Proyecto Fin de Grado

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 1. Imagen e identidad corporativa: agentes implicados Empresa promotora: Prodigy S.L Empresa organizadora: Kings Events Team PRODIGY tfg 151

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 2. Branding del evento Para el branding del evento se Además de los colores, se manten- El objetivo es crear una identi- utilizarán los colores corporati- drá coherencia con la identidad dad visual sólida y reconocible vos de Prodigy para mantener corporativa de Prodigy en otros para el evento, que se alinee con una coherencia visual y refor- aspectos, como el uso de tipogra- la imagen corporativa de Prodi- zar la identidad de la empresa. fías y elementos gráficos. Se uti- gy y transmita los mensajes cla- Los colores corporativos de Pro- lizará la tipografía principal de ve que la empresa quiere comu- digy son el negro y el dorado. la empresa para mantener la con- nicar. Esto ayudará a fortalecer tinuidad visual y se emplearán la asociación entre el evento y Estos colores serán aplicados de elementos gráficos que reflejen la marca, generando un impacto manera estratégica en todos los los valores y el estilo de la marca. positivo en la percepción de los elementos visuales del evento, asistentes y reforzando la ima- como el logotipo del evento, la pa- gen de Prodigy como una empre- pelería, los banners, las tarjetas sa innovadora y líder en su sector. de presentación y cualquier otro material gráfico necesario. El ne- En resumen, se utilizarán los colo- gro, transmitirá confianza, pro- res corporativos de Prodigy, junto fesionalidad y seriedad, mientras con otros elementos de identidad que el dorado aportará energía, visual, para mantener la coheren- entusiasmo, poder, lujo y riqueza. cia y fortalecer la imagen de la em- presa en el branding del evento. PRODIGY tfg 152

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 3. Integración en el plan de comunicación de la empresa y aplicación de las etapas Implicación de la comunicación interna: • Comunicación con proveedores: se establecerá una comu- nicación clara con los proveedores clave de Prodigy para • Comunicación con empleados de Prodigy: es fundamen- coordinar su participación en el evento. Se les informará so- tal involucrar a los empleados en la promoción y difusión bre los detalles logísticos y se les proporcionará materiales del evento. Se les proporcionará información clara sobre el promocionales o información relevante para que puedan evento, su propósito y objetivos, y se les alentará a ser em- promocionar su colaboración con Prodigy durante el evento. bajadores de la empresa durante el evento. Se les propor- cionarán pautas y materiales de comunicación para que • Comunicación con los medios de comunicación: se redactará puedan compartir la información con sus contactos y redes. una nota de prensa para enviar a los medios de comunicación re- levantes. La nota de prensa destacará la participación de Pro- Implicación de la comunicación externa: digy en el evento, resaltando los aspectos clave y los mensajes importantes que se desean transmitir. Se buscarán oportuni- • Comunicación con clientes: se utilizarán diferentes cana- dades de cobertura mediática y se establecerá un seguimiento les de comunicación, como correo electrónico, boletines in- proactivo con los periodistas para garantizar una mayor visi- formativos y las redes sociales de Prodigy, para informar a bilidad y difusión del evento. Así pues, también se convocará los clientes sobre la participación de la empresa en el even- una rueda de prensa ante los medios de comunicación una se- to. Se destacarán los beneficios y la propuesta de valor que mana antes del evento para explicar en qué consistirá el mismo. ofrece el evento, y se invitará a los clientes a asistir al stand de Prodigy. Principalmente, para la difusión dle evento uti- lizaremos nuestras redes sociales Instagram y Facebook. PRODIGY tfg 153

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 4. Finalidades perseguidas de las RRPP en relación a la organización Las finalidades perseguidas de las relaciones públicas en relación a la organización del evento de lanzamiento de la placa para vehículos eléctricos Prodigy son: Crear conciencia y generar Fomentar la participación y la expectación: las RRPP se utili- interacción: es común que las zan para dar a conocer el even- RRPP se utilicen para incenti- to y generar anticipación en el var la participación activa de público objetivo. Esto se logra los asistentes al evento y fomen- mediante la difusión de infor- tar la interacción con la marca. mación estratégica a través de Esto se puede lograr mediante la comunicados de prensa, notas creación de una página web de- informativas y otros materia- dicada al evento, donde se pro- les promocionales. El objetivo es porcionen detalles adicionales, captar la atención de los medios formularios de registro y la posi- de comunicación, así como del bilidad de interactuar en redes público en general, y despertar sociales. Al combinar las RRPP su interés en el evento y la inno- con una presencia en línea sólida, vadora placa de carga Prodigy. se busca generar un mayor com- promiso por parte del público y maximizar el impacto del evento. PRODIGY tfg 154

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 4. Finalidades perseguidas de las RRPP en relación a la organización Establecer una imagen positi- Ampliar el alcance y la cobertu- va y una buena reputación: las ra mediática: la combinación de RRPP también permiten a la or- las RRPP con otras técnicas de co- ganización mostrar su compromi- municación, como la publicidad so con la innovación, la sostenibi- y las ruedas de prensa, permite lidad y la movilidad eléctrica. A amplificar el mensaje y aumentar través del evento de lanzamiento, la visibilidad del evento. A través se busca fortalecer la imagen de de anuncios en diversos medios y Prodigy como líder en el mercado la convocatoria de una rueda de de soluciones de carga para ve- prensa, se busca atraer la aten- hículos eléctricos y generar con- ción de los medios de comunica- fianza tanto en los clientes como ción relevantes y lograr una co- en los stakeholders. Las RRPP se bertura mediática más amplia. centran en destacar los valores y Esto ayudará a difundir el mensa- la calidad del producto, así como je sobre la placa de carga Prodigy en resaltar los beneficios que y llegar a un público más amplio ofrece la placa de carga Prodigy. En resumen, las RRPP en relación al evento de lanzamiento de la placa de carga para vehículos eléctricos Prodigy tienen como finalidades principales crear conciencia, establecer una imagen positiva, ampliar el alcance mediático y fomentar la participación del público. Al combinar las RRPP con otras técnicas de comunicación, se busca maximizar el impacto y lo- grar una cobertura más amplia y efectiva del evento, generando un mayor interés y compromiso por parte de los stakeholders. PRODIGY tfg 155

