GARIS PANDUAN EKSA(FINAL A5) PRINT

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR KANDUNGAN Ucapan Aluan Yang Dipertua Majlis Daerah Kampar 2 Tujuan 3 BAB 1 : Pengenalan Pelaksanaan EKSA MDKpr 4 BAB 2 : Dasar, Slogan dan Logo EKSA MDKpr 5 BAB 3 : Visi,Misi dan Objektif 6 BAB 4 : Perancangan Ke Arah Pensijilan EKSA 7-8 BAB 5 : Jawatankuasa Pelaksana 9 BAB 6 : Penentuan Zon 10 BAB 7 : Imbasan Konsep 5S & Pengenalan EKSA 11-14 BAB 8 : Elemen Baharu EKSA 15-19 BAB 9: Langkah-langkah Pelaksanaan EKSA 20-26 Langkah 1: Pengwujudan Jawatankuasa EKSA dengan Peranan Yang Jelas Langkah 2: Mewujudkan Sektor/Zon EKSA Langkah 3: Latihan Langkah 4: Pelancaran EKSA BAB 10: Pengauditan EKSA 27-28 Penilaian Model A Penilaian Model B BAB 11: Pelaksanaan Audit Dalam 29 Langkah 1 Membentuk Pasukan Audit Langkah 2 Latihan Audit EKSA Langkah 3 Mengaudit Prestasi EKSA Langkah 4 Mengumumkan Penemuan Audit BAB 12: Ke Arah Pensijilan EKSA 30 Kelayakan 31 Tempoh Sah Laku Sijil Permohonan Rasmi Saluran Permohonan BAB 13: Faedah Pelaksanaan EKSA BAB 14: Kunci Kejayaan EKSA 32 BAB 15: Penutup 33 Lampiran 34-129 Sumber Rujukan 130 1



GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR TUJUAN Buku Garis Panduan Pelaksanaan ini disediakan sebagai rujukan kepada semua warga Majlis Daerah Kampar (MDKpr) dalam melaksanakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Melalui panduan ini, diperjelaskan mengenai konsep EKSA, elemen-elemen baharu yang diperkenalkan, tindakan yang perlu diambil pada setiap peringkat pelaksanaan, kaedah pengauditan yang diguna pakai dan kelayakan serta syarat-syarat yang perlu dipatuhi untuk mendapatkan pensijilan EKSA. EKSA juga merupakan satu program yang menggalakkan warga MDKpr agar lebih kreatif dan inovatif dalam usaha mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif dan mampu meningkatkan produktiviti serta kualiti penyampaian perkhidmatan. 3

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR BAB 1 PENGENALAN PELAKSANAAN EKSA MDKpr  Dasar EKSA MDKpr  Slogan dan Logo  Visi, Misi dan Objektif  Perancangan Ke Arah Pensijilan EKSA  Jawatankuasa Pelaksana  Penentuan Zon  Imbasan Konsep 5S  Objektif Penjenamaan Semula  Elemen Baharu EKSA  Keperluan Dokumentasi 4

BAB GARIS PANDUAN PELAKSANAAN 2 EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR DASAR EKSA MDKpr “ MDKpr komited mengamalkan budaya organisasi berprestasi tinggi melalui penyediaan persekitaran kerja yang kondusif dan budaya kerja yang positif” SLOGAN EKSA MDKpr “ Persekitaran Harmoni Kerja Selamat LOGO EKSA MDKpr 5

BAB GARIS PANDUAN PELAKSANAAN 3 EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR VISI EKSA MDKpr Mewujudkan persekitaran kerja yang selamat dan berkualiti untuk meningkatkan produktiviti dan imej bagi memberi perkhidmatan yang terbaik kepada pelanggan melalui perbudayaan EKSA MISI EKSA MDKpr MMeenwyeumjuadikbaundpaeyarskerkeitaatrivainti,keinrojavaysaindgi skeallaamngaatndwanarbgearkMuDalKitpi r melualnutiupkemlaeknsainngakaantksatrnatpergoidduakntivpietirbdealnanimjaeajnbbaegrihmeemmabheurni tuk mpeewrkuhjuiddmkaantapnerysaenkgittaerrabnatikemkeppaatdkaeprjealaknogngdaunsimf deelanlguai n memberi peprkehrbidumdaaytaanankeEpKaSdAa pelanggan OBJEKTIF EKSA MDKpr Tiga (3) objektif pelaksanaan EKSA MDKpr; 1) Menambahbaik persekitaran tempat kerja bagi meningkatkan kualiti kerja dan produktiviti semua warga kerja MDKpr. 2) Mengurangkan pembaziran sumber, ruang, masa, kos dan tenaga. 3) Menambahbaik imej korporat dengan meningkatkan semangat berpasukan bagi mencapai visi dan misi EKSA MDKpr. 6

