TV117 cô Mai. Giao trinh-đã chuyển đổi

1. Các loại ấn phẩm liên tục Phần tiếp sau sẽ cung cấp phạm vi và các thông tin của các loại ấn phẩm liên tục khác nhau. a. Tập san Một loại xuất bản phẩm định kỳ dùng cho việc đọc phổ thông, chứa các bài báo ở nhiều chủ đề do các tác giả khác nhau viết (Ví dụ: Newsweek; Sports Illustrated; Fashion, v.v...). Tập san thường phù hợp với việc đọc phổ thông của nhiều nhóm độc giả có hoặc không có kiến thức chuyên sâu. Phần lớn tập san tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành và các thông tin trong đó được trình bày đơn giản cả về cách hành văn lẫn nội dung thông tin. Nếu có một bài báo trình bày kết quả tìm được trong một công trình nghiên cứu (ví dụ kiểm soát bệnh tim, nhận thức về người lao động nhập cư, sự lây nhiễm của bệnh AIDS, v.v...), thì tác giả sẽ bày kết quả đó một cách dễ hiểu đối với cả người đọc thông thường. Cũng có các tập san chuyên ngành và người đọc của loại tập san này là các chuyên gia trong lĩch vực đó chứ không phải là người đọc phổ thông. b. Tạp chí Tạp chí là một loại ấn phẩm nhiều kỳ chứa các bài báo học thuật và/hoặc phổ biến các thông tin mới về việc nghiên cứu và sự phát triển trong từng chủ đề cụ thể (Ví dụ: Jourrnal of Information Management; International Online Review; Aslib Proceedings, v.v...). Độc giả của tạp chí là các học giả, nhà nghiên cứu, thầy cô giáo và sinh viên trong từng lĩnh vực chủ đề cụ thể. Phạm vi của một vài tạp chí khá rộng (ví dụ Library Quarterly) hoặc rất cụ thể (the Reference Librarian). 69

c. Bản tin Loại ấn phẩm liên tục này bao gồm bản tin, tờ bướm, các bản tin nhanh, v.v... được các tổ chức, hội nghề nghiệp hay các cơ quan phát hành. Thông thường không phải tất cả bản tin của các địa phương và khu vực đều có trong danh bạ ấn phẩm nhiều kỳ và đó cũng là lí do tại sao việc xác định và bổ sung các loại bản tin thường gặp khó khăn. Các cơ quan xuất bản thường dùng danh sách các địa chỉ đăng ký nhận thông tin thường để phân phối các bản tin của họ và các ấn phẩm liên tục khác trong nhóm này. d. Báo cáo của các cơ quan Loại ấn phẩm nàu bao gồm báo cáo hàng năm, báo cáo 6 tháng, báo cáo quí hay báo cáo không đột xuất của các tổ chức, công ty, hay các cơ quan tài chính, v.v... Phần lớn các ấn phẩm này được các cơ quan cung cấp miễn phí và thường không được bán trên thị trường. Việc xác định và bổ sung các loại báp cáo này khó và mất thì giờ. e. Niên giám, kỷ yếu, v.v... Các loại có liên quan: Loại này bao gồm các ấn phẩm liên tục như niên giám, almanac, kỷ yếu, văn kiện hội nghị chuyên môn, bản ghi nhớ, danh bạ và báo cáo của các hội nhóm. Chỉ có một số ít ấn phẩm loại này được các hiệp hội chuyên môn xuất bản và có bán trên thị trường. Việc xác định và bổ sung các loại xuất bản phẩm này rất mất thì giờ và khó khăn. 70

f. Ấn phẩm liên tục thay thế Trong loại ấn phẩm này mỗi số mới sẽ thay thế cho số vừa qua (Ví dụ: dnah bạ điện thoại, lịch bay của các hãng hàng không, v.v...) g. Báo Một vài thư viện thu thập và lưu giữ các tập báo để nghiên cứu và tra cứu. Một số nhà cung cấp tài liệu cho thư viện ngoài các loại tài liệu khác cũng cung cấp các loại báo chủ yếu trên thế giới. Cần mất rất nhiều công sức cho việc xử lý, trưng bày, lưu giữ và bảo quản các loại báo in. h. Báo điện tử Truy cập: Cả thông qua website của báo lẫn qua một cơ sở dữ liệu có chứa báo đó (Ví dụ: LexisNexis). Nội dung: Phần lớn báo trực tuyến cho phép lựa chọn các ấn phẩm một cách tự do (lựa chọn một tin hay một mục nào đó, v.v...) trong khi một số báo khác cung cấp một phiên bản hoàn chỉnh (có thu phí). Các tập tin lưu trữ: Một số báo cũng cho phép truy cập vào cá tập tin lưu trữ của họ (miễn phí; dành cho những bạn đọc có đăng ký; hoặc có thu phí khi sử dụng). Các thông tin đưa ra: Nhiều báo trực tuyến không đưa ra các bài xã luận, lời nhà xuất bản, tranh biếm hoạ, quảng cáo, và ảnh chụp. Sự công nhận của người đọc: Các nghiên cứu chỉ ra rằng báo điện tử được người đọc tán thưởng hơn tạp chí điện tử – có lẽ vì nhiều báo điện từ được xem miễn phí và cho phép truy cập đến những tin ngắn. 71

Suy nghĩ về các điểm khác nhau giữa ấn phẩm nhiều kỳ với sách hoặc tài liệu chuyên khảo về mặt thông tin đưa ra, nội dung và ! các trình bày các thông tin. Tại sao việc bổ sung và lưu giữ ấn phẩm liên tục khó hơn sách?. 2. Các vấn đề liên quan đến việc quản lý ấn phẩm liên tục Đọc chương 6: Ấn phẩm liên tục – In ấn và Điện tử: trang 124 – 127; 132 – 142 Mục tiêu: Làm rõ các vấn đề khác nhau liên quan đến việc bổ sung và bảo quản ấn phẩm liên tục. Nguồn: Evans, G. Edward. (2005). Developing Library và Information Center Collections. 5th ed. (Library science text series). Littleton, Colorado: Libraries Unlimited Khi so sánh với tài liệu chuyên khảo, các thư viện cần cẩn thận xem xét đến tính liên tục của ấn phẩm liên tục vì: ▪ Sự liên tục của việc phân bổ kinh phí. ▪ Tiến hành xử lý các số ấn phẩm in ấn nhận được và đăng ký chúng. ▪ Yêu cầu hoàn lại các số báo thiếu – việc này cần làm ngay nếu không sẽ không đòi được các số báo thiếu. ▪ Đóng bộ và bảo quản các loại ấn phẩm liên tục in. ▪ Ấn phẩm liên tục cần một diện tích chờ lớn (do thường xuyên thêm vào các số mới). ▪ Việc bổ sung các số báo cũ của một số ấn phẩm liên tục dạng in (các số báo cũ thường đắt và khó tìm hơn). 72

▪ Chính sách liên quan đến việc trưng bày các số báo mới và chưa đóng bộ (khi nào, ở đâu và việc trưng bày các số báo lẻ sẽ kéo dài bao lâu). ▪ Các bảng tra dạng in ấn hay các cơ sở dữ liệu cần phải cho phép độc giả tìm được từng bài báo – Mục lục trực tuyến chỉ cho phép tìm được các tựa báo thôi. ▪ Để có thể sử dụng tối đa các ấn phẩm liên tục, thư viện cần dành tiền để mua các cơ sở dữ liệu thư mục ở các ngành khác nhau. ▪ Các ấn phẩm liên tục được xuất bản ở các nước đang phát triển thường không được đưa vào các cơ sở dữ liệu và bảng tra dạng in quốc tế. ▪ Chi phí cho việc đặt mua ấn phẩm liên tục gia tăng chóng mặt (mức tăng trung bình là 8 – 12% /năm). ▪ Các vấn đề trong việc biên mục và xử lý ấn phẩm liên tục gồm: - Sự thay đổi trong chủ đề và trọng tâm của nội dung tạp chí do sự thay đổi ban biên tập hay chính sách của tạp chí – thư viện cần thay đổi tiêu đề đề mục trong biểu ghi biên mục cho tạp chí này. - Sự thay đổi của định kỳ phát hành (tăng hoặc giảm định kỳ phát hành). - Sự thay đổi trong tên tạp chí – thư viện cần thay đổi nhan đề trong cơ sở dữ liệu đồng thời họ cũng phải đưa ra giải pháp cho việc truy cập vào các số cũ của tạp chí này thông qua các tên cũ. - Tạp chí phân chí thành 2 tạp chí độc lập (tạp chí nào sẽ được giữ tên gốc). 73

- Hai hoặc nhiều tạp chí gộp lại thành một. Xác định các vấn đề khác liên quan đến việc xác định, bổ sung, và lưu giữ ấn phẩm liên tục. Thảo luận quan điểm tự ? động hoá trong ấn phẩm liên tục sẽ có ích thế nào trong việc giải quyết các vấn đề này? 3. Các công cụ xác định ấn phẩm liên tục ▪ R.R. Bowker - Ulrich’s International Periodical Directory ▪ R.R. Bowker - Irregular serials & Annuals ▪ Oxbridge Communications - Standard Periodical Directory (gồm ấn phẩm liên tục của vùng Bắc Mỹ, đặc biệt các tạp chí có số lưu hành thấp) ▪ Báo, bản tin, và tuyển tập ấn phẩm liên tục (Gale Directory of Publications và Broadcast; Willing’s Press Guide) II. Ấn phẩm liên tục dạng điện tử Đọc chương 6: Ấn phẩm liên tục – In ấn và Điện tử: trang 124 - 131. Mục tiêu: Cho sinh viên làm quen với các loại tạp chí điện tử và ưu điểm của chúng. Nguồn: Evans, G. Edward. (2005). Developing Library và Information Center Collections. 5th ed. (Library science text series). Littleton, Colorado: Libraries Unlimited. 74