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 5. Definir la clasificación del evento a desarrollar, atendiendo a diversos criterios 1. Por naturaleza del evento: • Evento corporativo: se trata de un evento organizado por una empresa o entidad con fines promocionales, de relaciones públi- cas, internos o externos. 2. Por alcance o tamaño del evento: • Evento local: evento limitado a una ubicación geográfica específica o a una comunidad local. 3. Por objetivo del evento: • Evento de lanzamiento: se llevan a cabo para fines como la presentación de nuevos productos, servicios o iniciativas. 4. Por duración del evento: • Evento de un solo día: se lleva a cabo en un solo día, generalmente con una duración limitada. 5. Por sector o industria: • Evento de la industria tecnológica: se enfoca en temas relacionados con la tecnología, como ferias de electró- nica, conferencias sobre innovación tecnológica, etc. PRODIGY tfg 156

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 5. Definir la clasificación del evento a desarrollar, atendiendo a diversos criterios 6. Por formato del evento El lanzamiento de la placa de carga Prodigy para vehículos eléctricos puede clasificarse como un evento de tipo “lanzamiento” o “presentación de producto”. Este formato de evento se centra en dar a conocer y presentar un nuevo producto al mercado, desta- cando sus características, beneficios y novedades. El objetivo principal de este tipo de evento es generar expectación, despertar el interés de los medios de comunicación y del público objetivo, y establecer una imagen positiva del producto en el mercado. Durante el evento de lanzamiento, se suelen realizar dife- rentes actividades como discursos, demostraciones en vivo, presentaciones visuales y oportunidades para que los asistentes experi- menten y conozcan de cerca la nueva placa de carga Prodigy. El formato de lanzamiento permite destacar las características únicas de la placa de carga y resaltar su valor en el contexto de la movilidad eléctrica. Además, brinda la oportunidad de establecer conexiones directas con los medios de comunicación, influencers y otros actores clave en la industria. Al tratarse de un evento de lanzamiento, es importante no dejar atrás elementos como la ambientación, la presentación visual del producto, la creación de expectativas y la generación de contenido relevante para su posterior difusión en los medios y redes so- ciales. Esto es muy clave, ya que, como dijimos antes, la finalidad principal es lograr una cobertura mediática amplia y positiva, así como generar entusiasmo y demanda por parte de los potenciales clientes. PRODIGY tfg 157

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento PREEVENTO: Diseño y planificación del evento Briefing Datos generales Datos relevantes de la empresa • Empresa: Kings Events Team • Objetivos globales / prioridades actuales de la empre- • Nombre del proyecto: “Lanzamiento placa X3041 : Innovan- sa: Prodigy tiene como objetivo principal convertirse en líder en la industria de la fabricación de placas para la car- do el Futuro de la Movilidad” ga de coches eléctricos, ofreciendo soluciones innovadoras • Contacto principal: Jesús Ramírez Benitez (Coordinador de y sostenibles. Su prioridad actual es impulsar la transición hacia la movilidad eléctrica y promover el uso de energías Eventos) limpias en el transporte mediante su nueva “Placa X3041”. • Fechas: Sábado 24 de junio a las 12:00 p.m. (flexibilidad limi- • Cultura, hitos, códigos de comunicación interna / ex- tada) terna, eslogan: la cultura de Prodigy se basa en la exce- • Ciudad: Sevilla lencia, la innovación y la responsabilidad ambiental. Su lema es “Cargando el futuro, hoy”. Los hitos destacados de la empresa incluyen el desarrollo de tecnologías de car- ga rápida y eficiente, así como colaboraciones estratégi- cas con importantes fabricantes de automóviles eléctricos. PRODIGY tfg 158

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento PREEVENTO: Diseño y planificación del evento Briefing • Identidad gráfica: la identidad gráfica de Prodigy se • Singularidades del sector: la industria de placas para caracteriza por colores dorados/amarillos que trans- la carga de coches eléctricos se encuentra en constan- miten ambición y lujo. El logotipo de la empresa repre- te evolución debido al rápido crecimiento de la movili- senta un chasis de un coche que está siendo cargado dad eléctrica. La demanda de soluciones eficientes y sos- por un rayo eléctrico situado en la letra “O” de Prodigy. tenibles está en aumento, lo que implica la necesidad de estar a la vanguardia de la tecnología y adaptarse rápi- • Posicionamientos de marca: Prodigy se posiciona como un damente a las nuevas tendencias y regulaciones del sector. proveedor confiable de soluciones de carga para vehículos eléctricos, enfatizando la calidad, la eficiencia y el respe- • Situación competitiva de la empresa: Prodigy se encuen- to al medio ambiente. Entre los “do’s” se encuentran promo- tra en una posición competitiva favorable, siendo reconoci- ver la innovación, destacar los beneficios económicos y am- da como una empresa innovadora y confiable en el mercado bientales de la movilidad eléctrica, y establecer alianzas de placas para la carga de coches eléctricos. Sin embargo, la estratégicas con actores clave en el sector. Entre los “don’ts” competencia en el sector es intensa, con varios actores impor- se encuentran evitar la exageración de los beneficios y evi- tantes que ofrecen soluciones similares. Prodigy se esfuerza tar la utilización de estrategias de marketing engañosas. por destacarse a través de la calidad de sus productos, su en- foque en la sostenibilidad y su excelente servicio al cliente. PRODIGY tfg 159