BAB PERANCANGAN KE A 4 Jawatankuasa Induk EKSA MDKpr telah merangka akti mendapatkan Pensijilan EKSA. Berikut merupakan Carta Perb CARTA PERBATU Majlis Daerah Kampar Disember 2018 PERKARA Disember Januari Februari Mac April M 2018 2019 2019 21 2019 2019 20 28 07@11 EKOSISTEM KONDUSI 30 28 PERANCANGAN & PENDEDAHAN 6 28 1 Perlantikan Jawatankuasa Induk 13 30 28 EKSA 29 05,12,19 03,1 & 26 & 24 2 Big Cleaning day EKSA & Gotong Royong 21 3 Mesyuarat Jawatankuasa Induk 29 EKSA 03 LATIHAN & LAWATAN 06 1 Taklimat Awareness EKSA 2 Bengkel Pemantapan Jawatankuasa & Penyelarasan Dokumentasi EKSA 3 Bengkel Audit Dalam EKSA 4 Lawatan Penandaarasan (MPM) 11 PROMOSI 14 1 Pelancaran EKSA 20 14 2 Mencipta Logo 20 3 3 Info EKSA (LED) & Blogspot EKSA 6

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR ARAH PENSIJILAN EKSA iviti bermula Disember 2018 hingga Oktober 2019 kearah batuan bagi perancangan aktiviti-aktiviti yang tersebut dibawah: UAN AKTIVITI EKSA – Oktober 2019 (pindaan sehingga 14 Ogos 2019) Mei Jun Julai Ogos September Oktober November Disember 019 2019 2019 2019 2019 IF SEKTOR AWAM 2019 2019 2019 10,17 07,14,21 05,12,19 02,09,16 06,13,20 04,11,18 01,08,15 06,13,20 & 27 & 25 & 22@29 & 27 4@31 & 28 & 26 & 23@30 11 13 7

Disember Januari Februari Mac April M 2019 20 2018 2019 2019 2019 19 1 19 2 GO GREEN 18 22 22 1 Program Kebun Kejiranan Hijau 18 15 18 1 2 Menambahbaik Sistem 21 Penjimatan Elektrik 3 Hari Tanpa Polisterin 4 Recycle Bin Guna Barang 03,10,17 07,14,21 07,14,21 04,11,18 02,0 Terpakai & 24 & 28 & 28 & 25 & AUDIT DALAMAN & LUARAN 03,10,17 07,14,21 07,14,21 04,11,18 02,0 1 Pre-Audit semua zon & 24 & 28 & 28 & 25 & 2 Audit Keseluruhan Kali Pertama 14 28 3 Program Pengiktirafan Zon Terbaik 4 Audit Keseluruhan Kali Kedua 5 Cross Audit (SUK) 7 Audit Persijilan oleh piham MAMPU

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR Mei Jun Julai Ogos September Oktober November Disember 019 2019 2019 2019 2019 2019 2019 2019 17 21 19 16 20 18 29 20 24 21 19 16 20 18 22 19 17 21 19 09,16 13,20 04,11,18 01,08,15 05,12,19 03,10,17 07,14,21 05,12,19 23 & 27 & 25 & 22 & 26 & 24 & 28 & 26 09,16 13,20 23 & 27 04,11,18 01 & 08 & 25 19 24 26 14 21 5 Nota : Perancangan Sebenar 8

BAB JAWATANKUA 5

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR ASA PELAKSANA 9

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR BAB 6 PENENTUAN ZON EKSA MDKpr BERDASARKAN WARNA PENANDA KULIT FAIL 10

