота, внесите изменения в бух- галтерскую учетную политику. Как назвать приложения и как их оформить, ПБУ 1/2008 не конкретизирует. Со- ветуем оформить: — инструкции для работников, которые оформляют или получают первичные документы; — график документооборота; — список лиц, которые вправе подписывать первич- ные документы. Можно ли  в данной ситуации поменять политику в  середине года, рассказали эксперты по  бухучету (см. врезку ниже). Приказ о  дополнениях в  учетную политику утвер- ждает директор (см. образец 1 на  с. 24). Также внесите дополнения в правила внутреннего трудового распорядка. Запишите, что сотрудники, которые работают с  первич- кой, обязаны соблюдать письменные требования главного бухгалтера, закрепленные в учетной политике (см. обра- зец 2 на с. 25). Можно ли поменять учетную политику в середине года? Альмин Рабинович, руководитель управления бухгалтерского и налогового консалтинга ООО «ФинЭкспертиза», к. и. н. — Поскольку поменялся закон о бухучете, вы вправе менять учетную политику в середине года (подп. 1 п. 6 ст. 8 Закона № 402-ФЗ, п. 10 ПБУ 1/2008 и Закон № 247-ФЗ). Дополните документ, если в нем не сказано, что требования главбуха обязательны для работников, и нет самих требований. Чтобы утвердить новые пра- вила, издайте приказ директора о внесении изменений в учетную политику.

24 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос Образец 1. Приказ о дополнениях в учетную политику Общество с ограниченной ответственностью «Василек» Приказ № 18 о дополнениях в учетную политику для целей бухгалтерского учета г. Москва 1 августа 2019 года В связи с вступлением в действие Федерального закона от 26.07.2019 № 247-ФЗ ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Дополнить учетную политику ООО «Василек» следующими приложениями: 1) инструкции для работников, которые имеют дело с первичными докумен- тами; 2) график документооборота в ООО «Василек»; 3) список сотрудников ООО «Василек», имеющих право подписи первичных до- кументов. 2. Установить, что приложения к учетной политике обязательны для исполнения всеми сотрудниками ООО «Василек», которые работают с первичными документами. 3. Ознакомить с дополнениями в учетной политике всех работников ООО «Васи- лек», которые имеют дело с первичными документами. 4. Установить, что приказ вступает в силу с даты подписания. 5. Контроль за соблюдением приказа беру на себя. Генеральный директор Петров А.В. Петров Образец Какие инструкции разработать Шаблоны инструкций по реа- для сотрудников лизации работ и услуг, прихо- ду ТМЦ и работе с наличными Определите, с  какими операциями сталкивается компа- скачайте на сайте e.26-2.ru ния, какие документы составляет и получает от сторонних в тексте этой статьи. организаций. Составьте инструкции для работников, кото- рые оформляют первичку или получают документы от по- ставщиков и подрядчиков. Бумажные инструкции избавят сотрудников от лишних вопросов, а вас от проблем с недо- стающими бумагами. Ведь если работники получили пись- менные распоряжения, то  уже точно не  смогут сказать, что якобы не знали, у кого подписывать накладные, кому отдать и т. п. Мы составили шаблоны инструкций для основных операций — реализация товаров и получение наличных под отчет на хозяйственные расходы и  командировки

25 Документооборот Образец 2. Приказ об изменениях в ПВТР Общество с ограниченной ответственностью «Василек» Приказ № 19 о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Василек» г. Москва 1 августа 2019 года В целях оптимизации документооборота и повышения качества бухгалтерского и налогового учета в ООО «Василек» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Дополнить раздел 6 «Обязанности работников» Правил внутреннего трудово- го распорядка ООО «Василек» следующими пунктами: «6.10. Работники отдела сбыта, снабжения, транспортного и финансового от- делов обязаны исполнять инструкции, которые приложены к учетной политике орга- низации. 6.11. Все работники ООО “Василек” обязаны соблюдать график документообо- рота, который приложен к учетной политике организации». 2. Ознакомить с дополнениями в Правилах внутреннего трудового распорядка всех работников ООО «Василек». 3. Установить, что изменения вступают в силу с даты подписания приказа. 4. Контроль за соблюдением приказа беру на себя. Генеральный директор Петров А.В. Петров (с. 26—27). Возьмите наши образцы за основу. Если у вас в компании есть другие операции, то  составьте свои ин- струкции для работников. Как назначить ответственных за подпись документов Чтобы назначить конкретных работников, которые долж- ны отвечать за  оформление операции и подготовку до- кументов, и  предоставить сотрудникам право подпи- си первички, составьте приказ директора (см. образец 3 на с. 28). На всякий случай включите в приказ по два от- ветственных работника на каждый первичный документ. В таком случае у сотрудников будет меньше вопросов в си- туации, когда один ответственный работник заболеет или уйдет в отпуск.

26 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос Инструкция 1. Для кладовщиков. Как оформить реализацию ТМЦ ЕСЛИ ТОВАР ПЕРЕДАЕТЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЮ ПОКУПАТЕЛЯ Шаг 1. Заполнить обязательные реквизиты в накладной по образцу Заполнить Распечатать в двух экземплярах товарную накладную Внимание! Включить в накладную товары из заявки покупателя, цены — (ТОРГ-12) из договора/счета на оплату Шаг 2. СТРОКА В НАКЛАДНОЙ ПОДПИСЬ Подписать Отпуск разрешил заместитель директора накладную у работников Главный (старший) бухгалтер бухгалтер компании Отпуск груза произвел заведующий складом Шаг 3. Взять доверенность у представителя покупателя Передать Сверить Ф. И. О. в паспорте и доверенности Попросить представителя покупателя расписаться в строке «Груз принял» товар, Отдать представителю покупателя товар и один экземпляр накладной получить Отдать второй экземпляр накладной и доверенность покупателя в бухгал- подпись и сдать терию документы главбуху ЕСЛИ ТОВАР ПЕРЕДАЕТЕ ПЕРЕВОЗЧИКУ Шаг 1. Запол- Заполнить обязательные реквизиты в товарной накладной по образцу нить товарную Заполнить пункты 1—7 и 16 в транспортной накладной по образцу Распечатать документы: накладную — товарную накладную — в трех экземплярах; (ТОРГ-12) — транспортную накладную — в двух экземплярах и транспортную накладную СТРОКА В НАКЛАДНОЙ ПОДПИСЬ Шаг 2. Товарная накладная Подписать документы Отпуск разрешил заместитель директора у работников компании Главный (старший) бухгалтер бухгалтер Отпуск груза произвел заведующий складом Транспортная накладная пункт 6 заведующий складом пункт 16 заместитель директора Шаг 3. Взять доверенность у представителя перевозчика Проверить Сверить Ф. И. О. в паспорте и доверенности полномочия Попросить представителя перевозчика расписаться: перевозчика, — товарная накладная — в строке «Груз принял»; передать — транспортная накладная — в пунктах 6 и 9 товар, получить Отдать перевозчику товар, два экземпляра товарной накладной, три эк- земпляра транспортной накладной подпись Выяснить у покупателя дату отправки накладных Шаг 4. Отследить и получить экземпляр товарной и транспортной накладной Получить Накладные с отметками передать в бухгалтерию — в день получения документы от покупателя и сдать главбуху