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento PREEVENTO: Diseño y planificación del evento Briefing Actuaciones de la competencia en comunicación, so- • Código deontológico: Prodigy se adhiere a un estricto có- bre todo en cuanto a la realización de eventos. digo deontológico que incluye la transparencia en la comu- nicación, el cumplimiento de las normativas ambientales, el • Política de RSC / otros imperativos a incluir: Prodigy tie- respeto a los derechos humanos y la promoción de prácticas ne una sólida política de Responsabilidad Social Corpora- comerciales éticas. La integridad y la honestidad son valo- tiva (RSC), centrándose en la reducción del impacto am- res fundamentales en todas las actividades de la empresa. biental de sus operaciones y productos. Se comprometen a utilizar materiales sostenibles, promover la eficiencia • Breve DAFO: energética y contribuir a la transición hacia una movilidad - Debilidades: posible falta de reconocimiento de marca en más limpia. Además, la empresa tiene un firme compromi- comparación con competidores establecidos. so con la seguridad laboral y el bienestar de sus empleados. - Fortalezas: innovación tecnológica, enfoque en la sostenibili- dad, colaboraciones estratégicas. - Oportunidades: crecimiento del mercado de vehículos eléctri- cos, demanda creciente de soluciones de carga eficientes. - Amenazas: competencia intensa en el sector, posibles cambios regulatorios. PRODIGY tfg 160

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento PREEVENTO: Diseño y planificación del evento Briefing Datos en torno al evento • Otras acciones de comunicación pa- • Timing: ralelas al evento: además del even- • Estrategia de comunicación y/o mar- to de lanzamiento, se llevarán a cabo - Pre-evento: campaña de promoción y keting y/o comunicación interna en la acciones de comunicación paralelas, publicidad desde la fecha de anuncio que se engloba: el evento se engloba en como campañas publicitarias, accio- (22 de mayo de 2023) hasta el día del una estrategia integral de comunicación nes comerciales dirigidas a socios es- evento (24 de junio de 2023). y marketing para promocionar la nueva tratégicos y una campaña interna de “Placa X3041” de Prodigy. Se busca ge- comunicación para garantizar que to- - Evento: Sábado 24 de junio a las 12:00 nerar expectativa y crear conciencia so- dos los empleados estén informados del mediodía. bre la importancia de la carga eficiente y comprometidos con el lanzamiento. en el contexto de la movilidad eléctrica. - Post-evento: seguimiento de los resul- • Posibles eventos que puedan supo- tados, medición de impacto y acciones • Histórico del evento: el lanzamiento ner competencia: algunos eventos que de seguimiento en las semanas y meses de la nueva “Placa X3041” es un even- podrían suponer competencia incluyen posteriores al evento. to único, no se han realizado ediciones ferias y exposiciones relacionadas con anteriores. Es un hito importante para la movilidad eléctrica, conferencias so- Prodigy, ya que representa un avance bre energías limpias y eventos de lanza- significativo en su cartera de productos. miento de productos similares en el sec- tor de la carga de vehículos eléctricos. PRODIGY tfg 161

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento PREEVENTO: Diseño y planificación del evento Briefing Objetivos del evento • Formación: funcionalidad y ventajas de la nueva placa X3041, implementación de sistemas de carga para coches • Comunicación: innovación en la carga de coches eléctricos, eléctricos. eficiencia y soluciones sostenibles. • Promoción comercial: incremento en las ventas de la placa - Frase clave: “El futuro de la carga eléctrica: eficiente, innova- X3041, establecimiento de alianzas estratégicas con distri- dor y sostenible. buidores y fabricantes de coches eléctricos. • Motivación: Prodigy como líder en tecnología de carga, un • Medición: grupo humano comprometido con la movilidad sostenible y un futuro de transporte eléctrico accesible y eficiente. - Métricas a medir: número de leads comerciales generados, contactos realizados, mensajes recibidos, incremento en las ventas de la placa, implementación de los conocimientos adqui- ridos. - Seguimiento: entrevistas con el equipo comercial, encuestas a los asistentes, seguimiento de indicadores después de 1 semana y 1 mes. PRODIGY tfg 162

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento PREEVENTO: Diseño y planificación del evento Briefing Público objetivo Logística / producción • Pax: se espera una asistencia de alrededor de 200 personas. • Datos socioeconómicos, edad, sexo...: profesionales del • Tipo de venue, servicios a incluir: Fibes Sevilla es un espacio sector de la movilidad eléctrica, fabricantes de automóviles, empresas de carga, distribuidores, inversores y medios de para eventos con capacidad para 200 personas, con áreas de comunicación especializados. exhibición y conferencias. • Ciudad: Sevilla • Idiomas / idioma oficial del evento: el idioma oficial del • Servicios a incluir: gráfica, comunicación, RRSS, prensa, evento será el español e inglés. clipping, regalos, traducción, convocatoria, viajes, transfers, seguros, desarrollo contenidos / producción vídeos. • Relaciones entre ellos: el público objetivo puede tener re- laciones entre sí, como socios comerciales o competidores. 163 También se espera que se creen nuevas relaciones durante el evento. • Buyer Persona: los asistentes son personas interesadas en la movilidad eléctrica, preocupadas por el medio ambiente y conscientes de las ventajas de los coches eléctricos. Con- sumen medios especializados en el sector, asisten a ferias y eventos relacionados y están familiarizados con los produc- tos y soluciones disponibles en el mercado. PRODIGY tfg