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR BAB IMBASAN KONSEP 7 Mengamalkan aktiviti Mengasing/membuang sish, susun, sapu dan barang-barang yang seragam secara tidak diperlukan istiqamah Menyeragamkan Menyusun barang-barang susunanan fail/ yang diperlukan dengan meja kerja/ teratur supaya mudah peralatan pejabat diambil Menyapu/membersih ruang pejabat/bilik dan peralatan kerja PENJENAMAAN SEMULA AMALAN 5S SEKTOR AWAM MDKpr telah menggunapakai Amalan 5S ini mulai pada tahun 2013. MDKpr telah menerima Sijil Pengiktirafan Amalan Persekitaran Berkualiti pada 17 Disember 2014. 11

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR PENGENALAN EKSA EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi sektor awam di Malaysia. Langkah penjenamaan semula ini difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam. Penerbitan buku ini diharap dapat memantapkan lagi pengurusan persekitaran pejabat sehingga semua warga sektor awam dapat bekerja dalam persekitaran tempat kerja yang sistematik, selesa dan kondusif. Buku Panduan Amalan 5S Sektor Awam MAMPU telah memperkenalkan Amalan 5S Sektor Awam pada tahun 2010 melalui Panduan Amalan 5S Sektor Awam seperti pada Rajah 1 di atas 12

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR Amalan 5S SektorAwam SISIH merupakan pengasingan dan pelupusanbarang-barang yangtidak diperlukan di tempat kerja. SUSUN peralatan dengan teratur, kemas, berkesan, selamat dan mudah dicapai. SAPU untuk memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualitiproduk dan kesihatan. SERAGAM bermaksud sekeadaan,sebentuk dan sewarnasama ada pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya. SENTIASA ialah usaha mengekalkan 4 amalan 5S iaitu sisih, AMAL susun, sapu dan seragam di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di jabatan/agensi masing- masing. Penjenamaan Semula Amalan 5S EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang telah diguna pakai dalam sektor awam sejak tahun 2010. Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S yang ditambah baik di samping penambahan beberapa elemen baharu. EKSA bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan sebelum ini, sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan menyokong kepada pewujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif. Amalan 5S ditambah baik dengan menambah lima elemen baharu, iaitu: • Imej Korporat; • Kreativiti dan Inovasi; • Amalan Hijau • Persekitaran Kondusif; dan • Kepelbagaian Agensi. 13

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR Objektif utama penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam kepada EKSA adalah untuk membolehkan jabatan/agensi kerajaan: Ekosistem Kondusif Sektor AWAM (EKSA) adalah penjenamaan semula Pelaksanaan Amalan 5S untuk memenuhi keperluan sektor awam. Pelaksanaan EKSA mempunyai matlamat yang sama untuk mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal. EKSA yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja. EKSA berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti berasaskan Standard MS ISO 9001, dalam memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja. EKSA yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej korporat MDKpr secara keseluruhan. Dalam usaha pembudayaan dan pengekalan persekitaran berkualiti dan kondusif jabatan melaksanakan aktiviti seperti Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal dengan pelaksanaan aktiviti gotong-royong secara berkala. 14

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR BAB 8 ELEMEN BAHARU EKSA EMPAT ELEMEN: • Imej Korporat • Kreativiti dan Inovasi • Amalan Hijau • Persekitaran Kondusif Keadaan Bersih, Selesa dan Berimej Korporat Bilik Mesyuarat Casia Bifflora 15

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR Penampilan Imej Korporat di Kaunter Susun Atur Perabot yang Kemas Imej Korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak berkepentingan terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian sesebuah organisasi. Nilai, etika dan norma kerja yang seragam dalam kalangan warga kerja amat diperlukan untuk mewujudkan budaya korporat yang positif. Selain ciri-ciri ini, EKSA juga turut menitikberatkan aspek keselamatan persekitaran di setiap jabatan dalam MDKpr. 16