27 Документооборот Инструкция 2. Для подотчетников. Как получить деньги и отчитаться ПЕРЕД ПОКУПКОЙ ТМЦ/КОМАНДИРОВКОЙ Шаг 1. Написать заявление на имя директора по образцу Написать Заполнить желаемую сумму и цель — на что нужны деньги заявление Шаг 2. Директор заполняет: Подписать — сумму, которую должен выдать главбух/кассир; заявление — срок, на который главбух/кассир выдает деньги; у директора — текущую дату; — личную подпись Шаг 3. Передать главбуху/кассиру заявление с подписью директора Передать Получить сумму в кассе заявление главбуху/ кассиру В МОМЕНТ И ПОСЛЕ ПОКУПКИ ТМЦ/КОМАНДИРОВКИ Шаг 1. Получить подтверждающие документы согласно памятке подотчетника Получить в магазине/в аэропорту/на вокзале/в отеле документы для отчета Шаг 2. Взять бланк авансового отчета в бухгалтерии Заполнить Заполнить авансовый отчет по образцу авансовый Подписать оборотную сторону авансового отчета Приложить документы согласно памятке подотчетника отчет и приложить документы Шаг 3. Передать в бухгалтерию заполненный авансовый отчет Передать отчет Сдать в кассу неизрасходованные деньги Получить в кассе наличные, если потратили больше, чем получили и документы главбуху Внимание! Срок сдачи авансового отчета и документов — три рабочих дня с момента: — окончания срока, на который получили деньги на хозрасходы; — выхода на работу после командировки Как утвердить график документооборота В графике документооборота вы  определяете, в  какой срок работники должны передать документы. Этот срок можно установить как определенное число месяца или чи- сло дней с момента, как работники оформили или получи- ли документы. В  график сведите всю первичку и  другие документы, с которыми имеет дело компания. График утвердите приказом руководителя и прило- жите к учетной политике. В каком виде составить график документооборота, решите сами. Некоторые бухгалтеры

28 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос Образец 3. Приказ об ответственных за подпись Общество с ограниченной ответственностью «Василек» Приказ № 28 о назначении ответственных за подпись первичных документов ООО «Василек» г. Москва 22 августа 2019 года В целях оптимизации документооборота и повышения качества бухгалтерского и налогового учета в ООО «Василек» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Назначить ответственными за подпись документов следующих работников ООО «Василек»: 1) товарная накладная Строка «Отпуск груза разрешил» — заместитель директора Васильев А.В., ком- мерческий директор Савельев Е.С. Строка «Главный (старший) бухгалтер» — главный бухгалтер Кошкина О.П., бух- галтер Родионова И.К. Строка «Отпуск груза произвел» — кладовщик Сергеев И.С., заведующий скла- дом Кравцов В.П. <...> предпочитают составлять схему движения каждого доку- мента. Другие используют классический способ — в ви- де таблицы. Внесите в график документы и отметьте, кто их составляет, подписывает и  передает в  бухгалтерию. Для  каждого этапа поставьте сроки и  ответственных со- трудников: кто будет оформлять документ, кто передавать в бухгалтерию. Документы в  графике располагайте так, как удобно. Например, по  алфавиту, с  привязкой к  хоз- операции, должностям или структурным подразделениям (см. образец 4 на с. 29). Каждый сотрудник должен знать, что, как и  когда он обязан делать в соответствии с утвержденным графи- ком. Есть два варианта: — оформить дополнительный лист к  графику, где сотрудники распишутся в том, что ознакомились с графи- ком; — сделать выписки из графика для каждого работ- ника и раздать под расписку.

29 Документооборот Образец 4. График документооборота (фрагмент) Общество с ограниченной ответственностью «Василек» ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА Утверждено приказом от 22.08.2019 № 64 Создание (получение) документа Передача документа Обработка и хранение в бухгалтерию и проверка Наи- мено- Кол-во Кто Срок Ответст- Кто Срок Ответст- Кто Срок Срок вание экз. выписывает офор- венный представляет пере- венный исполняет испол- хра- доку- мления за испол- за проверкуу нения не- мента нение дачи ния 12 345 67 8 9 10 11 Товар- 2 ОТДЕЛ ПРОДАЖ ная наклад- Менеджер В день Начальник Менеджер Следу- Бухгалтер Бухгалтер В день 5 лет ная Захарова А.П. отгрузки отдела Захарова А.П. ющий Самойлова Е.С. Самойлова Е.С. посту- Акт 2 о сда- товара продаж рабочий пления че-при- емке (перед Кузнецов И.С. день доку- работ отгруз- после мента <…> кой) отгрузки товара В день Начальник Менеджер Следу- Бухгалтер Бухгалтер В день 5 лет переда- отдела Федотова И.С. ющий Самойлова Е.С. Самойлова Е.С. посту- чи ре- продаж рабочий пления зультата Кузнецов И.С. день доку- работ после мента заказ- переда- чику чи ре- зультата работ заказ- чику Если вы составляете график в Excel, то сделать вы- писку можно с помощью функции «Данные — Фильтр — Автофильтр». Как воздействовать на нарушителей Вариант 1 — ответственность. Чтобы сотрудники не игно- рировали обязанности, закрепите и меры ответственности за неисполнение к тем, кто игнорирует требования глав- буха. Одна из мер — дисциплинарная ответственность — замечание, выговор и  увольнение (ст. 192 ТК). Но,  как правило, эти методы не работают на практике.