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento PREEVENTO: Diseño y planificación del evento Briefing Exposición / sponsors Hoteles Presupuesto • Zona expositiva: zona de exposi- • Nivel / estrellas: se seleccionarán ción para mostrar productos rela- hoteles de 3 a 5 estrellas, depen- • Total: 50.000€ cionados con la carga de coches diendo de las preferencias y presu- eléctricos y patrocinadores asocia- puesto de los participantes. • Desglose por conceptos que sean dos. imprescindibles: • Qué pagan los participantes: los • Número e identidad de los spon- participantes son responsables de - Restauración: 5.000€ sors, contrapartidas acordadas: cubrir sus propios gastos de aloja- - Alquiler del espacio: 10.000€ los sponsors serán 4: BMW, Miche- miento. - Equipamiento audiovisual: 8.000€ lin, Iberdrola, Tesla. - Servicios de traducción: 2.000€ - Promoción y difusión: 10.000€ - Contrapartidas acordadas con los - Producción de materiales: 5.000€ sponsors, que pueden incluir visibili- - Gastos de organización: 10.000€ dad de marca, reconocimiento en ma- - Plazos de pago: el plazo de pago teriales promocionales, oportunidad será a corto plazo, es decir, un plazo de presentación, entre otros beneficios. inferior a 1 año. PRODIGY tfg 164

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento PREEVENTO: Diseño y planificación del evento Propuesta Teniendo en cuenta la importancia de un evento de lanzamiento exitoso para promover el nuevo producto “Placa X3041” de mane- ra efectiva, nos complace presentar esta propuesta que busca crear una experiencia impactante y memorable para los asistentes. Nuestra propuesta se centra en la combinación de formatos innovadores, una tematización acorde con la imagen de vanguardia del producto y una planificación financiera sólida. A través de esta propuesta, buscamos generar conciencia, interés y entusiasmo en el público objetivo, estableciendo una conexión emocional y resaltando los beneficios y valor que la “Placa X3041” puede ofrecer. Con un enfoque en la excelencia en la organización y la atención a cada detalle, estamos seguros de que esta propuesta nos permi- tirá alcanzar los objetivos establecidos y lograr el éxito deseado en el evento de lanzamiento. • Formato del Evento: • Tematización del Evento: • Presupuesto: - El presupuesto será de 50.000€ para la - Será un formato combinado que in- - Será una tematización relacionada creación del evento. cluye presentaciones, demostracio- con el concepto de innovación y tec- nes interactivas y sesiones informa- nología vanguardista, en línea con la 165 tivas para maximizar el impacto y imagen de la “Placa X3041”. Esto se re- la participación de los asistentes. flejará en la decoración, la ambien- tación y la selección de elementos vi- - Se contará con ponentes destacados en suales y sensoriales que transmitan el campo de la tecnología y la electróni- la idea de vanguardia y modernidad. ca, que puedan compartir su experiencia y conocimientos con el público objetivo. PRODIGY tfg

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento PREEVENTO: Diseño y planificación del evento Contrato Para acceder al contrato de nuestra empresa clique aquí o en el ico- no PRODIGY tfg 166

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento PREEVENTO: Diseño y planificación del evento Proyecto: Programa del Evento Objetivos generales Mensaje • El objetivo principal de este evento de lanzamiento del pro- El mensaje central del evento girará en torno a la “Placa X3041” ducto “Placa X3041” es generar conciencia, interés y entusias- como un producto innovador, de alta calidad y con característi- mo en el público objetivo, promoviendo el conocimiento y la cas únicas que satisfacen las necesidades y superan las expecta- adopción del producto. Algunos objetivos específicos inclu- tivas del público objetivo. Se enfatizarán los beneficios diferen- yen: ciadores y se resaltará el impacto positivo que el producto puede tener en la vida o el negocio de los usuarios. • Presentar las características y ventajas de la “Placa X3041” de manera clara y persuasiva. • Establecer una conexión emocional con el público, resaltando los beneficios y el valor que ofrece el producto. • Facilitar el contacto directo entre los asistentes y represen- tantes de la empresa, fomentando la interacción y el inter- cambio de información. • Generar expectativas positivas en relación con el producto, 167 impulsando la intención de compra y la recomendación a otros potenciales clientes. PRODIGY tfg

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento PREEVENTO: Diseño y planificación del evento Proyecto: Programa del Evento Ideas base del acto Perfil del público asistente • Tecnología revolucionaria: se destacará cómo la “Placa El perfil del público asistente estará en línea con el target del X3041” representa una nueva era en términos de tecnología plan de comunicación, que incluirá: aplicada al sector, abriendo oportunidades y mejorando los estándares existentes. • Profesionales del sector relacionado con la tecnología y la electrónica. • Experiencia inmersiva: se diseñarán actividades y demostra- ciones interactivas que permitan a los asistentes experimen- • Empresas y emprendedores interesados en la adopción de tar y comprender las características y funcionalidades del nuevas soluciones tecnológicas. producto de manera participativa. • Medios de comunicación especializados. • Presentación memorable: el evento se planificará de manera que cree un ambiente especial y memorable, utilizando ele- • Influencers y líderes de opinión en el ámbito tecnológico. mentos visuales, auditivos y sensoriales que cautiven al públi- co y refuercen el mensaje principal. PRODIGY tfg 168

