งานนำเสนอ โปรแกรม สำหรับทำE-book

โปรแกรมสำเร็จรูปเพ่อื งำนบัญชี



สำระสำคญั พระราชบญั ญัตกิ ารบญั ชี พ.ศ. 2543 ในหมวด 3 มาตรา 20 กาหนดผ้ทู าบัญชี ต้องจดั ทาบญั ชีเพอื่ ให้มีการแสดงผลการดาเนนิ งาน ฐานะการเงิน หรือการเปล่ียนแปลง ฐานะการเงนิ ของผ้มู หี น้าทจี่ ดั ทาบญั ชีท่ีเป็ นอยตู่ ามความเป็ นจริง และตามมาตรฐานการ บัญชีโดยมีเอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการบนั ทึกบญั ชีให้ ถูกต้องครบถ้ วน นอกจาก ข้อกาหนดตามพระราชบญั ญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 แล้ว เอกสารประกอบการบันทึก บญั ชียงั ต้องจดั ทาขึน้ ให้สอดคล้องและถกู ต้องกับข้อกาหนดในประมวลรัษฎากรซ่ึงได้ กาหนดลกั ษณะของใบกากบั ภาษีด้วย

กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ ให้ ความหมายของเอกสารใช้ ประกอบการบนั ทึกบญั ชีหมายถึง บนั ทึก หนงั สือ หรือเอกสารใดๆ ที่ใช้เป็ นหลกั ฐานใน การลงรายการในบญั ชี ซึง่ แบง่ ได้เป็ น 3 ประเภท คอื 1. เอกสารท่ีต้องใช้ ประกอบการบนั ทึกบัญชีท่ีได้รับจากบุคคลภายนอก หมายถึง เอกสารที่บุคคลภายนอกจดั ทาขึน้ และออกให้เพื่อใช้เป็ นหลักฐานเน่ืองจาก การซอื ้ ขาย แลกเปลี่ยน บริการ และตดิ ตอ่ ทางธรุ กจิ 2. เอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการบนั ทกึ บญั ชจี ดั ทาขึน้ โดยผ้มู ีหน้าท่ีจดั ทาบัญชี เพ่ือออกให้แก่บคุ คลภายนอก หมายถึง เอกสารท่ีกิจการต้องออกให้แก่บุคคลภายนอก เพ่ือใช้เป็ นหลกั ฐานในการซอื ้ ขายแลกเปลยี่ น บริการ และตดิ ตอ่ ทางธรุ กิจ 3. เอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการบนั ทึกบญั ชีจดั ทาขึน้ โดยผ้มู ีหน้าท่ีจดั ทาบัญชี เพอ่ื ใช้ในกิจการของตนเอง หมายถึง เอกสารท่ีจดั ทาขึน้ เพื่อใช้เองในกิจการ เพื่อเป็ น หลกั ฐานในการรบั เงนิ จ่ายเงิน และตดิ ตอ่ ทางธรุ กิจ

เอกสำรประกอบกำรบันทกึ บญั ชี มี 2 ลกั ษณะดงั นี ้ 1. เอกสำรประกอบกำรบันทึกบัญชีตำมพระรำชบัญญัติ กำรบญั ชี พ.ศ.2543 เอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชที กุ ประเภทต้องมี รายการตามท่กี าหนดดงั นี ้ 1.1 ช่อื ของผ้จู ดั ทาเอกสารซง่ึ อาจใช้ชือ่ ท่ีใช้ในการประกอบธรุ กิจ ของผ้จู ดั ทาเอกสารกไ็ ด้ 1.2 ชอ่ื ของเอกสาร 1.3 เลขที่ของเอกสาร และเลม่ ท่ี (ถ้ามี) 1.4 วนั เดอื น ปี ทอ่ี อกเอกสาร 1.5 จานวนเงนิ รวม

2. เอกสำรประกอบกำรบนั ทกึ บญั ชีตำมประมวลรัษฎำกร 2.1 เอกสำรประกอบกำรบันทึกบญั ชีเก่ยี วกับกำรขำยสินค้ำ ซงึ่ ออกโดยผ้ปู ระกอบการ ได้แก่ เอกสารท่ีใช้บนั ทึกรายการขายสินค้าเป็ นเงินสด บนั ทกึ ในสมดุ รายวนั ขาย และเอกสารท่ใี ช้บนั ทึกรายการขายสินค้าเป็ นเงินเช่ือ บนั ทกึ ในสมดุ รายวนั ขาย 2.2 ใบกำกับภำษี (Tax Invoice) คือ เอกสารหลักฐานสาคญั ที่ ผ้ปู ระกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพ่ิมต้องจดั ทา และออกให้กับผ้ซู ือ้ สินค้า และบริการทกุ ครัง้ ท่ีมีการขายสินค้าหรือบริการ เพื่อแสดงมูลค่าของสินค้าหรือ บริการ และจานวนภาษีมลู คา่ เพ่ิมทผ่ี ้ปู ระกอบการเรียกเกบ็ หรือพงึ เรียกเก็บจาก ผ้ซู อื ้ สินค้าหรือรับบริการในแตล่ ะครัง้ ซงึ่ อตั ราภาษีมลู ค่าเพิ่มในปัจจบุ นั เก็บร้ อย ละ 7 แต่อาจเปล่ียนแปลงได้ตามนโยบายของรัฐบาลแต่ละสมัย ขนึ้ อยู่กับ เศรษฐกจิ โดยรวมของประเทศ ใบกากบั ภาษีแบ่งได้แก่ ใบกากบั ภาษีเตม็ รูปแบบ ใบกากบั ภาษีอย่างย่อ และเอกสารทถี่ ือเป็นใบกากบั ภาษี