30 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос Образец 5. Приказ о внесении изменений в положение об оплате труда Общество с ограниченной ответственностью «Василек» Приказ № 33 о внесении изменений в Положение об оплате труда ООО «Василек» г. Москва 26 августа 2019 года В целях оптимизации документооборота в ООО «Василек» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Дополнить раздел 7 «Система премирования» Положения об оплате труда ООО «Василек» следующими пунктами: «7.15. Премии могут быть снижены на 50% от начисленной суммы, если работ- ники в течение месяца не представляли в бухгалтерию требуемые документы в срок, указанный в графике документооборота. 7.16. Премии могут быть снижены на 20% от начисленной суммы, если работ- ники в течение месяца представляли в бухгалтерию документы с неверными реквизи- тами. 7.17. Главный бухгалтер ООО “Василек” не позднее 2-го числа следующего ме- сяца обязан составить служебную записку о работниках, которые нарушили график документооборота либо передали документы с ошибками». 2. Установить, что изменения вступают в силу с даты подписания приказа. 3. Контроль за соблюдением приказа беру на себя. Генеральный директор Петров А.В. Петров Другой действенный способ — материальная от- ветственность. Если компания платит премии, то пропи- шите в положении об оплате труда или положении о пре- мировании, что за нарушение обязанностей работодатель вправе снизить премию (см. образец 5 выше). Другими словами, размер премии зависит от работы с первичкой. К  примеру, работодатель снижает премию работника на 20 процентов, если он оформил документы с ошибка- ми, и на 50 процентов, если в срок не сдал закрывающие документы в  бухгалтерию. Главбух по  итогам месяца со- ставляет служебную записку с  данными нарушителей, а директор издает приказ о снижении премии. Если зарплата работников состоит только из  окла- дов, вы не вправе снижать зарплату, даже если работник

31 Документооборот Образец 6. Приказ о дополнительных премиях Общество с ограниченной ответственностью «Василек» Приказ № 38 о внесении изменений в Положение об оплате труда ООО «Василек» г. Москва 26 августа 2019 года В целях оптимизации документооборота в ООО «Василек» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Дополнить раздел 7 «Система премирования» Положения об оплате труда ООО «Василек» следующими пунктами: «7.18. Дополнительные премии в размере 10% от должностного оклада пола- гаются работникам, которые в течение месяца выполняли письменные требования бухгалтера и представляли в бухгалтерию документы в срок, указанный в графике до- кументооборота, и без недочетов. 7.19. Главный бухгалтер ООО “Василек” не позднее 2-го числа следующего ме- сяца обязан составить служебную записку о работниках, которым полагается допол- нительная премия». <...> игнорирует требования главбуха. Если фирма устано- вит штрафы и  вычтет их  из зарплаты, то  по жалобе ра- ботника судьи обяжут компанию вернуть удержанную сумму (постановление Верховного суда от  01.09.2017 №  53-АД17-3). Поэтому если работники саботируют требования главбуха, заручитесь поддержкой директора и  измените систему оплаты труда — поделите зарплату на оклад и премии. Вариант 2 — поощрения. Если ваш руководитель хочет не  наказывать нарушителей, а  поощрить добросо- вестных сотрудников, введите дополнительные премии, например, за  соблюдение графика документооборота. Внесите изменения в положение об оплате труда. Укажи- те, какие премии получают те, кто оформляют документы без ошибок и вовремя передают главбуху. И пропишите, как вы  будете информировать руководителя о  работни- ках, которых следует поощрить (см. образец 6 выше). По- скольку премии связаны с результатами работы, вы смо- жете учесть их в расходах на оплату труда.

32 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос Документооборот Полина Лисицына, эксперт журнала «Упрощенка» Три внутренних положения для работы с документами Внутренние положения помогут упорядочить документооборот в компании. По ним вы сразу разберетесь, какие бумаги когда и как оформлять, а какие с кого требовать. Три самых важных документа — в статье. Образец Положение о кассовых операциях Положение о кассовых операциях скачайте на сай- Чем поможет документ. Упорядочит кассовый докумен- те e.26-2.ru в тексте этой тооборот в компании. Операции с наличными вы обязаны статьи. оформлять в соответствии с Указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Но этот документ регулирует не все вопросы. К примеру, вы сами решаете, бумажные или электронные документы будете оформлять, где станете хранить налич- ные и т. п. Все эти вопросы удобно прописать в одном по- ложении (см. образец 1 на с. 33). Включите в положение: — общую информацию о кассирах и лимите; — как оформлять и хранить кассовые документы; — где хранить и как перевозить наличные деньги. Общая информация. Укажите, кто ведет операции с  наличными: кассир, бухгалтер-кассир или сам главбух. Пропишите обязанности кассира или сошлитесь на долж- ностную инструкцию. Добавьте информацию о  лимите кассы. Если ваша компания малая, вы вправе не устанав- ливать лимит остатка наличных (п. 2 Указания № 3210-У). Укажите в положении, что работаете без лимита. Если ре- шили установить лимит, поясните, как его считаете.

33 Документооборот Образец 1. Положение о кассовых операциях (фрагмент) Общая информация 1.1. Кассовые операции в организации ведет бухгалтер-кассир в соответствии с кассовым порядкам (Указание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). 1.2. Права и обязанности бухгалтера-кассира указаны в должностной инструк- ции, с которой специалист по кадрам знакомит кассира под личную подпись. 1.3. Лимит остатка наличных денежных средств организация не устанавливает, поскольку является малым предприятием (п. 2 Указания № 3210-У). Порядок формирования и хранения документов 2.1. Кассовые документы оформляет бухгалтер-кассир. Иные сотрудники, уполномоченные оформлять и подписывать кассовые документы, устанавливаются отдельным приказом руководителя. 2.2. Документы хранятся в сейфе бухгалтерии в течение пяти лет с окончания года, в котором они оформлены. За сохранность отвечает главный бухгалтер. 2.3. Все наличные деньги, денежные документы и ценные бумаги хранятся в несгораемых сейфах, ключи от которых хранятся у бухгалтера-кассира. Бухгалтеру- кассиру запрещается оставлять ключи без присмотра, передавать их любым другим лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опе- чатанных кассирами пакетах хранятся у руководителя организации. <...> Оформление документов. Укажите, как вы  плани- руете оформлять кассовую книгу, приходные и  расход- ные ордера: вручную на бумаге, заполнять на компьютере и распечатывать, оформлять в электронном виде и заверять электронной подписью. Допустим любой вариант, в  том числе комбинированный (п. 4.7 Указания № 3210-У). Запишите, кто будет оформлять «приходники», «расходники», ведомости и кассовую книгу, кто подписы- вать. Добавьте, где и сколько лет будете хранить докумен- ты. Если в  компании есть обособленная торговая точка, укажите, как вы приходуете наличную выручку. Вы можете добавить пункт о  том, на  какие расхо- ды кассир может выписывать РКО. Например, зарплату, подотчет, оплату товаров и  т. п. Весь список разрешен- ных расходов есть в пункте 2 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У. Хранение и перевозка наличных. Запишите, по ка- кому адресу, в каком месте вы планируете вести наличные расчеты. Добавьте пункты о способах безопасности и пра- вилах, которые должен соблюдать кассир.