1. Các loại ấn phẩm liên tục dạng điện tử a. Ấn phẩm liên tục chỉ có dạng điện tử (từ khi xuất bản đã ở dạng điện tử): Nhiều ấn phẩm liên tục mới ra gần đây chỉ có ở dạng điện tử. Các ấn phẩm liên tục được xuất bản ban đầu ở dạng điện tử và không có kế hoạch có thêm phiên bản in ấn. Các ấn phẩm liên tục như vậy rõ ràng tốn rất ít thời gian để sản xuất, tiết kiệm hơn và cần ít kinh phí cũng như nguồn nhân lực. b. Ấn phẩm liên tục chuyển sang dạng điện tử: Những tạp chí loại này được xuất bản ở dạng in ấn và phiên bản điện tử được tạo ra thông qua việc scan các trang in. Nhiều tạp chí dạng in ấn hiện này đang tiến hành chuyển các số cũ thành dạng điện tử theo cách này. Tuy nhiên, việc chuyển dạng bằng cách scan là quá trình tốn công, tốn thời gian và tốn tiền. Các phiên bản scan của tạp chí in cũng cho phép 1 số tra cứu và có thể sử dụng. c. Ấn phẩm có cả bản điện tử và in ấn: phần lớn ấn phẩm liên tục hiện nay được xuất bản đồng thời cả ở dạng in ấn và điện tử. Do hiện nay phần lớn tạp chí được làm thông qua máy tính, nên việc sử dụng cùng một tập tin (có thay đổi chút ít) để tạo ra phiên bản in ấn và điện tử của ấn phẩm liên tục là điều dễ dàng. 2. Ưu điểm của Tạp chí điện tử • Hạn chế việc xuất bản chậm: Do tạp chí điện tử công cần phải tốn nhiều thời gian cho việc in ấn, nên việc xuất bản rất nhanh. Ngay khi một số báo mới được chuẩn bị xong thì người đọc ngay lập tức có thể truy cập. • Sự phân phối rộng: Việc cung cấp các tạp chí dạng in thông qua hệ thông bưu điện rất mất thời gian. Tương tự, do số lượng in có hạn nên, 75

tạp chí dạng in chỉ đáp ứng một số lượng độc giả nhất định. Hiện nay tạp chí điện tử có thể cho phép một lượng lớn độc giả truy cập. • Sử dụng thuận tiện/ truy cập từ xa bất cứ lúc nào: Trước đây mỗi độc giả hoặc phải đặt mua một số tạp chí in hoặc họ phải đến thư viện để sử dụng các tạp chí này. Hiện với tạp chí điện tử, tuỳ thuộc vào hạ tầng cơ sở công nghệ thông tin và chính sách truy cập của các thư viện , người dùng có thể truy cập đến tạp chí điện tử từ bất cứ đâu (văn phòng, ở nhà và các nơi khác) và vào bật cứ lúc nào. • Khả năng đa phương tiện: Trong từng lĩnh vực cụ thể (công nghệ, y học, âm nhạc, nghệ thuật, v.v...) khả năng đa phương tiện giúp việc trình bày một cách hiệu quả các khái niệm. • Mức độ tra cứu: Một số tạp chí điện tử đưa ra khả năng tra cứu tinh xảo cho chép người dùng tìm được các thông tin phù hợp hơn. • Xuất thông tin linh hoạt: Tạp chí điện tử cho phép các thông tin được xuất ra ở nhiều dạng khác nhau như trình bày trên màn hình, in ra, và tải về dưới dạng tập tin (dạng tập tin văn bản hoặc tập tin PDF). Các bài báo được chọn có thể gửi cho những người khác theo dạng tập tin đính kèm với thư điện tử. • Thông tin cung cấp trực tiếp: Trước đây người dùng phải đi đến hết kệ này đến kệ kia trong thư viện để tìm các tạp chí họ cần. Hiện nay nhiều thư viện cho phép truy cập đến tạp chí điện tử thông qua website của thư viện . Nhờ vậy, người dùng có thể truy cập tất cả các tạp chí học cần từ chính máy tính của họ. • Tiết kiệm diện tích: Thư viện cần dành một diện tích kệ phù hợp cho các số tạp chí in sẽ nhận. Trước đây chỗ để tạp chí là một trong các vấn đề chính mà các thư viện quan tâm khi quyết định đặt mua một 76

tựa tạp chí mới. Với tạp chí điện tử, vấn đề chỗ chứa không còn là vấn đề phải quan tâm nữa. • Giảm vấn đề bảo quản: Trước đây các thư viện cần chú ý đến các biện pháp để bảo quản các tạp chí dạng in của họ. Vấn đề này đã được giải quyết khi triệt để nhờ tạp chí điện tử. • Truy cập vào các số cũ: Trước đây khi đặt mua một tạp chí dạng in, các thư viện cần chú ý đến việc sẽ phải mua lại các số cũ của tạp chí này từ khi nào (thông thường việc mua lại các số tạp chí cũ rất đắt). Hiện nay, trong phần lớn trường hợp, các thư viện khi đặt mua một tạp chí sẽ có thể tra cứu được các số cũ của tạp chí đó. • Lưu trữ tạp chí: Một số tổ chức phi lợi nhuận như JSTOR (Dù tạp chí hiện hành không được kịp thời) và LOCKSS (Lots of Copies Keeps Stuff Safe) chịu trách nhiệm lưu trữ các số cũ của một số tạp chí. 3. Các khó khăn với tạp chí điện tử • Thiếu một sự công nhận đầy đủ về giá trị học thuật. • Chỉ được truy cập khi trả đủ phí đặt mua. • Không đảm bảo rằng nhà xuất bản sẽ bảo đảm cho truy cập vào tạp chí điện tử của họ. • Một số tạp chí điện tử không đưa bảng biểu, đồ họa, và ảnh vào. • Nhiều tạp chí điện tử không đưa thư của ban biên tập, các quảng cáo về công việc và của nhà cung cấp vào. • Một số độc giả cảm thấy khó khăn khi đọc trên màn hình máy tính. • Không phải tất cả các máy tính đều có thể tải được các đồ họa. • Vấn đề tốc độ mạng máy tính. 77

• Hệ thống máy chủ bị hỏng, đứt kết nối. • Ở địa phương gặp trục trặc với nguồn điện. • Truy cập chậm trong giờ cao điểm. • Trình độ sử dụng máy tính ở các nước đang phát triển còn hạn chế. • Thực thi vấn đề bản quyền – sẽ rất khó cho các thư viện thực hiện vấn đề bản quyền khi thư viện cho phép truy cập từ xa. • Việc hỗ trợ cho người dùng cho việc xác định và sử dụng tạp chí điện tử còn hạn chế. • Mỗi nhà phân phối có cách tổ chức nội dung của tạp chí điện tử khác nhau. Nghĩ về các ưu điểm và khó khăn gắn với tạp chí điện tử. Những ? khó khăn đặc biệt nào mà hiện nay bạn đọc ở Việt Nam đang đối mặt khi sử dụng tạp chí điện tử? 4. Truy cập vào tạp chí điện tử a. Các cách truy cập khác nhau • Trực tiếp từ nhà xuất bản/nhà sản xuất • Thông qua các “cơ sở dữ liệu tổng hợp” • Thông qua các cơ sở dữ liệu toàn văn (ví dụ EBSCOhost, ABI Inform) b. Một “cơ sở dữ liệu tổng hợp” là một tập hợp cho phép truy cập đến các “gói” tạp chí điện tử (Ví dụ: OCLC, Bell & Howell, EBSCO, v.v...). • Các khó khăn: Không phải tất cả các tạp chí trong một gói đều phù hợp với độc giả của thư viện đặt mua. 78

• Cùng một tựa tạp chí có thể bị trùng trong nhiều gói tạp chí khác nhau. • Một số nhà cung cấp cơ sở dữ liệu tổng hợp có một số tạp chí độc quyền – các thư viện buộc phải nhận dịch vụ của họ hoặc phải mua trọn gói cơ sở dữ liệu . • Thường thì các gói dữ liệu đắt hơn nhiều so với mua tạp chỉ lẻ (tuy nhiên, mua cả gói sẽ tiết kiệm hơn nếu phần lớn tạp chí trong đó đều phù hợp với nhu cầu của thư viện). 5. Các tiêu chí lựa chọn tạp chí điện tử Đọc chương 6: Ấn phẩm liên tục – In ấn và Điện tử: trang 124 - 131. Mục tiêu: Giới thiệu các tiêu chí để lựa chọn tạp chí điện tử. Nguồn: Evans, G. Edward. (2005). Developing Library và Information Center Collections. 5th ed. (Library science text series). Littleton, Colorado: Libraries Unlimited. • Độc giả tiềm năng – Số lượng người dùng; tần suất sử dụng tạp chí của họ; họ thích sử dụng tại thư viện hay truy cậo từ xa; khả năng sử dụng máy tính của họ. • Hạ tầng công nghệ thông tin: Mạng lưới công nghệ thông tin tại cơ sở; khả năng của phần cứng, phần mềm yêu cầu so với cơ sở hạn tầng hiện có; và độ ổn định của hệ thống. • Giá cả: Cấu trúc giá cả, đặc biệt với trường hợp bán cả gói. • Nội dung : Chất lượng, phạm vi và độ bao trùm của chủ đề, tính chính xác của nội dung, v.v... • Giao diện người dùng: Chất lượng và ấn tượng của giao diện người dùng. 79

• Công cụ tìm kiếm: Khả năng và hiệu quả của công cụ tìm kiếm. • Trách nhiệm lưu trữ: Ai sẽ chịu trách nhiệm lưu trữ các các số tạp chí cũ và trong thời gian bao lâu? • Độ tin cậy của nhà xuất bản/nhà cung cấp: Chất lượng dịch vụ, sự đảm bảo cho việc truy cập liên tục. • Cấp quyền : Các điều khoản trong việc cấp phép có hợp lý không? Số lượng người được truy cập đồng thời; Có hạn chế nào trong việc tải bài, in ấn và giới hạn bản quyền không?. • Bản in ấn: Sự khác biệt giữa phiên bản in ấn và điện tử (biểu bảng, minh họa, đồ hoạ, v.v...) của cùng một tạp chí. • Hỗ trợ cho người dùng: Có đường dây nóng hay một sự trợ giúp nào khác để giúp cho người dùng ngoài giờ phục vụ của thư viện mua cơ sở dữ liệu không. • Bố cục của gói tạp chí : các hạn chế truy cập vào các gói tạp chí (cách tiếp cận linh hoạt hay cứng nhắc) • Định hướng tương lai: Có những kế hoạch mở rộng nào (âm thanh, hình ảnh, đoạn băng, v.v...) mà nhà cung cấp định ra cho tương lai không? Bài đọc Evans, G. Edward. (2005). Developing Library và Information Center Collections. 5th ed. (Library science text series). Littleton, Colorado: Libraries Unlimited. Chương 6: Ấn phẩm liên tục – In ấn và điện tử Một số Websites: ➢ Một vài trang về tạp chí điện tử và bài báo http://www.uvm.edu/~bmaclenn/ 80