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento PREEVENTO: Diseño y planificación del evento Proyecto: Programa del Evento Servicios requeridos Identificación de actividades a realizar que configurarán el formato 1. Espacio para el evento, con capacidad para 200 personas • Recepción y registro de asistentes. 2. Equipos audiovisuales y tecnológicos necesarios para las pre- sentaciones y demostraciones. • Presentación del producto y sus características destacadas. 3. Servicios de catering para ofrecer alimentos y bebidas duran- • Demostraciones interactivas y experiencia de usuario. te el evento. • Sesiones informativas y conferencias temáticas. • Sesiones de preguntas y respuestas. 4. Personal de apoyo, incluyendo recepcionistas, coordinadores y técnicos especializados. Equipo - Comité organizador y máximo responsable: • Espacios de networking y contacto directo con representantes de la empresa. • Jesús Ramírez: encargado de supervisar y tomar decisiones fi- nales sobre el desarrollo del evento. • Exposición de casos de éxito y testimonios de usuarios satis- fechos. • Comité organizador: equipo responsable de la planificación, coordinación y ejecución del evento, compuesto por represen- • Cierre del evento con un mensaje inspirador y llamado a la ac- tantes de diferentes áreas, como marketing, logística, comu- ción. nicación y diseño. 169 PRODIGY tfg

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento PREEVENTO: Diseño y planificación del evento Desarrollo de las 5W What: Idea Why: Objetivos del evento La idea principal del evento de lanzamiento de la “Placa X3041” Los objetivos del evento son los siguientes: es crear un ambiente innovador y envolvente que destaque las características únicas del producto. Se buscará una combina- • Aumentar el conocimiento de la “Placa X3041” entre el público ción de presentaciones interactivas, demostraciones prácticas y objetivo en un 30% para el final del evento. oportunidades de interacción para transmitir el mensaje de ma- nera efectiva. • Generar al menos 100 contactos calificados interesados en adquirir la “Placa X3041”. When: Fecha y horarios • Obtener cobertura mediática en al menos 5 medios especiali- La fecha y los horarios del evento son el día 24 de junio de 2023 a zados en tecnología. las 12:00 de la mañana. Este evento tendrá una duración de cinco horas desde el momento de inicio del mismo. • Recopilar feedback y opiniones positivas de al menos el 80% de los asistentes. PRODIGY tfg 170

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento PREEVENTO: Diseño y planificación del evento Desarrollo de las 5W Who: Los agentes del evento Where: Localización • Equipo organizador interno: responsables de cada área invo- La localización del evento será en Sevilla y se ha seleccionado lucrada en el evento, como marketing, logística, comunicación una sede adecuada (Fibes Sevilla) a los siguientes criterios: y diseño. • Aforo suficiente para albergar a 200 personas. • Personal técnico: profesionales encargados del montaje y desmontaje de equipos, iluminación, sonido y otras necesida- • Infraestructuras adecuadas para las necesidades técnicas des técnicas. del evento. • Personal de imagen: hosts y azafatas encargados de la recep- • Accesibilidad para personas con discapacidad y conexiones ción y atención de los asistentes. de transporte cercanas. • Medios de comunicación: periodistas, fotógrafos y cámaras • Cumplimiento de los permisos y licencias requeridos para la de televisión que cubrirán el evento. realización del evento. • Patrocinadores y colaboradores: empresas o marcas que apo- • Iluminación adecuada para crear la atmósfera deseada. yan el evento y contribuyen con recursos financieros o mate- riales. • Medidas de seguridad apropiadas para garantizar el bienes- tar de los asistentes. • Elementos auxiliares, como sillas, mesas, escenarios, stands, 171 PRODIGY tfg etc., necesarios para la configuración del evento.

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento PREEVENTO: Diseño y planificación del evento Documentos anexos Para acceder a los documentos anexos del evento clique aquí o en el icono PRODIGY tfg 172

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento PREEVENTO: Diseño y planificación del evento Recursos Personales Recursos Materiales Se definirán los recursos personales necesarios, incluyendo: Se determinarán los recursos materiales necesarios, incluyendo: • Asistentes clasificados y justificados según el perfil del públi- • Espacios y disposición del lugar, con bocetos y croquis que co objetivo y los objetivos del evento. muestren la distribución del evento. • Medios de comunicación seleccionados y contactados previa- • Decoración y ambientación del espacio, con elementos visua- mente para cubrir el evento. les y temáticos relacionados con la “Placa X3041”. • Patrocinadores y colaboradores identificados y comprometi- • Cartelería, señalética y stands para guiar y atraer a los asis- dos con el evento. tentes. • Personal subcontratado, como personal de imagen, técnico y • Catering y regalos para ofrecer una experiencia completa a artístico, necesario para la correcta ejecución del evento. los asistentes. • • Música y elementos audiovisuales para crear la atmósfera adecuada. • Otros elementos necesarios, como iluminación especial, aro- mas, etc. PRODIGY tfg 173