34 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос Образец Пропишите, как вы будете доставлять деньги в банк Положение о подотчетных и из банка. Если деньги перевозит кассир, добавьте пункт скачайте на сайте e.26-2.ru о транспорте. Например, укажите, что руководитель обя- в тексте этой статьи. зан предоставить кассиру служебный транспорт в опреде- ленное время. Если вы заключили договор на инкассацию выручки, укажите это в положении. Инвентаризация. Укажите, как часто вы планируе- те проводить инвентаризацию наличных и кассовых доку- ментов. Добавьте, в каком случае можете назначить вне- плановую проверку, например при смене кассира. Дополнительные пункты. Если у  вашей организа- ции есть обособленные подразделения, которые работают с наличкой, пропишите порядок их работы. Укажите, кто выписывает ПКО, РКО и кассовую книгу в подразделени- ях. Добавьте положения о том, как передаются документы в основной офис, кто и как забирает наличные. Положение о подотчетных Чем поможет документ. Подскажет, как оформить выдачу денег под отчет, когда, как и чем отчитаться. Центробанк очень лаконично прописал вопросы подотчета (п. 6.3 Ука- зания № 3210-У). Большинство вопросов вы решаете са- ми. Утвердите один документ (см. образец 2 на с. 35). Какие пункты включить. Пропишите в положении: — список подотчетных работников; — способ выдачи денег; — порядок выдачи; — максимальные сроки выдачи денег под отчет. Список подотчетных работников. Если в компании небольшой штат и низкая текучка кадров, включите в по- ложение Ф. И. О. и должности работников, которым вы- даете деньги. Если же  работников много или они часто меняются, удобнее утвердить список подотчетников от- дельным приказом. А  в положении укажите, как форми- руется список подотчетников. Тогда не придется вносить изменения при увольнении и приеме. Способ выдачи денег. Укажите, как выдаете деньги под отчет: только наличными либо переводите на карты. Порядок выдачи. Запишите, на  основании каких документов выдаете деньги под отчет. Есть два варианта: заявление работника или приказ директора. Еще добавь- те, вправе ли работник получать деньги, если за ним ви- сит долг по предыдущему авансу. Кассовый порядок раз-

35 Документооборот Образец 2. Положение о подотчетных (фрагмент) <...> 2. Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет, устанавливается приказом директора компании. 3. Подотчетные средства могут быть выданы работнику: — наличными денежными средствами по расходному кассовому ордеру из кас- сы организации; — безналичным перечислением с расчетного счета организации на корпора- тивную карту организации или личную карту работника. 4. Денежные средства под отчет выдаются на основании приказа, подписанного руководителем организации. Ответственным за подготовку приказа является главный бухгалтер. Приказ должен содержать следующие сведения: дата, Ф. И. О. подотчетно- го лица, подотчетная сумма, срок, на который выдаются деньги. <...> решает выдавать деньги должникам (Указание ЦБ от 19.06.2017 № 4416-У). Но вы вправе установить свое правило. Срок подотчетных. Укажите, на  какие максималь- ные сроки компания выдает деньги под отчет. Конкрет- ный срок нужно указать в том документе, на основании ко- торого выдаете деньги, — заявлении или приказе. Вы можете установить любой срок для подотчета, да- же один год. Кассовый порядок не запрещает. Но налого- вики при проверке заинтересуются подотчетными долгами руководителя. И если обнаружат, что подотчет фиктивный, доначислят НДФЛ и взносы (постановление Арбитражно- го суда Западно-Сибирского округа от 17.04.2019 № Ф04- 692/2019 по делу № А81-2117/2018). По истечении трех рабочих дней после истечения срока, на  который работник получил деньги, он  должен принести в бухгалтерию авансовый отчет и  документы (п. 6.3 Указания № 3210-У). Если подотчетный работ- ник ездил в командировку, то он должен представить бу- маги в течение трех рабочих дней после выхода на рабо- ту (п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Дополнительные пункты. Пропишите в положении, какие документы должен приложить работник к авансово- му отчету в зависимости от того, что и у кого приобрел. Еще укажите в положении:

36 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос Образец — максимальную подотчетную сумму; Положения о кадровом — максимальную сумму расчета с компаниями и ИП; документообороте и о пер- — срок проверки авансового отчета; сональных данных скачайте — ответственность работника, который вовремя на сайте e.26-2.ru в тексте не отчитался и не вернул деньги. этой статьи. Вы вправе разработать отдельное положение о  ко- мандировках или добавить пункты в  положение о  подо- тчете. Укажите суммы суточных, разрешенные траты в командировке. Добавьте пункт о порядке отчета после командировки и подтверждающих документах. Положение о кадровом документообороте Чем поможет документ. Раскроет порядок действий по ос- новным кадровым вопросам, которые прямо не урегули- рованы в  Трудовом кодексе. Кроме того, вы  определите порядок кадрового документооборота, чтобы сотрудники знали, что и как оформлять в каждой ситуации (см. обра- зец 3 на с. 37). Какие пункты включить. Пропишите инструкции для основных кадровых вопросов: прием работников, хранение копий документов и  персональных данных ра- ботников, табельный учет, отпуска, больничные, растор- жение договора. Прием и оформление. Пропишите, какие шаги вы должны предпринять, чтобы заключить трудовый до- говор. Запишите, когда и в каком порядке вы оформляе- те приказы руководителя о приеме на работу. Еще в этом пункте важно перечислить все личные документы, кото- рые вы обязаны требовать с поступающих сотрудников. Хранение копий и персональных данных. Укажите, копии каких документов сотрудников вы  храните в  лич- ном деле. Пропишите обязанности работников информи- ровать кадровика об изменениях в личных данных. Порядок работы с персональными данными вы мо- жете включить в  положение о  кадровом документообо- роте. Но в этот порядок необходимо включить достаточ- но много пунктов: цель сбора, объем, порядок обработки и  т.  п. Поэтому удобнее оформить положение о  персо- нальных данных как отдельный документ. Табельный учет. Укажите, кто и  в каком виде со- ставляет табель, на какой период. Установите срок, в тече- ние которого ответственный сотрудник должен переда- вать табель бухгалтеру.