➢ Đưa ra các đường dẫn đến các tạp chí điện tử của một số thư viện http://lcweb.loc.gov/acq/conser/ ➢ Danh sách tạp chí điện tử từ các nước/ trường đại học và các nguồn khác http://www.library.ubc.ca/ejour/ ➢ Danh sách của hơn 4300 tập san(in ấn & điện tử) www.e-zine-list.com ➢ Alphabetical listing by subject http://www.lib.byu.edu/~catalog/ref/ejournal.html ➢ Alphabetical listing by title http://www.lib.muohio.edu/ejournals/ ➢ Blackwell (http://www.blackwellpublishers.co.uk/asp/listofj.asp) ➢ Danh sách của hơn 17,000 tạp chí điện tử và bản tin http://gort.ucsd.edu/newjour/toc.html ➢ New Jourornal và Newsletter: http://gort.ucsd.edu/newjour/ ➢ Harrassowitz: Các tài liệu liên quan đến tạp chí điện tử http://www.harrassowitz.de/ms/ejresguide.html#Journals ➢ Biochemistry http://www.chemie.fu- berlin.de/chemistry/index/reprinted/ ➢ Tạp chí điện tử theo khu vực địa lý http://www.sociosite.net/journals.php 81

Bài 7: Bổ sung tài liệu Thời lượng: một tuần Mục tiêu của bài 1. Cho sinh viên làm quen với các bước trong việc bổ sung vốn tài liệu. 2. Giới thiệu các phương pháp không theo quy ước trong việc bổ sung tài liệu tv như quà tặng, trao đổi, nộp lưu chiểu quốc gia và quốc tế. 3. Cho sinh viên hiểu được vai trò của các nhà cung cấp trong việc xây dựng vốn tài liệu. 4. Cho sinh viên làm quen với các tiêu chí có thể sử dụng để đánh giá năng lực của các nhà cung cấp. A. Quá trình bổ sung – các bước Đọc chương 10 – từ trang 232 to 241 Mục tiêu: Cho sinh viên làm quen với các bước trong việc bổ sung vốn tài liệu Nguồn: Evans, G. Edward. (2005). Developing Library and Information Center Collections. 5th ed. (Library science text series). Littleton, Colorado: Libraries Unlimited 82

1. Nhận và xử lý các yêu cầu ➢ Thư viện có thể tự quyết định bổ sung một nhan đề nào đó hoặc nhận yêu cầu từ độc giả. Độc giả có thể gửi các yêu cầu trực tiếp, gửi thư hoặc yêu cầu trực tuyến. ➢ Để nhận được các yêu cầu từ phía độc giả, thường thư viện thiết kế một mẫu phiếu yêu cầu(In/trực tuyến). Việc thiết kế mẫu phiếu yêu cầu cần thực hiện một cách cẩn thận: • Mẫu cần phải dễ điền; • Các yếu tố trong mẫu cần phải sắp xếp một cách logic để giúp độc giả có thể điền dễ dàng, đồng thời nhân viên thư viện có thể kiểm tra, tra trùng, và nhập liệu. ➢ Các thông tin cần cho việc đặt tài liệu thường gồm: tác giả, nhan đề, lần xuất bản, tùng thư, nhà xuất bản, năm xuất bản, ISBN hoặc ISSN ➢ Thêm vào đó, các mẫu phiếu đặt sách cần phải có thông tin về người đặt sách để có thể phản hồi và liên hệ sau này. Thông thường ta cần thông tin về tên người yêu cầu, địa chỉ/đơn vị công tác, địa chỉ liên hệ, và nguồn ngân quỹ (nếu có). 2. Quá trình trước khi đặt mua 2.1 Kiểm soát thự mục: Các thông tin do độc giả cung cấp thường chưa hoàn chỉnh hoặc thiếu chính xác ở một phần nào đó, do vậy cầm phải kiểm soát thư mục để bảo đảm đặt đúng tài liệu cần mua ➢ Công cụ kiểm soát thự mục: Để có được thông tin chính xác và đầy đủ về tài liệu được yêu cầu, thư viện có thể sử dụng các công cụ in ấn; cơ 83

sở dữ liệu của nhà xuất bản/nhà cung cấp, các bản thư mục, và OPAC của các thư viện khác. 2.2. Tra trùng: Mục đích của việc này là để bảo đảm thư viện không mua các ấn phẩm đã có tại thư viện. Trong nhiều trường hợp độc giả yêu cầu tài liệu đã có trong thư viện do: ➢ Họ không kiểm tra trong OPAC trước khi yêu cầu ➢ Độc giả không nắm rõ các kỹ thuật tìm trong OPAC Một vài nghiên cứu chỉ ra rằng 30-40% yêu cầu của độc giả bị trùng (tài liệu đã có trong thư viện). Thư viện cần kiểm tra cả trong các hồ sơ đang đặt (ấn phẩm đang được đặt mua) cũng như ở bộ phận xử lý kỹ thuật do có thể tài liệu yêu cầu đang được biên mục. 3. Đặt mua tài liệu Sau khi làm rõ các thông tin về ấn phẩm được yêu cầu và tài liệu chưa có ở thư viện, thư viện sẽ tạo một đơn đặt mua tài liệu. Sau đây là các vấn đề thư viện cần chú ý khi tạo một đơn đặt mua tài liệu: ➢ Nhà cung cấp cần có đủ thông tin về tài liệu yêu cầu, thư viện yêu cầu, hoá đơn và phương thức thanh toán. ➢ Trong từng trường hợp cụ thể ISBN/ISSN là cơ sở chính để đặt sách hoặc tạp chí. Tuy nhiên tốt hơn hết là cung cấp thêm các thông tin về ấn phẩm (để làm rõ) do nếu chỉ sử dụng ISBN/ISSN dễ có nguy cơ gặp rắc rối do sai sót ➢ Phần lớn thư viện sử dụng các đơn đặt để đặt mua sách cho vốn tài liệu. ➢ Thư viện hiện sử dụng hệ thống đặt sách thủ công thường sử dụng các đơn đặt dạng in mỗi khi đặt mua sách. 84

➢ Có nhiều phương án để đặt sách dạng điện tử: ▪ Đặt sách từ các bản in đã được nhập trong máy tính. ▪ Đặt trực tiếp qua mạng thông qua hệ thống tự động của thư viện (nếu hệ thống của thư viện liên kết được với hệ thống của nhà cung cấp) ▪ Đặt sách bằng Email (bản đặt được tạo ra từ hệ thống tự động của thư viện hoặc được tạo độc lập ở dạng văn bản) ▪ Hệ thống đặt sách trực tuyến của nhà xuất bản hoặc nhà cung cấp – Thư viện sử dụng tên đăng nhập và mật khẩu đã đăng ký để kết nối với hệ thống đặt sách tự động của nhà xuất bản hoặc nhà cung cấp để đặt mua sách. 4. Nhận tài liệu ➢ Khi nhận được các tài liệu đặt mua, cần tiến hành đối chiếu sách với danh mục xuất hàng của nhà cung cấp ➢ Đối chiếu sách nhận được với đơn đặt sách để bảo đảm rằng nhà cung cấp gửi đúng sách đã đặt. Một số lỗi thường gặp thường gặp của nhà cung cấp: ▪ Sai tựa hoặc lần xuất bản; ▪ Sách đã đặt nhưng không nhận được; ▪ Nhận được sách không đặt; ▪ Số lượng sách nhận được không đúng với số lượng trên đơn đặt. ➢ Sau khi đã đối chiếu xong sách đã nhận với đơn đặt và phiếu xuất kho, thư viện tiến hành kiểm tra tình trạng vật lý của tài liệu nhận được. 85

➢ Bước tiếp theo là nhập sổ tài sản cho các tài liệu mới nhận được (đóng dấu, dán số đăng ký cá biệt) 5. Khiếu nại/ ngừng đặt ➢ Hoạt động này gồm gửi thư thông báo các tài liệu không nhận được theo thời gian quy định. Việc này có thể thực hiện thông qua việc gửi: ▪ Thông báo bằng thư tay. ▪ Thông báo dạng điện tử - thông qua hệ thống của thư viện hoặc thông qua e-mail. ➢ Ngừng đặt các ấn phẩm: Trong từng trường hợp cụ thể cần phải dừng mua các ấn phẩm đã. Việc ngừng mua có thể do các lý do: ▪ Gửi hàng chậm (các ấn phẩm đặt mua không còn cần nữa). ▪ Nhà cung cấp hết hàng ▪ Ngân sách bị cắt đột xuất ▪ Lựa chọn sai tài liệu 6. Xuất hóa đơn và thanh toán tiền Các bước sau thường được làm trong việc xuất hóa đơn và thanh toán tiền: ➢ Kiểm tra và đối chiếu hóa đơn. ▪ Giá trên hóa đơn phải chính xác ▪ Đúng số lượng so với các ấn phẩm đã nhận ▪ Tỉ lệ chiết khấu phải được thể hiện chính xác ➢ Thông báo tổng số tiền cho bộ phận kế toán và thủ trưởng để kiểm tra 86

➢ Tiến hành các thủ tục thanh toán (Trả bằng Séc, hối phiếu ngân hàng hoặc bằng thẻ tín dụng) Hệ thống thư viện tích hợp tự động hóa (ILS) có thể giúp cho việc tăng tốc độ và hiệu quả của công tác phát triển vốn tài liệu ! của thư viện như thế nào? Theo quan điểm của bạn, đặc điểm chính nào của hệ thống thư viện tích hợp cần có để đạt được mục tiêu trên. B. Các phương pháp bổ sung vốn tài liệu Đọc chương 10 – từ trang 242 to 243 Mục tiêu: Giới thiệu các phương pháp không theo thông lệ trong việc bổ sung tài liệu thư viện như quà tặng, trao đổi, nộp lưu chiểu quốc gia và quốc tế. Nguồn: Evans, G. Edward. (2005). Developing Library and Information Center Collections. 5th ed. (Library science text series). Littleton, Colorado: Libraries Unlimited. Giới thiệu Thư viện thường không chỉ sử dụng các phương pháp truyền thống mà còn có các phương pháp khác để mua các tài liệu cần thiết. Tiếp theo chúng ta sẽ thảo luận các phương pháp khác có thể sử dụng để phát triển vốn tài liệu. 1. Quà tặng và trao đổi • Quà tặng: trong từng trường hợp cụ thể, quà tặng là nguồn cung cấp các tài liệu không còn bán trên thị trường, bản thảo và sách hiếm. 87