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento PREEVENTO: Diseño y planificación del evento Etiqueta y protocolo En el evento de lanzamiento de la “Placa X3041”, se establecerán • Tratamiento a las autoridades y ponentes: las siguientes normas de etiqueta y pautas de protocolo para ga- rantizar un ambiente profesional y agradable: - Se establecerán pautas para el tratamiento a las autoridades, como directivos de la empresa, ponentes o personalidades desta- • Vestimenta: cadas presentes en el evento. Se utilizará un tratamiento formal y se les ofrecerá un trato especial durante el evento. - Personal de imagen: el personal de imagen deberá vestir de manera elegante y acorde con la temática del evento, utilizando • Comunicación: uniformes o vestimenta formal. - Lenguaje corporal y verbal: se promoverá el uso de un lengua- - Asistentes: se recomendará un código de vestimenta específi- je corporal positivo, como sonrisas, contacto visual y posturas co, como vestimenta de negocios o vestimenta elegante. abiertas. Además, se fomentará una comunicación clara y respe- tuosa tanto verbal como escrita entre los participantes del even- • Conducta y actitudes: to. - Personal de imagen: el personal de imagen deberá ser amable, • Documentos y normas de actuación: atento y cordial en todo momento, ofreciendo una atención de calidad a los asistentes. - Se proporcionarán documentos internos con normas de actua- ción detalladas, como un manual de pautas de comportamiento - Asistentes: se espera que los asistentes mantengan una actitud general. respetuosa y profesional durante el evento, fomentando el inter- cambio de ideas y el respeto hacia los demás participantes. 174 PRODIGY tfg

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento PREEVENTO: Diseño y planificación del evento Presupuesto desglosado Comunicación personal • Total: 50.000€ Para acceder a la comunicación personal del evento clique aquí o en el icono • Desglose: - Restauración: 5.000€ - Alquiler del espacio: 10.000€ - Equipamiento audiovisual: 8.000€ - Servicios de traducción: 2.000€ - Promoción y difusión: 10.000€ - Producción de materiales: 5.000€ - Gastos de organización: 10.000€ PRODIGY tfg 175

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento PREEVENTO: Diseño y planificación del evento Organización Organización y Relación con el Gabinete de Prensa Contratación de Proveedores o Subcontratación Se establecerá una estrecha interacción con el gabinete de pren- • Se realizará la contratación de proveedores o subcontrata- sa de la empresa o el departamento de comunicación para ga- ción de servicios especializados en comunicación, como agen- rantizar una comunicación fluida y efectiva con los medios de cias de relaciones públicas, para apoyar en la gestión y pro- comunicación. moción del evento. • Se establecerán acuerdos contractuales claros con los provee- dores seleccionados para asegurar la calidad y el cumplimien- to de los servicios contratados. PRODIGY tfg 176

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento EVENTO Gestión, coordinación y supervisión Contratación de Proveedores o Subcontratación Para asegurar el éxito del evento de lanzamiento de la “Placa X3041”, se prestará especial atención a la gestión, coordinación y su- pervisión de todos los aspectos relacionados con el evento. Esto incluirá: Escaleta Para acceder a la escaleta clique aquí o en el icono PRODIGY tfg 177

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento EVENTO Gestión, coordinación y supervisión Responsabilidad Social Corporativa (RSC) • Compensación de la huella de carbono: compensare- mos la huella de carbono generada por el evento a tra- • Uso de materiales sostenibles: nos compromete- vés de la participación en proyectos de compensación de mos a utilizar materiales reciclables y biodegradables emisiones. Evaluaremos el impacto ambiental del evento en la decoración y el montaje del evento. Evitaremos el y tomaremos acciones para reducir y neutralizar las emi- uso de plásticos de un solo uso y fomentaremos la uti- siones, como la utilización de energías renovables y la lización de materiales ecoamigables en la producción promoción del transporte sostenible entre los asistentes. de folletos, paneles y otros elementos promocionales. • Colaboración con organizaciones locales: buscaremos • Reducción de residuos: implementaremos medidas de reduc- oportunidades para colaborar con organizaciones locales en ción de residuos en el evento, como la colocación de estaciones iniciativas sociales y medioambientales. Por ejemplo, podría- de reciclaje y la utilización de envases reutilizables. Además, mos establecer una alianza con una organización sin fines de evitaremos la generación de desperdicios innecesarios, fomen- lucro dedicada a la promoción de la movilidad sostenible, con tando el consumo responsable y consciente entre los asistentes. el objetivo de concienciar sobre los beneficios de los vehícu- los eléctricos y la importancia de la infraestructura de carga. PRODIGY tfg 178

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento EVENTO Gestión, coordinación y supervisión Responsabilidad Social Corporativa (RSC) • Promoción de la educación ambiental: durante el even- • Compromiso con la transparencia: nos comprometemos to, incluiremos paneles informativos y material educati- a informar a los asistentes sobre nuestras acciones de RSC vo sobre la importancia de la transición hacia la movili- y los esfuerzos realizados para minimizar el impacto am- dad eléctrica y el impacto positivo que puede tener en el biental del evento. Proporcionaremos información clara y medio ambiente. Organizaremos charlas y presentacio- accesible sobre las prácticas sostenibles implementadas, nes relacionadas con la sostenibilidad y la importancia promoviendo la transparencia y la rendición de cuentas. de la carga eficiente y segura de los vehículos eléctricos. PRODIGY tfg 179