37 Документооборот Образец 3. Положение о кадровом документообороте (фрагмент) <...> 2.2. При приеме на работу сотрудник должен предъявить Работодателю следу- ющие документы для заключения трудового договора: — паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; — трудовую книжку, оформленную в установленном порядке, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на ра- боту на условиях совместительства; — страховое свидетельство пенсионного страхования или уведомление о реги- страции в ПФР; — военный билет или приписное свидетельство — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; — диплом или иной документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. 2.3. В день увольнения Работодатель выдает работнику: — справку о заработке за два последних календарных года; — копию СЗВ-СТАЖ; — копию СЗВ-М; — копию раздела 3 расчета по страховым взносам. По заявлению сотрудника кадровик выдает работнику справку 2-НДФЛ, копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую должность, приказа о расторже- нии договора, а также справку о зарплате для центра занятости. <...> Отпуска. Запишите, в какие сроки работники пере- дают свои пожелания для графика отпусков на  предсто- ящий год. Укажите сроки, в течение которых работники должны подавать заявления на отпуск вне графика. Больничные. Укажите, кого и  в какой срок обязан информировать работник о  нетрудоспособности, когда и кому принести больничный. Добавьте пункты о том, что должен проверить в  листке нетрудоспособности сам ра- ботник, а что кадровик или бухгалтер. Пропишите, какие графы в больничном и как заполняет бухгалтер. Расторжение договора. Запишите, кому и  в какой срок работник должен передать заявление, кто ставит на  нем визу, кто издает приказ. Также укажите, должен ли подписывать работник обходной лист при увольнении. Можно закрепить список документов, которые вы выдаете работнику при увольнении.

38 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос Документооборот Людмила Масленникова, эксперт журнала «Упрощенка», к. э. н. Что делать с «запоздалыми» документами по товарам, работам и услугам «У меня тут завалялась прошлогодняя накладная!» — говорит менеджер. Зна- комая ситуация? Работники, которые отвечают за передачу бумаг, вовремя не доносят их. А главбух должен решить, что делать с расходами по прошло- годним документам. Разбираемся вместе. Получили прошлогоднюю товарную накладную Когда отражать расходы на  товары, зависит от  того, в  прошлом году вы  оплатили поставщику продукцию и продали товары или еще нет. Ситуация 1. Товары продали в 2018 году, но не опла- тили; оплатили в 2018 году, но не продали; не оплатили и не продали в прошлом году. Стоимость покупных товаров вы списываете в рас- ходы, когда выполните оба условия, то есть оплатите и ре- ализуете продукцию (подп. 2 п.  2 ст.  346.17 НК). Если эти условия не выполнили в прошлом году, то учитывать расходы в прошлом году не нужно. Учтите расходы в те- кущем году, когда погасите долг перед поставщиком либо реализуете товары. Расходы отражайте на дату, когда вы- полнили последнее условие для учета. В бухучете оприхо- дуйте товары на текущую дату. Сделайте проводки по реа- лизации, когда продадите продукцию, а если уже продали, то отразите проводки текущей датой.

39 Документооборот Пример. Как учесть прошлогодние товары Организация применяет УСН (доходы минус расходы). Бухгалтер нашел неучтенную накладную на товары на сум- му 50 000 руб. (без НДС). Оказалось, что товары оплатили авансом 3 декабря 2018 года, но пока не реализовали. По- кажем, что будет в учете организации, если товары прода- дут 30 августа 2019 года. Бухгалтер отразит товары в бухучете, сделает про- водку: ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 60 50 000 руб. — приняли к учету товары, оприходованные в декабре 2018 года. Запись в книге учета смотрите в образце 1. Ситуация 2. Вы  выяснили, что товары оплатили и реализовали в 2019 году, выручку показали, а расходы нет. Учтите расходы на  текущую дату. Внесите запись в  книгу учета за  текущий период, например III квартал 2019 года. Поступите так же, даже если последнее условие выполнили, скажем, в I квартале. Налог по УСН вы счи- таете нарастающим итогом с начала года (п. 5 ст. 346.18 и п. 1 ст. 346.19 НК). Так что если расходы марта вы за- писали в сентябре, то никаких нарушений нет. Авансовые платежи за квартал и полугодие вы не занизили. В бухгалтерском учете сделайте проводки на  при- ход товаров по дебету счета 41 и кредиту счета 60. Если Образец 1. Как учесть прошлогодние товары, которые продали в текущем году I. Доходы и расходы Регистрация Сумма № Дата и номер Содержание Доходы, Расходы, п/п первичного документа операции учитываемые учитываемые при исчислении при исчислении налоговой базы налоговой базы 12 34 5 <…> 318 Накладная на реализацию Списали расходы 50 000,00 от 03.08.2019 № 184 на покупку товаров <…>