• Chính sách vốn tài liệu đưa ra các hướng dẫn để nhận hoặc từ chối quà tặng. • Trao đổi: Việc trao đổi thường diễn ra giữa hai cơ quan phi kinh doanh, có xuất bản các nguồn thông tin nào đó (báo cáo thường niên, bản tin, ấn phẩm định kỳ, báo cáo nghiên cứu, các nghiên cứu có tính khả thi, v.v...) • Thông thường việc trao đổi dựa trên cơ sở tin cậy (giữ uy tín) và cả hai bên thường xuyên cung cấp cho nhau cá tài liệu do cơ quan mình xuất bản. • Tuy nhiên đôi khi các thư viện tham gia trao đổi cũng ký biên bản thoả thuận (MOU) 2. Nộp lưu chiểu • Một số thư viện thực hiện vai trò như một cơ quan lưu chiểu quốc gia để nhận được tất cả các tài liệu xuất bản sản xuất trong nước. Ở hầu hết các quốc gia, theo quy định của pháp luật, các nhà xuất bản phải nộp một số bản nhất định của tất cả các ấn phẩm được xuất bản cho một thư viện đã chỉ định trước. • Một cơ quan lưu chiểu quốc gia có thể nhận lưu chiểu cho tất cả các chủ đề hoặc chỉ nhận một chủ đề cụ thể (ví dụ Thư viện Y Quốc gia Hoa Kỳ được chỉ định nhận tất cả các sách về y học và các lĩnh vực liên quan được xuất bản tại Hoa Kỳ). • Thông thường thư viện quốc gia hoặc một thư viện chuyên ngành cấp quốc gia có thể được xem như là một cơ quan lưu chiểu • Một số tổ chức quốc tế (UN, ILO, IFM, Ngân hàng Thế giới, vv) cũng chỉ định một thư viện (hoặc một nhóm các thư viện) tại từng 88

quốc gia để nhận được tất cả các ấn phẩm của họ (thường là miễn phí). Yêu cầu sinh viên nghĩ về một số học giả tại các tỉnh thành phố, những người có thể tặng sách của riêng họ cho một thư viện để được giữ gìn hợp lý hoặc một số người giàu có thể mua và tặng ? sách cho thư viện. Tương tự, sinh viên cũng nên nghĩ đến một số sở, ban, ngành của chính phủ, các trường học và các tổ chức khác mà thư viện ký kết một thỏa thuận trao đổi C. Nhà cung cấp/ môi giới tài liệu thư viện Đọc chương 11 – từ trang 248 to 259 Mục tiêu:Cho sinh viên hiểu được vai trò của các nhà cung cấp trong việc xây dựng vốn tài liệu. • Cho sinh viên làm quen với các tiêu chí có thể sử dụng để đánh giá năng lực của các nhà cung cấp Nguồn: Evans, G. Edward. (2005). Developing Library and Information Center Collections. 5th ed. (Library science text series). Littleton, Colorado: Libraries Unlimited. 1. Các khái niệm cơ bản • Các nhà cung cấp hoặc môi giới tài liệu cho thư viện là các công ty mua tài liệu từ các nhà xuất bản và cung cấp cho các thư viện. • Các nhà cung cấp đưa ra nhiều dịch vụ để giúp các thư viện bổ sung các ấn phẩm cần thiết một cách nhanh chóng và tiết kiệm. 89

• Tuỳ vào số lượng tài liệu đã mua, thông thường các nhà cung cấp nhận được khoản chiết khấu từ 30-50% từ các nhà xuất bản và họ chi một khoản chiết khấu trong số đó cho thư viện và các nhà sách.. 2. Ưu điểm của các nhà cung cấp Các thư viện thường mua sách qua các nhà cung cấp vì: • Thư viện tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách đặt một đơn đặt hàng cho một nhà cung cấp để đặt mua sách từ các nhà xuất bản khác nhau. • Việc xử lý và thanh toán hóa đơn sẽ tốn ít thời gian hơn nếu thư viện thư viện chỉ liên hệ với một hoặc chỉ một số ít công ty. • Các nhà cung cấp đưa ra các dịch vụ nhanh chóng và chính xác. • Họ cũng hỗ trợ cho việc bổ sung (tra cứu và xác định các ấn phẩm, các bản giới thiệu sách, bảng mục lục, các bản thư mục được thẩm định, vv). • Một số thư viện, đặc biệt là các thư viện trường học và thư viện chuyên ngành có ít hoặc không có chuyên môn về thư viện, cũng có thể yêu cầu nhà cung cấp biên mục tài liệu hoặc cung cấp tài liệu đã được biên mục sẵn • Nhà cung cấp gửi đưa ra báo cáo tình hình sách hàng tháng cho thư viện (số lượng sách được cung cấp, sách không còn ngoài thị trường hoặc sách không còn được xuất bản, các đơn đặt hàng đang giải quyết, vv). • Một số nhà cung cấp lớn đưa ra phân hệ phát triển vốn tài liệu tự động hóa để việc phát triển vốn tài liệu trở nên dễ dàng hơn (miễn phí hoặc giá thấp - cho các thư viện nhỏ) • Một số nhà cung cấp liên kết với dịch vụ cung cấp tài liệu và kết quả là thư viện dễ dàng mua được sách tái bản. 90

• Một số nhà cung cấp liên kết với các tổ chức tài trợ sách từ đó thư viện có thể vận động được sách tặng hoặc tặng sách cho các tổ chức này (thường là sách thanh lý) • Đôi khi nhà cung cấp hỗ trợ việc ép nhựa cho các sách bìa giấy để kéo dài tuổi thọ của sách. Hoặc nhà cung cấp tài trợ một số đồ nội thất và trang thiết bị 3. Các nhược điểm khi bổ sung thông qua nhà cung cấp Mặc dù nhà cung cấp giúp ích khá nhiều cho thư viện, việc hợp tác này cũng có một số vấn đề. Sau đây là một số vấn đề phát sinh từ phía nhà cung cấp : • Các nhà cung cấp chỉ giữ một số lượng sách giới hạn trong kho sách của mình. Vì vậy, trong một số trường hợp, các thư viện có phải chờ đợi một đợt nhập hàng mới. • Thông thường việc đặt một đơn hàng lẻ mất nhiều thời gian chờ đợi hơn là một đơn hàng với số lượng lớn do họ cho rằng họ sẽ thu lợi nhuận thấp từ các đơn hàng lẻ. • Việc cung cấp các ấn phẩm không còn bán ngoài thị trường mất nhiều thời gian. • Một số nhà cung cấp yêu cầu phải trả đủ tiền, ngay cả đối các đơn hàng chưa đáp ứng đủ, điều này có thể dẫn đến các khó khăn trong việc quản lý ngân sách của các thư viện. • Một số nhà cung cấp giao sách của một đơn đặt thành nhiều đợt - thư viện ghi nhận để theo dõi của các đợt sách lẻ này. • Một số nhà cung cấp lại gộp tài liệu từ nhiều đơn đặt hàng khác nhau trong một lô hàng. Có thể những đơn đặt hàng này từ các thư viện khác nhau trong một mạng lưới hoặc từ nhiều nguồn quỹ khác nhau. 91

• Một số nhà cung cấp gửi một hóa đơn cho một số đơn đặt hàng riêng biệt hoặc một vài hoá đơn lẻ cho một đơn đặt hàng. Một lần nữa, điều này có thể gây rắc rối trong việc quản lý ngân sách. 4. Đánh giá các nhà cung cấp Một khi các thư viện lệ thuộc nhiều vào các dịch vụ của nhà cung cấp và hiệu quả của hoạt động phát triển vốn tài liệu của họ có thể bị tác động bởi chất lượng của các dịch vụ từ phía nhà cung cấp, thư viện cần phải cẩn thận đánh giá và liên tục giám sát năng lực của các nhà cung cấp. 5. Tiêu chí đánh giá 1. Khả năng cung cấp tài liệu đa dạng – sách, tạp chí, các tài liệu tham khảo, sách và tạp chí điện tử, vv. 2. Khả năng cung cấp nhiều loại hình tài liệu - in ấn, nghe nhìn, tài liệu điện tử. 3. Khả năng cung cấp tài liệu từ nhiều nhà xuất bản. 4. Tính linh hoạt trong việc đặt hàng (điện tử, e-mail, fax, đặt hành trực tuyến, vv). 5. Khả năng hỗ trợ cho các phương pháp bổ sung tài liệu khác nhau (đặt hàng linh hoạt, kế hoạch đã phê duyệt, đơn đặt dài hạn, đơn đặt tổng hợp, vv). 6. Sự nhanh chóng trong việc cung cấp tài liệu đặt mua. 7. Khả năng đáp ứng các đơn đặt hàng gấp và đột ngột 8. Sự chính xác trong việc cung cấp hàng - Tỷ lệ sai sót. 9. Khả năng xử lý hiệu quả và nhanh chóng các khiếu nại. Nhiều thư viện nhà cung cấp khá nhanh chóng trong việc đáp ứng các đơn đặt hàng mới, nhưng lại ít quan tâm đến các khiếu nại của các thư viện việc việc thiếu sách . 92