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento EVENTO Gestión, coordinación y supervisión Certificación • Obtención de la certificación ISO 9001: nos comprometemos • Garantía de calidad y durabilidad: respaldamos la calidad y a cumplir con los más altos estándares de calidad en la fabrica- durabilidad de la Placa X3041 con una garantía sólida. Duran- ción y distribución de la Placa X3041. Para respaldar este com- te el evento de presentación, haremos hincapié en la fiabilidad promiso, nuestra empresa ha trabajado diligentemente para del producto y en su capacidad para resistir condiciones adver- obtener la certificación ISO 9001, un reconocimiento interna- sas y un uso intensivo a lo largo del tiempo. Esto se respalda con cional que avala su enfoque en la excelencia y la mejora continua. pruebas exhaustivas realizadas en laboratorios certificados y con la recopilación de datos y testimonios de usuarios reales. • Cumplimiento de normativas y estándares de seguridad: la • Evaluaciones independientes y revisiones técnicas: para Placa X3041 ha sido diseñada y fabricada siguiendo las nor- asegurar la transparencia y la veracidad de los datos técnicos mativas y estándares de seguridad aplicables a los dispositi- y de rendimiento de la Placa X3041, sometemos regularmente vos de carga para vehículos eléctricos. Nos aseguramos de que nuestro producto a evaluaciones independientes y revisiones nuestro producto cumpla con todas las regulaciones pertinen- técnicas. Estas revisiones son realizadas por expertos en la in- tes, proporcionando a los usuarios y a los clientes la confian- dustria de la carga de vehículos eléctricos, quienes verifican za de que están adquiriendo un producto seguro y confiable. y validan las características y el rendimiento del producto. • Investigación y desarrollo continuo: demostramos nuestro compromiso con la innovación y la mejora continua a través de la inversión en investigación y desarrollo. Durante el evento de presentación, destacaremos los esfuerzos de nuestra empresa para seguir desarrollando nuevas tecnologías y funcionalidades que mejoren aún más la eficiencia y la comodidad de la Placa X3041. PRODIGY tfg 180

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento EVENTO Comunicación del evento Para acceder a la comunicación del evento clique aquí o en el icono PRODIGY tfg 181

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento EVENTO Comunicación masiva • Prensa: llevaremos a cabo una campaña de prensa antes, • Transmisión en vivo: Prodigy considerará la posibilidad de rea- durante y después del evento de presentación. Enviare- lizar una transmisión en vivo del evento a través de plataformas mos comunicados de prensa a medios especializados en la de streaming como YouTube, Facebook Live o Twitch. Esto per- industria de la movilidad eléctrica y estableceremos con- mitirá que personas de todo el mundo puedan ver la presenta- tactos con periodistas y bloggers relevantes. Además, or- ción en tiempo real y participar a distancia. Además, promovere- ganizaremos ruedas de prensa y entrevistas para generar mos la interacción a través de comentarios y preguntas en línea. cobertura mediática y aumentar la visibilidad del evento. • Pantallas y paneles informativos: en el lugar del even- • Redes sociales: aprovecharemos el poder de las redes socia- to, colocaremos pantallas y paneles informativos es- les para difundir información sobre la Placa X3041 y el evento. tratégicamente ubicados. Estos elementos mostra- Hemos creado perfiles en plataformas populares como Face- rán videos promocionales, gráficos explicativos y datos book e Instagram, donde se compartirán actualizaciones, fo- relevantes sobre la Placa X3041. También las utilizaremos tos y videos relacionados con la presentación. También utili- para destacar las características y beneficios del produc- zaremos hashtags específicos para fomentar la participación. to, así como para transmitir mensajes clave de la marca. PRODIGY tfg 182

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento POSEVENTO Comunicación posevento • Comunicado de prensa: elaboraremos un comunicado de • Publicaciones en el sitio web y el blog de nuestra empre- prensa detallando los aspectos más destacados del evento de sa: publicaremos un artículo en nuestro sitio web y blog presentación de la Placa X3041. Este comunicado será envia- para recapitular los aspectos más relevantes del evento de do a medios de comunicación relevantes, blogs especializados presentación. Proporcionaremos un resumen de los temas y publicaciones del sector. Resaltaremos los puntos clave del discutidos, las características de la Placa X3041 y los testi- evento, como las características sobresalientes de la Placa monios de usuarios satisfechos. También destacaremos los X3041, testimonios de usuarios satisfechos y los compromi- próximos pasos y proyectos relacionados con la Placa X3041. sos de nuestra empresa con la sostenibilidad y la innovación. • Envío de material promocional: enviaremos material pro- • Publicaciones en redes sociales: aprovecharemos nuestros mocional, como folletos y catálogos, a los asistentes al evento perfiles en redes sociales para compartir fotos, videos y mo- y a contactos clave en la industria. Estos materiales brinda- mentos destacados del evento de presentación. Utilizaremos rán información adicional sobre la Placa X3041, sus carac- hashtags relacionados con el producto y el evento para fomen- terísticas técnicas y sus beneficios. Incluiremos información tar la participación y el intercambio de contenido generado de contacto para consultas y solicitudes de seguimiento. por los asistentes. Además, agradeceremos a los asistentes, colaboradores y patrocinadores por su participación y apoyo. PRODIGY tfg 183

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento POSEVENTO Comunicación posevento • Encuesta de satisfacción: enviaremos una encuesta de sa- • Relaciones públicas y seguimiento de medios: realizaremos tisfacción a los asistentes al evento para recopilar comen- un seguimiento activo de la cobertura mediática generada por tarios y opiniones sobre la presentación de la Placa X3041. el evento de presentación. Estableceremos relaciones con los Esta encuesta nos ayudará a evaluar la efectividad del medios que cubrieron el evento y agradeceremos su participa- evento y brindará información valiosa para futuras me- ción. Además, responderemos consultas y proporcionaremos in- joras. Los resultados de la encuesta la utilizaremos para formación adicional para aquellos medios que deseen profun- analizar el impacto y la satisfacción de los asistentes. dizar en la historia de la Placa X3041 y la visión nuestra empresa. PRODIGY tfg 184