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR ELEMEN BAHARU: • Imej Korporat • Kreativiti dan Inovasi • Amalan Hijau • Persekitaran Kondusif Dalam usaha untuk mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja, EKSA menggalakkan warga MDKpr membudayakan elemen kreativiti dan inovasi semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing. Persekitaran sektor awam yang seringkali berubah mengikut peredaran masa menuntut pewujudan budaya organisasi yang dinamik berasaskan kreativiti dan inovasi. Warga MDKpr digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak (out of the box) untuk menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat. Tempat Simpanan Alat Tulis yang Kreatif Pelabelan yang Memudahkan Carian 17

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR ELEMEN BAHARU: • Imej Korporat • Kreativiti dan Inovasi • Amalan Hijau • Persekitaran Kondusif Penekanan turut diberikan pada aspek Amalan Hijau di pejabat dengan melaksanakan program seperti kitar semula dan meningkatkan kecekapan penggunaan tenaga ke arah penjimatan sumber. Aktiviti Amalan Hijau diharap dapat diterapkan kepada keseluruhan warga MDKpr ke arah penggunaan sumber secara optimum. Ruang Kitar Semula Peringatan Penjimatan Aktiviti Kitar Semula yang Dijalankan 18

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR ELEMEN BAHARU: • Imej Korporat • Kreativiti dan Inovasi • Amalan Hijau • Persekitaran Kondusif Persekitaran kondusif adalah penting dalam memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan warga MDKpr. Amalan EKSA menggalakkan semua anggota MDKpr memberikan penekanan pada penyampaian sistem perkhidmatan, mesra pelanggan dan memberi keselesaan semasa berurusan. Bagi pelanggan orang kurang upaya (OKU), kemudahan yang sesuai harus disediakan. Ruang Kerja yang Kemas Kemudahan OKU Disediakan 19

BAB GARIS PANDUAN PELAKSANAAN 9 EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN EKSA EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan tadbir urus dan tindakan pengurusan yang mantap merangkumi perkara-perkara seperti yang berikut: 1 Mewujudkan Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA dan menetapkan pelan tindakan pelaksanaan yang jelas; 2 Mewujudkan sektor/zon kerja; 3 Mengadakan program latihan; dan 4 Mengadakan pelancaran EKSA. Tahap pelaksanaan bagi setiap peringkat tindakan yang diambil seperti rajah berikut perlu dilaporkan secara berkala kepada pengurusan atasan melalui mekanisme yang ditetapkan. Pemantauan secara berterusan perlu dilakukan bagi menilai keberkesanan pelaksanaan pada semua peringkat, manakala kajian semula hendaklah dilakukan bagi menentukan langkah-langkah penambahbaikan yang perlu diambil. Langkah Pelaksanaan EKSA 20

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR LANGKAH 1: PENGWUJUDAN JAWATANKUASA EKSA DENGAN PERANAN YANG JELAS Penasihat/Pengerusi Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA • Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA; • Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA; • Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan; • Menentukan belanjawan dan sumber-sumber kewangan; • Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator; • Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan; • Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan; dan • Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik. Penyelaras • Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA; • Menyelaras program EKSA; • Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA; • Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan • Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi. Fasilitator • Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan ahli; • Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan; • Menentukan pembahagian zon; • Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan pelaksana; dan Setiausaha • Sebagai urusetia pencatat minit, penyediaan memo arahan dan menyelaras mesyuarat serta program EKSA secara berkala. 21

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR Jawatankuasa Latihan • Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk budaya EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi; • Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA; dan • Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA secukupnya. Jawatankuasa Promosi • Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA; • Mengenal pasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan untuk menjayakan pelaksanaan EKSA; dan • Menganalisis keberkesanan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di kalangan warga MDKpr. Jawatankuasa Audit • Menyediakan kriteria audit dalam EKSA; • Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA; • Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA; dan • Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa ke semasa mengikut keperluan. Jawatankuasa Go Green • Merancang, melaksana dan memantau aktiviti Go Green peringkat MDKpr; • Menerap kesedaran di kalangan anggota MDKpr tentang kepentingan Go Green; dan • Menggalakkan Pelaksanaan Go Green bagi menyokong kempen guna semula, kitar semula dan penjimatan. Jawatankuasa Kebersihan & Persekitaran • Mengawal selia tempat letak kereta di kawasan Kompleks MDKpr dalam keadaan baik; • Memastikan kebersihan dan kesiapsiagaan pondok pengawal; dan • Dipertanggungjawab kepada Kelab Sukan, MDKpr. 22