10.Khả năng thích ứng với các hệ thống tự động của thư viện - hai hệ thống (tức là hệ thống thư viện và nhà cung cấp của hệ thống) có thể chuyển đổi trực tiếp? Dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu của nhà cung cấp có thể tích hợp một cách dễ dàng với hệ thống tự động của thư viện ? 11.Khả năng cung cấp các báo cáo liên quan đến quy tắc quản lý theo một định dạng nhất định của thư viện. 12.Các qui định trả lại đối với các sách trùng bản 13.Khả năng cung cấp các ấn phẩm bị thiếu và các số cũ của ấn phẩm nhiều kỳ. 14.Khả năng cung cấp các tài liệu không còn tái bản. 15.Tính thường xuyên và tính chính xác của các báo cáo tình trạng đặt hàng. 16.Tính linh hoạt trong việc xuất hóa đơn và thanh toán tiền - một số thư viện muốn nhận được hóa đơn theo một định dạng đã định sẵn. Họ cũng muốn thực hiện việc thanh toán theo quy đinh của cơ quan chủ quản. 17.Quan điểm của nhà cung cấp trong việc điều chỉnh giá và giảm giá. 18.Việc cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng cho thư viện (thư mục có thẩm định, biên mục, xử lý sẵn, vv). 19.Tính hiệu quả của việc đáp ứng các đơn đặt hàng quốc tế có hiệu quả, đặc biệt là các ấn phẩm từ các nước đang phát triển Để có thể đưa ra một cái nhìn thực tế về các dịch vụ của nhà cung cấp, giáo viên có thể mời một nhà cung cấp tài liệu tiêu ! biểu trong thành phố hoặc một trong những nhà cung cấp đang hợp tác với thư viện trường Đại học Cần Thơ để trình bày về các sản phẩm và dịch vụ các nhà cung cấp này cung cấp. Giáo 93

viên có thể gợi ý các vấn đề mà các nhà cung cấp cần trình bày trong bài nói chuyện này. Bài đọc Evans, G. Edward. (2005). Developing Library and Information Center Collections. 5th ed. (Library science text series). Littleton, Colorado: Libraries Unlimited. Chương 10: Bổ sung Chương 11: Nhà phát hành và cung cấp 94

MỤC LỤC Bài 8: Bảo tồn - bảo quản ................................................................................ 96 1. Định nghĩa................................................................................................. 96 2. Các tác nhân gây hại ................................................................................. 96 3. Việc kiểm soát các tác nhân gây hại ......................................................... 98 4. Bảo tồn ...................................................................................................... 99 5. Các phương án bảo quản......................................................................... 101 6. Kế hoạch phòng ngừa thảm hoạ ............................................................. 104 Các bước lập kế hoạch phòng ngừa thảm hoạ ........................................... 104 Chuẩn bị ứng phó các thảm hoạ ................................................................. 105 Bài đọc ........................................................................................................... 106 95

Bài 8: Bảo tồn - bảo quản Thời lượng: một tuần Mục tiêu của bài 1. Giúp sinh viên làm quen với các yếu tố môi trường khác nhau có thể gây tổn hại cho vốn tài liệu của thư viện. 2. Cho sinh viên thấy các công việc bảo tồn nguồn tài liệu khác nhau. 3. Cho sinh viên hiểu biết các phương án bảo tồn và các bước liên quan đến việc bảo quản tài liệu thư viện. 4. Giúp sinh viên làm quen với các khái niệm về lập kế hoạch phòng ngừa thảm hoạ, các bước liên quan và công tác lập kế hoạch phòng ngừa các loại thảm hoạ khác nhau 1. Định nghĩa Bảo tồn: Một hoạt động ngăn chặn các hư hỏng và giảm thiệt hại nếu đã bị hư hỏng, các hư hỏng và giảm giá trị của tài liệu thư viện trong tương lai Bảo quản: Bao gồm cả các công việc cụ thể không chỉ để ngăn chặn mà còn đảo ngược lại các tác động tiêu cực không mong muốn của các hoá chất gây hại và các tác nhân khác có thể phá hủy tài liệu thư viện Phục chế: Các hoạt động phục hồi để lưu trữ toàn bộ tài liệu đã khôi phục lại giống trạng thái ban đầu. 2. Các tác nhân gây hại Đọc chương 16: Bảo vệ bộ sưu tập – trang 357 - 362 96

Mục tiêu: Giúp sinh viên làm quen với các yếu tố môi trường khác nhau có thể gây tổn hại cho vốn tài liệu của thư viện. Nguồn: Evans, G. Edward. (2005). Developing Library and Information Center Collections. 5th ed. (Library science text series). Littleton, Colorado: Libraries Unlimited. Các yếu tố môi trường có thể làm tổn hại tài liệu thư viện. Dưới đây là những tác nhân/yếu tố quan trọng có thể gây thiệt hại vốn tài liệu của thư viện: ✓ Ô nhiễm không khí: Không khí ô nhiễm thường gồm các chất và khí khác nhau như chì, ô xit sắt, Dioxide lưu huỳnh (H2S), và các hóa chất độc hại khác có thể làm hỏng tài liệu thư viện. Ví dụ, chất dioxide lưu huỳnh trong môi trường kết hợp với hơi nước tự nhiên tạo ra Axit sulfuric (H2SO4) nhẹ và dần dần có thể làm hỏng giấy. ✓ Bụi: Bụi thường bao gồm các chất như vôi, cát, dầu mỡ, vi khuẩn, vv và các chất này cũng có thể làm hỏng giấy, tài liệu điện tử và tài liệu nghe nhìn. ✓ Độ ẩm: Độ ẩm là một yếu tố môi trường quan trọng có thể gây hại cho vốn tài liệu của thư viện. Độ ẩm khoảng 60-70% có thể gây thiệt hại cho giấy và toà nhà cũng như tạo điều kiện cho côn trùng và nấm mốc phát triển. • Sách làm từ nhiều nguyên vật liệu khác nhau như giấy, vải, bìa cạc tông, chỉ, hồ dán, vv …các nguyên liệu này hấp thụ / bị mất nước ở các mức độ khác nhau do vậy, chúng nở ra và co lại ở các mức độ khác nhau, gây hỏng sách. 97

• Ví dụ, giấy hút ẩm nhanh hơn chỉ dùng để đóng sách. Điều này có nghĩa là giấy nở nhanh hơn chỉ và nó là hỏng hoặc thậm chí cắt giấy như một con dao cùn • Cũng giống như độ ẩm cao, độ ẩm thấp cũng có thể làm tổn hại giấy và các vật liệu khác. Một độ ẩm thấp hơn 50% có thể làm hỏng giấy. ✓ Nhiệt độ cao: Khi nhiệt độ cao, giấy trở nên khô và giòn, làm cho tài liệu mau hỏng. ✓ Ánh sáng: Ánh sáng tạo ra nhiệt và có thể làm tăng nhiệt độ toàn bộ thư viện. Tương tự, ánh sáng mặt trời và đèn huỳnh quang tạo ra tia cực tím làm tài liệu bạc màu, ngả màu và giòn ✓ Côn trùng: Các côn trùng như mối, nhậy, mọt (mọt sách ), con hai đuôi, và gián cũng có thể gây hại cho sách trong thư viện . 3. Việc kiểm soát các tác nhân gây hại Ảnh hưởng của những yếu tố gây tổn hại nêu trên có thể giảm đáng kể nếu ta thực hiện số biện pháp thích hợp. Sau đây là một vài biện pháp có thể giảm bớt các thiệt hại do các tác nhân trên gây ra: ▪ Các bộ lọc không khí và bụi: Những tác động của ô nhiễm không khí và bụi có thể giảm được thông qua việc sử dụng đúng các bộ lọc không khí ▪ Máy hút ẩm: Thư viện có thể lắp máy hút ẩm để giữ độ ẩm ở mức có thể chấp nhận được. Nó cũng có thể để một số keo hút ẩm trên kệ để kiểm soát độ ẩm tương thích với sách và các tài liệu khác. 98

▪ Điều hòa không khí: Điều hòa không khí phù hợp không chỉ giữ nhiệt độ trong thư viện ở mức độ thích hợp mà còn giúp kiểm soát các thiệt hại do ô nhiễm không khí và bụi gây ra ▪ Phun hóa chất chống mối: Có thể trộn thuốc chống mối khi xây móng của tòa nhà thư viện mới để kiểm soát sự tấn công của mối ▪ Tránh thực phẩm và đồ uống: Thư viện không nên cho phép người dùng mang thức ăn vào ăn tại thư viện. Việc việc ăn các thứ như bánh ngọt, bánh mì và bánh qui có thể để lại các mẩu thức ăn nhỏ thu hút côn trùng ▪ Máy phát hiện khói: Việc lắp đặt các máy phát hiện khói có thể giúp kiểm soát các thiệt hại do cháy ▪ Thiết bị chữa cháy: Ngoài việc lắp đặt hệ thống báo cháy vệ tinh, việc tiếp cận các thiết bị chữa cháy một cách dễ dàng có thể giúp đỡ việc dập lửa nhanh chóng. ▪ Phun thuốc: Nhân viên thư viện nên thường xuyên tiến hành việc kiểm soát côn trùng để đề phòng chúng sinh sôi trong thư viện. Nếu nghi ngờ có rất nhiều côn trùng đang ẩn trong sách vở, đồ gỗ, thảm và những nơi khác mà việc kiểm soát khó hiệu quả, thư viện có thể quyết định phun thuốc diệt công trùng toàn bộ thư viện. 4. Bảo tồn Đọc chương 16: Bảo vệ bộ sưu tập – trang 367 - 368 Mục tiêu: Cho sinh viên thấy các công việc bảo tồn nguồn tài liệu khác nhau. 99

Nguồn: Evans, G. Edward. (2005). Developing Library and Information Center Collections. 5th ed. (Library science text series). Littleton, Colorado: Libraries Unlimited. Như đã đề cập ở phần định nghĩa, bảo tồn là để nhằm ngăn chặn các hư hỏng hoặc giảm các thiệt hại của tài liệu. Phần này thảo luận về cách thức mà thư viện có thể ngăn ngừa một số hư hỏng do thiên tai và những hư hỏng do con người làm ra ✓ Sử dụng vật liệu thích hợp: Các thư viện cần phải sử dụng hợp lý các kệ, ngăn kéo và các phương án lưu trữ khác để bảo vệ các tài liệu khỏi bị rơi xuống, bị trượt, bị quăn mép, vv ✓ Kiểm soát môi trường: Các yếu tố môi trường như nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng phải được kiểm soát chặt chẽ. ✓ Khó khăn: Tuy nhiên, vấn đề ở đây là điều kiện môi trường lý tưởng để con người cảm thấy thoải mái và điều kiện để bảo quản cho các tài liệu khá khác nhau. Dưới đây là một số điều kiện môi trường thích hợp cho từng loại tài liệu liệu khác nhau: ▪ Khu vực lưu trữ sách : nhiệt độ 55-65oF (13-18oC); độ ẩm 50% ▪ Vi phim : nhiệt độ 70-75oF (21-24oC); độ ẩm 40% ▪ Tài liệu nghe nhìn: Nhiệt độ 70oF (21oC); độ ẩm 50% ▪ Tranh ảnh màu, phim chiếu: Nhiệt độ 38oF (3.3oC), độ ẩm 35% ▪ Tài liệu điện tử: Nhiệt độ 65oF (18oC); độ ẩm 35% 100