2.3 รำยงำนภำษีขำย (Output Tax) เป็ นเอกสารท่ีกฎหมาย กาหนดให้ผ้ปู ระกอบการจดทะเบยี น จดั ทาขนึ้ เพ่อื ใช้ในการบนั ทกึ ภาษีขาย ทีเ่ รียกเก็บกบั ลกู ค้าเม่ือขายสินค้าหรือให้บริการในแต่ละเดือน รวมทงั้ ใช้ บนั ทกึ ภาษีขายตามใบเพ่ิมหนี ้ ซ่ึงมีผลทาให้ภาษีขายเพิ่มขนึ้ และบนั ทึก ภาษีขายตามใบลดหนีซ้ งึ่ มีผลทาให้ภาษีขายลดลง ภาษีขายที่เกิดขนึ้ ใน เดือนใดถอื เป็นภาษีขายของเดือนนนั้ โดยจะต้องบนั ทกึ ภาษีขายในรายงาน ภาษีขายให้แล้วเสร็จภายใน 3 วัน นบั แต่วันท่ีมีการออกใบกากับภาษีใบ เพิ่มหนหี ้ รือใบลดหนี ้

2.4 รำยงำนภำษีซือ้ (Input Tax) เป็ นเอกสารท่ีกฎหมาย กาหนดให้ผ้ปู ระกอบการจดทะเบยี นจดั ทาขนึ้ เพ่ือใช้ในการบันทึกภาษีซือ้ ที่ เกิดจากการซือ้ สินค้าหรือบริการจากผ้ปู ระกอบการจดทะเบยี น เมื่อซือ้ สินค้า หรือรับบริการในแตล่ ะเดือนทงั้ ใช้บนั ทกึ ภาษีซอื ้ ตามใบเพิม่ หนี ้ ซึ่งมีผลทาให้ ภาษีซอื ้ เพ่ิมขนึ้ และบนั ทกึ ภาษีซือ้ ตามใบลดหนีซ้ งึ่ มีผลทาให้ภาษีซือ้ ลดลง ภาษีซอื ้ ท่ีเกิดขนึ้ ในเดือนใดถอื เป็นภาษีซือ้ ของเดอื นนนั้ โดยจะพิจารณาจาก วนั ทป่ี รากฏในใบกากบั ภาษี หากผ้ปู ระกอบการจดทะเบยี นไม่ได้บนั ทึกภาษี ซอื ้ ในรายงานภาษีซือ้ ของเดอื นนนั้ ด้วยเหตุจาเป็ น หรือเหตุสุดวิสัยสามารถ นาภาษีซือ้ ไปบนั ทึกในรายงานภาษีซือ้ ของเดือนหลังจากนนั้ ได้ แต่ต้องไม่ เกิน 3 ปี นบั จากวนั ท่ีระบไุ ว้ในใบกากบั ภาษี ใบเพม่ิ หนี ้หรือใบลดหนี ้

2.5 รำยงำนสินค้ำและวัตถุดิบ เป็ นเอกสารที่กฎหมาย กาหนดให้ผ้ปู ระกอบการจดทะเบียนจัดทาขนึ้ เพื่อใช้ในการบันทกึ แสดง ปริมาณและชนดิ ของสนิ ค้าและวตั ถดุ ิบ ท่ีผ้ปู ระกอบการจดทะเบียนมีอยู่ ได้มาและจา่ ยไปในแต่ละเดือน เน่ืองจากการซือ้ ขาย สินค้าและวัตถุดิบ โดยมีใบสาคญั รับสนิ ค้าและใบสาคญั จา่ ยสินค้าเป็นหลกั ฐานในการบนั ทึก รายการในรายงานสินค้าและวตั ถดุ ิบ สาหรับผ้ปู ระกอบการท่ีเป็ นผ้ผู ลิต สินค้าหรือผู้ประกอบการท่ีซือ้ มาขายไปต้องจัดทารายงานสินค้าและ วตั ถดุ ิบ แตถ่ ้าเป็นผ้ปู ระกอบการให้บริการไม่ต้องจดั ทารายงานสินค้าและ วตั ถดุ ิบ

ตัวอย่ำงเอกสำรท่ใี ช้ในกำรทำบญั ชี ได้แก่ 1. เอกสารทีเ่ ก่ยี วกบั การขายสนิ ค้า เอกสารทีน่ ามาใช้เป็นหลกั ฐานใน การบนั ทกึ บญั ชีเก่ียวกบั การขายสินค้า จะเป็นเอกสารสาเนาเนอ่ื งจากต้นฉบับ จะต้องมอบให้กบั ผ้ซู อื ้ สินค้า 1.1 เอกสารทใี่ ช้บนั ทกึ เกีย่ วกบั รายการขายสินค้าเป็นเงินเชอ่ื ได้แก่ สาเนาใบกากบั สินค้าใบกากบั สินค้า/ใบกากับภาษี หรือ ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี เอกสารท่ีใช้บันทึกรายการขายสินค้าเป็ นเงินเช่ือกรณีเอกสารไม่ได้ ออกเป็นชดุ เม่ือมีการขายสินค้า ความรับผิดในภาษีจะเกิดขนึ้ เมื่อมีการขาย หรือส่งมอบสนิ ค้าไม่ว่าจะมีการชาระเงินโดยทันทีหรือไม่ก็ตาม ดังนนั้ ใบส่ง ของหรือใบกากบั สนิ ค้าจะต้องแสดงเป็ นใบกากบั ภาษีด้วย เพ่ือเป็ นหลกั ฐาน ในการชาระภาษีในเดือนที่มีการขาย หรือสง่ มอบสินค้า