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR Jawatankuasa Fasiliti Bangunan • Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan operator kafeteria; • Mengendali susun atur dan kekemasan surau dalam Kompleks MDKpr; dan • Dipertanggungjawab kepada Badan Kebajikan, MDKpr. Jawatankuasa Penjagaan Pusat Kitar Semula • Memastikan ruang pameran dan tempat kerja dalam keadaan kemas, teratur dan bersih; • Merancang, melaksana dan memantau aktiviti kitar semula peringkat MDKpr; dan • Dipertanggungjawab oleh unit kitar semula. Ketua Sektor/Zon • Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli kumpulan; • Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan EKSA; • Merancang aktiviti kumpulan; • Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada fasilitator; dan b b Ahkli-ahli d d k • Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan EKSA; • Menyertai aktiviti EKSA secara aktif; • Bekerjasama dalam kumpulan; dan • Menghadiri mensyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan pelaksanaan EKSA. 23

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR Zon-Zon EKSA 24



GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR LANGKAH 3: LATIHAN i. Tujuan latihan EKSA adalah untuk mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di samping membudayakan EKSA dalam kalangan warga MDKpr. ii. Mengemaskini fail dan rekod mengikut garis panduan yang ditetapkan oleh pekeliling/ARKIB Negara. iii. Mengadakan latihan kebakaran dan pertolongan cemas kepada semua anggota MDKpr sekurang-kurangnya 2 kali setahun. iv. Menganjurkan lawatan perkongsian ilmu berkaitan pelaksanaan program EKSA. LANGKAH 4: PELANCARAN EKSA i. Pelancaran dan perasmian EKSA boleh diadakan sebagai tanda mula program ini di samping menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan EKSA dalam MDKpr. ii. Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung dan memberi komitmen serta sokongan padu kepada pelaksanaan EKSA melalui penetapan sasaran yang ingin dicapai, dasar dan objektif EKSA serta menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan. iii. Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran EKSA adalah seperti yang berikut: • Dasar EKSA; • Zon EKSA; • Objektif EKSA; • Pelan Tindakan Pelaksanaan EKSA; dan • Buku Panduan Pelaksanaan EKSA. 26

BAB GARIS PANDUAN PELAKSANAAN 10 EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR PENGAUDITAN EKSA Selaras dengan penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam, beberapa kriteria penilaian baharu telah dibangunkan. EKSA memperkenalkan model penilaian baharu yang mengandungi kriteria generik dan kriteria khusus yang mengambil kira kepelbagaian di setiap jabatan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan yang dipraktikkan sebelum ini iaitu one size fits all digantikan dengan model baharu seperti berikut. MODEL A MODEL B Generik Generik dan Khusus Komponen A hingga E Komponen A hingga F Model Baharu Penilaian EKSA Penilaian Model A adalah berdasarkan kriteria generik manakala penilaian Model B merupakan gabungan antara kriteria generik dan khusus. Kriteria penilaian yang diguna pakai adalah mengikut kesesuaian MDKpr di mana terdapat 6 komponen kriteria penilaian seperti berikut. Kriteria-kriteria yang disusun adalah bersesuaian dengan keperluan yang terdapat di MDKpr. Ini bagi memastikan pengauditan dilaksanakan secara menyeluruh dan memenuhi aspek kepelbagaian dan perbezaan antara jabatan. Komponen A - Keperluan Utama Pelaksanaan Komponen B - Ruang Tempat Kerja / Pejabat Komponen C - Tempat Umum Komponen D - Keselamatan Persekitaran Komponen E - Kawasan Persekitaran Jabatan Komponen F - Tempat Khusus Komponen-komponen Penilaian Komponen A hingga F yang dikeluarkan oleh pihak MAMPU adalah seperti di Lampiran A 27