Trong khi điều kiện thích hợp với người là : nhiệt độ 70oF (21oC), độ ẩm 50% Sự thay đổi nhiệt độ giữa thời gian thư viện mở cửa phục vụ (có để điều hòa không khí) và khi thư viện đóng cửa (không có điều hòa không khí) thường gây tổn hại cho sách do vật liệu dùng để tạo ra sách có mức độ giãn nở khác nhau Thảo luận: Ngoài những yếu tố môi trường có thể gây hại cho vốn tài liệu của thư viện đã nêu, theo bạn, còn có những yếu tố ? môi trường nào có khả năng gây nguy hiểm cho vốn tài liệu ở Việt Nam? 5. Các phương án bảo quản Đọc chương 16: Bảo vệ bộ sưu tập – trang 358, 359; 362, 363 Mục tiêu: Cho sinh viên hiểu biết các phương án bảo tồn và các bước liên quan đến việc bảo quản tài liệu thư viện. Nguồn: Evans, G. Edward. (2005). Developing Library and Information Center Collections. 5th ed. (Library science text series). Littleton, Colorado: Libraries Unlimited. Bảo quản tài liệu bao gồm các công việc nhằm ngăn chặn và thay đổi các yếu tố tiêu cực của hóa chất và các tác nhân có thể phá hủy tài liệu thư viện. Sau đây là một số phương án bảo quản mà thư viện có thể sử dụng ▪ Tìm mua một cuốn sách in bằng giấy có tính kiềm (giấy Alkaline) nếu cuốn sách cùng loại bị hư hỏng do làm bằng giấy axit 101

▪ Chuyển đổi sang dạng kỹ thuật số một số tài liệu quan trọng mà hiện nay không còn bán trên thị trường. Tuy nhiên, thư viện cần phải quan tâm đến các hạn chế đã định ra trên bản quyền. ▪ Chụp lại trên giấy Alkaline một số tài liệu bị hư hỏng ▪ Tìm mua bản thay thế cho quyển sách bị hư hỏng và không còn bán trên thị trường thông qua đại lý bán sách cũ ▪ Đặt các bản sách bị hỏng trong các hộp hoặc bao thư bằng giấy alkaline để tránh hư hỏng nặng hơn ▪ Rút các bản sách hư hỏng ra khỏi bộ sưu tập chính và đặt chúng vào kho sách hạn chế ▪ Dùng giấy khử acid để kéo dài vòng đời của sách thư viện, sách quý hiếm và các tập bản thảo Các định dạng khác Cũng giống như các tác phẩm in, tất cả các loại hình ảnh (microfilms, ảnh chụp, phim) tự phân huỷ sau một thời gian sử dụng. Chúng ta cần thật cẩn thận để bảo vệ các tài liệu này bằng các phương tiện thích hợp • Một số thư viện lưu giữ cả các tập tin văn bản hoặc tập tin dữ liệu được tạo trên phần mềm chuyên dụng. Các phiên bản mới của phần mềm thường xuyên được cập nhật có thể dẫn đến việc phải chuyển đổi dữ liệu (liên tục chuyển đổi sang các phiên bản mới hoặc duy trì các phiên bản cũ của phần mềm là điều cần phải giải quyết). • thường thì một phần của dữ liệu và / hoặc các định dạng của nó sẽ bị mất do thường xuyên phải chuyển đổi dữ liệu từ một hệ thống phần 102

mềm sáng một phầm mềm khác. Việc chuyển đổi dữ liệu phải thực hiện một cách cẩn thận Công việc bảo quản Các thư viện có thể thực hiện một số biện pháp kiểm tra, kiểm soát cho các thiệt hại gây ra cho tài liệu thư viện. Sau đây là một trong những hoạt động bảo quản thư viện có thể thực hiện thành công • Kiểm tra cẩn thận các tài liệu nhận lại tại quầy lưu hành. Mỗi ấn phẩm trả lại phải được kiểm tra trước khi xếp trở lại trên kệ. Tương tự như vậy, các tài liệu độc giả đọc tại chỗ cũng phải kiểm tra trước khi đưa lên kệ trở lại. • Thư viện phải có bộ phận đóng sách hoặc thuê một tổ chức phục chế để sửa chữa ngay các tài liệu hư hỏng. • Thư viện nên quan tâm đến việc khử acid của sách. Việc này sẽ kéo dài tuổi thọ của loại sách làm từ giấy có acid. • Nếu thư viện có các dữ liệu điện tử và các tập tin dữ liệu, các tài liệu này nên được định dạng lại theo từng phiên bản mới của phần mềm dùng để tạo ra các tài liệu này. • Thư viện nên thường xuyên tham khảo ý kiến của các chuyên gia và nhà tư vấn về quản lý thảm hoạ. Các thư viện cũng nên định kỳ đánh giá lại các kế hoạch và trang bị phòng ngừa thảm hoạ để đánh giá lại hiệu quả sử dụng của chúng. 103

6. Kế hoạch phòng ngừa thảm hoạ Đọc chương 16: Bảo vệ bộ sưu tập – trang 363 -366 Mục tiêu: Giúp sinh viên làm quen với các khái niệm về lập kế hoạch phòng ngừa thảm hoạ, các bước liên quan và công tác lập kế hoạch phòng ngừa các loại thảm hoạ khác nhau. Nguồn: Evans, G. Edward. (2005). Developing Library and Information Center Collections. 5th ed. (Library science text series). Littleton, Colorado: Libraries Unlimited. Các thư viện cần chú ý bảo vệ các tài liệu để không bị hư hỏng khi có thảm họa, và nếu tài liệu bị hỏng, họ phải cố gắng giảm thiểu tác động của các thảm hoạ đó. Vì mục đích này, các thư viện cần phải xem xét và lập kế hoạch để ứng phó một cách hiệu quả các loại hình thảm hoạ. Có thể chia tai họa thành hai nhóm chính: ▪ Thiên tai: động đất, bão, vòi rồng, mưa lớn, lũ lụt, sóng thần, vv ▪ Tai họa do con người gây ra: Thiếu trách nhiệm trong việc giữ tài liệu, thiệt hại do ống nước trong thư viện bị vỡ, hệ thống máy lạnh bị hư, cửa sổ bị vỡ, cháy, vv Các bước lập kế hoạch phòng ngừa thảm hoạ 1. Nghiên cứu các khả năng có thể xảy ra. 2. Tham khảo ý kiến của các cơ quan phòng chữa cháy ở địa phương. 3. Xây dựng các qui trình để ứng phó từng loại thiên tai. 4. Tìm và lưu giữ các số điện thoại cần thiết ứng với từng loại thiên tai 104

5. Phân loại các tài liệu để ưu tiên (tài liệu vô cùng quan trọng, tài liệu quan trọng và tài liệu bình thường). Trong trường hợp khẩn cấp, thư viện cố gắng cứu các tài liệu vô cùng quan trọng trước 6. Bổ sung các trang thiết bị để khôi phục tài liệu và giữ chúng sẵn sàng phòng khi cần thiết(các tấm nhựa, khăn giấy, quạt để bàn, đèn pin, găng tay cao su, vải thấm nước, khăn lau, xô, vv). Chuẩn bị ứng phó các thảm hoạ 1. Để các phương tiện phòng thảm hoạ ở chỗ thuận tiện. 2. Thực tập một số qui trình khắc phục thảm hoạ/ tập trận 3. Xác định nguồn nước chính, công tắc để ngắt gas và điện để trong trường hợp khẩn cấp có thể ngắt các nguồn này một cách dễ dàng. 4. Biết vị trí của các dụng cụ chữa cháy, kiểm tra tình trạng của chúng, và nắm được cách sử dụng. 5. Khuyến khích nhân viên tham gia những lần thực tập phòng chống thảm hoạ và tìm về các biện pháp phòng ngừa. 6. Lưu giữ một danh sách các chuyên gia bảo quản để có thể liên lạc ngay khi cần thiết. 7. Xây dựng qui trình lưu trữ dữ liệu và lên kế hoạch phục hồi dữ liệu 8. Mua bảo hiểm, (mặc dù việc định giá bộ sưu tập không dễ) để có thể thay thế cho các tài liệu bị hư hỏng. Tuy nhiên, việc mua bảo hiểm cho thư viện chưa phổ biến ở nhiều quốc gia. Đề tài thảo luận: Hiện nay các thư viện có một số lượng đáng kể ở ? dạng điện tử hoặc tài liệu nghe nhìn. Hãy thảo luận các yếu tố mà thư 105

viện cần phải quan tâm để bảo quản các loại tài liệu này. Bài đọc Evans, G. Edward. (2005). Developing Library and Information Center Collections. 5th ed. (Library science text series). Littleton, Colorado: Libraries Unlimited. Chương 16: Bảo vệ bộ sưu tập 106

Bài 9: Thanh lọc vốn tài liệu Thời lượng: một tuần Mục tiêu của bài 9. Giúp sinh viên làm quen với vai trò và lợi ích của việc thanh lọc vốn tài liệu của thư viện. 10.Giúp sinh viên nắm rõ công tác thanh lọc tài liệu được tiến hành ở các loại hình thư viện. 11.Giúp sinh viên hiểu được những khó khăn trong việc thanh lọc nguồn thông tin 12.Giới thiệu các tiêu chuẩn thanh lọc cho tài liệu in ấn và nghe nhìn. Đọc chương 13: Tái lựa chọn – trang 295 đến 297 và trang 301- 302. Mục tiêu: Giúp sinh viên làm quen với vai trò và lợi ích của việc thanh lọc vốn tài liệu của thư viện. Nguồn : Evans, G. Edward. (2005). Developing Library và Information Center Collections. 5th ed. (Library science text series). Littleton, Colorado: Libraries Unlimited. 1. Phạm vi và Định nghĩa ➢ Thanh lọc là việc loại bỏ hoặc chuyển sang lưu trữ các bản sách thừa, hiếm khi được sử dụ/ng, và các tài liệu không còn cần thiết trong thư viện hoặc các trung tâm thông tin. ➢ Chuyển các tài liệu không phải là tài liệu cốt lõi từ kho sách chính sang kho sách phụ để tăng khả năng truy cập 107