40 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос реализовали товары в  2019 году, то  включите расходы в себестоимость: ДЕБЕТ 90 субсчет «Себестоимость» КРЕДИТ 41. Если реализовали товары в прошлом году, то учтите их как прочие расходы: ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 41. Малая компания, которая вправе вести упрощенный бухучет, может исправлять все прошлогодние ошибки как несущественные (подп. 1 п. 4 ст. 6 Федерального закона от  06.12.2011 № 402-ФЗ и  п. 9 ПБУ 22/2010). То  есть прошлогодние расходы учитывает как прочие на счете 91. В  балансе за  текущий год пересчитывать прошлогодние расходы с учетом ошибок не нужно. Ситуация 3. Товары оплатили и  реализовали в 2018 году. Расходы можно учесть в прошлом или теку- щем году в зависимости от финансового результата. Вы вправе учитывать прошлогодние расходы в те- кущем году, если из-за ошибки завысили налог (п.  1 ст.  54  НК). Но  если в  прошлом году получили убыток, данное условие не работает. Ошибка не привела к пере- плате налога, поэтому если учтете расходы в текущем году, то налоговики их снимут, а судьи поддержат (постановле- ние Арбитражного суда Уральского округа от 21.05.2015 № Ф09-1459/15 по делу № А60-30683/2014). Также не получится учесть прошлогодние расходы, если вы получили прибыль, но платили минимальный на- лог. Ведь сумма минимального налога не зависит от расхо- дов (п. 6 ст. 346.18 НК). Значит, из-за неучтенных расхо- дов вы не переплатили налог. Кроме того, по  мнению Минфина, прошлогодние расходы можно учесть в текущем периоде, если компания переплатила налог не только в прошлом году, но и в теку- щем. Соответственно в  текущем году должна быть при- быль, превышающая сумму неучтенных затрат (письмо от 16.02.2018 № 03-02-07/1/9766). Например, компания на УСН в 2018 году не учла расходы на товары в сумме 100 тыс. руб. В каком году от- ражать эти затраты, смотрите в таблице на с. 41. Если вы  вправе учитывать расходы в  текущем го- ду, то внесите запись в текущую книгу учета. При необхо- димости поясните налоговикам, что вы вправе учитывать прошлогодние расходы в текущем году, поскольку не за- низили, а завысили прошлогодний налог (п. 1 ст. 54 НК).

41 Документооборот Таблица. Как учитывать прошлогодние расходы Финансовый результат Порядок учета в 2018 году в 2019 году Убыток или прибыль, Финансовый результат Учитывать расходы в текущем периоде нельзя. но к уплате минималь- ный налог неважен Вы не переплатили налог. Внесите исправления в книгу учета и подайте уточненку за 2018 год Прибыль, но к упла- Убыток Учитывать расходы в текущем периоде нельзя, те налог по обычной так как вы увеличите убыток. Внесите исправле- ставке Прибыль, но к уплате ния в книгу учета и подайте уточненную деклара- минимальный налог цию по УСН за 2018 год Прибыль меньше Вы вправе выбрать: 100 тыс. руб., к упла- — учитывать прошлогодние расходы в текущем те налог по обычной году; ставке — внести исправления в книгу учета за 2018 год и подать уточненную декларацию по УСН Прибыль больше 100 тыс. руб., к упла- те налог по обычной ставке Если вносите исправления в учет за прошлый год, составьте бухгалтерскую справку и  внесите корректи- ровочную запись в  книгу учета за  прошлый год. Так как вы  уже распечатали электронную книгу, внесите правки в  бумажный экземпляр (см. образец 2 на с. 42). Скор- ректируйте итоговые суммы в  книге учета за  отчетные и  налоговый периоды. Все правки заверьте подписью руководителя и  печатью, если она есть (п. 1.6 Порядка, утв. приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н в ред. при- каза от 07.12.2016 № 227н). Подайте уточненную декларацию за 2018 год. По- скольку вы уменьшаете налог к уплате, перечислять пени не нужно. Переплату зачтите в счет текущих платежей или верните из бюджета (ст. 78 НК). Зачесть прошлогоднюю переплату в текущие платежи по УСН инспекторы долж- ны сами. Если хотите вернуть налог, напишите заявление о возврате (приложение 8 к приказу ФНС от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@). В бухгалтерском учете сделайте проводки: ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 60; ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 41.

42 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос Образец 2. Как внести исправления в прошлогоднюю книгу учета I. Доходы и расходы Регистрация Сумма № Дата и номер Содержание Доходы, Расходы, п/п первичного документа операции учитываемые учитываемые при исчислении при исчислении налоговой базы налоговой базы 1 2 34 5 <…> 318 Бухгалтерская справка Учли расходы 50 000,00 от 30.08.2019 № 28 на покупку товаров 4 300 600 руб. Итого за IV квартал 5 600 800 руб. 4 350 600 руб. Исправлено верно 30.08.2019 Колесов Итого за год 18 900 600 руб. 16 300 600 руб. 16 350 600 руб. Исправлено верно 30.08.2019 Колесов Нашли накладную на материалы Налоговый учет. Проверьте, оплатили ли вы материалы. Сделайте запись в книге учета за 2019 год, если оплати- ли в текущем году (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК). Если оплатили в прошлом году, то поря- док тот же, как и с товарами (см. таблицу на с. 41). Вы вправе отразить расходы в  текущем году, если выполняются сразу три условия: — в прошлом году вы  платили налог по  УСН по обычной ставке; — в текущем году к уплате выходит налог по обыч- ной ставке; — доходы текущего года превышают расходы боль- ше, чем стоимость «забытых» материалов. Если хотя бы  одно условие не  выполняется, кор- ректируйте налоговую базу 2018 года. Придется вносить правки в прошлогоднюю книгу учета и подавать уточнен- ную декларацию по УСН за 2018 год. Бухгалтерский учет. Перед тем как делать провод- ки в бухучете, выясните, списали материалы в производ-

43 Документооборот ство или нет. В зависимости от этого покажите только при- ход или сразу приход и расход: ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60 — отразили в  учете материалы, оприходованные в 2018 году; ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 10 — учли в  прочих расходах стоимость материалов, списанных в 2018 году. Прислали прошлогодний акт на услуги Налоговый учет. Порядок учета будет зависеть от  того, акт на какие услуги вы получили. Если речь о маркетинговых, консультационных или прочих услугах, которые при УСН не учитываются, то ни- каких правок в  книгу учета вносить не  нужно. В  расхо- дах по  УСН вы  вправе учитывать только те  услуги, ко- торые попали в  разрешенный перечень расходов (п. 1 ст. 346.16 НК). Если в  акте прописали производственные, транс- портные, юридические, посреднические или иные учи- тываемые услуги, то их стоимость нужно включить в базу по УСН (п. 1 ст. 346.16 НК). Но все зависит от даты опла- ты. Неоплаченные услуги не отражайте в книге учета, по- ка не погасите задолженность перед исполнителем. Если оплатили услуги в  2019 году, внесите запись о  расходах в книгу учета этого года (п. 2 ст. 346.17 НК). Если оплатили услуги в прошлом году, то записать расходы в  книге учета за текущий год можно при трех условиях: — в прошлом году вы  платили налог по  УСН по обычной ставке; — в текущем году к уплате выходит налог по обыч- ной ставке; — доходы текущего года превышают расходы боль- ше, чем на  стоимость неучтенных услуг, то  есть убытки не грозят. Иначе вносите правки в  книгу учета за  2018 год и уточняйте декларацию по УСН. Бухгалтерский учет. Прошлогодние услуги отрази- те проводкой: ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 60 — учли в прочих расходах стоимость услуг, оказан- ных в 2018 году.