BAB GARIS PANDUAN PELAKSANAAN 11 EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR PELAKSANAAN AUDIT DALAM EKSA Audit Dalam EKSA perlu dilaksanakan oleh MDKpr secara penilaian kendiri. Audit Dalam ini perlu dijadualkan secara berkala untuk memastikan setiap jabatan membuat penambahbaikan secara berterusan dalam memastikan EKSA sentiasa diamalkan dengan jayanya di sesebuah organisasi. Audit Dalam dilaksanakan oleh juruaudit yang dilantik oleh MDKpr. Langkah yang terlibat adalah seperti yang berikut: LANGKAH 1 MEMBENTUK PASUKAN AUDIT • Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenal pasti, melatih dan melantik juruaudit untuk melaksanakan aktiviti Audit Dalam EKSA MDKpr. • Jawatankuasa Pelaksana ini juga perlu menyediakan kriteria Audit Dalam EKSA dan menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalam EKSA. LANGKAH 2 LATIHAN AUDIT • Pasukan Audit Dalam EKSA hendaklah diberi latihan untuk memastikan urusan audit dalam EKSA dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan. LANGKAH 3 MENGAUDIT PRESTASI • Pasukan Audit Dalam akan menjalankan audit seperti yang dijadualkan oleh Jawatankuasa Pelaksana EKSA. LANGKAH 4 MENGUMUMKAN PENEMUAN AUDIT • Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam EKSA hendaklah melaporkan penemuan audit dalam kepada Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA. • Penemuan turut dimaklumkan kepada ketua dan semua warga MDKpr. 29

BAB GARIS PANDUAN PELAKSANAAN 12 EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR PENSIJILAN EKSA MAMPU Kelayakan 1. Pensijilan dikeluarkan oleh MAMPU bagi Jabatan yang berjaya memperoleh markah purata 80% ke atas. 2. Pecahan markah pensijilan adalah seperti berikut: Markah Kategori Sijil 90.0% - 100.0% Cemerlang 80.0% - 89.9% Baik Tempoh Sah Laku 1. Tempoh sah laku adalah selama dua (2) tahun dari tarikh dipaparkan dalam Sijil Pengiktirafan EKSA. 2. Jabatan boleh memohon pembaharuan Sijil Pengiktirafan daripada MAMPU, satu (1) bulan sebelum tarikh tamat tempoh sah laku Sijil Pengiktirafan EKSA. Permohonan Rasmi Permohonan untuk mendapatkan pensijilan EKSA perlu dikemukakan secara rasmi bersama-sama Laporan Audit Dalaman yang dibuat sekurang-kurangnya 2 kali atau lebih yang mencapai purata markah 80.0% selewat-lewatnya sebulan tarikh pengauditan yang dicadangkan. Saluran Permohonan 1. Permohonan Rasmi Melalui Surat Ketua Pengarah Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) Aras 6, Blok B2, Kompleks Jabatan Perdana Menteri, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62502 WILAYAH PERSEKUTUAN PUTRAJAYA (u.p.: Pengarah Bahagian Perundingan Pengurusan 2) 2. Permohonan Rasmi Melalui e-mail [email protected] 30

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR BAB 13 FAEDAH PELAKSANAAN EKSA Pelaksanaan EKSA di MDKpr memberikan faedah seperti berikut: Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (bersih, kemas dan rapi) Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi Mengenal pasti, mengurang dan menghapuskan pembaziran Meningkatkan imej MDKpr sektor awam Menjana idea kreatif dalam kalangan warga MDKpr Meningkatkan semangat kerja berpasukan Meningkatkan disiplin warga MDKpr Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan Mewujudkan piawaian kerja yang jelas 31

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR BAB 14 KUNCI KEJAYAAN EKSA Kejayaan pelaksanaan EKSA di MDKpr bergantung pada faktor-faktor seperti berikut :- 32

BAB GARIS PANDUAN PELAKSANAAN 15 EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR PENUTUP Melalui pelaksanaan EKSA, diharapkan MDKpr memperoleh manfaat dan faedah yang positif iaitu bekerja di dalam persekitaran yang kondusif seterusnya dapat meningkatkan produktiviti organisasi masing-masing. Sebarang pertanyaan mengenai pelaksanaan EKSA boleh diajukan kepada Unit Perhubungan Korporat & Hal Ehwal Komuniti melalui: Email : [email protected] Telefon : 05-4671020, 4671030 Faks : 05-4671040 LOGO DAN SLOGAN MDKpr 33