➢ Thanh lọc để lưu trữ: Nghĩa là để các tài liệu có tần suất sử dụng thấp vào kho chứa bậc 2. ➢ Thanh lọc để loại bỏ: Nghĩa là xoá bỏ vĩnh viễn các tài liệu ra khỏi vốn tài liệu của thư viện. Thông thường thì công tác tái lựa chọn được thực hiện ở hai giai đoạn. Trong giai đoạn đầu những loại tài liệu nào bị cho là không thích hợp, lỗi thời, và ít khi được sử dụng được chuyển vào kho lưu trữ bậc 2 (trong thư viện hoặc ở một chỗ khác) để chừa chỗ cho tài liệu mới. Việc đưa các tài liệu này vào kho lưu trữ bậc 2 là nhằm để nếu có ai hỏi đến, chúng sẽ được mang trở lại các kệ đang lưu hành. Nó cũng có thể giúp đem trở lại kho những cuốn sách đã bị chọn sai trong quá trình tái lựa chọn. Nếu tài liệu để trong kho lưu trữ bậc 2 mà vẫn không được hỏi đến thì chúng có thể bị loại bỏ vĩnh viễn khỏi kho tài liệu sau một khoảng thời gian đã định trước. ❖ Các từ đồng nghĩa với từ thanh lọc (deselection) thường được dùng trong các sách và tạp chí: ▪ Weeding (thanh lọc kho sách) ▪ Stock Relegation (thanh lọc kho) ▪ Purging ▪ Reverse Selection (chọn để bảo tồn) ▪ Discarding (loại bỏ) ▪ Retirement (bỏ ra) 2. Lý do thanh lọc vốn tài liệu 108

Nhiều thư viện, do các lý do khác nhau, đã bỏ qua hoặc thực hiện hoạt động quản lý vốn tài liệu quan trọng này một cách ! không thường xuyên. Giáo viên nên trao đổi về tầm quan trọng của việc thanh lọc tài liệu để cho sinh viên có thể đánh giá được giá trị của hoạt động này. 1. Thiếu chỗ chứa tài liệu: Thư viện liên tục bổ sung tài liệu mới và cần diện tích cho các tài liệu mới đó. Hơn nữa, do ưu thế của tài liệu điện tử, rất nhiều thư viện mới có diện tích tương đối hẹp, trong khi các thư viện đã xây trước đây đang đối mặt với những khó khăn trong việc mở rộng diện tích. Thường xuyên thanh lọc tài liệu sẽ đảm bảo đủ không gian cho các tài liệu mới. 2. Thiếu nhân viên: Với số lượng tài liệu ngày càng nhiều, thư viện cần bổ sung nhân viên để thực hiện nhiệm vụ của mình. Do không thể liên tục tuyển dụng thêm nhân viên, thư viện cần phải giữ cho vốn tài liệu của mình ở kích cỡ có thể quản lý được. 3. Tài liệu bị lão hóa: Các tài liệu cũ thường bị hư hỏng hoặc thông tin trong đó lỗi thời. 4. Nhu cầu thông tin của người dùng thay đổi: Người sử dụng thay đổi trong 'quan: Sở thích của một bộ phận bạn đọc của thư viện có thể có thay đổi qua thời gian. 5. Một đơn vị bị giải thể: Một bộ phận hoặc đơn vị trong cơ quan chủ quản của thư viện bị giải thể hoặc thay đổi dẫn đến vốn tài liệu được bổ sung để đáp ứng nhu cầu thông tin của nhân viên làm việc tại bộ phận đó không còn nhu cầu sử dụng. 6. Một dự án kết thúc: Thư viện có thể đã bổ sung một bộ sưu tập chuyên biệt cho các nhân viên làm việc ở một dự án. Khi dự án chấm 109

dứt, có lẽ không cần phải giữ lại tất cả các tài liệu liên quan đến dự án này. 7. Lựa chọn sai tài liệu: Nhân viên thư viện có thể phạm một số sai sót trong việc lựa chọn tài liệu và đã mua một số tài liệu không liên quan đến nhu cầu thông tin của bạn đọc thư viện. Lưu lại các tài liệu trên sẽ đòi hỏi sức người sức của. Như vậy tốt hơn hết là tái lựa chọn để loại các tài liệu bổ sung sai 8. Trùng bản: Thông thường nếu một đầu sách được sử dụng nhiều sẽ phải mua nhiều bản để giảm thời gian chờ sách quay vòng. Tuy nhiên, nhu cầu về các sách này có thể giảm sau một thời gian. Khi đó, thư viện cần loại bỏ một số bản bị thừa. 9. Sách bị rách nát: Do sử dụng nhiều, một số cuốn sách không còn nguyên vẹn nữa. Thư viện có thể chú ý để loại bỏ các cuốn sách này. 10. Làm tăng khả năng tiếp cận tài liệu: Việc có quá nhiều tài liệu không phù hợp và lỗi thời trên kệ sách của thư viện có thể làm giảm khả năng xuất hiện của các quyển sách hay. Việc loại các sách không thích hợp có thể cải thiện khả năng tiếp cận được các sách phù hợp và cập nhật. 11. Vị trí cho tài liệu phục vụ cho các bộ phận mới thành lập, các dự án mới, các định dạng tài liệu các trang thiết bị mới: Nhiều thư viện bị thiếu không gian. Để phục vụ cho một bộ phận mới hoặc, một dự án mới trong cơ quan chủ quản thư viện cần phải mua các tài liệu mới. Tương tự như vậy, khi thư viện mua các định dạng tài liệu mới hay các trang thiết bị (máy đọc vi thẻ, thiết bị nghe nhìn, máy tính, máy in v,v…) thư viện cần phải có thêm chỗ để lưu các các tài liệu đó 12. Tài liệu không phù hợp và tài liệu có tần xuất sử dụng thấp: Thông thường các tài liệu không phù hợp, không đúng trình độ và có tần xuất sử dụng thấp cần phải lọc ra để chừa chỗ cho tài liệu mới. 110

13. Tài liệu ở dạng MUSTY: M=misleading (sai); U=ugly (rách nát); S=superseded (không dùng tới); T=Trivial (không có giá trị); và Y= loại tài liệu không còn cần tới nữa. Các tài liệu loại này cần phải thanh lọc thường xuyên. Bạn có còn tìm ra được lý do hay ích lợi nào khác của việc ? thanh lọc? Bạn có thể giải thích các lý do đã nêu có thể giúp cải thiện việc tiếp cận vốn tài liệu thư viện như thế nào? 3. Loại bỏ tài liệu Thư viện cũng nên cẩn thận xem xét các phương án khác nhau để loại bỏ các tài liệu đã được lọc ra. Vấn đề nhân lực, tài chính và các nguồn lực cần thiết cho mục đích này là điều cần phải cân nhắc. Sau đây là một số phương pháp loại bỏ các tài liệu đã được lọc ra: ▪ Chuyển tài liệu về kho lưu trữ bậc 2: Các kho này dành riêng cho nhân viên thư viện. Họ sẽ tự vào kho lấy sách ra khi có độc giả yêu cầu. Các kho lưu trữ bậc 2 có thể ở ngay trong thư viện hoặc ở một chỗ khác ngoài khuôn viên thư viện và ở một vị trí tiết kiệm hơn (đặc biệt là khi thư viện toạ lạc ở một khu vực đắt tiền). ▪ Chuyển tài liệu về kho nén (trong hoặc ngoài thư viện): Các tài liệu bị loại ra có thể xếp vào các kho nén có các kệ sách được xếp sát nhau và gần như không có khoảng trống giữa các kệ sách. Các kho nén có thể ở trong hoặc ngoài thư viện. ▪ Tặng cho các thư viện khác: Một số thư viện tặng các tài liệu không còn cần (nhưng vẫn còn hữu ích) của mình cho các thư viện khác. Tương tự, một số thư viện ở các nước phát triển tặng các tài liệu đã thanh lọc cho thư viện ở các nước đang phát triển. 111

▪ Trao đổi với các thư viện / cơ sở giáo dục khác: Một số thư viện cùng tham gia một nhóm trao đổi tài liệu và trước khi thanh lý các tài liệu không còn cần, các thư viện kiểm tra lại với các thư viện trong nhóm xem có thư viện nào cần các tài liệu đó không ▪ Bán lại các tài liệu: việc bán lại các tài liệu đã được thanh lọc cho bạn đọc hoặc cho đại chúng khá phổ biến. Nhiều thư viện đại học bán sách thanh lý cho sinh viên và giáo viên. Tương tự các thư viện công cộng bán tài liệu thanh lý cho công chúng với giá rất thấp. ▪ Bán cho các đại lý sách cũ: Thư viện có thể bán sách cũ hoặc sách hiếm cho các đại lý thu mua sách cũ. ▪ Thuê các công ty nghiền sách thành bột giấy: Các công ty này lấy các sách thanh lý và huỷ chúng bằng các máy cắt hoặc các dụng cụ khác. Thảo luận để tìm ra các biện pháp có ích cho việc thanh lý ? các tài liệu đã được lọc ra ở các thư viện Việt Nam và cho biết lý do? 4. Thanh lọc tài liệu theo loại hình thư viện Thực tế việc thanh lọc tài liệu có thể khác nhau tuỳ theo loại hình thư viện. Phần tiếp theo sẽ thảo luận việc thanh lọc tài liệu thư viện dựa vào loại hình thư viện: Đọc chương 13: tái lựa chọn – trang 297 - 300. Mục tiêu: Giúp sinh viên nắm rõ công tác thanh lọc tài liệu được tiến hành ở các loại hình thư viện. 112

Nguồn : Evans, G. Edward. (2005). Developing Library và Information Center Collections. 5th ed. (Library science text series). Littleton, Colorado: Libraries Unlimited. 4.1 Thư viện công cộng ▪ Hầu hết các thư viện công cộng nhỏ chỉ cho phép độc giả tiếp cận đến các tài liệu hiện hành và có nhu cầu sử dụng cao (không lưu kho) và thanh lọc các tài liệu cũ. ▪ Nguyên tắc chủ đạo: Bộ sưu tập sẽ thay đổi hoàn toàn sau mỗi 10 năm - có nghĩa là hầu hết các tài liệu trong thư viện công cộng phải nhỏ hơn 10 tuổi. ▪ Tuy nhiên, một số thư viện công cộng lớn vẫn lưu giữ các tài liệu nghiên cứu (tài liệu có tính lịch sử). ▪ Tương tự, một số thư viện tiểu bang hoặc thư viện cấp tỉnh cũng lưu giữ “các bộ sưu tập đặc biệt” hoặc “tài liệu lịch sử của địa phương” và các tài liệu này không bị thanh lọc theo chu kỹ thông thường 4.2 Thư viện đại học ▪ Thông thường vốn tài liệu trong các thư viện trường đại học có tốc độ tăng trưởng rất nhanh. Để tạo thêm không gian cho tài liệu mới, thư viện trường đại học cần phải thường xuyên lọc bỏ các tài liệu không cần thiết ▪ Các tài liệu trong thư viện trường đại học thường do giảng viên và sinh viên đề nghị. Vì vậy, các ấn bản cũ cần phải xem xét để tái lựa chọn. ▪ Các thư viện trường đại học lớn, tách riêng bộ phận phát triển vốn tài liệu và quản lý vốn tài liệu do đó có các nhân viên có tay nghề cao thực hiện công tác thanh lọc một cách có hệ thống 113