ตวั อย่ำงเอกสำรท่ใี ช้ในกำรทำบญั ชี (ต่อ) 1.2 เอกสารทใ่ี ช้บนั ทกึ รายการรับชาระหนีจ้ ากการขายสินค้ าเป็ น เงินเชื่อ กรณีเอกสารไม่ได้ออกเป็ นชดุ เม่ือมีการชาระเงิน ได้แก่ สาเนา ใบเสร็จรับเงิน ซงึ่ จะไม่มีข้อความแสดงเป็ นใบกากับภาษีอีก เนื่องจาก ใบกากบั ภาษีแสดงอยใู่ นเอกสารใบสง่ ของหรือใบกากบั สินค้า เม่ือมีการขาย หรือส่งมอบสนิ ค้าแล้ว ในกรณีนีใ้ บเสร็จรับเงินใช้เป็ นหลกั ฐานในการเรียก เก็บเงินและบนั ทกึ บญั ชเี ท่านนั้ ไม่ได้ใช้เป็นหลกั ฐานในการชาระภาษี 1.3 เอกสารที่บันทกึ เก่ียวกับรายการขายสินค้าเป็ นเงินสด ได้แก่ สาเนาใบเสร็จรับเงนิ สาเนาใบเสร็จรับเงนิ /ใบกากบั ภาษี

เอกสำรท่ีเก่ียวกับกำรซือ้ สินค้ำ เป็ นเอกสารท่ีนามาใช้เป็ น หลกั ฐานในการบนั ทกึ บญั ชีเกี่ยวกบั การซอื ้ สินค้า จะเป็ นเอกสารต้นฉบับท่ี ได้รับมาจากผ้ขู าย ได้แก่ 1 เอกสารที่ใช้บันทึกเก่ียวกับการซือ้ สินค้าเป็ นเงินเชื่อ ได้แก่ ใบกากบั สินค้า ใบกากบั สินค้า/ใบกากบั ภาษี หรือ ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี ใบสง่ คนื สนิ ค้า 2. เอกสารท่ีใช้บนั ทึกรายการจ่ายชาระหนีจ้ ากการซือ้ สินค้าเป็ น เงินเช่ือ กรณีเอกสารไม่ได้ ออกเป็ นชุด เม่ือมีการชาระเงิน ได้ แก่ ใบเสร็จรับเงนิ 3. เอกสารที่ใช้บันทึกเกี่ยวกับการซือ้ สินค้าเป็ นเงินสด ได้แก่ ใบเสร็จรับเงนิ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกากบั ภาษี ใบส่งคนื สินค้า

เอกสำรอ่นื ๆ 1. เอกสารท่ีบันทึกในสมุดรายวันรับเงิน ได้ แก่ ใบสาคัญรับ ใบรับรองภาษีเงนิ ได้หกั ณ ท่จี ่าย กรณที ี่กิจการมีเงินได้จากการให้บริการ ซง่ึ ผ้จู ่ายเงินมีหน้าท่ีหักภาษี ณ ที่จ่ายตามกฎหมาย และจะออกหนงั สือ รับรองการหกั ภาษี ณ ทจี่ า่ ย ในกรณีนีเ้ ปรียบเสมือนกิจการถูกหกั ภาษีไว้ ลว่ งหน้า กจิ การจะต้องนาภาษีนไี ้ ปหกั ยอดภาษีเงินได้ในตอนปลายปี ภาษี เงินได้หกั ณ ท่ีจ่าย จะมียอดอยทู่ างด้าน เดบติ ถือเป็นสินทรัพย์ 2 เอกสารที่บันทึกในสมุดรายวันจ่ายเงิน ได้แก่ ใบสาคัญจ่าย ใบรับรองภาษีเงนิ ได้หกั ณ ท่จี า่ ย กรณีทกี่ ิจการจ่ายเงินจากการรับบริการ ซง่ึ กิจการมีหน้าท่ีหกั ภาษี ณ ที่จ่าย และนาส่งสรรพากรภายใน 7 วัน นับ แต่วนั สนิ ้ เดือน ดงั นนั้ กิจการจงึ มีภาระที่จะต้องนาส่งภาษี บญั ชีภาษีเงินได้ หกั ณ ท่จี ่าย จะมียอดอย่ทู างด้าน เครดติ ถือเป็นหนสี ้ นิ