44 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос Документооборот Наталья Бовша, главный редактор журнала «Упрощенка» Преимущества ЭДО для малого бизнеса: опыт коллег Вбивать в программу входящие документы — скучная рутинная работа. Есть риск ошибиться, выбрать не ту строчку, вписать не ту сумму, не тот номер документа. Но ошибок при вводе можно избежать, если подключить электронный документооборот. Как работает электронный документооборот Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен элек- тронными документами по  ТКС через оператора ЭДО. Неважно, услугами какого оператора пользуется контр- агент, — вы можете быть подключены к одному операто- ру, а контрагент — к другому. Чтобы обменяться докумен- тами, операторы настраивают роуминг. Если необходимый оператор ЭДО отсутствует в  списке, то  надо обратиться к  своему оператору, что- бы оформить заявку на  настройку роуминга. В  запросе вы укажете реквизиты вашей компании, контрагента и на- именование оператора, с которым необходим роуминг. Как происходит обмен? Одна организация форми- рует файл, заверенный электронной подписью, и отправ- ляет его через оператора. Оператор проверяет электрон- ную подпись и формат документа. Если документ требует двусторонней подписи, получатель визирует его своей электронной подписью. Когда контрагент подпишет доку-

45 Документооборот Схема. Чем отличается электронный обмен от бумажного Распечатка Доставка Ввод в систему В бумажном виде от одного дня до нескольких недель ВАША В электронном виде УЧЕТНАЯ СИСТЕМА УЧЕТНАЯ СИСТЕМА за 1—2 минуты КОНТРАГЕНТА СЕРВИС ОБМЕНА мент и вернет его, программа проставит отметку об этом. Обычно в  программах используются зеленые и  красные значки. Зеленый покажет, что контрагент подписал до- кумент, а  красный — отказался от  подписи. Покупатель мог отказаться по ошибке либо из-за того, что в документе что-то не так. Урегулируйте разногласия и заново выста- вите документ. После того как документы подпишут обе стороны, в него невозможно внести изменения. Дублировать электронные документы на  бума- ге не нужно. Все документы, переданные через операто- ра ЭДО, имеют юридическую силу (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ). На схеме вверху мы показали, чем отличается электронный обмен от бумажного, а в па- мятке на с. 46 — преимущества ЭДО. Какими документами можно обмениваться электронно В электронный вид можно перевести любой документ. В первую очередь компании передают и получают в элек- тронном виде товарные накладные, акты сдачи-приемки работ, универсальные передаточные документы (УПД), счета-фактуры, так как для этих документов ФНС разра- ботала форматы. Документы в таком виде удобно автома- тически обрабатывать. Потом их можно в том же формате отправить в инспекцию, если она затребует документы.

46 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос Памятка. 10 плюсов электронного документооборота Меньше времени уходит, чтобы Документы не теряются, и их не нужно провести документ в программе выставлять заново Ниже риск ошибки, так как Не приходится возвращать докумен- бухгалтер не вбивает документы ты на дооформление, если в них нет вручную подписи или печати Быстрее доходят документы ЭДО дешевле, чем отправка докумен- от контрагентов. Не приходится тов по почте или курьером. За входя- ждать, пока менеджер донесет щую электронную первичку операторы первичку ЭДО плату не берут Меньше бумажных документов Проще сдать документ налоговикам в офисе по требованию. Не надо делать бумаж- ную копию и везти ее в инспекцию Быстрее можно найти документ в электронном архиве Меньше затрат на канцтовары На заметку Для других документов форматы не  разработаны, Для визирования первички но  ими тоже можно обмениваться в  электронном виде. подойдет квалифицирован- Например, договоры, акты сверки, претензии и другие до- ная подпись, которую вы ис- кументы можно направить в формате pdf, doc и др. пользуете для электронной отчетности. Как начать обмен электронными документами Прежде чем начать электронный обмен, проверьте, есть ли  в  учетной политике положение о  том, что компания может составлять первичные документы как на  бумаге, так  и  в виде электронного документа. Сформулировать это условие можно так: «Общество может выставлять покупателям и  принимать от  поставщиков первичные документы и счета-фактуры в электронном виде». Также пропишите, какую подпись организация ис- пользует при обмене электронными документами. В Фе- деральном законе от от 06.12.2011 № 402-ФЗ не сказано, какая подпись для этого необходима. Всего их три — про- стая, усиленная неквалифицированная и усиленная квали- фицированная (ст. 5 Закона № 63-ФЗ). До принятия со- ответствующего федерального стандарта первичку можно

47 Документооборот заверить любой электронной подписью (письма Минфина Образец от 04.04.2019 № 03-03-06/1/23591, ФНС от 20.02.2018 Шаблон соглашения с контр- № ЕД-4-15/3372). агентом можно скачать на сайте e.26-2.ru в тексте Если подпись простая или неквалифицированная, этой статьи. обязательно заключите с поставщиком соглашение об об- мене. Соглашение можно заключить в виде отдельного до- кумента или в виде дополнительного соглашения к догово- ру. В соглашении нужно указать: — вид используемой электронной подписи; — порядок и последовательность подписания элек- тронных документов; —действия сторон в  случае, если другая сторона не приняла документ по техническим причинам; — условия взаимодействия участников с удостове- ряющим центром; — условия признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подпи- сью, равнозначными документам на бумаге. Если используете квалифицированную подпись, то  при получении счетов-фактур соглашение также не- обходимо, поскольку обмен документами требует согла- сия двух сторон (п. 1.4 Порядка, утв. приказом Минфи- на от 10.11.2015 № 174н). В случае обмена накладными и другой первичкой стороны также обычно подписывают соглашение. Также нужно убедиться, что на  компьютере уста- новлено дополнительное криптографическое программ- ное обеспечение — ViPNet CSP, КриптоПро CSP. Как правило, его предоставляет оператор ЭДО. Инициатором документооборота может быть контр- агент либо сама компания. Для этого одна из сторон на- правляет другой приглашение, а вторая сторона соглаша- ется на электронный обмен. Коллеги рассказали, как они переходили на ЭДО и с какими проблемами столкнулись (см. мнения коллег на с. 48). Сколько стоит электронный обмен Подключение к сервису обмена обычно бесплатно.  Все входящие сообщения от контрагентов также не оплачива- ются. Компания платит только за исходящие сообщения. Цена одного сообщения в разных компаниях колеблется в пределах 5—10 руб. Конкретная сумма зависит от того, сколько документов отправляете (см. таблицу на с. 48).