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR Lampiran Lampiran 1 Komponen Penilaian EKSA Pembudayaan Amalan Hijau 34

KOMPONEN GENERIK KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1 KOMPO A1) DasarEKSA 2 Garis panduan 1 Menyediakan garis panduan tidak disediakan selaras dengan Dasar EKSAagensi. 2 Menyebar Dasar dan Garis Dasar dan Garis Panduan EKSA serta memastikan Panduan EKSA semua warga kerjamemahaminya. tidak disebarkan 3 Memastikan EKSAdiamalkan dan EKSA tidak dipatuhi oleh semua warga agensi. diamalkan dan dipatuhi oleh warga agensi 4 Memastikan dokumentasi Dokumentasi berkaitan pelaksanaan EKSA tidak teraturdan disusun dengan teratur dan tidak dikemas sentiasa dikemas kini termasuk kini perkara yang berikut: i. Minit mesyuarat ii. Surat lantikanJawatankuasa iii. Laporan aktiviti Jawatankuasa

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR PONEN A 3 4 5 MARKAH Garispanduan Garispanduan disediakan kepada disediakan sebahagian warga kepada semua agensi warga agensi Dasar dan Garis Dasar dan Garis Panduan EKSA disebar Panduan EKSA dan difahami oleh disebar dan sebahagian warga difahami oleh semua warga EKSA diamalkan dan dipatuhi oleh EKSA diamalkan sebahagian warga dan dipatuhi oleh agensi semua warga agensi Sebahagian dokumentasi Semua teratur dan dokumentasi dikemas kini teratur dan dikemas kini 35

KOMPONEN GENERIK KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1 KOMPO 2 5 Mewujudkan keseragaman Tiada pelaksanaan EKSAseperti keseragaman Sudut EKSA ketetapan agensi/garis disediakan panduan yang dibangunkan tetapi hanya olehagensi. mengandungi dua perkara 6 a) Menyediakan dan Sudut EKSA seperti dicadangkan memaparkan sudut EKSAdi tidak tempat yang strategik (secara disediakan maya ataufizikal) dan mengandungi perkaraseperti yang berikut: i. Dasar EKSAagensi ii. Carta organisasi iii. Gambar aktivitisebelum dan selepas iv. Pelan lantai v. Carta perbatuan semasa vi. Informasi/hebahan vii. Tarikh kemas kini sudut EKSA b) Memastikan maklumat Tidak terkini dan bahan yang dipaparkan dan tidak sentiasa dikemas kinidan berada dalam dalam keadaan baik. keadaan baik

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR ONEN A 4 5 MARKAH 3 Keseragaman pada Keseragaman keseluruhan pada sebahagian agensi agensi Sudut EKSA Sudut EKSA Sudut EKSA disediakan mengandun mengandungi tetapi hanya gi semua semua perkara mengandungi perkara seperti dicadang tiga hingga seperti serta dipaparkan empat perkara dicadangkan secara kreatif dan seperti inovatif dicadangkan Sebahagian Terkini dan sahaja yang berada terkini dan dalam dalam keadaan baik keadaan baik 36

KOMPONEN GENERIK KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1 KOMPO 2 A2) Jawatankuasa PelaksanaEKSA 7 a) Membentuk dan melantik Jawatankuasa Jawatankuasa Pelaksana EKSA pelaksana tidak yang terdiri sekurang- dibentuk dan kurangnya tiga Jawatankuasa tidak dilantik seperti yang berikut: i. Jawatankuasa Latihan ii. Jawatankuasa Promosi iii. Jawatankuasa Audit b) Melantik fasilitator terlatih Fasilitator tidak sebagai pakar rujuk dilantik pelaksanaan EKSA. 8 Merancang dan Program/aktivit melaksana i EKSAtidak program/aktiviti EKSA dirancang dan secara berkala seperti dilaksanakan yang berikut: i. Menyedia dan mengemas kini carta perbatuan aktiviti ii. Menyebar maklumat latihan, promosi dan audit iii. Melaksanaprogram pengayaan ilmu