กำรนำเอกสำรมำบันทึกบัญชีโดยทั่วไปจะทาการแยกเอกสาร แต่ละชนิด เพ่อื ความสะดวกในการบนั ทกึ บญั ชี เน่อื งจากในทางปฏิบตั ิกิจการ มักจะแบง่ หน้าที่การทางานของพนกั งานบญั ชีออกเป็นหลายฝ่าย เอกสำรกำรรับเงิน เป็นเอกสารที่บนั ทึกรายการเกี่ยวกับการได้รับ เงนิ ทกุ ประเภท ซงึ่ ผ้ปู ระกอบการจะออกให้กบั บุคคลภายนอกในกรณีที่ได้รับ เงินจากการขายสนิ ค้าเป็นเงินสด การรับชาระหนี ้ หรือได้รับรายได้อื่นๆ เป็ น เงินสดจะบันทึกในสมุดรายวันรับเงิน โดยเรียงเลขที่ตามเอกสารที่ออก เอกสารทีน่ ามาบนั ทกึ บญั ชี ได้แก่ สาเนาใบเสร็จรับเงนิ สาเนาใบเสร็จรับเงิน/ ใบกากบั ภาษี ใบสาคญั รับเงนิ สาเนาใบส่งคนื สินค้า

เอกสำรกำรจ่ำยเงิน เป็ นเอกสารท่ีบนั ทกึ รายการเกี่ยวกับการ จา่ ยเงนิ ทกุ ประเภท ซง่ึ ผ้ปู ระกอบการจะได้รับจากบคุ คลภายนอกกิจการได้ เอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชีเหล่านีม้ าเนื่องจากการซือ้ สินค้าเป็ นเงินสด การซอื ้ สินทรัพยเ์ ป็นเงนิ สด การจา่ ยชาระหนี ้ รวมทงั้ การจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ เป็นเงนิ สด จะบนั ทกึ ในสมดุ รายวนั จา่ ยเงินโดยจะเรียงลาดบั เลขที่ขนึ้ มาใหม่ ซงึ่ การให้เลขรหสั ขนึ้ อย่กู บั ผ้บู นั ทกึ บญั ชวี า่ จะกาหนดอย่างไร ทงั้ นีจ้ ะต้องส่ือ ความหมายถงึ เอกสารที่เกีย่ วข้องได้เป็ นอย่างดี เอกสารท่ีนามาบนั ทึกบญั ชี ได้แก่ ต้นฉบบั ใบเสร็จรับเงิน ต้นฉบบั ใบเสร็จรับเงิน/ใบกากบั ภาษี ใบสาคัญ จา่ ยเงิน เอกสำรเงนิ เช่ือ เป็ นเอกสารท่ีบนั ทึกรายการเก่ียวกบั การซือ้ และ ขายเป็นเงนิ เช่อื ทกุ ประเภท ซงึ่ ผ้ปู ระกอบการจะได้รับทงั้ จากบุคคลภายนอก และเป็ นผู้ออกให้แก่บุคคลภายนอก ประกอบด้วย เอกสารที่ได้รับจาก บคุ คลภายนอก และเอกสารท่ีออกให้แกบ่ คุ คลภายนอก

เอกสำรอ่นื ๆ เป็นเอกสารที่กิจการได้รับหรือออกให้แก่บคุ คลภายนอก ท่ีนอกเหนือจากท่ีกล่าวมาข้างต้น และใช้เป็ นหลักฐานในการบนั ทึกบญั ชีได้ เอกสารทนี่ าไปบนั ทกึ ในสมดุ รายวนั รับเงนิ กำรวิเครำะห์รำยกำรค้ำจำกเอกสำร การจดั ทาบญั ชีตามวงจรบัญชีผ้ทู าบัญชีต้องพิจารณาตรวจสอบและ วเิ คราะห์เอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชี ดงั นี ้ 1. ตรวจสอบข้อความและรายการที่กฎหมายกาหนดไว้ในเอกสาร ประเภทตา่ งๆ ที่ต้องมีปรากฏให้ถูกต้องครบถ้วนสมบูรณ์ เพราะเอกสารที่ไม่ ถกู ต้องครบถ้วนสมบูรณ์ตามข้อกาหนดของกฎหมาย ไม่สามารถใช้เป็ น หลกั ฐานในประกอบการบนั ทกึ บญั ชไี ด้ 2. วเิ คราะห์ประเภทของเอกสาร ตามลกั ษณะรายการทเี่ กดิ ขนึ้ ทางการ บญั ชี ได้แก่ เอกสารด้านรายรับ เอกสารด้านรายจ่าย เอกสารด้านเงนิ เชอ่ื



3. วิเคราะห์แหล่งที่ได้มาของเอกสาร มี 3 แหล่ง ตามการจัด ประเภทของเอกสาร กล่าวคอื เอกสารทีไ่ ด้รับจากบคุ คลภายนอก เอกสารท่ี ออกให้แก่บคุ คลภายนอก และเอกสารท่ีกิจการจัดทาขนึ้ เพื่อใช้ในกิจการ เองการวิเคราะห์แหล่งที่มาให้ให้สงั เกตเบือ้ งต้นคือ ถ้าเป็ นเอกสารท่ีได้รับ จากบคุ คลภายนอกจะแสดงเป็นต้นฉบบั (ตวั จริง) แต่ถ้าเป็ นเอกสารท่ีออก ให้แกบ่ คุ คลภายนอกจะแสดงเป็นสาเนาติดเลม่ หรือวิเคราะห์จากรายการ ค้า รายการค้าที่ปรากฏเป็ นรายการค้าอะไรให้พิจารณาจากช่ือเอกสาร 4. วิเคราะหร์ ายการค้าจากเอกสารตามหลกั สมการบญั ชี เม่ือทราบรายการค้าที่เกดิ ขนึ้ จากเอกสารแล้วขนั้ ตอนต่อไปจะนารายการ ค้ามาวิเคราะห์เพ่ือพิจารณาว่า รายการค้านนั้ มีผลกระทบต่อฐานะทาง การเงนิ ตามหลกั สมการบญั ชอี ยา่ งไร