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento POSEVENTO Evaluación desde la fase previa • Clipping - Análisis de la cobertura mediática: una vez recopiladas las menciones, la agencia realizará un análisis exhaustivo de la - Contratación de un servicio de monitoreo de medios: contra- cobertura mediática. Se evaluará el tono de la cobertura (po- taremos los servicios de una agencia especializada en monito- sitivo, neutro o negativo), el alcance de las menciones (número reo de medios para recopilar y analizar la cobertura mediática de personas alcanzadas), el enfoque de los medios en la pre- relacionada con el evento de presentación de la Placa X3041. sentación de la Placa X3041, entre otros aspectos relevantes. - Definición de los medios a monitorear: determinaremos los - Reporte de resultados: la agencia de monitoreo de medios nos medios que desea incluir en el monitoreo de clipping, que po- proporcionará un informe detallado que incluirá los resultados drían incluir prensa escrita, medios digitales, radio y televi- del monitoreo de clipping. Este informe contendrá información sión. Además, consideraremos blogs y sitios web relevantes cuantitativa y cualitativa sobre la cobertura mediática, como el dentro de la industria de la movilidad eléctrica y la tecnología. número total de menciones, el tono predominante de las mencio- nes, los medios con mayor impacto, entre otros datos relevantes. - Búsqueda y recopilación de menciones: la agencia de moni- toreo de medios llevará a cabo una búsqueda exhaustiva para - Análisis y acciones a tomar: analizaremos los resulta- recopilar todas las menciones del evento de presentación de dos del monitoreo de clipping y tomaremos acciones en fun- la Placa X3041 en los medios seleccionados. Esto incluirá tan- ción de los hallazgos. Esto incluirá la identificación de opor- to menciones directas como artículos, entrevistas, reseñas, tunidades de mejora en la estrategia de comunicación, el notas de prensa, publicaciones en redes sociales, entre otros. agradecimiento y seguimiento a los medios que cubrieron el evento, la recopilación de testimonios y citas destacadas PRODIGY tfg para utilizar en futuras comunicaciones, entre otras acciones. 185

5.2.2. Planificación de un evento de Relaciones Públicas 6. Proyecto del evento POSEVENTO Evaluación desde la fase previa ROI • Cálculo del ROI: para calcular el ROI, uti- lizaremos la fórmula estándar: No podemos calcular el ROI del evento sin ha- ber realizado el mismo, pero las fases que seguire- - ROI = (Beneficio - Costo de inversión) / Costo de inversión x 100. mos una vez realizado el evento serán las siguientes: • Análisis y evaluación: analizaremos los resultados del • Establecimiento de los costos de inversión: identificaremos y cálculo del ROI y evaluaremos su significado. Si el ROI calcularemos todos los costos asociados con la organización y es positivo, indica que los beneficios superan los cos- promoción del evento. Esto incluirá gastos como alquiler del es- tos de inversión, lo que sugiere una rentabilidad favo- pacio, montaje del escenario, contratación de personal, diseño y rable del evento. Si el ROI es negativo, se deben investi- producción de materiales promocionales, catering, entre otros. gar las razones y considerar ajustes para futuros eventos. • Definición de los beneficios obtenidos: determinare- • Factores adicionales a considerar: además del ROI finan- mos los beneficios generados a partir del evento, que pue- ciero, también podemos evaluar otros indicadores relevantes den ser tanto tangibles como intangibles. Los beneficios para medir el éxito del evento, como el retorno sobre el com- intangibles aumentarán la mejora de la imagen de marca promiso (ROE), el impacto en la imagen de marca, la adqui- de nuestra empresa, el fortalecimiento de relaciones co- sición de nuevos clientes o la retención de clientes existentes. merciales o el aumento de la visibilidad en el mercado. • Ajustes y mejoras futuras: una vez tengamos los resultados del ROI y los indicadores adicionales, podremos identifi- car áreas de mejora y ajustar su estrategia para futuros eventos. Esto incluirá la optimización de costos, la identificación de oportunidades para maximizar beneficios o la implementación de tácticas más efectivas de promoción y participación. PRODIGY tfg 186

5.3. Elaboración y diseño de materiales publicitarios. Para acceder a l material publicitario clique aquí o en el icono PRODIGY tfg 187

6. Plan de Acción y Seguimiento PRODIGY tfg 188

6.1. Cronograma estratégico y táctico de las acciones a realizar. Estratégico Táctico • Trimestre 1 y 2 de 2023: Investigación y desarrollo de nue- • Mes 1-2: Creación del equipo de investigación y desarrollo vas placas para coches eléctricos con características mejora- (I+D) y asignación de roles. das de rendimiento y sostenibilidad. Creación de prototipos. • Mes 3-6: Diseño y desarrollo de los prototipos. • Trimestre 3 de 2023: Pruebas de los prototi- pos y ajustes necesarios. Presentación de las nue- • Mes 7-8: Pruebas de los prototipos y recopilación de feedback. vas placas a potenciales clientes y colaboradores. • Mes 9: Mejoras y ajustes en base al feedback. Preparación • Trimestre 4 de 2023 y Trimestre 1 de 2024: Producción a gran para la presentación a potenciales clientes. escala de las nuevas placas y marketing para su lanzamiento. • Mes 10: Presentación de las placas y recolección de pedidos. • Mes 11-12: Preparación para la producción en masa. Desarro- llo de estrategias de marketing. • Mes 13-15: Producción y lanzamiento de las placas. Continua- ción de las actividades de marketing. PRODIGY tfg 189

6.1. Cronograma estratégico y táctico de las acciones a realizar. Secuenciación de actividades • Formación del equipo de I+D. • Diseño y desarrollo de prototipos. • Pruebas de los prototipos. • Ajustes según el feedback. • Presentación a potenciales clientes y recolección de pedidos. • Preparación para la producción en masa. • Desarrollo de estrategias de marketing. • Producción y lanzamiento de las placas. • Actividades de marketing continuadas. PRODIGY tfg 190

Javier Gómez López Trabajo Fin de Grado Juan Antonio Sánchez Sánchez PRODIGY tfg