48 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос Ольга, главный бухгалтер, г. Калининград «Мы получили от оператора услуг связи счет и договор на ЭДО с ним через СБИС, так как мы тоже используем СБИС. Теперь мы получаем электронную первичку от “Манго Телеком”, “Ростелеком”, “ТИС-Диалог”, топливных компаний “АСМАП-Сервис” и “РН-Карт”. В лич- ный кабинет приходят также счета и акты сверки». Валентина, главный бухгалтер, г. Москва «С электронными документами удобно, но есть и минусы. При автозагрузке в 1С возника- ют проблемы задвоения номенклатуры. Одинаковый товар у двух поставщиков называ- ется по-разному, и программа видит товары как разные, хотя это одно и то же». Элеонора, главный бухгалтер, г. Уфа «Наш поставщик — энергокомпания прислала предложение подключиться к ЭДО. Я срав- нила цены у операторов: в 1С — 3900 руб., а в СБИС — 900 руб. Выбрала СБИС. Позвонила, выставили счет, оплатила. Документооборот небольшой, все устраивает». Таблица. Цены на пересылку электронных документов СКБ Контур diadoc.ru/price Число документов 100 600 1200 3000 6000 12 000 Цена общая, руб. 900 4200 7800 18 600 36 000 68 400 1С-ЭДО 1c-edo.ru/tarify Число сообщений, входящих в пакет 20 50 100 1253 2966 Цена за пакет, руб. 250 10 10 Цена за сообщение сверх стоимости пакета, руб. 10 СБИС sbis.ru/tariffs?tab=edo Число пакетов 50 300 Цена общая, руб. 500 2800/6500 (первый год/ Цена сверх стоимости базового пакета, руб. следующие годы) 5 — до 1000 пакетов, 4,5 — до 3000 пакетов 4 — до 5000 пакетов, 3 — до 10 000 пакетов 2,5 > 10 000 пакетов

49 Документооборот Надежда Кукурузяк, эксперт журнала «Упрощенка» Небрежности в платежках и РКО, из-за которых упрощенцы попадают на деньги Упрощенцы рискуют потерять деньги, если небрежно заполняют платежки и расходные кассовые ордера. На примерах реальных историй мы разобра- ли, к чему приводят небрежности в документах. Ошиблись в реквизитах контрагента Платежки Что случилось. Бухгалтер компании ошибся в  платежке, Ущерб: когда перечислял деньги контрагенту за стройматериалы. 896 тыс. руб. Вместо счета № 40702810700120001061 бухгалтер ука- зал счет № 40702810000120001091. Из-за двух невер- ных цифр в  счете 896 тыс. руб. ушли в  другую компа- нию — ООО «МКД-Строй». Бухгалтер подал заявление на уточнение платежа, но банк уже отправил перевод. К чему привела небрежность. Из-за ошибки деньги ушли в другую компанию. Чтобы их вернуть, фирме при- шлось год судиться. Суд первой инстанции отказал в иске, мотивируя решение тем, что со  стороны банка наруше- ний не было. Компания сама виновата, что указала невер- ные реквизиты. Апелляционный суд также в иске отказал, а  вот суд кассации отменил решение первой инстанции и апелляции и передал дело на новое рассмотрение. В ито- ге фирма выиграла (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 11.01.2019 № Ф09-6909/17 по де- лу № А07-410/2017). Какие аргументы помогли вернуть деньги, смотрите во врезке на с. 50.

50 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос Платежки Что делать при ошибке. Если ошиблись в  рекви- зитах контрагента, отправьте в  банк письмо об  уточне- Ущерб: нии платежа. Отправить документ вы  вправе в  течение 124,5 тыс. руб. пяти рабочих дней, после банк сам обязан вернуть день- ги (абз. 6 п. 4.1 Положения ЦБ от 19.06.2012 № 383-П). Письмо составьте в  свободной или рекомендованной банком форме. Например, напишите: «ООО допустило ошибку при заполнении реквизита “Счет получателя” в  платежном поручении от  10.09.2019 № 33. Просим уточнить поручение и считать правильным счет получа- теля 40702810700120001061». Если вы  не успели уточнить платеж и  банк вер- нул деньги, то отправьте в банк новую платежку, но уже без ошибок. Если прошло пять дней и деньги не пришли, то придется спорить с банком. Как еще судились компании из-за ошибок в платеж- ках контрагенту, читайте в табл. 1 на с. 51. Ошиблись в платежках по НДФЛ и взносам Что случилось. Бухгалтер в  платежке на  НДФЛ указала код ОКТМО, который соответствовал старому адресу компании. В результате в новой инспекции появилась не- доимка, а в старой — переплата. Инспекторы по новому Какие аргументы помогли фирме вернуть деньги по ошибочной платежке Александр Рожков, гендиректор и главбух ООО «КристаллСтрой» — В суде нам помогли выиграть три главных аргумента: 1. Банк нарушил правила банковских операций (п. 4.3 Положения, утв. Цен- тробанком от 19.06.2012 № 383-П). Операционист зачислил деньги только по одно- му реквизиту — расчетному счету, хотя должен был зачислять как минимум по двум. 2. Банк действовал не по инструкции, а именно не отправил перевод в «невы- ясненные» и не вернул назад, хотя заметил, что наименование фирмы в платежке не соответствует расчетному счету. 3. Взаимозависимость ООО «ЭкоДом» и ООО «МКД-Строй» и их общий дирек- тор не освобождает банк от обязанности компенсировать ущерб.