กำรปฏบิ ตั ิเก่ียวกับกำรออกหนังสอื รับรองกำรหักภำษี ณ ท่ีจ่ำย ผ้ปู ระกอบการท่ีเป็นนติ ิบคุ คล เม่ือต้องจา่ ยเงนิ คา่ บริการบางประเภท ทก่ี ฎหมายกาหนดไว้มีหน้าที่ต้องหักภาษี ณ ท่ีจ่าย และออกหนังสือรับรอง การหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย ให้กบั ผ้ใู ห้บริการ โดยผ้มู ีหน้าท่ีหักภาษี ณ ที่จ่าย ต้อง นาสง่ ภาษีท่ตี ้องหกั ด้วยแบบ ภ.ง.ด.3 สาหรับกรณีผ้ถู ูกหกั ที่มีหน้าที่เสียภาษี เงินได้บคุ คลธรรมดา หรือแบบ ภ.ง.ด.53 สาหรับกรณีท่ีผ้ถู กู หกั มีหน้าท่ีเสีย ภาษีเงินได้นิติบคุ คลณ ท่ีวา่ การอาเภอหรือเขตท้องที่ ภายใน 7 วันนับแต่วัน สนิ ้ เดือนทจ่ี ่าย ไม่ว่าจะได้หกั ภาษีดงั กลา่ วไว้แล้วหรือไม่ สาหรับการจ่ายเงิน ให้แกผ่ ้รู ับรายหน่งึ ๆ ตงั้ แต่ 500 บาทขนึ้ ไป และเมื่อได้หกั ภาษีไว้แล้ว ผ้หู ัก ภาษีจะต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายจานวน 2 ฉบับ มี ข้อความถกู ต้องตรงกนั ให้แกผ่ ้ถู กู หกั ภาษีด้วย



สาระสาคญั โปรแกรม Smartbiz Accounting หรือเรียกสัน้ ๆ ว่า โปรแกรมบัญชี Smartbiz เป็ นโปรแกรมสาเร็จรูปทางการบญั ชีโปรแกรมหนงึ่ ท่ีบริษัทคริสตอลซอฟท์ จากดั (มหาชน) และบริษทั คริสตอลฟอร์มลู า่ จากดั ได้พฒั นาขึน้ เพอ่ื ให้ประกอบการ ไทย (SME) ผ้เู รียนหรือผ้ทู ส่ี นใจทว่ั ไปได้ใช้ซอฟทแ์ วร์ระบบบญั ชที ใี่ ช้งานได้จริง ไม่มี การล็อกหรือจากดั การใช้งาน สามารถใช้กบั ธรุ กิจซือ้ มา-ขายไป ธุรกิจบริการ และ ธรุ กิจผลติ อยา่ งง่าย โดยบริษัทคริสตอลซอฟท์ จากดั (มหาชน) เปิ ดให้ Download โปรแกรม Smartbiz และคมู่ ือการใช้งานได้ท่ี www.crystalsoftwaregroup.com

โปรแกรม Smartbiz Accounting หรือเรียกสนั้ ๆ ว่า โปรแกรมบัญชี Smartbiz เป็นโปรแกรมสาเร็จรูปทางการบญั ชีโปรแกรมหนง่ึ ที่บริษัทคริสตอล ซอฟท์ จากัด (มหาชน) และบริ ษัทคริ สตอลฟอร์ มูล่า จากัด ร่ วมกับ มหาวิทยาลยั รามคาแหงได้พฒั นาขนึ้ เพื่อให้ผ้ปู ระกอบการไทย (SME) ผ้เู รียน หรือผ้ทู สี่ นใจทว่ั ไปได้ใช้ซอฟทแ์ วร์ระบบบญั ชีทีใ่ ช้งานได้จริงไม่มีการล็อกการ ใช้งานหรือจากดั การใช้งานสามารถใช้กบั ธรุ กจิ ซอื ้ มา-ขายไป ธรุ กจิ บริการและ ธรุ กิจผลิตอย่างง่าย โดยบริษัทคริสตอลซอฟท์ จากัด (มหาชน) เปิ ดให้ Download โปรแกรม Smartbiz และค่มู ือได้ท่ี Page Download โปรแกรม Smartbiz มีการพฒั นามาอย่างตอ่ เนอ่ื งจนถงึ ปัจจบุ นั





ภำพรวมกำรทำงำนของโปรแกรม Smartbiz Accounting ประกอบด้วย 4 ขนั้ ตอนดงั นี ้ 1. การกาหนดโครงสร้างองค์กร (Organization Structure) 2. การบนั ทกึ ฐานข้อมลู ของระบบต่างๆ (Setup Master Files) 3. การบนั ทึกยอดยกมาก่อนเร่ิมใช้งานโปรแกรม (Set Balance Data) 4. บันทกึ รายการค้า และการทารายงาน (Entry Transactions and Reporting)

1. เอกสารท่ใี ช้สาหรบั ธรุ กจิ ซอื ้ มา-ขายไป หรือคา่ ใช้จา่ ยอ่ืนๆ

2. เอกสารท่ใี ช้สาหรับธรุ กจิ งานบริการ (เป็นภาษีไม่ถงึ กาหนด)