▪ Nhiều thư viện trường đại học còn có các kho ở ngoài thư viện hoặc kho nén để lưu trữ tạm thời các tài liệu bị lọc ra. ▪ Các cuốn sách trùng bản hoặc cũ thường được bán cho sinh viên 4.3 Thư viện trường học đa phương tiện ▪ Thông thường thư viện trường học đa phương tiện có không gian hạn chế. Để có thể tiếp nhận các tài liệu mới, các thư viện cần phải thường xuyên tái lựa chọn các tài liệu hiện có. ▪ Khi tiến hành các chương trình giảng dạy mới, thư viện trường học đa phương tiện cần phải tái lựa chọn tài liệu, mua trước các tài liệu hỗ trợ cho chương trình học. ▪ Sinh viên trẻ, thường không có trách nhiệm và kỹ năng bảo quản sách vở, tài liệu trong thư viện trường học đa phương tiện thường xuyên bị hư hỏng. Thư viện trường học cần phải thay thế các tài liệu hư hỏng bằng các tài liệu mới . ▪ Thư viện trường học đa phương tiện, để tránh phụ huynh học sinh và những người khác khiếu nại, có thể cần phải chọn và bỏ một tài liệu gây khó chịu. 4.4 Thư viện chuyên biệt ▪ Hầu hết các thư viện chuyên biệt được xây dựng ở nơi có diện tích hẹp nhưng đắt tiền (ví dụ, thư viện của một ngân hàng hoặc công ty nằm ở trung tâm thành phố). Các thư viện này cần phải thực hiện tốt nhất việc sử dụng không gian có sẵn bằng cách thanh lọc các tài liệu không cần thiết. ▪ Các thư viện chuyên biệt thường chú trọng đến các tài liệu hiện hành, do đó, các ấn phẩm lỗi thời cần phải được thanh lọc. 114

▪ Việc thanh lọc tài liệu thường khá đơn giản và dễ dàng do vốn tài liệu của các thư viện này thường nhỏ và nhu cầu sử dụng tài liệu có thể dự đoán được. 5. Các rào cản của việc thanh lọc tài liệu Đọc chương 13: tái lựa chọn – trang 302 – 304. Mục tiêu: Giúp sinh viên hiểu được những khó khăn trong việc thanh lọc nguồn thông tin. Nguồn : Evans, G. Edward. (2005). Developing Library và Information Center Collections. 5th ed. (Library science text series). Littleton, Colorado: Libraries Unlimited. Mặc dù việc thanh lọc là một hoạt động cần thiết đối với việc quản lý và phát huy các nguồn lực thông tin, nhiều thư viện, hoặc là không thể hoặc cố tránh việc thanh lọc vốn tài liệu của họ. Sau đây là một số rào cản của việc thanh lọc tài liệu: ▪ Rào cản tâm lý: Một số chuyên gia thư viện cảm thấy khó chịu khi thanh lọc và thanh lý sách. Họ luôn nghĩ rằng một ngày nào đó sẽ có người hỏi đến và sử dụng các ấn phẩm bị thanh lý. ▪ Thiếu thời gian: Thanh lọc tài liệu thư viện là một công việc tốn nhiều thời gian. Các thư viện cần xây dựng các tiêu chí thanh lọc, huấn luyện cho nhân viên, loại bỏ các bản sách, chuẩn bị các hồ sơ cho việc kiểm toán, và cập nhập các thay đổi trong cơ sở dữ liệu để thông báo trên trang OPAC của thư viện. Tất cả các hoạt động này tốn rất nhiều thời gian của nhân viên trong khi thời gian đó có thể dùng để làm việc khác ▪ Thiếu tiền: Thư viện cần phải có tiền để chuyển các tài liệu đã bị lọc và mang về kho hạn chế hoặc các kho lưu trữ ở xa thư viện. 115

Tương tự như vậy, họ cần phải thanh toán tiền cho các đại lý để loại bỏ hẳn và huỷ các tài liệu dã lõ ra. Một số thư viện không đủ tiền để làm việc này, và do đó, không thể thực hiện việc thanh lọc tài liệu ▪ Thiếu nhân viên được huấn luyện thích hợp: Quá trình thanh lọc đòi hỏi phải có các nhân viên được huấn luyện kỹ và có kinh nghiệm. Các cán bộ thư viện thực hiện công tác này cũng cần phải xây dựng và sử dụng linh hoạt các tiêu chí thanh lọc. Một quyết định thanh lọc sai có thể dẫn đến việc mất một ấn phẩm hay cũng như lãng phí tiền đã dùng để mua và xử lý tài liệu ▪ Không được đánh giá cao: Mặc dù khối lượng công việc liên quan đến lựa chọn và thanh lọc tài liệu hầu như ngang nhau, nhưng hoạt động thanh lọc tài liệu thường không được đánh giá cao, do vậy nhân viên thư viện không mặn mà với công tác quan trọng . ▪ Sợ sai: Nhiều cán bộ thư viện sợ chọn sai tài liệu khi thanh lọc dẫn đến việc lãng phí nguồn vốn tài liệu của thư viện ▪ Sợ phải thú nhận minh đã sai khi chọn mua tài liệu: Trong một vài tình huống, rất nhiều thư viện vẫn tiếp tục lưu giữ các tài liệu đã chọn sai do nhân viên chịu trách nhiệm về lựa chọn tài liệu không sẵn sàng chấp nhận mình sai, ngay cả khi biết rằng việc giữ lại những cuốn sách đó sẽ làm tốn thêm tiền của thư viện. ▪ Sợ bị gọi là “kẻ đốt sách\": Một số chuyên gia thư viện cho rằng việc loại bỏ một cuốn sách nghĩa là “giết” nó. Họ cũng sợ rằng một số bạn đọc sẽ coi họ là những “kẻ đốt sách” 116

▪ Bất đồng giữa những người làm công tác thanh lọc: Thường rất khó đạt được sự thống nhất tuyệt đối giữa những người chọn sách. Điều này cũng tương tự trong công tác thanh lọc. Những người làm công tác thanh lọc thương có thể không thống nhất cách thực hiện các tiêu chí thanh lọc ▪ Sợ sự phản ứng của độc giả: Một số thư viện tránh thanh lọc tài liệu vì họ lo ngại người sử dụng sẽ phản đổi việc loại bỏ các tài liệu của thư viện. ▪ Vấn đề về quy mô của vốn tài liệu và uy tín (vốn tài liệu càng nhiều càng tốt): Có một quan điểm chung là thư viện sẽ có uy tín khi có bộ sưu tập tài liệu lớn. Ở một vài quốc gia, việc phân bổ ngân sách cho thư viện, tuyển dụng nhân viên và trang thiết bị dựa trên qui mô của bộ sưu tập - thư viện có bộ sưu tập lớn dường như có thể nhận được nhiều nguồn lực và hỗ trợ. Điều này dẫn đến, nhiều thư viện tránh thanh lọc các tài liệu của họ nhằm có thêm ngân sách và các trang thiết bị. ▪ Vấn đề kiểm toán: Ở nhiều quốc gia quy định và thủ tục kiểm toán thư viện rất chặt chẽ. Nhân viên kiểm soát yêu cầu phải nhìn thấy các tài liệu mà thư viện đã mua. Trong một số trường hợp, họ thậm chí không chấp thuận danh mục tài liệu thanh lý hay các hồ sơ tài liệu thanh lý mà các thư viện đang lưu giữ. Đó là lý do tại sao một số thư viện không muốn thực hiện việc thanh lý tài liệu để tránh các khó khăn khi bị kiểm toán Thảo luận về những rào cản trong việc thanh lọc tài liệu mà hầu hết thư viện ở Việt Nam phải đối mặt Bạn có tìm ra các lý do ? khác ngăn các thư viện Việt Nam thực hiện công tác thanh lọc tài liệu? 117

6. Các tiêu chí thanh lọc tài liệu Đọc chương 13: Tái lựa chọn – trang 304 - 310. Mục tiêu: Giới thiệu các tiêu chuẩn thanh lọc cho tài liệu in ấn và nghe nhìn. Nguồn : Evans, G. Edward. (2005). Developing Library và Information Center Collections. 5th ed. (Library science text series). Littleton, Colorado: Libraries Unlimited. Chính sách phát triển vốn tài liệu: Thường thì các tiêu chí thanh lọc tài liệu dựa trên những điều đã nêu ra trong chính sách phát triển vốn tài liệu. Đi ngược các tiêu chí lựa chọn: Thông thường các tiêu chí dùng cho \"việc lựa chọn\" một ấn phẩm cũng có thể được sử dụng (trong ý nghĩa ngược lại) cho việc \"thanh lọc\" ấn phẩm đó. Ví dụ, nếu tiêu chí để chọn một quyển sách là nó phải cung cấp các thông tin cập nhật, cuốn sách này sẽ bị loại ra nếu thông tin chứa trong đó lạc hậu Số liệu thống kê về lưu hành: Nếu số liệu về lưu hành cho cuốn sách không được sử dụng qua nhiều năm, nó có thể bị đưa vào diện thanh lọc. Tình trạng vật chất: Một ấn phẩm cũ nát có thể đưa vào diện thanh lọc. Tuy nhiên, nếu số liệu lưu thông cho thấy cuốn sách này vẫn còn được sử dụng nhiều, chúng ta cần lên kế hoạch mua bản thay thế Việc trung bản không cần thiết: Một cuốn sách có nhiều bản, nhưng lại không phải là cuốn sách được dùng nhiều, có thể đưa vào diện thanh lọc nếu nhu cầu sử dụng của nó không đáng kể 118