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR ONEN A 3 4 5 MARKAH Jawatankuasa Jawatankuasa pelaksana pelaksana dibentuk dibentuk dan dan dilantik tetapi dilantik serta hanya mempunyai mempunyai satu hinggadua semua jawatankuasa yang jawatankuasa disyorkan yang disyorkan Fasilitator dilantik Fasilitator telah tapitidak terlatih dilantik dan terlatih Program/aktiviti EKSAdirancang Program/aktiviti tetapi tidak EKSAdirancang dilaksanakan dan dilaksanakan 37

KOMPONEN GENERIK KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1 KOMPO 2 A3) Penglibatan PengurusanAtasan Mempunyai 9 Melibatkan pengurusan atasan Pengurusan program kesedaran/ sebagai penaung/penasihat atasan bukan pendedahan yang kurang EKSA. penaung/ aktif penasihat EKSA 10 Melibatkan pengurusan Program tidak atasan dalam aktiviti EKSA dilaksanakan seperti program kesedaran/pendedahan dan lawatan. 11 Membentang dan Aktiviti EKSA melaporkan pelaksanaan tidak dibentang aktiviti EKSAdalam dan dilaporkan mesyuarat pengurusan. dalam mesyuarat pengurusan

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR ONEN A 4 5 MARKAH 3 Mempunyai Mempunyai Pengurusan program program atasan sebagai kesedaran/ kesedaran/ penaung/ pendedahan pendedahan penasihat EKSA yang aktif yang aktif tanpa dengan Mempunyai penglibatan sebahagiannya program pengurusan melibatkan kesedaran/ atasan pengurusan pendedahan atasan yang aktif Sebahagian dengan aktiviti EKSA penglibatan dibentang dan pengurusan dilaporkan atasan dalam sepenuhnya mesyuarat pengurusan Semua aktiviti EKSAdibentang dan dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan 38

KOMPONEN GENERIK KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1 KOMPO 2 A4) Penilaian Kendiri (SelfAssessment) Audit dalam 12 Melaksana audit pematuhan/audit tidak dalam secara berterusan sama ada dilaksanakan oleh jawatankuasa dalaman atau agensi luar/lain sekurang- Hasil/laporan kurangnya dua kalisetahun. audit dalamtidak disebarkan 13 Menyebarkan hasil/laporan audit dalam untuk makluman dan tindakan susulan wargaagensi. 14 Mengemukakan LaporanPenilaian Laporan Kendiri kepada MAMPUselepas Penilaian setahun menerima pensijilan Kendiri tidak (hanya untuk pensijilansemula). dikemukakan kepada MAMPU

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR ONEN A 3 4 5 MARKAH Audit dalam Audit dalam dilaksanakan sekali dilaksanakan dalamsatu tahun mengikut jadual Hasil/laporan Hasil/laporan audit dalam audit dalam disebarkan disebarkan kepada kepada semua sebahagian warga warga Laporan Penilaian Kendiri dikemukakan kepada MAMPU 39

KOMPONEN GENERIK KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1 KOMPO 2 A5) Pengiktirafan Satu hingga 15 Melaksanakan program Program dua program pengiktirafan EKSAdi pengiktirafan pengiktirafan peringkat agensi seperti tidak dilaksanakan contohanugerah yang dilaksanakan berikut: i. ZonTerbaik ii. BilikTerbaik iii. Bahagian Terbaik iv. Ruang KerjaTerbaik v. TandasTerbaik vi. Hasil Kreativiti Terbaik vii. Anugerah AmalanHijau Terbaik 16 Menerima pengiktirafan dan Tiada ditanda aras sama ada di pengiktirafan peringkat diterima/tidak jabatan/daerah/negeri/ ditanda arasoleh kebangsaan atau lain-lain. agensi lain

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS DAERAH KAMPAR ONEN A 3 4 5 MARKAH Sekurang- Empat Lima atau kurangnya program lebih tiga program pengiktirafan program pengiktirafan dilaksanakan pengiktirafan dilaksanakan dilaksanakan Menerima Menerima pengiktirafan pengiktirafan tetapi tidak dan ditanda ditanda arasoleh aras oleh agensi lain agensi lain 40