สำระสำคญั การตดิ ตงั้ โปรแกรมบญั ชีสาเร็จรปู Smartbiz แบ่งขนั้ ตอนการติดตงั้ ออกเป็ น 2 สว่ น คอื การตดิ ตงั้ ซอฟท์แวร์พืน้ ฐาน และการติดตงั้ โปรแกรมบญั ชีสาเร็จรูป โปรแกรม Smartbiz เป็ นโปรแกรมที่ถกู ออกแบบมาให้สามารถใช้ได้ทงั้ ภาษาไทย และภาษาอังกฤษ เม่ือทาการติดตงั้ โปรแกรมSmartbiz All version 10.2 ครัง้ แรกจะแสดงช่ือเมนูและ หน้าต่างการทางานเป็ นภาษาอังกฤษและใช้ปี ค.ศ. ซึ่งผ้ใู ช้ สามารถเปล่ียนเมนูเป็ น ภาษาไทยและใช้ ปี พ.ศ. ได้

เครื่องคอมพวิ เตอร์สาหรับการตดิ ตงั้ จะต้องมีคณุ สมบตั ิดงั นี ้ การติดตงั้ โปรแกรม Smartbiz Accounting แบ่งขนั้ ตอนการติดตัง้ ออกเป็น 2 สว่ น คอื การตดิ ตงั้ ซอฟท์แวร์พืน้ ฐาน และการตดิ ตงั้ โปรแกรมบัญชี สาเร็จรูปในทีน่ จี ้ ะเป็นการติดตงั้ โปรแกรม Smartbiz Version 10.2

โปรแกรม Smartbiz เป็ นโปรแกรมที่ถูกออกแบบมาให้สามารถใช้ได้ทัง้ ภาษาไทยและภาษาองั กฤษ เม่ือติดตงั้ โปรแกรมจะแสดงชื่อเมนู และหน้าต่างการ ทางานเป็ นภาษาอังกฤษ และใช้ปี ค.ศ. ดังนนั้ หากผ้ใู ช้ต้องการเปลี่ยนเมนเู ป็ น ภาษาไทย และใช้ ปี พ.ศ. ในการบนั ทึกรายการบญั ชี จะต้องดาเนินการดงั นี ้ 1. การเปล่ียนเมนูเป็ นภาษาไทยให้เข้าที่ Organization Structure หวั ข้อ Configuration เลือกเมนู Change Screen Interface’s Language และ Change Menu’s Language เลอื กเป็น Thai 2. เม่ือทาการเปล่ียนภาษาของโปรแกรม เรียบร้อยแล้วให้ Log out ออก จากโปรแกรมก่อนแล้วจึงเข้าใช้โปรแกรมใหม่อีกครัง้ หน่ึง โปรแกรมจึงจะแสดงเมนู เป็ นภาษาไทย 3. การเปล่ยี นปี ค.ศ. เป็น ปี พ.ศ. ให้เข้าที่ Organization Structure หวั ข้อ Configuration เลอื กเมนู Set Century Mode (B.E/C.E) โดยเลอื กเป็น B.E.

หากติดตงั้ โปรแกรมไม่สาเร็จอาจเกดิ จากสาเหตดุ งั นี ้ 1. เคร่ืองคอมพิวเตอร์ (Hardware) หรือระบบปฏบิ ตั กิ าร (OS) ไม่ตรง ตาม System Requirement 2. มีการติดตงั้ โปรแกรมป้ องกนั ไวรัส (บางโปรแกรม) หรือโปรแกรม ป้ องกนั การรันอตั โนมัติฉะนนั้ หากติดตงั้ ไม่สาเร็จให้ปิดโปรแกรมป้ องกนั ไวรัส หรือโปรแกรมป้ องกนั การรันอตั โนมัตเิ สียก่อน 3. มีการกาหนดคา่ ที่ Windows ไม่ให้ Drive CD-ROM รันอตั โนมัติ ให้ เข้าไปคลกิ ที่ Drive CD-ROM หรือเข้าไปคลกิ ท่ี Setup.bat หรือ Setup.exe หรือ Dotnetsetup.bat 4. Window XP บางรุ่นไม่มีโปรแกรม Visual Foxpro Library ให้ติดตัง้ โปรแกรม”Fox9Library.exe“ (CD-ROM:\\InstallFile\\SetupFile\\swprequirement\\)

5. CD-ROM อาจมีปัญหา ให้ลองคดั ลอก (copy) ไฟล์ทัง้ หมดไปไว้ ในฮาร์ดดิส แล้วตดิ ตงั้ โปรแกรมจากฮาร์ดดิส โดยคลิกที่ไฟล์ Setup.exe หรือ Setup.bat 6. มีการกาหนดสิทธ์ิไว้ที่ Window ให้เป็ น User Account แบบ Limited คือ หาก UserAccount ที่ใช้ Log in เข้า Windows เป็น User ท่ีไม่ได้ ตงั้ สิทธไิ ว้จะไม่มีสิทธิ์ในการติดตงั้ โปรแกรมใดๆ 7. โปรแกรม Windows ท่ีติดตัง้ ไว้ แล้ ว ไม่ได้ติดตัง้ ไว้ที่ Drive C:\\WINDOWS 8. โปรแกรม Windows ติดตงั้ แบบ Ghost ไม่ได้ Setup จากแผ่น Windows ทาให้อาจเกิด Error เม่ือเข้าโปรแกรม หรือเม่ือใช้งาน

การยกเลิกหรือถอนการตดิ ตงั้ โปรแกรมออกทาได้โดยลบไฟล์ ดงั นี ้ 1. ไฟล์โปรแกรม ซงึ่ ปกติจะกาหนดไว้ท่ี C:\\Program Files\\ช่ือ โปรแกรม.WIN เชน่ C:\\ProgramFiles\\SMARTBIZALL.WIN 2. ไ ฟ ล์ ข้ อ มู ล ซึ่ ง ป ก ติ จ ะ ก า ห น ด ไ ว้ ท่ี C:\\ช่ื อ โปรแกรม.WIN\\FMDATA เช่น C:\\SMARTBIZ.WIN\\FMDATA

โปรแกรมโดยทั่วไปจะให้ทาการลงทะเบียนทันทีเม่ือติดตัง้ เสร็จ สาหรับโปรแกรมนีส้ ามารถใช้งานโดยไม่ลงทะเบียนได้ แต่เมื่อครบ 6 เดอื น จะต้องทาการลงทะเบียน Online ซ่ึงทาเพียงครัง้ เดียวเท่านนั้ หาก ผ้ใู ช้งานลืมลงทะเบียน ภายใน 6 เดือน เมื่อเข้าใช้งานโปรแกรมจะ เปลี่ยนเป็ น Mode “Read Only” ซงึ่ ทาให้ View รายการเดิมได้ แต่ไม่ สามารถเพิ่มรายการใหม่ หรือแก้ไขรายการเก่าได้ จึงแนะนาว่าควร ลงทะเบียนกอ่ นครบ 6 เดือน โดยต้องต่อ Internet ไว้ด้วย

1. เข้ำตำม Work Flow ท่ีโปรแกรมเตรียมให้ วิธีนเี ้หมาะสาหรับผ้เู ริ่ม ใช้งานโปรแกรม ประกอบด้วย Overview Flow แสดงภาพรวมการใช้งาน โปรแกรม และ Work Flow ของ 8 ระบบหลัก ซ่งึ จะเน้นการทางานในขนั้ ตอน การเตรียมฐานข้อมลู การบนั ทกึ ยอดยกมาเมื่อเร่ิมต้นใช้งานครัง้ แรก และการ บนั ทกึ รายการค้า 2. เข้ำตำม My Work Flow คือ Work Flow ทผ่ี ้ใู ช้งานจดั ทาขนึ้ มาเอง ได้ หรือได้รับการออกแบบมาจากที่ปรึกษา หรือผ้วู างระบบบญั ชีคอมพิวเตอร์ ออกแบบไว้เพ่ือทางานเฉพาะ ซง่ึ ผ้ใู ช้งานสามารถออกแบบ Work Flow เองได้ ไม่จากดั และออกแบบ Work Flow ได้หลาย Level ซง่ึ การมี My WorkFlow จะ ช่วยลดการเรียนรู้ของพนักงานใหม่ ทาให้พนกั งานใหม่สามารถทางานตาม ขนั้ ตอนทีถ่ กู ต้องได้โดยเดินตาม My Work Flow ทวี่ างระบบเอาไว้

3. เข้ำตำม Menu เหมาะกบั การพิมพ์รายงานและ Export File ต่างๆ เนอ่ื งจากโปรแกรมมีรายงานให้เลอื กใช้จานวนมาก อาจใส่ใน Work Flow แบบท่ี 1 ได้ไม่หมด การเข้าเมนมู ี 2 ตาแหน่ง คือ เมนูด้านล่าง เป็ น วิธกี ารเข้าแบบเมนทู ี่แนะนาให้ใช้ และเมนดู ้านบน 4. เข้ำโดยกำรค้นหำด้วยรหัสเมนู (Short cut) โดยการพิมพ์ รหสั เมนู ทีช่ ่อง Search menu แล้วกดป่มุ ค้นหา

การ Copy ข้อมลู เพ่ือย้ายไปทาเครื่องอ่ืนหรือจดั เก็บไว้ตาแหน่งอ่ืน และการนาข้อมูลท่ี Copy ไว้มาใช้ เป็ นการ Backup ข้อมูลวิธีหน่ึง แต่ทาได้ รวดเร็วและงา่ ยกวา่ การใช้ Backup1 ในโปรแกรม สามารถทาได้โดยไม่ต้องเข้า ใช้งานโปรแกรม Smartbiz เช่น การ Copy ข้อมูลเพ่ือต้องการย้ายไปทางาน เครื่องอื่นการ Copy ข้อมลู เก็บไว้ก่อนจะติดตงั้ โปรแกรม Version ใหม่ โดย เลอื กติดตงั้ แบบ Update ข้อมลู เดิมการ Copy ข้อมลู เพ่อื สง่ ให้สานกั งานบญั ชี สาหรับโปรแกรมที่ไม่รองรับ Accounting Online แบบท่ีมีในโปรแกรม Smartbiz เป็นต้น 1. เปิดไดรฟ์ ที่เก็บข้อมลู บริษทั 2. เลอื ก Folder ชื่อบริษัทท่ตี ้องการ 3. เลือกคาสงั่ Copy 4. เปิดตาแหนง่ ที่จะใช้เก็บข้อมลู ท่คี ดั ลอกมา 5. เลอื กคาสง่ั Paste

เมนกู ารบารุงรักษาข้อมูล (Maintenance Data System) เป็ นเมนู สาหรับการทาสาเนาข้อมลู และการนาข้อมลู กลบั มาใช้เม่ือจาเป็ น รวมทงั้ การ จดั เรียงข้อมลู และการสง่ั ให้โปรแกรมทาการคานวณค่าสถติ ติ ่างๆ ใหม่อีกครัง้ ได้แก่ 1. การ Backup ข้อมลู เพ่อื ทาสาเนาข้อมลู 2. การ Restore ข้อมลู กลบั มาใช้เมื่อจาเป็น 3. การ Reindex 4. การ Recalculate – ประมวลผลข้อมลู สถิติ 5. การ Lock ข้อมลู ห้ามแก้ไข และการยกเลิกการ Lock ข้อมลู



สำระสำคัญ กอ่ นเริ่มใช้งานโปรแกรมบญั ชี Smartbiz ผ้ใู ช้งานจะต้องทาการเพิ่มชื่อบริษัท กาหนดโครงสร้ างองค์กร เช่น ข้อมูลเกี่ยวกบั บริษัท สาขา ฝ่ าย และแผนกรวมถึง นโยบายทางบัญชี และข้ อมูลสาคญั ท่ีได้แจ้ งจดไว้ กับกรมทะเบียนการค้าหรื อ กรมสรรพากร เช่น รอบระยะเวลาบญั ชขี องบริษัท หรือกรณีที่เป็ นธุรกิจซือ้ ขายสินค้าก็ ต้องระบวุ ธิ กี ารคานวณราคาสนิ ค้าคงเหลอื การบนั ทึกบัญชีต้นทนุ ขายซึ่งข้อมูลเหล่านี ้ จะไม่คอ่ ยเปลี่ยนแปลง แตเ่ ม่ือกาหนดแล้วจะมีผลกับการทางานทัง้ บริษัท ซ่ึงค่าที่ กาหนดเป็ นนโยบายบัญชีของบริษัท หากเป็ นค่าที่แก้ ไขภายหลงั ไม่ได้ หรืออาจมี ผลกระทบมากต้องระมดั ระวงั ในการบนั ทกึ ควรปรึกษากบั ผ้วู างระบบบัญชีของบริษัท หรือตรวจสอบจากเอกสารท่ไี ด้จดทะเบียนไว้กบั หนว่ ยงานราชการก่อนบนั ทกึ ลงไป



ก่อนเร่ิมใช้งานโปรแกรมบญั ชี Smartbiz ผ้ใู ช้งานจะต้องกาหนด โครงสร้างองค์กร เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท สาขา ฝ่ าย และแผนก รวมถึง นโยบายทางบญั ชี และข้อมลู สาคญั ที่ได้แจ้งจดไว้กบั กรมทะเบยี นการค้าหรือ กรมสรรพากร เช่น รอบระยะเวลาบัญชีของบริษัท หรือกรณีที่เป็ นธุรกิจซือ้ ขายสินค้าก็ต้องระบุวิธีการคานวณราคาสินค้าคงเหลือ การบนั ทึกบญั ชี ต้นทนุ ขาย ซง่ึ ข้อมลู เหลา่ นจี ้ ะไม่ค่อยเปล่ียนแปลง แต่เม่ือกาหนดแล้วจะมี ผลกบั การทางานทงั้ บริษทั ซง่ึ ค่าที่กาหนดเป็นนโยบายบัญชีของบริษัท หาก เป็นคา่ ท่ีแก้ไขภายหลงั ไม่ได้ หรืออาจมีผลกระทบมากต้องระมัดระวงั ในการ บนั ทกึ ควรปรึกษากบั ผ้วู างระบบบญั ชขี องบริษทั หรือตรวจสอบจากเอกสาร ท่ไี ด้จดทะเบียนไว้กบั หน่วยงานราชการก่อนบนั ทกึ ลงไป



ก่อนเริ่มใช้งานในแต่ละระบบจะต้องทาการเพิ่มชื่อบริษัท กาหนด ข้อมลู ประจาบริษทั และกาหนดนโยบายทางบญั ชีทีม่ ีผลในระดบั บริษทั ดงั นี ้ 1. เข้าทรี่ ะบบ โครงสร้างองค์กร (Organization Structure) เมนู เพิ่ม/ แก้ไขรายชื่อบริษัทหรือ เข้าที่ระบบ โครงสร้ างองค์กร ➠เปิ ด work flow ➠Organization Structure ➠ เพ่มิ /แก้ไขรายละเอยี ดของบริษัท 2. ปกตเิ มื่อตดิ ตงั้ โปรแกรมแล้วจะมีบริษทั ให้แล้ว 1 บริษัท ช่ือว่า “ยงั ไม่ระบเุ จ้าของ” ให้กดป่ มุ F2-แก้ไข แล้วเปล่ียนเป็ นบริษัทท่ีต้องการ แต่ถ้า ต้องการเพ่ิมบริษัทมากกวา่ 1 บริษทั ให้กดป่มุ F3-เพิ่มเพือ่ เพิ่มรายชือ่ บริษัท

3. บนั ทกึ รายละเอียดของบริษัทในหน้าต่างๆ 4. กดป่มุ F10-SAVE เพ่ือให้โปรแกรมเก็บรายละเอยี ดท่บี นั ทกึ เข้า เคร่ือง หน้ำต่ำง work flow ระบบโครงสร้ำงองค์กร